CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Các khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng a Bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, kèm theo lợi ích và rủi ro cho khách hàng, với việc khách hàng thực hiện thanh toán Đây là giai đoạn cuối cùng trong chu trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nơi hàng hóa chuyển từ hình thái vật chất sang tiền tệ, đánh dấu sự hoàn tất chu trình kinh doanh và vòng quay vốn của doanh nghiệp Việc xác định kết quả bán hàng là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Xác định kết quả bán hàng là quá trình so sánh chi phí kinh doanh với doanh thu bán hàng trong một kỳ Nếu doanh thu vượt quá chi phí, doanh nghiệp sẽ ghi nhận lãi; ngược lại, nếu doanh thu thấp hơn chi phí, kết quả sẽ là lỗ Thông thường, việc xác định này được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh, như cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có nhiều phương thức tiêu thụ hàng hóa khác nhau Việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm, kế hoạch và mục tiêu của từng doanh nghiệp Một trong những phương thức phổ biến mà các doanh nghiệp thường áp dụng là phương thức bán buôn.
Bán buôn là hình thức cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa với khối lượng lớn, thường áp dụng cho các trung gian thương mại như đại lý, tổng đại lý và nhà phân phối Phương thức này cho phép mua hàng với giá chiết khấu hoặc giá gốc, phục vụ cho các doanh nghiệp tiếp tục sản xuất nguyên liệu và vật liệu Có hai phương thức bán hàng cơ bản trong bán buôn: bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho.
Bán buôn qua kho là phương thức mà hàng hóa được xuất từ kho của doanh nghiệp để cung cấp cho người mua, giúp tập trung hàng hóa trước khi tiêu thụ Phương thức này thường áp dụng hai hình thức bán hàng chính.
+ Bán buôn giao hàng trực tiếp tại kho: là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho của doanh nghiệp
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng là phương thức kinh doanh trong đó doanh nghiệp sẽ giao hàng trực tiếp cho người mua tại địa điểm đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
Bán buôn không qua kho, hay còn gọi là vận chuyển thẳng, là phương thức trong đó hàng hóa được giao trực tiếp từ nhà cung cấp đến bên mua mà không qua kho của doanh nghiệp Doanh nghiệp thương mại sẽ mua hàng từ nhà cung cấp và bán thẳng cho người tiêu dùng Phương thức này bao gồm hai hình thức bán buôn chính trong quy trình vận chuyển thẳng.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp: là hình thức bán hàng mà người mua cử đại diện đến nhận hàng tại địa điểm bên bán chỉ định
Bán buôn vận chuyển thẳng là hình thức chuyển hàng, trong đó sau khi mua hàng từ nhà cung cấp, bên bán sẽ vận chuyển hàng hóa đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua theo hợp đồng Phương thức này cũng có thể áp dụng cho bán lẻ.
Bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các đơn vị kinh tế là một phương thức phổ biến, thường có khối lượng mua nhỏ và mang tính đơn lẻ Giá bán ổn định và hàng hóa chủ yếu phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng nội bộ.
Bán lẻ thu tiền tập trung là một phương thức kinh doanh trong đó việc thu tiền và giao hàng được tách biệt Mỗi quầy hàng sẽ có nhân viên thu ngân phụ trách nhận tiền từ khách hàng, lập hóa đơn và phát tích kê, để khách có thể nhận hàng tại quầy do nhân viên bán hàng giao.
- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng phổ biến ở nước ta, người bán đồng thời cũng là nhân viên thu tiền của khách hàng
Bán lẻ tự phục vụ cho phép khách hàng tự chọn hàng hóa theo sự hướng dẫn của nhân viên bán hàng Sau khi chọn lựa, họ sẽ mang sản phẩm đến bàn thu ngân để thanh toán, tương tự như mô hình bán hàng tại siêu thị hoặc các cửa hàng tự chọn.
Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ mà các doanh nghiệp thương mại sử dụng máy bán hàng tự động chuyên dụng để cung cấp hàng hóa, thường được đặt tại các địa điểm công cộng như quán cafe và cửa hàng nước giải khát Phương thức này giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng và mang lại sự tiện lợi cho khách hàng.
Phương thức bán hàng qua đại lý và ký gửi là hình thức mà doanh nghiệp giao hàng cho các đại lý để họ trực tiếp bán Doanh nghiệp sẽ trả hoa hồng cho đại lý dựa trên tỷ lệ phần trăm (%) của giá bán hoặc giá thanh toán hàng đã bán Khoản hoa hồng này được hạch toán vào chi phí bán hàng Bên cạnh đó, phương thức bán hàng trả góp và trả chậm cũng là một lựa chọn phổ biến trong kinh doanh.
Bán hàng trả chậm là hình thức thanh toán cho phép người mua trả tiền theo nhiều lần, trong đó doanh nghiệp thu thêm lãi từ việc trả chậm Quyền sở hữu hàng hóa chỉ chuyển giao cho người mua khi họ hoàn tất thanh toán, tuy nhiên, khi hàng hóa được giao, doanh nghiệp vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng ngay lập tức theo quy định kế toán.
Sau khi hoàn tất giao hàng và nhận thanh toán từ bên mua, bên bán có thể nhận tiền hàng qua nhiều hình thức khác nhau Phương thức thanh toán sẽ tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm và thỏa thuận giữa hai bên về cách thức phù hợp.
- Thanh toán bằng tiền mặt
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Tổ chức công tác bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, giúp hạn chế thất thoát hàng hóa và phát hiện hàng hóa chậm luân chuyển Điều này cho phép doanh nghiệp áp dụng biện pháp xử lý thích hợp, từ đó thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn hiệu quả.
Số liệu kế toán bán hàng cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về hiệu quả hoạt động bán hàng, giúp xác định kết quả doanh thu Từ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện những thiếu sót và mất cân đối giữa các khâu mua, dự trữ và bán, nhằm triển khai các biện pháp khắc phục kịp thời.
Dựa trên số liệu từ báo cáo tài chính do kế toán bán hàng cung cấp, nhà nước có thể nắm rõ tình hình kinh doanh và tài chính của doanh nghiệp, từ đó thực hiện công tác quản lý hiệu quả Hơn nữa, thông qua các số liệu này, đối tác của doanh nghiệp cũng có thể đánh giá khả năng mua, dự trữ và bán hàng hóa, giúp họ đưa ra quyết định đầu tư hoặc cho vay vốn hợp lý.
Trong nền kinh tế thị trường, kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu cho doanh nghiệp và quản lý nhà nước Do đó, kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Ghi chép chính xác số lượng và khối lượng hàng hóa, dịch vụ đã bán và tiêu thụ nội bộ là rất quan trọng Cần tính toán đúng các giá trị vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý và các khoản chi phí khác để sản xuất một đơn vị hàng hóa, dịch vụ Qua đó, xác định được kết quả bán hàng một cách hiệu quả.
Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ về tình hình bán hàng và kết quả hoạt động bán hàng là rất quan trọng, giúp người quản lý và nhà lãnh đạo kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh nhằm tối đa hóa lợi nhuận Ngoài ra, thông tin này còn hỗ trợ trong việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.3.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
1.3.1.1 Kế toán doanh thu a) Khái niệm
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 14, doanh thu được định nghĩa là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu nhận trong kỳ kế toán Doanh thu phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Theo VAS 14, thời điểm ghi nhận doanh thu là khi quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao từ người bán sang người mua Điều này có nghĩa là doanh thu được ghi nhận khi người mua thực hiện thanh toán hoặc đồng ý thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ mà người bán đã chuyển giao.
Doanh thu được ghi nhận khi thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng c) Chứng từ kế toán sử dụng
Chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng, bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi, thẻ quầy hàng, và các chứng từ thanh toán như séc, phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có ngân hàng, ủy nhiệm chi Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng tài khoản TK 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” cùng với 4 tài khoản cấp 2 liên quan.
- TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa
- TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm
- TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh
- Doanh thu bán SP, HH và cung cấp dịch vụ, DT BĐS của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán
Tài khoản không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1 1 Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.3.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu là số tiền mà người bán giảm cho khách hàng khi thực hiện giao dịch mua bán Những khoản này được hạch toán để ghi giảm doanh thu, từ đó tạo cơ sở cho việc tính toán doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ cho người mua khi họ mua sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ với khối lượng lớn Khoản chiết khấu này được quy định trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng giữa hai bên.
Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm mà doanh nghiệp đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều kiện hợp đồng hoặc chính sách bảo hành, bao gồm hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại, hoặc mẫu mã.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền mà doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua trong những trường hợp đặc biệt, như khi hàng hóa không đạt chất lượng, không đúng quy cách hoặc không giao đúng thời hạn theo hợp đồng đã ký kết.
1.3.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán thể hiện giá trị gốc của hàng hóa, thành phẩm và dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ, đóng vai trò là khoản chi phí chính trực tiếp góp phần tạo ra doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 632- “Giá vốn hàng bán”
Sơ đồ 1 2 Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo PP kê khai thường xuyên
Sơ đồ 1 3 Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo PP kiểm kê định kỳ
1.3.2.2 Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho để tính giá vốn hàng bán a) Phương pháp thực tế đích danh
Theo phương pháp này, giá trị sản phẩm và hàng hóa xuất kho được tính theo đơn giá nhập kho của lô hàng tương ứng, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc kế toán phù hợp Điều này giúp chi phí thực tế tương ứng với doanh thu thực tế, đồng thời giá trị hàng xuất kho phù hợp với doanh thu tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh chính xác theo giá trị thực tế của nó.
Việc áp dụng phương pháp này yêu cầu những điều kiện nghiêm ngặt, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho giá trị lớn, mặt hàng ổn định và dễ nhận diện Do đó, các doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa sẽ không thể áp dụng phương pháp này.
