Hành vi tổ chức truyền đạt thông tin hiệu quả

Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình LỜI NĨI ĐẦU Thành công tổ chức định nhiều nhiều yếu tố Nếu trước đây, nguồn nhân lực, tài hai nhân tố quan trọng hàng đầu tạo nên thành công tổ chức ngày thơng tin vươn lên trở thành nhân tố quan trọng thứ ba cấu thành nên thành cơng V.I.Lênin khẳng định: “Khơng có thơng tin khơng có thắng lợi lĩnh vực nào, khoa học, kỹ thuật sản xuất” Trong thập niên gần đây, thông tin xem người cố vấn sáng suốt, trung thành, đáng tin cậy thật cần thiết cho nhà lãnh đạo hoạt động quản lí điều hành tổ chức, doanh nghiệp Thơng tin xem máu tổ chức Người nắm giữ thông, người nắm giữ chìa khóa thành cơng Nhưng thực tế, xung quanh ta ln có rào cản làm méo mó, phá hoại, ảnh hưởng đến trình truyền tin Điều gây tác động xấu, thâm chí cản trở thành cơng tổ chức Chính lí mà đề tài nhóm chọn là: “Các biện pháp để truyền thông tin hiệu quả” Sau q trình nghiên cứu, phân tích, tổng hợp kiến thức, kinh nghiêm từ nhiều nguồn, nhóm xây dựng mơ hình nhằm quản lí, hạn chế tối đa ảnh hưởng rào cản gây cản trở đến q trình truyền đạt thơng tin hiệu Nhóm hi vọng mơ hình giúp bạn sinh viên, tổ chức, doanh nghiệp nâng cao chất lượng q trình thơng tin Mặc dù có nhiều cố gắng khó tránh khỏi thiếu sót Nhóm chân thành mong nhận đóng ghóp ý kiến thầy, bạn sinh viên để mơ hình bổ sung hịan chỉnh Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn thầy tạo điều kiện để nhóm hịan thành đề tài Trang 1 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU PHẦN I: SƠ LƯỢC VỀ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC 1/ Khái niệm 2/ Q trình trao đổi thơng tin PHẦN II: CÁC YẾU TỐ TRUYỀN ĐẠT THƠNG TIN HIỆU QUẢ 1/ Truyền đạt thơng tin hiệu 2/ Những rào cản q trình truyền đạt thơng tin PHẦN III: CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ TRUYỂN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ 1/Mơ hình giải pháp 2/ Các biện pháp để truyền đạt thông tin hiệu a/ Giải pháp giai đoạn chuẩn bị .10 b/ Giải pháp giai đoạn thông tin 11 Giải pháp từ phía người gửi 11 Giải pháp từ kênh thông tin 12 Giải pháp từ phía người nhận 13 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN I Trang 2 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình SƠ LƯỢC VỀ THƠNG TIN 1/ Khái niệm Thơng tin trình trao đổi người gửi người nhận Thông tin xem máu tổ chức, gắn mạch phận phụ thuộc với Tầm quan trọng thông tin số lượng thời gian mà người giành để giao tiếp nơi làm việc Một nghiên cứu cho thấy nhà quản lí dành 70% đến 80% thời gian họ thông tin qua thông tin qua lại cá nhân, hầu hết thơng tin lời nói tương tác đối mặt Những hoặt động tổ chức phụ thuộc lớn vào việc trao đổi thông tin Nếu dịng thơng tin bị gỡ bỏ tổ chức tổ chức khơng thể tồn 2/ Q trình trao đổi thơng tin Q trình mã hóa Thơng điệp dự định Thơng điệp kênh Q trình giải mã Thông điệp nhận Người nhận Nhiễu Người gửi Quá trình giải mã Phản hồi Quá trình mã hóa Q trình thơng tin gồm yếu tố: Nguồn/ ngưởi gửi: nơi phát thông tin, điểm khởi đầu q trình thơng tin nhiều người làm việc với nhau, ví dụ ban nhạc, nhóm nghiên cứu… Trang Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình Thơng điệp: tín hiệu mà nguồn truyền cho người nhận Thơng điệp chứa đựng ngơn ngữ lời nói chữ viết, nhiên nhiều hành vi phi ngơn ngữ sử dụng Như ngơn ngữ thể là: nhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu… Người nhận: Nhận thơng tin có trách nhiệm giải mã Kênh thơng tin: phương thức