CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
Các khái ni ệm cơ bản, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
1.1.1.1 Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, gắn liền với lợi ích và rủi ro cho khách hàng, đồng thời yêu cầu khách hàng thực hiện thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong chuỗi sản xuất kinh doanh, nơi vốn sản phẩm, hàng hóa được chuyển đổi thành vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán.
1.1.1.2 Khái niệm xác định kết quả bán hàng
Xác định kết quả bán hàng là quá trình so sánh chi phí kinh doanh và thu nhập kinh doanh trong một kỳ, phản ánh hiệu quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Khi thu nhập lớn hơn chi phí, doanh nghiệp đạt được lãi; ngược lại, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí, doanh nghiệp sẽ chịu lỗ Việc xác định này thường được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh, như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Quá trình bán hàng của doanh nghiệp diễn ra qua nhiều phương thức khác nhau, phản ánh cách thức mà doanh nghiệp tiêu thụ hàng hóa và sản phẩm Các phương thức bán hàng phổ biến thường được áp dụng trong doanh nghiệp bao gồm:
Bán buôn hàng hóa là hình thức kinh doanh theo lô, tập trung vào việc bán với số lượng lớn, trong đó người mua chủ yếu là các nhà cung cấp trung gian Phương thức bán buôn có thể được thực hiện qua nhiều cách khác nhau.
Phương thức bán buôn qua kho là hình thức bán hàng theo lô hoặc số lượng lớn, trong đó người mua chủ yếu là các nhà cung cấp trung gian Hàng hóa sau khi được bán buôn sẽ không trực tiếp đến tay người tiêu dùng Phương thức này có hai hình thức thực hiện khác nhau.
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng cho phép doanh nghiệp chuyển hàng trực tiếp đến bên mua mà không cần nhập kho Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho, đồng thời tối ưu hóa quy trình bán hàng.
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng
Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc đơn vị mua sắm phục vụ tiêu dùng nội bộ Hình thức này thường diễn ra với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc, và giá bán thường ổn định Bán lẻ có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau.
Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức kinh doanh trong đó quy trình giao hàng và thu tiền được tách biệt Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền chuyên trách, chịu trách nhiệm thu tiền và phát hành hóa đơn cho khách hàng Sau khi hoàn tất giao dịch, khách hàng sẽ nhận hàng tại quầy Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên bán hàng sẽ dựa vào hóa đơn để kiểm tra số lượng hàng hóa đã bán và lập báo cáo doanh thu.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức mà nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp từ khách hàng và giao hàng ngay tại chỗ Sau mỗi ca hoặc cuối ngày làm việc, nhân viên sẽ lập giấy nộp tiền và chuyển tiền cho thủ quỹ Đồng thời, họ cũng thực hiện kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca hoặc trong ngày, từ đó lập báo cáo bán hàng chính xác.
1.1.2.3 Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp
Bán hàng trả chậm, trả góp cho phép khách hàng nhận hàng ngay nhưng chỉ thanh toán một phần giá trị sản phẩm Doanh thu được ghi nhận theo giá bán ngay, trong khi phần còn lại sẽ được trả dần theo thời gian và kèm theo lãi suất theo hợp đồng.
1.1.2.4 Phương thức bán hàng đại lý
Doanh nghiệp giao hàng cho bên nhận đại lý, bên này sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời nhận hoa hồng Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận tiền từ bên nhận đại lý hoặc chấp nhận thanh toán.
Theo phương thức gửi hàng, doanh nghiệp thực hiện việc giao hàng cho khách hàng định kỳ dựa trên thỏa thuận hợp đồng mua bán đã ký kết, với địa điểm giao hàng được quy định rõ trong hợp đồng Doanh thu sẽ được ghi nhận trong các trường hợp tương ứng với các điều khoản trong hợp đồng.
- Doanh nghiệp nhận được tiền do khách hàng thanh toán
- Khách hành đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán
- Khách hàng ứng trước tiền hàng và hàng đã gửi đi bán
- Hai bên thỏa thuận thanh toán theo kế hoạch
1.1.2.6 Phương thức hàng đổi hàng
Phương thức trao đổi giữa người bán và người mua diễn ra khi người bán cung cấp vật tư, sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ của mình để nhận lại những vật tư, sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự từ người mua Giá trao đổi được xác định dựa trên mức giá bán của các vật tư, sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ tương tự trên thị trường.
Sau khi giao hàng và nhận được sự chấp nhận thanh toán từ bên mua, bên bán có thể nhận tiền hàng qua nhiều phương thức khác nhau, tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm và thỏa thuận giữa hai bên Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương thức thanh toán như chuyển khoản ngân hàng, thanh toán qua ví điện tử, hoặc tiền mặt để phù hợp với nhu cầu và sự thuận tiện.
1.1.3.1 Phương thức thanh toán trả ngay Đây là phương thức sau khi nhận được hàng, người mua thanh toán ngay tiền cho người bán Hình thức này đảm bảo thu tiền nhanh, tránh rủi ro thanh toán Khi sử dụng phương thức thanh toán này, người mua có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền tạm ứng, chuyển khoản, séc, hoặc bằng hàng đổi hàng.
Vai trò, nhi ệm vụ của kế toán bán hàng
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng Để quản lý tốt nhất hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường có những công cụ quản lý khác nhau trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu nhất Đặc biệt, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán - kế toán bán hàng được coi là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp Các con số của kế toán bán hàng ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp, quyết định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán Đối với một doanh nghiệp nói chung và một doanh nghiệp thương mại nói riêng, tổ chức công tác bán hàng có vai trò quan trong từng bước hạn chế được sự thất thoát hàng hoá, phát hiện được những hàng hoá chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn
Số liệu từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bán hàng, từ đó xác định và khắc phục kịp thời những thiếu sót, cũng như điều chỉnh sự mất cân đối giữa các khâu mua, dự trữ và xuất bán.