+Ưu điểm: Rất chính xác và kịp thời theo từng lần nhập
+Nhược điểm: Phức tạp, tốn kém b) Phương pháp bình quân gia quyền
Bình quân gia quyền là một khái niệm trong kế toán, nói về phương pháp tính đơn giá của 1 mặt hàng theo phương pháp tính trung bình
Để tính giá thành bình quân cuối kỳ (tháng), cần áp dụng phương pháp xác định giá thành hàng hóa xuất kho chưa ghi sổ Vào cuối tháng, dựa vào số tồn đầu kỳ và số nhập trong kỳ kế toán, giá thành bình quân của hàng hóa được tính theo công thức cụ thể.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
Trị giá thực tế HH tồn đầu kỳ
+ Trị giá thực tế HH nhập trong kỳ
Số lượng HH tồn đầu kỳ +
Số lượng hàng hóa nhập trong kỳ
Trị giá hàng tồn kho = Số lượng HH xuất kho * Giá đơn vị bình quân
+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ
Phương pháp này có nhược điểm là độ chính xác không cao, và việc tính toán thường dồn vào cuối tháng, làm ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Hơn nữa, phương pháp chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Để tính giá thành bình quân sau mỗi lần nhập, trị giá vốn hàng hóa xuất kho được xác định dựa trên giá bình quân của lần nhập trước đó Sau mỗi lần nhập kho, cần phải cập nhật giá bình quân của đơn vị hàng hóa trong kho, điều này là cần thiết để xác định giá hàng hóa xuất kho cho lần xuất tiếp theo Công thức tính đơn giá xuất kho lần thứ i sẽ được áp dụng để đảm bảo tính chính xác trong việc quản lý giá thành.
Trị giá vật tư HH tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư HH nhập trước lần xuất thứ i
Số lượng vật tư HH tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư HH nhập trước lần xuất thứ i c) Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp này dựa trên giả định rằng hàng hóa được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất kho trước Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập hoặc sản xuất trước đó, và quá trình này được thực hiện tuần tự cho đến khi hàng hóa được xuất ra hoàn toàn.
Phương pháp này cho phép doanh nghiệp xác định ngay trị giá vốn hàng xuất kho trong từng lần xuất hàng, từ đó đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán và quản lý Trị giá vốn hàng tồn kho sẽ phản ánh sát với giá thị trường của sản phẩm.
Các hình thức kế toán
Xây dựng một hệ thống sổ kế toán đầy đủ và chính xác là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả kế toán tại doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết kịp thời cho các nhà quản lý.
Tùy theo từng doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức ghi sổ kế toán là:
- Nhật ký chứng từ ghi sổ
1.4.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Sổ nhật ký chung là công cụ kế toán quan trọng, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và tài chính theo trình tự thời gian Nó phản ánh mối quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, giúp hỗ trợ việc ghi sổ cái Dữ liệu từ sổ nhật ký chung đóng vai trò làm căn cứ cho việc ghi vào sổ cái, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán.
Sơ đồ 1 6 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
1.4.2 Hình thức kế toán Nhật ký - sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sơ đồ 1 7 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký sổ cái
1.4.3 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ là: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính
Sơ đồ 1 8 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
1.4.4 Nhật ký chứng từ ghi sổ Đặc trưng của hình thức chứng từghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái
Sơ đồ 1 9 Sơ đồ ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ ghi sổ
Trong chương 1, tôi đã trình bày cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, bao gồm các khái niệm, đặc điểm, vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng Những kiến thức này sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong hai chương tiếp theo.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KÝ THUẬT QUỐC TẾ
Khái quát về công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế
2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty Được thành lập từ tháng 5 năm 2009, Công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế (được viết tắt là IETS) bao gồm các thành viên từng là Đại diện Thương mại, Chuyên gia Kỹ thuật đã thực hiện việc lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và đào tạo ứng dụng cho khách hàng với nhiều năm kinh nghiệm trong nhóm thiết bị phân tích của Tập đoàn Thermo Scientific tại Việt Nam mà công ty hiện là nhà phân phối được ủy quyền
IETS hoạt động với đội ngũ chuyên gia được đào tạo bài bản và liên tục nâng cao trình độ, nhằm cung cấp dịch vụ trước và sau bán hàng tốt nhất trong lĩnh vực Thiết bị Khoa học và Phân tích Chúng tôi trở thành đối tác tin cậy của những khách hàng hàng đầu, đồng thời đóng vai trò trung gian trong việc truyền tải kiến thức khoa học và công nghệ mới nhất, góp phần sử dụng khoa học và kỹ thuật để phát triển kinh tế và xây dựng đất nước.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT QUỐC TẾ (IETS)
- Tên giao dịch: EQUIPMENT AND TECHNICAL SERVICE INTERNATIONAL CO, LTD
- Loại hình hoạt động: công ty TNHH 1 thành viên ngoài Doanh nghiệp
- Người đại diện: Ông Đinh Ngọc Hùng
- Mã số thuế: 0103865301 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 21/05/2009, đăng ký thay đổi lần thứ hai ngày 14/11/2014
- Vốn điều lệ của công ty: 20 tỷ đồng
- Địa chỉ trụ sở: NV-18, Imperia Garden, 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
- Địa chỉ VPĐD tại Hồ Chí Minh: Lầu 4, tòa nhà 181 Điện Biên Phủ, P Đa Kao, Q.1, Tp.HCM
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh a) Ngành nghề kinh doanh:
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và kinh doanh các thiết bị công nghệ cao cho việc phân tích chất rắn, lỏng và không khí Các hoạt động của chúng tôi bao gồm phân tích quan trắc, kiểm nghiệm an toàn thực phẩm, giám định hàng hóa hải quan, kiểm nghiệm thuốc và kiểm định vàng.
