luận văn kế toán thương mại Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm

Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lànhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí, giảm giá thành, tăng thu nhập chodoanh nghiệp, đây là một yêu cầu thiết thực,

LỜI MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với sự đi lên của nền kinh tế đất nướccác doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây dựng cơ bản nói riêng đãkhông ngừng mọc lên và phát triển mạnh mẽ cả hình thức, quy mô và hoạtđộng xây lắp

Vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp xây dựng cơbản phải tìm ra con đường đúng đắn và phương án sản xuất kinh doanh tối ưu

để có thể đứng vững trong nền kinh tế thị trường, dành lợi nhuận tối đa, cơchế hạnh toán đòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng cơ bản phải trang trải đượccác chi phí bỏ ra và có lãi

Hạnh toán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng, tính đủ giá thành Từ

đó giúp cho doanh nghiệp hạ thấp chi phí sản xuất tới mức tối đa, hạ thấp giáthành sản phẩm - biện pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố của quá trình sảnxuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớnkhoảng từ 70% giá trị công trình Vì thế công tác quản lý nguyên vật liệu có ýnghĩa vô cùng quan trọng, thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu có thểlàm tăng hoặc giảm giá thành công trình, từ đó buộc các doanh nghiệp phảiquan tâm tới việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu làm cho giá thànhgiảm đi mà vẫn đảm bảo chất lượng

Bởi vậy làm tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lànhân tố quyết định làm hạ thấp chi phí, giảm giá thành, tăng thu nhập chodoanh nghiệp, đây là một yêu cầu thiết thực, một vấn đề đang được quan tâmnhiều trong quá trình thi công xây dựng của các doanh nghiệp xây cơ bản hiệnnay

Ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và Xây dựng ThạchLâm, với đặc điểm lượng nguyên vật liệu sử dụng vào công trình khá lớn thì

vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giáthành, tăng lợi nhuận cho Công ty Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quantâm đến khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu.

Trong thời gian thực tập tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mạiđầu tư và xây dựng Thạch Lâm em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài :

“Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm” làm

chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Sau quá trình học lý thuyết tại trường cùng với thời gian thực tập tạiCông ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm,với số liệu thực tế, được sự hướng dẫn nhiệt tình của

PGS TS Nguyễn Minh Phương và các thầy cô giáo trong khoa Kế toán cùngvới các cán bộ trong ban lãnh đạo và phòng kế toán Công ty

Em đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình

Chuyên đề thực tập gồm các phần sau :

Phần I : Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại

đầu tư và xây dựng Thạch Lâm.

Phần II : Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ tại Công ty TNHH TM Đầu tư và Xây dựng Thạch Lâm Phần III : Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế

toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm.

Mặc dù trong quá trình thực tập em đã rất cố gắng, song do thời gian có hạn,chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi những sai sót, rất mong được sựgóp ý của các thầy cô giáo cùng các đồng nghiệp để em hoàn thiện hơn vớikiến thức của mình

Em xin chân thành cảm ơn !

Phần I : Tổng quan về Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư

Tên giao dịch: Công ty TNHH TM đầu tư và xây dựng Thạch Lâm

Địa chỉ Công ty: Số 2, Lê Trọng Tấn – Thanh Xuân – Hà Nội

Công ty thực hiện chế độ hạch toán độc lập, được phép vay vốn, ký kết hợpđồng ( HĐ kế toán ), có con dấu riêng theo thể thức nhà nước quy định, đượcđăng ký theo luật Công ty, có tư cách pháp nhân đầy đủ để mở tài khoản tiềnViệt Nam và Ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của pháp luật

Đến nay, phạm vi hoạt động của Công ty đã được mở rộng cả ba miềnBắc, Trung, Nam

Và không ngừng vươn lên bằng chính sức mạnh của mình đưa Công ty ngàymột phát triển vượt bậc, sự đoàn kết hiệp lực giữa các thành viên trong Công

ty chính là nhân tố sức mạnh làm cho Công ty ngày càng phồn thịnh

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty

Công ty là một đơn vị xây dựng trực thuộc Hà Nội, nhiệm vụ chính của công

ty là thi công xây dựng các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp

Sản phẩm của Công ty chủ yếu là các công trình và hạng mục côngtrình, vì là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp nên hoạt động chủ yếucủa Công ty là phương thức nhận thầu, sản phẩm của ngành mang tính đơnchiếc vốn đầu tư lớn chu kỳ sản xuất dài, thời gian sử dụng lâu, thường xuyênphải di chuyển và chịu tác động của bên ngoài Xây dựng cơ bản là ngành sản

xuất mang tính công nghiệp có đặc điểm kỹ thuật riêng, thể hiện rõ ở sảnphẩm xây lắp với quá trình sáng tạo ra sản phẩm của ngành.

Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng ThạchLâm là Công ty xây dựng với chức năng là xây lắp, mặt hàng chủ yếu là xâylắp và sản xuất vật liệu xây dựng

Trong xây lắp công việc đầu tiên là tham gia dự thầu, khi dự thầu công

ty phải nộp hồ sơ dự thầu với các bản mẫu thiết kế có hình thức đẹp, chi phíthấp nhất nhưng chất lượng cao

Sau khi trúng thầu một mặt Công ty tiến hành ký hợp đồng giao khoáncho các đối tượng xây dựng thuộc Công ty, đồng thời tiến hành giao khoánmặt bằng vị trí và lập kế hoạch mua sắm vật tư xây dựng Khi công trình đượchoàn thành Công ty nghiệm thu từng bộ phận bàn giao các công trình đưa vào

đó ảnh hưởng rất lớn tới kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Mặt khác do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm xây dựng

có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài nên tình hình hạchtoán tăng, giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên xẩy ra và kéodài trong suốt quá trình thi công xây dựng

1.2.2 Đặc điểm về công nghệ sản xuất.

Do đặc điểm của nghành xây dựng và sản phẩm xây dựng cơ bản, nênquá trình sản xuất của Công ty có đặc điểm sản xuất liên tục, phức tạp, trảiqua nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng

và thi công ở các địa điểm khác nhau làm cho giá cả và tình hình vận chuyểnnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có sự thay đổi ảnh hưởng đến kế toánnguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Sơ đồ tổ chức sản xuất

Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất côngnghiệp có đặc điểm khác với ngành sản xuất khác, sự khác nhau có ảnh hưởnglớn đến công tác quản lý trong đơn vị thi xây dựng, về tổ chức sản xuất thìphương thức nhận thầu đã trở thành phương thức chủ yếu

Sản phẩm của Công ty là không di chuyển được mà cố định ở nơi sảnxuất nên chịu ảnh hưởng của địa hình, địa chất, thời tiết giá cả thị trường….của nơi đặt sản phẩm,buộc phải di chuyển máy móc, thiết bị nhân công tới nơi

tổ chức sản xuất, sử dụng hạch toán vật tư, tài sản sẽ phức tạp do đó ảnhhưởng rất lớn tới kế toán nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ

Do đặc điểm quy trình sản xuất từ khi nhận thầu đến khi công trìnhhoàn thành bàn giao kéo dài, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau ,mỗi côngtrình đều có dự toán thiết kế riêng, làm cho giá cả và tình hình vận chuyển

Nhận

thầu

Tổ chứcthi công

Hoàn thànhnghiệm thu Bàn giao

nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có sự thay đổi ảnh hưởng tới kế toán nguyênvật liệu , công cụ dụng cụ

1.3 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty.