Dựa trên các số liệu từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước có thể nắm bắt tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện quản lý hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp.
Thông qua số liệu từ kế toán bán hàng, đối tác doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng mua, dự trữ và bán hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định đầu tư hoặc cho vay vốn hiệu quả.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Trong nền kinh tế thị trường, kế toán đóng vai trò quan trọng và thiết yếu đối với doanh nghiệp và quản lý nhà nước Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Theo dõi và ghi chép số lượng sản phẩm bán ra, hàng hóa tiêu thụ nội bộ và giá cả hàng hóa là việc cần thiết để phản ánh kịp thời tình hình kinh doanh.
Để tính toán chính xác giá trị vốn và chi phí của hàng hóa đã bán, cần xem xét các yếu tố như chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác, bao gồm thuế giá trị gia tăng lần đầu bán ra (nếu có).
Xác định giá mua thực tế cho số lượng hàng hóa và sản phẩm đã tiêu thụ một cách chính xác là rất quan trọng Việc phân bổ chi phí hợp lý giúp xác định kết quả bán hàng một cách hiệu quả.
Tổ chức thực hiện và giám sát tiến độ kế hoạch bán hàng đã đề ra, đồng thời xây dựng và xác định kế hoạch về lợi nhuận và phân phối lợi nhuận một cách hiệu quả.
- Thực hiện các nhiệm vụ của kế toán bán hàng theo đúng quy định, kỷ luật của doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật.
K ế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
1.3.1.1 Kế toán doanh thu a Khái niệm và điều kiện ghi nhận doanh tthu
Doanh thu là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng b Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chừng từ kế toán sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
- Bảng thanh toán hàng đại lí, kí gửi
Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, séc, ủy nhiệm thu và giấy báo có được sử dụng để ghi nhận doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ Kế toán áp dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu của doanh nghiệp.
Tài khoản 511 gồm có 4 tài khoản cấp 2 được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp:
- TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa
- TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm
- TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
Ngoài ra, kế toán sử dụng một số tài khoản khác như: TK 3387, TK 3331, TK
111, TK 112, TK 331… c Quy trình kế toán một số trường hợp kế toán doanh thu bán hàng
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường
Cuối kỳ kết chuyển Doanh thu Tổng giá Các khoản giảm trừ doanh thu thuần phát sinh thanh toán doanh thu
Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
(Nguồn:Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Khi phát sinh các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112, 131, (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 - Doanh thu BH và CCDV (giá chưa có thuế)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Cuối kỳ, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu BH và CCDV sang TK 911:
Nợ TK 511 - Doanh thu BH và CCDV
Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp
(Nguồn:Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Khi bán hàng trả chậm, trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán trả tiền ngay chưa có thuế, ghi :
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu BH và CCDV
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Có TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện Định kỳ, ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp trong kỳ, ghi:
Nợ TK 3387 - Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
1.3.1.2 Các khoản giảm trừ doanh thu a Khái niệm
Các khoản giảm trừ doanh thu là những điều chỉnh làm giảm doanh thu từ bán hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
- Chiết khấu thương mại: Là khoản mà doanh nghiệp bán giảm giá cho khách khi mua hàng hoá, sản phẩm,… với khối lượng lớn
Doanh thu bán hàng Tổng số tiền phải thu (ghi theo giá bán trả tiền ngay) của khách hàng
TK 515 TK 338 (3387) Định kỳ kết chuyển doanh thu hàng kỳ
Lãi trả góp hoặc lãi trả chậm phải thu khách hàng
Số tiền đã thu của khách hàng
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp áp dụng khi khách hàng mua hàng hóa hoặc thành phẩm có chất lượng kém hoặc không đáp ứng đủ tiêu chuẩn như đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa mà khách hàng gửi lại cho doanh nghiệp do chất lượng kém hoặc không đúng chủng loại Việc này thường đi kèm với chứng từ để xác minh và quản lý quy trình hoàn trả.
- Phiếu chi, hóa đơn GTGT
- Hóa đơn hàng bán bị trả lại
- Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại
- Các chứng từ khác có liên quan
Tài khoản sử dụng: TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu, gồm:
- TK 5211 - Chiết khấu thương mại
- TK 5212 - Hàng bán bị trả lại
- TK 5213 - Giảm giá hàng bán c Quy trình kế toán
Sơ đồ 1.3 Sơ đồ hạch toán kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
(Nguồn:Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Trong trường hợp sản phẩm hoặc hàng hoá đã bán phải áp dụng giảm giá hoặc chiết khấu thương mại cho người mua thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, cần ghi rõ thông tin liên quan.
Nợ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT đầu ra được giảm)
Kết chuyển CKTM, GGHB, Hàng bán bị trả lại
Khi phát sinh các khoản CKTM,
GGHB, hàng bán bị trả lại
Giảm các khoản thuế phải nộp
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
1.3.2.1 Phương pháp kế toán hàng tồn kho
Trong doanh nghiệp, chỉ có thể áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ.
Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp cần dựa trên các yếu tố như đặc điểm, tính chất, số lượng và chủng loại vật tư, hàng hóa, cũng như yêu cầu quản lý Điều này đảm bảo việc áp dụng phương pháp phù hợp và nhất quán trong niên độ kế toán Một trong những phương pháp phổ biến là phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán Khi áp dụng phương pháp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho sẽ phản ánh số lượng hiện có cũng như sự biến động tăng giảm của vật tư và hàng hóa Nhờ vậy, giá trị hàng tồn kho có thể được xác định bất kỳ lúc nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, cần thực hiện việc kiểm kê thực tế hàng tồn kho và so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán Phương pháp kiểm kê định kỳ sẽ được áp dụng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho.
Phương pháp kiểm kê định kỳ là kỹ thuật hạch toán dựa trên kết quả kiểm kê thực tế, giúp xác định giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư và hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp Từ đó, phương pháp này cho phép tính toán giá trị hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ một cách chính xác.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, các biến động nhập và xuất kho của vật tư, hàng hóa không được theo dõi qua tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của vật tư và hàng hóa mua vào trong kỳ được ghi nhận trên tài khoản 611 - Mua hàng.
Việc kiểm kê vật tư và hàng hóa vào cuối mỗi kỳ là cần thiết để xác định giá trị thực tế của hàng tồn kho cũng như giá trị hàng xuất kho trong kỳ, từ đó làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.
1.3.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán a Khái niệm
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ
Trị giá hàng nhập kho trong kỳ Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Giá vốn hàng bán là giá trị gốc của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ và lao vụ đã tiêu thụ trong kỳ, đóng vai trò là chi phí chính tạo ra doanh thu Nó bao gồm chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán hoặc giá thành thực tế của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành Để xác định trị giá hàng xuất kho, kế toán có thể áp dụng một trong ba phương pháp: phương pháp thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, và phương pháp nhập trước - xuất trước.
Phương pháp thực tế đích danh
Phương pháp thực tế đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng hàng hoá mua vào, từng sản phẩm sản xuất ra
Phương pháp bình quân gia quyền
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị của hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (giá bình quân cả kỳ dự trữ)
Các hình th ức kế toán
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, có 5 hình thức kế toán bao gồm:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
1.4.1.1 Đặc trưng cơ bản và các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.4.1.2 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.9 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn:Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
1.4.2.1 Đặc trưng cơ bản và các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có,…
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái tài khoản 511, 632 là một phần quan trọng trong hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái, nơi các nghiệp vụ kinh tế và tài chính được ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên một quyển sổ tổng hợp duy nhất Việc ghi chép vào sổ Nhật ký - Sổ Cái dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
1.4.2.2 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Sơ đồ 1.10 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
1.4.3.1 Đặc trưng cơ bản và các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán
Chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán cơ bản, đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép sổ kế toán tổng hợp Căn cứ trực tiếp để thực hiện ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ”, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán.
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu,
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái; các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
1.4.3.2 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.12 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn:Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.4 Hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
1.4.4.1 Đặc trưng cơ bản và các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán
Nhật ký - chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ:
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản là một quá trình quan trọng trong kế toán Việc phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính Điều này không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả mà còn nâng cao khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu kinh tế rõ ràng.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với hệ thống hoá nội dung kinh tế là rất quan trọng Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong việc theo dõi, phân tích các hoạt động kinh tế.
Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo có,…
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ Cái, sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
1.4.4.2 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ
Sơ đồ 1.11 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký –
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Ghi hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.4.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.4.5.1 Đặc trưng cơ bản và các sổ kế toán sử dụng trong hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Các loại sổ kế toán trong phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán cụ thể, nhưng chúng không hoàn toàn giống với các mẫu sổ kế toán ghi tay.
1.4.5.2 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Sơ đồ 1.13 Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Phiếu thu, Giấy báo có,…
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo kế toán quản trị
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Ghi hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn:Thông tư 200/2014/TT-BTC)
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT
Khái quát v ề công ty TNHH Plachem Vina
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Plachem Vina
Công ty TNHH Plachem Vina được thành lập và hoạt động từ 13/4/2016 Những thông tin cơ bản về công ty:
- Tên công ty viết bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH Plachem Vina
- Tên giao dịch: PLACHEM VINA COMPANY CO.,LTD
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Địa chỉ: Khu công nghiệp Quế Võ (thuê nhà xưởng Công ty Cổ phần Mỹ Á), xã Phương Liễu, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh
- Số tài khoản: 700009315277 mở tại Ngân hàng Shinhanbank – CN Bắc Ninh
- Nơi đăng ký quản lý: Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh
- Người đại diện pháp luật: Kim Gideok
- Vốn điều lệ: 2.817.360.000 VNĐ (Hai tỷ, tám trăm mười bảy triệu, ba trăm sáu mươi nghìn đồng Việt Nam)
Công ty TNHH Plachem Vina được chính thức thành lập vào năm 2016 theo
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số do Sở kế hoạch đầu tư Tỉnh Bắc Ninh, Phòng đăng ký kinh doanh cấp ngày 13/4/2016
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn Tuy nhiên, nhờ sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, công ty đã vượt qua những trở ngại và đạt được những thành công nhất định như hiện nay.
Trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn hiện nay, công ty đang nỗ lực khắc phục những thiếu sót của mình Đặc biệt, công ty chú trọng hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và tuyển chọn, đào tạo nhân viên lành nghề với kỹ thuật và trình độ chuyên môn cao, phù hợp với yêu cầu công việc.
Công ty TNHH Plachem Vina nổi bật với sự chuyên môn hóa trong từng bộ phận, tính trách nhiệm cao và giám sát chất lượng nghiêm ngặt Đội ngũ làm việc nghiêm túc và cẩn thận, đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn cho khách hàng Hơn nữa, các bộ phận thường xuyên trao đổi công việc và chia sẻ khó khăn, từ đó xây dựng một Plachem ngày càng năng động, sáng tạo và chuyên nghiệp hơn.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Plachem Vina là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên bán buôn hóa chất cho ngành xi mạ Xi mạ là một công đoạn quan trọng giúp tăng tuổi thọ của kim loại, ngăn ngừa ăn mòn, cải thiện thẩm mỹ, tăng khả năng bám phủ sơn và chống trầy xước Để đạt được kết quả tốt trong quá trình xi mạ, cần phải kết hợp nhiều loại hóa chất khác nhau.
Công ty TNHH Plachem Vina chuyên tổ chức nhập khẩu hàng hóa và hoạt động kinh doanh theo ngành nghề đã đăng ký, đồng thời tuân thủ mục tiêu thành lập của công ty.
