ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY
Đặc điểm người bán của Công ty CP Hàn và Tự động hóa
Có thể tóm lược vài nét về Công ty cổ phần kỹ thụât hàn và tự động hóa (sau đây gọi tắt là “Công ty”) như sau:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA.
Tên giao dịch: TECHNOLOGY OF WELDING AND AUTOMATIC JOINT STOCK COMPANY.
Tên viết tắt: AUTOWELD., JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 8,ngõ 142,phố Quan Nhân,Phường Nhân
Thanh Xuân,Thành phố Hà Nội,Việt Nam.
Hình thức sở hữu: Công ty cổ phần Điện thoại: 0437857281
Vốn điều lệ: 90.000.000.000 đồng (Chín mươi tỷ đồng VN)
Mệnh giá cổ phần:10.000 đồng
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Bảng 1.1:Danh sách cổ đông sáng lập Số
TT Tên cổ đông Số cổ phần
Nguồn: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty
Năm 2007, Công ty cổ phần Hàn và Tự động hóa được thành lập và đã có hơn 9 năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Công ty đã góp phần xây dựng hàng chục công trình lớn nhỏ cả trong và ngoài quân đội, từ đó khẳng định vị thế là một trong những công ty xây dựng hàng đầu Việt Nam Những thành tựu này không chỉ thể hiện sự phát triển của công ty mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành Xây dựng và đất nước.
Chúng tôi chuyên xây dựng các loại nhà máy và công trình giao thông như cầu, đường, sân bay, bến cảng Ngoài ra, chúng tôi còn phát triển hạ tầng kỹ thuật cho khu đô thị, khu công nghiệp và khu chế xuất Các dự án của chúng tôi bao gồm công trình cấp, thoát nước, nhà cao tầng như khách sạn, khu chung cư, khu văn phòng, bệnh viện, cùng với các công trình thể thao và văn hóa.
- Sản xuất và lắp dựng nhà thép tiền chế mọi khẩu độ, xà gồ, tấm lợp kim loại mạ mầu
- Tư vấn đầu tư, tư vấn khảo sát, thiết kế xây dựng, qui hoạch các khu đô thị, các khu công nghiệp, khu chế xuất.
- Thí nghiệm vật liệu xây dựng, kiểm tra chất lượng các công trình xây
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Vật liệu xây dựng bao gồm gạch, đá, cát, và xi-măng, cùng với các sản phẩm bê tông đúc sẵn và bê tông thương phẩm Ngoài ra, ống cấp thoát nước, các sản phẩm inox và các sản phẩm cơ khí cũng đóng vai trò quan trọng trong ngành xây dựng.
Xây dựng tất cả các loại nhà ở như:
- Nhà cho một hộ gia đình,
- Nhà cho nhiều gia đình, bao gồm cả các toà nhà cao tầng.
- Xây dựng tất cả các loại nhà không để ở như:
- Nhà dành cho sản xuất công nghiệp, ví dụ các nhà máy, công trường, phân xưởng lắp ráp…
- Bệnh viện, trường học các khu văn phòng,
- Khách sạn, cửa hàng, các dãy nhà hàng, cửa hàng ăn,
-Các khu thể thao trong nhà,
- Gara bao gồm cả gara ngầm,
Ngành xây dựng đòi hỏi Công ty mua sắm các mặt hàng liên quan trực tiếp đến lĩnh vực này Cụ thể, Công ty tập trung vào việc nhập khẩu và cung cấp các sản phẩm như vật liệu xây dựng, thiết bị thi công, và các công cụ hỗ trợ khác nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả cho các dự án xây dựng.
Bảng 1.2: Danh mục các mặt hàng mua vào của công ty
Stt Sản phẩm,Vật liệu Đơn vị tính
7 Gạch 4 lỗ 8 x 8 x 18 Tuynel (loại 1) Viên
Chuyên đề thực tập cuối khóa
8 Gạch đinh 4 x 8 x 18 Tuynel (loại 1) Viên
9 Thép cuộn phi 6mm CT3 Kg
10 Thép cuộn phi 10mm CT3 Kg
11 Gỗ coffa thông dài trên 3,5m m3
Nguồn: Phòng cung ứng vật tư Công ty.
