Hoàn thiện kế toán bán hàng tại chi nhánh thương mại hoàn kiếm công ty cổ phần xnk lương thực thực phẩm hà nội

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁN H THƯƠNG MẠI HOÀN KIẾM

Đặc điểm hoạt động bán hàng của chi nhánh thương mại hoàn kiếm

1.1.1 Danh mục hàng bán của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội

Nhìn trên phạm vi Doanh nghiệp, bán hàng là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Tiêu thụ thể hiện sức cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường Nó là cơ sở để đánh giá trình độ tổ chức quản lý hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mặt khác nó cũng gián tiếp phản ánh trình độ tổ chức các khâu cung ứng, sản xuất cũng như công tác dự trữ Bảo quản thành phẩm.

Và với hoạt động bán hàng làm nền tảng thì việc lựa chọn các mặt hàng phù hợp với điều kiện kinh doanh của chi nhánh là quan trọng Trong tình hình đó, chi nhánh đã tìm kiếm và quyết định lựa chọn các chủng loại hàng:

Mua bán lương thực, thực phẩm công nghệ, bánh kẹo, đồ uống, rượu bia;

Dịch vụ đóng gói bao bì bánh kẹo;

Mua bán đồ gỗ gia dụng, hàng thủ công mỹ nghệ; Đại lý ký gửi hàng hóa;

Chế biến lương thực, thực phẩm, sản xuất bánh kẹo, ca cao, sô cô la, mứt, bỏng, bánh;

Dich vụ kiểm đếm hàng hóa và đóng gói bao bì;

Cho thuê nhà xưởng, kho bãi;

Mua bán hóa mỹ phẩm, dụng cụ làm vườn, mỹ phẩm, dụng cụ ngành thẩm mỹ; Mỗi chủng loại hàng lại có rất nhiều loại sản phẩm tuỳ theo nhu cầu sử dụng của từng khách hàng:

Tuy nhiên, tại thời điểm hiện nay, chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm chủ yếu tập trung kinh doanh các loại thùng carton và bao gói thực phẩm.

Bảng 1.1 Danh mục hàng hoá của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm

TÊN HÀNG ĐVT MÃ HÀNG

+ Hộp đựng thuốc y tế Cái CT001

+ Hộp đựng mỳ tôm Cái CT002

+ Hộp đựng bia Cái CT003

+ Hộp đựng gạch Cái CT004

+ Hộp đựng bóng đèn Cái DL001

+ Hộp bánh kẹo Cái DL002

+ Hộp linh kiện điện tử Cái DL003

+ Hộp đựng nồi inox Cái HB001

+ Hộp phụ kiện phòng tắm Cái HB002

+ Hộp bình bơm Cái HB003

(Nguồn: Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội)

1.1.2 Thị trường của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty

Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội

Tiêu thụ sản phẩm là một nhiệm vụ rất quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay suy vong của một doanh nghiệp Một trong những doanh nghiệp có hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt phải là một doanh nghiệp có khả năng tiêu thụ sản phẩm tốt và có thị trường tiêu thụ tốt Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo quy luật cơ chế thị trường thì các biện pháp và chính sách tiêu thụ sản phẩm đặt ra cho các doanh nghiệp càng phức tạp và cần cụ thể tăng cường thường xuyên hơn. Nắm bắt được điều đó Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm đã mở rộng thị trường của mình không chỉ ở trong Thành phố Hà Nội mà còn mở rộng ra thị trường các tỉnh.

1.1.2.1 Thị trường đầu vào của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội Để có được những sản phẩm chất lượng tốt, đồng đều thì ngay từ khâu lựa chọn nguyên vật liệu đầu vào Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm cũng hết sức coi trọng Đầu tiên phải là những doanh nghiệp có uy tín, có năng lực cung cấp tốt nguyên vật liệu đồng thời giá cả mang tính cạnh tranh là những doanh nghiệp mà Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm ưu tiên lựa chọn để nhập nguyên liệu đầu vào.

Một trong những bạn hàng đó phải kể đến một số Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm đã có uy tín về chất lượng và thâm niên trên thị trường như:

+ Công ty CP giấy Việt Trì

+ Công ty CP giấy Mỹ Hương

+ Công ty CP giấy Tây Đô

+ Công ty giấy Hưng Hà

+ Công ty giấy Phát Đạt

Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu, hàng hoá đầu vào của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm thì vào đầu niên độ kế toán Chi nhánh tiến hành thực hiện việc ký kết các hợp đồng nguyên tắc với sự thống nhất về chủng loại, chất lượng hàng hoá, phương thức thanh toán Sau đó, khi phát sinh nhu cầu về hàng hoá, Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm chỉ cần fax

“Đơn đặt hàng” sang “Nhà cung cấp” với số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng cụ thể theo từng đơn hàng và sẽ được nhà cung cấp giao hàng tới tận kho của Chi nhánh.

