Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án
Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.[CITATION TỔN21 \l 1033 ]
1.1.2 Quy trình quản lý dự án:
Hình 1.1 Quy trình quản lí dự án
Lập kế hoạch dự án: Đây là một trong các giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời dự án Giống như tấm bản đồ có sẵn lộ trình và điểm đích, nhà quản lý cần vẽ lên các mốc cùng thời gian cụ thể, phương hướng, cách đi và hành trang.
Thực thi dự án: Mỗi vị trí đều gắn với mục tiêu và thời hạn nhất định Đây là giai đoạn cần có sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên tham gia, đồng thời nó chịu tác động bởi nhiều yếu tố cần phải kiểm soát chặt chẽ như nguồn lực, thời gian, chi phí Đây là giai đoạn tập trung nhiều thời gian nhất để hành động, nó đòi hỏi hiệu suất được đảm bảo, tiết kiệm tối đa các tài nguyên và đi đúng hướng.
Kiểm soát dự án: Để đảm bảo chất lượng cùng tiến độ triển khai, việc kiểm soát dự án phải diễn ra liên tục, bám sát các yêu cầu cũng như ý thức được nguồn tài nguyên hiện có để có biện pháp điều chỉnh kịp thời, khắc phục phát sinh Với một dự án quy mô lớn, công việc nhiều, việc kiểm soát đi vào chi tiết
0 0 thường không chắc chắn, mất nhiều thời gian Vì thế giải pháp đồng thời kết hợp công cụ kiểm soát tự động vào hoạt động quản lý giúp việc theo dõi, giám sát dự án nhanh nhạy hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.
Một dự án kết thúc khi nó đã đạt được mục tiêu hoặc có lệnh kết thúc do yêu cầu khách hàng, từ lãnh đạo dự án, bên có thẩm quyền quyết định Bên cạnh những công tác giải phóng nguồn lực, thống kê lại tài chính hay bàn giao sản phẩm, đóng hợp đồng, nhà quản lý cùng đội của mình cần đánh giá lại công tác triển khai dự án, đúc kết ra các bài học kinh nghiệm để tránh những sai sót lặp lại, vận dụng kiến thức đã tích lũy vào các dự án tiếp theo.
Những kết quả chấp nhận được ở từng giai đoạn là tiền đề cho giai đoạn tiếp theo, thể hiện hiệu suất và tạo nên vòng đời dự án
Phần mềm quản lý dự án
Trello là phần mềm quản lý dự án phổ biến tại nhiều nước, có bản sử dụng miễn phí trọn đời cho người dùng Đồng nghĩa với đó, người dùng bị giới hạn tính năng so với bản tính phí Tag tên người dùng hay tag tên công việc để dễ dàng theo dõi và quản lý Đầy đủ phiên bản mobile, PC, Laptop hay tablet cho người dùng có thể quản lý dự án mọi lúc mọi nơi.
Asana là phần mềm quản lý dự án cơ bản giúp theo dõi dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do- list Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty. o Ưu điểm: Rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt để theo dõi tiến độ trực quan hơn. o Nhược điểm: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên Với các phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm
0 0 kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau
Wrike cũng là một giải pháp quản lý dự án với nhiều tính năng cao cấp và khả năng tích hợp mạnh mẽ, giúp thay thế email và hầu hết công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựa chọn hàng đầu cho những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí. o Ưu điểm: Cộng tác: Wrike có đầy đủ các tính năng như tạo việc, giao việc, bình luận, tag tên, khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Wrike quản lý thời gian của từng đầu việc rất sát sao, có nhiều tuỳ chọn khi đặt thời hạn cho công việc, ví dụ như đặt thời hạn công việc theo backlog , theo deadline , hoặc theo milestone Báo cáo theo thời gian thực: đối với phiên bản trả phí, Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực, tuỳ chỉnh theo yêu cầu của nhà quản lý, bạn có thể yêu cầu báo cáo theo dự án hoặc công việc, với bộ lọc dữ liệu theo trạng thái, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc theo tên thành viên o Nhược điểm: Với bản miễn phí này, người dùng chỉ có 2Gb dung lượng lưu trữ Với phiên bản Professional dành cho nhóm 5 - 15 người, mức phí $9.8/ người dùng/ tháng, Wrike sẽ mở thêm các tính năng Gantt chart, tăng dung lượng lưu trữ lên 5Gb, và khả năng tích hợp nâng cao với Microsoft Project, Excel, RSS.
