ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH TM HẢI ĐĂNG QUANG
Đặc điểm hoạt động bán hàng của Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang
thương mại Hải Đăng Quang
Quá trính bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh thương mại Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá được giao cho người mua và đã thu đuợc tiền bán hàng.
Chúng ta có thể khái quát đặc điểm cơ bản của quá trình bán hàng như sau:
- Đó là sự mua bán có thoả thuận: doanh nghiệp đồng ý bán và khách hàng đồng ý mua, đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
- Doanh nghiệp giao cho khách hàng một lượng hàng hoá và nhận được từ khách hàng một khoản tiền hoặc một khoản nợ Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình kinh doanh.
Căn cứ vào số tiền hay khoản nợ mà khách hàng chấp nhận trả để hạch toán kết quả kinh doanh trong kì của doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ chính sách chế độ kế toán tài chính của Nhà nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước và các tổ chức tài chính.
Việc tổ chức hệ thống sổ, tài khoản và quy trình hạch toán đúng theo quy định của chế độ kế toán.
Trong quá trình tiêu thụ, Công ty đã chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tạo điều kiện cho việc mua và thanh toán tiền hàng được thực hiện thuận tiện, nhanh chóng và nâng cao uy tín với khách hàng. xuất phải được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng cũng như qui cách ( do phòng kỹ thuật đảm nhiệm ) Chính vì vậy ở công ty có rất ít trường hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lượng.
- Về giá bán hàng hoá: Hệ thống giá bán được xác định trên giá mua thực tế cộng phí thu mua, và gắn liền với sự vận động giá cả thị trường Giá bán hàng hoá thường được thoả thuận với người mua ( việc thỏa thuận giá cả và ký kết hợp đồng do giám đốc đảm nhiệm ) cho nên các mặt hàng của Công ty không có giá trị cố định như các mặt hàng của các Công ty thương mại khác
1.1.1 Danh mục hàng bán của Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại
Bảng 1: Danh mục hàng bán của Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang.
STT Mã hàng Chủng loại hàng bán Đơn vị tính
1.1.2 Thị trường của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang
Ngay từ khi chính thức đi vào hoạt động Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang đã định vị cho mình một thị trường mục tiêu để phục vụ là: Các doanh nghiệp,các đại lý, các cá nhân và tổ chức có nhu cầu về các loại hình kinh doanh của Công ty.
1.1.3 Phương thức bán hàng của Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang.
Trong nền kinh tế thị trường, việc bán sản phẩm, hàng hoá của các doanh nghiệp được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau, theo đó các sản phẩm hàng hoá vận động từ doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng cuối cùng Do Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hóa khác nhau và cuung cấp cho nhiều đối tượng khách hàng nên các phương thức bán hàng của Công ty áp dụng cũng đa dạng để phù hợp với từng đối tượng khách hàng.
Các hình thức bán hàng mà Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ in Phúc Thắng sử dụng: Công ty tổ chức bán hàng theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ.
* Bán buôn qua kho Đây là hình thức bán buôn mà hàng hoá bán được xuất ra từ kho của doanh nghiệp Theo phương thức này có 2 hình thức bán buôn:
Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của Công ty để nhận hàng Công ty xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán hoặc chập nhận thanh toán, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ.
Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá bằng phương tiện vận tải của mình hay thuê ngoài chuyển đến giao cho bên mua tại một địa điểm đã được thoả thuận giữa hai bên Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty, số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi nhận được tiền thanh toán của bên mua hay bên mua chấp nhận thanh toán.
* Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Đây là hình thức bán buôn, sau khi mua hàng, nhận hàng mua về không nhập kho mà Công ty chuyển thẳng cho bên mua.
Theo hình thức này, hàng sau khi mua được chuyển thẳng đi bán cho bên mua tại một địa diểm đã thoả thuận Hàng hoá lúc này vẫn thuộc sở hữu của Công ty Khi bên mua thanh toán hoặc bên mua chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ Trong trương hợp này, Công ty tham gia thanh toán với cả hai bên: Thu tiền bán hàng của người mua và trả tiền mua hàng cho người bán.
1.1.3.2 Phương thức bán lẻ: Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp Đây là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng Theo hình thức này, tiền hàng được thu tiền trực tiếp của khách và giao hàng cho khách ngay tại kho.
Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang
hạn thương mại Hải Đăng Quang
Công ty trách hiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang là một doanh nghiệp với chức năng chủ yếu là kinh doanh và cung cấp các loại hàng hóa liên quan đến chiếu sáng (Bảng 1), chính vì vậy hàng hoá của Công ty mang những đặc điểm riêng.