Công ty chuyên phân phối sản phẩm cho các viện nghiên cứu, trường đại học, nhà máy xi măng và doanh nghiệp tư nhân trên toàn quốc, bao gồm Viện kiểm nghiệm thuốc Trung Ương, Đại học Y, Đại học Bách Khoa, Đại học Dược, Tập đoàn Hoàng Phát Vissai, Xi Măng Xuân Thành, Công ty Showa DenKo, Hoya, và nhiều đối tác khác Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty tập trung vào việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao để phục vụ nhu cầu nghiên cứu và sản xuất.
Trở thành nhà cung cấp hàng đầu về thiết bị khoa học và phân tích tại Việt Nam bằng cách cung cấp các thiết bị phân tích công nghệ cao và dịch vụ sau bán hàng đạt tiêu chuẩn quốc tế, nhằm mang lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng.
Trở thành đối tác tin cậy của các Bộ, Ban, Ngành và tổ chức Chính phủ, cùng với các trường đại học và công ty công nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và khu vực, chúng tôi sử dụng nền tảng khoa học và công nghệ để thúc đẩy phát triển kinh tế Chúng tôi cam kết theo đuổi hạnh phúc vật chất và tinh thần cho toàn bộ nhân viên, đồng thời đóng góp vào sự phát triển của đất nước Chúng tôi nỗ lực trở thành một tổ chức kinh doanh có trách nhiệm và đạo đức, đối xử với cán bộ công nhân viên và khách hàng bằng sự hòa hợp và tôn trọng cao nhất.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Cơ chế quản lý của công ty được thực hiện thông qua việc những người thừa hành nhận chỉ thị và thi hành mệnh lệnh từ cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả công việc của những người dưới quyền Trong bộ máy quản lý và tổ chức, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng, hoạt động trong mối quan hệ thống nhất Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty được xác định rõ ràng.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Ban giám đốc công ty bao gồm một giám đốc điều hành và hai phó giám đốc, trong đó một phó giám đốc có trụ sở tại Hà Nội và một phó giám đốc phụ trách văn phòng đại diện miền Nam Giám đốc điều hành là người tổ chức và điều hành các hoạt động của công ty, trong khi các phó giám đốc có nhiệm vụ tư vấn cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh, phụ trách mua bán, xuất nhập khẩu hàng hóa và dịch vụ Họ cũng thực hiện mạng lưới kinh doanh và được ủy quyền tham gia vào việc đưa ra các quyết định và kế hoạch kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ thực hiện đúng các quy định về chế độ kế toán hiện hành, bao gồm việc quản lý chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán và lập các báo cáo tài chính của đơn vị, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và trung thực trong mọi hoạt động kế toán.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường và triển khai các kế hoạch kinh doanh cho từng sản phẩm Nhiệm vụ chính của phòng là xác định đối tượng khách hàng mục tiêu và thực hiện các hợp đồng kinh doanh hiệu quả.
Phòng hành chính chịu trách nhiệm xây dựng và áp dụng các quy chế quản lý lao động trong công ty Đơn vị này có nhiệm vụ giám sát và đảm bảo việc sử dụng lao động hiệu quả, đồng thời báo cáo trực tiếp với giám đốc về mọi hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự.
Các cửa hàng bán lẻ của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng bán hàng, đồng thời tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng nhỏ lẻ khi họ mua sắm trực tiếp tại cửa hàng.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Dịch vụ và Kỹ thuật Quốc tế 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức bộ máy kế toán gồm:
Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty có một kế toán trưởng phụ trách quản lý toàn bộ hoạt động kế toán, cùng với hai kế toán tại các cửa hàng, một kế toán tổng hợp tại trụ sở, một kế toán tiền lương và một thủ quỹ.
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành công tác chuyên môn và quản lý nhân sự trong phòng kế toán Họ có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra và kiểm soát công việc của các nhân viên, đồng thời lập kế hoạch tài chính cho công ty Ngoài ra, kế toán trưởng cũng phải lập báo cáo tình hình tài chính để trình bày trước ban giám đốc.
Do số lượng nhân viên kế toán trong công ty hạn chế, kế toán trưởng vừa chỉ đạo vừa trực tiếp thực hiện nhiều công việc kế toán quan trọng.
+ Tổng hợp chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty
2.2.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ Thuật Quốc tế
Nhóm sắc ký là một kỹ thuật phân tích quan trọng, được sử dụng để tách các chất trong hỗn hợp Các loại hình sắc ký phổ biến bao gồm sắc ký khí, sắc ký lỏng hiệu suất cao, sắc ký ion, sắc ký đồ tiêu hao, hệ thống dữ liệu sắc ký và phân tích hóa chất ướt tự động.
Nhóm khối phổ là một kỹ thuật phân tích quan trọng, cho phép xác định các chất hóa học thông qua việc phân tách các ion khí trong điện trường và từ trường dựa trên tỷ lệ khối lượng của chúng Các phương pháp trong danh mục khối phổ bao gồm Sắc ký lỏng Khối phổ (LC-MS), Sắc ký ion Khối phổ (IC-MS), Khối phổ Plasma được ghép nối cảm ứng (ICP-MS), Khối phổ phóng điện phát sáng (GD-MS), Khối phổ tỷ lệ đồng vị (IRMS) và Khối phổ Proteomics.
Nhóm quang phổ là một công cụ quan trọng trong việc phân tích chùm ánh sáng, giúp chuyển đổi từ dạng phức tạp sang đơn sắc Danh mục quang phổ bao gồm nhiều phương pháp như quang phổ phân tử, phân tích đồng vị, phân tích OES, XRD và XRF, cũng như phân tích di động để xác định vật liệu Ngoài ra, còn có quang phổ quang điện tử tia X, phân tích vi tia X và kính hiển vi EDS, tất cả đều đóng vai trò thiết yếu trong nghiên cứu và phân tích vật liệu.
Công ty áp dụng phương thức bán hàng đa dạng bao gồm bán buôn và bán lẻ Hình thức bán buôn chỉ được thực hiện tại trụ sở chính, trong khi bán lẻ diễn ra tại các cửa hàng phân phối Giá sản phẩm được niêm yết tại Phòng Kinh Doanh của công ty.
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng là quy trình mà công ty nhận đơn hàng từ khách hàng và ngay lập tức liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, công ty sẽ giao sản phẩm cho khách hàng theo đúng đơn đặt hàng đã nhận.
Phương thức bán buôn trực tiếp qua kho cho phép công ty nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng theo yêu cầu Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, công ty sẽ nhập hàng vào kho và tiến hành giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho của công ty.
- Phương thức bán lẻ: đây là hình thức bán hàng thông qua các cửa hàng của công ty Khách hàng đến trực tiếp cửa hàng để mua sản phẩm
Các phương thức này giúp tiêu thụ khối lượng hàng lớn và thu hồi vốn nhanh chóng Để khuyến khích khách hàng, công ty đã áp dụng mức giá hợp lý, phù hợp với thị trường.
Đối với khách hàng cá nhân mua hàng với số lượng ít, công ty áp dụng phương thức thanh toán trả tiền ngay Trong khi đó, với những khách hàng quen thuộc, lâu năm và có nhu cầu mua hàng với số lượng lớn, công ty có thể áp dụng phương thức trả chậm theo thỏa thuận.
Công ty có thể áp dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản tùy theo thỏa thuận giữa 2 bên
Công ty thanh toán ngay cho các nhà cung cấp nhỏ lẻ, trong khi đối với những nhà cung cấp mà doanh nghiệp đã hợp tác lâu dài và có đơn hàng giá trị lớn, công ty có thể áp dụng hình thức thanh toán chậm theo thỏa thuận cụ thể cho từng trường hợp.
Công ty yêu cầu thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng cho các mặt hàng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên Đối với các mặt hàng dưới 20 triệu đồng, hình thức thanh toán có thể là tiền mặt hoặc chuyển khoản, tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.
2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế
2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu a) Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận khi hoàn tất việc chuyển giao hàng hóa và khách hàng thực hiện thanh toán Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để nộp thuế giá trị gia tăng, do đó doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng được tính toán theo cách này.
DV của công ty là giá bán chưa có thuê giá trị gia tăng
* Chứng từ kế toán sử dụng
- Chứng từ thanh toán bao gồm Séc thanh toán, Séc chuyển khoản, giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu (KH thanh toán bằng tiền mặt)
- Chứng từ mua bán hàng bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT
- Chứng từ khác có liên quan: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế có liên quan
* Tài khoản và sổ kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng: TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm 4 tài khoản cấp 2 và các TK 111; 112; 333; …
Sổ kế toán: Sổ NKC, sổ cái TK 511, các sổ cái liên quan như sổ cái TK 111,
* Quy trình kế toán doanh thu bán hàng (trường hợp bán buôn)
Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng sản phẩm, họ sẽ giao dịch với phòng kinh doanh để thực hiện đơn đặt hàng Dựa vào đơn đặt hàng này, nhân viên phòng kinh doanh sẽ thiết lập hợp đồng kinh tế và liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Sau khi nhà cung cấp giao hàng, công ty sẽ vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng hoặc khách hàng có thể đến trực tiếp kho để nhận hàng Việc giao hàng đồng nghĩa với việc công ty phải lập hóa đơn GTGT cho khách hàng, và doanh thu sẽ được ghi nhận tại thời điểm này.
Trên hóa đơn GTGT, cần ghi đầy đủ thông tin như số hóa đơn, ngày tháng năm, tên khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT và giá thanh toán Hóa đơn bao gồm 3 liên.
- Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3 được giao cho bộ phận thủ kho để thực hiện thủ tục xuất kho và giao hàng Dựa trên các hóa đơn GTGT hàng bán ra và phiếu thu tiền từ khách hàng, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm để ghi nhận doanh thu Dữ liệu này sau đó được chuyển đến các sổ chi tiết, sổ cái TK5111 và các sổ liên quan như TK131 (đối với khách hàng trả chậm) và TK111, 112 (đối với thanh toán ngay).
Vào ngày 18/08/2020, công ty đã xuất bán một bộ hệ thống sắc ký khí ghép nối phổ ba tứ cực thế hệ TSQ 9000 với đơn giá chưa thuế là 4.540.000.000đ, kèm theo thuế GTGT 10% cho công ty TNHH CPV FOOD Khách hàng đã thực hiện thanh toán qua chuyển khoản và kế toán đã lập hóa đơn số 0001311.
Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại công ty
2.3.1 Ưu điểm a) Bộ máy kế toán
Công ty hiện đang áp dụng mô hình kế toán tập trung, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình Mô hình này cho phép kiểm tra và quản lý kế toán dưới sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo Đội ngũ nhân viên phòng kế toán có trình độ chuyên môn cao và tinh thần trách nhiệm, đáp ứng tốt khối lượng công việc và đảm bảo chất lượng công tác kế toán Mỗi nhân viên đảm nhiệm các phần hành riêng biệt, không chồng chéo, giúp nâng cao chuyên môn và nghiệp vụ cụ thể.
Các chứng từ kế toán phải tuân theo hướng dẫn và quy định của Bộ Tài chính, bao gồm mẫu chứng từ và các chỉ tiêu được lập đầy đủ, chính xác Chứng từ cần được phê duyệt đúng cách để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp Việc lập, phân loại, kiểm tra, lưu trữ và bảo quản chứng từ phải được thực hiện cẩn thận, nhằm thuận tiện cho công tác theo dõi kế toán và đáp ứng kịp thời các yêu cầu quản trị từ ban lãnh đạo công ty.
Hệ thống kế toán được thiết lập rõ ràng và đầy đủ, cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc công ty Các sổ sách kế toán, từ sổ nhật ký chứng từ đến sổ cái, được sử dụng một cách đầy đủ và thiết kế phù hợp với yêu cầu công tác kế toán tại đơn vị.
Hiện tại, công ty áp dụng phương pháp kế toán Nhật ký chung kết hợp với phần mềm FAST, giúp quản lý số liệu chứng từ một cách chặt chẽ và hiệu quả Hình thức ghi sổ này không chỉ dễ thực hiện mà còn dễ hiểu và đơn giản, mang lại sự thuận tiện cho công tác kế toán của đơn vị.
Việc quản lý hàng hóa và theo dõi nghiệp vụ mua bán trong các công ty có mặt hàng đa dạng là một thách thức lớn Phần mềm FAST giúp đơn giản hóa quá trình này bằng cách quản lý hiệu quả các đối tượng như hàng hóa và khách hàng, đồng thời phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Hơn nữa, việc áp dụng phần mềm không chỉ tăng cường hiệu suất làm việc mà còn giảm khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tiến độ công việc theo quy định của công ty.
Tổ chức công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế được đánh giá là đầy đủ và chặt chẽ Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác kế toán của đơn vị, đặc biệt là về năng lực và chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán.
Hiện tại, công ty có 6 nhân viên kế toán, trong đó 30% là nhân viên mới, thiếu kinh nghiệm thực tế Do đó, việc đào tạo thường xuyên là cần thiết để nâng cao trình độ cho nhân viên kế toán, giúp họ cập nhật kiến thức và áp dụng vào công việc hàng ngày Bên cạnh đó, công ty cũng cần tuyển dụng thêm nhân viên mới để bổ sung cho đội ngũ kế toán.
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty được xây dựng theo quy định của nhà nước, nhưng hiện tại công ty chỉ chú trọng đến báo cáo tài chính mà chưa quan tâm đầy đủ đến các báo cáo phục vụ cho công tác quản trị Điều này đã gây khó khăn trong việc quản lý và xây dựng chiến lược cho công ty Hơn nữa, việc tổ chức luân chuyển chứng từ cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý.
Kế toán phụ trách các cửa hàng có trách nhiệm thu thập, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ phát sinh tại từng cửa hàng, dẫn đến khối lượng công việc lớn và dễ xảy ra sai sót Việc luân chuyển chứng từ về trụ sở công ty cần nhiều thời gian, ảnh hưởng đến việc tập hợp đầy đủ chứng từ cho văn phòng kế toán Điều này làm cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế không kịp thời và thông tin kế toán không được cung cấp chính xác.
Hiện nay công ty không có chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích
Khách hàng thường kéo dài thời gian trả nợ, dẫn đến tình trạng nợ quá hạn gia tăng, gây rủi ro cho công ty trong việc thu hồi các khoản nợ phải thu Do đó, việc dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi là rất cần thiết.
Công ty chuyên cung cấp các máy công nghệ cao với giá trị lớn, thường áp dụng phương thức trả chậm cho khách hàng Tuy nhiên, điều này dẫn đến rủi ro trong việc thu hồi công nợ, ảnh hưởng đến độ chính xác và hợp lý của doanh thu bán hàng.
