CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái niệm nguyên vật liệu
NVL, hay nguyên vật liệu, là đối tượng lao động mà con người tác động để tạo ra sản phẩm và dịch vụ Nó là một trong ba yếu tố chính của quá trình sản xuất, cùng với sức lao động và tư liệu lao động, tạo thành thực thể của sản phẩm.
Đặc điểm nguyên vật liệu
NVL tham gia vào một chu kỳ sản xuất cụ thể, trong đó nó sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc biến đổi hình thái ban đầu để hình thành sản phẩm cuối cùng.
Về mặt giá trị, khi tham gia vào một quá trình sản xuất thì giá trị của NVL được chuyển toàn bộ vào chi phí SXKD trong kỳ
Vốn đầu tư vào nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm từ 40% đến 60% tổng vốn lưu động, trong khi đó, trong cơ cấu giá thành, NVL cũng có tỷ trọng cao từ 60% đến 80% Vì vậy, việc sử dụng NVL một cách tiết kiệm và hiệu quả là biện pháp quan trọng giúp giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Phân loại nguyên vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu (NVL) là quá trình tổ chức và sắp xếp các loại NVL theo những tiêu chí nhất định nhằm phục vụ cho công tác quản lý Mỗi hình thức doanh nghiệp, với đặc thù trong sản xuất và kinh doanh khác nhau, sẽ sử dụng các loại NVL khác nhau về số lượng và tỷ trọng.
1.3.1 Căn cứ vào yêu cầu quản lý NVL
Nguyên liệu, vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần tạo nên thực thể sản phẩm Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu này sẽ được chuyển giao vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Vật liệu phụ là loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc hỗ trợ cho công tác quản lý sản xuất Những loại nguyên vật liệu này không tạo thành thực thể của sản phẩm.
Nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nhiệt lượng cho sản xuất và kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải và công tác quản lý Nhiên liệu có thể tồn tại ở ba trạng thái: thể lỏng như xăng và dầu, thể rắn như than và củi, và thể khí như gas.
- Phụ tùng thay thế: Là những loại NVL dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…
Thiết bị xây dựng cơ bản là những nguyên vật liệu thiết yếu cho công việc xây dựng Bao gồm cả thiết bị cần lắp đặt và thiết bị không cần lắp, cũng như các công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu phục vụ cho việc lắp đặt trong các công trình xây dựng.
Phế liệu là những nguyên vật liệu thải ra từ quy trình sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Những loại phế liệu này có thể được tái sử dụng cho các mục đích khác hoặc bán ra bên ngoài, góp phần vào việc tiết kiệm tài nguyên và bảo vệ môi trường.
1.3.2 Căn cứ vào mục đích và công dụng của NVL
- NVL dùng cho sản xuất sản phẩm
- NVL dùng cho phục vụ quản lý sản xuất
- NVL dùng cho bộ phận bán hàng
- NVL dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
1.3.3 Căn cứ vào nguồn gốc, xuất xứ NVL
NVL được chia thành 2 loại:
- NVL, vật liệu mua ngoài
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công
Ngoài ra còn nhiều cách phân loại NVL khác tùy theo tiêu thức mà doanh nghiệp lựa chọn dựa trên đặc điểm của các loại NVL trong doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của công tác quản trị cung ứng NVL
Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu (NVL) đóng vai trò quan trọng trong quy trình sản xuất NVL đa dạng về chủng loại, số lượng và chất lượng, do đó, việc đảm bảo cung ứng NVL đúng quy cách, đồng bộ và kịp thời là điều kiện thiết yếu để duy trì hiệu quả sản xuất kinh doanh Mỗi sai sót trong cung ứng NVL có thể gây gián đoạn sản xuất, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh và uy tín doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại, việc cung ứng hàng hóa đầu vào là cần thiết để tiêu thụ, vì vậy cần đảm bảo mua sắm và dự trữ hợp lý để tránh tình trạng ứ đọng hoặc thiếu hụt hàng hóa trên thị trường.
Trong nhiều doanh nghiệp, giá trị nguyên vật liệu (NVL) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Quản trị cung ứng NVL hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm giá thành, đảm bảo chất lượng, và tận dụng cơ hội kinh doanh Điều này không chỉ nâng cao năng lực cạnh tranh mà còn mở rộng thị trường, tăng lợi nhuận và uy tín, đồng thời cải thiện đời sống cho người lao động.
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, doanh nghiệp Việt Nam cần chú trọng đến quản trị cung ứng nguyên vật liệu (NVL) để đứng vững và mở rộng ra thị trường quốc tế Quy mô doanh nghiệp lớn yêu cầu tính toán và hoạch định tối ưu lượng yếu tố đầu vào Hoạt động cung ứng NVL phát triển thành hậu cần kinh doanh, đảm bảo cung cấp kịp thời và hiệu quả các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất kinh doanh Đây là chức năng quan trọng của doanh nghiệp, phối hợp với các chức năng khác như tiêu thụ, sản xuất, tài chính, kế toán và quản trị để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Nội dung công tác quản trị cung ứng NVL
Quản trị cung ứng nguyên vật liệu (NVL) bao gồm toàn bộ quy trình từ xác định nhu cầu và định mức tiêu dùng NVL đến mua sắm, cấp phát, vận chuyển và dự trữ Để đạt hiệu quả, công tác này cần đảm bảo NVL được cung ứng đúng tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, kịp thời và với chi phí tối thiểu cho doanh nghiệp.
1.5.1 Công tác xây dựng và hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL Định mức tiêu dùng NVL là lượng NVL tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thiện một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kĩ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch Xây dựng định mức tiêu dùng NVL là cơ sở để xây dựng kế hoạch cung ứng NVL và sử dụng NVL tiết kiệm, hiệu quả; cấp phát NVL hợp lý, kịp thời cho các đơn vị sản xuất; là thước đo đánh giá trình độ công nghệ của doanh nghiệp Vì vậy công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL có vai trò rất quan trọng đối với công tác quản trị cung ứng NVL nói riêng và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp nói chung
Có nhiều phương pháp xác định định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp dựa trên điều kiện sản xuất, quy mô, ngân sách, trình độ lao động và cơ sở vật chất của mình.
Có ba phương pháp thường được áp dụng để xây dựng định mức tiêu dùng NVL như sau:
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm:
Phương pháp xây dựng định mức dựa trên số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu và kinh nghiệm của công nhân tiên tiến, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức Ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản, dễ áp dụng và nhanh chóng, nên được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có sản phẩm không ổn định, ưa chuộng Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của nó là thiếu chính xác và kém khoa học.
Phương pháp này dựa vào kết quả thí nghiệm trong phòng thí nghiệm hoặc tại hiện trường, kết hợp với các điều kiện sản xuất cụ thể để kiểm tra và điều chỉnh kết quả tính toán, nhằm xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho kế hoạch Thường được áp dụng trong các doanh nghiệp hóa chất, luyện kim, thực phẩm và dệt, phương pháp này có ưu điểm chính xác và khoa học hơn so với phương pháp thống kê kinh nghiệm Tuy nhiên, nó cũng tồn tại nhược điểm như thiếu phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến định mức, phụ thuộc vào điều kiện thí nghiệm không phản ánh đúng thực tế sản xuất, và tốn kém về thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.
Phương pháp khoa học này được coi là chính yếu trong việc xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu (NVL), kết hợp giữa tính toán kinh tế kỹ thuật và phân tích toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến lượng tiêu hao NVL trong sản xuất Quy trình thực hiện gồm ba bước: đầu tiên, thu thập và nghiên cứu tài liệu liên quan, bao gồm thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ và số liệu thực hiện định mức; tiếp theo, phân tích các thành phần trong cơ cấu định mức nhằm loại bỏ lãng phí và cải tiến công nghệ; cuối cùng, tổng hợp các thành phần, tính hệ số sử dụng và đề ra biện pháp giảm định mức trong kế hoạch Mặc dù phương pháp này có tính chính xác cao nhờ vào cơ sở khoa học vững chắc, nhưng cũng đòi hỏi thời gian, tiền bạc và công sức, cùng với trình độ chuyên môn của doanh nghiệp để áp dụng hiệu quả.
1.5.2 Công tác dự báo nhu cầu NVL
Để xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL), doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu NVL dựa trên kế hoạch sản xuất và hợp đồng đã ký kết Dự báo chính xác giúp sản xuất diễn ra nhịp nhàng, giảm chi phí và hạ giá thành Tuy nhiên, việc này không đơn giản do sự đa dạng về số lượng và chủng loại NVL, cùng với biến động của cầu thị trường Phương pháp MRP, ra đời vào những năm 70 tại Mỹ với sự hỗ trợ của công nghệ máy tính, đã trở thành giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là những doanh nghiệp có sản phẩm phức tạp.
MRP (Hoạch định nhu cầu vật liệu) là hệ thống giúp lập kế hoạch và xây dựng lịch trình cho các nhu cầu về nguyên liệu và linh kiện trong từng giai đoạn sản xuất Hệ thống này phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và phụ thuộc, nhằm đáp ứng các câu hỏi liên quan đến quản lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
- Doanh nghiệp cần những loại chi tiết, nguyên liệu, bộ phận gì?
- Khi nào cần và cần trong khoảng thời gian nào?
- Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
- Khi nào nhận được hàng?
Sau khi xử lý, hệ thống sẽ tạo ra kế hoạch chi tiết về nguyên vật liệu (NVL) và thời gian cung ứng đúng lúc Do môi trường kinh doanh luôn thay đổi, hệ thống cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh thực tế Để thực hiện MRP, cần có một số yếu tố đầu vào quan trọng.
- Số lượng nhu cầu sản phẩm dự báo
- Số lượng sản phẩm trong đơn đặt hàng
- Mức sản xuất và dự trữ
- Cấu trúc của sản phẩm
- Danh mục NVL, chi tiết, bộ phận
- Thời hạn cung ứng hoặc thời gian gia công
- Dự trữ hiện có và kế hoạch
- Mức phế phẩm cho phép
Những thông tin này được thu thập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính Chúng được thu thập từ ba tài liệu chính là:
- Hồ sơ dự trữ NVL
1.5.2.2 Trình tự hoạch định MRP
Quá trình xây dựng MRP bắt đầu từ sản phẩm cuối cùng và chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận, chi tiết và nguyên liệu cần thiết Cần chú ý đến lượng dự trữ hiện có để xác định thời điểm phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất Phương pháp MRP thường được thực hiện theo các bước cụ thể để đảm bảo hiệu quả trong quản lý sản xuất.
Bước 1: Phân tích kết cấu sản phẩm
MRP được tiến hành dựa trên cơ sở phân chia nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc
Nhu cầu độc lập liên quan đến sản phẩm cuối cùng và các chi tiết, bộ phận mà khách hàng đặt hàng hoặc sử dụng để thay thế Việc xác định nhu cầu độc lập dựa vào công tác dự báo hoặc đơn hàng Chất lượng dự báo, dù là dài hạn, trung hạn hay ngắn hạn, có ảnh hưởng lớn đến độ chính xác của MRP.
Nhu cầu phụ thuộc là nhu cầu thứ sinh, bao gồm các bộ phận, chi tiết và nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm cuối cùng Để xác định nhu cầu phụ thuộc, cần xem xét cấu trúc sản phẩm, dự báo đơn đặt hàng, kế hoạch dự trữ và lịch trình sản xuất Việc tính toán tổng nhu cầu phụ thuộc yêu cầu phân tích cấu trúc sản phẩm theo hình cây, trong đó mỗi hạng mục biểu diễn chi tiết cấu thành sản phẩm theo thứ tự từ trên xuống trong quy trình sản xuất và lắp ráp Sơ đồ kết cấu hình cây bao gồm các yếu tố quan trọng liên quan đến từng chi tiết của sản phẩm.
Sơ đồ kết cấu được phân chia thành nhiều cấp, với cấp 0 đại diện cho sản phẩm cuối cùng Mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của một bộ phận, ta sẽ chuyển sang một cấp mới trong sơ đồ này.
Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu là các đường nối giữa bộ phận hợp thành và bộ phận thành phần trong sơ đồ hình cây Mỗi mối liên hệ được ghi chú với khoảng thời gian và hệ số nhân, cho thấy sự phức tạp của kết cấu sản phẩm Số lượng chi tiết và mối liên hệ tỷ lệ thuận với độ phức tạp này Để quản lý, theo dõi và tính toán chính xác từng loại nguyên vật liệu, việc sử dụng máy tính để hệ thống hóa và mã hóa theo sơ đồ cấu trúc thiết kế sản phẩm là cần thiết.
Phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cho thấy số lượng chi tiết và thời gian thực hiện Trong trường hợp đặc biệt, khi một chi tiết hoặc bộ phận xuất hiện ở nhiều cấp khác nhau, nguyên tắc hạ cấp thấp nhất được áp dụng để tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa tính toán.
Bước 2: Tính tổng nhu cầu
Kinh nghiệm quản trị cung ứng NVL ở Toyota
Toyota là một tập đoàn đa quốc gia có trụ sở tại Nhật Bản và là một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, nổi bật với chất lượng sản phẩm đảm bảo Hệ thống sản xuất Toyota, ra đời hơn 30 năm, không chỉ mang lại thành công cho tập đoàn mà còn trở thành một nét văn hóa kinh doanh độc đáo Hệ thống này đã được nhiều công ty trên thế giới học hỏi và áp dụng, với cốt lõi là việc biến các công việc thành chuỗi các thực nghiệm liên kết chặt chẽ.
Just In Time (JIT) là phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả, sử dụng bảng truyền đạt thông tin và phiếu liên lạc giữa các công đoạn Trong mô hình này, không có chi tiết thừa hay thiếu, và toàn bộ xưởng sản xuất không có sản phẩm hay nguyên vật liệu tồn kho JIT tạo ra quy trình sản xuất khép kín, nhanh chóng và khoa học, yêu cầu các công ty vệ tinh tuân thủ quy trình và thời gian mà hệ thống tự động hóa văn phòng (OA) của công ty mẹ quy định thông qua các phiếu đặt hàng với chỉ thị về thời gian và số lượng chính xác Người mua chỉ mua đúng số lượng cần thiết, trong khi người bán phải có hàng sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của người mua ngay lập tức.
Trong quản lý doanh nghiệp, "người mua" đại diện cho vị trí trong quy trình sản xuất lắp ráp, trong khi "người bán" là hệ thống công ty vệ tinh sản xuất của Toyota Quá trình sản xuất và phân phối của Toyota không có sản phẩm tồn kho, đảm bảo nguyên vật liệu luôn sẵn có, và thời gian giao hàng luôn chính xác.
Toyota đã triển khai hệ thống kéo nhằm cung cấp hàng hóa linh hoạt theo nhu cầu hàng ngày của khách hàng, thay vì theo lịch trình cố định Đồng thời, công ty cũng chú trọng vào việc bổ sung nguyên vật liệu cho sản xuất, đảm bảo các bộ phận cần phục hồi được tự động lấp đầy một cách hiệu quả.
Toyota sử dụng thẻ như bảng chỉ dẫn sản xuất để nhanh chóng đưa linh kiện vào quy trình Để đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, công ty chú trọng xây dựng mạng lưới nhà cung cấp tin cậy, giúp tiết kiệm chi phí Toyota nghiên cứu kỹ lưỡng các nhà cung cấp và đầu tư hỗ trợ họ dựa trên mối quan hệ tin tưởng lẫn nhau, tạo dựng mối quan hệ lâu dài Hiện tại, Toyota có 9 nhà cung cấp thân thiết và áp dụng hệ thống máy tính hiện đại trong quản lý hàng tồn kho.
Kinh nghiệm thành công của Toyota là bài học quý giá cho doanh nghiệp Việt Nam, nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị nguyên vật liệu (NVL) hiệu quả trong việc đạt được thành công Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam cần điều chỉnh phương pháp áp dụng quản trị NVL sao cho phù hợp với điều kiện thực tế, bao gồm những hạn chế về công nghệ, trình độ lao động và vốn.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VĂN LANG
Giới thiệu Công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty cổ phần dược phẩm Văn Lang, thành lập vào ngày 21/9/2004 với giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103005247, ban đầu mang tên công ty cổ phẩm Văn Lang Công ty chuyên sản xuất đa dạng các sản phẩm dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất như phân bón, chất tẩy rửa, và bao bì, đồng thời kinh doanh thiết bị y tế Đến năm 2008, nhận thấy sự thiếu hụt nguồn cung dược phẩm chất lượng trong nước, công ty quyết định tập trung nguồn lực vào sản xuất dược phẩm và đổi tên thành công ty cổ phần dược phẩm Văn Lang.
Công ty cổ phần dược phẩm Văn Lang có trụ sở tại C2, 18 Hoàng Quốc Việt, phường Nghĩa Đô, quận Cầu Giấy, Hà Nội Xưởng sản xuất của công ty tọa lạc tại Km số 8, đường Ngọc Hồi, phường Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, Hà Nội.
Email: cvanlang@fpt.vn Điện thoại: 043.7912010
Công ty cổ phần dược phẩm Văn Lang là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập với đầy đủ tư cách pháp nhân và con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông thôn Việt Nam cũng như ngân hàng Công Thương Việt Nam Mặc dù quy mô nhỏ, công ty sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, công ty đã gặp nhiều khó khăn như thiếu vốn, thiếu kinh nghiệm và khả năng cạnh tranh chưa cao Dù vậy, Văn Lang luôn nỗ lực xây dựng uy tín trên thị trường, tạo dựng lòng tin với khách hàng và hòa nhập vào sự phát triển của đất nước.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty
2.1.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản trị
Bộ máy quản trị của công ty được tổ chức theo phương thức trực tuyến, với cấu trúc tập trung và khép kín, đảm bảo sự thống nhất từ Ban giám đốc điều hành cho đến các phòng ban và phân xưởng.
Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản trị tại công ty
Phòng tài chính kế toán
Hội đồng Quản trị Đại hội đồng
2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn các bộ phận quản trị
- Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Cơ quan này có quyền bầu, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị; quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty; thông qua báo cáo tài chính hàng năm; xác định định hướng phát triển của công ty và quyết định bán tài sản có giá trị lớn.
- Hội đồng quản trị (HĐQT)
Chủ tịch hội đồng quản trị (HĐQT) là cơ quan quản lý công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư Họ cũng quyết định các giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay Ngoài ra, Chủ tịch HĐQT có trách nhiệm bổ nhiệm, miễn nhiệm và quyết định mức lương cho Giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng khác Họ cũng quyết định cơ cấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ, thành lập công ty con, chi nhánh và góp vốn vào doanh nghiệp khác Chủ tịch HĐQT được bầu ra từ các thành viên HĐQT, đồng thời lập chương trình, kế hoạch hoạt động, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp và chủ tọa các cuộc họp của HĐQT.
Lãnh đạo công ty, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và giám sát mọi hoạt động sản xuất kinh doanh theo kế hoạch và chính sách của Nhà nước, Hội đồng quản trị và Đại hội cổ đông Giám đốc đề xuất cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ, có quyền bổ nhiệm và cách chức các chức danh quản lý cũng như quyết định lương, phụ cấp cho nhân viên Đặc biệt, trong lĩnh vực dược phẩm, giám đốc cần có bằng dược sĩ theo quy định Ngoài ra, các trưởng phòng sẽ hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý và tư vấn về các vấn đề khác, đồng thời quản lý nhân viên cấp dưới.
- Trưởng phòng tài chính – kế toán:
Tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả, quản lý vốn và tài sản một cách chặt chẽ, thực hiện thống kê và lập báo cáo tài chính định kỳ hàng quý cũng như cuối năm Đồng thời, cung cấp tư vấn cho giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm.
Tham mưu cho giám đốc về cơ cấu bộ máy sản xuất kinh doanh, đảm bảo bố trí nhân sự hợp lý và hiệu quả Quản lý hồ sơ nhân viên, tiền lương và thực hiện công tác thi đua khen thưởng Xây dựng kế hoạch đào tạo và huấn luyện nhân viên, đồng thời tổ chức công tác tuyển dụng để tìm kiếm nhân tài phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quy trình sản xuất và các định mức cần thiết Họ cũng phải đảm bảo trang thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất luôn trong tình trạng tốt nhất Ngoài ra, trưởng phòng kỹ thuật cần tham mưu cho giám đốc về các cải tiến và đổi mới trong quy trình công nghệ và trang thiết bị Đặc biệt, vị trí này yêu cầu có bằng dược sĩ.
Chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, cũng như kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Đồng thời, tư vấn cho giám đốc trong việc xây dựng chính sách giá và các kênh phân phối sản phẩm.
Quản đốc phân xưởng có trách nhiệm quản lý lao động nhằm đảm bảo tuân thủ kế hoạch và quy trình sản xuất, duy trì kỷ luật lao động, cũng như sử dụng trang thiết bị một cách hiệu quả Đảm bảo chất lượng sản phẩm là nhiệm vụ hàng đầu trong công việc của họ.
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
9 Lợi nhuận thuần từ HĐSXKD (1.327.047) 809.507 408.953
13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (1.327.047) 863.083 479.903
14 Chi phí thuế TNDN hiện hành (1.327.047) 86.308 47.990
15 Chi phí thuế TNDN hoãn lại
16 Lợi nhuận sau thuế TNDN 776.775 431.913
2.1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm gần đây
Ngành dược Việt Nam ghi nhận tốc độ tăng trưởng bình quân 15% vào năm 2011, được xem là cao và dự kiến sẽ tăng từ 16-20% đến năm 2014 Tính đến tháng 7 năm 2011, cả nước có 171 doanh nghiệp sản xuất thuốc, trong đó 93 doanh nghiệp sản xuất tân dược chiếm 54,4%, còn lại là 78 doanh nghiệp sản xuất thuốc đông dược Ngoài ra, có 6 doanh nghiệp chuyên sản xuất vaccin và sinh phẩm y tế, với 53 doanh nghiệp đạt tiêu chuẩn GMP - WHO, chiếm 57%.
24 doanh nghiệp đạt GMP - ASEAN; chưa có doanh nghiệp sản xuấtđông dược đạt tiêu chuẩn GMP.
Các đặc điểm ảnh hưởng tới công tác quản trị cung ứng NVL của Công ty
Các doanh nghiệp nước ngoài nên chủ động tìm kiếm và lựa chọn những thị trường ngách chưa được khai thác triệt để để tập trung phát triển Trong ba năm qua, công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng ổn định trong kết quả kinh doanh qua từng năm.
Năm 2009, công ty gặp khó khăn tài chính do tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế, dẫn đến doanh thu giảm sút và chi phí lãi vay lớn Tuy nhiên, đến năm 2010, tình hình kinh doanh đã bắt đầu phục hồi, và doanh thu năm 2011 tăng 42,55% so với năm trước Mặc dù vậy, lợi nhuận sau thuế năm 2011 lại giảm gần một nửa so với năm 2010, chủ yếu do công ty không quản lý tốt các khoản chi phí Đây là vấn đề quan trọng mà công ty cần khắc phục trong năm 2012.
2.2 Các đặc điểm ảnh hưởng tới công tác quản trị cung ứng NVL của Công ty
2.2.1 Đặc điểm sản phẩm và sản xuất sản phẩm
NVL là yếu tố cốt lõi trong sản xuất, bao gồm sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Công tác cung ứng NVL phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và bị ảnh hưởng bởi đặc điểm của sản phẩm cũng như quy trình sản xuất Các yếu tố như hình thức, chất lượng, chủng loại và quy cách của sản phẩm quyết định loại NVL cần thiết Mỗi sản phẩm khác nhau yêu cầu các yếu tố đầu vào khác nhau, thậm chí cùng một loại sản phẩm cũng có thể cần NVL khác nhau Khi lập kế hoạch cung ứng NVL, cần đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách phù hợp với yêu cầu sản phẩm.
Các công ty dược phẩm trong nước hiện nay chủ yếu sản xuất các loại thuốc thông thường và phải nhập khẩu nhiều nguyên liệu từ nước ngoài với chi phí cao Thị trường dược phẩm đang đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty lớn trong nước như TRAPHACO, dược Hậu Giang, Imexpharm, và OPC, cùng với các doanh nghiệp nước ngoài Do quy mô vốn và khả năng cạnh tranh hạn chế, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã quyết định tập trung vào sản xuất các sản phẩm như nước súc miệng, tinh dầu, dầu gió, thuốc ho, thuốc cảm, và một số loại mỹ phẩm, sử dụng nguyên liệu chiết xuất từ thiên nhiên và có sẵn trong nước để giảm chi phí sản xuất.
Sơ đồ 2.2: Quy trình phục vụ khách hàng của Công ty
Nhận đơn hàng và lên kế hoạch sản xuất
Sản xuất sản phẩm theo quy cách Đóng gói, dán nhãn sản phẩm
Kiểm tra chất lượng sản phẩm và nghiệm thu
Công ty áp dụng quy trình công nghệ sản xuất khác nhau cho từng loại sản phẩm như thuốc viên, thuốc dạng dung dịch và mỹ phẩm Quy trình công nghệ tổng thể của công ty được thiết kế đơn giản và khép kín, trong đó nhiều giai đoạn sản xuất được thực hiện thủ công.
2.2.2 Đặc điểm, tính chất NVL
Căn cứ vào yêu cầu quản lý các loại NVL, NVL của công ty được phân chia như sau:
NVL chính của sản phẩm bao gồm Acid Boric, Methol, Natri, Methyl salicylat, muối và các loại tinh dầu như sả, quế, hương nhu, bạc hà, bưởi, nhài, hoa hồng, long não, cùng với nước cất Những thành phần này khi kết hợp trong quá trình sản xuất sẽ tạo thành thực thể sản phẩm hoàn chỉnh.
Vật liệu phụ, bao gồm tá dược, hương liệu, vỏ chai và bao bì, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất, giúp nâng cao chất lượng và hoàn thiện sản phẩm.
Nhiên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, hỗ trợ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải và công tác quản lý Các loại nhiên liệu phổ biến như xăng, dầu và gas không chỉ đảm bảo hiệu suất hoạt động mà còn góp phần nâng cao hiệu quả trong mọi lĩnh vực.
Phụ tùng thay thế là các vật tư cần thiết để thay thế hoặc sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải và công cụ dụng cụ Những phụ tùng này bao gồm khóa, đinh, ốc, vít, lò xo và nhiều thành phần khác, đảm bảo cho sự hoạt động hiệu quả và bền bỉ của các thiết bị.
Phê liệu thu hồi là những vật liệu được loại bỏ trong quá trình sản xuất nhưng vẫn có thể được tái sử dụng hoặc bán ra bên ngoài Các ví dụ điển hình bao gồm vỏ chai, bao bì, và bìa các tông hỏng hoặc thừa.
Các loại nguyên vật liệu (NVL) chính của công ty chủ yếu là dược liệu, thường có đặc điểm dễ hư hỏng, ẩm mốc Để bảo quản hiệu quả, công ty cần tuân thủ các điều kiện riêng biệt như nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng cho từng loại NVL Do đó, việc quản lý khâu vận chuyển, tiếp nhận và lưu kho NVL là vô cùng quan trọng để đảm bảo chất lượng và tránh biến chất.
2.2.3 Đặc điểm, trình độ công nghệ
Trình độ kỹ thuật và công nghệ sản xuất thuốc của công ty hiện còn thấp, với dây chuyền sản xuất lạc hậu do thiếu vốn và khó khăn tiếp cận công nghệ hiện đại Đây là thực trạng chung của ngành dược trong nước, khi hầu hết doanh nghiệp chỉ chú trọng vào công nghiệp bào chế đơn giản và chưa đầu tư vào phát triển nguồn dược liệu cũng như các loại thuốc chuyên khoa Kết quả là nguồn cung trong nước chỉ đáp ứng 40% nhu cầu thị trường Kể từ năm 2008, nếu không nâng cấp dây chuyền sản xuất, doanh nghiệp sẽ phải thu hẹp quy mô và chỉ gia công sản phẩm cho các công ty đạt tiêu chuẩn GMP Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, công ty cần có chiến lược đầu tư mạnh mẽ vào việc nâng cấp dây chuyền sản xuất theo tiêu chuẩn quốc tế.
Công tác nghiên cứu khoa học và phát triển trong công ty chưa được coi trọng, dẫn đến thiếu chuyên môn và nguồn tài chính hỗ trợ Đầu tư cho nghiên cứu mới rất tốn kém, trung bình mất 10 năm với chi phí từ 12-15 triệu USD Do phải đáp ứng nhu cầu thị trường ngay lập tức để đảm bảo lợi nhuận, công ty chỉ có thể nghiên cứu sản xuất thuốc phổ thông Chi phí cho nghiên cứu hàng năm chỉ đạt khoảng 3% doanh thu, thấp hơn mức trung bình ngành (4%) và so với các nước Châu Á đông dân (khoảng 5%) cũng như thế giới (12%-16%).
2.2.4 Đặc điểm, trình độ đội ngũ lao động
Ngày nay, công nghệ và máy móc đã thay thế nhiều công việc của con người, nhưng vai trò của con người trong quá trình sản xuất vẫn rất quan trọng Họ cần tham gia điều hành, quản lý và giám sát hoạt động của máy móc Trong toàn bộ quy trình cung ứng nguyên vật liệu, từ xây dựng định mức, dự báo nhu cầu, mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận, cấp phát đến kiểm tra, con người vẫn đóng vai trò chủ chốt Các doanh nghiệp sẽ áp dụng các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào trình độ lao động của mình Đội ngũ lao động cần có đủ kiến thức chuyên môn, tay nghề và trình độ để thực hiện hiệu quả công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu.
Bảng 2.2: Cơ cấu trình độ lao động của Công ty năm 2011
Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
3 Cán bộ có trình độ đại học 5 9,26
4 Cán bộ có trình độ trung cấp 11 20,37
5 Trình độ sơ cấp dược 4 7,41
7 Công nhân lao động phổ thông 21 38,89
Trình độ đội ngũ lao động ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu (NVL) của công ty Với quy mô nhỏ và tổng số 54 lao động, tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học trở lên chỉ đạt 14,81% Mặc dù giám đốc và trưởng phòng kỹ thuật đều có bằng dược sĩ đại học, nhưng một số vị trí quan trọng thiếu chuyên môn về ngành dược và kỹ năng áp dụng công nghệ thông tin hiện đại Khả năng tiếng Anh của dược sĩ cũng hạn chế, dẫn đến việc không tiếp cận được công nghệ tiên tiến Trình độ tay nghề công nhân sản xuất chủ yếu là lao động phổ thông, ảnh hưởng đến ý thức kỷ luật và tiết kiệm NVL Để đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất và nghiên cứu sản phẩm mới trong tương lai, công ty cần nâng cao trình độ đội ngũ lao động.
2.2.5 Đặc điểm thị trường NVL
Thực trạng cung ứng NVL tại Công ty
2.3.1 Đánh giá khái quát tình hình cung ứng NVL
Bảng 2.3: Tình hình cung ứng NVL chính quý I năm 2012
Tinh dầu bạc hà lít 190,25 190 - 0,25 - 0,13 99,87 190,25 100
Tinh đầu long não lít 20,1 20 -0,1 -0,5 99,5 20 99,5
Tinh dầu màng tang lít 15,7 16 0,3 1,92 101,91 16 101,91
Tinh dầu hương nhu lít 52,5 52,5 0 0 100 50.2 95,62
Menthol lít 12,6 13 +0,4 +3,17 103,17 12,6 100 Methyl salicylate lít 15,5 15,5 0 0 100 12 83,33
Công tác cung ứng nguyên vật liệu (NVL) của công ty được đánh giá qua ba tiêu chí chính: đảm bảo số lượng, chất lượng và quy cách của NVL; cung cấp đồng bộ và kịp thời.
Bảng 2.4: Tình hình cung ứng NVL phụ và nhiên liệu quý I năm 2012
Loại NVL ĐVT Số lượng NVL cần mua
Số lượng NVL thực tế nhập kho
Chênh lệch Tỷ lệ hoàn thành cung ứng (%)
Tỷ lệ NVL sử dụng được
Chai thủy tinh 6ml cái 20.000 20.000 0 0 100 19.800 99
( Nguồn: Phòng kinh doanh) Chú thích: (5) = (3) – (4) (7) = (4) : (3)
Bảng trên cho thấy rằng hầu hết các loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ của công ty đều được cung cấp đầy đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất, hoặc thậm chí là vượt quá nhu cầu này.
Trong số các nguyên vật liệu chính, tinh dầu bạc hà và tinh dầu long não đang cung cấp không đủ so với nhu cầu Đối với nguyên vật liệu phụ, nắp chai nhựa, chai nhựa 200ml và tá dược cũng không đáp ứng được kế hoạch cung ứng Nguyên nhân của các thiếu hụt này cần được xác định và khắc phục kịp thời.
- Quá trình chuyên chở NVL từ nơi cung ứng đến kho NVL của công ty, nhân viên giao hàng bất cẩn gây thất thoát, hư hòng
Một số loại nguyên vật liệu phụ, chẳng hạn như chai nhựa, không đạt tiêu chuẩn khi kiểm nghiệm, do đó công ty đã quyết định trả lại cho nhà cung cấp và chỉ nhập kho những sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng.
Do sự gia tăng giá cả các loại nguyên vật liệu (NVL) trên thị trường, đã tạo ra sự chênh lệch giữa giá kế hoạch và giá thực tế Điều này dẫn đến việc số lượng thực nhập NVL bị giảm xuống nhằm đảm bảo kế hoạch chi phí.
Một số loại nguyên vật liệu như Menthol và tinh dầu màng tang đã được nhập với số lượng vượt kế hoạch nhằm tăng cường dự trữ phòng ngừa việc giá nguyên vật liệu tăng Tuy nhiên, lượng nguyên vật liệu nhập thừa không lớn, do đó không ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý kho của công ty.
Để đảm bảo cung cấp đồng bộ, công tác cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cần duy trì tính cân đối và tỷ lệ giữa số lượng NVL tiêu dùng cho mỗi sản phẩm Số lượng NVL cần mua được xác định dựa trên định mức tiêu dùng; do đó, nếu NVL thực tế nhập kho không đủ so với nhu cầu, chỉ tiêu đồng bộ sẽ không được đảm bảo Hơn nữa, các loại NVL chính của công ty không thể thay thế cho nhau, dẫn đến việc công ty chưa đạt được kế hoạch sản xuất do thiếu hụt hai loại NVL, ảnh hưởng trực tiếp đến sản lượng sản phẩm.
Tiến độ hoàn thành kế hoạch sản xuất phụ thuộc vào nguyên vật liệu (NVL) với tỷ lệ hoàn thành cung ứng thấp nhất là 83,33% Do đó, công ty cần bổ sung thêm NVL, dẫn đến chi phí phát sinh Nếu không, kế hoạch sản xuất sẽ không hoàn thành, ảnh hưởng đến uy tín của công ty với khách hàng.
Về chỉ tiêu đảm bảo chất lượng, trong tổng số nguyên vật liệu (NVL) nhập kho, bốn loại NVL chính là tinh dầu tràm, tinh dầu hương nhu, Methyl Salicylate và Acid Boric không đạt tỷ lệ 100% Trong đó, Methyl Salicylate có tỷ lệ thất nhất là 83,33%, nguyên nhân chủ yếu do công tác bảo quản kém dẫn đến hư hỏng Tinh dầu hương nhu cũng có một phần không đảm bảo chất lượng nhưng đã bị bỏ sót trong quá trình kiểm nghiệm Đối với NVL phụ, các loại chai thủy tinh và chai nhựa bị vỡ, hỏng, méo trong quá trình lưu kho nên không thể sử dụng.
Sau khi tổng hợp các đơn hàng và dự báo nhu cầu thị trường cho kỳ kế hoạch, công ty đã xây dựng kế hoạch sản xuất kịp thời Trong quý I năm nay, sản xuất được bắt đầu vào tuần thứ hai của tháng.
Để đảm bảo giao hàng đúng hạn cho khách hàng, công ty cần 2 tuần để cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu (NVL) cho các bộ phận sản xuất, trong đó thời gian cung ứng là 1 tuần Do đó, công ty đã tiến hành đặt hàng vào tuần thứ 4 của tháng 1 Theo tài liệu nhập kho, NVL đã được chuyển đến đúng thời điểm theo thỏa thuận với nhà cung ứng.
Bảng 2.5: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng NVL từ năm 2009-2011
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng NVL (%)
Trong giai đoạn 2009-2011, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng một số loại nguyên vật liệu (NVL) chính của công ty khá cao, đặc biệt năm 2011 đạt mức cao nhất Tình hình cung ứng NVL cho sản xuất được cải thiện, với hầu hết các loại NVL chính có tỷ lệ hoàn thành tăng lên Nổi bật là tinh dầu bạc hà, với tỷ lệ hoàn thành 101,11% trong năm 2011 nhờ công ty tăng lượng dự trữ để phòng ngừa giá tăng Tuy nhiên, một số loại NVL như tinh dầu hương nhu và tinh dầu sả lại ghi nhận tỷ lệ hoàn thành giảm trong ba năm Do đó, kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng bởi các NVL có tỷ lệ cung ứng thấp nhất, yêu cầu công ty cần triển khai giải pháp để nâng cao chỉ tiêu này trong năm 2012.