Đặc điểm của tổ chức bộ máy quản lý của Công ty với phương châm tổchức bộ máy gọn nhẹ làm việc tốt, có tinh thần trách nhiệm và lấy hiệu quảchất lượng làm đầu

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mạiđầu tư và xây dựng Thạch Lâm, đứng đầu là ban giám đốc sau đó là các phòng ban

Đứng đầu là giám đốc sau đó có 2 phó giám đốc giúp giám đốc quản lý Côngty

Sơ đồ về bộ máy tổ chức quản lý của Công ty

Phòng kế

hoạch

P Tư vấn thiết kế xây dựng

P Tài chính kế toán

Phòng Kỹ thuật

Đội thi công

Cùng với sự phát triển hội nhập của nền kinh tế thị trường Công ty đãkhông ngừng đổi mới và cải tiến bộ máy quản lý Đến nay bộ máy quản lýcủa Công ty rất gọn nhẹ, linh hoạt, thích ứng với sự biến đổi thường xuyêncủa nền kinh tế thị trường nhưng vẫn đảm bảo được tính đồng bộ trong toànCông ty.

+ Giám đốc: chịu trách nhiệm quyết định mục tiêu, định hướng phát triển củatoàn bộ Công ty, quyết định thành lập các bộ phận trực thuộc, bổ nhiệm cáctrưởng phó bộ phận, quản lý giám sát, điều hành các hoạt động thông qua cáctrợ lý, phòng ban

+ Phó giám đốc sản xuất: trực tiếp giúp đỡ giám đốc về mặt sản xuất thi công.+ Phó giám đốc kinh doanh: giúp giám đốc về mặt tìm kiếm đối tác, thực hiệncác nhiệm vụ

Phó giám đốc là ban trực tiếp giúp đỡ giám đốc thực hiện các công việchoặc được giám đốc trực tiếp phân công quản lý giám sát khi giám đốc uỷquyền

+ Các phòng ban: chịu sự phân công và thực hiện nhiệm vụ do ban giám đốcchỉ đạo

1.4 tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong một số năm gần đây

Từ những năm thành lập tới nay công ty đã đi vào hoạt động khá hiệuquả Tổng giá trị sản xuất kinh doanh, doanh thu, nộp ngân sách, lợi nhuận,thu nhập bình quân…liên tục tăng trưởng qua các năm

kết quả kinh doanh của công ty được thể hiện qua bảng phân tích sau :

Đơn vị tính: 1000 đ

chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007

Chênh lệch Giá trị Tỷ lệ (%)

Tổng doanh thu 16.331.312 17.840.826 1.509.514 9,8 %Tổng chi phí 15.249.645 16.466.375 1.216.730 8,4 %Tổng lợi nhuận sau thuế 1.081.667 1.374.451 292.784 23,9%

Tỷ suất lợi nhuận/Doanh thu tăng: 0,94%

Qua bảng phân tích trên chứng tỏ tình hình sản xuất kinh doanh của Công

ty tương đối ốn định, tỷ lệ tăng của lợi nhuận cao hơn so với tỷ lệ tăng doanhthu và chi phí Điều đó chứng tỏ Công ty đã kiểm soát tốt các yếu tố đầu vàocủa chí phí sản xuất

Mặt khác, thu nhập bình quân của người lao động năm 2007 cũng đã tăng

so với năm 2006 là: 469(nghìn đồng) tương đương tỷ lệ tăng là: 13,6% Đây

là một yêu tố quan trọng nhằm ổn định nguồn nhân lực của Công ty trong thờigian tới

Tuy nhiên, Công ty cần xem xét tới chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận/Tổng Tàisản bình quân bởi vì chỉ tiêu này có xu hướng giảm nghĩa là hiệu quả sử dụngtài sản năm 2007 đã giảm so với năm 2006 là 3,7 %

Với những kết quả đạt được như trên và kế hoạnh đề ra trong những nămtới cùng sự nỗ lực, quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên toàn công

ty, chắc chắn trong tương lai Công ty Trách Nhiệm hữu hạn Thương Mại đầu

tư và Xây Dựng Thạch Lâm sẽ không ngừng được cũng cố và phát triển

1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty.

