CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
1.1.1 Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh a Khái niệm bán hàng:
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, kèm theo lợi ích và rủi ro cho khách hàng, và yêu cầu khách hàng thanh toán hoặc đồng ý thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nơi hàng hóa chuyển từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ Khi giao dịch hoàn tất, doanh nghiệp kết thúc chu trình kinh doanh và vòng chu chuyển vốn được hoàn tất.
Như vậy, quá trình bán hàng có đặc điểm sau:
- Có sự trao đổi, thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua và chấp nhận thanh toán
Khi có sự thay đổi quyền sở hữu hàng hóa đã trao đổi, người bán sẽ không còn quyền sở hữu đối với hàng hóa đó, mà quyền sở hữu sẽ chuyển giao cho người mua Điều này xác định rõ ràng kết quả kinh doanh trong giao dịch thương mại.
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình tính toán chênh lệch giữa chi phí và doanh thu trong một kỳ, thể hiện qua số tiền lãi hoặc lỗ Nếu doanh thu vượt chi phí, doanh nghiệp sẽ ghi nhận lãi; ngược lại, nếu chi phí lớn hơn doanh thu, kết quả sẽ là lỗ Thông thường, việc xác định kết quả kinh doanh được thực hiện vào cuối tháng, cuối kỳ hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác:
Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh được xác định bằng cách lấy doanh thu thuần trừ đi trị giá vốn hàng bán, bao gồm sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ, cũng như giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp Ngoài ra, các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư như chi phí khấu hao, sửa chữa, nâng cấp, thuế hoạt động, chi phí thanh lý và nhượng bán bất động sản đầu tư cũng cần được xem xét Cuối cùng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được trừ ra để có được kết quả chính xác.
+ Kết quả hoạt động tài chính là số chênh lệch giữa thu nhập của hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính
+ Kết quả hoạt động khác là số chênh lệch giữa các khoản thu nhập khác và các khoản chi phí khác và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Phương thức bán hàng là các phương pháp và cách thức bán hàng giúp doanh nghiệp tiêu thụ được nhiều sản phẩm và mang lại lợi nhuận cao
Hiện nay, doanh nghiệp áp dụng nhiều phương thức bán hàng đa dạng để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều kiện cụ thể của từng đơn vị Một số phương thức bán hàng phổ biến bao gồm bán buôn, bán lẻ và đại lý.
Phương thức bán buôn là hình thức cung ứng dịch vụ và hàng hóa với khối lượng lớn, giá chiết khấu cho các trung gian thương mại như đại lý, tổng đại lý và nhà phân phối Có hai phương thức bán buôn chính: bán buôn qua kho và không qua kho.
+ Bán buôn qua kho: hàng hóa sẽ được xuất tại kho bên bán, bên mua có thể trực tiếp đên lấy hoặc nhờ bên bán vận chuyển
Bán buôn không qua kho, hay còn gọi là vận chuyển thẳng, là phương thức giao hàng mà hàng hóa được chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến bên mua mà không qua kho của doanh nghiệp Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho, đồng thời đảm bảo hàng hóa được giao nhanh chóng đến địa chỉ đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Phương thức bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh doanh nhằm phục vụ tiêu dùng nội bộ Thông thường, khối lượng mua trong bán lẻ mang tính chất đơn lẻ và nhỏ, với giá bán ổn định, đồng thời hàng hóa được phân phối vào lĩnh vực tiêu dùng.
Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức kinh doanh trong đó việc thu tiền và giao hàng được tách biệt Mỗi quầy hàng sẽ có nhân viên thu ngân phụ trách việc thu tiền, viết hóa đơn và cung cấp tích kê cho khách Khách hàng sẽ nhận hàng tại quầy từ nhân viên bán hàng sau khi hoàn tất thanh toán.
+ Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng phổ biến ở nước ta, người bán đồng thời cũng là nhân viên thu tiền của khách hàng
Bán lẻ tự phục vụ cho phép khách hàng tự chọn hàng hóa theo sự hướng dẫn của nhân viên bán hàng, sau đó mang đến bàn thu ngân để thanh toán Hình thức này thường thấy tại các siêu thị và cửa hàng tự chọn, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người tiêu dùng.
Bán hàng tự động là phương thức mà doanh nghiệp thương mại áp dụng để sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dụng cho nhiều loại hàng hóa, thường được đặt tại những địa điểm công cộng như quán cafe và khu vực giải khát.
Phương thức bán hàng đại lý là hình thức mà doanh nghiệp giao hàng cho các đại lý hoặc đơn vị ký gửi để họ trực tiếp bán hàng Khi có hàng bán, doanh nghiệp sẽ chi trả cho các đại lý một khoản hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm (%) trên giá bán hoặc giá thanh toán của hàng hóa đã tiêu thụ Khoản hoa hồng này được ghi nhận vào chi phí bán hàng.
Phương thức bán hàng trả góp và trả chậm cho phép người mua thanh toán tiền hàng theo nhiều lần, đồng thời doanh nghiệp thu thêm lãi trả chậm Quyền sở hữu hàng hóa chỉ chuyển giao cho người mua khi họ hoàn tất thanh toán, nhưng từ góc độ kế toán, hàng hóa được coi là tiêu thụ ngay khi giao hàng và doanh thu bán hàng sẽ được ghi nhận.
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn áp dụng nhiều phương thức bán hàng đặc biệt như khuyến mại và chương trình đổi hàng Những phương thức này ngày càng trở nên phổ biến và hiệu quả trong việc thu hút khách hàng.
Sau khi bên bán giao hàng và bên mua xác nhận thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng qua nhiều phương thức khác nhau, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên.
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng Để quản lý tốt hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thường sử dụng các công cụ quản lý khác nhau, trong đó, kế toán được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất Đặc biệt, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn thất thoát hàng hóa và phát hiện những sản phẩm chậm luân chuyển Điều này giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, từ đó thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn hiệu quả.
Số liệu từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tình hình hoạt động kinh doanh và xác định hiệu quả bán hàng Qua đó, doanh nghiệp có thể phát hiện những thiếu sót và sự mất cân đối giữa các khâu mua, dự trữ và bán, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Dựa trên số liệu từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước có thể theo dõi tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện quản lý hiệu quả hơn đối với các doanh nghiệp.