1.1.2.2 Thị trường đầu ra của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội

Ngoài việc tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thì Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm còn luôn trú trọng đến xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng để sản xuất ra những sản phẩm vừa chất lượng nhưng lại rất đẹp về mẫu mã bởi sản phẩm bao bì càng đẹp thì khách hàng càng chú ý và càng dễ tiêu thụ sản phẩm.

Hiện nay thị trường chủ yếu của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm là các Công ty sản xuất hàng hoá trên địa bàn Thành phố Hà Nội Ngoài ra còn có những bạn hàng ở các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Việt Trì Một số khách hàng lớn của Chi nhánh như:

+ Công ty Quảng cáo và Thương mại Thanh Sơn (Hà Nội)

+ Công ty CP CNC Traphaco (Hưng Yên)

+ Công ty CP Tam Kim (Hà Nội)

+ Công ty TNHH Hoàng Đạt (Hải Dương)

+ Công ty TNHH BMC (Bắc Ninh)

+ Công ty Sứ Việt Trì (Việt Trì)

+ Công ty CP Vigracera Hà Nội

+ Công ty Cổ phần Đông Nam Á

1.1.3 Phương thức bán hàng của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

- Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội

Có thị trường rộng lớn nhưng phương thức bán hàng không phù hợp, không đáp ứng yêu cầu khách hàng thì kết quả tiêu thụ cũng bị ảnh hưởng không nhỏ Cùng với những phương thức bán hàng truyền thống thì Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội tổ chức bán hàng theo một số phương thức sau:

Là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của doanh nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị hàng hóa đã hình thành, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã được ghi nhận.

Tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội thì các cá nhân hoặc các tổ chức có thể đến Phòng Kinh doanh tại Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm để làm thủ tục và kí hợp đồng mua trực tiếp Tại Phòng Kinh doanh sau khi làm xong hợp đồng khách hàng nhận hàng tại kho của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm hay yêu cầu nhân viên của Chi nhánh giao hàng đến tận nơi Khi đó người mua hàng thanh toán tiền hàng trực tiếp tại Chi nhánh.

Bán hàng theo phương thức trả chậm: Phương thức bán hàng này chủ yếu được áp dụng thực hiện đối với những khách hàng truyền thống của Chi nhánh và mua hàng với số lượng lớn.

Khi Phòng kinh doanh nhận được đơn hàng, sau đó căn cứ vào đơn hàng được chuyển đến phòng sản xuất và tiến hành sản xuất Khi hàng hoá được sản xuất theo đúng đơn hàng và được vận chuyển đến tận kho Chi nhánh mua hàng Giao hàng xong, đại diện bên mua hàng sẽ ký vào “Hoá đơn bán hàng” để làm căn cứ cho việc thực hiện thanh toán sau này.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH THƯƠNG MẠI HOÀN KIẾM

Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng

Doanh thu chính của Chi nhánh chủ yếu đến từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu Các loại doanh thu khác chỉ chiếm một phần rất nhỏ.

Do đó kế toán doanh thu bán hàng là một hoạt động rất quan trọng Để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Biên bản giao nhận hàng hoá,

- Bảng kê hoá đơn bán hàng,

Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó Chi nhánh sử dụng Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT - 3LL theo quy định của Bộ Tài Chính, Hoá đơn này được lập thành 3 liên:

- Một liên lưu tại quyển,

- Một liên giao cho khách hàng,

- Một liên lưu hành nội bộ dùng để ghi sổ kế toán, Để theo dõi doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các sổ sách kế toán sau:

-Sổ chi tiết bán hàng (mở chi tiết cho từng sản phẩm).

-Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng.

Căn cứ Hợp đồng kinh tế được ký kết vào ngày 1 tháng 5 năm 2012 và Phiếu xuất kho xuất bán hàng hóa cho Công ty TNHH Thanh Bình vào ngày 01 tháng 5 năm 2012, Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm đã tiến hành lập Hóa đơn bán hàng theo mẫu quy định.

Liên 1(lưu tại quyển) Ngày 01/05/2012

Ký hiệu: BK/ 2012B Số: 006110 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm Địa chỉ: Số 28A-30A Ngõ 9 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04,36649386

Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Thanh Bình Địa chỉ: Số 13, Nguyễn Cao, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 04,37151556

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0100516045

Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tìên

1 Hộp Bồi nồi Happytime” Chiếc 800 16,030 12,824,000 Cộng tiền hàng: 12,824,000 Thuế suất: 5% Tiền thuế GTGT: 641,200 Tổng cộng tiền thanh toán: 13,465,200

Số viết bằng chữ: Mười ba triệu bốn trăm sáu mươi lăm nghìn đồng chẵn,

( kí, ghi rõ họ, tên)

Người bán hàng (kí, ghi rõ họ, tên)

Thủ trưởng đơn vị(kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Bảng 2.2: Bảng kê hoá đơn bán hàng

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG

Số lượng Giá bán Doanh thu

-Hộp linh kiện điện tử DL003

006289 C ty CP Kỹ thuật SIGMA

- Hộp linhk kiện điện tử DL004

Căn cứ vào Phiếu xuất kho và Hoá đơn bán hàng kế toán ghi Sổ chi tiết

Doanh thu bán hàng Sổ này mở chi tiết theo dõi tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm, Ví dụ căn cứ vào hoá đơn số 006110 ngày 01/05/2012 đã lập ở trên kế toán ghi vào sổ chi tiết Doanh thu bán hàng như sau:

Bảng 2.3 : Sổ chi tiết bán hàng

Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Sổ chi tiết bán hàng

Tên sản phẩm: Hộp Bồi nồi Happytime”

Mã sản phẩm HB004 Quý II/2012

Diễn giải TK đối ứng

Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tìên

Công ty TNHH Thanh Bình

Kế toán trưởng( Ký, họ tên)

Cuối kì căn cứ vào các sổ chi tiết Doanh thu bán hàng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng Ví dụ số liệu Quý II/2012 của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm như sau:

Bảng 2.4: Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng

Bảng tổng hợp chi tiết Doanh thu bán hàng

Stt Tên sản phẩm tiêu thụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1

Hộp Duplex - linh kiện điện tử (DL003)

Người ghi sổ ( Ký, họ tên)

Kế toán trưởng ( Ký, họ tên)

Hạch toán tổng hợp: Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Nhật kí chung:

Bảng 2.5: Sổ cái Tài khoản 511

Sau đó từ nhật kí chung kế toán ghi vào sổ cái TK 511:

Chi nhánh Thương mại Hoàn

Số hiệu Ngày tháng Nợ Có

01/05/2012 Công ty HAL Việt Nam 111 25,924,124

30/06/2012 Công ty CP kỹ thuật

30/06/2012 Kết chuyển xác định kết quả

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Giám đốc (Ký, họ tên)

2.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại Hiện nay Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm chưa thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng. Khoản giảm trừ doanh thu của Chi nhánh chỉ bao gồm hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán, Tuy nhiên các khoản giảm trừ doanh thu này chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu của Chi nhánh vì trước khi kí kết hợp đồng và giao hàng hai bên đã có sự kiểm tra chất lượng và quy cách hàng hoá theo đúng yêu cầu của bên mua.

Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là số hàng đã coi là tiêu thụ, chuyển giao quyền sở hữu, được người mua chấp nhận, nhưng bị người mua từ chối trả lại cho người bán do không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách, không đúng chủng loại Kế toán sử dụng các chứng từ và sổ sách:

-Phiếu nhập kho hàng bị trả lại.

-Hoá đơn hàng bán bị trả lại.

Trong Quý II năm 2012 tại Chi nhánh không có trường hợp hàng bán bị trả lại.

 Kế toán giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán là khoản trừ doanh thu phát sinh khi hàng hóa đã bán không đạt chất lượng Chi nhánh sẽ chịu trách nhiệm giảm giá đó cho khách hàng Trong hạch toán kế toán, tài khoản 5213 được sử dụng để ghi nhận các khoản giảm giá này Những sổ kế toán liên quan bao gồm:

Khi phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán kế toán căn cứ vào chứng từ ghi vào Nhật ký chung, số liệu được chuyển đến sổ cái tài khoản 5213 và cuối kỳ số liệu này được kết chuyển vào tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ Tuy nhiên trong Quý II năm 2012 Chi nhánh không xảy ra trường hợp nào giảm giá hàng bán.

Kế toán giá vốn hàng bán tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm giá vốn hàng bán chính là giá thành xuất kho thực tế của hàng hoá xuất kho để bán Để tính được trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phương pháp đơn nhập trước xuất trước Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá, bảng kê hàng bán để xác định số hàng hoá bán ra. Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Hợp đồng kinh tế kí với người mua.

-Phiếu xuất kho (Mẫu số 01 – VT).

-Biên bản giao nhận hàng hoá (Mẫu số 03 – VT).

-Bảng tổng hợp nhập xuất tồn.

Những chứng từ này đóng vai trò là cơ sở để người kế toán ghi chép vào Nhật ký chung, Sổ cái tại Tài khoản 632, Sổ chi tiết tại Tài khoản 632 và Sổ theo dõi kho hàng.

Do Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm là đơn vị vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại Do đó, thành phẩm của Chi nhánh được nhập kho rồi mới xuất bán nên số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn luôn phản ánh đúng số lượng thành phẩm nhập, xuất và tồn trong kho hàng hoá Điều này rất thuận lợi cho kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu về hàng hoá

Ví dụ: Ngày 1/05/2012 Chi nhánh kí Hợp đồng bán hàng hoá cho Công ty TNHH Thanh Bình Sau khi thoả thuận với khách hàng, Phòng Kinh doanh lập hợp đồng (Phụ lục 01):

Căn cứ vào Hợp đồng đã kí kết trên ngày1/05/2012 Chi nhánh xuất hàng hoá bán cho Công ty TNHH Thanh Bình theo Phiếu xuất kho số 205 theo mẫu như sau:

Họ tên người nhận: Công ty TNHH Thanh Bình Địa chỉ : Số 13, Nguyễn Cao, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Lý do xuất: Xuất bán theo Hợp đồng 208/HĐMB - VH - KB

Xuất tại kho: kho Chi nhánh

Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười triệu tám trăm nghìn đồng chẵn

Người nhận hàng (Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên)

Giám đốc ( Ký, họ tên)

Căn cứ vào Phiếu Xuất kho lập ở trên Thủ kho tiến hành xuất kho giao cho khách hàng Khi khách hàng nhận đủ hàng, kí vào Biên bản giao nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán Kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT đồng thời thủ kho và Kế toán bán hàng tiến hành hạch toán Do Công ty áp dụng kế toán máy nên việc hạch toán rất đơn giản: kế toán cập nhật các chứng từ này vào máy và chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp, chi tiết và lên các Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.

Ví dụ: Trích số liệu Quý II năm 2012 của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm.

Bảng 2.7 : Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho sản phẩm

Chi nhánh Thương mại Hoàn

BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỔN

TT Tên, quy cách vật liệu

Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK

Số lượng TT Số lượng TT Số lượng TT Số lượng TT

2 Hộp Duplex - linh kiện điện tử

3 Hộp Duplex - bánh kẹo HN (DL002)

Bảng 2.8 : Sổ chi tiết tài khoản 632 (chi tiết theo sản phẩm)

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Sản phẩm: Hộp Bồi nồi Happytime”

7/4/2012 Công ty TNHH Thanh Bình 155 6,750,000

Công ty TNHH Thanh Bình 155 5,400,000 …,,

Kết chuyển xác định kết quả Quý II/2012

Người ghi sổ Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng 2.9 : Sổ chi tiết tài khoản 632 (tổng hợp)

Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán

- hộp đựng linh kiện điện tử

Kết chuyển xác định kết quả Quý II/2012

5 Ngày 30 tháng 06 năm 2012 Người ghi sổ Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Bảng 2.10: Sổ Nhật ký chung

Thanh toán công nợ cho Cty giấy 10.5Phải trả người bán 331 29,127,000

Cty miuon Việt Nam thanh toán tiền hàng Tiền mặt VND 111 6,336,000

Thanh toán tiền mực máy in Chi phí quản lý DN 642

BPBH Chi phí bán hang 642

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Xác định kết quả

Xác định kết quả Chi phí tài chính 911

6,050,230PKT 30/06/201 Xác định kết quả 911 575,161,900

Xác định kết quả Chi phí quản lý DN

Xác định kết quả Lợi nhuận

Người ghi sổ ( Ký, họ tên)

Cuối kì, số liệu trên Nhật kí chung được chuyển vào Sổ cái Tài khoản632

Bảng 2.11 : Sổ cái tài khoản 632

Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm SỔ CÁI

006131 1/06/2012 Công ty TNHH mực in

Kết chuyển xác định kết quả

2012Giám đốc(Ký, họ tên)

Kế toán chi phí bán hàng tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Chi phí bán hàng là chi phí thường xuyên và quan trọng trong hoạt động sản xuất - thương mại của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm Dù không chiếm tỷ trọng lớn như Giá vốn hàng bán, nhưng Chi phí bán hàng lại bao gồm nhiều khoản mục, đóng vai trò duy trì hoạt động của bộ phận bán hàng, nên cần được hạch toán và theo dõi chặt chẽ.

Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm là một doanh nghiệp nhỏ, áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006-QĐ-BTC Theo đó, doanh nghiệp sử dụng Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng để hạch toán các chi phí kinh doanh Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 để theo dõi từng khoản mục chi phí cụ thể.

- TK 64211: Chi phí nhân viên bán hàng,

- TK 64212: Chi phí vật liệu bao bì,

- TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng,

- TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ,

- TK 64215: Chi phí bảo hành,

- TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài,

- TK 64218: Chi phí bằng tiền khác,

Việc mở chi tiết tài khoản này giúp cho Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm dễ dàng theo dõi các khoản chi phí từ đó sẽ có biện pháp điều chỉnh các chi phí phù hợp với hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Do đặc điểm của Chi phí bán hàng bao gồm nhiều khoản mục nên các chứng từ dùng hạch toán cũng rất đa dạng gồm:

- Giấy báo Nợ của ngân hàng,

- Bảng tính và thanh toán tiền lương, thưởng của nhân viên bán hàng,

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ,

Ví dụ: Ngày 01/06/2012 Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm thanh toán tiền Xăng A92 tháng 5 cho Công ty TNHH Hà Anh, Tiền xăng này dùng cho việc vận chuyển của các nhân viên bán hàng theo Hoá đơn số 003289 với số tiền là:

Tổng tiền thanh toán là: 607,500

Bảng 2.12 : Trích hóa đơn GTGT mua xăng dầu

Số: 003289 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hà Anh Địa chỉ: 25 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại: 04,36649386

Họ tên người mua hàng: Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm Địa chỉ: Số 28A-30A Ngõ 9 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04,36649386

Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính

Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 52,500 Phí xăng dầu: 30,000

Tổng cộng tiền thanh toán: 607,500

Số viết bằng chữ: Sáu trăm linh bảy nghìn, năm trăm đồng,

Thủ trưởng đơn vị (kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Sau khi mua xăng, nhận được hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành lập phiếu chi tiền mặt để thực hiện chi tiền

Kế toán lập Phiếu chi tiền mặt theo mẫu sau.

Bảng 2.13 : Phiếu chi tiền mặt Đơn vị: Chi nhánh Thương mại Hoàn

Phiếu chi Số: 401 Ngày 01/06/2012 Nợ: 6421 Có: 111

Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH Hà Anh Địa chỉ: 25 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội

Lý do chi: Thanh toán tiền xăng A92 và phí xăng dầu,

Viết bằng chữ: Năm trăm bẩy mươi nghìn đồng chẵn,

Kèm theo Hoá đơn GTGT số 003289,

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng ( ký, họ tên)

Người nhận tiền (Ký, họ tên)

Người lập phiếu ( Ký, họ tên)

Thủ quỹ (Ký, họ tên)

Hiện nay, ở Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm các khoản chi phí phát sinh liên quan tới quá trình bán hàng như: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho bộ phận bán hàng (khoản chi phí này được tổng hợp trên bảng phân bổ nguyên vật liệu); chi phí lương của bộ phận bán hàng (được tập hợp theo dõi trên bảng tính và phân bổ lương và BHXH); Chi phí khấu hao tài sản cố định hữu hình sử dụng cho bộ phận bán hàng (chi phí này được tập hợp trên bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ),… Từ các sổ, kế toán lập bảng kê chi tiết trên là cơ sở để kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 6421.

Bảng 2.14 Trích bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương

Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết TK6421, sổ nhật ký chung và sổ cái TK642 theo định khoản:

Chi phí nguyên vật liệu được ghi nhận tại tài khoản 338 với số dư 8.181.250 đồng Đây là khoản chi phí liên quan đến nhu cầu bán hàng tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm Các khoản chi phí nguyên vật liệu chủ yếu là xăng dầu sử dụng cho xe tải vận chuyển hàng hóa Dựa trên các phiếu xuất kho và bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán đã ghi sổ chi tiết, sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 6421 với nội dung:

Bảng 2.15: Bảng phân bổ CP NVL tháng 6/2012

Ghi có TK Ghi nợ các đtg sd

4 242-CP trả trước dài hạn

Chi phí khấu hao TSCĐ: là phần khấu hao của các tài sản có liên quan đến quá trình bán hàng như: Khấu hao của gian nhà bán hàng, các ô tô tải chở sản phẩm đi bán, các thiết bị như máy tính phục vụ công tác bán hàng…,: Căn cứ vào Bảng tính và bảng phân bổ khấu hao, kế toán tiến hành ghi:

Bảng 2.16: Trích bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 6/2012

1 I - Số khấu hao trích tháng trước

2 II- Số KH tăng trong tháng 0 0

III- Số khấu hao giảm trong tháng 0 0

4 IV-số KH trích tháng này

Người lập biểu Kế toán trưởng

Có TK 214: 50,400,000 Chi phí dịch vụ mua ngoài: các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác bán hàng như: tiền điện thoại, tiền thuê thợ bốc dỡ hàng, tiền bồi dưỡng nhân viên làm đêm, làm thêm giờ, trả cho bộ phận bán hàng thì sẽ căn cứ vào các chứng từ phát sinh tháng 6/2012 để kế toán ghi:

Có TK 111: 47,611,200 Đến cuối quý tổng hợp chi phí bán hàng theo các nội dung và kết chuyển chi phí bán hàng để xác định được kết quả tiêu thụ trong quý.

Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành vào sổ cái TK 6421 với các nghiệp vụ liên quan.

Bảng số 2.17: Bảng tổng hợp chi phí bán hàng Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Chi phí dụng cụ, đồ dung 4

Chi phí dịch vụ mua ngoài 47,611,200 45,780,000 47,611,200

Chi phí bằng tiền khác

Bảng 2.18: Nhật ký chung Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Trích: Quý II năm 2012 (Trích phần liên quan đến chi phí bán hàng) Chứng từ

Diễn giải TK PS Nợ PS Có

1/6/2012 HĐ3289 Mua xăng A92-BP bán hàng

15/6/2012 11 Thanh toán tiền cước v/c MH TK 7108H

18/6/2012 PX235 Xuất xăng chạy ôtô

30/6/2012 PKT75 Chi phí lương BPBH

Các khoản phải trích theo lương BPBH T12/2012

(Ký, ghi rõ họ tên) Người lập biểu

Bảng 2.19: Sổ cái TK642 Trích phần sổ cái tổng hợp 6421 – Chi phí bán hàng

Quý II/2012 Đơ n vị:VNĐ

Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có

09 Thanh toán tiền cước vận chuyển

012 11 Thanh toán tiền cước vận chuyển

PKT69 Chi phí khấu hao TSCĐ T12/2012 214 50,400,000

PKT75 Tiền lương bộ phận bán hàng 334 40,906,250

PKT79 Kết chuyển CPBH TK6421 sang

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Cũng giống như chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 1 tỷ trọng nhỏ hơn nhiều so với Giá vốn hàng bán trong tổng chi phí nhưng đây là một khoản mục chi phí quan trọng trong doanh nghiệp góp phần duy trì hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm nhiều khoản mục phí như: lương và phụ cấp cho nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý, dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác như điện thoại, nước, điện, đồ dùng văn phòng… Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm sử dụng tài khoản 6422- chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán và tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau:

- TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý.

- TK 64222: Chi phí vật liệu quản lý.

- TK 64223: Chi phí đồ dùng văn phòng.

- TK 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ.

- TK 64225: Thuế, phí, lệ phí.

- TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài.

- TK 64228: Chi phí bằng tiền khác.

Ví dụ: Ngày 15/05/2012 Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm chi tiền mặt mua mực cho máy in dùng cho văn phòng, Kế toán lập phiếu chi số 235 theo số tiền trên hoá đơn:

Căn cứ vào Hoá đơn GTGT của Công ty TNHH mực in Long Thành vàPhiếu chi tiền mặt số 235 trên kế toán ghi vào Nhật ký chung, cuối kì số liệu chuyển lên Sổ cái tài khoản 6422.

Bảng 2-20 : Trích hóa đơn GTGT mua mực in

Ký hiệu: BK/ 2012B Số: 0012857 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH mực in Long Thành Địa chỉ: 39 Lương Định Của – Hà Nội Điện thoại: 0433 564 290

Họ tên người mua hàng: Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm Địa chỉ: Số 28A-30A Ngõ 9 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04,36649386

Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị tính

Cộng tiền hàng: 1,020,000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 102,000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1,122,000

Số viết bằng chữ: Một triệu một trăm hai mươi hai nghìn đồng,

(kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên)Căn cứ hóa đơn mua hàng, kế toán tiến hành lập phiếu chi để tiến hành chi tiền

Bảng 2.21: Phiếu chi Đơn vị: Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Phiếu chi Số: 235 Ngày 15/05/2012 Nợ: 6422 Có: 111

Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH mực in Long Thành Địa chỉ: 39 Lương Định Của – Hà Nội

