Sự cần thiết thực hiện đề tài nghiên cứu
Đại dịch Covid-19 khởi phát tại Trung Quốc vào cuối năm 2019 và nhanh chóng lan rộng toàn cầu, gây ra mức độ lây nhiễm cao và thiệt hại nghiêm trọng Hệ quả của đại dịch đã tác động mạnh mẽ đến mọi khía cạnh của đời sống xã hội và các hoạt động kinh tế.
Tại Việt Nam, việc các quốc gia đóng cửa giao thương cùng với các biện pháp giãn cách xã hội để phòng chống dịch đã làm gián đoạn hoạt động mua bán hàng hóa không thiết yếu Đặc biệt, đợt bùng phát dịch lần thứ tư, bắt đầu từ cuối tháng 4/2021, đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến các thành phố lớn như Thành phố Hồ Chí Minh và các trung tâm công nghiệp như Bắc Ninh, Bắc Giang, gây sức ép lớn lên nền kinh tế Việt Nam.
Ngành dịch vụ là một trong những ngành chịu ảnh hưởng nặng nề bởi Covid
Do yêu cầu giãn cách xã hội, nhiều tỉnh thành đã ban hành chỉ thị hạn chế và tạm dừng các hoạt động kinh doanh không thiết yếu, như dịch vụ ăn uống và các sự kiện tập trung đông người Điều này buộc các cơ sở kinh doanh phải tạm thời đóng cửa để đảm bảo công tác chống dịch Việc không có doanh thu trong khi vẫn phải chi trả các khoản chi phí cần thiết, như tiền thuê mặt bằng và chi phí điện, nước, đã đẩy nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vào tình trạng khó khăn.
Sau khi Việt Nam trở lại trạng thái “bình thường mới”, hoạt động buôn bán và giao thương đã phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là giao dịch hàng hóa qua internet, đáp ứng nhu cầu khách hàng trong đại dịch Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ, là xây dựng các phương án kinh doanh có lãi để khôi phục vốn bị tổn thất do Covid-19 Để đạt được lợi nhuận cao nhất, việc nắm bắt chính xác chi phí, doanh thu và sự biến động của thị trường là nhiệm vụ quan trọng của đội ngũ kế toán Trong đó, kế toán bán hàng đóng vai trò thiết yếu trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong các công ty thương mại dịch vụ hiện nay Vì lý do này, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang” để nghiên cứu và phát triển.
Do thời gian và kiến thức hạn chế, khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự chỉ dẫn từ các thầy cô để hoàn thiện khóa luận một cách tốt nhất.
Mục đích nghiên cứu
Nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán bán hàng là rất quan trọng trong việc xác định kết quả bán hàng của các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ Việc hiểu rõ các nguyên tắc kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và cải thiện lợi nhuận Kế toán bán hàng không chỉ phản ánh doanh thu mà còn cung cấp thông tin cần thiết để phân tích hiệu suất bán hàng, hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.
Tìm hiểu thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang nhằm xác định kết quả bán hàng chính xác Việc phân tích quy trình kế toán giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa hoạt động bán hàng Nhờ vào hệ thống kế toán chặt chẽ, công ty có thể theo dõi doanh thu và chi phí, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp để nâng cao doanh số.
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang cho thấy cần thiết phải cải thiện quy trình kế toán bán hàng Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Kết cấu khóa luận
Chương 1 Cơ sở lý luận về Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ
Chương 2 trình bày thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang, phân tích quy trình kế toán hiện tại, các phương pháp xác định doanh thu và chi phí, cũng như hiệu quả kinh doanh của công ty Bài viết cũng nêu rõ những thách thức mà công ty đang đối mặt trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động bán hàng, từ đó đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả kế toán và tăng cường kết quả bán hàng.
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang Các biện pháp này sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, tối ưu hóa quy trình bán hàng và đảm bảo tính chính xác trong việc ghi nhận doanh thu Đồng thời, việc áp dụng các công nghệ mới trong kế toán cũng sẽ góp phần cải thiện khả năng phân tích và báo cáo kết quả bán hàng, từ đó hỗ trợ công ty trong việc ra quyết định kinh doanh chiến lược.
Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ
Các khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng, phương thức thanh toán
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quy trình sản xuất và kinh doanh, nơi doanh nghiệp chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng, kèm theo những lợi ích và rủi ro liên quan Khách hàng sẽ thanh toán hoặc đồng ý thanh toán cho giao dịch này.
Trong doanh nghiệp, hàng hóa có thể là sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra, sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh, hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
1.1.1.2 Doanh nghiệp thương mại và dịch vụ
Hiện nay, khái niệm thương mại dịch vụ vẫn còn khá mới mẻ với nước ta
Thương mại dịch vụ, do tính chất vô hình của hàng hoá, vẫn chưa có định nghĩa thống nhất Tuy nhiên, có thể hiểu đơn giản rằng thương mại dịch vụ là hoạt động thương mại giữa bên cung ứng và bên sử dụng dịch vụ Quá trình này bao gồm nhiều khâu liên quan chặt chẽ, với sản xuất và tiêu dùng dịch vụ thường diễn ra đồng thời.
