Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty tnhh may long phát hm

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Tp.HCM, ngày… tháng… năm Xác nhận GVHD MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Tổ chức 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Mục tiêu công tác tổ chức 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 1.2.4 Phương pháp phân chia phận cấu tổ chức 1.2.5 Các kiểu mơ hình cấu tổ chức quản trị 1.3 Quyền lực, quyền hạn trách nhiệm CHƯƠNG 2: CƠ SỞ THỰC TIỄN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY TNHH LONG PHÁT 2.1 Khái qt cơng ty TNHH Long Phát 2.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.2 Nguồn lực công ty 2.1.3 Kết hoạt động kinh doanh 2.1.4 Cơng nghệ sản xuất máy móc 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức công ty 2.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng ban 2.4 Cơ chế vận hành tổ chức CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ , VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY LONG PHÁT 3.1 Đánh giá chung cấu tổ chức 3.1.1 Những kết đạt 3.1.2 Những mặt hạn chế 3.2 Một số ý kiến giải pháp hồn thiện 3.3 Một số kiến nghị với cơng ty KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU Cơ cấu tổ chức có vai trị quan trọng doanh nghiệp nào, cho dù doanh nghiệp hoạt động sản xuất hay dịch vụ Quá trình hội nhập đặt cho doanh nghiệp nhiều hội thách thức cho tồn phát triển Để tồn phát triển điều kiện biến động cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải tự đổi mới, nâng cao lực quản lý nhằm tạo lợi thị trường Trong phát triển chung ngành may mặc, Công ty TNHH Long Phát doanh nghiệp bước khẳng định vị thị trường Nhằm thực đạt mục tiêu đó, cơng ty không ngừng cải tiến kỹ thuật công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm Tuy nhiên, tàu chạy tốt phải có người cầm lái vững Vì vậy, việc xây dựng hồn thiện cấu tổ chức quản lý vấn đề công ty quan tâm hàng đầu Do cấu tổ chức máy quản lí có vai trị ảnh hưởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty em chọn đề tài: “Tìm hiểu cấu tổ chức công ty TNHH Long Phát” làm đề tài cho báo cáo Đề tài gồm chương: Chương 1:Cơ sở lý luận cấu tổ chức Chương 2:Cơ sở thực tiễn cấu tổ chức công ty Chương 3:Một số nhận xét, ý kiến biện pháp hoàn thiện cấu tổ chức công ty Với mong muốn vận dụng kiến thức học để tìm hiểu rõ thắc mắc vể cấu tổ chức em cố gắng hoàn thiện tốt đề tài mình, hạn chế thời gian ,trình độ , nguồn số liệu nên em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý kiến thầy chú,anh chị Cơng Ty để em hồn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình ThS.Lưu Thanh Thủy, Nguyễn, chị Thu anh chị Cơng ty giúp em hồn thành đề tài thực tập Tp.HCM, ngày… tháng… năm SV thực : Lê Thị Bích Tuyền CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Tổ chức 1.1.1 Khái niệm Một mục tiêu, chiến lược kế hoạch tổ chức xác định, nhà quản trị cần phải xây dựng cấu trúc tổ chức hiệu nhằm hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu Chức tổ chức đứng vị trí thứ tiến trình quản trị , có ý nghĩa định hiệu tổ chức Nói cách khác , tổ chức hoạt động quan trọng quản trị Thật vậy, “nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học cho thấy 70% - 80% khiếm khuyết công việc thực mục tiêu yếu công tác tổ chức ”[4,tr ] Tuy nhiên thực tế có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Tổ chức theo từ gốc Hi Lạp “Organon” nghĩa “hài hịa” , từ tổ chức nói lên quan điểm tổng quát “đó đem lại chất thích nghi với sống”[6,tr ] Theo Chester i.Barnard tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức TheoHarold Koontz, Cyril Odonnell Heinz Weihrich cơng tác tổ chức “việc nhóm gộp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao phó nhóm cho người quản lí với quyền hạn cần thiết để giám sát , việc tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc cấu doanh nghiệp”[7,tr ] Có thể dẫn nhiều quan niệm tác giả khác điều quan trọng vấn đề cần xem xét chất chức tổ chức từ góc độ khoa học quản trị Tổng hợp từ khái niệm khác chức tổ chức hiểu chất chất tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức hiệu nhằm đảm bảocho hoạt động quản trị đạt mục tiêu Nói cách khác , “chức tổ chức bao gồm công việc liên quan đến xác định phân chia công việc phải làm , người nhóm người làm việc gì, chịu trách nhiệm kết , công việc phối hợp với , báo cáo cho định làm cấp hay phận nào” [ 3,tr] 1.1.2 Mục tiêu cơng tác tổ chức Có thể nói mục tiêu tổng qt cơng tác tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức vận hành cách hiệu nhằm đạt mục tiêu mà tổ chức xác định Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa hình thành nên cấu quản trị cho phép phối hợp hoạt động nỗ lực phận cấp tốt Những mục tiêu cụ thể công việc tổ chức mà tổ chức thường hay nhắm tới : Xây dựng máy quản trị gọn nhẹ có hiệu lực Xây dựng nề nếp văn hóa tổ chức lành mạnh Tổ chức cơng việc khóa học Phát hiện, uốn nắn điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu tổ chức Phát huy mạnh nguồn tài nguyên vốn có Tạo lực cho tổ chức thích ứng với hồn cảnh thuận lợi khó khăn bên bên đơn vị v.v… Cũng loại mục tiêu quản trị khác, mục tiêu công tác tổ chức phải khoa học, khả thi, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn  Cơ sở khoa học việc xác định mục tiêu công tác tổ chức  Nhu cầu công tác tổ chức  Hoàn cảnh cụ thể đơn vị  Hiểu biết khả vận dụng quy luật khách quan quản trị nói chung và tổ chức nói riêng V.v…  Quy trình xác định mục tiêu tổ chức sau :  Xác định nhiệm vụ  Nghiên cứu thu thập thông tin  Xác định mục tiêu  Thẩm định, đánh giá bảo vệ mục tiêu lựa chọn  Quyết định mục tiêu 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Khái niệm Cơ cấu tổ chức quản trị tổng hợp phận khác nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm , quyền hạn định bố trí theo cấp nhằm đảm bảo thực chức quản trị phục vụ mục tiêu chung xác định Cơ cấu tổ chức hoàn hảo tác động cách hiệu đến sản xuất, kinh doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận.Ngược lại cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, xếp đạt nhân viên khơng trở thành nhâ tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ giảm lợi nhuận.Chú trọng phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản trị bảo đảm cho doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng trước biến động sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực khác doanh nghiệp Để đảm bảo việc thiết kế cấu tổ chức quản trị phù hợp, cần phải nắm bắt nguyên tắc tổ chức, nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức hiểu biết kiểu cấu tổ chức quản trị 1.2.2 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức Một sở khoa học trí việc tuân thủ đòi hỏi khách quan nguyên tắc tổ chức khoa học Tiến hành hoạt động tổ chức không theo nguyên tắc (vô nguyên tắc) dẫn đến tùy tiện mà hậu khơng thể lượng trước Tính tất yếu khách quan việc xây dựng tuân thủ nguyên tắc khoa học tổ chức quản trị nằm tính quy luật nguyên tắc đề Điều có nghĩa nguyên tắc tổ chức đặt cách tùy tiện Nó thân đòi hỏi khách quan vận dụng sáng tạo quy luật tổ chức quản trị Những nguyên tắc tổ chức thường sử dụng thực tế là:  Thống huy :Mỗ thành viên tổ chức chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp  Gắn với mục tiêu: Bao máy doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp  Cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định đồng nghiệp phải có cân đối mơ hình doanh nghiệp nói chung  Hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc tiết kiệm chi phí  Linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên nhà quản trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức Ngoài ra, xây dựng máy tổ chức, nhà quản trị cần phải ý đến yếu cầu khác lấy chất lượng làm trọng không lấy số đông chủ yếu, tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hơp lý, phù hợp với hồn cảnh thực tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm vụ theo yêu cầu cá nhân, người, đáp ứng đòi hỏi quy luật khách quan tổ chức tầm hạn quản trị, áp dụng tiến khoa học kỹ thuật quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm thức nhóm phi thức, kế thừa 1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Có yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng cấu tổ chức xí nghiệp hay quan mà nhà quản trị phải quan tâm Hay nói cách cụ thể tiến trình xây dựng cấu tổ chức xí nghiệp hay quan, nhà quản trị phải vào yếu tố sau đây:  Mục tiêu chiến lược hoạt động doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp tùy thuộc vào chiến lược hay nhiệm vụ mục tiêu mà doanh nghiệp phải hồn thành : a) Chiến lược xác định nhiệm vụ doanh nghiệp vào nhiệm mà xây dựng máy b) Chiến lược định loại công nghệ kỹ thuậtt người phù hợp với việc hoàn thành nhiệm vụ, cấu tổ chức phải thiết kế theoloại công nghệ sử dụng theo đặc điểm người xí nghiệp c) Chiến lược xác định hồn cảnh mơi trường doanh nghiệp hoạt động hồn cảnh mơi trường ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức  Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội Hồn cảnh bên ngồi doanh nghiệp kiểu: ổn định, thay đổi xáo trộn Một hoàn cảnh ổn định hoàn cảnh khơng có hay có thay đổi đột biến, có sản phẩm mới, nhu cầu thị trường thăng trầm, luật pháp liên quan đến hoạt động kinh doanh thay đổi, khoa học kĩ thuật xuất Trái lại, hoàn cảnh thay đổi hồn cảnh có thay đổi thường xuyên xảy yếu tố sản phẩm, thị trường, luật pháp.v.v…Trong hoàn cảnh này, nhà quản trị thường phải thay đổi máy tổ chức họ theo thay đổi Khi đối thủ cạnh tranh đưa sản phẩm cách bất ngờ, luật pháp bất ngờ thay đổi, khoa học kỹ thuật tạo thay đổi cách mạng phương pháp sản xuất, lúc mà hồn cảnh doanh nghiệp gọi hồn cảnh xáo trộn  Cơng nghệ sản xuất kỹ thuật kinh doanh doanh nghiệp Nhiều cơng trình nghiên cứu chứng minh cơng nghệ sản xuất xí nghiệp yếu tố quan trọng có ảnh hưởng đến việc thiết kế máy tổ chức Cơng trình nghiên cứu tiếng xác định mối quan hệ cấu công nghệ, nghiên cứu Joan Woodward South Essex thập niên 60 Ông cho thấy doanh nghiệp có cơng nghệ sản xuất, quy trình hoạt động phức tạp thường có cấu tổ chức nhiều cấp bậc, với đặc điểm mức độ giám sát phối hợp công việc thực với cường độ cao Và ông cho thấy tầm quản trị thường hẹp doanh nghiệp sản xuất thủ cơng, doanh nghiệp có có cơng nghệ tinh vi đại Và công nghệ doanh nghiệp tinh vi đại, số lượng nhân viên văn phòng lại tăng lên để đáp ứng giải công việc giấy tờ, cơng việc bảo trìv.v…  Năng lực trình độ người doanh nghiệp Cuối cùng, người doanh nghiệp yếu tố có ảnh hưởng đến cấu tổ chức Loại cá nhân có ảnh hưởng trước hết cơng tác xây dựng máy tổ chức nhà quản trị cấp cao Sở thích, thói quen, quan niệm riêng họ thường để dấu ấn cách thức tổ chức doanh nghiệp mà họ phụ trách Ngoài nhà quản trị , cấu tổ chức thường phải phù hợp với đặc điểm trình độ, tác phong làm việc nhân viên doanh nghiệp Tầm hạn quản trị, yếu tố định máy tổ chức có hay nhiều cấp bậc, hồn tồn biến số phụ thuộc vào đặc trưng người doanh nghiệp 1.2.4 Phương pháp phân chia phận cấu tổ chức  Theo tầm hạn quản trị Tầm hạn quản trị hay cịn gọi tầm hạn kiểm sốt khái niệm dung để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp Khi nói “điều khiển cách tốt đẹp nhất” muốn nói đến việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên quyền cách thỏa đáng có hiệu Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt cho nhà quản trị bình thường 4-8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, số tăng lên đến 12-15 trường hợp nhân viên quyền làm hoạt động đơn giản, rút xuống cịn 2-3 người cơng việc mà cấp trực tiếp nhà quản trị phải thực phức tạp Về măt tổ chức, tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số lượng tần nấc trung gian doanh nghiệp Tầm hạn quản trị rộng thuận lợi nhà quản trị có đầy đủ lực, cấp có trình độ làm việc khá, có kế hoạch thay đổi; cấp người quản trị cấp ủy quyền hành động nhiều Trái lại, lực nhà quản trị có hạn chế, trình độ cấp khơng cao tầm quản trị hẹp lại thích hợp  Theo thời gian Một hình thức phân chia phận lâu đời thường sử dụng cấp thấp tổ chức việc nhóm gộp hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp) Hình thức phân chia thường áp dụng đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu cao  Theo chức Việc nhóm gộp hoạt động chuyên môn thành chức sử dụng rộng rãi thực tế, ví dụ doanh nghiệp thành lập phận đảm nhiệm chức kỹ thuật, kế toán, sản xuất, nhân , kinh doanh Trong phận đó, lại tiếp tục phân cơng thành lập đơn vị nhỏ lo việc nghiên cứu Marketing, tuyên truyền quảng cáo, phát triển sản phẩm mới, cung ứng vật liệu v.v… Ưu điểm ▪ Bảo đảm thi hành chức chủ yếu ▪ Sử dụng kiến thức chuyên môn ▪ Thuận tiện đào tạo ▪ Dễ dàng kiểm tra Nhược điểm ▪ Các đơn vị mải mê theo đuổi chức riêng mà quên mục tiêu chung toàn tổ chức ▪ Phức tạp phối hợp ▪ Thiếu hiểu biết tổng hợp  Theo lãnh thổ Là cách thức áp dụng doanh nghiệp hoạt động địa bàn rộng thường kinh doanh sản phẩm giống Cách thức áp dụng việc thành lập phận hành chánhh nghiệp theo lãnh thổ Nhà quản trị chọn cách thức đặc điểm địa phương quan trọng đầu vào sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Ưu điểm ▪ Chú ý đến thị trường vấn đề địa phương ▪ Hiểu biết cao nhu cầu khách hàng ▪ Có thong tin trực tiếp tốt với đại diện địa phương ▪ Cung cấp sở đào tạo nhà tổng quản trị Nhược điểm ▪ Cần có nhiều người có lực quản lí chung ▪ Tạo nên tình trạng trùng lắp tổ chức  Theo sản phẩm Là cách thức tổ chức doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nhiều sản phẩm, thành lập nên đơn vị chuyên doanh theo loại sản phẩm cách thức áp dụng sản phẩm có quy trình cơng nghệ sản xuất chiến lược tiếp thị khác Ưu điềm cách thức nâng cao trình độ chun mơn hóa sản xuất kinh doanh, đồng thời có nhược điểm cách thức phân chia theo lãnh thổ  Theo khách hàng Phản ánh quan tâm doanh nghiệp việc thỏa mãn yêu cầu khác biệt loại khách hàng Cách thức được áp dụng rộng rãi sở kinh doanh, ngày áp dụng nhiều sở hành chánh nghiệp Ưu điểm ▪ Hiểu rõ nhu cầu khách hàng Các thiết bị máy móc, thiết bị Xuất xứ Số lượng đưa sử dụng 1.Máy may kim JUKI DDL- Japan 223 8300N 2.Máy may kim LH-3178 Japan 28 3.Máy vắt sổ MO-6900C China 16 4.Máy thùa khuyết MY8781 Japan 5.Máy đính cúc VT-06 Đài Loan 6.Máy cắt FK Group ItaLy 7.Máy thêu TAJIMA Japan 8.Máy chuyên dùng khác 78 Máy móc thiết bị Cơng ty tương đối đồng bộ.Trong thời gian tới để đáp ứng nhu cầu thị trường mở rộng sản xuất Công ty đàu tư thêm trang thiết bị, công ty dự định nhập khoảng 100 máy may có tính đưa vào sử dụng thử, để nâng cao xuất lao động 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức công ty