Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thương mại cơ điện việt nhật

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CƠ ĐIỆN VIỆT NHẬT

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

1.1.1 Danh mục nguyên vật liệu

Bảng 1.1: Sổ danh điểm Nguyên vật liệu

Mã số Tên NVL Đơn vị tính

Dựa vào danh điểm nguyên vật liệu được xây dựng công ty tiến hành mã hóa tài khoản 152” nguyên vật liệu” như sau:

- Tài khoản cấp 2 được mã hóa theo số la mã trong cột số thứ tự và có cùng nội dung với bảng danh điểm nguyên vật liệu:

TK 1525: Nước và hóa chất xử lý.

- Tài khoản cấp 3 được mã hóa theo cột số thứ tự tương ứng với số thường trong bảng danh điểm nguyên vật liệu:

VD: trong TK 1521: Nguyên liệu chính

Cách mã hóa theo số thứ tự trong danh điểm nguyên vật liệu đảm bảo cho việc hạch toán kế toán trong toàn công ty và việc theo dõi số liệu giữa các phần hành được diễn ra nhanh chóng, mang lại tính thống nhất và cách hiểu chung cho các số hiệu tài khoản.

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty được chia thành:

- Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox tấm, Inox cuộn, Inox thanh, inox ống Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau:

SVTH: Lương Thị Thu Hiền Lớp: Kế toán 4

Inox tấm: Tấm inox 201/430, tấm inox 304/304L…

Inox cuộn: Cuộn inox 316/316L, cuộn inox 304BA…

Inox ống: Ống inox 201/304/316, ống inox 304…

- Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: ốc vít, bánh xe các loại, que hàn

- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn.

- Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như galê,vòng bi, dây cu roa

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

1.2.1 Phương thức thu mua nguyên vật liệu

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật có quy mô vừa, chuyên sản xuất vỏ tủ điện và thang máng cáp Sản phẩm của Công ty phục vụ cho nhu cầu dân dụng và công nghiệp nên việc sản xuất được diễn ra thường xuyên, liên tục, không bị ngừng trệ Vì vậy tình hình thu mua nguyên liệu cũng đòi hỏi được tiến hành đều đặn, ổn định Việc tổ chức quản lý tình hình thu mua, sử dụng là tương đối khó khăn, phức tạp đối với cán bộ quản lý, nhân viên kế toán NVL Do công việc như vậy nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ quản lý kế toán NVL không chỉ có trình độ mà còn phải có trách nhiệm trong công việc.

Tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật nguyên vật liệu chủ yếu được hình thành theo phương thức mua ngoài Công ty thường ký hợp bảo nhu cầu sản xuất của công ty Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, bộ phận cung cấp vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết để tiến hành mua hàng Nguyên vật liệu sẽ được vận chuyển về công ty bằng các xe chở hàng chuyên dụng của công ty, trong hợp đồng mua nguyên vật liệu mà công ty đã ký với nhà cung cấp không bao gồm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu vì vậy trong giá trị thực tế nhập kho nguyên vật liệu có bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu nhập kho Khi hàng về đến nơi nếu xét thấy cần thiết như khối lượng nguyên vật liệu nhập kho lớn, chất lượng nguyên vật liệu không được như mọi lần mua trước…Công ty có thể lập ban kiểm nghiệm vật tư sau đó đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, chất lượng và quy cách Căn cứ vào kết quả kiểm nghiểm ban kiểm nghiệm lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập phiếu nhập kho trên cơ sở hoá đơn và biên bản sẽ ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập, giao cho chủ kho làm thủ tục nhập kho Trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất thủ kho phải báo cáo cho bộ phận cung cấp và cùng với người giao lập biên bản Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

1.2.2 Phương thức sử dụng nguyên vật liệu

Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, bộ phận sản xuất căn cứ vào khối lượng sản phẩm sản xuất ra để xác định khối lượng nguyên vật liệu cần thiết sau đó thông báo với phòng cung ứng vật tư để phòng cung ứng thông báo xuống kho cho thủ kho lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu,căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật tư và ghi số thực xuất vào phiếu xuất sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật tư

SVTH: Lương Thị Thu Hiền Lớp: Kế toán 6 vào thẻ kho Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi vào sổ.