Công ty thương mại dịch vụ chuyên cung cấp các dịch vụ đa dạng như du lịch, thể thao, vận tải, ngân hàng, văn hóa và các hoạt động xã hội Các hình thức tổ chức của công ty bao gồm công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
Trong lĩnh vực bán hàng, các doanh nghiệp thương mại dịch vụ thường áp dụng nhiều phương thức khác nhau, bao gồm bán buôn và bán lẻ Tuy nhiên, hình thức bán lẻ được ưa chuộng hơn do đặc thù của hàng hóa mà họ cung cấp cho khách hàng.
Bán buôn là hoạt động bán hàng cho các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc tiêu thụ tiếp theo Đặc điểm nổi bật của hình thức này là hàng hóa vẫn ở trong chuỗi lưu thông và chưa được tiêu dùng, với số lượng hàng bán lớn mỗi lần Có hai phương thức bán hàng chủ yếu trong bán buôn: bán hàng qua kho và giao hàng vận chuyển thẳng.
Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức trong đó hàng hóa được nhập kho trước khi xuất bán và giao cho bên mua Hình thức giao hàng có thể thực hiện tại kho hoặc chuyển hàng đến địa điểm yêu cầu.
Giao hàng tại kho là hình thức mà bên bán chuyển hàng đến kho của mình, sau đó bên mua cử người đến trực tiếp nhận hàng Người nhận sẽ ký vào hóa đơn bán hàng và nhận hàng kèm theo hóa đơn dành cho bên mua.
Bên bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ kho của mình đến địa điểm mà bên mua đã chỉ định, theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Giao hàng vận chuyển thẳng (bán hàng giao tay ba) là hình thức mua bán mà hàng hóa được giao ngay mà không cần qua kho Doanh nghiệp có thể thực hiện giao hàng tại địa điểm mua hoặc chuyển đến địa chỉ yêu cầu của bên mua Trong trường hợp này, có hai phương thức thanh toán khác nhau có thể áp dụng.
+ Vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Doanh nghiệp thực hiện mua và bán hàng phải trực tiếp thanh toán tiền hàng
Doanh nghiệp vận chuyển thẳng mà không tham gia vào thanh toán sẽ trở thành tổ chức môi giới thương mại, từ đó nhận được hoa hồng và phải chịu thuế trên doanh thu hoa hồng.
Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, trong đó sản phẩm rời khỏi lưu thông và đi vào tiêu dùng, thực hiện giá trị sử dụng Hàng hóa bán lẻ thường có khối lượng nhỏ và được thanh toán ngay Các phương thức bán lẻ đa dạng bao gồm siêu thị, bán hàng qua điện thoại, bán hàng trực tuyến và bán lẻ lưu động Về cách thức thanh toán, có hai phương thức thu tiền chính trong bán hàng.
Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức tổ chức tại các siêu thị và quầy bách hóa lớn, nơi khách hàng tự chọn hàng hóa và thực hiện thanh toán tại quầy thu ngân Sau đó, vào cuối ngày, kế toán sẽ lập báo cáo bán hàng và nộp tiền vào phòng kế toán để ghi sổ.
Bán lẻ không thu tiền tập trung là phương pháp phù hợp cho các cửa hàng nhỏ, trong đó nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền từ khách hàng Cuối ngày, họ sẽ báo cáo doanh thu và nộp tiền cho phòng kế toán Hình thức này có thể thực hiện định kỳ sau 3, 5 hoặc 7 ngày, nhưng tiền mặt vẫn được nộp hàng ngày hoặc theo chu kỳ ngắn.
Phương thức thanh toán là cách thực hiện nghĩa vụ tài sản giữa bên mua và bên bán, có thể bao gồm thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng Các phương thức này thường được thỏa thuận tùy theo từng giao dịch Một số phương thức thanh toán phổ biến trong doanh nghiệp thương mại và dịch vụ bao gồm thanh toán tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, và các hình thức thanh toán điện tử.
+ Thanh toán bằng tiền mặt: là phương thức thanh toán phổ biến nhất, chủ yếu được sử dụng trong các giao dịch mua bán nhỏ lẻ
Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng
1.2.1 Khái niệm kế toán bán hàng
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và ghi chép các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp Công việc của họ bao gồm ghi hóa đơn bán hàng, theo dõi doanh thu, tính toán thuế giá trị gia tăng (GTGT) phải nộp, và quản lý sổ chi tiết hàng hóa, thành phẩm xuất bán Ngoài ra, họ còn xử lý hóa đơn chứng từ và lập báo cáo bán hàng theo quy định, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
1.2.2 Vai trò của kế toán bán hàng Đối với các doanh nghiệp, kế toán công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò quan trọng, giúp hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn
Số liệu từ kế toán bán hàng cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động bán hàng, giúp doanh nghiệp xác định kết quả bán hàng và nhận diện những thiếu sót trong quy trình mua, dự trữ và bán Qua đó, doanh nghiệp có thể kịp thời khắc phục các vấn đề phát sinh Đồng thời, những thông tin này cũng cho phép doanh nghiệp đánh giá khả năng mua sắm, dự trữ và tiêu thụ sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định đầu tư, cho vay hoặc thiết lập quan hệ hợp tác với các đối tác khác.
