GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CP LƯU HƯNG PHÁT VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU ĐỒNG HỒ CỦA CÔNG TY
Giới thiệu Công ty Cổ phần Lưu Hưng Phát
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN Lưu Hưng Phát
Trụ sở chính: 68 Trần Hưng Đạo, p Trần Hưng Đạo, Q Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Giấy CNĐKKD và MSDN số: 0101337715 Đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp: Bà Lưu Thanh Hương - Giám đốc
Trong quá trình phát triển, Lưu Hưng Phát mở rộng hoạt động kinh doanh đa dạng hơn là kênh phân phối, bán lẻ các thương hiệu đồng hồ danh tiếng. Khách hàng luôn luôn tin tưởng sử dụng sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bởi Lưu Hưng Phát Qua đó, Lưu Hưng Phát luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực
Với nền tảng vững chắc, Công ty CP Lưu Hưng Phát được thành lập ngày 29/11/2002, chính thức đặt nền móng xây dựng trở thành công ty phân phối, bán lẻ đồng hồ hàng đầu Việt Nam Và website Primawatch.vn của Công ty CP Lưu Hưng Phát đã trở thành địa chỉ quen thuộc của mọi người khi muốn tìm mua cho mình những sản phẩm đồng hồ hàng hiệu cao cấp.
Ra đời vào năm 2002, PRIMA WATCH đã xây dựng hệ thồng bán lẻ Đồng hồ cao cấp chính hãng từ Nhật Bản và Thụy Sỹ với những thương hiệu nổi tiếng thế giới: Rado, Seiko, Pulsar Trải qua chặng đường hơn 10 năm phát triển, Prima Watch đã dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường đồng hồ chính hãng cao cấp tại Việt Nam đặc biệt là thương hiệu đồng hồ Seiko Trong những năm qua khách hàng đã vô cùng quen thuộc với thương hiệu đồng hồ Seiko với những mẫu đã làm nên lịch sử như Seiko 5, Seiko Kinetic Có thể nói vào cuối những năm của thập kỷ 80 thế kỷ trước, mặc dù trong thời kỳ khó khăn của nền kinh tế Việt Nam lúc bấy giờ nhưng hầu hết mọi người dân Việt Nam đều đã biết đến thương hiệu của Seiko, đặc biệt là với dòng sản phẩmSeiko
5 bởi tính ưu việt về độ bền, chất lượng cũng như giá cả Tập đoàn Seiko luôn không ngừng nỗ lực trong nghiên cứu và phát triển để tạo những chiếc đồng hồ sử dụng công nghệ mới, đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong thế kỷ 21.
Và dẫn chứng cho điều này chính là Sáng tạo mới nhất, chiếc đồng hồ Astron GPS solar – chiếc đồng hồ tự động chỉnh giờ đầu tiên trên thế giới Cùng với sáng tạo này, Seiko cũng là nhà sản xuất duy nhất cho các dòng sản phẩm sử dụng công nghệ: SPRING DRIVE, KINETIC, QUARTZ, SOLAR và MECHANICAL.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Hiện nay, Lưu Hưng Phát đang phân phối các thương hiệu đồng hồ danh tiếng trên thế giới như: Seiko, Rado, Pulsar
Với mục tiêu hàng hóa phục vụ đa dạng, mẫu mã mới nhất, chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất, Lưu Hưng Phát hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng các mối quan hệ và đạt được sự ủng hộ của những nhà cung cấp, những đối tác hàng đầu thế giới
LƯU HƯNG PHÁT mong muốn tìm kiếm những đối tác tiềm năng có khả năng cũng cấp những mẫu đồng hồ mới nhất để thiết lập mối quan hệ hợp tác trong tinh thần tất cả các bên cùng có lợi và cùng phát triển.
• Trở thành công ty có hệ thống showroom đồng hồ quy mô, chuyên nghiệp và thân thiện lớn nhất Việt Nam.
• Xây dựng Lưu Hưng Phát trở thành môi trường làm việc chuyên nghiệp, nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự bản thân.
• Xây dựng Lưu Hưng Phát trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho tất cả CB-NV trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất.
1.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức cũng như quy mô hoạt động, Công ty đã xây dựng bộ máy quản lý tương đối phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý cũng như công tác kiểm tra, kiểm sóat hoạt động của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua Hình 1.1.
Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
+ Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Ban giám đốc: Là người có quyền có quyền hành cao nhất, là người đại diện về mặt pháp nhận của công ty và chịu trách nhiệm trước công ty và các cơ quan pháp luật, tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động của công ty và có trách nhiệm quản lý trực tiếp.
Phòng hành chính nhân sự:
+ Tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc về công tác tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh, quản lý và sử dụng lao động
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính quản trị, đối nội, đối ngoại, tiếp nhận và xử lý các thông tin có liên quan đến Công ty.
+ Tổ chức và thực hiện công tác bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh chính trị, phòng chống cháy nổ, bão lụt trong Công ty
Phòng tài chính - kế toán:
Phụ trách thực hiện các công việc về tài chính kế toán của công ty, là một trong những phòng giữ vị trí quan trọng trong công việc điều hành quản lý kinh tế, thông tin kinh tế trong mọi lĩnh vực kinh doanh Phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp hợp lý, khoa học, tập trung các bộ phận kế hoạch thống kế trong
Phòng tài chính- kế toán
Phòng Nhập khẩu – mua hàng
Phòng hành chính nhân sự
Kế hoạch phòng để hoàn thành các nhiệm vị được giao về công tác kế toán tài chính Giúp đỡ cấp trên kế hoạch về sản xuất kinh doanh (doanh thu, tiền lương, thuế…) Ghi chép, phản ánh số liệu hiện có về tình hình vận động toàn bộ tài sản của công ty, giám sát việc sử dụng, bảo quản tài sản của công ty.
+ Thực hiện và triển khai kế hoạch nhập khẩu hàng Kết hợp cùng các bộ phận sản xuất, các phòng ban liên quan đảm bảo việc xuất, nhập hàng sớm nhất trong điều kiện cho phép.
+ Kiểm soát nguyên, phụ liệu, vật tư để thanh khoản.
+ Lập báo cáo kim ngạch nhập khẩu / quý / năm.
+ Lưu giữ hồ sơ NK.
+ Cập nhật thông tin quản lý về nhập khẩu từ cơ quan chức năng liên quan. + Báo cáo thường xuyên và định kỳ cho ban lãnh đạo công ty những thuận lợi và khó khăn.
+ Soạn thảo các công văn, hồ sơ liên quan đến NK trình ban lãnh đạo ký nộp cơ quan quản lý liên quan (Hải quan, Thuế, ).
Kết quả nhập khẩu đồng hồ của Công ty CP Lưu Hưng Phát giai đoạn 2012 – 2014
2.1.1 Quy mô nhập khẩu đồng hồ của Công ty
Kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty trong 3 năm vừa qua khá tốt, kim ngạch nhập khẩu của Công ty năm sau luôn cao hơn năm trước Điều này chứng tỏ Công ty đã tạo được uy tín trong kinh doanh nên doanh số bán ngày càng cao, kéo theo lượng đồng hồ nhập về để phân phối, bán tăng nhanh theo từng năm. Bảng 2.1: Tổng hợp số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu ( 2012 – 2014)
Giá trị % Giá trị % Tổng số lượng hợp đồng 90 98 106 8 8,9 8 8,2
Nguồn: Tổng hợp nhập khẩu Công ty CP Lưu Hưng Phát các năm 2012 đến 2014
Qua Bảng 2.1 ta có thể thấy, trong suốt các năm từ năm 2012 đến năm 2014 việc kí kết và thực hiện hợp đồng của Công ty CP Lưu Hưng Phát tăng cả về số lượng hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng Cụ thể là:
Về mặt số lượng: Số lượng hợp đồng nhập khẩu được Công ty kí kết và thực hiện năm 2013 tăng 8 hợp đồng so với năm 2012, tỉ lệ tăng 8,9%; năm 2014 tăng
8 hợp đồng so với năm 2013, tỉ lệ tăng 8,2% Điều này phần nào thể hiện sự tiến bộ của Công ty trong kinh doanh và việc thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá.
Về mặt giá trị: Tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty đã thực hiện trong các năm từ năm 2013 tăng $ 251.669 so với năm 2012, đạt tỉ lệ tăng 24,7%;năm 2014 tăng $ 381.870 so với năm 2013, đạt tỉ lệ tăng 23,1% Năm 2001, tổng giá trị các hợp đồng nhập khẩu được Công ty thực hiện mới chỉ đạt $ 860.687 đến năm 2014 con số này đã là $ 1.653.052, tức là tăng gần gấp đôi chỉ trong vòng 3 năm Các số liệu kể trên chứng tỏ định hướng kinh doanh của Công ty là đúng đắn, đạt chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh Công ty cần thực hiện tốt hơn nữa những chính sách đã đề ra để tăng sản lượng tiêu thụ trong nước, tăng lượng nhập khẩu trong thời gian tới.
2.1.2 Cơ cấu đồng hồ nhập khẩu của Công ty
Trong những năm trước đây, công ty thường nhập khẩu chủ yếu là đồng hồ tốt Nhưng hơn 10 năm qua do có sự cạnh tranh gay gắt của các công ty liên doanh nên chất lượng mẫu mã, chủng loại đồng hồ trên thị trường ngày càng phong phú Để đứng vững trên thị trường, cơ cấu mặt hàng nhập khẩu cũng phải thay đổi để thích ứng với tình hình mới.
Hằng năm, để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ các chủng loại đồng hồ chưa sản xuất được trong nước, công ty đã nhập khẩu một số lượng phôi đồng hồ và các sản phẩm đồng hồ thương phẩm Trong cơ chế nhập khẩu của công ty, các mặt hàng chiếm tỷ trọng cao là: Seiko, Rado, Pulsar Ngoài ra để đa dạng hóa mặt hàng nhập khẩu, công ty cũng nhập khẩu một số đồng hồ: Astron GPS solar – chiếc đồng hồ tự động chỉnh giờ đầu tiên trên thế giới.
Bảng 2.2: Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu của Công ty giai đo n 2012 – 2014 ạn 2012 – 2014
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty CP Lưu Hưng Phát
Thứ nhất, các mặt hàng mà Công ty CP Lưu Hưng Phát nhập là các loại đồng hồ Trong đó, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong suốt các năm vẫn là Seiko.
Cụ thể số liệu của Công ty được cung cấp qua Bảng 2.2, trong năm 2012 tổng kim ngạch nhập khẩu của Công ty là $ 1.019.513 thì đã có tới $ 109.348 làSeiko; năm 2014 Công ty tổng nhập là $ 1.276.785 thì Seiko trong tổng kim ngạch nhập khẩu là $ 1.653.052 Lý do mà Seiko luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu của Công ty là: Đồng hồ Seiko Automatic sử dụng cỗ máy độc quyền do chính hãng sản xuất, chính vì thế chúng luôn đảm bảo về mặt chất lượng; đặc biệt chú trọng khả năng chống sốc Các sản phẩm của Seiko đều rất bền bỉ, nhờ được tập trung vào tính năng này để hạn chế tối đa mức độ ảnh hưởng của tác động cơ học bên ngoài tới bộ máy trong của đồng hồ So với các thương hiệu khác hay những sản phẩm có mức giá tương đương, Seiko có khả năng chịu tác động của ngoại lực cao hơn rất nhiều Bí mật nằm ở công nghệ chế tác của Seiko Và khi nói tới Seiko, họ không bao giờ quên đi cụm từ ấy: sự bền bỉ!
2.1.3 Thị trường nhập khẩu đồng hồ của Công ty
Thị trường nhập khẩu đóng một vai trò rất quan trọng và quyết định đến hiệu quả nhập khẩu của doanh nghiệp Do vậy, vấn đề lựa chọn thị trường nhập khẩu luôn được đặt lên hàng đầu của Công ty Công ty đã có nhiều năm kinh doanh trên thị trường đồng hồ ngoại nhập nên thị trường chủ yếu của Công ty là các bạn hàng truyền thống: Nhật, Mỹ, Pháp.
Bảng 2.3: Tỉ trọng thị trường nhập khẩu đồng hồ của Công ty (2012-2014)
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty CP Lưu Hưng Phát
Theo Bảng 2.3, thị trường Nhật luôn là thị trường nhập khẩu chủ yếu củaCông ty do tâm lý người tiêu dùng Việt Nam luôn chú trọng đến sự bền bỉ và giá cả phải chăng của sản phẩm Trong khi nhận thức của người Việt về sự bền bỉ thì Nhật luôn là nước đứng hàng đầu Chính vì vậy, nên lượng tiêu thụ đồng hồ Nhật bao giờ cũng là lớn nhất Tuy nhiên, trong năm 2014, thị trường nhập khẩu của Nhật giảm2% so với năm 2013, thay vào đó là sự tăng lên của 1 số thị trường khác.
Khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của con người ngày càng đa dạng và phong phú Nhu cầu không chỉ cần sự bền bỉ, và quan tâm quá nhiều về giá mà còn cầu đến sự sang trọng và tính năng mới, khác lạ so với những sản phẩm thông thường Chính vì vậy, thị trường khác tăng lên 4% vào năm 2014.
Nhật Bản là thị trường chiếm tỷ trọng nhập khẩu đồng hồ lớn nhất của Công ty bởi lý do rất thuận lợi trong vận chuyển và giá phải chăng, đồng thời chất lượng ngày càng được cải thiện.
Bảng 2.4: Nhập khẩu đồng hồ Nhật Bản (2012 – 2014)
Nguồn: Phòng kinh doanh Công ty CP Lưu Hưng Phát
Qua Bảng 2.4 ta thấy, Nhật Bản đã và đang trở thành đối tác lớn nhất của công ty Tuy tình hình kinh doanh tại thị trường này có chút khó khăn đặc biệt trong năm 2013 với giá trị lượng nhập giảm 2.64% Nguyên nhân chính vẫn là chiến lược kinh doanh cầm chừng không hiệu quả, cộng với những biến động giá trên thị trường thế giới Tuy nhiên trước sức phát triển mạnh mẽ của thị trường này chúng ta có lợi thế vô cùng to lớn, chất lượng đồng hồ nhập từ Nhật Bản là đảm bảo yêu cầu cung ứng trong nước, và ngày càng được nâng cao trong khi giá rẻ và chi phí vận chuyển rất thấp Tình hình năm 2014 chính là minh chứng cho điều đó Cụ thể:
Doanh thu nhập khẩu đồng hồ của Công ty từ thị trường Nhật Bản năm
2012 đạt 130.213 triệu đồng, năm 2013 là 170.249 triệu đồng, tương ứng tăng 30,75% so với năm 2012 Doanh thu năm 2014 là 220.890 triệu đồng, tăng 29,75% so với năm 2013
Lợi nhuận tăng mạnh từ 2.362 triệu đồng năm 2013 lên 5.691 triệu đồng năm 2014, tương ứng tăng 140,94% so với năm 2013.
Tại thị trường này, việc giao dịch giữa Công ty với các bạn hàng Nhật Bản vẫn chủ yếu là giao dịch trực tiếp, không thông qua trung gian nên việc nắm bắt thông tin là chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cả 2 bên khi ký kết thực hiện hợp đồng Vận tải đường biển là phương thức vận tải tối ưu nhất, tiết kiệm được chi phí rủi ro được Công ty lựa chọn.
Định hướng hoàn thiện quy trình nhập khẩu đồng hồ tại Công ty Cổ phần Lưu Hưng Phát
Mở rộng và phát triển thị trường từng bước tăng doanh thu trên cơ sở phát triển và nâng cao uy tín, hiệu quả hoạt động nhập khẩu.
Phát triển đội ngũ nhân viên, đội ngũ cán bộ kinh doanh, đồng thời hợp tác liên doanh, liên kết với các bạn hàng, hoàn thiện, cải tiến quy trình nhập khẩu, tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu.
Nâng cao năng lực nghiên cứu, phân tích thị trường trong nước và thế giới để có những dự báo kịp thời chính xác và điều chỉnh cần thiết cho quyết định nhập khẩu.
Tăng cường công tác marketing, xúc tiến thương mại, phát triển hệ thống mạng lưới tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tìm kiếm thị trường nhập khẩu nhằm làm giảm sức ép trên thị trường nội địa, tăng sức cạnh tranh, nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu.
Xây dựng hình ảnh công ty ổn định và giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp truyền thống Đồng thời tìm kiếm đối tác mới, các nhà cung cấp tiềm năng để tìm ra nguồn hàng nhập khẩu có lợi nhất.
Giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu đồng hồ của Công ty CP Lưu Hưng Phát đến năm 2020
3.2.1 Mở rộng công tác công tác nghiên cứu thị trường
Dựa vào thực trạng kinh doanh của Công ty và định hướng của Công ty trong thời gian sắp tới có thể thấy đối với nguồn linh kiện đầu vào phải nhập khẩu thì Công ty vẫn sẽ chỉ nhập khẩu từ các nhà cung cấp Nhật Bản Do vậy,Công ty cần tận dụng lợi thế khi mà Nhật Bản là thành viên của khối ASEAN+3(ASEAN, Nhật bản, Hàn Quốc, Trung Quốc) để khai thác các thông tin về thị trường Nhật Bản từ các nguồn khác nhau như: báo chí, thống kê thương mại,thông tin từ Bộ Thương mại (Ministry of Commerce), thông tin từ Phòng
Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (Vietnam Chamber of Commerce and Industry- VCCI). Đối với thị trường trong nước thì thông tin thị trường Công ty có thể thu thập được từ các nguồn như: bạn hàng của Công ty, thông tin từ báo chí, các thống tài liệu thống kê của Tổng cục thống kê.
Từ các thông tin thu thập được, Công ty sẽ cử những người có trình độ và kinh nghiệm phân tích, và đưa ra những quyết định cho hoạt động nhập khẩu và hoạt động kinh doanh nói chung của Công ty.
3.2.2 Nâng cao hiệu quả của hoạt động giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng
3.2.2.1 Giao dịch, đàm phán Để đạt được kết quả tốt nhất trong giao dịch, ngoài việc áp dụng phương thức giao dịnh trực tiếp như Công ty vẫn làm thì Công ty cần xem xét và mở rộng việc áp dụng các phương thức giao dịch khác như: Giao dịch qua trung gian, mua bán đối lưu, giao dịch tại các hội trợ triển lãm Trên thực tế thì hàng năm, các nhà cung ứng Nhật Bản vẫn tham gia các Hội chợ hàng Công nghiệp được tổ chức tại Việt Nam, hoặc các hội chợ được tổ chức tại Nhật Bản Công ty Lưu Hưng Phát cũng nên tham gia các hội chợ này để một mặt tìm kiếm nguồn cung cấp mới, kí kết được các hợp đồng mới mặt khác khẳng định tên tuổi, uy tín của mình Làm tốt được việc này thì nguồn cung ứng của Công ty sẽ ngày càng được mở rộng, làm tăng khả năng lựa chọn nguồn hàng nhập khẩu của Công ty.
Trong hoạt động nhập khẩu thì giao dịch, đàm phán là khâu nhất định phải có trước khi đi đến ký hợp đồng Bởi lẽ, có thể ký kết được hợp đồng, hai bên cần phải đạt được sự thỏa thuận thống nhất trên cơ sở mục tiêu đề ra Công ty cần nghiên cứu kĩ và áp dụng các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán hợp đồng ngoại thương như: lợi ích chung của cả hai bên phải được quan tâm hàng đầu; đàm phán phải mang tính công khai và bình đẳng; người đàm phán hợp đồng phải là người biết thoả hiệp, biết xác lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán Ngoài ra, Công ty phải biết dựa vào các tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của các giao dịch đàm phán mà mình đã thực hiện, các tiêu chuẩn chung nhất là: mục tiêu của đàm phán (câu trả lời là đạt được hay không), giảm thiểu đến mức tối thiểu chi phí cho đàm phán, lợi ích vô hình của đàm phán có đạt được hay không Một cuộc đàm phán muốn đi đến thắng lợi đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau:
• Yêu cầu trong quá trình đàm phán:
- Người tiến hành đàm phán nên biết ngôn ngữ dùng để đàm phán vì như vậy sẽ chủ động linh hoạt, nâng cao được tốc độ đàm phán Hiện nay, các cuộc đàm phán giữa Công ty và các nhà cung cấp Nhật Bản vẫn được thực hiên bằng tiếng Việt Nam, đây cũng là một thuận lợi với Công ty.
- Khi cần người phiên dịch, người phiên dịch này cũng phải nắm được nội dung đàm phán để hiểu và dịch được nội và yêu cầu của phía đối tác.
- Mỗi buổi đám phàn đều cần được tổng kết bằng một bản ghi nhớ Công việc này có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn và cho cả việc rút kinh nghiệm ngay cả sau quá trình đàm phán.
- Trước mỗi quá trình đàm phán, Công ty cần lập phương án đàm phán trong đó nêu rõ mục đích của đàm phán, dự kiến những vấn đề mà đối tác nêu ra và cách giải quyết vẫn đề đó.
- Việc ký kết hợp đồng đàm phán cần được tiến hành kịp thời, đúng lúc. Khi điều kiện ký kết hợp đồng chưa được chặt chẽ thì không nên nôn nóng ký kết dù thấy thời gian đàm phán đã sắp xếp, vì nó sẽ gây bất lợi cho Công ty.
- Trong đàm phán, sách lược chung là giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh đối phương, thời gian đàm phán cũng phải được cân nhắc tùy theo cuộc đàm phán.
• Yêu cầu đối với người đàm phán: Công ty cần cử người đàm phán đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Nắm được cơ sở thông tin để xây dựng hợp đồng như: thông tin về hàng hoá; thông tin về thị trường giá cả; thông tin về đối tác; thông tin về cơ chế quản lý nhập khẩu trong nước đặc biệt là vào thời điểm giao dịch đàm phán; thông tin về điều kiện vận tải; các thông tin khác có liên quan.
- Giỏi về ngoại ngữ được sử dụng trong đàm phán (có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Nhật), hiện nay thì yêu cầu này không đặt ra quá cao vì hầu hết các giao dịch đàm phán giữa Công ty và nhà cung cấp Nhật Bản đều được sử dụng tiếng Việt Nam Tuy nhiên, việc có một nhân viên giỏi về Tiếng Nhật Bản cũng là hết sức cần thiết để tạo ra sự chủ động của Công ty khi làm ăn với các đối tác Nhật Bản.
- Hiểu biết về pháp luật, chính sách của Nhà nước, pháp luật và tập quán Thương mại của Nhật Bản cũng như luật pháp, tập quán thương mại quốc tế.
- Hiểu biết biết kỹ thuật liên quan đến hàng hóa mua bán Cụ thể là các linh kiện máy móc có xuất xứ Nhật Bản.
- Nắm được tình hình sản phẩm, tài chính của Công ty.
- Có khả năng thuyết phục đối phương.
Người đi thương lượng phải bình tĩnh, tự chủ, có thẩm quyền để quyết định những những điều bất ngờ xảy ra trong đàm phán Công ty không nên có những sức ép không cần thiết với những người tham gia đàm phán trước khi bước vào các cuộc đàm phán.
