Tiểu luận quản trị học ra quyết định quản trị

Quyết định quản trị − Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chươngtrình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi,trên cơ s

MỤC LỤC

I Các khái niệm 3

1 Quyết định quản trị 3

2 Ra quyết định 3

II Vai trò của ra quyết định 6

1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định 6

2 Thời điểm ra quyết định 7

III Cách thực hiện ra quyết định 7

1 Một số phương pháp ra quyết định 7

1.1 Phương pháp độc đoán 8

1.2 Phương pháp phát biểu cuối cùng 8

1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa 8

1.4 Phương pháp cố vấn 9

1.5 Phương pháp luật đa số 9

1.6 Phương pháp nhất trí 10

2 Quy trình ra quyết định 11

2.1 Nhận diện và xác định vấn đề 12

2.2 Liệt kê các yếu tố ảnh hưởng 14

2.3 Thu thập thông tin về các yếu tố 14

2 4 Đưa ra các giải pháp 14

2.5 Chọn giải pháp tối ưu 16

2.6 Thực hiện quyết định 17

2.7 Đánh giá, kiểm tra 18

IV Người ra quyết định trong quản trị 19

1 Vai trò của người ra quyết định trong quản trị 19

2 Yêu cầu đối với người ra quyết định quản trị 19

Tài liệu tham khảo 21

I Các khái niệm:

1 Quyết định quản trị

− Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chươngtrình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi,trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị

và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

− Phân loại quyết định quản trị:

GÓC ĐỘ

TIẾP CẬN

CÁC LOẠI QUYẾT ĐỊNH

NHẬN XÉT

Theo tính chất  Quyết định chiến

lược

 Quyết định chiếnthuật

 Quyết định tácnghiệp

 Liên quan mục tiêu tổng quát, hoặc dàihạn

 Liên quan mục tiêu hẹp như mục tiêucủa các bộ phận chức năng

 Liên quan đến điều hàng công việchàng ngày

Theo thời gian  Quyết định dài hạn

 Quyết định trunghạn

 Quyết định kiểmsoát

 Liên quan đến mục tiêu và phươnghướng hoạt động

 Bộ máy tổ chức, phân quyền

 Quyết định khôngtheo chương trình

 Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắnvới kế hoạch chuẩn

 Những vấn đề biến động phức tạp,không chắc chắn, không lặp lại, quyếtđịnh có tính rủi ro cao Thường gắn vớiquản trị viên cấp cao, thích hộp với loại

kế hoạch chuyên biệt

2 Ra quyết định

Ra quyết định liên quan đến giải quyết vấn đề và muốn giải quyết vấn đề cần phải raquyết định Vì vậy không cần thiết phải tách hai từ này ra Chúng ta sẽ đồng thời xemxét việc giải quyết vấn đề về việc ra quyết định.

* Khái niệm: Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất (hợp lý nhất) cho vấn

đề đã xác định

Nhà quản trị luôn luôn ra quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủyếu của nhà quản trị Bạn luôn luôn được mời ra quyết định và thực hiện quyết định.Chất lượng và kết quả của quyết định của bạn có khả năng ảnh hưởng tích cực hoặc tiêucực đến nhân viên và tổ chức của bạn Điều chủ yếu là bạn phải biết tối đa hóa khả năng

ra quyết định của bạn nếu bạn muốn trở thành một thà quản trị thực sự có hiệu quả

• Tính khoa học & nghệ thuật

• Nội dung & tác nghiệp cơ bản của nhà quản trị

• Gắn liền với quá trình thông tin

• Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của tổ chức

• Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, ra kế hoạch

Quyết định theo chuẩn

Quyết định theo chuẩn bao gồm những quyết định hàng ngày theo lệ thường và có tínhchất lặp đi lặp lại Giải pháp cho những quyết định loại này thường là những thủ tục, luật

lệ và chính sách đã được quy định sẵn Quyết định loại này tương đối đơn giản do đặctính lặp đi lặp lại của chúng Bạn có khuynh hướng ra những quyết định này bàng cáchsuy luận logic và tham khảo các qui định có sẵn Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn khôngthực hiện theo đúng các qui tắc sẵn có

Dĩ nhiên là có những quyết định theo chuẩn không được trực tiếp giải quyết bằng nhữngqui trình của tổ chức Nhưng bạn vẫn có khuynh hướng ra những quyết định loại này gầnnhư một cách tự động Vấn đề thường chỉ nẩy sinh nếu bạn không nhạy cảm và khôngbiết tác động đúng lúc Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để những quyết định theochuẩn trở thành những chứng cứ biện hộ cho những quyết định cẩu thả hoặc tránh né

Quyết định cấp thời

Quyết định cấp thời là những quyết định đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cầnphải được thực hiện gần như tức thời

Đây là loại quyết định thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi bạnphải chú ý tức thời và trọn vẹn