Bảng 1.3: Danh sách các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty.
Công ty TNHH xây dựng Minh Hải Phát
Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng Tuấn Khánh
Công ty Cổ phần vật liệu xây dựng và thiết bị TKS
Công ty TNHH thương mại dịch vụ sản xuất Vạn Vinh
Cửa Hàng Vật Liệu Đinh Toàn
Cửa hàng Vật liệu xây dựng Tân Hiệp Phát
Đặc điểm thanh toán với người bán của Công ty
Phương thức mua hàng của Công ty
Công ty kết hợp cả hai phương thức mua hàng là: phương thức mua hàng trực
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Dựa trên hợp đồng kinh tế đã ký, Công ty sẽ cử cán bộ từ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu đến đơn vị thanh toán để nhận hàng theo quy định Ngoài ra, cán bộ cũng có thể mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và sẽ chịu trách nhiệm về việc vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp.
Phương thức chuyển hàng được xác định dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết, trong đó bên bán sẽ chuyển hàng đến địa điểm mà bên mua chỉ định.
Các phương thức thanh toán của công ty phụ thuộc vào nhóm nhà cung cấp và loại hàng hóa, dịch vụ, bao gồm trả chậm, trả trước và trả ngay Đây là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán và được thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế Hiện nay, phương thức thanh toán rất đa dạng, chủ yếu chia thành thanh toán bằng tiền mặt và không dùng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt đang ngày càng phổ biến nhờ vào những tiện ích như tiết kiệm thời gian, an toàn và giúp giảm lượng tiền mặt lưu thông, từ đó hỗ trợ nhà nước kiểm soát lạm phát.
Hình thức thanh toán chủ yếu là chuyển khoản, trong khi thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng cho các giao dịch nhỏ hơn 50 triệu VNĐ, đảm bảo an toàn cho các bên đối tác trong khu vực hẹp Phương thức thanh toán này có thể sử dụng cả tiền VNĐ và ngoại tệ.
Thanh toán bằng chuyển khoản chủ yếu bao gồm ủy nhiệm thu và ủy nhiệm chi, là phương pháp được sử dụng khi việc thanh toán bằng tiền mặt không đảm bảo an toàn.
Trong chuyên đề thực tập cuối khóa, Ngân hàng sẽ đóng vai trò trung gian trong việc thanh toán giữa công ty, người bán và người mua, đồng thời thu phí chuyển khoản Hầu hết các giao dịch thanh toán của công ty được thực hiện qua chuyển khoản, nhằm giảm thiểu tối đa việc sử dụng tiền mặt.
Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: nhóm khách hàng có thể thanh toán theo định kỳ hoặc trả chậm, và nhóm khách hàng mới hoặc hợp đồng mua hàng không thường xuyên, yêu cầu thanh toán ngay.
Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty
Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức quản lý mua bán-thanh toán hàng.
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
Ban giám đốc công ty có trách nhiệm quyết định từ việc mua hàng trong nước và nhập khẩu cho đến việc xác định mức giá sản phẩm.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình thanh toán với người bán và tài chính của doanh nghiệp Hàng tháng, phòng tài chính lập báo cáo kế toán quản trị về công nợ phải thu và phải trả, giúp ban lãnh đạo đánh giá và đưa ra quyết định kịp thời nhằm ổn định và cải thiện tình hình tài chính Điều này không chỉ tạo sức hút đối với nhà đầu tư mà còn thúc đẩy hợp tác kinh doanh Phòng kinh doanh cũng có trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng và khảo sát giá cả, góp phần vào quá trình mua hàng hiệu quả của công ty.
Phòng dự án là một bộ phận quan trọng trong việc tìm kiếm và xúc tiến khách hàng, tương tự như phòng kinh doanh Nhiệm vụ chính của nhân viên phòng dự án bao gồm việc thu hồi công nợ từ các hợp đồng đã ký kết, đốc thúc khách hàng thanh toán đúng hạn Họ cũng cần nắm rõ thông tin về sản phẩm như thông số kỹ thuật, thời gian bảo hành và chức năng để tư vấn hiệu quả cho khách hàng Bên cạnh đó, việc theo dõi hàng tồn kho là cần thiết để đảm bảo có đủ hàng hóa phục vụ cho hợp đồng, và nếu không đủ, nhân viên cần lập yêu cầu đặt hàng cho dự án.
