Những nét chung về Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
Đại học Bách khoa Hà Nội (ĐHBK HN) là trường đại học đa ngành về kỹ thuật, được thành lập ở Hà Nội ngày 15 tháng 10 năm 1956 Sau nửa thế kỷ bền bỉ phấn đấu, Trường luôn là một trong những trường đại học kỹ thuật hàng đầu của nền giáo dục Việt Nam Với bề dày lịch sử về công tác giáo dục, cùng nhiều đóng góp cho công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Trường đã được Đảng và Nhà nước tặng nhiều danh hiệu và phần thưởng quý giá cho các cá nhân và tập thể, được thể hiện qua những trang vàng truyền thống của trường
Trường ĐHBK HN hiện đang vận hành theo cơ chế 3 cấp: Trường - Khoa (Viện, Trung tâm) - Bộ môn (Phòng thí nghiệm) Trường được quản lý theo cơ cấu tổ chức Trực tuyến - Chức năng bao gồm: Ban giám hiệu phụ trách chung toàn trường, sau đó là các phòng ban, khoa, viện, trung tâm và văn phòng Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Bách khoa
BAN TRUNG TÂM VĂN PHÒNG
CNTT Khoa ĐT-VT Khoa
Viện KH&CN môi trường
Văn phòng đoàn TN sinh viên Hội
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường ĐHBK HN Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức của Trường gồm 2017 cán bộ, với
1296 giảng viên và 721 cán bộ phục vụ giảng dạy và nghiên cứu khoa học (NCKH) Đây là đội ngũ cán bộ có uy tín, kinh nghiệm, nhiệt huyết trong hoạt động đào tạo nghiệp vụ và quản lý, trong NCKH và chuyển giao công nghệ Đội ngũ cán bộ của trường bao gồm các học hàm, học vị sau.
Nhà giáo nhân dân và Nhà giáo ưu tú 124
Giáo sư và Phó giáo sư 399
Tiến sỹ khoa học và Tiến sỹ 438
Bảng 1: Thống kê Nguồn nhân lực theo học hàm, học vị
* Mục tiêu, định hướng phát triển nhà trường
Bước vào nửa thế kỷ thứ hai, ý thức rõ vai trò, vị thế của mình trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam; trong xu thế hội nhập quốc tế và trách nhiệm đóng góp xây dựng Thủ đô Hà Nội hiện đại, văn minh Trường ĐHBK HN quyết tâm thực hiện thắng lợi mục tiêu chiến lược:
- Xây dựng phương thức và chương trình đào tạo hiện đại, hấp dẫn, linh hoạt và hiệu quả nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị hàng đầu là đào tạo nguồn nhân lực khoa học - công nghệ có trình độ và chất lượng cao cho đất nước.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ tâm huyết, giỏi chuyên môn, giàu trí tuệ, tinh thông nghiệp vụ, đủ sức giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các vấn đề thực tiễn cuộc sống đặt ra Cố gắng tạo điều kiện và môi trường làm việc tốt nhất để thu hút được những nhà khoa học danh tiếng, xuất sắc, có đức, có tài, gắn bó với sự nghiệp khoa học - đào tạo, tập hợp thành đội ngũ vững mạnh kế thừa và phát huy không ngừng những thành quả đã đạt được
- Tăng cường công tác nghiên cứu khoa học; kết hợp hài hòa, hợp lý và hiệu quả giữa nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng, phát huy tiềm năng nghiên cứu ứng dụng triển khai; Coi nghiên cứu khoa học là nhân tố quyết định nâng cao chất lượng đào tạo, là thước đo định giá trình độ và chất lượng một Trường đại học có đẳng cấp
- Tập trung xây dựng các công nghệ, dây chuyền công nghệ, sản phẩm, tổ hợp sản phẩm có hàm lượng chất xám và tính liên ngành cao, có khả năng cạnh tranh và ưu thế thị trường phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và hội nhập nền kinh tế thị trường
- Tập trung đầu tư, khai thác triệt để và hiệu quả cơ sở vật chất, đặc biệt là các phòng thí nghiệm trọng điểm quốc gia Phải coi đây là nơi thực sự tạo ra sản phẩm khoa học góp phần nâng cao trình độ, chất lượng đào tạo và năng lực khoa học, đặc biệt đối với đội ngũ cán bộ trẻ
- Không ngừng phát triển vốn xã hội, trong đó đặc biệt quan tâm mối quan hệ hợp tác song phương và đa chiều với các trường đại học, viện nghiên cứu, các tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước; thu hút các nhà khoa học, giảng viên và sinh viên quốc tế đến tham gia nghiên cứu, giảng dạy và học tập
- Tăng cường hiệu quả công tác điều hành và quản lý, trong đó cải cách hành chính được coi là khâu đột phá trong hoạt động quản lý.
- Đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học và công nghệ trẻ, có hoài bão, tâm huyết, đạo đức, trình độ cao Chú trọng xây dựng đội ngũ chủ nhiệm bộ môn, các chuyên gia đầu ngành, các nhà sư phạm mẫu mực, nhà khoa học có uy tín, nhà quản lý giỏi Xây dựng cơ chế chính sách nội bộ, gắn chặt trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi, nhằm tạo động lực phát triển và thu hút nhân tài vì một ĐHBK HN không ngừng lớn mạnh, xứng đáng với sự kỳ vọng của nhân dân cả nước dành cho nhà trường [32].
Thư viện và Mạng thông tin
Thư viện Trường ĐHBK HN, được thành lập từ năm 1956 Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Thư viện đã có nhiều đóng góp quan trọng vào việc đào tạo đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật đông đảo, đóng góp tích cực vào sự nghiệp phát triển kinh tế - khoa học - kỹ thuật của đất nước Với những kết quả đã đạt được trong nhiều năm, Thư viện Trường ĐHBK HN đã được nhà nước tặng thưởng các danh hiệu cao quý sau :
- Huân chương Lao động hạng Ba năm 1981 (20/1/1981) do Chủ tịch nước phong tặng.
- Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2004
- Đội ngũ CB liên tục đạt danh hiệu đơn vị lao động giỏi và đơn vị lao động Xã hội chủ nghĩa trong nhiều năm [33].
Trong thời kỳ đổi mới, Trường ĐHBK HN đã tiến hành hiện đại hóa công tác đào tạo, nâng cao chất lượng dạy và học Trường cũng đã đầu tư đáng kể cho TV - MTT như tuyển dụng, đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ Tăng thêm kinh phí bổ sung, nâng cấp cơ sở vật chất cho xứng đáng với tầm vóc 50 năm phát triển và trưởng thành của trường.
Là Thư viện của trường đại học chuyên đào tạo các cán bộ khoa học và công nghệ, hoạt động của TV - MTT gắn liền với những hoạt động của trường và là một trong những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo Việc đáp ứng thông tin cho cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu và sinh viên trong toàn trường là công tác chủ yếu trong hoạt động Thư viện
Thư viện và Mạng thông tin (Library and Information network center
[Linc]) được thành lập tháng 11/2003; trên cơ sở sáp nhập hai đơn vị cũ là
Thư viện (thành lập năm 1956) và Trung tâm Thông tin và Mạng (thành lập năm 1997), theo quyết định số 2306a-QĐ-ĐHBK-TCCB do hiệu trưởng Trường ĐHBK HN ký ngày 02/11/2003.
Từ năm học 2006 - 2007, TV - MTT Trường ĐHBK HN có diện tích sử dụng là sáu tầng trong tòa nhà Thư viện Tạ Quang Bửu (phụ lục 1) Phục vụ bạn đọc với hệ thống các phòng đọc tự chọn, cùng 2000 chỗ ngồi và tăng cường khả năng truy cập vào các học liệu điện tử trực tuyến cho người dùng tin.
Hình 2: Toà nhà Thư viện điện tử
Là Thư viện điện tử (TVĐT) lớn trong các trường đại học, chức năng và nhiệm vụ của TV - MTT, chính là kết hợp giữa Thư viện truyền thống và Thư viện hiện đại; phục vụ tài liệu nghiên cứu và học tập của cán bộ và sinh viên trong trường, điều hành và quản lý mạng LAN và mạng Internet của trường (BKnet); là trung tâm xây dựng và thiết lập các giải pháp đào tạo qua mạng (E-learning), thực thi các giải pháp về Công nghệ thông tin (CNTT) và viễn thông của Trường ĐHBK HN Chức năng và nhiệm vụ cụ thể mà TV - MTT đảm nhận như sau:
- Đảm bảo duy trì hoạt động của Thư viện truyền thống, thực hiện tốt những nhiệm vụ nghiên cứu, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin khoa học công nghệ phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu, giảng dạy của cán bộ và sinh viên của trường
- Tổ chức sắp xếp, lưu trữ bảo quản kho tài liệu của Thư viện trường. Xây dựng các hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp, tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong trường khai thác sử dụng thuận lợi, có kết quả kho tin và tài liệu của Thư viện.