Tình huống của quyết định cấp thời cho phép rất ít thời gian để hoạch định hoặc lôi kéongười khác vào quyết định

Quyết định có chiều sâu

Quyết định có chiều sâu thường không phải là những quyết định có thể giải quyết ngay

và đòi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét Đây là loại quyết địnhthường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động hoặc thực hiện các thay đổi.Chúng cũng là những quyết định gây ra nhiều tranh luận, bất đồng và xung đột Nhữngquyết định có chiều sâu thường đòi hỏi nhiều thời gian và những thông tin đầu vào đặcbiệt Điểm thuận lợi đối với quyết định loại này là bạn có nhiều phương án và kế hoạchkhác nhau để lựa chọn

Quyết định có chiều sâu bao gồm quá trình chọn lọc, thích ứng, và sáng tạo hoặc đổimới Việc chọn lọc từ những phương án của quyết định cho phép đạt được sự thích hợptốt nhất giữa quyết định sẽ được thực hiện và một số giải pháp đã được đem thựcnghiệm Tính hiệu quả của bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn quyết định, quyết định nàyphải được chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi và hiệu quả nhất

Ví dụ:

 Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà (cấp thời)

 Mua 1 máy in cho cô thư kí đánh máy vi tính (theo chuẩn)

 Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm 6 kĩ sư & 4 cô thư kí (có chiều sâu)

Ngoài ra, còn có cách phân loại theo các tiêu chí sau:

Theo tính chất

• Chiến lược

• Chiến thuật

• Tác nghiệp

• Liên quan mục tiêu tổng quát, dài hạn

• Liên quan mục tiêu hẹp, như mục tiêucủa bộ phận chức năng

• Liên quan điều hành công việc hàngngày

Theo thời gian

• Hơn một chu kỳ hoạt động

• Trong một chu kỳ hoạt động

• Ngắn hơn một chu kỳ

Cách phân loại Loại quyết định Nhận xét

Theo chức năng

quản trị

• Quyết định kếhoạch

• Quyết định tổ chức

• Quyết định điềukhiển

• Quyết định kiểmsoát

• Mục tiêu và phương thức hoạt động

• Bộ máy tổ chức, phân quyền

• Quyết định khôngtheo chương trình

• Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắnvới kế hoạch chuẩn

• Những vấn đề biến động phức tạp,không chắc chắn, không lặp lại, rủi rocao Thường gắn với quản trị viên cấpcao, hợp vói loại kế hoạch chuyên biệt

ức năng:

• Đinh hướng: Gắn với mục tiêu chung của doanh nghiệp

• Bảo đảm: Có đủ nguồn lực để thực hiện

• Phối hợp: Xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng đơn vị

• cá nhân tham gia vào việc thực hiện quyết định

• Cưỡng bức & động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành

* Để thực hiện được những chức năng đó, cần có các yêu cầu sau:

• Tính khoa học: Nhận thức đúng quy luật và dựa vào nguồn thông tin chính xác,đầy đủ

• Tính thống nhất: Không có sự mâu thuẩn & xung đột với các quyết định khác

• Đúng thẩm quyền: Nằm trong phạm vi quyền hạn & trách nhiêm

• của cấp bật quản trị

• Cụ thể về thời gian: Thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc

• Có địa chỉ rõ ràng: Đối tượng phải thi hành là ai? Nơi ra quyết định & nơi thựchiện quyết định

• Đúng lúc: Phù hợp với những điều kiện bên trong và bên ngoài

u cầu:

• Khách quan & thực tế

• Thống nhất

II Vai trò của ra quyết định

1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định:

Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người trong chúng ta hàng ngày đềuphải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó Đó có thể chỉ đơn giản làquyết định mua một món hàng mình thích, ăn một món ăn lạ, …Hay nhiều khi là mộtquyết định có tính trọng đại ảnh hưởng đến không chỉ chính cá nhân của người ra quyếtđịnh mà còn rất nhiều người khác, thậm chí mang tính quốc gia hoặc quốc tế Có thểviệc 1 chàng trai đắn đo lựa chọn con đường học vấn sẽ theo không phải là 1 chuyện gìghê gớm, đơn giản nó chỉ có thể ảnh hưởng đến chính cuộc sống của người ra quyếtđịnh, hay hơn nữa là gia đình và những người có liên quan Nhưng nếu suy nghĩ rộng ra

và đặt ra giả định cụ thể, ta mới có thể thấy hết được tầm quan trọng của việc ra quyếtđịnh và ảnh hưởng to lớn của nó đối với cuộc sống

• Tầm quan trọng của việc ra quyết định

• Ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp và gián tiếp đến xã hội, quốc gia,quốc tế,…

Vậy quyết định có ảnh hưởng dây chuyền, vì vậy mỗi Nhà Quản trị phải thận trọng vàchịu trách nhiệm trong quyết định của mình

2 Thời điểm ra quyết định

Cuộc sống là một chuỗi các sự kiện, các vấn đề xảy ra hàng ngày mà ta phải đối mặt.Mỗi một vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết từ nhiều góc độ khác nhau Vì vậy,việc đưa ra quyết định cho riêng mình, riêng một tổ chức nào đó là cách duy nhất màchúng ta phải chịu trách nhiệm với cuộc sống và thành công của mình Chúng ta thường

- Khuyến khích sự sáng tạo và làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn

III Cách thực hiện ra quyết định

1 Một số phương pháp ra quyết định

Quyết định là sản phẩm của nhà quản trị trong hoạt động thực tiễn Cũng như mọisản phẩm hang hoá dịch vụ khác, các quyết định đều có thể được sản xuất theo cácphương pháp khác nhau Trên phương diện lí thuyết cũng như thực tế, kết qủa của raquyết định phụ thuộc rất lớn vào phương pháp ra quyết định nào đựoc sử dụng

Thông thường mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết định nào

đó, nhưng nhìn chung có một số phương pháp sau:

Phương pháp độc đoán

Phương pháp phát biểu cuối cùng

Phương pháp nhóm tinh hoa

• Tiết kiệm thời gian

• Thuận lợi đối với quyết định theo chuẩn

• Lãnh đạo có kinh nghiệm

- Nhược điểm

• Nhân viên ít quyết tâm

• Nhân viên dễ bất mãn

• Công việc liên quan đến 1 người

1.2 Phương pháp phát biểu cuối cùng

Nội dung:

+ Trong phương pháp phát biểu cuối cùng bạn cho phép nhân viên thảo luận và đềnghị giải pháp cho vấn đề

+ Bạn có thể lưu ý hoặc không lưu ý đến những đề nghị này khi ra quyết định

+ Bạn có thể cho phép tình huống được thảo luận theo cách thật cởi mở nhưng ởcuối cuộc thảo luận bạn tự ra quyết định

- Ưu điểm

• Sử dụng một số nguồn lực của nhóm

• Cho phép một số sáng kiến

- Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm

1.3 Phương pháp nhóm tinh hoa

• Tiết kiệm thời gian

• Thảo luận cởi mở

• Phát triển nhiều ý tưởng

- Ưu điểm

• Sử dụng nguồn lực cả nhóm

• Thảo luận cởi mở

• Phát triển nhiều ý tưởng

- Nhược điểm

• Ai là chuyên gia ?

• Lãnh đạo phải cởi mở

1.5 Phương pháp luật đa số

Nội dung:

+ Phương pháp luật đa số có sự tham gia của mọi thành viên của nhóm trong quátrình ra quyết định bằng cách cho phép mỗi thành viên có một lá phiếu bìnhđẳng

+ Nhóm biểu quyết về việc chọn quyết định nào

+ Quyết định nhận được từ đại đa số phiếu sẽ thắng và trở thành quyết định cuốicùng

- Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian

• Cho phép kết thúc các cuộc thảo luận

+ Nhất trí rất khó đạt được vì mọi thành viên của nhóm phải đồng ý trên quyếtđịnh cuối cùng Sự nhất trí hoàn toàn không phải là mục tiêu bởi vì rất hiếm khiđạt được, nhưng mỗi thành viên của nhóm nên sẵn sàng chấp nhận ý kiến củanhóm trên cơ sở tính hợp lý và tính khả thi Khi mọi thành viên của nhóm đềuchấp nhận thì bạn đã đạt tới sự nhất trí, và sự đánh giá này có thể được xen như

là quyết định của nhóm Thực vậy, điều này có nghĩa là một người đơn độc nếucần thiết có thể cản trở nhóm vì không chắc rằng mọi chi tiết đều được mọingười hoàn toàn chấp nhận Việc biểu quyết là không được phép Trong việc raquyết định dựa vào sự nhất trí đích thân bạn phải tin chắc quyết định là quyếtđịnh đúng đắn và đồng ý đi theo quyết định này

• Các thành viên phải có kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao

* Để lựa chọn những phương pháp tốt nhất, chúng ta có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: xác định yêu cầu về việc sử dụng phương pháp ra quyết định

Bước 2: xác định hoàn cảnh và các yếu tố ra quyết định

Bước 3: phân tích mặt mạnh, yếu của từng phương pháp khi áp dụng

Bước 4: lựa chọn phương pháp ra quyết định

 Nội dung vấn đề quyết định?

 Mục tiêu của quyết định?

Bước 2: Liệt kê tất cả các yếu tố ảnh

hưởng đến việc ra quyết định  Phải xác định xem vấn đề cần quyết định phụ thuộc vào những yếu tố

Bước 4: Phát hiện các khả năng lựa

chọn  Phải đề xuất nhiều phương án cho vấn đề cần quyết định

Bước 5: Đánh giá các phương án.

 Định tính (Xác định ưu – nhược điểmcủa mỗi phương án)

 Định lượng (So sánh giữa lợi ích & chi phí của mỗi phương án)

Bước 6: Chọn phương án tốt nhất và ra

Bước 7: Đánh giá, kiểm tra  So sánh, đánh đánh giá giữa mục tiêu

và kết quả đạt được trong quá trình thực hiện để có sự điều chỉnh phù hợp

Mô hình ra quyết định hợp lí

Xác định và nhận

diện vấn đề Thiết lập các mục tiêu

Thực hiện giải pháp đã chọn

Lựa chọn giải pháp thích hợp

So sánh và đánh giá các mục tiêuTìm giải pháp

Đánh giá, kiểm

tra

Áp lực của môi trường bên trong, bên ngoài công ty

- Làm sáng tỏ nghĩa là người ra quyết định đánh giá các liên quan đã được nhậnbiết và xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề, cũng như những ảnh hưởngkhông chính xác mà đã được xác định ở bước nhận diện.

- Hợp nhất nghĩa là người ra quyết định liên kết những hiểu biết của mình vớimục tiêu hiện tại và tương lai của tổ chức, doanh nghiệp

Nếu ba kĩ năng này không được thực hiện một cách đúng đắn khi nhận diện vấn đề thìngười ra quyết định sẽ chọn sai giải pháp

Bởi vậy việc xác định đúng nguyên nhân của vấn đề có ý nghĩa rất quan trọng Có thểđặt ra những câu hỏi bắt đầu bằng “Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, như thế nào và tại sao” đểxác định và nhận diện vấn đề

a Nhận biết vấn đề

• Tìm xem có những khác biệt nào giữa thực tế đang tồn tại và điều mà bạn cho là

“tiêu biểu”

• Xem xét nối quan hệ nhân - quả

• Hỏi ý kiến những người trong cương vị để đưa ra được những triển vọng khácnhau hoặc để hiểu biết đúng bản chất của tình huống ra quyết định

• Xem xét tình huống từ những góc độ khác nhau

• Phải cởi mở khi chấp nhận rằng thậm chí bạn có thể là một phần của nguyên nhângây ra vấn đề

• Quan tâm theo dõi kết quả công việc nếu như nó không diễn ra như kế hoạch

• Chú ý các vấn đề xảy ra có tình chất lặp đi lặp lại Điều này thường cho thấy làchúng ta chưa hiểu vấn đề một cách đầy đủ

Vấn đề có thể được nhận biết sớm hơn nhờ:

• Lắng nghe và quan sát nhân viên để biết được những lo ngại của họ đối với côngviệc, công ty và những cảm nghĩ của họ đối với các đồng nghiệp và ban quản lý

• Để ý đến hành vi không bình thường hoặc không nhất quán; điều này phản ánhmột số vấn đề còn che đậy bên dưới

• Nếu được, tiếp tục nắm bắt các thông tin về những việc mà đối thủ hoặc ngườikhác đang làm

Một khi bạn nhận biết được vấn đề hoặc tình huống “thực”, và hiểu những nguyên nhân của nó thì bạn phải đưa ra một trong những quyết định đầu tiên của bạn Quyết định xem có phải:

• Không làm gì cả hay không (việc quyết định “không đưa ra quyết định gì cả”cũng là một quyết định)

• Chỉ quan sát vấn đề và trở lại vấn đề vào một ngày khác

• Thử kiểm tra vấn đề

• Cứ tiến tới tìm kiếm một giải pháp và đưa ra nhiều quyết định hơn

b Những khó khăn trong giai đoạn xác định vấn đề

Thành kiến thiên lệch do nhận thức:

• Bảo thủ

• Ảnh hưởng chính trị bởi người khác

• Mô hình trí năng: mỗi người nhận thức vấn đề với một khía cạnh khác nhau

• Kỷ năng phân tích kém:

• Không hay gán cho cho nó 1 vấn đề gì đó. rõ những gì đang xảy ra

• Thiếu thời gian

• Tình huống phức tạp

• Coi giải pháp là vấn đề

c Xác định vấn đề một cách hiệu quả

• Ý thức được những hạn chế về mặt nhận thức

• Xem xét các mối quan hệ nhân quả

• Thảo luận tình huống với các đồng sự

• Xem xét vấn đề dưới nhiều góc độ khác nhau

• Có đầu óc cởi mở, thậm chí chấp nhận rằng đôi khi chính bạn là một phần nguyênnhân của vấn đề

• Theo dõi kết quả công việc, kịp thời phát hiện những bất thường khi việc khôngdiễn ra theo như kế hoạch

• Sử dụng công nghệ thông tin