Thông qua số liệu từ kế toán bán hàng, đối tác doanh nghiệp có thể đánh giá khả năng mua, dự trữ và bán hàng hóa, từ đó đưa ra quyết định đầu tư và cho vay vốn hiệu quả.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng Để phát huy vai trò, kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
Theo dõi và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác số lượng, khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán ra và tiêu thụ trong nội bộ là rất quan trọng.
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý tài chính, cần tính toán đúng giá vốn hàng bán và ghi chép đầy đủ, kịp thời các khoản doanh thu, giảm trừ doanh thu cùng các chi phí theo từng hoạt động cụ thể.
- Theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu của doanh nghiệp
Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về tình hình bán hàng và kết quả kinh doanh giúp nhà quản lý và lãnh đạo điều chỉnh kịp thời kế hoạch kinh doanh, từ đó tối đa hóa lợi nhuận và hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp
1.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a Khái niệm
Doanh thu, theo CMKT Việt Nam số 14, được định nghĩa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán Nó phát sinh từ các hoạt động kinh doanh và sản xuất thông thường của doanh nghiệp, đóng góp vào sự phát triển của vốn chủ sở hữu.
Doanh thu là giá trị mà công ty thu được từ việc bán sản phẩm hàng hóa, phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh tại một thời điểm cụ thể Đây là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp Doanh thu được hình thành từ nhiều hoạt động khác nhau của công ty.
Theo VAS 14, doanh thu được ghi nhận khi quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao từ người bán sang người mua Cụ thể, thời điểm ghi nhận doanh thu xảy ra khi người mua thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà người bán đã chuyển giao.
* Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận khi doanh nghiệp thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện, trong đó điều kiện quan trọng nhất là doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích liên quan đến quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn năm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng + Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
- Điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ:
Doanh thu từ giao dịch cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi giao dịch kết thúc và có thể xác định một cách đáng tin cậy Nếu giao dịch liên quan đến nhiều kỳ, doanh thu sẽ được ghi nhận trong kỳ dựa trên phần công việc đã hoàn thành tính đến ngày lập Bảng Cân đối kế toán Để xác định kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ, cần thỏa mãn bốn điều kiện sau.
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
Giao dịch cung cấp dịch vụ có khả năng mang lại lợi ích kinh tế, đồng thời cần xác định rõ phần công việc đã hoàn thành tính đến ngày lập Bảng Cân Đối Kế Toán Ngoài ra, việc xác định chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí cần thiết để hoàn tất dịch vụ cũng rất quan trọng.
Các khoản giảm trừ doanh thu là những điều chỉnh làm giảm doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ kế toán.
- Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ dành cho người mua, áp dụng khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không còn phù hợp với thị hiếu hiện tại.
Hàng bán bị trả lại là giá trị của khối lượng hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán Nguyên nhân có thể bao gồm vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất, kém phẩm chất, hoặc không đúng chủng loại, quy cách Chứng từ sử dụng cho việc này là rất quan trọng để xác minh và xử lý các giao dịch liên quan.
+ Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa
+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
+ Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, giấy báo có, séc,…)
+ Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng bị trả lại
+ Các chứng từ khác có liên quan c Tài khoản sử dụng
TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, có 4 TK cấp 2:
+ TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
+ TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm
+ TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
Theo Thông tư 133/2016, các khoản giảm trừ doanh thu không được hạch toán vào tài khoản 521 mà phải trừ trực tiếp vào tài khoản 511, nhằm phản ánh chính xác các khoản doanh thu và giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ.
TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT,
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán
- Các khoản chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911-
Xác định kết quả kinh doanh
TK 511 không có số dư cuối kì e Sơ đồ hạch toán
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán a Khái niệm
Theo điều 62 thông tư 133/2016/TT-BTC, giá vốn hàng bán bao gồm trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư và giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp trong kỳ bán hàng.
Các chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản đầu tư bao gồm chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí cho thuê bất động sản theo phương thức cho thuê hoạt động, và chi phí nhượng bán, thanh lý bất động sản đầu tư.
Trị giá mua hàng hoá bao gồm giá mua cùng với các loại thuế không hoàn lại như thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng không được khấu trừ Ngoài ra, còn tính các chi phí vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản trong quá trình mua hàng, sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán.
* Các phương pháp tính giá xuất kho:
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, có 3 phương pháp tính giá xuất kho: Thực tế đích danh, nhập trước xuất trước và bình quân gia quyền
- Phương pháp tính theo giá đích danh:
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính
+ Ưu điểm: đây là phương pháp tốt nhất, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế
+ Nhược điểm:chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được
- Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho mua hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng kỳ hoặc sau mỗi lô hàng nhập, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ là cách tính giá trị vốn hàng xuất kho vào cuối kỳ Kế toán hàng tồn kho dựa trên giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và lượng hàng nhập trong kỳ để xác định đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại sản phẩm.
= Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ+ Số lượng hàng nhập trong kỳ Ưu điểm: đơn giản, chỉ cần tính 1 lần vào cuối kỳ
Nhược điểm: độ chính xác không cao, việc tính toán bị dồn vào cuối kỳ
Các hình thức kế toán
Theo TT133/2016, các đơn vị kinh tế có thể lựa chọn một trong bốn hình thức kế toán, bao gồm: Hình thức Nhật ký chung, Hình thức Nhật ký - Sổ cái, Hình thức Chứng từ - Ghi sổ và Hình thức ghi sổ trên máy tính.
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, đặc biệt là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian và nội dung của từng nghiệp vụ Dữ liệu từ sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các bước ghi chép chi tiết và hệ thống.
+ Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.11: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
1.4.2 Hình thức Nhật ký- Sổ cái
Hình thức kế toán này đặc trưng bởi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, được gọi là sổ Nhật ký - Sổ Cái Các căn cứ để thực hiện ghi chép vào sổ Nhật ký - Sổ Cái bao gồm chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Bao gồm các loại sổ sau:
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.12: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái 1.4.3 Hình thức kế toán Chứng từ- Ghi sổ
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ là tài liệu do kế toán lập dựa trên từng chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại với nội dung kinh tế tương tự Các chứng từ này được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm và phải kèm theo chứng từ kế toán Trước khi được ghi vào sổ kế toán, chứng từ ghi sổ cần được kế toán trưởng duyệt Các loại sổ kế toán bao gồm nhiều dạng khác nhau, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.13: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ- Ghi sổ 1.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết kế dựa trên ba hình thức kế toán chính hoặc sự kết hợp của chúng Mặc dù phần mềm không thể hiện toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng nó vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Với hình thức kế toán trên máy vi tính, các loại sổ rất đa dạng, đặc biệt là các sổ kế toán chi tiết, cho phép kế toán lựa chọn loại sổ phù hợp theo yêu cầu quản lý.
Hiện nay, có các phần mềm kế toán như MISA, Fast,…
Sơ đồ 1.14: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Chương 1 đã trình bày những lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại các doanh nghiệp nói chung theo Thông tư 133/2016TT- BTC Đây là nền tảng lý thuyết quan trọng để đi sâu phân tích, tìm hiểu về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
Khái quát về doanh nghiệp
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT TIẾN PHÚC
- Tên Quốc tế: TIEN PHUC TRADING AND TECHNICAL COMPANY LIMITED
- Người đại diện: Trần Thị Bưởi
- Địa chỉ: Số 35 Ngõ 259 Đường Chiến Thắng, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Trong quá trình hình thành và phát triển, công ty đã đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức Nhờ vào sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã vượt qua các trở ngại và đạt được những thành tựu nhất định Với trình độ chuyên môn cao và phong cách làm việc chuyên nghiệp, cùng chất lượng sản phẩm tốt, công ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh a Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc tự hào là một trong những nhà phân phối thiết bị điện máy hàng đầu tại Việt Nam, cam kết mang đến sự hài lòng tối đa cho khách hàng thông qua các sản phẩm chính hãng và chất lượng tốt Chúng tôi hoạt động với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh rõ ràng, nhằm phục vụ nhu cầu của thị trường và khách hàng.
+ Phân phối các thiết bị điện máy các hãng cho các đại lý, cửa hàng to nhỏ, các công trình xây dựng, thiết kế,…
+ Cung cấp dịch vụ lắp đặt các thiết bị điện máy
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí cho khách hàng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến việc lựa chọn và lắp đặt các thiết bị điện máy phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
+ Tạo việc làm cho người lao động, mang lại nguồn thu nhập ổn định cho họ
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh theo đúng ngành nghề mà công ty đã đăng ký trên Giấy phép kinh doanh
+ Chấp hành và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho Ngân sách Nhà nước
+ Xây dựng kế hoạch mở rộng mạng lưới phân phối sản phẩm b Ngành nghề kinh doanh
Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực bán buôn các đồ dùng gia đình, mã ngành 4649 Sản phẩm chủ yếu bao gồm các thiết bị điện máy như tivi, tủ lạnh, máy giặt, điều hòa và bình nóng lạnh, phục vụ nhu cầu thiết yếu của hộ gia đình.
Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ lắp đặt các thiết bị điện máy
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty bao gồm nhiều bộ phận liên kết chặt chẽ, mỗi bộ phận đảm nhận chức năng và quyền hạn riêng Sự hoạt động hiệu quả của từng đơn vị phụ thuộc lớn vào hệ thống quản lý, do đó, việc tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là rất quan trọng.
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc, mặc dù mới thành lập và có quy mô nhỏ, đã áp dụng cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến-chức năng Mỗi phòng ban và bộ phận được giao nhiệm vụ chuyên trách trong các lĩnh vực cụ thể, đồng thời chịu sự quản lý thống nhất từ Ban Giám Đốc.
(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc)
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật
Ban Giám Đốc là người đại diện hợp pháp cho công ty, điều hành mọi hoạt động và chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng Họ cũng có nhiệm vụ xem xét báo cáo tài chính và đưa ra các quyết định quan trọng cho các kế hoạch phát triển tiếp theo của doanh nghiệp.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường và triển khai kế hoạch kinh doanh cho từng sản phẩm Đội ngũ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thực hiện hợp đồng và cung cấp thông tin về sản phẩm cùng các chương trình khuyến mãi Họ tiếp nhận đơn đặt hàng và thông báo cho phòng kế toán và bộ phận kho để tiến hành giao hàng Ngoài ra, phòng Kinh doanh còn hỗ trợ bộ phận kho trong việc sắp xếp và chuẩn bị hàng hóa.
Phòng Tài chính - Kế toán chịu trách nhiệm nhập liệu các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày vào phần mềm, lưu trữ chứng từ và sổ sách tài chính của công ty Bộ phận này kiểm soát hiệu quả các khoản thu, chi, theo dõi công nợ khách hàng, và thực hiện bảng lương cũng như tính lương cho nhân sự Họ lập báo cáo hàng tháng và thực hiện các báo cáo khác theo yêu cầu của giám đốc Đảm bảo áp dụng đúng chế độ kế toán hiện hành, phòng Tài chính - Kế toán cam kết cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và trung thực về chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị.
Bộ phận kho có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi và ghi nhận lượng hàng hóa nhập, xuất tồn hàng tuần, thực hiện quy trình giao nhận hàng và kiểm tra hàng hóa cùng chứng từ trước khi giao cho khách hàng Cuối tháng, bộ phận này phối hợp với các phòng ban để kiểm kê kho và chốt số liệu Đảm bảo vệ sinh kho và sắp xếp hàng hóa một cách ngăn nắp, khoa học là những yêu cầu quan trọng trong công việc.
Phòng Tài chính- Kế toán Bộ phận kho Bộ phận vận chuyển
Bộ phận vận chuyển đảm nhận nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa từ kho công ty đến tay khách hàng, đảm bảo giao hàng đầy đủ, đúng hẹn và nhanh chóng theo chỉ dẫn của phòng kinh doanh Họ cũng chịu trách nhiệm về hàng hóa trong quá trình vận chuyển, chuyển giao đầy đủ giấy tờ, tiền hàng và chữ ký của các bên liên quan cho bộ phận kế toán.
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của công ty
Quý này Quý trước Chênh lệch tuyệt đối
Chênh lệch tương đối Tổng tài sản 13,004,875,660 11,145,238,220 1,859,637,440 116.69% VCSH bình quân 12,850,764,200 10,904,526,100 1,946,238,100 117.85% Doanh thu 8,025,924,502 7,509,843,916 516,080,586 106.87%
Tý suất lợi nhuận doanh thu (ROS) 1.75% 1.71% 0.04% 102.34%
Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) 1.08% 1.15% -0.07% 93.73%
Tỷ suất lợi nhuận trên
Biểu 2.1: Một số chỉ tiêu hoạt động kinh doanh của công ty
Doanh thu quý này đã tăng 6,87%, tương đương với 516.080.586 đồng, nhờ việc công ty mở rộng hoạt động kinh doanh và gia tăng số lượng hàng bán ra.
Lợi nhuận sau thuế quý này tăng 9,37%, đạt mức tăng tuyệt đối 12.015.161 đồng nhờ vào việc tiêu thụ hàng hóa tăng cao Doanh thu và giá vốn đều tăng, nhưng doanh thu tăng nhiều hơn, dẫn đến lợi nhuận quý này cao hơn so với trước.
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu quý này tăng nhẹ 0,04% so với quý trước nhờ vào việc lợi nhuận tăng 9,37% (tương ứng 12.015.161 đồng) và doanh thu tăng 6,87% (tương ứng 516.080.586 đồng) Sự gia tăng này được thúc đẩy bởi tình hình dịch bệnh ổn định hơn, giúp tăng cường tiêu thụ hàng hóa.
Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA) trong quý này giảm 0,07% so với quý trước, mặc dù cả lợi nhuận và tổng tài sản đều tăng Sự gia tăng tổng tài sản đạt 1.859.637.440, tương ứng với 16,79%, đã vượt quá mức tăng của lợi nhuận, dẫn đến sự giảm sút của ROA.
Tổ chức công tác kế toán Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Bộ máy kế toán của doanh nghiệp bao gồm đội ngũ kế toán viên và các thiết bị hỗ trợ ghi chép, tính toán, xử lý thông tin kế toán Nó đảm nhiệm việc thu nhận, kiểm tra, và tổng hợp dữ liệu để cung cấp thông tin kinh tế chính xác về hoạt động của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc được tổ chức theo mô hình tập trung, trong đó toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý và luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán cũng như lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán của công ty.
(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc)
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ kế toán Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Kế toán bán hàng, mua hàng Kế toán thuế Thủ quỹ
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và tổ chức hoạt động kế toán hiệu quả dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc Họ nắm bắt toàn bộ các hoạt động liên quan đến Tài chính - Kế toán, lập báo cáo tài chính theo yêu cầu của nhà quản trị và phải chịu trách nhiệm với cấp trên cũng như nhà nước về thông tin kế toán.
Kế toán mua bán hàng hóa bao gồm việc theo dõi, ghi chép và tính toán các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày liên quan đến từng loại hàng hóa Công việc này bao gồm xuất hóa đơn, lập lệnh xuất kho, nhập kho và báo giá Cuối tháng, kế toán cần lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn hàng hóa và báo cáo tổng hợp Ngoài ra, việc quản lý công nợ của khách hàng và nhà cung cấp cũng là một phần quan trọng trong quá trình kế toán.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và xử lý hóa đơn chứng từ hàng ngày, từ đó thực hiện kê khai thuế định kỳ hàng tháng, quý và năm Ngoài ra, kế toán thuế còn chịu trách nhiệm tính lương và các khoản trích theo lương, hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập báo cáo tài chính cho cơ quan thuế.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý tiền mặt, thực hiện việc nhận và chi tiền dựa trên chứng từ hợp lệ, và vào cuối ngày sẽ nộp tiền vào ngân hàng Cuối tháng, thủ quỹ tiến hành kiểm kê tồn quỹ để lập báo cáo kiểm quỹ.
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, đồng thời tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định pháp lý liên quan.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm theo đúng năm dương lịch
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán : Việt Nam đồng (VNĐ)
- Phương thức kê khai và nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp tính giá xuất kho: theo phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO)
- Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên
Công ty sử dụng phần mềm Misa để ghi sổ kế toán trên máy vi tính, áp dụng hình thức Nhật ký chung và hóa đơn điện tử nhằm tối ưu hóa việc theo dõi và quản lý.
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ và xác định tài khoản ghi nợ, ghi có, nhập liệu vào phần mềm kế toán theo các bảng biểu đã thiết kế Sau khi thông tin được nhập, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp Cuối cùng, kế toán sẽ kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ.
Cuối tháng hoặc cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Biểu 2.2: Màn hình giao diện phần mềm Misa
- Hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính Hệ thống này bao gồm các chứng từ liên quan đến bán hàng, hàng tồn kho, tiền tệ, lao động, tiền lương, công cụ dụng cụ và tài sản cố định.
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc đã sử dụng hầu hết các tài khoản cấp 1 và cấp 2 để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh Trong quý I năm 2022, công ty không ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác và thu nhập khác.
2.2.3 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc a Phương thức thanh toán:
Giá bán và phương thức thanh toán sẽ được thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng hoặc báo giá Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc hiện đang áp dụng các phương thức thanh toán đa dạng.
Thanh toán trả ngay thường được áp dụng cho khách lẻ, bao gồm cá nhân và hộ gia đình, khi mua sắm với số lượng ít Phương thức thanh toán có thể thực hiện trực tiếp bằng tiền mặt hoặc thông qua chuyển khoản.
Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc
2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản giảm trừ doanh thu
* Tài khoản và chứng từ sử dụng:
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc chủ yếu tạo ra doanh thu từ việc bán hàng hóa, bên cạnh đó, một phần doanh thu khác đến từ dịch vụ lắp đặt cho khách hàng Tuy nhiên, doanh thu này chỉ được ghi nhận trên tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa.
+ Đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa
+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
+ Phiếu thu, giấy báo có
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ trong kê khai thuế sẽ ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, không bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
* Quy trình ghi nhận và xử lý nghiệp vụ
Khách hàng có nhu cầu về hàng hóa sẽ liên hệ với phòng kinh doanh để tạo đơn đặt hàng Sau khi tiếp nhận đơn, phòng kinh doanh lập lệnh bán hàng và chuyển cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn Hóa đơn được phát hành gồm 3 liên.
+ Liên 2: giao cho khách hàng
+ Liên 3: giao cho bộ phận kho để làm thủ tục xuất kho và giao hàng
Khi nhận hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt Nếu chọn thanh toán tiền mặt, thủ quỹ sẽ lập và ký phiếu thu thành 2 liên, trong đó liên 1 được giao cho khách hàng và liên 2 được giữ lại để ghi sổ Dựa trên hóa đơn và chứng từ, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu vào phần mềm kế toán, và sau khi cập nhật, dữ liệu sẽ tự động chuyển đến các sổ liên quan.
Vào ngày 28/2/2022, công ty đã xuất bán 20 bộ điều hòa treo tường Casper LC-09FS32 cho công ty TNHH Thương mại Nhật Dương với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 4.181.818,18 đồng/bộ Hiện tại, khách hàng vẫn chưa thực hiện thanh toán.
Dựa trên các chứng từ, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu vào phần mềm kế toán và phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng Phần mềm tự động cập nhật thông tin vào sổ cái và sổ nhật ký chung.
Từ năm 2021 đến hết quý 1 năm 2022, công ty không ghi nhận nghiệp vụ nào làm giảm doanh thu Đối với khách hàng mua số lượng lớn, công ty thực hiện khấu trừ trực tiếp vào giá bán trong báo giá, vì vậy không phát sinh chiết khấu thương mại Hàng hóa của công ty luôn được kiểm soát chất lượng chặt chẽ, dẫn đến việc giảm giá hay hàng bị trả lại do không đạt tiêu chuẩn chất lượng hầu như không xảy ra.
Biểu 2.3: Phiếu thu số PT00126
Biểu 2.4: Hóa đơn GTGT xuất cho Công ty TNHH Thương mại Nhật Dương
Biểu 2.5: Trích sổ cái TK 511 quý 1 năm 2022 2.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
* Tài khoản và chứng từ sử dụng
- TK sử dụng: TK 632- Giá vốn hàng bán
+ Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng,
+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
+ Các chứng từ khác có liên quan
Doanh nghiệp tính trị giá hàng xuât kho theo phương pháp nhập trước xuất trước
* Quá trình ghi nhận và xử lý nghiệp vụ
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán ghi nhận đồng thời doanh thu và giá vốn hàng bán Sau khi có đủ hóa đơn chứng từ, kế toán sẽ hạch toán doanh thu vào phần mềm, và phần mềm tự động chuyển tài khoản kho sang tài khoản giá vốn hàng bán theo số lượng hàng hóa trên hóa đơn.
Vào ngày 28/2/2022, công ty đã bán 30 bộ điều hòa treo tường Casper LC-09FS32 cho công ty TNHH Xây dựng Phát triển Thương mại Đại Thanh với đơn giá 4.181.818,18 đồng/bộ và giá vốn 4.116.736 đồng/bộ, khách hàng đã thực hiện thanh toán qua chuyển khoản.
Căn cứ vào phiếu xuất kho cùng các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận giá vốn lô hàng trên trên phần mềm Misa theo bút toán sau:
Có TK 156: 123.502.080 Đồng thời ghi nhận doanh thu:
Khi đó, số liệu trên các sổ liên quan sẽ tự động cập nhật
Biểu 2.6: Hóa đơn GTGT xuất cho Công ty TNHH Xây dựng Phát triển
Biểu 2.8: Trích sổ cái TK 632 quý 1 năm 2022 2.3.3 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
2.3.3.1 Kế toán chi phí bán hàng
* Tài khoản và chứng từ sử dụng
- TK sử dụng: TK 6421- Chi phí bán hàng
Tại công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc, chi phí bán hàng phát sinh gồm:
+ Chi phí nhân viên bán hàng: tiền lương, phụ cấp, trích bảo hiểm và các khoản hỗ trợ khác
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: nhà kho, phương tiện vận tải
Chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm các khoản như chi phí thuê kho, chi phí thuê bốc xếp, cước vận chuyển, chi phí sửa chữa tài sản cố định trong khâu bán hàng, và chi phí mua các vật liệu bảo quản.
+ Chi phí bằng tiền khác: chi phí quảng cáo, marketing, tiếp khách,…
+ Bảng tính lương và các khoản trích theo lương
+ Phiếu chi, ủy nhệm chi
+ Các chứng từ khác có liên quan
* Quá trình ghi nhận và xử lý nghiệp vụ:
Sau khi nhận bộ chứng từ liên quan đến chi phí bán hàng như hóa đơn GTGT và phiếu chi, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm Misa Phần mềm này sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ liên quan, giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Cuối tháng, kế toán thực hiện tính toán và lập bảng phân bổ khấu hao, sau đó hạch toán vào phần mềm Quá trình này sẽ tự động cập nhật số liệu trên các sổ liên quan như sổ cái và nhật ký chung.
Ngày 31/3/2022, công ty tính và trích khấu hao một TSCĐ trong tháng 3 là nhà kho, số tiền 5.000.000 đồng
Kế toán ghi nhận trên phần mềm Misa theo bút toán trên, khi đó, số liệu ở các sổ liên quan sẽ tự động cập nhật
Biểu 2.9: Trích sổ cái TK 6421 quý 1 năm 2022
2.3.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
* Tài khoản và chứng từ sử dụng:
- Tài khoản sử dụng: TK 6422- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp thường phát sinh tại công ty:
+ Chi phí nhân viên: tiền lương, các khoản trích theo lương, tiền trợ cấp của cán bộ, nhân viên bộ phận quản lý
+ Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý
+ Chi phí thuê văn phòng, mua công cụ dụng cụ: máy in, máy vi tính, bàn ghế, văn phòng phẩm, quạt,…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, Internet,…
+ Bảng tính lương, thanh toán lương và các khoản trích theo lương
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao
+ Phiếu chi, giấy báo nợ
* Quá trình ghi nhận và xử lý nghiệp vụ:
Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp như hóa đơn thanh toán và phiếu chi, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm Misa Phần mềm này sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ sách liên quan, giúp quản lý thông tin một cách hiệu quả.
Cuối tháng, kế toán thực hiện việc tính toán và lập bảng phân bổ khấu hao, sau đó hạch toán vào phần mềm, giúp số liệu ở sổ cái và nhật ký chung được tự động cập nhật.
