CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HÀNG HÓA
Những vấn đề chung về hàng hóa
1.1.1 Khái niệm và phân loại hàng hóa
Hàng hóa là một khía cạnh quan trọng và phổ biến trong mọi nền kinh tế Theo từ điển Việt Nam, hàng hóa được định nghĩa là một phạm trù cơ bản của nền kinh tế chính trị Trong nghĩa hẹp, hàng hóa là vật chất có hình dạng xác định trong không gian và có khả năng trao đổi, mua bán Ngược lại, theo nghĩa rộng, hàng hóa bao gồm tất cả những gì có thể được trao đổi và mua bán.
Theo Luật giá năm 2013, hàng hóa được định nghĩa là tài sản có thể trao đổi, mua bán trên thị trường, đáp ứng nhu cầu của con người, bao gồm cả động sản và bất động sản.
Theo chủ nghĩa Mac-Lenin, hàng hóa là sản phẩm của lao động, phục vụ nhu cầu của con người thông qua trao đổi và mua bán Hàng hóa được phân chia thành hai loại chính: tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng Ngoài ra, hàng hóa còn được phân loại thành hàng hóa đặc biệt (sức lao động), hàng hóa hữu hình (có hình dáng, kích thước như gạo, sắt, thực phẩm) và hàng hóa vô hình (không có hình dạng cụ thể như dịch vụ, vận tải, thương mại).
Hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại bao gồm các vật tư và sản phẩm được mua vào nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Việc phân loại hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế phát triển, khi mà sự đa dạng về mẫu mã và chủng loại sản phẩm ngày càng gia tăng.
Trên tầm vĩ mô, việc xây dựng các quy định chính sách và khuôn khổ pháp lý là cần thiết để hướng dẫn và điều tiết các hoạt động trao đổi mua bán hàng hóa, từ cấp quốc gia đến khu vực và toàn cầu.
Trong lĩnh vực thương mại hàng hóa, các chủ thể kinh doanh cần đầu tư và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, đồng thời phải tuân thủ các quy định của môi trường thể chế Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững trong ngành.
Sáu phân loại hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp bảo quản và định giá hàng hóa của doanh nghiệp, từ đó tác động đến tính chính xác trong việc phản ánh các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Phân loại hàng hóa theo nguồn hình thành
Theo tiêu thức phân loại này, hàng hóa được chia thành:
Hàng hóa mua từ bên ngoài: Là những hàng hóa được doanh nghiệp mua từ bên ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
Hàng hóa mua từ nội bộ là các sản phẩm được doanh nghiệp thu mua từ những đơn vị trong hệ thống tổ chức kinh doanh của mình, bao gồm công ty con, công ty mẹ và các công ty liên doanh – liên kết.
Hàng hóa được nhập từ các nguồn khác: Hàng hóa được tài trợ, hàng hóa được sử dụng để góp vốn, hàng hóa được biếu tặng…
Phân loại hàng hóa theo nguồn hình thành là cần thiết để xác định giá gốc một cách chính xác và đầy đủ Điều này giúp cung cấp thông tin liên quan đến hàng hóa một cách xác thực và hợp lý hơn trong các báo cáo tài chính, đặc biệt là trong việc lập báo cáo tài chính hợp nhất.
Phân loại hàng hóa theo mục đích sử dụng
Theo tiêu chí phân loại này, hàng hóa được hình thành:
Hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh là những sản phẩm được lưu trữ và sử dụng một cách hợp lý, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra một cách liên tục và hiệu quả.
Hàng hóa phục vụ cho các hoạt động bên ngoài như biếu tặng, từ thiện và tài trợ thường là những mặt hàng chưa được sử dụng Những hàng hóa này vẫn còn lưu kho và chưa có kế hoạch để đưa vào kinh doanh hoặc sử dụng cho mục đích khác Giá trị của chúng thường xuất phát từ việc xác định mức dự trữ hàng bán không chính xác.
Hàng hóa không được sử dụng bao gồm những sản phẩm kém chất lượng hoặc đã mất đi phẩm chất ban đầu Những hàng hóa này thường là những sản phẩm bị trả lại và không còn giá trị sử dụng nữa.
Việc phân chia hàng hóa theo mục đích sử dụng giúp tính toán và xác định mức dự phòng hàng hóa hiệu quả Đồng thời, việc đánh giá giá trị hàng hóa chưa sử dụng cũng cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu quả của quy trình sản xuất và quản lý trong doanh nghiệp.
Phân loại theo địa điểm bảo quản:
Theo tiêu chí phân loại này, hàng hóa bao gồm:
Hàng hóa trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, với giá trị được thể hiện qua tổng số hàng hóa đang được bảo quản và sử dụng Việc quản lý hiệu quả hàng hóa này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
1.2.1 Yêu cầu và nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa
Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa tại Việt Nam, doanh nghiệp luôn tìm kiếm sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và tạo ra lợi nhuận Tuy nhiên, sản phẩm hàng hóa có thể trở thành "con dao hai lưỡi" nếu không được quản lý tốt Nếu doanh nghiệp giám sát hiệu quả và thực hiện các hoạt động mua bán hợp lý, họ sẽ thu được lợi ích kinh tế Ngược lại, nếu không kiểm soát, hàng hóa sẽ chịu ảnh hưởng từ biến động kinh tế, gây khó khăn trong duy trì hoạt động kinh doanh liên tục Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro chi phí, giảm lợi ích kinh tế do các khoản chi, khấu trừ tài sản, nợ bồi thường, tổn thất hàng hóa, và cạnh tranh với sản phẩm khác mà doanh thu không đủ bù đắp.