2.3.2 Đánh giá nội dung quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty
2.3.2.1 Công tác xây dựng và hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL
Xây dựng định mức là yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu (NVL) tại công ty dược phẩm Văn Lang Phòng kỹ thuật được giao nhiệm vụ này, sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm do quy mô sản xuất nhỏ và đội ngũ kỹ thuật viên có tay nghề cao Phương pháp này đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm, giúp đảm bảo tiến độ sản xuất Công ty dựa vào số liệu tiêu dùng NVL năm trước và kinh nghiệm của nhân viên lâu năm, sau đó áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định định mức Tổ xây dựng định mức được thành lập để thực hiện quy trình này.
- Ba nhân viên phòng kỹ thuật có kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn
- Quản đốc phân xưởng sản xuất
- Hai công nhân có kinh nghiệm làm việc, có tay nghề tốt
Tổ định mức có nhiệm vụ là:
- Tiến hành xây dựng các định mức chi tiết cho từng sản phẩm, tổng hợp cho phân xưởng sản xuất
- Phổ biến kịp thời mức cho từng phòng ban, phân xưởng, tổ đội sản xuất
- Cùng với các phòng ban, phân xưởng có liên quan tiến hành nghiên cứu và có các biện pháp để thực hiện mức và phấn đấu giảm mức
- Quản lý việc thực hiện mức trong phân xưởng
Công ty duy trì sổ theo dõi định mức nguyên vật liệu (NVL) chi tiết cho từng loại sản phẩm, với các bảng định mức riêng cho NVL chính và NVL phụ Định mức tiêu dùng nhiên liệu được tính chung cho toàn bộ phân xưởng sản xuất trong một quý Tuy nhiên, do phương pháp thống kê kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, định mức hiện tại chưa đạt yêu cầu khoa học và chính xác Hiệu quả của công tác xây dựng định mức có ảnh hưởng lớn đến các hoạt động mua sắm, cấp phát, hạch toán kinh tế và tiết kiệm NVL trong công ty.
Cụ thể công ty đã xây dựng đinh mức cho sản phẩm tinh dầu xông Hoàng Gia trong 3 năm từ 2010 đến năm 2012 như sau:
Bảng 2.6: Định mức NVL chính Tên sản phẩm: Tinh dầu xông Hoàng Gia
STT Tên NVL Đơn vị Định mức năm 2010 Định mức năm 2011 Định mức năm 2012
3 Tinh dầu bạc hà ml 2,59 2,55 2,5
4 Tinh dầu long não ml 0,9 0,9 0,8
5 Tinh dầu hương nhu ml 2,1 2,1 2,1
6 Tinh dầu màng tang ml 0,8 0,77 0,7
(Nguồn: Sổ định mức NVL tại công ty)
Theo bảng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu (NVL) của công ty trong 3 năm qua, có thể phân loại NVL thành 3 nhóm: nhóm không thay đổi, nhóm tăng và nhóm giảm Các loại NVL chính như tinh dầu sả, tinh dầu hương nhu và dung môi vẫn giữ nguyên định mức do được xác định là hợp lý, tuy nhiên điều này cho thấy chưa có cải tiến trong việc tiết kiệm NVL Định mức duy nhất được điều chỉnh tăng là tinh dầu tràm, do công ty nhận thấy mức tiêu dùng thực tế cho 1 đơn vị sản phẩm luôn vượt qua định mức trong 2 năm 2010.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
Phương hướng phát triển công ty thời gian tới
Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong một môi trường kinh doanh đầy thách thức Dự báo tình hình kinh tế Việt Nam năm 2012 sẽ phục hồi, nhưng vẫn đối mặt với nhiều khó khăn như áp lực lạm phát, nhập siêu và tái cấu trúc nền kinh tế Đặc biệt, ngành dược dự kiến sẽ có tốc độ tăng trưởng trong năm tới.
Ngành dược Việt Nam đang trải qua mức tăng trưởng cao, đạt 16-18% vào năm 2012, nhưng chỉ đáp ứng khoảng 50% nhu cầu nội địa Sau khi gia nhập WTO, thuế nhập khẩu dược phẩm đã giảm từ 5% xuống 2,5%, dự kiến làm tăng 10-20% số thuốc nước ngoài đăng ký tại Việt Nam, dẫn đến cạnh tranh gia tăng trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thuốc phổ thông Giá cả nguyên vật liệu, tỷ giá và lãi suất có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của các doanh nghiệp dược Mặc dù bị kiểm soát giá, giá dược phẩm vẫn có thể điều chỉnh tăng theo lạm phát để đảm bảo lợi nhuận cho ngành Công ty cổ phần dược phẩm Văn Lang, với sức cạnh tranh hạn chế, đã đề ra các phương hướng phát triển nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh, đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu 30% trong năm 2012, cải thiện lương cho nhân viên và lợi nhuận cho cổ đông Để đạt được mục tiêu này, công ty cần đầu tư phát triển sản xuất, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới và mở rộng danh mục sản phẩm, hiện tại còn nghèo nàn Phân khúc thuốc tân dược phổ thông đang có sự cạnh tranh gay gắt, trong khi thuốc đông dược vẫn còn nhiều tiềm năng chưa được khai thác Công ty sẽ đầu tư vào nghiên cứu và sản xuất thuốc đặc trị và thuốc đông dược, đồng thời chú trọng quản lý chất lượng, tài chính, phát triển thương hiệu và mở rộng thị phần trong nước.
Hiện nay, Bộ Y tế yêu cầu các doanh nghiệp dược phẩm phải tuân thủ tiêu chuẩn GMP (Good Manufacturing Practice) GMP là tiêu chuẩn thực hành sản xuất tốt, áp dụng cho các ngành dược phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế và thực phẩm Tiêu chuẩn này là một phần của hệ thống quản lý chất lượng, nhằm kiểm soát điều kiện cơ sở hạ tầng, con người và quy trình sản xuất, đảm bảo an toàn vệ sinh cho người tiêu dùng, đồng thời giảm thiểu nguy cơ nhiễm chéo và lẫn lộn Lợi ích của GMP bao gồm việc tạo ra phương thức quản lý chất lượng khoa học, hệ thống và đầy đủ, giảm thiểu sự cố và rủi ro trong sản xuất và kinh doanh Ngoài GMP, ngành dược còn áp dụng các tiêu chuẩn khác như GSP (thực hành tốt bảo quản thuốc), GDP (thực hành tốt phân phối thuốc), GPP (thực hành tốt quản lý nhà thuốc) và GLP (kiểm nghiệm thuốc tốt).
Trong thời gian tới công ty sẽ cố gắng cải thiện các điều kiện nhà xưởng, con người, quy trình sản xuất… để đạt được nhưng tiêu chuẩn này.
Các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản trị cung ứng NVL tại công ty
3.2.1 Hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL Định mức tiêu dùng NVL là nội dung quan trọng trong công tác quản trị cung ứng NVL Có thể nói xây dựng định mức tiêu dùng NVL là bước khởi đầu để xây dựng kế hoạch cung ứng NVL, điều hòa, cân đối lượng NVL tiêu dùng trong doanh nghiệp Công tác xây dựng định mức tiêu dùng NVL tại công ty còn có những hạn chế như đã trình bày cụ thể ở phần thực trạng, vì vậy đã ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả quản lý NVL Để khắc phục tình trạng tình trạng định mức của nhiều loại NVL không bám sát tình hình sản xuất thực tế, công ty cần phải có sự điều chỉnh trong công tác xây dựng định mức
Để xây dựng định mức hiệu quả, công ty nên áp dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm kết hợp với phân tích ngoại suy Phương pháp phân tích khoa học giúp tính toán kinh tế và kỹ thuật, đồng thời xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến mức tiêu hao nguyên vật liệu (NVL), từ đó đảm bảo tính chính xác trong việc xác định định mức Bước đầu tiên là thu thập dữ liệu về mức NVL thực tế trong kỳ báo cáo cùng với các tài liệu liên quan như bản thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ, đặc điểm của NVL, và trình độ kỹ thuật của công nhân Tiếp theo, tổ định mức sẽ phân tích các yếu tố gây lãng phí NVL, chẳng hạn như khuyết tật công nghệ và tay nghề công nhân, dựa trên số liệu và cơ cấu định mức đã được xác định.
