ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D tuy là một Doanh nghiệp trẻ nhưng hiện nay đã được nhiều người biết đến với các sản phẩm trong ngành may mặc và đặc biệt là các sản phẩm ưu việt cho gia đình, với mạng lưới phân phối trải dài, các sản phẩm mà DN cung cấp đã dần chiếm lĩnh được thị trường trong nước Với mục tiêu phục vụ tốt thị trường nội địa và vươn ra thị trường nước ngoài, DN đã và đang nâng cao tổ chức các hoạt động bán hàng: từ tìm kiếm thị trường, nghiêm cứu sản phẩm, tăng thêm danh mục sản phẩm đến việc mở rộng kênh phân phối, đầu tư cho quảng cáo…Chính vì vậy, trong những năm gần đây doanh số, lợi nhuận của DN không ngừng tăng trưởng, đó là những nỗ lực không ngừng nghỉ của toàn DN nói chung và bộ phận bán hàng nói riêng đã đem lại.
1.1.1 Danh mục hàng bán của công ty TNHH Minh Hương P.N.D.
Danh mục các mặt hàng của Công ty ngày càng được đa dạng hóa, phục vụ hữu ích cho nhu cầu của người tiêu dùng Trong đó các sản phẩm phục vụ cho nhu cầu gia đình là chiếm ưu thế hơn cả, bên cạnh đó trang thiết bị bảo hộ lao động phục vụ ngành xây dựng vẫn đang từng bước được cải tiến và nâng cao.
* Phân phối các loại Vải :
+ Vải Cotton ( có gân hoặc hoa văn )
+ Vải Voan phi in bông
+ Vải Xô gãy in bông
* Kinh doanh hàng may sẵn, giầy dép chủ yếu cho mẹ và các bé ; thời trang công sở nữ : Đây là xu hướng phát triến sản phẩm chính của công ty vì đây là những khách hàng luôn có nhu cầu cao về quần áo, giầy dép Họ luôn cảm thấy không đủ với những gì mình có, luôn chạy theo xu hướng của thị trường Với kiểu dáng, màu sắc phong phú trong từng loại sản phẩm nên công ty đã thu hút được một lượng lớn khách hàng :
+ Quần áo sơ sinh, tã giấy
+ Các loại bỉm : bỉm Pamper, bỉm Huggies, bỉm Bobby, bỉm Merriess
+ Quần áo, váy cho trẻ từ 1 - 6 tuối
+ Quần áo, váy cho các bà bầu
+ Bộ đồ ở nhà: bộ cộc, bộ lửng, bộ dài
* Kinh doanh các loại sữa và các thực phẩm về sữa, thực phẩm chế biến + Các loại sữa bầu: Simlilac Mom, Anmum, Enfa mama, Friso…
+ Các loại sữa cho trẻ : XO, Abbott, Nan, Vinamilk, Gallia, Nutifood,
+ Các loại sữa cho người tiểu đường: sữa bột Glucerna, sữa bột đậu nành,… + Các sản phẩm từ sữa: váng sữa, cà phê Collagen sữa, sữa non,….
* Kinh doanh đồ dùng khác cho gia đình :
+ Túi du lịch, túi đựng đồ thể thao,….
+ Móc phơi quần áo, giá đựng quần áo, cây phơi,…
+ Cây lau nhà, tấm lót chân, tấm sillicon lót bồn rửa mặt, bàn chải, cọ nhà vệ sinh,
+ Các loại nước cọ rửa nhà vệ sinh, lau nhà, lau bếp, lau kính,…
+ Bột giặt, nước xả Vải, nước xịt phòng, các loại sáp để tủ,…
* Kinh doanh trang thiết bị bảo hộ lao động :
+ Quần áo chịu nhiệt, quần áo chống hoá chất Lakeland
+ Thang nhôm rút và các loại thang cách điện
+ Mũ an toàn Bullard, nón an toàn có lỗ thông hơi Safetyware
Nhìn chung hệ thống danh mục sản phẩm của DN thiên nhiều về may mặc, các sản phẩm trang thiết bị bảo hộ lao động về mảng xây dựng chưa phát triển được nhiều Trong năm những năm tới, DN sẽ chú trọng hơn nữa trong mảng xây dựng để phục vụ nhiều hơn nữa các công trình, dự án xây dựng, tạo đà tăng doanh số cho Công ty
1.1.2 Thị trường của công ty TNHH Minh Hương P.N.D.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh công tác tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, tiêu thụ sản phẩm là cầu nối trung gian giữa DN và người tiêu dùng, với Công ty TNHH Minh Hương P.N.D, thì kênh phân phối sản phẩm đã được xây dựng như sau:
- Xây dựng kênh phân phối độc quyền tại một địa bàn nhất định theo từng dòng sản phẩm để phát huy thế mạnh của nhà phân phối.
- Tiêu thụ thông qua hệ thống trung gian là các đại lý bán buôn, bán lẻ.
- Phục vụ các công ty có nhu cầu may đồng phục.
- Phục vụ trang thiết bị bảo hộ lao động cho các công trình xây dựng, công trình khoan.
Sản phẩm của Công ty có mặt tại tất cả các huyện trong tỉnh Thanh Hóa, Ninh Bình, Hà Nam, Hà Nội, Hưng Yên, Hải Dương, Quảng Ninh, Nghệ An, Hà Tĩnh, Yên Bái, Tuyên Quang, Thái Nguyên, Phú Thọ…
Nhờ có hệ thống danh mục sản phẩm đa dạng phong phú, chất lượng cao và ổn định cùng với hệ thống các kênh phân phối phù hợp nên thị trường tiêu thụ của
DN ngày càng được mở rộng, từ các huyện của tỉnh Thanh Hóa đã đi vào các tỉnh miền trong và các tỉnh phía bắc Tuy nhiên, DN vẫn cần phải không ngừng nỗ lực để mở rộng thị trường hơn nữa
1.1.3 Phương thức bán hàng của công ty TNHH Minh Hương P.N.D.
Tại Công ty TNHH Minh Hương, với mỗi loại mặt hàng thì phương thức bán hàng được chọn lựa phù hợp với đặc điểm của thị trường tiêu thụ mặt hàng đó, chính vì vậy mà có nhiều phương thức bán hàng cùng song song tồn tại và phát huy được thế mạnh của từng phương thức Chính vì vậy DN áp dụng hai phương thức là bán buôn và đại lý, kí gửi.
* Đối với khâu bán buôn: Gồm có hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho
- Bán buôn qua kho: Tức là DN từ kho để bán cho các cá nhân và DN khác trong đó có hai phương thức cụ thể như sau
+ Bán buôn giao hàng tại kho của Công ty ( bán trực tiếp qua kho ) :
Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã kí kết, DN xuất hàng từ kho để giao trực tiếp cho người mua, do bên mua cử đại diện của mình đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty và người mua chịu trách nhiệm chuyển hàng về kho của mình Khi nhận hàng xong người nhận ký và xác nhận vào hóa đơn bán hàng ( hóa đơn GTGT ) do Công ty lập ra và hàng hóa đó được xác định là đã tiêu thụ Còn việc thanh toán tiền bán hàng với bên mua tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
+ Bán buôn giao hàng tại kho bên bán ( phương thức chuyển hàng ) : Theo hình thức này Công ty xuất kho hàng hóa và những phương tiện vận tải của mình hoặc nhờ cơ quan vận tại để chuyển hàng hóa giao tại kho bên mua theo hợp đồng đã kí Khi đó hàng xuất kho chưa được xác định ngay là tiêu thụ ( vẫn thuộc quyền sở hữu của DN ) khi nào bên mua xác định là đã nhận được hàng, được người mua chấp nhận thanh toán thì mới chuyển quyền sở hữu và DN coi thời điểm hàng gửi đi là được tiêu thụ.
- Bán buôn không qua kho ( bán buôn vận chuyển thẳng ) theo phương thức này DN mua hàng của bên mua cấp bán thẳng cho người mua theo hợp đồng, như ở trường hợp này nghiệp vụ mua hàng và bán xảy ra đồng thời ( hàng không qua kho của DN ), DN vừa thanh toán với người bán vừa thanh toán với người mua, hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của DN, còn việc thanh toán tiền hàng với bên mua tùy thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên.
* Đối với phương thức bán hàng qua đại lý kí gửi
Công ty TNHH Minh Hương có một hệ thống các đại lý phân phối các sản phẩm rộng rãi trên các miền của Tổ quốc Hình thức bán hàng qua đại lý rất phù hợp trong việc chuyển sản phẩm của mình đến tận tay người tiêu dùng Số lượng đại lý gia tăng ảnh hưởng lớn đến việc tăng doanh thu cho DN, do những đặc trưng về thị trường phân tán nên DN áp dụng phương thức bán hàng này là phù hợp nhất.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
THỦ TỤC CHỨNG TỪ
2.1.1 Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng
Các chứng từ bán hàng mà công ty sử dụng:
+ Biên lai thu tiền mặt
Và Các chứng từ liên quan
Biểu số 2.1: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTGT – 3LL
Ngày 5/3/2012 Số: 0176 Đơn vị bán: Công ty TNHH Minh Hương P.N.D Địa chỉ: Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
Mã số thuế khách hàng: 010658074
Họ tên người mua: Nguyễn Như Bình
Tên đơn vị: Công ty TNHH Mai Nhi Địa chỉ: Đống Đa – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản qua ngân hàng
Mã số: 0101086275 ĐVT: đồng STT Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất thuế GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 17.360.000
Tổng cộng tiền thanh toán 190.960.000
( Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn)
( Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng ( Ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.2.: Gíây báo có
Khách hàng: công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Mã số thuế khách hàng: 010658074 Địa chỉ: Số 2S, đường Hoàng Hoa Thám, phường Thụy Khuê, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.
Chúng tôi xin thông báo đã ghi có vào tài khoản của quý khách số tiền
Số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn
Trích yếu: Công ty TNHH Mai Nhi thanh toán tiền hàng
Lập phiếu Kiểm soát Kế toán trưởng
Quy trình luân chuyển chứng từ trong trường hợp bán hàng có thu tiền mặt, nghiệp vụ bán hàng là thường xuyên, có lập phiếu xuất kho riêng
Bước 1: Có thể là người mua hoặc DN ( bộ phận bán hàng hoặc người vận chuyển ) sẽ đề nghị xuất hàng
Bước 2: Phó giám đốc kinh doanh hoặc kế toán trưởng Công ty sẽ ký duyệt lệnh bán dưới các hình thức: ký kết hợp đồng, ký duyệt phiếu đặt hàng, đặt thu mua…
Bước 3: Cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho, cán bộ kinh doanh xuất hóa đơn.
Bước 4: Làm thủ tục thu tiền, kế toán lập phiếu thu.
Bước 5: Người nộp tiền nộp vào quỹ cho thủ quỹ ( xác nhận số tiền và đóng dấu vào hóa đơn xác nhận đã nộp tiền)
Bước 6: Thủ kho xuất hàng: ghi thực xuất và người nhận hàng kí chứng từ nhận hàng
Bước 7: Kế toán luân chuyển ghi sổ hoàn tất thông tin trên giấy tờ
Bước 8: Kế toán ký duyệt hóa đơn và phiếu xuất kho
Bước 9: Chứng từ được đưa đến bộ phận bảo quản, lưu trữ và hủy theo quy định.
Trong trường hợp như trên tuy nhiên hàng bán chưa thu tiền ngay thì không có các bước thủ tục thu tiền mặt
* Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu
Sổ chi tiết bán hàng ( mã số S35 – DN ) mở theo từng sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ đã bán hoặc đã cung cấp được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán.
Biểu số 2.3: Sổ chi tiết bán hàng: Vải cotton
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên hàng: Vải cotton Tháng 03 năm 2012 Đvt: Đồng
Doanh thu Các khoản giảm trừ
Số lượng (Kg) Đơn giá
TNHH Kim Nam 131 2.300 5.600 12.880.000 Cộng số phát sinh X 18.300 X 102.480.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
2.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Chứng từ kế toán bao gồm:
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý ( mẫu 04HDL – 3LL)
+ Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT )
+ Hóa đơn GTGT ( mẫu 01GTKT – 3LL )
+ Hóa đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02GTTT – 3LL )
Tại Công ty khi mua hàng thường mua với số lượng nhiều và ổn định, các chi phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng cũng khá lớn, bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí chuyển tiền, phí lưu kho, lưu bãi…Chi phí mua hàng phát sinh liên quan đến lô hàng nào thì tính luôn vào giá trị của lô hàng đó, khi nhập hàng về kế toán sẽ phân bổ chi phí mua hàng cho từng bao hàng.
Giá trị nhập kho = Giá mua hàng + Chi phí thu mua phân bổ
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi nhận giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước(FIFO) Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ vào giá nhập, thời gian nhập trên sổ chi tiết sản phẩm, hàng hóa để xác định giá vốn của hàng xuất bán ra.
Biểu số 2.4 Hợp đồng đại lý
Công ty TNHH Minh Hương P.N
Thụy Khuê - Tây Hồ - Hà Nội
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
(V/v: Phát triển và phân phối sản phẩm)
- Căn cứ bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 được Quốc hội nước CHXHCNVN thông qua ngày 14/6/2005;
- Căn cứ các quy định của Pháp luật có liên quan;
- Căn cứ nhu cầu thực tế và năng lực triển khai của các bên,
Hôm nay, ngày tháng năm 2013, tại Công Ty TNHH Minh Hương P.N.D, chúng tôi gồm:
BÊN A: CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
(DƯỚI ĐÂY GỌI LÀ BÊN A)
Mã số doanh nghiệp số : 0102245640 do sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp lần đầu ngày 08/5/2005. Địa chỉ: Số 2S - đường Hoàng Hoa Thám - phường Thụy Khuê - Quận Tây
Hồ - Thành phố Hà Nội Điện thoại : 0437737320
Tại Ngân hàng: Ngân hàng HABUBANK – Chi nhánh Thành Công
Mã số thuế : 010658074 Đại diện : Ông Nguyễn Văn Dân.
BÊN B: Địa chỉ: Điện thoại: - Fax:
Tại Ngân hàng – Chi nhánh
Các bên đã cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng đại lý với các nội dung sau: ĐIỀU 1: KHÁI NIỆM VÀ THUẬT NGỮ
“Hợp đồng đại lý” là sự thỏa thuận giữa bên A và bên B, theo đó bên B nhân danh chính mình để thực hiện phân phối, bán các sản phẩm của bên A tới khách hàng được hưởng chiết khấu.
“Đại lý” được nhắc tới trong hợp đồng này là hình thức đại lý phân phối mà bên B được bên A giao thực hiện việc phân phối các sản phẩm tới khách hàng.
“Sản phẩm của bên A”: là các sản phẩm được sản xuất hoặc cung cấp bởi bên A
“Chi phí phân phối sản phẩm ” là số tiền Bên B được hưởng do thực hiện phân phối các sản phẩm do bên A cung cấp Mức chi phí do Bên A quy định và có thể thay đổi tại từng thời kỳ.
Số dư tài khoản: Việt Nam đồng.
Sự kiện bất khả kháng: là tất cả các tình huống và sự kiện vượt ra ngoài khả năng kiểm soát của các bên bao gồm nhưng không giới hạn ở thiên tai, bạo loạn, chiến tranh, các quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền làm ảnh hưởng tới việc không thực hiện hoặc chậm trễ trong việc thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng của các bên. ĐIỀU 2: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
- Bên B nhận làm đơn vị phát triển và phân phối sản phẩm cho Bên A
- Bên A đồng ý cho Bên B làm đại lý phát triển và phân phối sản phẩm tại thị trường của bên B hướng tới. ĐIỀU 3: CHI PHÍ PHÂN PHỐI DỊCH VỤ
Mức chi phí phân phối mà bên B nhận được sẽ được bên A xác định và thanh toán căn cứ vào chính sách hoa hồng của bên A từng thời điểm. ĐIỀU 4: QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
4.1 Quyền và trách nhiệm của Bên A:
Bên A đồng ý cho Bên B đứng ra đại diện cho Bên A phân phối, phát triển và phân phối sản phẩm.
Yêu cầu bên B thanh toán các khoản tiền phí dịch vụ đúng thời hạn.
Yêu cầu bên B phối hợp thực hiện và tuân thủ các quy định đối với các chương trình, tổng hợp thông tin khách hàng có liên quan đến sản phẩm của bên A.
Thanh toán đầy đủ chi phí phân phối cho bên B;
Hỗ trợ các hoạt động xúc tiến tiếp thị về các thông tin như hình ảnh sản phẩm, địa chỉ, thông tin liên hệ, do Bên B cung cấp Những hoạt động hỗ trợ này nhằm mục đích thúc đẩy hoạt động bán hàng của Bên B, tạo thuận lợi cho việc tiếp cận khách hàng tiềm năng, tăng cường nhận diện thương hiệu và thúc đẩy doanh số.
4.2 Quyền và trách nhiệm của Bên B:
Được hưởng chi phí phân phối như theo quy định trong chính sách hoa hồng của bên A
Bên B có quyền phát triển và phân phối dịch vụ giá trị gia tăng.
Yêu cầu Bên A hướng dẫn nghiệp vụ và hỗ trợ giải quyết các khiếu nại của khách hàng phục vụ công việc bán hàng.
Trong mọi trường hợp không được tiết lộ bí mật kinh doanh của Bên
A và bí mật thông tin của khách hàng;
Thanh toán các khoản thuế, phí, lệ phí liên quan đến hoạt động của mình
Thông báo cho bên A những thông tin phản hồi, khiếu nại liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của bên A có biện pháp điều chỉnh thích hợp nhắm đáp ứng nhu cầu của bên B ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN CHUNG
5.1 Hợp đồng có hiệu lực trong vòng 12 (mười hai) tháng kể từ ngày được hai bên ký Và tự động gia hạn kỳ tiếp theo (12 tháng tiếp) theo nếu cả hai bên không đưa ra yêu cầu thanh lý hợp đồng.
5.2 Khi có tranh chấp xảy ra, hai bên sẽ cùng bàn bạc, thỏa thuận giải quyết trên cơ sở các bên cùng có lợi, trong trường hợp không thể thương lượng được thì vụ việc được đưa ra Toà Kinh tế giải quyết, quyết định của Toà án buộc Bên vi phạm bồi thường thiệt hại, các chi phí giải quyết tranh chấp.
5.3 Hợp đồng này có hiệu lực trong thời gian 12 tháng kể từ ngày ký và tự động được gia hạn thêm 12 tháng nếu một trong hai bên không đưa ra yêu cầu thanh lý hợp đồng.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠICÔNG TY
Ưu điểm
Trong điều kiện khắc nghiệt của cơ chế thị trường công ty đã đứng vững và ngày càng khẳng định vai trò của mình trong sản xuất kinh doanh các mặt hàng phục vụ nhu cầu trong và ngoài tỉnh, ngoài ra còn mở rộng sản xuất kinh doanh hàng xuất khẩu ra nước ngoài Với hình thức, phương thức sản xuất kinh doanh đa dạng phong phú, nhằm tạo ra hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng cao ( năm sau cao hơn năm trước ), đảm bảo đời sống ổn định cho người lao động trong toàn công ty Để bảo quản tốt sản phẩm hàng hóa công ty có một hệ thống kho tốt để bảo quản Hệ thống kho được bố trí một cách hợp lý,việc tổ chức theo dõi tình hình xuất nhập kho khá chặt chẽ, có sự kết hợp giữa các kho, phòng tiêu thụ, phòng kế toán đảm bảo việc hạch toán chính xác về mặt số lượng cũng như về mặt giá trị của hàng hóa Đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng kế toán, các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Hình thức kế toán Nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm sản xuất của Công ty Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập – xuất hàng hoá diễn ra thường xuyên liên tục ở công ty Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng, hệ thống tài khoản thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Để phục vụ cho công tác kế toán, các nhân viên trong phòng kế toán đều sử dụng thành thạo máy vi tính và mọi công tác kế toán đều được thực hiện trên máy.
Kế toán bán hàng của công ty được tổ chức một cách linh hoạt, đơn giản,hợp lý, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty Các phòng nghiệp vụ, chức ty chỉ áp dụng hai phuơng thức bán hàng nhưng vẫn đảm bảo tính chắc chắn trong thanh toán.
Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến bán hàng được sử dụng đầy đủ đúng chế độ chứng từ kế toán nhà nước Trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện hạch toán đúng, đủ, kịp thời quá trình bán hàng.
Hệ thống sổ sách kế toán được áp dụng tương đối đầy đủ và khoa học tạo điều kiện cho việc cập nhập và ghi chép phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ đảm bảo tính chính xác doanh thu hàng tháng Từ đó xác định kết quả và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước.
Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác, giúp cho ban lãnh đạo công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào, có cần thay đổi phương thức bán hàng không.
Công ty thường xuyên tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác ở các đơn vị nội bộ công ty nhằm phát hiện kịp thời những khuyết điểm tồn tại của kế toán đơn vị trực thuộc để kế toán đơn vị thực hiện đúng, đầy đủ, thống nhất trong toàn công ty.
Nhược điểm
Với mô hình của công ty tương đối lớn, sự quản lý chỉ đạo của Công ty hiện nay việc bán hàng nội bộ còn rất nhiều hạn chế, trách nhiệm thanh toán khi nhận hàng hoá của công ty giao để bán còn chậm chưa nghiêm túc, nhiều đơn vị còn mang tính ỷ lại, trông chờ Quản lý chỉ đạo nguồn hàng kinh doanh chưa có sự thống nhất cao dẫn đến nhiều đơn vị trong cùng công ty khai thác cùng nguồn hàng, bán cho cùng một khách hàng, giá cả có sự cạnh tranh, hiệu quả kinh doanh chưa cao.
Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách hàng đến mua và thanh toán ngay, công ty còn có những khách hàng sau.Điều đó khiến cho nhân viên kế toán phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản lớn của mình đang trong quá trình thanh toán Công ty đã tìm ra và hoàn thiện các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ Tuy nhiên, công ty vẫn không thể không tránh khỏi việc không đòi được nợ, điều này đặt cho ban lãnh đạo công ty là cần phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Về công tác dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hiện nay công ty chưa tiến hành hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.Mặc dù giá cả sản phẩm của công ty ít biến động trên thị trường nhưng việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng mang lại những lợi ích nhất định Nó giúp công ty có được những thông tin chính xác về mặt giá trị thực của sản phẩm ( giá trị thuần ) và chủ động hơn về mặt tài chính.
Về chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại: Hiện nay, công ty chưa có cách chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho những khách mua hàng với số lượng lớn, chưa áp dụng một số biện pháp thúc đẩy tiêu thụ rất hữu hiệu là chiết khấu thanh toán cho những khoản thanh toán trước thời hạn, điều này không những làm cho hiệu quả kinh doanh giảm đi do không thúc đẩy được bán hàng mà còn làm cho doanh nghiệp thường hay bị chiếm dụng vốn.
Phương hướng hoàn thiện
hợp lý khoa học là một trong những yêu cầu cơ bản trong quản lý kinh tế ở doanh nghiệp thương mại, muốn vậy cần phải:
+ Đảm bảo nguyên tắc chung trong công tác tổ chức như: Thống nhất tập trung dân chủ và tính độc lập tương đối trong phạm vi nghành cũng như trong phạm vi doanh nghiệp Tính thống nhất sẽ đảm bảo thu thập thông tin, tài liệu, số liệu đồng bộ kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, phương pháp hạch toán sử dụng mẫu biểu, tập hợp số liệu Sự thống nhất này được biểu hiện dưới hình thức tập trung dân chủ nhằm điều khiển chỉ đạo và thực hiện tốt mọi mặt công tác kế toán Song đối với đơn vị trực thuộc cần có tính tương đối, nhằm phát huy tính chủ động sáng tạo và quyền bình đẳng trong quản lý kinh doanh.
+ Đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa ba loại hình hạch toán ( hạch toán kế toán, thống kê, nghiệp vụ) xây dựng tổ chức tốt ngay từ đầu hạch toán nghiệp vụ là cơ sở quan trọng giúp hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư tiền vốn trong quá trình kinh doanh.
+ Đảm bảo tổ chức hạch toán đơn giản rõ ràng, phân trách nhiệm hợp lý khoa học áp dụng phương pháp hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán
+ Đảm bảo phù hợp với đặc điểm và nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên sự thực hiện những chính sách kinh tế tài chính của nhà nước.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MINH HƯƠNG P.N.D
3.2.1 Về công tác quản lý bán hàng.
Quá trình bán hàng của công ty cần phải được tính toán khoa học, cân nhắc căn cứ vào tiềm tàng sẵn có như vốn, mạng lưới tiêu thụ, đồng thời làm tốt công tácMarkettinh trong kinh doanh, giá bán phải linh hoạt trong từng thời điểm, có chính sách khuyến mại, thưởng hợp lý nhằm kích thích khách hàng tiêu thụ hàng hoá thường xuyên cho công ty, có như vậy công ty mới có một thị trường tiêu thụ hàng hoá một cách vững bền, lâu dài và sâu rộng Mục tiêu của việc xác định kế hoạch là vụ….Trong điều kiện mới điều này cần quan tâm hơn vì nó giúp công ty sử dụng vốn linh hoạt tránh được tồn đọng hàng hoá Trên cơ sở đó mà cần phải đẩy mạnh phương thức bán hàng chuyển thẳng, giảm được chi phí vận chuyển, kho bãi…
Cần tách rời nghiệp vụ giao hàng và nghiệp vụ thu tiền hàng của khách ở thủ kho, thực hiện thống nhất việc bán hàng qua kho theo đúng trình tự chế độ quy định Người mua đề nghị mua hàng kế toán trưởng lập hoá đơn GTGT, lập phiếu thu sau đó có sự kiểm duyệt của kế toán trưởng và Giám đốc công ty, thủ quỹ căn cứ phiếu thu, thu tiền nhập quỹ, thủ kho căn cứ phiếu xuất kho xuất hàng giao cho khách Nhằm tăng cường công tác đối chiếu nội bộ, giảm bớt sự nhầm lẫn cho thủ kho, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tiền hàng một cách chặt chẽ đúng chế độ.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các DN ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính để từ đó chi tiết hóa các tài khoản dựa trên cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh của
DN Đối với các tài khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, tài khoản “ giá vốn hàng bán” hiện nay DN đang chi tiết hóa theo từng dòng sản phẩm hàng hóa và dịch vụ bán ra Điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty, Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng, nên không thể chi tiết 2 tài khoản này theo từng loại mặt hàng như thế sẽ quá nhỏ lẻ, mà đặc điểm của các sản phẩm của Công ty là được chia thành dòng sản phẩm, mỗi dòng bao gồm 1 số sản phẩm với đặc trưng riêng Nhưng có một vấn đề phát sinh khi hạch toán các tài khoản này là kế toán sẽ rất khó nhớ số hiệu các tài khoản và định khoản các nghiệp vụ phát sinh vào máy một cách chính xác Vì vậy, theo em Công ty nên mã hóa các tài khoản này theo cách như sau: dùng các chữ cái viết tắt tên dòng sản phẩm hàng hóa dịch vụ cung cấp thay thế cho các con số khi phân cấp tài khoản cấp tài khoản cấp 3 Điều này sẽ giúp kế toán dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng các tài khoản. ký hiệu “ Vải voan ”
Tương tự với TK 5111-02: “ Doanh thu bán Vải ren ” có thể thay thế số 02 bằng ký hiệu “ Vải ren ”.
Từ đó, ta có thể sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết mới được khái quát trên bảng 3.1 để thay thế cho hệ thống tài khoản ban đầu
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5111 Doanh thu bán hàng hóa
5111-VV Doanh thu bán Vải voan 5111-VR Doanh thu bán Vải ren
5112 Doanh thu bán thành phẩm
5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
6321 Giá vốn bán hàng hóa
6321-VV Giá vốn bán hàng Vải voan 6321-VR Giá vốn bán hàng Vải ren
6323-NVL Giá vốn NVL trực tiếp 6323-NC Giá vốn nhân công trực tiếp 6323-SXC Giá vốn chi phí sản xuất chung
6324 Giá vốn cung cấp dịch vụ
6324-NVL Giá vốn NVL trực tiếp 6324-NC Giá vốn NC trực tiếp 6324-SXC Giá vốn chi phí sản xuất chung
Một vấn đề đã đề cập ở trên là việc hạch toán chi phí mua hàng: Công ty cần bổ sung thêm tài khoản 1562 – chi phí thu mua và Tài khoản 6321 - chi phí mua hàng Vì vậy thay vì mỗi lần phát sinh chi phí thu mua kế toán hạch toán luôn vào
TK 156 và phân bổ luôn cho hàng mua thì kế toán sẽ tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vào TK 1562, sau đó cuối tháng căn cứ vào mỗi nghiệp vụ bán hàng kế toán phân bổ chi phí mua hàng cho lô hàng được bán ra đó và kết chuyển sang TK 6322 Chi phí mua hàng được phân bổ theo công thức sau:
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ
+ Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Giá mua hàng bán ra trong kỳ xuất trong kỳ + hóa tồn cuối kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ
= Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ
Kế toán hạch toán theo quy trình sau:
Bút toán 1: Phản ánh tập hợp chi phí mua hàng
Nợ TK 1562 – chi phí mua hàng
Có TK 131- Phải thu khách hàng Bút toán 2: Cuối kỳ phân bổ chi phí mua hàng hóa cho hàng bán ra
Nợ TK 6322 – Chi phí mua hàng
Có TK 1562 – Chi phí thu mua hàng
Về việc phản ánh tình hình theo dõi công nợ: mặc dù đối tượng khách hàng của DN không nhiều như các DN bán lẻ khác nhưng việc DN chi tiết công nợ cho toàn bộ khách hàng là điều không hợp lý, chỉ nên mở sổ chi tiết theo dõi riêng những khách hàng thường xuyên, còn đối với khách hàng vãng lai nên theo dõi chung vào một sổ Số lượng nhà cung cấp của DN không nhiều nên theo dõi các khoản phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp như hiện giờ là hợp lý.
Về việc hạch toán khoản giảm giá hàng bán: Khoản giảm giá hàng bán đối với từng mặt hàng được ghi rất rõ trong hợp đồng kinh tế ký kết giữa khách hàng và
DN Do vậy, khi hạch toán doanh thu, kế toán thường hạch toán luôn vào TK 511 – doanh thu bán hàng: số tiền đã được giảm giá như trong thỏa thuận ghi trên hợp đồng Chính vì thế trên TK 532 – Giảm giá hàng bán của công ty có giá trị bằng 0.Điều này không phù hợp với chuẩn mực kế toán khi hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Theo em kế toán nên theo dõi khoản giảm giá trên cả hợp đồng mua bán xác định doanh thu hàng bán trong kỳ.
Quy trình hạch toán các khoản giảm giá hàng bán
Bút toán 1: khi phát sinh giảm giá hàng bán
Nợ TK 532: doanh thu giảm
Nợ TK 3331: thuế đầu ra giảm tương ứng
Có TK 111, 112, 131: giảm số tiền phải thu KH hoặc trả lại KH Bút toán 2: cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển giảm giá hàng bán
Nợ TK 511: phần doanh thu giảm
Có TK 532: phần doanh thu giảm
3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho trong đơn vị như sau:
Bước 1: Người có nhu cầu nhận hàng tồn kho đề nghị xuất kho để dùng hoặc để bán lập chứng từ
Bước 2: Duyệt lệnh cấp: Kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị duyệt trực tiếp vào giấy xin cấp
Bước 3: Người cung ứng lập phiếu xuất kho ghi 1 số yếu tố và ký tên
Bước 4: Thủ kho xuất hàng ghi cột 2 trong phiếu xuất kho và ký chứng từ cùng người nhận hàng
Bước 5: Kế toán nhận chứng từ ghi sổ hoàn tất cột 3 và cột 4, định khoản Bước 6: Kế toán trình ký chứng từ xuất kho cho kế toán trưởng.
Bước 7: Luân chuyển chứng từ sang bộ phận bảo quản, lưu trữ.
Trong quy trình luân chuyển này, theo em với những trường hợp xuất kho với khối lượng lớn thì thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng nên kí trước khi xuất kho tức là trước bước thứ 4 và sau bước thứ 3.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết. Để kiểm soát được các khoản chi phí mua hàng, kế toán có thể lập Bảng kê chứng từ chi phí mua hàng, sau đó tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng và căn cứ vào đó lập Bảng kê chứng từ nhập mua hàng ( trong đó đã tiến hành phân bổ chi phí nhiều thời gian trong khi vẫn kiểm soát được khoản mục chi phí mua hàng này.
Ví dụ: Trong tháng 01/2012, Công ty có các khoản chi phí thu mua được tập hợp và phân bổ trong bảng kê sau:
Công ty TNHH Minh Hương P.N.D
Phường Thụy Khuê - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ CHI PHÍ MUA HÀNG
( Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/01/2012) Đơn vị tính: đồng
Diễn giải Chi phí Thuế
03 05/01 Chi phí vận chuyển mua hàng, thuế GTGT 5%, số
04 07/01 Chi phí vận chuyển mua hàng, thuế GTGT 5%, số
Kế toán trưởng Người lập biểu
Về sổ chi tiết giá vốn hàng bán: Cần bổ sung thêm sổ chi tiết TK 6322 – giá vốn hàng bán tương ướng với phần chi phí thu mua kết chuyển sang.
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp.
Do danh mục hàng hóa của DN khá phong phú và liên quan đến cả thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ do vậy theo em nên lập thêm 3 sổ tổng hợp giá vốn hàng bán, doanh thu bán hàng riêng cho 3 mảng bán hàng hóa, bán thành phẩm và cung cấp dịch vụ, như vậy bộ phận kế toán sẽ xác định được mảng kinh doanh nào mang lại hiệu quả cao nhất, từ đó giúp ban quản trị trong việc đưa ra ý kiến nên đầu tư sản xuất, mở rộng buôn bán vào những mặt hàng nào, lĩnh vực nào. Ở khâu xác định các mặt hàng kinh doanh, doanh thu, chênh lệch giá bán trên báo cáo bán hàng của người nhận khoán còn chưa trung thực vì người nhận khoán căn cứ doanh số đã định báo cáo một số mặt hàng nào đó cho đủ các định mức doanh thu, chênh lệch… mà thực tế hoàn toàn khác, hay nói cách khác kế toán cần kiểm tra, giám sát thực tế doanh thu bán hàng để từ đó làm cơ sở hạch toán chính xác xây dựng các chỉ tiêu khoán cho phù hợp, sát thực tế để tăng cường hơn nữa hiệu quả ở khâu này.
Trong quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước Các doanh nghiệp phải thực sự hoạt động để tồn tại bằng thực lực của mình để đứng vững và không ngừng vươn lên trong cơ chế đó Điều này cũng đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của toàn doanh nghiệp, sự vận dụng có hiệu quả các công cụ quản lý kinh tế trong đó có công cụ hạch toán kế toán. Đối với doanh nghiệp thương mại bán hàng và xác định kết quả bán hàng luôn là vấn đề cốt lõi.Tổ chức tốt công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ là biện pháp cơ bản để doanh nghiệp có thể đạt hiệu quả cao nhất Chính vì vậy trong công tác hạch toán kế toán, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng luôn giữ một vai trò vô cùng quan trọng.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Minh Hương P.N.D em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán kê toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Qua đó, em nhận thấy công ty có những điểm mạnh cần phát huy và còn những tồn tại cần khắc phục Do vậy em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán của công ty.