Công ty chúng tôi cung cấp hóa chất đạt tiêu chuẩn chất lượng cho các doanh nghiệp sản xuất, nhờ vào trang thiết bị hiện đại và đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp Chúng tôi cam kết giao hàng nhanh chóng với giá thành hợp lý, giúp khách hàng tạo ra sản phẩm chất lượng cao.
Với phương châm “Hợp tác để cùng thành công” và định hướng “Liên tục cải tiến”, Công ty TNHH Plachem không ngừng nỗ lực phát triển cả về nhân lực và vật lực, nhằm xây dựng uy tín thương hiệu và tạo niềm tin với khách hàng thông qua các sản phẩm hóa chất chất lượng cao mà công ty cung cấp.
2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Plachem Vina chuyên cung cấp các loại hóa chất phục vụ cho ngành công nghiệp xi mạ, bao gồm Natri hydroxit (NaOH), Axit Sulphuric (H2SO4), Natri Sulphit (Na2SO3) và Axit Nitric (HNO3) Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan đến giao dịch thương mại.
Clorua (axit hydrocloric - HCL), Niken, Borax, Aluzin-50, Toluene, Ethanol, PLC Clean…
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Plachem Vina
Sơ đồ 2.1: Bộ máy quản lý của công ty TNHH Plachem Vina
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Plachem Vina)
Công ty TNHH Plachem Vina hoạt động trong lĩnh vực thương mại với bộ máy tổ chức quản lý tinh gọn, hiệu quả và chặt chẽ, giúp nhà quản lý dễ dàng điều hành Mỗi bộ phận trong công ty có chức năng và nhiệm vụ cụ thể, góp phần vào sự thành công chung của tổ chức.
Giám đốc là người có tư cách pháp nhân hợp pháp, đảm nhiệm vai trò lãnh đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty Họ có trách nhiệm sắp xếp và bổ nhiệm các thành viên vào các vị trí phù hợp theo yêu cầu của từng giai đoạn công việc Ngoài ra, giám đốc còn phải thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và định hướng chiến lược để xây dựng công ty ổn định, phát triển bền vững trong tương lai.
Trợ lý giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc phiên dịch và kết nối giám đốc với các phòng ban Họ chịu trách nhiệm sắp xếp và nhắc nhở lịch trình quan trọng, đồng thời thay mặt giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh khi cần thiết.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện kế toán và thống kê, cũng như quản lý tiền và hàng hóa Đồng thời, phòng cũng chỉ đạo việc quản lý và sử dụng vốn một cách hiệu quả, nhằm tạo ra nguồn vốn bền vững cho tổ chức.
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG QUẢN LÝ BỘ PHẬN KHO
Trợ lý Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong công tác kinh doanh, chịu trách nhiệm thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định của Bộ Tài chính Họ đại diện cho công ty trong việc giải quyết các nghĩa vụ và trách nhiệm với nhà nước, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các phòng ban để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ chính là đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn chất lượng theo quy định của công ty Phòng này chịu trách nhiệm xây dựng và kiểm soát hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cho từng loại hóa chất, đồng thời kiểm soát các công cụ và thiết bị đo lường phục vụ cho quá trình kiểm tra và nghiệm thu chất lượng.
Bộ phận kho có nhiệm vụ xếp hàng hóa đúng quy định, thống kê hàng tồn kho, lập kế hoạch tiếp nhận hàng, đối chiếu sổ sách, thực hiện quy trình giao nhận hàng, và kiểm tra hàng hóa cùng chứng từ trước khi xếp lên xe giao cho khách hàng.
T ổ chức công tác kế toán của công ty TNHH Plachem Vina
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Plachem Vina
Phòng kế toán của công ty TNHH Plachem Vina đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về sự vận động của tài sản, hiệu quả kinh doanh và sử dụng vốn Những thông tin này là cơ sở để giám đốc kịp thời giải quyết các vấn đề tồn tại, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty TNHH Plachem Vina theo mô hình kế toán tập trung
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Plachem Vina
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Plachem Vina)
Nhiệm vụ, chức năng cụ thể của từng bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp và phân tích kết quả kinh doanh, hỗ trợ giám đốc đưa ra quyết định đúng đắn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài ra, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm về quyết toán thuế và thực hiện việc thu thập, xử lý thông tin tài chính.
Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ
Kế toán mua hàng lý thông tin, số liệu kế toán, các chứng từ kế toán thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ chịu trách nhiệm lập hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT cho khách hàng Họ theo dõi doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và tổng hợp công nợ phải thu, phải trả Ngoài ra, họ kiểm tra tính hợp lệ của các khoản công nợ phát sinh và thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp hàng tháng, đồng thời xử lý các chênh lệch khi cần thiết.
Kế toán mua hàng đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn đầu của quá trình luân chuyển hàng hóa trong công ty Họ có trách nhiệm xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn và chứng từ, đồng thời ghi chép sổ sách theo quy định Công việc của họ bao gồm theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác các chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách và thời điểm ghi nhận mua hàng.
Thủ kho có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa và theo dõi tình hình biến động của hàng hóa nhập, xuất, tồn kho Công việc bao gồm phản ánh số lượng nhập, xuất, tồn vào sổ chi tiết cho từng loại hàng hóa Cuối ngày, thủ kho cần đối chiếu số lượng hàng nhập với kế toán mua hàng và số lượng hàng xuất với kế toán bán hàng Định kỳ, thủ kho tiến hành kiểm kê hàng hóa trong kho và xem xét tình trạng của từng mặt hàng, đồng thời đối chiếu với số liệu tổng hợp từ kế toán trưởng.
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty TNHH Plachem Vina
- Chếđộ kế toán: Công ty TNHH Plachem Vina đang áp dụng chuẩn mực kế toán
Việt Nam và chế độ kế toán theo TT 200/2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành
- Niên độ kế toán: tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ chính trong kế toán là đồng Việt Nam Khi có các giao dịch kinh tế hoặc tài chính bằng ngoại tệ, công ty sẽ chuyển đổi sang đồng Việt Nam để thực hiện ghi chép kế toán.
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ thuế
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng
- Nguyên tắc ghi nhận giá hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: bình quân gia quyền
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, đồng thời xây dựng danh mục tài khoản chi tiết dựa trên nội dung của các nghiệp vụ phát sinh.
- Hệ thống báo cáo Công ty TNHH Plachem Vina sử dụng gồm: báo cáo tài chính và báo cáo quản trị
+ Hệ thống báo cáo tài chính: công ty áp dụng hệ thống báo cáo tài chính năm ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC, bao gồm:
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính
+ Hệ thống báo cáo quản trị bao gồm:
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
• Báo cáo tính hình biến động hàng tồn kho
- Hình thức sổ kế toán: Công ty lựa chọn sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung
- Phần mềm kế toán sử dụng: phần mềm MISA
Hình 2.1: Màn hình phần mềm kế toán MISA công ty đang sử dụng
(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Plachem Vina)
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Plachem Vina
2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Plachem Vina
Công ty TNHH Plachem Vina hiện đang áp dụng phương thức bán buôn, chuyên cung cấp hóa chất với số lượng lớn cho các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp xi mạ.
Trong phương thức bán buôn, kế toán cần dựa vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký kết để xuất kho lô hàng hóa chất Công ty sẽ sử dụng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để chuyển hàng đến kho của khách hàng hoặc địa điểm cụ thể theo yêu cầu Công ty TNHH Plachem Vina thực hiện chuyển hàng qua kho, đảm bảo mọi hóa chất đều được nhập kho trước khi xuất bán Điều này giúp quản lý chặt chẽ chất lượng thông qua việc kiểm tra dựa trên hệ thống tiêu chuẩn đã được đội ngũ quản lý chất lượng xây dựng.
Giá bán và phương thức thanh toán thường được thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng hoặc báo giá Trước khi ký hợp đồng, công ty TNHH Plachem Vina xem xét các yếu tố như giá trị lô hàng hóa chất, tần suất mua hàng, độ tín nhiệm giữa hai bên và tình hình kinh tế - tài chính của bên mua để đưa ra thỏa thuận phù hợp Công ty sẽ lựa chọn một trong hai phương thức thanh toán để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
Khách hàng có thể chọn phương thức thanh toán ngay cho các đơn hàng dưới 20 triệu VNĐ, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng Đối với các đơn hàng từ 20 triệu VNĐ trở lên, bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
Phương thức thanh toán trả chậm cho phép khách hàng thanh toán sau trong thời hạn quy định theo thỏa thuận, với nghĩa vụ thanh toán đúng hạn và không phát sinh lãi suất Điều này nhằm khuyến khích khách hàng mua sắm, từ đó tăng doanh thu bán hàng cho công ty.
2.3.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại công ty TNHH Plachem Vina
2.3.2.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu a Kế toán doanh thu
Doanh thu bán hàng của công ty TNHH Plachem Vina chủ yếu đến từ việc bán buôn các loại hóa chất đã qua kiểm tra chất lượng Doanh thu này được ghi nhận khi lô hàng hóa chất xuất kho và khách hàng đã kiểm nhận hàng, thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán.
Chứng từ và tài khoản sử dụng
Công ty TNHH Plachem Vina ghi nhận doanh thu dựa trên các chứng từ như đơn đặt hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền và giấy báo có.
Tại công ty TNHH Plachem Vina, kế toán đã sử dụng các TK: TK 511; TK 111;
TK 112; TK 131; TK 3331; để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh phản ánh doanh thu bán hàng trong kỳ
Công ty TNHH Plachem Vina phục vụ chủ yếu cho các doanh nghiệp sản xuất, cung cấp hóa chất và hỗ trợ quá trình sản xuất của họ Khách hàng gửi yêu cầu báo giá qua email hoặc điện thoại cho kế toán bán hàng, sau đó hai bên thỏa thuận giá cả Khi đạt được thỏa thuận, khách hàng gửi đơn đặt hàng, kế toán kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho và xác nhận đơn hàng, sau đó lập biên bản bàn giao Công ty ký hợp đồng kinh tế với khách hàng, trong đó quy định rõ ràng các điều khoản về hàng hóa, số lượng, phương thức giao hàng, thanh toán, thời gian và địa điểm giao nhận, cũng như trách nhiệm của các bên.
Kế toán sử dụng thông tin từ hợp đồng kinh tế đã ký giữa hai bên để lập hóa đơn GTGT làm chứng từ gốc Khi tiến hành xuất bán cho khách hàng, kế toán sẽ tạo ra hóa đơn GTGT bao gồm 3 liên.
Liên 1: được phòng kế toán lưu lại
Liên 2: giao cho bên mua
Liên 3: lưu hành trong nội bộ công ty Đồng thời, kế toán sẽ tiến hành lập 3 liên của phiếu xuất kho hàng bán như sau: Liên 1: được phòng kế toán lưu lại
Liên 2: giao cho bên mua
Liên 3: lưu hành trong nội bộ công ty
Kế toán sẽ giao cho thủ kho liên 3 của hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho bán hàng Thủ kho sẽ dựa vào số lượng trên hóa đơn và phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho, thực hiện kiểm tra và đối chiếu trước khi xuất kho hàng hóa Bên mua sẽ kiểm kê và ký nhận đủ số hàng, lúc này hàng hóa được xác nhận đã tiêu thụ và được kế toán ghi nhận vào doanh thu.
Kế toán sử dụng bộ chứng từ gốc như hợp đồng, hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho để nhập dữ liệu vào phần mềm Sau đó, kế toán theo dõi lượng hóa chất nhập kho, xuất bán và tồn kho để định kỳ đối chiếu với thủ kho Khi thông tin về nghiệp vụ bán hàng được nhập vào phần mềm, hệ thống tự động cập nhật vào các sổ kế toán như sổ nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản.