1.2.3 Bảo quản nguyên vật liệu

Sau khi thu mua nguyên vật liệu điều quan trọng chính là phải bảo đảm được chất lượng của nguyên vật liệu Vì vậy tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật, nguyên vật liệu sau khi được thu mua về nếu chưa được sử dụng ngay thì sẽ được bảo quản trong kho để có thể giữ được chất lượng của nguyên vật liệu không bị giảm sút Với hệ thống kho lưu trữ tương đối rộng, có thể bảo quản được 20 tấn nguyên vật liệu các loại, công ty luôn thu mua kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất đảm bảo quá cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn Công ty TNHH thương mại cơ điện ViệtNhật thường ít dự trữ nguyên vật liệu nhiều, thay vào đó công ty luôn tìm được những nhà cung cấp lâu dài đáp ứng được nhu cầu nguyên vật liệu cho công ty.

Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

Quản lý nguyên vật liệu ở mỗi công ty là công việc rất phức tạp, đòi hỏi bộ máy quản lý của công ty phải biết sắp xếp, tổ chức cán bộ thu mua, xây dựng định mức sử dụng, quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng Tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật việc quản lý nguyên vật liệu được giao cho phòng cung ứng vật tư, việc xác định định mức sử dụng do ban lãnh đạo công ty đưa ra có tham khảo thêm ý kiến của các phòng ban và các chuyên gia trong lĩnh vực này.

Chức năng của Phòng cung ứng vật tư ty về công tác quản lý, thu mua, xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu.

Nhiệm vụ của Phòng cung ứng vật tư.

- Lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu hàng năm, hàng quý và hàng tháng.

- Liên hệ với các nhà cung cấp nhằm đảm bảo tình hình sản xuất của công ty.

- Theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu thực tế so với định mức đã được đề ra nhằm xác định mức tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu.

- Quản lý theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu như nhập kho, xuất kho, tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu.

+ Ở khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về số lượng, khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cung cấp như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Ở khâu bảo quản: Cần tổ chức kho tàng bến bãi bằng cách trang bị đầy đủ ở các phương tiện cân đối thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng.

+ Ở khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh ngiệp

Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng vật liệu trong giá thành sản xuất.

+ Ở khâu dự trữ: Phòng cung ứng vật tư phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh

SVTH: Lương Thị Thu Hiền Lớp: Kế toán 8 doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, ứ động vốn do dự trữ vốn quá nhiều.

Chức năng, nhiệm vụ của các cá nhân:

Trưởng – Phó phòng vật tư:

- Đề xuất các phương án kinh doanh và phát triển thị trường.

- Tổ chức hoạt động của phòng một cách hiệu quả.

- Dự báo và xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ, phù hợp với tình hình, tốc độ phát triển thực tế của công ty.

- Lập các báo cáo phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh, tình hình phát triển thị trường.

- Quản lý cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động tiếp thị kinh doanh.

- Hỗ trợ tham gia công tác nghiên cứu thị trường, mặt hàng mới.

- Xây dựng các kế hoạch hoạt động chuyên môn của phòng.

- Phụ trách các hoạt động quan hệ với các phòng ban chức năng trong công ty

- Trực tiếp tham gia giải quyết các tác nghiệp đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao.

- Tham gia tiếp xúc, thương lượng giải quyết các vướng mắc với khách hàng.

- Theo dõi số lượng đặt hàng, chi tiết và thời gian giao hàng.

- Chuyển thông tin qua các bộ phận có liên quan.

- Theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng.

- Lập số liệu báo cáo Ban Giám Đốc

- Soạn thảo hợp đồng xuất, nhập khẩu.

- Theo dõi tiến độ thực hiện xuất nhập hàng.

- Tìm kiếm khách hàng mới, mặt hàng mới.

- Trả lời thư của khách hàng, tiếp khách.

- Tham gia các hội chợ, hội thảo.

- Theo dõi công nợ trong và ngoài nước.

- Quản lý điều hành mọi hoạt động thuộc chức năng của phòng.

Nhân viên kế hoạch vật tư

-Căn cứ vào lịch tiến độ sản xuất lập kế hoạch mua vật tư đáp ứng cho sản xuất.

-Tìm kiếm nhà cung cấp, kiểm soát giá mua và tiếp cận, cập nhật công nghệ mới.

-Tính toán thời gian và số lượng vật tư đưa về đúng tiến độ phục vụ sản xuất, không làm gián đoạn hoặc quá dư thừa.

-Xây dựng mức tồn kho tối ưu cho từng loại vật tư.

-Lập định mức vật tư kế hoạch cho từng mặt hàng sản xuất

-Cân đối định mức vật tư sử dụng thực tế tại các phân xưởng, bộ phận và báo cáo khi vượt định mức sử dụng, đề nghị biện pháp để kịp thời xử lý tránh tăng chi phí.

-Tham mưu cho Ban Giám Đốc về quản lý vật tư, quản lý tồn kho, tham gia giải quyết hàng tồn kho, kiểm kê kho.

-Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.

Nhân viên thống kê vật tư

-Theo dõi, báo cáo kịp thời tình hình biến động giá cả vật tư.

-Tổng hợp chi phí vật tư phát sinh tại các chi nhánh (nếu có).

-Thống kê, tổng hợp xuất - nhập – tồn kho vật tư các nguồn gia công.

-Theo dõi công nợ, lập thủ tục thanh toán.

-Cung cấp số liệu về vật tư cho các phòng ban khác khi có yêu cầu nhằm mục đích phục vụ công việc cho công ty.

-Tham mưu cho Ban Giám Đốc về công tác quản lý tồn kho, hỗ trợ với Thủ kho trong việc giải quyết hàng tồn kho, kiểm kê kho.

Nhân viên thu mua vật tư

-Mua hàng theo giấy đề nghị mua vật tư của tất cả các bộ phận trong công ty đã được Ban Giám Đốc hoặc Trưởng phòng ký duyệt.

-Đảm bảo chất lượng, mẫu mã đạt yêu cầu mục đích sử dụng với giá bằng hoặc thấp hơn giá mua hiện tại Nếu giá cao hơn phải báo cáo Ban Giám Đốc hoặc Trưởng phòng quyết định.

-Tìm kiếm nguồn cung cấp mới giúp đảm bảo chất lượng và hạ giá thành sản xuất.

-Phục vụ hỗ trợ các phòng ban khác đáp ứng yêu cầu sản xuất và công tác vận chuyển, giao dịch với các cơ quan bên ngoài.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

2.1.1 Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Chứng từ kế toán Để kiểm tra, giám sát tình hình nhập, xuất của từng thứ NVL, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu về NVL, hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT).

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT).

- Phiếu xuất khẩu kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT).

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT).

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất khẩu (Mẫu 02-BH).

- Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẫu 03-BH).

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT).

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu 05-VT).

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối cùng (Mẫu 07-VT).

Một số sổ kế toán được sử dụng tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật:

- Sổ (thẻ) kho: được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn của từng thứ NVL theo từng kho Thẻ kho do Phòng kế toán lập và ghi chi tiết: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính sau đó giao cho thủ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL, về mặt giá trị và số lượng.

- Sổ kế toán chi tiết, sổ số dư: Được sử dụng để hạch toán tình hình biến động VL cả về mặt giá trị và mặt số lượng ở phòng kế toán.

Ngoài các sổ kể trên, công ty còn sử dụng các bảng nhập, xuất, bảng luỹ kế, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL nhằm phục vụ cho việc ghi sổ kế toán trực tiếp được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

Các chứng từ được lập được tập trung vào bộ phận kế toán của công ty để kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính chính xác của số liệu.

Trên cơ sở các chứng từ kế toán, tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL đã được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, kế toán tiến hành phân loại theo chứng từ nhập, xuất, từng loại NVL, từng kho Từ đó tập hợp số liệu ghi vào sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp NVL.

2.1.2 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán NVL là công việc kế toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán với nhiệm vụ phản ánh chính xác, đầy đủ sự biến động của NVL làm cơ sở ghi sổ kế toán Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết NVL Trình tự hạch toán như sau:

Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng (ghi theo từng chứng từ). Thẻ kho do kế toán lập, sau đó chuyển xuống cho thủ kho quản lý, sử dụng. Thẻ kho được bảo quản trong cặp giấy hoặc tủ nhiều ngăn thuận tiện cho việc tìm kiếm khi sử dụng.

Hàng ngày, sau khi thực hiện nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ (PNK, PXK) Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để thủ kho ghi vào thẻ kho theo số lượng nhập, xuất của từng thứ vật tư. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho Cuối ngày, thủ kho tính ra số

Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho

Sổ cái TK 152 và các Sổ chi tiết

Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập –

Xuất – Tồn NVL Thẻ kế toán chí tiết vật liệu lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán.

Vì doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán kế toán chi tiết theo phương pháp đối chiếu song song Một nghiệp vụ kinh tế tái chính phát sinh liên quan đến biến động nguyên vật liệu trong kho nguyên vật liệu của Công ty thì đồng thời ở kho, thủ kho phản ánh vào sổ kho và ở phòng kế toán phản ánh vào sổ kế toán chi tiết NVL.

Thủ kho và người nhận NVL phải làm thủ tục kiểm nhận lượng NVL xuất kho theo phiếu xuất kho ( nếu có).

Thủ kho phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

Tồn CK = Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ - Số lượng xuất trong kỳ

2.1.3 Kế toán nhập nguyên vật liệu

Trích một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ 1/3/2014 đến ngày 31/3/2014 :

* Nghiệp vụ 1: Ngày 4/3/2014 công ty mua:

- Tấm Inox 201/430: số lượng 280 kg, đơn giá: 45.000 đồng/kg

- Cuộn Inox 316/316L: số lượng 265 kg, đơn giá 72.000 đồng/kg

- Thanh V inox 304: số lượng 100 kg, đơn giá 68.000 đồng/kg

Số hàng trên mua tại Công ty TNHH Tân Đại Hưng theo hóa đơn GTGT số 0025323, thuế suất thuế GTGT là 10%, vật liệu đã mua nhập kho đầy đủ.Đơn vị đã chuyển khoản trả bên bán qua ngân hàng.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: VS/11P Số: 0025323 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tân Đại Hưng Địa chỉ: Số 315 Trường chinh – Khương Mai – Thanh Xuân – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

Họ tên người mua hàng: Lê Ngọc Anh

Tên đơn vị: Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất thuế GTGT 10%, tiền thuế GTGT 3.848.000

Tổng cộng tiền thanh toán 42.328.000

Viết bằng chữ: Bốn mươi hai triệu ba trăm hai tám nghìn đồng chẵn./

(ký, họ tên, đóng dấu) Ngân Hàng Công Thương Việt Nam

Số GD: 0112323 Ngày 04 tháng 03 năm 2014

Mã KH: KH 001243 Kính gửi: Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

Hôm nay, chúng tôi xin thông báo đã ghi “Nợ” tài khoản của quý khách hàng với nội dung như sau:

Số tài khoản ghi Nợ: 711A80843042

Số tiền bằng số: 42.328.000 VNĐ

Số tiền bằng chữ: Bốn mươi hai triệu ba trăm hai tám nghìn đồng chẵn

Nội dung: Chuyển trả tiền mua vật liệu tại Công ty TNHH Tân Đại Hưng

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật Mẫu số: 03-VT

(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)

Số: 20/PH/T4 Ngày 04 tháng 03 năm 2014 Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0025323 ngày 04 tháng 03 năm 2014 của Công ty TNHH Tân Đại Hưng

Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Phùng Đức Minh Chức danh: Trưởng phòng vật tư

Bà: Nguyễn Ngọc Hà Chức danh: Ủy viên

Bà: Nguyễn Minh Hạnh Chức danh: Kế toán viên

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư

Phương thức KN ĐVT Số lượng

Số lượng chú đúng HĐ

Số lượng không đúng HĐ

3 Thanh V inox 304 Cân Kg 100 100 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng kiểm nghiệm đúng với số lượng ghi trên hợp đồng và không bị sai quy cách, phẩm chất sản phẩm Đại diện kỹ thuật

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật Địa chỉ: 358 B Hỏa Lò - Xuân Phương - Từ Liêm – HN

Mẫu số: 01-VT Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006

Số: PN 0403 Ngày 04 tháng 03 năm 2014

Họ và tên người giao: Lê Ngọc Anh

Theo hóa đơn GTGT số 0025323 ngày 04 tháng 03 năm 2014 của Công ty TNHH Tân Đại Hưng

Nhập tại kho: Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi tám triệu bốn trăm tám mươi nghìn đồng chẵn/.

Số chứng từ gốc kèm theo: 03 chứng từ gốc

Ngày 04 tháng 03 năm 2014 Người lập phiếu

- Tấm Inox 304/304L: số lượng 100 kg, đơn giá: 65.000 đồng/kg

- Cuộn Inox 316/316L: số lượng 50 kg, đơn giá 72.000 đồng/kg

- Cuộn Inox 304BA: số lượng 60 kg, đơn giá 75.000 đồng/kg

Doanh nghiệp đã nhập kho đầy đủ Doanh nghiệp trả tiền cho Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh bằng tiền mặt.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Ký hiệu: VS/11P Số: 0034667 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh Địa chỉ: Số 1167 đường Giải Phóng – Quận Hoàng Mai – Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

Họ tên người mua hàng: Lê Ngọc Anh

Tên đơn vị: Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất thuế GTGT 10%, tiền thuế GTGT 1.460.000

Tổng cộng tiền thanh toán 16.060.000

Viết bằng chữ: Mười sáu triệu không trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn/.

Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)

Mẫu số: 03-VT Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006

(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)

Số: 23/PH/T5 Ngày 14 tháng 03 năm 2014 Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0034667 ngày 14 tháng 03 năm 2014 của Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh

Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Phùng Đức Minh Chức danh: Trưởng phòng vật tư

Bà: Nguyễn Ngọc Hà Chức danh: Ủy viên

Bà: Nguyễn Minh Hạnh Chức danh: Kế toán viên Đã kiểm nghiệm các loại:

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức KN ĐVT Số lượng

Số lượng không đúng HĐ

3 Cuộn Inox 304BA Cân Kg 60 60

Cộng 210 210 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng kiểm nghiệm đúng với số lượng ghi trên hợp đồng và không bị sai quy cách, phẩm chất sản phẩm Đại diện kỹ thuật

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật Mẫu số: 02-TT

Họ và tên người nhận: Lê Ngọc Anh Địa chỉ: Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

Lý do chi: Thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh

Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu không trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn/. Kèm theo: 01 HĐ GTGT

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật Mẫu số: 01-VT

SVTH: Lương Thị Thu Hiền Lớp: Kế toán 22 Địa chỉ: 358 B Hỏa Lò - Xuân Phương - Từ Liêm – HN Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

Số: PN 0414 Ngày 14 tháng 03 năm 2014

Họ và tên người giao: Lê Ngọc Anh

Theo hóa đơn GTGT số 0034667 ngày 14 tháng 03 năm 2014 của Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh

Nhập tại kho: Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười bốn triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo: 03 chứng từ gốc

- Tấm Inox 201/430: số lượng 250 kg, đơn giá: 45.000 đồng/kg

- Tấm Inox 304/304L: số lượng 280 kg, đơn giá 65.000 đồng/kg

- Cuộn Inox 304BA: số lượng 150 kg, đơn giá 75.000 đồng/kg

- Thanh V inox 304: số lượng 80 kg, đơn giá 68.000 đồng/kg

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

* Ngoài ra để kế toán VL kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: 111, 112, 133, 621.

2.2.2 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu

- Căn cứ vào HĐ GTGT số 0025323, ngày 4/03/2014 và phiếu nhập kho PN0403 ngày 4/03/2014 kế toán hạch toán như sau:

2.2.3 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu

- Căn cứ vào phiếu xuất kho PX0404 ngày 15/03/2014 kế toán hạch toán:

- Căn cứ vào phiếu xuất kho PX0415 ngày 26/03/2014 kế toán hạch toán:

2.2.4 Sơ đồ hạch toán tổng quát VL theo phương pháp KKTX (tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

Tăng do mua ngoài Xuất để sản xuất SP, xuất cho bán hàng và cho quản lý DN,

VAT đầu vào đượckhấu trừ

Sơ đồ 2.2: Quy trình hạch toán tổng quát nguyên vật liệu theo phương pháp KKTXCông ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung theo đó các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu sẽ được kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sau đó từ sổ nhật ký chung kế toán chuyển số liệu vào sổ cái TK 152. Địa chỉ: 358 B Hỏa Lò - Xuân Phương - Từ Liêm – HN

Trích: SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Diễn giải Đã ghi sổ cái TK ĐƯ

4/03 HĐ GTGT 0025323 4/03 Mua NLV tại Công ty

14/03 HĐ GTGT 0034667 14/03 Mua NVL tại Công ty mua của Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh

15/03 PX0404 15/03 Xuất kho NLV đế sản xuất

18/03 HĐ GTGT 0042125 18/03 Mua NVL tại Công ty

TNHH sản xuất và thương mại Hưng Thịnh

26/03 PX0415 26/03 Xuất kho NLV đế sản xuất

Ngày 31 tháng 3 năm 2014 Người ghi sổ

(Ký, ghi rõ họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên)

Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)

SỔ CÁI Tên tài khoản: Nguyên vật liệu

Số hiệu TK: 152 (ĐVT: đồng)

Nhật ký chung TK ĐƯ

Số ngày Trang số STT dòng Nợ Có

Số phát sinh trong kỳ

4/03 PN0403 4/03 Mua NLV tại Công ty

Mua NVL tại Công ty mua của Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh

15/03 PX0404 15/03 Xuất kho NLV đế sản xuất 621 28.702.816

Mua NVL tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hưng Thịnh

Cộng phát sinh trong kỳ 450.550.000 365.124.000

(ký, họ tên) Địa chỉ: 358 B Hỏa Lò - Xuân Phương - Từ Liêm – HN

SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng

Số ngày Trang số STT dòng Nợ Có

4/03 PN0403 4/03 Mua NLV tại Công ty TNHH Tân Đại Hưng

Mua NVL tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Hưng Thịnh

SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền mặt

Mua NVL tại Công ty mua của Công ty TNHH Kim Khí Đức Thịnh

(ký, họ tên) Địa chỉ: 358 B Hỏa Lò - Xuân Phương - Từ Liêm – HN

SỔ CÁI Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Kết chuyển chi phí SXKDDD 154 650.127.561

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phương hướng hoàn thiện

Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật áp dụng hình thức kế toán Nhật kí chung, đó là một hình thức kế toán phổ biến được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nói chung công tác kế toán ở Công ty đã vận dụng đúng chế độ kế toán của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu quản lý, phát huy được vai trò kế toán - công cụ quản lý kinh tế quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Cụ thể công tác kế toán nguyên vật liệu hiện nay ở Công ty có những ưu điểm sau:

- Đánh giá, phân loại nguyên vật liệu chính xác, phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của công ty Công ty đã bố trí một hệ thống kho hợp lý để bảo quản nguyên vật liệu được tốt, tránh hư hỏng thất thoát, ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và chất lượng của sản phẩm.

- Kế toán nguyên vật liệu mở sổ sách theo dõi và quản lý vật liệu đầy đủ, đúng với chế độ kế toán Nhà nước quy định.

Công ty sản xuất theo đơn hàng và theo hợp đồng vì vậy việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu được chủ động, có kế hoạch và định mức quy định, do đó nguyên vật liệu chỉ dự trữ vừa phải, không tồn kho nhiều nhưng cũng không làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn, điều đó đã giúp choCông ty bảo toàn được vốn, không bị ứ đọng vốn, đồng thời giúp cho kế toán không phải lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. nguyên vật liệu được mua về, do đó nguyên vật liệu đã được cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất cũng như sửa chữa Công tác kế toán ở công ty đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu đã phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý kinh tế, giúp công ty đứng vững được trong nền kinh tế thị trường hiện nay, mặc dù đã hết sức cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ nhưng vẫn còn một số nhược điểm nhất định.

Bên cạnh những kết quả đạt được công tác kết toán NVL vẫn còn những thiếu sót hạn chế cụ thể:

- Do vật liệu có nhiều loại nên việc theo dõi chi tiết khó kiểm soát

- Xử lý sai phạm về quản lý NVL, sổ sách của công ty chưa được kết cấu hợp lý, công tác kế toán chi tiết NVL cũng chưa được hoàn thiện.

- Tồn NVL định kỳ vào cuối tháng chưa được tiến hành phân loại và hạch toán tài khoản cấp 2 đối với các mục phế liệu Thực tế công ty cho đây là khoản thu nhập ngoài dùng để thành lập các quỹ khác, như vậy việc hạch toán NVL của Công ty chưa được chính xác. Đối với một doanh nghiệp nói chung việc phân tích tình hình sử dụng NVL có vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp, công ty chưa áp dụng.

Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thương mại cơ điện Việt Nhật

Qua một thời gian thực tập tại Công ty, tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tôi thấy kế toán nguyên vật liệu đã phát huy tốt vai trò của mình trong quản lý nguyên vật liệu từ khâu mua, bảo quản đến khâu dự trữ, theo dõi, quản lý chặt chẽ cả trên sổ sách cũng như thực tế Vì vậy tôi chỉ có

SVTH: Lương Thị Thu Hiền Lớp: Kế toán 56 một số kiến nghị nhỏ nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty.

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu

Công ty lên tổ chức thêm một bộ phận kiểm kê và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho chứ không nên giao hết cho phòng cung ứng vật tư dễ dẫn đến tình trạng thông đồng với người bán làm giảm sút chất lượng hàng mua nhập kho Số lượng, chủng loại nguyên vật liệu tại công ty nhiều cần có cách thức quản lý sao cho dễ kiểm soát được tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu như chia kho thành những nơi khác nhau để dự trữ những loại nguyên vật liệu khác nhau không nên để những nguyên loại vật liệu dễ bị giảm sút chất lượng như Inox tấm, Inox ống, Inox thanh lưu kho quá lâu.

Thủ kho cần thường xuyên theo dõi tình hình tồn kho của những loại nguyên vật liệu chính sử dụng trực tiếp sản xuất sản phẩm và phải báo cáo thường xuyên cho cấp trên về tình hình đó để có hướng giải quyết kịp thời.

Phòng cung ứng vật tư cần xây dựng những kế hoạch thu mua dự trữ nguyên vật liệu phù hợp với tình hình sản xuất thực tế của công ty Vì công ty thường sản xuất theo những đơn đặt hàng có trước, việc lập kế hoạch thu mua cần phải căn cứ vào đó và phòng cung ứng phải tính toán sao cho phù hợp với tình hình biến động của nguyên vật liệu trên thị trường Việc này đòi hỏi nhân viên phòng cung ứng vật tư phải có trình độ chuyên môn và có khả năng nắm bắt tình hình thị trường một cách nhanh nhạy Đội ngũ nhân viên phòng này cần những người năng động Công ty lên thay đổi nhân sự của phòng cho phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra để nâng cao hiệu quả làm việc.

3.2.2 Về tài khoản sử dụng, phương pháp kế toán

Phương pháp kế toán tại công ty còn có sự trùng lặp giữa phòng kế toán và ở dưới kho Mặc dù có sự đối chiếu so sánh, kiểm tra giữa hai nơi phòng kế toán nhằm giảm bớt công việc cho thủ kho Thay bằng việc hạch toán đó thủ kho có thể lập các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu để có thể biết được những loại nguyên vật liệu nào tồn kho quá lâu để có hướng giải quyết kịp thời.

Về vấn đề sử dụng tài khoản tại Công ty: Theo như quy định của Bộ Tài chính ban hành về hệ thống tài khoản và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua (Công ty đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, nhưng có thể do các yếu tố khách quan mà cuối tháng chưa nhập kho, kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản 151 “ hàng mua đang đi đường “ Song hiện nay, kế toán Công ty không sử dụng tài khoản này, trong khi thường xuyên có khối lượng lớn nguyên vật liệu mua từ TP Hồ Chí Minh chờ nhập kho Điều đó cũng có nghĩa với việc một số lượng lớn tài sản của Công ty không được phản ánh, ghi nhận giá trị trong một thời gian, dù đó là tạm thời nhưng cũng sẽ gây ra sự thiếu chính xác về số lượng và thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng.

Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản 159 vì số lượng và chủng loại nguyên vật liệu tại Công ty khá phong phú, giá cả lại thường xuyên biến động, song Công ty lại không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường Bên cạnh đó việc lập dự phòng sẽ giúp cho Công ty điều hoà được thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan mang lại, đồng thời hoãn một khoản thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính.

Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:

- Chỉ lập dự phòng đối với những nguyên vật liệu mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán).

- Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê nguyên vật liệu và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của nguyên vật liệu đó.

- Việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của Công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước.

- Trước khi lập dự phòng Công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu

3.2.3 Về chứng từ và luân chuyển chứng từ

Biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho nên để cho thủ kho giữ một bản chứ không nên để hết cho người lập biên bản giữ Biên bản này cần có thêm chữ ký của thủ kho nhằm tránh sự móc ngoặc giữa người lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và người cung ứng vật tư Biên bản này cần được trình nên ban lãnh đạo công ty để ban lãnh đạo công ty biết được chất lượng nguyên vật liệu qua các lần nhập kho.

Chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu tại công ty cần được luân chuyển đến các bộ phận có liên quan một cách thường xuyên sau mỗi lần nhập, xuất kho để tiện theo dõi kiểm tra hằng ngày chứ không lên để định kỳ mấy ngày mới luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan như công ty đang làm

Phòng kế toán nên cung cấp sổ theo dõi chi tiết tình hình xuất kho nguyên vật liệu ở từng phân xưởng sản xuất cho Phòng cung ứng vật tư đểPhòng cung ứng vật tư có thể tổng hợp xem tình hình xuất dùng nguyên vật liệu tại các phân xưởng có đúng định mức đề ra hay không, lượng tiêu hao mức nguyên vật liêu cho phù hợp với tình hình xuất dùng thực tế.

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết

Công ty nên mở thêm sổ kế toán chi tiết từng loại nguyên vật liệu Do đặc điểm của Công ty là sản xuất vỏ tủ điện và thang máng cáp do đó mỗi loại nguyên vật liệu mở một quyển sổ, mỗi nhóm nguyên vật liệu này mở một hay nhiều trang tuỳ theo nhu cầu sản xuất của công ty và cũng theo dõi chi tiết cho các đối tượng sử dụng Có như vậy ta mới thấy ngay được trong 1 tháng hoặc 1 quý công ty đã sử dụng hết bao nhiêu kg nguyên vật liệu, mỗi loại nguyên vật liệu có số lượng và giá trị là bao nhiêu các đối tượng đã sử dụng mỗi thứ nguyên vật liệu là bao nhiêu có hợp lý và theo đúng định mức của Công ty hay không Có như vậy ta mới đánh giá chính xác được việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty có được tiết kiệm hay không Và so sánh được với các kỳ sản xuất trước.

Công ty nên mở sổ theo dõi chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất để có thể biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu và lượng phế liệu thu hồi từ các sản phẩm hỏng vì các phân xưởng sản xuất của công ty có lượng sản phẩm hỏng luôn vượt trên định mức đề ra nhưng việc quản lý lượng phế liệu thu hồi chưa được kiểm soát chặt chẽ Lượng sản phẩm hỏng từ quy trình sản xuất bỏ lãng phí không tận dụng thu hồi Công ty nên giao cho người phụ trách dưới phân xưởng thu gom và giao cho thủ kho quản lý lượng sản phẩm hỏng này.

Công ty nên lập thêm bảng phân bổ nguyên vật liệu để làm căn cứ ghi sổ tổng hợp Bảng phân bổ nguyên vật liệu được lập căn cứ vào bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu Bảng do kế toán nguyên vật liệu hoặc kế toán chi phí giá thành thực hiện.

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp

Tiêu đề	Hoàn Thiện Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty TNHH Thương Mại Cơ Điện Việt Nhật
Tác giả	Lương Thị Thu Hiền
Người hướng dẫn	Th.s Nguyễn Hà Linh
Trường học	Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Kế toán
Thể loại	chuyên đề thực tập
Năm xuất bản	2014
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	72
Dung lượng	775 KB