Bài viết này trình bày nghiên cứu và nhận xét về công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tựu, vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục Để cải thiện những hạn chế này, tôi xin đề xuất một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng, sẽ được trình bày trong chương 3 tiếp theo.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ VÀ DỊCH VỤ KỸ THUẬT QUỐC TẾ
Định hướng phát triển công ty TNHH Thiêt bị và dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế
tế trong thời gian tới
Năm 2020, các doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm cả công ty chúng tôi, phải đối mặt với nhiều khó khăn do cạnh tranh khốc liệt và tác động kinh tế của Covid-19 Tình trạng dịch bệnh kéo dài đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu, làm gián đoạn hoạt động với các nhà cung cấp và khách hàng cả trong và ngoài nước Các hoạt động đầu tư bị ngưng trệ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh không chỉ trong năm đó mà còn trong các năm tiếp theo Mặc dù doanh thu giảm mạnh, công ty vẫn phải chịu các khoản chi phí cố định như lương, lãi vay và thuê mặt bằng.
Mặc dù chịu ảnh hưởng nặng nề từ dịch bệnh, đây là cơ hội để công ty tự làm mới và điều chỉnh chiến lược phù hợp với nhu cầu thị trường, nhằm thích ứng với biến động của nền kinh tế Công ty có thể nâng cao năng lực và chủ động trong kinh doanh, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai Để thực hiện hiệu quả trong bối cảnh mới, công ty đã xác định một số mục tiêu quan trọng.
- Kinh doanh có hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật
Mở rộng quy mô kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng bằng cách đa dạng hóa các mặt hàng phù hợp với thị hiếu của khách hàng Đồng thời, công ty cần mở thêm các chi nhánh tại các tỉnh thành khác để mở rộng địa bàn và thị trường tiêu thụ.
Để duy trì và phát triển đội ngũ kinh doanh, công ty cần đa dạng hóa phương thức bán hàng, tăng cường hoạt động marketing, và quảng bá thương hiệu cùng sản phẩm Điều này sẽ giúp mở rộng danh mục nhà cung cấp và thu hút thêm khách hàng mới.
- Nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên toàn công ty đồng thời cũng thu hút thêm nguồn nhân lực có chuyên môn, năng động
- Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc hoạt động của công ty
Học hỏi và khảo sát thị hiếu cùng chiến lược của khách hàng trên thị trường là điều cần thiết Chính sách bán hàng cần được chú trọng và đổi mới linh hoạt để thu hút khách hàng mới hiệu quả.
Yêu cầu cần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng
Để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, công ty cần tuân thủ nghiêm ngặt một số nguyên tắc quan trọng.
- Đảm bảo tuân thủ luật kế toán, chuẩn mực kế toán và phù hợp với chế độ kế toán, chế độ tài chính hiện hành
Đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời tôn trọng các chính sách kinh tế và tài chính của nhà nước là điều quan trọng.
Để đảm bảo tính khả thi và tiết kiệm chi phí, phương hướng hoàn thiện cần được chuẩn bị với đầy đủ điều kiện áp dụng Điều này yêu cầu một hiểu biết sâu sắc và nhận thức rõ ràng về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm ngành nghề của từng doanh nghiệp.
Để đảm bảo tính nhất quán và thống nhất trong công tác hạch toán kế toán, việc tổ chức thực hiện hạch toán nghiệp vụ kế toán một cách hiệu quả là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp quản lý tốt vật tư và tiền vốn trong quá trình kinh doanh mà còn cần được xem xét trong mối quan hệ tổng thể để tránh gây khó khăn cho các công tác khác Tóm lại, các giải pháp đưa ra cần tuân thủ pháp luật, phù hợp với đặc điểm của công ty, đồng thời linh hoạt và khả thi.
Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thiết bị và Dịch vụ Kỹ thuật Quốc tế
a) Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty
Để tồn tại và phát triển bền vững, doanh nghiệp cần chú trọng đến nguồn nhân lực, đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán Việc đào tạo nhân viên kế toán thông qua các khóa học ngắn hạn và buổi đào tạo chuyên môn định kỳ là rất quan trọng Điều này giúp nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và cập nhật kịp thời những thay đổi trong luật và chế độ kế toán, đảm bảo công tác kế toán được thực hiện đúng quy định.
Công ty cần chú trọng đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán về kỹ năng tin học, bao gồm sử dụng vi tính, tin học văn phòng như Word và Excel, cũng như các phần mềm công nghệ ứng dụng để nâng cao hiệu quả công việc Đồng thời, kỹ năng ngoại ngữ cũng rất quan trọng do tính chất kinh doanh liên quan đến nhập khẩu hàng hóa, với nhiều đối tác và khách hàng nước ngoài Nhân viên kế toán cần phối hợp với phòng kinh doanh để giao tiếp và trao đổi hiệu quả với các đối tác trong từng tình huống cụ thể.
