ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG -TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ
Đặc điểm lao động của Công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An được thành lập từ năm 2003 theo QĐ số 258/QĐ-VB ngày 15/12/2003 của Chủ tịch UBND TP Hà Nội chính thức đi vào hoạt động từ năm 2004
Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty đã huy động tối đa nguồn lực sẵn có, đồng thời xác định hướng phát triển thị trường và sản xuất phù hợp với tiềm lực của mình Đây là nền tảng vững chắc giúp Công ty phát triển bền vững trong suốt thời gian qua.
Công tác tổ chức và quản lý lao động ở Công ty.
Bảng 1.1.Bảng cơ cấu lao động trong Công ty
Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng % Số lượng Tỷ trọng %
Giới tính Giới tính Giới tính
1 Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ
Hình thức làm việc Hình thức làm việc Hình thức làm việc Trực tiếp Gián tiếp Trực tiếp Gián tiếp Trực tiếp Gián tiếp
Qua số liệu trên cho thấy công tác quản lý lao động trong Công ty có nhiều tiến triển rõ rệt Sự mở rộng quy mô hoạt động kéo theo sự mở rộng của quy mô lao động.
Lao động ở công ty chủ yếu là nam chiếm 80,1% còn lại là 19,9% nữ Lao động nam chiếm đa số do đặc thù kinh doanh của công ty Những công việc chủ yếu dành cho nam giới 19,9% nữ chủ yếu làm ở các bộ phận như kế toán,nhân viên văn phòng…
- Số lượng lao động: Do tính chất đặc thù của ngành dịch vụ, điều kiện kinh doanh mang tính ổn định và có sự hợp tác lâu dài nên lực lượng lao động của Công ty ít có sự biến động Lực lượng lao động khá ổn định là một lợi thế, giúp tiết kiệm được chi phí đào tạo nhân viên, lực lượng CBCNV ổn định thạo việc, gắn bó mật thiết với công ty Việc sử dụng lao động và xắp xếp cơ cấu lao động của Công ty để đội ngũ công nhân viên thường xuyên có việc làm ổn định là một biểu hiện tốt của Công ty trong việc bố trí bộ máy quản lý và cơ cấu tổ chức lao động
Việc quản lý nguồn lao động về mặt chất lượng luôn được công ty đặc biệt chú trọng do đặc điểm của ngành nghề luôn đòi hỏi phải có nguồn lao động có trình độ chuyên môn cao Nguồn lao động có chất lượng thường được tuyển dụng từ các trường ĐH Chất lượng và số lượng lao động luôn phải đảm bảo hài hoà với đặc điểm của từng lĩnh vực kinh doanh Do vậy việc phân bổ nguồn lao động cho các lĩnh vực một cách hợp lý là một việc hết sức quan trọng.
* Về số lượng và chất lượng lao động được thể hiện trong các bảng phân loại theo từng tiêu chí sau đây:
Bảng 1.2 Phân loại lao động theo độ tuổi:
STT Độ tuổi Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Cơ cấu lao động theo độ tuổi của Công ty hiện tại là tương đối hợp lý vì: Độ tuổi từ 55 - 60 là những người đứng đầu, quản lý, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty. Đứng đầu các phòng ban, Đội trưởng đội sản xuất là những người nằm trong độ tuổi từ 25 - 35 có kinh nghiệm trong nghệ từ 3 năm trở nên, đây cũng chính là đội ngũ trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra số lượng lao động còn lại vì tay nghê chưa cao.
Bảng 1.3 Phân loại lao động theo trình độ::
STT Trình độ Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Lĩnh vực chủ đạo của Công ty đang hoạt động đòi hỏi đội ngũ CBCNV phải có trình độ, lòng hăng say lao động và yêu nghề Nhìn vào cơ cấu lao động theo trình độ, trình độ của lao động tương ứng với vị trí mà họ đảm nhận công việc trong Công ty, đây là một cơ cấu hợp lý, đã và đang mang lại hiệu quả cao cho Công ty.
