Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán tại công ty cổ phần hàn và tự động hóa

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY

Đặc điểm người bán của Công ty CP Hàn và Tự động hóa

Có thể tóm lược vài nét về Công ty cổ phần kỹ thụât hàn và tự động hóa (sau đây gọi tắt là “Công ty”) như sau:

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA.

Tên giao dịch: TECHNOLOGY OF WELDING AND AUTOMATIC JOINT STOCK COMPANY.

Tên viết tắt: AUTOWELD., JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 8,ngõ 142,phố Quan Nhân,Phường Nhân

Thanh Xuân,Thành phố Hà Nội,Việt Nam.

Hình thức sở hữu: Công ty cổ phần Điện thoại: 0437857281

Vốn điều lệ: 90.000.000.000 đồng (Chín mươi tỷ đồng VN)

Mệnh giá cổ phần:10.000 đồng

Luận văn tốt nghiệp Kế toán

Chuyên đề thực tập chuyên ngành

GVHD: ThS Nguyễn Đức Dũng

Bảng 1.1:Danh sách cổ đông sáng lập Số

TT Tên cổ đông Số cổ phần

Nguồn: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty

Năm 2007, Công ty cổ phần Hàn và Tự động hóa chính thức tham gia hoạt động kinh tế và đã trải qua hơn 9 năm phát triển Công ty đã đóng góp xây dựng hàng chục công trình lớn nhỏ cả trong và ngoài quân đội, từ đó trở thành một trong những công ty xây dựng hàng đầu Việt Nam Những thành tựu này không chỉ góp phần vào sự phát triển của ngành xây dựng mà còn cho sự phát triển chung của đất nước Các ngành nghề chính của công ty bao gồm

Chúng tôi chuyên xây dựng các loại nhà máy và công trình giao thông như cầu, đường, sân bay và bến cảng Ngoài ra, chúng tôi cũng phát triển hạ tầng kỹ thuật cho khu đô thị, khu công nghiệp và khu chế xuất Các công trình cấp, thoát nước, nhà cao tầng như khách sạn, khu chung cư, khu văn phòng, bệnh viện, cùng các công trình thể thao và văn hóa cũng nằm trong danh mục dịch vụ của chúng tôi.

- Sản xuất và lắp dựng nhà thép tiền chế mọi khẩu độ, xà gồ, tấm lợp kim loại mạ mầu

- Tư vấn đầu tư, tư vấn khảo sát, thiết kế xây dựng, qui hoạch các khu đô thị, các khu công nghiệp, khu chế xuất.

- Thí nghiệm vật liệu xây dựng, kiểm tra chất lượng các công trình xây

Vật liệu xây dựng bao gồm gạch, đá, cát, và xi-măng, cùng với các sản phẩm bê tông đúc sẵn và bê tông thương phẩm Ngoài ra, ống cấp thoát nước, các sản phẩm inox và các sản phẩm cơ khí cũng là những thành phần quan trọng trong ngành xây dựng.

Xây dựng tất cả các loại nhà ở như:

- Nhà cho một hộ gia đình,

- Nhà cho nhiều gia đình, bao gồm cả các toà nhà cao tầng.

- Xây dựng tất cả các loại nhà không để ở như:

- Nhà dành cho sản xuất công nghiệp, ví dụ các nhà máy, công trường, phân xưởng lắp ráp…

- Bệnh viện, trường học các khu văn phòng,

- Khách sạn, cửa hàng, các dãy nhà hàng, cửa hàng ăn,

-Các khu thể thao trong nhà,

- Gara bao gồm cả gara ngầm,

Trong ngành xây dựng, các mặt hàng mua vào của Công ty chủ yếu liên quan đến lĩnh vực này Cụ thể, Công ty tập trung vào việc mua sắm các sản phẩm và nguyên liệu cần thiết cho các dự án xây dựng, đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong quá trình thi công.

