(Tiểu luận) báo cáo kết quả thực hiện bài tập nhóm môn học tin học ứng dụng đề tài dự án bánh trung thu cậu vàng

THIỆU TỔNG QUAN

Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng đến.

Thực chất, dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định. nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định.

Dự án bao gồm dự án đầu tư và dự án hỗ trợ kỹ thuật sản phẩm phải được đánh giá cao và chất lượng.

Mỗi dự án đều có các điểm đặc trưng riêng như bên dưới Chúng ta có thể sử dụng các đặc trưng này để quyết định hướng tiếp cận triển khai công việc liên quan theo các phương thức công cụ quản lý dự án hay cách thức khác.

Có một mục đích duy nhất, kết quả cần có rõ ràng Sự duy nhất thể hiện sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc so với kết quả từ dự án khác.

Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: dự án không bao giờ kéo dài mãi mãi, nó đều trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc (khi hoàn thành các mục tiêu của dự án hoặc thất bại). Được thực hiện dựa trên sự phối kết hợp của nhiều bên: dự án nào cũng có sự tham gia, liên quan đến nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng), các cơ quan quản lý,…

Yêu cầu cần có các nguồn lực cụ thể để có thể được triển khai, thực hiện Các nguồn lực bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, và các tài sản khác.

Dự án thường mang tính không chắc chắn: nhiều dự án đòi hỏi quy mô tài nguyên rất

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN | NHÓM 2 mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao.

Quy trình quản lý dự án

Hình 1 Quy trình quản lý dự án

– Xây dựng bản tuyên bố dự án: bản tuyên bố tự án thể hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tổ chức dự án, quyền hạn, vai trò – trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro,… ở mức độ tổng quát Tất cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án.

– Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN | NHÓM 2

1.2.2 Lập kế hoạch dự án

Xây dựng bản kế hoạch dự án cụ thể, toàn diện phải dựa trên các phương diện: yêu cầu của khách hàng, thời gian, chi phí, chất lượng, nhân sự, truyền thông, rủi ro, đấu thầu, tích hợp… Bốn yếu tố để tạo nên bản kế hoạch dự án hoàn hảo là:

– Có sự tham gia của đầy đủ các bên (Bought-in)

– Thể hiện chính thức bằng văn bản tất cả 9 phương diện trên (Formal)

– Được phê duyệt bởi hội đồng xét duyệt kế hoạch (Approval)

Thực hiện đúng, đủ các công việc đã được vạch ra trong kế hoạch Tuy nhiên, thực tế triển khai và tư suy chiến lược có sự sai số tương đối nên cấp quản lý dự án và nhân viên trực tiếp thực hiện các công việc cần có sự linh hoạt, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm nhất định.

1.2.4 Kiểm soát dự án Đối chiếu giữa kế hoạch và thực tế để đưa ra điều chỉnh phù hợp và kịp thời (nếu cần) Sự điều chỉnh hoặc thay đổi có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc phải lập lại kế hoạch, tệ hơn là quay lại bước thiết lập dự án Thay đổi là điều khó tránh khỏi trong các dự án Những điều chỉnh hoặc thay đổi thể hiện tổ chức chưa tìm hiểu thật kỹ càng các thông tin liên quan, hiểu rõ mục tiêu, công việc, nên khi triển khai mới phát sinh ra các yêu cầu mới.

1.2.5 Kết thúc dự án Đây là các hoạt động hoàn thiện để chính thức đóng lại dự án Việc kết thúc dự án phải được thực hiện bài bản và đầy đủ Nhà thầu bàn giao sản phẩm, nhận feedback từ khách hàng, sao lưu hồ sơ,… Giai đoạn kết thúc dự án không theo trình tự sẽ phát sinh nhiều rắc rối như các vấn đề liên quan đến pháp lý, trách nhiệm nhân sự,… Điều này sẽ để lại cho tổ chức nói chung và các cá nhân trong nhóm dự án nói riêng những thiệt hại to lớn về tài chính và danh tiếng.

Phần mềm quản lý dự án

Agilefant là giải pháp quản trị dự án tập trung hỗ trợ quy trình Agile với đầy đủ các chức năng của một phần mềm quản trị dự án Đây là phần mềm miễn phí, phát triển từ mã nguồn mở, hoạt động trên môi trường Java, MySQL và Tomcat.

Agilefant là công cụ quản lý dự án mã nguồn mở dựa vào các phương pháp Agile, hỗ trợ các hồ sơ sản phẩm, các dự án, chạy nước rút, và phát triển nhiều đội Agilefant cung cấp ba cấp độ khác nhau lập kế hoạch quản lý tồn đọng: backlogs sản phẩm, dự án và lặp đi lặp lại Bên cạnh đó, phần mềm còn hiển thị các đồ thị trực quan để giám sát tiến độ dự án.

Agilefant được đánh giá là một trong những công cụ quản lý dự án mã nguồn mở tốt nhất hiện nay với các tính năng hữu ích cũng như giao diện với khả năng tùy biến cao cho người dùng Tuy đơn giản nhưng phần mềm quản lý dự án này vẫn cung cấp đầy đủ đến người dùng những tính năng quản lý cần thiết, chức năng quản lý sản phẩm, cũng như khả năng tương thích với tất cả các hệ điều hành chính.

Trello là một ứng dụng quản lý dự án dựa trên web phổ biến, miễn phí và rất dễ sử dụng.Một số tính năng chính của nó là:

Bạn có thể mời bao nhiêu người vào bảng của bạn khi bạn cần

Bắt đầu thảo luận với nhận xét và tệp đính kèm

Lên danh sách kiểm tra và ngày hết hạn

Trello hoạt động mọi lúc mọi nơi

Bạn có thể tạo thẻ và nhận xét qua email

MyCollab cung cấp một giải pháp toàn diện cho việc quản lí mối quan hệ khách hàng, tài liệu và dự án nói chung Ngoài ra, MyCollab cũng đồng thời cung cấp rất nhiều những công cụ để người dùng, đặc biệt là chủ dự án nắm bắt được các lịch biểu, thời gian hoàn thành dự án trực quan.

Hệ thống giám sát dự án được hiển thị dưới dạng timeline cho phép người dùng dễ quản lý và theo dõi mọi lúc Các thành viên trong cùng một dự án có thể trao đổi với nhau thông qua email hoặc tin nhắn trong MyCollab MyCollab-Project cũng cung cấp biểu đồ quản lí Gantt, theo dõi tiến độ và chức dự án Đồng thời, MyCollab-Project còn cung cấp biểu đồ phát triển Agile và bảng Kanban đặc trưng.

Asana là một trong những phần mềm quản lý dự án miễn phí phổ biến nhất trên thị trường Asana có hơn 40.000 khách hàng và 400.000 người dùng Hoàn toàn miễn phí và hoạt động tốt cho nhóm dự án gồm 15 thành viên Asana là đứa con tinh thần của Dustin Moskovitz, người đồng sáng lập Facebook Do đó, sự đơn giản, sang trọng và thân thiện với người dùng là điểm nổi bật của Asana.

Các nhà quản lý có thể theo dõi các dự án mà không có bất kỳ phiền toái nào Nó cũng giúp tương tác giữa các thành viên trong nhóm Nó cũng mang lại cho bạn cơ hội để hình dung các mục tiêu của dự án Và gán ưu tiên cho các nhiệm vụ liên quan đến dự án của bạn.

Bạn cũng có quyền nhận thông tin cập nhật về dự án đang diễn ra trong thời gian thực Nó cũng cung cấp cho bạn chức năng lịch Cung cấp cho bạn thông tin chi tiết biểu đồ về các dự án trong một trang tổng quan.

Ngoài ra còn có các phần mềm khác như: Jira, Agilefant, My Collab, My Xteam, Open Project, Easy Project,

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, Phần mềm quản trị doanh nghiệp Myxteam mang đến cho nhà quản lý công cụ hiệu quả để kết nối nhân viên và công ty dễ dàng.

- Quản lý giấy tờ nhanh và dễ dàng với MyXteam Mọi giấy tờ tập trung trong một nền tảng, nhân viên mới không còn bị rối giấy tờ, mọi thông tin đều được cập nhật dễ dàng xuyên suốt.

- Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp MyXteam làm nơi hướng dẫn video, kiến thức cho nhân viên dễ dàng, tạo nên một nơi học tập, rèn luyện cho nhân viên mới

- Sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp MyXteam để trao quyền cho nhân viên được phép làm việc và quản lý các hoạt động của mình.

JIRA là phần mềm quản lý công việc vô cùng hữu ích hướng tới người dùng là những nhà phát triển và cho phép quản lý nhiều dự án phát triển phần mềm Phần mềm được sử dụng bởi nhiều nhóm agile.

