Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty tnhh kỹ thuật thương mại dịch vụ tin học thl

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ

Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

1.1.1 Danh mục hàng hoá, dịch vụ của Công ty

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L là một trong những đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực phân phối linh kiện, vật tư máy Photocopy - Máy In - Máy Fax…của các dòng máy có thương hiệu như Canon, Samsung, HP, Epson…tại thị trường Việt Nam

Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty đều là những mặt hàng có tính công nghệ, kỹ thuật cao, cấu tạo phức tạp và tinh vi, có thể được nhập mua trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.

Lĩnh vực hoạt động cụ thể của Công ty như sau:

1 Phân phối các loại máy văn phòng: máy in, scan, fax, photocopy của các thương hiệu nổi tiếng thế giới như: Canon, HP, Kodak, Xerox, Panasonic, Epson,

2 Nhập khẩu và phân phối mực in, linh kiện, vật tư tiêu hao của máy in, máy văn phòng.

3 Dịch vụ cho thuê máy photocopy , máy chiếu, máy văn phòng ngắn và dài hạn

4 Dịch vụ đổ mực, bảo trì, bảo dưỡng máy tính, máy văn phòng theo yêu cầu.

5 Tư vấn và triển khai các dự án công nghệ thông tin và truyền thông.

6 Dịch vụ xử lý môi trường và kinh doanh kim loại màu.

1.1.2 Thị trường của Công ty Để đáp ứng các nhu cầu hết sức đa dạng của con người, hàng loạt các sản phẩm, hàng hóa đa dạng khác nhau được tạo ra, và muốn thực hiện được giá trị của chúng thì phải thông qua hoạt động bán hàng Bán hàng là quan hệ trao đổi gồm hai mặt: một mặt doanh nghiệp chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng; mặt khác được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, kết thúc giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ có các khoản doanh thu, thu hồi vốn, kết thúc một vòng quay của vốn, đẩy nhanh quá trình bán hàng doanh nghiệp sẽ tăng nhanh vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Tiêu thụ sản phẩm là khâu đặc biệt quan trọng, có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn có hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt thì phải tìm được thị trường tiêu thụ sản phẩm Nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo quy luật của cơ chế thị trường thì các biện pháp thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp càng được quan tâm nghiên cứu và triển khai cho phù hợp với tình hình hiện tại cũng như trong tương lai của doanh nghiệp.

Với sự không ngừng phát triển của kinh tế - xã hội, nhu cầu về các sản phẩm in ấn và in văn phòng ngày càng gia tăng, Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đã nỗ lực không ngừng để tạo dựng uy tín, thương hiệu và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường Nhờ đó, thị trường của công ty mở rộng khắp cả nước, từ Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh đến Nghệ An, Hà Tĩnh, TP Hồ Chí Minh Khách hàng của T.H.L bao gồm các tổ chức và cá nhân có nhu cầu tư vấn và lắp đặt các sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho công tác văn phòng Một số khách hàng tiêu biểu của công ty có thể kể đến như

Các ngân hàng lớn: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Nhà Hà Nội, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Ngân hàng Công thương Việt Nam,…

Các tổ chức, doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc, Công ty Cổ phần Trung Việt Hưng, Công ty TNHH Thương Mại Linh Dung, Công ty viễn thông Quân đội (Viettel) …

1.1.3 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán của Công ty

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L hiện đang hoạt động trên lĩnh vực tư vấn và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa phục vụ công tác văn phòng, một thị trường giàu tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ Để không ngừng lớn mạnh và tạo dựng được thương hiệu, bên cạnh những cơ hội và thách thức của thị trường, yêu cầu Công ty phải đưa ra các chính sách quản lý hàng hóa hiệu quả, chất lượng sản phẩm được đảm bảo như cam kết, có nhiều phương thức bán hàng và chính sách giá cả phù hợp với từng đối tượng khách hàng.

Hàng hóa của Công ty được bán ra theo phương thức bán buôn và bán lẻ trực tiếp qua kho Công ty có thị trường tiêu thụ tương đối rộng, phân bố ở nhiều tỉnh, thành phố trong cả nước như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Nghệ An,

Hà Tĩnh,… Nhưng hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty vẫn là bán buôn qua kho Khách hàng chủ yếu vẫn là các tổ chức, doanh nghiệp lớn, doanh số của bộ phận này chiếm khoảng 80 – 85 % trong tổng doanh số bán hàng; bộ phận khách lẻ còn hạn chế, chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ.

Ngoài phương pháp tiếp thị trực tiếp, công ty còn áp dụng nhiều cách bán hàng khác như giới thiệu sản phẩm qua mạng, bán lẻ cho khách hàng tại trụ sở chính Tuy nhiên, tỷ trọng của các phương thức này vẫn còn hạn chế.

Để mở rộng thị trường và thu hút khách hàng, Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L triển khai các chính sách thanh toán linh hoạt, tùy biến theo từng đối tượng khách hàng, mang đến sự tiện lợi và đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

Công ty luôn cố gắng tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong khâu thanh toán nhưng vẫn đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty để hai bên cùng có lợi Để làm được điều này, Công ty thực hiện phương thức thanh toán theo sự thỏa thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế ký kết, có thể bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua ngân hàng.

Sau khi việc bán hàng được thực hiện, khách hàng tiến hành thanh toán với công ty Hiện nay, công ty có những phương thức thanh toán sau cho khách hàng lựa chọn:

Thanh toán ngay bằng tiền mặt: sau khi mua hàng, khách hàng trả ngay bằng tiền mặt Trường hợp này thường xảy ra với phương thức bán lẻ và bán buôn trực tiếp. Trong trường hợp này, kế toán tiến hành lập phiếu thu ghi rõ số tiền mặt khách hàng đã thanh toán theo mẫu số 02 của Bộ tài chính ban hành.

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Đối với một doanh nghiệp thương mại, trong chiến lược phát triển tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị phần, việc quản lý hàng hóa và công tác tiêu thụ hàng hóa ngày càng trở nên quan trọng Vì vậy, việc phân cấp trách nhiệm giữa các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng trong Công ty đòi hỏi phải cụ thể, chính xác; và luôn có sự phối hợp hoạt động một cách nhịp nhàng.

Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty được thực hiện như sau: Ban Kinh doanh gồm phòng Kinh doanh phân phối và phòng Kinh doanh dự án trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, các dự án lớn của công ty theo từng loại hàng hóa; phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán để theo dõi hàng hóa xuất bán;

Trung tâm Dịch vụ-Kỹ thuật có nhiệm vụ triển khai thực hiện dự án, lắp đặt hệ thống, cung cấp các dịch vụ bảo hành cho khách hàng;

Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ theo dõi về mặt tài chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, cụ thể như sau:

 Dựa vào các chứng từ mua hàng, kế toán ghi chép số lượng, giá mua hàng hoá và chi phí thu mua, các loại thuế …;

 Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ;

- Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán- Ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan đến khối lượng hàng bán như giá vốn hàng bán, doanh thu thuần và thuế tiêu thụ.

Kế toán quản lý nắm bắt chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng, đảm bảo cung ứng đủ nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng ứ đọng hàng hóa và vốn.

 Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán;

 Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa;

 Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với khách hàng và nhà cung cấp;phản ánh chính xác các khoản thuế trong tiêu thụ hàng hóa để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L

Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu

Nghiệp vụ bán hàng của công ty diễn ra thường xuyên liên tục Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán của công ty đã sử dụng những tài khoản sau:

TK511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK này chi tiết theo loại doanh thu bán hàng.

TK511.01: Doanh thu bán máy văn phòng

TK511.02: Doanh thu bán mực in

TK511.03: Doanh thu bán linh kiện máy văn phòng

TK511.04: Doanh thu bán vật tư tiêu hao của máy in

TK511.05: Doanh thu bán vật tư tiêu hao của máy văn phòng

TK131: “Phải thu khách hàng” TK này được chi tiết cho từng khách hàng. TK111: “Tiền mặt” TK này được mở chi tiết theo từng loại tiền.

TK112: “Tiền gửi ngân hàng” TK này được mở chi tiết theo từng ngân hàng.

TK3331: “Thuế GTGT phải nộp”.

TK911: “Xác định kết quả kinh doanh”.

2.1.2 Chứng từ và thủ tục kế toán

Doanh thu phản ánh quy mô và tốc độ phát triển kinh doanh của doanh nghiệp Đối với Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L áp dụng phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng chưa bao gồm thuế GTGT Kế toán hạch toán theo từng loại hàng hóa cụ thể và tổng hợp tất cả các loại hàng hóa này.

 Hệ thống chứng từ bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu yêu cầu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho.

 Quy trình lập chứng từ:

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhu cầu của khách hàng mua lẻ, nhân viên phòng kỹ thuật hoặc nhân viên phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu mua hàng (nếu trong kho chưa có hàng) hoặc viết phiếu yêu cầu xuất kho (nếu trong kho đã có hàng) để yêu cầu số hàng cần cung cấp cho hợp đồng hoặc khách hàng Sau khi đã có đủ lượng hàng theo yêu cầu, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT , thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán Hóa đơn có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau Không được lập cách quyển, cách số thứ tự hóa đơn, ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; những dòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải.

Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính:

 Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn;

 Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng;

 Liên 3: Màu xanh, giao cho Phòng Tài chính Kế toán để ghi sổ và bảo quản, lưu trữ.

Sau khi hóa đơn được lập xong, hóa đơn được chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán (nếu được sự ủy quyền của Giám đốc) và đóng dấu treo vào góc trên bên trái hóa đơn.

Nhân viên kinh doanh nộp liên 2 hóa đơn cho kho hàng để xuất hàng Thủ kho kiểm tra lượng hàng xuất, ghi số lượng thực xuất vào cột thực xuất, thẻ kho và xác nhận ký tên Liên 2 hóa đơn được giao cho khách hàng.

Ví dụ 1: Ngày 23 tháng 03 năm 2016 của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L có bán cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ

Hùng Minh 62 cuộn Giấy in mã vạch 102x152x150 với đơn giá chưa có thuế GTGT là 346.000đ/cuộn Thuế suất, thuế GTGT là 10% Tổng giá bán của đơn hàng bao gồm 10% thuế GTGT là 23.597.200đ (Hóa đơn GTGT số 0081601) Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Minh đã thanh toán bằng chuyển khoản Kế toán Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đã nhận được giấy báo có của ngân hàng.

Sau đây là mẫu Phiếu yêu cầu mua hàng, Phiếu yêu cầu xuất kho và phiếu xuất kho của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L:

Biểu 2.1: Phiếu yêu cầu mua hàng Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Họ và tên người yêu cầu: Trần Hữu Hoàng

Thuộc bộ phận: Kinh doanh phân phối

Lý do yêu cầu: Mua để cung cấp cho khách hàng

TT Tên vật tư Mã số Đơn vị

Số chú lượng Đơn giá Thành tiền

Ngày 18 tháng 3 năm 2016 Người duyệt Người lập

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu 2.2: Phiếu yêu cầu xuất kho Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO

Họ và tên người yêu cầu: Trần Hữu Hoàng

Thuộc bộ phận: Kinh doanh phân phối

Tên khách hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hùng Minh

Lý do xuất: Xuất bán hàng

Xuất tại kho: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

TT Tên vật tư Mã số Đơn vị

Ghi chú Đề nghị Thực xuất

Ngày 23 tháng 3 năm 2016 Người duyệt Người lập

Căn cứ vào Phiếu yêu cầu xuất kho ngày 23 tháng 3 năm 2016 trên đây, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT như sau:

Biểu 2.3: Hóa đơn GTGT (Liên 1)

2.1.3 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng

Trong nghiệp vụ hạch toán doanh thu bán hàng, hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dựa trên hóa đơn bán hàng đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập các thông tin trên hoá đơn vào máy vi tính Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết bán hàng

Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, phần mềm kế toán sẽ tự động tổng hợp nên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng cho từng loại hàng bán trong tháng. Mỗi dòng trên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng là dòng tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết bán hàng của loại hàng hóa được bán trong kỳ.

Sau đây là mẫu sổ chi tiết bán hàng và sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng của một số loại hàng hóa:

Cuối tháng, căn cứ vào số tổng trên sổ Chi tiết bán hàng và sổ Chi tiết giá vốn hàng bán, phần mềm máy tính sẽ tổng hợp nên sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng (Biểu 2.8) Sổ này cho biết doanh thu thuần và lợi nhuận gộp của từng loại hàng hóa, để thấy được mặt hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất Dựa trên những thông tin này Ban lãnh đạo Công ty đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng loại mặt hàng.

2.1.4 Kế toán chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ

Khi Công ty cung cấp các mặt hàng có tính chất kỹ thuật cao cho khách hàng, đòi hỏi phải có nhân viên kỹ thuật lắp đặt hệ thống dây chuyền thiết bị, do vậy phát sinh doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống thiết bị cho khách hàng Khi phát sinh các nghiệp vụ này, dựa trên hóa đơn cung cấp dịch vụ, kế toán tiến hành nhập thông tin vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ.

Ví dụ, hóa đơn số 81577, Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L bán Camera quan sát cho Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc, đi kèm doanh thu bán hàng là doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống camera:

Biểu 2.4: Sổ chi tiết bán hàng Giấy in mã vạch 102x152x150 Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tên hàng hóa: Giấy in mã vạch 102x152x150

Mã hàng: 102X152X150 Đơn vị tính: Cuộn ĐVT: VND

Diễn giải TK đối ứng

Doanh thu Các khoản giảm trừ

SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Các khoản khác

Bán hàng cho Cty Cổ phần

Bán hàng cho Cty TNHH

TM và DV Hùng Minh 131-HM 62 346.000 21.452.000

Người ghi sổ Kế toán trưởng

Kế toán giá vốn hàng bán

Chứng từ và thủ tục nhập kho hàng hóa Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa cho luân chuyển chủ yếu là mua ngoài Mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, muốn cho công tác tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt thì phải tổ chức và thực hiện tốt khâu thu mua hàng hoá Do đó, yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất.

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đảm bảo chất lượng hàng hóa bằng cách nhập hàng từ các doanh nghiệp nhập khẩu uy tín Dựa trên hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa và phiếu nhập kho, thủ kho kiểm tra và lưu trữ hàng hóa trong kho Quy trình này giúp đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đáp ứng cam kết của công ty.

Sau đây là mẫu Hóa đơn GTGT mua hàng trong nước (Liên 2) và mẫu phiếu nhập kho:

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao cho khách hàng AA/16P

Ngày 22 tháng 3 năm 2016 0068901 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư Lê Bảo Minh Địa chỉ: 10A Trần Hưng Đạo, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: MST: 0308783233

Họ và tên người mua hàng: Phan Anh Hải

Tên đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

Hình thức thanh toán: CK/TM MST: 0105397218

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Giấy in mã vạch 104x147x150 Cuộn 30

2 Giấy in mã vạch 102x152x150 Cuộn 100 180.000 18.000.000

3 Mực in mã vạch 110x300mét Cuộn 50 165.000 8.250.000

Cộng tiền hàng: 34.950.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 3.495.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tám triệu, bốn trăm bốn mươi lăm nghìn đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Họ tên người bán hàng: Nguyễn Hữu Phước Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Lê Bảo Minh

Nhập tại kho: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

STT Tên, mã vật tư, hàng hóa ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Giấy in mã vạch 104x147x150 Cuộn 30 30 290.000 8.700.000

2 Giấy in mã vạch 102x152x150 Cuộn 100 100 180.000 18.000.000

3 Mực in mã vạch 110x300mét Cuộn 50 50 165.000 8.250.000

Thủ trưởng đơn vị Người nhận hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Chứng từ và thủ tục xuất kho hàng hóa

Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu xuất kho, nhân viên kỹ thuật hoặc thủ kho sẽ tiến hành ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất, số lượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, sử dụng giấy than để ghi một lần.

 Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và ghi sổ kế toán;

 Liên 3: Giao cho khách hàng.

Sau đây là mẫu phiếu xuất kho cho lô hàng Máy in Canon Pixma IX 4000 bán cho Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc ngày 03/3/2016 sau khi kế toán bán hàng đã ghi cột đơn giá, thành tiền, tính ra tổng tiền thanh toán và làm căn cứ ghi sổ:

Biểu 2.13: Phiếu xuất kho số 5

Họ tên người mua hàng: Lê Đức Tiến Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Hưng Phúc

Xuất tại kho: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L STT Tên, mã vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thủ trưởng đơn vị Người nhận hàng Thủ kho

Biểu 2.14: Phiếu xuất kho số 25

2.2.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ tổng hợp chi phí để xác định trị giá thực tế cho các mặt hàng nhập theo từng lô khi nhập về, theo dõi tình hình Nhập – xuất – tồn của từng chủng loại hàng hóa Hàng hóa được theo dõi trên các sổ kế toán chi tiết, giá trị hàng hóa được theo dõi trên tài khoản 156 – Hàng hóa Các chi phí mua hàng cũng được tập hợp trên tài khoản này vì Công ty không mở tài khoản chi tiết 1562 – Chi phí mua hàng.

Phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước để tính giá hàng hóa xuất kho Theo phương pháp này, hàng hóa được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là hàng hóa nào nhập vào kho trước thì sẽ được xuất bán trước, vì vậy lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập nào thì sẽ tính theo giá thực tế của lần nhập đó Phương pháp này phù hợp với đặc điểm ít danh điểm hàng hóa và kế toán bằng máy vi tính của Công ty.

Giá vốn hàng xuất bán của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L tháng 3/2016 đối với sản phẩm Giấy in mã vạch 102x152x150 bao gồm: giá trị tồn kho đầu kỳ, cộng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ, trừ đi giá trị tồn kho cuối kỳ.

Giấy in mã vạch 102x152x150 là 50 cuộn, đơn giá 236.000 đ/cuộn.

Ngày 07/3/2016 nhập 50 cuộn, đơn giá 180.000 đ/cuộn

+ Phiếu xuất kho số 25 ngày 23/3/2016 xuất 62 cuộn.

Tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L, việc áp dụng phương pháp tính giá xuất kho thực tế theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện như sau:

Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán

Do công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho nên mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi sổ.

Thẻ kho lưu trữ thông tin biến động nhập - xuất - tồn của hàng hóa cụ thể, với mỗi mặt hàng có một thẻ kho riêng Thủ kho ghi nhận hàng xuất bán vào thẻ kho dựa trên phiếu xuất kho, đồng thời thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế Phòng Tài chính Kế toán sử dụng sổ chi tiết để ghi chép biến động nhập - xuất - tồn hàng hóa theo giá trị và hiện vật Mỗi hàng hóa được theo dõi trên một trang sổ chi tiết, được lập dựa trên danh mục hàng hóa, vật tư.

Hàng ngày, sau khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán bán hàng xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và tiến hành nhập thông tin về phiếu xuất vào máy tính Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán bán hàng nhập thông tin về số phiếu xuất kho, ngày, mã hàng hóa…để phần mềm kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn của một loại hàng trên phiếu xuất kho.

Vào cuối tháng, kế toán bán hàng sẽ thực hiện lệnh cộng sổ và xuất sổ chi tiết giá vốn hàng bán Đồng thời, họ cũng ghi sổ chi tiết hàng hóa và tổng hợp chúng vào cuối quý thành Bảng Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Sau đó, bảng tổng hợp này sẽ được sử dụng làm cơ sở để xác định giá xuất kho các loại hàng hóa trong quý sau.

Sau đây là Thẻ kho, Sổ chi tiết hàng hóa của một mặt hàng: Giấy in mã vạch102x152x150; sổ Chi tiết giá vốn hàng bán của một số mặt hàng bán trong tháng3/2016, và Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.

Kế toán chi phí bán hàng

Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.

Căn cứ vào các chứng từ bao gồm: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ; phiếu chi các khoản chi, chi tiếp khách bán hàng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi tạm ứng, tiền công tác phí; hóa đơn xăng xe và định mức xăng xe; hóa đơn thanh toán tiền điện, nước; hóa đơn thanh toán tiền điện thoại…, kế toán tập hợp chi phí bán hàng, tiến hành kiểm tra các chi phí hợp lý, hợp lệ rồi định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính

2.3.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Và hệ thống tài khoản được mở chi tiết đến cấp 2 phù hợp cho công tác quản lý tại Công ty Kế toán sử dụng tài khoản 642: Chi phí quản lí kinh doanh để tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lí doanh nghiệp

Tài khoản 642 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau:

 TK 6421: Chi phí bán hàng

 TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp. Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài

Ngày 10/3/2016, Công ty chi tiền thuê máy phát điện

GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001

Liên 2: Giao cho khách hàng AA/16P

Ngày 10 tháng 3 năm 2016 0039901 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần An Lạc Địa chỉ: Tổ 18, Thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội Điện thoại: MST: 3001576879

Họ và tên người mua hàng: Phạm Thị Thuỷ

Tên đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

Hình thức thanh toán: CK/TM MST: 0105397218

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Tiền thuê máy Phát điện 1 2.586.000 2.586.000

Cộng tiền hàng: 2.586.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 258.600

Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu, tám trăm bốn mươi tư nghìn, sáu trăm đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu chi 19 ngày 10/3/2016, kế toán định khoản và nhập thông tin vào máy tính:

Có TK 1111: 2.844.600 Đối với chi phí tiền lương nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L nhận lương theo thời gian làm việc, mức lương tương ứng với chức vụ được quy định rõ trong quy chế lương công ty Mỗi tháng có 26 ngày công Ngoài lương, nhân viên còn được hưởng các khoản phụ cấp điện thoại và xăng xe theo quy định của công ty.

Cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tiến hành lập bảng thanh toán lương cho nhân viên bán hàng.

Dựa vào bảng thanh toán lương, kế toán tiến hành định khoản và nhập thông tin vào máy tính:

Có TK 338: 19.883.600 Đối với chi phí khấu hao TSCĐ

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng, và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản Tỷ lệ khấu hao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Vào cuối mỗi tháng, dựa vào bảng tính khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành trích chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng vào chi phí bán hàng.

Có TK 2141: 48.534.680Sau đây là trích bảng thanh toán lương tháng 3/2016 và bảng TSCĐ củaCông ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L.

Biểu 2.23: Bảng thanh toán tiền lương tháng 3/2016 Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3/2016 ĐVT: VND

Họ và Tên Chức vụ Lương thời gian

Thực lĩnh Ký Ăn trưa Khác nhận

Phạm Tuấn Anh Trưởng ca 5.000.000 25 5.000.000 375.000 750.000 6.125.000 425.000 6.125.000

Nhân viên bán hàng Đoàn Minh Hải NVBH 5.000.000 25 5.000.000 375.000 750.000 6.125.000 425.000 6.125.000

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập

(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)

Biểu 2.24: Bảng khấu hao tài sản cố định tháng 3/2016 Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

BẢNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH NĂM THÁNG 3/2016 ĐVT: VND

Thời gian đưa vào sử dụng

A Thiết bị và phương tiện vận chuyển

55 Máy vi tính xách tay HP 25/8/2015 5 18.561.000 309.350

Người lập biểu Kế toán trưởng

Từ số liệu kế toán nhập vào, máy tính sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phí bán hàng Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán, Sổ chi tiết chi phí bán hàng cũng chính là Sổ Cái TK 6421.

2.3.3 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng

Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập thông tin vào máy tính Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 6421 và các tài khoản khác tương ứng.

Biểu 2.25: Sổ Nhật ký chung Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

Từ ngày 01/3/2016 đến ngày 31/3/2016 ĐVT: VND

Diễn giải TK Số phát sinh

10/3 PC 19 Chi tiền thuê máy phát điện

Chi phí quản lý: Đồ dùng văn phòng 6421 2.586.000

Thuế GTGT được khấu trừ 1331 258.600

31/3 PKT2 Kết chuyển chi phí KH TSCĐ

Chi phí quản lý: khấu hao TSCĐ 6421 48.534.680

Hao mòn TSCĐ hữu hình 2141 48.534.680

Kết chuyển chi phí lương, các khoản trích theo lương

Chi phí nhân viên bán hàng 6421 120.884.100

Phải trả công nhân viên 334 101.000.500

Các khoản trích theo lương 338 19.883.600

Kế toán trưởng Người ghi sổ

Biểu 2.26: Sổ cái tài khoản 6421 Đơn vị: Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L Địa chỉ: Số 204, phố Thái Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, Hà Nội

Tài khoản 6421: Chi phí bán hàng

Từ ngày 01/3/2016 đến ngày 31/3/2016 ĐVT: VND

10/3 PC 19 Chi tiền thuê máy phát điện 1111 2.586.000

31/3 PKT2 Chi phí khấu hao TSCĐ 2141 48.534.680

Trích các khoản phải nộp theo lương 338 19.883.600

Tổng phát sinh Nợ: 473.161.700 Tổng phát sinh Có: 473.161.700

Kế toán trưởng Người ghi sổ

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THƯƠNG MẠI & DỊCH VỤ TIN HỌC T.H.L

Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

Về tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L được thiết kế phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh

Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, hiệu quả, phân công công việc phù hợp năng lực, tránh trùng lặp Kế toán trưởng có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn Kế toán viên được đào tạo chuẩn mực, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, tinh thần làm việc nghiêm túc.

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Ban giám đốc công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán Đồng thời tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, công việc được bố trí hợp lý, có sự đối chiếu, kiểm soát chéo giữa các kế toán viên giúp nâng cao hiệu quả làm việc và tính chính xác, khách quan trong công việc. Công ty trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và máy tính nối mạng có cài phần mềm kế toán rất thuận lợi cho công tác kế toán, giúp kế toán dễ dàng hơn trong việc hạch toán và hạn chế sai sót không đáng có.

Môi trường làm việc, cách sắp xếp chỗ ngồi và bố trí không gian làm việc góp phần tạo nên không khí làm việc thoải mái Sự quan tâm và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc.

Về chứng từ sổ sách kế toán bán hàng

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đã áp dụng các chế độ, chính sách kế toán thống nhất, phù hợp với điều kiện thực tế về loại hình hoạt động và quy mô của mình, thực hiện đúng nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán Đây chính là yếu tố tiên quyết để tạo điều kiện gia tăng tính pháp lý, tính hữu ích của các thông tin kế toán đối với các cơ quan hữu quan cũng như đối với các nhà quản trị doanh nghiệp.

Với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và cần được theo dõi thường xuyên, liên tục theo trình tự thời gian nên việc áp dụng hình thức Nhật ký chung trong công tác kế toán là phù hợp Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung giúp Công ty hạn chế được số lượng sổ sách kế toán nhiều, phức tạp, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính, từ đó làm cho việc tổng hợp số liệu cuối kì đầy đủ, chính xác và kịp thời Mặt khác, khi thực hiện công tác kế toán bằng máy vi tính đã giảm được khối lượng công việc ghi chép, tính toán bằng tay của nhân viên kế toán và do đó việc cung cấp thông tin tổng hợp cần thiết cho Ban lãnh đạo Công ty được thực hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời hơn Mỗi máy vi tính cá nhân có cài đặt mật khẩu, đề phòng thất thoát và sữa chữa số liệu, tuân thủ đúng nguyên tắc thận trọng trong công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo đúng chuẩn mực kế toán.

Công ty hiện đang áp dụng hệ thống chứng từ theo mẫu mà Bộ Tài chính ban hành Trình tự luân chuyển chứng từ được tiến hành chính xác, trung thực, khách quan từ khâu lập chứng từ, luân chuyển, kiểm tra và lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định của Bộ Tài chính Tất cả các chứng từ cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty đều được Ban lãnh đạo các phòng ban, bộ phận có liên quan cùng với Phòng Tài chính Kế toán kiểm soát chặt chẽ theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.

Về hệ thống tài khoản kế toán bán hàng

Hệ thống tài khoản trong kế toán của doanh nghiệp được thiết kế hợp lý và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu quản lý tài chính của công ty Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 14/09/2006 Để phù hợp với đặc thù hoạt động của từng công ty, hệ thống tài khoản này có thể được mở rộng chi tiết đến cấp 3, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài sản, nguồn vốn và các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

Về kế toán bán hàng

Áp dụng phương pháp "Nhập trước - Xuất trước", Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L có thể xác định giá vốn hàng xuất kho ngay lập tức, tránh tình trạng phải chờ đến cuối tháng hoặc cuối quý như các phương pháp trung bình gia quyền hay bình quân sau mỗi lần nhập Nhờ đó, công ty có thể cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, giải quyết bài toán dồn việc kế toán vào cuối kỳ.

Công ty thực hiện việc mã hóa chứng từ, mã hóa tài khoản, mã hóa kho, khách hàng, hàng hóa một cách chi tiết, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu chung khi ứng dụng công nghệ tự động vào công tác kế toán, giúp cho người sử dụng có thể nhận diện, tra cứu một cách nhanh chóng, chính xác và có thể tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính.

Bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ bán hàng đã đầy đủ những yếu tố bắt buộc theo quy định Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đã chủ động in hoá đơn nên tạo điều kiện cho công tác lập chứng từ một cách đơn giản và tiết kiệm thời gian khi phải lập chứng từ với một số lượng lớn.

Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại có nhiều mặt hàng với nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, và số lượng khách hàng khá lớn nên công việc của các kế toán đảm nhiệm phần hành này là tương đối phức tạp Tuy vậy, bộ phận kế toán bán hàng đã thực hiện khá tốt việc theo dõi chi tiết tình hình Nhập – Xuất – Tồn hàng hóa cũng như doanh thu, lãi lỗ của từng mặt hàng Bên cạnh đó tình hình công nợ với từng khách hàng cũng được theo dõi cụ thể Từ đó cho thấy sự phân công khoa học, hợp lý của bộ máy kế toán và nỗ lực của cá nhân kế toán bán hàng là rất lớn.

Bên cạnh những ưu điểm trong tổ chức công tác kế toán cũng còn những tồn tại, hạn chế cần khắc phục:

Về phần mềm kế toán đang sử dụng

Hiện nay, Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để phục vụ cho công tác kế toán bằng máy vi tính Theo phần mềm này, khi kế toán nhập dữ liệu máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ, tuy nhiên sổ kế toán chi tiết của các tài khoản cấp 1 cũng là sổ Cái của tài khoản đó Mặt khác, việc cập nhật những phiên bản mới nhất của phần mềm kế toán này còn chưa được quan tâm đúng mức, cho nên chưa đem lại hiệu quả tốt nhất cho công tác kế toán.

Về hệ thống tài khoản sử dụng

Thực tế tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L,

Việc sử dụng tài khoản 156 để theo dõi hàng hóa mà không chia nhỏ theo giá mua và chi phí thu mua không tuân thủ theo quy định Công ty không sử dụng tài khoản 1562 chuyên dành cho mục đích theo dõi chi phí thu mua Trong quá trình nhập hàng, chi phí phát sinh được hạch toán trực tiếp vào tài khoản 156 cho từng mặt hàng Tuy nhiên, trong thực tế, mỗi đợt nhập hàng thường chỉ liên quan đến một loại hàng hóa và chi phí thu mua cũng chỉ liên quan đến loại hàng hóa đó, dẫn đến không cần phải phân bổ Mặc dù vậy, vẫn có những loại chi phí không thể phân bổ trực tiếp vào từng đợt mua như chi phí điện thoại, lương nhân viên, nhưng hiện tại những chi phí này lại được hạch toán vào tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh, điều này là không hợp lý.

Về hệ thống sổ sách sử dụng

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L sử dụng Nhật ký chung, nhưng không có Sổ Nhật ký đặc biệt, dẫn đến khối lượng ghi chép trên Nhật ký chung lớn Kế toán thanh toán là một phần quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, yêu cầu theo dõi thời hạn phải thu, phải trả theo từng đối tượng cụ thể Tuy nhiên, công tác kế toán của T.H.L chưa đáp ứng được yêu cầu này khi sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ không phản ánh thời hạn thanh toán, gây khó khăn trong tính toán và theo dõi thời hạn thanh toán công nợ.

Về hệ thống báo cáo

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L

3.2.1 Về phần mềm kế toán đang sử dụng

Công ty nên thường xuyên cập nhật phần mềm kế toán mới phù hợp với điều kiện thực tế của công tác kế toán, góp phần tăng độ chính xác, kịp thời cho các thông tin kế toán.

3.2.2 Về chứng từ, sổ sách kế toán

Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nhưng không sử dụng các sổ Nhật ký đặc biệt Với đặc thù của doanh nghiệp thương mại là các nghiệp vụ mua, bán hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục vì thế Công ty nên sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, giảm bớt sự dày đặc khó theo dõi của Nhật ký chung Ngoài ra các đối tương quan tâm dễ dàng thấy được doanh thu bán hàng trong ngày của Công ty trên sổ Nhật kí bán hàng.

Mẫu sổ Nhật ký bán hàng như sau:

Biểu 3.1: Sổ Nhật ký bán hàng

Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)

Ghi Có TK doanh thu

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Bên cạnh đó, để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng một cách chi tiết, chính xác hơn, Công ty nên sử dụng Nhật ký thu tiền, đồng thời, trên sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ với khách hàng và với các nhà cung cấp nên có khoản mục phản ánh thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp để kế toán tiện tính toán và theo dõi được thời hạn thanh toán của các khoản công nợ này.

Sau đây là mẫu sổ Nhật ký thu tiền:

Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền

Chứng từ Diễn giải Ghi

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

3.2.3 Về hệ thống tài khoản sử dụng Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:

 Tài khoản 156 – Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:

- TK 1561: Giá mua hàng hóa;

- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.

Cuối kỳ, sau khi tính toán và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kỳ, kế toán thực hiện bút toán ghi tăng giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632 : Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ

Có TK 1562 : Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ Ngoài ra, lúc này chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ cũng được tính vào chỉ tiêu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán bằng cách cộng chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1562) và giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1561 sau khi đã trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Điều này sẽ làm tăng tính chính xác của chỉ tiêu Hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán theo đúng như chế độ kế toán quy định.

3.2.4 Về hệ thống báo cáo sử dụng

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L cần có đội ngũ nhân viên có chuyên môn về kế toán quản trị và phân tích tài chính doanh nghiệp để thực hiện tốt công tác kế toán quản trị Công ty cần tổ chức cho các kế toán viên tham gia các khóa đào tạo về kế toán quản trị và phân tích tài chính, các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu, các lớp phổ biến kiến thức pháp luật để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và vận dụng linh hoạt chế độ vào công tác kế toán tại đơn vị Qua đó, thường xuyên nắm vững tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, biết được những mặt hàng đem lại lợi nhuận cao, thị trường cần khai thác…

Hiện tại hầu hết các báo cáo về hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa trong Công ty đều được lập vào cuối quý, cuối năm Các báo cáo cũng được kế toán lập theo tháng khi có yêu cầu Tuy nhiên, nội dung báo cáo chưa phản ánh chi tiết, đầy đủ tình hình tiêu thụ hàng hóa tại Công ty để phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp Vì thế, Công ty có thể lập báo cáo kho hàng hóa, vật tư định kỳ theo tháng, theo quý để có thể cung cấp kịp thời thông tin cho Ban Giám đốc, từ đó phân tích, đưa ra chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.

Các nhà quản trị luôn cần những thông tin một cách chi tiết, cụ thể về chi phí– doanh thu của từng loại hàng hóa để đáp ứng yêu cầu quản lý, từ đó đưa ra chiến lược đúng đắn cho sự phát triển của Công ty trong hiện tại và tương lai Việc kế toán chi tiết chi phí – doanh thu sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp quyết định chọn đẩy mạnh tiêu thụ mặt hàng nào, tiêu thụ như thế nào Hiện nay, bộ phận kế toán của Công ty chỉ mới xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng trong tháng chứ chưa xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng nên Ban Giám đốcCông ty chưa nắm được một cách chính xác mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào có lãi cũng như xu hướng nhu cầu của thị trường để có những chiến lược phát triển kinh doanh kịp thời, tập trung vào những mặt hàng trọng tâm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Do đó, để cung cấp đầy đủ thông tin cho các nhà quản lý trong việc nắm bắt tình hình kinh doanh từng mặt hàng, Công ty có thể lập các báo cáo tổng hợp về chi phí – doanh thu của từng loại mặt hàng theo mẫu sau:

Biểu 3.3: Bảng tổng hợp Doanh thu – Chi phí từng mặt hàng

Cộng xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

Trong đó, chỉ tiêu chi phí chung phân bổ chính là chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng phân bổ cho từng mặt hàng, tiêu thức phân bổ là Giá vốn hàng bán Cuối kỳ, từ các sổ Cái TK 632, TK 641, TK 642, kế toán tiến hành phân bổ chi phí chung cho các mặt hàng theo công thức sau:

Tùy đặc điểm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh từng tháng mà việc phân bổ được tiến hành một cách linh hoạt để phản ánh chính xác nhất hiệu quả tiêu thụ của từng loại hàng hoá Từ đó, Ban quản trị sẽ có được cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động tiêu thụ hàng hóa và có những biện pháp, chính sách phù hợp để đẩy mạnh công tác tiêu thụ.

Chi phí BH phân bổ cho mặt hàng A

Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Giá vốn mặt hàng Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ A

CP QLDN phân bổ cho mặt hàng A hàng A

Tổng CP QLDN phát sinh trong kỳ Giá vốn mặt hàng Tổng giá vốn hàng bán trong kỳ A

3.2.5 Về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng

Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan như giảm giá vật tư, hàng hóa, hay thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh…, doanh nghiệp cần và được phép thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi của vật tư, tài sản trong kinh doanh Vì thế, Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L cần trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi để đề phòng thất thu nợ phải thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ và xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải thu trên các báo cáo tài chính năm báo cáo.

Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu có thể thất thu phù hợp với quy định trong chế độ tài chính hiện hành, Công ty tiến hành tính toán số dự phòng cần phải trích lập

= x x Để hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 229 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Nội dung và kết cấu của TK này như sau:

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Xử lý nợ phải thu khó đòi

Bên Có: Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi vào chi phí QLDN

Số dư Có: Dự phòng nợ phải thu khó đòi đã lập hiện có.

Sau khi lập dự phòng đầy đủ cho từng khoản nợ khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng này vào một bảng kê chi tiết Bảng kê này sẽ là căn cứ để hạch toán các khoản dự phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định về kế toán.

Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L phát hiện Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Á chậm thanh toán 136.350.800 đồng (bao gồm thuế GTGT 10%) vào tháng 12/2015 Số tiền này phát sinh từ nghiệp vụ mua vật tư máy in hóa đơn GTGT của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Á.

Dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập

Tỷ lệ trích lập dự phòng

Nợ phải thu khó đòi

Điều kiện thực hiện các giải pháp

Nước ta đi theo con đường Xã hội chủ nghĩa, Nhà nước đóng vai trò là người quản lý điều tiết vĩ mô nền kinh tế Do đó, để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, Nhà nước cần có những chính sách kế toán tài chính phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, mở rộng qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh góp phần vào sự phát triển kinh tế chung của đất nước Bên cạnh đó, Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến việc ban hành luật cũng như chuẩn mực, chế độ kế toán sát thực với điều kiên thực tế của đất nước và từng bước phù hợp với thông lệ quốc tế để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế thế giới. Chuẩn mực cần được xây dựng rõ ràng, cụ thể giúp doanh nghiệp hiểu đúng và đầy đủ chế độ Xây dựng hệ thống chuẩn mực, thông tư mang tính chiến lược lâu dài,tránh những thay đổi liên tục gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc nắm bắt thông tin, thay đổi phương pháp hạch toán Để tạo môi trường kinh doanh lành mạnh, Nhà nước phải có những chế tài hữu hiệu để tạo ra sự công bằng cho các doanh nghiệp trong quá trình cạnh tranh từ đó thúc đẩy kinh tế đất nước Thực hiện được những điều kiện trên, việc tổ chức hạch toán kế toán mới thống nhất, đồng bộ tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước.

Công ty cần chủ động cập nhật các thông tin về hạch toán kế toán để có thể thay đổi công tác hạch toán cho phù hợp với quy định mới ban hành, đảm bảo sự tuân thủ chế độ.

Thực hiện phân công, phân nhiệm Cơ cấu tổ chức phân công, phân nhiệm phải căn cứ vào trình độ chuyên môn của từng cán bộ công nhân viên trong công ty.

Năng lực của nhân viên kế toán có tác động rất lớn tới hiệu quả của công tác kế toán tại doanh nghiệp, đặc biệt cùng với sự phát triển của các phần mềm kế toán như hiện nay Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia những chương trình đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của mình.

Mặt khác, để người lao động làm việc với khả năng tốt nhất có thể, Công ty cần có những chính sách đãi ngộ tốt đối với người lao động Đây cũng chính là cách giữ chân những người tài, tạo động lực cho họ phát huy khả năng sáng tạo trong công việc.

Ngoài ra, công ty nên trang bị thêm các trang thiết bị công nghệ tốt, đồng bộ để tiến độ và hiệu quả công việc được cao hơn.

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	1,48 MB