Công ty TNHH Plachem Vina sử dụng các chứng từ như hóa đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng để ghi nhận các nghiệp vụ bán hóa chất Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm MISA dựa trên các tài liệu này.
Kế toán sử dụng phần mềm để tự động kết xuất dữ liệu vào các sổ liên quan, bao gồm sổ nhật ký chung, sổ cái, và sổ chi tiết cho các tài khoản như TK 511, TK 111 (đối với thanh toán bằng tiền mặt), TK 112 (đối với thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng), và TK 131 (đối với thanh toán sau).
Cuối kỳ, kế toán thao tác các bước kết chuyển trên phần mềm từ TK 511 sang
TK 911 để xác định được KQBH
Trích một nghiệp vụ bán hàng phát sinh tại công ty TNHH Plachem Vina
Vào ngày 25/12/2020, công ty TNHH Plachem Vina đã bán 3850 kg HNO3 và 600 kg H2SO4 cho công ty TNHH ST Vina theo hóa đơn GTGT số 0000119, với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT là 12.000 đồng/kg cho cả hai loại hóa chất Tổng giá trị đơn hàng chưa thuế GTGT đạt 53.400.000 đồng, tuy nhiên, công ty TNHH ST Vina vẫn chưa thực hiện thanh toán cho công ty TNHH Plachem Vina.
Căn cứ dựa trên các chứng từ bao gồm: hợp đồng đã ký kết, hóa đơn GTGT số
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PLACHEM VINA
Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Plachem Vina
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Plachem Vina, tôi đã có cơ hội quan sát trực tiếp công tác kế toán Kết hợp với kiến thức từ 4 năm học tại Học viện Ngân hàng, tôi xin trình bày một số nhận xét về ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty.
TNHH Plachem Vina như sau:
3.1.1.1 Về bộ máy kế toán
Công ty TNHH Plachem Vina đã xây dựng một bộ máy kế toán gọn nhẹ với mô hình kế toán tập trung, giúp hoạt động thống nhất và tránh chồng chéo công việc giữa các phòng ban Quy trình làm việc khoa học và hợp lý, cùng với sự phân công nhân viên kế toán phù hợp với trình độ, nâng cao trách nhiệm trong công việc Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính toán và ghi chép, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót kịp thời.
3.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán
Công ty TNHH Plachem Vina thực hiện công tác kế toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, đảm bảo phản ánh trung thực các khoản doanh thu và chi phí trong kỳ.
Hình thức kế toán nhật ký chung rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt khi lượng hàng nhập - xuất hàng ngày lớn và có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ Phương pháp này giúp công ty theo dõi hiệu quả tình hình bán hàng và tiêu thụ hàng hóa theo trình tự thời gian.
Công ty TNHH Plachem Vina hiện đang áp dụng phần mềm kế toán MISA, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán Việc sử dụng phần mềm này đã giảm đáng kể khối lượng công việc và tăng cường tính chính xác trong các thao tác như ghi sổ, hạch toán, kết chuyển và lập báo cáo Nhờ đó, kế toán có thể nhanh chóng cung cấp các báo cáo theo yêu cầu của bộ phận quản lý bất kỳ lúc nào.
3.1.1.3 Về tổ chức hệ thống tài khoản, sổ sách, chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty TNHH Plachem Vina áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo thông tư TT200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Để phù hợp với đặc điểm ngành bán buôn hóa chất, công ty đã mở thêm một số tài khoản cấp 2 và cấp 3 Việc này nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi và hạch toán, từ đó cải thiện công tác kế toán tại công ty.
Công ty TNHH Plachem Vina đã xây dựng hệ thống tài khoản, sổ sách và quy trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học và hợp lý, tuân thủ đầy đủ quy định của Bộ Tài chính Việc lập các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hóa bán ra được thực hiện nhanh chóng và kịp thời, đảm bảo đúng quy định của hệ thống kế toán Việt Nam Các mẫu sổ kế toán được thiết kế đơn giản, cụ thể, giúp việc ghi chép trở nên dễ dàng.
Các phòng ban trong công ty TNHH Plachem Vina đã tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học và tiện lợi, hỗ trợ cho công tác kiểm tra và đối chiếu Hệ thống chứng từ được kiểm tra tính hợp pháp và lưu trữ một cách khoa học, đảm bảo tính hợp lệ theo quy định Những biện pháp này đã góp phần giúp bộ phận kế toán và các phòng ban khác hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc của mình.
3.1.1.4 Về kế toán doanh thu
Công ty TNHH Plachem Vina thực hiện hạch toán doanh thu từ việc bán hóa chất theo nguyên tắc đúng kỳ, đảm bảo ghi nhận doanh thu chính xác vào các kỳ phát sinh, từ đó phản ánh trung thực trên các báo cáo kế toán.
Khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng hóa chất, kế toán đã ghi nhận kịp thời và chính xác vào các tài khoản Phần mềm kế toán hỗ trợ hạch toán và tạo báo cáo, sổ sách đầy đủ, giúp công ty TNHH Plachem Vina dễ dàng theo dõi doanh thu.
3.1.1.5 Về xác định kết quả bán hàng
Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ được áp dụng để tính trị giá hàng hóa xuất kho, giúp công ty TNHH Plachem Vina dễ dàng và nhanh chóng xác định giá vốn, đồng thời giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kế toán.
Do khối lượng hàng hóa nhập – xuất lớn, công ty TNHH Plachem Vina đã áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán, nhằm cung cấp thông tin chi tiết về sự biến động của hàng hóa, bao gồm lượng tiêu thụ, lượng dự trữ và lượng cung ứng Qua đó, công ty có thể quản lý hiệu quả các hóa chất cả về giá trị lẫn số lượng.