Dựa trên số liệu từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước có thể nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp Điều này giúp nhà nước thực hiện chức năng quản lý và kiểm soát vĩ mô nền kinh tế, đồng thời giám sát việc doanh nghiệp tuân thủ các quy định về kinh tế tài chính và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
1.2.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Những nhiệm vụ chủ yếu của kế toán bán hàng là:
Ghi chép kịp thời khối lượng hàng hóa và dịch vụ đã bán ra cũng như tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Việc tính toán chính xác trị giá vốn của hàng hóa đã bán, cùng với chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác, giúp xác định rõ ràng kết quả bán hàng.
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và tuân thủ lỷ luật thanh toán là rất cần thiết để đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán
Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng là rất quan trọng để xác định kết quả kinh doanh và phân phối kết quả hiệu quả Điều này hỗ trợ cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
1.3.1.1 Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, xuất phát từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp (theo VAS 14 - Doanh thu và thu nhập khác).
Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích, doanh thu được ghi nhận khi phát sinh, bất kể việc đã thu tiền hay chưa Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 quy định rằng doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi đáp ứng đồng thời 5 điều kiện cụ thể.
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc bán hàng
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Các khoản giảm trừ doanh thu là những điều chỉnh làm giảm doanh thu từ bán hàng hóa, sản phẩm và cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
- Chiết khấu thương mại: khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
- Giảm giá hàng bán: khoản giảm trừ cho người mua do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu
- Hàng bán bị trả lại: lượng hàng đã được bán ra nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán
Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu là yếu tố quan trọng để tính toán doanh thu thuần, từ đó xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán Doanh thu thuần được tính theo công thức cụ thể.
Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ = Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình ghi nhận doanh thu bán hàng, kế toán cần sử dụng các chứng từ quan trọng như hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và các chứng từ thanh toán như phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng Đối với các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán có thể sử dụng các chứng từ khác như phiếu nhập kho hàng trả lại, biên bản hàng bán bị trả lại và biên bản thỏa thuận giảm giá.
Tài khoản sử dựng là tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Kết cấu tài khoản 511 như sau
- Các khoản thuế gián thu phải nộp
- Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ
- Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
- Khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
Tài khoản 511 không có số dư cuối kì
Sau khi trừ thuế và các khoản giảm trừ doanh thu, vào cuối kỳ, doanh thu bán hàng thuần sẽ được kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
1.3.2.1 Khái niệm giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là tổng giá trị của hàng hóa đã được tiêu thụ trong một kỳ kế toán, bao gồm trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đã bán và chi phí mua hàng được phân bổ cho số hàng đã bán.
1.3.2.2 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, hiện nay có ba phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phổ biến: phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp giá bình quân gia quyền và phương pháp nhập trước - xuất trước Phương pháp giá thực tế đích danh cho phép xác định giá trị hàng tồn kho dựa trên giá thực tế của từng mặt hàng cụ thể.
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính
Phương pháp này giúp phản ánh chính xác giá trị hàng tồn kho theo giá trị thực tế Tuy nhiên, để áp dụng, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện khắt khe, bao gồm kinh doanh với ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và có thể nhận diện được.
Theo phương pháp này, giá trị thực tế của vật tư và sản phẩm xuất kho được xác định dựa trên số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công thức tính toán cụ thể.
Trị giá vốn thực tế xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân gia quyền =
Trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ
Số lượng vật tư tồn đầu kỳ +
Số lượng vật tư nhập trong kỳ và đơn giá bình quân có thể được tính cho toàn bộ kỳ dự trữ như tháng hoặc quý, hoặc tính theo từng lần nhập kho tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp nhập trước - xuất trước có ưu điểm là tính toán đơn giản và dễ thực hiện Tuy nhiên, phương pháp này không đáp ứng kịp thời thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ và bình quân hóa giá trị hàng tồn kho.
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Do đó, giá trị hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ sẽ phản ánh giá trị của hàng hóa được mua hoặc sản xuất gần thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
Kế toán có khả năng tính toán trị giá vốn hàng xuất kho ngay tại mỗi lần xuất hàng, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời Tuy nhiên, phương pháp này có thể khiến doanh thu hiện tại không tương thích với các khoản chi phí hiện tại Hơn nữa, khi số lượng và chủng loại mặt hàng tăng lên, cùng với việc nhập xuất liên tục, chi phí hạch toán và khối lượng công việc sẽ gia tăng đáng kể.
Trong quá trình ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán cần sử dụng các loại chứng từ quan trọng như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, và bảng tổng hợp về nhập, xuất, tồn kho.
Tài khoản sử dựng là tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Kết cấu tài khoản
632 như sau a) Theo phương pháp kê khai thường xuyên
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra
Các hình thức kế toán
Theo Thông tư 200, có 5 hình thức ghi sổ kế toán:
– Hình thức kế toán Nhật ký chung;
– Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
– Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
– Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
– Hình thức kế toán trên máy vi tính
Cách mạng công nghiệp 4.0 đã thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của kỷ nguyên số hoá, đặc biệt trong ngành kế toán Công nghệ hóa giúp công việc tính toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, với sự chuyển mình từ phương pháp làm việc thủ công sang sử dụng phần mềm kế toán hiện đại như Excel, MISA, BKAV hoá đơn, và HTKK Những phần mềm này không chỉ giảm tải khối lượng công việc mà còn rút ngắn thời gian thực hiện các nghiệp vụ kế toán như bút toán cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển Bên cạnh đó, chúng còn hỗ trợ kế toán viên trong việc ngăn chặn sai sót và chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH
VỤ THƯƠNG MẠI VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN MINH QUANG
Khái quát về Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển a) Khái quát về công ty
- Tên công ty: Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
- Tên quốc tế: MINH QUANG COMMERCIAL SERVICES AND EVENTS COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: MINH QUANG EVENTS CO., LTD
- Địa chỉ: Số 4, phố Nguyễn Quyền, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Trịnh Thị Dào
- Loại hình DN: Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài NN b) Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang được hình thành từ một nhà hàng nhỏ, với sự nhận thấy tiềm năng phát triển và nhu cầu thị trường Vào năm 2017, giám đốc nhà hàng đã quyết định thành lập công ty để khai thác cơ hội này.
Giám đốc nhà hàng, với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành dịch vụ, đã quyết định mở rộng các sản phẩm dịch vụ của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Hiện tại, công ty không chỉ cung cấp dịch vụ ăn uống tại nhà hàng mà còn mở rộng sang tổ chức sự kiện và bán lẻ hàng hóa thương mại.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang hiện đang hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nhà hàng và dịch vụ ăn uống lưu động Bên cạnh đó, công ty cũng tham gia vào kinh doanh bán lẻ thuốc lá, đồ uống và thực phẩm.
Bảng 2.1 Các ngành sản xuất, kinh doanh của công ty
1071 Sản xuất các loại bánh từ bột
1075 Sản xuất món ăn, thức ăn chế biến sẵn
1101 Chưng, tinh cất và pha chế các loại rượu mạnh
1103 Sản xuất bia và mạch nha ủ men bia
1104 Sản xuất đồ uống không cồn, nước khoáng
4634 Bán buôn sản phẩm thuốc lá, thuốc lào
4722 Bán lẻ thực phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh
4723 Bán lẻ đồ uống trong các cửa hàng chuyên doanh
4724 Bán lẻ sản phẩm thuốc lá, thuốc lào trong các cửa hàng chuyên doanh
5510 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày
5610 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
5621 Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới )
5629 Dịch vụ ăn uống khác
5630 Dịch vụ phục vụ đồ uống
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Bộ máy quản lý đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp điều hành và kiểm soát mọi hoạt động để tối ưu hóa quy trình sản xuất và kinh doanh Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang, một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực nhà hàng và dịch vụ ăn uống, đã quyết định tối giản bộ máy quản lý bằng cách phân loại theo chức năng, nhằm phù hợp với quy mô và ngành nghề của mình.
Nguồn: Điều lệ Công ty TNHH DVTM và TCSK Minh Quang
Sơ đồ 1.8 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Giám đốc, đồng thời là chủ doanh nghiệp, nắm giữ quyền hạn cao nhất trong công ty và chịu trách nhiệm lãnh đạo cũng như điều hành các hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Quản lý nhà hàng là người được giám đốc ủy quyền để điều hành các hoạt động bán hàng và quản lý nhân viên Nhiệm vụ của quản lý bao gồm tuyển dụng, đào tạo nhân sự và phân công công việc, đồng thời giám sát để đảm bảo mọi hoạt động tại nhà hàng diễn ra một cách hiệu quả.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu xu hướng thị trường và phát triển chiến lược thu hút, giữ chân khách hàng tiềm năng Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm trong việc thương thảo và xác định các hợp đồng mua bán với khách hàng, đảm bảo sự hợp tác hiệu quả và bền vững cho doanh nghiệp.
Bộ phận kế toán trong công ty đảm nhiệm các công việc liên quan đến kế toán và tài chính, bao gồm thu thập chứng từ, tổng hợp số liệu và thực hiện các công tác kế toán theo chế độ hiện hành Nhiệm vụ chính của bộ phận này là lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Những số liệu này sẽ được trình lên giám đốc, giúp ông/bà đưa ra các quyết định điều hành phù hợp với tình hình công ty.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong công ty, góp phần tạo ra phần lớn doanh thu cho nhà hàng Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm ghi nhận các giao dịch bán hàng, giới thiệu sản phẩm của công ty đến khách hàng và cung cấp thành phẩm đến tay khách hàng.
Bộ phận bếp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp các món ăn theo thực đơn mà khách hàng đã đặt Chất lượng sản phẩm từ bộ phận này không chỉ quyết định sự hài lòng của khách mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng mà khách hàng có về công ty.
- Bộ phận bảo vệ: có nhiệm vụ chính là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và bảo vệ tài sản của khách ghé thăm nhà hàng
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của doanh nghiệp
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang đã chịu ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19, với lợi nhuận âm lên tới -34.979.728 đồng vào năm 2020 Tuy nhiên, nhờ vào các biện pháp nới lỏng giãn cách xã hội, lợi nhuận của công ty đã phục hồi và đạt 962.443.026 đồng vào cuối năm 2021.
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang đang nỗ lực khôi phục hoạt động sản xuất của nhà hàng và mở rộng quy mô kinh doanh dịch vụ Để đạt được mục tiêu này, công ty đã triển khai marketing trên các mạng xã hội như Facebook và Zalo, đồng thời tổ chức các sự kiện nhỏ nhằm thu hút khách hàng, chẳng hạn như chiếu các trận bóng đá của đội tuyển Việt Nam trên màn hình lớn Bên cạnh đó, công ty cũng mở rộng thực đơn thức ăn và nước uống tại nhà hàng để phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng ở mọi lứa tuổi Để tối ưu hóa quy trình bán hàng, công ty còn tiến hành tuyển dụng và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên bán hàng.
Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang là một doanh nghiệp nhỏ, do đó bộ máy kế toán của công ty được tối giản để phù hợp với quy mô hoạt động.
Nguồn: Điều lệ Công ty TNHH DVTM và TCSK Minh Quang
Sơ đồ 1.9 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có vai trò giám sát và chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán trong công ty Họ tổng hợp số liệu kế toán từ các nhân viên khác và đảm bảo thực hiện chế độ kế toán theo quy định của nhà nước Ngoài ra, kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập và kiểm tra các báo cáo tài chính trước khi gửi tới các cơ quan chức năng.
Kế toán nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi các hoạt động sản xuất, tính toán chi phí giá thành sản phẩm và lập báo cáo theo yêu cầu của kế toán trưởng Ngoài ra, kế toán nhà hàng còn có trách nhiệm tính lương và trích lập các khoản theo lương cho nhân viên, đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả trong nhà hàng.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp Nhiệm vụ cụ thể bao gồm theo dõi giá vốn và doanh thu của hàng hóa, thu giữ và bảo quản chứng từ theo quy định, cũng như phân bổ chi phí bán hàng và chi phí sản xuất.
Thủ quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính của công ty, với nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình thu chi tiền mặt Bên cạnh đó, thủ quỹ còn có trách nhiệm giám sát các khoản phải thu từ khách hàng và các khoản phải trả cho người bán, nhằm đảm bảo rằng tất cả các giao dịch này được thực hiện đúng quy định.
- Thủ kho: Theo dõi và ghi chép đầy đủ tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
- Công ty sử dụng chế độ kế toán và hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT – BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
- Kì kế toán (năm): từ 01/01 đến 31/12
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VND)
- Phương pháp tính thuế GTGT: Tính thuế theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Phương pháp nhập trước xuất trước
Hình thức kế toán áp dụng trong bài viết này là kế toán máy, sử dụng phần mềm Excel kết hợp với phần mềm hóa đơn điện tử BKAV để thực hiện tính toán số liệu trong kỳ.
Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Tổ chức sự kiện Minh Quang
2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và
Tổ chức sự kiện Minh Quang
Hoạt động kinh doanh của công ty Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và
Tổ chức sự kiện Minh Quang hoạt động chủ yếu qua ba hình thức: bán hàng trực tiếp tại nhà hàng, bán hàng qua điện thoại hoặc online, và bán hàng theo hợp đồng buôn bán.
2.3.1.1 Bán hàng trực tiếp cho khách ghé thăm nhà hàng
Hoạt động bán hàng tại nhà hàng chủ yếu tập trung vào việc phục vụ khách hàng lẻ đến dùng bữa Những vị khách này thường quyết định chọn món ăn và dịch vụ sau khi đã đến nhà hàng.
Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận khách, sắp xếp bàn ăn và ghi nhận yêu cầu vào giấy order Giấy order này sau đó được chuyển xuống bộ phận bếp, nơi sẽ dựa vào đó để yêu cầu thủ kho xuất nguyên liệu Thủ kho sẽ lập giấy xuất kho và nguyên liệu sẽ được chế biến ngay tại nhà hàng, sau đó phục vụ khách hàng theo đúng yêu cầu đã ghi nhận.
Sau khi hoàn tất dịch vụ, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng gồm hai liên và yêu cầu khách hàng thanh toán Liên 1 sẽ được chuyển cho khách hàng để kiểm tra, trong khi liên 2 sẽ được giữ lại và gửi cho bộ phận kế toán để tạo hóa đơn điện tử Phương thức thanh toán phổ biến mà khách hàng chọn thường là thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
Khách hàng lẻ thường không yêu cầu hóa đơn và không cung cấp mã số thuế Trong những trường hợp này, kế toán vẫn lập hóa đơn điện tử qua phần mềm và ghi chú lại thông tin cần thiết.
2.3.1.2 Bán hàng qua điện thoại/online Để có thể đạt được những trải nghiệm tốt nhất, một số khách hàng quen sẽ gọi điện thoại cho quản lý hoặc liên hệ online qua trang Facebook của nhà hàng để yêu cầu đặt bàn và dịch vụ trước khi ghé thăm
Khi khách hàng liên hệ trước để giữ chỗ, quản lý sẽ chuẩn bị chỗ ngồi cho họ và chờ đợi khách đến để bắt đầu đặt hàng Quá trình chuyển giao chứng từ sẽ diễn ra tương tự như khi thực hiện bán hàng trực tiếp.
Khi khách hàng có nhu cầu đặt trước dịch vụ, quản lý chỉ chấp nhận đơn hàng nếu giá trị giao dịch dưới 10 triệu đồng và yêu cầu khách hàng đặt cọc khoảng 5% - 10% hóa đơn Tiền đặt cọc sẽ được chuyển cho thủ quỹ, trong khi đơn đặt hàng được gửi xuống bộ phận bếp Tại đây, thủ quỹ sẽ xuất kho ngay lập tức do đơn hàng là đặt trước Tuy nhiên, khác với bán hàng trực tiếp, bộ phận bếp chỉ sơ chế và chuẩn bị nguyên liệu trước; việc chế biến sẽ bắt đầu khi khách hàng đến Quá trình chuyển giao chứng từ diễn ra như khi bán hàng trực tiếp.
Khi khách hàng hủy đơn hàng đã đặt, nguyên liệu đã xuất kho và sơ chế sẽ được nhập kho lại Nhân viên bán hàng sẽ tư vấn và giới thiệu những sản phẩm này cho khách hàng đến nhà hàng trong ngày hôm đó.
2.3.1.3 Bán hàng theo hợp đồng
Hình thức bán hàng theo hợp đồng thường được sử dụng khi tổng giá trị đơn hàng lớn (trên 20 triệu đồng)
Dựa trên yêu cầu của khách hàng, quản lý, kế toán nhà hàng và bộ phận bếp sẽ ước lượng giá thành sản phẩm và dịch vụ Sau đó, bản ước tính giá thành sẽ được chuyển tới bộ phận kinh doanh để lập báo giá.
Bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ với khách hàng để trao đổi và gửi báo giá sản phẩm Khi đạt được thoả thuận, bộ phận này sẽ lập Hợp đồng bán hàng và nhận tiền đặt cọc từ khách hàng Hợp đồng sau đó sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành hạch toán.
Bước 3: Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được chuyển xuống bộ phận bếp và quản lý nhà hàng
Quản lý sẽ liên hệ với người bán để nhận báo giá cho các dịch vụ mua ngoài như vận chuyển và thuê thiết bị Sau đó, thông tin này sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán, nơi sẽ dựa vào báo giá để lựa chọn đối tác cung cấp phù hợp.
Bộ phận bếp ước lượng nguyên liệu và vật liệu cần thiết, sau đó gửi danh sách cho bộ phận kế toán Kế toán sẽ xem xét, đặt hàng và yêu cầu thủ kho xuất hàng đúng thời gian hợp đồng Phiếu xuất kho và nhập kho sau đó được chuyển lại cho bộ phận kế toán.
Khi đến thời gian yêu cầu, bộ phận kho sẽ xuất hàng theo hợp đồng đảm bảo, giúp bộ phận bếp hoàn thành toàn bộ thực đơn chứ không chỉ dừng lại ở sơ chế như khi đặt hàng qua điện thoại hoặc online Đồng thời, các dịch vụ mua ngoài và nhân viên bán hàng cũng được chuẩn bị sẵn sàng để tiếp đón khách.
Sau khi hoàn tất hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng, công ty sẽ yêu cầu khách hàng ký biên bản nghiệm thu Tiếp theo, khách hàng sẽ được yêu cầu thanh toán và công ty sẽ tiến hành xuất hóa đơn Do giá trị đơn hàng lớn, khách hàng sẽ lựa chọn hình thức thanh toán qua ngân hàng theo quy định pháp luật.
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Trong thời gian thực tập tại bộ phận kế toán của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang, tôi đã có cơ hội tìm hiểu và thực hành công tác kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng và xác định kết quả bán hàng Qua quá trình này, tôi nhận thấy quy trình kế toán bán hàng của bộ phận đã phần nào phù hợp với thực tiễn của doanh nghiệp hiện nay Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số bất cập và hạn chế trong hệ thống kế toán của công ty.
2.4.1 Ưu điểm a) Về tổ chức quản lý tại công ty
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang là một doanh nghiệp nhỏ trong lĩnh vực dịch vụ thương mại, do đó, việc áp dụng mô hình phân loại bộ máy quản lý theo chức năng là sự lựa chọn hợp lý cho công ty.
Việc phân chia chức năng rõ ràng trong công ty giúp triển khai hiệu quả công tác quản lý và bán hàng Nhân viên từng bộ phận nắm vững nhiệm vụ của mình, từ đó phát huy tối đa khả năng Chẳng hạn, bộ phận bếp tập trung vào sản xuất đồ ăn cho khách hàng, trong khi bộ phận bán hàng chuyên trách công tác bán hàng.
Các bộ phận trong công ty liên kết chặt chẽ, giúp việc trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Giám đốc công ty và quản lý nhà hàng theo dõi sát sao các hoạt động để đưa ra quyết định phát triển kịp thời Quản lý nhà hàng có mối liên hệ mật thiết với bộ phận kinh doanh, từ đó nắm bắt nhu cầu khách hàng và cung cấp thông tin cần thiết cho hợp đồng mua bán Sự liên kết giữa quản lý và các bộ phận khác trong nhà hàng giúp điều phối hoạt động kinh doanh và luân chuyển sản phẩm hiệu quả hơn, đồng thời phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận.
Do quy mô nhỏ, công ty đã tối giản bộ máy kế toán với chỉ 4 thành viên, mỗi người có nhiệm vụ rõ ràng nhưng vẫn duy trì mối liên hệ chặt chẽ thông qua việc luân chuyển chứng từ Nhờ đó, khi kế toán trưởng cần chứng từ hoặc báo cáo, các kế toán viên có thể nhanh chóng chuyển giao dữ liệu, không làm chậm tiến độ công việc.
