CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm cơ bản, phương thức bán hàng và phương thức thanh toán
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về kế toán bán hàng và xác định KQKD
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp Quá trình này liên quan đến việc cung ứng sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, trong đó bên bán có trách nhiệm giao hàng và chuyển quyền sở hữu cho bên mua, đồng thời nhận tiền hoặc quyền thu tiền Bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng theo thỏa thuận Nói cách khác, bán hàng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ, thể hiện sự kết nối giữa hai quá trình này.
- Người mua và người bán tự nguyện ký kết thỏa thuận trao đổi và có sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa
Hoạt động kinh doanh thương mại không tạo ra của cải vật chất trực tiếp, nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và thúc đẩy quá trình sản xuất Nó giúp duy trì và phát triển hoạt động sản xuất thông qua khâu lưu thông, đảm bảo hàng hóa được phân phối hiệu quả đến tay người tiêu dùng.
Đối với doanh nghiệp thương mại, việc tối ưu hóa công tác tiêu thụ hàng hóa không chỉ là yếu tố then chốt để thúc đẩy sản xuất mà còn giúp tăng lợi nhuận và mở rộng quy mô doanh nghiệp.
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình so sánh chênh lệch giữa chi phí phát sinh và thu nhập nhận được trong một kỳ kế toán Thông thường, việc này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán, có thể là cuối tháng, quý hoặc năm, tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp Doanh nghiệp sẽ ghi nhận lãi khi thu nhập vượt chi phí, ngược lại sẽ ghi nhận lỗ khi thu nhập thấp hơn chi phí.
Kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp được xác định từ việc tiêu thụ hàng hóa và dịch vụ, chính là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí.
6 thu thuần của hoạt động sản xuất kinh doanh với giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Kết quả hoạt động tài chính là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí từ các hoạt động tài chính, phản ánh hiệu quả của các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp.
- Kết quả hoạt động khác được xác định là chênh lệch giữa thu nhập từ hoạt động khác với chi phí khác
Bán hàng là quá trình mà doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và nhận lại tiền, chuyển đổi vốn từ hàng hóa sang giá trị, tạo ra doanh thu Doanh thu này giúp doanh nghiệp thu hồi vốn đầu tư, bù đắp chi phí và mở rộng kinh doanh, đồng thời xác định kết quả kinh doanh Việc xác định kết quả kinh doanh hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định về việc tiếp tục kinh doanh hay loại bỏ sản phẩm nhằm tối đa hóa lợi nhuận Do đó, bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết với nhau.
Các doanh nghiệp thương mại ở Việt Nam có thể sử dụng các phương thức bán hàng sau: a) Phương thức bán buôn:
Bán buôn là hình thức bán hàng theo lô hoặc số lượng lớn cho các doanh nghiệp thương mại và sản xuất Trong đó, người mua hàng hóa đóng vai trò là nhà cung cấp trung gian, nghĩa là hàng hóa chưa đến tay người tiêu dùng trực tiếp Do đó, hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông và chưa được tiêu dùng, dẫn đến giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện Giá bán của hàng bán buôn thường thay đổi tùy thuộc vào khối lượng giao dịch.
7 phương thức thanh toán mà khách hàng nhận được chiết khấu khác nhau Bán buôn có thể được thực hiện dưới các hình thức sau:
Bán buôn qua kho là hình thức giao dịch mà hàng hóa được xuất từ kho của bên bán Bên mua có thể cử đại diện đến lấy hàng hoặc yêu cầu bên bán vận chuyển hàng đến địa điểm của mình, với chi phí vận chuyển được hai bên thỏa thuận.
Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức mà doanh nghiệp thương mại không lưu kho hàng hóa sau khi mua, mà chuyển bán trực tiếp cho bên mua Phương thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho, đồng thời tối ưu hóa quy trình cung ứng.
Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, hộ gia đình, hoặc các tổ chức kinh tế, nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng nội bộ Hàng hóa trong bán lẻ đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và chuyển sang tiêu dùng, với giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện Phương thức này thường bán lẻ từng sản phẩm hoặc với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định và có xu hướng cao hơn giá bán buôn, đồng thời được thanh toán ngay Bán lẻ có thể được thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau.
Bán lẻ thu tiền tập trung là mô hình lý tưởng cho các tổ chức bán lẻ lớn như siêu thị và bách hóa Khách hàng có thể tự chọn sản phẩm và thực hiện thanh toán tại quầy thu ngân Cuối ngày, nhân viên thu ngân sẽ lập báo cáo doanh thu hàng ngày và nộp tiền vào phòng kế toán để ghi sổ.
Bán lẻ thu tiền trực tiếp là phương thức phù hợp cho các quy mô kinh doanh nhỏ, trong đó nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền từ khách hàng, có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, và giao hàng tận nơi Cuối mỗi ngày, nhân viên sẽ lập báo cáo bán hàng và nộp số tiền thu được cho phòng kế toán.
Bán lẻ tự động là mô hình thương mại phù hợp cho các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa như café, nước ngọt, đồ ăn vặt và dịch vụ game, thông qua máy bán hàng tự động đặt tại các điểm công cộng Khi khách hàng cho tiền vào máy, hàng hóa sẽ được tự động phân phối, mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng Phương thức bán hàng này giúp tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm cho người tiêu dùng.
Bán hàng qua đại lý là phương thức mà doanh nghiệp giao hàng cho các đại lý hoặc đơn vị nhận bán hàng ký gửi để tiêu thụ hàng hóa Hình thức này có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau.
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng, công tác tổ chức bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò hết sức quan trọng bởi nó tạo ra nguồn thu chính cho doanh nghiệp, là mắt xích quan trọng quyết định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường kinh tế Việc tổ chức công tác kế toán bán hàng một cách hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp quản lý được quá trình xuất nhập và luân chuyển hàng hóa, từ đó hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa, phát hiện sớm những hàng hóa chậm lưu chuyển để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn
Dựa trên số liệu từ báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hoàn chỉnh của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Điều này giúp phát hiện những thiếu sót và mất cân đối giữa các khâu mua, dự trữ và bán, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý kịp thời Hơn nữa, doanh nghiệp có thể xây dựng các chiến lược định hướng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tới nhằm tối ưu hóa lợi nhuận.
Thông tin từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp giúp các cơ quan nhà nước kiểm tra và giám sát nghĩa vụ với Nhà nước, từ đó xây dựng chính sách phát triển kinh tế quốc dân Bên cạnh đó, báo cáo tài chính cũng là mối quan tâm của các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà đầu tư và chủ nợ, giúp họ nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra quyết định kinh tế kịp thời.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Trong nền kinh tế thị trường, kế toán là công cụ thiết yếu cho doanh nghiệp trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và hỗ trợ quản lý vĩ mô của nhà nước Do đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu cũng như chi phí cho từng hoạt động Bên cạnh đó, việc theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu từ khách hàng cũng là một yếu tố quan trọng giúp duy trì dòng tiền ổn định.
Ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác khối lượng thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Việc tính toán đúng giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản chi phí khác sẽ giúp xác định chính xác kết quả kinh doanh.
Kiểm tra và giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng và lợi nhuận là rất quan trọng Cần phân phối lợi nhuận hợp lý, đảm bảo kỷ luật thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng Đồng thời, việc thu nộp ngân sách cũng cần được thực hiện một cách nghiêm túc để duy trì sự ổn định tài chính.
Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng là rất quan trọng để xác định kết quả và phân phối kết quả, từ đó hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
- Xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác theo đúng chính sách, chế độ của nhà nước ban hành
Cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan và từ đó đưa ra khuyến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh một cách phù hợp.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và kinh doanh của doanh nghiệp Việc thực hiện tốt nhiệm vụ kế toán giúp người sử dụng thông tin hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh, từ đó hỗ trợ các nhà quản lý trong việc ra quyết định kịp thời và lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả cho tương lai.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu a) Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 14), doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán Doanh thu phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, nhưng không bao gồm các khoản đóng góp từ các chủ sở hữu.
Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa;
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh nghiệp chỉ ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo;
- Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó
Cách xác định doanh thu:
- Doanh thu bán hàng được tính bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được
- Các khoản thu hộ bên thứ ba sẽ không được tính vào doanh thu
Doanh thu bán hàng không bao gồm các loại thuế gián thu như thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB), thuế xuất khẩu và thuế bảo vệ môi trường, ngay cả khi thuế GTGT được nộp theo phương pháp trực tiếp.
Khi không thể tách riêng số thuế gián thu phải nộp tại thời điểm ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ ghi nhận doanh thu bao gồm cả số thuế này và sau đó định kỳ ghi giảm doanh thu tương ứng với số thuế gián thu phải nộp Trong báo cáo kết quả kinh doanh, chỉ tiêu “Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ” và “Các khoản giảm trừ doanh thu” không bao gồm số thuế gián thu phải nộp trong kỳ, vì thuế gián thu không được xem là một phần của doanh thu.
- Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, bảng sao kê của ngân hàng,…);
- Bảng thanh toán tiền bán đại lý, ký gửi;
- Biên bản thanh lý hợp đồng;
- Các chứng từ khác có liên quan: phiếu nhập kho hàng trả lại,…
Để ghi nhận các khoản doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 511 có 6 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
- Tài khoản 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm
- Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá
- Tài khoản 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
- Tài khoản 5118 – Doanh thu khác
Phụ lục 1.1: Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (theo thông tư 200/2014/BTC) b) Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, là những yếu tố làm giảm doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng khi họ mua hàng với số lượng lớn, dựa trên thỏa thuận chiết khấu đã ký kết giữa hai bên.
Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ dành cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không phù hợp với thị hiếu, không đáp ứng đủ tiêu chuẩn chất lượng như đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa hai bên.
- Hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán
Doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần, từ đó xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán
- Đối với chiết khấu thương mại được thể hiện ngay trên hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT
- Đối với trường hợp giảm giá hàng bán: hóa đơn điều chỉnh giá, biên bản thỏa thuận giữa hai bên,…
- Đối với trường hợp hàng bán bị trả lại: hóa đơn và bảng kê trả hàng (do bên mua lập), phiếu nhập kho, phiếu chi,…
Tài khoản sử dụng: TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
Tài khoản 521 được sử dụng để ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ, bao gồm chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng hóa bị trả lại.
Tài khoản này không phản ánh các khoản thuế được giảm trừ vào doanh thu như thuế GTGT đầu ra phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp
Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5211 – Chiết khấu thương mại
- Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại
- Tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán
Phụ lục 1.2: Trình tự hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu (theo thông tư 200/2014/BTC)
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán trong doanh nghiệp thương mại bao gồm tổng chi phí để hàng hóa có mặt tại kho, bao gồm giá mua thực tế từ nhà cung cấp và các chi phí thu mua như vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cho bộ phận thu mua, chi phí kho hàng và hao hụt Để tính giá trị xuất kho của hàng tồn kho, kế toán có thể áp dụng một trong các phương pháp theo thông tư 200.
Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng hàng hóa mua vào Phương pháp này thích hợp cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc những mặt hàng ổn định và dễ nhận diện.
Theo cách này, doanh nghiệp phải quản lý hàng hóa theo từng lô hàng, khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó
Việc áp dụng phương pháp này yêu cầu các điều kiện nghiêm ngặt, chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, sản phẩm ổn định và dễ nhận diện Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa, phương pháp này sẽ không khả thi.
Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và hàng mua trong kỳ Giá trị trung bình này có thể được xác định theo từng kỳ hoặc sau mỗi lô hàng nhập, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
- Theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng):
Theo phương pháp này, giá trị vốn hàng xuất kho chỉ được tính vào cuối kỳ Kế toán hàng tồn kho dựa vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và hàng nhập trong kỳ để xác định giá đơn vị bình quân Cách tính này giúp xác định đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại sản phẩm trong kỳ.
- Theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm):
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư và hàng hóa, kế toán cần xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức: Đơn giá xuất kho lần thứ i.
Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) là một phương pháp kế toán hàng tồn kho, trong đó giả định rằng hàng hóa được mua trước sẽ được xuất trước Điều này có nghĩa là giá trị hàng tồn kho sẽ phản ánh giá trị của những sản phẩm đã được mua từ lâu, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí và lợi nhuận một cách hiệu quả.