Công ty TNHH Plachem Vina vẫn còn một số hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, cần được hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
3.1.2.1 Về kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Thực tế tại công ty TNHH Plachem Vina, với việc bán rất nhiều các loại hóa chất
Công ty chưa thực hiện hạch toán chi tiết cho tài khoản 511 theo từng nhóm hàng, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi doanh thu bán hàng, bao gồm cả doanh thu nhỏ từ việc pha trộn hóa chất.
Công ty TNHH Placchem Vina chưa ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu qua các tài khoản, mặc dù là doanh nghiệp bán buôn hóa chất Chính sách giảm giá hàng bán (GGHB) và chiết khấu thương mại (CKTM) có thực hiện, nhưng công ty lại trừ trực tiếp vào giá bán mà không phản ánh qua các tài khoản giảm trừ doanh thu Hành động này gây khó khăn trong việc theo dõi nhu cầu của khách hàng đối với từng loại hóa chất cụ thể.
3.1.2.2 Về kế toán giá vốn hàng bán
Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty TNHH Plachem Vina
công ty TNHH Plachem Vina
3.2.1 Hoàn thiện kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty TNHH Plachem Vina nên thiết lập một hệ thống tài khoản chi tiết cho
TK 511 là tài khoản dùng để quản lý hàng hóa và thành phẩm, giúp các phòng ban như kế toán tra cứu và hạch toán một cách thuận tiện, giảm thiểu nhầm lẫn trong quản lý hàng hóa trên hệ thống phần mềm Việc này cho phép theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng theo từng nhóm hàng Công ty TNHH Plachem Vina cần hạch toán chi tiết cho TK 511 - “Doanh thu bán hàng” để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Công ty TNHH Plachem Vina hạch toán doanh thu từ việc bán hóa chất như NaOH, HCl, H2SO4, NaCl vào tài khoản 5111 – “Doanh thu bán hàng hóa”, theo quy trình mua vào – bán ra mà không qua pha trộn.
Doanh thu từ việc bán các loại hóa chất như Ethanol 50%, Ethanol 96% và PCL Clean cần phải được ghi nhận qua quy trình pha trộn Công ty nên hạch toán doanh thu này vào tài khoản 5112.
“Doanh thu bán thành phẩm”
Trong tháng 12 năm 2020, tổng doanh thu bán hàng của công ty đạt 4.804.682.100 đồng, với doanh thu từ bán hàng hóa là 4.633.625.183 đồng (ghi nhận vào TK 5111) và doanh thu từ bán thành phẩm là 171.056.917 đồng (ghi nhận vào TK 5112) Để thu hút khách hàng mới, công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thương mại nhằm khuyến khích họ mua hàng với số lượng lớn, sử dụng TK 5211 – “Chiết khấu thương mại” để ghi nhận.
Trong quá trình vận chuyển và bảo quản hàng hóa, không thể tránh khỏi những lỗi xảy ra, đặc biệt khi khối lượng hàng xuất bán hàng ngày rất lớn Điều này dẫn đến việc hàng giao cho khách hàng chưa đạt chất lượng tối ưu Để khắc phục, công ty đã quyết định giảm giá trực tiếp trên giá bán cho khách hàng, mà không thông qua tài khoản 5213 - “Giảm giá hàng bán”.
Công ty TNHH Plachem Vina nên sử dụng tài khoản 521 để ghi nhận các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán cho khách hàng Tài khoản cấp 2 sẽ được áp dụng để quản lý chi tiết hơn về các giao dịch này.
5211, TK 5213 để có thể theo dõi chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu
Trường hợp phản ánh số CKTM, GGHB thực tế đã phát sinh trong kỳ nên hạch toán:
3.2.2 Hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán
Với sự phát triển liên tục của hoạt động mua bán và xuất nhập kho, công ty TNHH Plachem Vina nên chuyển từ phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho theo bình quân gia quyền sang phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp FIFO phù hợp hơn với đặc điểm kinh doanh hóa chất của công ty, nhờ vào sự ổn định giá cả của các loại hóa chất và sự hỗ trợ từ phần mềm kế toán.
Nguyên tắc tính giá hàng xuất kho theo phương pháp FIFO yêu cầu xuất bán hóa chất theo thứ tự nhập kho, tức là loại hóa chất nào nhập trước sẽ được xuất trước Sau khi tiêu thụ hết số lượng hóa chất nhập trước, doanh nghiệp sẽ xuất hóa chất nhập sau dựa trên giá thực tế của từng lô hàng Do đó, giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ sẽ được xác định theo đơn giá của lô hàng hóa chất nhập kho gần nhất.
3.2.3 Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Hiện nay, công ty đang hạch toán các khoản chi phí bán hàng vào tài khoản 642, trong khi một số khoản mục thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp lại được hạch toán vào tài khoản 641 Do đó, công ty nên tách biệt hạch toán hai loại chi phí này để dễ dàng theo dõi và quản lý Việc này sẽ giúp bảng cân đối số liệu trở nên rõ ràng và chính xác hơn, từ đó thuận lợi cho việc kiểm soát từng khoản mục chi phí.
Công ty TNHH Plachem Vina đã xác định một số chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) như chi phí bán hàng và hạch toán vào tài khoản 641, bao gồm chi phí mua văn phòng phẩm và tiền điện Tuy nhiên, các khoản chi phí này thực chất thuộc về bộ phận QLDN, do đó công ty nên thực hiện hạch toán vào tài khoản 642 để đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý chi phí.
Công ty TNHH Plachem Vina xác định chi phí bán hàng, như chi phí thuê xe nâng container hàng hóa, là chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) Do khoản mục chi phí này phục vụ cho hoạt động bán hàng, nên cần hạch toán vào tài khoản 641.
Việc ghi nhận các khoản chi phí của kỳ trước vào kỳ sau bởi kế toán công ty vi phạm nguyên tắc đúng kỳ trong kế toán, dẫn đến tính toán sai lệch các chỉ tiêu chi phí và lợi nhuận.
Vào cuối kỳ, với các khoản chi phí chưa xác định như tiền nước, kế toán có thể dựa vào số liệu của kỳ trước để ước tính mức giá tạm tính Khi nhận được hóa đơn cụ thể vào kỳ sau, kế toán sẽ điều chỉnh chi phí tăng hoặc giảm so với mức đã tạm tính trước đó.
Sau khi tổng hợp các khoản mục chi phí liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty nên phân bổ các chi phí này dựa trên tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng nhóm hàng.
Ví dụ cụ thể: Đối với CPBH cần phân bổ trong tháng 12 năm 2020:
- CPBH đối với thành phẩm = 131.121.290 x
= 4.668.197 (đồng) Đối với CPQLDN cần phân bổ trong tháng 12 năm 2020:
- CPQLDN đối với hàng hóa = 394.652.454 x
- CPQLDN đối với thành phẩm = 394.652.454 x
CPBH, CPQLDN của nhóm hàng i
Doanh thu bán nhóm hàng i
Tổng doanh thu bán hàng trong kỳ
Với công thức phân bổ chi phí, các nhà quản lý có thể xác định chi phí cần thiết cho mỗi đồng doanh thu từ hợp đồng bán hàng Điều này giúp công ty nhận diện các khoản chi hợp lý và bất hợp lý, từ đó điều chỉnh để giảm chi phí mà vẫn duy trì hiệu quả bán hàng cao.
Kiến nghị
Để công ty TNHH Plachem Vina thực hiện hiệu quả các giải pháp đã đề ra, rất cần sự hỗ trợ từ các cơ quan, ban ngành Vì vậy, tôi xin đưa ra một số kiến nghị gửi tới Bộ Tài chính, Nhà nước và công ty TNHH Plachem Vina.
Nhà nước đóng vai trò chủ đạo trong việc điều tiết và quản lý kinh tế vĩ mô thông qua pháp luật và chính sách kinh tế Để nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện nay, Nhà nước cần có những biện pháp hỗ trợ phù hợp.
Xây dựng một hệ thống pháp luật rõ ràng, minh bạch và đầy đủ là điều cần thiết để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển Hệ thống này cần có tính bắt buộc cao và tính pháp quy chặt chẽ, nhằm đảm bảo sự cạnh tranh bình đẳng trên mọi phương diện.
Chính phủ đã triển khai chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhằm khuyến khích họ hoàn thiện và phát triển tổ chức công tác kế toán Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ hội nâng cao năng lực và hướng tới các chuẩn mực quốc tế trong lĩnh vực kế toán.
3.3.2 Về phía Bộ Tài chính
Bộ Tài chính cần hoàn thiện chế độ kế toán và chế độ bán hàng, bao gồm hệ thống chứng từ, sổ sách, và báo cáo tài chính, để phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam và hội nhập với nền kinh tế thế giới Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện xuất - nhập khẩu hàng hóa trong các ngành công nghiệp.
Các chế độ và chuẩn mực kế toán mới cần có Thông tư hướng dẫn cụ thể và chi tiết Hiện tại, các quy định chưa rõ ràng dẫn đến sự không nhất quán trong việc áp dụng của các doanh nghiệp.
Bộ Tài chính nên tổ chức các lớp đào tạo trực tuyến nhằm hướng dẫn kế toán áp dụng các chế độ và chuẩn mực kế toán mới ban hành, phục vụ cho kế toán viên trong các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực hoạt động.
Bộ Tài chính cần nâng cao vai trò chủ đạo trong thị trường bằng cách hoàn thiện các quy định giao dịch với đối tác nước ngoài, từ đó giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh và tham gia tích cực vào thị trường quốc tế.
Kết hợp với Ngân hàng Nhà nước, việc điều chỉnh lãi suất cho vay thông qua chính sách tiền tệ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nguồn vốn, từ đó nhanh chóng có vốn kinh doanh và đầu tư hiệu quả hơn.
3.3.3 Về phía công ty TNHH Plachem Vina
Công ty TNHH Plachem Vina chuyên kinh doanh các loại hóa chất, do đó việc đảm bảo chất lượng hàng hóa đạt tiêu chuẩn là rất quan trọng Để đạt được mục tiêu lợi nhuận, tất cả các phòng ban trong công ty cần nỗ lực phối hợp chặt chẽ.
Giám đốc công ty cần thực hiện việc kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ công tác kế toán Đồng thời, đội ngũ cán bộ kế toán phải có trách nhiệm cao trong công việc và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp.
Công ty cần tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và năng động, khuyến khích sự gắn kết giữa nhân viên và ban quản lý thông qua khảo sát ý kiến Việc này sẽ giúp đưa ra các chính sách cải tiến, đồng thời áp dụng chế độ khen thưởng và phúc lợi để động viên những nhân viên xuất sắc.
Tổ chức công tác kế toán tài chính cần tuân thủ các quy định pháp luật, đồng thời phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy mô nhỏ của công ty.
Cần phân công công việc và trách nhiệm cho nhân viên kế toán một cách hợp lý trong công ty, đồng thời xác định mối quan hệ giữa các kế toán và các phần hành kế toán Việc này giúp tối ưu hóa quy trình sử dụng và luân chuyển chứng từ, cũng như đảm bảo việc cung cấp, đối chiếu và kiểm tra số liệu hiệu quả.
Công ty TNHH Plachem Vina nên khuyến khích nhân viên kế toán tham gia các khóa học chuyên sâu về kế toán và đội ngũ quản lý chất lượng tham gia các khóa học cập nhật kiến thức trong ngành công nghiệp hóa chất Việc này không chỉ giúp nâng cao kinh nghiệm làm việc mà còn góp phần quan trọng vào việc đạt được mục tiêu kinh doanh của công ty.