Do Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hóa nên đơn vị tính của các chủng loại hàng là khác nhau (Bảng 1)
Những đặc điểm trên đặt ra cho Công ty yêu cầu cao trong công tác quản lý và hạch toán hàng hoá, bao gồm cả quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ hàng đặc biêt là hoạt đông bán hàng cần phải được tổ chức chặt chẽ Vì trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, bán hàng là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Hàng hoá đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, giá thành hạ thì hàng hoá của doanh nghiệp tiêu thụ nhanh mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp một vị trí vững chắc trên thị trường.
Công tác phân loại hàng hoá và theo dõi chi tiết số hiện có và tình hình biến động của hàng hoá được thực hiện phù hợp với điều kiện thực tế củaCông ty và có tính khoa học cao Nhờ vậy mà Công ty có thể nắm bắt được dễ dàng, toàn diện cũng như chi tiết các loại hàng hoá tại Công ty Hệ thống kho, phòng kế toán của Công ty có sự gắn bó đối chiếu, kiểm tra số liệu hàng hoá nhập - xuất - tồn đảm bảo quản lý hàng hóa được chặt chẽ.
Trong hoạt động bán hàng của Công ty mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng:
- Ban giám đốc: Có vai trò quản lý và điều hành mọi hoạt động của
Công ty Kiểm tra kiểm soát hoạt động bán hàng, hoạt động tài chính và các hoạt động khác Giám đốc là người trực tiếp ký kết các hợp đồng mua và bán hàng.
- Phòng hành chính tổng hợp: Có nhiệm vụ thực hiện các công việc xúc tiến việc quảng bá hình ảnh Công ty,…Ngoài ra phòng còn có chức năng đưa ra các chính sách, kế hoạch kinh doanh cụ thể trong từng thời kỳ kinh doanh (tháng, quý, năm) và đề ra các chiến lược nhằm tham mưu cho giám đốc trong việc hoạch định chính sách cũng như chiến lược phát triển cho Công ty.
- Phòng kế toán tài chính có nhiệm vụ sau:
+ Ghi chép số lượng, chất lượng, chi phí mua hàng: giá mua, phí khác, thuế không được hoàn trả theo chứng từ đã lập, trên hệ thống sổ kế toán đã lập
+ Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ để từ đó xác định gia vốn hàng đã bán và tồn cuối kỳ.
+ Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hóa. + Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lợi nhuận gộp hàng hóa đã tiêu thụ.
+ Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa, báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa.
+ Theo dõi và thanh toán kịp thời với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng giao dịch.
- Phòng kỹ thuật: Có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ kĩ thuật để nghiệm phòng kế hoạch.
- Phòng kinh doanh: Xây dựng và hoàn thiện bộ sản phẩm, hoạch định và xây dựng chính sách giá cả, các chương trình, kế hoạch quảng cáo, tiếp thị và khuyến mại, phục vụ cho các mục tiêu kinh doanh trong từng thời kì.
- Bộ phận kho: Lưu trữ hàng hoá của Công ty nhằm đáp ứng sự hoạt động của Công ty, đưa ra các phương án nhập, xuất, bảo quản hàng hoá,vật tư để đảm bảo chất lượng tốt nhất cũng như quá trình hoạt động được liên tục và thông suốt Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp hàng hoá đảm bảo cả về chất lượng, giá cả, số lượng.
Đặc điểm hệ thống tài khoản và sổ kế toán
1.3.1 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
-Hệ thống tài khoản của công ty toán của công ty TNHH TM Hải Đăng Quang vận dụng hệ thống kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định số: 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
-Phương pháp kế toán hàng tồn của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang là kê khai thường xuyên
-Các số liệu tài khoản hiện đang được sử dụng tại công ty bao gồm: TK
111, TK 112, TK 131, TK 133, TK 138, TK 141,TK 142, TK 156, TK 159,TK 211, TK 214, TK 311, TK 331, TK 333, TK 334, TK 338, TK
421 , TK 511,TK 521, TK 632, TK 642, TK 711,TK 911.
1.3.2 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán
- Đối với công ty TNHH TM Hải Đăng Quang thì hình thức sổ sách được sử dụng là hình thức “ chứng từ - ghi sổ “, công tác kế toán được kết hợp vừa làm thủ công vừa được thực hiện bằng máy vi tính.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế toán phải khóa sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên Sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ cái Căn cứ vào Sổ Cái, lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Cụ thể công ty có các sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết thanh toán cho người mua, Sổ chi tiết thanh toán cho người bán, Sổ chi tiết TSCĐ, Sổ chi tiết theo dõi tình hình thanh toán với CBCNV,
Các sổ tổng hợp gồm:
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
- Sổ cái: theo dõi từng tài khoản tổng hợp Để có thể hình dung một cách rõ nét tình hình vận dụng hệ thống sổ kế toán của công ty TNHH TM Hải Đăng Quang, có thể minh họa bằng sơ đồ sau:
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ- ghi sổ tại công ty TNHH TM Hải Đăng Quang
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI HẢI ĐĂNG QUANG
Kế toán doanh thu
Trong doanh nghiệp thương mại doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thường được thực hiện cho riêng từng loại đó là:
- Doanh thu bán hàng hoá (DTBH).
- Doanh thu cung cấp dịch vụ (DTCCDV)
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ doanh thu.
Các khoản giảm trừ doanh thu:
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu và thuế GTGT phải nộp theo phuơng pháp trực tiếp.
- Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc khách hàng đã mua hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng mua bán.
- Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn bán hàng hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như: hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, không đúng địa điểm trong hợp đồng
- Hàng bán bị trả lại: Là số hàng hoá được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán do không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại như đã ký kết trong hợp đồng.
2.1.1 Chứng từ, tài khoản và thủ tục kế toán
- Hoá đơn GTGT (dùng trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), hoá đơn GTGT cần phải ghi rõ 3 chỉ tiêu: Giá bán chưa tính thuế GTGT, thuế GTGT và tổng giá thanh toán Mỗi hoá đơn được lập cho những sản phẩm, dịch vụ có cùng thuế suất.
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang sử dụng hoá đơn GTGT mẫu số : “01GTKT3/001”
- Phiếu thu tiền, giấy báo Có của ngân hàng.
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT3/001
Ngày 05 tháng 02 năm 2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM Hải Đăng Quang Địa chỉ: Số 4 ngách 39/3 Trung Kính-Trung Hòa-Cầu Giấy-Hà Nội
Số tài khoản: Điện thoại:
Tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty TNHH Vntechcon Địa chỉ: Số 299/66/53 Hoàng Mai-quận Hoàng Mai-Hà Nội
Hình thức thanh toán: Trả chậm
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 441.000đ
Tổng cộng tiền thanh toán: 4.851.000đ
Số tiền bằng chữ: Bốn triệu tám trăm năm mươi mốt nghìn đồng chẵn. Đơn vị: Công ty TNHH TM Hải Đăng Quang Mẫu số: 01 - TT
Ban hành theo quyết định số: 15/2006QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của BTC
PHIẾU THU Ngày 17 tháng 02 năm 2012 Quyển số:
- Họ tên người nộp tiền: Trần Công Luận
- Địa chỉ: Bộ phận kinh doanh
- Lý do nộp: Tiền bán hàng
- Số tiền: 4.851.000 đ viết bằng chữ: Bốn triệu tám trăm năm mươi mốt nghìn đồng chẵn
Kèm theo: chứng từ gốc
Kế toán trưởng Người lập phiếu
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Bốn triệu tám trăm năm mươi mốt nghìn đồng chẵn Ngày 17 tháng 02 năm 2012 Thủ quỹ ( Ký, họ tên )
2.1.1.2 Tài khoản sử dụng Để phản ánh các khoản liên quan đến doanh thu, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:
- TK 511: “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ kinh doanh.
- Nội dung và kết cấu của TK 511 như sau:
- TK này không có số dư cối kỳ
- Trong Công ty, tài khoản này có các tài khoản cấp 2 là:
- TK5111: “ Doanh thu bán hàng hoá”
- TK 5113: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- Để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng các tài khoản:
- TK 521: “ Chiết khấu thương mại”
- TK 531: “ Hàng bán bị trả lại”
- TK 532: “ Giảm giá hàng bán”
TK 511 “Doanh thu bán hàng”
- Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp
- Doanh thu bị triết khấu giảm giá và hàng bán bị trả lại trong kỳ
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quả
- Doanh thu bán hàng hoá, sản phẩm (doanh thu chưa có thuế đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp thuế khấu trừ và doanh thu có thuế đối với đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) trong kỳ
2.1.1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang Đối với mỗi phương thức bán hàng khác nhau quy trinh hạch toán doanh thu cũng khác nhau.
* Quy trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán buôn qua kho:
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT và thủ kho xuất hàng tại kho.Theo phương thức này Công ty giao hàng trực tiếp cho người mua tại kho Chứng từ bán hàng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT và là căn cứ để tính doanh thu
Khách hàng tiến hành đặt hàng thông qua nhân viên kinh doanh của Công ty Nhân viên kinh doanh sẽ lập hóa một bảng kê hàng hóa ( bảng kê hàng hóa được lập theo mẫu số: ) rồi chuyển đến phòng kế toán để nhân viên kế toán xác đinh phương pháp thanh toán và viết hóa đơn GTGT ( mẫu số: 1). Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: một bản lưu tại phòng kế toán, khách hàng cầm 2 liên xuống kho để làm thủ tục nhận hàng ( với trường hợp khách hàng nhận hàng trực tiếp tại kho ), tại đây thủ kho sẽ giữ lại một liên để thủ kho lập phiếu xuất kho ( phiếu xuất kho được lập theo mẫu số: 12) giao cho khách và là căn cứ để vào thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng chi tiết theo từng loại hàng hóa, một liên khách hàng giữ Hàng hóa sau khi giao nhận, hai bên bán và mua cùng ký biên bản bàn giao ( Biên bản bàn giao được lập theo mẫu số: 4).
Nếu khách hàng không nhận hàng trực tiếp tại kho thì nhân viên bán hàng sẽ cầm 2 liên hóa đơn GTGT xuống kho nhận hàng, tại đây thủ kho sẽ giữ lại 1 liên và giao hàng cho nhân viên bán hàng để chuyển tới khách hàng. Khi giao hàng, hai bên sẽ ký biên bàn giao ( biên bản bàn giao được lập thành
2 bản mỗi bên giữ một bản) và nhân viên bán hàng sẽ giao 1 liên hóa đơnGTGT cho khách hàng giữ.
Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hoá đơn lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về Sổ này có mẫu như sau:
Sổ theo dõi hoá đơn bán hàng (Trích)
Tháng 2 năm 2012 Đơn vị tính: đồng
Giá bán chưa có thuế GTGT
Việt Nam (trả chậm 10 ngày)
Công ty TNHH MTV Thăng Long ford
Bóng Metal 10 6.720.000 672.000 Công ty TNHH Dược phẩm Hisamitsu
Bóng Sodium 10 3.750.000 375.000 Công ty TNHH thương mại Thiên linh ( thanh toán ngay )
* Quy trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán:
Với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, tránh ứ đọng hàng hoá.
Sau khi nhận hàng từ kho của nhà cung cập, hàng hóa được chuyển tới cho khách hàng với chủng loại và số lượng theo đơn đặt hàng Khi hàng được chuyển tới cho khách và khách hàng chấp nhận mua, hàng được coi là đã được tiêu thụ, khi đó hai bên cùng ký biên bản bàn giao (mẫu số 4 ) Sau đó biên bản bàn giao được chuyển tới phòng kế toán để kế toán lập hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu.
Công ty TNHH TM Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Hải Đăng Quang Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hôm nay, ngày 08/02/2012 tại Công ty TNHH Roxy Việt Nam Địa chỉ: 83A-Lý thường kiệt - HN
Chúng tôi tiến hành giao nhận lô hàng: Bóng compact
I Bên A: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang
- Đại diện bên A: Hoàng Đình Trọng
II Bên B: Công ty TNHH Roxy Việt Nam
- Đại diện bên B: Phạm Thu Trang
Số lượng hàng giao nhận như sau:
STT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
1 Bóng Compact Bóng 980 Hàng giao theo hợp đồng số: 836 - 01/2012
* Quy trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ bán lẻ:
Kế toán khoản phải thu khác
Kế toán sử dụng các chứng từ sau:
-Biên bản giao nhận tài sản, cấp phát vốn, điều chuyển tài sản giữa các đơn vị cùng nội bộ.
-Giấy nhận nợ, thảo thuận vay mượn tạm thời tài sản, vật tư, tiền vốn, biên bản kiểm kê tài sản, biên bản xử lý tài sản mất, thiếu,…
Hoá đơn GTGT,phiếu thu, phiếu chi,…
Sổ chi tiết các khoản phải thu khác.
Sử dụng TK 138: Phải thu khác
Tài khoản cấp 2: _ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
_ TK 1382: Phải thu khác Nội dung và kết cấu:
Bên nợ: Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết, các khoản phải thu khác.
Phải thu của cá nhân, tập thể đối với tài sản thiếu đã xác định nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay.
Bên có: Kết chuyển giá tri tài sản thiếu theo quyết định ghi trong biên bản xử lý, số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác.
Số dư bên nợ: Giá trị tài sản thiếu chưa xử lý, các khoản nợ khác còn phải thu.
Sơ đồ 2:Sơ đồ hạch toán tổng hợp:
Kế toán giá vốn hàng bán
Giá bán của hàng hóa trong kỳ được tính theo theo giá thực tế đích danh Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó để đảm bảo tính chính xác
2.3.1 Chứng từ, tài khoản và thủ tục kế toán
- Hóa đơn các dịch vụ mua ngoài hoặc phiếu chi
Mẫu số: 12 Đơn vị: Công ty TNHH TM
Hải Đăng Quang Mẫu số
Mẫu số: 02 - VT Ban hành theo quyết định số: 15/2006QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của BTC
Họ tên người nhận hàng: Trần Công Luận Địa chỉ: Nhân viên kinh doanh
Lý do xuất kho: Xuất bán
STT Tên hàng hóa Mã số ĐVT
2.3.1.2 Tài khoản sử dụng: Để phản ánh giá vốn hàng bán kế toán sử dụng TK 632 Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
- Nội dung và kết cấu của TK 632 như sau:
TK632 “ Giá vốn hàng bán”
- Trị giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ
- Giá trị hàng bán bị trả lại
- Kết chuyển trị giá vốn hàng bán đã tiêu thụ vào
TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.3.1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi nhà cung cấp giao hàng tại kho của Công ty, kế toán và thủ kho sẽ ra kiểm tra số lượng hàng và quy cách hàng hóa có đúng theo đơn đặt hàng không Sau khi đã kiểm tra xong, thủ kho làm thủ tục nhập kho số hàng trên.
Số lượng và giá trị nhập kho được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT được ghi trên hóa đơn và chi phí vận chuyển ( nếu có ) của lô hàng Đây cũng chính là giá vốn của lô hàng này khi xuất bán Sau khi làm thủ tục nhập kho, thủ kho sẽ chuyển hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho lên phòng kế toán Khi này kế toán sẽ vào sổ chi tiết hàng hóa ( mẫu số: 15)
2.3.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Hàng hoá mà doanh nghiệp mua về nhập kho, xuất bán ngay… được mua từ nhiều nguồn, nhều nơi khác nhau, nên giá trị thực tế của chúng ở những thời điểm khác nhau thường là khác nhau Giá vốn hàng bán được tính theo công thức sau:
Giá vốn Giá mua ghi Chi phí
Hàng = trên hóa đơn + vận
Bán ( chưa có thuế GTGT ) chuyển
VD Xác định giá vốn của lô hàng bóng compact với số lương là 980 quyển mua và nhập kho ngày 03 tháng 02 năm 2012
- Giá mua ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT là: 3.704.000đ
- Chi phí vận chuyển là: 20.000đ
- Theo công thức trên giá vốn của lô hàng sẽ là:
- Kế toán tiến hành vào sổ chi tiết hàng hóa ( mẫu số: 15 )
Khi xuất bán lô hàng này cho Công ty TNHH Roxy Việt Nam vào ngày
05 tháng 02 năm 2012 và được chấp nhận thanh toán kế toán sẽ ghi bút toán phản ánh giá vốn như sau:
Có Tk 156: 3.724.000 Để theo dõi giá vốn hàng bán kế toán tiến hành ghi nhận vào các sổ chi tiết sau:
- Sổ theo dõi hóa đơn mua hàng ( Mẫu số : 13 )
- Sổ theo dõi chi phi thu mua ( Mẫu số: 14 )
Sổ theo dõi hoá đơn mua hàng (Trích)
Tháng 2 năm 2012 Đơn vị tính: đồng
Giá mua chưa có thuế GTGT
Thuế GTGT Ngày Số hiệu
Sổ theo dõi chi phí thu mua (Trích)
Tháng 2 năm 2012 Đơn vị tính: đồng
Ngày Số hiệu Nợ Có
1856 Chi phí vận chuyển lô hàng bóng Compact
1860 Chi phí vận chuyển Bóng
SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA
Năm 2012 Tài khoản: 156 Tên hàng hóa: Bóng Compact
TK đối ứng Đơn giá
SL TT SL TT SL TT
0170 27/2/2012 Hàng bán bị trả lại
Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào chỉ tiêu giá mua của hàng bán trên sổ chi tiết hàng hóa (Mẫu số: 15 ) làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản 632 ( mẫu số 16 ).
2.3.3 Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán
Căn cứ vào các chứng từ mua hàng, các sổ theo dõi hóa đơn mua hàng và sổ theo dõi chi phí thu mua hàng hóa… từ đó ghi giá trị hàng mua nhập kho vào sổ tài khoản 156 ( chi tiết cho từng loai) Giá trị nhập kho của lô hàng chính là giá vốn của lô hàng đó khi xuất bán Căn cứ vào tình hình nhập xuất hàng hóa trên các sổ chi tiết TK 156, kế toán xác định giá vốn của các lô hàng đã bán và tập hợp vào sổ cái TK 632 ( mẫu số: 16 ) Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Năm 2012 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán số hiệu: 632
5/2/12 GV lô hàng bóng Compact
27/2/12 GV lô hàng bóng Compact
Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Công ty trong kỳ.
2.4.1 Chứng từ, tài khoản và thủ tục kế toán
- Hóa đơn của các dịch vụ mua ngoài, hóa đơn mua vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng…
- Các chứng từ liên quan.
Mẫu số: 17 Đơn vị: Công ty TNHH TM
Mẫu số: 02 - TT Ban hành theo quyết định số: 15/2006QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của BTC
Ngày 05 tháng 02 năm 2012 Quyển số:
- Họ tên người nhận tiền: Trần Công Luận
- Địa chỉ: Nhân viên kinh doanh
- Lý do chi: Chi vận chuyển
- Số tiền: 50.000đ viết bằng chữ: Năm mươi nghìn đồng chẵn
- Kèm theo: Chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu ( Ký, họ tên, đóng dấu ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Năm mươi nghìn đồng chẵn
Ngày 05 tháng 02 năm 2012 Thủ quỹ Người nhận tiền
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )
- Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán sử dung tài khoản: TK641
- Nội dung và kết cấu của TK641:
TK641 không có số dư cuối kỳ và có các tài khoản cấp 2 như sau:
- TK6411- Chi phí nhân viên: Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT … của nhân viên bán hàng.
- TK6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng như vật liệu báo gói hàng hóa, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên…
- TK6413 - Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là loại chi phí dụng cụ như bàn ghế, máy tính cầm tay… phục vụ cho bán hàng.
- TK6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
2.4.1.3 Quy trình luân chuyển chứng từ:
- Luân chuyển chứng từ chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác cho bộ phận bán hàng:
TK 641 “Chi phí bán hàng”
- Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ - Các khoản giảm chi phí bán hàng trong kỳ
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 để xác định kết quả quả trong kỳ.
- Luân chuyển chứng từ chi phí vật liệu cho bộ phận bán hàng:
2.4.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Công ty không bán hàng qua các của hàng mà bán hàng ngay tại kho hoặc bán hàng theo phương thức vận chuyển có thaanh toán Nên chi phí bán hàng của Công ty không có chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân công mà chỉ có chi phí về vật liệu, dịch vụ mua ngoài và các khoản chi bằng tiền khác như: chi phí tiếp khách, giao dịch, chi phí quảng cáo, tiền công tác phí.
Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng kế toán tập hợp vào các sổ chi tiết sau:
- TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì
- TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài
- TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác
Các tài khoản này không có số dư
Trong quá trình bán lô hàng bóng Compact cho Công ty Roxy Việt Nam, có phát sinh chi phí bán hàng là chi phí vận chuyển với số tiền là: 50.000đ.
Khi đó căn cứ vào phiếu chi tiền kế toán tiến hành vào sổ chi tiết chi phí bán hàng TK6417.
Hóa đơn chứng từ thanh toán
Sổ chi tiết chi phí
Hóa đơn chứng từ mua vật liệu
Sổ tổng hợp vật liệu
Sổ chi tiết chi phí
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
5/2 1861 5/2 Chi phi vận chuyển lô hàng bóng tuýp
12/2 1868 12/2 Chi phí vận chuyển bóng huỳnh quang
22/2 1872 22/2 Chi vận chuyển bóng huỳnh quang
Khi các khoản chi phí bằng tiền khác phát sinh như : chi tiếp khách, chi công tác phí, chi phí quảng cáo, các khoản chi này sẽ được theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 6418 ( mẫu số 19 ).
Sổ chi tiết chi phí bán hàng
2.4.3 Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
* Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng
Căn cứ vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, kế toán tiến hành vào sổ tổng hợp chi phí bán hàng ( mẫu số 20 ) Cuối kỳ kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả.
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng số hiệu: 641
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI HẢI ĐĂNG QUANG
Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng phát triển
Lý luận và thực tiễn cho thấy, nền kinh tế càng phát triển thì những rủi ro trong kinh doanh càng lớn và dễ xảy ra Điều đó đòi hỏi công tác quản lý trong mỗi doanh nghiệp phải thực sự có hiệu quả đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đúng đắn kịp thời của mỗi quyết định đưa ra Chính vì vậy, kế toán đã và đang trở thành một công cuộc quản lý hữu hiệu đối với mỗi doanh nghiệp Ngày nay, kế toán không chỉ là công tác tính toán ghi chép thuần tuy về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn và tổng hợp thông tin một cách hợp lý, chính xác và kịp thời Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để các nhà quản lý lấy đó để làm cơ sở để đưa ra những quyết định thích hợp Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của công tác kế toán của doanh nghiệp
Trải qua nhiều năm xây dựng và phát triển, Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang đã đạt được những thành công nhất định. Công ty đã mở rộng được thị trường tiêu thụ, từng bước triển khai các giải pháp có hiệu quả, thiết lập được quan hệ với các bạn hàng, duy trì kinh doanh những mặt hàng đơn vị mình có thế mạnh, đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội, mở ra các mặt hàng mời và chú ý các hoạt động phối hợp trong nội bộ Trong những năm gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế t cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng với tiềm lực sẵn có của mình, Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn đảm bảo phát triển, kinh doanh ổn định. Một trong những nhân tố làm nên sự thành công của Công ty cũng như kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng.
Việc phân công lao động kế toán được đẩy mạnh và hoạt động đi dần vào hiệu quả Kế toán các phần hành và kế toán tổng hợp phối hợp nhịp nhàng và hỗ trợ lẫn nhau trong công tác kế toán Kế toán luôn đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác cho Ban giám đốc Đối với bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng, chi tiết về giá trị hàng xuất kho, phản ánh kịp thời chính xác về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, xác định kết quả bán hàng.
- Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu và quy định của Bộ tài chính Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp cả về số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như các yêu cầu của công tác quản lý chứng từ Các chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán, do vậy chứng từ được đánh giá theo trình tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo Việc kiểm tra này giúp phân loại, tổng hợp thông tin tài chính để ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Việc lập các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hoá bán ra nhìn chung là kịp thời, chấp hành đúng quy định của hệ thống kế toán Việt Nam. Các mẫu sổ kế toán sử dụng đơn giản cụ thể dễ ghi chép.
- Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên chính xác về tình hình biến động của hàng hoá trong Công ty tại mọi thời điểm Số hàng tồn kho được phản ánh trung thực để Phòng Kế toán nắm được và báo cáo lên Ban giám đốc và Phòng Kinh doanh để có kế hoạch nhập hàng hoặc tìm cách tiêu thụ hàng nhanh chóng hơn.
Về việc áp dụng khoa học kỹ thuật trong công tác kết toán, Công ty đưa máy vi tính vào sử dụng trong kế toán Phòng kế toán được trang bị 2 máy vi tính, các nhân viên kế toán đều có khả năng sử dụng được chương trình kế toán máy việc đưa máy vi tính vào sử dụng đã tạo điều kiện hoàn thiện hơn công tác kế toán ở Công ty đặc biệt là trong việc lưu trữ và cung cáp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, rõ ràng, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty
Mặc dù có nhiều ưu điểm trong công tác kế toán nói chung cũng như kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng nhưng nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang vẫn còn một số vấn đề cần hoàn thiện.
Về công tác tổ chức lao động kế toán, Công ty mới chỉ có 3 nhân viên kế toán để đảm nhiệm tất cả các phần hành kế toán nên đôi khi có sự chồng chéo trong công việc
Hiện nay Công ty mở các sổ chi tiết cho các TK 641, TK642 do vậy sẽ theo dõi được chi tiết từng khoản mục chi phí, nhưng theo em thấy các khoản mục chi phí này của Công ty là rất ít nên việc mở sổ chi tiết là không cần thiết.
Hiện nay, Công ty vẫn chưa lập dự phòng cho các khoản nợ khó đòi. Chính điều này làm mất vốn hoặc giảm lợi nhuận của Công ty Vì vậy để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, Công ty nên trích lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi.
Hoàn thiện kế toán bán hàng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là một yêu cầu thiết yếu Nhờ đó, những người quản lý có thể nhận được những thông tin kịp thời nhất, chính xác nhất, đầy đủ nhất và đưa ra được những quyết định kinh doanh đúng đắn nhất mang lại hiệu quả kinh doanh cao, ngày càng khẳng định được vị trí của Công ty trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh quyết liệt như hiện nay
Chế độ kế toán hiện nay được ban hành thống nhất cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân (ngoại trừ một số quy định riêng cho một số doanh nghiệp kinh doanh có tính chất đặc thù) Tuy vậy, trong quá trình áp dụng vào thực tiễn các doanh nghiệp thì chế độ kế toán còn nhiều điều bất cập và tính thống nhất hợp lý cũng như sự phù hợp đối với từng doanh nghiệp.
Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá phải đáp ứng những nhu cầu sau:
- Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nhiệm vụ của công tác kế toán đồng thời việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung cũng như kế toán bán hàng hoá nói riêng một cách hiệu quả, khoa học và tiết kiệm, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng
Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Hải Đăng Quang có ưu điểm là có bộ máy kế toán năng động, gọn nhẹ, tuy nhiên mặt trái của điều này là một người phải kiêm nhiều việc Hơn nữa cuối tháng công việc nhiều khiến cường độ làm việc lên rất cao, điều này làm cho nhân viên bị căng thẳng và hiệu quả công việc cũng theo đó mà giảm sút Vì vậy, theo em Công ty nên bổ sung thêm nhân viên kế toán để giảm bớt cường độ làm việc, tránh tình trạng mỗi nhân viên kế toán phải phụ trách quá nhiều phần hành kế toán, nhằm nâng cao chất lượng kế toán của Công ty
3.2.2 Về tài khoản sử dụng
Nợ phải thu khó đòi là các khoản phải thu mà vì một lý do nào đó người nợ không có khả năng thanh toán đúng kỳ hạn và đầy đủ trong năm kế hoạch Do Công ty thực hiện nhiều phương thức thanh toán: thanh toán ngay, thanh toán trả chậm… nên rất dễ xảy ra tình trạng thu hồi nợ chậm hoặc vì lý do nào đó mà Công ty không thu hồi được khoản nợ đó Vì vậy để đảm nguyên tắc trận trọng trong kế toán thì kế toán phải trích trước các khoản dự phòng cho khoản nợ có thể không thu hồi được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, tránh trường hợp nợ không đòi được trong kỳ lớn sẽ làm ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Hiện nay Công ty vẫn chư lập dự phòng phải thu khó đòi, vì vậy để đảm bảo nguyên tắc thận trong Công ty nên trích lập dự phòng cho các khoản phải thu này và theo dõi trên TK 139
Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo tài chính Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi phải tuân theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.
Căn cứ vào số dự phòng còn lại trên số dư của TK 139 so với số dự phòng cần phải trích lập cho năm tiếp theo.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì Công ty phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm sau với số dư dự phòng đã trích lập năm trước, bút toán ghi sổ:
Nợ TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp.”
Có TK 139: “Dự phòng phải thu khó đòi”
Nếu số dự phòng phải trích năm sau thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì Công ty phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dư dự phòng phải trích lập cho năm sau.
Nợ TK 139: “Dự phòng phải thu khó đòi”
Có TK 642: “CPQLDN (hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi)”
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được, được phép xoá nợ Công ty hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 139: “Số nợ xoá sổ đã được lập dự phòng”
Nợ TK 642: “Số nợ xoá sổ chưa được lập dự phòng”
Có TK 131: “Số nợ phải thu của khách hàng được xoá”
Có TK 138: “Số nợ phải thu của khách hàng chưa được xoá” Đồng thời ghi: Nợ TK 004: “Nợ khó đòi đã xử lý”
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xoá nợ, Công ty vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biệp pháp thu hồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, Công ty hạch toán vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Có TK 711: Thu nhập khác. Đồng thời ghi Có TK 004: Số nợ được thu hồi.
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Hiện nay hệ thống chứng từ của Công ty sử dụng còn ít và không thích ứng được với sự phát triển cảu Công ty trong tương lai.
Công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán nên các khoản chi phí vận chuyển cho hoạt động bán hàng xuất hiện thường xuyên Thông thường nhân viên kinh doanh sẽ tạm chi sau đó mang hóa đơn về thanh toán Theo em thấy như vậy là chưa hợp lý, Công ty nên sử dụng giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán thanh toán tam ứng theo mẫu sau:
Mẫu số: 21 Đơn vị: Công ty TNHH TM
Giấy đề nghị tạm ứng
- Họ tên người để nghị:
- Số tiền: viết bằng chữ:
Ngày tháng năm Ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Người lập
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên)
Mẫu số: 22 Đơn vị: Công ty TNHH TM
Giấy thanh toán tạm ứng
- Số tiền: viết bằng chữ:
Ngày tháng năm Ngày tháng năm Người nhận Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Giấy đề nghị tạm ứng:
- Giấy thanh toán tạm ứng:
Giấy để nghị tạm ứng Kế toán tiền mặt
Người tạm ứng Chứng từ thanh toán
Sổ chi tiết nghiệp vụ tạm ứng
Giấy thanh toán tạm ứng
Sổ chi tiết nghiệp vụ tạm ứng
Kế toán phần hành Người tạm ứng khác
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết
Việc ghi sổ kế toán tại Công ty còn có nhiều điểm chưa hợp lý.
- Về theo dõi chi phí bán hàng: Công ty có mở các sổ chi tiết theo từng lọi chi phí để theo dõi nhưng các khoản chi phí này là không nhiều vì vậy việc mở các sổ chi tiết nầy là không cần thiết Theo em, Công chỉ cần mở sổ “ theo dõi chi phí bán” và giữ nguyên sổ tổng hợp TK 641
Sổ theo dõi chi phí bán hàng
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Ngày Số hiệu Nợ Có
- Về sổ nhật ký bán hàng: còn có nhược điểm là mới chỉ thể hiện được tổng tiền hàng trên mỗi hoá đơn mà chưa thể hiện được đơn giá, số lượng tứng lần bán hàng trong đó Theo em, kế toán Công ty nên sử dụng thêm sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau:
Sổ chi tiết bán hàng
Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: Đồng
Diễn giải TK đối ứng Đơn vị tính
Thành tiền Thuế Ngày Số hiệu GTGT
3.2.5 Về báo cáo kế toán liên quan
Hàng quý, kế toán mới chỉ lập báo cáo kết quả kinh doanh của riêng quý đó Điều này chưa thể hiện được tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty là tốt lên hay kém đi, theo em kế toán nên lập thêm một bảng so sánh kết quả kinh doanh của 2 quý liên tiếp và đưa thêm cột chênh lệch giữa 2 quý để tiện so sánh
Báo cáo kết quả kinh doanh
( Quý 2 ) Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu Quý 2 Quý 1 Chênh lệch
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu hoạt động tài chính
7 Chi phí tài chính ( chi phí lãi vay )
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
15 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