Các hình thức kế toán
Theo TT200, các đơn vị có thể lựa chọn 5 hình thức kế toán áp dụng, bao gồm: hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức Nhật ký – Chứng từ, hình thức Nhật ký – Sổ cái, và hình thức ghi sổ kế toán máy.
1.4.1 Hình thức Nhật ký chung
Theo phương pháp kế toán nhật ký chung, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian và nội dung của từng nghiệp vụ Sau đó, số liệu từ các sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung bao gồm nhiều loại sổ, trong đó có sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết.
1.4.2 Hình thức Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán Chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại và có nội dung kinh tế tương tự.
Chứng từ ghi sổ phải được đánh số liên tục hàng tháng hoặc hàng năm theo thứ tự trong sổ đăng ký Trước khi thực hiện ghi sổ kế toán, các chứng từ này cần có sự duyệt của kế toán trưởng và đi kèm với chứng từ kế toán liên quan.
Hình thức ghi sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán như chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.4.3 Hình thức Nhật ký - Chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ kế toán nhật ký – chứng từ:
Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của các tài khoản, đồng thời phân tích các nghiệp vụ này theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
Kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với hệ thống hóa chúng theo nội dung kinh tế là điều quan trọng Điều này giúp tạo ra một cái nhìn tổng quan và rõ ràng về các hoạt động kinh tế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối chứng tài khoản, chi tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập BCTC
Hình thức ghi sổ kế toán nhật ký – chứng từ bao gồm các loại sổ kế toán như nhật ký chung chứng từ, bảng kê, sổ cái và sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
1.4.4 Hình thức Nhật ký – Sổ cái Đặc trưng của hình thức nhật ký- sổ cái: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký – sổ cái Căn cứ để ghi sổ nhật ký – sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau: sổ nhật ký – sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.4.5 Hình thức ghi sổ kế toán máy Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các
Phần mềm kế toán cần đảm bảo khả năng in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định, mặc dù không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán.
Các loại sổ trong hình thức kế toán máy được xác định bởi phần mềm kế toán sử dụng, tuy nhiên chúng không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay truyền thống.
Bài viết này trình bày những cơ sở lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại Dựa vào những lý luận này, chương 2 sẽ nghiên cứu thực tiễn tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh, từ đó phân tích những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI
VÀ PHÁT TRIỂN QUỐC TẾ MƯỜI THỊNH
Tên công ty bằng tiếng Anh: MUOI THINH INTERNATIONAL DEVELOPMENT AND TRADE INVESTMENT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: MUOI THINH INTERNATIONAL DEVELOPMENT AND TRADE INVESTMENT., JSC
Mã số thuế: 0107576780 Địa chỉ: BT3-1, khu đấu giá QSDĐ, Tứ Hiệp – Ngũ Hiệp, Xã Tứ Hiệp, huyện Thanh Trì, thành phố Hà Nội, Việt Nam
Ngày thành lập: 26/09/2016 Đại diện pháp luật: Nguyễn Hoàng Tùng (chức vụ: giám đốc)
Loại hình pháp lý: Công ty cổ phần
Trạng thái: Đang hoạt động
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh, trước đây là công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất và Thương mại Mười Thịnh, được thành lập vào năm 2001 Với sứ mệnh cung cấp giải pháp công nghệ gia công kim loại, công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực máy móc thiết bị, dụng cụ và dịch vụ công nghiệp, đặc biệt là trong ngành hàn cắt kim loại và gia công cơ khí.
Công ty Mười Thịnh đã không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để cung cấp các giải pháp công nghệ gia công kim loại tiên tiến nhất tại thị trường Việt Nam Sau nhiều năm phát triển, công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh và khẳng định vị thế tiên phong, trở thành đối tác chiến lược đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh
a) Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Nhận thấy sự phát triển nhanh chóng của ngành gia công kim loại và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh đã giới thiệu các sản phẩm công nghệ cao, góp phần hiện đại hóa ngành gia công kim loại tại Việt Nam Công ty không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và đào tạo nhân lực, mở rộng mạng lưới phân phối trên toàn quốc Để đáp ứng nhu cầu thị trường, Mười Thịnh bổ sung các thiết bị sản xuất hiện đại như máy CNC, máy cắt Laser Fiber và hệ thống robot hàn tự động Với tiêu chí “Nhân lực tận tâm – Dịch vụ xứng tầm” và sứ mệnh “đem lại giá trị bền vững”, Mười Thịnh tự hào là thương hiệu hàng đầu trong cung cấp thiết bị gia công kim loại chất lượng cao tại Việt Nam.
Chúng tôi cung cấp các thiết bị sản xuất và gia công kim loại công nghệ cao, bao gồm máy chấn CNC, máy cắt Laser Fiber, hệ thống robot hàn tự động và thiết bị hàn Laser đồng bộ chất lượng.
- Bán các thiết bị phù hợp với thị trường Việt Nam như: máy hàn MIG/MAG, máy hàn que, máy cắt Plasma
Chúng tôi chuyên phân phối thiết bị và dây chuyền sản xuất cho ngành ống thông gió và gia công nội thất, bao gồm máy cắt ống – hộp tự động, máy uốn ống tự động, thiết bị hàn cắt, cùng với các phụ kiện thay thế đồng bộ.
- Gia công cơ khí, lắp đặt máy móc và thiết bị.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh a) Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán) b) Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý tối cao của công ty, có quyền quyết định và thực hiện các quyền, nghĩa vụ không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Với vai trò quản lý, Hội đồng quản trị đảm nhiệm các chức năng quan trọng như quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển, xử lý các vấn đề về cổ phần, cũng như bổ nhiệm và bãi nhiệm các chức vụ trong công ty.
Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng TC-KT Phòng sửa chữa, kĩ thuật Phòng HC-NS Phòng KD
Giám đốc công ty, được bổ nhiệm bởi hội đồng quản trị, đại diện cho công ty trong các vấn đề pháp lý và quan hệ với cơ quan Nhà nước cũng như đối tác bên ngoài Người này có trách nhiệm ký kết hợp đồng kinh tế và quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Đồng thời, giám đốc xác định phương hướng và kế hoạch phát triển, trực tiếp quản lý, phối hợp và tổ chức các bộ phận trong công ty để đạt được mục tiêu chung.
