CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề chung về tiền lương
1.1.1 Khái niệm về tiền lương
1.1.1.1 Tiền lương Theo Tổ chức lao động quốc tế (ILO), tiền lương “là sự trả công hoặc thu nhập, bất kể tên gọi hay cách tính mà có thể biểu hiện bằng tiền và đƣợc ấn định bằng thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc bằng pháp luật quốc gia, do người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo một hợp đồng thuê mướn lao động, bằng viết hoặc bằng miệng, cho một công việc đã thực hiện hoặc sẽ phải thực hiện, hoặc cho những dịch vụ đã làm hoặc sẽ phải làm” [Công ước số 95 về bảo vệ tiền lương 1949, Điều 01]
Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động dựa trên thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm lương theo chức danh, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
Toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp được đưa vào quỹ lương để quản lý, bao gồm tiền lương cho thời gian làm việc thực tế, lương cho người lao động nghỉ phép, đi học, ngừng việc, cùng với các khoản phụ cấp, trợ cấp và tiền thưởng Tiền lương doanh nghiệp được kế toán phân chia thành hai loại.
Tiền lương là khoản tiền mà người lao động nhận được khi thực hiện công việc và hoàn thành nhiệm vụ được giao, bao gồm các thành phần như tiền lương cơ bản, tiền công, phụ cấp, trợ cấp và thưởng.
Tiền lương phụ là khoản tiền được trả cho người lao động trong thời gian họ không thực hiện nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo quy định Khoản tiền này bao gồm lương trong thời gian ngừng sản xuất, nghỉ phép, tham gia nghĩa vụ xã hội, cũng như tham dự các cuộc họp kinh doanh hoặc học tập.
1.1.2 Vai trò của tiền lương
Tiền lương là yếu tố quan trọng kết nối cung cầu giữa người sử dụng lao động và người lao động Đối với người lao động, tiền lương không chỉ là nguồn thu nhập chính mà còn thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và đáp ứng nhu cầu ổn định gia đình, từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống Đối với doanh nghiệp, tiền lương là thành phần quan trọng trong giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và giúp giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên Việc quản lý và sử dụng tiền lương hợp lý là cần thiết, doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp kế toán tiền lương phù hợp để đảm bảo thanh toán đúng hạn, khuyến khích kỷ luật lao động và tăng năng suất, từ đó tạo ra lợi nhuận và cải thiện đời sống cho người lao động.
1.1.3 Các hình thức trả lương
Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp bao gồm: trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm, và trả lương theo khoán công việc hoặc khoán khối lượng.
1.1.3.1 Hình thức trả lương theo thời gian
Hình thức trả lương theo thời gian được xác định dựa trên số giờ làm việc thực tế của người lao động, cùng với cấp bậc và thang lương phản ánh trình độ chuyên môn của họ Doanh nghiệp nhà nước áp dụng thang lương và bảng lương do Chính phủ quy định, trong khi doanh nghiệp tư nhân tự xây dựng thang lương riêng nhưng vẫn phải tuân thủ các nguyên tắc của Chính phủ Các hình thức trả lương theo thời gian bao gồm nhiều phương pháp khác nhau.
- Trả lương theo giờ: Thanh toán lương cho người lao động trực tiếp không hưởng lương theo sản phẩm, với công thức như sau:
Mức lương giờ = Lương ngày/ số giờ làm việc trong ngày
Trả lương theo ngày là phương thức thanh toán lương cho người lao động dựa trên thời gian làm việc, bao gồm cả những ngày tham gia hội họp, học tập hoặc thực hiện các nghĩa vụ xã hội Công thức tính lương theo ngày giúp đảm bảo quyền lợi cho người lao động trong những trường hợp này.
Mức lương ngày = Lương tháng/ số ngày làm việc trong tháng
- Trả lương theo tháng: Thanh toán lương cho người lao động thực hiện công tác quản lý, với công thức nhƣ sau:
Mức lương tháng = Mức lương x (Hệ số lương + Hệ số phụ cấp) 1.1.3.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Hình thức trả lương theo sản phẩm là phương thức xác định tiền lương dựa trên chất lượng, số lượng và đơn giá của sản phẩm, khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng và áp dụng tiến bộ kỹ thuật, từ đó nâng cao năng suất lao động Có nhiều hình thức trả lương theo sản phẩm, bao gồm: trả lương trực tiếp không hạn chế, trả lương gián tiếp, trả lương lũy tiến và trả lương có thưởng Một hình thức khác là trả lương khoán công việc hoặc khoán khối lượng, giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc.
Công việc được hoàn thành trong thời gian quy định với mức thù lao đã được thỏa thuận trong hợp đồng được gọi là trả lương khoán khối lượng hoặc khoán công việc.
Theo Điều 94 Luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải trả lương trực tiếp, đúng hạn và đầy đủ cho người lao động, có thể ủy quyền cho người khác nhận lương nhưng không được ép buộc người lao động sử dụng lương cho các dịch vụ hoặc sản phẩm của mình Điều 97 quy định về kỳ hạn trả lương, theo đó người lao động nhận lương theo giờ, ngày, tuần sẽ được trả sau thời gian làm việc thực tế, không quá 15 ngày; lương tháng được trả hàng tháng hoặc hai tuần một lần, và lương khoán theo thỏa thuận Nếu chậm trả lương từ ngày thứ 15 trở đi vì lý do bất khả kháng, người sử dụng lao động không được chậm quá 30 ngày và phải bồi thường lãi suất tương đương với khoản tiền gửi có kỳ hạn 1 tháng tại ngân hàng.
Những vấn đề chung về các khoản trích theo lương
1.2.1 Khái niệm về các khoản trích theo lương
Các khoản trích theo lương là số tiền mà cả người lao động và người sử dụng lao động phải nộp cho các loại bảo hiểm theo quy định Cụ thể, họ phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp Người lao động sẽ được hưởng các quyền lợi theo quy định của pháp luật liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Hiện nay, các khoản trích theo lương bao gồm Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và Kinh phí công đoàn (KPCĐ) [Hoa, 2020].
Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý quỹ tài chính bắt buộc, gọi là bảo hiểm xã hội, được hình thành từ sự đóng góp của doanh nghiệp và người lao động Quỹ này hỗ trợ người lao động tham gia bảo hiểm xã hội trong các trường hợp mất khả năng lao động do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất.