Agile là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt với mục đích đưa phần mềm càng sớm càng tốt tới tay người dùng, được cho là phương pháp cải tiến và hiệu quả hơn so với những mô hình cũ Với JIRA, các nhà phát triển có thể dễ dàng lên kế hoạch, theo dõi và phát hành phần mềm của mình, cho dù có đang làm việc với nhiều dự án phần mềm khác nhau Cơ sở dữ liệu có thể được truy cập trên thiết bị hoặc thông qua dịch vụ đám mây của hãng Tất cả những gì bạn cần là tạo tài khoản miễn phí từ trang chủ. Đặc điểm chính của phần mềm quản lý công việc JIRA

 Lên kế hoạch phát triển phần mềm, phân chia nhiệm vụ cho các thành viên.

 Theo dõi hoạt động, đánh giá mức độ ưu tiên trong quá trình phát triển phần

 Tạo ra quy trình làm việc hiệu quả nhất cho toàn đội.

 Dễ dàng quản lý nhiều dự án phần mềm cùng lúc.

 Bảng điều khiển đa dạng: Scum Board, Kanban Board,

 Cải thiện năng suất làm việc toàn đội thông quan dữ liệu trực quan và báo cáo trong thời gian thực.

 Portfilio tất cả các dự án mang lại cái nhìn tổng thể, dễ dàng quản lý đội nhóm, lên kế hoạch nguồn lực, theo dõi tiến trình.

 Bộ lọc JIRA Query Language giúp tìm kiếm nhanh chóng.

 Hơn 950 add-on mang đến các tính năng nâng cao.

 Quy mô quản lý nhóm từ 10 tới 10,000 biến JIRA thành công cụ quản lý nhóm agile cho bất kì kích thước nhóm nào.

1.3.2 Phần mềm có bản quyền Đây là một trong các ứng dụng sử dụng nhiều nhất trong quản lý dự án với các tính năng dưới đây:

- Nó sẽ kiểm tra tiến độ dự án.

Hình 8 Phần mềm có bản quyền - Nó mang lại cho phòng để thảo luận và dự án phân tích.

- Nó cung cấp nền tảng cho các thành viên trong nhóm dự án để chia sẻ ý tưởng và phòng để được tư vấn.

Smartsheet là một ứng dụng cung cấp nền tảng cho làm việc từ xa Các tính năng chính của ứng dụng này là:

- Đô thị này có một bảng tính đơn giản.

- Nó cung cấp giao diện cho chia sẻ tệp này.

- Nó tạo ra các quy trình công việc tự động có thể được chia sẻ với các thành viên nhóm dự án.

- Nó cho phép dự án quản lý để phát triển các biểu đồ G

Hình 10 Phần mềm MS Project

MS Project của Microsoft (MS) là một chương trình có khả năng rất lớn, được ứng dụng trong hầu hết các lĩnh vực khác nhau, nghĩa là bất cứ một công việc (hay một dự án) nào tuân theo một tiến trình thì đều có thể áp dụng được MS Project Bên cạnh đó, nó cũng được thiết kể để làm việc nhóm và cho phép mở rộng Với mục đích hướng dẫn cơ bản, BBT Bản tin nội bộ xin giới thiệu đến độc giả các nội dung chính cũng như việc sử dụng

MS Project vào công việc cụ thể của mình (tổ chức thực hiện một dự án thông thường).

- MS Project là chương trình được tổ chức dưới dạng bảng và các biểu đồ quan sát.

NÓ cho phép người dùng cập nhật, lập các bảng báo cáo một cách dễ dàng trong bất cứ thời diểm nào của một dự án Bên cạnh đó MS Project còn cho phép làm việc cùng lúc với nhiều dự án, độc lập hoặc liên quan với nhau Một điều quan trọng nữa là nó cung cấp khả năng giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án, như thay đổi thời gian thực hiện công tác nào đó, thay đổi điều kiện ràng buộc công tác, phân bố lại tài nguyên

Các yêu cầu cơ bản cho máy tính và phần mềm hỗ trợ:

- Môi trường hoạt động: Microsoft 9x/Me/2000/XP.

- Cấu hình máy tính: Chỉ cần đáp ứng được yêu cầu theo hệ điều hành trên.

- Có thể cài đặt MS Project độc lập, không cần kèm theo bất cứ chương trình nào.

MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT

Giới thiệu tổng quan

Microsoft Project (MSP hoặc WinProj) là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.

Microsoft Project có thể được dùng để:

 Tạo ra những kế hoạch cho dự án Xác định được thời hạn phải xong

 Lập tiến độ thích hợp với các nhiệm vụ cần phải thực hành

 Phân bố nguồn lực & chi phí cho các công tác

 Cho phép điều chỉnh chiến lược thích hợp với những buộc ràng về thời gian và chi phí tài nguyên giới hạn

 Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method

 Xem những thông báo, dữ liệu theo nhiều cách, lưu lại, lọc & bố trí thông báo dự án theo cách của bạn

 Hợp tác & chia sẻ dữ liệu với các thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc

 Chuẩn bị những báo cáo mang thuộc tính chuyên nghiệp để trình bày cho ban chỉ huy, tư vấn giám sát, chủ đầu tư, công nhân…

Bên cạnh đó Microsoft Project còn dùng để quản lí hiệu quả các dự án về:

Quản lý dự án: Microsoft Project giúp bạn dễ dàng thực thi các dự án Các mẫu tích hợp sẵn và công cụ lên lịch quen thuộc sẽ giúp nhà quản lý dự án và các nhóm luôn làm việc hiệu quả.

Quản lý danh mục dự án: Đánh giá và tối ưu hóa danh mục dự án của bạn để ưu tiên các sáng kiến có mục tiêu kinh doanh và nhận được kết quả bạn muốn Việc tích hợp chặt chẽ với Power BI mang đến các bản phân tích nâng cao để hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn.

CHƯƠNG 2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT | NHÓM 2

Quản lý tài nguyên: Tìm hiểu thông tin chuyên sâu về cách sử dụng tài nguyên và cộng tác bằng các công cụ được tích hợp Với tính năng quản lý tác vụ và thời gian được đơn giản hóa, các nhóm có thể nhập cập nhật từ mọi nơi, đem lại khả năng giám sát điều hành cao hơn.

Giao diện phần mềm

Hình 14 Phần mềm Microsoft Project 2013

Hình 15 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop

Hình 16 Thanh công cụ ribbon

Thanh Ribbon được thiết kế để thực hiện các thao tác dễ dàng và nhanh chóng.

Các chức năng trên thanh ribbon:

 Ribbon task: Chứa các chức năng tác động đến công việc

 Ribbon resource: chứa các chức năng tác động đến tài nguyên

 Ribbon project: chứa các chức năng tác động đến dự án

 Ribbon view: chứa các chức năng về hiển thị

 Ribbon format: chứa các chức năng về định dạng

Các nút lệnh trên ribbon có thể được gọi lên bằng bàn phím Nhấn Alt, chương trình sẽ chủ dẫn cách sử dụng phím tắt để truy cập các thanh ribbon.

 Task: Công việc, nhiệm vụ

 Duration: Thời gian thực hiện công việc

 Predecessors: Công việc làm trước

 Successors: Công việc kế tiếp

 Task list: Danh sách các công việc

 Resource: Tài nguyên hay nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án

 Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc

 Unit: Khả năng lao dộng của tài nguyên

 Milestone: Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các đoạn trong dự án

 Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần

 Shedule: Lịch trình của dự án

 Ovr Rate: Giá ngoài giờ

 Cost/use: Phí sử dụng tài nguyên

 Actual cost : Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại

 Current cost: Chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + Chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại.

 Remaining cost: Chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án.

 Summary Task (Công việc tóm lược): Công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác.

Một số thao tác cơ bản

2.3.1 Tạo một dự án mới Đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án Sau khi tạo dự án mới,bạn sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu,

Hình 17 Mở tệp mới trong MS Project 2013 Để tạo một dự án từ mẫu:

1 Mở Project: Chọn Tệp > Mới nếu bạn đang làm việc trong một kế hoạch dự án.

2 Chọn một mẫu hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhấn Enter Hoặc chọn Dự án Trống để tạo một dự án từ đầu.

3 Chọn một mẫu để hiển thị thông tin về các yếu tố được đưa vào trong mẫu và bất kỳ tùy chọn nào.

4 Chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo.

2.3.2 Thiết lập thông tin dự án

Thiết lập thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải được thực hiện đầu tiên khi bắt đầu lập tiến độ bằng Microsoft Project.

Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện: a File/ Info/ Project Infomation/ Advanced Properties: Nhập tên dự án, người quản lý, công ty…để dễ quản lý sau này.

CHƯƠNG 2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT | NHÓM 2 b Project/ Project Infomation: Khai báo ngày bắt đầu – Start date (hoặc kết thúc – Finish date) dự kiến của dự án Chọn ngày hiện hành trong Current date (mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar

Hình 18 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule

Hình 19 Thiết lập thông tin dự án

Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta là rất cần thiết Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu một lịch làm việc khác nhau Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập lịch làm việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thường nghỉ một số ngày tết như 30/4 – 1/5, 2/9, giỗ tổ…Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo ra các lịch phù hợp với dự án.

 Trên tab Project chọn Change Working Time

 Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc

 Vào tab Exception nhập thông tin Name, Start, Finish sau đó nhấn Details… để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Thời gian làm việc thế nào?

 Vào tab Work weeks chọn details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều (From to).

Hình 21 Thiết lập ngày và giờ làm việc trong tuần

2.3.4 Tạo danh sách công việc

Lập danh sách các tác vụ của dự án: Để quản lý được một dự án hiệu quả, đầu tiên ta đi xây dựng các nhiệm vụ của dự án để có được một cách nhìn tổng quát nhất về dự án Ta xác định tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án

B1: Vào task chọn Grantt Chart

B2: Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode Nhập tên trong cột Task name.

Tạo các nhiệm vụ phụ

Các nhiệm vụ phụ nằm bên trong một nhiệm vụ lớn nào đó Như phần trên ta đã xác lập các nhiệm vụ từ trên xuống dưới, tức là các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ nằm dưới nó trong bảng công việc Giờ ta tạo các nhiệm vụ con đó bằng cách như sau:

Bước 1: Chọn các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ (có thể là một hoặc hơn 1 nhiệm vụ là con của nhiệm vụ khác) bằng cách bôi đen các nhiệm vụ đó.

CHƯƠNG 2 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MS PROJECT | NHÓM 2 Ngày tháng và khoảng thời gian nhiệm vụ

Bước 1: Chọn nhiệm vụ (bôi đen nhiệm vụ đó).

Bước 2: Nhập số ngày để hoàn thành nhiệm vụ đó.

Deadline là thời hạn cuối cùng có thể để thực hiện công việc đó Sau khi thiết lập ta sẽ thấy có mũi tên ở thời điểm ta thiết lập.

Bước 1: Chọn nhiệm vụ, kích đúp vào nhiệm vụ đó ta được hộp thoại Task

Bước 2: Chọn tab Advanced vào phần deadline chọn ngày là hạn cuối cùng

Thiết lập mốc dự án

Bước 1: Trong cột Duration của công việc cần tạo môc nhập 0.

Nhập các ghi chú nhiệm vụ

Bước 1: Chọn task cần ghi chú, nhấn chuột phải chọn Note

Bước 2: Hiển thị một hộp thoại, chúng ta ghi lại những thông tin cần thiết rồi nhấn

OK để kết thúc và lưu, Cancel để kết thúc và không lưu

Hình 26 Hiển thị hộp thoại Task Information

Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc

Có 4 kiểu liên kết giữa các nhiệm vụ với nhau phụ thuộc vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc của các nhiệm vụ

 Finish to Start (FS): Công việc trước hoàn thành rồi mới tới công việc sau

 Start to Start ( SS): Hai công việc bắt đầu cùng một lúc

 Finish to Finish (FF): Cả hai công việc hoàn thành cùng lúc

 Start to Finish (SF): Công việc này bắt đầu công việc kia mới kết thúc

Hầu hết các dự án yêu cầu công việc phải được thực hiện theo một trình tự nhất định và có mối quan hệ kết thúc – bắt đầu

Công việc thứ 2 phải xảy ra sau khi công việc đầu tiên được thực hiện

Công việc thứ 2 chỉ có thể xảy ra nếu nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành

Trong Microsoft Project, công việc đầu tiên được gọi là công việc tiền nhiệm (thuật ngữ predecssor) vì nó là công việc đi đầu tiên và kéo theo sau là các công việc phụ thuộc vào nó Công việc thứ 2 được gọi là công việc kế nhiệm (thuật ngữ successor) vì hoàn thành hoặc say nhiệm vụ mà nó phụ thuộc

Hình 27 Quan hệ của các công việc

Bạn có thể tạo mối quan hệ cho các công việc bằng cách tạo liên kết giữa các công việc Để làm điều này, bạn thực hiện các bước sau:

1 Trước tiên, bạn sẽ tạo sự quan hệ Finish – to – start giữa 2 công việc Chọn 2 công việc mà bạn muốn thiết lập quan hệ này

2 Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click biểu tượng Links Tasks

3 Khi đó 2 công việc mà bạn chọn đã liên kết theo kiểu Finish - to – start Đặc biệt Microsoft Project sẽ tính thời gian cho bạn khi bạn chỉ cần cung cấp thông tin của 1 trong

2 công việc Bên cạnh đó, biểu tượng liên kết sẽ hiện thị

Biểu tượng liên kết giữa hai công việc

Hình 29 Biểu tượng liên kết công việc

4 Bạn có thể thiết lập quan hệ bằng cách khác Click vào một công việc, trên tab Task, tại nhóm Properties, click Information

Hình 30 Thiết lập quan hệ bằng cách khác

5 Hộp thoại Task Information hiển thị, tại tab Predecessor, click vào cột Task Name bạn sẽ thấy một loạt các công việc hiển thị Chọn một công việc chẳng hạn “ Thiết lập sơ đồ dự án”

6 Tại cột Type, chọn kiểu quan hệ.

Hình 32 Chọn kiểu quan hệ

7 Trong giao diện biểu đồ Gantt, trỏ chuột vào giai đoạn 1 và kéo đến giai đoạn 2 để thiết lập liên kết giữa 2 giai đoạn

Hình 33 Giao diện biểu đồ Gantt

Giai đoạn 2 và 6 đã liên kết theo kiểu Finish-to-start.

8 Trên tab Task, tại nhóm Schedule và click biểu tượng Respect Links

Thiết lập lại thời gian với respect links

Hình 35 Biểu tượng Respect Links

9 Microsoft Project sẽ tự thiết lập lại công việc của bạn theo mối quan hệ của công việc tiền nhiệm

Hình 36 Truy cập cửa sổ recourse sheet

Tài nguyên của dự án bao gồm: nhân lực, thiết bị, vật liệu,

Khi thực hiện phân bổ nguồn tài nguyên cho công tác ta phải khai báo các tài nguyên thông qua cửa sổ tài nguyên Resource Sheet.

Menu View ->Resource Sheet hay biểu tượng trên view bar.

Hình 22:HìnhThiế37tlậ.pThitàiết nguyênlậptàinguyêndựán dự án

 Resource Name: Nhập tên tài nguyên.

 Material Label: Nhãn vật liệu.

 Initials : Chữ cái đầu tiên của tên

 Max.Units: Số đơn vị tài nguyên tối đa tính cho 1 ngày.

 Ovr.Rate: Giá ngoài giờ.

 Cost/Use: Phí sử dụng tính cho 1 tài nguyên.

 Accrue: Phương pháp tính giá.

 Base Calendar: Lịch cơ sở.

+ Nhập các cột trong bảng Resource Sheet.

Kích hoạt vào cột cần khai báo.

Hình 38 Hiển thị kết quả tài nguyên dự án Định nghĩa bảng tài nguyên dự án

Là tài nguyên đơn vị thực hiện đang có và quản lí như: số lượng, chủng loại tài nguyên, nhân lực, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,

Kiểu tài nguyên và số lượng tương ứng

Các chi phí phải trả cho tài nguyên.

2.3.6 Phân bổ tài nguyên cho các công việc

 Để công tác thực hiện đúng với tiến độ đề ra cần phải phân bổ và sử dụng tài nguyên hợp lý Công tác phân bổ sẽ thực hiện theo các bước sau:

Menu Resources =>Assign Resources hay biểu tượng trên View bar.

Hình 39 Giao diện Assign Resources

Hình 40 Phân bổ tài nguyên cho các công việc

Assign: gán phân bổ tài nguyên.

Remove: xoá phân bổ tài nguyên.

Replace: thay thế bằng tài nguyên khác.

Close: đóng hộp thoại Resource Sheet.

Units: đơn vị tài nguyên.

Graph: đồ thị trong hộp thoại Resource Sheet.

Hoặc chọn công tác cần phân bổ rồi vào Menu Project =>Task

Information =>Resources hay nhấp đúp chuột vào công tác.

Hình 41 Chọn công tác cần phân bổ

Microsoft Project còn trình bày tài nguyên dạng biểu đồ Menu View => Other Views => Resources Graphs để xem.

Hình 42 Trình bày tài nguyên dạng biểu đồ

Ngoài ra trên Resource Sheet còn cho phép ghi chú thích thêm về tài nguyên tương tự như của công tác. Để thiết lập chú thích cho tài nguyên mà bạn phân bổ, bạn có thể chọn qua hộp thoại

Hình 43 Thiết lập chú thích cho tài nguyên mà bạn phân bổ

2.3.7 Lịch trình cho dự án

Night Shift: lịch ca đêm

24 hours: lịch làm việc 24 giờ

 Lập lịch cho dự án trong Microsof Project:

Menu File => Options => Schedule => Calendar: thay đổi các thông số theo yêu cầu

MINH HỌA: ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN BÁN BÁNH TRUNG THU

Giới thiệu dự án

“Dự án bán bánh trung thu Cậu Vàng”

3.1.2 Bản đăng kí dự án

Ngày bắt đầu(Project Start Date): 01/07/2019

Ngày kết thúc(Project Finish Date): 11/10/2019

Kinh phí dự kiến(Budget Information): 15,495,000 ( Mười lăm triệu bốn trăm chín mươi lăm nghìn đồng)

Quản lý dự án (Project Manager):

Name: Trần Thị Thúy AnPhone: 0967872029Email: antranbuh99@gmail.com

CHƯƠNG 3 MINH HỌA ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN | NHÓM 2

Dự án bán bánh trung thu nhà làm với quy mô kinh doanh hộ gia đình được áp dụng công thức gia truyền, với cách làm bánh truyền thống nhằm cung cấp đến người tiêu dùng một thương hiệu bánh trung thu làm tại nhà đã qua kiểm duyệt Được chắc chắn về chất lượng và giá thành rẻ hơn so với các thương hiệu bánh lớn trên thị trường hiện nay tại khu vực quận Thủ Đức TP Hồ Chí Minh Với số lượng cung cấp có hạn là 500 bánh được sản xuất và bày bán trong vòng 2 tháng, dự án quan trọng chất lượng trên từng chiếc bánh.

Việc triển khai dự án không chỉ cung cấp cho người tiêu dùng một phân khúc nhỏ bánh nhà làm đảm bảo chất lượng và giá cả phải chăng, nó còn mang hương vị nhà làm đến từng gia đình trong dịp tết trung thu khi cả nhà quây quần bên mâm bánh trà Bánh trung thu nhà làm vừa an toàn lại tạo niềm vui ấm cúng cho gia đình Việt.

Có thể thấy bánh trung thu hiện nay trên thị trường khá đa dạng và phong phú nhưng nhìn chung khá giống nhau về mùi vị, mẫu mã tạo nên sự nhàm chán trong sở thích người mua Nhiều loại lại không đạt chất lượng tốt vì được du nhập từ trung quốc với giá rẻ vì làm từ những nguyên liệu không đảm bảo.

Trước tình hình đó, dự án của nhóm là tạo ra những mẫu bánh trung thu với hương vị mới, màu sắc mới mà thành phần hoàn toàn an toàn cho người tiêu dùng, giúp người tiêu dùng có thêm nhiều lựa chọn hơn.

Thực hiện dự án bánh trung thu nhằm đánh mạnh vào thị trường theo mùa, nhằm tạo ra nguồn lợi nhuận tập trung.

Làm đa dạng và phong phú thêm bánh trung thu góp phần làm đa dạng nền văn hóa ẩm thực cũng như văn hóa đậm đà bản sắc dân tộc.

3.1.5 Sự cần thiết của dự án.

Dự án được triển khai nhằm đảm bảo chất lượng an toàn thực phẩm và sức khỏe người tiêu dùng lên hàng đầu, tăng thêm lòng tin người tiêu dùng đối với sản phẩm.

Mang lại nguồn lợi nhuận nhanh cho nhà đầu tư vì chỉ tập trung phát triển sản phẩm theo mùa. Đối với các doanh nghiệp, bạn bè hay đối tác của nhau sẽ có thêm các sự lựa chọn về món quà vô cùng ý nghĩa mà chất lượng lại đảm bảo Đối với trẻ em, có thêm những mẫu bánh trung thu thơm ngon nhưng cũng không quên bản sắc đặc trưng của dân tộc.

3.1.6 Mức độ phù hợp của dự án. Được thực hiện vào thời điểm trung thu sắp đến gần, mà lễ trung thu thì không thể nào thiếu bánh trung thu, nên dự án này hoàn toàn phù hợp.

Sản phẩm thích hợp với mọi độ tuổi, từ già trẻ lớn bé đều yêu thích món bánh trung thu. Đáp ứng xu hướng của người tiêu dùng sản phẩm rẻ nhưng vẫn đạt tiêu chuẩn về mẫu mã và chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm.

-Thực hiện việc đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật

-Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh - Bản sao (Photo công chứng) giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các cá nhân tham gia vào hộ kinh doanh.

-Bản sao (Photo công chứng) biên bản họp về việc thành lập hộ kinh doanh Nộp hồ sơ ở tỉnh Bến Tre

-Đóng phí 100.000 đồng/lần (Theo biểu mức thu phí đăng ký hộ kinh doanh được quy định thông tư số 176/2012/TT-BTC)

- Hoàn thành thủ tục về giấy chứng nhận điều kiện kinh doanh.

- Hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm bao gồm:

- Đơn xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm.

- Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Bản giải trình về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dụng cụ đảm bảo chất lượng theo quy

- Giấy xác nhận đã được tập huấn kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm của cơ sở kinh doanh và của người trực tiếp kinh doanh

- Thông tư 57/2015/TT-BCT Quy định điều kiện bảo đảm an toàn thực phẩm trong sản xuất thực phẩm nhỏ lẻ thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Công

Theo đó, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ thuộc đối tượng đăng ký kinh doanh ( đăng ký hộ kinh doanh) phải được cấp Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP theo quy định:

- Chủ cơ sở và người trực tiếp tham gia sản xuất phải có Giấy xác nhận kiến thức về an toàn thực phẩm (còn hiệu lực) do cơ quan có thẩm quyền cấp.

- Chủ cơ sở có trách nhiệm tổ chức khám sức khỏe cho chủ cơ sở và những người tham gia trực tiếp sản xuất của cơ sở định kỳ ít nhất 01 lần/năm tại cơ sở y tế cấp quận/huyên trở lên Chủ cơ sở và người sản xuất trực tiếp tại cơ sở phải có Giấy xác nhận đủ sức khỏe để sản xuất thực phẩm do cơ sở y tế cấp quận/huyện trở lên cấp.

 Điều kiện đối với khu vực sản xuất thực phẩm:

- Khu vực sản xuất thực phẩm phải được bố trí tại địa điểm không bị ngập nước, đọng nước, ô nhiễm bụi, hóa chất độc hại, không bị ảnh hưởng bởi động vật, côn trùng, vi sinh vật gây hại và có khoảng cách an toàn với các nguồn gây ô nhiễm khác.

Ứng dụng phần mềm ms project 2013 để quản lý thời gian và tài nguyên dự án 67 1 Thiết lập thông tin dự án

3.2.1 Thiết lập thông tin dự án

Hình 60 Thiết lập thông tin dự án

Dự án bán bánh trung thu bước đầu đạt được doanh thu hơn kế hoạch đề ra Dự kiến sẻ tiếp tục thực hiện dự án và mở rộng quy mô ở những năm tiếp theo.

Với tổng mức đầu tư 15,495,000 đồng, ước tính doanh thu sau mùa đầu tiên đạt được 37,550,000 đồng.

Bên cạnh việc mang lợi ích đến chủ đầu tư, thì dự án còn góp phần giữ gìn và nâng cao giá trị truyền thống dân tộc.

Quan trọng nhất, cung cấp đến người dùng sản phẩm đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm mà giá cả phù hợp với tất cả người tiêu dùng.

Dự án thực hiện nhờ có sự trợ giúp của các công cụ:

• Microsoft Project 2013: Quản lý dự án

• MS Excel: Nhập dữ liệu khảo sát, ước tính doanh thu và chi phí, dự tính dòng tiền.

• MS PowerPoint: Thuyết trình khi bàn họp

• MS Word: Soạn thảo các văn bản, hợp đồng,…

Dự án đã mang lại nhiều bài học bổ ích và cung cấp thêm nhiều kinh nghiệm cho tất cả các thành viên, khắc phục được những lỗi cơ bản khi thực hiện một dự án Đây cũng là tiền đề để những dự án sau này hoàn thành tốt hơn, thành công hơn, mang lại nhiều giá trị hơn cho cuộc sống, giải quyết nhiều nhu cầu cần thiết cho người.

Định dạng
Số trang	73
Dung lượng	3,63 MB