Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền

Lời mở đầu Trong kiểm toán tài Báo cáo chu trình bán hàng thu tiền chu trình quan trọng chu trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, khâu cuối phản ánh kết kinh doanh đơn vị Hơn chu trình có mật độ phát sinh nghiệp vụ lớn, liên quan đến nhiều tiêu phân tích khả toán hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Các tiêu dễ bị phản ánh sai lệch thông tin mà ngời sử dụng báo cáo tài quan tâm không xác Nhận thức đợc tầm quan trọng chu trình bán hàng thu tiền, với tham khảo tài liệu sách báo mong muốn có đợc kinh nghiệm thực tế kiểm toán nói chung kiểm toán chu trình bán hàng nói riêng, em đà định lựa chọn đề tài: Tỡm hiu v h thng kim sốt nội chu trình bán hàng – thu tin làm đề án môn học Trong đề án môn học em, phần mở đầu kết luận gồm ba phần sau đây: PhÇn I:NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN PhÇn II: QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN PhÇn III: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIN Do hạn chế mặt nhận thức nên đề án em không tránh khỏi sai sót Em mong nhận đợc bảo, góp ý thầy cô, các bạn để em hoàn thành đề án Em xin gửi lời cảm ơn cô giáo Phạm Thị Bích Chi, ngời đà nhiệt tình bảo, hớng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề án PHN 1: NHNG VN C BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 1.1 Khái quát chung hệ thống kiểm sốt nơị 1.1.1 Khái nịêm  Khái niệm kiểm soát Kiểm soát chức quản lý, hồ lẫn vào giai đoạn q trình quản lý khơng phải giai đoạn trình quản lý  Khái niệm kiểm soát nội - Quan điểm 1: Theo liên đồn kế tốn quốc tế IFAC Hệ thống kiểm soát nội hệ thống thủ tục sách thiết kế thực nhằm đạt mục tiêu: + Bảo vệ tài sản + Bảo đảm thơng tin có độ tin cậy + Bảo đảm tuân thủ luật pháp + Bảo đảm hiệu kinh doanh - Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục kiểm soát đơn vị kiểm toán xây dựng thực nhằm tuân thủ quy định, nội quy luật pháp đơn vị, đồng thời nhằm ngăn ngừa, phát sửa chữa kịp thời sai phạm, từ giúp cho báo cáo tài phản ánh trung thực, hợp lý đắn thông tin nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản đơn vị 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt  Khái niệm Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố bên đơn vị bên ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội  Các nhân tố môi trường kiểm soát Đặc thù quản lý: Các đặc thù quản lý đề cập tới quan điểm khác điều hành hoạt động doanh nghiệp nhà quản lý Các quan điểm ảnh hưởng trực tiếp đến sách, chế độ, qui định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát doanh nghiệp Bởi nhà quản lý đặc biệt nhà quản lý cấp cao phê chuẩn định, sách thủ tục kiểm soát áp dụng doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức xây dựng hợp lý doanh nghiệp góp phần tạo mơi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ xuống việc ban hành định, triển khai định kiểm tra giám sát việc thực định tồn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý góp phần ngăn ngừa có hiệu hành vi gian lận sai sót hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập điều hành kiểm soát toàn hoạt động lĩnh vực doanh nghiệp cho không bị chồng chéo bỏ trống: Thực phân chia tách bạch chức năng; bảo đảm độc lập tương đối phận, tạo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn bước thực công việc Như vậy, để thiết lập cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động doanh nghiệp, khơng bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời khơng có chồng chéo phận - Thực phân chia dành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ bảo quản tài sản - Đảm bảo độc lập tương đối phận nhằm đạt hiệu cao hoạt động phận chức Chính sách nhân Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ nhân viên họ nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt chủ thể trực tiếp thực thủ tục kiểm soát hoạt động doanh nghiệp Nếu nhân viên có lực tin cậy, nhiều q trình kiểm sốt khơng cần thực mà đảm bảo mục tiêu đề kiểm soát nội Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm sốt chặt chẽ với đội ngũ nhân viên lực công việc thiếu trung thực phẩm chất đạo đức hệ thống kiểm sốt nội khơng thể phát huy hiệu Tóm lại, với lý nêu trên, nhà quản lý doanh nghiệp cần có sách cụ thể rõ ràng tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán đề bạt nhân phải phù hợp với lực chuyên môn phẩm chất đạo đức, đồng thời mang tính kế tục liên tiếp Cơng tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu tri quĩ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt kế hoạch tài gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai nhân tố quan trọng q trình kiểm sốt Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc hệ thống kế hoạch dự tốn trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề bất thường xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời Đây khía cạnh mà kiểm tốn viên thường quan tâm kiểm tốn báo cáo tài doanh nghiệp, đặc biệt việc áp dụng thủ tục phân tích Uỷ ban kiểm soát Uỷ ban kiểm soát bao gồm người máy lãnh đạo cao đơn vị thành viên Hội đồng quản trị không kiểm nghiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm sốt thường có nhiệm vụ quyền hạn: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát công việc kiểm toán viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Dung hồ bất đồng (nếu có) Ban giám đốc với kiểm tốn viên bên ngồi Mơi trường bên ngồi: Mơi trường kiểm sốt chung doanh nghiệp cịn phụ thuộc vào nhân tố bên Các nhân tố khơng thuộc kiểm sốt cácnhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ, phong cách điều hành Nhà quản lý thiết kế vận hành qui chế thủ tục kiểm sốt nội Thuộc nhóm nhân tố bao gồm: Sự kiểm soát quan chức nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước… Như vậy, mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố có ảnh hưởng đến trình thiết kế, vận hành xử lý liệu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp, nhân tố chủ yếu quan trọng nhận thức hoạt động kiểm tra kiểm soát điều hành hoạt động nhà quản lý doanh nghiệp 1.1.2.2 Hệ thống kế toán  Khái niệm Hệ thống thơng tin chủ yếu hệ thống kế tốn đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán thống bảng tổng hợp, cân đối kế tốn Trong đó, q trình lập ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan trọng cơng tác kiểm sốt nội doanh nghiệp  Mục đích: Hệ thống kế toán cần đảm bảo mục tiêu kiểm sốt ( tính có thật, phê chuẩn, tính trọn vẹn, định giá, phân loại, tính xác – học, tính kì ) 1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát  Khái niệm Các thủ tục kiểm soát nhà quản lý xây dựng dựa ba nguyên tắc bản: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng chế độ uỷ quyền  Nội dung Các nguyên tắc (nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công – phân nhiệm, uỷ quyền phê chuẩn) Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm công việc cần phân chia cụ thể cho nhiều phận cho nhiều người phận Việc phân công nhiệm vụ rõ ràng tạo chuyên mơn hố cơng việc, sai sót xảy xảy thường phát Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc qui định cách lý thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa sai phạm hành vi lạm dụng quyền hạn Ví dụ tổ chức nhân khơng thể bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ phê chuẩn thực hiện, thực kiểm soát, ghi sổ tài sản bảo quản tài sản… Ở nước ta, để đảm bảo thực nguyên tắc này, Điều - Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước, quy định “Cán kế toán đơn vị quốc doanh, công ty hợp doanh, đơn vị có sử dụng kinh phí Nhà nước đồn thể khơng kiểm nghiệm làm thủ kho, thủ quĩ tiếp liệu công tác vật chất khác Lãnh đạo đơn vị, kể lãnh đạo cơng tác tài chính, kế tốn đơn vị nêu khơng bố trí người thân gia đình làm cơng tác tài kế tốn, thủ kho, thủ quĩ đơn vị mình” Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn Theo uỷ quyền nhà quản lý, cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định Quá trình uỷ quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập chung doanh nghiệp Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt trình kiểm sốt, nghiệp vụ kinh tế phải phê chuẩn đắn Sự phê chuẩn thực qua hai loại: phê chuẩn chung phê chuẩn cụ thể Sự phê chuẩn chung thực thông qua việc xây dựng sách chung mặt hoạt đọng cụ thể cho cán cấp tuân thủ Ví dụ việc xây dựng phê chuẩn bảng giá bán sản phẩm cố định, hạn mức tín dụng cho khách hàng… Sự phê chuẩn cụ thể thực theo nghiệp vụ kinh tế riêng 1.1.2.4 Kiểm toán nội  Khái niệm Kiểm toán nội phận độc lập thiết lập đơn vị tiến hành công việc kiểm tra đánh giá hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội đơn vị  Đặc trưng kiểm toán nội Kiểm toán nội nhân tố hệ thống kiểm soát nơi doanh nghiệp, phận kiểm tốn nội cung cấp quan sát, đánh giá thường xuyên toàn hoạt động doanh nghiệp, bao gồm tính hiệu việc thiết kế vận hành sách thủ tục kiểm soát nội Bộ phận kiểm toán nội hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có thơng tin kịp thời xác thực hoạt động doanh nghiệp, chất lượng hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều bổ sung qui chế kiểm sốt thích hợp hiệu Tuy nhiên, phận kiểm toán nội phát huy tác dụng có: Về tổ chức, phận kiểm tốn nội phải trực thuộc cấp cao đủ để khơng giới hạn phạm vi hoạt động nó, đồng thời phải giao quyền hạn tương đối rộng rãi hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán phận hoạt động kiểm tra Về nhân sự, phận kiểm toán nội phải tuyển chọn nhân viên có lực chuyên môn đạo đức nghề nghiệp phù hợp với qui định hành 1.2 Chu trình bán hàng – thu tiền 1.2.1 Ý nghĩa chức chu trình 1.2.1.1 Ý nghĩa - Trong trình SXKD, chu trình bán hàng thu tiền chu trình cuối - Chu trình nhằm đánh giá hiệu chu trình trước đánh giá hiệu toàn chu kỳ SDXK doanh nghiệp - Bán hàng thu tiền qúa trình chuyển quyền sở hữu hàng hố thơng qua q trình trao đổi hàng - tiền kết thúc thu tiền khách hàng chấp nhận toán - Một chu trình bán hàng - Thu tiền hiệu có nghĩa vốn huy động mức tạo tiền sản xuất cho chu kỳ thực cách hợp lý 1.2.1.2 Chức chu trình bán hàng – thu tiền  Kiểm sốt tín dụng - Q trình bán hàng gắn liền với việc thu tiền sau định bán cần xem xét phê chuẩn phương pháp bán hàng định thời gian toán - Trước chuyển giao hàng người có trách nhiệm doanh nghiệp phải xem xét vấn đề sau: + Khả toán khách hàng + Xem xét hạn mức tín dụng khách hàng + Xem xét số dư phải thu khách hàng thời điểm bán hàng để phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm  Giao hàng - Đánh dấu hàng hoá doanh nghiệp chuyển giao cho khách hàng quyền sở hữu hàng hoá, thành phẩm - Là để ghi nhận doanh thu bán hàng doanh nghiệp - Chứng từ vận chuyển lập thời điểm hàng hoá xuất khỏi doanh nghiệp phải phù hợp với lượng hàng hoá xuất thực tế, phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với phiếu báo toán uỷ nhiệm thu gửi cho khách hàng ngân hàng phục vụ khách hàng  Gửi hoá đơn - Kế toán viên sau nhận chứng từ cần tiến hành kiêmtra tính hợp lý, trung thực, xác - Lập hoá đơn bán hàng gửi cho khách hàng - Tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng  Xử lý ghi sổ khoản thu tiền - Nếu khách hàng tốn tiền mặt, TGNH kế tốn tiến hành theo dõi ghi vào sổ nhật ký thu tiền - Trong trường hợp khách hàng chưa tốn đơn vị phản ánh tài khoản 131 - Theo dõi chi tiết cho khách hàng với số tiền lúc  Xử lý ghi sổ giảm trừ - Các khoản giảm giá, hàng bán bị trả lại phải phê chuẩn trước ghi sổ thức - Phải ghi sổ xác, kịp thời phải có chứng để chứng minh khoản giảm trừ  Thẩm định lập dự phịng - Cơng việc thực trường hợp khách hàng khơng có khả tốn khơng chịu toán - Việc xoá sổ phải thực theo quy định chế độ tài kế tốn hành 1.2.3 Quy trình bán hàng – thu tiền Đơn đặt hàng Xét duyệt bán chịu Duyệt bán chịu Hợp đồng mua bán Hoá đơn GTGT Giám đốc duyệt Thanh toán trực tiếp Thanh toán trả chậm Sổ doanh thu Phiếu thu giấy báo có Sổ chi tiết TK 131 Sổ chi tiết tiền Lập dự phịng Q nợ duyệt Sổ tiền Xố sổ PHẦN 2: QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TỐN 2.1 Mục tiêu kiểm tốn cơng việc kiểm sốt nội chủ yếu tiến hành mua hàng – toán 2.1.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng *Các khoản bán hàng ghi sổ có hiệu lực - Các sai phạm diễn là: + Sai sót sơ suất hạn chế khác người ghi sổ chưa phát điều chỉnh KSNB + Cố tình ghi nghiệp vụ bán hàng khơng quán với kỳ toán + Ghi sổ khoản bán hàng thực tế hàng hoá chưa vận chuyển dịch vụ chưa cung cấp + Vận chuyển hàng hoá hay cung cấp dịch vụ theo biên giao nhận không mà ghi nhận khoản bán hàng * Các nghiệp vụ bán hàng ghi sổ đầy đủ: - Các doanh nghiệp có xu hướng giấu diếm doanh thu phản ánh không đầy đủ doanh thu bán hàng - KTV kiểm tra chi tiết để thấy KSNB không thực thực không đầy đủ thủ tục kiểm soát việc phản ánh khoản bán hàng năm - KTV cần tiến hành: + Soát xét lại chứng từ theo dãy số liên tục đặc biệt thời điểm đầu kỳ kế toán sau + Đối chiếu vận đơn với hoá đơn hàng bán, hoá đơn với bút toán bán hàng nhật ký tiêu thụ sổ thu tiền để xác minh chứng từ ghi sổ - KTV cần thực công việc sau: + Tiến hành xem xét lại Nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ phụ khoản phải thu khách hàng với nhữg khoản mục lớn bất thường + Đối chiếu xác nhận bút toán bán hàng với hoá đơn, vận đơn + Đối chiếu chứng từ vận chuyển với sổ theo dõi HTK + Đối chiếu bút toán bán hàng với lệnh bán chịu lệnh vận chuyển * Các nghiệp vụ bán hàng phê chuẩn đắn - Mục tiêu phép bán hàng thường có liên quan trực tiếp đến định bán chịu, vận chuyển giá - KTV tiến hành so sánh giá hoá đơn với bảng giá hợp đồng ký kết * Các khoản bán hàng phân loại thích hợp - Đối với nghiệp vụ bán hàng việc phân loại nghiệp vụ vào tài khoản, tiểu khoản thường không phát sinh vấn đề phức tạp nghiệp vụ khác - Việc kiểm tra trình phân loại nghiệp vụ bán hàng thường gắn với việc kiểm tra trình đánh giá * Các khoản bán hàng ghi sổ định giá - Việc kiểm tra chi tiết viẹc định giá nghiệp vụ bán hàng thực kếtquả thử nghiệm kiểm sốt cho thấy doanh nghiệp khơng có thủ tục KSNB việc tính giá bán hàng - KTV cần tiến hành cơng việc: + Tính toán lại số hoá đơn bán hàng + Rà soát Nhật ký bán hàng với Nhật ký thu tiền với sổ hạch toán chi tiết khoản phải thu + Rà soát hợp đồng bán hàng cần quan tâm đến giá bán hàng, chế độ bán hàng việc phê chuẩn yếu tố * Các khoản bán hàng ghi sổ thời gian phát sinh - Để ngăn ngừa bỏ sót nghiệp vụ, việc ghi sổ nghiệp vụ bán hàng ghi sổ theo nguyên tắc cập nhật - KTV thực hiện: + Đối chiếu ngày ghi chứng từ vận chuyển chọn với ngày ghi hoá đơn bán hàng, nhật ký bán hàng sổ quỹ * Các khoản bán hàng ghi vào sổ cộng dồn xác + Cộng dồn sổ nhật ký, sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng + Đối chiếu số tổng cộng có liên quan + Đối chiếu bút toán chuyển sổ vào sổ sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng 2.1.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền * Tiền mặt thu ghi đầy đủ vào sổ quỹ nhật ký thu tiền + Đối chiếu giấy báo nhận tiền bảng kê với khoản mục ghi vào nhật ký thu tiền + Đối chiếu giấy báo ngân hàng với sổ sách tương ứng công ty * Các khoản tiền thu ghi sổ nộp với giá hàng bán + Soát xét chứng từ thu tiền + Đối chiếu khoản thực thu với mức giá duyệt chứng từ bán hàng * Các khoản thu tiền phân loại Xem xét chứng từ thu tiền đối chiếu với thực tế phân loại tài khoản thu tiền * Các khoản thu tiền ghi thời gian So sánh ngày nộp tiền với ngày ghi nhật ký thu tiền bảng kê thu tiền phận * Các khoản thu tiền ghi với sổ quỹ, sổ tổng hợp + Đối chiếu bút toán sổ quỹ với sổ theo dõi toán tiền hàng, báo cáo thu tiền bảng kê thu tiền + Cộng lại khoản thu sổ quỹ đối chiếu với sổ + Phương thức thu tiền trực tiếp - Trong phương thức thường khó phát khoản tiền mặt thu vào không vào sổ biện pháp tốt để phát sai phạm dựa vào hệ thống KSNB doanh nghiệp, theo dựa vào hệ thống KXNB phải phân cách trách nhiệm người ghi sổ người thu tiền - Trong trường hợp việc phân ly trách nhiệm khơng thực KTV phải kiểm kê tiền mặt thu kiểm kê bán hàng lấy xác nhận người mua hàng + Phương thức thu tiền qua tài khoản TGNH - Thủ tục kiểm soát hữu hiệu doanh nghiệp quy định rõ khoản toán thực qua TGNH cách tối đa - KTV tiến hành đối chiếu số hiệu kế toán doanh nghiệp với số liệu kế tốn ngân hàng giấy báo Có bảng kê sổ phụ ngân hàng 2.2 Một số rủi ro thường gặp 2.2.1 Phân loại rủi ro  Rủi ro môi trường kinh doanh - Rủi ro từ khách hàng - Rủi ro trị, kinh tế, xã hội, KHCN…  Rủi ro hoạt động - Vi phạm quy chế nghiệp vụ bán hàng - Rủi ro gian lận, sai sót  Rủi ro từ việc tuân thủ pháp luật( chế độ ), liên quan đến hoá đơn, hợp đồng, chứng từ… 2.2.2 Một số rủi ro thường gặp - Bán hàng không thu tiền + Đánh giá uy tín + Duyệt hạn mức tín dụng + Phân tích tuổi nợ + Nếu bán hàng lần đầu - Bán hàng không giá, tính tốn sai chiết khấu + Phê duyệt giá bán + Cập nhật giá - Giao hàng trễ + Kiểm tra tồn kho trước chấp nhận đơn hàng + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng - Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng + Khách hàng ký duyệt mẩu hàng + Đối chiếu đơn đặt hàng + Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng - Phát hành hoá đơn sai + Phê duyệt hoá đơn + Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng phiếu xuất kho - Tiền bán hàng bị lạm dụng + Định kỳ đối chiếu công nợ + Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng + Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền - Sai sót ghi chép nghiệp vụ + Các chứng từ bán hàng điều chuyển KT ghi chép + Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho + Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng 2.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát bán hàng thu tiền 2.3.1 Đơn đặt hàng - Ai phát hành : Khách hàng phát hành - Chữ ký : + Chứng từ có chữ ký : Ít chữ ký + Ai phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền + Ký để làm :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền định ký để phê duyệt việc bán - Số liên : + Mấy liên : liên + Cho phận để làm : -> liên gốc lưu để theo dõi thực việc bán hàng -> liên chuyển phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất 2.3.2 Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho Bộ phận bán hàng phát hành - Chữ ký + Chứng từ có chữ ký : chữ ký + Ai ký & ký làm : -> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu) -> Trưởng phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, số tiền) -> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán) -> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho) -> Khách hàng (ký để xác nhận việc nhận đủ hàng) - Số liên : + Phát hành liên : liên + Cho phận để làm -> liên gốc lưu BP bán hàng để theo dõi doanh thu công nợ phải thu -> liên thủ kho giữ lại để xem lệnh xuất kho -> liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho… -> liên khách hàng giữ để làm sở đối chiếu nhập kho kho khách hàng 2.3.3 Hoá đơn Bộ tài - Ai viết hố đơn : Bộ phận kế toán - Chữ ký : + Mấy chữ ký : + Ai ký & ký làm : -> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn) -> Thủ trưởng : (ký đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng với quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh việc mua hàng hồn tồn hợp pháp) -> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có sở để chứng minh việc bán hàng) - Số liên : + Mấy lên : liên + Cho & để làm : -> liên gốc (liên tím) lưu phận kế tốn để theo dõi doanh thu cơng nợ (kế toán thuế) -> liên (liên đỏ) giao cho khách hàng -> liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu 2.3.4 Phiếu thu - Ai phát hành : Bộ phận kế toán - Chữ ký : + Mấy chữ ký : chữ ký + Ai ký & ký làm -> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu) -> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời) -> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp cơng ty có để xác minh thu tiền đối tượng - Số liên : + Mấy liên : liên + Cho & để làm : -> liên gốc lưu kế tốn để hạch tốn giảm cơng nợ phải thu -> liên thủ quỹ giữ để xem lệnh thu tiền -> liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận nhận tiền