Phó giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động của công ty, thay mặt giám đốc xử lý các công việc được ủy quyền khi giám đốc vắng mặt Họ hỗ trợ các phòng ban lập kế hoạch nhằm duy trì sự ổn định của công ty và làm việc chặt chẽ với giám đốc để quyết định các chính sách phát triển phù hợp Ngoài ra, phó giám đốc còn có trách nhiệm dịch thuật hợp đồng với các đối tác nước ngoài, đảm bảo quyền lợi cho công ty.
*Phòng hành chính – nhân sự
Phòng hành chính – nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành nhân sự, quản lý hành chính trong công ty Dựa vào nhu cầu của các bộ phận và chỉ đạo từ giám đốc, phòng sẽ xây dựng và triển khai kế hoạch nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và quản lý hồ sơ nhân viên Đồng thời, phòng cũng thực hiện các chính sách khen thưởng và cung cấp dịch vụ hành chính như trang thiết bị, đảm bảo môi trường làm việc, hạ tầng công nghệ thông tin và quản trị hệ thống phần mềm hiệu quả.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm, yêu cầu nghiên cứu thị hiếu khách hàng để tư vấn cho ban giám đốc về chiến lược thị trường Để đạt hiệu quả trong công tác quảng bá sản phẩm, bộ phận này cần xây dựng kế hoạch hợp lý và sáng tạo.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm kiểm soát chính sách bán hàng của công ty, thu thập thông tin khách hàng và liên hệ với các khách hàng tiềm năng Đồng thời, phòng cũng cập nhật kịp thời các thông tin về chính sách bán hàng và sản phẩm mới nhất của công ty.
*Phòng tài chính – kế toán
Phòng tài chính – kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho ban giám đốc xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm Nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm quản lý nguồn thu – chi của doanh nghiệp, lập kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn, cũng như kiểm tra và giám sát việc thực hiện các hợp đồng kinh tế Họ cũng có trách nhiệm lưu trữ chứng từ kế toán và tổng hợp báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm theo quy định của Nhà nước Bên cạnh đó, phòng tài chính – kế toán theo dõi chi tiêu của công ty, quản lý và cân đối nguồn thu – chi để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh, đồng thời phân tích tình hình sử dụng vốn và kết quả hoạt động của công ty.
*Phòng sửa chữa, kĩ thuật
Phòng sửa chữa và kỹ thuật đảm nhận việc kiểm tra chất lượng sản phẩm công ty cung cấp, đồng thời tư vấn, lắp đặt, sửa chữa và kiểm tra thời hạn bảo hành Ngoài ra, phòng cũng thực hiện bảo dưỡng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng và các máy móc, thiết bị kỹ thuật khác.
Một số chỉ tiêu hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty (ĐVT: VND)
Chỉ tiêu Năm 2022 Năm 2021 Năm 2020
10 Lợi nhuận trước thuế TNDN (778.024.758) (616.022.118) (555.563.376)
12 Lợi nhuận sau thuế TNDN (778.024.758) (616.022.118) (555.563.376)
(Nguồn: Phòng tài chính – kế toán của công ty Cổ phần Mười Thịnh)
Tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây không khả quan, khi cả ba năm từ 2020 đến 2022 đều ghi nhận lỗ và số lỗ có xu hướng gia tăng Cụ thể, số lỗ năm 2021 tăng gần 60,5 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 10,9% so với năm 2020, trong khi số lỗ năm 2022 tăng xấp xỉ 162 triệu đồng, tăng 26,3% so với năm 2021 Điều này cho thấy công ty vẫn đang gặp khó khăn trong việc phục hồi kinh tế sau đại dịch Covid-19.
Bảng 2.2: Báo cáo so sánh của công ty (ĐVT: VND)
Sau khi lập báo cáo so sánh chênh lệch giữa các chỉ tiêu năm 2022 và năm
Năm 2021, doanh thu thuần giảm 6,820 triệu đồng, tương ứng với mức giảm 25,11%, cho thấy tình hình kinh doanh của công ty không khả quan Mặc dù giá vốn hàng bán giảm nhanh hơn doanh thu thuần, cho thấy quản lý giá vốn vẫn tốt, nhưng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2022 tăng lần lượt 0,7% và 65,53%, nhanh hơn so với doanh thu thuần, cho thấy quản lý chi phí kém hiệu quả hơn so với năm 2021 Tốc độ tăng của doanh thu hoạt động tài chính và chi phí tài chính cao nhưng không đáng kể do tỉ trọng nhỏ trên doanh thu thuần, không ảnh hưởng nhiều đến đánh giá chung về lợi nhuận.
Công ty 34 đang gặp khó khăn trong hoạt động kinh doanh do hiệu quả thấp Cần thiết phải xem xét lại công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để cải thiện tình hình.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của công ty
Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán:
Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm chính về tài chính của công ty Họ kiêm nhiệm kế toán tổng hợp, tư vấn cho giám đốc về hoạt động kinh doanh và cách sử dụng nguồn vốn hiệu quả, đồng thời cập nhật các luật và quy định mới trong ngành kế toán Kế toán trưởng đảm bảo an toàn nguồn vốn và kiểm tra các hợp đồng kinh tế để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp Họ cũng có nhiệm vụ phân tích và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh để hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra quyết định và áp dụng các biện pháp phù hợp Ngoài ra, kế toán trưởng còn phụ trách quyết toán thuế và xử lý thông tin, số liệu kế toán từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và ghi chép tình hình công nợ của doanh nghiệp Nhiệm vụ chính bao gồm kiểm tra, phân tích và so sánh các khoản công nợ phải thu từ khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp Qua đó, kế toán công nợ giúp đánh giá hiệu quả quản lý tài chính và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.
Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp)
Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán kho
Theo dõi các điều khoản thanh toán trong hợp đồng kinh tế là rất quan trọng để lập đề nghị thanh toán và thông báo cho khách hàng về nợ sắp đến hạn Điều này giúp tránh tình trạng nợ quá hạn Đồng thời, việc thông báo nợ sắp đến hạn với nhà cung cấp cũng cần thiết để thủ quỹ thực hiện thanh toán đúng hạn, nhằm tránh vi phạm hợp đồng.
Thủ quỹ có trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ tiền mặt của công ty, bao gồm việc thu – chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ và giám sát các giao dịch ngân hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục Hàng ngày, thủ quỹ cần đối chiếu số tiền mặt thực tế với sổ sách, và nếu phát hiện chênh lệch, cần kiểm tra nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý Ngoài ra, thủ quỹ cũng phải đảm bảo việc trả lương cho nhân viên đúng hạn theo quy định.
Kế toán kho đảm nhiệm việc quản lý quy trình nhập, xuất và tồn kho, theo dõi tình hình sử dụng công cụ dụng cụ, tính toán giá trị hàng hóa xuất kho và chịu trách nhiệm về tất cả số liệu trên sổ sách liên quan đến hàng hóa và sản phẩm.
2.2.2 Vận dụng chế độ, chính sách kế toán tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
Công ty áp dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán và các văn bản hướng dẫn kèm theo
Công ty Cổ phần Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh hiện đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo thông tư 200/2014/TT-BTC, được ban hành ngày 22/12/2014 bởi Bộ Tài chính Hệ thống này tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng với các quy định sửa đổi, bổ sung liên quan từ Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán của công ty được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ hạch toán mà công ty sử dụng là đồng Việt Nam (VND) để ghi chép sổ sách và lập báo cáo tài chính.
Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: theo phương pháp bình quân cuối kỳ
Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng
Tại công ty, hình thức ghi sổ được áp dụng là Nhật ký chung, kết hợp với kế toán thủ công Đồng thời, công ty cũng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT và Excel để lập bảng biểu cũng như các bảng tính kế toán.
Hình 2.1: Giao diện phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
2.3.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại CTCP Đầu tư Thương Mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
Công ty Mười Thịnh cung cấp hai phương thức bán hàng: bán lẻ cho cá nhân và hộ gia đình, cùng bán buôn cho các doanh nghiệp Trang web của công ty giúp khách hàng cập nhật thông tin sản phẩm mới và tìm hiểu sơ bộ về chúng Khi có nhu cầu mua hàng, khách hàng để lại thông tin cá nhân, sau đó nhân viên kinh doanh sẽ gọi điện xác nhận và tư vấn, đồng thời sắp xếp lịch hẹn để khách kiểm tra sản phẩm trực tiếp Khách hàng cũng có thể đến trực tiếp công ty để được tư vấn và mua hàng.
Sau khi khách hàng quyết định mua hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập hợp đồng và khách hàng sẽ ký kết với giám đốc Theo cam kết trong hợp đồng, khách hàng thường chuyển khoản thanh toán một khoản tiền đã thỏa thuận trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký kết Sau đó, bộ phận kho sẽ giao hàng và khách hàng thanh toán phần còn lại Đối với đơn hàng lớn, khách hàng sẽ thanh toán cho công ty thành 3 lần theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Công ty Mười Thịnh hiện áp dụng phương thức thanh toán chủ yếu qua chuyển khoản Đối với các đơn hàng có giá trị dưới 20 triệu đồng, khách hàng vẫn có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt.
Quy trình bán hàng của công ty được thực hiện như sau:
Khi khách hàng muốn mua hàng hóa, họ có thể để lại thông tin trên website của công ty hoặc đến trực tiếp để được tư vấn.
Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ nhập liệu và xử lý yêu cầu đặt hàng, sau đó lập hợp đồng và đơn đặt hàng Liên 2 của đơn đặt hàng và liên 1 của phiếu yêu cầu mua hàng được lưu trữ theo số thứ tự tại bộ phận, trong khi liên 2 đơn đặt hàng và liên 2 hợp đồng được gửi cho khách hàng Liên 1 hợp đồng sẽ được chuyển cho giám đốc để ký kết, liên 3 đơn đặt hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kho, và liên 2 phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn.
- Giám đốc kí hợp đồng với khách hàng, sau đó chuyển liên 1 hợp đồng cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Sau khi giám đốc ký kết hợp đồng và khách hàng chuyển khoản một phần tiền theo thỏa thuận, bộ phận kho sẽ sử dụng ba liên đơn đặt hàng để nhập liệu Nhân viên kho sẽ lập phiếu xuất kho gồm hai liên và tiến hành giao hàng cho khách Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu trữ tại bộ phận kho.
38 bộ phận theo số thứ tự, liên 2 phiếu xuất kho và liên 3 đơn đặt hàng được chuyển cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn
Khi nhận được liên 3 đơn đặt hàng, liên 2 phiếu xuất kho, liên 2 phiếu yêu cầu mua hàng và liên 1 hợp đồng đã ký, nhân viên kế toán tiến hành nhập liệu, lập hóa đơn (2 liên) và theo dõi công nợ bán hàng Các chứng từ gốc được sử dụng để nhập liệu và liên 1 hóa đơn bán hàng được lưu trữ theo số thứ tự tại bộ phận kế toán Liên 2 hóa đơn được gửi cho khách hàng, trong khi kế toán công nợ theo dõi nợ phải thu theo các điều khoản trong hợp đồng và lập đề nghị thanh toán gửi khách hàng khi gần đến hạn.
Lưu đồ chu trình bán hàng thu tiền của công ty:
- 1.0: Xử lý đặt hàng và làm hợp đồng
- 2.0: Xác nhận và kí hợp đồng
- 4.0: Lập hóa đơn và theo dõi công nợ
Sơ đồ 2.3: Lưu đồ chu trình bán hàng thu tiền của công ty
BP kinh doanh Giám đốc BP kho BP kế toán
Bộ chứng từ gốc Hóa đơn
DL 4.0 MT ĐĐH3 PXK2 PYCMH2
2.3.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh a) Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
- Giấy báo có của ngân hàng
*Công ty Mười Thịnh sử dụng TK 511 để ghi nhận doanh thu bán hàng Bút toán ghi nhận theo TT200:
*Ví dụ minh họa 1: Ngày 04/08/2022, công ty Cổ phần APTMETAL Quang
Trung có nhu cầu mua bàn gá sản phẩm hàn và ký kết hợp đồng với giám đốc Công ty CP Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh đã bán bàn gá sản phẩm hàn (hóa đơn GTGT số 409, ký hiệu 1C22TMT) kèm phiếu xuất kho số BH080003 cho công ty CP APTMETAL Quang Trung, với tổng giá bán chưa có thuế GTGT 8% là 300.000.000 đồng Hiện tại, khách hàng chưa thực hiện thanh toán.
