Tiểu luận tổ chức quản lý Lời mở đầu Vấn đề quản lý ngày thu hút quan tâm cña mäi ngêi Sè ngêi cã mong muèn häc tËp, tìm hiểu quản lý tăng lên nhanh chóng, đặc biệt nớc phát triển, kinh tế chuyển đổi, trình hội nhập Tuy nhiên, làm việc không hoàn toàn đơn giản, quản lý lĩnh vực tổng hợp cđa nhiỊu ngµnh khoa häc (kinh tÕ, x· héi, chÝnh trị, tâm lý ).) Sau đà lập kế hoạch, đà xác định cấu tổ chức máy cán bộ, vấn đề phải làm cho doanh nghiệp hoạt động.Đó chức điều hành nhà quản lý, hay nói cách khác việc xây dựng mối quan hệ ngời quản lý với chế độ tập thể quản lý, giải pháp bảo đảm tốt mối quan hệ hoạt động doanh nghiệp Nội dung I Mối quan hệ chế độ thủ trởng với chế độ tập thể quản lý: Khái niệm tập thể quản lý tập thể : a Khái niệm : Tập thể nhóm ngời có tổ chức, có mục tiêu hoạt động đem lại lợi ích cho xà hội Nh tập thể phải thoả mÃn đồng thời điều kiện sau đây: Phạm Thuý Hằng - Lớp 7A06 Tiểu luận tổ chức quản lý 1) Đông ngời ( ngêi trë lªn) 2) Cã tỉ chøc ( thể chỗ có quan hệ ràng buộc lệ thuộc lẫn 3) Có mục tiêu hành động đem lại lợi ích cho xà hội b Cơ cấu tËp thĨ : TËp thĨ bao giê cịng cã hai loại cấu : - Cơ cấu thức: chíng tổ chức biên chế tập thể Đó hệ thống mối quan hệ đợc thiết lập qui chế, thị, thông lệ xà hội quan quản lý Cơ cấu thức tạo thành cấu tổ chức máy hệ thống - Cơ cấu không thức: hệ thống mối quan hệ cá nhân đợc hình thành cách không thức ( phạm vi cấu đà đợc phê chuẩn) sở tình cảm cá nhân qua lại tập thể Chính cấu không thức thờng diễn xung đột căng thẳng làm ngời khó chịu, bực bội, số trờng hợp phá vỡ tập thể, gây nên đoàn kết, gây bầu không khí tâm lý căng thẳng, nặng nề Tóm lại, muốn lÃnh đạo tốt tập thể, chủ doanh nghiệp phải nắm vững cấu thức lẫn cấu không thức Tổng hoà quan hệ thức không thức làm nên mạng lới quan hệ để hoàn thành công việc c Sự quản lý tập thể: Tập thể ngời lao động đối tợng quản trị, cần phải biết tính qui luật hình thành hoạt động tập thể, cấu động thái trờng hợp cụ thể để tìm phơng tiện có hiệu tác động đến tập thể Mặt khác, hoạt động quản trị điều kiện hoạt động sản xuất đại hoạt động tập thể, tức tập thể đóng vai trò chủ thể quản trị, cần có hiểu biết tơng ứng để biết tác động quản trị hình thành nh nào, phụ thuộc vào đặc điểm điều kiện tác động qua lại ngời, có nghĩa xác định phơng thức phối hợp hợp lý Những tập thể khác có ảnh hởng khác việc hoàn thành mục tiêu chung tổ chức Vì nhiệm vụ nhà quản trị doanh nghiệp, tức ngời lÃnh đạo tập thể ngời lao động là: - Xây dựng tập thể doanh nghiệp trở thành tập thể mạnh - Tác động lên tập thể để họ phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp Phạm Thuý Hằng - Lớp 7A06 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý TËp thĨ doanh nghiƯp mạnh tập thể thoả mÃn đồng thời yêu cầu sau: + Có mục tiêu đắn, đợc x· héi đng + Cã tỉ chøc chỈt chÏ, linh hoạt + Các thành viên tập thể đoàn kết giúp đỡ + Có cán lÃnh đạo giái cã uy tÝn vµ cã tµi tỉ chøc + Có quan hệ tốt với môi trờng (cấp trên, địa phơng, bạn hàng, khách hàng, khu vực ).) + Có phạm vi ảnh hởng riêng đủ lớn, có thị trờng quen biết đủ mạnh Nhiệm vụ quyền hạn ngời quản lý: Nhiệm vụ ngời quản lý đầu đòi hỏi ngời quản lý phải thực hiện, cứ, kết dùng để đánh giá ngời quản lý Hệ thống chung lại, ngời quản lý phải thực nhiệm vụ: - Xây dựng tập thể ngời lao động doanh nghiệp thành khối vững chắc, có tổ chức cao, phát huy đầy đủ tính động sáng tạo tinh thần trách nhiệm với doanh nghiệp xà hội - Dìu dắt tập thể hoàn thành nhiệm vụ thể thành đầu cụ thể doanh nghiệp là: + Tái sản xuất sức lao động doanh nghiệp, ngời lao động phải nuôi đợc thân, cái, sống phải có tình ngời, tình đồng loại + Tạo nhiều sản phẩm, cải, lợi nhuận, nộp nghĩa vụ xà hội, góp phần tích cực xây dựng sở vật chất kỹ thuật cho xà hội + Không ngừng phát triển doanh nghiệp theo chiều rộng chiều sâu, đa nhanh khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh, tạo đợc khả thích nghi với biến động thị trờng + Tạo quan hệ tốt với môi trờng xung quanh (quan hệ nớc), đề xuất kiến nghị có khoa học vầ thực tế cho nhà nớc cấp trình đổi hoàn thiện chế quản lý kinh tế xà hội + Bảo vệ môi trờng an minh ®Êt níc, quan hƯ tèt víi chÝnh qun vµ c dân nơi doanh nghiệp hoạt động Một ngời quản lý không làm tốt nhiệm vụ nói khuôn khổ trách nhiệm quyền hạn cho phép nói đà làm tròn trách nhiệm Mối quan hệ điều khiển - phục tùng: Ph¹m Th H»ng - Líp 7A06 TiĨu ln tỉ chức quản lý a) Quan hệ điều khiển - phục tùng loại quan hệ chủ yếu tổ chức với tác động qua lại cấp cấp dới (trên xuống dới lên), ngời phụ trách ngời thừa hành Hành vi điều khiển hành vi đơn quản lý để giải nhiệm vụ đơn sau đà có định chung Đó hình thức tác động tích cực linh hoạt nhất, nhằm thực nhiệm vụ kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục sai lệch phận thừa hành Dù mang tính linh hoạt để ứng phó với tình cụ thể nảy sinh hàng ngày, điều khiển phải dựa phơng thức tác động có tổ chức dựa vào chức năng, quyền hạn, trách nhiệm cấp thứ bậc hệ thống tổ chức quản lý Nếu không nh vậy, điều khiển rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ tiện, xử lý đối phó vụn vặt; gây lộn xộn, đồng hoạt động quản lý Điều khiển đợc thực qua hình thức định khác nh thị, mệnh lệnh, thông báo (bằng văn hay truyền miệng) Lệnh yêu cầu cấp (hoặc ngời phụ trách) cấp dới (hoặc ngời thừa hành), đòi hỏi họ phải thực nhiệm vụ định, có rõ thời hạn phải hoàn thành yêu cầu đặc biệt phải đảm bảo Chỉ cán trực tuyến (thủ trëng cÊp trªn) míi cã qun lƯnh NÕu lƯnh có tính bắt buộc phải thực tuyệt đối phải đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý để có hiệu lực cao Chỉ thị yêu cầu đối víi ngêi díi qun xư lý nh÷ng sù viƯc riêng biệt Các phó giám đốc, quản đốc, trởng phòng ) có quyền thị phạm vi quyền hạn đợc giao (theo quy chế doanh nghiệp), không vi phạm mối quan hệ thức Thông báo có tính nhẹ nhàng hơn, chủ yếu cung cấp thông tin cho cấp dới vấn đề cần lu ý b) Ra định quản lý hành vi sáng tạo nhà quản lý nhằm định mục tiêu, chiến lợc kinh doanh giải vấn đề đà chín muồi sở hiểu biết quy luật vận động khách quan phân tích thông tin cần thiết thị trờng, thân doanh nghiệp - Nội dung định nhằm giải đáp câu hỏi: phải làm gì? không làm có đợc không? làm nh nào? ) - Các định quản lý cần đạt yêu cầu sau: + Có sở khách quan Phạm Thuý Hằng - Líp 7A06 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý + Có tính định hớng + Có tính hệ thống + Cã tÝnh hµnh chÝnh + Cã tÝnh tèi u + Cã tÝnh linh ho¹t + Cã tÝnh thĨ c) Quá trình định bao gồm bớc sau: - Sơ đề nhiệm vụ - Thu thập thông tin - Chính thức đề nhiệm vụ - Dự kiến phơng án - Tiêu chuẩn đánh giá phơng án d) Sau thức định, cần truyền đạt định đến ngời thi hành lập kế hoạch tổ chức thực định, bao gồm việc - Trớc hết, định phải đợc thể dới hình thức lệnh hay thị có hiệu lực hành chính, chuyển xuống cấp dới - Giải thích cho ngời thực tầm quan trọng định (lợi ích đạt đợc hậu không đợc chấp hành tốt) - Vạch chơng trình, kế hoạch tổ chức thực hiện, định rõ giới hạn hiệu lực định trình tự tiến hành, phân công rõ làm, thời gian bắt đầu kết thúc, thực phơng tiện ) - Chỉ đạo thực kế hoạch sâu sát, cụ thể linh hoạt Đặc biệt ý việc bố trí cán đủ số lợng cần thiết khả năng; giao rõ trách nhiệm quyền hạn - Kiểm tra tình hình thực để kịp thời phát sai sót kịp thời đề biện pháp xử lý khắc phục Kiển tra nâng cao trách nhiệm ngời thi hành, động viên thúc đẩy tiến trình thực định e) Trong trình tổ chức thực phải kịp thời điều chỉnh định, tổ chức thực không tốt, có biến động đột xuất không lờng đợc trớc, thân định có sai sót mà qua thực tiễn thấy đợc Nếu không kiên điều chỉnh đà thấy rõ cần thiết làm cho định hiệu lực chí gây hậu xấu f) Cuối việc tổng kết trình thực định Mối quan hệ phối hợp - cộng tác: Phạm Thuý Hằng - Lớp 7A06 Tiểu luận tổ chức quản lý Nếu nh mối quan hệ điều khiĨn - phơc tïng lµ quan hƯ theo chiỊu däc cấp quản lý, quan hệ phối hợp - cộng tác quan hệ theo chiều ngang phận cấp, cấu thức với cấu không thức, thành viên tổ chức với (ngời quản lý tập thể ngời lao động) a) Phối hợp hành động liên kết, hiệp đồng phận cấu thức để phục vụ có hiệu nhiệm vụ chung cuả tổ chức Phối hợp hình thức tác động quan trọng, làm tăng hiệu lực cấu trực tuyến, tạo tính đồng nhịp nhàng khâu hệ thống tổ chức quản lý Thiếu phối hợp phối hợp không tốt làm cho hoạt động máy rời rạc, không hỗ trợ đợc cho nhau, chí cản trở lẫn Quan hệ phối hợp vừa có tÝnh tỉ chøc (cã sù ®iỊu phèi cđa mét trung tâm), vừa có tính tự giác (nhận thức đợc trách nhiệm liên đới nhiệm vụ chung) Tuỳ theo mức độ gắn bó, chia loại hình phối hợp: - Phối hợp tuý tự giác hợp tác tự nguyện phận có vai trò tơng đối độc lập, tự thấy cần phối hợp với để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung (không cần có điều phối cấp trên) Nói hơn, cấp tác động số yêu cầu mức độ nhẹ nhàng không bắt buộc - Phối hợp "cùng phục tùng" liên kết ngang có tính bắt buộc đơng nhiên (do chức quy định thờng xuyên phải phối hợp với phận có liên quan, không cần chờ lệnh), chịu điều hành thủ trởng quản lý cấp - Phối hợp "cứng rắn" quan hệ phối hợp thờng xuyên, liên tục với tính bắt buộc nghiêm ngặt kỷ luật sản xuất - kinh doanh b) Cộng tác mối quan hệ không thức dựa giao tiếp ứng xử thành viên tổ chức (cá nhân thủ trởng, tập thể quản lý, tập thể lao động) nhằm bổ sung cho quan hƯ chÝnh thøc khiÕn hiƯu lùc cđa tổ chức quản lý đợc nâng cao tạo đợc động lực phát triển doanh nghiệp Quan hệ cộng tác không mang tính hành (cả cấu tổ chức chế hoạt động), song lại có ràng buộc mang tính tâm lý bên cộng sự tin cậy lẫn nhau, bầu không khí đồng thuận, ý thức trách nhiệm chung có kích thích tinh thần, vật chất Phạm Thuý H»ng - Líp 7A06 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý - Khi quan hệ cộng tác cần đợc thực qua cấu không thức (dạng tổ chức không nằm khung cứng tổ chức quản lý thức), lập Hội đồng t vấn (về lĩnh vực), ban đạo đặc biệt (từng nhiệm vụ đột xuất), ban điều phối chơng trình - dự án, uỷ ban liên tịch (nhiều thành phần), tiểu ban nghiên cứu chuyên đề, ) Sự ràng buộc thể qua chế độ làm việc phạm vi trách nhiệm tổ chức với quan tâm phát huy, tạo điều kiện lắng nghe ý kiến đóng góp - Mối quan hệ cộng tác tập thể quản lý có tầm quan trọng lớn việc nâng cao chất lợng hiệu quản lý Tập thể đám đông thiếu tổ chức, thiếu mục tiêu chung giác ®é thø nhÊt, mèi quan hƯ céng t¸c cã sù khác tập thể Hội đồng quản trị (quyết định tập thể sở bàn bạc dân chủ, theo nguyên tắc đa số có phần dành u cho cổ đông sáng lập), nhóm cán điều hành gồm giám đốc cộng (quyền định thuộc thủ trởng, nhng có tham khảo ý kiến ngời giúp việc nòng cốt) giác độ thứ hai, ngời giám đốc có nhiệm vụ xây dựng tập thể lao động tác động lên để hoàn thành mục tiêu chung doanh nghiệp Một tập thể lao động mạnh phải thoả mÃn yêu cầu sau: + Có mục tiêu chung với quyền lợi đáng; chia sẻ trách nhiệm cuối cđa c¶ doanh nghiƯp + Cã tỉ chøc víi sù ràng buộc định; thành viên đoàn kết giúp ®ì lÉn + Cã "thđ lÜnh" (ngêi cã uy tín, tập hợp đợc số đông ngời lao động, có tµi tỉ chøc) + Cã quan hƯ tèt víi ngêi quản lý song không lệ thuộc; biết bảo vệ nguyên tắc song tránh đối đầu xung đột Các kiến nghị yêu sách phải mực, khả thi Trong quan hệ với tập thể lao động, ngời giám đốc phải ý đặc điểm tâm lý tập thể, bao gồm: - Hiện tợng lây truyền tâm lý - Bầu không khí t©m lý tËp thĨ - D ln x· héi tËp thĨ - Trun thèng tËp thĨ Ph¹m Th H»ng - Líp 7A06 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý Tóm lại, cấu trúc tâm lý tập thể (quản lý lao động) thay đổi, cần có cải tổ, việc tinh tế Tác động vào cấu trúc theo hớng tích cực, xây dựng, phơng tiện quan trọng để tăng cờng chức quản lý - Khi nhiƯm vơ cđa tỉ chøc (doanh nghiƯp) thay đổi, cần có cải tổ, việc nhiều đụng chạm tới lợi ích cá nhân thành viên Vì thế, xử lý đơn chức cha đủ; phải ý đến yếu tố tâm lý tình cảm thành viên có liên quan II Thực trạng giải pháp mối quan hệ chế độ thủ trởng với tập thể quản lý công ty nớc giải khát Thiên An: Công ty nớc giải khát Thiên An hoạt động cha đặc biệt có kết quả, nhng đà thu đợc lợi nhuận cao nhờ trọng vào phát minh bảo toàn chất lợng kỹ thuật sản phẩm mức cạnh tranh Các hội ngày chuyển thành vấn đề, phận doanh nghiệp dờng nh bị rắc rối thêm phân chia vai trò trách nhiệm nhà quản trị công ty Đơn đặt hàng đà không đợc thực thời hạn Hai mảng công việc quan trọng đợc thực không đầy đủ chở hàng đến muộn Không có ngời đồng ý với ngời khác điều Trởng phòng sản xuất, đà lập luận cách thuyết phục cần phải sản xuất nhiều để giảm thời gian khởi động cuả máy móc, tăng cờng kiểm tra chất lợng, cắt giảm chi tiêu với máy móc đắt tiền đơn giản hoá trình giao hàng theo đơn đặt hàng Để làm đợc điều việc giảm bớt đơn đặt hàng chuyên môn điều chủ chốt Trởng phòng marketing kịch liệt phản đối kiến nghị Anh ta giải thích, đà nuôi dỡng sâu hình tợng công ty giao hàng nhanh sản phẩm có chất lợng đợc thiết kế kỹ thuật cho nhu cầu độc đáo số lợng lớn khách hàng Sự kiến nghị trởng phòng sản xuất thúc đẩy việc marketing để bán chuỗi sản phẩm tiêu chuẩn hoá Trởng phòng marketing dự đoán giảm sút lợng bán trớc mắt suy thoái giai đoạn dài chấp nhận thị trờng kiến nghị đợc thực Trởng phòng tài lại lập luận cho trình làm ngân sách chặt chẽ hơn, nhấn mạnh tới mục tiêu hàng tuần cho việc mua, cho hàng bán Phạm Thuý Hằng - Lớp 7A06 Tiểu luận tổ chức quản lý thành phẩm hàng thành phẩm tồn kho Sự chênh lệch 10% kế hoạch trực tiếp đợc trợ lý cho trởng phòng sản xuất kiểm tra Rõ ràng đội ngũ quản lý công ty có nhiều ý kiến nhằm cải thiện hoạt động Mỗi ngời hình nh sẵn sàng kiến nghị thay đổi, đặc biệt thay đổi ảnh hởng tới phòng ban ngời khác Giám đốc công ty tự lập luận với vấn đề lớn mạnh phải quản lý đợc Ông tóm tắt lại vấn đề Kinh doanh với khách hàng chủ đạo, chiếm tới 50% tổng sản lợng bán 75% tổng lợi nhuận Sự phát triển đáng kể từ khách hàng nh bị nghi ngờ Tiềm đặt với sản phẩm nớc giải khát dâu Sản phẩm đà đợc sử dụng khách hàng lớn Nó sử dụng phơng pháp sản xuất khác so với sản phẩm hành đòi hỏi số lợng lớn thao tác thủ công số ngời có kỹ xảo cao Tiến hành ca sản xuất dài với thiết kế mềm dẻo cắt giảm chi phí đợc 30% Điều tăng cờng khả lợi nhuận thị trờng hành Từ thực ca sản xuất thứ hai sử dụng ngời bán hàng ăn hoa hồng bán sản phẩm chuyên môn liên quan tới sản phẩm Đúng nh kế hoạch ông giám đốc sản phẩm đà trở thành tơng lai công ty Điều chứng tỏ nhân viên quản lý cha làm việc Nhng đồng thời điều cho thấy tài quản lý lÃnh đạo giám đốc công ty nớc giải khát Thiên An Kết luận Một cách khái quát, điều hành đợc hiểu lÃnh đạo, nghệ thuật, trình tác động đến ngời với động khác Phạm Thuý Hằng - Líp 7A06 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý cđa hä cho hä sÏ tù ngun vµ nhiƯt tình phấn đấu để đạt đợc mục tiêu tổ chức Nh vậy, điều hành quản trị kinh doanh trình khởi động trì hoạt động doanh nghiệp theo kế hoạch đề cách tác động lên động hành vi cđa ngêi doanh nghiƯp, cho hä cè gắng cách tự giác để hoàn thành nhiệm vụ mục tiêu chung doanh nghiệp Tóm lại, mối quan hệ tổ chức quan hƯ däc (theo thø bËc qu¶n lý) hay quan hƯ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thờng xuyên hay quan hƯ ®ét xt; quan hƯ chÝnh thøc hay quan hệ không thức quan trọng cần thiết doanh nghiệp Mục lục Lời mở ®Çu .1 I Mèi quan hÖ chế độ thủ trởng với chế độ tập thể quản lý Khái niệm tập thể quản lý tập thể 2 Nhiệm vụ quyền hạn ngêi qu¶n lý …).…).…).…).…).…).…).…).…).…) 3 Mèi quan hƯ ®iỊu khiĨn - phơc tïng …).…).…).…).…).…).…).…).…).…).…).…).…) 4 Mèi quan hệ phối hợp - cộng tác ).).).).).).).).).).).).).) II Thực trạng giải pháp mối quan hệ chế độ thủ trởng với tập thể quản lý công ty nớc giải khát Thiên An ).).).).).).).).).) 10 Phạm Thuý H»ng - Líp 7A06 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý KÕt luËn .12 Trêng đại học quản lý kinh doanh hà nội Khoa khoa häc qu¶n lý ***************** tiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý tên đề tài : mối quan hệ chế ®é thđ trëng víi chÕ ®é tËp thĨ qu¶n lý giải pháp bảo đám tốt mối quan hệ hoạt động doanh nghiệp Giáo viên hớng dẫn : Sinh viên thực : Phạm Thị Thuý Hằng Líp : 7A06 M· SV : 2002D2476 Ph¹m Th H»ng - Líp 7A06 1 TiĨu ln tỉ chøc qu¶n lý Ph¹m Th H»ng - Líp 7A06