Bảng 1.2: Danh mục các mặt hàng mua vào của công ty

Stt Sản phẩm,Vật liệu Đơn vị tính

7 Gạch 4 lỗ 8 x 8 x 18 Tuynel (loại 1) Viên

8 Gạch đinh 4 x 8 x 18 Tuynel (loại 1) Viên

9 Thép cuộn phi 6mm CT3 Kg

10 Thép cuộn phi 10mm CT3 Kg

11 Gỗ coffa thông dài trên 3,5m m3

Nguồn: Phòng cung ứng vật tư Công ty.

Bảng 1.3: Danh sách các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty.

 Công ty TNHH xây dựng Minh Hải Phát

 Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Tuấn Khánh

 Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng và thiết bị TKS

 Công ty TNHH thương mại dịch vụ sản xuất Vạn Vinh

 Cửa Hàng Vật Liệu Đinh Toàn

 Cửa hàng Vật liệu xây dựng Tân Hiệp Phát

Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty

Phương thức mua hàng của Công ty

Công ty kết hợp cả hai phương thức mua hàng là: phương thức mua hàng trực

Theo hợp đồng kinh tế đã ký, Công ty cử cán bộ mua hàng có giấy giới thiệu đến đơn vị thanh toán để nhận hàng theo quy định, hoặc mua trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.

Phương thức chuyển hàng được thực hiện dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết, trong đó bên bán sẽ chuyển hàng đến địa điểm do bên mua chỉ định.

Các phương thức thanh toán của công ty phụ thuộc vào nhóm nhà cung cấp và loại hàng hóa, dịch vụ, bao gồm trả chậm, trả trước và trả ngay Đây là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán, được thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế Hiện nay, phương thức thanh toán rất đa dạng, chủ yếu chia thành thanh toán bằng tiền mặt và không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt đang ngày càng phổ biến hơn nhờ vào những tiện ích như tiết kiệm thời gian, an toàn và giảm lượng tiền mặt lưu thông, góp phần giúp nhà nước kiểm soát lạm phát.

Hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản, trong khi tiền mặt chỉ được sử dụng cho các giao dịch nhỏ (dưới 50 triệu VNĐ) và khi hai bên đối tác ở gần nhau để đảm bảo an toàn Phương thức thanh toán tiền mặt có thể áp dụng cho cả VNĐ và ngoại tệ.

Thanh toán bằng chuyển khoản chủ yếu bao gồm ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, là phương thức an toàn cho các giao dịch mà thanh toán bằng tiền mặt không đảm bảo.

GVHD: ThS Nguyễn Đức Dũng cho biết Ngân hàng sẽ đóng vai trò trung gian trong thanh toán giữa công ty, người bán và người mua, đồng thời thu phí chuyển khoản Hầu hết các giao dịch thanh toán của công ty đều được thực hiện qua chuyển khoản, nhằm hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt.

Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: một nhóm áp dụng phương thức thanh toán định kỳ hoặc trả chậm, và nhóm còn lại bao gồm khách hàng mới hoặc những hợp đồng mua hàng không thường xuyên, yêu cầu thanh toán trực tiếp ngay lập tức.

Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty

Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý mua bán-thanh toán hàng.

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp

Ban giám đốc công ty có vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định chiến lược, bao gồm quy trình mua hàng trong nước và nhập khẩu hàng hóa, đồng thời xác định mức giá sản phẩm.

Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc nắm bắt tình hình thanh toán với người bán Hàng tháng, Phòng tài chính lập Báo cáo kế toán quản trị chi tiết về công nợ phải thu và phải trả, giúp ban lãnh đạo đánh giá và đưa ra quyết định kịp thời nhằm ổn định tài chính công ty Đồng thời, phòng kinh doanh cũng có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng và khảo sát giá cả, góp phần tạo sức hút đối với các nhà đầu tư và cơ hội hợp tác kinh doanh.

Phòng dự án là một trong những phòng ban quan trọng trong việc tìm kiếm và xúc tiến khách hàng, tương tự như phòng kinh doanh Nhân viên phòng dự án có trách nhiệm thu hồi công nợ từ các hợp đồng đã ký kết, do đó họ cần thường xuyên nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn Bên cạnh đó, họ cũng phải nắm rõ thông tin về sản phẩm như thông số kỹ thuật, thời gian bảo hành và các chức năng để tư vấn hiệu quả cho khách hàng Cuối cùng, việc theo dõi hàng tồn kho là cần thiết để đảm bảo có đủ sản phẩm khi ký kết hợp đồng; nếu không đủ, nhân viên cần lập yêu cầu đặt hàng cho dự án.

Phòng kế toán: phòng kế toán đóng vai trò vô cùng to lớn trong khâu mua thanh toán hóa của công ty Cụ thể:

Phòng kế toán có chức năng quan trọng trong việc tiếp nhận và quản lý hợp đồng từ các phòng kinh doanh hoặc phòng dự án Sau khi hợp đồng được ký kết, kế toán sẽ tiến hành tổng hợp, xem xét và kiểm tra các điều khoản trong hợp đồng Việc lưu trữ hợp đồng một cách hợp lý giúp dễ dàng đối chiếu và truy xuất thông tin khi cần thiết.

GVHD: ThS Nguyễn Đức Dũng nhấn mạnh rằng kế toán cần ghi chép đầy đủ lượng hàng nhập và kho trong từng tháng để theo dõi chi phí và doanh thu Phòng kế toán có nhiệm vụ cập nhật chứng từ và số lượng hàng mua, bán một cách chính xác, từ đó xác định kết quả kinh doanh hàng tháng của công ty Việc lưu trữ hợp đồng kinh tế, hóa đơn và chứng từ cần được thực hiện cẩn thận và hợp lý Đối với hàng nhập khẩu, cần kiểm tra giá bán so với giá nhập thực, do thường xuyên có sự thay đổi về tỷ giá, và nếu có sự không phù hợp, cần phản ánh lại với ban Giám đốc.

Phòng xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng trong công ty chuyên nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài, đảm nhận việc liên hệ và đặt hàng theo yêu cầu của phòng kinh doanh và phòng dự án để đảm bảo tiến độ hợp đồng Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm làm việc với hải quan để mở tờ khai hàng nhập khẩu Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, phòng xuất nhập khẩu cần thường xuyên duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác thanh toán.

Phòng kho có chức năng theo dõi quá trình xuất nhập hàng hóa và quản lý lượng hàng tồn kho Khi nhận yêu cầu phiếu xuất kho từ phòng kế toán, phòng kho sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng trước khi giao cho khách hàng Nhiệm vụ của phòng kho là đảm bảo số lượng và chất lượng hàng giao đạt tiêu chuẩn cao nhất, đồng thời lưu trữ và xem xét các chứng từ hợp lệ trước khi thực hiện xuất hàng.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA

Kế toán thanh toán với người bán

2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán

 Giấy báo nợ của ngân hàng

 Sổ chi tiết mua hàng

 Sổ tổng hợp chi phí

 Sổ chi tiết phải trả khách hàng

 Sổ tổng hợp phải trả khách hàng

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.

- Hệ thống sổ kế toán

Do việc áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi chép đầy đủ Trọng tâm của quá trình này là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tiếp theo là sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh Các loại sổ được sử dụng bao gồm:

+ Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản

Sổ cái là tài liệu kế toán tổng hợp, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo từng tài khoản Mỗi tài khoản sẽ có một sổ cái riêng, trong đó tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng, được lấy từ sổ kế toán.

GVHD: ThS Nguyễn Đức Dũng nhấn mạnh rằng sổ cái chỉ được mở một lần vào cuối tháng sau khi đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Dựa trên các chứng từ thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ nhập liệu vào hệ thống kế toán mua hàng và thanh toán, cùng với phân hệ kế toán tiền mặt trong phần mềm kế toán Fast Accounting Máy tính sẽ tự động xử lý và cập nhật các sổ chi tiết công nợ cũng như bảng cân đối công nợ.

Kế toán công nợ cần theo dõi công nợ cho từng người bán và từng lần phát sinh nợ, đồng thời mở sổ chi tiết để quản lý tất cả các khoản công nợ Đối với các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, kế toán phải ghi nhận cả nguyên tệ và quy đổi sang VNĐ Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.

Tại Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa, sổ chi tiết công nợ được phân chia thành hai loại: một sổ riêng cho các nhà cung cấp thường xuyên và một sổ chung cho các nhà cung cấp không thường xuyên Đối với các khoản thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán cần mở sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp và từng loại ngoại tệ.

Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng thực hiện thanh toán cho người bán và chuyển chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ để nhập liệu vào phần mềm kế toán Cuối tháng, hệ thống tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công nợ, bao gồm số phát sinh Nợ, Có và số dư đầu kỳ cùng cuối kỳ của từng nhà cung cấp, nhằm lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không bù trừ Bảng cân đối công nợ này được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc toàn công ty và được sử dụng để đối chiếu với Sổ cái TK 331.

Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán

Bước 1: Quy trình mua hàng.

Bước 2: Quy trình thanh toán với nhà cung cấp.

Bộ phận có nhu cầu Phương án KD được duyệt

Phòng Kế toán Nhà cung cấp

Phòng Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng

Chuyển khoản Nhà cung cấp

Giấy báo Nợ Phòng Kế toán

Sơ đồ 2.2: Trình từ ghi sổ kế toán thanh toán.

Chứng từ thanh toán với khách hàng

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ

Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi định kỳ Đối chiếu

Quan hệ thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp được thiết lập dựa trên việc tối ưu hóa khoản chiếm dụng vốn, đồng thời duy trì uy tín trong thanh toán nợ Giao dịch thanh toán thường diễn ra trong các hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ Nghiệp vụ thanh toán xuất hiện khi công ty chọn phương thức trả chậm hoặc trả trước cho hàng hóa, dẫn đến việc hình thành quan hệ nợ giữa hai bên Khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng, sẽ phát sinh khoản phải thu từ nhà cung cấp; ngược lại, nếu mua chịu, doanh nghiệp sẽ có nợ phải trả Tất cả giao dịch này đều dựa trên bộ chứng từ thanh toán rõ ràng.

* Các chứng từ mua hàng gồm:

+ Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ( biểu mẫu số 04)

Phiếu nhập kho được lập bởi phòng cung ứng vật tư gồm 3 liên: liên 1 được lưu giữ, liên 2 được giao cho người nhập kho, và liên 3 được giao cho thủ kho để ghi chép theo thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán (biểu mẫu số 05).

+ Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa.

* Các chứng từ thanh toán như :

Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập thành 2 liên: liên 1 sẽ được lưu trữ, liên 2 giao cho thủ quỹ để ghi sổ và sau đó chuyển cho kế toán (biểu mẫu 06).

+ Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanh toán qua ngân hàng.( biểu mẫu 07)

Nguyên tắc hạch toán yêu cầu rằng các chứng từ thanh toán phải được tập hợp và ghi sổ kế toán vào các phân hệ kế toán phù hợp Quá trình này sẽ được máy tính tự động xử lý và tổng hợp.

GVHD: ThS Nguyễn Đức Dũng số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản lien quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán

Cuối kỳ, kế toán công nợ sẽ lập và in các Sổ cái tài khoản, từ đó máy tính tự động tạo bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty Đối với các giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ, tỷ giá được sử dụng để hạch toán khoản phải trả cho người bán là tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng tại thời điểm ghi nhận nợ Khi công ty thanh toán cho người bán, tỷ giá ghi sổ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, và chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính.

Sơ đồ 2.3 : Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ

Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ

KCS Thủ kho ký Thanh toán

Vào ngày 02/03/2014, Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa đã ký kết hợp đồng với Công ty TNHH xây dựng Minh Hải Phát, sau khi thỏa thuận về giá cả và trao đổi thông tin sản phẩm giữa hai bên Hợp đồng này liên quan đến việc cung cấp hàng hóa.

Mẫu biểu số 01: Hợp đồng kinh tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

Căn cứ theo Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11, được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XI thông qua vào ngày 14/6/2005, bộ luật này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.

Căn cứ vào Luật Thương mại số 36/2005/QH11, được Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa XI thông qua tại kỳ họp thứ 7 vào ngày 14/6/2005, Luật này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.

- Căn cứ nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên

Hôm nay, ngày 02 tháng 03 năm 2014 tại TP Hà Nội, chúng tôi gồm:

Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa, do ông Trần Văn Khang làm Giám đốc, có địa chỉ tại số 8, ngõ 142, phố Quan Nhân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

Số tài khoản : 0 0 6 7 0 4 0 6 0 0 2 2 9 3 Tại ngân hàng VPBank – CN Ba Đình

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA

Đánh giá thực trạng về kết toán nghiệp vụ thanh toán người bán tại Công ty

Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa đã trải qua một quá trình phát triển liên tục về quy mô và quản lý, từ cơ sở vật chất lạc hậu và vốn ít ỏi đến một đội ngũ nhân viên có trình độ cao và kinh nghiệm phong phú Công ty khẳng định vị trí và uy tín trên thị trường, đồng thời không ngừng hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật để đáp ứng nhu cầu phát triển.

Trang bị máy tính đồng bộ cho phòng kế toán mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng tính toán và tổng hợp số liệu nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công việc Việc này giúp kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho các bộ phận liên quan Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế trong việc áp dụng các phần hành cụ thể trong công tác kế toán.

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô hoạt động của công ty Hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao nhờ vào sự phân công công việc rõ ràng và hợp lý giữa các phần hành kế toán.

Công tác kế toán được tổ chức một cách hiệu quả và đầy đủ, bao gồm các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ và sổ sách, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính ban hành, đồng thời phù hợp với hoạt động đặc thù của Công ty.

Qua thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng công tác kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ thanh toán, được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành.

Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm như sau:

Công ty tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả, xử lý công việc nhanh chóng và kịp thời Việc áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung giúp số liệu được thống nhất, phục vụ cho việc chỉ đạo toàn đơn vị Tất cả công việc kế toán đều được thực hiện tại văn phòng trung tâm, giảm thiểu khả năng báo cáo sai lệch về tình hình sản xuất và kinh doanh Hình thức tổ chức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc sử dụng các phương tiện tính toán kỹ thuật hiện đại.

Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt và chuyển khoản, tùy thuộc vào khách hàng và đặc điểm đơn hàng Thời hạn tín dụng linh hoạt, có thể từ 15 đến 80 ngày, dựa trên mối quan hệ với khách hàng và quy mô đơn hàng Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp mà còn tăng cường tính linh hoạt trong quản lý tài chính.

Kế toán thực hiện hạch toán chi tiết thanh toán với người bán và người mua thông qua các sổ chi tiết công nợ theo khách hàng và bảng đối chiếu công nợ theo phòng kinh doanh Việc này được thiết kế trên phần mềm kế toán có cấu trúc hợp lý, nhằm đảm bảo quản lý hiệu quả tình hình thanh toán Dựa vào thông tin từ sổ chi tiết, kế toán lập Biên bản đối chiếu công nợ để theo dõi và kiểm soát tốt hơn.

GVHD: ThS Nguyễn Đức Dũng theo dõi tình hình thanh toán và nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán nợ cho công ty, đồng thời thực hiện các biện pháp thu hồi nợ hiệu quả.

Bộ máy kế toán được tổ chức với sự chuyên môn hóa cao và phân công công việc rõ ràng Mỗi kế toán có nhiệm vụ cụ thể và cần hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Việc áp dụng kế toán máy tại công ty ngày càng trở nên quan trọng và hiện đại, với mỗi nhân viên kế toán được trang bị máy tính để làm việc hiệu quả hơn Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán Fast 2006, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán Phần mềm này không chỉ tiết kiệm thời gian so với hệ thống cũ mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành Hơn nữa, việc tự động hóa các phép tính phức tạp giúp giảm thiểu sai sót, giảm khối lượng công việc, đồng thời nâng cao độ chính xác và chất lượng thông tin trong sổ sách kế toán.

Đội ngũ nhân viên kế toán của chúng tôi không chỉ có trình độ chuyên môn cao với tất cả đều tốt nghiệp đại học, mà còn sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong ngành Họ là những cá nhân nhiệt tình, năng nổ, luôn không ngừng học hỏi và tìm tòi, sẵn sàng hợp tác với các phòng ban khác để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

Phòng kế toán hoạt động chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty, đảm bảo sự hợp tác hiệu quả trong mọi hoạt động Nhân viên phòng kế toán không chỉ thực hiện nhiệm vụ của mình mà còn tích cực hỗ trợ và giải đáp thắc mắc cho các bộ phận khác.

Hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán thanh toán với người bán của công ty hiện đang tuân theo thông tư 200/2014-BTC Công ty áp dụng hình thức ghi sổ chứng từ ghi sổ, với mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện và thuận tiện cho phân công lao động kế toán Đây là hình thức phổ biến, phù hợp cho ứng dụng kế toán máy, đồng thời cho phép kiểm tra đối chiếu thông tin kịp thời trên Sổ Cái.

Tổ chức chứng từ của công ty được thiết kế gọn nhẹ, đảm bảo quy trình lập, luân chuyển và lưu trữ chứng từ tuân thủ các quy định chung.

Hoàn thiện kết toán nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty

Nền kinh tế thị trường mang đến nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng cũng không ít thách thức Doanh nghiệp nào biết khắc phục khó khăn sẽ có cơ hội phát triển bền vững Để hội nhập với sự phát triển toàn cầu, Việt Nam đã nỗ lực hoàn thiện các chuẩn mực kế toán, thu hẹp khoảng cách giữa kế toán Việt Nam và quốc tế Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một phần quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính Việc thực hiện kế toán thanh toán một cách khoa học và quản lý chặt chẽ sẽ giúp giải quyết vấn đề công nợ, nhanh chóng thực hiện các khoản phải trả, tránh tình trạng nợ đọng, từ đó duy trì lòng tin từ đối tác Khả năng thanh toán quyết định tình hình tài chính của công ty, cho thấy vai trò quan trọng của kế toán thanh toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Việc hoàn thiện chế độ kế toán cần tuân thủ các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn và nghị định hiện hành Để nâng cao hiệu quả, các công ty nên tận dụng công nghệ thông tin, bao gồm máy vi tính và phần mềm kế toán, nhằm tối ưu hóa quy trình kế toán.

3.2.1 Về công tác quản lý thanh toán với người bán

Dựa trên những kiến thức thu được từ quá trình thực tập tại công ty, tôi xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm cải thiện tổ chức quản lý bán hàng.

Ban giám đốc cần tăng cường kiểm soát trong các quyết định mua hàng, đồng thời xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như nhu cầu, giá cả và chất lượng Việc này giúp đảm bảo đưa ra những quyết định đúng đắn, phù hợp với thị trường.

Các bộ phận cấp dưới nên thực hiện kiểm tra chéo để phát hiện sai sót và gian lận trong công việc, đồng thời nâng cao tinh thần làm việc tập thể Trong nghiệp vụ mua bán quốc tế, việc gộp hai sổ chi tiết công nợ theo dõi cả ngoại tệ và nguyên tệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt giúp giảm lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty, từ đó giảm thiểu gian lận và mất mát, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Bộ phận kế toán cần tăng cường kiểm tra và đối chiếu chứng từ với số liệu kế toán máy để đảm bảo tính chính xác Đồng thời, việc cập nhật các chính sách và thông tư mới từ Bộ Tài chính là cần thiết để điều chỉnh kịp thời các quy định phù hợp Kế toán cũng phải chú ý đến tính trung thực của các chứng từ gốc liên quan đến chi phí mua hàng, bao gồm chi phí bên thứ ba và chi phí vận chuyển Để giảm thiểu khó khăn khi có nhân viên kế toán nghỉ việc, bộ phận quản lý cần thiết lập chính sách trao đổi công việc, nhằm nâng cao khả năng làm việc nhóm của các nhân viên.

Để nâng cao hiệu quả làm việc và duy trì sự đoàn kết trong công ty, cần tăng cường đào tạo và rèn luyện đội ngũ nhân viên kế toán, tránh tình trạng căng thẳng với các phòng ban khác khi xảy ra sự cố Đồng thời, các phòng ban khác cũng cần được đào tạo kỹ năng làm việc hiệu quả để hạn chế sai sót trong quá trình hợp tác với phòng kế toán Công ty cần triển khai các biện pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, không chỉ để phục vụ tốt hơn cho quản lý mà còn để đảm bảo mọi hoạt động được kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu rủi ro tiềm tàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững.

3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản

Trong hạch toán tổng hợp, khi thực hiện nghiệp vụ mua hàng và thanh toán ngay bằng tiền, không cần sử dụng tài khoản trung gian như TK 331 và TK 131, nhằm đơn giản hóa công tác kế toán Các nghiệp vụ này sẽ được hạch toán trực tiếp.

- Mua hàng trả tiền ngay:

Công ty nên mở thêm tài khoản TK151 để phản ánh chính xác bản chất tài sản Việc này sẽ hỗ trợ kế toán trong việc thể hiện đúng tình hình tài chính khi hóa đơn đến nhưng hàng hóa chưa về.

3.2.3 Hoàn thiện về chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán:

Thông tin kế toán cần được cung cấp một cách nhanh chóng và kịp thời cho các nhà quan tâm Tuy nhiên, sự kịp thời này phải đảm bảo độ chính xác cao để đảm bảo tính hiệu quả trong việc ra quyết định.

Khi thực hiện các thủ tục như phiếu thu, phiếu chi và phiếu thanh toán tạm ứng, đặc biệt là đối với những chứng từ có giá trị nhỏ, cần chú ý đến quy trình xét duyệt để đảm bảo tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn chứng từ.

Việc cập nhật chứng từ cần thực hiện thường xuyên để tránh tình trạng dồn ứ và bỏ sót các nghiệp vụ kinh tế có giá trị nhỏ Đồng thời, các hợp đồng mua bán và thanh toán cần được ký kết cẩn thận để đảm bảo quyền lợi cho tất cả các bên liên quan khi có sự cố xảy ra.

Luân chuyển chứng từ trong công tác thanh toán của công ty được thực hiện khá hiệu quả, với việc sắp xếp và lưu trữ khoa học, cẩn thận, giúp dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện mà bộ phận kế toán nên xem xét điều chỉnh.

Việc luân chuyển chứng từ có thể bị chậm trễ khi cần sự phê duyệt từ cấp trên mà họ lại vắng mặt Để khắc phục tình trạng này, cấp trên nên ủy quyền cho từng vị trí cụ thể, đảm bảo rằng khi họ không có mặt, vẫn có người được ủy nhiệm thực hiện ký duyệt chứng từ.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Nghiệp Vụ Thanh Toán Với Người Bán Tại Công Ty Cổ Phần Hàn Và Tự Động Hóa
Tác giả	Nguyễn Phựng Sơn
Người hướng dẫn	ThS. Nguyễn Đức Dũng
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Luận Văn Tốt Nghiệp
Năm xuất bản	2016
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	61
Dung lượng	565,59 KB