Hạch toán: Đồng thời phản ánh giá vốn hàng bán
Dựa trên hóa đơn GTGT số 409 và các chứng từ gốc liên quan, kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm HTSOFT Phần mềm này sẽ tự động xử lý các số liệu và cập nhật đồng thời vào sổ kế toán cũng như báo cáo tài chính.
*Quy trình nhập liệu vào phần mềm HTSOFT:
- Vào phân hệ bán hàng, chọn chức năng “Đơn đặt hàng”, chọn thêm
- Khai báo các thông tin chi tiết về khách hàng và hóa đơn GTGT
- Khai báo mã hàng, số lượng hàng, thuế GTGT
- Kiểm tra và nhấn “Ghi”
Hình 2.2: Hóa đơn GTGT số 409
Hình 2.3: Trích “Hợp đồng kinh tế số 2022045 – HĐ/QTMT-APTQT”
Hình 2.4: Phiếu xuất kho số BH080003 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán tại công ty Mười Thịnh)
Biểu mẫu 2.1: Trích “Sổ cái TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
*Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Công ty Mười Thịnh hiện áp dụng chính sách cho phép khách hàng hoàn trả hàng hóa nếu chất lượng sản phẩm không đúng như cam kết trong hợp đồng Tuy nhiên, với sứ mệnh “đem lại giá trị bền vững”, công ty luôn tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa kỹ lưỡng khi nhập kho, đảm bảo sản phẩm bán ra có chất lượng tốt nhất Trước khi ký hợp đồng, khách hàng được phép kiểm tra mẫu hàng hóa; chỉ khi khách hàng đồng ý với chất lượng và mẫu mã, công ty mới tiến hành lập hợp đồng kinh tế Nhờ sự cẩn trọng trong khâu kiểm duyệt, công ty không phát sinh nghiệp vụ giảm trừ doanh thu trong năm nay.
*Chứng từ sử dụng: PNK, PXK, hóa đơn GTGT đầu vào, biên bản bàn giao hàng hóa, giấy báo nợ của ngân hàng,…
Quy trình quản lý nhập – xuất – tồn kho tại công ty được thực hiện nghiêm ngặt, với sự tách biệt giữa nhân viên kho và nhân viên kinh doanh Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ Cụ thể, đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của mỗi loại sản phẩm được xác định theo công thức rõ ràng.
Công ty Mười Thịnh có tình hình nhập xuất hàng hóa “Bàn gá sản phẩm hàn” tháng 8/2022 như sau:
- Tồn đầu kì: Bàn gá sản phẩm hàn tồn kho số lượng 5 chiếc, đơn giá 292.000.000 đồng/chiếc
Vào ngày 03/08, công ty Mười Thịnh đã nhập kho 1 bàn gá sản phẩm hàn từ công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Mười Thắng theo hóa đơn mua hàng kiêm nhập kho số MH080003, với tổng giá trị 295.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT 8%).
Vào ngày 20/08, Công ty Mười Thịnh đã nhập kho 6 bàn gá sản phẩm hàn từ CTCP Tân Phát Việt Nam, theo hóa đơn mua hàng kiêm phiếu nhập kho số MH080011, với tổng trị giá 1.758.000.000 đồng (chưa bao gồm VAT 8%).
Như vậy, đơn giá xuất kho trong kỳ của 1 chiếc bàn gá sản phẩm hàn là:
Quay lại ví dụ minh họa 1, công ty hạch toán giá vốn như sau:
Quy trình nhập liệu trên phần mềm HTSOFT diễn ra như sau: Cuối kỳ, kế toán truy cập vào phân hệ mua hàng, sau đó chọn tab “Quản lý giá vốn” Tiếp theo, kế toán cần chọn thời gian kỳ tính giá và nhấn nút tính để hoàn tất quá trình.
45 giá vốn, phần mềm sẽ tự động tính giá xuất kho dựa trên giá nhập kho trong kỳ
Hình 2.5: Hóa đơn mua hàng (kiêm nhập kho) số MH080003
Biểu mẫu 2.2: Trích “Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán”
46 c) Kế toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN
Công ty Mười Thịnh dùng TK 641 để phản ánh các chi phí bán hàng và TK
Đánh giá thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh
Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán công ty Mười Thịnh, tôi đã có cơ hội tiếp xúc và tìm hiểu thực tế công tác kế toán bán hàng cũng như xác định kết quả kinh doanh (KQKD) của công ty Tôi nhận thấy rằng bộ phận kế toán đã hoàn thành nhiều nhiệm vụ quan trọng, góp phần vào sự phát triển của công ty Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
*Thứ nhất, về việc vận dụng chế độ và hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành vào ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính
Bộ BCTC bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo KQHĐKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính, được lập theo đúng quy định trong Thông tư 200, đảm bảo tính khách quan, đầy đủ và không có sai sót.
*Thứ hai, về hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, giúp hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian, từ đó dễ dàng kiểm tra và đối chiếu từng nghiệp vụ kinh tế Hơn nữa, hình thức này cũng hỗ trợ hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm kế toán.
Hệ thống chứng từ của công ty được thiết lập đầy đủ và rõ ràng, tuân thủ các quy định pháp luật Chứng từ được phân loại và hệ thống hóa theo trình tự thời gian, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu sau này Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, thể hiện sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, đặc biệt trong công tác bán hàng.
*Thứ ba, về việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Công ty đã áp dụng công nghệ thông tin thông qua phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc cho nhân viên kế toán Nhờ phần mềm, kế toán viên không còn phải tốn hàng giờ để lập báo cáo thống kê; thay vào đó, họ chỉ cần nhập liệu dựa trên các chứng từ, và phần mềm sẽ tự động tạo ra các báo cáo bán hàng, báo cáo tồn kho, và báo cáo thu chi.
Đội ngũ kế toán viên năng động và giàu kinh nghiệm, với trình độ chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm lớn, là yếu tố quyết định cho sự thành công trong công tác kế toán Họ không chỉ có đạo đức nghề nghiệp vững vàng mà còn sở hữu kỹ năng tin học văn phòng và ngoại ngữ tốt, giúp họ làm việc cẩn thận và hiệu quả Sự phối hợp chặt chẽ giữa các kế toán viên và các phòng ban khác là chìa khóa để hoàn thành công việc với hiệu suất tối ưu.
Hệ thống tổ chức bộ máy kế toán của CTCP Mười Thịnh phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty, đảm bảo hiệu quả trong công tác kế toán.
Để đảm bảo quy trình kế toán diễn ra hiệu quả, các bộ phận cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật Mỗi bộ phận đảm nhận nhiệm vụ riêng, nhưng sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận giúp tối ưu hóa quy trình xử lý công việc kế toán, mang lại sự nhanh chóng và thuận tiện.
*Thứ nhất, về việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT để hỗ trợ công việc, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và chi phí Tuy nhiên, phần mềm chỉ có khả năng lập các báo cáo thống kê như kết quả bán hàng, báo cáo thu chi, tồn kho, và công nợ, mà không thể hoàn thiện các báo cáo tài chính như các phần mềm kế toán chuyên dụng Do đó, kế toán viên vẫn cần sử dụng song song phần mềm Excel để tạo ra các báo cáo tài chính và quản lý các chi phí phát sinh khác.
*Thứ hai, về việc lưu chứng từ và sổ sách kế toán
Việc lưu trữ chứng từ của công ty hiện chưa được tổ chức một cách đều đặn và thường xuyên, dẫn đến tình trạng nhân viên kế toán chỉ tập trung vào xử lý chứng từ mới mà quên lưu trữ các chứng từ đã hoàn tất Thông thường, kế toán viên chỉ sắp xếp và lưu trữ chứng từ khoảng ba lần mỗi tháng, hoặc khi có quá nhiều chứng từ cần xử lý, điều này dễ gây ra sai sót trong việc sắp xếp và tìm kiếm tài liệu, đặc biệt khi thời gian gấp rút Mặc dù việc lưu trữ chứng từ theo từng nghiệp vụ phát sinh trong ngày giúp kế toán viên dễ dàng kiểm tra, nhưng lại tốn nhiều thời gian cho quá trình in ấn.
*Thứ ba, về mặt máy móc và kĩ thuật
Nhiều máy móc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đã lạc hậu và cần được nâng cấp Các máy tính bàn phục vụ công việc văn phòng cho nhân viên thường gặp tình trạng giật lag khi sử dụng phần mềm, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc Thêm vào đó, một số máy in cũng đã cũ, khả năng xử lý in ấn kém và thường xuyên bị tắc mực, gây cản trở và gián đoạn công việc của nhân viên.
*Thứ tư, về việc trích lập dự phòng
Công ty chưa chú trọng đến việc trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, dẫn đến rủi ro tài chính gia tăng Doanh thu mỗi đơn hàng lớn khiến khách hàng có xu hướng nợ tiền, chiếm dụng vốn của công ty Hơn nữa, việc kiểm soát thanh toán không bao gồm thông tin về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của người mua, làm tăng nguy cơ thu hồi nợ Nếu khách hàng chậm hoặc không thanh toán, công ty có thể rơi vào khó khăn tài chính và phải vay tiền từ tổ chức tín dụng, gây phát sinh chi phí lãi vay và tổn thất tài chính.
*Thứ năm, về việc tổ chức kế toán quản trị
Công ty hiện đang tập trung chủ yếu vào kế toán tài chính mà chưa chú trọng đến kế toán quản trị, dẫn đến việc kế toán viên chỉ đưa ra các chỉ tiêu tài chính mà không thực hiện phân tích sâu về báo cáo tài chính (BCTC) Việc thiếu sót trong việc so sánh các chỉ tiêu với các năm trước đã làm giảm khả năng đánh giá sự biến động tài chính Trong khi đó, kế toán quản trị rất quan trọng, cung cấp thông tin thiết yếu cho các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản lý hiệu quả.
2.4.3 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế
*Thứ nhất, về việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT
Công ty nên xem xét đầu tư vào phần mềm kế toán, mặc dù phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT có chi phí thấp hơn so với các phần mềm kế toán như Misa hay Fast Về lâu dài, phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả và đáng tin cậy hơn, từ đó mang lại lợi ích bền vững cho hoạt động kinh doanh Việc đầu tư một khoản chi phí ban đầu cho phần mềm kế toán sẽ giúp công ty tối ưu hóa quy trình tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý.
*Thứ hai, về việc lưu trữ chứng từ và sổ sách kế toán
Việc sắp xếp và lưu trữ chứng từ trong công ty chưa được thực hiện một cách có hệ thống do khối lượng chứng từ hàng ngày quá lớn Điều này khiến nhân viên chỉ tập trung vào các nhiệm vụ cấp bách, dẫn đến tình trạng hỗn loạn trong quản lý tài liệu Cần có một quy trình rõ ràng và hiệu quả để cải thiện việc tổ chức và lưu trữ chứng từ, nhằm nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin.
63 trung xử lý chứng từ được chuyển đến mà lơ là việc sắp xếp, lưu trữ các chứng từ đã xử lý xong
*Thứ ba, về mặt máy móc và kĩ thuật
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN QUỐC TẾ MƯỜI THỊNH
Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định KQKD tại
3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay đang gặp nhiều biến động do hậu đại dịch và xung đột Nga - Ucraina Các doanh nghiệp thương mại cần phải đổi mới trong quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh để biến thách thức thành cơ hội Để đạt được điều này, việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là rất cần thiết Tuy nhiên, công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh vẫn còn nhiều hạn chế trong lĩnh vực này, vì vậy cần phải nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc cải thiện công tác kế toán.
3.1.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng và XĐKQKD tại công ty
Để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp trong hoạt động kế toán, cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán và các văn bản hướng dẫn do Nhà nước ban hành.
Cần duy trì sự cân bằng giữa việc tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp và việc tuân thủ các quy định pháp luật cũng như chế độ kế toán.
Ba là yếu tố quan trọng phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh và hệ thống quản lý của doanh nghiệp Nhà nước ban hành các quy định nhằm cung cấp hướng dẫn chung cho tất cả các doanh nghiệp.
Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần linh hoạt áp dụng các quy định phù hợp với đặc điểm và quy mô kinh doanh của mình.
Bốn là, bộ BCTC được lập phải tuân thủ các quy định trong thông tư 200 của
BTC, đồng thời thông tin trên các báo cáo tài chính phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, thích hợp, đáng tin cậy và mang tính kịp thời
Năm nay, cần tuân thủ nguyên tắc tiết kiệm hiệu quả, đảm bảo rằng việc hoàn thiện mang lại lợi nhuận tối đa với chi phí tối thiểu, đồng thời cung cấp thông tin hữu ích trong khoảng thời gian hợp lý.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại CTCP Đầu tư Thương Mại và Phát triển Quốc tế Mười Thịnh Để công tác kế toán bán hàng và xác định KQKD tại công ty Mười Thịnh được hoàn thiện thì cần phải đưa ra những giải pháp phù hợp và nghiêm chỉnh thực hiện các giải pháp đó Sau khi có cơ hội thực tập và tìm hiểu cũng như nghiên cứu về công tác kế toán bán hàng của công ty, em nhận thấy bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại một số bất cập và hạn chế Với vốn kiến thức hiện có của mình, em mong muốn giúp công tác kế toán của công ty hoàn thiện hơn bằng việc đưa ra một số giải pháp sau:
*Thứ nhất, sử dụng phần mềm kế toán
Các phần mềm quản lý kinh doanh hiện nay tích hợp nhiều tính năng như quản lý mua bán hàng hóa, kho, quỹ, ngân sách, hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, tiền lương và tài sản cố định Chúng cũng hỗ trợ tính toán, phân tích và báo cáo thu chi, quản lý kho, lập báo cáo thuế Tuy nhiên, phần mềm quản lý bán hàng HTSOFT mà công ty đang sử dụng chỉ tập trung vào quản lý bán hàng, bao gồm quản lý hàng hóa, kho, khách hàng, nhân viên và báo cáo doanh số Do đó, công ty nên xem xét đầu tư vào một phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và có được các báo cáo tài chính chính xác hơn.
67 kiệm thời gian, phục vụ cho công tác kế toán quản trị, xây dựng dự toán và giúp ích cho việc ra quyết định tài chính của giám đốc
*Thứ hai, đầu tư cơ sở vật chất phù hợp để lưu trữ chứng từ kế toán
Do lượng chứng từ kế toán ngày càng tăng, việc bảo quản chỉ trong phòng kế toán trở nên bất tiện Số lượng lớn khiến tủ lưu trữ không đủ chỗ, dẫn đến việc chứng từ bị xếp chồng và để trong thùng carton, gây mất mỹ quan Để giải quyết vấn đề này, công ty cần đầu tư thêm phòng hoặc kho nhỏ, hoặc cung cấp tủ đựng để bộ phận kế toán có thể lưu trữ chứng từ một cách an toàn và khoa học.
*Thứ ba, thanh lý, nhượng bán các thiết bị máy móc cũ để đầu tư thiết bị mới
Việc sử dụng máy tính bàn và máy in cũ gây nhiều rắc rối cho kế toán viên, ảnh hưởng đến tiến độ công việc Để cải thiện tình hình, công ty nên thanh lý và nhượng bán các thiết bị này để đầu tư vào máy móc mới Hành động này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, từ đó tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả công việc.
*Thứ tư, thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi
Chính sách bán chịu mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như thu hút khách hàng và tăng doanh thu, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro khi khách hàng không thanh toán, dẫn đến nợ phải thu khó đòi Để giảm thiểu tổn thất từ các khoản nợ này, doanh nghiệp cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định tại thông tư 48/2019/TT-BTC.
- “Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Doanh nghiệp có thể tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán khi có bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã phá sản, mở thủ tục phá sản, hoặc bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh Ngoài ra, nếu đối tượng nợ đang bị truy tố, giam giữ, xét xử, mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận của bệnh viện), đã chết, hoặc khoản nợ không thể thực hiện do đối tượng nợ bỏ trốn, doanh nghiệp cũng có quyền trích lập dự phòng tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán Trong trường hợp doanh nghiệp đã khởi kiện đòi nợ nhưng vụ án bị đình chỉ, điều này cũng đủ điều kiện để dự kiến tổn thất.
Bút toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo TT200:
Nếu mức trích lập dự phòng năm nay cao hơn năm trước, kế toán sẽ thực hiện việc trích lập bổ sung cho khoản phải thu khó đòi Kế toán sẽ tiến hành hạch toán tương ứng.
Nếu mức trích lập dự phòng năm nay nhỏ hơn năm trước, kế toán sẽ tiến hành hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Kế toán hạch toán:
Trong trường hợp xác định được các khoản nợ phải thu khó đòi là không thể thu hồi được, kế toán hạch toán:
Có TK 2293: Nợ phải thu khó đòi x mức trích lập
Nợ TK 642: Mức trích lập thêm
Có TK 2293: Mức trích lập thêm
Nợ TK 2293: Mức dự phòng hoàn nhập
Có TK 642: Mức dự phòng hoàn nhập
Trong trường hợp các khoản nợ phải thu khó đòi đã xửa lý xóa sổ, sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán hạch toán:
*Thứ năm, tổ chức và quan tâm tới công tác kế toán quản trị
Kế toán quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc và nhà quản trị đưa ra quyết định sáng suốt, giúp công ty đạt được các mục tiêu tài chính và tối đa hóa lợi nhuận Do đó, các công ty cần chú trọng tổ chức công tác kế toán quản trị thông qua các giải pháp hiệu quả.
Thay vì tuyển thêm nhân sự có chuyên môn về kế toán quản trị, công ty nên tập trung vào việc đào tạo và bồi dưỡng cho các kế toán viên và cán bộ quản lý hiện tại Mặc dù việc tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm sẽ giúp tổ chức công tác kế toán nhanh chóng và hiệu quả, nhưng điều này cũng dẫn đến chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên Trong bối cảnh tài chính công ty đang khó khăn, đào tạo nhân viên cũ sẽ là giải pháp hợp lý hơn Những nhân sự này đã có kiến thức và kinh nghiệm về kế toán, vì vậy việc cập nhật và nâng cao kỹ năng cho họ sẽ giúp tiết kiệm chi phí tuyển dụng và giữ chân những nhân viên có chuyên môn.