1.2.1.1 Yêu cầu quản lý hàng hóa
Trong hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu hàng hóa đóng vai trò quan trọng và cần được quản lý chặt chẽ ở mọi giai đoạn và bộ phận liên quan Một số công tác quản lý cần thiết bao gồm việc theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả của hàng hóa trong quá trình kinh doanh.
Hàng hóa cần được theo dõi và quản lý chặt chẽ về số lượng và giá trị, bao gồm hàng tồn đầu kỳ, hàng mua và sản xuất trong kỳ, hàng xuất ra và hàng tồn cuối kỳ Đồng thời, việc kiểm tra và giám sát kế hoạch mua hàng là cần thiết để đảm bảo đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho hoạt động doanh nghiệp và tăng nhanh vòng quay vốn lưu động.
Quản lý số lượng hàng hóa là quá trình theo dõi thường xuyên tình hình nhập và xuất hàng hóa, giúp đánh giá việc thực hiện kế hoạch mua hàng một cách hiệu quả.
Việc tiêu thụ hàng hóa giúp phát hiện những sản phẩm tồn đọng lâu ngày, hàng hóa tiêu thụ chậm hoặc không tiêu thụ được, từ đó có biện pháp giải quyết kịp thời.
Quản lý chất lượng là yếu tố then chốt để cạnh tranh trên thị trường hiện nay, yêu cầu hàng hóa phải đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và nhu cầu của người tiêu dùng Doanh nghiệp cần lựa chọn nguồn hàng chất lượng cao và kiểm nghiệm chất lượng khi nhập kho Việc bảo quản hàng hóa trong kho cũng rất quan trọng để tránh hư hỏng, giảm chất lượng và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.
Quản lý giá trị hàng hóa là yếu tố quan trọng trong việc theo dõi và đánh giá tình hình kho Các đơn vị cần thường xuyên cập nhật giá trị hàng hóa tồn kho và nắm bắt sự biến động giá cả trên thị trường để phản ánh chính xác giá trị thực tế của hàng hóa.
Hàng hóa cần được giám sát chặt chẽ tại từng giai đoạn thu mua, lưu trữ và sử dụng Việc theo dõi hàng hóa phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo sự phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng loại Đồng thời, cần duy trì mối quan hệ chính xác giữa số liệu chi tiết và tổng hợp, cũng như giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.
Khâu thu mua cần phải được quản lý chặt chẽ về chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua Việc thực hiện thu mua phải tuân thủ kế hoạch đã đề ra, đồng thời phù hợp với nhu cầu của xã hội.
Khâu bảo quản: Phải tổ chức tốt kho hàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại hàng hóa tránh hư hỏng, mất mát
Khâu dự trữ cần thiết lập một cấu trúc hợp lý, xác định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại hàng hóa Điều này nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường, đồng thời tránh tình trạng ứ đọng vốn do lượng dự trữ quá lớn.
Doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên thông tin về thị trường cung cấp và tiêu thụ hàng hóa để đảm bảo có dữ liệu chính xác và kịp thời, từ đó tránh tình trạng khan hiếm, dư thừa hoặc ứ đọng hàng hóa Việc này rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên thiết lập hệ thống cảnh báo để nhận diện sớm những dấu hiệu bất thường, như hàng hóa vượt qua định mức tối đa hoặc dưới mức tối thiểu, từ đó thực hiện các điều chỉnh hợp lý để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý chi phí, cần tổng hợp đầy đủ và kịp thời các khoản chi phí cấu thành giá mua vào Việc tính toán giá trị thực tế của từng loại hàng hóa là rất quan trọng, nhằm cung cấp tài liệu hỗ trợ cho việc xác định giá thực tế của hàng hóa khi xuất kho.
Để bảo quản hàng hóa hiệu quả trong kho và trong quá trình vận chuyển, cần thiết lập một hệ thống kho hàng và phương tiện vận chuyển phù hợp với tính chất và đặc điểm của từng loại hàng hóa Điều này giúp giảm thiểu hao hụt, hư hỏng và mất mát trong suốt quá trình bảo quản và vận chuyển.
1.2.1.2 Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa
Kế toán hàng hóa có nhiệm vụ tổ chức ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời các số liệu liên quan đến thu mua, vận chuyển, bảo quản, cũng như tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa Công việc này nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Nhiệm vụ của kế toán hàng hóa bao gồm kiểm soát giá bán, chiết khấu bán hàng và công nợ phải thu từ hàng xuất Kế toán cần tính toán giá thành thực tế dựa trên số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn của hàng hóa Đồng thời, việc thực hiện cần tuân thủ chế độ kế toán quy định và phù hợp với đặc điểm kinh doanh để đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Hình thức kế toán hàng hóa
Theo phụ lục 4 của Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 2/8/2016 của Bộ Tài chính, hình thức ghi sổ kế toán được quy định bao gồm nhiều phương thức khác nhau, thay thế cho Quyết định 48/2006.
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung a) Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi
Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
– Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
– Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Hàng ngày, dựa vào các chứng từ đã kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày hoặc theo định kỳ, cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc vào cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt để ghi vào các tài khoản tương ứng trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ có thể được ghi vào nhiều sổ Nhật ký khác nhau.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối tài khoản Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu từ Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Nguyên tắc quan trọng là Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải khớp với số liệu trên sổ Nhật ký chung, đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
1.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán Nhật ký –
Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
– Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, cần xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sẽ được ghi trên một dòng trong cả hai phần Nhật ký và Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ cùng loại như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, v.v.
Trong kế toán, việc sinh chứng từ nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày là cần thiết Các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại, sau khi được ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, đồng thời cộng số liệu từ cột phát sinh và các cột Nợ, Có của từng tài khoản Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng cho từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
– Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền trong cột “Phát sinh” của phần Nhật ký được tính bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản.
Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản
Các sổ và thẻ kế toán chi tiết cần được khóa sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ và Có, từ đó tính toán số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa trên số liệu đã khóa sổ, lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản và đối chiếu với số phát sinh Nợ và Có.
Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu trên Nhật ký –
Sau khi khóa sổ, Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết sẽ được kiểm tra và đối chiếu Nếu các số liệu khớp và chính xác, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký sổ cái
1.3.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
– Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
– Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng Mỗi chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong tháng hoặc năm, theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, và phải kèm theo chứng từ kế toán Trước khi ghi sổ kế toán, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng duyệt Hình thức kế toán của chứng từ ghi sổ bao gồm nhiều loại sổ kế toán khác nhau.
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết b) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và sau đó chuyển sang Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi lập Chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI GIA LÊ
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI GIA LÊ
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
- Tên công ty bằng Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ & VẬN TẢI THƯƠNG MẠI GIA LÊ
- Tên công ty bằng Tiếng Anh: GIALE TRANSPORTATION SERVICE
- Tên công ty viết tắt: GIA LE TRA XO, LTD
- Tên giao dịch: GIA LE TRAX CO, LTD
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển BIDV Chi nhánh Đông Hà Nội có trụ sở chính tại Nhà số 9 ngõ 4 đường Cống 3, Thôn Nhuế, Xã Kim Chung, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại đến số 043.8821188 hoặc gửi fax qua số 043.8821188.
Nơi đăng ký quản lý: Chi cục Thuế Huyện Đông Anh Đại diện pháp luật: Phạm Thị Thanh Thủy
Giám đốc: Phạm Thị Thanh Thủy
Ngày bắt đầu hoạt động: 03/04/2013
Bằng chữ: Một tỷ tám trăm triệu đồng
Ngành nghề kinh doanh: Thương mại VLXD
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê là một doanh nghiệp tư nhân bắt đầu hoạt động ngày 03/04/2013 và được cấp giấy phép hoạt động
Vào ngày 5 tháng 4 năm 2013, Công ty TNHH Đầu Tư Vận Tải – Dịch Vụ & Thương Mại Gia Lê đã được thành lập Sau đó, công ty đã thực hiện đăng ký thay đổi tên lần thứ hai vào ngày 17 tháng 6 năm 2014, chuyển thành Công ty TNHH Dịch.
Công ty Vận Tải & Thương Mại Gia Lê, với vốn điều lệ 1.800.000.000 đồng, chuyên hoạt động trong lĩnh vực thương mại vật liệu xây dựng (VLXD) Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty có khả năng tự chủ về tài chính và tư cách pháp nhân, đồng thời mở tài khoản tại Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển BIDV, Chi nhánh Đông Anh, Hà Nội.
Thời gian đầu mới thành lập, khối lượng công việc lớn, nhân lực mỏng, do đó công việc gặp không ít khó khăn
Với quyết tâm và nỗ lực không ngừng, Công ty đã từng bước khẳng định vị trí vững chắc trong ngành Thương mại Vật liệu Xây dựng (VLXD) Ngoài việc chuyên cung cấp vật liệu và thiết bị lắp đặt cho xây dựng, Công ty còn mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực máy móc, thiết bị, phụ tùng, cùng với sản xuất cấu kiện kim loại và xây dựng các công trình như nhà ở, đường sắt và đường bộ Hiện nay, Công ty tiếp tục phát triển mạnh mẽ để nâng cao vị thế trên thị trường.
2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và quy trình kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê
2.1.2.1 Lĩnh vực kinh doanh và tính hình kết quả kinh doanh a Lĩnh vực kinh doanh
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải Thương Mại Gia Lê chuyên về thương mại vật liệu xây dựng (VLXD) và đang mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác Mục tiêu của công ty là trở thành một doanh nghiệp uy tín và chất lượng cao trong ngành VLXD tại Việt Nam và trên thị trường quốc tế.
& Thương Mại Gia Lê hiện đang phát triển trên một số lĩnh vực như:
STT Tên ngành Mã ngành
Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng
- Bán buôn kính xây dựng
- Bán buôn sơn, véc ni
- Bán buôn gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh
- Bán buôn đồ ngũ kim
Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
Chi tiết: Bán buôn máy móc, thiết bị vật tư ngành cửa nhựa lõi thép
3 Sản xuất các cấu kiện kim loại 2511
Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Bán buôn hóa chất sử dụng trong nông nghiệp ( trừ hóa chất Nhà nước cấm ); Bán buôn phế liệu, phế thải kim loại, phi kim loại
5 Sản xuất thùng, bể chứa và dụng cụ chứa đựng bằng kim loại
6 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan
7 Bán buôn kim loại và quặng kim loại
Chi tiết: Bán buôn sắt, thép
8 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 4933
9 Hoạt động cấp tín dụng khác
Chi tiết: Dịch vụ cầm đồ
10 Xây dựng nhà các loại 4100
11 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ 4210
12 Hoàn thiện công trình xây dựng 4330
14 Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép 4641
15 Sản xuất khác chưa được phân vào đâu
Chi tiết: Sản xuất cửa nhựa lõi thép
16 Khai thác đá, sỏi, đất sét 0810
17 Vận tải hành khách đường bộ khác 4932
Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động ( không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường )
19 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình
Chi tiết: Bán buôn giường, tủ, bàn ghế
20 Bán mô tô, xe máy 4541
21 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác 4511
22 Bán lẻ ô tô con (loại 12 chỗ ngồi trở xuống) 4512
23 Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác 4513
Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh
Bảng 2.1 Lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương
(Nguồn: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê) b Tình hình kết quả kinh doanh ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.705.154.510 4.858.002.357 4.639.511.555 Doanh thu hoạt động tài chính 135.890.000 401.900.540 657.430.890
Chi phí tài chính( lãi vay phải trả) 853.479.900 1.130.898.200 1.171.498.800
Bảng 2.2: Kết quả kinh của công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê trong 3 năm (2020-2022)
(Nguồn: Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê)
Phân tích kết quả của công ty trong 3 năm gần đây:
Nhìn chung tình hình hoạt động của Công ty trong 3 năm 2020, 2021, 2022 có nhiều bước phát triển tốt và đạt được nhiều kết quả mong đợi cụ thể như sau:
Doanh thu thuần của công ty đã tăng nhanh trong 3 năm gần đây, với mức tăng 15.064.885.646 đồng (1.2%) từ năm 2020 đến năm 2021 Năm 2022, doanh thu tiếp tục tăng thêm 10.639.462.602 đồng (1.1%) so với năm 2021 Sự tăng trưởng này được ghi nhận nhờ chiến lược kinh doanh hiệu quả, giúp công ty tăng doanh thu và giảm chi phí.
- Về lợi nhuận thuần của công ty tăng đều trong 3 năm, năm 2021 so với năm
2020 tăng 157.317.372, tương đương 1.07% Năm 2022 so với năm 2021 tăng 339.522.636, tương đương 1.13%
Trong ba năm qua, lợi nhuận sau thuế của công ty đã tăng trưởng đáng kể Cụ thể, năm 2021 so với 2020, lợi nhuận sau thuế tăng 128.423.205 đồng, tương đương 1,08% Đến năm 2022, so với năm 2021, lợi nhuận tiếp tục tăng thêm 308.785.856 đồng, cũng tương đương 1,08%.
Qua phân tích, tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đang phát triển mạnh mẽ và hiệu quả qua các năm, mang lại lợi nhuận cao Điều này giúp doanh nghiệp có khả năng trang trải cho các hoạt động đầu tư và mở rộng kinh doanh.
Chi phí quản lý doanh nghiệp 235.105.192 351.642.087 340.132.317
LN thuần từ hoạt động kinh doanh 2.362.699.838 2.520.017.210 2.859.539.846 Lợi nhuận trước thuế 2.362.699.838 2.520.017.210 2.859.539.846 Thuế TNDN phải nộp 347.802.818 376.696.985 407.433.765
2.1.2.2 Quy trình kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê chuyên cung cấp vật liệu xây dựng (VLXD) với quy trình kinh doanh đơn giản và hiệu quả Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ vận tải và thương mại chất lượng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong lĩnh vực xây dựng.
Sơ đồ 2.1: Quy trình kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê
Công ty nhập kho các loại hàng hóa đã đặt hàng trước nhằm dự trữ và bán cho khách hàng Sản phẩm được cung cấp thông qua hai hình thức: bán buôn và bán lẻ.
Sau khi nhập hàng hóa, công ty sẽ triển khai các chiến lược kinh doanh, quảng cáo và marketing nhằm giới thiệu sản phẩm đến khách hàng có nhu cầu Điều này không chỉ giúp tăng cường nhận diện thương hiệu mà còn tạo ra mối liên kết bền vững giữa công ty và khách hàng.
Hàng hoá mua về (xi măng, gạch xây, ngói…)
Nhập kho Các nghiệp vụ tác nghiệp kinh doanh
2.1.3 Cơ cấu và tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải & Thương Mại Gia Lê
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban :
- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty về pháp luật
Quyết định, điều hành các vấn đề phát sinh hàng ngày tại công ty Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao tại công ty
Phó giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong các vấn đề hàng ngày của công ty, có trách nhiệm giám sát tất cả các hoạt động và thay mặt giám đốc khi cần thiết Phòng kế toán tài chính tập hợp chứng từ và nghiệp vụ kinh tế, tư vấn cho giám đốc về hoạt động tài chính, phân tích và báo cáo tình hình tài chính hàng tháng, hàng quý Họ cũng xây dựng kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, đồng thời thực hiện công tác kế toán thống kê cho công ty.
- Phòng tổ chức hành chính:
Nhiệm vụ chính của bộ phận là tuyển dụng lao động và sắp xếp lại đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, đảm bảo phù hợp với trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật và nhu cầu sản xuất kinh doanh Ngoài ra, bộ phận cũng quản lý hồ sơ, văn bản lưu trữ, cũng như công văn đi và công văn đến.
Phòng thị trường Phòng tài chính kế toán
Phòng tổ chức hành chính
43 đến và tình hình an ninh của văn phòng công ty cũng như công tác phòng cháy chữa cháy …
- Phòng tài chính kế toán:
Chức năng của bộ phận tài chính là tập hợp thông tin kinh tế, quản lý và tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính của công ty Bộ phận này lập kế hoạch tài chính, chỉ đạo thực hiện hạch toán kế toán, quản lý thu hồi và huy động vốn, cũng như bảo toàn vốn Họ ghi chép hạch toán, quản lý tiền hàng, tài sản và công nợ một cách chính xác, đảm bảo tính pháp lý và xác định kết quả kinh doanh theo quý và năm Đồng thời, bộ phận này cũng theo dõi các khoản nộp ngân sách nhà nước như thuế, phí và lệ phí, đảm bảo tuân thủ các quy định và pháp luật hiện hành.
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là hỗ trợ giám đốc trong việc quản lý kế hoạch kinh doanh, thị trường và bán hàng Đồng thời, bộ phận cũng cung cấp thông tin kinh tế cần thiết, tham gia vào các hoạt động đấu thầu công trình và ký kết hợp đồng kinh tế.
NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI GIA LÊ
2.3.1 Ưu điểm và kết quả đạt được
Thứ nhất, về hình thức sổ kế toán:
Công ty TNHH Dịch vụ vận tải và Thương mại Gia Lê sử dụng Nhật ký chung trên ứng dụng Excel, một phương pháp ghi sổ kế toán đơn giản và dễ áp dụng, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty.
Bộ phận kế toán của Công ty không chỉ tuân thủ hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính mà còn mở rộng bằng cách thiết lập hệ thống sổ chi tiết để theo dõi các mặt hàng cụ thể.
66 yêu cầu của quản lý, giúp cho công tác theo dõi, tìm và cung cấp thông tin diễn ra nhanh chóng, kịp thời
Công ty đã sử dụng ứng dụng Excel trong kế toán, giúp giảm khối lượng công việc và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí Việc này đảm bảo hạch toán và ghi nhận thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Thứ hai, về chứng từ và quy trình luân chuyển
Các chứng từ kế toán ban đầu được lập dựa trên nghiệp vụ thực tế và được quản lý chặt chẽ thông qua xác nhận của các bên liên quan Điều này giúp hạn chế các hành vi gian lận và sai sót như làm giả, bỏ sót hoặc ghi thiếu thông tin trong chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty được quản lý chặt chẽ và yêu cầu phê duyệt trước khi thực hiện Mọi nghiệp vụ đều được ghi sổ một cách kịp thời và đầy đủ.
Công tác lưu trữ chứng từ cũng được Công ty thực hiện tốt Các chứng từ liên quan đều được sao lưu và bảo quản theo đúng quy định
Thứ ba, về phương pháp ghi sổ kế toán
Xét về kế toán chi tiết hàng hóa
Công ty TNHH Dịch vụ & Thương mại Gia Lê áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa bằng cách mở thẻ song song, giúp đơn giản hóa việc ghi chép và dễ dàng kiểm tra giữa thủ kho và kế toán Phương pháp này cho phép phát hiện sai sót kịp thời và cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác về tình hình nhập xuất tồn kho của từng mã hàng.
Xét về kế toán tổng hợp hàng hóa
Công ty không chỉ áp dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính mà còn phát triển các tài khoản chi tiết để phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán, nhằm nâng cao khả năng theo dõi và kiểm tra.
Thứ tư, về phương pháp tính giá hàng hóa
Tại Công ty, hàng hóa được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền, giúp kế toán và nhân viên dễ dàng xác định giá trị hàng hóa một cách chính xác và hiệu quả.
67 một cách nhanh chóng, đáp ứng được tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, nhiều đơn hàng tại Công ty
Thứ năm, về công tác quản lý hàng hóa
Công ty thực hiện quản lý hàng hóa một cách hệ thống, với các danh mục hàng hóa được kế toán phân loại riêng theo từng loại Thủ kho cũng áp dụng việc phân loại này trong việc lập thẻ kho, giúp việc so sánh, đối chiếu và kiểm kê trở nên dễ dàng và đầy đủ hơn.
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý nhưng còn nhiều bất cập trong quy trình vận hành Tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ dẫn đến sai sót và khả năng gian lận cao Đây là điểm yếu lớn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh và tính ổn định của Công ty trong dài hạn.
Thứ hai, về dự trữ hàng hóa
Dự trữ hàng hóa tại Công ty hiện chưa được xác định rõ ràng và hợp lý, dẫn đến tình trạng tồn đọng cần giải quyết Từ khi thành lập, Công ty chưa thiết lập mức dự trữ cụ thể cho từng loại hàng hóa, trong khi mức tiêu thụ lại phụ thuộc vào sự biến động của các lĩnh vực kinh doanh khác như xây dựng và bất động sản Điều này gây khó khăn cho việc kinh doanh hiệu quả và kịp thời, nếu kế toán không xác định rõ mức dự trữ cần thiết.
Thứ ba, về công tác lập dự phòng
Hiện nay, giá hàng hóa trong kho cao hơn giá thị trường, nhưng công ty chưa thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này có thể dẫn đến tổn thất trong kinh doanh.
Thứ tư, về việc lập sổ danh điểm hàng hóa
Sổ danh điểm hàng hóa là tài liệu tổng hợp tất cả các loại hàng hóa mà doanh nghiệp đang kinh doanh, được phân loại và theo dõi một cách chặt chẽ theo từng nhóm, loại và quy cách Hệ thống này có thể được thiết lập theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào loại hình và mặt hàng kinh doanh của từng doanh nghiệp.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại hàng hóa, dẫn đến khó khăn trong quản lý Việc này có thể gây ra nhầm lẫn và thiếu thống nhất trong công tác quản lý hàng hóa Do đó, việc áp dụng nguyên tắc mã hóa đơn giản và dễ nhớ là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý.
Thứ năm, về kế toán quản trị
Phòng kế toán tại Công ty hiện đang gặp hạn chế về quy mô và chất lượng các chứng từ, báo cáo phục vụ cho công tác quản trị Thông tin mà kế toán cung cấp cho ban lãnh đạo chủ yếu chỉ mang tính chất cung cấp số liệu để lập báo cáo tài chính, dẫn đến hiệu quả của các quyết định dự toán, dự trù và kế hoạch phát triển không đạt yêu cầu cao.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP GIÚP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI GIA LÊ
Định hướng phát triển của công ty
Công ty TNHH Dịch vụ vận tải & Thương mại Gia Lê luôn xác định phương hướng và tầm nhìn rõ ràng trong suốt quá trình hoạt động Với mong muốn trở thành đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ vận tải và kinh doanh vật liệu xây dựng, Gia Lê cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cao nhất cho người tiêu dùng Ngoài ra, công ty còn hướng tới nhiều mục tiêu khác nhằm phát triển bền vững.
Một là, duy trì kinh doanh có lãi và bảo toàn vốn
Hai là, tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng phạm vi kinh doanh, củng cố mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại
Ba là, duy trì, đa dạng cập nhật kịp thời các biến động thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh
Bốn là, phổ biến các mặt hàng của Công ty ra rộng các tỉnh thành không chỉ miền Bắc mà cả khu vực toàn quốc
Năm là, tăng cường, phát triển các hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, cũng như khẳng định uy tín của doanh nghiệp
Sáu là, tăng cường công tác quản lý, hạn chế các chi phí không hợp lý, đảm bảo kết quả kinh doanh.
Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty TNHH dịch vụ vận tải và thương mại Gia Lê
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các nhà quản lý, đồng thời thu hút sự chú ý của nhà đầu tư, ngân hàng và chính phủ, phục vụ cho các mục đích khác nhau.
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra quyết định và chiến lược kinh doanh hiệu quả Khi thông tin kế toán bị sai lệch, đánh giá và soát xét của nhà quản trị sẽ không còn chính xác, dẫn đến quyết định thiếu tính hợp lý Vì vậy, mọi công ty, chi nhánh hay cơ sở đều cần một hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả để đảm bảo tính chính xác trong quản lý.
Tài sản ngắn hạn đóng vai trò quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn trong doanh nghiệp Khi kế toán cung cấp thông tin chính xác về khối lượng, chủng loại và giá trị hàng hóa, các nhà quản trị có thể đưa ra quyết định phù hợp về mức nhập xuất và phương án dự trữ Hệ thống kế toán hiệu quả sẽ đảm bảo thông tin nghiệp vụ được kê khai rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Trước sự phát triển nhanh chóng của thị trường tài chính và việc mở rộng vốn hóa doanh nghiệp ra quốc tế, nhu cầu sử dụng báo cáo tài chính cho các quyết định kinh tế ngày càng đa dạng Do đó, thông tin tài chính, đặc biệt là thông tin về hàng hóa kinh doanh, cần được công khai minh bạch và trình bày rõ ràng, đồng thời phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường thương mại, việc tối ưu hóa công tác kế toán là rất cần thiết, đặc biệt trong việc xác định chi phí và giá bán để nâng cao sức cạnh tranh Cạnh tranh về giá hàng hóa là phương thức cơ bản trong kinh doanh, mang lại hiệu quả nhanh chóng giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển bền vững.
3.2.2 Nguyên tắc trong việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa
Việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa cần đáp ứng ba điều kiện quan trọng: phù hợp với yêu cầu hội nhập quốc tế, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý nền kinh tế hiện tại và tương lai, đồng thời tương thích với trình độ kế toán tại Việt Nam.
Công tác kế toán hàng hóa cần phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi mà còn cho phép linh hoạt điều chỉnh khi có sự thay đổi trong điều kiện kinh doanh.
Việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty cần được thực hiện dựa trên mối liên hệ chặt chẽ giữa chi phí phát sinh và lợi ích thu được.
3.2.3 Yêu cầu trong việc hoàn thiện
Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán bao gồm việc đảm bảo thông tin kế toán chính xác, áp dụng chính sách và phương thức hạch toán hợp lý, cũng như quản lý dữ liệu và nghiệp vụ hàng hóa một cách hiệu quả.
Tính khách quan: Thông tin kế toán về hàng hóa phải được ghi chép và phản ánh đúng với thực tế phát sinh
Tính trung thực và hợp lý trong kế toán hàng hóa là yếu tố quan trọng, yêu cầu các số liệu phải được ghi nhận đầy đủ, đúng giá trị và phản ánh chính xác bản chất của các nghiệp vụ phát sinh.
Tính đầy đủ trong báo cáo tài chính là rất quan trọng, yêu cầu mọi dữ liệu liên quan đến hàng hóa trong kỳ phải được ghi nhận đầy đủ, không bỏ sót hoặc ghi nhận thừa Điều này đặc biệt áp dụng cho các thông tin trọng yếu, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tính kịp thời: Các thông tin kế toán liên quan đến hàng hóa được phản ánh và kết xuất, báo cáo đúng thời hạn
Tính thống nhất trong kế toán yêu cầu các chính sách, chuẩn mực và đơn vị tính phải được áp dụng đồng nhất trong suốt kỳ kế toán Điều này đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là có thể so sánh, chính xác và đáng tin cậy.
Việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa là cần thiết cho Công ty, tuy nhiên, cần có sự tính toán cụ thể để cân bằng giữa chi phí và hiệu quả Kết quả đạt được phải được dự trù ở mức độ phù hợp, thỏa mãn các mục tiêu ban đầu mà không gây lãng phí và đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty TNHH dịch vụ vận tải và thương mại Gia Lê (nhóm giải pháp kế toán tài chính/ nhóm giải pháp khác
3.3.1 Nhóm giải pháp kế toán tài chính
3.3.1.1 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Công ty đang gặp phải những vấn đề nghiêm trọng trong bộ máy tổ chức, đặc biệt là vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm Một nhân viên kế toán đảm nhận nhiều vai trò như kế toán công nợ và thủ quỹ, dẫn đến nguy cơ sai sót nghiêm trọng trong công việc Sự phân công không hợp lý này không chỉ vi phạm nguyên tắc kế toán mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và chất lượng công việc.
Để khắc phục tình trạng gian lận trong phòng kế toán tại Công ty, cần tổ chức phân công nhiệm vụ rõ ràng và đảm bảo các điều kiện cơ bản.
Một là, người xét duyệt, phê duyệt chứng từ phải tách biệt với người lập những chứng từ mua bán, hợp đồng này
Hai là, người trông giữ tài sản của Công ty phải tách bạch với người ghi chép, tính toán và phản ánh tài sản này trên sổ sách
Để nâng cao hiệu quả công việc, kế toán cần bổ sung nhân sự nhằm tách biệt chức năng thủ quỹ và kế toán công nợ Tuy nhiên, việc tuyển dụng thêm kế toán mới cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo sự cân bằng giữa chi phí và lợi ích đạt được.
3.3.1.2 Hoàn thiện công tác dự trữ hàng hóa
Công tác bảo quản và dự trữ hàng hóa tại Công ty đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì uy tín và kết quả kinh doanh Mặc dù hàng hóa không chịu nhiều biến động, nhưng chúng vẫn phụ thuộc vào nhu cầu thị trường Việc luôn sẵn hàng hóa là cần thiết để đảm bảo thực hiện hợp đồng đúng hạn Để nâng cao khả năng cạnh tranh và giảm thiểu khó khăn trong thu mua, Công ty cần áp dụng các phương pháp tối ưu hóa thời gian chuẩn bị đơn hàng.
Phòng kế toán có thể áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ):
S: Chi phí đặt hàng cho một đơn đặt hàng
H: Chi phí lưu kho cho một đơn vị đặt hàng
Q: Lượng hàng đặt mua trong một đơn hàng
Q*: Lượng đặt hàng tối ưu d: Nhu cầu hàng ngày
Để áp dụng mô hình EOQ hiệu quả, phòng kế toán cần đảm bảo rằng số liệu tiêu thụ dự kiến được xác định một cách chính xác Hơn nữa, lượng khách hàng, số đơn hàng và hàng hóa đặt cần được duy trì ổn định.
3.3.1.3 Hoàn thiện công tác lập dự phòng
Trong môi trường kinh doanh thị trường, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng hóa để giảm thiểu rủi ro sản xuất kinh doanh và tuân thủ nguyên tắc kế toán “thận trọng” Việc trích lập này được thực hiện vào thời điểm cuối năm tài chính, cụ thể đối với Công ty TNHH DVVT & TM Gia Lê, kỳ kế toán từ 01/01 đến 31/12, do đó thời điểm trích lập là ngày 31/12.
Công ty thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm kiểm soát kịp thời sự chênh lệch giá, đảm bảo không ảnh hưởng đến kế hoạch hoạt động.
Theo quy luật của nền kinh tế thị trường, giá cả hàng hóa có thể biến động, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh Do đó, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất quan trọng, đặc biệt khi giá cả không ổn định và doanh nghiệp mở rộng quy mô Việc này giúp công ty ổn định giá trị hàng hóa trong kho, giảm thiểu rủi ro từ biến động giá thị trường Hơn nữa, dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng là một bằng chứng quan trọng trong kế toán và kiểm tra tài chính của doanh nghiệp.
Dự phòng giảm giá giúp giảm lãi niên độ kế toán, cho phép doanh nghiệp tích lũy nguồn tài chính mà lẽ ra phải được phân chia.
Nguồn tài chính này tạm thời được phân loại trong tài sản lưu động và có thể được sử dụng để bù đắp cho các thiệt hại thực tế do hàng tồn kho bị giảm giá Đồng thời, việc lập dự phòng sẽ được ghi nhận như một khoản chi phí, từ đó làm giảm thu nhập doanh nghiệp phải nộp thuế.
Việc lập dự phòng phải tuân thủ nguyên tắc rằng số dự phòng không được vượt quá lợi nhuận thực tế sau khi hoàn nhập các khoản dự phòng từ năm trước Cần có bằng chứng cho thấy giá trị hàng hóa tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán Trước khi lập dự phòng, mức độ giảm giá hàng tồn kho cần được thẩm định qua hội đồng đánh giá Dựa vào tình hình giảm giá và số lượng tồn kho thực tế, doanh nghiệp sẽ tính toán mức dự phòng cho từng loại hàng hóa và tổng hợp vào bảng kê.
Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty bao gồm 75 chi tiết quan trọng Bảng kê này đóng vai trò là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và quản lý hiệu quả nguồn lực.
Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng hàng hóa được tính bằng cách lấy giá gốc hàng hóa nhân với lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm lập sổ kế toán Giá trị thuần giảm giá hàng hóa sẽ được phản ánh trong báo cáo tài chính của hàng tồn kho.
Vào ngày 31/12/2022, kế toán đã xác định rằng đơn giá của mặt hàng xi măng Tiên Sơn PCB 30 trong kho của công ty là 765.000 đồng/tấn, với số lượng tồn kho là 30 tấn Tổng trị giá hàng tồn kho đạt 22.950.000 đồng.
Thực tế xi măng này trên thị trường là 723.000 đồng/ tấn Tức giá trị của mặt hàng giảm so với giá trị thực tế thị trường là 42.000 đồng/ tấn
Khi đố số tiền cần trích lập dự phòng cho hàng hóa này là:
Công ty có thể sử dụng mẫu bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Công ty TNHH Dịch vụ vận tải & Thương mại Gia Lê
BẢNG TÍNH DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
SL Theo kế toán Theo thị trường Mức dự phòng cần lập Đơn giá Thành tiền Đơn giá Thành tiền
Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kế toán lập phiếu kế toán cho bút toán:
Kế toán nhập số liệu vào excel rồi in ra sổ kế toán liên quan
3.3.1.4 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm hàng hóa
Xây dựng sổ danh điểm hàng hóa là giải pháp hiệu quả giúp theo dõi từng loại hàng hóa, giảm thiểu nhầm lẫn và thiếu sót, đồng thời tạo sự thống nhất trong quản lý giữa thủ kho và kế toán trong việc lập bảng kê và báo cáo nhập xuất tồn kho Việc cập nhật số liệu vào máy tính và ghi chép của thủ kho trở nên thuận tiện hơn, giảm nhẹ khối lượng công việc và tránh nhầm lẫn Hơn nữa, công tác quản lý hàng hóa của doanh nghiệp sẽ trở nên chặt chẽ, thống nhất và khoa học hơn Để tạo sổ danh điểm hàng hóa, việc xây dựng bộ mã hàng hóa chính xác, đầy đủ và không trùng lặp là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần tuân thủ.