Sơ đồ Gantt trong Excel:
Sơ đồ Gantt Chart cung cấp những minh hoạ rõ nét, cái nhìn tổng thể về toàn bộ dự án và chi tiết công việc cần thực hiện Thông qua đó, mọi người trong nhóm có thể nắm bắt, kiểm soát các thông tin của công việc được đề ra và thời gian để chạy tiến độ công việc đó. o Ưu điểm: Quản lý cùng lúc nhiều thông tin; nâng cao năng suất; sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả. o Nhược điểm: Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng; chỉ hiệu quả tốt với các dự án nhỏ; sơ đồ Gantt yếu trong việc xử lý các ràng buộc của dự án
Jira Software là phần mềm quản lý dự án giúp doanh nghiệp thiết lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc theo phương pháp tập trung vào hiệu quả, còn gọi là phương pháp quản lý agile.
Jira thường phổ biến trong các doanh nghiệp liên quan đến lĩnh vực công nghệ, dùng để lên kế hoạch, theo dõi lộ trình phát hành và phát triển sản phẩm, báo cáo về các lỗi phần mềm khi triển khai hoặc nâng cấp. o Ưu điểm: Khá đầy đủ tính năng của một phần mềm quản lý dự án: Lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ, tình trạng thực hiện công việc; Báo cáo qua biểu đồ khá trực quan và chi tiết; Khả năng tích hợp với bên thứ ba thông qua cổng API. o Nhược điểm: Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đào tạo, làm quen về phần mềm mất nhiều thời gian Phí sử dụng tính theo user và tính năng, với doanh nghiệp quy mô nhỏ muốn sử dụng tính năng chuyên sâu hơn phải mất phí như doanh nghiệp lớn
1.1.1 Phần mềm có bản quyền:
Project manager: Đây là phần mềm quản lý dự án theo thời gian thực, giúp đo lường và theo dõi chính xác lịch trình, ngày tới hạn công việc Phần mềm Project manager cung cấp các tính năng nổi bật sau: Quản lý dự án theo biểu đồ Gantt; Quản lý dự án theo dạng bảng; Lên kế hoạch dự án; Quản lý thời gian và lên lịch trình công việc cần hoàn thiện; Báo cáo chung cho toàn dự án; Quản lý công việc, giao việc,…
Project Manager cung cấp các bản tính phí, trong đó gói thấp nhất dành cho việc quản lý dự án cá nhân với chi phí từ 15 usd/người/tháng. ói đến phần mềm quản lý dự án không thể thiếu cái tên Basecamp Đây là phần mềm giúp bạn quản lý dự án từ xa hiệu quả, giao và nhận việc cho các thành viên trong dự án tức thời, chính xác.
Một số tính năng mà Basecamp cung cấp bao gồm:
Bảng tin: giúp đưa những thông báo, ý tưởng mới, cập nhật tiến độ… ngay trên giao diện hiển thị để nắm bắt thông tin nhanh nhất.
Tạo List công việc cần hoàn thành, được chỉ định hay những công việc/dự án tới hạn.
Lên lịch trình công việc theo mức độ quan trọng của các đầu việc.
Đính kèm các file thông tin, dữ liệu tham khảo hoặc kết quả công việc vào dự án.
Tạo group chat để trao đổi công việc…
LiquidPlaner được mệnh danh là phần mềm quản lý và theo dõi công việc đáp ứng nhiều nghiệp vụ phức tạp với quy mô nhân sự lớn Cũng bởi vậy, chi phí sử dụng phần mềm không hề rẻ, giá của phần mềm này từ 45 usd/tháng/người. o Ưu điểm: Đáp ứng nhiều tính năng chuyên nghiệp cho việc: Hoạch định và lên kế hoạch dự án; Đo lường, theo dõi và giám sát tiến độ; Phân tích hiệu quả công việc chi tiết, những điểm yếu, điểm mạnh cần phát huy của dự án và tổng hợp chi phí trong dự án đó Cung cấp những phân tích tỉ mỉ, kỹ càng giúp doanh nghiệp có những hoạch định tốt hơn trong những dự án kế tiếp o Nhược điểm: Giá sử dụng cao, thích hợp với doanh nghiệp có tiềm lực tài chính mạnh và quy mô lớn Với các doanh nghiệp nhỏ, chi phí triển khai phần mềm này khá cao.
Không còn xa lạ với người dùng với các sản phẩm của Microsoft, phần mềm quản lý dự án Microsoft Project giúp doanh nghiệp quản lý quy trình, tiến độ dự án một cách nhanh chóng, chuẩn xác Các tính năng của phần mềm bao gồm:
Quản lý tất cả các dự án đang tham gia một cách tập trung nhất.
Quản lý dự án mọi lúc mọi nơi, giao và nhận việc nhanh chóng, hỗ trợ làm việc từ xa hiệu quả trên các thiết bị kết nối mạng.
Quản lý dự án theo dạng bảng, lưới, danh sách… giúp đem lại thông tin trực quan nhất.
Cung cấp 2 loại giải pháp: Cloud-based và on-premise (Tại chỗ).
Đầy đủ tính năng giao, nhận, quản lý tiến độ, đánh giá dự án …
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT
Giới thiệu tổng quan
Các nguồn lực và giám sát việc thực hiện các công tác phù hợp với mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn về nguồn nhân lực, vật lực, chi phí và thời gian Nếu thực hiện tốt 3 giai đoạn này thì cơ hội thành công dự án càng cao
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.
MS Project tạo ra ngân sách dựa trên việc phân công, tỉ lệ tài nguyên Phân bổ nguồn lực và chi phí cho các công tác Quản lý dự án theo tiến độ và chi phí bằng phương pháp Earned Value Method Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc.
Các mẫu tích hợp sẵn và công cụ lên lịch quen thuộc sẽ giúp nhà quản lý dự án và các nhóm luôn làm việc hiệu quả Việc tích hợp chặt chẽ với Power BI mang đến các bản phân tích nâng cao để hỗ trợ đưa ra quyết định tốt hơn Với tính năng quản lý tác vụ và thời gian được đơn giản hóa, các nhóm có thể nhập cập nhật từ mọi nơi, đem lại khả năng giám sát điều hành cao hơn.
Giao diện phần mềm
Hình 2.1 Giao diện phần mềm Microsoft Project 2013 trên màn hình Desktop
Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng.
Hình 2.2 Giao diện Backstage với các công cụ cần thiết
Màn hình giao tiếp chính gồm:
- Hệ thống các Menu chính.
- Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công dọc.
- Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang.
- Để đến Backstage, dick vào File trên giao diện Microsoft Project Microsoft
- Project sẽ hiển thị Backstage.
- Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.
- Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.
- Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.
- New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.
- Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.
- Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phẩm Microsoft Project.
- Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project.
Hình 2.3 Giao diện cài đặt thông tin
Trong giao diện cửa sổ làm việc của Project bao gồm các thành phần chính sau:
- Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) : đây là một khu vực tùy chọn của giao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh thường xuyên sử dụng.
- Tab và Ribbon: dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống(drop menu) và các thanh công cụ truyền thống Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project Ribbon (dải) là khu vực chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi các hành động trong Project.
- Nhóm lệnh: là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau Mỗi tab sẽ được chia thành nhiều nhóm lệnh.
- Lệnh: là các tính năng cụ thể để thực thi hành động trong Project Mỗi tab chứa đựng một số lệnh
- View: là khung hình xuất hiện trong cửa sổ làm việc Project, Project có thể hiển thị một khung hình đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làm việc.
- Phím tắt View: cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung hình nhìn thường xuyên được sử dụng trong Project.
- Thanh trượt Zoom: dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn.
- Thanh trạng thái: sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiến độ của nhiệm vụ mới và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung hiện tại.
- Shortcut menu và Mini toolbar: có thể truy cập thông qua việc kích chuột phải bất kì một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung hình.
Hình 2.4 Cửa sổ làm việc của MS Project
Một số thao tác cơ bản
2.3.1 Tạo một dự án mới: Đầu tiên để tạo kế hoạch làm việc là tạo ra một file dữ liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhập các thông tin chung về dự án Sau khi tạo dự án mới, bạn sẽ có một file dữ liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án cũng như các thông tin khác về dự án. Để tạo một dự án từ mẫu:
Bước 1: Mở Project: Chọn tệp mới nếu bạn đang làm việc trong một kế hoạch dự án.
Bước 2: Chọn một mẫu hoặc nhập vào hộp Tìm kiếm mẫu trực tuyến, rồi nhấn Enter Hoặc chọn Dự án Trống để tạo một dự án từ đầu.
Bước 3: Chọn một mẫu để hiển thị thông tin về các yếu tố được đưa vào trong mẫu và bất kỳ tùy chọn nào.
Bước 4: Chọn các tùy chọn bạn muốn, rồi chọn Tạo.
Hình 2.5 Tạo một Project mới
2.3.2 Thiết lập thông tin dự án:
Mỗi một dự án đều có một số thành phần đặc trưng như các công việc có liên quan, một số vướng mắc sẽ gặp phải khi thực hiện, người thực hiện chúng và mục đích của dự án Thiết lập thông tin dự án là việc làm đơn giản và phải được thực hiện đầu tiên khi bắt đầu lập tiến độ bằng Microsoft Project.
Dưới đây là 2 phần thiết lập căn bản cho thông tin dự án chúng ta phải thực hiện:
Thiết lập thông tin chung của dự án: File Info Project Information Advanced Properties Nhập tên dự án, người quản lý, công việc, Để dễ dàng quản lý sau này.
Hình 2.6 Thiết lập thông tin dự án
Thiết lập đơn vị thời gian cho dự án: File Options Schedule.
Hình 2.7 Thiết lập thông tin dự án trong Schedule
- Week start on: chọn ngày bắt đầu 1 tuần mới cho dự án.
- Fiscal year starts in: chọn năm tài chính (tài khóa) bắt đầu bằng tháng nào của năm Thông thường là tháng 1 dương lịch.
- Default start time/end time: chọn thời điểm bắt đầu/ kết thúc ngày làm việc.
Hình minh họa là làm từ 8h sáng đến 5h chiều.
- Xác định số giờ làm việc trong ngày (Hours per day), số giờ làm việc trong tuần (Hours per week), số ngày làm việc trong tháng (Days per month).
- Xác định kiểu đơn vị tài nguyên là thập phân (Decimal) hay % (Percentage) trong Show assignment unit as a.
- Mặc định cách tạo ra các công việc mới trong New tasks created là tự động (Auto schedule) hay thủ công (Manual schedule) Nên chọn Auto để quen thuộc với các phiên bản MP trước.
- Lựa chọn thời điểm tính tiến độ của dự án theo ngày bắt đầu (Project start date) hay ngày hiện tại (Current date) trong Auto schedule tasks scheduled on.
- Lựa chọn đơn vị thời gian trong dự án trong Duration is entered in (thông thường chọn là ngày) và đơn vị công việc trong dự án trong Work is entered in (thông thường chọn là giờ công).
- Chọn định dạng công việc trong Default task type (Chọn Fix Duration – đây là lựa chọn phổ biến ở Việt Nam).
- Bỏ chọn New task are effort – driven
- Bỏ chọn Auto link inserted or moved tasks
- Bỏ chọn Task will always honor their constraint dates Chọn chế độ On trong Calculator project after each edit để dự án luôn được tính toán lại ngay khi có sự thay đổi.
- Bỏ chọn Update task status updates resource status (trong giai đoạn lập kế hoạch, chúng ta đang lập dữ liệu ban đầu, chưa kiểm soát đo lường tiến trình hay cập nhật thì nên loại bỏ đặc điểm này).
- Lựa chọn chi phí cố phí được tính phân bổ (Prorated), ngay khi bắt đầu công việc (Start) hay khi kết thúc công việc (Finish) trong Default fixed cost accrual.
Thiết lập thời gian dự án: Project Project Infomation Tại Start date (và Finish date), nhập ngày bắt đầu (và kết thúc) của dự án hoặc click vào biểu tượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày Chọn ngày hiện hành trong
Current date mặc định lấy bằng ngày của máy tính, có thể chọn bằng ngày khác Chọn loại lịch áp dụng cho dự án trong Calendar.
Hình 2.8 Thiết lập thời gian dự án
Việc tạo ra một định dạng lịch riêng cho riêng mỗi chúng ta là rất cần thiết.
Vì mỗi một dự án yêu cầu một lịch làm việc khác nhau, mỗi công ty yêu cầu một lịch làm việc khác nhau Ví dụ như một dự án kéo dài nhiều năm thì thiết lập lịch làm việc theo ngày tỏ ra không hợp lý, hay ở Việt Nam chúng ta thường nghỉ một số ngày tết như 30/4 – 1/5, 2/9, giỗ tổ…Do đó nhất thiết chúng ta phải tạo ra các lịch phù hợp với dự án.
- Trên tab Project chọn Change Working Time.
- Vào Options … để thiết lập lại lịch cho dự án bao gồm thời gian bắt đầu làm việc, thời gian kết thúc, số giờ làm việc
- Vào tab Exception nhập thông tin Name Start Finish, , sau đó nhấn Details… để lựa chọn ngoại lệ cho ngày đó, ngày đó có phải là ngày làm việc hay không? Thời gian làm việc thế nào?
- Vào tab Work weeks chọn Details chọn các ngày sẽ làm việc của 1 tuần trong dự án (ví dụ này làm cả thứ 7 và chủ nhật) sau đó chọn Set day(s) to these specific working times rồi khai báo thời gian làm việc của buổi sáng và chiều
Hình 2.9 Thiết lập lịch cho dự án
2.3.4 Tạo danh sách công việc:
Danh sách công việc đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện dự án Danh sách công việc càng khoa học và chi tiết thì việc quản lý dự án càng dễ dàng hơn
Nhập tên công việc (Cột Task Name) Nhập thời gian thực hiện công việc (Duration).
Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc:
- Nhập trực tiếp: Kích hoạt cột Duration Nhập khoảng thời gian thực hiện công tác (mo = months: tháng, w = week: tuần, d = days: ngày, h = hours: giờ, m = minutes: phút) Ngày bắt đầu thực hiện công tác: kích hoạt cột Start để chọn ngày bắt đầu Cột Finish tự động tính ra ngày kết thúc công tác.
Hình 2.10 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Nhập trực tiếp
- Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Task View Task Information General, hoặc nhấp đúp chuột vào công tác Percent
0 0 complete: % công tác đã hoàn thành Cập nhật tiến độ thực tế công tác. Priority: mức độ ưu tiên công tác.
Hình 2.11 Hiệu chỉnh thời gian thực hiện công việc - Task Infomation
Tạo ghi chú cho công việc: Task Task Information Notes Nhập ghi chú các thông tin liên quan.
Hình 2.12 Tạo ghi chú cho công việc
Kiểu công việc: Task Task Information Advanced Task Type Fixed
Duration: cố định khoảng Fixed Units: cố định đơn vị Fixed Work: cố định giờ làm việc.
Ràng buộc công việc: Task Task Information Advanced Constrain type.
Hình 2.14 Ràng buộc công việc
- As Soon as Possible: công việc không bị ràng buộc.
- As Late as Possible: công việc này phải bị trì hoãn càng lâu càng tốt.
- Finish No Earlier Than: công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định.
- Finish No Later Than: công việc phải kết thúc sớm hơn ngày tháng chỉ định.
- Must Finish On: công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng chỉ định.
- Must Start On: công việc phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng chỉ định.
- Star No Earlier Than: công việc phải bắt đầu muộn hơn ngày tháng chỉ định.
- Start No Later Than: công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định.
Tổ chức các công việc thành giai đoạn là một việc làm quan trọng trong kế hoạch dự án Ví dụ, thông thường với một dự án Xuất bản sách sẽ chia thành các giai đoạn như biên tập, thiết kế, in ấn và xuất bản v v
Bước 1: Chọn những giai đoạn cần nhóm lại thành một giai đoạn.
Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng
Hình 2.15 Phân cấp công việc
MINH HỌA: ỨNG DỤNG MS PROJECT TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 3F – LY TÁI CHẾ TỪ BÃ CÀ PHÊ
Giới thiệu dự án
“DỰ ÁN 3F – LY TÁI CHẾ TỪ BÃ CÀ PHÊ”
3.1.2 Bản đăng kí dự án:
Ngày bắt đầu (Project Start Date): 09/06/2021.
Ngày kết thúc (Project Finish Date): 24/09/2021.
Tổng thời gian của dự án: 77 ngày.
Kinh phí dự kiến (Budget Information): 1,000,000,000 VND (Một tỷ đồng)
Quản lý dự án (Project Manager) Name: Trần Thị Diệu Hiền Phone: 0922223179 Email: dieuhien06122001@gmail.com
Việt Nam là một nước được biết là quốc gia đứng đầu về trồng trọt trong đó cà phê chiếm diện tích rất lớn, với các điều kiện tự nhiên thuận lợi chúng tôi đã tận dụng nguyên liệu sẵn có không cần phải nhập khẩu để sản xuất ra sản phẩm ly, cốc với nguyên liệu là bã cà phê, chúng ta có thể tái chế bằng công nghệ tiên tiến của Đức thành những chiếc cốc thay thế cốc nhựa dùng một lần, vừa thân thiện với môi trường, dễ sử dụng, dễ mang đi.
3.1.4 Mục tiêu dự án (Project Objectives) :
Với mục tiêu cung cấp sản phẩm vừa thân thiện với môi trường, vừa đáp ứng được nhu cầu sử dụng ly của người tiêu dùng, dự án được cho là có tính thông dụng cao và được sử dụng trong dài hạn
Như chúng ta đã biết vấn đề ô nhiễm môi trường, dẫn đến những tác hại to lớn đối với sức khỏe con người đã ngày càng trở nên nghiêm trọng Trong hoàn cảnh đó, mỗi người đều nên ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình để cải thiện môi trường sống này Ý thức đó đã ngày càng được nâng cao, và chuyển thành hành động nhiều hơn Vậy nên, sự ra đời của những sản phẩm thiết yếu thay thế dần đồ nhựa không gây ô nhiễm, như là một phần đóng góp không nhỏ trong công cuộc to lớn bảo vệ môi trường này
Trong tương lai không xa, khi mà mỗi người dân từ lớn đến bé đều nhận thức được sự nghiêm trọng của vấn đề ô nhiễm, thì việc tiêu thụ những sản phẩm thân thiện 10 với môi trường như ly bã cà phê sẽ trở nên phổ biến hơn, thậm chí dù giá thành sản phẩm cao hơn giá trị của nó, người dân vẫn sẽ sẵn mua.
3.1.5 Đánh giá về sự cần thiết của dự án:
Người dân ý thức được sự quan trọng của việc bảo vệ môi trường cũng như nhận ra tác hại của việc sử dụng các sản phẩm bằng nhựa nên có xu hướng hướng tới các sản phẩm an toàn hơn (ly bã cà phê)
Theo báo cáo của Ipsos Việt Nam năm 2020, có 55% người tiêu dùng tại Việt Nam đã nhận thức được sự nghiêm trọng khi sử dụng rác thải nhựa
Ngày càng nhiều các doanh nghiệp khởi nghiệp bằng các sản phẩm mang tính bảo vệ môi trường và được nhiều khách hàng chấp nhận Một số doanh nghiệp nổi bật như: công ty bao bì giấy Kraft, ông hút cỏ Ông Giáo… không chỉ được đón nhận trong nước mà còn xuất khẩu quốc tế
Các thương hiệu về đồ uống, thức ăn nhanh nổi tiếng đang dần dùng các sản phẩm bảo vệ môi trường thay thế cho các sản phẩm gây hại đến môi trường như dùng ly giấy, ly bã mía, thủy tinh thay cho ly nhựa dùng 1 lần, hay túi giấy thay cho túi nilong…
Mọi người đang hướng tới xu hướng bảo vệ môi trường và an toàn sức khỏe.
Cần những sản phẩm tự nhiên, không hóa chất và ly bã cafe chính là một trong các sản phẩm mọi người cần để thay thế các sản phẩm không thân thiện môi trường.
Sản phẩm chia thành 2 loại:
- Bộ tách cà phê (bao gồm đĩa lót và muỗng) có thể sử nhiều lần và có thể sử dụng máy rửa chén.
1.1.1 Mức độ phù hợp của dự án:
Hiện nay tại thị trường Việt Nam chưa có sản phẩm ly bã cafe, chỉ có một thương hiệu duy nhất là ly bã cafe Kaffeform của Đức
Một số bạn trẻ Việt khi khởi nghiệp sản phẩm này thường gặp tình trạng lúc đựng nước ly tiết ra vị đắng, nên chúng ta sẽ sản xuất ly bã cafe với lượng bã phù hợp, qua khâu xử lý vị để khắc phục tình trạng trên làm điểm nổi bật.
Rẻ hơn ly bã cafe đang hiện có trên thị trường quốc tế.
So với ly giấy, ly bã mía thì ly bã cafe sử dụng trong thời gian dài và tái sử dụng được nhiều lần, ngoài ra việc sản xuất ly giấy là đang sử dụng bột gỗ từ cây xanh, nên không thực sự là giải pháp tốt cho môi trường. Đựng được cả nóng và lạnh nên tiện dụng, khi đựng nước lâu ly bã cafe không bị nhũn ra như ly giấy.
Mẫu mã, màu sắc đẹp hơn, chống thấm nước ra bên ngoài.
Có thể thiết kế mẫu mã, kiểu dáng theo yêu cầu của khách hàng chứ không nhất thiết phải theo một khuôn khổ bắt buộc.
Hình 3.3 Bộ tách cà phê
Sơ đồ 3.1 Quy trình sản xuất
3.1.6 Phân tích thị trường mục tiêu:
Phân khúc theo địa lý: tập trung chủ yếu là ở thành phố lớn như Thành phố
Hồ Chí Minh và các tỉnh thành lân cận, sau đó là các thành phố như là Cần Thơ, Đà Nẵng, Hà Nội, Hải Phòng,…Vì ở đây là các đô thị lớn, tập trung dân cư đông đúc, nên sẽ xuất hiện nhiều nhu cầu về sản phẩm hơn là ở các vùng nông thôn.
Phân khúc theo nhân kh¡u học:
- Giới tính: Nam và nữ.
- Tuổi tác: tất cả các lứa tuổi.
- Nghề nghiê œp: Tất cả mọi nghề nghiệp.
Phân khúc theo Tâm lý :
- Quan tâm tới những sản phẩm/ dịch vụ chất lượng cao
- Quan tâm tới sức khỏe, bảo vệ môi trường.
- Muốn hình thành thói quen sử dụng các sản phẩm bảo vệ môi trường.
Phân khúc theo Hành vi:
- Thường xuyên pha chế, bán các loại nước giải khát, cà phê,…
- Hưởng ứng các chiến dịch về môi trường xanh, thân thiện với môi trường.
Ước lượng độ lớn của thị trường mục tiêu: Theo phương pháp TOP- DOWN
TAM: Số lượng cửa hàng thỏa mãn tiêu chí là thị trường tổng thể.
SAM: Các cửa hàng mà nhóm có thể tiếp cận được.
- Xác định độ lớn của phân khúc với đối tượng là các cửa hàng ở thành phố Thủ Đức, có quy mô nhỏ, vừa và lớn, và số cửa hàng đã sử dụng các sản phẩm thân thiện với môi trường.
- Các cửa hàng bán lẻ các sản phẩm liên quan đến dịch vụ ăn uống: Highland coffee: 19 cửa hàng (tổng Tp Hồ Chí Minh có 148 cửa hàng); Coffee house:13 cửa hàng (tổng Tp Hồ Chí Minh có hơn 140 cửa hàng); Phúc Long: 6 cửa hàng (tổng Tp Hồ Chí Minh có hơn 55 cửa hàng); Ministop: 21 cửa hàng (tổng Tp Hồ Chí Minh có hơn 125 cửa hàng); Circle K: 16 cửa hàng (tổng Tp Hồ Chí Minh có
Thu thập bã cà phê
Xử lí bã cà phê (khử trùng) và sấy khô
Trộn keo tự nhiên và mụn gỗ Đưa vào máy định hình cốc Sản phẩm
0 0 hơn 207 cửa hàng); Trung Nguyên: 9 cửa hàng (tổng Tp Hồ Chí Minh có hơn 38 cửa hàng); một số tiệm cà phê nhỏ lẻ khác: 100.
Tổng các cửa hàng: 115 cửa hàng.
Số cửa hàng có quy mô vừa và lớn: 85,7%.
Số cửa hàng đã và đang sử dụng những sản phẩm thân thiện với môi trường: 62,4%.
Từ đó ta có, SAM = 115 * 85,7% * 62,4% = 62 cửa hàng.
SOM: Thị trường mà nhóm có thể nắm giữ.
Khảo sát của nhóm từ các cửa hàng trên ước lượng 1 ngày tiêu thụ 750 ly. Ước lượng số sản phẩm có thể được tiêu thụ trong một ngày: 3*750 = 2.250 (ly/ngày).
3.1.7 Sơ đồ các vị trí:
1 Máy trộn nguyên liệu số 1
2 Máy trộn nguyên liệu số 2
3 Máy định hình ly 250ml
4 Máy định hình cốc 28ml
Sơ đồ 3.2 Vị trí máy móc
Sơ đồ 3.3 Sơ đồ tổ chức nhân sự
3.1.9 Một số rủi ro cần quan tâm:
STT NGUỒN LỰC RỦI RO GIẢI PHÁP
Dây chuyền sản xuất khép kính hiện đại, vệ sinh sạch sẽ.
Tiết kiệm chi phí sản xuất tối đa, nhưng công suất vẫn là nhỏ và vừa.
Mua thêm máy móc khi có nhu cầu mở rộng sản xuất.
Không gian phòng thí nghiệm, không gian sản xuất
Quy mô và diện tích còn khác nhỏ, gây khó khăn trong việc mở rộng quy mô về sau.
Mở rộng diện tích không gian thí nghiệm và sản xuất trong tương lai bằng cách mở rộng xung quanh, tìm kiếm mặt bằng mới hoặc mở thêm cơ sở.
3 Nguồn cung cấp bã cà phê
Là các quán cà phê quanh thành phố nên sản lượng có thể không ổn định.
Hợp đồng thêm nhiều quán cà phê để đảm bảo đủ số lượng cho sản xuất mỗi ngày hoặc mở 30
Diệu Hiền, Hồng Hưởng, Thu Hoài,
Bộ phận Tài chính - Kế toán
0 0 rộng kho dữ trữ bã cà phê.
Khả năng được bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ trên các khía cạnh chính của doanh nghiệp.
Sử dụng công nghệ sản xuất của nước ngoài.
Cần thực hiện kí kết các hợp đồng nhường quyền ý tưởng trí tuệ kĩ lưỡng trước khi bắt tay vào sản xuất kinh doanh.
Ứng dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án
3.2.1 Thiết lập thông tin dự án:
Hình 3.28 Thiết lập thông tin dự án 3.2.2 Sơ đồ Gantt:
Hình 3.29 Sơ đồ đường Gantt 3.2.3 Một số báo cáo về quá trình quản lý dự án:
Hình 3.30 Báo cáo tổng quan dự án
Hình 3.31 Báo cáo nguồn lực
Hình 3.32 Báo cáo tổng quan công việc
Như vậy, quá trình quản lý dự án 3F - Ly tái chế từ bã cà phê đã bắt đầu khởi động Nhờ có công cụ quản lý dự án Microsoft Project mà chủ đầu tư có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và phân bổ các nguồn lực một cách hợp lý và hiệu quả.
Với những chính sách và kế hoạch mà quán đề ra, hi vọng sẽ mang lại sự trải nghiệm hài lòng nhất cho mọi đối tượng khách hàng Đây là một dự án không chỉ vì mục đích lợi nhuận mà còn mong muốn góp phần làm giảm ô nhiễm môi trường Dựa vào những lợi thế về mô hình kinh doanh mới mẻ, nhân viên, chiến lược về giá, doanh nghiệp sẽ tạo ra những mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, nhà cung cấp Cộng với sự đoàn kết và luôn đề cao phong cách phục vụ của nhân viên, lấy khách hàng làm trọng điểm, luôn hướng đến lợi ích cộng đồng
Dự án thực hiện nhờ có sự trợ giúp của các công cụ:
• Microsoft Project 2013: Quản lý dự án.
• MS Excel: Nhập dữ liệu khảo sát
• MS PowerPoint: Sử dụng khi bàn họp
• MS Word: Soạn thảo các văn bản, hợp đồng…
Từ các phần phân tích kèm với kế hoạch dự án ở trên, 3F - LY TÁI CHẾ
TỪ BÃ CÀ PHÊ tin rằng dự án có thể đạt được thành công ở mức 90% và có thể cao hơn vì ý tưởng của dự án xuất phát từ những nhu cầu thiết thực và được kết hợp với tiến trình thu thập thông tin, lập bản dự án chi tiết trên Microsoft Project.
