Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy in quân đội

Là một doanh nghiệp sản xuất, ý thức sâu sắc đợc vaitrò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,Nhà máy đã rất chú trọng đến công tác kế toán nguyên vậtliệu và coi nó là

Lời mở đầu

Nền kinh tế thị trờng với sự tự do cạnh tranh, bình

đẳng giữa các thành phần kinh tế mở ra cho các doanhnghiệp nhiều cơ hội vơn lên tự khẳng định mình Tuynhiên, nó cũng đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều khó khăn,thử thách cần phải giải quyết Các doanh nghiệp muốn đứngvững trên thị trờng phải chấp nhận cạnh tranh và tìm chomình một phơng án kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế caonhất Để thực hiện đợc điều đó, doanh nghiệp phải tiếnhành quản lý một cách đồng bộ các yếu tố cũng nh các khâucủa quá trình sản xuất kinh doanh Hạch toán kế toán là mộtcông cụ không thể thiếu đợc nhằm quản lý việc sử dụng tàisản, vật t, tiền vốn một cách chủ động, sáng tạo và có hiệuquả

Trong các doanh nghiệp sản xuất, kế toán nguyên vậtliệu là một khâu quan trọng vì chi phí nguyên vật liệu th-ờng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, cho nênmột sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng ảnh hởng

đến thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp Việc quản lýnguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ góp phần tiết kiệm nguyênvật liệu, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao sức cạnh tranhcho sản phẩm của doanh nghiệp Hạch toán tốt nguyên vậtliệu sẽ đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu một cách kịp thờicho sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việcchấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn chặnviệc sử dụng lãng phí vật liệu trong sản xuất, từ đó hạ thấpgiá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp sản xuất, ý thức sâu sắc đợc vaitrò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất,Nhà máy đã rất chú trọng đến công tác kế toán nguyên vậtliệu và coi nó là một bộ phận quản lý không thể thiếu đợctrong toàn bộ công tác quản lý của Nhà máy

Qua thời gian thực tập tại Nhà máy in Quân đội, nhậnthức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vậtliệu trong quá trình sản xuất, đợc sự hớng dẫn tận tình củathầy giáo Trần Đức Vinh cùng sự giúp đỡ, góp ý nhiệt tình củacác cô, chú trong phòng tài chính kế toán của Nhà máy, em

Nội dung của Chuyên đề bao gồm 2 phần chính:

Phần I: Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu với

việc tăng cờng công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội.

Phần II: Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nguyên

vật liệu tại Nhà máy in Quân đội.

Mặc dù đã rất cố gắng nhng do nhận thức và trình độcòn hạn chế nên Chuyên đề chắc chắn không tránh khỏinhững tồn tại và thiếu sót Do vậy, em rất mong nhận đợc sự

đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, các cô, chú trongphòng Tài chính - Kế toán của Nhà máy nhằm hoàn thiệnhơn nữa đề tài mà em nghiên cứu

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần

Đức Vinh cùng các cô chú trong phòng tài chính kế toán củaNhà máy in Quân đội đã tận tình giúp đỡ em hoàn thànhChuyên đề này

Hà nội, ngày 30 tháng 04 năm 2004

Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Dung

Phần I

Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu

tại Nhà máy in quân đội

i giới thiệu kháI quát về Nhà máy in quân đội

1 Quá trình hình thành và phát triển của Nhà máy in Quân đội

Nhà máy in Quân đội thuộc Tổng cục Chính trị - BộQuốc phòng, đợc thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1946 trong

điều kiện toàn Đảng, toàn dân và toàn quân ta chuẩn bị

b-ớc vào cuộc kháng chiến trờng kỳ gian khổ chống lại thựcdân Pháp xâm lợc Cho đến nay, Nhà máy in Quân đội đã

có đợc 58 năm hoạt động Do yêu cầu của Nhà nớc cũng nh

để đáp ứng nhu cầu của thị trờng và tạo điều kiện thuận lợi

cho quá trình sản xuất kinh doanh, Nhà máy in Quân đội đãqua rất nhiều lần đổi tên, sáp nhập và hợp nhất

Khi mới thành lập Nhà máy mang tên là Xởng in báo SaoVàng Lúc này, chức năng và nhiệm vụ của Nhà máy chỉ là insách báo, tạp chí, tài liệu truyền đơn phục vụ cho cuộckháng chiến Và bát chữ đầu tiên của Nhà máy là lời kêu gọitoàn quốc kháng chiến của Bác Đây là niềm vinh dự và tựhào của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong Nhà máy

Trong những ngày đầu thành lập, toàn bộ cán bộ, côngnhân viên trong Nhà máy chỉ có 18 ngời Với những cỗ máy

cũ kỹ, thô sơ và những tạp chí, sách báo ít ỏi, lại là nhà máy

đầu tiên của Quân đội nên đã gặp không ít khó khăn Songtoàn bộ cán bộ, công nhân viên của Nhà máy, đa số là sĩquan bộ đội, đã đồng tâm hiệp lực đa Nhà máy vào sảnxuất với số lợng và chất lợng ngày một nâng cao

Ngày 19 tháng 1 năm 1947, tại Hội nghị chính trị viêntoàn quốc lần thứ nhất, Xởng in báo Sao Vàng đợc đổi tênthành Nhà in Vệ quốc quân

Tháng 6 năm 1950, hai tờ báo Vệ quốc quân và Quân dukích hợp thành tờ báo chung, tờ Quân đội nhân dân Cùngthời gian này, Nhà máy in Quân du kích sáp nhập về với Nhàmáy in Vệ quốc quân và lấy tên là Nhà máy in Quân đội.Cuối năm 1954, Nhà in Quân sự cùng một số cơ sở in kháccủa đại đoàn 351, liên khu Việt Bắc, miền Đông Nam bộ sápnhập vào Nhà máy in Quân đội

Trong cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp thắng lợi

có một phần đóng góp của Nhà máy in Quân đội, đó là innhững tài liệu tuyên truyền và một số truyền đơn, sách báophục vụ cho cuộc kháng chiến, động viên cổ vũ tinh thầnchiến đấu của quân và dân ta Do tính chất công việc của

thời kỳ đó nên việc đảm bảo an toàn cho Nhà máy là tuyệt

đối, vì vậy Nhà máy đã phải di chuyển nhiều nơi Khi cuộckháng chiến giành thắng lợi, hòa bình lập lại ở miền Bắcmang lại niềm vui cho toàn Đảng, toàn dân, toàn quân ta nóichung và Nhà máy in Quân đội nói riêng Đến đây, Nhà máy

đợc xây dựng cố định tại thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm,

Hà Nội Nhà máy đợc khánh thành và đi vào sản xuất tháng 6năm 1960

Sau một thời gian chuẩn bị và thực tập, bớc vào năm

1961, Tổng cục chính trị chính thức giao nhiệm vụ cho Nhàmáy in Quân đội bắt đầu thực hiện hạch toán kinh tế Điềunày đánh dấu một bớc trởng thành của Nhà máy, tạo điềukiện để Nhà máy cùng với cả nớc xây dựng kinh tế Nếu nh từnăm 1961 trở về trớc, Nhà máy quản lý theo lối hành chínhbao cấp, chỉ biết làm mà không tính toán lỗ, lãi, không tiếtkiệm nhân lực, vật t, miễn sao hoàn thành nhiệm vụ, thìnay sản xuất có hiệu quả kinh tế, định mức về lao động,vật t đợc quy định rõ ràng, chỉ tiêu về kế hoạch sản xuấtphải đạt và vợt mức trên đề ra Cách quản lý khoa học đó đãgóp phần thúc đẩy sản xuất của Nhà máy

Để phù hợp với xu thế chung của đất nớc khi bớc sang nềnkinh tế thị trờng và do nhu cầu mở rộng hơn nữa trong lĩnhvực sản xuất kinh doanh, ngày 27 tháng7 năm 1993, Bộ Quốcphòng ra quyết định số 358/QĐ-QP thành lập Doanh nghiệpNhà nớc - Nhà máy in Quân đội Thực tế trong thời kỳ này,Nhà máy gặp không ít khó khăn Sự cạnh tranh trong quátrình sản xuất thờng xuyên diễn ra Song với sự đồng tâmcủa cán bộ công nhân viên trong Nhà máy, sự quan tâm của

Đảng, của Tổng cục chính trị và đặc biệt là ban lãnh đạo

đã không ngừng tìm tòi đổi mới công nghệ in, nâng caotrình độ tay nghề của đội ngũ công nhân viên, mở rộng thịtrờng, Nhà máy đã hoà nhập với cơ chế thị trờng hiện nay

Nh vậy, hiện nay Nhà máy in Quân đội là một doanhnghiệp Nhà nớc, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng, thựchiện hạch toán độc lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệpNhà nớc Ngành nghề kinh doanh chính của Nhà máy hiệnnay là in ấn sách, tạp chí, biểu mẫu, sổ sách quản lý và cácloại văn hoá phẩm khác Ngoài nhiệm vụ kinh doanh độc lậptheo luật định nh trên thì Nhà máy còn phải đảm bảonhiệm vụ chính trị nh: phục vụ mọi nhu cầu in của Quân

đội, thờng xuyên duy trì đảm bảo sẵn sàng cơ động phục

vụ hợp đồng tác chiến khi có nhu cầu

Với sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nớc, của Tổng cụcchính trị và sự năng động, sáng tạo trong sản xuất kinhdoanh nên tình hình sản xuất của Nhà máy tơng đối hiệuquả, thể hiện qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:

Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động sản

xuất kinh doanh của Nhà máy in Quân đội

(Nguồn: Báo cáo tài chính của Nhà máy in Quân đội năm 2001, 2002,

3 Doanh thu thuần về BH 32.754.742.86

Đặc điểm nổi bật của hoạt động sản xuất kinh doanh

tại Nhà máy in Quân đội là Nhà máy sản xuất theo đơn đặthàng Việc dự toán chi phí cũng nh xác định giá thành vàkết quả kinh doanh đều dựa trên các hợp đồng kinh tế Dovậy, quá trình sản xuất là quá trình chủ đạo trong hoạt

động của Nhà máy Để có đợc một sản phẩm in hoàn chỉnhthì quá trình sản xuất phải trải qua quy trình công nghệsau:

Sơ đồ 1: Sơ đồ quy trình công nghệ in của Nhà máy

in Quân đội

Sắp chữ vi tính Tách màu điện

+ Sắp chữ vi tính, tách màu điện tử: Từ những trangbản thảo của khách hàng, bộ phận vi tính sẽ đánh máy vitính, sắp xếp, trình bày và lựa chọn màu sắc theo yêu cầucủa khách hàng.

+ Lập maket: Trên cơ sở những trang đánh máy, bộ phậnlập maket sẽ tiến hành bố trí các trang in, trang ảnh, phụ bản

+ In: Khi nhận đợc các bản kẽm hoặc bản nhôm do bộphận chế bản chuyển sang, lúc này bộ phận in offset sẽ tiến

hành lên khuôn in và in hàng loạt theo các chế bản khuôn in

đó

+ Hoàn thiện sản phẩm: Khi nhận đợc các trang in củamáy in chuyển sang, bộ phận thành phẩm (phân xởng hoànthiện sách) sẽ tiến hành gấp các trang in thành trang, thànhcác tay sách và đóng thành quyển, sau đó đóng bìa xéngọn ba mặt sách cho đẹp, cuối cùng là kiểm tra, đóng góisản phẩm để xuất giao cho khách hàng

2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Nhà máy in Quân đội

Toàn bộ khu vực sản xuất của Nhà máy chia làm bốnphân xởng, đợc bố trí sắp đặt theo dây chuyền côngnghệ khép kín, có liên quan chặt chẽ với nhau, bao gồm:phân xởng chế bản, phân xởng máy in, phân xởng hoànthiện sản phẩm, phân xởng tái sản xuất Presensitized Plate(P/S) Mối quan hệ giữa Nhà máy với các phân xởng đợc biểuhiện qua sơ đồ 2

- Phân xởng chế bản: Thực hiện công việc đầu tiên củamột sản phẩm in, đó là sắp chữ vi tính và tách màu điện

tử Sau khi thực hiện việc sắp chữ vi tính và tách màu điện

tử, công nhân phân xởng chế bản sẽ tiến hành lập maket vàbình bản

- Phân xởng máy in: Có nhiệm vụ kết hợp bản in với giấy,mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu kỹ thuật Phân xởngmáy in đợc chia thành 3 tổ: Tổ phơi bản, tổ máy 1, tổ máy2

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức hoạt động kinh doanh của

Nhà máy in QĐ

Giám đốc

Phó giám đốc

kế hoạch sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất

: Quan hệ chỉ đạo

: Trình tự dây truyền sản xuất

- Phân xởng hoàn thiện sản phẩm: bao gồm 4 tổ: Tổsách 1, tổ sách 2, tổ sách 3 và tổ kiểm tra chất lợng sảnphẩm, có nhiệm vụ xén, gấp, đóng sách, kiểm tra chất lợng

để tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh

- Phân xởng tái sản xuất Presensitized Plate (P/S): Cónhiệm vụ sản xuất các bản diazô trên cơ sở sử dụng các đếkhuôn cũ, nhờ đó mà các bản diazô có thể sử dụng thêm đợc

2 hoặc 3 lần nữa, nh vậy sẽ tiết kiệm đợc chi phí vì khôngphải mua mới

Các phân xởng này đều chịu sự giám sát trực tiếp củaphó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất và phòng kếhoạch sản xuất thông qua các quản đốc phân xởng

2.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại Nhà máy in Quân

đội

Cùng với quá trình phát triển, Nhà máy in Quân độikhông ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của mình.Cho đến nay, Nhà máy tổ chức bộ máy quản lý theo một hệthống chặt chẽ, bao gồm : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 4phòng ban và 2 tổ trực thuộc Mối quan hệ giữa Ban giám

đốc với các phòng ban trong Nhà máy in Quân đội đợc kháiquát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy

Phòn

g Hành chín

h tổ chức

Tổ cơ

điện

Tổ bảo vệ

- Phó giám đốc chính trị: Nhà máy là một doanhnghiệp trực thuộc Tổng cục chính trị - Bộ quốc phòng chonên việc giáo dục chính trị, t tởng cho cán bộ công nhânviên trong Nhà máy là rất cần thiết Vì vậy, Nhà máy đã bầu

ra một phó giám đốc chính trị làm nhiệm vụ tổ chức côngtác chính trị, t tởng, tuyên truyền những chủ trơng, chínhsách mới của Đảng và của Nhà nớc cho toàn Nhà máy

- Phó giám đốc phụ trách về kế hoạch sản xuất kinhdoanh: Là ngời giúp giám đốc điều hành trong lĩnh vực sảnxuất kinh doanh, có nhiệm vụ theo dõi, chỉ đạo, giám sát mọihoạt động của phòng kế hoạch sản xuất và các phân xởngsản xuất, có trách nhiệm báo cáo mọi vấn đề liên quan đếnhoạt động sản xuất kinh doanh với giám đốc

* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:

- Phòng kế hoạch sản xuất: Chịu sự quản lý của phógiám đốc phụ trách kế hoạch sản xuất, có chức năng nhiệm

vụ là tìm kiếm thị trờng, giao dịch trực tiếp với khách hàng,

ký kết các hợp đồng, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ kếhoạch sản xuất cho các phân xởng trực thuộc, theo dõi, kiểmtra quá trình sản xuất

- Phòng vật t: Có chức năng tìm kiếm các nguồn vật t,

đảm bảo cung cấp vật t đầy đủ cho quá trình sản xuất củaNhà máy Trên cơ sở kết quả nghiên cứu của phòng kế hoạchsản xuất, phòng vật t lập kế hoạch mua vật t, dự trữ, bảoquản vật t sao cho đáp ứng đợc đầy đủ yêu cầu của quátrình sản xuất

- Phòng tài chính: Có chức năng làm tham mu cho giám

đốc về mặt tài chính kế toán, lập và thực hiện tốt các kếhoạch tài chính, chịu trách nhiệm phản ánh các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của

Nhà máy, tính toán thu nhập, chi phí, lỗ lãi, lập các báo cáo tàichính, tiến hành thanh quyết toán với Nhà nớc, với bạn hàngtrên cơ sở chấp hành đúng chế độ, quy định của Nhà Nớc.

- Phòng hành chính - tổ chức: Có trách nhiệm thực hiện,chỉ đạo công tác hành chính, tổ chức, làm tham mu chogiám đốc về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, quản lý,

bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu của sản xuất, chịutrách nhiệm tính và quản lý quỹ lơng, xem xét nâng bậc l-

ơng cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, theodõi thi đua, chế độ Bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động

- Tổ cơ điện: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo dỡng máymóc, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện của Nhà máy,chạy máy phát điện khi cần thiết, đảm bảo cho hoạt độngsản xuất đợc tiến hành liên tục theo đúng tiến độ

- Tổ bảo vệ: Làm nhiệm vụ bảo vệ cơ sở vật chất, tàisản, đảm bảo an ninh cho Nhà máy

Nh vậy, Nhà máy in Quân đội có bộ máy quản lý theoquan hệ trực tuyến - chức năng, là quan hệ từ trên xuống.Các phòng ban đợc tổ chức hết sức gọn nhẹ, hợp lý, phù hợpvới tình hình thực tế, đảm bảo tính thồng nhất khách quantrong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh củaNhà máy

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy

bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tấtcả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán.

Bộ máy kế toán của Nhà máy có 5 ngời, bao gồm: Kế toántrởng, 3 kế toán viên phần hành và 1 kế toán tổng hợp Mốiquan hệ giữa kế toán trởng với các bộ phận trong phòng tàichính - kế toán đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy

* Nhân viên kế toán tổng hợp, tài sản cố định, lơng vàphân bổ lơng có chức năng, nhiệm vụ sau:

- KT TMặt, TGNH, tiền vay

- KTTT với ngân sách, nhà cung cấp

- KT chi phí & giá thành

- KT tiêu thụ

- KTTT với khách hàng

- Ghi chép, phản ánh chi tiết và tổng hợp một cáchchính xác, kịp thời số lợng, giá trị tài sản cố định hiện có,tình hình tăng giảm và hiện trạng tài sản cố định trongphạm vi toàn Nhà máy, cũng nh tại từng bộ phận sử dụng tàisản cố định Tính toán và phân bổ đầy đủ, chính xácmức khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinhdoanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy

định Tính toán, phản ánh kịp thời, chính xác tình hìnhxây dựng, trang bị thêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡbớt làm tăng, giảm nguyên giá tài sản cố định cũng nh tìnhhình thanh lý, nhợng bán tài sản cố định

- Theo dõi tổng hợp tất cả các phần hành kế toán củaNhà máy, lập các báo cáo tài chính định kỳ gửi các cơ quanchức năng theo đúng quy định, đáp ứng kịp thời các báocáo về tài chính khi kế toán trởng, ban giám đốc yêu cầu

- Dựa trên kết quả tiền lơng do phòng hành chính tổchức tính đợc sẽ tiến hành tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, kinh phí công đoàn phải thu từ lơng và phân bổ đầy

đủ, chính xác tiền lơng, các khoản trích nộp theo lơng vàochi phí

* Nhân viên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụkiêm thủ quỹ có nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, giám sát tình hình nhập, xuất, tồn và sửdụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tính toán và phản ánhchính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụtồn kho, đối chiếu số tồn trên sổ sách với số tồn thực tếtrong kho, lập các chứng từ và các báo cáo liên quan đếnnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Do đặc điểm của tổ chức bộ máy kế toán, nhân viên

kế toán vật t kiêm chức năng một thủ quỹ, quản lý tiền mặt

của Nhà máy Thủ quỹ có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt theocác phiếu thu, phiếu chi khi đã có đầy đủ thủ tục, có đủchữ ký của kế toán trởng, giám đốc

* Nhân viên kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiềnvay, thanh toán với ngân sách, với nhà cung cấp có nhiệm vụsau:

- Hàng ngày theo dõi và phản ánh tình hình thu chi vàtồn quỹ tiền mặt, viết các phiếu thu, phiếu chi sau khi có

- Phản ánh chi tiết từng khoản vay, từng lần vay với từng

đối tợng cho vay, phản ánh tình hình trả nợ vốn và lãi theoquy định trong khế ớc vay

- Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộpkhác cho Nhà nớc theo đúng chế độ quy định

- Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mở

sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng nhà cung cấp

* Nhân viên kế toán chi phí, tính giá thành, tiêu thụthành phẩm và thanh toán với khách hàng có nhiệm vụ sau:

- Tập hợp và phân bổ chính xác, kịp thời các loại chiphí sản xuất theo từng đơn đặt hàng, xác định chi phísản xuất dở dang của những đơn đặt hàng cha hoàn thànhtrong kỳ kế toán

- Tính toán chính xác giá thành của các sản phẩm đãhoàn thành

- Tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng hàng tháng,hàng quý, từ đó xác định đợc lợi nhuận của từng đơn đặthàng

- Theo dõi tình hình thanh toán với các khách hàng,

mở sổ theo dõi chi tiết công nợ đến từng khách hàng

3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Nhà máy in Quân đội tổ chức vận dụng chứng từ thốngnhất theo hệ thống danh mục chứng từ do Bộ Tài chính banhành theo quyết định số 1141-QĐ/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11năm 1995 của Bộ Tài chính, bao gồm các loại chứng từ sau:

* Chứng từ về lao động tiền lơng bao gồm: Bảng chấmcông, Bảng thanh toán tiền thởng, Phiếu xác nhận sản phẩmhoặc công việc hoàn thành, Phiếu báo làm thêm giờ, Biênbản điều tra tai nạn lao động, Hợp đồng giao khoán, Bảngthanh toán tiền lơng, Phiếu nghỉ hởng BHXH, Bảng thanhtoán BHXH

* Chứng từ về hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm, Thẻ kho, Biên bảnkiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá, Phiếu báo vật t còn lạicuối kỳ

* Chứng từ về bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT

* Chứng từ về tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷnhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanhtoán tiền tạm ứng, Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

* Chứng từ về tài sản cố định bao gồm: Biên bản giaonhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánhgiá lại TSCĐ

Ngoài những chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính banhành, Nhà máy còn sử dụng một số chứng từ khác để phục

vụ trong nội bộ Nhà máy, nh “Biên bản xác nhận sai hỏng” đểxác nhận số sản phẩm sai hỏng làm cơ sở để trừ lơng; đểtheo dõi chi tiết tình hình sản xuất của từng công nhân,Nhà máy sử dụng “Phiếu sản xuất cá nhân”; khi một đơn

đặt hàng nào đó đã hoàn thành, kế toán tiêu thụ sẽ lập

Là một đơn vị sản xuất, Nhà máy đã áp dụng phơngpháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho Theophơng pháp này, Nhà máy sẽ theo dõi, phản ánh đợc một cáchthờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình biến độngnhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá trên sổ kế toán, nhờ vậygiá trị vật t, hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định đợc ởbất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên Nhà máy chỉvận dụng khoảng 2/3 số tài khoản kế toán theo chế độ kếtoán hiện hành Dới đây là các tài khoản tổng hợp mà Nhàmáy đang sử dụng:

- Tài khoản loại 1 - Tài sản lu động bao gồm: TK 111, 112,

- Tài khoản loại 6 - Chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm:

TK 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642

- Tài khoản loại 7 - Thu nhập khác bao gồm: TK 711

- Tài khoản loại 8 - Chi phí khác bao gồm: TK 811

- Tài khoản loại 9 - Xác định kết quả kinh doanh baogồm: TK 911

- Tài khoản loại 0 - Tài khoản ngoài bảng bao gồm: TK009

3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Nhà máy in Quân đội

Để phù hợp với quy mô cũng nh hoạt động sản xuất kinhdoanh của mình, Nhà máy in Quân đội thực hiện tổ chứchạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung Nhà máy ápdụng niên độ kế toán theo năm, năm kế toán trùng với năm d-

ơng lịch (từ 01/01 đến 31/12), kỳ kế toán theo quý Theohình thức Nhật ký chung, Nhà máy sử dụng các loại sổ kếtoán sau:

- Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ Nhật ký chung, SổNhật ký thu tiền, sổ Nhật ký chi tiền, Sổ Nhật ký mua hàng,

sổ Nhật ký bán hàng, Sổ Cái các tài khoản

- Sổ kế toán chi tiết bao gồm: Sổ chi tiết tiền mặt, tiềngửi, tiền vay, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết vậtliệu, Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, Thẻ tính giáthành sản phẩm, Thẻ kho, Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng, Sổchi tiết phải thu của khách hàng (62 khách hàng), Sổ chi tiếtphải trả ngời bán (32 nhà cung cấp)

Các phần hành kế toán chủ yếu của Nhà máy nh phầnhành kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, chi phí và giáthành, tiêu thụ, thanh toán đều đợc áp dụng kế toán máy.Phần mềm kế toán Nhà máy sử dụng là phần mềm do Nhàmáy tự viết, phù hợp với công tác kế toán của Nhà máy Tuynhiên, sự trợ giúp của máy tính chỉ dừng lại ở khâu hạch toán

tổng hợp, còn khâu hạch toán chi tiết vẫn đợc các kế toánviên phần hành làm bằng tay Việc ghi sổ từ các chứng từ lên

sổ chi tiết đều là thủ công Sau đó, kế toán tổng hợp sẽtổng hợp số liệu theo từng phần hành lên máy tính, cuối cùngmáy tính sẽ cung cấp cho kế toán viên các báo các tài chính.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chungtại Nhà máy in Quân đội đợc khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình

thức Nhật ký chung tại Nhà máy in Quân đội

Sổ Nhật

ký đặc

biệt

Sổ Nhật ký chung

Sổ kế toán chi tiết

tổng hợp chi tiết Bảng cân

đối SPS Báo cáo tài chính

đặc biệt nên hàng ngày, từ chứng từ gốc, kế toán ghi cácnghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Sau

đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung và sổ Nhật

ký đặc biệt để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan

- Cuối tháng, tổng hợp số liệu và khoá các sổ kế toán chitiết, lấy số liệu lập Bảng tổng hợp chi tiết; cộng số liệu trên

sổ cái, đối chiếu số liệu trên sổ cái với số liệu trên Bảngtổng hợp chi tiết để đảm bảo tính khớp đúng giữa kế toántổng hợp và kế toán chi tiết, sau đó lập Bảng cân đối sốphát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệughi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập cácBáo cáo tài chính

3.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính tại Nhà máy in Quân đội

Hiện nay, Nhà máy in Quân đội đang sử dụng 3 loại Báocáo tài chính là Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN),Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN),Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN) Các Báocáo này do kế toán tổng hợp lập vào cuối mỗi quý theo mẫuchung do Bộ Tài chính quy định

Cơ sở để lập các Báo cáo tài chính:

- Để lập Bảng cân đối kế toán, kế toán tổng hợp căn cứvào số liệu của các tài liệu sau đây: Bảng cân đối kế toánngày 31/12 năm trớc, Sổ cái các tài khoản , Sổ kế toán chitiết, Bảng cân đối số phát sinh

- Để lập Báo cáo kết quả kinh doanh, kế toán tổng hợpcăn cứ vào số liệu của các tài liệu sau: Báo cáo kết quả kinhdoanh kỳ trớc, Sổ kế toán chi tiết tình hình doanh thu, chiphí, kết quả theo từng hoạt động, Sổ kế toán chi tiết cáckhoản thuế phải nộp, Sổ kế toán chi tiết thuế GTGT đợc

khấu trừ, các quan hệ đối ứng khi xác định kết quả kinhdoanh.

- Để lập bản Thuyết minh báo cáo tài chính, kế toán tổnghợp căn cứ vào số liệu của các tài liệu sau: Các sổ kế toán kỳbáo cáo, Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo, Báo cáo kết quảkinh doanh kỳ báo cáo, Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trớc,năm trớc

Tất cả các Báo cáo tài chính đợc lập và gửi vào cuối mỗiquý theo quy định của Nhà nớc Thời hạn gửi báo cáo đối vớibáo cáo quý là chậm nhất 15 ngày kể từ ngày kết thúc quý,

đối với báo cáo năm là chậm nhất 30 ngày kể từ ngày kếtthúc niên độ kế toán

Ngoài các báo cáo kế toán đợc lập hàng quý theo quy

định của Bộ Tài chính, Nhà máy còn lập một số báo cáo kếtoán khác phục vụ cho việc quản trị nội bộ trong Nhà máy,bao gồm: Báo cáo chi tiết tăng, giảm TSCĐ và vốn kinh doanh,Báo cáo thu chi, Báo cáo chi ngân sách và tăng giảm quân số,Báo cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, Báo cáo tìnhhình phân phối lợi nhuận sau thuế, Bảng kê chi tiết nợ phảithu, Bảng kê chi tiết nợ phải trả, Bảng kê chi tiết tạm ứng,Bảng kê chi tiết kê khai nộp thuế

II Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân

của Nhà máy in Quân đội có những đặc điểm riêng biệt sovới các ngành sản xuất khác Vì Nhà máy tiến hành sản xuấttheo đơn đặt hàng, sản phẩm của mỗi đơn đặt hàng cóquy cách, mẫu mã riêng nên yêu cầu về nguyên vật liệu cũngkhông giống nhau Do đó, nguyên vật liệu của Nhà máy córất nhiều chủng loại phong phú và đa dạng Chẳng hạn: Giấy

in có giấy Bãi Bằng, giấy Tân Mai, …; riêng từng loại giấy lại

đ-ợc chia thành nhiều loại khác nhau theo từng khổ giấy; mực inthì có rất nhiều màu nh xanh, đỏ , tím, vàng, đen, …

Để tạo ra đợc một sản phẩm in hoàn chỉnh thì cần phải

có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, trong đó giấy vàmực in là những nguyên vật liệu chính Hiện nay, ở ViệtNam có rất nhiều Nhà máy sản xuất giấy với chất lợng, chủngloại không thua kém giấy ngoại nhập cho nên Nhà máy khôngnhập giấy từ nớc ngoài mà tất cả các loại giấy in đều đợc muacủa các nhà sản xuất trong nớc nh Công ty Đông Đô, Công tygiấy Tân Mai,… Còn mực in hầu hết là các sản phẩm của nớcngoài, Nhà máy mua lại của một số nhà cung cấp trong nớc.Ngoài ra, để tạo ra một sản phẩm in còn cần phải có các loạivật liệu phụ nh chỉ khâu, gim, thép đóng sách, vải, keodán, … Mỗi sản phẩm của một đơn đặt hàng cần có các loạinguyên vật liệu khác nhau, chính điều đó tạo nên sự phongphú và đa dạng về nguyên vật liệu của Nhà máy

Nguyên vật liệu của Nhà máy là những loại nguyên vậtliệu khó bảo quản, dễ bị h hỏng và kém phẩm chất Giấy dễ

bị cháy, độ hút ẩm cao; mực in dễ bị phai màu Chính vìvậy, Nhà máy cần phải có biện pháp bảo quản, dự trữ nguyênvật liệu hợp lý để đảm bảo cung cấp một cách đầy đủ vàkịp thời cho sản xuất

1.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu

tố cơ bản của quá trình sản xuất Tổng chi phí nguyên vậtliệu của Nhà máy chiếm tới 60% tổng chi phí sản xuất - kinhdoanh Vì vậy cần phải quản lý tốt việc thu mua, dự trữ và

sử dụng nguyên vật liệu để bảo đảm chất lợng sản phẩm,tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuậncho Nhà máy

* Tình hình thu mua nguyên vật liệu

Hiện nay, nguyên vật liệu của Nhà máy đều là muangoài Đối với các nguyên vật liệu chính nh giấy, mực in, khinhận đợc một đơn đặt hàng của khách hàng, căn cứ vàoyêu cầu của khách hàng về quy cách và mẫu mã của từng loạisản phẩm in, Nhà máy mới tiến hành mua nguyên vật liệu chophù hợp Nhà máy ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp thờngxuyên nh Công ty Đông Đô, Công ty giấy Tân Mai,… để thumua Các loại mực in đợc mua lại của các nhà cung cấp trongnớc Còn các vật liệu khác nh vải, chỉ khâu, keo dán,… đợcNhà máy lập kế hoạch mua theo hàng tháng

* Tình hình dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu

Hiện nay, các loại nguyên vật liệu sử dụng trong ngành in

đều có sẵn trên thị trờng cho nên Nhà máy không dự trữnhiều nguyên vật liệu ở trong kho mà khi nào có đơn đặthàng thì mới tiến hành thu mua Tuy nhiên, Nhà máy cũng đãxây dựng đợc định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểmnguyên vật liệu Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại nguyênvật liệu sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất - kinh doanh củaNhà máy đợc liên tục, đồng thời tránh đợc sự tồn đọng vốntrong kinh doanh

Để bảo quản nguyên vật liệu, Nhà máy đã đầu t xâydựng 3 kho: Kho nguyên vật liệu chính (1521), kho nguyênvật liệu phụ (1522) và kho công cụ dụng cụ (153)

Kho nguyên vật liệu chính dự trữ và bảo quản nguyênvật liệu chính là giấy, mực in, kẽm, Kho này đợc xây dựngtơng đối rộng bởi vì giấy ở Nhà máy có rất nhiều loại và nó

là nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong việc hình thànhnên sản phẩm in của Nhà máy Do giấy dễ bị ẩm và cháy nênkho nguyên vật liệu chính đợc trang bị các thiết bị phòngcháy chữa cháy hiện đại và giấy ở trong kho đợc đặt trêncác giá kê hàng cách xa mặt đất

Kho nguyên vật liệu phụ dự trữ và bảo quản các loạinguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế nh chỉkhâu, keo dán, vải, xăng, dầu, vòng bi, dây điện, bóng

điện… Kho nguyên vật liệu phụ lại đợc chia thành ba khonhỏ: một kho chứa các loại vật liệu phụ; một kho chứa các phụtùng nh vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, …; một khonhiên liệu xăng, dầu Do giấy dễ cháy nên kho nguyên vật liệuphụ đợc đặt cách xa kho nguyên vật liệu chính

Kho công cụ dụng cụ dự trữ và bảo quản các loại công cụdụng cụ sử dụng trong Nhà máy

Hệ thống kho tàng của Nhà máy đợc xây dựng quy mô,khang trang, đợc trang bị các phơng tiện cân, đong, đo,

đếm hiện đại, nhân viên thủ kho và bảo vệ có tinh thầntrách nhiệm cao và trình độ chuyên môn tốt Các quá trìnhnhập, xuất kho nguyên vật liệu trong Nhà máy đợc thực hiện

đầy đủ và chặt chẽ

* Tình hình sử dụng nguyên vật liệu

Nhà máy luôn khuyến khích công nhân viên sử dụng tiếtkiệm nguyên vật liệu trên cơ sở các định mức về nguyên vật

liệu đã đề ra Tuy nhiên, Nhà máy mới chỉ xây dựng địnhmức tiêu hao nguyên vật liệu chính là giấy cho từng đơn

đặt hàng, còn các loại nguyên vật khác ngoài giấy đợc xuấtdùng theo nhu cầu của các bộ phận Ngoài ra, trong quá trìnhsản xuất, Nhà máy còn tổ chức công tác thu hồi phế liệu nhgiấy thừa khi quay giấy từ cuộn ra tờ, giấy in hỏng, giấy rối,lõi giấy,…

2 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy

- Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các

màu, kẽm,…

- Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ

khâu, keo dán, chì, axit, cồn,…

- Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83),

các loại dầu, mỡ (dầu nhờn, dầu phanh, dầu thuỷ lực),…

- Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây

điện, bóng điện, … dùng để sửa chữa thay thế cho các loạimáy in, máy xén giấy, …

- Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy

in hỏng, giấy rối, lõi giấy,…

Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể

tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Bêncạnh đó, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho côngtác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứnguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và côngdụng của nguyên vật liệu, phòng vật t của Nhà máy đã tiếnhành lập “Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thốngnhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính củatừng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sửdụng trong Nhà máy Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo

điều kiện rất thuận lợi cho Nhà máy khi áp dụng máy tínhvào trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu Hàng ngày,nhân viên kế toán vật t chỉ cần nhập thông tin theo nhóm

và mã vật liệu Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợptheo từng mã để biết đợc số nhập, xuất, tồn cả tháng củamột danh điểm vật liệu, đồng thời máy tính cũng sẽ tổnghợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm

Bảng số 3:

Sổ danh điểm vật liệu

NVL

Đơn vị tính

… 1521.0601 Kẽm điazo 650*550 Tấm

…

…

1522.0215 Chỉ khâu tay 2000m Cuộn

…

…

2.2 Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trongviệc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vậtliệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Hiện nay,Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khaithờng xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấutrừ và nguyên vật liệu đợc tính theo giá gốc Kế toán xác

định giá nhập và xuất kho nguyên vật liệu nh sau:

2.2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu đợc nhập mua từcác nguồn trong nớc Đối với một số đơn đặt hàng nh đơn

đặt hàng của Nhà xuất bản Giáo dục,… thì nguyên vật liệu

do chính bên đặt hàng cung cấp Các nguyên vật liệu nhậpkho của Nhà máy đợc đánh giá theo giá gốc, cụ thể nh sau:+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá gốcnguyên vật liệu nhập kho là giá mua cha có thuế giá trị giatăng cộng với chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chiphí cho nhân viên đi mua,…) Nếu Nhà máy đợc hởng cáckhoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua thì cáckhoản này sẽ đợc trừ khỏi giá mua

Hiện nay, Nhà máy thờng mua nguyên vật liệu của cácnhà cung cấp thờng xuyên và mỗi lần mua thờng mua với khốilợng lớn nên việc mua hàng hầu hết đợc nhà cung cấp đa

đến tận kho của Nhà máy, chi phí vận chuyển, bốc dỡ thờng

do bên bán chịu Chỉ trong trờng hợp những nguyên vật liệu

do nhân viên của phòng vật t trực tiếp đi mua thì mới có chiphí thu mua

Ví dụ: Ngày 15/03/2004, Nhà máy mua 2607 kg giấy

cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 của Công ty Đông Đô (theo HĐGTGT

số 019939 của Công ty Đông Đô bảng số 3 trang 27), đơn giácha có thuế GTGT là 10.449 đồng/kg, thuế GTGT 10% Chiphí vận chuyển, bốc dỡ do Công ty Đông Đô chịu Theo ví dụnày, Nhà máy tính giá giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 nhập kho

+ Đối với nguyên vật liệu gia công (chủ yếu là giấy in): Vớimột số đơn đạt hàng thì khách hàng mang giấy in đến đểthuê Nhà máy gia công Trong trờng hợp này, Nhà máy chonhập kho và chỉ theo dõi về mặt số lợng nguyên vật liệu dokhách hàng mang đến, còn về mặt giá trị không đợc theodõi

2.2.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho

Là một doanh nghiệp sản xuất nên ở Nhà máy nguyên vậtliệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất Ngoài ra, đối vớimột số loại nguyên vật liệu còn đợc xuất để sử dụng trongcác phòng ban của Nhà máy

Do đặc điểm nguyên vật liệu phong phú và đa dạng, sốlợng danh điểm nguyên vật liệu tơng đối nhiều cho nên Nhàmáy đã lựa chọn phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc để tính giá

nguyên vật liệu xuất kho Theo phơng pháp này, giả thiết sốnguyên vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, xuất hết

số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng

số nguyên vật liệu xuất Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệuxuất kho đợc tính theo giá của lô nguyên vật liệu nhập kho ởthời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ và do vậy, giá trịnguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ đợc tính theo giá củanguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối

phí kinh doanh của Nhà máy không phản ứng kịp thời với giácả thị trờng của nguyên vật liệu

3 Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

3.1 Chứng từ sử dụng

Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, nguyên vật liệucủa Nhà máy thờng xuyên biến động Mọi trờng hợp nhập,xuất kho nguyên vật liệu Nhà máy đều phải lập chứng từ kếtoán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép và kiểm tra.+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhậpkho của Nhà máy tất cả đều là mua ngoài và đối với một số

đơn đặt hàng thì nguyên vật liệu do khách hàng mang

đến Khi có nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào hóa đơnbán hàng (Hóa đơn giá trị gia tăng) của nhà cung cấp, Nhàmáy lập “Biên bản kiểm nghiệm (vật t, sản phẩm, hànghóa)” Biên bản kiểm nghiệm do phòng vật t lập và là chứng

từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận nguyên vật liệu giữa nhàcung cấp và Nhà máy về số lợng, chất lợng, quy cách và chủngloại nguyên vật liệu trớc khi nhập kho Tuy nhiên, chứng từ nàychỉ đợc lập trong trờng hợp nguyên vật liệu đợc nhập kho vớimột số lợng lớn Một chứng từ khác không thể thiếu khi tiếnhành nhập kho nguyên vật liệu là “Phiếu nhập kho” Phiếunhập kho cũng do phòng vật t lập và là chứng từ phản ánh l-ợng hàng thực nhập qua kho trớc khi xuất dùng hoặc xuất bán,

là căn cứ để ghi “Thẻ kho”, thanh toán tiền hàng, xác địnhtrách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán Phiếunhập kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần,trong đó liên 1 lu tại phòng vật t, liên 2 giao cho ngời nhậpnguyên vật liệu và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi Thẻkho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ

+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng cácchứng từ sau: “Phiếu sản xuất” dùng để phản ánh số lợng,chủng loại của từng loại nguyên vật liệu sẽ đợc xuất dùng chosản xuất sản phẩm của từng đơn đặt hàng Còn đối với cácnguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xởng thì sử dụngPhiếu xin lĩnh vật t Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật t sẽ

là cơ sở để lập “Phiếu xuất kho” Phiếu xuất kho là chứng từtheo dõi số nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho cho các bộ phận

sử dụng trong Nhà máy Đây cũng là chứng từ để xác địnhgiá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán Phiếu xuất kho dophòng vật t lập Đối với trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho sảnxuất thì Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy thanviết một lần, trong đó liên 1 lu tại phòng vật t, liên 2 giao cho

bộ phận lĩnh nguyên vật liệu để mang xuống kho xin xuấtnguyên vật liệu, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho,sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ Còn đối với trờng hợpxuất nguyên vật liệu để bán thì Phiếu xuất kho đợc lậpthành 4 liên, trong đó liên 4 giao cho ngời mua hàng

3.2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ

3.2.1 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho

Đối với nguyên vật liệu chính nh giấy, mực in, khi nhận

đ-ợc một đơn đặt hàng mới, Nhà máy mới tiến hành thu mua,còn các nguyên vật liệu khác Nhà máy mua định kỳ theotháng Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu đợc thực hiệnbởi phòng vật t Quy trình lập và luân chuyển chứng từnhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy đợc khái quát qua sơ

đồ sau:

Sơ đồ 6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập

kho NVL tại Nhà máy in Quân đội

Hàng tháng, dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kếhoạch sản xuất, phòng vật t lập kế hoạch mua nguyên vật liệu

để phục vụ sản xuất, đồng thời để dự trữ một khối lợngnguyên vật liệu hợp lý trong kho Căn cứ vào kế hoạch muanguyên vật liệu, phòng vật t sẽ thực hiện nghiệp vụ muahàng thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán với các nhàcung cấp Sau khi hợp đồng đợc ký kết, đến thời điểm giaohàng ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàngtới tận kho của Nhà máy và giao một liên hóa đơn bán hàng(Bảng số 3 trang 27) cho cán bộ thu mua Hóa đơn bán hàngcủa nhà cung cấp là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Sổchi tiết phải trả ngời bán và các sổ sách liên quan khác

Bảng số 3:

Công ty Đông Đô Mẫu số: 01 3LL

Địa chỉ: Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội

Họ tên ngời mua hàng: Nhà máy in Quân đội

Đề nghị

đợc nhập

Cán bộ P.Vật

Lập Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập

Thủ kho

Kiểm nhập hàng

Kế toán

Ghi sổ

Bảo quả

n, lu trữ

Địa chỉ: Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 0100705162-1

Số lợng Đơn

giá

Thành tiền

9.972.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 109.694.750

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín t nghìn, bảy trăm năm mơi đồng.

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn

đúng hợp đồng đã ký kết thì đợc phép nhập kho

Bảng số 4:

Nhà máy in quân đội

Đơn vị tín h

Số ợng theo c.từ

l-K/quả kiểm nghiệm SL

đạt yêu cầu

SL không

đạt y/cầu

1 Giấy cuộn Bãi

Bằng 84-60 gm2

152101 08

Cân Kg 1055 1055 0

2 Giấy cuộn Bãi

Bằng 84-65 gm2

152101 09

Cân Kg 2607 2607 0

3 Giấy cuộn Vĩnh

Phú 84-65gm2

152101 03

Cân Kg 533 533 0

4 Giấy Vĩnh Phú

84-58 gm2

152101 01

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Trớc khi tiến hành viết Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật

t có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ, bao gồm: Hóa

đơn bán hàng của ngời bán (có đầy đủ tên, địa chỉ, mã sốthuế của ngời bán) và Biên bản kiểm nghiệm Sau đó, cán bộphòng vật t mới viết Phiếu nhập kho (Bảng số 5) Thủ kho làngời trực tiếp nhận hàng từ ngời giao hàng, tiến hành kiểmnhập hàng, ghi số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đóghi Thẻ kho Sau cùng, Phiếu nhập kho đợc chuyển lên phòngtài chính để làm căn cứ ghi sổ kế toán và đợc bảo quản, lutrữ tại phòng tài chính Riêng đối với nguyên vật liệu gia công

do khách hàng mang đến, kế toán vẫn tiến hành nhập kho

số nguyên vật đó và ghi Phiếu nhập kho Tuy nhiên, trênPhiếu nhập kho chỉ ghi vào cột số lợng, còn cột đơn giá vàcột thành tiền không ghi

Đơn giá ành tiền

The o c.từ

Thực nhậ p

1 Giấy cuộn BB

84-60gm2

152101 08

Kg 533 533 10.3

49 5.517.167

3 Giấy VĩnhPhú

84-58gm2

152101 01

3.2.2 Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho

Tại Nhà máy in Quân đội, hoạt động sản xuất diễn ra ờng xuyên, liên tục Chính vì vậy, quá trình xuất kho nguyênvật liệu cũng diễn ra thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt

th-động sản xuất không bị gián đoạn

Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng

từ xuất kho NVL tại Nhà máy in Quân đội

Lập Phiếu

Phòng vật t

Lập Phiếu

Thủ kho

Kế toán

Ghi sổ

Bảo quả

n, lu trữ Xuất

hàng

Đối với các nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sảnphẩm, trớc khi bắt đầu tiến hành sản xuất một đơn đặthàng nào đó, phòng kế hoạch sản xuất của Nhà máy sẽ tiếnhành lập Phiếu sản xuất (Bảng số 6 trang 31) Phiếu sản xuất

đợc lập cho cả đơn đặt hàng hoặc từng phần nhỏ của đơn

đặt hàng nếu đơn đặt hàng đó lớn Thông tin trên Phiếusản xuất sẽ là cơ sở để cho cán bộ phòng vật t viết Phiếuxuất kho

Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xởng,khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, quản đốc phân x-ởng viết Phiếu xin lĩnh vật t (Bảng số 7 trang 31) trong đóliệt kê tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng Sau khi đợc sựphê duyệt của phòng sản xuất kinh doanh, phòng vật t sẽ căn

cứ vào Phiếu xin lĩnh vật t này để viết Phiếu xuất kho

Sau khi viết xong Phiếu sản xuất, phòng sản xuất sẽchuyển phiếu này sang cho phòng vật t Phòng vật t căn cứvào số liệu trên Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật t đểviết Phiếu xuất kho (Bảng số 8 trang 32) Phiếu xuất kho sẽ

đợc giao đợc giao cho phân xởng sản xuất cùng với Phiếu sảnxuất Sau đó, nhân viên phân xởng xuống kho để nhậnnguyên vật liệu Sau khi kiểm tra Phiếu xuất kho và Phiếusản xuất, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu, ký Phiếuxuất kho, vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất kho lên phòngtài chính để kế toán vật t ghi sổ Phiếu xuất kho đợc bảoquản và lu trữ tại phòng tài chính

Tên tài liệu: 50 Điện Biên Phủ

Đơn vị đặt in: Nhà xuất bản Quân đội

Số lợng: 500 cuốn Số trang/1cuốn: 450 Khổ in: 13x19

T

mặt

Mấy màu Loại giấy Định lợng

1 Ruột Giấy trắng Vĩnh

Phú

60g/m2 2 1/1

2 Bìa Giấy phấn NTT 120g/m2 2 4/4

3 Phụ bản Giấy phấn NTT 210g/m2 1 4/4

Bố trí in:

- Máy in MIBR 27 tay, khổ giấy 54x78

- Máy in KMR 8 tay, khổ giấy 39,5x54,5

- Máy in GTO 2 tay, khổ giấy 19,5x27

Kích thớc, màu: theo mẫu

Bảng số 8:

Nhà máy in quân đội

Phiếu xuất kho Số: 45

Số lợng

Đơn giá ành tiền Th

Theo c.từ

Thực xuất

1 Giấy Vĩnh

Phú

70x99-60g/m2

152102 80

Tờ 83530

8

82530 8

Tờ 86 86 1.22

1 105.006

5 Giấy phấn

NTT

65x86-200g/m2

152103 51

Tờ 530 530 1.02

9 545.370

6 Giấy phấn

65x90-210g/m2

152103 13

Tờ 2475 2475 1.44

2 3.568.950