Lý do chi: Thanh toán tiền mua mực cho máy in,

Viết bằng chữ: Một triệu một trăm hai mươi hai nghìn đồng,

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng ( ký, họ tên)

Người nhận tiền (Ký, họ tên)

Người lập phiếu ( Ký, họ tên)

Thủ quỹ(Ký, họ tên)

Bảng số 2.22: Bảng tổng hợp chi phí QLDN Quý II/2012

Chi phí dụng cụ, đồ dung

Chi phí dịch vụ mua ngoài 27,468,000 18,312,000 25,636,800

Chi phí bằng tiền khác

Từ các chứng từ gốc, các bảng kê chi tiết, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản 6422 như sau:

Bảng 2.23: Sổ cái tài khoản 6422

Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có

235 15/05/2012 Thanh toán tiền mực máy in 111 1,020,000

236 16/05/2012 Thanh toán tiền điện văn phòng Tháng 5

PKT75 30/6/2012 Chi phí lương NVQLDN

PKT76 30/6/2012 Chi phí các khoản trích theo lương T12/2012 BP,QLDN

30/06/2012 Kết chuyển xác định kết quả 911 550,124,000

Bảng 2.24: Trích sổ cái TK 642

15/05/2012 Thanh toán tiền mực máy in

236 16/05/2012 Thanh toán tiền điện VP T09

356 30/06/2012 Thanh toán lương nhân viên bán hàng Tháng 6

357 3/6/2012 Cước điện thoại bộ phận bán hàng

30/6/2012 PKT69 Chi phí khấu hao

30/6/2012 PKT75 Tiền lương bộ phận bán hàng

BPBH 30/6/2012 PKT76 Chi phí các khoản trích theo lương T12/2012

PKT 79 30/06/2012 Kết chuyển xác định kết quả

PKT 80 30/06/2012 Kết chuyển xác định KQ - CPQL

Kết toán tổng hợp xác định kết quả kinh doanh

Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh kết quả cuối cùng của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, Đó là cơ sở đánh giá những thành tựu và yếu kém trong một kì hoạt động kinh doanh, Đồng thời cũng là cơ sở để lập ra các báo cáo kế toán, báo cáo thuế phục vụ quản lý và các đối tượng quan tâm như: ngân hàng, các đối tác, cơ quan thuế…Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính và kết quả của các hoạt động khác Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm là doanh nghiệp kinh doanh thương mại hoạt động bán hàng là chủ yếu nên kết quả hoạt động bán hàng đóng góp phần lớn vào kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Kế toán sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh để hạch toán Do sử dụng phần mềm kế toán Cbook nên việc kết chuyển số liệu và xác định kết quả của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm đã giảm bớt và đơn giản rất nhiều Cuối kì hoạt động kinh doanh kế toán căn cứ vào số liệu trên các tài khoản doanh thu và chi phí để thực hiện các bút toán kết chuyển bao gồm:

-Kết chuyển các tài khoản doanh thu,

-Kết chuyển các tài khoản chi phí,

Kết chuyển số dư tài khoản này sang tài khoản khác để xác định lãi lỗ thực tế của doanh nghiệp trong kỳ Kết quả này sẽ được tổng hợp vào các báo cáo tài chính Các chứng từ và sổ kế toán được sử dụng trong quá trình kết chuyển bao gồm:

- Phiếu kế toán (do phần mềm kế toán lập),

Bảng 2.25: Sổ cái tài khoản 911

Diễn giải TK đối ứng

Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Kết chuyển doanh thu tài chính 515 6,684,800

Kết chuyển chi phí tài chính 635 6,050,230

Kết chuyển CP bán hàng 6421 575,161,900

Kết chuyển CP quản lý

Giám đốc(Ký, họ tên)

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH THƯƠNG MẠI HOÀN KIẾM

Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí kinh doanh, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu về công tác kế toán tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội, em nhận thấy tình hình tổ chức bộ máy kế toán và hạch toán kế toán của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm có những ưu điểm sau:

Bộ máy kế toán của Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội tương đối gọn nhẹ, được bố trí, phân công công việc một cách rất hợp lý, phù hợp với trình độ năng lực của từng người đối với công việc được giao.

Nhân viên kế toán của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm được làm việc trong điều kiện thuận lợi với đầy đủ trang thiết bị hiện đại Phòng kế toán của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm được trang bị 06 máy vi tính, 02 máy in,

01 máy fax, 01 máy photocoppy để phục vụ cho công tác hạch toán, quản lý và bán hàng của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm.

Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động nhiệt tình có trình độ Đại học, Cao đẳng được đào tạo chuyên môn Đây là một yếu tố quan trọng góp phần cho sự thành công trong công tác kế toán nói riêng và sự phát triển của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm nói chung. Công tác hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tương đối chặt chẽ theo đúng chế độ kế toán mới, các chế độ ghi chép, sử dụng chứng từ, sổ sách đã quy định của BTC phù hợp với điều kiện thực tế của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm.

Các nhân viên kinh tế ở phân xưởng sản xuất thực hiện tốt công tác thu thập thông tin, ghi chép phản ánh cung cấp đầy đủ chứng từ gốc để hạch toán kịp thời với kỳ báo cáo kế toán Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm.

Các phòng ban, phân xưởng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán diễn ra kịp thời, chính xác.

Công tác hạch toán kế toán bán hàng được thực hiện trên cơ sở nhập liệu từ các phiếu nhập kho, xuất kho và hóa đơn bán hàng Nhờ đó, tình hình và kết quả kinh doanh của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm được phản ánh chính xác theo từng kỳ tháng, quý và năm.

Do việc hạch toán, ghi chép cụ thể từng chứng từ như đã nêu trên và hạch toán theo từng đối tượng khách hàng nên đã phán ánh được chính xác tình hình công nợ đối với từng khách hàng qua từng thời kỳ.

Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm cũng đã áp dụng các hình thức thanh toán rất tiện ích như: Thu bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản tiền gửi tại các Ngân hàng với các khoản tiền lớn; thu bằng tiền mặt với các khoản tiền nhỏ nên cũng đã tránh được những nhầm lẫn, thất thoát xảy ra.

Tóm lại tổ chức bộ máy kế toán và công tác hạch toán kế toán của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm được thực hiện một cách tương đối khoa học và có những thuận lợi nhất định để thực hiện công tác quản lý, hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán về tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh của toàn bộ đơn vị một cách kịp thời, chính xác, hợp lý và có hiệu quả cao.

3.1.2 Những tồn tại, nguyên nhân

Nhìn chung công tác kế toán bán hàng của Chi nhánh Thương mại HoànKiếm - Công ty Cổ phần XNK Lương thực - thực phẩm Hà Nội được thực hiện khá tốt đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm Tuy nhiên trong công tác “Kế toán bán hàng” tại Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm vẫn còn tồn tại một số điểm như sau:

Kế toán của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm chủ yếu thực hiện trên máy tính và lưu trữ dữ liệu trên phần mềm kế toán nên có 1 số loại sổ chưa được in ra và đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ như: Sổ chi phí trả trước, Sổ theo dõi công cụ dụng cụ, Sổ theo dõi TSCĐ…

-Về các khoản dự phòng:

Do vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại nên chủng loại hàng hóa, vật liệu của Chi nhánh thương mại Hoàn Kiếm rất nhiều, giá cả thường xuyên biến động Trong khi đó, Chi nhánh chưa lập dự phòng đối với hàng tồn kho, dẫn đến kết toán phản ánh không hợp lý về giá thành thành phẩm và giá vốn hàng bán Ngoài ra, số lượng khách hàng mua chịu của Chi nhánh lớn, có nguy cơ phát sinh các khoản phải thu khó đòi, đặc biệt trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế Việc lập dự phòng khoản phải thu giúp xác định trước các tổn thất có thể xảy ra, mang lại cái nhìn chính xác hơn về tình hình tài chính.

- Về hình thức bán hàng:

Hiện nay hình thức bán hàng của Chi nhánh còn chưa đa dạng chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và bán hàng trực tiếp Do đó chưa thể tận dụng hết khả năng tiêu thụ các mặt hàng trên thị trường Chi nhánh cần đa dạng hơn nữa các hình thức bán hàng để mở rộng mạng lưới phân phối, giúp cho khách hàng biết đến sản phẩm, dịch vụ của Chi nhánh hơn do đó việc tiêu thụ đạt hiệu quả cao hơn và nâng cao uy tín của Chi nhánh trên thị trường.

3 2 Hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Chi nhánh Thương mại Hoàn Kiếm

3.2.1 Kiến nghị về các khoản dự phòng

Lập dự phòng là một nguyên tắc thận trọng trong kế toán, dự phòng là việc trích trước một khoản chi phí để bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong tương lai, Việc lập dự phòng giúp cho các nhà quản lý có được sự nhìn nhận chính xác hơn về thực trạng tài chính của chi nhánh và đưa ra các quyết định đúng đắn,

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra, Đối tượng lập dự phòng là hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp mà giá trị thuần có thể thực hiện được

Định dạng
Số trang	65
Dung lượng	867 KB