Cơ quan Bảo hiểm y tế quản lý quỹ tài chính bắt buộc, gọi là bảo hiểm y tế, nhằm hỗ trợ chi phí khám và chữa bệnh cho người lao động tham gia đóng bảo hiểm y tế.
Bảo hiểm xã hội quản lý quỹ tài chính bắt buộc mang tên bảo hiểm thất nghiệp, được hình thành từ đóng góp của doanh nghiệp và người lao động Quỹ này nhằm hỗ trợ và chi trả cho người lao động trong thời gian thất nghiệp, bao gồm các chế độ như trợ cấp học nghề, trợ cấp thất nghiệp và hỗ trợ tìm việc làm.
Kinh phí công đoàn “là một khoản chi phí do doanh nghiệp đóng góp để phục vụ cho hoạt động tổ chức công đoàn ở các cấp”
1.2.2 Các khoản trích theo lương
1.2.2.1 Quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Quỹ BHXH đƣợc hình thành theo Điều 5 Quyết định số 595/GĐ-BHXH năm
Vào năm 2017, Nghị định số 58/2020/NĐ-CP và các Nghị quyết 68/NQ-CP, 116/NQ-CP năm 2021 quy định việc trích 25,5% trên tổng thu nhập thực tế phải trả cho người lao động trong kỳ.
Người sử dụng lao động phải đóng 17,5% mỗi tháng cho các quỹ bảo hiểm, bao gồm 3% cho quỹ ốm đau và thai sản, 14% cho quỹ hưu trí và tử tuất, cùng 0,5% cho quỹ tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp Khoản đóng góp này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Người lao động đóng bằng 8%/tháng mức thu nhập tháng vào quỹ hưu trí và tử tuất và khoản này được trừ vào tiền lương của người lao động”
Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được thành lập theo Khoản 1a Điều 13 của Luật Bảo hiểm y tế số 01/VBHN-VPQH năm 2014 và Khoản 1a Điều 7 Nghị định số 146/2018/NĐ-CP, với nguồn tài chính từ việc trích 4,5% thu nhập tháng của người lao động.
- Người sử dụng lao động đóng 2/3 tức là 3%/tháng và khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Người lao động đóng 1/3 tức là 1.5%/tháng và khoản này được trừ vào tiền lương của người lao động”
Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là quỹ tài chính được hình thành từ 2% tổng thu nhập của người lao động, theo quy định tại Khoản 1a Điều 57 của Luật Việc làm số 38/2013/QH13 Quỹ này được trích lập nhằm hỗ trợ người lao động trong trường hợp thất nghiệp.
- Người lao động mỗi tháng đóng bằng 1% tiền lương;
- Người sử dụng lao động mỗi tháng phải đóng bằng 1% quỹ tiền lương hàng tháng của người lao động;
- Nhà nước có thể tối đa hỗ trợ là 1% quỹ tiền lương tháng và do ngân sách trung ƣơng bảo đảm
Doanh nghiệp đóng góp vào Quỹ công đoàn, hỗ trợ hoạt động công đoàn các cấp
Tỷ lệ đóng 2% quỹ tiền lương được trích lập vào quỹ xã hội tại quy định tại Điều 5 Nghị định số 191/2013/NĐ-CP
1.2.2.2 Đối tƣợng tham gia BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Người lao động là công dân Việt Nam tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Nhà nước, được quy định tại Điều 2 của Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13.
Người lao động có thể làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng Điều này cũng bao gồm hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động và người đại diện theo pháp luật của người lao động dưới 15 tuổi, phù hợp với quy định của pháp luật về lao động.
- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ 1 tháng đến dưới 3 tháng 1.2.2.3 Tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Theo Quyết định 23/2021/QĐ-TTg ngày 7/7/2021 của Thủ tướng Chính phủ, một số chính sách hỗ trợ người lao động và doanh nghiệp gặp khó khăn do đại dịch Covid-19 được triển khai Cụ thể, mức đóng vào Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp được quy định tại Điều 2 với tỷ lệ 0% quỹ tiền lương dùng để tính đóng bảo hiểm xã hội Thời gian áp dụng mức đóng này từ ngày 01/07/2021 đến hết ngày 30/06/2022.
Số tiền này sẽ được sử dụng theo Điều 2 Nghị quyết 116/NQ-CP ngày 24/9/2021 của Chính phủ, nhằm hỗ trợ giảm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp và người lao động bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19 trong việc đóng góp vào Quỹ Bảo hiểm Thất nghiệp.
Tỷ lệ đóng là giảm từ 1% xuống 0% quỹ lương tháng, thời gian đóng từ ngày 01/10/2021 đến hết ngày 30/09/2022
Bảng 1.1 Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc của người lao động Việt Nam năm 2022
1.2.2.4 Mức tiền lương đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
Theo Điều 6 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của BHXH Việt Nam, quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN và BHTNLĐ - BNN quy định rằng lao động có chức vụ phải được đào tạo sẽ đóng góp ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu tại địa phương Đối với lao động có chức vụ trong điều kiện độc hại, nguy hiểm, tỷ lệ đóng góp tối thiểu là 5%, và trong trường hợp đặc biệt, tỷ lệ này cũng phải đạt ít nhất 7%.
Bảng 1.2 Mức lương tối thiểu tháng của các vùng
(Nguồn: Khoản 1 điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP)
Ngoài ra, bảng tra cứu vùng tại Đồng Nai nhƣ sau:
Bảng 1.3 Bảng tra cứu vùng tại Đồng Nai
I Các thành phố Biên Hòa, Long Khánh và các huyện Nhơn Trạch, Long Thành, Vĩnh Cửu, Trảng Bom, Xuân Lộc
II Các huyện Định Quán, Thống Nhất III Các huyện còn lại thuộc tỉnh Đồng Nai
(Nguồn: Theo Phụ lục Nghị định 38/2022/NĐ-CP)
Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như ghi chép và tổng hợp số liệu chính xác về số lượng, thời gian và chất lượng lao động; tính toán kịp thời các khoản thu nhập của nhân viên; tuân thủ quy định của Nhà nước về việc trích nộp BHXH, BHYT đầy đủ; và lập báo cáo tiền lương, lao động để cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý kinh tế và sử dụng hiệu quả thời gian lao động.
1.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng
Bảng 1.4 Chứng từ kế toán tiền lương
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
Các biểu mẫu chứng từ được đề cập chỉ mang tính chất tham khảo cho các doanh nghiệp Do sự đa dạng trong loại hình doanh nghiệp, các tổ chức có thể tùy chỉnh và thiết kế thêm các biểu mẫu phù hợp với nhu cầu riêng của mình.
1.3.3 Tài khoản kế toán sử dụng
1.3.3.1 Tài khoản 334 – Phải trả cho người lao động
Nguyên tắc kế toán: Tài khoản dùng để ghi nhận các khoản phải trả và trả người lao động
Bảng 1.5 Tài khoản 334 – Phải trả cho người lao động
(Nguồn: TS Nguyễn Quỳnh Hoa, giáo trình Kế toán tài chính 1 năm 2020)
1.3.3.2 Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
Nguyên tắc kế toán quy định rằng các tài khoản từ Tài khoản 331 đến Tài khoản 337 được sử dụng để ghi nhận các giao dịch thanh toán các khoản phải trả và các nghĩa vụ bổ sung khác.
Bảng 1.6 Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
(Nguồn: TS Nguyễn Quỳnh Hoa, giáo trình Kế toán tài chính 1 năm 2020)
Ngoài ra, tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác có 8 tài khoản cấp 2 nhƣ sau: Tài khoản 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
Tài khoản 3382 liên quan đến kinh phí công đoàn, trong khi tài khoản 3383 đề cập đến bảo hiểm xã hội Tài khoản 3384 tập trung vào bảo hiểm y tế, và tài khoản 3385 ghi nhận các khoản phải trả về cổ phần hóa Cuối cùng, tài khoản 3386 liên quan đến bảo hiểm thất nghiệp.
1.3.4 Phương pháp kế toán sử dụng
1.3.4.1 Phương pháp kế toán tiền lương
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thực hiện thanh toán lương cho người lao động theo hình thức chi trả một lần mỗi tháng hoặc chia thành nhiều kỳ Phổ biến nhất là việc chi trả lương 2 kỳ trong tháng, trong đó lần chi trả đầu tiên được gọi là tạm ứng lương và lần thứ hai là thanh toán phần còn lại.
- Ghi nhận tiền lương phải trả cho người lao động khi căn cứ vào “Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương”
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 – Phải trả người lao động
- Trích bảo hiểm các loại theo quy định nhà nước, ghi:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Khi xác định các khoản thưởng phải trả cho người lao động từ quỹ khen thưởng, ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi (3531)
Có TK 334 – Phải trả người lao động
- Tiền lương người lao động nghỉ phép nhưng vẫn được lương, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có TK 334 – Phải trả người lao động
- Tính tiền BHXH trả cho người lao động, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 – Phải trả người lao động
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383, 3384, 3389)
Có TK 138 – Phải thu khác
Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương hoặc thưởng cho người lao động bằng hàng hóa, sản phẩm, kế toán sẽ phản ánh doanh thu bán hàng mà không bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
- Khi doanh nghiệp ứng trước và thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động bằng tiền, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán các khoản phải trả người lao động
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.3.4.2 Phương pháp kế toán các khoản trích theo lương
- Định kỳ kế toán căn cứ vào số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ gộp chung vào chi phí sản xuất
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383, 3384, 3385, 3389)
- Các khoản BHXH, BHYT, BHTN được trừ vào thu nhập của người lao động, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
- BHXH phải trả cho người lao động, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 334 – Phải trả người lao động
- Thanh toán BHXH cho người lao động, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
- Định kỳ nộp BHXH, BHYT, BHTN cho các cơ quan quản lý quỹ, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
- Chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3382)
- Chi mua BHXH, thẻ BHYT, mua thuốc để chữa bệnh cho người lao động, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3383, 3384)
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán các khoản phải trả, phải nộp khác
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
1.3.5 Trình bày thông tin tiền lương và các khoản trích theo lương trên
Các khoản tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động cùng với các khoản trích theo lương được thể hiện trong Báo cáo tài chính (BCTC) thông qua các chỉ tiêu cụ thể.
Trình bày trên Bảng cân đối kế toán:
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, bảng cân đối kế toán cần phản ánh thông tin về các khoản phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương Cụ thể, doanh nghiệp phải ghi nhận các khoản phải trả cho người lao động tại mục "Phải trả người lao động" (mã số 314) Ngoài ra, giá trị các khoản nợ chưa thanh toán do nhận sản phẩm, dịch vụ không có hóa đơn hoặc giấy tờ không đầy đủ sẽ được ghi vào mục "Chi phí phải trả ngắn hạn" (mã số 315) Các khoản trích theo lương sẽ được ghi nhận tại mục "Phải trả, phải nộp khác" (mã số 319).
Trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Tiền lương, tiền công và các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các chỉ tiêu như giá vốn bán hàng (mã số 11), chi phí quản lý doanh nghiệp (mã số 26) và chi phí bán hàng (mã số 25) Sự gia tăng giá trị của tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ làm cho các chỉ tiêu này có đóng góp giá trị lớn hơn trong tổng chi phí.
- Trình bày trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ lập theo phương pháp trực tiếp:
Bài viết cung cấp thông tin về các khoản thanh toán cho người lao động và các khoản khấu trừ vào tiền lương trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp Cụ thể, chỉ tiêu "Tiền chi trả cho người lao động" (mã số 03) được xác lập dựa trên tổng số tiền đã thanh toán hoặc tạm ứng cho người lao động, trong khi chỉ tiêu "Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh" (mã số 07) phản ánh tổng số tiền đã chi cho các khoản phải trích theo lương.
- Trình bày trên Thuyết minh báo cáo tài chính:
Các yếu tố liên quan đến khoản phải trả cho người lao động và các khoản trích theo lương được trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin bổ sung rõ ràng Mục “Phải thu khác” (mã số 4 mục VI) trình bày thông tin về khoản phải thu của nhân viên vào đầu và cuối năm Giá trị chi tiêu tiền lương nghỉ phép tích lũy được ghi trong mục “Chi phí phải trả” (mã số 20 mục VI) với chi tiết số đầu năm và cuối năm Mục “Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp” (mã số 08 mục VII) ghi nhận các khoản chi từ 10% trở lên, trong khi mục “Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố” (mã số 09 mục VI) phân tích chi tiết chi phí nhân công trong sản xuất kinh doanh.
Trong chương này, tác giả khám phá cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, bao gồm khái niệm và các vấn đề chung liên quan Bên cạnh đó, chương cũng đề cập đến những quy định pháp luật quan trọng mà kế toán viên cần tuân thủ Kết thúc chương 1, tác giả cung cấp cái nhìn tổng quát về nhiệm vụ kế toán, chứng từ, tài khoản sử dụng, phương pháp kế toán và cách trình bày trên báo cáo tài chính Dựa vào những lý luận này, tác giả tiếp tục nghiên cứu thực trạng kế toán tiền lương tại công ty TNHH Tuấn Thủy trong chương 2.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
Giới thiệu về Công ty TNHH Tuấn Thủy
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tuấn Thủy, viết tắt là TT CO., LTD, có trụ sở chính tại địa chỉ 104/518, Khu phố 4, Phường Tân Mai, Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai.
Mã số thuế: 3602352967 Giám đốc: Nguyễn Anh Tuấn Website: https://tuanthuy.com.vn/
Tổng số lao động của Công ty: 16 người (tính đến ngày 31/12/2022), ngoài ra công ty còn có hợp đồng lao động thuê ngoài
Hình 2.1: Logo công ty TNHH Tuấn Thủy
Trước năm 2010, Công ty Thu Thủy chỉ là một cơ sở may gia đình chuyên gia công trang phục lót với quy mô nhỏ, dưới 20 thiết bị và nhân công chủ yếu là người trong gia đình Nhận thấy nhu cầu và thị hiếu ngày càng cao về thời trang nội y, cơ sở đã nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm để đáp ứng thị trường.
Vào năm 2010, cơ sở đã chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Tuấn Thủy, theo giấy phép kinh doanh số.
Vào ngày 13/07/2010, Sở Kế Hoạch và Đầu Tư tỉnh Đồng Nai đã cấp giấy chứng nhận số 3602352967, đánh dấu một bước chuyển mình đột phá trong sự phát triển và quy mô hoạt động của doanh nghiệp Sự kiện này không chỉ khẳng định uy tín thương hiệu mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm một cách mạnh mẽ.
2.1.2 Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH Tuấn Thủy chuyên gia công sản phẩm may mặc, cung cấp vải và hàng may sẵn, cam kết mang đến những sản phẩm hoàn hảo cho khách hàng.
Với đội ngũ chuyên viên sáng tạo và kinh nghiệm, cùng với máy móc hiện đại, công ty liên tục cho ra các thương hiệu đa dạng về mẫu mã, kiểu dáng và màu sắc Thương hiệu Winking (2010) phục vụ phân khúc trung lưu, Pensee (2014) hướng đến hàng cao cấp, và Horn (2017) dành riêng cho phái nam Tuấn Thủy cũng hợp tác với các đối tác và nhà cung cấp nguyên phụ liệu từ Nhật Bản, Đài Loan, Thái Lan, đảm bảo uy tín và chất lượng sản phẩm, đồng thời cam kết an toàn sức khỏe cho khách hàng khi sử dụng.
Tuấn Thủy cam kết hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên phương châm “Uy tín – Chất lượng – Giá cả hợp lý”, đảm bảo mang lại giá trị tốt nhất cho khách hàng.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của công ty
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tuấn Thủy
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Phòng Kế Toán Bộ phận sản xuất & kỹ thuật
2.1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám đốc là người đứng đầu, có trách nhiệm lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất của công ty Họ kiểm soát và giám sát các chiến lược sản xuất cũng như tiêu thụ sản phẩm Đồng thời, Ban Giám đốc cũng chịu trách nhiệm pháp lý về kết quả hoạt động sản xuất của công ty.
Để tiết kiệm chi phí, công ty đã quyết định sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài Dịch vụ kế toán này sẽ thực hiện việc thu thập chứng từ và lập sổ sách, đồng thời cung cấp tư vấn cho Giám đốc về tài chính và các chiến lược tài chính hiệu quả.
Bộ phận sản xuất và kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc trực tiếp sản xuất tại xưởng, thiết kế các mẫu theo yêu cầu của khách hàng Họ chịu trách nhiệm đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc và tư vấn sản phẩm cho khách hàng, góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.2.1 Đặc điểm công tác kế toán Để tiết kiệm chi phí công ty TNHH Tuấn Thủy đã sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, công ty dịch vụ kế toán đảm nhiệm những công việc nhƣ sau:
- Thu thập các chứng từ lên sổ sách
- Khai báo bảo hiểm xã hội
- Lập quyết toán thuế TNDN, TNCN, BCTC cuối năm
- Giải trình cơ quan thuế khi có việc
2.2.2 Cơ cấu bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán công ty TNHH Tuấn Thủy
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
2.2.3 Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí
- Là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và điều chỉnh công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất
- Tƣ vấn cho ban lãnh đạo về tài chính và các chiến lƣợc tài chính, kế toán cho doanh nghiệp
Lập báo cáo thuế và theo dõi hạch toán trên sổ chi tiết là nhiệm vụ quan trọng của kế toán viên Đồng thời, cần quyết toán các khoản theo quy định của nhà nước và công ty khi đến hạn, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình và thời gian quy định.
- Cập nhật tình hình và hướng dẫn thay đổi các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán khi Nhà nước ban hành quy định mới
(2) Kế toán bán hàng kiêm thủ quỹ (làm việc tại công ty TNHH Tuấn Thủy):
- Có nhiệm vụ bán hàng, nắm bảng giá sản phẩm và theo dõi tiến độ hàng hóa của khách hàng ở kho
- Quản lý các hoạt động liên quan đến ngân sách của công ty và lập báo cáo với giám đốc khi có các khoản chi lớn
- Kiểm tra việc bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán tại kho
Quản lý nguồn tiền mặt tại quỹ là trách nhiệm quan trọng, bao gồm việc thực hiện các quyết định thu chi theo chỉ đạo của giám đốc Tất cả các giao dịch phải được thực hiện dựa trên chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy định của công ty.
- Nộp các khoản thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước theo các báo cáo của kế toán trưởng đưa ra
- Chấm công, chi trả lương, thưởng cho nhân viên công ty và lập bảng lương
Theo dõi các khoản thu, chi và tồn quỹ tiền mặt cần phải dựa trên chứng từ gốc Trước khi lập phiếu thu và phiếu chi, cần kiểm tra các chứng từ gốc để đảm bảo tính hợp lý và chính xác trong quá trình quản lý tài chính.
Công việc hàng ngày bao gồm việc thu thập, xử lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ kế toán Ngoài ra, hỗ trợ ghi chép khi có chứng từ phát sinh và nhập số liệu trực tiếp vào phần mềm kế toán ACCOS cũng là một phần quan trọng trong quy trình làm việc.
Công việc hàng tháng bao gồm lưu trữ chứng từ, in sổ sách, theo dõi các khoản phải thu và phải trả Kê khai thuế GTGT theo tháng và thực hiện các thủ tục ngân hàng như giải ngân, in sao kê, sổ phụ khi đến kỳ kế toán Ngoài ra, cần tính toán các khoản trích theo lương và thuế hàng tháng để gửi cho kế toán trưởng lập báo cáo thuế và báo cáo tài chính.
Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc lập báo cáo tài chính hàng năm là một công việc quan trọng Trước khi trình các báo cáo này cho Giám đốc ký, tất cả phải được kế toán trưởng xem xét kỹ lưỡng.
Kế toán viên thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm xác định số liệu và giải trình, cung cấp hồ sơ cho cơ quan thuế, kiểm toán và thanh tra theo yêu cầu Họ cũng kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết cùng các chứng từ đã nhập kho Ngoài ra, kế toán viên còn soạn thảo văn bản hợp đồng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
2.2.4 Chính sách kế toán Đơn vị tiền tệ dùng trong kế toán: đồng Việt Nam (VND)
Ngôn ngữ kế toán: Tiếng Việt
Niên độ kế toán tính theo năm dương lịch (bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12)
Công ty hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản theo Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, theo thông tư số 200/2014/TT-BTC, ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính Thông tư này cung cấp hướng dẫn kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
2.2.5 Hình thức kế toán và phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty
Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán "Nhật ký chung" kết hợp với phần mềm ACCOS và EXCEL, giúp bộ phận kế toán giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và lưu trữ sổ sách Việc này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán mà còn tổ chức theo dõi các hoạt động kinh doanh một cách chi tiết và dễ dàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế cho công ty.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán ACCOS và EXCEL để ghi chép, xử lý và lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán Hệ thống mẫu sổ sách và báo cáo được thiết lập sẵn, nhưng việc nhập liệu thủ công dẫn đến công tác kế toán thường trở nên nặng nề vào thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
2.2.6 Sơ đồ ghi sổ kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ ghi sổ kế toán tại công ty TNHH Tuấn Thủy
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Mô tả ghi sổ hình thức nhật ký chung tại Công Ty TNHH Tuấn Thủy:
Kế toán viên hàng ngày có nhiệm vụ xem xét và kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ dựa trên tài liệu gốc đã nhận Họ xác định tài khoản Nợ và tài khoản Có, sau đó nhập số liệu vào phần mềm kế toán ACCOS theo các bảng biểu đã thiết kế Dữ liệu sẽ tự động chuyển vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan Cuối cùng, kế toán viên thường hiển thị lại các bản ghi để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin đã nhập.
Cuối mỗi tháng, quý hoặc năm, kế toán viên cần kiểm tra và đối chiếu liên tục các số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết để đảm bảo tính trung thực và chính xác Sau đó, họ thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, kế toán viên có thể kiểm tra lại số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và chi tiết sẽ được in ra, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Công ty TNHH Tuấn Thuỷ đang thực hiện lập các báo cáo tài chính bao gồm Bảng cân đối kế toán (Mẫu số S01 – DN), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 – DN), Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03 – DN), và báo cáo quyết toán theo quý, năm Ngoài ra, công ty cũng thực hiện tờ khai chi tiết về doanh thu, chi phí, thu nhập theo năm, cùng với quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và quyết toán thuế GTGT hàng năm.
Các báo cáo tài chính của Công ty được lập theo mẫu quy định, phản ánh chính xác tình hình tài sản và quy trình hoạt động kinh doanh Tất cả báo cáo này do phần mềm kế toán ACCOS tạo ra, do đó kế toán viên cần kiểm tra và đối chiếu số liệu để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ Nếu phát hiện sai sót, cần sửa đổi thông tin và cung cấp dữ liệu còn thiếu Sau khi Giám đốc phê duyệt, báo cáo sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán, nơi họ sẽ phân tích hoạt động kinh doanh để đưa ra quyết định hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh tế và sử dụng vốn, đồng thời tiếp thu ý kiến từ phòng kế toán.
Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền lương tại công ty
2.3.1 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán tiền lương
Phòng kế toán đảm nhiệm việc tính lương và trả lương cho cán bộ công nhân viên một cách hợp lý và đúng hạn, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tạo động lực làm việc, từ đó nâng cao năng suất lao động Những nhân viên có thành tích tốt sẽ được khen thưởng, trong khi những người chưa đạt yêu cầu sẽ bị phạt theo quy định của công ty.
Tiền lương của cán bộ công nhân viên được phân bổ vào chi phí tương ứng với bộ phận làm việc Cụ thể, lương của bộ phận sản xuất trực tiếp sẽ được ghi vào chi phí nhân công trực tiếp (TK 622), trong khi lương của nhân viên kế toán sẽ được tính vào chi phí quản lý (TK 6421).
Quy chế quản lý, sử dụng lao động và quy chế sử dụng quỹ lương và các khoản trích theo lương
2.4.1 Quy chế quản lý, sử dụng lao động Để quá trình sản xuất đạt hiệu quả tốt, việc tổ chức và quản lý lao động là một trong những yếu tố quan trọng nhất Bởi vì, tổ chức và quản lý lao động tốt sẽ làm tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ sản phẩm Hiện nay, Công ty TNHH Tuấn Thuỷ có tổng 16 lao động đƣợc phân bổ nhƣ sau:
Bảng 2.1: Bảng phân bổ lao động của công ty TNHH Tuấn Thủy
STT Tên Phòng ban/ Bộ phận Số lượng (người)
2 Phòng Tài chính – Kế toán 1
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Công ty có tổ chức và quản lý lao động chặt chẽ, với hợp đồng lao động dạng “không xác định kỳ hạn” Việc sử dụng lao động tại công ty tuân thủ đầy đủ quy định và đảm bảo các chế độ theo Luật lao động.
2.4.2 Quy chế sử dụng quỹ lương và các khoản trích theo lương
Quỹ lương dành cho cán bộ công nhân viên được xác định dựa trên số giờ công và ngày công thực tế làm việc, cùng với các ngày nghỉ như phép năm và nghỉ lễ Ngoài ra, quỹ lương còn bao gồm các khoản bổ sung như trợ cấp, phụ cấp và thưởng.
Quy chế trả lương được thiết lập riêng cho từng bộ phận trong công ty Đối với bộ phận sản xuất, tiền lương sẽ được chi trả dựa trên năng suất lao động của từng nhân viên Trong khi đó, bộ phận dịch vụ kế toán thuê ngoài sẽ có mức lương được thỏa thuận theo hợp đồng khoán nhân công, căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Mỗi tháng, công ty sẽ trả lương cho các cán bộ CNV theo 2 đợt (hình thức trả lương bằng tiền mặt):
- Đợt 1: Từ ngày 20 đến ngày 25 mỗi tháng sẽ tạm ứng lương cho người lao động có nhu cầu ứng trước lương
- Đợt 2: Vào ngày 10 mỗi tháng sẽ thanh toán lương cho người lao động.
Chế độ tiền lương của công ty
Sau đây mô tả cách công ty thực hiện chế độ ngày làm việc theo quy định của Nhà nước và Bộ luật lao động:
Trong một năm, người lao động có 312 đến 360 ngày làm việc và 12 ngày nghỉ Theo Điều 112 của bộ luật Lao động, người lao động được nghỉ làm việc, hưởng nguyên lương trong các ngày lễ, tết bao gồm: Tết Dương lịch (01/01) nghỉ 1 ngày, Tết Âm lịch nghỉ 5 ngày, Ngày Chiến thắng (30/04) nghỉ 1 ngày, Ngày Quốc tế lao động (01/05) nghỉ 1 ngày, Ngày Quốc khánh (02/09) nghỉ 1 ngày, và Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương (10/03 Âm lịch) nghỉ 1 ngày Nếu những ngày nghỉ này trùng vào ngày nghỉ hàng tuần, người lao động sẽ được nghỉ bù vào ngày kế tiếp.
Theo Điều 115 của Bộ luật Lao động, người lao động có quyền nghỉ việc riêng mà vẫn được hưởng nguyên lương, với các trường hợp cụ thể như: nghỉ 3 ngày khi kết hôn, 1 ngày khi con đẻ hoặc con nuôi kết hôn, 3 ngày khi cha mẹ hoặc vợ chồng qua đời Ngoài ra, còn có các chế độ liên quan đến ốm đau và thai sản.
- Nếu người lao động làm tăng ca vào ngày thường thì tính lương bằng 150% lương cơ bản
Công ty cung cấp nhiều khoản phụ cấp và trợ cấp, bao gồm các khoản thưởng dựa trên trách nhiệm và năng lực, hỗ trợ nhà trọ và di chuyển, cũng như thưởng cho sự chuyên cần và chế độ ăn uống.
Tiền lương cho người lao động được xác định theo hợp đồng lao động, trong đó mức lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu do nhà nước quy định, hiện tại là 1,150,000 đồng/tháng.
Hình 2.2: Hợp đồng lao động của nhân viên Nguyễn Thành Mỹ
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Quy trình kế toán tiền lương và thanh toán lương tại công ty
Bước 1: Cuối tháng, tổ trưởng sẽ gửi bảng chấm công cho quản lý sản xuất để xác minh tính đúng đắn, chính xác của bảng chấm công
Sau khi kiểm tra xong bảng chấm công, bộ phận quản lý sản xuất sẽ gửi bảng này để xem xét và phê duyệt Sau đó, bảng chấm công sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để tính toán và lập bảng lương.
Kế toán bán hàng thực hiện hạch toán tiền lương và lập bảng thanh toán tiền lương trên phần mềm Excel sau khi nhận được bảng chấm công và đơn xét duyệt từ quản lý sản xuất.
Sau khi hoàn tất hạch toán, kế toán bán hàng gửi bảng thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng để kiểm tra và xác nhận Nếu bảng thanh toán chính xác, nó sẽ được chuyển cho giám đốc duyệt Ngược lại, nếu phát hiện sai sót, bảng sẽ được trả lại cho kế toán bán hàng để yêu cầu kiểm tra lại.
Sau khi được sự phê duyệt đầy đủ từ kế toán trưởng và giám đốc, thủ quỹ tiến hành trả lương cho nhân viên Nhân viên cần ký vào bảng thanh toán lương để xác nhận việc nhận tiền.
Bước 6: Các bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương cần có chữ ký của người lao động Một bản sẽ được lưu trữ tại phòng kế toán, trong khi bản còn lại sẽ được chuyển cho kế toán dịch vụ để ghi sổ kế toán bằng phần mềm ACCOS, khai báo bảo hiểm xã hội và lập quyết toán thuế TNDN, TNCN, cũng như BCTC cuối năm.
Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
Mỗi tháng, kế toán viên sẽ dựa vào mức lương cơ bản đã thỏa thuận trong hợp đồng, các khoản phụ cấp, số ngày làm việc thực tế và tiền thưởng để tính toán lương hàng tháng cho từng nhân viên.
Sau đây là bảng chấm công và bảng lương của Công ty TNHH Tuấn Thủy
Bảng 2.2: Bảng chấm công tháng 7/2022 của công ty TNHH Tuấn Thủy
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Trong bài viết này, chúng tôi đề cập đến các loại phép trong lĩnh vực y tế và xã hội, bao gồm: PB (phép bệnh), PCO (phép con ốm), PKH (phép kết hôn), PNTKH (phép người thân kết hôn), PNTC (phép người thân chết), PTS (phép thai sản), PKT (phép khám thai), PVS (phép vợ sinh), và PVR (phép việc riêng) Những loại phép này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và hỗ trợ quyền lợi của người lao động trong các tình huống cá nhân khác nhau.
PTNGT (phép tai nạn giao thông), KP (không phép)
Bảng 2.3: Bảng lương chi tiết tháng 7/2022 của công ty TNHH Tuấn Thủy
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Bảng 2.4: Bảng thanh toán tạm ứng lương đợt 1 tháng 7/2022
104/518, KP.4, P.Tân Mai, TP.Biên Hòa, T.Đồng Nai
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TẠM ỨNG ĐỢT 1
STT Họ tên Chức danh Số tiền tạm ứng
1 Trần Thị Thảo Ly Công nhân 2,000,000
2 Nguyễn Thị Ngọc Hương Công nhân 984,000
3 Huỳnh Thị Nhanh CN HTSX 938,868
4 Huỳnh Thị Bích Liên Công nhân 1,466,000
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Tổng lương = Lương ngày công + các khoản trợ cấp, thưởng + Lương tăng ca Lương thực lãnh = Tổng lương – các khoản giảm trừ - tạm ứng
Kế toán xác định số ngày làm việc dựa trên bảng chấm công trước khi chuyển sang bảng lương Nhờ vào việc sử dụng máy tính kế toán, thông tin trên bảng lương có thể được xác định chính xác Ví dụ, tính tiền lương cho Anh Nguyễn Thành Mỹ, Tổ trưởng bộ phận sản xuất của công ty trong tháng 7/2022.
Lương cơ bản (thâm niên): 5,500,000 đồng/tháng Ngày công theo quy định: 26 ngày
Ngày công thực tế: 21.79 ngày Lương theo thời gian = (5,500,000* 21.79)/26 = 4,609,748 đồng
Phụ cấp nhà trọ và đi lại: 300,000 đồng; Phụ cấp chuyên cần: 150,000 đồng và ăn uống: 345,000 đồng; Thưởng trách nhiệm, năng lực: 2,265,000 đồng; Tiền tăng ca: 1,368,389 đồng
Vậy, tổng phụ cấp, trợ cấp, thưởng là 4,428,389 đồng
Theo Điều 3 Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu để đóng BHXH bắt buộc năm 2022 cho người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề tại vùng I là 4.729.400 đồng.
BHXH = 4,729,400* 8% = 378,352 đồng BHYT = 4,729,400* 1.5% = 70,941 đồng BHTN = 4,729,400* 1% = 47,294 đồng Vậy, tổng các khoản giảm trừ là 496,587 đồng Tổng tiền lương thực lãnh làm tròn của Anh Nguyễn Thành Mỹ là:
Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
2.8.1 Chứng từ và các loại sổ sách đƣợc sử dụng
Công ty sử dụng các chứng từ kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương như sau:
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán lương tạm ứng
- Phiếu chi tiết kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ – BNN
Công ty sử dụng các sổ sách kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương nhƣ sau:
- Bảng Tổng hợp chi tiết TK 334, 3383
- Sổ kế toán chi tiết TK 334, 3383
TK 334: Phải trả người lao động
Tài khoản phản ánh các khoản phải thanh toán lương như tiền lương, tiền phụ cấp, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác cho người lao động
- Bên Nợ: Số tiền đã trả, đã chi và ứng trước cho người lao động
- Bên Có: Số tiền phải trả, phải chi cho người lao động
- Số dư Có: Số tiền còn phải trả cho người lao động
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
Tài khoản phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho người lao động như BHXH (gồm BHXH, BHYT, BHTN)
- Bên Nợ: Số tiền BHXH phải trả cho người lao động và số tiền BHXH đã nộp cho cơ quan Nhà nước
- Bên Có: Số tiền BHXH khấu trừ vào lương người lao động và trích số tiền
BHXH gộp chung vào chi phí sản xuất
- Số dư Có: Số tiền BHXH đã trích chưa nộp cho cơ quan Nhà nước
Các tài khoản có liên quan khác: TK 622, 642, 1111, 1121…
2.8.3 Phương pháp hạch toán Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương trong tháng 7/2022 của đơn vị, như sau:
Tính tiền lương và thanh toán lương phải trả cho người lao động (TK 3341)
- Phiếu chi tiền lương đợt 2 tháng 7/2022 cho nhân viên Nguyễn Thành Mỹ
Hình 2.3: Phiếu chi tiền lương đợt 2 tháng 7/2022 cho NV Nguyễn Thành Mỹ
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp 90,908,046
Có TK 3341 – Phải trả cho người lao động 90,908,046
Nợ TK 3341 – Phải trả cho người lao động 84,474,885
- Phản ánh vào các sổ sách kế toán nhƣ sau:
Bảng 2.5: Sổ cái tài khoản 3341 - Phải trả cho người lao động năm 2022
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Trích và nộp các khoản bảo hiểm theo quy định
- Phiếu thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLD – BNN tháng
07/2022 của công ty TNHH Tuấn Thủy được trình bày dưới phụ lục 1
Trích bảo hiểm các loại theo quy định (tính vào chi phí)
Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp 13,172,663
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội 13,172,663
Trích BHXH theo quy định trừ vào tiền lương người lao động
Nợ TK 3341 – Phải trả cho người lao động (10,5%) 6,433,161
Có TK 3383 – Bảo hiểm xã hội (10,5%) 6,433,161 Nộp các khoản bảo hiểm theo quy định (nộp tháng 6&7/2022)
Nợ TK3383 – Bảo hiểm xã hội 38,644,188
Có TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng 38,644,188
- Phản ánh vào các sổ sách kế toán nhƣ sau:
Bảng 2.6: Sổ cái TK 3383 – BHXH năm 2022
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Ngoài ra, các nghiệp vụ còn phản ánh chung trên Sổ nhật ký chung
Bảng 2.7: Sổ nhật ký chung năm 2022
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Giao diện phần mềm kế toán ACCOS
Hình 2.4: Giao diện phần mềm kế toán ACCOS
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
2.8.4 Trình bày thông tin lên Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính của công ty TNHH Tuấn Thuỷ cung cấp thông tin chi tiết về tiền lương và các khoản trích theo lương, được thực hiện theo quy định của Thông tư Nội dung này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
200/2014/TT-BTC cụ thể nhƣ sau:
Cách trình bày trên Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán theo Mẫu số B01-DN của Thông tư 200/2014/TT-BTC được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong mọi lĩnh vực Mẫu này phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của công ty, được thiết lập bởi dịch vụ kế toán thuê ngoài sau mỗi chu kỳ kinh doanh.
Chỉ tiêu “Phải trả người lao động” (Mã 314) thể hiện các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán cho người lao động tại thời điểm lập báo cáo, với số liệu được kế toán xác định dựa trên số dư Có của tài khoản 334, ghi nhận tại phần Nguồn vốn cụ thể là 1.061.396.575 đồng.
Hình 2.5: BCĐKT của công ty TNHH Tuấn Thủy năm 2022
(Nguồn: Công ty TNHH Tuấn Thủy)
Cách trình bày trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo Mẫu số B02-DN, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong tất cả các lĩnh vực.
Doanh nghiệp Thủy, hoạt động trong lĩnh vực may mặc, có chi phí sản xuất liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ tiêu giá vốn hàng bán.
(Mã 11), chi phí bán hàng (Mã 24) và chi phí quản lý doanh nghiệp (Mã 25)
Hình 2.6: Báo cáo KQHĐKD của công ty TNHH Tuấn Thủy năm 2022
(Nguồn: công ty TNHH Tuấn Thủy)
Cách trình bày trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo Mẫu số B03-DN của Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trong mọi lĩnh vực Chỉ tiêu này được lập dựa trên tổng số tiền đã chi trả cho người lao động trong kỳ, bao gồm cả khoản thanh toán và tạm ứng, được ghi nhận tại mục “Tiền chi trả cho người lao động” (mã số 03) Ngoài ra, chỉ tiêu cũng căn cứ vào tổng số tiền đã chi cho các khoản phải trích theo lương, được ghi nhận tại mục “Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh” (mã số 07).
Hình 2.7: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ của công ty TNHH Tuấn Thủy năm 2022
(Nguồn: công ty TNHH Tuấn Thủy)
Chương này trình bày lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Tuấn Thủy, cùng với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và công tác kế toán Chương 2 chi tiết hóa quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nêu bật vai trò và nhiệm vụ của kế toán, các chứng từ, tài khoản sử dụng, phương pháp kế toán và cách trình bày trên báo cáo tài chính năm 2022 Dựa trên những vấn đề nghiên cứu trong chương 2, tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tuấn Thủy, được trình bày ở chương 3.
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TUẤN THỦY
Nhận xét
Tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong chi phí sản xuất kinh doanh và hệ thống kinh tế tài chính Việc kế toán tiền lương và các khoản trích cần được thực hiện đúng nguyên tắc, kịp thời, chính xác và đầy đủ, nhằm cải thiện tổ chức sản xuất và quản lý lao động, từ đó nâng cao năng suất.
Mặc dù công ty sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài, sự phối hợp giữa phòng kế toán và bộ phận kế toán của công ty dịch vụ rất hiệu quả và ăn ý Cả hai tổ chức đều có đội ngũ kế toán trẻ, năng động và ham học hỏi Mỗi nhân viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực, đồng thời duy trì mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau, giúp hạch toán kịp thời và chính xác Các nhân viên luôn nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ và không ngừng trau dồi kinh nghiệm.
3.1.2 Nhận xét về tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
3.1.2.1 Ƣu điểm Đối với các nghiệp vụ về công tác kế toán tiền lương tại công ty TNHH Tuấn Thủy đƣợc thực hiện đầy đủ, đúng đắn thông qua các nghị định và quyết định Nhà nước ban hành về tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp, các ưu điểm dựa vào những yếu tố sau đây:
Công ty lựa chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài để tiết kiệm chi phí, với mức phí từ 300,000 đến 2,000,000 đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào loại hình và khối lượng công việc Việc này giúp công ty không phải quản lý bộ máy kế toán, đồng thời giảm thiểu các khoản chi phí bảo hiểm, trợ cấp, thưởng và chi phí ban đầu như phần mềm kế toán và văn phòng phẩm Đội ngũ nhân viên bao gồm các kế toán trưởng và kế toán tổng hợp dày dạn kinh nghiệm, đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Về hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tiền lương của công ty TNHH Tuấn Thủy được tổ chức hợp lý, giúp quản lý hiệu quả chi phí nhân công và lao động Các chứng từ được sử dụng theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính, với chữ ký của người có thẩm quyền để đảm bảo tính hợp pháp Việc luân chuyển chứng từ diễn ra thống nhất, với các tài liệu như bảng chấm công, bảng tạm ứng lương và bảng thanh toán tiền lương được lập thành hai bản, phục vụ cho phòng kế toán và dịch vụ kế toán thuê ngoài, làm cơ sở ghi vào các sổ kế toán như sổ Cái TK 334.
3383, sổ Nhật ký chung,… giúp tránh tình trạng xảy ra sai sót, bỏ sót thông tin gây thất thoát vốn của công ty
Công tác kế toán tiền lương tại công ty được thực hiện đúng quy định của Nhà nước, đảm bảo tính toán và trích nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và việc sử dụng phần mềm kế toán ACCOS, EXCEL, quá trình hạch toán diễn ra chính xác, đầy đủ và kịp thời Công ty luôn hoàn thành việc hạch toán BHXH, BHYT, BHTN và nộp quỹ đầy đủ, thể hiện trách nhiệm với quyền lợi của người lao động Bên cạnh đó, công ty cũng cung cấp các chế độ phụ cấp, trợ cấp, thưởng hấp dẫn, cùng với việc trả lương nhanh chóng, tạo động lực cho nhân viên, từ đó nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, góp phần mang lại lợi nhuận cao hơn.
Mặc dù công ty có nhiều ưu điểm nổi bật, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống quản lý hiện tại chỉ ghi nhận số giờ và ngày làm việc mà không xác định được việc đi làm đúng giờ của người lao động, điều này dẫn đến việc khó khăn trong việc đánh giá chất lượng công việc Hơn nữa, có khả năng xảy ra tình trạng cấu kết giữa nhân viên và quản lý chấm công để gian lận thời gian làm việc, gây ra sự thiếu công bằng cho toàn thể công nhân viên trong công ty.
Về bộ máy kế toán
Bộ phận kế toán của công ty đang thiếu nhân sự, khiến kế toán viên phải đảm nhận nhiều công việc như kế toán bán hàng và thủ quỹ, dẫn đến việc lưu trữ chứng từ quá tải Tình trạng này có thể gây ra sai sót và giảm hiệu quả công việc Thêm vào đó, việc kế toán bán hàng kiêm nhiệm vị trí thủ quỹ có thể dẫn đến nguy cơ biển thủ công quỹ, khi họ có khả năng lấy tiền mặt trước khi thực hiện thu chi.
Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty gặp khó khăn trong công tác luân chuyển do sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài Việc chuyển giao chứng từ giữa hai bên diễn ra chậm trễ, khi nhiều chứng từ phát sinh trong tháng này chỉ được kế toán viên gửi đến dịch vụ kế toán vào tháng sau Điều này dẫn đến tình trạng công việc kế toán bị dồn lại vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kế toán của công ty.
Hiện tại, công ty trả lương cho nhân viên bằng tiền mặt do số lượng nhân viên ít và không sử dụng tài khoản ngân hàng Tuy nhiên, phương thức này có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót trong quá trình chi trả, đồng thời cũng mất nhiều thời gian và không đáp ứng được nhu cầu của người lao động.
Công ty vẫn chưa triển khai chế độ KPCĐ cho người lao động do gặp khó khăn về chi phí, dẫn đến sự thiếu công bằng trong quyền lợi của người lao động.