thiếu bất kỳ một loại nào có thể gây ra ngừng sản xuất. Vì vậy, hạch toán
nguyờn vật liệu phải bảo đảm theo dừi đợc tỡnh hỡnh biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị của từng danh điểm nguyên vật liệu.
Phơng pháp Thẻ song song là một phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu có nhiều u điểm nh: đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Chính vì vậy mà Nhà máy in Quân đội đã lựa chọn phơng pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Theo phơng pháp này, thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL về hiện vật trên Thẻ kho, còn kế toán vật t ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của NVL cả về hiện vật và giá trị trên Sổ chi tiết NVL, cuối tháng sẽ
đợc tập hợp vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Thẻ kho đợc thủ kho mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu trong từng kho. Sổ chi tiết nguyên vật liệu cũng đợc kế toán vật t mở tơng ứng với Thẻ kho. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc lập riêng cho từng kho.
Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Nhà máy đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Nhà máy in Quân đội
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu 4.1. ở kho
Phiếu nhập kho
Thẻ kho Sổ chi tiết NVL
Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp NXT
Kế toán tổng hợp
Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho sẽ thực hiện nhập, xuất vật liệu về hiện vật. Sau đó, cuối ngày thủ kho tính ra số lợng tồn kho và ghi vào Thẻ kho cho từng loại nguyên vật liệu tơng ứng. Hàng ngày, sau khi ghi xong Thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ (Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho) cho kế toán vật t.
Bảng số 9:
Nhà máy in quân đội
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 01/03/2004 Tê sè: 04
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2 - Đơn vị tính: Kg
- Mã số: 15210109
ST
Chứng từ
Diễn giải Ngày nhËp,
Số lợng Ký xác
nhận của
SH NT Nhập Xuất Tồn
A B C D E 1 2 3 4
1 Tồn đầu tháng 01/01/04 2.500
2 54 19/03/04 NhËp kho 19/03/04 2607 5107
3 51 29/03/04 XuÊt kho 29/03/04 4.192 915
Céng 2607 4.192
Tồn cuối tháng 915
Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Ngời lập thẻ Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mỗi Thẻ kho theo dừi một loại nguyờn vật liệu và đợc mở cho từng tháng. Đầu tháng, thủ kho ghi số lợng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuối tháng trớc. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, căn cứ vào các Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành ghi vào Thẻ kho về mặt số lợng. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu đợc ghi một dòng trên Thẻ kho. Thủ kho của Nhà máy thờng xuyên đối chiếu giữa số tồn tại kho với số tồn trên Thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng số nhập, số xuất
kho, tính ra số tồn về số lợng của từng loại nguyên vật liệu trên các Thẻ kho và đối chiếu với Sổ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán vật t lập.
4.2. ở phòng tài chính - kế toán
Hàng ngày, sau khi nhận đợc chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán vật t ghi đơn giá, tính thành tiền cho mỗi Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho, rồi chuyển số liệu vào Sổ chi tiết nguyên vật liệu (cả chỉ tiêu số lợng và giá trị) (Bảng số 10 trang 36). Sổ chi tiết nguyên vật liệu đợc mở cho từng loại nguyên vật liệu tơng ứng với Thẻ kho. Cuối tháng, kế toán vật t tính ra số tồn cả về số lợng và giá trị cho từng loại nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sau đó sẽ đối chiếu số liệu với thủ kho về số lợng và đối chiếu với kế toán tổng hợp về giá trị của từng loại nguyên vật liệu, nếu có sự chênh lệch sẽ tìm nguyên nhân và điều chỉnh .
Cuối tháng 3/2004, căn cứ vào số liệu trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán vật t lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu (Bảng số 11 trang 37). Mỗi loại vật liệu đợc ghi một dòng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc lập riêng cho từng kho nguyên vật liệu.
Số liệu trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc dùng để đối chiếu với số liệu trên sổ Cái tài khoản 1521 và 1522, cụ thể: dòng tổng cộng tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn đợc đối chiếu với dòng số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ trên sổ Cái TK 1521 và 1522.
Bảng số 10:
Nhà máy in quân đội
Sổ chi tiết vật liệu Tháng 03 năm 2004
Tài khoản: 1521
Tên kho: Kho 1521 (Nguyên vật liệu chính) Tên, quy cách vật liệu: Giấy cuộn Bãi Bằng 84-65gm2
Đơn vị tính: Đồng Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Đơn Nhập Xuất Tồn
SH NT SL TT SL TT SL TT
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Tồn đầu tháng 10.445 2500 26.112.500
54 19/03/04 NhËp kho 1521 10.449 2607 27.240.543
51 29/03/04 Xuất in Tạp chí dân chủ 6211 10.445 1055 11.019.475
51 29/03/04 Xuất in Bản tin t pháp 6211 10.445 1445 15.093.025
10.449 1692 17.679.708
Céng 2607 27.240.543 4192 43.792.208
Tồn cuối tháng 10.449 915 9.560.835
Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng số 11:
Nhà máy in quân đội
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Từ ngày 01/03/2004 đến ngày 31/03/2004
Kho: 1521 - Nguyên vật liệu chính
Đơn vị tính: Đồng Danh Tên, chủng loại, quy Đơn Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
15210101 GiÊy cuén VP 84-58gm2
Kg 8530 86.101.230 5040 55.712.160 10450 116.099.500 3120 25.713.890
…
15210109 GiÊy cuén BB 84-65gm2
Kg 2500 26.112.500 2607 27.240.543 4192 43.792.208 915 9.560.835
…
15210485 GiÊy TM 84-60gm2 Tê 27000 7.047.000 16250 4.241.250 10750 2.805.750
…
Céng 1.573.991.20
3
1.575.889.11 4
1.426.233.420 1.723.646.897
Ngày 31 tháng 03 năm 2004
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)