Ngày 8/3/2022, công ty mua văn phòng phẩm với số tiền là 748.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), đã thanh toán bằng tiền mặt
Căn cứ vào hóa đơn thanh toán, kế toán ghi nhận trên phần mềm Misa theo bút toán sau:
Sau đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào các sổ liên quan (sổ cái và sổ nhật ký chung)
Biểu 2.10: Phiếu chi số PC00220.21
Biểu 2.11: Trích sổ cái TK 6422 quý 1 năm 2022 2.3.4 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính
2.3.4.1 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
* Tài khoản và chứng từ sử dụng:
-TK sử dụng: TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính
+ Bảng sao kê tài khoản
+ Các chứng từ khác có liên quan
* Quá trình ghi nhận và xử lý nghiệp vụ
Khi ngân hàng thông báo số tiền lãi nhận được, kế toán sẽ kiểm tra số dư tài khoản Dựa vào giấy báo có hoặc bảng sao kê tài khoản, kế toán lập phiếu thu để ghi nhận số tiền lãi Dữ liệu sẽ tự động cập nhật lên các sổ sách liên quan.
Ngày 31/1/2022, nhận được thông báo từ ngân hàng Techcombank về việc ngân hàng trả lãi tiền gửi tháng 1/2022 là 20.780 VNĐ
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi nhận trên phần mềm theo bút toán sau:
Biểu 2.13: Trích sổ cái TK 515 quý 1 năm 2022
2.3.4.2 Kế toán chi phí hoạt động tài chính
* Tài khoản và chứng từ sử dụng:
- Tài khoản sử dụng: TK 635- Chi phí hoạt động tài chính
+ Phiếu chi, biên lai chuyển khoản
+ Các chứng từ khác có liên quan
Trong quý I năm 2022, công ty không phát sinh khoản chi phí hoạt động tài chính nên không hạch toán
2.3.5 Kế toán thu nhập khác và chi phí khác
* Tài khoản và chứng từ sử dụng:
+ Biên bản thanh lý, đánh giá lại tài sản
+ Biên bản xử lý vi phạm hợp đồng
+ Các chứng từ khác có liên quan
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng đối với Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc cũng như các doanh nghiệp khác Việc thực hiện kế toán này cần được tiến hành cẩn thận để đảm bảo hiệu quả tối ưu Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đã tuân thủ chuẩn mực kế toán hiện hành, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
Mô hình bộ máy tổ chức của doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng kiểu trực tuyến-chức năng, phù hợp với quy mô và yêu cầu quản lý Mỗi bộ phận, phòng ban được tổ chức một cách rõ ràng, với phân công và phân nhiệm cụ thể, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung, đảm bảo tính hợp lý và gọn nhẹ đồng thời tối ưu hóa hiệu quả Công tác kế toán được thực hiện nghiêm túc, tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, năng động và được sắp xếp công việc phù hợp, tạo điều kiện để họ phát huy tối đa năng lực làm việc của mình.
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ và sổ sách theo mẫu quy định tại TT133/2016 TT-BTC của Bộ Tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có bộ chứng từ hợp lệ, được sắp xếp và lưu trữ khoa học, giúp dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra Vào cuối tháng, chứng từ gốc được tập hợp theo loại và lưu trữ trong các file tài liệu có ghi đầy đủ thông tin bên ngoài, phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần Hệ thống sổ sách được sử dụng đầy đủ và đúng quy định, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
- Về hình thức kế toán: Tại công ty, việc ghi sổ được thực hiện theo hình thức
Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản và dễ hiểu, rất hữu ích cho công việc kế toán Phần mềm kế toán Misa phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, giúp hạch toán, lưu trữ và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác Việc sử dụng hình thức kế toán máy không chỉ giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán mà còn nâng cao hiệu quả làm việc.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu đầy đủ, kịp thời và đúng bản chất, tuân thủ nguyên tắc đúng kỳ và nguyên tắc phù hợp Chi phí cũng được tập hợp và hạch toán chính xác, giúp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty áp dụng chính sách bán hàng và thanh toán đa dạng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đội ngũ nhân viên kinh doanh trẻ trung, năng động và có chuyên môn cao liên tục tìm kiếm nguồn khách hàng mới và mở rộng thị trường tiêu thụ Họ nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của khách hàng để tăng cường số lượng hàng hóa bán ra Bên cạnh đó, công ty chú trọng đến chất lượng sản phẩm và luôn sẵn sàng chăm sóc, tư vấn, giải đáp thắc mắc cũng như xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh liên quan đến khách hàng.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho, giúp nắm bắt kịp thời tình hình hàng hóa và báo cáo khi cần thiết Phương pháp này hỗ trợ hiệu quả trong việc lập kế hoạch mua sắm và dự trữ, đảm bảo quá trình tiêu thụ diễn ra thuận lợi.
Phương pháp tính giá xuất kho theo FIFO (nhập trước - xuất trước) đảm bảo hàng hóa cũ được luân chuyển trước, giúp tránh tình trạng tồn kho đối với các mẫu mã cũ.
2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân
- Về hệ thống tài khoản: Hệ thống TK của công ty vẫn còn đơn giản
Công ty chưa áp dụng tài khoản 2293 - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dẫn đến rủi ro khi một số khách hàng thanh toán chậm do phương thức bán buôn với số tiền lớn Việc không trích lập khoản dự phòng này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến ghi nhận doanh thu, làm cho doanh thu được ghi nhận không chính xác và thiếu hợp lý trong trường hợp khách hàng không thanh toán các khoản nợ quá hạn hoặc không còn khả năng thanh toán.
Công ty chưa sử dụng tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, mặc dù giá hàng hóa trên thị trường luôn biến động Hàng tồn kho, đặc biệt là các mặt hàng điện tử và điện lạnh, có thể giảm giá bất kỳ lúc nào Việc không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng tiêu cực đến báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, vì điều này liên quan trực tiếp đến giá vốn hàng bán.
Mặc dù công ty cung cấp dịch vụ lắp đặt cho khách hàng, doanh thu từ dịch vụ này không được ghi nhận riêng mà được tổng hợp vào tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa Cách ghi nhận này gây khó khăn trong việc xác định doanh thu theo từng loại dịch vụ, ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định kinh doanh.
Hệ thống chứng từ của công ty hiện tại tương đối đầy đủ và hợp lệ, tuy nhiên vẫn còn một số chứng từ thiếu chữ ký xác nhận từ các bên liên quan Việc quản lý chứng từ chưa được chặt chẽ, dẫn đến tình trạng thất lạc một số tài liệu, gây khó khăn trong việc ghi nhận nghiệp vụ và thực hiện đối chiếu Đặc biệt, công ty cũng không xuất hóa đơn GTGT cho nhiều trường hợp khách lẻ mua hàng, điều này vi phạm quy định về kế toán và thuế, ảnh hưởng tiêu cực đến báo cáo tài chính của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty đơn giản nhưng gặp khó khăn do số lượng nhân viên ít trong khi khối lượng công việc lớn, dẫn đến chậm trễ và sai sót Việc không tách biệt giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính khiến cho nhân viên kế toán tài chính phải kiêm nhiệm công việc của kế toán quản trị, làm tăng khối lượng và độ phức tạp công việc của mỗi nhân viên.
Kế toán quản trị tại công ty chưa đạt hiệu quả cao, thiếu sự theo dõi chặt chẽ mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận, điều này ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh Việc khai thác tốt mối quan hệ này có thể mang lại lợi ích lớn trong quản lý doanh thu và chi phí Hơn nữa, công ty cũng chưa chú trọng xây dựng kế hoạch và lập dự toán cho năm tiếp theo, dẫn đến sự mờ nhạt trong chiến lược tương lai.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ KỸ THUẬT TIẾN PHÚC
Định hướng phát triển của đơn vị
Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc, một doanh nghiệp mới thành lập, đang từng bước phát triển các sản phẩm điện máy Dù phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt trong nền kinh tế thị trường và ảnh hưởng của dịch Covid-19, công ty vẫn duy trì sự phát triển ổn định nhờ vào sự chỉ đạo tài tình của ban lãnh đạo Ban lãnh đạo luôn xây dựng các kế hoạch và mục tiêu cụ thể, phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Công ty hướng đến mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu trong cung cấp và phân phối thiết bị điện máy, cam kết mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng Để đạt được điều này, công ty liên tục mở rộng quy mô kinh doanh và phát triển nguồn nhân lực, đồng thời lên kế hoạch mở rộng hệ thống đại lý phân phối trên toàn quốc và thiết lập mối quan hệ hợp tác bền vững với các nhà cung cấp Công ty cũng tích cực tìm kiếm thị trường mới và triển khai chiến lược marketing hiệu quả để gia tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm Để nâng cao sự hài lòng của khách hàng, công ty sẽ cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng, duy trì liên lạc thường xuyên và tổ chức các hoạt động tri ân vào dịp lễ tết, kỉ niệm nhằm xây dựng mối quan hệ thân thiết và lâu dài với khách hàng.
Công ty cam kết trở thành đối tác tin cậy nhất cho doanh nghiệp bằng cách liên tục tìm kiếm nguồn hàng nhập mới, cung cấp sản phẩm chất lượng với giá cả cạnh tranh Để nâng cao uy tín và hiệu quả kinh doanh, công ty tập trung đầu tư vào những mặt hàng chủ lực, mang lại giá trị kinh tế cao.
Công ty cam kết phát triển nguồn nhân lực bền vững, coi đây là yếu tố then chốt cho sự phát triển lâu dài Chúng tôi tập trung nâng cao trình độ chuyên môn, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc ổn định với thu nhập hấp dẫn Mục tiêu của công ty là khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình.
Nguyên tắc, yêu cầu hoàn thiện
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, giúp phản ánh chính xác tình hình kinh doanh Để thích ứng với những biến động của thị trường, các doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Việc này không chỉ giúp đưa ra các thay đổi và chiến lược kinh doanh phù hợp mà còn cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản.
- Tôn trọng, chấp hành pháp luật và chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam:
Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần linh hoạt và sáng tạo nhưng phải tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành cùng quy định pháp luật Để đảm bảo nguyên tắc này, kế toán cần theo dõi, cập nhật và chấp hành nghiêm túc các văn bản, nghị định, thông tư mới từ Bộ Tài chính và Nhà nước.
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm, quy mô và lĩnh vực hoạt động khác nhau, do đó cần áp dụng phương pháp quản lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể Việc áp dụng cách thức quản lý của một doanh nghiệp vào doanh nghiệp khác có thể không mang lại hiệu quả, vì vậy các doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp hoàn thiện dựa trên tình hình kinh doanh và đặc điểm riêng của mình.
Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và chính xác là rất quan trọng cho việc ra quyết định và quản lý hiệu quả Thông tin kế toán không đầy đủ hoặc không chính xác có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyết định của nhà quản trị.
Hoàn thiện quy trình kinh doanh cần phải đi đôi với tiết kiệm chi phí để đảm bảo hiệu quả tối ưu Mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận trong khi giảm thiểu chi phí Một phương án được coi là khả thi và hiệu quả khi mang lại lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất Đặc biệt trong lĩnh vực bán hàng, việc hoàn thiện và xác định kết quả kinh doanh cần phải tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao Nếu chi phí cho việc hoàn thiện vượt quá lợi ích thu được, thì không nên thực hiện.
Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là Công ty TNHH Thương mại và Kỹ thuật Tiến Phúc Do công ty mới thành lập và hoạt động chưa lâu, nên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh vẫn còn nhiều thiếu sót và hạn chế Vì vậy, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
3.3.1 Hoàn thiện hế thống tài khoản
Công ty cần mở tài khoản 2293 - Trích lập dự phòng phải thu khó đòi để quản lý rủi ro từ phương thức thanh toán trả sau, đặc biệt với khách hàng doanh nghiệp và đại lý có khoản thanh toán lớn Việc này là cần thiết vì một số khoản nợ có thể đã đến hạn nhưng chưa được thanh toán hoặc khách hàng không có khả năng chi trả, gây ra rủi ro lớn cho doanh nghiệp Mở tài khoản 2293 sẽ giúp theo dõi và lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, từ đó bù đắp thiệt hại kinh tế khi xảy ra rủi ro trong việc thu hồi công nợ.
Việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi được thực hiện khi các khoản nợ đã quá hạn thanh toán và công ty đã nhiều lần đòi nhưng không thu hồi được Ngoài ra, ngay cả khi khoản nợ chưa đến hạn nhưng không thể thu hồi do khách hàng phá sản, mất tích hoặc bỏ trốn, công ty vẫn cần có đầy đủ chứng từ và căn cứ để xác định khoản nợ này là khó đòi.
Mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi được với khoản nợ đã quá hạn thanh toán được quy định như sau:
Thời gian quá hạn Mức trích lập
Từ 6 tháng đến dưới 1 năm 30%
Từ 1 năm đến dưới 2 năm 50%
Từ 2 năm đến dưới 3 năm 70%
Từ 3 năm trở lên 100% Đối với trường hợp nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng mất tích, bỏ trốn, phá sản,…thì công ty tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán) để trích lập dự phòng
Khi trích lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận bút toán sau:
Nếu không ghi nhận bút toán khi có khoản phải thu khó đòi, chi phí sẽ giảm, lợi nhuận tăng, và chi phí thuế TNDN sẽ tăng, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của công ty.
Vào ngày 26/3/2022, Công ty đã bán hàng cho Công ty TNHH Thái Hà HG với hóa đơn số 55, tổng số tiền thanh toán là 48.600.000 đồng Đến cuối năm 2022, nếu khách hàng chưa thanh toán, kế toán sẽ phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Đối với khoản nợ đã quá hạn 9 tháng, mức trích lập sẽ là 30%.
Kế toán ghi nhận bút toán sau:
Công ty cần mở thêm tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đối phó với tình trạng giảm giá hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng điện tử và điện lạnh có tính công nghệ Những sản phẩm như điều hòa và bình nóng lạnh có giá thay đổi theo mùa, do đó việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty.
Mức trích lập dự phòng được tính theo công thức sau:
Mức trích dự phòng giảm giá
Lượng HTK thực tế tại thời điểm lập BCTC năm x
Giá gốc HTK theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK
Giá gốc hàng tồn kho (HTK) bao gồm chi phí mua hàng, chi phí chế biến, và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đạt được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (HTK) được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính trừ đi chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ ước tính.
Vào ngày 5/3/2022, công ty đã mua 6 bình nóng lạnh Rossi 30l vuông với giá 1.400.000 đồng mỗi bình, chưa bao gồm thuế GTGT 10%, và đã thanh toán qua chuyển khoản Đến ngày 31/12/2022, 4 bình nóng lạnh Rossi 30l vuông vẫn chưa được bán, với giá bán ước tính là 1.320.000 đồng mỗi bình và chi phí ước tính là 40.000 đồng mỗi bình.
Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho là 1.400.000, lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được tại ngày lập báo cáo tài chính là 1.280.000 (1.320.000 - 40.000) Do đó, công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo bút toán tương ứng.
Công ty ghi nhận doanh thu từ bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ vào tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng Để phản ánh chính xác từng loại doanh thu, công ty nên sử dụng thêm tài khoản 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ, nhằm ghi nhận doanh thu từ dịch vụ lắp đặt mà công ty cung cấp cho khách hàng.
3.3.2 Hoàn thiện hệ thống chứng từ
Chứng từ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, do đó cần được quản lý cẩn thận để tránh thất lạc Sau mỗi lần giao hàng, cần tập hợp đầy đủ chứng từ để gửi cho kế toán, đơn vị này có trách nhiệm lưu giữ Công ty cần kiểm soát hóa đơn và chứng từ chặt chẽ, với hóa đơn được đánh số rõ ràng để thuận tiện cho việc kiểm tra và ngăn chặn gian lận Tất cả chứng từ phải có chữ ký xác nhận của các bên liên quan, thông tin rõ ràng và không có dấu hiệu điều chỉnh để tránh làm giả Khi bán hàng, công ty cần xuất hóa đơn GTGT đầy đủ theo quy định, kể cả với các khoản chi nhỏ như chi tiếp khách hay tiền điện Hơn nữa, kế toán cần xử lý và nhập liệu chứng từ ngay vào phần mềm kế toán để tránh tình trạng tồn đọng, gây nhầm lẫn và sai sót.
3.3.3 Hoàn thiện bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty hiện còn đơn giản và đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm, do đó, công ty cần tổ chức các khóa đào tạo và hướng dẫn để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên Ngoài ra, nhân viên kế toán cần thường xuyên cập nhật các văn bản và nghị định mới từ Nhà nước và Bộ Tài chính để áp dụng hiệu quả Với khối lượng công việc lớn và đội ngũ nhân viên ít, công ty nên xem xét tuyển thêm nhân viên, giúp mỗi người chỉ tập trung vào một phần hành nhất định, giảm thiểu tình trạng kiêm nhiệm, từ đó hạn chế sai sót và chậm trễ trong công việc.
3.3.4 Hoàn thiện kế toán quản trị
Mặc dù công ty nhỏ không thể tách biệt hoàn toàn giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, việc thực hiện một số nội dung của kế toán quản trị là cần thiết Trước hết, công ty cần phân tích mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận để đưa ra quyết định hợp lý và xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Tiếp theo, việc lập dự toán là quan trọng không chỉ để đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu mà còn để có cái nhìn rõ ràng về kế hoạch kinh doanh trong tương lai Một số loại dự toán có thể lập bao gồm dự toán tiêu thụ, dự toán lịch thu tiền bán hàng, dự toán chi phí và dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Dưới đây là một số mẫu dự toán mà công ty có thể áp dụng:
DỰ TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ QUÝ II
Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quý II
1 Khối lượng sản phẩm tiêu thụ (1)
Biểu 3.1: Mẫu dự toán doanh thu tiêu thụ
DỰ TOÁN LỊCH THU TIỀN
Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quý II
1 Số phải thu kỳ trước (1)
2 Số tiền thu trong kỳ (2)
3 Tổng số tiền thu được (3)= (1) + (2)
Biểu 3.2: Mẫu dự toán lịch thu tiền
DỰ TOÁN LƯỢNG HÀNG MUA
Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quý II
1 Khối lượng sản phẩm tiêu thụ (1)
2 Khối lượng tồn cuối kỳ (2)
3 khối lượng tồn đầu kỳ (3)
4 Khối lượng hàng mua trong kỳ
Biểu 3.3: Mẫu dự toán lượng hàng mua 3.3.5 Hoàn thiện phân bổ chi phí quản lý kinh doanh