Trong hoạt động sản xuất - kinh doanh, nguyên vật liệu của Nhà máy th- ờng xuyên biến động. Mọi trờng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu Nhà máy
đều phải lập chứng từ kế toán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi chép và kiểm tra.
+ Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho của Nhà máy tất cả đều là mua ngoài và đối với một số đơn đặt hàng thì nguyên vật liệu do khách hàng mang đến. Khi có nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào hóa đơn bán hàng (Hóa đơn giá trị gia tăng) của nhà cung cấp, Nhà máy lập
“Biên bản kiểm nghiệm (vật t, sản phẩm, hàng hóa)”. Biên bản kiểm nghiệm do phòng vật t lập và là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận nguyên vật liệu giữa nhà cung cấp và Nhà máy về số lợng, chất lợng, quy cách và chủng loại nguyên vật liệu trớc khi nhập kho. Tuy nhiên, chứng từ này chỉ đợc lập trong trờng hợp nguyên vật liệu đợc nhập kho với một số lợng lớn. Một chứng từ khác không thể thiếu khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu là “Phiếu nhập kho”. Phiếu nhập kho cũng do phòng vật t lập và là chứng từ phản ánh lợng hàng thực nhập qua kho trớc khi xuất dùng hoặc xuất bán, là căn cứ để ghi
“Thẻ kho”, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lu tại phòng vật t, liên 2 giao cho ngời nhập nguyên vật liệu và liên 3 chuyển cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ.
+ Đối với nguyên vật liệu xuất kho, Nhà máy sử dụng các chứng từ sau:
“Phiếu sản xuất” dùng để phản ánh số lợng, chủng loại của từng loại nguyên vật liệu sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất sản phẩm của từng đơn đặt hàng. Còn
đối với các nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xởng thì sử dụng Phiếu xin lĩnh vật t. Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật t sẽ là cơ sở để lập “Phiếu xuất kho”. Phiếu xuất kho là chứng từ theo dõi số nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho cho các bộ phận sử dụng trong Nhà máy. Đây cũng là chứng từ để xác
định giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán. Phiếu xuất kho do phòng vật t lập.
Đối với trờng hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất thì Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, trong đó liên 1 lu tại phòng vật t, liên 2 giao cho bộ phận lĩnh nguyên vật liệu để mang xuống kho xin xuất nguyên vật liệu, liên 3 giao cho thủ kho dùng để ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho kế
toán để ghi sổ. Còn đối với trờng hợp xuất nguyên vật liệu để bán thì Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên, trong đó liên 4 giao cho ngời mua hàng.
3.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ
3.2.1. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho
Đối với nguyên vật liệu chính nh giấy, mực in, khi nhận đợc một đơn đặt hàng mới, Nhà máy mới tiến hành thu mua, còn các nguyên vật liệu khác Nhà máy mua định kỳ theo tháng. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu đợc thực hiện bởi phòng vật t. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại Nhà máy đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ nhập kho NVL tại Nhà máy in Quân đội
Hàng tháng, dựa trên kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch sản xuất, phòng vật t lập kế hoạch mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất, đồng thời
để dự trữ một khối lợng nguyên vật liệu hợp lý trong kho. Căn cứ vào kế hoạch mua nguyên vật liệu, phòng vật t sẽ thực hiện nghiệp vụ mua hàng thông qua việc ký kết hợp đồng mua bán với các nhà cung cấp. Sau khi hợp
đồng đợc ký kết, đến thời điểm giao hàng ghi trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng tới tận kho của Nhà máy và giao một liên hóa đơn bán hàng (Bảng số 3 trang 27) cho cán bộ thu mua. Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Sổ chi tiết phải trả ngời bán và các sổ sách liên quan khác.
Bảng số 3:
Nghiệp vô nhËp kho vËt
t
Ngêi giao hàng
Đề nghị đ- ợc nhập
Cán bộ P.VËt t
Lập Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho
Thủ kho
Kiểm nhập hàng
Kế toán vËt t
Ghi sổ
quản, Bảo lu tr÷
Công ty Đông Đô Mẫu số: 01 GTKT-3LL Hóa đơn (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng) No: 019939 Ngày 15 tháng 03 năm 2004
Đơn vị bán hàng: Công ty Đông Đô
Mã số thuế: 0100406846-1
Địa chỉ: Yên Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội
Họ tên ngời mua hàng: Nhà máy in Quân đội
Địa chỉ: Thị trấn Cầu Diễn - Từ Liêm - Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Mã số thuế: 0100705162-1
ST T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-60gm2 Kg 1055 10.666 11.252.630 2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 Kg 2607 10.449 27.240.543 3 Giấy cuộn VĩnhPhú 84-65gm2 Kg 533 10.349 5.517.167
4 Giấy Vĩnh Phú 84-58gm2 Kg 5040 11.054 55.712.160
Céng 99.722.500
Cộng tiền hàng: 99.722.500
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.972.250
Tổng cộng tiền thanh toán: 109.694.750 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm linh chín triệu, sáu trăm chín t nghìn, bảy trăm năm mơi đồng.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, đúng dấu, ghi rừ họ tờn) Khi nguyên vật liệu về tới Nhà máy, cán bộ phòng vật t sẽ tiến hành kiểm tra số lợng, chất lợng và quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biên bản kiểm nghiệm” (Bảng số 4 trang 28). Nếu nguyên vật liệu đạt yêu cầu về chất lợng, mẫu mã theo đúng hợp đồng đã ký kết thì đợc phép nhập kho.