Phần tiêu dùng thuần túy là yếu tố quan trọng trong định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, bao gồm các nguyên liệu trực tiếp tạo nên sản phẩm Nó được thể hiện qua trọng lượng ròng của sản phẩm sau khi chế biến.
Tổn thất công nghệ trong sản xuất là hao phí cần thiết, thể hiện dưới dạng phế liệu và phế phẩm, phụ thuộc vào kỹ thuật sản xuất và trình độ công nghệ tại thời điểm cụ thể Các tổn thất chủ quan, như do vận chuyển và bao gói không đúng quy cách, không được tính vào định mức.
Khi xây dựng định mức, bước quan trọng nhất là tổng hợp các thành phần trong cơ cấu định mức và tính toán hệ số sử dụng để tìm giải pháp giảm mức trong kỳ kế hoạch Đối tượng chính trong quá trình này là các loại nguyên vật liệu (NVL) chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do phương pháp phân tích yêu cầu sự tỉ mỉ, thời gian và trình độ chuyên môn của tổ định mức.
Mỗi năm, công ty thường xây dựng định mức mới cho sản xuất Tuy nhiên, sau ít nhất 3 tháng áp dụng, cần đánh giá tình hình thực hiện để điều chỉnh và sửa đổi các mức này Nếu định mức lạc hậu, cần nâng cao; còn nếu quá tiên tiến, phải hạ thấp.
Tổ định mức cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận sản xuất và kho để thu thập dữ liệu và theo dõi thường xuyên tình hình thực hiện mức Công ty nên bổ sung cán bộ có năng lực vào tổ định mức và đào tạo chuyên môn cho họ Việc thiết lập chế độ khen thưởng hợp lý là cần thiết, vì tổ định mức đóng vai trò chủ chốt trong công tác xây dựng định mức.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu (NVL) trong công ty, cần tập trung vào việc nâng cao trình độ và ý thức của người lao động, đồng thời đầu tư vào máy móc, trang thiết bị và cải tiến kỹ thuật Việc hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL sẽ góp phần quan trọng trong việc hoạch định nhu cầu, cấp phát và đánh giá công tác quản trị cung ứng NVL.
3.2.2 Tăng cường nâng cao trình độ quản lý và đào tạo tay nghề cho người lao động Đây là biện pháp có tính cốt lõi, lâu dài Trước hết là trình độ quản lý, kiến thức chuyên môn của các cấp quản trị trông công ty chưa đáp ứng được yêu cầu công việc Trình độ, tay nghề của một bộ phận người lao động còn thấp, ý thức chấp hành kém.Ví dụ như trưởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm chính về công tác xây dựng định mức lại chưa nắm rõ tình hình sản xuất ở phân xưởng, chưa sử dụng được các phần mềm quản lý, làm việc dựa nhiều vào kinh nghiệm chủ quan Như vậy sự liên kết các bộ phận trong công ty phải chặt chẽ hơn, không thể mạnh ai nấy làm, phải có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa thủ trưởng, nhân viên các phòng ban, kho, phân xưởng sản xuất Hàng quý phòng nhân sự phải lên kế hoạch cho nhân viên tham gia các khóa học đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, các kháo đào tạo về quản trị, ứng dựng phần mềm quản lý cho nhà quản trị Ngoài ra còn tổ chức các buổi chuyên đề nâng cao ý thức cho người lao động Các biện pháp thi đua giữa các nhân viên, khen thưởng nhưng cá nhân có thành tích, ý thức tốt và xử phạt với các cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ, thiếu ý thức cần được áp dụng triệt để Thời gian tới công ty cần tổ chức tuyển dụng một số nhân viên có trình độ cao, có bằng dược sĩ, hiểu biết về công nghệ chế biến thuốc để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu
3.2.3 Mở rộng mạng lưới nhà cung cấp
Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguyên vật liệu (NVL) cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với chi phí mua sắm NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm Điều này tạo áp lực lên doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có mạng lưới nhà cung cấp hạn chế như công ty cổ phần dược phẩm Văn Lang Để giảm thiểu rủi ro, công ty cần duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống và mở rộng mạng lưới bằng cách thiết lập quan hệ với các nhà cung cấp mới Việc đa dạng hóa nguồn cung cấp giúp công ty chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu NVL khi các nhà cung cấp quen thuộc không đủ khả năng cung ứng Đặc biệt trong ngành dược phẩm, việc kiểm soát chất lượng NVL là thách thức lớn, vì vậy công ty cần đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố như giá cả, chất lượng, dịch vụ kèm theo và uy tín của nhà cung cấp Công ty nên làm việc trực tiếp với các nhà cung ứng để giảm chi phí trung gian và thiết lập chính sách ưu tiên cho các nhà cung cấp lâu năm, đồng thời tạo điều kiện cho các hoạt động giao lưu để xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
Một nguồn cung cấp nguyên liệu rất tiềm năng cho công ty là nguyên liệu thô chưa qua chế biến Doanh nghiệp có thể tự chiết xuất tinh dầu từ các nguyên liệu thiên nhiên như bạc hà, cam, chanh, sả, quế, hoa oải hương, hoa hồng và hoa nhài Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị và nhà xưởng khá cao, nhưng về lâu dài sẽ tiết kiệm chi phí nhờ vào nguồn nguyên liệu thô rẻ và khả năng kiểm soát chất lượng tinh dầu Công ty cũng đang có kế hoạch mở rộng sang sản phẩm thuốc đông dược, vì vậy hợp tác với nông dân để thu mua dược liệu sạch từ các vùng nổi tiếng như Hưng Yên sẽ là giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả Thêm vào đó, công ty có thể cung cấp nguyên liệu thô đã qua chế biến cho các công ty khác, từ đó mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp sẽ giúp giảm chi phí, tăng doanh thu và đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định cho công ty.
3.2.4 Hoàn thiện hệ thống kho bãi và công tác lưu kho
Công tác bảo quản nguyên vật liệu (NVL) của công ty hiện đang gặp khó khăn do quy mô kho tàng và điều kiện bảo quản hạn chế, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, đặc biệt là dược liệu dễ hư hỏng Để mở rộng sản xuất các sản phẩm đông dược, công ty cần đầu tư xây dựng thêm kho NVL, bán thành phẩm và thành phẩm, đồng thời nâng cấp hệ thống kho bãi hiện tại Kho NVL cần được đặt ở vị trí khô ráo, sạch sẽ và thoáng mát, tránh ánh nắng mặt trời và nhiệt độ cao Hệ thống kho tàng nên được tổ chức tập trung gần nơi sản xuất và phân chia thành các khu vực theo đặc điểm và tính chất của NVL Diện tích kho cần được sử dụng hợp lý với thiết kế giá kệ nhiều tầng để tiết kiệm không gian Các NVL cần được bảo quản trong những khu vực riêng biệt, bao gồm khu vực bảo quản lạnh và khu vực cho các chai, lọ dung môi, hóa chất dễ vỡ Công ty cũng cần có biện pháp bảo vệ cho các NVL quý như nhân sâm, có thể bảo quản trong lọ kín với mật ong hoặc trong kho lạnh Thủ kho cần vẽ sơ đồ kho để dễ dàng quản lý xuất nhập, đồng thời kiểm tra và sắp xếp lại kho để tối ưu hóa diện tích sử dụng Các NVL hư hỏng cần được loại bỏ nhanh chóng và lập biên bản để kế toán xử lý.
