Thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở công ty cổ phần bảo hiểm petrolimex (pjico) 1 Công tác khai thác bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vận chuy[.]
Thực trạng triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập vận chuyển đường biển công ty cổ phần bảo hiểm petrolimex (pjico) Công tác khai thác bảo hiểm hàng hóa xuất nhập vận chuyển đường biển PJICO Hoạt động khai thác khâu quan trọng hoạt động kinh doanh bảo hiểm nói chung lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm hàng hóa xuất nhập vận chuyển đường biển nói riêng Tuy cịn nhiều hạn chế so với cơng ty bảo hiểm nước ngồi số doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam lớn mạnh Bảo Việt, Bảo Minh công ty bảo hiểm PJICO thời gian qua nỗ lực cố gắng vượt qua khó khăn điều kiện hầu hết mối quan hệ với khách hàng thiết lập cịn ngồi ủng hộ nhiệt tình khách hàng cổ đông Các khách hàng lớn lâu năm cịn chưa có có nhận bảo hiểm phần tổng giá trị hàng hoá ngoại thương Việc xây dựng phát triển thị trường bảo hiểm hàng hoá xuất nhập ổn định, lâu dài mục tiêu đặt hoạt động khai thác PJICO Hoạt động khai thác phải có kế hoạch, chiến lược cụ thể chặt chẽ Nó phải dựa sở số liệu, tiêu kim ngạch xuất nhập mặt hàng kế hoạch xuất nhập đơn vị kinh doanh xuất nhập hàng hoá Đối với khách hàng cũ, công ty luôn phải đảm bảo giữ uy tín, thuyết phục tái tục hợp đồng hướng dẫn mua bảo hiểm thời hạn bảo hiểm hàng nhập theo gía FOB, CF hay kim ngạch hàng xuất theo giá CIF Các khách hàng cũ mà có rủi ro xảy tổn thất, tăng cường biện pháp đề phịng hạn chế tổn thất PJICO điều chỉnh lại tỷ lệ phí cho phù hợp nhằm thiết lập mối quan hệ lâu dài với họ Đối với khách hàng tiềm PJICO có phương pháp chào phí riêng nhiều hình thức nhằm khuyến khích, thu hút họ tham gia bảo hiểm cơng ty Ngồi chất lượng phục vụ khách hàng chất lượng quản lý PJICO không ngừng nâng cao làm tăng thêm uy tín với thị trường bảo hiểm nước Công tác nghiên cứu thị trường, mở rộng phát triển đại lý, cộng tác viên trọng nhằm nắm bắt đựơc thông tin từ khách hàng, từ thị trường, từ có kế hoạch khai thác cách hiệu triệt để Quy trình khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập PJICO - ban hành kèm theo định Tổng giám đốc PJICO số 113/BH-HH/95 ngày 15/07/1995 bao gồm khâu - Một : Quá trình khai thác bảo hiểm - Hai : Quá trình cấp đơn bảo hiểm 1.1 Quá trình khai thác bảo hiểm: Quá trình khai thác chia làm bước: Bước 1: Xây dựng kế hoạch thu phí ký kết hợp đồng với khách hàng: Trước hết phải nắm vững kim ngạch mặt hàng số lượng hàng hoá nhập hàng năm từ nguồn vốn xuất nhập đơn vị xuất nhập (nguồn vốn trung ương, địa phương, viện trợ, tự có, vay nợ ) để xây dựng kế hoạch thu phí năm, cụ thể đầu năm thông qua đơn vị xuất nhập để nắm số liệu kế hoạch xuất nhập đơn vị Trên sở xác định số kim ngạch qua bảo hiểm để xây dựng kế hoach thu phí bảo hiểm năm kkhách hàng theo mặt hàng Trong số kim ngạch xuất khách hàng cần tách riêng kim ngạch khu vực theo giá CIF, CF FOB để lập kế hoạch thu phí sát với thực tế Sau chuẩn bị hợp đồng bảo hiểm để ký kết với khách hàng hàng năm Bước 2: Theo dõi tình hình thực kế hoạch: Từng quý có số liệu hàng nhập khách hàng qua đối chiếu kim ngạch qua bảo hiểm để nắm khối lượng hàng thực tế nhằm kịp thời điều chỉnh kế hoạch thu phí đầu năm xây dựng Đôn đốc khách hàng mua bảo hiểm theo thời hạn quy định mua bảo hiểm hết phần kim ngạch hàng nhập theo giá FOB CF hay kim ngạch hàng xuất theo giá CIF Thường xuyên quan hệ với khách hàng để khai thác nguồn hàng nhập kế hoạch nhập bổ xung kế hoạch nhằm tranh thủ bảo hiểm chuẩn bị tài liệu để chào phí Phải sâu tìm hiểu rõ tính chất quy cách đóng gói thích hợp lơ hàng xuất nhập để áp dụng điều kiện bảo hiểm thích hợp theo tập quán quy định, Nắm vững mặt hàng có tỷ trọng lớn kim ngạch nhập qua phân tích ảnh hưởng nhân tố số phí thu Thu thập đầy đủ nghiên cứu thông tin bảo hiểm quy tắc, tỷ lệ phí, điều khoản bảo hiểm thị trường nước ngồi để cần đề nghị văn ta giải thích sử dụng điều khoản có u cầu khách hàng Kết hợp với phận bồi thường để tính kết bảo hiểm khách hàng theo năm nghiệp vụ để kịp thời đề xuất ý kiến điều chỉnh tỷ lệ phí cho thích hợp nhằm đáp ứng u cầu cơng tác kinh doanh phù hợp với đối tượng bảo hiểm Cuối năm chuẩn bị đầy đủ số liệu để họp khách hàng thơng báo tình hình tham gia bảo hiểm, nêu ưu nhược điểm năm qua vấn đề cần khắc phục cho năm tới khách hàng nhằm hạn chế nhầm lẫn, sai sót tổn thất cho hàng hố, qua giúp PJICO làm tốt cơng tác giám định, đề phịng hạn chế tổn thất, bồi thường hàng hoá bảo hiểm đòi người thứ ba Phối hợp chặt chẽ với phòng liên quan Tài vụ, Tái bảo hiểm, phối hợp để giải kịp thời vướng mắc khâu thu phí bảo hiểm, phân tán rủi ro liên quan đến nghiệp vụ gốc điều chỉnh kế hoạch thu phí bảo hiểm năm Xây dựng văn bản, thể lệ giám định bảo hiểm, khuyến mại bồi thường tổn thất 1.2 Quá trình cấp đơn bảo hiểm: trình cấp đơn bảo hiểm PJICO có khác hàng hoá nhập hàng hoá xuất 1.2.1 Đối với hàng hoá nhập khẩu, bao gồm bước sau: Bước 1: Kiểm tra chứng từ liên quan Khi nhận giấy yêu cầu bảo hiểm khách hàng (giấy làm theo hình thức đơn bảo hiểm) phải kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ khơng? Một giấy yêu cầu bảo hiểm coi hợp lệ phải có đủ yêu cầu sau: Trên giấy yêu cầu phải kê khai rõ ràng tất đề mục in sẵn đơn Trong trường hợp khai thiếu đề mục như: số B/L, ký mã hiệu, trọng lượng, số kiện (do chưa thông báo đầy đủ) chấp nhận cấp đơn yêu cầu khách hàng phải bổ sung nhận thông báo Nếu thiếu đề mục như: số tiền bảo hiểm (trị giá hàng FOB C&F), tên tàu vận chuyển, ngày khởi hành, cảng điều kiện bảo hiểm giấy yêu cầu coi chưa hợp lệ cần trả lại cho khách hàng đồng thời giải thích rõ yêu cầu bảo hiểm để họ kê khai đầy đủ cấp đơn bảo hiểm Phải xem xét kỹ tính chất phương thức xếp dỡ mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn khơng để giải thích u cầu khách hàng điều chỉnh lại cho thích hợp với mặt hàng Trên giấy u cầu bảo hiểm phải địi hỏi khách hàng trả lời nội dung yêu cầu phịng Kế tốn- tài vụ quy định nhằm giúp phịng làm đủ thủ tục thu phí cách nhanh chóng Lưu ý: Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có đẩy đủ tên, dấu chữ ký khách hàng Giấy chứng nhận bảo hiểm phải đánh máy đủ 08 cần xem kỹ tên tàu vận chuyển (nếu tàu vận chuyển), phải yêu cầu khách hàng kê khai quốc tịch tàu, tuổi tàu Nếu tàu già phải thu thêm phí quy định biểu phí bảo hiểm Trường hợp trị giá hàng bảo hiểm cao mức quy định phân cấp công ty, trước cấp đơn cần thông báo trao đổi ý kiến với phịng tái bảo hiểm để có kế hoạch phân tán rủi ro Bước : Vào sổ cấp đơn, lấy số đơn xếp chuyến tàu: Sau kiểm tra xong chứng từ liên quan hợp lệ vào sổ cấp đơn theo danh mục ghi sổ Sổ đơn bảo hiểm lấy theo sổ thứ tự sổ cấp đơn Xếp chuyến tàu theo số thứ tự sổ đăng ký số tàu Lưu ý: Thông thường luồng Châu khoảng 20-30 ngày làm chuyến Luồng Châu âu tàu khoảng 2-4 tháng làm chuyến Số đơn bảo hiểm số chuyến tàu ghi rõ đơn, số chuyến ghi trước số đơn bảo hiểm ghi sau Ví dụ: Số đơn bảo hiểm 100, số tàu ghi: 8/100 Bước ba: Tính phí bảo hiểm sửa đổi huỷ đơn bảo hiểm Trước tính phí bảo hiểm phải xác định số tiền bảo hiểm Số tiền bảo hiểm tính theo cơng thức: C+F 1-R Trong đó: C- giá trị hàng hoá theo giá FOB CIF = F- cước phí vận chuyển R- tỷ lệ phí bảo hiểm Trong trường hợp khách hàng nhập theo giá FOB, họ khơng xác định rõ phí vận tải bảo hiểm ước tính sau: luồng Châu cước phí vận tải F=5% giá FOB luồng Châu F=10% giá FOB R áp dụng cho mặt hàng tuỳ theo điều kiện bảo hiểm R=R 1+R2 R1 bao gồm tỷ lệ phí + tỷ lệ phí theo luồng R2 tỷ lệ phí phụ - tỷ lệ phí phụ cộng thêm khách hàng mua thêm điều kiện bảo hiểm phụ bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình cơng, thiếu ngun kiện, thiếu hụt trọng lượng Lưu ý: Mỗi mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác tuỳ theo điều kiện bảo hiểm Do đó, tính phí phải xem xét kỹ tính chất mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn có phù hợp với quy định bảo hiểm mặt hàng khơng, sở để xác định tỷ lệ phí cho xác Phí bảo hiểm tính sở số tiền bảo hiểm tỷ lệ phí bảo hiểm: I = CIF * R Trong trường tàu già tính phí bảo hiểm tính sau: CIF C+F 1-R I = CIF * R/ = R=R1+R2 R/=R1+R2+R3 Trong R3 tỷ lệ phí tàu già Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh trị giá bảo hiểm điều chỉnh giá FOB, CF, cước phí vận tải điều kiện bảo hiểm phải tính lại giá CIF phí bảo hiểm hình thức cấp cho khách hàng giấy sửa đổi bổ sung thu lệ phí sửa đổi đơn Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hàng tốn thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm hồn lại phí cho khách hàng Trừ trường hợp điều chỉnh số B/L, trọng lượng Lưu ý: Trước làm sửa đổi bổ sung phải yêu cầu khách hàng gửi lại toàn đơn bảo hiểm cấp để điều chỉnh Sau làm xong giấy sửa đổi bổ sung phải ghi rõ đơn giấy tờ sửa đổi để phận bồi thường dễ xem xét Sau gửi trả lại đơn khách hàng kèm theo giấy sửa đổi Nếu khách hàng yêu cầu huỷ đơn phải xem xét rõ lý do, sau cấp cho khách hàng giấy sửađổi: Huỷ đơn, hoàn trả lại cho khách hàng toàn số phí thu trừ lệ phí huỷ đơn đồng thời thu hồi lại toàn đơn gốc cấp để huỷ bỏ Đơn thu lại phải huỷ để tránh nhầm lẫn Giấy sửa đổi bổ sung in thành 06 (1 lưu kèm theo công văn yêu cầu sửa đổi khách hàng, gửi cho Tái bảo hiểm, trả khách hàng) Trường hợp: - Yêu cầu khách hàng toán thêm phí: đưa Tài vụ - Hồn phí huỷ đơn: đưa Tài vụ - Điều chỉnh tên tàu: đưa Tài vụ Sau lập đơn, kiểm tra lại đóng dấu “thu phí bảo hiểm ngoại tệ” “thu phí bảo hiểm đồng Việt Nam” lên đơn theo yêu cầu tốn phí khách hàng Bước 4: Giao chứng từ cho phận liên quan: Sau thực bước trên, đánh máy, trình ký đóng dấu xong chứng từ phân sau: gốc viết tay (bản đầu tiên) lưu phòng Nghiệp vụ, lưu phòng Tài vụ, gửi Tái bảo hiểm, chi nhánh cấp đơn gửi cho cơng ty cịn lại trả cho khách hàng Đối với hàng hoá xuất khẩu: bao gồm bước sau: Bước 1: Kiểm tra chứng từ- tương tự bước hàng hoá nhập Lưu ý: - Đối với hàng hoá xuất bảo hiểm ngoại tệ không bảo hiểm đồng Việt Nam - Đơn bảo hiểm hàng hoá xuất giấy sửa đổi bổ sung phải đánh máy tiếng Anh tiếng Pháp - Phải ý đến “điều kiện bảo hiểm” khách hàng đề nghị Nếu theo tín dụng thư (L/C- Letter of credits) phải làm tín dụng thư mở, điều kiện đề nghị có điểm bất hợp lý vượt phạm vi trách nhiệm thơng thường cơng ty phải sửa lại (nếu việc sửa lại khơng mâu thuẫn với thư tín dụng bản) hỏi lại người mua hàng nước - Đối với hàng xuất tư nhân đại sứ quán phải yêu cầu khách hàng cung cấp “bản kê chi tiết hàng hoá” trị giá tiền loại Chỉ bảo hiểm theo điều kiện “mọi rủi ro” cho loại hàng hoá mới, hàng cũ bảo hiểm theo điều kiện C Trước chấp nhận bảo hiểm phải yêu cầu khách hàng cho xem cụ thể hàng hố bao bì để xác định trị giá hàng hoá điều kiện bảo hiểm Giấy chứng nhận bảo hiểm cần in 06 đủ Bước 2: Vào sổ cấp đơn Sau kiểm tra chứng từ có liên quan, hợp lệ vào sổ cấp đơn theo danh mục ghi sổ Số đơn bảo hiểm in sẵn đơn cần đánh máy thêm ký hiệu địa phương để nghiệp vụ tiện theo dõi Ví dụ: Đơn chi nhánh TP HCM cấp, số đơn bảo hiểm 1580 ghi sau:1580-HX/HCM/95 Bước 3: Tính phí bảo hiểm huỷ bỏ đơn bảo hiểm Số tiền bảo hiểm hàng hố xuất giá CIF mà khách hàng kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10%CIF Vì phí bảo hiểm tính theo cơng thức (CIF + 10%CIF)* R R tỷ lệ phí bảo hiểm tính theo luồng, theo điều kiện bảo hiểm chủng loại hàng hoá Lưu ý:- Đối với hàng xuất đại sứ quán nước đóng Việt Nam, số tiền bảo hiểm giá trị hàng hoá mà khách hàng kê khai cộng thêm 10% - Trường hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm phải tính lại giá CIF phí bảo hiểm hình thức cấp cho khách hàng giấy sửa đổi bổ sung - Điều chỉnh số B/L, trọng lượng huỷ đơn cách thức tương tự hàng nhập bước Bước 4: Giao chứng từ cho phận liên quan Sau thực bước trên, nộp đơn trình ký khơng cần đóng dấu trịn, chứng từ phân sau: đầu giao cho khách hàng, lưu Nghiệp vụ, giao cho Tài vụ, giao cho Tái bảo hiểm Lưu ý: - Đối với hàng xuất đại sứ quán nước đặt Việt Nam chứng từ đưa sang Tài vụ cần để theo dõi tiền - Khi giao chứng từ cho phận liên quan phải ghi vào sổ giao chứng từ có ký nhận - Đối với hàng xuất đầu giao cho khách hàng không ghi tỷ lệ phí bảo hiểm phí bảo hiểm cần ghi giá CIF đủ - Đơn giao cho tái bảo hiểm đưa qua phận thống kê phịng vào sổ thống kê sau đưa sang tái bảo hiểm - Bản nghiệp vụ giữ để lưu theo chi nhánh phân theo tàu Mỗi cán nghiệp vụ cuối tháng/quý/năm phải nắm sổ phí thu khách hàng mà phụ trách tổng kim ngạch hàng nhập xuất qua bảo hiểm tháng khách hàng để phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh Là công ty cổ phần ngành bảo hiểm, PJICO mạnh cổ đơng có lượng hàng hoá xuất nhập hàng năm lớn (Tổng công ty xăng dầu Việt Nam - Petrolimex, Tổng công ty thép Việt Nam - VSC) Vì từ năm hoạt động (tháng 06/1995) nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập vận chuyển đường biển chiếm tỷ trọng lớn tổng doanh thu hoạt động kinh doanh PJICO từ tới nghiệp vụ không ngừng tăng trưởng phát triển chiều rộng chiều sâu Nhờ có ủng hộ, trợ giúp Bộ, Ngành liên quan, tổ chức kinh tế, đạo đắn kịp thời cấp lãnh đạo PJICO đặc biệt cố gắng phấn đấu nỗ lực tồn thể cán nhân viên cơng ty, sau năm hoạt động thị trường cạnh tranh, nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập vận chuyển đường biển PJICO đạt lượng doanh thu phí lớn Tỷ trọng trung bình chiếm từ 15%-20% tổng doanh thu phí bảo hiểm tồn cơng ty chiếm khoảng 2% tổng doanh thu phí bảo hiểm tồn thị trường Cụ thể ta có: Để phân tích cách cụ thể chi tiết, ta tính số tiêu sau: Bảng 7: Bảng tiêu đánh giá kết hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập vận chuyển đường biển PJICO từ 1995-2000 Chỉ tiêu 1.Số tiền BH bình quân đơn cấp(Triệu:VND) 2.Tốc độ tăng DT phí BH (%) 3.Tốc độ tăng KNHH tham gia BH (%) 4.Tốc độ tăng (giảm) tỷ lệ phí BH bình qn (%) 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1.146 1.159 1.588 1.546 1.586 2.296 - 204,2 55,7 66,0 26,1 15,3 - 180 70,8 49,8 22,7 54,6 - 8,7 (8,9) 10,7 2,7 (25,5) Qua bảng số liệu ta nhận xét hoạt động khai thác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập vận chuyển đường biển PJICO đạt kết tương đối cao Trước hết số đơn cấp hàng năm tăng nhanh, tháng năm 1995 khai thác 427 đơn cấp đến năm 2000 số đạt tới 2.896 đơn Cùng với biến động tỷ lệ phí bảo hiểm tồn thị trường nói chung cơng ty nói riêng số tiền bảo hiểm bình qn đơn cấp có xu hướng tăng dần qua năm, điều thể hiện: năm 1995 số tiền bảo hiểm bình quân đơn cấp 1.146 triệu đến năm 2000 số tiền bảo hiểm đơn cấp đạt tới 2.296 triệu lớn gấp lần năm 1995, điều chứng tỏ PJICO ngày thu hút nhiều hợp đồng bảo hiểm có giá trị cao khách hàng lớn Mặt khác ta thấy tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm tốc độ tăng kim ngạch hàng hố tham gia bảo hiểm có xu hướng giảm dần tốc độ tăng doanh thu phí bảo hiểm bình quân 1995/2000 (1) lại nhỏ tốc độ tăng kim ngạch hàng hố tham gia bảo hiểm bình qn thời kỳ (2)nhưng chênh lệch tương đối nhỏ Nguyên nhân chênh lệch PJICO (1)(1) (2)(2 :73,46% ) 75,58% điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm phù hợp với biến động thị trường Quá trình điều chỉnh tỷ lệ phí làm cho tỷ lệ phí có xu hướng chung giảm xuống từ 1995/2000 (từ 0,3795% xuống cịn 0,3187%) Nhìn vào bảng tiêu đánh giá ta thấy chiến lược khai thác PJICO linh hoạt có hiệu đặc biệt việc điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm qua năm cho phù hợp với tình hình chung tồn thị trường bảo hiểm Điều chỉnh tỷ lệ phí lần năm 1997 giảm 8,9% so với năm 1996 nhiều nguyên nhân, hai nguyên nhân sau: chủ quan chiến lược phát triển công ty khách quan khủng hoảng tài tiền tệ khu vực Châu ảnh hưởng đến toàn kinh tế nước, khu vực giới Mặc dù tỷ lệ phí giảm song doanh thu phí bảo hiểm khơng khơng giảm xuống mà cịn tăng 55,7% so với năm 1996 Có tăng lên tổng doanh thu phí tỷ lệ phí giảm xuống tổng kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng lên (70,8%) tốc độ tăng lớn nên bù đắp phần doanh thu giảm giảm tỷ lệ phí bảo hiểm Điều chỉnh giảm tỷ lệ phí lần hai năm 2000 so với năm 1999 xuống cịn 0,3187 năm 2000 có cạnh tranh gay gắt công ty bảo hiểm thị trường tỷ lệ tổn thất năm 1998, 1999 giảm xuống dẫn đến tỷ lệ bồi thường giảm theo Và tương tự lần tỷ lệ phí bảo hiểm bình qn giảm mạnh song tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng lên 15,3% tức tăng thêm 2.750 triệu đồng Có tăng lên doanh thu phí bảo hiểm điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm thu hút thêm đông đảo khách hàng tham gia bảo hiểm công ty làm cho kim ngạch hàng hoá tham gia bảo hiểm tăng 54,6% bù đắp phần doanh thu phí giảm tỷ lệ phí bảo hiểm giảm tỷ lệ phí giảm Lại lấy ví dụ q trình điều chỉnh tỷ lệ phí bảo hiểm năm 1998 tăng 10,7% so với năm 1998, tỷ lệ thu phí tăng lên nhiều nguyên nhân chủ yếu tình hình tổn thất năm 1996, 1997 lớn dẫn đến tỷ lệ bồi thường cao Mặc dù tỷ lệ phí bảo hiểm tăng kim ngạch tham gia bảo hiểm khơng giảm mà cịn tăng 49,8%, kéo theo tổng doanh thu phí bảo hiểm tăng tới 66% bù đắp khoản chi phí kinh doanh có khoản chi bồi thường tổn thất, ngồi cịn có khoản chi khác chi quỹ dự phịng, đề phòng hạn chế tổn thất, chi quản lý điều đáng nói tổng doanh thu phí bảo hiểm năm 1998 tăng lên khơng hồn tồn tỷ lệ phí bảo hiểm tăng mà chủ yếu kim ngạch hàng hoá bảo hiểm tăng nhanh 49,48% cao nhiều so với tốc độ tăng tỷ lệ phí 10,7%