Bảng số 4:
Nhà máy in quân đội
Phòng vật t
Biên bản kiểm nghiệm (Vật t, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 50
- Căn cứ vào HĐGTGT số 019939 ngày 15/03/ 2004 của Công ty Đông Đô
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông, bà: Chu Văn Đông Trởng ban
Ông, bà: Nguyễn Tuyết Thanh Uỷ viên
Ông, bà: Trần Thị Hằng Uỷ viên - Đã kiểm nghiệm các loại:
S Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t (sản
Phơng
thức Đơn vị
Sè l- ợng
K/quả kiểm nghiệm SL đạt
yêu cầu
SL không
đạt y/cầu 1 Giấy cuộn Bãi Bằng
84-60 gm2
1521010 8
C©n Kg 1055 1055 0
2 Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65 gm2
1521010 9
C©n Kg 2607 2607 0
3 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-65gm2
1521010 3
C©n Kg 533 533 0
4 Giấy Vĩnh Phú 84-58 gm2
1521010 1
C©n Kg 5040 5040 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng đủ tiêu chuẩn về số lợng, chất lợng, chủng loại.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trớc khi tiến hành viết Phiếu nhập kho, cán bộ phòng vật t có trách nhiệm kiểm tra các chứng từ hợp lệ, bao gồm: Hóa đơn bán hàng của ngời bán (có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của ngời bán) và Biên bản kiểm nghiệm.
Sau đó, cán bộ phòng vật t mới viết Phiếu nhập kho (Bảng số 5). Thủ kho là ngời trực tiếp nhận hàng từ ngời giao hàng, tiến hành kiểm nhập hàng, ghi số lợng thực nhập vào Phiếu nhập kho, sau đó ghi Thẻ kho. Sau cùng, Phiếu nhập
kho đợc chuyển lên phòng tài chính để làm căn cứ ghi sổ kế toán và đợc bảo quản, lu trữ tại phòng tài chính. Riêng đối với nguyên vật liệu gia công do khách hàng mang đến, kế toán vẫn tiến hành nhập kho số nguyên vật đó và ghi Phiếu nhập kho. Tuy nhiên, trên Phiếu nhập kho chỉ ghi vào cột số lợng, còn cột đơn giá và cột thành tiền không ghi.
Bảng số 5:
Nhà máy in quân đội Phòng vật t
Phiếu nhập kho
Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 54 Nợ:
Cã:
Họ tên ngời giao hàng: Công ty Đông Đô
Theo: Hóa đơn GTGT số 019939, ngày 15/03/2004 Lý do nhập: Dùng sản xuất
Nhập tại kho: 1521
S T
Tên, nhãn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật t Mã số Đơn vị
Số lợng
Đơn
giá Thành tiền Theo
c.từ
Thùc nhËp 1 GiÊy cuén BB 84-60gm2 1521010
8
Kg 1055 1055 10.666 11.252.630 2 GiÊy cuén BB 84-65gm2 1521010
9
Kg 2607 2607 10.449 27.240.543 3 GiÊy cuén VP 84-65gm2 1521010
3
Kg 533 533 10.349 5.517.167 3 Giấy VĩnhPhú 84-58gm2 1521010
1
Kg 5040 5040 11.054 55.712.160
Céng 99.722.500
Trởng phòng vật t Ngời giao Thủ kho Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2.2. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho
Tại Nhà máy in Quân đội, hoạt động sản xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục. Chính vì vậy, quá trình xuất kho nguyên vật liệu cũng diễn ra thờng xuyên để đảm bảo cho hoạt động sản xuất không bị gián đoạn.
Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất kho NVL tại Nhà máy in Quân đội
Đối với các nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, trớc khi bắt đầu tiến hành sản xuất một đơn đặt hàng nào đó, phòng kế hoạch sản xuất của Nhà máy sẽ tiến hành lập Phiếu sản xuất (Bảng số 6 trang 31). Phiếu sản xuất đợc lập cho cả đơn đặt hàng hoặc từng phần nhỏ của đơn đặt hàng nếu
đơn đặt hàng đó lớn. Thông tin trên Phiếu sản xuất sẽ là cơ sở để cho cán bộ phòng vật t viết Phiếu xuất kho.
Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung cho phân xởng, khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, quản đốc phân xởng viết Phiếu xin lĩnh vật t (Bảng số 7 trang 31) trong đó liệt kê tất cả các loại nguyên vật liệu cần dùng. Sau khi
đợc sự phê duyệt của phòng sản xuất kinh doanh, phòng vật t sẽ căn cứ vào Phiếu xin lĩnh vật t này để viết Phiếu xuất kho.
Sau khi viết xong Phiếu sản xuất, phòng sản xuất sẽ chuyển phiếu này sang cho phòng vật t. Phòng vật t căn cứ vào số liệu trên Phiếu sản xuất và Phiếu xin lĩnh vật t để viết Phiếu xuất kho (Bảng số 8 trang 32). Phiếu xuất kho sẽ đợc giao đợc giao cho phân xởng sản xuất cùng với Phiếu sản xuất. Sau
đó, nhân viên phân xởng xuống kho để nhận nguyên vật liệu. Sau khi kiểm tra Phiếu xuất kho và Phiếu sản xuất, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu, ký Phiếu xuất kho, vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất kho lên phòng tài chính để kế toán vật t ghi sổ. Phiếu xuất kho đợc bảo quản và lu trữ tại phòng tài chính.
Bảng số 6:
Nghiệp vô xuÊt kho vËt
t
P.Kế hoach sản xuất
Lập Phiếu sản xuất
Phòng vËt t
Lập Phiếu xuÊt kho
Thủ kho Kế toán vËt t
Ghi sổ
Bảo quản, lu tr÷
Xuất hàng
Nhà máy in quân đội Phòng Kế hoạch sản xuất
Phiếu sản xuất
Sè: 45 Chiểu theo hợp đồng số 150.QĐ ngày 20 tháng 02 năm 2004.
Tên tài liệu: 50 Điện Biên Phủ
Đơn vị đặt in: Nhà xuất bản Quân đội
Số lợng: 500 cuốn. Số trang/1cuốn: 450. Khổ in: 13x19
STT Tên Giấy in
Mấy mặt Mấy màu Loại giấy Định lợng
1 Ruột Giấy trắng Vĩnh Phú 60g/m2 2 1/1
2 Bìa Giấy phấn NTT 120g/m2 2 4/4
3 Phụ bản Giấy phấn NTT 210g/m2 1 4/4
Bè trÝ in:
- Máy in MIBR 27 tay, khổ giấy 54x78 - Máy in KMR 8 tay, khổ giấy 39,5x54,5 - Máy in GTO 2 tay, khổ giấy 19,5x27 Kích thớc, màu: theo mẫu
Ngày phát hành: 25/04/2004
Ngày 12 tháng 03 năm 2004
Ngời nhận phiếu Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng số 7:
Nhà máy in quân đội PX Máy in
Phiếu xin lĩnh vật t
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng yêu cầu
1 Giấy Bãi Bằng khổ A4 Tờ 500
2 Ghim Hép 5
3 Hộp cáctông Cái 10
Ngày 10 tháng 03 năm 2004 Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên) Bảng số 8:
Nhà máy in quân đội
Phiếu xuất kho Số: 45
Ngày 17 tháng 03 năm 2004 Họ tên ngời nhận hàng: Đồng chí Hùng
Địa chỉ: Phân xởng máy in
Lý do xuất: Dùng cho sản xuất hợp đồng số 150.QĐ ngày 20/ 02/ 2004 và hợp đồng số 151.QĐ ngày 25/02/2004
Xuất tại kho: 1521
S T
Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm Mã số Đơn vị
Số lợng
Đơn
giá Thành tiền Theo
c.từ
Thùc xuÊt 1 Giấy Vĩnh Phú
70x99-60g/m2
15210280 Tê 835308 825308 434 362.523.672 2 Giấy Vĩnh Phú
84x60,5g/m2
15210206 Tê 29500 29500 306 9.027.000
3 Giấy Vĩnh Phú 79x109-60g/m2
15210223 Tê 1520 1520 544 826.880
4 GiÊy phÊn NTT 79x109-120g/m2
15210305 Tê 86 86 1.221 105.006
5 GiÊy phÊn NTT 65x86-200g/m2
15210351 Tê 530 530 1.029 545.370
6 GiÊy phÊn 65x90-210g/m2
15210313 Tê 2475 2475 1.442 3.568.950
7 GiÊy T©n Mai 70x99-48g/m2
15210455 Tê 72874 72874 284 20.696.216 8 GiÊy T©n Mai
84x60-58g/m2
15210485 Tê 16250 16250 261 4.241.250
Céng 401.810.744
Ngời lập phiếu Ngời nhận Thủ kho Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
4. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội