PHẦN 1: TIẾP NHẬN THÔNG TIN VÀ XỬ LÍ HÀNG HÓA (điều phối qua mail, care qua zalo, hoặc mail) 1.1. Nhận thông tin điều phối từ khách hàng hoặc sales (Nhận qua mail hoặc zalo) Check chứng từ: Đưa ra các questions và trả lời các questions dựa trên chứng từ đã có. Đây là hàng xuất hay hàng nhập hay vận tải nội địa? Thời gian khách đóng hàng có bị quá hạn free time không? Thời gian khách đóng hàng có kịp thời gian cut off không? Có Bao nhiêu cont? Loại cont nào? Qua hãng tàu và forwarder nào. Với hàng xuất thì đóng bao nhiêu tons? Thời gian đóng hàng hoặc trả hàng? Địa điểm đóng hàng, thông tin người liên hệ đóng hàng. Nâng hạ viết cho khách hàng hay cho công ty mình? Lựa chọn vendor để điều phối kế hoạch vận tải
QUY TRÌNH HANDLE HÀNG VỚI VỊ TRÍ CUS TRUCKING PHẦN 1: TIẾP NHẬN THƠNG TIN VÀ XỬ LÍ HÀNG HĨA (điều phối qua mail, care qua zalo, mail) 1.1 Nhận thông tin điều phối từ khách hàng sales (Nhận qua mail zalo) Check chứng từ: - Đưa questions trả lời questions dựa chứng từ có Đây hàng xuất hay hàng nhập hay vận tải nội địa? Thời gian khách đóng hàng có bị q hạn free time khơng? Thời gian khách đóng hàng có kịp thời gian cut off khơng? Có Bao nhiêu cont? Loại cont nào? Qua hãng tàu forwarder Với hàng xuất đóng tons? Thời gian đóng hàng trả hàng? Địa điểm đóng hàng, thơng tin người liên hệ đóng hàng Nâng hạ viết cho khách hàng hay cho cơng ty mình? Lựa chọn vendor để điều phối kế hoạch vận tải 1.2 Điều phối kế hoạch cho nhà thầu phụ Điều phối qua email cho nhà thầu phụ thông tin lô hàng - Subject bắt buộc cần có số booking // Hàng Xuất // Nhập / số BL/ số file hàng VD: Trucking // Hàng xuất // 1x20DC // Booking: 220123134 // KL2209001 + Hàng xuất: - Đính kèm booking Nội dung email cần nêu rõ: Thời gian đóng hàng ( VD: 8h00 sáng 09.09.2022) Số lượng cont ( Ví dụ: 2x20DC) Trọng lượng đóng hàng cont ( VD: 23 ton/ 20DC) Địa điểm đóng hàng ( VD: Cầu Mái, Mỹ Thịnh, Mỹ Lộc, Nam Định) Số điện thoại người liên hệ đóng hàng Nâng hạ viết cho khách theo thơng tin xuất hóa đơn nào? (VD: Công ty Cổ phần Kanetora Mã số thuế: 0104276669 Địa chỉ: Cầu Mái, Xã Mỹ Thịnh, Huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định) Kế hoạch phải gửi trước ngày đóng hàng + Hàng nhập: - Đính kèm AN, tờ khai, Cơ sở hạ tầng Nội dung email cần nêu rõ: Thời gian trả hàng ( VD: 8h00 sáng 09.09.2022) Số lượng cont ( Ví dụ: 2x20DC) Địa điểm trả hàng ( VD: Cầu Mái, Mỹ Thịnh, Mỹ Lộc, Nam Định) Số điện thoại người liên hệ trả hàng Nâng hạ viết cho khách theo thơng tin xuất hóa đơn nào? (VD: Công ty Cổ phần Kanetora Mã số thuế: 0104276669 Địa chỉ: Cầu Mái, Xã Mỹ Thịnh, Huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định) Kế hoạch phải gửi trước ngày trả hàng Lưu ý: Hàng Nhập cần điều chứng từ trc với nhà thầu để họ nộp gốc, lấy lệnh, check DEM/ DET Đồng thời, update cho khách hàng DEM/ DET/ Hạn lệnh lô hàng follow kế hoạch trả hàng khách tránh phát sinh DEM/ DET + Vận tải nội địa: - Port to port nội địa địa CY- DOOR,… Check kĩ DEM/ DET lơ hàng, xe có chờ dỡ hay không,… Nội dung email cần nêu rõ: - 1.3 Thời gian trả hàng ( VD: 8h00 sáng 09.09.2022) Số lượng cont ( Ví dụ: 2x20DC) Địa điểm trả hàng ( VD: Cầu Mái, Mỹ Thịnh, Mỹ Lộc, Nam Định) Số điện thoại người liên hệ trả hàng Nâng hạ viết cho khách theo thơng tin xuất hóa đơn nào? (VD: Cơng ty Cổ phần Kanetora Mã số thuế: 0104276669 Địa chỉ: Cầu Mái, Xã Mỹ Thịnh, Huyện Mỹ Lộc, tỉnh Nam Định) Lưu ý: Với xe chờ dỡ phải nhắc kĩ vận tải không cho kho dỡ hàng cho nhận lệnh thả từ bên Có thể cho xe đỗ xa nhà máy chút, … Nhận thông tin xe update cho khách hàng (thông tin nhà thầu phụ gửi qua zalo) Gửi thông tin xe bao gồm: Biển số xe cont Số điện thoại lái xe Số cont Lưu ý với hàng xuất: Bắt buộc phải có hình ảnh cont, chì gửi cho khách hàng để khách hàng lên BL Ghi rõ số cont, số chì cho khách hàng 1.4 Phối hợp phận khai hải quan để kịp cut off tờ khai với hàng xuất ( khách hàng sử dụng dịch vụ khai báo hải quan) - 1.5 Check booking thời gian cut off tờ khai Forward mail duyệt lệnh hãng tàu cho phận khai báo hải quan để xử lí thơng tin lên tờ khai (bãi hạ, cảng xuất) Follow phận khai báo hải quan để kịp cut off tờ khai nộp cho hãng tàu Một số vấn đề lưu ý điều kế hoạch - Hàng Xuất: Cần check rõ khách hàng đóng ngày có bị charge DEM/ DET khơng? Khách hàng đóng ngày có kịp cut off khơng? Follow khách hàng để khơng bị phát sinh chi phí tối thiểu hóa chi phí làm hàng Một số cont có hun trùng: điều phối hun trùng qua nhà cung cấp VietNam Control (Nguyên tắc: hàng hóa phải đóng dấu mộc hun trùng phải đc hun trùng) + Gửi kế hoạch hun trùng + Gửi số cont, hình ảnh cont qua cho bên hun trùng + Gửi thông tin xe ( số xe, số lái xe) cho bên hun trùng Hàng Nhập BL gốc phải đc nộp lấy lệnh request eDO, cần check với khách hàng họ tiền local charge chưa, để OPS vận tải nộp gốc, check lệnh với hãng tàu Chủ động check hạn lệnh, DEM/ DET update cho khách hàng Trường hợp có kế hoạch trả hàng, bắt buộc phải gia hạn lệnh ( lô hàng hết hạn lệnh) -> Báo nhà thầu phụ chủ động gia hạn lệnh gắp cont trả hàng Cần lấy mã vạch (tờ khai thơng quan) trả hàng, follow phận hải quan vấn đề Trường hợp thuế chưa không lấy mã vạch thông quan Một số bên giao hàng nhập cần có form biên giao hàng, khơng có khách hàng khơng nhận tốn PHẦN 2: XỬ LÍ HỢP ĐỒNG, CHI PHÍ VÀ BẢNG KÊ, CHI HỘ Xử lí hợp đồng - Đối với nhà cung cấp mới, cần check hợp đồng xin chấp thuận để kí kết hợp đồng hai bên Cus trucking có nhiệm vụ thu hồi hợp đồng gửi kế toán lưu Lưu ý: Các nhà cung cấp để cơng nợ từ 30-45days Thời gian chốt bảng kê với tất cung cấp ngày 25 hàng tháng Hồ sơ toán bao gồm: Bảng kê cước vận chuyển, bảng kê chi hộ, ( có dấu mộc đỏ) Đề nghị than tốn Hóa đơn Hóa đơn chi hộ Hồ sơ gốc: biên giao hàng, hồ sơ đổi lệnh,… Lưu ca: để triệu Các điều khoản bảo vệ quyền lợi chủ hàng Xử lí chi phí - Các trường hợp phát sinh vấn đề, cần báo lại cho sales để cân đối chi phí, xin advise xử lí từ quản lí nhanh nhạy việc xử lí để tối ưu hóa chi phí cho sales bảo vệ quyền lợi kh Xử lí bảng kê, chi hộ - Kết hợp kế tốn xử lí bảng kê, chi hộ Ngày 25 hàng tháng phải thu hồi bảng kê cước với tất nhà cung cấp để kịp chốt bảng kê với khách hàng