Phòng kế toán: phòng kế toán đóng vai trò vô cùng to lớn trong khâu mua thanh toán hóa của công ty Cụ thể:
Phòng kế toán có chức năng quan trọng trong việc tiếp nhận và quản lý hợp đồng từ các phòng kinh doanh và phòng dự án Khi hợp đồng được ký kết, phòng kế toán sẽ tổng hợp, xem xét và đối chiếu các điều khoản trong hợp đồng, đảm bảo tính chính xác và hợp lý Ngoài ra, phòng kế toán còn lưu trữ các hợp đồng kinh tế một cách khoa học, giúp dễ dàng truy xuất và đối chiếu khi cần thiết.
Kế toán cần ghi chép đầy đủ lượng hàng nhập và kho hàng hàng tháng để xác nhận chi phí và doanh thu Phòng kế toán có nhiệm vụ cập nhật chứng từ và số lượng hàng mua, bán một cách chính xác, phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh hàng tháng Việc lưu trữ hợp đồng kinh tế, hóa đơn và chứng từ cần được thực hiện cẩn thận và hợp lý Đối với hàng nhập khẩu, cần kiểm tra giá bán so với giá nhập thực để đảm bảo tính chính xác, đặc biệt khi có sự thay đổi về tỷ giá, và nếu có sự không phù hợp, cần phản ánh lại với ban Giám đốc.
Phòng xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý đơn hàng cho công ty chuyên nhập khẩu thiết bị từ nước ngoài Khi nhận đơn hàng từ Ban Giám đốc, phòng xuất nhập khẩu sẽ liên hệ và đặt hàng theo yêu cầu của phòng kinh doanh và phòng dự án, đảm bảo tiến độ hợp đồng Ngoài ra, phòng cũng phải làm việc với hải quan để mở tờ khai hàng nhập khẩu, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với đối tác thanh toán để hoàn thành chức năng của mình.
Phòng kho có chức năng theo dõi quá trình xuất nhập hàng hóa và lượng hàng tồn kho Khi nhận phiếu xuất kho từ phòng kế toán, phòng kho sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi giao cho khách hàng Nhiệm vụ của phòng kho là đảm bảo số lượng và chất lượng hàng giao cho khách đạt tiêu chuẩn cao nhất, đồng thời lưu trữ và xem xét các chứng từ hợp lệ trước khi xuất hàng.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA
Kế toán thanh toán với người bán
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán
Giấy báo nợ của ngân hàng
Sổ chi tiết mua hàng
Sổ tổng hợp chi phí
Sổ chi tiết phải trả khách hàng
Sổ tổng hợp phải trả khách hàng
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
- Hệ thống sổ kế toán
Do áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được ghi chép đầy đủ Trọng tâm là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó là sổ cái cho từng nghiệp vụ phát sinh Các loại sổ sử dụng bao gồm nhiều loại khác nhau.
+ Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản
Sổ cái là một loại sổ kế toán tổng hợp, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo từng tài khoản Mỗi tài khoản sẽ có một sổ cái riêng, trong đó tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng, được lấy từ sổ kế toán.
Chuyên đề thực tập cuối khóa về chứng từ ghi sổ yêu cầu mở sổ cái vào cuối tháng sau khi đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký Dựa trên các chứng từ thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ nhập liệu vào hệ thống kế toán mua hàng và thanh toán, cũng như phần kế toán tiền mặt trong phần mềm Fast Accounting Quá trình này giúp máy tính tự động xử lý và cập nhật các sổ chi tiết công nợ và bảng cân đối công nợ.
Kế toán công nợ cần theo dõi chi tiết công nợ cho từng người bán và từng giao dịch phát sinh Mỗi khoản nợ phải trả, đặc biệt là các khoản có gốc ngoại tệ, phải được ghi nhận cả bằng nguyên tệ và quy đổi sang VNĐ Cuối kỳ, cần điều chỉnh số dư công nợ theo tỷ giá thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
Tại Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa, sổ chi tiết công nợ được phân loại theo tần suất nhà cung cấp, với những nhà cung cấp thường xuyên có sổ riêng, trong khi những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên một sổ chung Đối với các khoản thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán cũng mở sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp và loại ngoại tệ tương ứng.
Kế toán tiền mặt và ngân hàng thực hiện thanh toán cho người bán, sau đó chuyển chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ để nhập liệu vào phần mềm kế toán Cuối tháng, hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu từ Sổ chi tiết công nợ, bao gồm số phát sinh Nợ, Có và số dư đầu kỳ cũng như cuối kỳ của từng nhà cung cấp, nhằm lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ Bảng cân đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc toàn công ty và được sử dụng để đối chiếu với Sổ cái TK 331.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán
Bước 1: Quy trình mua hàng.
Bước 2: Quy trình thanh toán với nhà cung cấp.
Bộ phận có nhu cầu Phương án KD được duyệt
Phòng Kế toán Nhà cung cấp
Phòng Kế toán Ủy nhiệm chi Ngân hàng
Chuyển khoản Nhà cung cấp
Giấy báo Nợ Phòng Kế toán
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Sơ đồ 2.2: Trình từ ghi sổ kế toán thanh toán.
Chứng từ thanh toán với khách hàng
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ
Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi định kỳ Đối chiếu
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Quan hệ thanh toán giữa công ty và nhà cung cấp được xây dựng dựa trên việc tận dụng số vốn chiếm dụng, đồng thời duy trì uy tín trong thanh toán Nghiệp vụ này thường phát sinh trong các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ Thanh toán có thể diễn ra theo hai phương thức: trả chậm hoặc trả trước, dẫn đến việc hình thành quan hệ nợ giữa công ty và người bán Khi công ty ứng trước tiền, sẽ phát sinh khoản phải thu từ người bán, trong khi mua chịu hàng hóa sẽ tạo ra nợ phải trả Tất cả giao dịch này đều dựa trên bộ chứng từ thanh toán rõ ràng.
* Các chứng từ mua hàng gồm:
+ Hóa đơn GTGT là hóa đơn do nhà cung cấp giao cho công ty là căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ( biểu mẫu số 04)
Phiếu nhập kho được lập bởi phòng cung ứng vật tư bao gồm 3 liên: liên 1 được lưu trữ, liên 2 được giao cho người nhập kho, và liên 3 được giao cho thủ kho để ghi theo thẻ kho Sau đó, liên 3 sẽ được chuyển cho kế toán (biểu mẫu số 05).
+ Ngoài ra còn có hợp đồng mua hàng hóa.
* Các chứng từ thanh toán như :
Phiếu chi là tài liệu quan trọng trong quá trình thanh toán tiền hàng hoặc ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp, được lập thành 2 liên: liên 1 sẽ được lưu trữ, trong khi liên 2 sẽ được giao cho thủ quỹ để ghi sổ và sau đó chuyển cho kế toán (biểu mẫu 06)
+ Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ hoặc bảng sao kê báo nợ khi Công ty thanh toán qua ngân hàng.( biểu mẫu 07)
Nguyên tắc hạch toán yêu cầu rằng các chứng từ thanh toán phải được tập hợp và ghi sổ kế toán vào các phân hệ kế toán tương ứng Hệ thống máy tính sẽ tự động xử lý và tổng hợp các dữ liệu này.
Chuyên đề thực tập cuối khóa số liệu để lập Sổ cái tổng hợp của các tài khoản lien quan đến nghiệp vụ thanh toán với người bán
Cuối kỳ, kế toán công nợ sẽ lập và in các Sổ cái tài khoản, từ đó máy tính tự động tạo bảng cân đối tài khoản và báo cáo kế toán của công ty Đối với các giao dịch thanh toán bằng ngoại tệ, tỷ giá hạch toán khoản phải trả cho người bán được xác định theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng tại thời điểm ghi nhận nợ Khi công ty thanh toán cho người bán, tỷ giá ghi sổ sẽ là tỷ giá lúc ghi nhận nợ, và chênh lệch tỷ giá sẽ được hạch toán vào thu chi hoạt động tài chính.
Sơ đồ 2.3 : Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ
Hóa đơn GTGT Nhập kho P Vật tư P Tài vụ
KCS Thủ kho ký Thanh toán
Vào ngày 02/03/2014, Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa đã ký kết hợp đồng với Công ty TNHH xây dựng Minh Hải Phát, sau khi thỏa thuận về giá cả và trao đổi thông tin sản phẩm giữa hai bên Hợp đồng này liên quan đến việc cung cấp hàng hóa.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Mẫu biểu số 01: Hợp đồng kinh tế.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
Theo Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 do Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa XI thông qua vào ngày 14/6/2005, bộ luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.
Căn cứ vào Luật Thương mại số 36/2005/QH11, được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa XI thông qua vào ngày 14/6/2005, văn bản này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên
Hôm nay, ngày 02 tháng 03 năm 2014 tại TP Hà Nội, chúng tôi gồm:
Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa, đại diện bởi Giám Đốc Ông Trần Văn Khang, có địa chỉ tại Số 8, ngõ 142, Phố Quan Nhân, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.
Số tài khoản : 0 0 6 7 0 4 0 6 0 0 2 2 9 3 Tại ngân hàng VPBank – CN Ba Đình
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀN VÀ TỰ ĐỘNG HÓA
Đánh giá thực trạng về kết toán nghiệp vụ thanh toán người bán tại Công ty
Công ty Cổ phần Hàn và Tự động hóa đã trải qua quá trình phát triển liên tục về quy mô và quản lý, từ cơ sở vật chất lạc hậu và vốn ít ỏi đến đội ngũ nhân viên trình độ cao, giàu kinh nghiệm và công nhân năng động, sáng tạo Công ty ngày càng khẳng định vị trí và uy tín trên thị trường, đồng thời nâng cao trình độ quản lý và hiện đại hóa cơ sở vật chất kỹ thuật.
Trang bị máy tính đồng bộ cho phòng kế toán là yếu tố quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả công việc Việc này cho phép kế toán thực hiện tính toán và tổng hợp số liệu một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tăng năng suất làm việc Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế trong việc áp dụng các phần hành cụ thể trong công tác kế toán.
Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô công ty Hoạt động hiệu quả, bộ phận kế toán luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao nhờ vào sự phân công công việc hợp lý và rõ ràng giữa các phần hành kế toán.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Công tác kế toán được tổ chức một cách hiệu quả và đầy đủ, bao gồm các phần hành kế toán, hệ thống chứng từ và sổ sách, tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính ban hành, đồng thời phù hợp với các hoạt động riêng của Công ty.
Sau thời gian thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán, đặc biệt là các nghiệp vụ thanh toán, được thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
Trong thời gian ngắn thực tập em chỉ có thể đưa ra một số những ưu điểm như sau:
Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và hiệu quả, giúp xử lý công việc nhanh chóng và kịp thời Việc áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung cho phép số liệu được quản lý một cách đồng bộ, phục vụ cho việc chỉ đạo toàn đơn vị Tất cả hoạt động kế toán chủ yếu được thực hiện tại văn phòng trung tâm, giúp giảm thiểu tình trạng báo cáo sai lệch về tình hình sản xuất và kinh doanh Hơn nữa, hình thức tổ chức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc ứng dụng các phương tiện tính toán kỹ thuật hiện đại.
Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán đa dạng như tiền mặt và chuyển khoản, phù hợp với từng đối tượng khách hàng và đặc điểm đơn hàng Thời hạn tín dụng cũng linh hoạt, có thể từ 15 đến 80 ngày, tùy thuộc vào mức độ thân thiết với khách hàng và quy mô đơn hàng Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp mà còn tăng cường tính linh hoạt trong công tác quản lý tài chính.
Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán và người mua là nhiệm vụ quan trọng của kế toán, được thực hiện qua các sổ chi tiết công nợ theo khách hàng và bảng đối chiếu công nợ theo phòng kinh doanh Việc sử dụng phần mềm kế toán có cấu trúc hợp lý giúp quản lý hiệu quả tình hình thanh toán Kế toán dựa vào thông tin từ sổ chi tiết để lập Biên bản đối chiếu công nợ, từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Chuyên đề thực tập cuối khóa tập trung vào việc theo dõi tình hình thanh toán và nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán nợ cho công ty, nhằm thực hiện quy trình thu hồi nợ một cách hiệu quả.
Bộ máy kế toán được tổ chức với sự chuyên môn hóa cao và phân công công việc rõ ràng Mỗi kế toán đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, với yêu cầu hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Việc áp dụng kế toán máy trong công ty ngày càng phát triển, với mỗi nhân viên kế toán được trang bị máy tính để làm việc hiệu quả hơn Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast 2006, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán Phần mềm này không chỉ tiết kiệm thời gian so với hệ thống cũ mà còn tuân thủ các quy định pháp luật, đảm bảo công ty luôn tuân thủ luật pháp Hơn nữa, Fast 2006 tự động thực hiện các phép tính phức tạp, giảm thiểu sai sót và khối lượng công việc, đồng thời nâng cao độ chính xác và chất lượng sổ sách kế toán.
Đội ngũ nhân viên kế toán của chúng tôi được đào tạo bài bản với tất cả đều tốt nghiệp đại học và sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong ngành Họ không chỉ có chuyên môn cao mà còn rất nhiệt tình, năng nổ, luôn nỗ lực học hỏi và sẵn sàng hợp tác với các phòng ban khác để đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp với các phòng ban khác trong công ty, đảm bảo sự thống nhất trong mọi hoạt động Nhân viên phòng kế toán luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp thắc mắc từ các bộ phận khác, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc chung.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán thanh toán với người bán của công ty đang tuân theo thông tư 200/2014-BTC Công ty hiện áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, một phương pháp đơn giản và dễ thực hiện, thuận lợi cho phân công lao động kế toán Hình thức này phổ biến và thuận tiện cho việc ứng dụng kế toán máy, đồng thời cho phép kiểm tra đối chiếu thông tin kịp thời trên Sổ Cái.
Tổ chức chứng từ của công ty được thực hiện một cách gọn nhẹ, đảm bảo quy trình từ lập, luân chuyển đến lưu trữ chứng từ đều tuân thủ các quy định chung.
Hoàn thiện kết toán nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty
Nền kinh tế thị trường mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng cũng đối mặt với không ít thách thức Doanh nghiệp nào biết khắc phục khó khăn sẽ có cơ hội phát triển bền vững Để hòa nhập với sự phát triển toàn cầu, Việt Nam đã nỗ lực hoàn thiện các chuẩn mực kế toán, giúp thu hẹp khoảng cách với kế toán thế giới Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là phần hành quan trọng, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh và tình hình tài chính Việc thực hiện kế toán thanh toán khoa học và quản lý chặt chẽ sẽ giúp giải quyết vấn đề công nợ, nhanh chóng thực hiện các khoản phải trả, từ đó duy trì niềm tin với đối tác Khả năng thanh toán quyết định tình hình tài chính của công ty, do đó kế toán thanh toán có vai trò thiết yếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện chế độ kế toán phải tuân thủ theo các chuẩn mực kế toán, thông tư hướng dẫn và nghị định hiện hành Đồng thời, cần tận dụng tối đa công nghệ thông tin, bao gồm máy vi tính và phần mềm kế toán, để nâng cao hiệu quả trong quá trình hoàn thiện này.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
3.2.1 Về công tác quản lý thanh toán với người bán
Dựa trên những kiến thức thu được từ quá trình thực tập tại công ty, tôi xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm cải thiện hiệu quả quản lý bán hàng.
Ban giám đốc cần tăng cường kiểm soát trong các quyết định mua hàng, đồng thời xem xét kỹ lưỡng các yếu tố như nhu cầu, giá cả và chất lượng để đưa ra những quyết định chính xác, phù hợp với xu hướng thị trường.
Các bộ phận cấp dưới cần thực hiện kiểm tra chéo để phát hiện sai sót và gian lận, đồng thời nâng cao tinh thần làm việc nhóm Trong nghiệp vụ mua bán quốc tế, việc gộp hai sổ chi tiết công nợ theo dõi cả ngoại tệ và nguyên tệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Hạn chế các giao dịch thanh toán bằng tiền mặt giúp giảm lượng tiền mặt tồn quỹ của công ty, từ đó giảm thiểu rủi ro gian lận và mất mát, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Bộ phận kế toán cần kiểm tra và đối chiếu chứng từ với số liệu kế toán thường xuyên để đảm bảo tính chính xác Ngoài ra, việc cập nhật các chính sách và thông tư mới từ Bộ Tài chính là cần thiết để điều chỉnh kịp thời các quy định phù hợp Kế toán cũng phải cẩn thận khi xem xét tính trung thực của các chứng từ gốc liên quan đến chi phí mua hàng, bao gồm chi phí bên thứ ba và chi phí vận chuyển Để giảm thiểu khó khăn khi có nhân viên nghỉ việc, bộ phận quản lý cần thiết lập chính sách trao đổi công việc nhằm nâng cao khả năng làm việc nhóm của nhân viên.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Để nâng cao hiệu quả làm việc và tránh xung đột giữa các phòng ban, công ty cần tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên kế toán, giúp họ kiểm soát cảm xúc và giao tiếp tốt hơn Đồng thời, việc đào tạo kỹ năng cho các nhân viên ở các phòng ban khác cũng rất quan trọng, nhằm giảm thiểu sai sót khi làm việc với phòng kế toán Công ty cần triển khai các biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, không chỉ phục vụ cho quản lý tốt hơn mà còn giúp giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
3.2.2 Hoàn thiện về tài khoản
Trong quá trình hạch toán tổng hợp, các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán ngay bằng tiền không cần thông qua tài khoản trung gian như TK 331 và TK 131, giúp giảm bớt công tác kế toán Các nghiệp vụ này sẽ được hạch toán trực tiếp.
- Mua hàng trả tiền ngay:
Công ty nên mở thêm tài khoản TK151 để phản ánh đúng bản chất tài sản của mình Việc này sẽ giúp kế toán ghi nhận chính xác tình hình tài chính, đặc biệt trong trường hợp hóa đơn đã về nhưng hàng hóa vẫn chưa được nhận.
3.2.3 Hoàn thiện về chứng từ và luân chuyển chứng từ kế toán:
Thông tin kế toán cần được cung cấp nhanh chóng và kịp thời cho những người quan tâm, tuy nhiên, sự kịp thời này phải đi đôi với độ chính xác cao.
Chuyên đề thực tập cuối khóa
Khi thực hiện các thủ tục như phiếu thu, phiếu chi và phiếu thanh toán tạm ứng, đặc biệt là với những chứng từ có giá trị nhỏ, cần chú ý đến quy trình xét duyệt để đảm bảo các hóa đơn và chứng từ đều hợp lý và hợp lệ.
Cập nhật chứng từ cần thực hiện thường xuyên để tránh việc dồn ứ các nghiệp vụ kinh tế nhỏ vào cuối tháng, từ đó giảm thiểu rủi ro chậm trễ và bỏ sót Đồng thời, các hợp đồng mua bán phải được ký kết một cách cẩn thận để bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan trong trường hợp xảy ra sự cố.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác thanh toán của công ty được thực hiện khá hiệu quả, với việc sắp xếp và lưu trữ khoa học, cẩn thận, giúp dễ dàng tìm kiếm và đối chiếu Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề cần cải thiện mà bộ phận kế toán nên xem xét và điều chỉnh.
Việc luân chuyển chứng từ có thể bị chậm trễ khi cần sự phê duyệt của cấp trên, đặc biệt khi họ vắng mặt Để đảm bảo quy trình ký duyệt diễn ra suôn sẻ, cấp trên nên ủy quyền cho từng vị trí cụ thể, giúp đảm bảo rằng vẫn có người có thẩm quyền ký duyệt chứng từ ngay cả khi cấp trên không có mặt.