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang chuyên cung cấp dịch vụ thương mại, với đặc thù sản phẩm đòi hỏi quy trình hạch toán phức tạp Việc sử dụng nhiều nguyên vật liệu trong sản xuất dẫn đến việc nhập kho và xuất kho diễn ra liên tục Do đó, lựa chọn hình thức kế toán máy qua các phần mềm như Excel, BKAV Hoá đơn, và HTKK là giải pháp tối ưu cho công ty, giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình nhập liệu cũng như kiểm tra, rà soát.
Bộ máy kế toán có ưu điểm nổi bật với hệ thống chứng từ đầy đủ và rõ ràng, bao gồm việc sử dụng hóa đơn bán hàng cho khách Công ty không chỉ lưu trữ hóa đơn điện tử trên phần mềm BKAV Hoá đơn mà còn sử dụng hóa đơn giấy (2 liên) để phục vụ khách lẻ Do yêu cầu về nguyên liệu đa dạng, một số nhà cung cấp có thể thiếu chứng từ xác nhận, vì vậy bộ phận kế toán chủ động phát hành phiếu chi và yêu cầu người bán ký xác nhận để lưu trữ cho hạch toán sau này Tất cả chứng từ đều được chuyển cho bộ phận kế toán trong ngày và được lưu trữ cẩn thận theo trình tự thời gian.
Bộ phận kinh doanh của công ty đã xác định rằng đối tượng khách hàng chính và mang lại lợi nhuận cao nhất là các doanh nghiệp Các hợp đồng tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp thường có giá trị lớn hơn so với khách hàng lẻ đến nhà hàng.
Nhằm tiếp cận đối tượng tiềm năng, bộ phận kinh doanh đã triển khai các chính sách bán hàng hiệu quả Các bài viết tuyên truyền trên Facebook và poster đều nhấn mạnh hoạt động tổ chức sự kiện, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin Quản lý chủ động trò chuyện với khách hàng để nắm bắt nhu cầu kịp thời, từ đó phối hợp với bộ phận kinh doanh thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ ăn uống và tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là ưu tiên hàng đầu trong chiến lược phát triển của công ty.
Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng, doanh nghiệp thương mại dịch vụ và tổ chức sự kiện chú trọng vào việc huấn luyện nhân viên và đầu bếp mới, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ Quản lý và giám đốc theo dõi sát sao quá trình này, đồng thời bộ phận bếp liên tục cập nhật và mở rộng thực đơn để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Những nỗ lực này đã thu hút nhiều khách hàng tìm đến công ty.
2.4.2 Nhược điểm a) Về tổ chức quản lý tại công ty
Mặc dù đã phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận, quản lý nhà hàng vẫn phải đảm nhiệm nhiều công việc của bộ phận kinh doanh, như trực tiếp trao đổi với khách hàng về hợp đồng sự kiện, dẫn đến việc quản lý không thể theo dõi các hoạt động tại nhà hàng Về bộ phận kế toán, việc chỉ có một nhân viên đảm nhiệm kho hàng khiến cho quá trình nhập – xuất hàng dễ xảy ra nhầm lẫn Hơn nữa, việc xuất hàng không đồng nhất với phiếu xuất kho làm cho kế toán không thể tính toán chính xác chi phí bán hàng và giá vốn hàng bán, gây khó khăn trong việc xác định hàng hóa được chuyển đến các bộ phận khác nhau.
Công ty cho phép khách hàng thanh toán chậm đối với các đơn hàng có hợp đồng kinh tế, nhưng nhiều khoản nợ vẫn chưa được thanh toán đầy đủ, ngay cả khi đã quá hạn hợp đồng Một số khoản nợ phải thu đã quá hạn trên 6 tháng nhưng công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản khó đòi Tình trạng này dẫn đến việc ghi chép các khoản phải thu của khách hàng không phản ánh đúng thực tế.
Một nhược điểm của phần mềm kế toán BKAV Hoá đơn là yêu cầu sử dụng USB Touken (chữ ký số) để ký hóa đơn, dẫn đến việc chỉ một người có thể nhập liệu hóa đơn tại một thời điểm, gây chậm trễ trong việc phát hành hóa đơn cho khách hàng Hơn nữa, phần mềm này chỉ hỗ trợ xác định doanh thu và thuế, trong khi các phần hành khác công ty vẫn phải tự hạch toán trên Excel.
Mặc dù chứng từ kế toán tại công ty được ghi chép đầy đủ, nhiều giấy tờ vẫn thiếu chữ ký của các bên liên quan Chẳng hạn, khi có đông khách, phiếu xuất kho nguyên liệu cho bộ phận bếp thường không có chữ ký của người nhận hàng và giám đốc, dẫn đến việc chứng từ kế toán không hợp lệ Điều này làm cho công tác hạch toán kế toán thiếu cơ sở xác thực hợp lý.
Phân công công việc tại bộ phận kinh doanh hiện chưa hợp lý, khi không có nhân viên kinh doanh thường trực tại nhà hàng Điều này dẫn đến việc quản lý nhà hàng phải kiêm nhiệm cả vai trò tư vấn cho khách hàng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang là một trong những doanh nghiệp thương mại chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch Covid-19 Do chỉ thị hạn chế tập trung đông người, Hà Nội đã thực hiện giãn cách xã hội và yêu cầu đóng cửa các dịch vụ tập trung đông người Công ty buộc phải tạm dừng hoạt động để tuân thủ chỉ thị Mặc dù sau đó, nhà nước đã nới lỏng giãn cách và cho phép mở lại một số dịch vụ, nhưng điều này vẫn không đủ để công ty khôi phục vốn, vì người dân vẫn lo ngại khi ra ngoài do dịch bệnh.
Sau khi đất nước trở lại trạng thái “bình thường mới”, Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang đặt mục tiêu khôi phục hoạt động và tối đa hoá lợi nhuận Kế hoạch khôi phục kinh doanh sẽ diễn ra song song với việc mở rộng thị trường nhằm thu hồi vốn bị lỗ do đại dịch Để đạt được mục tiêu này, công ty đã tiến hành nghiên cứu thị trường và xu hướng mua sắm mới của người dân, nhận thấy rằng nhiều khách hàng đã chuyển sang hình thức mua sắm online Nhằm đáp ứng nhu cầu này, bộ phận kinh doanh đã triển khai các phương án tuyên truyền trên Internet và đã đạt được những kết quả khả quan.
Công ty đang nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng bằng cách tuyển dụng và đào tạo nhân viên bán hàng một cách chuyên nghiệp, giúp họ nhanh chóng tiếp cận công việc Điều này đã cải thiện đáng kể tốc độ và sự thuận tiện trong việc cung cấp dịch vụ Bên cạnh đó, bộ phận bếp cũng đã nghiên cứu và bổ sung nhiều món ăn mới vào thực đơn, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng.
Công ty đang mở rộng thị trường kinh doanh bằng cách tiếp nhận hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện không chỉ ở Hà Nội mà còn ở các khu vực lân cận Điều này giúp xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng và nâng cao danh tiếng của công ty, tạo cơ hội tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
Vị trí kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp Các số liệu từ kế toán bán hàng giúp bộ phận quản lý kiểm soát hiệu quả quá trình sản xuất và bán hàng Những thiếu sót trong khâu bán hàng và quản lý doanh nghiệp được phát hiện và khắc phục kịp thời Đặc biệt, điều này càng quan trọng đối với các doanh nghiệp dịch vụ như Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại.
Tổ chức sự kiện Minh Quang nhận thấy rằng thông tin kế toán về nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng, vì đây là nguồn doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là rất cần thiết để nâng cao chất lượng thông tin cho bộ phận quản lý Khi kế toán bán hàng được cải thiện, thông tin chính xác và hiệu quả hơn sẽ giúp bộ phận quản lý đưa ra các chiến lược phù hợp với tình hình hiện tại của công ty.
Trong quá trình hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty cần tuân thủ một số yêu cầu quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Thứ nhất công ty cần phải tuân thủ theo chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành của nhà nước
Các công ty sẽ áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để hoàn thiện bộ phận kế toán, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của mình Tuy nhiên, các phương án này cần phải tuân thủ các quy định và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành Việc lập báo cáo, xây dựng hệ thống và trình tự kế toán phải được thực hiện theo các thông tư đã được công bố.
Thứ hai, việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hệ thống quản lý của doanh nghiệp
Do sự đa dạng của thị trường, các doanh nghiệp có sự khác nhau về hình thức kinh doanh, hệ thống quản lý và cơ chế vận hành Mặc dù cần tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước, mỗi doanh nghiệp cần tìm ra và áp dụng chế độ kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của mình.
Thứ ba, các thông tin kế toán phải được cung cấp đầy đủ và kịp thời
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp với tình hình hoạt động và phát triển của doanh nghiệp Trong bối cảnh thị trường kinh tế thay đổi nhanh chóng, việc cung cấp thông tin chính xác, hiệu quả và kịp thời trở thành nhiệm vụ thiết yếu của kế toán viên.
Thứ tư, việc hoàn thiện công tác phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Mục đích chính của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí Do đó, các phương án đề ra cần giải quyết hiệu quả các vấn đề tồn tại trong hệ thống kế toán Cụ thể, cần rút ngắn quy trình kế toán phức tạp và tốn thời gian để giảm thiểu lãng phí nhân lực và chi phí.
3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại và Tổ chức sự kiện Minh Quang
3.2.1 Hoàn thiện về tổ chức quản lý tại công ty
Vấn đề lớn nhất trong tổ chức của công ty là sự phân công nhiệm vụ không hiệu quả trong bộ phận kinh doanh Hiện tại, cả hai nhân viên kinh doanh không thường xuyên có mặt tại nhà hàng, dẫn đến việc quản lý nhà hàng phải đảm nhận vai trò giao tiếp với khách hàng khi họ không muốn liên lạc qua điện thoại Điều này làm tăng khối lượng công việc cho quản lý Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kinh doanh nên sắp xếp cho nhân viên luân phiên làm việc trực tiếp tại nhà hàng, giúp họ kịp thời nắm bắt và trao đổi với khách hàng, đồng thời giảm áp lực công việc cho quản lý.
3.2.2 Hoàn thiện về tổ chức hoạt động kế toán
* Với phần mềm kế toán