- Quản trị, duy trì hoạt động của Mạng Bknet(Bách khoa Network). Cung cấp các dịch vụ Internet và dịch vụ mạng nội bộ cho cán bộ và sinh viên của ĐHBK HN
- Nghiên cứu, xây dựng, triển khai các phần mềm ứng dụng CNTT, phục vụ tốt công tác chuyên môn của đơn vị.
- Tăng cường năng lực phục vụ người dùng tin, hỗ trợ công tác nghiên cứu khoa học.
- Tăng cường công tác quản lý trong việc xây dựng và khai thác cơ sở dữ liệu Mở rộng quan hệ hợp tác và trao đổi thông tin với các Thư viện khác.
- Tổ chức tốt các phòng đọc, phòng mượn, đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin cho đội ngũ giảng viên và sinh viên trong trường Kết hợp với phòng đào tạo, Trung tâm Sau đại học, phòng Nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ xuất bản các giáo trình, phục vụ cho quá trình đào tạo Xây dựng vốn tài liệu đủ lớn về số lượng, chất lượng và phong phú về loại hình. Chủ động tìm cách đa dạng hoá, phát triển các nguồn tin và kênh thu thập tài liệu, thông tin một cách có hiệu quả, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có giá trị
- Từng bước nâng cấp, hiện đại hoá Thư viện, đẩy mạnh việc ứng dụngCNTT - truyền thông, hệ thống mạng và truy nhập internet của trường Quản lý hệ thống máy chủ của mạng, các dịch vụ truy cập và dịch vụ trực tuyến, cung cấp các dịch vụ truy cập Internet bên trong và bên ngoài trường Đảm bảo an toàn an ninh trên mạng, hỗ trợ ứng dụng thử các công nghệ đào tạo từ xa. Để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ trên trong thời kỳ mới, nhàTrường cần có sự quan tâm hỗ trợ hơn nữa về cơ sở vật chất và đặc biệt làNNL, đồng thời, đòi hỏi các cán bộ của TV - MTT phải có trình độ cao về mọi mặt CBQL TV - MTT phải QLNNL thật hiệu quả để phát triển TV -MTT cùng với sự nghiệp phát triển chung của Trường ĐHBK HN.
Khái niệm quản lý nguồn nhân lực Thư viện và Mạng thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội
Khái niệm nguồn nhân lực Thư viện và Mạng thông tin
1.2.1.1 Khái niệm nguồn nhân lực
Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về nguồn nhân lực, được nhìn từ nhiều góc độ khác nhau.
Nguồn nhân lực được hiểu là bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì [23, tr.15].
Nguồn nhân lực là: “Tổng thể các tiềm năng lao động của một nước hay một địa phương sẵn sàng tham gia một công việc lao động nào đó” [10, tr.78].
Nguồn nhân lực là nguồn lực về con người được hiểu là nguồn cung cấp lao động cho toàn xã hội, nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ cư dân trong độ tuổi có khả năng lao động, là một trong 3 yếu tố cơ bản (công cụ lao động, sức lao động và đối tượng lao động).Với cách hiểu này nguồn nhân lực chính là nguồn lao động Như vậy, NNL được hiểu là tổng hợp những con người cụ thể tham gia vào quá trình lao động, là tổng thể các yếu tố về thể chất và tinh thần được huy động vào quá trình lao động Dù đứng trên quan điểm nào, với cách xác định quy mô nguồn nhân lực như thế nào đi nữa, thì tất cả những cách tiếp cận đó đều nhất trí ở một điểm là nguồn nhân lực nói lên khả năng lao động của xã hội.
1.2.1.2 Nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện
Nguồn nhân lực là thuật ngữ dùng chung dùng để chỉ tất cả người làm việc trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay tất cả lao động trong một xã hội.
Nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện (TT - TV) cũng nằm trong nguồn nhân lực của xã hội NNL TT - TV được hiểu là tổng số những người trong độ tuổi nhất định theo quy định của pháp luật có khả năng tham gia lao động, có đầy đủ trí lực và thể lực, trình độ chuyên môn để hoàn thành và phát triển các công việc của nghề Thông tin - Thư viện.
Nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện được tạo bởi hai yếu tố đó là số lượng và chất lượng nguồn nhân lực.
Về số lượng: Là tổng số những người trong độ tuổi lao động và thời gian làm việc có thể huy động của họ Việc quy định cụ thể độ tuổi lao động của mỗi nước (kể cả cận dưới và cận trên) rất khác nhau tuỳ theo yêu cầu của lao động xã hội trong từng giai đoạn
Về chất lượng: Nguồn nhân lực là khả năng lao động, trình độ chuyên môn, sức khoẻ và các phẩm chất khác của người cán bộ như tính năng động,thông minh, sáng tạo, sự cần cù, chăm chỉ…; được xem xét trên các mặt trí lực và thể lực, là mức độ đáp ứng, phù hợp về chất lượng nguồn lực mà cơ quan Thông tin - Thư viện yêu cầu Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi, chế độ chăm sóc y tế, thời gian công tác, tuổi tác, giới tính v.v Trí lực được thể hiện bởi tài năng, năng khiếu, sự đào tạo, quan điểm, nhân cách, lòng tin, sự cống hiến v.v Trí lực của con người được thể hiện thông qua sự lao động, sáng tạo, tư duy của mỗi con người và là kho tàng đầy tiềm năng và bí ẩn chứa đựng trong mỗi con người Trí lực của con người chỉ được khai thác tối đa khi con người đó được đào tạo, giáo dục, quản lý một cách bài bản và khoa học trong một môi trường phù hợp.
Vai trò nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện
1.2.2.1 Vai trò nguồn nhân lực
Nói đến vai trò của nguồn nhân lực là nói đến vai trò của con người trong sự phát triển Nghị quyết Đại hội Đảng VIII đã khẳng định: “Nâng cao dân trí và phát huy nguồn lực to lớn của con người Việt Nam là nhân tố quyết định thắng lợi của công nghiệp hóa, hiện đại hóa” [11, tr.82].
Trong hoạch định chiến lược ổn định và phát triển kinh tế - xã hội nhằm thực hiện từng bước cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội, vai trò NNL được Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng Việc đánh giá cao vai trò của con người, cho con người là: “Mục tiêu và động lực chính của sự phát triển” [11, tr.79] Chính vì nhận thấy đuợc NNL mang tầm quan trọng trong công cuộc xây dựng và phát triển xã hội nên Đảng và Nhà nước luôn thể hiện tất cả mọi hoạt động đều tiến đến mục đích: “Vì con người, do con người” Quan điểm, mục tiêu đó thể hiện rất rõ ràng là: “Đặt con người vào vị trí trung tâm trong chiến lược phát triển hay gọi là chiến lược con người, lấy lợi ích của con người làm điểm xuất phát của mọi chương trình, kế hoạch phát triển” Từ đó “Coi lợi ích cá nhân là động lực trực tiếp của sự phát triển, trong sự gắn bó hữu cơ giữa lợi ích của mỗi con người, của từng tập thể và toàn xã hội” [11, tr.80].
Thực chất, tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã không làm giảm đi vai trò yếu tố của con người Ngược lại, nguồn nhân lực có chất lượng cao về trí tuệ và kỹ năng, ngày càng trở thành lợi thế quan trọng nhất cho mỗi quốc gia. Nhận thức vai trò động lực của nguồn nhân lực đối với việc phát triển kinh tế
- xã hội, Đảng ta đã chỉ đạo: “lấy việc phát huy yếu tố con người là yếu tố cơ bản cho sự phát triển nhanh và bền vững” Nguồn lực con người được coi là nội lực cơ bản nhất cần được khai thác và phát huy, để tiến hành công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước [11, tr.90].
Việc đề cao vai trò của con người, đánh giá đúng về tiềm năng của NNL đã khơi dậy mọi tiềm năng của mỗi cá nhân, tập thể lao động và cả cộng đồng dân tộc trong việc thực hiện cương lĩnh xây dựng đất nước, ra sức làm giàu cho mình và cho đất nước.
1.2.2.2 Vai trò nguồn nhân lực Thông tin - thư viện
Nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện là một bộ phận của NNL nói chung trong xã hội Họ cũng đóng vai trò, nhiệm vụ như NNL nói chung. Đồng thời, trong nghề nghiệp TT - TV họ lại có những vai trò rất cụ thể.
NNL TT - TV là yếu tố cấu thành Thư viện Trong mục 3 điều 9 của pháp lệnh Thư viện đã quy định Thư viện được thành lập khi có đủ bốn điều kiện, trong đó yếu tố đầu tiên là đảm bảo người có chuyên môn, Nghiệp vụ Thư viện [12, tr.12].
Cán bộ thư viện là linh hồn của Thư viện Trong hệ thống giao tiếp “Tài liệu - Thư viện - Người sử dụng” [27, tr.12], cán bộ thư viện là yếu tố quan trọng hàng đầu, vai trò của họ rất lớn Nhiệm vụ của người cán bộ thư viện đa dạng, phức tạp Họ chính là người lựa chọn, xử lý, bảo quản, sắp xếp tài liệu theo một trật tự nhất định, giới thiệu chúng với người sử dụng
Cán bộ thư viện là người tiến hành trang bị chuyên biệt cho các diện tích phục vụ người dùng tin, luôn giữ cho cơ sở vật chất - kỹ thuật ở tình trạng tốt nhất, thể hiện trong mối quan hệ giữa CB với cơ sở vật chất kỹ thuật.
Trong mối quan hệ với bạn đọc, cán bộ thư viện là người tổ chức mối quan hệ giữa sách và người đọc, là người môi giới giữa sách và người đọc, làm trung gian giữa bạn đọc với bạn đọc, nghiên cứu nhu cầu đọc, từ đó tuyên truyền giới thiệu một cách tích cực tài liệu đến tay người dùng tin, hướng dẫn đọc phù hợp với nhu cầu, đồng thời tạo ra các dịch vụ để thoả mãn nhu cầu người dùng tin
Cán bộ thư viện là người tổ chức, tạo điều kiện tốt nhất cho việc phối hợp thành công mối quan hệ giữa con người với thông tin, làm cho việc khai thác, sử dụng thông tin có hiệu quả, làm tăng giá trị của thông tin, nguồn thông tin vốn có.
Đặc điểm nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện
Để có cơ sở cho việc QLNNL, hoạch định đúng đắn các chính sách phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, một vấn đề quan trọng là phải xuất phát từ những đặc điểm của nguồn nhân lực đất nước cũng như những xu hướng biến đổi của nó.
Nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện bao gồm các đặc điểm chung của dân tộc Đó là nguồn nhân lực chịu sự chi phối của tất cả các lĩnh vực xã hội như nền văn hóa, kinh tế, chính trị , xã hội, giáo dục, tôn giáo, gia đình.v v.
Sinh hoạt văn hoá có mặt trong tất cả mọi lĩnh vực của đời sống xã hội và đời sống cá nhân của người Việt Nam, trong các hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội, giáo dục, tôn giáo, gia đình… con người đều thể hiện hành vi ứng xử trên cơ sở những giá trị, niềm tin, thói quen đã có
Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam hiện đang trong quá trình chuyển từ kinh tế nông nghiệp sang giai đoạn công nghiệp hóa Đời sống người dân còn nghèo nàn, trình độ còn lạc hậu so với thế giới Quan hệ kinh tế thị trường chưa hoàn thiện Chính sự sản xuất nhỏ lẻ, trình độ lạc hậu trong sản xuất và trao đổi hàng hóa đã tạo ra cho NNL nước ta: “Có tác phong làm việc thiếu khoa học, quan hệ hợp tác yếu, tầm nhìn hạn hẹp, tư duy bản vị, cục bộ ở nhiều người lao động Chế độ đãi ngộ còn dựa vào thâm niên, chưa đánh giá cao nguyên tắc đãi ngộ theo cống hiến” [10, tr.80].
Có thể dễ dàng nhận thấy, những dấu ấn phong kiến về quyền lực chính trị còn in đậm trong hệ tư tưởng và tư duy con người Việt Nam Hệ thống quản lý hành chính quan liêu trong cách quản lý con người, xã hội Cá nhân mỗi con người trong xã hội hãy còn chưa ý thức hết được quyền và nghĩa vụ của mình Điều này được thể hiện rất rõ ở người lao động khi được hỏi về xu hướng thiên về tuân thủ theo mệnh lệnh hay muốn làm rõ lý lẽ trước khi thực thi, có tới 46,2% có xu hướng làm theo mệnh lệnh, 40% cho biết muốn thông tỏ trước khi chấp hành và 13,8% tuỳ thuộc tình hình [10, tr.81] Đại đa số NNL Việt Nam ảnh hưởng giáo lý của Đạo Phật, cùng với những quy tắc, lễ giáo, các chuẩn mực đạo đức của tổ tiên Đó là lòng vị tha, từ bi và bác ái, giáo dục con người bằng điều thiện Chính những điều này đã ảnh hưởng lớn đến lối tư duy, cách sống và làm việc, cách quan hệ của con người Đây là điểm tốt giúp cho xã hội ôn hoà, quan hệ con người thân thiện, nhưng chính triết lý tình thương này làm cho con người ứng xử thiên về tình cảm, thiếu nguyên tắc, coi nhẹ quy định pháp luật trong công việc và cuộc sống.
Trong xã hội Việt Nam, thể hiện rõ nét tầm quan trọng của cuộc sống gia đình ở mỗi cá nhân Quan hệ thân tộc, sự liên hệ của các thành viên trong gia đình, dòng họ phụ thuộc vào nhau rất chặt chẽ Từ đó dẫn đến sự chia sẻ, chở che, giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong gia đình, thân tộc, họ mạc đã ảnh hưởng rất lớn đến cách cư xử trong công việc Có thể nhận thấy: “Tác phong gia đình chủ nghĩa đã ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả công tác và tính nguyên tắc trong thực thi pháp luật Sự cam kết mạnh mẽ với gia đình, dòng họ và người thân quen, nhiều khi, vô hiệu hoá hoặc cản trở cam kết với tổ chức Người lao động nhiều khi, chỉ coi tổ chức là phương tiện để đạt mục đích của gia đình, dòng họ hay người thân quen Điều này làm suy yếu chính sách nguồn nhân lực liên quan đến tuyển chọn, bổ nhiệm và đãi ngộ người lao động” [10, tr.83].
Con người Việt Nam sống tôn trọng tình cảm, luôn đặt tình cảm lên hàng đầu rồi mới đến lý, như các cụ xưa từng nói: “Sống có tình có lý” đã ảnh hưởng việc thực thi các nhiệm vụ trong công việc Nhiều công sở của nhà nước có khi được xem như gia đình lớn, đã dẫn đến sự lẫn lộn các quan hệ gia đình và quan hệ công việc Cấu trúc xã hội được hành chính hoá, thông tin khó được lưu chuyển tự do từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, giữa các bộ phận và cá nhân do có quá ít ý kiến đóng góp của những người liên quan dẫn đến việc ra quyết định chậm, thiếu chính xác bởi vì thiếu thông tin.
Ngoài ra, còn rất nhiều còn rất nhiều yếu tố như ngôn ngữ, giáo dục, lịch sử và tự nhiên…cũng ảnh hưởng không nhỏ tới tính cách của con người Như vậy, có thể nhận thấy một số đặc điểm hạn chế của NNL Việt Nam là: “Có lối làm ăn nhỏ lẻ, manh mún, tầm nhìn ngắn, ý thức kỷ luật thấp, làm ăn thiếu tuân thủ quy trình nghiêm ngặt” rất nhiều nơi còn vẫn còn bị chi phối tục lệ theo lối “phép vua thua lệ làng” [10, tr.85,86], dẫn đến chưa tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp Nhà nước.
Thực tế hiện nay, nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện rất đa dạng, bao gồm nhiều lứa tuổi, trình độ, điều kiện sống, điều kiện sinh hoạt, trạng thái tâm lý …khác nhau Vì thế, để hoà hợp được với nhau trong công việc là hết sức khó khăn Mặt khác, về thể lực của cán bộ còn hạn chế, tác phong làm việc còn lạc hậu
Hơn nữa, do môi trường làm việc theo kiểu truyền thống và ảnh hưởng nghề nghiệp là được bao cấp, không tính toán đến kinh tế nên sức ỳ của họ rất lớn, không tiếp cận nhanh với cái mới Trong khi đó, Xu hướng phát triển ở Thư viện hiện đại đòi hỏi người cán bộ thư viện cần phải hiểu biết và sử dụng những kỹ năng mới về CNTT Thực sự, đây là vấn đề gây khó khăn lớn cho mỗi Thư viện hiện đại Mặt khác, NNL TT - TV lại chiếm đa số là nữ giới, công việc gia đình và chăm sóc con cái chiếm của họ rất nhiều thời gian, sức lực, điều này ảnh hưởng đến nhiều công việc ở cơ quan là việc không thể tránh khỏi.
Tuy nhiên, lợi thế của NNL TT - TV chính là sự cần cù làm việc, chịu khó học hỏi, năng động, thông minh, tiếp thu những cái mới và áp dụng vào công việc rất linh hoạt, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng cơ quan.
Quản lý nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện
1.2.4.1 Khái niệm về quản lý
Quản lý là một chức năng lao động xã hội, bắt nguồn từ tính chất xã hội của lao động Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con người muốn tồn tại và phát triển đều phải dựa vào sự nỗ lực của một tổ chức Hiện nay, có rất nhiều khái niệm về quản lý, mỗi khái niệm quản lý là một cách nhận biết, một cách hiểu biết về bản chất của quản lý theo một quan điểm và theo một phương pháp tiếp cận.
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đã đề ra [5, tr.15].
Quản lý là một phương thức làm cho những hoạt động được hoàn thành với một hiệu suất cao, bằng và thông qua những người khác [28, tr.3].
Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người, để đạt tới mục đích của người quản lý, phù hợp với quy luật khách quan [6, tr.11].
Như vậy, mục đích của quản lý bao gồm các điểm cơ bản là; Quản lý bao giờ cũng là một tác động hướng đích, có mục tiêu xác định Quản lý thể hiện mối quan hệ giữa hai bộ phận đó là chủ thể quản lý (là cá nhân hoặc tổ chức làm nhiệm vụ quản lý, điều khiển) và đối tượng quản lý (là bộ phận chịu sự quản lý), đây là quan hệ ra lệnh - phục tùng, không đồng cấp và có tính bắt buộc Quản lý chính là sự tác động mang tính chủ quan nhưng phải phù hợp với quy luật khách quan Một đặc điểm cần chú ý cho những nhà QL là, trong công tác quản lý nói chung; QL con người bao giờ cũng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu trong hệ thống quản lý.
1.2.4.2 Khái niệm về quản lý nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện
Có nhiều cách hiểu về quản lý nguồn nhân lực (còn gọi là quản trị nhân sự, quản lý nhân sự, quản trị nhân lực v.v )
Quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management) là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo - phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên [1, tr.4].
Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận tiện cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức [23, tr.15].
Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của quản trị tổ chức thì, quản lý nguồn nhân lực bao gồm việc hoạch định (kế hạch hoá), tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng và phát triển con người để có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức [3, tr.8] Đi sâu vào việc làm của quản lý nguồn nhân lực, người ta còn có thể hiểu quản trị nhân lực là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức của nó.
Qua các khái niệm trên ta nhận thấy rằng dù ở góc độ nào thì quản lý nguồn nhân lực vẫn là tất cả các hoạt động hoạch định, tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc, về mặt số lượng và chất lượng của tổ chức
Thực tế cho thấy, con người và tập thể không thụ động trước tác động quản lý, bởi mỗi người đều có ý chí, ý thức, có nhận thức về các sự kiện Từ đó có những lợi ích và nhu cầu riêng Trong hệ thống quản lý, con người có thể tiếp nhận các quyết định quản lý, tuân theo nó hoặc có thể không tiếp nhận hay chỉ tiếp nhận ở một mức độ nhất định Chính vì thế, trong việc quản lý con người không thể theo các quyết định cứng nhắc mà mang tính linh hoạt, mềm dẻo.
Con người là tổng hoà các quan hệ xã hội, con người sống trong xã hội và không thể tách rời xã hội, do đó quản lý con người không thể tách rời xã hội Có thể nói, quản lý con người một cách có khoa học là phải thiết lập được sự hài hoà, tối ưu giữa những lợi ích, nguyện vọng và sự phát triển của cá nhân, tập thể cũng như phải điều hoà được những yêu cầu của cá nhân, tập thể và xã hội với nhau.
Quản lý con người là một công việc khó khăn phức tạp không phải ai cũng có thể làm được Với quan niệm về bản chất quản lý con người như trên,muốn hoạt động QL NNL được tốt, trước tiên là phải xác định được vị trí đúng đắn của mỗi người trong tập thể, trong hệ thống xã hội, quy định từ chức năng, quyền hạn và vai trò xã hội của họ Quản lý con người có ý nghĩa là tạo ra cho mọi cá nhân (trong công việc và trong sinh hoạt) những điều kiện thuận lợi nhất, để họ thực hiện tốt nhất vai trò xã hội của mình; gắn lợi ích của mỗi cá nhân với lợi ích của tập thể, dân tộc Nhà quản lý cũng phải hiểu rằng; NNL chỉ có thể hoạt động thực sự có hiệu quả khi được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ Cán bộ quản lý phải hướng dẫn, giúp đỡ họ thực hiện vai trò xã hội, những chức năng, nghĩa vụ và quyền hạn của họ với tư cách là một chủ thể hoạt động ở vị trí của họ trong hệ thống tổ chức Ở đây, vai trò của công tác giáo dục, đào tạo có ý nghĩa vô cùng quan trọng được các nước đưa lên quốc sách hàng đầu.
Muốn tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi cá nhân trong tổ chức thực hiện vai trò xã hội của mình, người lãnh đạo cần giúp họ thích nghi, hoà hợp với nhau, với tập thể nhằm tạo cho cá nhân vừa có tính độc lập, sáng tạo, vừa có mối quan hệ gắn bó hữu cơ giữa họ và các thành viên khác Thực tế cho thấy, con người khi hoàn thiện công việc cần phải có sự thích ứng về mặt thể chất, sinh lý, về những điều kiện của hoạt động; trình độ chuyên môn, kỹ thuật, mức độ căng thẳng, thời gian làm việc… Tiếp theo là sự thích ứng với nhau về mặt tâm lý, khí chất, tính cách, xu hướng, định hướng giá trị, hứng thú, quan niệm, thói quen… nhằm tạo ra không khí tâm lý tốt trong tập thể Ngoài ra, còn một vấn đề cũng rất cần thiết đó là sự thích nghi về mặt xã hội - tâm lý, sự thích nghi giữa cá nhân và tập thể, đồng nghiệp với lãnh đạo… giúp cho mọi người có nhận thức và chấp nhận tự giác các quy tắc, các giá trị, tiêu chuẩn hành vi đó được quy định bởi tập thể xã hội.
Như vậy, Quản lý NNL cần phải hiểu được tâm lý, tạo mọi điều kiện cho họ, giúp họ thích nghi, hòa hợp với công việc, làm cho họ hiểu rõ được quyền hạn và trách nhiệm của họ trong công việc Muốn làm được điều đó cần thường xuyên tác động, uốn nắn và đánh giá đúng về kết quả hoạt động của con người, thường xuyên kiểm tra xem mỗi con người có thực hiện đúng vai trò xã hội của mình hay không.
1.2.5 Vai trò, mục đích, ý nghĩa của quản lý nguồn nhân lực Thông tin -
1.2.5.1 Vai trò quản lý nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện
Trong công tác quản lý thì quản lý nguồn nhân lực là khó khăn nhất đồng thời cũng là công việc rất quan trọng Dù bất cứ ở xã hội nào, thời đại nào đi nữa, dù ở thư viện truyền thống hay hiện đại thì nguồn nhân lực vẫn là quan trọng hàng đầu: “Một công ty hay một tổ chức nào dù có một nguồn tài chánh phong phú, nguồn tài nguyên (vật tư) dồi dào với hệ thống máy móc thiết bị hiện đại, kèm theo các công thức khoa học kỹ thuật thần kỳ đi chăng nữa, cũng sẽ trở nên vô ích nếu không biết quản trị tài nguyên nhân sự”[23, tr.1]
Thực chất của hoạt động quản lý nguồn nhân lực Thông tin - Thư viện là hoạt động quản lý con người trong phạm vi nội bộ của một Thư viện, là sự đối xử của tổ chức đối với người cán bộ Nói cách khác, quản lý nguồn nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào thư viện, giúp họ thực hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh Vì vậy, hoạt động quản lý NNL TT - TV có những vai trò cơ bản sau :
- Quản lý NNL đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các thư viện và giúp cho các thư viện tồn tại và phát triển trong xã hội.
Cán bộ quản lý cơ quan Thông tin - Thư viện
Vai trò của cán bộ quản lý cơ quan Thông tin - Thư viện
Bản chất của quản lý là giải quyết mối quan hệ giữa người với người trong lao động Cán bộ quản lý (CBQL) là các cá nhân thực hiện những chức năng và nhiệm vụ quản lý nhất định của bộ máy quản lý Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Người CBQL NNL Thông tin - Thư viện phải thực hiện một khối lượng công việc lớn, yêu cầu đòi hỏi cao, tính chất công việc nặng nề, phức tạp bởi các mối quan hệ giữa người lao động ngày đa dạng và phức tạp Vì thế, cán bộ quản lý ngày càng có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý NNL.
Cán bộ quản lý làm việc trên cơ sở của các quan hệ pháp lý, chính quyền, sử dụng và ra mệnh lệnh với đối tượng quản lý, tạo nên một ý chí duy nhất để hoàn thiện hoạt động quản lý NNL của đơn vị [26, tr.17] Người CBQL là người đứng đầu cơ quan hay mỗi bộ phận một cơ quan TT - TV, có quyền ra quyết định, tổ chức thực hiện các quyết định quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định của mình Người quản lý là người xây dựng một tập thể đoàn kết, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau, có ý thức giác ngộ cao trong mọi công việc.
Trong cơ quan, cán bộ quản lý đề ra những nhiệm vụ chuyên môn,nghiệp vụ cho cấp dưới, xác định cụ thể những công việc cần làm, thời gian hoàn thành, kiểm tra công việc của nhân viên và đưa ra những chỉ dẫn cần thiết để nhân viên của mình hiểu rõ trách nhiệm, khả năng đóng góp sức lực của mình trong công việc Với những tư cách này, người cán bộ quản lý là đại biểu cho lợi ích của tập thể cán bộ công nhân viên mà họ lãnh đạo Hoạt động của CBQL là giải quyết những vấn đề chung, bảo đảm cho sự phát triển của cả hệ thống quản lý Vì vậy, sự phát triển của từng cơ quan phụ thuộc chủ yếu vào chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý.
Có thể nói rằng CBQL là một trong những nhân tố có tính chất quyết định sự thành công, hay thất bại của một hệ thống quản lý và hiệu quả của các hoạt động trong cơ quan Vai trò của cán bộ quản lý TT - TV ngày càng tăng, thực chất là do đòi hỏi ở người cán bộ khả năng phát huy nhân tố chủ quan, có bản lĩnh, tri thức và năng động, trên cơ sở nắm vững và vận dụng quy luật khách quan, cũng như các quan điểm, đường lối, chính sách phát triển kinh tế
- xã hội của công cuộc đổi mới.
Các yêu cầu đối với cán bộ quản lý cơ quan Thông tin - Thư viện 32 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
Cán bộ quản lý các cơ quan TT - TV cũng như các cán bộ quản lý các cơ quan nhà nước nói chung đều phải có những phẩm chất và yêu cầu bắt buộc để thực hiện tốt công việc quản lý Đó là, người cán bộ quản lý “Phải có quan điểm, lập trường và bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định; nắm được đường lối, chủ chương, chính sách của Đảng và nhà nước trong từng giai đoạn Có khả năng tự hoàn thiện, tự đáng giá kết quả công việc của bản thân, đánh giá con người mà mình quản lý theo tiêu chuẩn chính trị, biết biến nhận thức chính trị của mình thành nhận thức của mọi người, tạo được lòng tin và lôi cuốn mọi người tham gia”[5, tr.200].
Cán bộ quản lý phải có kiến thức, hiểu và nắm bắt được luật pháp, đặc biệt là những ngành luật có liên quan đến chuyên môn ngành nghề của mình quản lý Ở mỗi vị trí khác nhau, đòi hỏi các cán bộ QL phải hiểu kiến thức về luật pháp ở vị trí đó, để trong quá trình làm việc không vi phạm pháp luật.Người cán bộ quản lý phải là người am hiểu chuyên môn, có tư duy khoa học, đủ tri thức quản lý ngành nghề chuyên môn của mình Nhìn nhận quá trình vận động và phát triển của các bộ phận Thư viện - Thông tin trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau Điều hành tạo ra sự thống nhất trong mọi hoạt động của Thư viện, đồng thời phải xác định các khâu then chốt trong từng giai đoạn phát triển Có khả năng tiến hành đối ngoại, trình bày những suy nghĩ của mình một cách lô gích và khái quát hóa Có kỹ năng hoạch định chiến lược phát triển ngành đúng hướng, tổ chức mục tiêu quản lý ngành một cách hiệu quả nhất Cần có năng lực tổ chức quản lý một các khoa học Nắm vững các phương pháp, nguyên tắc trong quản lý để áp dụng vào trong thực tiễn quản lý.
Trong hoạt động quản lý, người cán bộ quản lý còn phải hiểu biết tâm lý và có phương pháp sư phạm Phải hiểu kỹ về các cán bộ dưới quyền quản lý của mình; về trình độ, khả năng chuyên môn, tin học, ngoại ngữ và hoàn cảnh gia đình Từ những hiểu biết đó, dẫn đến những phân công, điều động và chế độ hưởng thụ, đãi ngộ hợp lý để họ yên tâm với nghề nghiệp, cống hiến hết khả năng cho công việc Cán bộ quản lý còn phải dự đoán được khuynh hướng phát triển của thư viện trong tương lai để định hướng cho hoạt động Thư viện ngay ở thời điểm hiện tại Sau cùng, người cán bộ quản lý cần có khả năng kiểm tra, đánh giá kết quả công việc ở mọi quá trình Biết được ưu, nhược điểm, biết tìm cách khắc phục, áp dụng công nghệ mới vào công tác quản lý.
Cán bộ quản lý phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn,phương pháp quản lý cho bản thân và cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của cơ quan mình Biết phát hiện và ủng hộ cái mới, khuyến khích các sáng kiến, các kinh nghiệm của cán bộ cấp dưới, phải biết phân tích hoạt động của các bộ phận chức năng, phát huy những khả năng tiềm ẩn trong đội ngũ cán bộ.
Người cán bộ quản lý Thư viện cần phải có năng lực về tổ chức quản lý, có khả năng vận dụng kiến thức vào thực tế, có khả năng giao thiệp rộng rãi, tập hợp được mọi người ở mức độ cao, có khả năng suy xét bản chất của hiện tượng và nguyên nhân, hậu quả của các hiện tượng đó, có đầu óc sáng tạo, khả năng quan sát để nhận ra những công việc quan trọng trong rất nhiều công việc của cơ quan, diễn ra cùng một lúc Người quản lý còn cần phải có khả năng chịu đựng cường độ lao động căng thẳng, thời gian lao động ở mức độ cao Hơn nữa: “Cán bộ quản lý là người đề ra mục tiêu và tổ chức thực hiện mục tiêu thông qua các cộng sự và những người lao động Do đó, người cán bộ quản lý phải là người có bản lĩnh, có khả năng nhạy cảm, linh hoạt, khả năng quan sát, nắm bắt được các nhiệm vụ từ tổng thể đến chi tiết để tổ chức cho hệ thống hoạt động đồng bộ, có hiệu quả, là người biết cách tổ chức lao động, biết sử dụng đúng tài năng từng người, đánh giá đúng con người, biết xử lý tốt các mối quan hệ ở trong và ở ngoài hệ thống” [5, tr.201]
Trong năng lực về tổ chức quản lý, yêu cầu người cán bộ quản lý phải là người biết lắng nghe ý kiến của tập thể, công bằng trong mọi công việc Dám giao quyền tạo điều kiện cho cán bộ hoàn thành nhiệm vụ, biết kết hợp nhiệm vụ trước mắt và lâu dài, là người dám làm và dám chịu trách nhiệm, sẵn sàng chuyển giao và chia sẻ sự hiểu biết với mọi người Cán bộ quản lý phải luôn biết tự đặt mình vào địa vị, trường hợp, hoàn cảnh của nhân viên, biết hy sinh lợi ích cá nhân của mình vì lợi ích của tập thể Đặc biệt, khi đưa ra các quyết định phải phù hợp với thực tế của cơ quan cũng như hợp với lòng người, khi ra các quết định yêu cầu phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Ngoài các yêu cầu về phẩm chất chính trị, có kiến thức về chuyên môn, năng lực tổ chức, sự am hiểu về luật pháp, đòi hỏi người cán bộ quản lý phải có tác phong lãnh đạo, đạo đức chuẩn mực Bác Hồ đã từng nói: “Có tài mà không có đức là người vô dụng, có đức mà không có tài thì làm việc gì cũng khó” [34] Đạo đức là chuẩn mực về phẩm chất con người, được xã hội chấp nhận Tiêu chuẩn đạo đức đòi hỏi CBQL phải tuân thủ theo các chuẩn mực nhất định, biểu lộ qua ý thức đối với xã hội, qua thái độ công tác, qua hành vi đối với lợi ích cá nhân, lợi ích tập thể được mọi người đồng tình ủng hộ và thừa nhận là điều kiện củng cố và phát huy vai trò của họ trong tập thể.
Tác phong thể hiện thông qua các phương pháp và nghệ thuật ứng xử để thực hiện nhiệm vụ Tùy thuộc vào phẩm chất đạo đức, tài năng cá nhân và môi trường cụ thể, mỗi người có tác phong riêng Nhưng muốn quản lý và động viên được người khác thì phải có tác phong khoa học, nói đi đôi với làm, tác phong quần chúng, đòi hỏi người cán bộ phải xuất phát từ quần chúng, vì quyền lợi quần chúng Muốn vậy, người cán bộ quản lý phải biết lắng nghe, thuyết phục và tin yêu quần chúng.
Có thể nhận thấy, đạo đức, tác phong là chuẩn mực quan trọng đối với cán bộ quản lý trong thực tiễn, đồng thời cũng là tiêu chí cơ bản để đánh giá cán bộ Phẩm chất và đạo đức tác phong là yêu cầu không thể thiếu của người cán bộ quản lý NNL TT - TV Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, khi các ngành nghề trong xã hội đang phát triển, nền kinh tế thị trường cuốn hút con người làm ăn kinh tế, quên dần đi những chuẩn mực đạo đức trong cuộc sống.Người cán bộ QL phải biết làm thế nào để đội ngũ CB tin yêu để mọi người cùng đoàn kết, phát huy khả năng đưa cơ quan TT - TV phát triển nhanh,mạnh và bền vững.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI THƯ VIỆN VÀ MẠNG THÔNG TIN TRƯỜNG ĐẠI HỌC
Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Thư viện và Mạng thông
Tổng số cán bộ của TV - MTT gồm 64 CB Trong đó có 36 cán bộ thuộc Thư viện, 23 cán bộ thuộc phòng Công nghệ mạng máy tính và 05 cán bộ Văn phòng Hiện tại, 64 cán bộ TV - MTT được phân chia theo các bộ phận là Ban giám đốc, phòng Dịch vụ và Thông tin và tư liệu, phòng Nghiệp vụ Thư viện, phòng Công nghệ mạng và Văn phòng Các CB ở đây hầu hết đều đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành Thư viện, chuyên ngành Điện tử viễn thông, CNTT và chuyên ngành Ngoại ngữ.
Hình 3 Nhân lực TV - MTT (LINC Staffs)
Cơ cấu tổ chức của Thư viện và Mạng thông tin hiện tại được bố trí theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, được thể hiện trong sơ đồ cơ cấu tổ chức như sau.
Hình 4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện và Mạng thông tin
1 Ban Giám đốc (Director board): Có nhiệm vụ quản lý , điều hành, ra quyết định và chịu trách nhiệm với Ban giám hiệu nhà trường về QL toàn bộ NNL và các khâu nghiệp vụ, khai thác và vận hành TVĐT.
2 Phòng Dịch vụ và Thông tin tư liệu (Library Information anh Service
Division): Là bộ phận nhằm tuyên truyền và đưa ra phục vụ các dạng tài liệu hoặc bản sao của tài liệu, giúp đỡ người tới Thư viện trong việc lựa chọn và sử dụng tài liệu, tạo cho bạn đọc khả năng sử dụng các ấn phẩm và các nguồn thông tin khác tại các phòng đọc, phòng mượn, mượn giữa các thư viện, sao chụp tài liệu Phòng Dịch vụ và Thông tin tư liệu bao gồm 08 phòng đọc, 02 phòng mượn, 02 phòng Multimedia.
3 Phòng Nghiệp vụ Thư viện (Library Technical Service Division): Bao gồm bộ phận bổ sung, phân loại và xử lý nghiệp vụ Là bộ phận sưu tầm, nghiên cứu và lựa chọn các loại hình tài liệu có giá trị khoa học, thực tiễn, nghệ thuật cao, nội dung tư tuởng tốt Tiếp đó xử lý về nội dung và hình thức của tài liệu, giúp người dùng tin nắm bắt được thông tin về mọi mặt của tài liệu; nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn hợp với yêu cầu của người dùng tin
4 Phòng Công nghệ Mạng máy tính (Computer Network Technology
Division): Gồm các bộ phận có nhiệm vụ nghiên cứu, quản lý, bảo trì hệ thống mạng máy tính của Thư viện và của Trường ĐHBK HN.
5 Văn phòng (Office): Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Ban giám đốc để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của TV - MTT Bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản lý, cập nhật hồ sơ, tổng hợp chương trình công tác, thư ký về tài chính, xây dựng các kế hoạch về tài chính, thống kê, báo cáo, tham gia các dự án của đơn vị, chuẩn bị cho các hội nghị, hội thảo và công tác đối ngoại
Ngoài các phòng có chức năng và nhiệm vụ nêu trên, TV - MTT tùy từng thời điểm, do yêu cầu, tính chất công việc đã thành lập rất nhiều nhóm chuyên môn cho mỗi mảng công việc đang triển khai Các nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành công việc được giao trong một thời hạn nhất định Khi công việc hoàn thành các nhóm tự giải thể Ví dụ: nhóm thư viện số, nhóm dán nhãn tài liệu cho kho mở, nhóm mã vạch, nhóm dán chỉ từ.v.v Một số nhóm hiện nay vẫn tồn tại và hoạt động như nhóm hướng dẫn người dùng tin, nhóm bổ sung, nhóm thư viện số v.v.
TV - MTT còn thành lập Hội đồng khoa học thư viện: bao gồm Ban giám đốc, các CBQL, các thạc sỹ và những CB có chuyên môn nghiệp vụ cao.
CBNN CB các ngành khác
Hội đồng có nhiệm vụ tổ chức, cải tiến và thống nhất các quy trình về nghiệp vụ áp dụng trong Thư viện.
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức của TV - MTT đã trình bày rõ, TV - MTT tổ chức QLNNL theo cơ cấu trực tuyến - chức năng Trong đó, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên Mối quan hệ giữa các CB trong TV - MTT là quan hệ dọc trực tiếp từ người lãnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; CB thừa hành công việc chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp Với cơ cấu tổ chức này,
TV - MTT đã thực hiện chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất
Nhìn chung, cơ cấu NNL tại TV - MTT Trường ĐHBK HN được đào tạo từ rất nhiều ngành và có trình độ, chất lượng và lứa tuổi khác nhau Dưới đây là sơ đồ và các bảng thể hiện cơ cấu NNL theo ngành nghề.
Hình 5 Sơ đồ NNL theo chuyên ngành đào tạo
Theo sơ đồ về chuyên ngành đào tạo của NNL tại TV - MTT thể hiện.
CB chuyên ngành Thư viện 31 người chiếm 49%, CB ngành Điện tử viễn thông - CNTT là 22 người chiếm 34%, chuyên ngành về Ngoại ngữ 05 người chiếm 8%, CB các ngành khác trong và ngoài trường là 06 người chiếm 9%.
Trình độ, giới tính thể hiện khả năng đảm bảo hoàn thành công việc một cách tốt nhất, việc xem xét về trình độ cán bộ giúp TV - MTT nâng cao hiệu quả công việc Dưới đây là bảng cơ cấu về trình độ, giới tính của NNL
Các bộ phận Tiến sỹ Thạc sỹ Đại học Cao đẳng Tổng số
Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ
Cán bộ quản lý chung 1 1 1 3
Cán bộ quản lý Thư viện 2 1 1 4
Cán bộ quản lý công nghệ mạng 2 2
Tỷ lệ % theo trình độ 11% 67% 22% 0%
2 - Đội ngũ cán bộ Phòng Dịch vụ và thông tin tư liệu 1 6 15 22
Phòng Nghiệp vụ thư viện 1 1 3 4 9
Phòng Công nghệ mạng máy tính 2 12 5 19
Tỷ lệ % theo trình độ 11% 89% %
Bảng 2 Cơ cấu Nguồn nhân lực theo trình độ, giới tính
Từ bảng trên ta nhận thấy, trình độ của đội ngũ CB quản lý hiện tại bao gồm 11% có trình độ tiến sỹ, 6 người có trình độ thạc sỹ chiếm 67%, 02 cán bộ trình độ đại học có tỷ lệ là 22% Trình độ của đội ngũ cán bộ TV - MTT bao gồm 11% là thạc sỹ, số lượng cán bộ đại học là 49 người chiếm 89%.
Có thể nói, chất lượng NNL đóng vai trò quyết định hiệu quả công việc.
Do đó, nghiên cứu chất lượng độ ngũ cán bộ TV - MTT trong QLNNL là rất cần thiết, dưới đây là bảng cơ cấu NNL phân theo chất lượng. stt Các Phòng ban Tổng số
Trình độ Ngoại ngữ Tin học Tiến sỹ
Thạc sỹ Đại học Tốt TB Ké m Giỏi TB Yếu Đội ngũ cán bộ công chức
2 Phòng Dịch vụ và thông tin-tư liệu 22 1 21 9 10 3 15 5 2
3 Phòng nghiệp vụ thư viện 9 2 7 5 3 1 8 1
4 Phòng công nghệ mạng máy tính 19 2 17 8 10 1 19
Bảng 3 Cơ cấu nguồn nhân lực theo chất lượng Độ tuổi và giới tính cũng ảnh hưởng nhiều tới chất lượng công việc Bởi vậy, việc phân tích độ tuổi, giới tính NNL, giúp cho hoạt động QLNNL tại
TV - MTT đạt hiệu quả hơn, sau đây là bảng liệt kê về độ tuổi và giới tínhNNL tại TV - MTT.
Trên 50 tuổi Tổng số (%) Giới tính Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ
Cán bộ quản lý chung 1 1 1 2 1 3
Cán bộ quản lý thư viện 0 0 1 2 0 1 1 3 4
Cán bộ quản lý Công nghệ mạng 1 0 1 0 0 0 2 0 2
2 - Cán bộ Phòng Dịch vụ và thông tin tư liệu 1 9 4 6 1 1 6 16 22
Phòng Nghiệp vụ thư viện 3 2 3 1 4 5 9
Tỷ lệ theo độ tuổi, giới tính của cán bộ TV – MTT
Bảng 4 Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi, giới tính
Phân tích công việc của Thư viện và Mạng thông tin
Phân tích công việc của TV - MTT chính là quá trình nghiên cứu nội dung của công việc tại TV - MTT, nhằm xác định các điều kiện để tiến hành các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cán bộ TV - MTT cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Nói một cách cụ thể hơn, phân tích công việc tại TV - MTT là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của công việc, các nhiệm vụ và hoạt động, các điều kiện, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết của cán bộ để hoàn thành công việc.
Công việc của TV - MTT đều hướng tới thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của TV - MTT Trường ĐHBK HN, đã được trình bày ở phần trên (chương 1, mục 1.1.2), nhằm phục vụ tốt nhất yêu cầu của người dùng tin của Trường Công việc của TV - MTT nhìn chung cũng không khác với các thư viện khác, Tuy nhiên, so với các thư viện khác (thư viện công cộng, thư viện các trường phổ thông…) TV - MTT Trường ĐHBK HN có thành phần người dùng tin có tri thức cao, chuyên sâu và rất đồng đều ở các lĩnh vực khoa học kỹ thuật và CNTT Mặt khác, TV - MTT còn đảm nhận Mạng thông tin của toàn trường và là một TVĐT Vì vậy, TV - MTT phải được tự động hóa, hiện đại hóa trong mọi hoạt động, phát triển thành Thư viện tiên tiến, đáp ứng mục tiêu và định hướng của trường để phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ và sinh viên trong trường, góp phần đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ, kinh tế - xã hội, phục vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Để phát triển TVĐT, TV - MTT đã xác định và tiến hành phân tích cụ thể mỗi công việc trong từng bộ phận Đối với công tác bổ sung tài liệu, Ban giám đốc cùng với bộ phận bổ sung đã tiến hành phân tích phân tích hoạt động phối hợp với các Thư viện, Trung tâm thông tin trong việc bổ sung và chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử Sau đó, nghiên cứu tình hình thực tế nguồn tài liệu và nhu cầu của người dùng tin về các loại hình tài liệu Từ đó quyết định cho tiến trình bổ sung các loại tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dạng mới, các cơ sở dữ liệu điện tử để tăng cường nguồn lực thông tin cho TVĐT.
Trong công tác xử lý tài liệu Hội đồng Thư viện đã phân tích việc áp dụng các chuẩn quốc tế mới vào sử dụng; Khổ mẫu MACR (MAchine Readable Cataloging), bộ Quy tắc biên mục AACR2 (Anglo American Cataloguing Rule, 2 nd edition), khung phân loại LC (Library of Congress) của Thư viện Quốc hội Mỹ vào Thư viện Bách khoa Chuyển đổi 30.000 tài liệu sang ký hiệu phân loại LCC (Library of Congress Calassical) để tổ chức các kho mở tại TVĐT Nghiên cứu áp dụng tự động hoá một số khâu nghiệp vụ thay thế cho các phương pháp truyền thống như; Sắp xếp tài liệu tự động trong kho mở, in sổ đăng ký các biệt Bắt tay vào nghiên cứu chương trình tra cứu chỉ số phân loại tự động, kết nối ánh xạ nhiều khung phân loại: LC - DDC - 19 lớp - Keyword Phân tích việc nghiên cứu xây dựng và áp dụng phần mềm đánh chỉ số Cutter tự động, tạo ký hiệu xếp giá cho tài liệu trong kho mở Các công việc nghiệp vụ chuẩn bị cho việc tổ chức kho mở tại TVĐT (Xử lý lại, phân kho, sắp xếp ….) Tất cả khâu xử lý tài liệu, chất lượng và khối lượng công việc, xử lý tài liệu bằng những phương pháp nghiệp vụ mới đều được đưa ra phân tích để hoạch định số lượng NNL, cũng như chất lượng NNL để hoàn thành nhiệm vụ Ở công tác phục vụ bạn đọc, CBQL đã phân tích việc ứng dụng hệ thống mượn trả sách bằng thẻ từ, mã vạch cũng như hệ thống kiểm soát sách bằng cổng từ Cách tổ chức và phương thức phục vụ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc trong và ngoài trường, từ đó có kế hoạch cụ thể đối với NNL cho TV - MTT Đối với mảng công việc về CNTT, Ban lãnh đạo cùng các chuyên viên đã phân tích việc cập nhật, đưa các thông tin lên trang web: http://www.hut.edu.vn http://www.linc.hut.edu.vn http://www.lib.hut.edu.vn
Nghiên cứu các phần mềm ứng dụng trong Thư viện, thường xuyên bảo đảm hoạt động thông suốt của hệ thống mạng, nội dung bao gồm các công việc cập nhật, quản lý cán bộ dùng dịch vụ internet, e-mail và các tài nguyên mạng tại ĐHBK HN Phân tích thời gian, nhân lực và kinh phí cho việc sửa chữa và lắp mới các đường mạng, tiến hành nâng cấp mạng của trường, nâng cao chất lượng hệ thống máy chủ và tốc độ đường truyền mạng Quản trị hệ thống mạng của trường Xem xét việc quản lý và phát hành thẻ từ cho cán bộ và sinh viên của trường, tiến hành tìm hiểu nhu cầu cụ thể của từng đơn vị trong trường và cấp địa chỉ IP cho các khoa, phòng trong Trường.
TV - MTT đã dùng hai phương pháp chính sau đây để phân tích công việc:
- Quan sát (Observation): Trong tiến trình phân tích công việc, cán bộ quản lý TV - MTT thường quan sát các công việc mà người cán bộ đang thực hiện Ví dụ công tác phục vụ bạn đọc, cán bộ quản lý quan sát về khối lượng công việc (số lượng bạn đọc, số lượng sách phục vụ…), khả năng, thái độ làm việc, trách nhiệm trong công việc của người cán bộ ở bộ phận đó.
Phỏng vấn (Interview): Cán bộ quản lý thường dùng phương pháp phỏng vấn cá nhân với tất cả cán bộ trong TV – MTT, bằng cách nói chuyện, trao đổi công việc để người cán bộ mô tả công việc và các nhiệm vụ cụ thể mà họ phải hoàn thành Sau đó sẽ trao đổi với các cán bộ quản lý trực tiếp để lấy thêm thông tin, đồng thời kiểm tra độ chính xác của thông tin để làm sáng tỏ một số điểm quan trọng trong công việc.
Trong tiến trình phân tích công việc, các cán bộ quản lý TV - MTT đã thu thập các thông tin của đội ngũ cán bộ TV - MTT về các nhiệm vụ, trách nhiệm, các hoạt động, các mối quan hệ cần thực hiện thuộc công việc Những công việc thường xuyên mà người cán bộ cần phải làm, các trách nhiệm họ cần phải gánh chịu cũng như làm rõ mức độ thường xuyên, tầm quan trọng của từng nhiệm vụ, mức độ dành thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể Kiểm tra thông tin về cơ sở vật chất như; số lượng và loại hình vốn tài liệu hiện có, số lượng, chất lượng, chủng loại máy móc, thiết bị kỹ thuật, công cụ, nguyên vật liệu cần phải sử dụng và các phương tiện hỗ trợ cho công việc Tìm hiểu các thông tin về các điều kiện làm việc như; diện tích các phòng đọc, phòng làm việc, môi trường mà cán bộ làm việc tại đó, điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, điều kiện về chế độ thời gian làm việc, khung cảnh tâm lý xã hội ảnh hưởng đến công việc của đội ngũ cán bộ TV - MTT Thu thập các thông tin đưa vào dữ liệu quản lý về những phẩm chất mà đội ngũ cán bộ TV - MTT cần có như trình độ học vấn, kiến thức, tuổi đời, các đặc điểm cá nhân mà đội ngũ CB cần phải có khi thực hiện công việc Những thông tin thu thập khi phân tích công việc sẽ được TV - MTT và phòng tổ chức trường làm bản mô tả công việc (phụ lục 3) Từ bản mô tả này TV - MTT sẽ có cơ sở để hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, bố trí, tạo động lực cho người cán bộ hoàn thành công việc.
Hoạch định nguồn nhân lực trong Thư viện và mạng thông tin
Để làm tốt việc hoạch định NNL, việc xây dựng các kế hoạch cho công việc và phân tích công việc là vô cùng quan trọng Nhận thức được điều đó, Ban giám đốc đã tiến hành phân tích công việc và xác định những công việc cần phải thực hiện để từ đó hoạch định NNL cần thiết cho TV - MTT.
Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hoạt động đảm bảo cho cơ quan có đủ NNL với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao[1, tr.43] Như vậy, việc hoạch định
NNL trong TV - MTT thực chất là vạch rõ, định rõ số lượng cán bộ mà TV - MTT cần, cùng với những tiêu chuẩn về chuyên môn phù hợp với các công việc tại TV - MTT.
Năm 2002 thư viện lúc đó chỉ có 25 cán bộ, Mạng thông tin là 11 cán bộ. Với khối lượng công việc quá lớn, sau khi phân tích công việc và rà soát lại toàn bộ NNL Ban giám đốc TV - MTT đã trình lên Ban giám hiệu bản dự kiến NNL cho TVĐT từ năm 2003 đến 2006 Về số lượng cán bộ cần phải có là 85 người để hoàn thành khối lượng công việc cho tất cả các khâu và phục vụ người dùng tin tại TVĐT Việc hoạch định NNL của TV - MTT để phục vụ hiệu quả TVĐT cần NNL được thể hiện theo sơ đồ sau.
Hình 6 Sơ đồ hoạch định nguồn nhân lực TV - MTT
Nhìn vào sơ đồ ta nhận thấy rằng nhu cầu về NNL cụ thể từng bộ phận trong TV - MTT từ năm 2003 đến năm 2006
- Văn phòng : 02 CB Năm 2005: - Thư viện : 04 CB
Việc hoạch định NNL cho các bộ phận tại TV - MTT được phân tích cụ thể như sau:
* Đội ngũ cán bộ Thư viện: Tổng số là 45 người
+ Phòng Nghiệp vụ Thư viện: 12 cán bộ, trong đó bao gồm 2 cán bộ làm công tác bổ sung tài liệu 10 cán bộ làm công tác phân loại, biên mục, xử lý tài liệu của Thư viện.
+ Phòng Dịch vụ và thông tin tư liện: bao gồm 33 cán bộ Trong đó số lượng cho các phòng đọc là 19 cán bộ, 12 cán bộ sẽ làm việc ở các phòng mượn, kho sách, bàn thông tin của TVĐT.
* Đội ngũ cán bộ Công nghệ thông tin: 31 cán bộ
+ Bộ phận Web: cần 12 người để viết các trang web và kiêm thêm một số nhiệm vụ như thu thập, cập nhật, xử lý các thông tin để đưa lên trang web.
+ Bộ phận thiết bị mạng: Với những nhiệm vụ cụ thể là lắp đặt, sửa chữa, bảo trì đường mạng cho Thư viện và cho toàn Trường cần đội ngũ là 09 người.
+ Bộ phận phần mềm: bao gồm 10 người cho việc nghiên cứu các phần mềm ứng dụng cho công tác nghiệp vụ Thư viện và của Trường, ngoài ra bộ phận này còn phối hợp với các bộ phận khác để tiếp nhận các gói thầu về CNTT của TVĐT.
* Cán bộ văn phòng : gồm 09 cán bộ làm rất nhiều công việc về tham mưu cho lãnh đạo và lên chương trình các công việc, dự án về TVĐT.
Tuy nhiên, số lượng nhân lực qua thống kê nguồn nhân lực thực tế hiện có trong các năm từ 2002 đến 2008 thì lại ít hơn nhiều so với số lượng nhân lực hoạch định.
Hình 7 Sơ đồ nguồn nhân lực thực tế TV - MTT từ 2002-2008
Từ sơ đồ trên ta thấy rõ được nguồn nhân lực thực tế của TV - MTT theo từng năm.
Năm 2003 sau khi tuyển dụng thêm 13 cán bộ tổng số cán bộ của TV - MTT là 49 người,
Năm 2004 TV - MTT lại được bổ sung thêm 16, trong năm này 01 cán bộ chuyển công tác Vì vậy, số lượng cán bộ trong năm 2004 là 64 người,
Năm 2005, TV - MTT có 2 người chuyển công tác nhưng được bổ sung thêm 05 cán bộ, như vậy tổng số cán bộ được nâng lên là 67 cán bộ.
Năm 2006, cơ quan tuyển dụng thêm 02 cán bộ, tuy nhiên số cán bộ chuyển công tác sang các cơ quan khác là 04 người Vì thế, nguồn nhân lực thực tế trong TV - MTT chỉ còn lại 65 người.
Năm 2007, Đơn vị lại được phép tuyển dụng thêm 03 cán bộ để bổ sung cho đội ngũ cán bộ thiếu hụt, nhưng trong năm 2007 cơ quan có 01 người mất vì ốm bệnh và 02 người chuyển công tác nên số lượng cán bộ vẫn giữ nguyên là 65 người. Đầu năm 2008 lại có một cán bộ chuyển công tác trong khi chưa có lực lượng bổ sung nên số lượng đội ngũ cán bộ chỉ còn lại 64 người
Nhìn qua sơ đồ ta thấy rằng, thực tế NNL từ năm 2003 -2008 còn thiếu hụt rất nhiều so với kế hoạch của Ban giám đốc TV - MTT, bởi vì có năm số lượng CB chuyển công tác còn lớn hơn số tuyển dụng (năm 2006) Từ năm
2006 tức là năm tiếp nhận TVĐT thì TV - MTT lúc nào cũng chỉ có 65 người và đến đầu năm 2008 thì chỉ còn lại 64 người Chính vì vậy, công tác QLNNL ở đây gặp rất nhiều khó khăn trong việc bố trí CB tại các bộ phận làm việc,cũng như việc thực hiện các công việc Theo báo cáo hàng năm của TV-MTT Năm 2007, thực tế là tổng số cán bộ mảng Thư viện hiện nay là 36 người, thực sự số cán bộ làm việc chỉ có 30 người, bởi thường xuyên có 02 đến 04 cán bộ đi học, nhiều chị em có con nhỏ, gia đình có người ốm đau dài ngày…).
Tuyển dụng và tuyển chọn nhân lực tại Thư viện và Mạng thông
Tuyển dụng nhân lực
Việc tuyển dụng nhân lực tại TV - MTT được thực hiện trên cơ sở phân tích công việc, từ đó chỉ rõ từng công việc và mức độ yêu cầu đối với công việc Cán bộ mới được tuyển dụng phải đáp ứng được những tiêu chuẩn cụ thể trong công việc Các tiêu chuẩn này là căn cứ quan trọng để TV - MTT có thể tuyển chọn được những CB phù hợp đáp ứng được yêu cầu của công việc ở các vị trí nhất định Việc tuyển dụng nhân lực mới được tiến hành do nhiều nguyên nhân sau:
+ Căn cứ vào khối lượng công việc thực tế tại các bộ phận so sánh với số lượng, chất lượng làm việc hiện thời thực hiện các công việc đó TV - MTT có thể định mức số lượng CB đáp ứng cho các công việc ở các bộ phận. Qua sự so sánh đó, có thể xác định được các bộ phận dư thừa hay thiếu hụt
CB Sự thiếu hụt về CB tại các bộ phận tạo ra nhu cầu về nhân lực của cơ quan và đòi hỏi phải có sự tuyển dụng bổ sung.
+ Nhu cầu của công việc tăng lên là do số lượng sinh viên đào tạo trong trường tăng Vì vậy, thư viện phải mở nhiều phòng đọc để đáp ứng với số lượng đông đảo các CB và sinh viên có nhu cầu học tập và NCKH.
+ Cán bộ đang làm việc ở cơ quan nghỉ việc vì nhiều lý do khác nhau như; nghỉ ốm, thai sản, chuyển công tác, bỏ việc, buộc thôi việc …
+ Thuyên chuyển công việc bố trí sắp xếp lại nhân lực trong cơ quan
+ Lao động thay thế những người về hưu
Nguồn tuyển dụng CB công chức của TV - MTT bao gồm các nguồn chính sau đây :
- Sinh viên tốt nghiệp các trường đại học đào tạo về chuyên ngành TT - TV.+ Trường Đại học Văn hóa Hà nội khoa TT - TV.
+ Khoa TT - TV Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn
+ Trường Đại học dân lập Đông đô khoa Quản trị thông tin
- Sinh viên của trường Đại học Bách khoa.
+ Chuyên ngành Điện tử - viễn thông
+ Một số chuyên ngành khác của trường đào tạo như Cơ khí, Dệt may, Quản trị kinh doanh, Điện.v.v.
Ngoài ra, TV - MTT do nhu cầu của công việc còn tuyển một số sinh viên tốt nghiệp các trường đại học khác như kinh tế, ngoại ngữ Các CB có kinh nghiệm, trình độ cao của các cơ quan TT - TV khác, nguồn nhân lực có trình độ cao trong xã hội.
* Phương pháp tuyển dụng của TV - MTT
Các cán bộ QL phòng báo cáo lên ban lãnh đạo TV - MTT về tình hình nhân lực, cùng với các công việc của phòng mình Sau đó Ban giám đốc họp bàn và có kế hoạch dự kiến về tình hình toàn bộ NNL của đơn vị Việc đầu tiên của Ban lãnh đạo TV - MTT là xác định yêu cầu của công việc, vị trí cần tuyển chọn CB, số lượng NNL cần tuyển chọn Từ đó sẽ đưa ra các tiêu chuẩn tuyển chọn cụ thể Tiếp đó, Ban giám đốc sẽ có bản báo cáo trình lên ban giám hiệu nhà trường xin nhân lực để phục vụ cho đơn vị mình.
Phòng tổ chức của trường kết hợp với TV - MTT thường áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển chọn như :
- Quảng cáo trên phương tiện thông tin như mạng Internet, trang Web của trường và của T V - MTT. http//www.hut.edu.vn http://www.linc.hut.edu.vn - http://www.lib.hut.edu.vn
- Thông báo đến các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp Trong đó cơ quan chủ yếu gửi thông báo tuyển dụng đến các trường chuyên nghiệp (Đại học Văn hóa, Đại học khoa học xã hội nhân văn…) và niêm yết tại cơ quan.
- Qua giới thiệu của các CB công chức trong TV - MTT và CB trong Trường.
Tất cả những người tham gia dự tuyển là công dân nước CHXHCN Việt Nam, có lý lịch rõ ràng Có tuổi đời từ 18 đến 40, (trường hợp người dự tuyển là sĩ quan trong lực lượng vũ trang hoặc là viên chức doanh nghiệp thì tuổi đời không quá 45) Những người tham gia dự tuyển phải có bằng cấp, chứng chỉ được đào tạo và điều kiện khác phù hợp với tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức dự thi.
● Hồ sơ dự thi bao gồm:
- Đơn xin thi tuyển công chức
- Sơ yếu lý lịch tự thuật và 2 ảnh 4 x 6
- Bằng Đại học, Thạc sỹ, Tiến sĩ có công chứng
- Chứng chỉ ngoại ngữ, tin học
- Có phẩm chất đạo đức, ý chí phấn đấu tốt,
- Có sức khoẻ, ngoại hình thích hợp làm công tác thư viện
- Có bằng Tiến sỹ (tuổi
