Hiện nay, có rất nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau nhng do nguyên vật liệu sử dụng trong Nhà máy rất đa dạng và phong phú nên Nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của chúng trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu của Nhà máy đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính, bao gồm: Giấy, mực in các màu, kẽm,…
- Vật liệu phụ, bao gồm: Vải, gim, thép đóng sách, chỉ khâu, keo dán, chì, axit, cồn,…
- Nhiên liệu, bao gồm: Các loại xăng (xăng A92, xăng A83), các loại dÇu, mì (dÇu nhên, dÇu phanh, dÇu thuû lùc),…
- Phụ tùng thay thế, bao gồm: Bi, vòng bi, con lăn, dây điện, bóng điện, dùng để sửa chữa thay thế cho các loại máy in, máy xén giấy,
… …
- Phế liệu thu hồi, bao gồm: Giấy thừa khi quay giấy, giấy in hỏng, giấy rèi, lâi giÊy,…
Việc phân loại nguyên vật liệu giúp cho Nhà máy có thể tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, phòng vật t của Nhà máy đã tiến hành lập “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc sử dụng trong Nhà máy. Việc lập Sổ danh điểm vật liệu đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho Nhà máy khi áp dụng máy tính vào trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu. Hàng ngày, nhân viên kế toán vật t chỉ cần nhập thông tin theo nhóm và
mã vật liệu. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp theo từng mã để biết đ- ợc số nhập, xuất, tồn cả tháng của một danh điểm vật liệu, đồng thời máy tính cũng sẽ tổng hợp cả nhóm để có số tổng hợp của cả một nhóm.
Bảng số 3:
Sổ danh điểm vật liệu
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm NVL
1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
1521.0101 Giấy cuộn Vĩnh Phú 84-58 gm2 Kg
…
1521.0501 Mùc ®en in cuèn Malayxia Kg
…
1521.0601 Kẽm điazo 650*550 Tấm
…
1522 Nguyên vật liệu phụ
1522.0101 Axit ôxalic Kg
…
1522.0215 Chỉ khâu tay 2000m Cuộn
…
1522.0401 X¨ng A92 LÝt
…
153 Công cụ, dụng cụ
2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại Nhà máy
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Hiện nay, Nhà máy hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ và nguyên vật liệu đợc tính theo giá gốc. Kế toán xác định giá nhập và xuất kho nguyên vật liệu nh sau:
2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu đợc nhập mua từ các nguồn trong nớc. Đối với một số đơn đặt hàng nh đơn đặt hàng của Nhà xuất bản Giáo dục,
thì nguyên vật liệu do chính bên đặt hàng cung cấp. Các nguyên vật liệu
…
nhập kho của Nhà máy đợc đánh giá theo giá gốc, cụ thể nh sau:
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho: Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho là giá mua cha có thuế giá trị gia tăng cộng với chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí cho nhân viên đi mua, ). Nếu Nhà máy đ… ợc hởng các khoản chiết khấu thơng mại, giảm giá hàng mua thì các khoản này sẽ đợc trừ khỏi giá mua.
Hiện nay, Nhà máy thờng mua nguyên vật liệu của các nhà cung cấp th- ờng xuyên và mỗi lần mua thờng mua với khối lợng lớn nên việc mua hàng hầu hết đợc nhà cung cấp đa đến tận kho của Nhà máy, chi phí vận chuyển, bốc dỡ thờng do bên bán chịu. Chỉ trong trờng hợp những nguyên vật liệu do nhân viên của phòng vật t trực tiếp đi mua thì mới có chi phí thu mua.
Ví dụ: Ngày 15/03/2004, Nhà máy mua 2607 kg giấy cuộn Bãi Bằng 84- 65gm2 của Công ty Đông Đô (theo HĐGTGT số 019939 của Công ty Đông
Đô bảng số 3 trang 27), đơn giá cha có thuế GTGT là 10.449 đồng/kg, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do Công ty Đông Đô chịu. Theo ví dụ này, Nhà máy tính giá giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 nhập kho nh sau:
Giá gốc giấy cuộn BB nhập kho = Giá mua (không có thuế GTGT) = Số lợng x Đơn giá
= 2607 kg x 10.449 = 27.240.543 đồng + Đối với nguyên vật liệu gia công (chủ yếu là giấy in): Với một số đơn
đạt hàng thì khách hàng mang giấy in đến để thuê Nhà máy gia công. Trong trờng hợp này, Nhà máy cho nhập kho và chỉ theo dõi về mặt số lợng nguyên vật liệu do khỏch hàng mang đến, cũn về mặt giỏ trị khụng đợc theo dừi.
2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Là một doanh nghiệp sản xuất nên ở Nhà máy nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất. Ngoài ra, đối với một số loại nguyên vật liệu còn
đợc xuất để sử dụng trong các phòng ban của Nhà máy.
Do đặc điểm nguyên vật liệu phong phú và đa dạng, số lợng danh điểm nguyên vật liệu tơng đối nhiều cho nên Nhà máy đã lựa chọn phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc để tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số nguyên vật liệu xuất. Nói cách khác, giá trị nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo giá của lô
nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ và do vậy, giá
trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ đợc tính theo giá của nguyên vật liệu nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
VÝ dô:
- Ngày 1/1/2004, tồn kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 của Nhà máy là 2500 kg, đơn giá 10.445đ/kg.
- Ngày 19/3/2004, nhập kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 2607 kg,
đơn giá 10.449đ/kg.
- Ngày 29/3/2004, xuất kho giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 là 4192 kg.
Vởy giá thực tế 4192 kg giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 xuất kho ngày 29/3/2004 theo phơng pháp Nhập trớc - Xuất trớc là:
2500 kg x 10.445 + 1692 kg x 10.449 = 43.792.208 đồng
Phơng pháp này có u điểm là cho phép kế toán vật t của Nhà máy có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời.
Tuy nhiên, phơng pháp này lại có nhợc điểm là phải tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu và phải hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phơng pháp này còn làm cho chi phí kinh doanh của Nhà máy không phản ứng kịp thời với giá cả thị tr- ờng của nguyên vật liệu.
3. Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội