Tổng quan về Công ty cổ phần Traphaco
Quá trình hình thành và phát triển
- Giai đoạn 1 (1972-1990): Công ty thảo dược Hà Nội tiền thân của Traphaco được thành lập và sản xuất các sản phẩm từ thảo dược.- Giai đoạn 2 (1991-2010): Traphaco chuyển đổi thành công ty cổ phần, đổi tên thành Công ty Cổ phần Traphaco, niêm yết trên sàn chứng khoán và mở rộng sản xuất ra các sản phẩm thuốc tân dược, thực phẩm chức năng.- Giai đoạn 3 (2011-nay): Traphaco mở rộng hoạt động, xây dựng nhà máy mới, đầu tư vào nghiên cứu phát triển sản phẩm và trở thành một trong những công ty dược hàng đầu Việt Nam.
Tiền thân của Công ty cổ phần TRAPHACO l tà N ổ sản xuất thuốc thuộc
Ty Y tế Đường sắt, th nh là N ập ng y 28/11/1972 Khi à N đã to n bà N ộ tổ chỉ cã 15 cán bộ nhân viên (trong đó chỉ có 3 người có trình độ Đại học) với chức năng chủ yếu l pha chà N ế thuốc theo đơn, phục vụ cho CBCNV Đường sắt Những năm 80, qui mô sản xuất bắt đầu mở rộng, ng y 28/5/1981 tà N ổ được nâng cấp th nh xà N ưởng sản xuất thuốc Đường sắt, tiếp tục phục vụ y tế Đường sắt Tuy nhiên, do chịu ảnh hưởng nặng nề của nền kinh tế bao cấp nên sự phát triển v mà N ở rộng của xưởng cũng hạn chế, sản phẩm chủ yếu của xưởng l các sà N ản phẩm đông dược, b o chà N ế theo phương pháp cổ truyền
Tháng 6 năm 1993, do có sự chuyển đổi nền kinh tế nên xưởng đã được mở rộng v th nh là N à N ập xí nghiệp sản xuất thuốc đường sắt với tên giao dịch là N Traphaco Xí nghiệp đã chủ động về vốn v chuyà N ển sang kinh doanh đảm bảo có lãi, thực hiện theo nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ Trưởng với chức năng sản xuất thuốc v thu mua dà N ược liệu.
Tháng 5/1994 do cơ cấu tổ chức Sở y tế Đường sắt chuyển đổi th nhà N
Sở y tế Giao thông vận tải, xí nghiệp dược phẩm Đường sắt cũng được chuyển đổi th nh Công ty Dà N ược Traphaco.
Năm 1997 theo quyết định số 535Q Đ/TCCB-LĐ của Bộ GTVT, Công ty Dược Traphaco đó đổi tên th nh Công ty Dà N ược v thià N ết bị vật tư y tế Traphaco.
Giai đoạn n y Công ty à N đã chính thức đi v o hoà N ạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo có lãi Chính vì vậy thu nhập cũng như đời sống của CBCNV trong Công ty ng y c ng à N à N được nâng cao Tuy nhiên, lúc n y hà N ệ thống máy móc thiết bị của Công ty vẫn chưa được cải thiện nâng cấp, lao động theo phương pháp thủ công vẫn được sử dụng phổ biến Thị trường tiêu thụ chủ yếu l thà N ị trường nội địa, thị trường nước ngo i và N ẫn chưa được chó ý khai thác Số lượng sản phẩm lưu h nh cà N ủa Công ty năm 1993 l 28 sà N ản phẩm, năm 1999 số lượng CBCNV của Công ty l 320 ngà N ười.
Tháng 9/1999 nhận thức được tầm quan trọng v hià N ệu quả của việc cổ phần hãa doanh nghiệp nh nà N ước trong nền kinh tế thị trường, cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty đã tiến h nh cà N ổ phần hóa th nh Công ty cà N ổ phần Dược v thià N ết bị vật tư y tế Traphaco với vốn điều lệ l 9,9 tà N ỷ VNĐ trong đã 45% l và N ốn Nh Nà N ước, 55% bán cho các cổ đông theo QĐ số 2566/1999 của
Thời kỳ n y Công ty à N đã có những thay đổi mạnh bạo về mặt chiến lược, với những hướng phát triển chủ yếu tập trung v o nhóm y hà N ọc cổ truyền Đây thực sự l mà N ột bước chuyển đổi lớn về mọi mặt của Công ty, đánh dấu hiệu quả của việc cổ phần hóa.
Tháng 7/2001 Công ty đã đổi tên th nh Công ty cà N ổ phần Traphaco.Việc đổi tên th nh Công ty cà N ổ phần Traphaco có nhiều ý nghĩa rất lớn đối vớiCông ty v phù hà N ợp với xu hướng hội nhập hiện nay.
Cã thể nãi rằng qua hơn 30 năm tiến h nh hoà N ạt động sản xuất kinh doanh, Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều biến đổi cả về tên tuổi, quy mô lẫn h×nh thức hoạt động.
Trong 10 năm gần đây Traphaco luôn giữ mức tăng trưởng đều đặn Cụ thể:
Doanh thu b×nh qu©n h ng nà N ăm tăng 47,68%
Nộp Ngân sách Nh Nà N ước h ng nà N ăm tăng 59,8%
Thu nhập h ng nà N ăm của CBCNV tăng 26.5%
Vốn b×nh qu©n tăng 89% mỗi năm. Đầu tư trên 5% cho nghiên cứu khoa học kỹ thuật.
Những th nh tà N ựu, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty được thể hiện râ hơn qua bảng sau: ĐVT: Triệu đồng
2.DT thuần 42.098 54.982 77.294 139.800 187.309 232.267 3.LN trước thuế 11.898 13.078 16.353 20.230 23.362 29.658
5 LN sau thuế 8.7628 8.683 10.832 13.751 14.967 17.964 6.Tổng nguồn vốn CSH 21.158 29.365 36.257 48.253 53.664 56.238
8 Thu nhập b×nh qu©n/ người/tháng
(Trích t i liài li ệu phòng Kế Toán Công ty cổ phần Traphaco) ảB ng 1 : Một số chỉ tiêu về kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm vừa qua.
Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất
* Đặ c đ i ể m ng nh ngh ành ngh ề kinh doanh
- Sản xuất kinh doanh dược phẩm hãa chất, vật tư v thià N ết bị y tế.
- Thu mua, chế biến Dược liệu.
- Tư vấn sản xuất, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược.
- Kinh doanh xuÊt nhập khẩu.
Cho đến nay, Công ty sản xuất được trờn 200 loại sản phẩm để chữa nhiều căn bệnh cho con người như thuốc an thần, thuốc bảo vệ gan, lợi mật và N b i sà N ỏi, thuốc chống dị ứng, thuèc chống ung thư v tà N ăng cường miễn dịch, thuốc dùng cho mắt, thuốc dùng ngo i da, thuà N ốc đường hô hấp, thuốc thần kinh… Trong Trong đó với các sản phẩm chủ yếu như: Hoạt huyết dưỡng não, Hà N thủ ô, nhân sâm tam thất… Trong Do hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Dược phẩm, chăm sãc chữa bệnh cho con người, loại h ng hãa à N đặc biệt cã h m là N ượng kỹ thuật cao, ảnh hưởng của xã hội rộng lớn đòi hỏi không chỉ tri thức đa ng nh m còn à N à N đòi hỏi cả tính nhân đạo sâu sắc Nhận thức được điều n y Công ty cà N ổ phần Traphaco đã không ngừng cố gắng nghiên cứu nguồnDược liệu có nguồn gốc thiên nhiên, sạch, an to n à N để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho người dân Từ những nguồn t i nguyênà N kinh điển được trồng v sà N ử dụng kinh nghiệm như chè dây, Atiso, H thà N ủ ô,thậm chí l tà N ỏi, nghệ, gừng, cho đến Bạch quả, Đan sâm Traphaco đã áp dụng công nghệ chiết xuất, b o chà N ế th nh nhà N ững sản phẩm hết sức gần gũi nhưBoganic, hoạt huyết dưỡng não , đan sâm tam thất Từ kinh nghiệm uống là N chè dây để chữa đau bụng, ợ chua của đồng b o dân tà N ộc, các nh khoa hà N ọcViệt Nam đó nghiên cứu trong 10 năm để đưa ra chế phẩm viên nang như
Ampelop điều trị bệnh viêm loét tá tr ng Mà N ột công trình điển hình được nghiên cứu th nh công sau 20 nà N ăm l Cadef sà N ự kết hợp rất nhiều các dược liệu (nh©n s©m, tam thất, dừa cạn, tỏi, mầm thãc, men bia… Trong ) sử dụng trong ngăn ngừa v à N điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đó được chứng minh trên lâm s ng, mà N ở ra một niềm hy vọng đối với những người không may mắc phải căn bệnh hiểm nghèo n y.à N
Chính những nỗ lực không ngừng mệt mỏi, với phương châm “thỏa mãn khách h ng l mà N à N ục tiêu m chúng tôi luôn hà N ướng tới” đó l m cho sà N ản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy.
Với sự phát triển ng y c ng là N à N ớn mạnh của Công ty, mạng lưới khách h ng cà N ủa Traphaco ng y càng mà N ở rộng Sản phẩm của Traphaco đã có mặt trên 64 tỉnh th nh cà N ả nước Traphaco đã xây dựng được các mối quan hệ với những khách h ng nhà N ư: Công ty Dược phẩm, dược liệu Nghệ An, Công ty Dược v thià N ết bị vật tư y tế H Tà N ĩnh, XÝ nghiệp Dược phẩm TW1, XÝ nghiệp Dược phẩm TW2, Công ty Dược L o Caià N … Trong khi thị trường trong nước đã bắt đầu ổn định, thương hiệu Traphaco đã được nhiều người tin dùng thì con đường trước mắt của Công ty l tià N ến đến thị trường Quốc tế.
Trong thời gian vừa qua Công ty cổ phần Traphaco đã có nhiều hoạt động tích cực để tìm thị trường mới, đối tác mới trên Thế Giới v quà N ảng cáo sản phẩm của m×nh như tham gia Hội chợ Myanma, Nga, Ucraina Đối với thị trường khó tính như H n Quà N ốc, Indonexia, Nam phi… Trong Traphaco cũng đã có những bước thâm nhập ban đầu khi chủ động liên hệ v gà N ửi h ng mà N ẫu, hồ sơ sản phẩm đến các đối tác ở đây.
Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường trong v ngo i nà N à N ước đang có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, sản phẩm sản xuất ra có các chức năng tương đối với các sản phẩm của Traphaco Chính vì vậy để luôn giữ được lòng tin của khách h ng cà N ũng như giữ được thị trường nội địa v ng y c ng mà N à N à N ở rộng thị trường Thế Giới đòi hỏi Công ty cần phải luôn luôn phấn đấu nỗ lực không ngừng để có thể nghiên cứu v sà N ản xuất ra các loại sản phẩm đáp ứng kịp thời nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, từng bước xây dựng cho mình được chỗ đứng vững chắc trong các thị trường n y.à N
Với những th nh tà N ựu đã đạt được, Công ty Cổ phần Traphaco luôn nhận được sự đánh giá cao của khách h ng cà N ũng như các cơ quan quản lý. Nhìn v o bà N ảng th nh tích cà N ủa Công ty mới thấy hết được những nỗ lực mà N Công ty đã đạt được trong hơn 30 năm qua:
- Liên tục 7 năm liền đạt danh hiệu “ H ng Vià N ệt Nam chất lượng cao” do người tiêu dùng bình chọn (từ năm 1998 đến năm 2006) Từ năm 1999 đến
2001 được Thủ Tướng chÝnh phủ nước CHXHCN Việt Nam tặng thưởng hu©n chương lao động hạng 3 Đặc biệt v o ng y 1/9/2006 Công ty cà N à N ổ phần Traphaco l Công ty Dà N ược phẩm duy nhất nhận giải thưởng cao quý n y.à N
- Công ty cổ phần Traphaco l doanh nghià N ệp đầu tiên của Miền Bắc đạt tiêu chuẩn GMP ASEAN Ngo i ra Traphaco còn nhà N ận được nhiều bằng khen v phà N ần thưởng cao quý khác.
2.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị
Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty l quy trình sà N ản xuất giản đơn, diễn ra một cách khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối cùng sản xuất ra sản phẩm ho n th nh Do thuà N à N ốc l sà N ản phẩm đặc biệt, quy trình công đoạn chế biến phải đảm bảo khép kín vô trùng Chất lượng các loại sản phẩm thuốc phụ thuộc khá nhiều v o chà N ất lượng của nguyên vật liệu Sản phẩm thuốc tuy nhỏ bé có thể tính đến mg hoặc ml nhưng có giá trị lớn nên phải đảm bảo tiêu chuẩn của Dược điển Việt Nam v phà N ải được tổ chức sản xuất trên dây chuyền đồng bộ khÐp kÝn.
Quy trình công nghệ có thể chia th nh 3 giai ành 3 giai đoạn:
+ Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Căn cứ v o lệnh sà N ản xuất m tà N ổ trưởng tổ pha chế sẽ có nhiệm vụ chuẩn bị đầy đủ các thủ tục như: viết phiếu lĩnh vật tư, v o kho là N ĩnh vật tư (phải cân đong, đo, đếm thật chính xác) có giám sát của kỹ thuật viên nằm tại xưởng sản xuất, các nguyên vật liệu đưa v o à N đều phải đạt tiêu chuẩn chất lượng.
+ Giai đoạn sản xuất: tổ trưởng tổ sản xuất, kỹ thuật viên phải trực tiếp giám sát công việc pha chế đầu tiên m công nhân bà N ắt đầu l m, cà N ần thiết có thể chia th nh các mà N ẻ nhỏ sau cùng phải trộn đều theo lô Tất cả các công việc n y à N đều được Phòng kỹ thuật quản lý có hồ sơ lô
+ Giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho th nh phà N ẩm: khi chuyển về tổ đóng gói, kỹ thuật viên bắt đầu kiểm nghiệm th nh phà N ẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật v phà N ải có phiếu kiểm nghiệm sau đó mới tiến h nh công vià N ệc đóng gói v nhà N ập kho.
Do tính đặc thù riêng của sản xuất dược phẩm, mỗi loại sản phẩm đòi hỏi kỹ thuật sản xuất về công thức chế phối nguyên vật liệu riêng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc v o chà N ất lượng nguyên vật liệu v kà N ỹ thuật sản xuất Có thể khái quát quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau:
Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm
2.4 Đặ c đ i ể m t ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý
Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống dưới, tổ chức quản lý theo một cấp, chức năng cao nhất l à N Đại hội đồng cổ đông, rồi đến hội đồng quản trị, ban kiểm soát, sau đó l ban Giám à N đốc chịu trách nhiệm điều h nh nhà N ững công việc chính của Công ty Ngo i ra còn có các phòng ban chà N ịu trách nhiệm tham mưu v giúpà N việc cho ban Giám đốc trong việc ra quyết định quản lý Có thể khái quát bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau :
Sản xuất pha chế §ãng gãi
NhËp kho Đã qua kiểm tra đạt tiêu chuÈn
Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện qui trình kỹ thuËt
S ơ đồ 2 : Sơ đồ tổ chức quản lý chung của Công ty
Đặc điểm tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty cổ phần Traphaco
Công ty cổ phần Traphaco l à N đơn vị có quy mô lớn, địa b n hoà N ạt động mặc dầu phân tán nhưng do đã được trang bị v sà N ử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán nên để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất kế toán của đơn vị, dễ phân công công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hóa công tác kế toán Công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Theo hình thức n y thì tà N ại các địa b n xung quanh H Nà N à N ội xí nghiệp Dược phẩm Ho ng Vià N ệt, xí nghiệp Đông Dược Văn Lâm, các cửa hàng bán lẻ… Trong có bố trí các nhân viên kinh tế l m nhià N ệm hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận v kià N ểm tra chứng từ ban đầu để định ký chuyển về phòng kế toán trung tâm tại trụ sở chính l 75 Yên Ninh – Ba à N Đình – H Nà N ội.
To n bà N ộ Công ty có 18 nhân viên kế toán, mỗi người thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, cụ thể l :à N
* 1 kế toán trưởng : Ở Công ty cổ phần Traphaco, kế toán trưởng kiêm phó Chủ tịch HĐQT, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty, đảm bảo tổ chức bộ máy gọn, nhẹ, hoạt động có hiệu quả Kế toán trưởng có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc v nh nà N à N ước về thông tin kế toán cung cấp.
* 2 kế toán tổng hợp : Ở Công ty, kế toán tổng hợp kiêm phó phòng, có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá th nh sà N ản xuất, lập báo cáo t i chính h ng tháng, quý, nà N à N ăm, theo dõi kiểm tra đối chiếu công nợ đối với từng bộ phận, ký nộp vật tư, t i sà N ản, h ng khaià N thác, kiểm tra việc hạch toán kết quả kinh doanh h ng khai thác v trong nà N à N ội bộ Công ty.
Có nhiệm vụ kiểm tra v l m thà N à N ủ tục thanh toán đóng chế độ t ià N chính, kiểm kê quỹ theo định kỳ, lưu giữ v quà N ản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin về thu chi tiền mặt, v o máy vi tính chà N ứng từ tiền mặt.
Cã nhiệm vụ theo dâi tiền gửi tại ng©n h ng, kià N ểm tra l m thà N ủ tục theo chế độ t i chính v quy à N à N định của các ngân hàng, giao dịch với các ngân h ngà N ( kể cả vay ngắn hạn ) theo dâi khế ước vay v thà N ời gian trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin về tiền gửi v o chà N ương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn Phòng.
Có nhiệm vụ mở sổ theo dõi từng khách h ng mua v bán, quà N à N ản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ khách h ng, kià N ểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách h ng khi có yêu cà N ầu, thực hiện đầy đủ báo cáo theo đóng chế độ, giải trình bằng sổ v chà N ứng từ có liên quan khi có yêu cầu kiểm tra về công nợ v thanh quyà N ết toán công nợ, định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách h ng Cà N ập nhật thông tin về công nợ v o chà N ương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của văn phòng.
* 1 kế toán vật tư kiêm t i sành 3 giai ản cố định :
Có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ v công cà N ụ, dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận trong doanh nghiệp, tính trị giá vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ t i sà N ản cố định theo dõi từng nhóm danh mục TSCĐ của Công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, đánh giá lại TSCĐ theo định kỳ v yêu cà N ầu đột xuất của cấp trên, cập nhật thông tin về tình hình nhập, xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng.
* 6 kế toán bán h ng : ành 3 giai
Kiểm tra, định khoản v là N ưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán h ng, cà N ập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm v o phà N ần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng.
H ng tháng, cà N ăn cứ v o kà N ết quả hoạt động của các bộ phận, phòng ban, phân xưởng v à N đơn giá tiền lương, hệ số cấp bậc của từng người lao động để tính thu nhập cho từng người Tính tổng tiền lương, các khoản thu nhập khác của cán bộ công nhân viên v phân bà N ổ cho các đối tượng sử dụng Tính và N trích các khoản phải nộp theo lương Lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận, phòng ban, phân xưởng trong Công ty.
Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đóng quy định, thu chi tiền mặt (kể cả ngoại tệ) theo đóng phiếu thu, phiếu chi, đóng người nộp v ngà N ười nhận tiền,cập nhật sổ quỹ, lập báo cáo quỹ h ng ng y, kià N à N ểm quỹ định kỳ v à N đột xuất (nếu có lệnh), lập biên bản kiểm quỹ có chứng kiến của các th nh phà N ần theo quy định.
Có thể khái quát sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty như sau:
Sơ đồ 3: sơ đồ bộ máy Kế toán của Công ty
3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng
Hiện nay, Công ty áp dụng chế độ Kế toán 1441/ TC/QĐ-CĐKT do Bộ t i chính ban h nh Công ty cà N à N ổ phần Traphaco l doanh nghià N ệp thực hiện to n bà N ộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống t i khoà N ản của công ty khá lớn Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các t i khoà N ản do bộ tài chính ban h nh Bên cà N ạnh đó một số t i khoà N ản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần h nh trong Công ty.à N
3.2 H ệ th ố ng ch ứ ng t ừ K ế toán
Hiện nay, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ Kế toán do Bộ t i chính ban h nh, cụ thà N à N ể chia th nh 5 loà N ại chứng từ như sau:
Loại 1: chứng từ về lao động, tiền lương.
Loại 2: chứng từ về h ng tà N ồn kho.
Loại 3: chứng từ về bán h ng.à N
Loại 4: chứng từ về tiền tệ. kế toán tr ởng kÕ toán tổng hợp kÕ toán tiÒn mặt kÕ toán tiÒn gửi kÕ toán công nợ kÕ toán tiÒn l ơng kÕ toán vËt t kiêm TSC§ kÕ toán bán hàng
Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuéc
Loại 5: chứng từ về t i sà N ản cố định.
3.3 H ệ th ố ng s ổ sách k ế toán trong Công ty
Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy Kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đá quyết định lựa chọn hình thức Nhật ký chung Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm:
Sổ nhật ký chung l sà N ổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế t i chính phát sinh theo trình tà N ự thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ đối ứng t i khoà N ản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái.
Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công
Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần traphaco
Công ty cổ phần Traphaco là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ GTVT, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc và kinh doanh dợc phẩm nhằm chăm sóc sức khoẻ cho con ngời.
Hiện nay, Công ty có một số lợng sản phẩm rất phong phú và đa dạng với hơn 200 loại sản phẩm Mỗi sản phẩm của Công ty đợc tạo ra từ rất nhiều dợc liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuất khép kín, vô trùng, các dợc liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt chẽ.
Xét về mặt chi phí để sản xuất ra các loại sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất (gần 80% tổng chi phí sản xuất sản phẩm) Trong tháng, Công ty sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với khối lợng lớn nên một sự thay đổi dù rất nhỏ của nguyên vật liệu cũng làm cho giá thành của sản phẩm thay đổi.
Xuất phát từ các đặc điểm trên nên việc tổ chức theo dõi nguyên vật liệu đợc Công ty chú trọng Tại công ty hiện nay có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau, và nguồn cung cấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài.
Nguyên vật liệu tại Công ty không chỉ đa dạng về số lợng, chủng loại mà còn có giá trị, thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản khác nhau Từ những loại nguyên vật liệu rẻ tiền rất gần gũi với đời sống hằng ngày nh: Cỏ ngọt, lá sen, tỏi, nghệ,… Trong đến những loại nguyên vật liệu đắt tiền quý hiếm đều đợc Công ty thu mua, nghiên cứu tạo ra các loại thuốc chữa bệnh Mỗi sản phẩm do Công ty sản xuất nguyên vật liệu đều phải đảm bảo một số tiêu chuẩn nghiêm ngặt do Công ty đặt ra.
Từ những đặc điểm trên nên việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty rất đợc chú trọng, các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng, dự trữ đều đợc Công ty tổ chức chặt chẽ.
Tại Công ty khâu thu mua đợc tổ chức khá chặt chẽ Sau khi nghiên cứu thị trờng và kế hoạch sản xuất của Công ty, phòng Kinh doanh sẽ lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, cụ thể nh sau: Đối với nguyên vật liệu không có trong nớc phải nhập khẩu từ nớc ngoài nh: Vitamin C, Aspiril,… Trong Công ty lên kế hoạch nhập khẩu từ tháng trớc Còn với nguyên vật liệu trong nớc sản xuất Công ty thờng ký hợp đồng đặt mua lâu dài từ đó có thể ổn định nguồn thu mua về giá cả, số lợng giúp cho việc sản xuất đợc ổn định Với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ giá cả không ổn định nh: Tỏi, nghệ, chè dây,… Trong Công ty có kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo mua rẻ, đủ số l- ợng sản xuất trong thời kỳ khan hiếm nhằm đảm bảo quá trình sản xuất đợc tiến hành liên tục, tiết kiệm đợc giá thành sản phẩm.
* Trong khâu bảo quản: ở khâu bảo quản nguyên vật liệu tại Công ty cũng gặp nhiều khó khăn.
Do nguyên vật liệu tại Công ty đa dạng với tính chất vật lý, hoá học rất khác nhau nên đòi hỏi việc bảo quản cũng khác nhau Nh bột ampixilin, bột B6, bột vitamin C,… Trong là những dợc liệu khó bảo quản, vì trong môi trờng không khí không đảm bảo, thời gian dự trữ quá quy định thì các loại bột này sẽ bị biến chất, mất mùi, không đủ phẩm chất chất lợng trong khi đó một số loại nguyên vật liệu khác nh bột sắn, bột mỳ,… Trong lại để đợc lâu trong điều kiện thoáng mát.
Do đó Công ty tiến hành phân loại bảo quản từng thứ dợc liệu có tính chất của chúng Ngoài ra, Công ty đã tổ chức một hệ thống kho, bãi đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và bố trí các thủ kho đủ trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức tốt để bảo quản nguyên liệu tại các kho của Công ty nh kho dợc liệu hoá chất 75 - Yên Ninh, kho phụ liệu Hoàng Liệt, kho hoá chất GMP Phú Th- ợng.
Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty tạo ra là chăm sóc sức khỏe cho con ngời nên nguyên vật liệu khi đa vào sử dụng phải đảm bảo đợc các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra Mọi nguyên vật liệu trớc khi đa vào sản xuất đều phải qua quá trình kiểm nghiệm chặt chẽ của các kỹ thuật viên để đảm bảo việc tiến hành sản xuất theo đúng quy trình kỹ thuật và tránh lãng phí nguyên vật liệu.
* Trong kh©u dù tr÷ Để đảm bảo quá trình sản xuất tiến hành liên tục theo đúng kế hoạch Công ty tiến hành dự trữ nguyên vật liệu Việc dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty đợc dựa trên đặc điểm của từng loại nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất của
Công ty Với những loại nguyên vật liệu thờng xuyên có trên thị trờng, giá cả ít biến động thì khâu dự trữ ít, vốn lu động không bị ứ đọng Còn với những loại trên thị trờng khan hiếm, có thời gian sử dụng dài thì Công ty tiến hành dự trữ nhiều hơn Để việc dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý, Công ty tiến hành xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo cung cấp nguồn nguyên vật liệu khi cần thiết và tránh đợc việc dự trữ quá nhiều.
1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco
Nguyên vật liệu dùng vào quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là các đối tợng mua ngoài với khối lợng lớn, chủng loại rất đa dạng, phong phú Để tổ chức tốt công tác kế toán, đảm bảo việc sử dụng vật liệu có hiệu quả Công ty đã phân loại nguyên vật liệu nh sau:
Là yếu tố cơ bản tạo nên thực thể sản phẩm Tại Công ty cổ phần Traphaco chi phí nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng hơn 70% trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu chính tại công ty bao gồm:
+ Nguyên vật liẹu tân dợc nh: Bột Peny, Amoxycilin, Cloxacillin… Trong + Dợc liệu chính phẩm: Chè dây, Actiso tơi, Actiso khô… Trong
+ Thuốc hoá nghiệm: Axít Benzoic, Atropin sunphat,… Trong
+ Đông dợc: Ô đầu, quế, đại hồi,… Trong
+ Độc dợc: Nacotin, Uabain, Papaverin,… Trong
+ Tá dợc: Bột Tale, Bột sắn tinh chế, Bột Amidon,… Trong
Là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không có tác dụng tăng thêm chất lợng của sản phẩm, nhng nó làm cho sản phẩm trở nên bền, đẹp hơn, tạo điều kiện cho quá trình bảo quản và sử dụng sản phẩm đợc an toàn, đúng tiêu chuẩn nh: Bông, hộp, vỉ, chai, giấy gói, đơn, nhãn, đầu xịt lọ nhỏ mòi,… Trong
Tổ chức kế toán nhập NVL
ở Công ty cổ phần Traphaco, nguyên vật liệu rất phong phú đợc nhập kho chủ yếu là mua ngoài, chỉ có một số loại là tự chế Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật nh chè dây, tỏi, nghề, gừng, hà thủ ô, atiso… Trong là những thứ trong nớc sản xuất đợc nhiều thì công ty mua trong nớc, còn có một số loại đặc biệt nh hoá chất mà trong nớc không sản xuất đợc thì công ty phải nhập khẩu về Ngoài ra khi nguyên vật liệu sử dụng không hết thì cũng đợc nhËp kho.
2.1 Kế toán nhập vật liệu do mua ngoài a) Kế toán nhập vật liệu do mua trong nớc
TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu"
TK 152 đợc mở 2 tài khoản cấp 2
TK 1521 "Nguyên liệu, vật liệu chính"
TK 1522 "Nguyên liệu, vật liệu phụ"
TK 331 "Phải trả cho ngời bán"
TK 13311 "Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá dịch vụ"
TK 112 "Tiền gửi ngân hàng" ở Công ty cổ phần Traphaco để sản xuất ra nhiều loại thuốc thì cần phải có đến hàng trăm, hàng nghìn thứ nguyên vật liệu khác nhau Do đó để đảm bảo quá trình sản xuất đợc ổn định mà lại không bị ứ đọng vốn ở vật liệu tồn kho, Công ty phải tiến hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau theo nội dung kinh tế để kế toán tiện theo dõi, quản lý tình hình nhập - xuất - tồn, từ đó thông báo cho các phòng liên quan nh phòng đảm bảo chất lợng, phòng kế hoạch cung tiêu… Trong biết để đa ra kế hoạch thu mua, dự trữ, cung ứng kịp thời.
KHO08 Kho dợc liệu hoá chất 75 Yên Ninh
KHO09 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh
KHO10 Kho hoá chất dợc liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KHO11 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt
KHO12 Kho dợc liệu Phú Thợng
KHO13 Kho phụ liệu Phú Thợng
KHO14 Kho hoá chất phụ liệu GMP Phú Thợng
… Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển
* Quy tr×nh lu©n chuyÓn
Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho, thủ tục nhập kho phải trải qua các bíc sau:
Sau khi hoạch định đợc nhu cầu vật t cho sản xuất, đối chiếu thực tế vật liệu tại kho, nếu có nhu cầu phải mua thêm loại vật liệu nào đó phòng kế hoạch cung tiêu sẽ xác định số lợng, chủng loại, quy cách phẩm chất… Trong và giao cho cán bộ vật t đi ký hợp đồng với nhà cung cấp và thu mua trên thị tr- ờng Khi nhận đợc hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới, phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua hàng để quyết định nhận hàng.
Khi nguyên vật liệu mua về, văn cứ vào hoá đơn của ngời bán có ghi các chỉ tiêu: tên vật t, chủng loại vật t, đơn giá, số lợng, hình thức thanh toán… Trong ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu mua về có đúng với nội dung ghi trên hoá đơn và đúng với hợp đồng đã ký không và lập phiếu kiểm nghiệm Phiếu kiểm nghiệm đợc lập thành hai bản, một bản giao phòng kế hoạch cung tiêu, một bản giao cho phòng kế toán.
Khi có sự đồng ý của ban kiểm nghiệm về việc vật liệu đủ điều kiện nhập kho, cán bộ cung tiêu sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên, liên 1 lu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên cho phòng kế toán Phiếu nhập kho đợc lập nhằm xác nhận số lợng vật liệu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
Ta có thể thấy rõ quy trình luân chuyển chứng từ hơn qua ví dụ sau:
Ví dụ: Ngày 09/12/2007 Công ty cổ phần Traphaco mua của công ty d- ợc phẩm Trung ơng II 510kg Mg Stearat theo hoá đơn số 15351, về nhập kho. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do ngời bán chịu.
Quy trình nhập nguyên vật liệu cần phải có các chứng từ nh sau:
Biểu 01: Hoá đơn (gtgt) Kiêm phiếu xuất kho
Liên3: Kế toán Ngày 4 tháng 12 năm 2007
No 0010520 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Trâphco Địa chỉ : Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội.
Số tài khoản : 10201- 0000004158 Ngân hàng công thơng Ba Đình.
Họ và tên ngời mua hàng: Công ty THHH Hoàng Lê. Địa chỉ : 63 Điện Biên Phủ - Hải Phòng (7%G)
Hình thức thanh toán: TMCK Mã số thuế: 0200441107
Xuất tại kho: Kho thành phẩm Hoàng Liệt
STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
2 Atropin sunfat 0,5mg vỉ 30viên [050506] Vỉ 640.00 1195.71 765257
4 Bisacodyl hộp 2 vỉ x 30 viên [050807] Hộp 252.00 5314.28 339200
8 Trafedin hộp 3 vỉ x 10 viên [070807] Hộp 1100.00 5580.00 6138000
9 Vitamin PP vỉ 30 viên [130807] Vỉ 720.00 1195.71 860914
Cộng tiền hàng : 32 521 573 ThuÕ suÊt GTGT: 5.00% TiÒn thuÕ GTGT : 1 626 079 Tổng cộng tiền thanh toán : 34 147 652
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi bốn triệu, một trăm bốn mơi bảy nghìn, sáu trăm năm mơi hai đồng chẵn
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ngời viết hoá đơn (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 02: Phiếu kiểm nghiệm nguyên vật liệu
Tên mẫu: Mg Stearat Số phiếu: 23
Số kiểm soát: 35 Hạn dùng
Số lợng: Ngời lấy mẫu:
Nơi sản xuất: Hàn Quốc Nhà cung cấp: Công ty dợc phẩm TW II
Ngày lấy mẫu: 9/12/2007 Ngày kiểm nghiệm: 9/12/2007
Tiêu chuẩn kiểm nghiệm: Ngày trả lời kết quả:
STT Yêu cầu Kết quả
1 Tính chất: Bột kết tinh trắng hay gần nh tắng hoặc tinh thể nhỏ không màu Hơi tan trong nớc, dễ tan trong nớc sôi, khó tan trong ethanol 96% và methanol §óng
3 Độ trong và màu sắc của dung dịch Đạt
4 PH: Dung dịch 2% có pH từ 6,8 đến 7,6 Đạt (7,2)
5 Kim loại nặng không quá 20 phần triệu Đạt
6 Clorid: Không đợc quá 0,03% Đạt
7 Mất khối lợng do làm khô: không đợc quá 1% Đạt
8 Tro sulfat: không quá 0,1% Đạt
9 Định lợng: Chế phẩm làm khô phải chứa từ 98,0 đến
Kết luận: Mẫu nguyên vật liệu Mg Stearat có số kiểm soát trên đạt các yêu cầu theo tiêu chuẩn DĐVNIII.
Kiểm nghiệm viên TP Kiểm nghiệm
Số 2023 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Tên vật t: Mg Stearat Nhập kho: DL HC 75 Yên Ninh
- Nhà sản xuất: Hàn Quốc
- Số lô: Hạn sử dụng:
- Tên nhà cung cấp: Công ty dợc phẩm Trung ơng II
- Đơn vị tính: Kg Đơn giá: 26.000
- Số lợng trên hoá đơn: 510 Số lợng thực tế: 510
- Vào biên bản vật t số… Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong ngày … Trong tháng … Trong năm … Trong … Trong
- Kết quả kiểm tra chất lợng phiếu kiểm nghiệm số 23 Đạt Không đạt
Tiêu chí Yêu cầu Kết quả kiểm tra
- Yêu cầu thực hiện trớc khi nhập: … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong
Ngày… Trong tháng … Trong năm … Trong … Trong
Ngày … Trong tháng … Trong năm … Trong
Phó giám đốc DSCKL Phạm Thị Lợng
75 Yên Ninh- Hà Nội phiÕu nhËp kho
Ngời giao hàng: Đơn vị : MDT04 - Công ty thực phẩm miền Bắc. x x x Địa chỉ : Công ty thực phẩm Miền Mắc - 203 Minh Khai - Hà Nội.
Số hoá đơn : BK Seri Ngày: 18/12/2007
Nội dung : Nhập 3000kg theo BK T1/3 ngày 18/12/2007
Tài khoản có: 33111 - Phải trả cho ngời bán: hoạt động SXKD (VND)
Nhập tại kho: Kho nguyên phụ liệu Ngọc Hồi
Mã kho Tên vật t TK ĐVT Số lợng Đơn giá Thanh tiền KH027 1DUON - §- êng kÝnh
Chi phÝ Thuế giá trị gia tăng
Tổng cộng tiền thanh toán 29 100 000
Bằng chữ: Hai mơi chín triệu, một trăm nghìn đồng chẵn
Nhập, ngày… Trong tháng… Trong năm… Trong Phụ trách cung tiêu
Khi kế toán vật t nhận đợc phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên, thì kế toán sẽ tiến hành nhập liệu trên máy.
Sau khi kết thúc nhập liệu, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào "sổ nhật ký chung", "sổ chi tiết vật liệu" (của vật liệu: Mg Stearat), "Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán" mở cho công ty dợc phẩm Trung ơng II, bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào, đồng thời số liệu cũng đợc đa vào sổ cái TK331,
* Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật t Tại Công ty "Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán", kế toán công nợ lập trên cơ sở các "phiếu nhập kho" về vật liệu, các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp và đợc quản lý theo mã đối tợng thanh toán cho từng đối tợng thanh toán.
* Sổ Cái TK331: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho TK "phải trả ngời bán" đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán với ngời bán và các nhà cung cấp. Căn cứ để ghi "Sổ Cái TK331" là số liệu trên "Sổ nhật ký chung".
* Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào: Hàng tháng trên cơ sở hoá đơn, các chứng từ có liên quan đến việc nhập liệu, kế toán tiến hành lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào.
Biểu 05: Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản 331 - Phải trả cho ngời bán Khách hàng: Công ty dợc phẩm Trung ơng II (KDT14)
Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
03/12 PC 16 Tiền hàng bột tỏi + cao lục vị ẩm HĐ 15120 (27/11)
11/12 PN 15 NhËp 510 Kg Mg Stearat
11/12 PN 15 NhËp 510 Kg Mg Stearat
Ngêi lËp biÓu(Ký, họ tên)
Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Mẫu số: 03/GTGT (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)
Tên đơn vị kinh doanh: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Hà Nội
Hoá đơn chứng từ mua
Tên ngời bán Mã số thuế của ngời bán Mặt hàng Doanh số mua vào cha có thuế
ThuÕ GTGT đầu vào Ghi chú
Ký hiệu hoá đơn Số hoá đơn
Ngày, tháng năm phát hành hoá đơn AA2007T 15351 Công ty dợc phẩm TW II
(60B Nguyễn Huy Tởng- Thanh Xuân - Hà Nội
EC2007T 41766 DNTN SXBB Hùng Cơng
(Đông Thiên Vĩnh Hng HM HN)
0101313898 Mua 192 Kg hạt chèng Èm H®
… Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong
AA2007T 15226 01/11/2007 Công ty SXKD XNK giấy in và bao bì LIKSIN- (701 Hùng Vơng - quận 6 - TP HCM)
0301441600 Túi nhóm hoạt huyết dỡng não 100 viên
HY2007B 67424 03/11/2007 Công ty TNHH Đúc Tấn -
Sài Gòn (307 Tam Trinh - Hai Bà Trng)
010095670 Cèc Trajocdan, slaska, lục vị ấm 11.280.000 10 1.128.000 PN57
Ngêi lËp biÓu (Ký, họ tên)
Ngày … Trong tháng … Trong năm … Trong
Kế toán trởng (Ký, họ tên)
Tài khoản 331 - Phải trả cho ngời bán
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
01/12 PC21 Xí nghiệp hoá dợc - MDH06 Thanh toán tiền Canxi
… Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong
11/12 PN15 Công ty dợc phẩm TW II- KDT14 Nhập 510 Kg Mg Stearat
11/12 PN15 Công ty dợc phẩm TW II- KDT14 Thuế GTGT đợc khấu trừ 1331 1.326.000
… Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong … Trong
27/12 PC72 Công ty dợc phẩm TW II Thanh toán tiền hàng theo
Tổng số phát sinh Nợ: 11.156.875.592 Tổng số phát sinh Có: 11.444.893.643
(Ký, họ tên) b) Kế toán nhập vật liệu do mua ở nớc ngoài
Trong ngành để sản xuất ra thuốc thì phải cần rất nhiều thứ nguyên vật liệu, mà không phải loại nào trong nớc cũng có thể sản xuất đợc Vì thế để đáp ứng yêu cầu sản xuất thì có nhiều loại nguyên vật liệu, công ty phải nhập khẩu nguyên vật liệu. Đối với nhập vật liệu do mua ở nớc ngoài thì kế toán sử dụng chứng từ, tài khoản, thủ tục nhập kho cũng tơng tự nh phần kế toán nhập vật liệu do mua ở trong nớc Ngoài ra kế toán còn sử dụng thêm TK3333 "Thuế xuất, nhập khÈu".
2.2 Kế toán nhập vật liệu do tự sản xuất thành nhập kho
Theo quy định của công ty, thì để sản xuất ra một số sản phẩm nh Boganic, Cao Hà thủ ô… Trong thì công ty phải tự nấu ra các loại cao tại các phân x- ởng sơ chế mà không đợc phép mua ngoài Tại đây, những sản phẩm tạo ra không đợc xem là thành phẩm mà chúng đợc xem là các nguyên vật liệu đợc nhập kho để tiếp tục sản xuất thành sản phẩm hoàn chỉnh.
- TK 154 "Chi phí SXKD dở dang"
- TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu"
- Phiếu nhập kho (Mẫu sổ 01-VT)
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Loại nguyên vật liệu này trớc khi tiến hành nhập kho phải có phiếu kiểm nghiệm, quyết định nhập vật t của phòng đảm bảo chất lợng và phó giám đốc sản xuất, phòng kế hoạch cung tiêu tiến hành lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần:
Liên 2: Chuyển cho phân xởng sơ chế
Liên 3: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t để ghi sổ.
Trong trờng hợp này các biểu mẫu phiếu kiểm nghiệm, quyết định nhập vật t, phiếu nhập kho tơng tự trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu do mua ngoài.
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
03/12 PN 13 Cao Slaska - SCSLA NhËp cao slaska SKS 325 1521 26035000
31/12 PKT Phân bổ chi phí tiền lơng
31/12 PKT Phân bổ chi phí sản xuất chung
Tổng số phát sinh Nợ: 5.869.360
Tổng số phát sinh Có: 26.035.000
2.3 Kế toán nhập vật liệu do sản xuất dùng không hết, nhập lại kho
Trong quá trình sản xuất để phòng ngừa có nhiều loại nguyên vật liệu bị h hỏng không dùng đợc phải loại ra, công ty đã tiến hành sản xuất nguyên vật liệu nhiều hơn (trong định mức cho phép) so với kế hoạch sản xuất Do đó khi nguyên vật liệu không bị h, hỏng hoặc h, hỏng ít hơn so với định mức dẫn đến bị thừa thì công ty phải tiến hành nhập lại kho nguyên vật liệu sản xuất thừa.
* TK sử dụng: TK 152, TK 621
- PhiÕu nhËp kho (mÉu 01 - VT)
Kế toán xuất nguyên vật liệu
ở Công ty cổ phần Traphaco thì nguyên vật liệu đợc xuất kho là do dùng để sản xuất, xuất bán, xuất điều chuyển giữa các kho khác nhau hoặc xuÊt huû, h hao.
Khi xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì kế toán phải theo dõi tình hình xuất kho của từng thứ vật t theo số lợng, kho xuất, theo sổ kiểm soát (SKS) nào, lệnh nào của công ty Mỗi loại sản phẩm sản xuất ra đều đợc công ty kiểm nghiệm theo số kiểm soát theo SKS nhất định, còn lệnh sản xuất thì đ- ợc đánh số thứ tự theo mỗi loại vật t, ví dụ nh:
Còn đối với TK 154, 621 lại đợc mở chi tiết cho từng thứ sản phẩm, tổ chức mã hoá theo hình thức lấy chữ cái đầu tiên của sản phẩm, đối với những sản phẩm có chữ cái đầu tiên giống nhau thì chúng lại đợc sắp xếp trùng hợp với số 1,2,3… Trong theo thứ tự trong bảng chữ cái, ví dụ nh:
Tên sản phẩm TK 154 TK621
3.1 Kế toán xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
- TK 152 "nguyên liệu, vật liệu"
Và các tài khoản liên quan khác nh: TK621, 154, 627, 641, 642,
- PhiÕu xuÊt kho (MÉu 02-VT)
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Traphaco trong từng tháng ít có biến động lớn Vì vậy để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả, hàng tháng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức sử dụng vật liệu cho một đơn vị sản xuất để lËp phiÕu xuÊt kho.
Số lợng xuất kho = Số lợng trong kế hoạch + Số lợng dự trù h hao
Sau khi lập phiếu xong phụ trách các bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký và giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột số lợng xuất, ngày tháng năm xuất kho và cùng ngời nhận hàng ký tên vào phiếu xuất Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán.
Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Phiếu xuất kho đợc lập nhằm theo dõi chặt chẽ số lợng vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng và thực hiện định mức tiêu hao vật liệu.
MÉu sè:02-VT Q§ sè 1141-TCQ§.V/C§KINH TÕ Ngày 1-11-1995 của BTC phiÕu xuÊt kho
Họ, tên ngời nhận hàng: Chị Duyên Địa chỉ: Quản đốc phân xởng Tây y
Lý do xuất: Sản xuất Haloperidol
Nội dung: sản xuất 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL04+05
Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh
STT Tên hàng Mã VT ĐVT
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuÊt
MÉu sè: 02-VT Q§ sè 1141-TCQ§.V/C§KINH TÕ Ngày 1-11-1995 của BTC phiÕu xuÊt kho
Họ, tên ngời nhận hàng: Chị Duyên Địa chỉ: Quản đốc phân xởng Tây y
Lý do xuất: Sản xuất Haloperidol
Nội dung: sản xuất 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL04+05
Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh
STT Tên hàng Mã VT ĐVT
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuÊt
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh
02/12 PX 83 Haloperidol - SHALO SX 600.000x2 viên Haloperidol
02/12 PX85 Haloperidol - SHALO SX 600.000x2 viên Haloperidol
Tổng số phát sinh Nợ: 29.728.001 Tổng số phát sinh Có: 29.728.000
3.2 Kế toán xuất nguyên vật liệu bán ra ngoài
- Tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu".
- Tài khoản 131 "Phải thu của khách hàng"
- Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01 GTKT - 3LL)
Khi xuất bán nguyên vật liệu, bộ phận cung ứng phòng kế hoạch cung tiêu căn cứ những thoả thuận đã ký với khách hàng để viết hoá đơn GTGT.
Hoá đơn GTGT đợc ghi thành 3 liên, phải đợc Giám đốc công ty ký duyệt, phụ trách bộ phận cung tiêu ký, sau đó chuyển cho kế toán trởng ký duyệt thanh toán và giao cho khách hàng.
* Quy trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ khi bán ra ngoài nh sau:
Ví dụ: Ngày 16/12/2007, Công ty cổ phần Traphaco xuất bán nguyên vật liệu cho công ty cổ phần dợc - thiết bị y tế Hà Tĩnh theo hoá đơn GTGT số
Phòng Kế hoạch Hoá đơn
Bé GTVT Công ty cp Traphaco §T :04.845813-04.7337593
Liên 1 (Lu) Ngày 16 tháng 12 năm 2007
MÉu sè: 03 PXK -3LL Ban hành theo CV Số 9082/
CT -AC Ngày04 tháng 04năm2003 của Cục thuế TP Hà Nội
0003001 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Ba đình - Hà Nội
Số tài khoản: 10201 - 0000004158 Ngân hàng Công thơng Ba Đình
Họ tên ngời mua hàng: Công ty cổ phần dợc - Thiết bị y tế Hà Tĩnh Địa chỉ: 143 Hà Huy Tập - Hà Tĩnh
Hình thức thanh toán: Thanh toán sau bằng tiền mặt MST: 010094137
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT 789.750
Tổng cộng tiền thanh toán: 8.687.250
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu, sáu trăm tám sáu nghìn, bảy trăm đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
3.3 Kế toán xuất nguyên vật liệu điều chuyển giữa các kho
Vì ở Công ty cổ phần Traphaco có địa điểm hoạt động phân tán, ở mỗi địa điểm lại tiến hành tổ chức sản xuất sản phẩm khác nhau, do đó nhiều khi công ty phải tiến hành điều chuyển nguyên vật liệu giữa các kho
* Tài khoản sử dụng: TK152
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK-3LL)
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dùng để theo dõi số lợng vật liệu di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ của đơn vị, là căn cứ để thủ ko ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển khi đi đờng.
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi có lệnh điều dộng xuất kho thì đại diện phòng kế hoạch cung tiêu lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thành 3 liên, liên 1 dùng để lu, liên 2 dùng để vận chuyển hàng, liên 3: nội bộ giữ Sau đó đa cho ngời vận chuyển xuống kho để lấy vật liệu Thủ kho căn cứ vào quyết định của cấp trên tiến hành xuất vật t và ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển néi bé.
Ví dụ: Ngày 23/12 Công ty tiến hành điều chuyển nguyên vật liệu từ kho dợc liệu 75 Yên Ninh đến kho hoá chất phụ liệu Phú Thợng theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ HĐ0005051, bao gồm các loại sau:
MST: 0100108656 phiÕu xuÊt kho Kiêm vận chuyển nội bộ
MÉu sè: 03 PXK -3LL Ban hành theo CV Số 9082/CT -AC Ngày04 tháng 04năm2003 của Cục thuế TP Hà Nội
- Căn cứ Lệnh điều động số … Trong … Trong … Trong ngày … Trong tháng … Trong năm 2004 của Công ty cổ phần Traphaco về việc vận chuyển nguyên vật liệu.
Họ, tên ngời nhận hàng: Anh Cờng Hợp đồng số:
Phơng tiện vận chuyển: Ô tô 29U 291H
Xuất tại kho: Kho dợc liệu hoá chất 75 Yên Ninh
Nhập tại kho: Kho HC phụ liệu GMP Phú Thợng
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuÊt
Céng Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2007 Nhập ngày 30 tháng07 năm 2007 Ngêi lËp phiÕu
Căn cứ vào số lợng xuất mà thủ kho ghi, kế toán tiến hành nhập liệu:
MST: 0100108656 phiÕu xuÊt kho Kiêm vận chuyển nội bộ
MÉu sè: 03 PXK -3LL Ban hành theo CV Số 9082/CT -AC Ngày04 tháng 04năm2003 của Cục thuế TP Hà Nội
- Căn cứ Lệnh điều động số … Trong … Trong … Trong ngày … Trong tháng … Trong năm 2004 của Công ty cổ phần Traphaco về việc vận chuyển nguyên vật liệu.
Họ, tên ngời nhận hàng: Anh Cờng Hợp đồng số:
Phơng tiện vận chuyển: Ô tô 29U 291H
Xuất tại kho: Kho dợc liệu hoá chất 75 Yên Ninh
Nhập tại kho: Kho HC phụ liệu GMP Phú Thợng
STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hoá) ĐVT
Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuÊt
Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2007 Nhập ngày 30 tháng 12 năm 2007
Tổ chức kế toán kiểm kê NVL tại doanh nghiệp
Tại Công ty cổ phần Traphaco tiến hành kiểm kê 2 lần trong một năm (vào ngày 30/5 và 31/12 hàng năm) Mục đích kiểm kê là nhằm xác định số l- ợng, chất lợng và giá trị vật t có tại kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật liệu thừa, thiếu, h hao và ghi sổ kế toán Trớc khi tiến hành kiểm kê, công ty có thành lập hội đồng kiểm kê, bao gồm:
+ Phó giám đốc phụ trách kinh doanh
+ Đại diện phòng đảm bảo chất lợng
+ Các nhân viên giúp việc cho việc kiểm kê
Sau khi kiểm kê xong, hội đồng kiểm kê lập báo cáo tổng hợp kiểm kê. Báo cáo tổng hợp kiểm kê đợc lập thành 2 bản:
- Một bản giao cho phòng kế toán
- Một bản giao cho thủ kho
- Sau khi lập xong biên bản, trởng ban kiểm kê và các uỷ viên cùng ký vào biên bản.
- Tổng hợp kiểm kê kho vật t (Mẫu 08-VT)
Ví dụ: Ngày 3/12, trong khi kiểm kê tại kho 08, hội đồng kiểm kê đã phát hiẹn có những nguyên vật liệu bị thừa, h, hao và lập biên bản kiểm kê.Căn cứ vào biên bản kiểm kê, Hội đồng kiểm kê quyết định xử lý nh sau:
Công ty cổ phần Traphaco
Tổng hợp kiểm kê kho dợc liệu hoá chất 75 yên Ninh
STT Mã VT Tên vật t ĐVT Đơn giá Sổ sách Thực tế Chênh lệch H hỏng
SL GT SL GT SL GT SL GT
3 1DGAN Dầu gan cá Kg 56,00 31,00 25,00
Tổng cộng Đại diện ban kiểm kê
Giám đốcThS Vũ Thị Thuận
Công ty cổ phần Traphaco
Biên bản xử lý NVL sau kiểm kê
Diễn giải Mã vật liệu ĐVT Số l- ợng Nguyên nhân Xử lý Kiểm kê phát hiện thõa
- Ghi giảm chi phÝ Kiểm kê phát hiện thiÕu
1K2SO K2SO4 0,25 - Không xác định - Ghi tăng chi phÝ Kiểm kê phát hiện h hao
1DGAN Dầu gan cá 2,5 - Hết hạn sử dụng - Ghi giảm chi phÝ Ngày… Trong tháng … Trong năm … Trong Đại diện Ban kiểm kê
4.1 Trờng hợp kiểm kê phát hiện thừa
Khi nhận đợc bản kiểm kê kho, căn cứ vào số lợng và trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu thừa, kế toán vào phân hệ vật t, chọn phiếu nhập kho.
Sau khi nhập liệu xong, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết nguyên vật liệu mở cho VTMA, Xanthagum, sổ cái TK 1521.
4.2 Trờng hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thiếu, h hao
Vì sản phẩm của công ty là các loại thuốc sản xuất ra để chữa bệnh cho con ngời, nó đòi hỏi phải đạt chất lợng, an toàn Do đó ngoài việc sản xuất đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thì nguyên vật liệu đầu vào cũng phải đảm bảo an toàn, không bị h hỏng Bởi vậy, trong quá trình kiểm kê kho, công ty có thành lập hội đồng huỷ để tiến hành kiểm tra xem các nguyên vật liệu đó đã hết thời hạn sử dụng cha, trong điều kiện môi trờng không thuận lợi chúng có bị ẩm mốc, h hỏng không Nếu có hiện tợng h hỏng thì phải xuất huỷ ngay.
Khi có quyết định xuất huỷ của Hội đồng huỷ, kế toán tiến hành nhập liệu.Sau khi nhập liệu xong, máy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ cái TK 1521 Khi khóa sổ để tính trị giá vốn xuất kho, thì đơn giá, thành tiền của chứng từ thứ nguyên vật liệu sẽ đợc ghi vào các sổ liên quan, chẳng hạn nh bảng tổng hợp kiểm kê kho dợc liệu,
Từ những nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu nh trên thì chơng trình sẽ tự động điền các số liệu đó vào các báo cáo kế toán, sổ tổng hợp, sổ chi tiết liên quan, ví dụ một số loại sổ nh: "sổ cái TK 1521", "Sổ cái TK 1522", "sổ nhËt ký chung"… Trong
Sổ nhật ký chung: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu theo thứ tự thời gian Bên cạnh đó sổ "Nhật ký chung" cũng thực hiện việc phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản Căn cứ để ghi sổ "Nhật ký chung" là các hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Số liệu ghi trên sổ "Nhật ký chung" là cơ sở để ghi "sổ cái TK152", "sổ cái TK 331".
Sổ cái TK 1521: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản "Nguyên liệu, vật liệu chính" để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL chính trong một kỳ kế toán Căn cứ để ghi sổ cái TK 1521 là các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu trên sổ "Nhật ký chung".
Sổ cái TK 1522: Cũng là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản
"nguyên liệu, vật liệu phụ" để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL trong một kỳ kế toán Căn cứ để ghi sổ cái TK 1522 cũng dựa trên các nghiệp vụ nhập - xuất NVL trên sổ "Nhật ký chung".
Trình bày trên báo cáo tài hcính.
Từ các nghiệp vụ nhập - xuất nguyên vật liệu nh trên, thì số liệu cũng đợc chơng trình tự động chuyển vào các báo cáo tài chính
Tổng hợp kiểm kê kho dợc liệu hóa chất 75 yên ninh
TT Mã VT Tên vật t ĐVT Đơn giá
Sổ sách Thực tế Chênh lệch
SL GT SL GT Thõa ThiÕu
SL GT SL GT SL GT
3 1DGAN Dầu gan cá Kg 150.000 56,00 8.400.000 31,00 4.650.00 25,00 3.750.00
Tổng cộng 440.565.312 437.123.753 325.796 17.355 3.750.00 Đại diện ban kiểm kê
Giám đốc ThS Vũ Thị Thuận
Tổng hợp kiểm kê kho dợc liệu hóa chất 75 yên ninh
TT Mã VT Tên vật t ĐVT Đơn giá
Sổ sách Thực tế Chênh lệch
SL GT SL GT Thõa ThiÕu
SL GT SL GT SL GT
3 1DGAN Dầu gan cá Kg 150.000 56,00 8.400.000 31,00 4.650.00 25,00 3.750.00
Tổng cộng 440.565.312 437.123.753 325.796 17.355 3.750.00 Đại diện ban kiểm kê
DS Nguyễn Duy Vinh Thủ Kho
DS Hoàng Thị Cẩn Kế toán trởng
CN Nguyễn Thị Mùi Giám đốc
Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ
Diễn giải Tài khoản Số phát sinh
01/12 PN 12 N1, SX độc hoạt tăng ký sinh.
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 70 207 Độc hoạt tăng ký sinh 621 D05 70 207
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 22 002 865 03/12 PN 13 NhËp Cao Slaska SKS 325
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 26 035 000
11/12 PN 15 Nhập mua hàng 510 Kg Mg
Stearat Hd 15351 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 13 260 000 Thuế GTGT đợc khấu trừ 1331 1 326 000
Phải trả cho ngời bán 331 14 586 000
16/12 HĐ Xuất bán NVL HĐ 0002887
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 7 251 588, 5 Phải thu của khách hàng 131 8 687 250
Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ 5111 7897 500
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 10 455 315 Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 10 455 315
31/12 PX 408 Xuất huỷ, h hao sau kiểm kê
Nguyên liệu, vật liệu chính 1521 3 767 355
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán chi tiết NVL
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán
- Tại phòng kế toán, sau khi nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất NVL, máy tự động chạy theo chơng trình và cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật t với từng mã vật t trong danh mục vật t đã cài đặt, ví dụ nh "sổ chi tiết vật t", "bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn".
Sổ chi tiết vật liệu: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết tình hình nhập - liệu do kế toán vật liệu mở để ghi chép hàng ngày trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Đồng thời số liệu trên sổ chi tiết vật liệu là cơ sở để lập
"Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn".
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn: Phản ánh các thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên vật liệu cũng nh tổng hợp tình hình vật liệu của toàn công ty Căn cứ để lập bảng này là bảng tổng hợp nhập - tồn tháng trớc và sổ chi tiết vật t Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc dùng làm căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 152.
Kho: KH008 - Kho dợc liệu hóa chất 75 Yên Ninh VËt t: 1MGST - Mg Stearat, §vt: Kg, TK: 1521
Khách hàng Diễn giải Mã nx Đơn giá Nhập Xuất
Ngày Số Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị
01/12 PX332 Astemizol - Saste Sx 1.000.000 viên astemizol SKS HL 09 621A04 25.971.7 2.100 54.541
02/12 PX 83 Haioperidol - SHALO Sx 600.000 x 2 viên Haloperidol
03/12 PX 97 Bisacodyl - BSIA Sx 1.000.000 x 2 viên Bisacodyl
11/12 PN 15 Công ty dợc phẩm TWII Nhập 510 kg Mg Stearat HĐ 15351 331 26 000 510 13260000
23/12 PX 7286 Kho hóa chất phụ liệu Phú Thợng Xuất điều chuyển HĐ 0005051 1521 25.971,7 45,00 1.168.727
CO., LTD - MCK 104 NK 8000kg MGST x 1,4679 = 11743$x tỷ giá 15780 IVN.IB04120lex 331
40249 Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 25,971,7 8000,00
Ngày… tháng… năm tháng… tháng… năm năm
Tổng hợp nhập xuất tồn
Kho: KHO08 - Kho dợc liệu hóa chất 75 Yên Ninh
TT Mã vật t Tên vật t ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị Số lợng Giá trị
3 1DGAN Dầu gan cá Kg 25 3.625.000 31,000 4.775.000 25,000 3.750.000 31,00 4.650.000
(Ký, họ tên Ngời lập biểu
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại kho:
Tại công ty Cổ phần Traphaco thực hiện hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi the song song Theo phơng pháp này thủ kho dùng
"thẻ kho" để ghi chép tình hình nhập khẩ, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho.
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về vật liệu, thủ kho tiến hành ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng vào thẻ kho Mỗi loại chứng từ nhập, xuất đợc ghi một dòng trên thẻ kho và thẻ kho đợc mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệ, cuối ngày tính ra số tồn kho để tính ra cột tồn trên thẻ kho Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán
Kho: KHO08 - Kho dợc liệu hóa chất 75 Yên Ninh
VËt t: IMGST - Mg Stearat, §VT: KG
Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn Ngày Số kho
01/12 PX 332 Astemizol SX 1.000.0000 viên astemizol SKS HL09 621A04 2,100 558,500 02/12 PX 83 Haloperidol
SX 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04405
11/12 PN 15 Công ty dợc phÈm TW II NhËp 510 Kg stearat 331 510 1.061,900
Kho hãa chÊt phụ liệu GMP Phú Thợng
C.ty XNK thiÕt bị vật t Hải Hoàng
Ngày… tháng… năm tháng… tháng… năm năm… tháng… năm
Ngêi lËp biÓu(Ký, họ tên)
Vậy ta có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Traphaco nh sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu hàng ngày Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại công ty
PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt kho
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán chi tiết
Tổng hợp nhập - xuất - tồn Tổng hợp nhập - xuất - tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán tổng hợp
Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần traphaco
Những nhận xét chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phÇn Traphaco
Trong những năm gần đây, cùng với xu hớng đi lên của đất nớc, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và các doanh nghiệp trong ngành y dợc ở n- ớc ta nói riêng ngày càng phát triển, khẳng định đợc vị trí của mình trên thị tr- ờng trong nớc cũng nh trên thị trờng quốc tế Đó là nhờ sự chỉ đạo đúng đắn của Đảng và Nhà nớc, sự cố gắng nỗ lực vơn lên của chính bản thân mỗi doanh nghiệp.
Song song với quá trình phát triển đó, Công ty Cổ phần TRAPHACO ngày nay đã không ngừng lớn mạnh trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu của ngành y dợc Việt Nam Công ty luôn cố gắng nỗ lực phát huy những thế mạnh sẵn có, khắc phục những mặt còn hạn chế để hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao Trong đó Công ty đặc biệt chú trọng đến việc hoàn thiện công tác kế toán và có những cải thiện thiết thực để đáp ứng nhu cầu trong t×nh h×nh míi.
Hiện nay, bộ máy kế toán tại Công ty hoạt động tơng đối có hiệu quả, là cánh tay phải đắc lực góp phần tạo nên những thắng lợi cho Công ty.
1.1.1 Về bộ máy kế toán:
Với đội ngũ nhân viên kế toán còn trẻ, có năng lực, có trình độ chuyên môn, nhiệt tình công tác, đợc sự giám sát chỉ đạo kịp thời của kế toán trởng nên công tác kế toán tại Công ty đợc tổ chức một cách khoa học, có hiệu quả, tránh đợc sự chống chéo giữa các bộ phận.
Công việc kế toán đợc phân công đều và hợp lý cho từng ngời trong phòng đã tạo ra sự phối hợp có hiệu quả giữa kế toán các phần hành, giúp cho kế toán tại Công ty trở thành công cụ quản lý hữu hiệu, cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho ban lãnh đạo và những ngời quan tâm.
Tại Công ty, bộ máy kế toán đợc tổ chức giản đơn, gọn nhẹ, theo mô hình tập trung Mô hình này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty, đồng thời tạo điều kiện cho ban lãnh đạo theo dõi tốt hơn mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mình, từ đó có thể đa ra những quyết định chỉ đạo kịp thời và có hiệu quả.
1.1.2 Việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần TRAPHACO:
Công ty thờng tổ chức các buổi tập huấn, phổ biến những văn bản mới ban hành cho các nhân viên kế toán, do đó công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty nói riêng và công tác kế toán tại Công ty nói chung luôn đợc cập nhật, tuân thủ các quy định, chế độ kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành.
* Về sử dụng và tổ chức luân chuyển chứng từ:
Công ty sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, ngoài ra còn tổ chức thêm một số chứng từ phù hợp với đặc điểm của Công ty. Quá trình luân chuyển chứng từ đợc tổ chức khoa học, chặt chẽ từ việc lập, phê duyệt đến lu trữ và bảo quản, giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đợc thuận lợi, rõ ràng.
* Về sử dụng hệ thống sổ sách kế toán:
Nhìn chung, Công ty đã sử dụng khá đầy đủ các loại sổ về kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán các phần hành khác nói chung Điều này giúp cho kế toán phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ chi tiết đến tổng hợp, tiện cho việc theo dõi, kiểm tra đối chiếu, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của Công ty.
* Về hình thức ghi sổ kế toán áp dụng:
Tại Công ty hiện nay tổ chức hệ thống sổ theo dõi hình thức nhật ký chung, hình thức này phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp có quy mô vừa nh Công ty và nhất là khi công tác kế toán tại Công ty hầu hết đã có sự trợ giúp của máy vi tính Hình thức này dễ kiểm tra đối chiếu, tránh đợc sự bỏ sót các nghiệp vụ.
* Về phơng pháp hạch toán tại Công ty
Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp sản xuất, vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung chiếm một vị trí rất quan trọng, do đó để đảm bảo độ chính xác cao và cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật công ty đã lựa chọn hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Đây là sự lựa chọn hợp lý, thể hiện sự vận dụng đúng đắn chế độ kế toán.
1.1.3 Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty:
Ngoài những u điểm trên, công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty còn có thêm một số u điểm sau:
* Về xây dựng danh điểm vật t tại Công ty:
Tại Công ty nguyên vật liệu đa dạng về số lợng, quy cách, chủng loại, mỗi nguyên vật liệu lại mang một tên gọi hóa học rất khó nhớ Vì vậy, việc Công ty tiến hành mã hóa các nguyên vật liệu theo phơng pháp gợi nhớ và cách phân loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ trong việc mã hóa đã đóng góp một phần thành công quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu Công ty Giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu tại Công ty có hiệu quả, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ khi nhập các dữ liệu vào máy vi tính Ngoài ra, việc mã hóa theo cách trên sẽ rất thuận lợi trong việc mã hóa cho các nguyên vật liệu tiếp theo khi Công ty sử dụng thêm một số loại nguyên vật liệu mới.
* Công tác kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho:
Do sản phẩm Công ty làm ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cho cộng đồng, ý thức rõ điều đó vì vậy việc kiểm tra nguyên vật liệu trớc khi đa vào nhập kho đợc công ty đặc biệt chú trọng Việc kiểm tra này đợc Công ty tiến hành xem xét trên cả hai mặt số lợng lẫn chất lợng.
Nguyên vật liệu tại Công ty không phân biệt do nguồn vào cung cấp, trớc khi đa vào nhập kho đều phải trải qua quá trình kiểm tra chặt chẽ thông qua các thông số kỹ thuật do phòng Kiểm tra chất lợng thực hiện Khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và có xác nhận của trởng phòng Kiểm tra chất l- ợng và phó giám đốc sản xuất thì mới đợc nhập kho.
Việc kiểm tra chặt chẽ quá trình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty giúp cho chất lợng nguyên vật liệu nhập kho luôn đợc đảm bảo Từ đó hạn chế tối đa vật liệu bị h hỏng trong quá trình lu trữ và bảo quản, tránh đợc hiện tớng gián đoạn trong quá trình sản xuất do nguyên vật liệu gây ra.
* Về các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu:
Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần TRAPHACO
Để hoàn thiện hơn nữa hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần TRAPHACO em xin đa ra một số kiến nghị sau:
2.1 Về việc phân loại nguyên vật liệu:
Theo nh đã trình bày ở trên, việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cha thật hợp lý và cha hoàn toàn phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Để việc phân loại nguyên vật liệu tại Công ty đợc thật chính xác và hợp lý, Công ty nên chi tiết nguyên vật liệu thành: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu khi đó tài khoản 152 gồm 3 tiểu khoản sau:
- Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính.
- Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ.
Việc tách nguyên vật liệu ra thành 3 nội dung nh trên sẽ giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty đợc tốt hơn, giúp việc quản lý nhiên liệu sử dụng tại Công ty đợc chính xác hơn, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp có sử dụng nhiều nhiên liệu phục vụ cho sản xuất trong kỳ nh Công ty.Ngoài ra, Công ty nên điều chỉnh cách sắp xếp nguyên vật liệu vào từng phần nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ và nhiên liệu cho thật chính xác Những nguyên liệu chỉ có tác dụng tăng thêm màu sắc cho sản phẩm nh phẩm đỏ, phẩm chocolate,… Trong thì Công ty không đợc xếp chúng vào nguyên vật liệu chính nh hiện nay, mà phải xếp chúng vào nguyên vật liệu phụ.
2.2 Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho:
Từ sự phân tích ở trên ta thấy phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho mà Công ty áp dụng hiện nay sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán tại Công ty.
Mặt khác, do công tác kế toán tại Công ty đã có sự hỗ trợ của máy vi tính trong việc tính toán về thế để khắc phục nhợc điểm trên Công ty nên áp dụng phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần tập Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập nguyên vật liệu vào kho ta sẽ xác định đợc giá cho nguyên vật liệu xuất kho vì thế thông tin kế toán cung cấp có tính kịp thời, chính xác và không gây khó khăn cho công tác kế toán tại Công ty Cụ thể phơng pháp này nh sau:
Trong đó đơn giá bình quân đợc xác định theo công thức sau:
2.3 Về xử lý nguyên vật liệu h hỏng, thừa, thiếu trong quá trình bảo quản:
Nh đã trình bày ở trên, Công ty đã xác định mức h hỏng, thiếu nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản tại kho nhng Công ty cha sử dụng định mức này để xử lý.
Theo em, khi phát hiện thừa, thiếu, h hỏng nguyên vật liệu tại kho công ty cần đối chiếu với định mức thừa, thiếu, h hỏng nguyên vật liệu mà Công ty đã xác định Với những nguyên vật liệu thừa thiếu trong định mức Công ty nên hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, còn đối với những nguyên vật liệu thừa thiếu ngoài định mức Công ty cần xác định nguyên nhân cụ thể để có biện pháp xử lý đúng đắn, có nh vậy mới nâng cao đợc hiệu quả trong công tác bảo quản nguyên vật liệu, nâng cao đợc trách nhiệm của những ngời có liên quan trong quá trình bảo quản nguyên vật liệu.
2.4 Công ty nên mở thêm sổ nhật ký mua hàng:
Tại Công ty cổ phần TRAPHACO nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài vì thế các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trong tháng diễn ra với số lợng lớn Do đó để giản đơn và tiện theo dõi, Công ty nên mở thêm sổ nhật ký mua hàng để ghi chép các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu trong tháng.
Sổ này chỉ dùng để theo dõi các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau hoặc trả tiền trớc cho ngời bán Sổ này là một phần của sổ nhật ký chung nên phơng pháp ghi vào sổ tơng tự nh cách ghi vào sổ nhật ký chung, và các nghiệp vụ đã đợc ghi vào sổ nhật ký mua hàng thì không đợc ghi vào sổ nhật ký chung và ngợc lại Cuối tháng kế otán cộng số liệu trên sổ nhật ký mua hàng chuyển sang sổ cái Sau này là mẫu số nhật ký mua hầng mà Công ty nên áp dụng:
Sổ nhật ký mua hàng
Tài khoản ghi nợ Phải trả ng- ời bán (ghi cã)
Sè trang tríc chuyÓn sangCéng chuyÓn sang trang
Trải qua 34 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần TRAPHACO ngày nay đã thực sự lớn mạnh, trở thành một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành y dợc Việt Nam Công ty có bộ máy hoạt động phối hợp nhịp nhàng, kết hợp chặt chẽ với nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của Công ty Trong bộ máy đó, công tác kế toán ngày càng phát huy đợc vai trò của mình, trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu Tại đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đợc tổ chức hợp lý, không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành mà còn có sự vận dụng sáng tạo phù hợp với đặc điểm của Công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần TRAPHACO, qua nghiên cứu tìm hiểu đã giúp em có thêm nhiều hiểu biết về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng.
Do hiểu biết và trình độ lý luận còn hạn chế nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp không tránh khỏi những thiết sót Em rất mong nhận đợc sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo cùng các anh chị trong phòng kế toán công ty cổ phần TRAPHACO để bản chuyên đề này có ý nghĩa hơn nữa về phơng diện lý luận và thực tiễn.
Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty cùng các anh chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần TRAPHACO và đặc biệt là thầy giáo hớng dẫn Nguyễn Quốc Trung đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2008
Sinh viên thực hiệnPhạm Thị Lan Anh
Chơng 1: Tổng quan về Công ty cổ phần Traphaco 3
1 Quá trình hình thành và phát triển 3
1.1- Giai đoạn 1 ( Từ 28/11/1972 đến tháng 6/1993) 3
1.2- Giai đoạn 2 ( T ừ tháng 6/1993 đến hết tháng 9/1999) 3
1.3- Giai đoạn 3 ( T ừ tháng 9 năm 1999 đến nay) 4
2 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất 6
2.3 Đặc điểm dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị 8
2.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 10
3 Đặc điểm tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty cổ phần Traphaco 14
3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng 17
3.2 Hệ thống chứng từ Kế toán 17
3.3 Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty 18 phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 20
1 Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 20
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần traphaco 20
1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 22
2 Tổ chức kế toán nhập NVL 26
2.1 Kế toán nhập vật liệu do mua ngoài 26
2.2 Kế toán nhập vật liệu do tự sản xuất thành nhập kho 37
2.3 Kế toán nhập vật liệu do sản xuất dùng không hết, nhập lại kho 40
3 Kế toán xuất nguyên vật liệu 40
3.1 Kế toán xuất nguyên vật liệu cho sản xuất 41
3.2 Kế toán xuất nguyên vật liệu bán ra ngoài 45
3.3 Kế toán xuất nguyên vật liệu điều chuyển giữa các kho 47
4 Tổ chức kế toán kiểm kê NVL tại doanh nghiệp 49
4.1 Trờng hợp kiểm kê phát hiện thừa 52
4.2 Trờng hợp kiểm kê phát hiện nguyên vật liệu thiếu, h hao 52
5 Kế toán chi tiết NVL 57
Chơng III: Một số nhận xét và ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần traphaco 63
1 Những nhận xét chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phÇn Traphaco 63
1.1.1 Về bộ máy kế toán: 63
1.1.2 Việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần TRAPHACO: 64
1.1.3 Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty: 65
1.2 Những vấn đề cần hoàn thiện: 67
1.2.1 Về phân loại nguyên vật liệu: 68
1.2.2 Tính giá vật liệu xuất kho: 68
1.2.3 Việc xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu, h hỏng trong quá trình bảo quản: 69
2 Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần TRAPHACO 69
2.1 Về việc phân loại nguyên vật liệu: 69
2.2 Về tính giá nguyên vật liệu xuất kho: 70
2.3 Về xử lý nguyên vật liệu h hỏng, thừa, thiếu trong quá trình bảo quản: 70
2.4 Công ty nên mở thêm sổ nhật ký mua hàng: 71
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