*Về thời gian lao động:
Hiện nay doanh nghiệp vẫn duy trì chế độ 1 tuần làm việc 7 ngày, mỗi ngày làm việc 8 giờ Đôi khi do yêu cầu của sản xuất nên công nhân và người lao động của doanh nghiệp vẫn làm thêm cả ngày chủ nhật.
+ Mùa đông: sáng từ 8h đến 12h, chiều từ 13h đến 17h;
+ Mùa hè : sáng từ 7h30 đến 11h30, chiều từ 13h30 đến 17h30.
Các hình thức trả lương của Công ty
- Lương giờ : Tính theo lương cấp bậc và số giờ làm việc.
- Lương ngày : Tính theo mức lương cấp bậc và số ngày làm việc thực tế trong tháng.
- Lương tháng : Tính theo mức lương cấp bậc tháng.
- Chế độ trả lương theo thời gian có thưởng.
Chế độ trả lương này là sự kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian đơn giản với tiền thưởng khi đạt được chỉ tiêu số lượng hoặc chất lượng quy định Chế độ trả lương này áp dụng chủ yếu với những công nhân phụ làm công việc phục vụ như công nhân sửa chữa, điều chỉnh thiết bị… Ngoài ra còn áp dụng với những công nhân ở những khâu có trình độ cơ khí hóa cao, tự động hóa hoặc những công nhân tuyệt đối phải đảm bảo chất lượng.
Công thức tính lương như sau:
Tiền lương phải trả = Tiền lương trả + Tiền thưởng cho người lao động theo thời gian
Hệ thống trả lương theo năng suất vượt trội hơn hệ thống trả lương theo thời gian cơ bản vì nó đánh giá đúng trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế dựa trên chỉ tiêu đạt được Điều này khuyến khích người lao động nâng cao hiệu suất công việc, đồng thời tạo động lực cho họ tập trung vào trách nhiệm và hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình.
- Chế độ trả lương theo hình thức tiền lương khoán
Theo hình thức này người lao động sẽ nhận được một khoản tiền nhất định sau khi hoàn thành xong khối lượng công việc được giao theo đúng thời hạn và đúng chất lượng quy định đối với loại công việc này.
Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An
ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An
Các khoản trích theo lương bao gồm các quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.
Quỹ BHXH là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức.
Theo quy định hiện hành năm 2011, Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích lập theo tỷ lệ 22% trên tổng quỹ lương phải trả công nhân viên trong kỳ Trong đó 16% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của người sử dụng lao động, 6% trừ vào lương người lao động.
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cho cơ quan quản lý quỹ BHXH để chi trả các trường hợp nghỉ hưu, mất sức lao động. Tại doanh nghiệp, hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả BHXH cho công nhân viên bị ốm đau, thai sản… Trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, cuối tháng doanh nghiệp phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý BHXH.
Quỹ BHYT là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh.
Theo quy định hiện hành năm 2011, Quỹ BHYT được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ 4.5% của tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp của người lao động thực tế phát sinh trong tháng Trong đó người sử dụng lao động đóng góp 3% tính vào chi phí kinh doanh còn 1.5% do người lao động đóng góp trừ vào thu nhập.
Quỹ này do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế Những người có tham gia nộp khi ốm đau bệnh tật đi khám chữa bệnh sẽ được thanh toán thông qua chế độ BHYT được quy định.
KPCĐ là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp, nhằm chăm lo bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
Theo quy định hiện hành năm 2011, để thành lập KPCĐ, doanh nghiệp sẽ tính 2% tiền lương thực tế phải trả cho người lao động, số tiền này được tính vào chi phí kinh doanh do người sử dụng lao động chịu.
Toàn bộ số KPCĐ trích được sẽ được sử dụng như sau: một phần nộp lên cấp trên, một phần để lại chi tiêu cho các hoạt động Công đoàn tại đơn vị
BHTN Đóng BHTN là chính sách mới có tác động trực tiếp đến người lao động, người sử dụng lao động và an sinh xã hội nhằm bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ mất việc.
Theo quy định hiện hành năm 2011, BHTN được hình thành từ 2% tiền lương, tiền công của người lao động Trong đó: người sử dụng lao động chịu 1%, người lao động chịu 1%
Người lao động đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp là người đã đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đủ 12 tháng trở lên trong vòng 24 tháng liền kề trước thời điểm mất việc và chưa tìm được việc làm sau 15 ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp tại cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH) Toàn bộ số tiền BHTN do người lao động đóng sẽ được nộp lên cơ quan quản lý quỹ BHTN.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BÌNH AN
Kế toán tiền lương tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An
và dịch vụ Bình An 2.1.1 Chứng từ sử dụng
Các chứng từ lao động tiền lương được doanh nghiệp sử dụng bao gồm:
Mẫu số 01-LĐTL: Bảng chấm công.
Bảng này có vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi quá trình làm việc của người lao động để làm căn cứ tính lương cuối kỳ cho họ Bảng được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động và mỗi tháng được lập một tờ theo dõi từng ngày làm việc Bảng chấm công được dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt của công nhân viên trong tổ đội theo từng nguyên nhân. Trong bảng chấm công ghi rõ ngày được nghỉ theo quy định những ngày lễ, tết, chủ nhật Mọi sự vắng mặt của người lao động được ghi rõ ràng Cuối tháng, nhân viên hạch toán phân xưởng tổng hợp tình hình sử dụng lao động số có mặt, số vắng mặt theo từng nguyên nhân sau đó cung cấp cho phòng kế toán Ngoài ra có các mẫu chứng từ khác như:
Mẫu số 02-LĐTL: Bảng thanh toán lương.
Mẫu số 05-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng.
Mẫu số 06-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành.
Dựa vào chứng từ lao động nêu trên nhân viên hạch toán phân xưởng tổng hợp và làm báo cáo gửi lên các phòng ban liên quan: phòng lao động tiền lương và phòng kế toán để kiểm tra, hoàn chỉnh và tổng hợp chứng từ Từ kết quả trên sẽ phân tích tình hình chung cho toàn doanh nghiệp Phòng kế toán dựa vào các tài liệu trên và áp dụng các hình thức tiền lương để làm bảng thanh toán lương và tính BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán viết phiếu chi, chứng từ tài liệu về các khoản khấu trừ trích nộp Chứng từ sử dụng bao gồm:
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tính tiền lương thời gian, lương sản phẩm, tiền ăn ca …phản ánh vào bảng thanh toán tiền lương Kết quả do kế toán tiền lương thực hiện được kế toán trưởng kiểm tra chính xác về số liệu,sau đó sẽ gửi lên ban giám đốc để xin xét duyệt và xác nhận Cuối cùng, kết quả là lương được kế toán thực hiện chi trả thể hiện qua các phiếu chi tiền mặt hoặc tiền được chuyển khoản cho nhân viên với giấy báo Nợ của ngân hàng.
sơ đồ 2.1:Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tổng quát
Hình thức trả lương theo thời gian: Đây là hình thức trả lương trong đó tiền lương được xác định phụ thuộc vào mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của người lao động. Hình thức trả lương này thường được áp dụng đối với những công việc khó định mức cụ thể, những công việc đòi hỏi chất lượng cao và những công việc mà năng suất chất lượng phụ thuộc chủ yếu vào máy móc thiết bị, hoạt động sản xuất tạm thời, sản xuất thử. Đặc thù của hình thức trả lương này là tiền lương của người lao động không gắn liền với kết quả lao động, vì vậy để đảm bảo được tính công bằng trong trả lương đòi hỏi các doanh nghiệp phải quy định chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng người lao động phải rõ ràng, cụ thể,
Nhân viên hạch toán phân xưởng
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
- Các chứng từ liên quan
- Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
-Phiếu chi tiền (nếu trả bằng tiền mặt) -Lương
Kiểm tra bảng lương, các chứng từ liên quan và ký xác nhận
Quá trình đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng của phòng kế toán Đánh giá phải được thực hiện một cách khoa học, chính xác và nghiêm túc để đảm bảo đánh giá công bằng và phản ánh đúng năng lực của nhân viên Điều này là cơ sở để phòng kế toán đưa ra các quyết định về tiền lương, thăng chức và các chế độ đãi ngộ khác cho người lao động.
Hình thức này được áp dụng ở các khối văn phòng, các bộ phận quản lý hành chính, tạp vụ, chuyên môn, lái xe, công nhân kho và nhân viên bảo vệ công ty.
Quỹ lương tháng của đơn vị được tính theo công thức:
Vđv: Quỹ lương tháng của đơn vị.
Kcb: Tổng hệ số lương cơ bản của toàn đơn vị (đã quy đổi trừ công ốm).
Kt : Hệ số lương tháng Kt có thể thay đổi theo từng tháng tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh có thể lớn hơn, bằng hoặc nhỏ hơn 1.
VTT: Mức lương tối thiểu (V TT= 830.000 đồng).
Lương phần I : Dựa trên cơ sở quá trình công tác cống hiến của mỗi cán bộ, nhân viên trên căn cứ: Mức lương cơ bản, số ngày công thực hiện vào hệ số lương phần I so với lương cơ bản.
Ví dụ: Lương phần I ở đơn vị: Phòng kinh doanh trong tháng 3 năm 2012.
Số người của cả đơn vị Phòng kinh doanh có 10 người, số ngày công đi làm thực tế trong tháng đều là 26 ngày.
Hệ số lương bao gồm hệ số cơ bản và hệ số phụ cấp.
Mức lương tối thiểu: 830.000 đồng
+ Tính quỹ lương phần I của đơn vị Phòng kinh doanh
Tổng hệ số lương cơ bản của đơn vị: 39,3
Kt : Hệ số lương tháng Kt = 130% trong đó K1 = 70% (do toàn công ty kinh doanh có lãi nhưng chưa đạt kế hoạch nên được cộng thêm hệ số lương cơ bản là: 0,3)
Bảng 2.1 : Bảng lương phần I của nhân viên trong công ty ĐVT: Đồng
STT Họ và tên C.vụ Ngày công
Hệ số lương K1 Thành tiền
6 Nguyễn Thị Hoa Mai NV 26 3,79 0,7 1.936.690
Lương phần II được trả theo hiệu quả và mức độ phức tạp của công việc, tính trách nhiệm của công việc, theo đó Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An đã xây dựng lên hệ số lương chức danh để thay thế hệ số lương cơ bản Việc xếp hạng (1, 2, 3 ) được thực hiện dựa trên mức độ và chất lượng hoàn thành công việc của nhân viên.
2, 3, 4) và số ngày công thực tế để tính lương cho mỗi cán bộ, nhân viên. Lương phần II là phần còn lại của lương tháng, sau khi trừ đi lương phần I. Để tính được lương phần II, công ty phải dựa vào phân nhóm chức danh công việc và xác định hệ số lương theo nhóm chức danh công việc: Phân nhóm chức danh công việc là việc xem xét, lựa chọn một số chức danh có độ phức tạp của công việc, tính trách nhiệm của công việc và tiêu hao lao động tương tự như nhau vào cùng một nhóm.
Công ty định ra 4 hạng và hệ số lương của từng hạng như sau:
- Hạng 1: Hoàn thành suất sắc nhiệm vụ được giao, theo đúng tiến độ kế hoạch công ty quy định, có chất lượng cao, hệ số = 1,2.
- Hạng 2: Hoàn thành tốt công việc, hệ số = 1,0.
- Hạng 3: Hoàn thành công việc ở mức độ bình thường, hệ số = 0,8.
- Hạng 4: Hoàn thành công việc ở mức độ thấp, không đảm bảo thời gian lao động, hệ số = 0,5.
Hạng 1 tối đa = 30% (tổng số cán bộ, nhân viên hiện có của đơn vị). Việc phân hạng do các trưởng và phó phòng quyết định sau đó công khai trong đơn vị Hệ số lương chức danh và phân hạng được áp dụng thống nhất trong toàn công ty.
- Quỹ lương phần II của đơn vị:
V2 : Lương phần II của đơn vị.
Vđv : Tổng quỹ lương của đơn vị
V1 : Lương phần I của đơn vị.
Trả lương phần II của tháng đối với người lao động thực hiện theo công thức:
Ti : Lương phần II của người lao động thứ i
V2 : Tổng quỹ lương chi phần II của đơn vị.
H : Tổng hệ số lương của đơn vị theo chức danh đã quy đổi hạng thành tích và ngày công thực tế của toàn đơn vị. hi : Hệ số chức danh của người lao động thứ i đã quy đổi.
m – là số người của đơn vị
Bảng 2.2: Bảng lương phần II của nhân viên trong công ty
TT Họ và tên Lương phần II Ký nhận
Hệ số quy đổi (có ngày công)
Khi kết thúc năm kế hoạch, nếu quỹ lương của công ty còn do tiết kiệm giảm phí, do lãi của sản xuất dịch vụ sau khi công ty tiến hành tổng quyết toán Trên cơ sở đánh giá xếp hạng thành tích tập thể: A, B, C, D Việc chia lương phần III cho nhân viên áp dụng như chia lương phần II.
Sau khi kết thúc năm kế hoạch, căn cứ vào việc thực hiện các chỉ tiêu được giao, giám đốc công ty quyết định khen thưởng cho từng đơn vị: Đơn vị xếp hạng A được tính hệ số lương = 1,2. Đơn vị xếp hạng B được tính hệ số lương = 1,0. Đơn vị xếp hạng C được tính hệ số lương = 0,8. Đơn vị xếp hạng D được tính hệ số lương = 0,5.
Những căn cứ để công ty phân phối lần III.
- Căn cứ vào mức độ thực hiện kế hoạch của từng đơn vị ở các chi tiêu.
- Căn cứ vào thực hiện chế độ báo cáo thống kê.
- Căn cứ vào ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nội quy của công ty.
- Thực hiện các phong trào thi đua, công tác xã hội, Công ty tiến hành họp để xem xét, đánh giá phân loại, đối với từng đơn vị, báo cáo giám đốc, giám đốc ra quyết định.
Cách tính lương phần III
V3i : Lương phần III của đơn vị i.
V3Côngty : Tổng lương phần III của toàn công ty.
Kct : Tổng hệ số lương cơ bản toàn công ty.
Kcb : Tổng hệ số lương cơ bản của đơn vị i.
K3 : Hệ số phân hạng của đơn vị
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ BÌNH AN
Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An là công ty tổ chức sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ được mở tài khoản tại ngân hàng được sử dụng con dấu riêng và chịu sự quản lý trực tiếp của UBND thành phố Hà Nội Công ty hoạt động cho đến nay với tinh thần tự cường, chủ động sáng tạo và phấn đấu cố gắng lỗ lực của CBCNV công ty. Công ty ngày càng khẳng định vị trí của mình trong rất nhiều công trình có giá trị thực hiện trong sản xuất Có được những kết quả đó, ban lãnh đạo cùng toàn thể CBCNV trong công ty đã nhận thức đúng đắn được quy luật vận động của nền kinh tế thị trường từ đó rút ra tiền lương là thước đo hiệu quả sản xuất kinh doanh Chính vì vậy, việc bố trí sắp xếp lao động hợp lý tính toán và phải trả công cho người lao động một cách thoả đáng góp phần nâng cao năng lực sản xuất, tiết kiệm hao phí lao động từ đó mang lại hiệu quả lớn cho doanh nghiệp.
Do vậy việc tính toán chi trả lương cho người lao động là một yếu tố mà ban giám đốc và các phòng ban luôn luôn coi trọng.
Là một doanh nghiệp hoạt động thương mại dịch vụ theo quy mô lớn nên Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung tức là toàn Công ty chỉ có một phòng kế toán hạch toán chung, còn ở các tổ đội chỉ cử kế toán thống kê, theo dõi, giao dịch và làm việc trực tiếp ở phòng kế toán công ty dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng và ban giám đốc công ty
Các chứng từ trong hạch toán ban đầu đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ kinh tế và cơ sở pháp lý, đúng mẫu Bộ Tài chính, thể hiện đầy đủ thông tin kinh tế Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được ghi chép chính xác vào chứng từ, được kiểm tra, giám sát chặt chẽ để xử lý kịp thời Đối với hạch toán tổng hợp, công ty áp dụng chế độ tài chính, kế toán của Bộ Tài chính theo tình hình công ty, mở tài khoản cấp 2, 3 phản ánh chi tiết biến động các tài khoản, thuận tiện ghi chép đơn giản, rõ ràng, giảm khối lượng kế toán, tránh chồng chéo.
Công tác hạch toán, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hoàn thành đầy đủ, chính xác Nhà nước luôn thực hiện trọn vẹn các chế độ về lương, thưởng, phụ cấp, đảm bảo hệ thống sổ sách đầy đủ, hoàn chỉnh Quá trình tổ chức tính lương, thanh toán lương được thực hiện hiệu quả, với các sổ sách được ghi chép trung thực, khách quan theo quy định pháp luật Hệ thống sổ sách chứng từ ban đầu về tiền lương phản ánh đúng, đầy đủ số lượng và chất lượng.
Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong việc thanh toán lương, kế toán tiền lương của công ty ý thức được vai trò quan trọng của mình trong việc tính đúng, đủ lương cho cán bộ công nhân viên Ngoài ra, công ty luôn nhận thức được chi phí nhân công là một trong những khoản mục chính cấu thành giá thành sản phẩm Bên cạnh việc đảm bảo tính lương chính xác, công ty còn khuyến khích công nhân hoàn thành tốt công việc bằng các hình thức khen thưởng và bồi dưỡng.
Về quỹ lương và các khoản trích : Ngay từ đầu công ty đã xây dựng quỹ tiền lương để trả CBCNV, hàng năm căn cứ vào kết quả hoạt động của năm, của mức lợi nhuận năm trước để xây dựng mức lương cho năm nay Công ty đều tiến hành các quỹ theo đúng quy định, các quỹ tiền thưởng lên tiền lương của CBCNV ngày càng cao Các quỹ BHXH, BHYT, BHTN vẫn được thành lập mặc dù chỉ có một bộ phận cán bộ tham gia BHXH và được trích theo đúng quy đinh.
Về tổ chức công đoàn là đại diện cho tập thể CBCNV trong công ty luông đứng ra đảm bảo sự công bằng quyền lợi cho CBCNV Nguồn quỹ KPCĐ của công ty được trích theo đúng tỷ lệ và để trả thưởng cho CBCNV hoàn thành tốt công việc của mình và thăm hỏi gia đình công nhân khi có công việc hay khi ốm đau.
Bên cạnh những ưu điểm của công tác tiền lương và hạch toán các khoản trích theo lương thì trong kế toán tiền lương vẫn không tránh khỏi những sai sót do thời gian công ty đi vào hoạt động chưa lâu, do đội ngũ cán bộ còn hạn chế về mặt số lượng nên cán bộ phải đảm nhiệm những phần việc khác nhau, điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc kế toán còn làm tắt như vậy là phản ánh chưa đúng với yêu cầu của công tác, bên cạnh đó là những hạn chế như:
- Về quản lý lao động: Việc phân loại lao động trong công ty mặc dù đã tiến hành nhưng hiệu quả lại không cao, phân loại vẫn chưa rõ ràng, quản lý chưa chặt chẽ.
- Về việc tính lương: Mặc dù đã áp dụng hệ thống lương cấp bậc theo quy định nhưng mức lương này theo ban giám đốc quyết định nên vẫn mang tính chủ quan Trong khi hạch toán lương công nhân làm vào các ngày nghỉ, ngày lễ vẫn hạch toán như ngày công bình thường là chưa hợp lý Ngoài ra không trích trước tiền lương nghỉ phép cho CBCNV trong kỳ, chỉ những cá nhân tham gia BH mới được hưởng những chế độ, điều này là đúng nhưng lại chưa đảm bảo với những công nhân khác nhất là những công nhân có hoàn cảnh khó khăn
Việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khỏan trích theo lương phải dựa trên những quy định và chuẩn mực kế toán đã đuợc công nhận mà Công ty đang áp dụng.
Việc thiết lập chế độ kế toán lương phải tuân thủ chặt chẽ quy định về tiền lương và các khoản trích theo lương, phù hợp với đặc điểm tình hình và quy trình sản xuất của doanh nghiệp Điều này nhằm đảm bảo hài hòa lợi ích của người lao động, đáp ứng tối đa nhu cầu của họ mà không gây bất lợi cho doanh nghiệp hoặc cán bộ công nhân viên trong toàn thể đơn vị.
Công ty đang có kế họach trang bị thêm một số máy tính cho các phòng ban đặc biệt là phòng kế toán đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán, tăng hiệu quả công việc Bên cạnh đó Công ty đang xem xét đưa ra giải pháp hữu hiệu trong việc triển khai nghiệp vụ kế toán tiền lương, các khỏan trích theo lương đạt độ chính xác cao, thỏa mãn nhu cầu người lao động,
Công ty đang có dự tính bổ sung thêm nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu khối luợng công việc ngày càng tăng Tại phòng kế toán ngoài việc bổ sung máy móc, sẽ tuyển thêm nhân viên nhằm tránh tình trạng một kế toán phải kiêm nhiều việc khác, từ đó nâng cao hiệu quả trong công việc.
Phương hướng phát triển toàn diện cho Công ty nói chung, định hướng cho sự phát triển trong công tác tiền lương (cụ thể là các hình thức trả lương) nói riêng là một việc làm khó khăn nhưng để hòan thiện công tác quản trị trong doanh nghiệp và cho sự phát triển bền vững lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai thì là một việc làm mang tính chiến lược mà các nhà quản trị cần tính đến.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ Bình An 52 1- Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương
Vấn đề quản lý lương của người lao động, cụ thể là việc theo dõi thời gian lao động của công nhân viên Để tránh tình trạng tính sai lệch, không đúng thời gian lao động thực tế của cán bộ công nhân viên, ngoài việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua " Bảng chấm công " Công ty cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi lao động Nếu một lao động làm việc không đủ số giờ theo quy định thì thực hiện trừ công theo giờ và nếu người lao động làm thêm giờ thì nên lập thêm chứng từ " Phiếu báo làm thêm giờ’’ (mẫu số 07 -LĐTL) cùng mức thưởng hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích người lao động tăng năng suất công việc.
Trong năm 2010 và 2011, do quy mô công ty được mở rộng cùng với đó là khối lượng công việc nhiều lên nên công ty đã không thể bố trí lịch nghỉ hàng năm cho nhân viên được Vì vậy mà trong những ngày này nhân viên vẫn được huy động đi làm Khi tính tiền lương cho nhân viên, công ty chỉ trả nguyên lương cho những ngày làm việc đó, làm như vậy là chưa đúng theo quy định Công văn số 45/ATLĐ – CSQP ngày 03/3/2005 của Cục An toàn lao động – Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn:
Theo quy định của pháp luật lao động, nếu người sử dụng lao động đã bố trí lịch nghỉ hàng năm nhưng người lao động có nhu cầu và tự nguyện làm việc vào những ngày này, thì người lao động chỉ được hưởng lương theo chế độ làm việc bình thường cho những ngày thực tế đã làm việc.
Trong trường hợp không bố trí hoặc có lịch nghỉ nhưng huy động lao động làm việc trong thời gian nghỉ theo thỏa thuận, ngoài 100% tiền lương, người sử dụng lao động phải trả thêm 200% tiền lương cho những ngày làm việc này Để tính toán, có thể kết hợp cách tính theo ngày và cách tính thời gian làm thêm theo giờ Cuối tháng, dựa trên phiếu báo làm thêm giờ, số giờ làm thêm sẽ được quy đổi ra ngày công bằng cách chia cho 8 Nếu có số ngày lẻ (dạng thập phân), có thể làm tròn và bù trừ sang tháng sau.
Như vậy, trong trường hợp huy động người lao động đi làm vào những ngày nghỉ phép của họ thì công ty phải trả 300% lương cho người lao động vào những ngày này Cách tính lương này có lợi cho người lao động, nhằm khuyến khích người lao động tham gia làm việc tích cực và hiệu quả, muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, đặc biệt là việc khuyến khích những người lao động có năng lực thực sự từ đó giúp đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty hơn.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán
Công ty nên tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNV thì phải bổ sung tài khoản 335 để thuận lợi cho quá trình theo dõi các khoản trích trước khi nhân viên nghỉ phép.
Ngoài ra công ty vẫn chưa lập các tài khoản chi tiết cho TK 334, theo cá nhân tôi đề xuất thì công ty cần lập các TK chi tiết của 334 như:
Việc theo dõi như trên rất thuận tiện cho việc đánh giá mức lương phù hợp và xứng đáng trong lao động của nhân viên Các khoan được tách rõ ràng và hợp lý sẽ giúp khuyến khích những người lao động có sự cố gắng lớn
3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty có địa bàn hoạt động rộng, số lượng công nhân viên ngày càng nhiều.
Do đó việc luân chuyển chứng từ của công ty lên phong kế toán thường không kịp thời Để đảm bảo cho việc nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, phòng kế toán cần quy định cụ thể về thời gian nộp chứng từ để có thể hạch toán kịp thời,kiểm soát và lưu trữ chứng từ hết sức cẩn thận để đảm bảo công tác kế toán là công cụ đắc lực cho bộ phận quản lý doanh nghiệp Tránh trường hợp chi phí phát sinh kỳ này, đến kỳ sau mới đựơc phản ánh Cần có sự hỗ trợ đắc lực của Ban giám đốc Công ty trong việc nâng cao ý thức trách nhiệm, xây dựng chế độ thưởng phạt rõ ràng.
3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết
Công ty cần thường xuyên có biện pháp nâng cao trình độ và nghiệp vụ chuyên môn cho từng kế toán Việc cập nhật nhanh chóng và ứng dụng nhạy bén các thông tin kế toán là một công việc hết sức cần thiết vì vậy doanh nghiệp cần có những giải pháp nâng cao hơn nữa về nghiệp vụ chuyên môn cho từng kế toán viên như nâng cao hơn nữa về những ứng dụng của tin học trong ngành hạch toán kế toán.
Hiện nay công ty vẫn chưa tho dõi chi tiết tài khoản 335 Theo em công ty nên đưa tài khoản 335 để theo dõi các khoản trích trước, mở thêm sổ theo dõi chi tiết tài khoản 335, từ đó có số liệu cụ thể để dự tính trước các khoản phải chi, đảm bảo cho các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường, tránh bị ảnh hưởng do tác động của việc không tính trước các khoản chi.
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 335
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư Số hiệu
Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
NGƯỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƯỞNG TỔNG GIÁM ĐỐC
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp
Do đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chung là còn nhiều thiếu sót vì Công ty áp dụng khoa học kỹ thuật cao Do đó khi sử dụng vào công tác kế toán thì kế toán viên khi dùng máy tính, công tác hạch toán sẽ phức tạp và gặp nhiều trở ngại, đôi khi sô liệu ghi chép bị trùng lặp.
Chính vì vậy công ty nên chọn hình thức Chứng từ ghi sổ, đây là hình thức phổ biến và phù hợp với kế toán máy, dễ sử dụng, tiết kiệm được nhiều thời gian, dễ hiểu, đễ đối chiếu khi cần thiết.
3.2.6- Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương
Thông tin đầy đủ chính xác về tiền lương của doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý cho những kì doanh thu tiếp theo Tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ là nguồn thu nhập chính,thường xuyên của người lao động, đảm bảo tái sản xuất và mở rộng sức lao động,kích thích lao động làm việc hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh khi công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hạch toán hợp lý công bằng chính xác Chính vì vậy mà công ty cần chú ý hơn về việc báo cáo tiền lương thường xuyên cho ban lãnh đạo để họ có thể điều hành hoạt động kinh doanh tốt hơn trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay.
Việc báo cáo nội bộ về tiền lương, thưởng, các khoản trích theo lương là cần thiết để có thể điều chỉnh kịp thời, đóng góp vào việc nâng cao năng suất lao động.
3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp
Tăng cường công tác tuyển chọn, đào tạo nguồn nhân lực.
