CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Bộ máy quản lý
“Bộ máy quản lý là một tổ chức con trong một tổ chức ,là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ tổ chức Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể người lao động cùng với các phương tiện quản lý được liên kết theo một số nguyên tắc ,quy tắc nhất định nhằm đạt được các mục tiêu đã định” 3
2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
“Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành ,các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết , hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá ,thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức ” 4
Giáo trình Quản lý học Kinh tế quốc dân tập II , Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật năm 2002
2.3 Vai trò của cơ cấu bộ máy quản lý
Cơ cấu bộ máy quản lý là sự biểu hiện tập trung quyền lực , chủ trương , quan điểm và trình độ quản lý của doanh nghiệp
Cơ cấu bộ máy quản lý của doanh nghiệp hợp lý sẽ làm cho bản thân bộ máy hoạt động có hiệu quả ; thông tin được lưu chuyển thông suốt , nhanh chóng ; từ đó tạo thuận lợi cho các chủ thể tham gia các hoạt động kinh tế được thuận tiện , dễ dàng 5
II MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
1.1 Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích của hệ thống
Phương hướng,mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của hệ thống Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả 6
1.2 Chuyên môn hoá và cân đối
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối ,loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế 7
5 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình Quản lý Học KTQD , nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật 2002, từ trang 6-7
1.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong từng bộ phận 8
1.4 Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :
Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất ,phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc
Gắn các cấp quản lý thành một dây xích Trách nhiệm ,quyền hạn giữa các bộ phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với nhau Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh , tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp
Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra 9
6,7,8,9 Đoạn này được tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp của Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 7-8
Tính hệ thống được thể hiện ở :
Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác nhau như nhân lực ,vật lưc, thông tin hợp thành
Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với nhau Trong tổ chức ,các yếu tố luôn tác động qua lại ,bổ xung cho nhau trong một chỉnh thể thống nhất Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và ngược lại
Tính mục đích : Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định ,rõ ràng Mục đích của tổ chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau ,nhưng trong mọi tổ chức thì mục đích hoạt động luôn được xác định một cách rõ ràng
Tính thích ứng với môi trường :Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của hai môi trường là môi trường bên trong và bên ngoài Trong đó môi trường bên ngoài hình thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp Song doanh nghiệp chỉ có thể tác động đến môi trường bên trong mà không thể (hoặc chí ít ) tác động làm biến đổi môi trường bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với trước những thay đổi của môi trường bên ngoài ,từ đó điều chỉnh và tác động đến môi trường bên trong 10
10 Đoạn này được tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp của Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 8-9
Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức
“Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau :
Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.
Tính tối ưu :Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ ,bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu )để thực hiện các hoạt động cần thiết Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất
Tính tin cậy :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác ,kịp thời ,đày đủ của tất cả thông tin được sử dụng trong tổ chức ,nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức
Tính linh hoạt : Được coi là một hệ tĩnh , cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường
Tính hiệu quả :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí thấp nhất ’’ 11
11 Giáo trình Khoa học Quản Lý Tập II, nhà xuất bản Khoa học & Kỹ Thuật 2002
3 Những nhân tố ảnh hưởng tới xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược của tổ chức thì mới mang lại hiệu quả cao Một tổ chức nhỏ chỉ hoạch định chiến lược ngắn hạn trong khi cơ cấu tổ chức lại quá cồng kềnh sẽ dẫn đến lãng phí và ngược lại một cơ cấu tổ chức nhỏ luôn phải thực hiện những chiến lược lớn ở tầm vĩ mô thì sẽ không đạt hiệu quả cao ,thậm chí là sự quá tải dẫn đến năng suất và hiệu quả thực hiện công việc thấp Cả hai trường hợp trên đều không hiệu quả Mặt khác cơ cấu và chiến lược cần phải thích ứng nhanh với các yếu tố môi trường bên ngoài Một tổ chức có chiến lược phát triển ra khu vực và quốc tế sẽ khác một tổ chức chỉ có chiến lược kinh doanh ở trong nước 12
3.2 Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức
Quy mô và độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức.Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá , tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không quá phức tạp 13
Công nghệ là sự kết hợp các nguồn lực , kiến thức , kỹ thuật để sản xuất ra sản phẩm ,dịch vụ đầu ra cho tổ chức Một tổ chức sử dụng công nghệ cao thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ đơn giản hơn một tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu 14
12,13,14 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình Khoa Học Quản Lý, tập II , ĐHKTQD , Nhà xuất bản Khoa học &
3.4 Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực
Thái độ của của lãnh đạo cấp cao có thể tác động tới cơ cấu tổ chức Các cán bộ quản lý theo phương pháp truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc Họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức ma trân hay mạng lưới
Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp và và công nhân có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng, vì các mô hình như vậy có sự phân định rõ ràng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng 15
Những tính chất của môi trường như tính tích cực , tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực , đồng nhất , tập trung và ổn định , tổ chức thường có cơ cấu cơ học , trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị , nguyên tắc , thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao Ngược lại những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực , đa dạng , phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ 16
15, 16 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình khoa học quản lý tập II, ĐHKTQD, nhà xuất bản Khoa học & Kỹ thuật
3.6 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng không nhỏ tới sự hình thành cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Đối với những doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn thì cơ cấu tổ chức bộ máy đòi hỏi sự chặt chẽ và có tính thống nhất cao giữa các bộ phận Ngược lại với những doanh nghiệp có quy mô và nhiệm vụ kinh doanh vừa và nhỏ thì yêu cầu mức độ phức tạp của cơ cấu là không cần cao
3.7 Địa bàn hoạt động của doanh nghiệp Đối với mỗi doanh nghiệp thì địa bàn hoạt động kinh doanh là rất quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp , nó cũng anh hưởng tới quy mô của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Khi có địa bàn hoạt động rộng thì cơ cấu của tổ chức phải lớn , các bộ phận cần có sự kết hợp hài hoà hơn Đối với mỗi tổ chức có địa bàn hẹp thì quy mô của cơ cấu tổ chức không cần lớn và mức độ phức tạp của cơ cấu tổ chức đòi hỏi không cao.
4 Quá trình thiết kế tổ chức bộ máy quản lý
“Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức” 17 Đó là quá trình liên tục vì chiến lược có thể thay đổi ,môi trường có thể thay đổi và các hoạt động của tổ chức không phải bao giờ cũng đem lại kết quả và hiệu quả như mong muốn Dù là hình thành một cơ cấu mới ,hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu hiện tại ,các nhà quản trị cũng cần thực hiện các bước sau :
17 Giáo trình Khoa học quản lý tập II , nhà xuất bản Khoa Học & kỹ thuật 2002
Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Chuyên môn hoá công việc
Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Lôgic của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức :
4.1 Nghiên cứu những yếu tố có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức
Trên cơ sở phân tích chiến lược và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu với những câu hỏi cần trả lời:
Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các công việc riêng biệt đến mức độ nào ?
Sẽ sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc các bộ phận của cơ cấu ?
Sẽ sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức ?
Sẽ lựa chọn tầm quản lý là bao nhiêu ?
Thẩm quyền ra các quyết định nằm ở đâu ?
Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nào ? Những quyết định mang tính nguyên tắc trên sẽ cho phép xác định mô hình tổng quát của cơ cấu Đó là cơ sở để xây dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức 18
4.2 Chuyên môn hoá (hay phân chia công việc)
Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chắc năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược
( Lôgíc của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức)
Tại giai đoạn này thì cần đặt ra những câu hỏi cơ bản sau :
Quá trình thiết kế tổ chức bộ máy quản lý
“Thiết kế tổ chức là quá trình lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức” 17 Đó là quá trình liên tục vì chiến lược có thể thay đổi ,môi trường có thể thay đổi và các hoạt động của tổ chức không phải bao giờ cũng đem lại kết quả và hiệu quả như mong muốn Dù là hình thành một cơ cấu mới ,hoàn thiện hay đổi mới cơ cấu hiện tại ,các nhà quản trị cũng cần thực hiện các bước sau :
17 Giáo trình Khoa học quản lý tập II , nhà xuất bản Khoa Học & kỹ thuật 2002
Nghiên cứu và dự báo các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát
Chuyên môn hoá công việc
Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
Thể chế hoá cơ cấu tổ chức Lôgic của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức :
4.1 Nghiên cứu những yếu tố có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức
Trên cơ sở phân tích chiến lược và các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức, sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu với những câu hỏi cần trả lời:
Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được phân chia thành các công việc riêng biệt đến mức độ nào ?
Sẽ sử dụng mô hình nào để hợp nhóm công việc các bộ phận của cơ cấu ?
Sẽ sử dụng mô hình nào để phân chia quyền hạn trong tổ chức ?
Sẽ lựa chọn tầm quản lý là bao nhiêu ?
Thẩm quyền ra các quyết định nằm ở đâu ?
Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nào ? Những quyết định mang tính nguyên tắc trên sẽ cho phép xác định mô hình tổng quát của cơ cấu Đó là cơ sở để xây dựng cơ cấu cụ thể cho tổ chức 18
4.2 Chuyên môn hoá (hay phân chia công việc)
Kết quả của giai đoạn này là danh mục các chắc năng, nhiệm vụ, công việc cần thiết để thực hiện mục tiêu chiến lược
( Lôgíc của quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức)
Tại giai đoạn này thì cần đặt ra những câu hỏi cơ bản sau :
Để thực hiện mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động( chức năng ) mang tính độc lập tương đối nào ? các chức năng đó có mối quan hệ với nhau như thế nào ?
Mỗi chức năng bao gồm những nhiệm vụ nào ? các nhiệm vụ đó có mối quan hệ với nhau như thế nào ?
Để thực hiện mỗi nhiệm vụ cần tiến hành công việc nào ? Các công việc đó có mối quan hệ với nhau như thế nào ?
Mỗi công việc được tiến hành ở đâu ?
Thời gian tiến hành mỗi công việc trong một chu kỳ hoạt động
Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc 19
4.3 Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu
Trên cơ sở các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động , các mối quan hệ quyền hạn, tầm quản lý và mức độ phân quyền, trong giai đoạn này cần tiến hành những công việc cơ bản sau:
Bộ phận hoá các công việc: Hợp nhóm các công việc có mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận.
Giao quyền hạn: Xác định ai có quyền quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức Giao quyền hạn cần thiết cho
Phân tích các mục tiêu chiến lược
Phân tích Chức năng hoạt động
1 4 những người đứng đầu các nhóm để tiến hành quản lý các hoạt động.
Phối hợp : Xây dựng cơ chế phối hợp của các bộ phận và cơ chế giám sát kết quả của sự phân phối đó Cụ thể hoá các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng 20
4.4 Thể chế hoá cơ cấu tổ chức :
Cho dù cơ cấu tổ chức có được xây dựng tốt đến đâu cũng cần được thể chế hoá một cách rõ ràng để mọi người có thể hiểu và làm cho nó có thể trở nên có hiệu lực.Các công cụ như sơ đồ tổ chức, mô tả vị trí công tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiêu trên 21
Một số mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến
5.1 Theo mối quan hệ quyền hạn của tổ chức
Theo cơ cấu trực tuyến
Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý ,trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại ,mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên
18,19,20,21 Đoạn này được tóm tắt từ giáo trình khoa học quản lý tập II , nhà xuất bản Khoa học & Kỹ thuật 2002, từ trang 61-66
Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau :
Người lãnh đạo B2 Người lãnh đạo B1
Người lãnh đạo C4 Người lãnh đạo C3
Người lãnh đạo C2 Người lãnh đạo C1 Đặc điểm cơ bản của loại hình này là :Mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp Là một mắt xích trong dây chuyền chỉ huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo của họ
Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng ,tập trung ,thống nhất ,làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất đẽ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn nên những
Khâu chức năng A1 Khâu chức năng A2
Người lãnh đạo B1Người lãnh đạo B2 quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao Do đó cơ cấu này thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp 22
Theo cơ cấu trực tuyến chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng Theo đó ,mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn ,những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến
Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến -chức năng :
Cơ cấu theo trực tuyến chức năng sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn ,do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý Tuy nhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh ,nhiều đầu mối và đòi hỏi người lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp ,cục bộ của các cơ quan chức năng 23
Khâu chức năng A1 Khâu chức năng A2
Người lãnh đạo B3 Người lãnh đạo B2
5.2 Theo phương thức hình thành các bộ phận
Cơ cấu theo chức năng
Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình
Sơ đồ cơ cấu theo chức năng :
Cơ cấu này có ưu điểm là :Thực hiện chuyên môn hoá các chức năng quản lý ,thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý ,tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng ,nhiệm vụ giữa các bộ phận Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp ,nâng cao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề Các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến Tuy nhiên cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp
1 8 trên do đễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng ,các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp 24
Cơ cấu tổ chức đơn vị theo sản phẩm
Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo theo sản phẩm : o Những ưu điểm chính của mô hình :
Giám đốc Khu vực phương tiện vận tải
Giám đốc khu vực đèn chỉ thị
Giám đốc khu vực dụng cụ công nghiệp
Giám đốc khu vực đo lường điện tử
Kế toán sản xuất sản xuất
Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng
Việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn
Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung
Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm
Có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định o Nhược điểm tiềm ẩn của mô hình này là :
Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn tới phản hiệu quả
Cần nhiều người có năng lực quản lý chung
Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn
Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất 25
Mô hình ma trận là mô hình kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.Ví dụ mô hình theo chức năng kết hợp với theo sản phẩm Ở đây các bộ phận quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách
Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật :
PTGĐ marketing PTGĐ kỹ thuật PTGĐ tài chính PTGĐ sản xuất
Trưởng phòng thiết kế Trưởng phòng cơ khíTrưởng phòng điệnTrưởng phòng thuỷ lực
A :Chủ nhiệm của đề án 1.
B :Chủ nhiệm của đề án 2 o Ưu điểm của mô hình :
_ _ _ _ _ _ _ Định hướng các hoạt động theo kết quản cuối cùng
Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu
Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia
Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường o Nhược điểm của mô hình :
Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh
Quyền hạn và trach nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột
Cơ cấu phức tạp và không bền vững
Có thể gây tốn kém Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy được tác dụng là sự rõ ràng của mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận quản lý và cơ chế phối hợp 26
III SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ
CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI MINH TUẤN 1.Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng nó quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho mọi người thực hiện được chức năng ,nhiệm vụ của mình một cách thuận lợi và có hiệu quả hơn Hơn nữa còn gắn mục tiêu riêng của từng bộ phận với nhau và phục vụ mục tiêu chung của tổ chức Đó là nhân tố quyết định sự thành công trong hoạt động của mình
22,23,24,25,26 Đoàn này được tóm tắt từ giáo trình Khoa học quản lý tập II , nhà xuất bản Khoa học & Kỹ thuật
Mặt khác một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp sẽ giúp cho tổ chức đó thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động ,nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức đó với các tổ chức khác trong cùng lĩnh vực Vì thế giúp cho doanh nghiệp chiến thắng trong cạnh tranh và tránh cho doanh nghiệp khỏi rơi
2 2 vào tình trạng phá sản hay thua lỗ Do vậy, nhiệm vụ của nhà quản lý rất nặng nề, phải tổ chức bộ máy của mình làm sao hiệu quả nhất để đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp , cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị mình quản lý. Nhận thức rõ vấn đề quan trọng đó, hiện nay Nhà nước đã có rất nhiều phương án để đổi mới lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp Nhà nước như chuyển cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp Nhà nước nắm giữ
100 % vốn sang cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên , chuyển sang mô hình công ty mẹ - con , cổ phần hoá Một trong những giải pháp đang được triển khai rông rãi đó là cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước.
SỰ CẤN THIẾT KHÁCH QUAN PHẢI HOÀN THIÊN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH TUẤN 1 Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
I ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY
1 Quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấnthành lập từ năm 1999, theo luật Công ty và luật Doanh nghiệp tư nhân (tháng 12 năm 1990), được thành lập do quyết định của Sở kế hoạch & Đầu tư thành phố Hà Nội.
Tên công ty : Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn
Địa chỉ : 963- Đường Giải Phóng- Hoàng Mai - Hà Nội
Trụ sở văn phòng : Ngõ 176-Định Công- Hà Nội
Ngay từ những ngày đầu khi mới được thành lập công ty đã gặp không ít khó khăn do sự chuyển đổi cơ chế và tính cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Mặt khác, công ty thuộc loại hình doanh nghiệp vừa, lại mới thành lập, vốn đầu tư ít, phạm vị kinh doanh hẹp nên khó khăn càng chồng khó khăn Nhưng bằng sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc và tinh thần làm việc hết mình của động ngũ cán bộ công nhân viên, công ty đã dần bắt kịp trình độ phát triển kinh tế của đất nước, từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường Doanh thu và lợi nhuận không ngừng tăng lên, đời sống cán bộ, công nhân viên ngày càng được cải thiện 27
27 Đoạn này được tóm tắt từ tài liệu : Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại MinhTuấn, do công ty cung cấp ngày 15/01/2006
2 Chức năng , nhiệm vụ của công ty
2.1 Chức năng của công ty
Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn là một doanh nghiệp thương mại có chức năng chủ yếu là phân phối, buôn bán các mặt hàng tiêu dùng, đại lý buôn, đại lý bán hàng thực phẩm, lương thực tại thị trường trong nước, do vậy mà hoạt động kinh doanh của công ty đã đóng góp một phần không nhỏ vào sự lớn mạnh của thị trường trong nước, cũng như sự phát triển của nền kinh tế.
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: o_Kinh doanh và phân phối tất cả các loại hàng hoá tiêu dùng. o_Phân phối các mặt hàng về lương thực và thực phẩm cho các đại lý tại thị trường trong nước.
Các bộ phận và ngành hàng kinh doanh :
Sản phẩm của công ty phân phối phối chủ yếu là các sản phẩm của công ty Lerver Việt Nam, công ty Kimberly-clark Việt Nam và nhà máy chế biến sữa Hà Nội và nhiều doanh nghiệp khác, các sản phẩm như : Đồ thực phẩm, dầu gội đầu, sữa, bột giặt và nhiều hàng hoá tiêu dùng khác Tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn thì các ngành hàng kinh doanh của công ty được phân chia thành những kênh phân phối riêng biệt cả về hàng hoá cũng như số lượng nhân viên tại các cơ sở khác nhau 28
28,29 Đoạn này được tóm tắt từ tài liệu : Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Thương mại Minh Tuân , do công ty cung cấp ngày 18/ 01 / 2006
2.2 Nhiệm vụ của công ty:
Xây dựng chiến lược phát triển ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triển dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của công ty.
Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của công ty.
Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu các cơ sở kinh doanh của công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh.
Kinh doanh theo ngành nghề đã đăng kí, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp.
Đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ, Chính sách của Nhà nước đối với công nhân viên chức.
Bám sát và tìm hiểu kỹ lưỡng sự phát triển cũng như sự thay đổi của nền kinh tế trong nước cũng như nền kinh tế thế giới, để có những hướng đi phù hợp để hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả tối đa, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước 29
3 Tình hình nhân sự của công ty trong những năm qua
Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn tuy là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập chưa lâu , qua gần 10 năm hiình thành và phát triển thì đến nay công ty đã có một lực lượng cán bộ công nhân viên rất hùng hậu và chất lượng đội ngũ cán bộ cũng ngày cang được tăng lên đáng kể
Năm 1999 công ty mới thành lập ,số lượng nhân viên và ban lãnh đạo trong công ty là 20 người cùng với trình độ của nhân viên là chưa cao , do vậy mà trong những năm đầu thành lập công ty gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh , cũng như để cạnh tranh với các doanh nghiệp đã có
2 8 uy tín trên thị trường Tuy nhiên bằng sự quyết tâm của ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty nỗ lực làm việc trong những năm qua , do vậy mà công ty đã phát triển khá nhanh chóng ,dần dần khẳng định được vị thế trên thị trường , bên cạnh đó quy mô hoạt động cũng phát triển rất nhanh Đến năm 2005 thì số lượng cũng như chất lượng của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty đã phát triển rất nhanh, hiện nay có khoảng 100 người đang làm việc trực tiếp hoặc gián tiêp tại công ty , điều đó được thể hiện qua bảng sau:
STT Trình độ cán bộ Số lượng Tỷ lệ
( Nguồn : Phòng kế toán công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn cung cấp)
Qua bảng số liệu trên ta thấy trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty là khá cao , tỷ lệ nhân viên đã qua đại học cũng rất cao ( 40 % ) điều này rất thuận lợi cho chiến lược kinh doanh của công ty, đây cũng là lực lượng chính để lãnh đạo hoạt động của công ty, đó là một nhân tố quyết định sự phát triển của công ty trong những năm qua Bên cạnh đó thì lực lượng nhân viên chưa qua đào tạo cung còn khá nhiều ( 25 % ) ,do vậy mà công ty cần có những kế hoạch để bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ để họ đáp ứng được công việc cũng như đạt được mục tiêu mà công ty đã đề ra
4 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty thời kỳ 2002-2005
4.1 Đặc điểm tình hình kinh doanh của công ty :
Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn là một công ty kinh doanh thương mại nên đặc điểm kinh doanh của công ty là kinh doanh tổng hợp các mặt hàng tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sản xuất trong nước
Sản phẩm của công ty gồm nhiều loại khác nhau như: như bột giặt, mỹ phẩm, dầu gội đầu, sữa và nhiều mặt hàng tiêu dùng khác, Các mặt hàng kinh doanh của công ty đều là những hàng hoá có chất lượng cao có uy tín trên thị trường, được cung ứng bởi các công ty lớn và có uy tín trên thị trường như : Công ty lever Việt Nam, Công ty sữa Hà Nội… và quan trọng hơn các mặt hàng mà công ty phân phối đều phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng
Thực trạng về tổ chức nguồn hàng của công ty :
Tổ chức nguồn hàng là khâu quan trọng và là tiền đề để thực hiện doanh số bán ra của công ty Hàng hoá cung ứng cho công ty có nhiều nguồn khác nhau, mỗi nguồn có mặt hàng, khối lượng, chất lượng và giá cả khác nhau Vì vậy công ty phải chú trọng nghiên cứu nguồn hàng và lựa chọn người cung ứng, phải tìm được nguồn cung ứng ổn định, có uy tín trên thị trường, chất lượng tốt, mẫu mã phong phú và giá cả hợp lý Sau đây là tình hình tổ chức nguồn hàng của công ty trong thời gian qua: o Trên cơ sở đánh giá thị trường, nắm bắt nhu cầu để lựa
3 0 chọn mặt hàng đầu tư theo hình thức như: ký kết hợp đồng mua hàng hoá theo thời vụ, để lựa chọn những mặt hàng có chất lượng tốt và phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. o Kiên trì bám sát các cơ sở, các nhà sản xuất lớn có hàng uy tín trên thị trường, xây dựng mối quan hệ tốt, lâu dài với các nhà cung cấp o Củng cố mặt hàng truyền thống của công ty và chú trọng khai thác, phát triển các mặt hàng mới, hàng thay thế có chất lượng tốt hơn nhằm đa dạng hoá sản phẩm. o Tổ chức khai thác nguồn hàng dưới nhiều hình thức nhằm tạo lợi thế trong cạnh tranh như: bao tiêu phần lớn sản phẩm của các nhà sản suất, ứng trước vốn lấy hàng khi vào thời vụ tiêu thụ, đặt hàng theo nhu cầu, nhận đại lý hoặc mua trả chậm để tránh căng thẳng về vốn, tạo đủ lực lượng hàng hoá để tổ chức bán ra có hiệu quả cao. o Công ty không ngừng củng cố và hoàn thiện hơn mối quan hệ với các nhà sản xuất, các đơn vị xuất nhập khẩu và các bạn hàng khác trong nước o Chủ động kí kết hợp đồng ngay từ đầu năm để các nhà sản xuất bố trí kế hoạch kịp thời o Quá trình giao nhận hàng hoá kịp thời và luôn thanh toán sòng phẳng, một số mặt hàng phục vụ nhu cầu lễ tết công ty đã ứng tiền trước để giữ hàng, giữ giá và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các đơn vị xuất kinh doanh o Không mua hàng chậm luân chuyển, hàng kém phẩm chất. Hàng mua về phải đảm bảo bán được ngay, không để tồn kho gây ứ đọng.
Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty thời kỳ 2002 – 2005
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động kinh doanh, có bán được hàng mới có doanh thu và lợi nhuận Nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của bán hàng công ty đã không ngừng củng cố, xây dựng các biện pháp bán hàng phù hợp với sự thay đổi chung của nền kinh tế và nhu cầu thị hiếu ngày càng cao của người tiêu dùng.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH TUẤN 1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, chức năng , nhiệm vụ của bộ máy quản lý trong công ty
BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
MINH TUẤN 1.Hoàn thiện cơ cấu tổ chức , chức năng , nhiệm vụ của bộ máy quản lý trong công ty
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn , em thấy nhìn chung cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty hiện nay là tương đối hợp lý đối với một doanh nghiệp tư nhân được thành lập chưa lâu Để bắt nhịp được với các doanh nghiệp trong nước trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển như hiện nay thì em thấy cơ cấu bộ máy quản lý của công ty , cũng như số lượng và chất lượng tại các phòng ban cần có sự điều chỉnh để thích nghi với nền kinh tế và thúc đẩy sự phát triển của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty trước khi hoàn thiện :
( Nguồn : Phòng kinh doanh công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn )
Sau đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sau khi hoàn thiện
1.1 Bổ sung thêm ban giám sát :
Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn là một doanh nghiệp chuyên phân phối sản phẩm tại thị trường trong nước , địa bàn hoạt động kinh doanh của công ty là khá rộng, do vậy mà việc kiểm soát sản phẩm của công ty trên thị trường là rất phức tạp Do vậy em nghĩ công ty nên thành lập một ban giám sát để đánh giá khách quan hiệu quả hoạt động của công ty Ban giám sát này là do công ty tự giám sát , chủ thể là người quản lý , điều hành và người quản lý trong công ty.
Phòng tổ chức hành chính
Ban giám sát trong công ty có các nhiệm vụ cơ bản sau :
Giám sát tình hình phân phối sản phẩm của công ty tại các địa điểm kinh doanh của công ty , kiểm tra thường xuyên tình hình huy động vốn , các nguồn lực công ty như tài sản , lao động, doanh thu
Giám sát việc thi hành các quy định , điều lệ của công ty , cũng như các quy định của pháp luật áp dụng đối với doanh nghiệp tư nhân
Đánh giá , kiểm tra các mối quan hệ lợi ích trong công ty như việc trả lương , khen thưởng phúc lợi đối với công nhân viên trong công ty
Như vậy việc thành lập ban giám sát trong công ty là việc làm cấn thiết Tuy vậy việc tuyển chọn những cán bộ của ban giám sát là hết sức quan trọng, do đó cần tuyển chọn những cán bộ quản lý có chuyên môn tốt và có phẩm chất đạo đức tốt và có kinh nghiệm thực tế Đối với một công ty tư nhân thì ban giám sát chỉ cần khoảng 5 người trong đó có 1 trưởng phòng và 4 nhân viên phụ trách các mảng giám sát khác nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Tại công ty hiện nay thì ban giám đốc gồm 3 người trong đó có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc là tương đối hợp lý đối với một doanh nghiệp tư nhân có quy mô vừa.
Qua sơ đồ vừa hoàn thiện ta thấy số lượng công việc của ban giám đốc là hợp lý Tuy nhiên thì đối với bộ phận ban giám đốc cần nâng cao trình độ quản lý hơn nữa, ngoài ra ban giám đốc cần phải có trình độ ngoại ngữ để giao tiếp với các đối tác trong hoạt động kinh doanh cũng như phải có trình độ tin học cao để áp dụng những thành tựu của khoa học kỹ vào quá trình quản lý cũng như để biết những thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Nhiệm vụ của ban giám đốc mới sau khi hoàn thiện:
Giám đốc : Là một người đứng đầu doanh nghiệp , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do vậy mà trách nhiệm của Giám đốc là rất lớn, Giám đốc có toàn quyền quyết định về chiến lược của công công ty , điều hành hoạt động của công ty Tuy vậy thì giám đốc chỉ là người phụ trách những vấn đề chung , còn uỷ quyền cho các phó giám đốc và các phòng ban chịu trách nhiệm những vấn đề chuyên môn từng lĩnh vực
Các phó giám đốc :Là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm với giám đốc theo lĩnh vực được giao Các phó giám đốc cỏ thể đề xuất với giám đốc về phương hướng phát triển của công ty cũng như việc lãnh đạo trực tiếp các phòng ban trong công ty
1.3 Bổ sung thêm bộ phận marketing tại phòng kinh doanh
Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty đó là phân phối sản phẩm tại thì trường trong nước , do vậy mà việc khai thác thị trường là rất quan trọng Trong thời gian vừa qua , công ty chủ yếu làm ăn với những khách hàng truyền thống của công ty , việc mở rông thị trường của công ty chưa được đầu tư một cách thoả đáng Do vậy mà việc thành thành lập thêm bộ phận Marketing tại phòng kinh doanh của công ty là rất cần thiết và quan trọng với sự phát triển của công ty trong thời gian sắp tới
Hiện nay số lượng nhân viên tại phòng kinh doanh là 12 người , trong đó có
1 trưởng phòng Với số lượng nhân viên như hiện nay mà thành lập thêm bộ phận Marketing thì không thể đáp ứng được yêu cầu của công việc , do đó cần tổ chức lại cơ cấu của phòng Tại phòng kinh doanh hiện nay cần bổ sung thêm 1 phó phòng chuyên về quản lý bộ phận marketing để giảm bớt công việc cho trưởng phòng và sát nhập bộ phận bán hàng vào bộ phận Marketing Như vậy tại bộ phận Marketing cần có : 1 phó phòng , 5 nhân viên nghiên cúu thị trường , 2 nhân viên lập kế hoạch marketing và 20 nhân viên phụ trách bán hàng chuyển từ bộ phận bán hàng sang Do đó mà công ty có thể chuyển khoảng 3 người từ phòng kinh doanh cũ sang bộ phận Marketing làm phó phòng phụ trách lĩnh vực marketing và nhân viên lập kế hoạch , đối với nhân viên nghiên cứu thị trường thì công ty cần tuyển những người phải được đào tạo đại học chính quy chuyên ngành về marketing thì mới có thể đảm nhiệm được nhiệm vụ này
1.4 Sát nhập bộ phận kế toán , thủ kho , thủ quỹ thành Phòng tài vụ Để thuận lợi cho hoạt động kinh doanh cũng như việc kiểm soát tình hình tài chính của công ty được thuận lợi thì công ty cần sát nhập bộ phận kế toán , thủ quỹ , thủ kho thành một phòng, đó là phòng Tài vụ. Để quản lý về lĩnh vực tài chính một cách có hiệu quả thì phòng tài vụ cần có một trưởng phòng và một phó phòng Đối với 2 vị trí này công ty cần tuyển những người có đủ năng lực và có kinh nghiệm lâu năm và có thể đưa những người đã có thành tích tốt , đủ năng lực trong công ty vào các vị trí này.
Về tình hình nhân sự tại các bộ phận trong phòng : Đối với bộ phận kế toán cần tuyển thêm 1 kế toán viên để giúp việc cho kế toán trưởng vì hiện nay bộ phận kế toán chỉ có 3 người trong đó 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên Ngược lại đối với bộ phận thủ kho thì cần giảm bớt số lượng , với số lượng là 5 người là không cần thiết , trong khi đó công ty có 2 nhà kho do đó chỉ cần 4 người là đủ. Riêng đối với bộ phận thủ quỹ là hợp lý với số lượng nhân viên là 2 người , đáp ứng được công việc hiện nay.
1.5Bổ sung thêm phòng tổ chức hành chính :
Hiện nay tại công ty chỉ có bộ phận lái xe và bộ phận bảo về hoạt động riêng lẻ , độc lập với nhau mà chưa có một phòng ban nào chịu trách nhiệm quản lý Bên cạnh đó thì nhiệm vụ về công tác hành chính của của công ty cũng chưa có 1 bộ phận cụ thể nào chịu trách nhiệm Do vậy việc thành lập thêm phòng tổ chức hành chính là hết sức cần thiết.
Về cơ cấu của phòng bao gồm :
5 2 o 1 trưởng phòng o 1 phó phòng o Văn thư hành chính : 2 người o Tổ lái xe : 5 người o Tổ bảo vệ 4 người
Về tình hình nhân sự : Như vậy thì 2 vị trí trưởng phòng và phó phòng đều chưa có , do vậy mà công ty cần có kế hoạch tuyển dụng vào 2 vị trí này hoặc có thể tuyển chọn những người có năng lực , có kinh nghiệm lâu năm tại công ty Đối với bộ phận lái xe của công ty là 5 người như vậy là vừa đủ để đáp ứng về công việc kinh doanh chuyên về phân phối sản phẩm của công ty Riêng đối với tổ bảo vệ hiện nay có 5 người là không cần thiết , như vậy cần giảm 1 người trong tổ bảo vệ vì công ty chỉ cần 4 người chia theo ca là đảm bảo công việc.
Chức năng chính của phòng tổ chức hành chính : Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tổ chức quản lý và điều hành phòng theo đúng những quy định về nhiệm vụ và quyền hạn được giao : o Tiếp nhận, thụ lý, quản lý toàn bộ hồ sơ của cán bộ công nhân viên về công tác tổ chức, tuyển dụng, nâng bậc lương, đào tạo bồi dưỡng tay nghề, khen thưởng, kỷ luật. o Chuẩn bị chương trình làm việc cho ban giám đốc trong tuần, tháng, và tham mưu cho ban giám đốc điều hoà phối hợp , sinh hoạt học tập trong xí nghiệp, bảo đảm quan hệ giữa chính quyền, ban chỉ huy, công đoàn o Quản lý nhà xưởng, các tài sản của xí nghiệp, kết hợp với các phòng tài vụ có kế hoạch định kỳ kiểm kê, đánh giá lại tài sản, phát hiện nhắc nhở những trường hợp vi phạm chế độ sử dụng tài sản đồng thời định kỳ sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở làm việc, nhà kho, nhà xưởng và các phương tiện tài sản khác.