chuyển thơng điệp từ người sang người khác, thí dụ kênh thơng tin tiếng nói, chữ viết, điện thoại, văn bản, thư từ, fax, telex, Internet…) Một số kênh thông tin đại chúng radio, tivi, film, tạp chí, báo…Một số kênh điện tử Facsimile, thư điện tử… Các yếu tố chức truyền thơng tin ( Mã hóa, giải mã phản hồi) Mã hóa: q trình chuyển thơng điệp dự định thành biểu tượng mà biểu tượng sử dụng để truyền tin Giải mã: trình diễn dịch thông điệp nhận cho hiểu ý nghĩa đích thực Phản hồi: đáp lại, phản ứng lại người nhận thơng điệp mà nhận Trong q trình phản hồi người nhận thông tin ban đầu chuyển sang vai trị người gửi thơng tin q trình lại tiếp tục tiếp diễn Sự xác thông tin phụ thuộc vào việc thực thành công bước q trình thơng tin Sẽ khơng đủ cho việc chuẩn bị cách kĩ lưỡng chuyền thơng tin sau đơn giản cho việc thơng tin có hiệu xảy Những q trình mã hóa, truyền, giải mã, phản hồi - tất cốt yếu cho việc thông tin có hiệu Trang 4 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình PHẦN II NHỮNG RÀO CẢN ẢNH HƯỞNG ĐẾN Q TRÌNH THƠNG TIN 1/ Truyền đạt thơng tin hiệu Truyền đạt thông tin hiệu yếu tố quan trọng định đến thành công tổ chức “Truyền đạt thông tin cách hiệu nội thúc đẩy nhân viên tham gia vào hoạt động kinh doanh, giúp công ty giữ nhân tài, đem đến giá trị bền vững cho khách hàng, phân phối lợi nhuận tài lớn cho cổ đơng” - Watson Wyatt Theo "khảo sát truyền thông 2009/2010" Watson Wyatt, công ty mà truyền đạt thông tin hiệu mang cho cổ đông cao 47% lợi nhuận khoảng thời gian năm năm (giữa năm 2004 đến năm 2009) Q trình truyền đạt thơng tin hiệu đạt yêu cầu sau: 1.Sự hiểu biết: người truyền đạt thông tin người tiếp nhận thơng tin cần phải có đủ hiểu biết thơng tin truyền tải 2.Sự hài lịng/ thú vị:q trình thơng tin đạt hiệu tạo cảm thấy hài lòng thú vị người nhân tin thông điệp vừa truyền tải lúc thơng điệp dễ dàng tiếp nhận, người nhận hiểu rõ vấn đề nhớ lâu Trang 5 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 3.Ảnh hưởng thái độ: Thái độ người nghe quan trọng, thông tin truyền hiệu quả, người nghe có thiện cảm với thơng điệp truyền người gửi thông điệp Khi người nghe cảm thấy nguồn thơng tin thật đáng tin cậy họ tin tưởng tiếp nhận thơng tin cách thoải mái khơng nghi ngờ hiểu xác vấn đề mả thơng tin muốn truyền tải Từ dễ dàng cho trình tiếp nhận thơng tin, ngược lại q trình thơng tin tạo bất mãn, bất đồng thơng tin khơng tin tưởng, khơng tiếp nhận, hiểu sai… 4.Hồn thiện phát triển quan hệ: q trình thơng tin hiệu giúp hòan thiện mối quan hệ quan hệ đồng nghiệp, cấp cấp dưới, quan hệ bạn bè, quan hệ gia đình… Con người dễ dàng chia sẻ thơng tin với người xung quanh, xích lại gần hơn, tạo lập mối quan hệ đề phối hợp hoạt động Các mối quan hệ phát triển tốt giúp q trình truyền thơng diễn thuận lợi hơn, thông tin dễ dàng tiếp nhận 5.Hành động: q trình truyền thơng hiệu dẫn đến hành động cá nhân để đạt mục tiêu, nhiệm vụ mà thông tin đề 2/ Những rào cản q trình truyền đạt thơng tin: Trong q trình truyền đạt thơng điệp nhận phản hồi, thơng điệp bị phá hoại nhiễu.Nhiễu bao gồm thứ từ từ ngữ tối nghĩa, không rõ ràng thông điệp đến thiết bị dụng cụ tồi… Bất nhân tố phá hoại, bóp méo, gây trở ngại cho lực người nhận việc nhận thông điệp coi nhiễu Hơn thông tin truyền từ người sang người khác, phần lớn thông điệp bị loại bỏ thơng qua q trình gọi lọc Trang 6 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình Quá trình lọc người bị ảnh hưởng mạnh nhận thức tiếp nhận truyền đạt thơng tin Chúng ta thường có xu hướng tiếp nhận truyền thơng tin mà thích, thơng tin có lợi từ chối nhận hay truyền đạt thông tin bất lợi Hoặc lượng thông tin tải, áp lực thời gian… người tiếp nhận thông tin dễ hiểu từ chối thơng tin phức tạp, khó hiểu Q trình lọc diễn gây ảnh hưởng xấu đến trình truyền đạt thơng tin, khiến thơng tin bị méo mó, biếng dạng Những rào cản truyền đạt thông tin: Mối q/hệ quyền hạn Tiếng ồn Văn hóa tổ chức Sự bỏ sót/sự lược bỏ Kinh nghiệm/kiến thức NHỮNG RÀO CẢN Môi trường Sự tải thông tin Ngôn ngữ Những phán g/trị Tình cảm/ Cảm xúc -Tiếng ồn: làm bạn tập trung, khơng nghe rõ khơng nghe thấy -Sự bỏ sót/ lược bỏ: Do giới hạn, áp lực thời gian phương pháp truyền thông tin mà hầu hết thông điệp khơng hịan chỉnh, thơng tin truyền cho người khác, Trang 7 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình đặc biệt từ lên thỉ thông tin bất lợi bi gạt bỏ trước , thơng tin tích cực, thuận lợi truyền lên cấp cao tổ chức -Môi trường: cách trí văn phịng làm phân tán tư tưởng, làm cho người nghe tập trung theo dõi, làm giảm hiệu giao tiếp -Ngôn ngữ: Ngôn ngữ phức tạp, ngôn ngữ chuyên môn làm cho người nghe khó hiểu, đặc biệt xử dùng ngọai ngữ, xảy tình trang khơng hiểu hiểu sai vần đề mà người gửi truyền đạt -Tình cảm/ cảm xúc: bực điều có tình cảm/ ấn tượng khơng tốt với người gửi tin dẫn đến tình trạng khơng nghe thấy điều họ muốn nói cố tình hiểu khơng điều họ muốn truyền đạt -Các mối quan hệ quyền lực quy định kênh thông tin: thông tin phải truyền qua nhiều cấp trung gian tới người cần nhận tin xảy tình trạng thơng tin bị biến dạng, méo mó q trình chuyển tải, làm giảm hiệu giao tiếp, chí giao tiếp khơng thành cơng -Văn hóa tổ chức: Một người chưa hiểu văn hóa tổ chức gặp nhiều khó khăn q trình truyền tin -Kinh nghiệm, kiến thức người tham gia trình thơng tin: Người tham gia tích lũy số kinh nghiệm để giải tình tương tự chưa có kinh nghiệm, uyên bác chưa hiểu rõ nội dung thông tin truyền đạt -Sự tải thông tin: lượng thông tin nhiều, không xếp phù hợp, nhiều thông tin không cần thiết, gây tượng tải thông tin, khiến người nghe không hiểu nội dung thông tin cần truyền đạt hiểu sai, hiểu nhầm -Những phán giá trị: q trình truyền thơng tin, người gửi truyền thông tin, người nghe lắng nghe, thay lắng nghe thơng điệp phát ra, người nghe lại quy kết giá trị thông điệp phát từ chối Trang 8 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình PHẦN III CÁC BIỆN PHÁP ĐỂ TRUYỀN ĐẠT THƠNG TIN HIỆU QUẢ 1/ Mơ hình giải pháp Những rào cản giao tiếp tồn xung quanh ta Bằng cách hiểu nhận biết tác hại chúng, ta giảm thiểu tác hại chúng gây Để truyền đạt thơng tin cách hiệu cần có giải pháp giải cản trở Mơ hình giải pháp để truyền đạt thông tin hiệu Người Người gửi gửi Trả lời câu hỏi: Why, where, who, when, what, how Giải pháp từ phía: Người gửi Kênh thơng tin Người nghe Bị động Người Người nhận Trả lời câu hỏi: nhận Why, where, who when, what, how Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn truyền thông tin Trang 9 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 2/Các biện pháp để truyền đạt thông tin hiệu a/Giải pháp giai đoạn chuẩn bị Trong trình truyền đạt thông tin, khâu truyền tin lẫn nhận tin quan Nếu khâu truyền tin thực tốt, khâu nhận tin khơng thành cơng q trình truyền tin khơng thể thành cơng Để q trình truyền đạt thơng tin đạt hiệu phải có chuẩn bị kĩ lưỡng ngưởi gửi cần thỏa mãn nhưu cầu hình dung trước người nhận người nhận nhận tin hiệu thấu đáo câu hỏi đây: Câu hỏi What Người gửi Truyền thơng tin gì? Why Tại lại phải truyền thơng tin đó? Đối tượng truyền tin ai? Người có trình độ học vấn, văn hóa, tuổi tác, địa vị, mong muốn,… nào? Việc truyền đạt Thông tin gửi thực vào nào? thích hợp nhất? Who When Where How Cần truyền đến nơi nào? đâu? Chọn cách truyền đạt để mang lại hiệu mong muốn? Trang 10 Người nhận Thông tin đối tác truyền gì? Tại họ lại truyền thơng tin đó? Ai người gửi thơng tin? Những đặc điểm tính cách, trình độ, sở thích, mong muốn… người gửi thơng tin đó? Thơng tin chuyển từ đâu? Thông tin truyền cách nào? 10 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình b/ Giải pháp giai đoạn thông tin Giải pháp từ phía người gửi Thơng tin phải rõ ràng, cụ thể, nhiệm vụ phải phân công rõ ràng: Cần tránh thông điệp không rõ ràng : “Sáng mai đến điểm hẹn nhé”… khiến người tiếp nhận thơng tin phải thời gian xử lí thông tin sáng mai giờ? Điểm hẹn đâu? Đến điểm hẹn để làm gì? Để có hệ thống thơng tin thơng suốt cần có phân công rõ ràng nhiệm vụ cá nhân, phân Trong nêu rõ nhiệm vụ phận, thành viên Nhiệm vụ phân công rõ ràng giúp tránh trường hợp đuồn đẩy trách nhiệm, đổ lổi cho nhau, giúp người nhận tin hiểu rõ cơng việc, nhiệm vu Ngơn ngữ đơn giản: Ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn ẩn ý cho người nghe không hiểu Ngưởi gửi nên sử dụng cách diễn đạt đơn giản, dùng từ dễ hiểu, đơn nghĩa, xác để người nghe dễ dàng nằm bắt nội dung thông tin Tuy nhiên thuật ngữ chuyên môn từ ngữ nhiều ấn ý phù hợp người nghe hiểu cách diễn đạt xác, ngắn gọn thông điệp mà không cần phải dùng nhiều lời Làm tăng phản hồi: Việc truyền tải nội dung thông tin bứơc q trình thơng tin, người nói người nghe cần khuyến khích người phản hồi lại Việc phản hồi giúp ta biết người có thật nắm bắt vấn đề trao đổi hay có hiểu khơng? Từ giúp ta khẳng định lại thông tin chưa hiểu,tránh việc hiểu lầm thực thi sai lầm Sắp đặt dịng thơng tin: Để giảm tiêu cực tải thông tin, truyền thông tin không hiệu quả, cần phải đặt dịng thơng tin việc thiết kế kênh thơng tin rõ ràng Trang 11 11 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình 5 Sự lặp lại: Người thơng tin hiệu lặp lặp lại thông điệp diễn đạt ý tưởng với cách khác nhau, lặp lại thông điệp giúp người nghe diễn đạt thông điệp tối nghĩa, không rõ ràng, khó hiểu họ nghe lần đầu Sự lặp lại cịn giúp người nghe ghi nhớ thơng điệp Đúng lúc: Một chiến lược hiệu thông tin kiểm sốt thời điểm thơng tin cho thông điệp nhận lúc, cách đơn giản xếp công văn, giấy tờ theo chữ đề xếp theo thời gian biểu thảo luận theo chủ đề Sử dụng thông tin phi ngôn ngữ: Thông tin trực diện khơng ngơn ngữ mà cịn bao gồm giọng nói, ngừng lại, nét mặt…Ngơn ngữ khơng tự đứng độc lập mà phụ thuộc vào nhân tố phi ngôn ngữ để thể xác Những nghịên cứu thơng tin phi ngơn ngữ cho thấy, có năm biến ảnh hưởng đến ý nghĩa thông điệp gần gũi, dáng diệu, nét mặt, giọng nói ngọai hình Nghiên cứu Tiến Sĩ Hùng Văn Sơn cho thấy, yếu tố phi ngơn ngữ chiếm 55%, giọng nói 30% nội dung chiếm 15% nội dung thông điệp Điều cho thấy kĩ diễn đạt việc rèn luyện giọng nói, cử chỉ, thái độ…khi truyền thông tin quan trọng Giải pháp từ kênh thông tin Tổ chức hệ thống thông tin khoa học: Ngày với pháp triển vũ bão khoa học công nghệ tạo điều kiện thuận lợi cho q trình thơng tin hiệu Chúng ta đưa ứng cơng nghê thơng tin Internet, fax, telex, máy móc thiết bị vào trình truyền tin để nang6 cao chất lượng thông tin truyền, xây dựng hệ thống thông tin khoa học va linh hoạt Hệ thống thông tin khoa học hoạt động không xảy tượng q tải thơng tin Để làm điều người phụ trách phải biết xếp thông tin theo thứ tự ưu , thông tin cần truyền trước, thông tin Trang 12 12 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình cần truyền sau, truyền vào thời điểm cụ thể thích hợp Khi diễn giảng, viết thông báo, báo cáo…, cần đưa lượng thông tin vừa đủ (nếu q khơng thu hút đối tượng giao tiếp, ngược lại nhiều thông tin dẫn đến tượng tải) biết cách trình bày với loại đối tượng, hòan cảnh cụ thể Cần tạo điều kiện khai thác thông tin từ lên, như:xây dựng trang web, đường dây nóng, định kỳ tổ chức buổi hợp góp ý kiến… Sử dụng kết hợp nhiều loại phương tiện truyền thơng: để việc trao đổi thơng tin xác, kịp thời cần sử dụng kết hợp nhiều cách truyền thông như: nhắn miệng, nhắn tin qua mạng thông tin nội bộ, điện thoại…kết hợp với văn Mô tả công việc phải làm văn phải cập nhật thường xuyên cho phù hợp với yêu cầu thực tế Giải pháp từ phía người nhận : Chú ý lắng nghe : Lắng nghe kĩ quan cần phát triển cẩn thận q trình truyền đạt thơng tin hiệu Lắng nghe hiệu kết việc phát triển thấu cảm sử dụng kĩ lắng nghe hiệu Lắng nghe thấu cảm bao gồm không nhận thức đắn nội dung thơng điệp mà cịn hiểu biết thành tố cảm xúc ý nghĩa thông điệp Nghe hết vấn đề phán : Khi phán vấn đề trước chưa nghe hết, dẫn đến phản đối nhận thơng tin, khiến thơng tin méo mó, sai lệch Do đó, người nghe cần nghe rõ hết vấn đề, sau phân tích, phán nội dung thơng tin Hỏi lại điều không hiểu không rõ: Trong q trình truyền đạt thơng tin, người nghe không hiểu không nghe rõ thông điệp từ người gửi phải hỏi lại để tránh trường hợp khơng hiểu thơng tin nói gì, hay hiểu Trang 13 13 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình sai, hiểu nhằm, dẫn đến tình trạng khơng thực nhiệm vụ thông tin đề thực hiên sai Ghi chép, tóm tắt nghe được: Ghi chép, tóm tắt nghe để nắm bắt đầy đủ nội dung thông tin đưa ra, từ người nghe nắm bắt nhiệm vụ mà lương thông tin yêu cầu Không để cảm xúc định si nghĩ: Con người thường bị ảnh hưởng nhận thức đánh giá, phán đề nào, nhiều tình ta có có nhận thức khơng tốt người gửi tin, ta thường không muốn nghe không thực nhiệm vụ Do đó, để q trình truyền đạt thơng tin hiệu quả, người nghe khơng nên để cảm xúc định suy nghĩ mà cần mục tiêu q trình truyền đạt thơng tin, tổ chức Trang 14 14 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình KẾT LUẬNT LUẬNN Trong sống đại khơng có họat động truyền đạt thơng tin chắn họat động khác bị tê liệt Quan trọng thực nào, truyền đạt để người hiểu cách hiệu Với tầm qua trọng đó, người cần trang bị kiến thức việc truyền đạt thơng tin có hiệu để áp dụng khéo léo vào sống công việc ngày Bởi thành công đến với họ biết nắm bắt thơng tin xác, chia sẻ thơng tin đắn, hành động với thông tin hợp lý Trang 15 15 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) Nguyễn Hữu Lam, (2009), Hành Vi Tổ Chức, NXB Hồng Đức 2) Đoàn Thị Hồng Vân, (2006), Giao Tiếp Trong Kinh Doanh & Cuộc Sống, NXB Thống Kê, 2006 3) Rai, Urmila Rai, S.M, (2009), Effective Communication, Publisher Global Media 4) http://www.tuanvietnam.net/2010-01-09-truyen-datthong-tin-hieu-qua-se-kiem-duoc-bon-tien 5) http://hanhtrinhdelta.com/index.php/ky-nang-song/ truyen-dat-thong-tin-hieu-qua/ 6) http://www.vieclamketoan.vn/diendan/ showthread.php/131618-Truyen-dat-thong-tin-hieu-qua Trang 16 16 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình Trang 17 17 Hành vi tổ chức_Đề tài thuyết trình Trang 18 18