- Các loại NVL khác nhau được sắp xếp theo từng khu vực riêng
Các loại nguyên vật liệu (NVL) được phân chia dựa trên phẩm chất, quy cách, kích thước và nguồn cung cấp, mỗi loại sẽ được đánh mã số riêng biệt và sắp xếp theo mã của mình.
Ngoài ra nếu cần thiết công ty phải tiến hành thuê kho bảo quản NVL, trước khi thuê phải xem xét kỹ lưỡng các điều kiện bảo quản
Công ty đã thiết lập hệ thống sổ theo dõi nguyên vật liệu và chứng từ xuất nhập kho tương đối đầy đủ Mặc dù thủ kho và kế toán kiểm tra, đối chiếu hàng ngày, nhưng vẫn xảy ra một số sai sót và thiếu hụt Để nâng cao hiệu quả quản lý kho, công ty cần bổ sung phần mềm quản lý kho hiện đại, giúp công việc diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu sai sót không cần thiết.
3.2.5 Đánh giá tính hiệu quả hoạt đông cung ứng NVL Đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng NVL có vai trò rất quan trọng Thứ nhất, thông qua kết quả đánh giá thể hiện hoạt động cung ứng NVL của công ty đã hiệu quả chưa Thứ hai, xác định được nguyên nhân yếu kém ở khâu nào để có biện pháp khắc phục Thứ ba, kết quả đánh giá là tiêu chí quan trọng để khen thưởng với các cá nhân, phòng ban có thành tích tốt và nhắc nhở, kỷ luật các cá nhân, phòng ban sai phạm Hàng năm công ty có tổ chức đánh giá tính hiệu quả hoạt động cung ứng NVL dựa trên tỷ lệ hoàn thành cung ứng NVL thực tế so với kế hoạch và tỷ lệ NVL sử dụng được trên tổng số NVL nhập kho Tuy nhiên nhưng tiêu chí đánh giá này chỉ có giá trị khi định mức tiêu dùng NVL được tính toán chính xác Vì vậy cùng với giải pháp hoàn thiện định mức tiêu dùng NVL, công ty phải đánh giá tính hiệu quả của hoạt động cung ứng NVL thông qua chi phí cung ứng Mức chi phí cung ứng tối thiểu trong điều kiện của doanh nghiệp được xem là hiệu quả nhất Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm tra, giám sát ở từng khâu để xác định những chi phí phát sinh không hợp lý
3.2.6 Một số biện pháp khác
Kiến nghị
3.2.1 Kiến nghị với cơ quan nhà nước
Môi trường kinh doanh vĩ mô ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp, với các yếu tố tích cực tạo điều kiện thuận lợi, trong khi yếu tố tiêu cực kìm hãm sự phát triển Các thể chế, chính sách và luật pháp của nhà nước là một trong những yếu tố quan trọng của môi trường vĩ mô Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong việc huy động vốn, dẫn đến việc duy trì hoạt động sản xuất trở nên khó khăn Gần đây, Ngân hàng Nhà nước đã giảm trần lãi suất huy động xuống 11%/năm nhằm giảm lãi suất cho vay cho doanh nghiệp xuống 15-16%/năm Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa không đáp ứng được các điều kiện của ngân hàng, buộc phải vay với lãi suất cao hơn.
Nợ ngân hàng vẫn là gánh nặng lớn đối với doanh nghiệp, và các biện pháp như giảm thuế thu nhập doanh nghiệp hay giãn nộp thuế giá trị gia tăng chỉ mang tính tạm thời Nhà nước cần thực hiện các giải pháp mạnh mẽ và bền vững hơn để hỗ trợ doanh nghiệp, giúp họ dễ dàng tiếp cận nguồn vốn Rất mong Ngân hàng Nhà nước có kiến nghị với các ngân hàng thương mại để tạo điều kiện cho các công ty nhỏ và vừa có cam kết trả nợ đầy đủ được vay vốn với lãi suất thấp hơn.
Kể từ khi Việt Nam gia nhập WTO, các doanh nghiệp nội địa đối mặt với thách thức lớn từ sự cạnh tranh của doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt trong lĩnh vực dược phẩm, nơi người tiêu dùng ưa chuộng thuốc ngoại Tuy nhiên, nhiều loại thuốc phổ thông trong nước có chất lượng không thua kém thuốc nhập khẩu nhưng giá thành lại rẻ hơn Một số doanh nghiệp trong nước vẫn chưa đủ khả năng về khoa học và công nghệ để sản xuất thuốc, dẫn đến việc phải nhập khẩu nguyên vật liệu với chi phí cao, trong khi dược liệu nội địa chưa được khai thác hiệu quả Do đó, nhà nước cần có chính sách khuyến khích trồng dược liệu, phát triển các bài thuốc đông y, và hỗ trợ nghiên cứu công nghệ bào chế mới Đồng thời, cần tuyên truyền và khuyến khích sử dụng thuốc sản xuất trong nước tại các bệnh viện và phòng khám Nhà nước cũng nên tăng cường hợp tác chuyển giao công nghệ sinh học và trang thiết bị sản xuất thuốc với các nước phát triển, cùng với việc thu hút đầu tư nước ngoài vào lĩnh vực sản xuất và nghiên cứu dược phẩm.
Nhà nước giao Bộ Y tế thực hiện nghiêm các quy định quản lý giá thuốc nhằm khắc phục tình trạng độc quyền trong lĩnh vực này Để tạo ra môi trường cạnh tranh bình đẳng và lành mạnh, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần sự hỗ trợ từ nhà nước bên cạnh nỗ lực của chính họ.
3.4.2 Kiến nghị với cơ quan quản lý ngành dược
Dược phẩm là mặt hàng thiết yếu ảnh hưởng lớn đến sức khỏe con người, vì vậy nhà nước đã ban hành nhiều văn bản pháp luật để quản lý ngành dược Tuy nhiên, các công ty trong nước vẫn chưa chú trọng vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm một cách toàn diện, mà chủ yếu tập trung vào các nhóm sản phẩm tương tự, dẫn đến tình trạng sản xuất trùng lặp và nhái mẫu mã Điều này không chỉ làm gia tăng nạn thuốc giả mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của các doanh nghiệp dược phẩm uy tín và thị phần của thuốc nội.
Theo Cục Quản lý dược Việt Nam, tỷ lệ thuốc không đạt chất lượng năm 2011 là 3,3%, tăng so với 3,18% của năm 2010 Nhiều sản phẩm từ các công ty dược uy tín đã bị làm giả, như tinh dầu xông Hoàng Gia và nước súc miệng bạc hà, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín thương hiệu Đặc biệt, ngành dược Việt Nam phụ thuộc 90% vào nguyên liệu nhập khẩu, trong khi giá nguyên liệu nhập khẩu đã tăng khoảng 100% trong hai năm qua, và giá nguyên liệu trong nước cũng tăng 50%.
Trong hai năm qua, thị trường thuốc đã chứng kiến sự gia tăng của nhiều loại thuốc nhập khẩu và sản xuất không rõ nguồn gốc Để đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng, Cục quản lý dược cần thực hiện kiểm tra và giám sát thường xuyên các cửa hàng và cơ sở sản xuất thuốc Đồng thời, chế tài xử phạt cũng cần được nâng cao để tạo ra tính răn đe mạnh mẽ, bảo vệ lợi ích của các doanh nghiệp làm ăn chân chính.