Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L: Đánh giá thực trạng và giải pháp
MỤC LỤC
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L
Ban Kinh doanh gồm phòng Kinh doanh phân phối và phòng Kinh doanh dự án trực tiếp phụ trách công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng, các dự án lớn của cụng ty theo từng loại hàng húa; phối hợp với Phũng Tài chớnh Kế toỏn để theo dừi hàng hóa xuất bán;. Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng; đảm bảo nguồn hàng hóa đáp ứng hai nhu cầu tiêu thụ và dự trữ, phát hiện kịp thời tình trạng ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn;.
Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu 1. Tài khoản sử dụng
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhu cầu của khách hàng mua lẻ, nhân viên phòng kỹ thuật hoặc nhân viên phòng kinh doanh viết phiếu yêu cầu mua hàng (nếu trong kho chưa có hàng) hoặc viết phiếu yêu cầu xuất kho (nếu trong kho đã có hàng) để yêu cầu số hàng cần cung cấp cho hợp đồng hoặc khách hàng. Sau khi đã có đủ lượng hàng theo yêu cầu, căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu xuất kho, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT , thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán.
Hóa đơn GTGT (Liên 1) Kẹp chứng từ
Trong nghiệp vụ hạch toán doanh thu bán hàng, hằng ngày khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dựa trên hóa đơn bán hàng đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập các thông tin trên hoá đơn vào máy vi tính. Khi Công ty cung cấp các mặt hàng có tính chất kỹ thuật cao cho khách hàng, đòi hỏi phải có nhân viên kỹ thuật lắp đặt hệ thống dây chuyền thiết bị, do vậy phát sinh doanh thu cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống thiết bị cho khách hàng.
Sổ chi tiết doanh thu
Tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L, kế toán tổng hợp về doanh thu được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung. Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng được lập hàng ngày, kế toán tiến hành nhập các thông tin vào máy vi tính, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển các dữ liệu này vào sổ Nhật ký chung và vào sổ Cái TK 511.
Sổ nhật kí chung
Việc ghi sổ tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo hóa đơn số 0081601 được định khoản như sau:. Các định khoản này đã được kế toán tổng hợp thực hiện khi nhập thông tin vào máy tính, máy tính tự động vào sổ Nhật ký chung. Sau đây là trích sổ Nhật ký chung một số nghiệp vụ phát sinh tháng 3/2016:. nghệ và Thương mại Hưng Phúc) Phải thu KH: hoạt động SXKD. Sổ Cái TK 511 được dùng để so sánh, đối chiếu số liệu với sổ chi tiết bán hàng và sổ Tổng hợp chi tiết bán hàng mà kế toán tổng hợp đã lập.
Sổ cái TK 511
Kế toán giá vốn hàng bán 1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, muốn cho công tác tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và đạt được hiệu quả kinh doanh tốt thì phải tổ chức và thực hiện tốt khâu thu mua hàng hoá. Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L nhập mua hàng hoá từ các doanh nghiệp đầu mối chuyên nhập khẩu và phân phối hàng hoá phục vụ công tác văn phòng.
Phiếu nhập kho
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu yêu cầu xuất kho đã được lập, nhân viên kỹ thuật hoặc thủ kho ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất, số lượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và ghi sổ kế toán;.
Phiếu xuất kho số 25 Kẹp chứng từ
Theo phương pháp này, hàng hóa được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là hàng hóa nào nhập vào kho trước thì sẽ được xuất bán trước, vì vậy lượng hàng xuất kho thuộc lần nhập nào thì sẽ tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Song song với việc ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán, kế toán bán hàng cũng ghi sổ chi tiết hàng hóa và tổng hợp cuối quý thành Bảng Tổng hợp Nhập – xuất – tồn để căn cứ vào đó, quý sau tiến hành xác định giá xuất kho các loại hàng hóa.
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn
STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán, máy tính tự tổng hợp và vào sổ Tổng hợp chi tiết Giá vốn hàng bán.
Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
Căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán bán hàng đã nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính tự động chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung hàng ngày và sổ Cái tài khoản 632. Tổng số phát sinh trong tháng, trong quý là tổng giá vốn hàng bán được trong tháng, trong quý và được kế toán bán hàng tổng hợp thực hiện bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.
Sổ cái tài khoản 632
Kế toán chi phí bán hàng 1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: Chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Căn cứ vào các chứng từ bao gồm: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ; phiếu xuất kho công cụ, dụng cụ; phiếu chi các khoản chi, chi tiếp khách bán hàng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi tạm ứng, tiền công tác phí; hóa đơn xăng xe và định mức xăng xe; hóa đơn thanh toán tiền điện, nước; hóa đơn thanh toán tiền điện thoại…, kế toán tập hợp chi phí bán hàng, tiến hành kiểm tra các chi phí hợp lý, hợp lệ rồi định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính.
Phiếu chi Kẹp chứng từ
Toàn bộ nhân viên bán hàng của Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L được hưởng lương theo thời gian, với từng mức lương cho từng chức vụ bỏn hàng được quy định rừ trong quy chế lương của cụng ty. Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng, và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản.
Bảng khấu hao tài sản cố định tháng 3/2016
Căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập thông tin vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản 6421 và các tài khoản khác tương ứng.
Sổ cái tài khoản 6421
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L
Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L hiện đang áp dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước làm phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho, do đó có thể tính được giá vốn hàng xuất bán ngay chứ không cần đợi đến cuối tháng, cuối quý như các phương pháp tính giá bình quân gia quyền hay bình quân sau mỗi lần nhập.Vì vậy nên việc thực hiện cung cấp thông tin được thực hiện khá kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng hay cuối quý. Trong khi đó việc xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhúm hàng là rất cần thiết giỳp cho người quan tõm theo dừi được nhu cầu thị trường đối với từng loại mặt hàng, biết được mặt hàng nào đang tạo ra lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp…Có thể nói, trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới như hiện nay, nếu chỉ bằng kinh nghiệm của mình thì các nhà quản trị khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Kỹ thuật Thương mại & Dịch vụ Tin học T.H.L
Nguyên nhân của việc này có thể do khách hàng của Công ty phần lớn là các khách hàng có quan hệ hợp tác kinh doanh với Công ty trong thời gian dài và đã xây dựng được sự tín nhiệm lẫn nhau. Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh như vậy là chưa đỳng, vỡ khụng làm rừ được nguyờn nhõn làm tăng chi phí, dẫn đến việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng quan tâm thiếu trung thực, chính xác.
Sổ Nhật ký bán hàng
Ngoài ra các đối tương quan tâm dễ dàng thấy được doanh thu bán hàng trong ngày của Công ty trên sổ Nhật kí bán hàng. Bờn cạnh đú, để theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn của khỏch hàng một cỏch chi tiết, chính xác hơn, Công ty nên sử dụng Nhật ký thu tiền, đồng thời, trên sổ chi tiết và sổ Tổng hợp chi tiết công nợ với khách hàng và với các nhà cung cấp nên có khoản mục phản ánh thời hạn thanh toán của các khoản phải thu, phải trả theo từng khỏch hàng, từng nhà cung cấp để kế toỏn tiện tớnh toỏn và theo dừi được thời hạn thanh toán của các khoản công nợ này.
Sổ Nhật ký thu tiền
Có TK 1562 : Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ Ngoài ra, lúc này chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ cũng được tính vào chỉ tiêu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán bằng cách cộng chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1562) và giá mua hàng hóa tồn kho cuối kỳ (dư Nợ TK 1561 sau khi đã trừ đi dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Hiện nay, bộ phận kế toán của Công ty chỉ mới xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các mặt hàng trong tháng chứ chưa xác định kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng nên Ban Giám đốc Công ty chưa nắm được một cách chính xác mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào có lãi cũng như xu hướng nhu cầu của thị trường để có những chiến lược phát triển kinh doanh kịp thời, tập trung vào những mặt hàng trọng tâm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Bảng tổng hợp Doanh thu – Chi phí từng mặt hàng
Điều kiện thực hiện các giải pháp 1. Về phía Nhà nước
Do đó, để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, Nhà nước cần có những chính sách kế toán tài chính phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp, khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư, mở rộng qui mô hoạt động sản xuất kinh doanh góp phần vào sự phát triển kinh tế chung của đất nước. Bên cạnh đó, Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến việc ban hành luật cũng như chuẩn mực, chế độ kế toán sát thực với điều kiên thực tế của đất nước và từng bước phù hợp với thông lệ quốc tế để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế thế giới.