Việc kế toán phụ trách cửa hàng đảm nhận quá nhiều phần hành mà không có sự phân định rõ ràng dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra sai sót và gian lận Thông tin kế toán phân tán ở các cửa hàng gây mất thời gian tổng hợp và ảnh hưởng đến chất lượng báo cáo Kế toán trưởng phải xử lý khối lượng công việc lớn, làm kéo dài thời gian lập báo cáo Do đó, việc thu nhận và xử lý thông tin kế toán chưa đạt hiệu quả tối ưu.
Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung nên được thiết kế như sau:
- Phòng KT tài chính của công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và thống kê đơn vị
Từ nay, các cửa hàng sẽ không có kế toán riêng, mà nhân viên bán hàng sẽ đảm nhiệm vai trò thu ngân và kiểm tra chứng từ Sau mỗi 2 hoặc 3 ngày, những chứng từ này sẽ được chuyển về phòng kế toán của công ty để thực hiện công việc ghi chép kế toán.
Mô hình thiết kế này không chỉ tối ưu hóa tổ chức công tác kế toán mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công công việc trong phòng kế toán Việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán như máy vi tính và phần mềm kế toán giúp đảm bảo cung cấp thông tin tài chính-kế toán kịp thời, phục vụ hiệu quả cho các nhà quản trị đơn vị.
Sơ đồ 3.1 Mô hình hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi vốn bằng tiền, bao gồm các loại tiền vay, các khoản nợ phải thu và nợ phải trả Nó không chỉ ghi nhận các giao dịch thanh toán trong đơn vị mà còn cả các khoản thanh toán ngoài đơn vị, giúp quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động tài chính.
- Kế toán bán hàng và tiền lương, các khoản trích theo lương:
Tính lương và các khoản trích theo lương cho từng bộ phận trong đơn vị là một nhiệm vụ quan trọng Việc lập bảng tính lương cùng với các khoản trích và bảng thanh toán tiền lương giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch Ngoài ra, bảng thanh toán tiền thưởng cũng cần được thực hiện để ghi nhận các khoản thưởng cho nhân viên, góp phần nâng cao động lực làm việc.
+ Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp doanh thu BH, dịch vụ, thuế GTGT đầu ra- đầu vào
+ Tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho và phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán
+ Lập báo cáo kế toán nội bộ về doanh thu tiêu thụ, giá vốn hàng bán, lợi nhuận
+ Thống kê các chỉ tiêu liên quan đến hàng hóa và tiêu thụ
- Kế toán tổng hợp và kiểm tra:
Tiến hành kế toán các nghiệp vụ chưa được phân công cho các bộ phận kế toán, bao gồm các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường, nguồn vốn chủ sở hữu, kế toán chi phí bảo hiểm và chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Thu nhận và kiểm tra thông tin kế toán ở các bộ phận kế toán đã ghi chép và hệ thống hóa trong kỳ
+ Tiến hành kiểm tra chính xác của việc ghi sổ kế toán
+ Lập các báo cáo tài chính
Người đứng đầu bộ phận kế toán tài chính tại Công ty TNHH IETS có trách nhiệm pháp lý và phải báo cáo trước ban giám đốc về việc quản lý tài chính kế toán.
+ Phụ trách công việc chung toàn phòng, phân công, đôn đốc, kiểm tra các thành viên thực hiện các công việc được giao
Quan hệ giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác là rất quan trọng để thực hiện hiệu quả các tác nghiệp của phòng Đồng thời, việc hoàn thiện hệ thống báo cáo quản trị cũng cần được chú trọng nhằm nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin thiết yếu cho các nhà quản trị cấp cao, hỗ trợ trong việc ra quyết định kinh doanh, đầu tư và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực kinh tế của đơn vị.
Do đó, ngoài việc lập báo cáo tài chính định kỳ, công ty cần phát triển hệ thống báo cáo kế toán quản trị để phục vụ cho nhu cầu quản lý và giám sát của ban lãnh đạo, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
Trong hoạt động kinh doanh bán hàng, kế toán sử dụng các sổ chi tiết về doanh thu, giá vốn, chi phí bảo hiểm và chi phí quản lý doanh nghiệp để lập báo cáo kết quả bán hàng Từ những báo cáo này, ban giám đốc có thể nắm bắt tình hình hoạt động bán hàng và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết Chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng cũng là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa doanh thu.
Chiết khấu thanh toán là khoản giảm giá mà công ty cung cấp cho khách hàng khi họ thanh toán trước thời hạn theo hợp đồng Chính sách này khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và đúng hạn, giúp tăng tốc quá trình thu hồi vốn và giảm thiểu tình trạng kéo dài thời gian trả nợ, từ đó giảm công nợ phải thu.
Tỉ lệ chiết khấu thanh toán cần được phân chia thành nhiều mức cụ thể dựa trên số ngày khách hàng thanh toán sớm, và điều này phải được ghi nhận rõ ràng trong hợp đồng giữa hai bên Công ty nên tham khảo lãi suất cho vay và lãi suất huy động của ngân hàng để xác định mức chiết khấu thanh toán hợp lý.
- Chiết khấu thanh toán là tính trên số tiền thanh toán nên bao gồm cả thuế GTGT