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Phòng Tài chính kế toán có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh một cách đầy đủchính xác, khách quan và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinhtrong Công ty Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính và tổng hợp thông tin

về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Kiểm tra tính trungthực của báo cáo kế toán và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc.Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra công tác tài chính các đơn vị phụ thuộc

Để từ đó giúp Giám đốc kiểm tra, kiểm soát bằng đồng tiền các hoạt độngKinh tế - Tài chính trong Công ty theo các quy định về quản lý tài chính củaNhà nước

Bộ máy kế toán Công ty chịu sự điều hành quản lý trực tiếp của giám đốcCông ty Để đảm bảo công tác kế toán hiệu quả và phù hợp với đặc điểm củađơn vị, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung tạiphòng kế toán của Công ty

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty trách nhiệm hữu hạn thương

mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm

+ Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản,gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra công việc do kếttoán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu tráchnhiệm trước giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán

+ Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm, tập hợp chi phí tính giá thành vàxác định kết quả kinh doanh Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của các kế toán phần hành thực hiệntrên máy để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót (nếu có) về nghiệp vụhạch toán, đảm bảo số liệu chính xác kịp thời Là người tổng hợp các số liệu

kế toán, đưa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toáncác phần hành khác cung cấp Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán,

Kế toán trưởng

Kế toán tiền mặt TGNH

Kế toán tiền lương và các khoản vay Thủ quỹ

Nhân viên thống kê

kế toán tại các đơn vị

Kế toán tổng hợp

Kế toán vật

tư TSCĐ,

CCDC

lập báo cáo quyết toán quý - năm và các báo cáo khác theo quy định của Công

ty, Tổng công ty và Nhà nước Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kếtoán trưởng và Ban giám đốc khi được yêu cầu

+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: có nhiệm vụ mở sổ chi tiến theodõi các khoảng thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán cuốitháng, lập bảng kê thu chi và đối chiếu với kết toán tổng hợp

+ Kế toán vật tư tài sản cố định, công cụ dụng cụ: có trách nhiệm theodõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, xác định chi phí nguyên vật liệu cho tổngcông trình, hạng mục công trình, theo dõi tình hình biến động của tài sản cốđịnh, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lượng tài sản cố định, tìnhhình khấu hao, tính đúng chi phí sữa chữa và giá trị trang thiết bị

+ Kế toán tiền lương và các khoản vay: căn cứ vào bảng duyệt quỹlương của các đội và khối gián tiếp của Công ty, kế toán tiến hành thành lậptập hợp bảng lương, thực hiện phân bổ, tính toán lương và các khoản phải trảcho cán bộ công nhân viên trong Công ty

+ Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ thu, chi đã được phê duyệt thủ quỹ tiếnhành phát, thu, nộp tiền vào ngân hàng, cùng với kết toán tiền mặt quản lýtiền Công ty

1.5.2 Hình thức kế toán và đặc điểm phần hành kế toán của từng bộ phận

Để đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện nay côngtác kế toán của Công ty đang áp dụng loại hình tổ chức công tác kế toán củaCông ty theo hình thức phân tán Quá trình hạch toán theo hình thức nhật kýchung

Nhật ký chung: là hình thức tổ chức kế toán dùng để ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (quan

hệ đối ứng các tài khoản )

Trình tự hạch toán như sau: hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kếtoán ghi vào nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo nội dung các nghiệp

vụ kinh tế, phát sinh đó theo trình tự các cột ngày ghi sổ, chứng từ (số, ngày ).Sau đó kế toán vào các loại sổ cái, sổ chi tiết căn cứ vào đó để lập báo cáo tàichính gửi lên cấp trên

Cuối mỗi tháng hoặc định kỳ kế toán phải tổng hợp toàn bộ số liệu để đốichiếu kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép sổ theo nguyên tắc

+ Tổng số dư nợ đầu kỳ = Số dư có đầu kỳ

+ Tổng số phát sinh nợ trong kỳ = Số phát sinh có trong kỳ

Số dư nợ cuối kỳ = Số dư có cuối kỳ

Sơ đồ hạch toán theo trình tự ghi chép nhật ký chung

Chứng từ kếtoán

Nhật ký chuyên

dùng

Nhật kýchung

Sổ cái

Sổ hoặc thẻchi tiết

Bảng tổnghợp chi tiết

Bảng cân đối

sổ phát sinh

Báo cáo tàichính

Ghi chú: ghi hàng ngày

ghi đối chiếu ghi cuối tháng

Với hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vàoNhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán cácnghiệp vụ kinh tế căn cứ vào chứng từ gốc Theo hình thức này có rất nhiều

ưu điểm phù hợp với điều kiện đặc điểm thực tế của Công ty

+ Để kiểm tra quản lý có hiệu quả trong lĩnh vực kinh tế

+ Để ghi chép tránh được hiện tượng trùng lặp

+ Cung cấp đầy đủ các thông tin, số hiệu chính xác

+ Nắm được số lượng nhân viên kế toán

1.6 Xu hướng phát triển của Công ty trong những năm tới

Công ty tiếp tục chú trọng phát triển hơn nữa về việc nhận thầu, tìmkiếm công việc, các phương án, dự án đầu tư kinh doanh mới để mở rộng thịtrường

Đồng thời quản lý về chất lượng, an toàn, tiến độ thi công của các côngtrình được tốt hơn nữa

Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham gia đề xuất các giải pháp trongviệc quản lý và quyết định kinh tế tài chính của Công ty

Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và đầu tư và xây dựng Thạch Lâm

là một đơn vị sản xuất kinh doanh với lĩnh vực chính là xây lắp Trong đóngành xây dựng là một trong những nghành sản xuất vật chất lớn nhất cảnước, sản phẩm là các công trình xây dựng nhằm thoả mãn nhu cầu khác nhaucủa nền kinh tế quốc dân Sản xuất xây dựng cũng là một dạng đặc thù củasản xuất công nghiệp (công nghiệp chế tạo) Bởi vậy, nó cũng có đặc điểm

chung của sản xuất công nghiệp: quá trình biến đổi, kết hợp các yếu tố sảnxuất để tạo ra sản phẩm với giá trị và giá trị sử dụng mới

Nét đặc thù của sản phẩm xây dựng và sản xuất xây dựng đặt ra nhiều yêu cầukhông chỉ đối với mặt kỹ thuật xây dựng, mà cả mặt quản lý và kinh doanhxây dựng

Đặc điểm nổi bật của sản phẩm công ty là:

+ Sản phẩm xây lắp là các công trình xây dựng có quy mô lớn , kết cấuphức tạp, mang tính đơn chiếc, chu kỳ sản xuất dài

+ Sản xuất xây dựng thực hiện ngoài trời, thời gian thi công dài, chịu ảnhhưởng trực tiếp của điều kiện tự nhiên và điều kiện địa phương

+ Sản xuất có công nghệ và tổ chức sản xuất phức tạp Tổ chức quản lý luôn

bị biến đổi theo các giai đoạn xây dựng va theo trình tự công nghệ xây dựng.+ Sản xuất xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc thoả thuận với chủđầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm xây lắp khôngđược thể hiện rõ

Quá trình sản xuất phức tạp, không ổn định và có tính lưu động cao, việc hoànthành kế hoạch sản xuất chịu sự tác động của nhiều nhân tố khác nhau gồm:

- Các nhân tố thuộc lực lượng sản xuất của doanh nghiệp

- Các nhân tố thuộc tổ chức và chỉ đạo thi công

- Các nhân tố thuộc về điều kiện tự nhiên và các nhân tố khác

Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm.

2.1 Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty.

Nhằm bảo quản tốt vật tư, tránh hao hụt tổn thất trong quá trình bảo quảnvật tư, Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng ThạchLâm đã áp dụng công tác quản lý vật tư như sau:

Kho chứa vật tư rộng, kín, che mưa, che nắng tốt để chống trộm cắp vàtránh bị kém phẩm chất trong thời gian bảo quản Kho chứa gần công trình đểtiến hành vận chuyển đến công trình nhanh đảm bảo tiến độ thi công Đồngthời kho có đường để ô tô vào tận cửa kho để tránh mất mát trong quá trìnhvận chuyển

Ban chỉ huy Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xâydựng Thạch Lâm sắp xếp thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyênmôn cao, làm việc tuân thủ đúng nguyên tắc Quá trình nhập kho, xuất khonguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn làm đúng quy tắc Viết đầy đủ phiếunhập - xuất kho cùng chữ ký của từng người có trách nhiệm trong việc nhập -xuất kho để mỗi người ý thức được trách nhiệm của mình về số nguyên vậtliệu, công cụ dụng cụ vừa nhập - xuất kho

2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty.

Vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trìnhsản xuất Vật liệu có đặc điểm nổi bật là chỉ tham gia một lần vào quá trìnhsản xuất, bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành sản phẩm

Công cụ dụng cụ là công cụ lao động tham gia vào nhiều chu trình sản xuất,

có giá trị nhỏ hơn 5 triệu đồng

Trong các doanh nghiệp, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọnglớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh Đặc biệt là trong các đơn vị xâydựng như Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựngThạch Lâm thì vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố quan trọng trong thi công

Tiến độ thi công có đảm bảo về cả thời lượng và thời gian hay không phụthuộc vào việc cung ứng nguyên vật liệu Chất lượng của công trình có đạthay không là do phẩm chất của từng nguyên vật liệu Nói tóm lại, vật liệu,công cụ dụng cụ mang tính chất quyết định chất lượng, thời gian thi công củamỗi công trình.

Đối với đơn vị xây dựng thì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ không có gìkhác ngoài các vật tư xây dựng như: cát, xi măng, sỏi, thép, sắt, xẻng, máng,dao xây, cuốc

2.3 Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty.

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứngnhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rấtlớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu ,công cụ dụng

cụ có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xácvật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụmột cách khoa học, hợp lý Tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu

tư và xây dựng Thạch Lâm cũng tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ.Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi,bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở kho Nhưng trong công tác hạchtoán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II đểphản ánh từng loại vật liệu công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứvật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vitính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ Vì vậy tất cả các loạivật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "Nguyên liệu vật liệu" các loạicông cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153 "Công cụ dụng cụ"

Cụ thể ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng ThạchLâm sử dụng mã vật tư như sau:

* Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau:

+ Nguyên vật liệu không phân loại thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ

mà được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu củacông ty, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản Nó baogồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép,gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khácnhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép  6, thép 10,thép  20… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng

+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượngcho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị màcông ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máytrộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ôtô

+ Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng đượcnữa, vỏ bao xi măng…

Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình

là một kho nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiếnhành thi công xây dựng Vì vậy, các kho bảo quản phải khô ráo, tránh ô xyhoá vật liệu - công cụ dụng cụ, các kho có thể chứa các chủng loại vật tưgiống hoặc khác nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới côngtrình Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lýtrong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòngkinh tế kế hoạch vật tư đưa ra Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch toán

và quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã phân loại nguyên vậtliệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ danh điểm và mỗi loại vậtliệu công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu Yêu cầu đối với thủkho ngoài những kiến thức ghi chép ban đầu, còn phải có những hiểu biết

nhất định các loại nguyên vật liệu của ngành xây dựng cơ bản để kết hợp với

kế toán vật liệu ghi chép chính xác việc nhập, xuất bảo quản nguyên vật liệutrong kho

* Đối với công cụ - dụng cụ như sau:

- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng…

- Bao bì luân chuyển:…

- Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công: Đầm cóc, khoan bê tông

2.4 Hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm

2.4.1 Thủ tục nhập kho nguyên vật liêu, công cụ dụng cụ

a Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài:

Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ

về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho

Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhậnhàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụdụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị, trong hoá đơn đã ghi rõcác chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vậtliệu, thành tiền, hình thức thanh toán…

Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thịxem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp vớihợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thìđồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 2 liên phiếu nhập kho

Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ khorồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng Người nhận hàng mang hoá đơn kiêmphiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng Thủ kho tiến hànhkiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên

phiếu nhập kho, sau đó vào thể kho Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kếtoán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoáđơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán.Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để pháthiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ khohoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ Kếtoán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi thông báo số nợ của từngngười và có biện pháp thanh toán dứt điểm tránh tình trạng nợ nần dây dưa.

Thủ tục nhập kho được thể hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 04

Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toáncông ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toánrút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho

Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành côngviệc của mình

Vật liệu,

công cụ,

dụng cụ

Bankiểmnghiệm

Phòng kỹthuật vật

tư, tiếpthị

Nhập khoHoá đơn

Phòng kế toán

Hoá đơnBiênbảnkiểm

Phiếunhập

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL

Liên 2: giao cho khách hàng FD/02- B

Đơn vị bán hàng: Công ty thép Tuyên Quang

Địa chỉ: Chi nhánh Thanh Xuân - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _

Điện thoại: 8588553 MS:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh

Đơn vị: ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng

kgkgkgkg

4400900050006000

4.1204.1454.1204.135

18.128.00037.305.00020.600.00024.810.000

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười triệu chín trăm hai mươi bảy nghìn ba trămđồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Khi hàng về tới kho , nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm tra

Mẫu 02.

Công ty THHH TM Biên Bản Kiểm Nghiệm Vật Tư

đầu tư và xây dựng Thạch Lâm Ngày 02 Tháng 12 năm 2007

Căn cứ vào hoá đơn số 538 ngày 02 tháng 12 năm 2007 của Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm giao theo hợp

đồng số 230/HĐKT ngày 01 tháng 12 năm 2007

Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông : Hoàng Văn Ngọc : Đại diện phòng công tiêu – Trưởng ban

Ông : Trần Văn Dũng : Đại diện phòng kỹ thuật – Uỷ viên

Bà : Nguyễn Thanh Vân : Đại diện thủ kho - Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây:

TT Tên nhãn hiệu

vật liệu

Đơn vịtính(kg)

quy cáchphẩm chất

Kết luận của ban kiểm nghiệm

Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban

Căn cứ vào hoá đơn số 538 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế

đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 02/12/2007 - Số 538.Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho

Mẫu số 03

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm

Địa chỉ : Số 2, Lê Trọng Tấn - Thanh Xuân - Hà Nội.

Phiếu nhập kho

Số : 165

Ngày 02/12/2007Tên người giao hàng: Nguyễn Văn Mạnh Nợ TK 152:

Theo hoá đơn số 538 ngày 02/12/2007 của Có TK 331 :

Công ty thép Tuyên Quang - Chi nhánh - Thanh Xuân - Hà Nội

Mẫu số 04

Hoá đơn (GTGT) MS 01/GTGT - 3LL

Liên 2: giao cho khách hàng EC/02 - FNgày 03/12/2007 N0: 00140Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư số 26

Địa chỉ: Thanh Xuân - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _

Điện thoại: 8388353 MS:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng ThạchLâm

Địa chỉ: Số 2, Lê Trọng Tấn -Thanh Xuân Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: chịu Mã số

STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Sơn

kg

31.000

860

26.660.00

0

Số tiền viết bằng chữ: Hai chín triệu ba trăm hai mươi sáu nghìn đồng chẵnNgười mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

- Căn cứ vào hoá đơn số 140 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế

đã về, phòng vật tư viết phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Mẫu 05

thương mại đầu tư và xây dựng Phiếu nhập kho Số 166

Thạch Lâm Ngày 03/12/2007 Nợ TK 152:

Tên người giao hàng: Nguyễn Văn Mạnh Có TK 331:

Nhập vào kho: Số 1 tại Công ty

giá

Thànhtiền

Xinnhập

Thựcnhập

Trường hợp theo hoá đơn số 140 ngày 03/12/2007 của Công ty vật tư số 26Thanh Xuân - Hà Nội như trên thì chi phí vận chuyển xi măng được tính vàogiá hoá đơn Còn trường hợp ngày 04/12/2007 theo hoá đơn số 142 công tymua xi măng Bỉm Sơn tại Công ty vật tư - 38 - Đường Nguyễn Chí Thanhnhưng do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện

Hoá đơn (GTGT) MS 01/GTGT - 3LL

Liên 2: giao cho khách hàng EC/02- T

Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư

Địa chỉ: 38 – Nguyễn chí Thanh - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _Điện thoại: 7562.346 MS:

Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Mạnh

Đơn vị:Công ty Trách nhiệm hữu hạn

thương mại đầu tư và xây dựng Thạch Lâm Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số

STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền1

2

Xi măng Bỉm Sơn

vận chuyển

kgkg

21.00021.000

82030

17.220.000630.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu sáu trăm ba mươi lăm nghìn đồng

Mẫu số 07Đơn vị: Công ty Trách nhiệm

hữu hạn thương mại đầu tư Phiếu nhập kho Số 167

và xây dựng Thạch Lâm Ngày 04/12/2007 Nợ TK 152

Tên người giao hàng: Nguyễn Văn Mạnh Có TK 111

Nhập vào kho: Số 1 tại Công ty

Thựcnhập

Đối với công cụ dụng cụ : Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình xây dựng

cơ bản có số lượng ít hơn so với vật liệu Vì thế cả khâu vận chuyển và bảoquản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu Căn cứ vào yêu cầu công cụdụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về như sau:

Mẫu 08

Hoá đơn (GTGT) MS 01/GTGT - 3LLLiên 2: giao cho khách hàng L/02 Ngày 04/12/2007 N0: 00360Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Hoà phát

Địa chỉ: 72 - Tôn Đức Thắng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 9.521.786 MS:

Họ và tên người mua hàng: Lê Văn Hải

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng ThạchLâm

Địa chỉ: Số 2, Lê Trọng Tấn Thanh Xuân Hà Nội Số TK: _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:

STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền1

2

Đầm cóc (hon đa)

Khoan bê tông

ChiếcChiếc

13

27.000.0003.000.000

27.000.0009.000.000

Cộng 36.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi chín triệu Sáu trăm nghìn đồng chẵn

Mẫu Số 09 Phiếu nhập kho Số 168

Ngày 04/12/2007Tên người nhập: Lê Văn Hải Nợ TK 153Theo hoá đơn số 360 ngày 04/12/2007 Có TK 111 ST

T

Tên quy cách sản

phẩm, hàng hoá

Đơnvịtính

Thựcnhập

Mẫu Số10 Hoá đơn (GTGT) MS 01/GTGT - 3LL

Liên 2: giao cho khách hàng I/ - F

Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I

Địa chỉ: Nguyễn Chí Thanh- Hà Nội Số TK :_ _ _ _ _ _ _Điện thoại: 8.625.379 MS:

Họ và tên người mua hàng: Lê Văn Hải

Đơn vị: Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại đầu tư và xây dựng ThạchLâm

Số TK: _ _ _ _ _ _ _ _ _

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:

STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền1

2

3

Máy bơmGầu, phễu đổ bê tông

Cuốc

ChiếcChiếcChiếc

5621

360.000260.0007.000

1.880.0001.560.000147.000

4 Xẻng Chiếc 21 13.000 273.000

Tổng số tiền thanh toán 4.053.000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu không trăm năm mươi ba nghìn đồng

Đơn vị: Công ty TNHH TM Mẫu số 11

đầu tư và xây dựng Thạch Lâm Phiếu nhập kho Số 169

Ngày 05/12/2007Tên người giao hàng: Lê Văn Hải

Theo hoá đơn số 622 ngày 05/12/2007 S

Thựcnhập1

2

3

Máy bơmGỗu, phễu đổ bê tông

Cuốc

ChiếcChiếcChiếc

5621

5621

360.000260.0007.000

1.880.0001.560.000147.000

ký nhận song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa chongười di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phầnthực nhập rồi vào thẻ kho Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vậtliệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất

c Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch,

kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện