ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH CMS
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ hàng hoá tạị công ty
bộ thương hiệu Việt Nam, đồng thời cũng là đơn vị phân phối các linh kiện máy tính trên phạm vi toàn quốc Cũng như các Doanh nghiệp sản xuất thương mại khác, hoạt động thương mại trong Công ty CMS là hoạt động trung gian, cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng Do đó, chức năng chủ yếu là hoạt động thương mại là buôn bán, trao đổi hàng hóa, cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ người tiêu dùng.
Tiêu thụ hàng hóa là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Từ đây, vốn của doanh nghiệp được chuyển hóa từ hình thái hiện vật sang tiền tệ.
Với những đặc trưng trên khâu tiêu thụ hàng hóa là một trong những khâu rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thương mại nói chung và CMS nói riêng Công tác của kế toán tiêu thụ hàng hóa cũng rất được quan tâm chú ý Thông qua quá trình tiêu thụ, nhu cầu của người tiêu dùng được thực hiện tức là được sự thỏa mãn về giá trị sử dụng của hàng hóa và đồng thời phải bỏ ra một lượng tiền trả cho người bán
1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán tiêu thụ hàng hoá tạị công ty TNHH máy tính CMS.
Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH máy tinh CMS cần đảm bảo được các nội dung sau:
Kiểm soát chính sách bán hàng trước khi làm phiếu xuất Bộ phận kinh doanh bao gồm 5 trung tâm kinh doanh, mỗi trung tâm phụ trách một mảng khách hàng và sản phẩm.Các trung tâm kinh doanh sẽ có chính sách bán hàng theo đùng đợt như việc: giảm giá, chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại,…Đặc biệt là các vấn đề liên qua đến tỷ giá bán nhất là trong thời điểm nhạy cảm về tỷ giá vừa qua thì việc kế toán kinh doanh có trách nhiệm quản lý về các chính sách bán hàng đảm bảo không cho các trung tâm kinh doanh được vi phạm chính sách chung của công ty và đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận trên mỗi sản phẩm không quá thấp hoặc tránh tình trạng hạch toán lỗ. Để đảm bảo được việc lên báo cáo tài chính và quản trị hàng tháng, việc cập nhật các chi phí nhập khẩu chính xác và kịp thời giúp cho phần hành kế toán quản trị chạy giá trên phần mềm tránh tình trạng thiệt hại cho công ty trong quá trinh bán hàng.
Một yêu cầu không kém phần quan trọng đó là việc đối chiếu tồn kho giữa kế toán tiêu thụ hàng hóa thủ kho, tránh tình trạng chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh trong tháng.
Yêu cầu của công tác kế toán tiêu thụ cần phải nhanh nhạy trong quá trình làm việc để phát hiện ra các sai sót từ các bộ phận có liên quan, tạo ra 1 hành lang cơ chế để các phòng kinh doanh không vi phạm quy đinh chung về các chính sách của toàn công ty Đảm bảo công tác phải thực hiện nhanh và chính xác về doanh số và đúng về mặt hàng.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty TNHH máy tính CMS
Trong doanh nghiệp thương mại, quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa chín là quá trình quản lý hàng hóa về số lượng, chất lượng, tị giá hàng hóa.
Công tác quản lý nghiệp cụ tiêu thụ hàng hóa đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi, chỉ đạo quá trình bán hàng theo kế hoạch đã định, kịp thời phát hiện ra những biến động thị trường để điều chỉnh kinh doanh sao cho mang lại hiệu quả cao nhất Đồng thời phải tính toán và đưa ra các định mức kế hoạch về chi phí, kết quả kinh doanh, năng suất lao động, thời gian chu chuyển vốn.
1.3.1 Quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa.
Quản lý về số lượng, chất lượng trị giá hàng xuất bán, bao gồm: việc quản lý từng người mua, từng lần chuyển hàng, từng nhóm hàng, từng bộ phận kinh doanh.Việc quản lý chỉ kết thúc khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao và doanh nghiệp nhận được tiền hay có quyền đòi tiền.
Quản lý về giá cả bao gồm : việc lập dự định và theo doi thực hiện giá, đồng thời doanh nghiệp phải đưa ra kế hoạch cho kỳ tiếp theo Doanh nghiệp phải đưa ra một biểu giá hợp lý, cho từng mặt hàng, từng phương thức bán, từng địa điểm kinh doanh Trong công tác quản lý giá cả hàng hóa thì hệ thống cứng từ sổ sách kế toán là công cụ đắc lực nhất, phản ánh chính xác nhất tính hình tiêu thụ hàng hóa đặc biệt là sự biến động của giá cả trong từng thời điểm Nó giúp cho các nhà quản lý xây dựng được mức giá hợp lý nhất cho hàng bán ra.
Quản lý thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Quản lý việ thu hồi bán hàng là việc xem xét số tiền thu được sau khi tiêu thụ chuyển về đơn vị dưới hình thức nào, số lượng lầ bao nhiêu, chiều hướng phát sinh các khoản nợ khó đòi Quản lý mặt này bao gồm cả việc bao gồm cả việc quản lý các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tiêu thụ như nhận được tiền trước của khách hàng, chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại Sau khi quá trình tiêu thụ hàng hóa kết thúc cần phải quản lý việc xác định kết quả kinh doanh, đảm bảo tính đúng, tính đủ kết quả kinh doanh đã đạt được.
1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty TNHH máy tính CMS.
Thứ nhất, ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời khối lượng hàng hóa bán ra, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng xuất bán nhằm xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình bán hàng, phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh thương mại.
Thứ hai, kiểm tra tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch lợi nhuận, kỷ luật thanh toán và quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, kỷ luật thu nộp cho ngân sách nhà nước. Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó, kế toán tiêu thụ hàng hóa cần thực hiện những nội dung sau:
* Tổ chức tốt hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ hợp pháp ban đầu về nghiệp vụ tiêu thụ, tổ chức ghi chép và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý nhằm phản ánh được số liệu phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh, tránh ghi chép trùng lặp phức tạp không cần thiết nâng cao hiệu quả của công tác hoạch toán, căn cứ vào các trường hợp được coi là tiêu thụ phải được phản ánh đúng đắn kịp thời doanh số tiêu thụ và tồn trong kho.
* Báo cáo kịp thời tình hình thanh toán với khách hàng theo từng loại hàng từng hợp đồng kinh tế đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, đôn đốc việc thu nộp tiền bán hàng về doanh nghiệp tránh trường hợp tiêu cực như sử dụng tiền hàng cho mục đích cá nhân.
* Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản, sổ kế toán để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số lượng hàng hoá tiêu thụ ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn, doanh thu thuần…)
+ Phân bố chi phí mua hàng hợp lý cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ
+ Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp và một số chỉ tiêu liên quan
+ Xác định kết quả bán hàng thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá và báo cáo bán hàng, cung cấp kịp thời về tình hình tiêu thụ cho lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ cho hoạt động kinh doanh thương mại.
+ Theo dõi và phản ánh kịp thời công nợ với khách hàng.
* Tính toán, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu, trị giá vốn của hàng bán, xác định kết quả bán hàng, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà nước.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH CMS
Kế toán tiêu thụ hàng hoá
Bán hàng là quy trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua.
Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là khâu cuối cùng, khâu quan trọng nhất của quy trình kinh doanh.Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là: tính toán, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu, trị giá vốn của hàng bán, xác định kết quả bán hàng, kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng, kế hoạch lợi nhuận, kiểm tra tình hình quản lý tiền thu về bán hàng, tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán và việc thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà nước.
2.1.1 Vấn đề cơ bản liên quan đến tiêu thụ hàng hóa tại Công ty máy tính CMS
2.1.1.1 Các phương thức tiêu thụ hàng hóa tại Công ty
* Bán hàng thu tiền ngay :
Bán hàng hóa thu tiền ngay là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng Các hoạt động bán lẻ được thực hiện tại phòng trưng bày sản phẩm và phòng kinh doanh bán lẻ ở trụ sở chính của công ty.
Bán hàng thu tiền trực tiếp: Người bán giao hàng cho người mua và nộp tiền tại phòng kế toán công ty Kế toán thanh toán lập phiếu thu chuyển cho thủ quỹ thu tiền của Khách hàng.
* Bán hàng công nợ: Bán hàng công nợ là phương thức bán hàng khi có Hợp đồng mua bán hay đơn đặt hàng của một đại lý với cán bộ kinh doanh
2.1.1.2 Phương thức tính giá vốn hàng xuất kho
Căn cứ tính giá vốn hàng xuất kho tại công ty dựa và giá trị hàng hóa trong kỳ Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp nhập trước, xuất trước Hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ về mua bán hàng diễn ra , do đó thông thường đến cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính giá vốn hàng xuất kho một lần Sở dĩ điều này có thể thực hiện được là do công ty sử dụng phần mềm kế toán trong công tác hạch toán, khi sử dụng phần mềm này , máy tính có thể tự động tính giá vốn và cập nhật vào trong mỗi phiếu bán hàng để sau đó lên các báo cáo khi cần thiết
Trị giá vốn hàng xuất kho được tính theo ba bước sau:
Bước 1: Tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho trong tháng.
Hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của hàng hóa xuất kho.
Bước 2: Tính phân bổ chi phí mua hàng cho hàng xuất trong tháng.
Chi phí mua hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông hàng hóa, nó bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến quy trình mua hàng như :Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi, kiểm định hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng mua, chi phí hao hụt trong định mức của quy trình mua hàng Để tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa, kế toán sử dụng TK 156(1562) – Chi phí mua hàng hóa DN áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán
Chi phí thu mua Chi phí thu phân bổ cho hàng + mua phát còn đầu kỳ sinh trong kỳ x
Trị giá mua hàng hóa xuất bán trong kỳ
Trị giá mua + Trị giá mua hàng còn hàng còn đầu kỳ cuối kỳ
Bước 3: Tổng hợp kết quả tính được ở hai bước trên sẽ tính được trị giá vốn của hàng xuất kho.
Trị giá vốn hàng hoá xuất bán
Trị giá mua hàng hoá xuất bán
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa xuấtbán
2.1.2 Chứng từ sử dụng và tài khoản hạch toán
Theo nguyên tắc hạch toán, bất cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ gốc theo mẫu qui định của Bộ tài chính Quá trình tiêu thụ hàng hóa trong doanh nghiệp thường được sử dụng chứng từ sau:
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
Hóa đơn là chứng từ để doanh nghiệp xác nhận số lượng hàng hóa, đơn giá, số tiền đã bán, hóa đơn là căn cứ để người bán xuất hàng giao cho người mua, là căn cứ để ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán, xác định doanh thu bán hàng để nộp thuế doanh thu Đối với người mua, hóa đơn là căn cứ để thanh toán, để nhập kho, là căn cứ pháp lý để vận chuyển hàng hóa đi trên đường.
Ngoài hóa đơn, nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa còn sử dụng chứng từ kế toán về tiền mặt Phiếu này để xác định số tiền mặt thưc tes nhập quĩ và chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán.Chẳng hạn như:
- Các chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ Minh họa về hóa đơn bán hàng kiêm bản bàn giao và nghiệm thu sản phẩm:
Công ty TNHH máy tính CMS
118 CT5 Khu đô thị mới Mỹ Đình - HN
KIÊM BIÊN BẢN BÀN GIAO VÀ NGHIỆM THU THIẾT BỊ Ngày….tháng…năm 200
Người nhận hàng: Đơn vị thanh toán: Địa chỉ:
Tên vật tư Mã vật tư Đ
Thuế giá trị gia tăng
Tổng cộng tiền thanh toán
2.1.2.2 Tài khoản hạch toán: Để tiến hành hạch toán các nghiệp vụ về bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 511 - Doanh thu bán hàng
TK 521 – Chiêt khấu thương mại
TK 532 – Giảm giá hàng bán
TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp
TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện
TK632 – Giá vốn hàng bán
TK 131 – Phải thu khách hàng
Và các TK liên quan khác (TK 111,112, )
Tài khoản này được chi tiết theo từng mã khách công nợ.
- TK 511 doanh thu bán hàng hoá : Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán của hoạt động SXKD từ các giao dịch và nghiệp vụ sau:
+ Bán hàng: Bán các sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào
+ Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thỏa thuận trong một hoặc nhiều kỳ kế toán như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản theo phương thức hoạt động, doanh thu bất động sản đầu tư.
- Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 511.
+ Số thuế phải nộp (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT – nếu tính theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán hàng trong kỳ.
+ Các khoản ghi giảm doanh thu bán hàng (giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại và chiết khấu thương mại).
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần, doanh thu BĐSĐ sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
+ Doanh thu bán hàng trong kỳ :
TK 511 không có số dư cuối kỳ và có 5 TK cấp 2
TK5111 : Doanh thu bán hàng hoá
TK5112 : doanh thu bán thành phẩm
TK5113 : Doanh thy cung cấp dịch vụ
TK5114 : Doanh thu trợ cấp trợ giá
TK5117 : Doanh thu kinh doanh BĐSĐT
TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ phản ánh doanh thu của số hàng hóa, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán ngành, có kết cấu tương tự như TK
511 và có 3 tàI khoản cấp 2:
TK5121 Doanh thu bán hàng hoá
TK 5122 : Doanh thu bán thành phẩm
TK5123 : Doanh thu cung cấp dịch vụ
* TK 3331 – Thuế GTGT phảI nộp
TK này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và phương pháp trực tiếp
- Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phảI nộp.
- Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại.
- Số thuế GTGT đã nộp vào NSNN
- Số thuế GTGT đầu ra phảI nộp của hàng hóa dịch vụ đã tiêu thụ
- Số thuế GTGT đầu ra phảI nộp của hàng hóa dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ
- Số thuế GTGT phảI nộp của doanh thu hoạt động tàI chính, họat động khác.
- Số thuế GTGT phảI nộp của hàng hóa nhập khẩu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh
Số dư bên có: Số thuế GTGT còn phảI nộp.
Sơ đồ 2.1 Trình tự kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
1- Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phảI nộp NSNN, thuế giá trị gia tăng phảI nộp (đối với đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp)
2- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh ( đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp – tổng giá thanh toán)_
3a- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh ( đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ – giá chưa có thuế GTGT)_
4- Chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán trả lại, hoặc giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ.
5- Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu thương mại, doanh thu hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ
6- Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu thuần.
Các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu như : Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại, thuế GTGT phảI nộp theo phương pháp trực tiếp và thuế xuất nhập khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết qủa kinh doanh trong kỳ kế toán Các khoản giảm trừ doanh thu phảI được phản ánh, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tàI khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp các thông tin kế toán để lập báo cáo tàI chính ( Báo cáo kết quả kinh doanh; thuyết minh báo cáo tàI chính)
Doanh thu thuần bán hàng = Tổng DT bán hàng và - Các khoản và cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ giảm trừ DT
* TK 521: Chiết khấu thương mại:
Nội dung: Chiết khấu thương mại là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.
Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
2.2.1 Kế toán chi tiết xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá
2.2.1.1 Kế toán chi phí tiêu thụ hàng hóa
Chi phí bán hàng là những chi phí mà Công ty chi ra trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, thuộc loại chi phí này tại Công ty máy tính CMS thường bao gồm:
- Chi phí công tác phí
- Chi phí giao dịch tiếp khách hàng
- Chi phí vận chuyển và giao nhận hàng hóa
- Chi phí hoa hồng môi giới
- Chi phí hàng bảo hành bằng hàng
- Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho
- Chi phí bán hàng bằng tiền khác
Tại Công ty máy tính CMS kế toán sử dụng tài khoản 641 để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản để hạch toán chi phí bán hàng như: TK 111, TK 112, TK 331…
* Phương pháp hạch toán: Để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: chứng từ về mua, bán hàng, chứng từ về chi tiền mặt và các chứng từ có liên quan khác.
Tại Công ty máy tính CMS, khi phát sinh chi phí liên quan đến bán hàng thì kế toán phải cập nhật khoản mục chi phí đó vào phần mã phí đã được khai báo trước ở trong máy tính Để theo dõi và tổng hợp được các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong kì, kế toán sử dụng bảng tổng hợp số phát sinh theo khoản mục phí và tài khoản Mẫu bảng tổng hợp này như sau:
Bảng chi phí bán hàng
2.2.1.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lí doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phục vụ và quản lí kinh doanh mà doanh nghiệp chi ra trong kì có liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp Tại Công ty máy tính CMS sử dụng tài khoản 642 để hạch toán Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau:
Tài khoản 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp
Tại Công ty máy tính CMS các khoản chi phí quản lí doanh nghiệp thường phát sinh bao gồm:
+ Chi phí tiền lương và bảo hiểm xã hội
+ Chi phí xăng xe và sửa xe
+ Chi phí in ấn và đồ dùng văn phòng
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định
+ Thuế, phí và lệ phí
+ Chi phí điện, nước và điện thoại
+ Chi phí thuê nhà làm việc và thuê kho
+ Chi phí quản lí bằng tiền khác
Phương pháp hạch toán chi phí quản lí doanh nghiệp cũng tương tự như phương pháp hạch toán chi phí bán hàng đã trình bày ở trên Kế toán cũng sử dụng các chứng từ về tiền mặt, tiền gửi, vật tư…để hạch toán chi phí này Các khoản mục chi phí được khai báo sẵn ở trong máy, khi cập nhật các chứng từ liên quan đến các khoản mục thuộc chi phí quản lí doanh nghiệp thì kế toán phải cập nhật phần mã phí vào trong chứng từ Sau đây là mẫu chứng từ minh họa cho chi phí này:
Có 1111 1,500,000 Nợ642 1,500,000 Người nhận tiên Địa chỉ 141 Chùa Bộc
Bằng chữ Một triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo 1 chứng từ gốc
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP PHIẾU
Trong phần hạch toán chi tiết, kế toán cập nhật các thông tin sau:
Mã khách: DH58 Việt Hà Địa chỉ: 152 Chùa Bộc
Diễn giải: Chi phí tiếp khách
Mã phí: CPTK Chi phí tiếp khách
Trong phần hạch toán chi tiết, kế toán tiến hành định khoản như nội dung của phiếu chi Để theo dõi và tổng hợp được chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kì, kế toán cũng sử dụng bảng Tổng hợp số PS theo khoản mục và TK
2.2.2 Kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa
Kết quả hoạt động bán hàng là kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãI hay lỗ.
Kết quả từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ
Tổng doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Gía vốn của hàng xuất đã bán và chi phí thuế TNDN
Trong đó : Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đI (-) các khoản giảm trừ doanh thu ( chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phảI nộp – nếu tính theo phương pháp trực tiếp.)
TàI khoản kế toán sử dụng: kế toán kết quả bán hàng sử dụng các tàI khoản chủ yếu sau:
- TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp
- TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
Tài khoản này dùng để phản ánh kết quả bán hàng và tình hình phân phối , xử lý kết quả bán hàng của doanh nghiệp thương mại.
+ TK 4211 – Lợi nhuận năm trước
+ TK 4212 – Lợi nhuận năm nay
Sơ đồ 2.6 Kế toán xác định kết quả bán hàng
Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển các nghiệp vụ để xác định kết quả bán hàng
1- kết chuyển trị giá vốn hàng hóa xuất bán
2- Kết chuyển chi phí bán hàng
3- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
4- Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
5- Kết chuyển doanh thu bán hàng
6- Kết chuyển doanh thu nội bộ
7- Số lỗ từ kết quả bán hàng
8- Số lãi từ kết quả bán hàng
* Hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Sơ đồ 2.7: Luân chuyển chứng từ tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Sổ nhật ký chứng từ
Sổ kế toán chi tiết
TK 632,511 Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc Để xác định được kết quả tiêu thụ, kế toán sẽ lập danh mục các bút toán kết chuyển cuối kì, sau đó sẽ tiến hành các thao tác trong phân hệ chi phí, giá thành/ Bút toán kết chuyển tự động Máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu sang các tài khoản liên quan Nội dung các bút toán kết chuyển tự động được hạch toán theo nguyên tắc sau:
- Kết chuyển doanh thu thuần sang kết quả kinh doanh:
- Kết chuyển giá vốn hàng bán sang kết quả kinh doanh:
- Kết chuyển chi phí bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh
- Kết chuyển lãi từ hoạt động kinh doanh hàng hóa sang tài khoản lợi nhuận chưa phân phối
Có TK 421: 438.772.237Sau đó kế toán sẽ lên sổ Cái các TK 511, 632, 641, 642 và TK 911,421.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MÁY TÍNH CMS
Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh
Thành lập từ năm 1999, Công ty máy tính CMS đã là nhà phân phối linh kiện và thiết bị tin học của các hãng sản xuất linh kiện máy tính hàng đầu trên thế giới và cũng là nhà sản xuất thiết bị linh kiện chuẩn Local OEM của Intel Nhờ có khả năng tài chính ổn định, tính chuyên nghiệp cao trong kinh doanh và dịch vụ bảo hành trực tiếp và hỗ trợ kĩ thuật ở mức tối đa, những mặt hàng CMS phân phối luôn được khách hàng tin tưởng và đạt doanh số cao
Các sổ Cái TK 111, 112 được thiết kế sao cho có thể theo dõi được cả về ngoại tệ lẫn tiền Việt, do vậy kế toán không cần sử dụng đến tài khoản 007 – Ngoại tệ các loại Điều này sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán, kế toán lúc này không cần phải đối chiếu số lượng nguyên tệ với tiền Việt trong sổ, việc quản lý ngoại tệ được dễ dàng và chặt chẽ.
Các chứng từ bán hàng được lập rõ ràng, chính xác, đúng qui định của
Bộ Tài chính Do đó, các chứng từ phản ánh đầy đủ, chính xác những thông tin qui định về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty luân đảm bảo được tính thống nhất và chặt chẽ Các chứng từ được lập trên cơ sở thực tế và cơ sở pháp lý là điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán của Công ty.
Tuy việc tổ chức và quản lý hoạt động kế toán có nhiều ưu điểm nhưng bên cạnh đó cung có một số mặt hạn chế nhất định Một số mặt hàng thông thường Công ty phải nhận được đơn đặt hàng với số lượng lớn mới thực hiện đặt hàng với nhà cung cấp Như vậy, khách hàng sẽ phải chờ đợi lâu Do vậy Công ty nên khai thác thị trường để tạo nên thị trường thường xuyên hơn để việc nhập khẩu hàng hóa trở nên định kì.
Việc bảo hành đối với những linh kiện và thiết bị ngoại nhập khó khăn do trình độ công nghệ của nước ta còn hạn chế Khi đưa hàng hóa trở lại nước sản xuất để bảo hành thì toàn bộ chi phí và cước vận chuyển Công ty phải gánh chịu Chi phí này là chi phí bắt buộc và được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ Trường hợp khi bảo hành mà thời hạn bảo hành đối với nhà cung cấp nước ngoài đã kết thúc, Công ty phải chuyển cho khách hàng sản phẩm mới trong kho, tạo nên một chi phí bằng chính giá thành sản phẩm Trường hợp này nếu xảy ra nhiều lần sẽ tạo nên một khoản chi phí rất lớn Cơ quan thuế chưa có các qui định về các thủ tục nhận và gửi hàng bảo hành cho nhà cung cấp của nước ngoài, nhiều trường hợp do không sửa chữa được hoặc chưa sửa chữa kịp, nhà cung cấp phải gửi trả hàng bằng số hàng mới hoặc dùng hàng đã sửa chữa được của người trước trả cho người sau, khi nhận hàng Công ty đều phải kê khai và nộp thuế như nhập hàng mới Do vậy Công ty nên xem xét kĩ các linh kiện và thiết bị khi nhập về, thực hiện chính xác các tiêu chuẩn trong lắp ráp tránh tình trạng hỏng hóc sau khi bán hàng cho khách hàng Và nếu có thể, Công ty nên thỏa thuận với đối tác nước ngoài chịu một phần chi phí vận chuyển khi hàng của nhà cung cấp bị hỏng và phải xuất trả lại nhà cung cấp.
Khi hạch toán các nghiệp vụ về tỷ giá hối đoái, kế toán luôn ghi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phần chênh lệch tỷ giá hối đoái của mỗi một nghiệp vụ kế toán không phản ánh ngay vào TK 515 hoặc TK 635 mà cuối kì kế toán tiến hành tổng hợp tất cả các nghiệp vụ phát sinh và tính số tiền chênh lệch tỷ giá một lần và đưa thẳng vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái. Điều này so với Thông tư mới nhất hướng dẫn là có sự khác biệt vì theo Thông tư này TK 413 chỉ được sử dụng cho đánh giá chênh lệch vào cuối năm tài chính Vì thế để đảm bảo việc thực hiện được theo đúng chuẩn mực và Thông tư hướng dẫn, thì khi đánh giá chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kì kế toán sẽ đưa vào TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi về tỷ giá hối đoái) hoặc TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính (nếu lỗ về tỷ giá hối đoái).
Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH máy tính CMS
3.2.1.Lập sổ danh điểm hàng hóa
Việc lập sổ danh điểm hàng hóa giúp cho phần hành kế toán tiêu thụ tránh được việc nhầm lẫn giữa các mã hàng, giúp quá trình bán hàng được nhanh chóng thuận tiện Lên được các báo cáo về doanh số theo mặt hàng.
Giúp cho việc theo dõi tồn kho các vật tư nhanh và chính xác.Đồng thời giúp thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm kê hàng hóa định kỳ, tránh thất thoát và sai sot do các lỗi nhầm lần mã hàng, trùng lặp trong quá trình xuất nhập hàng hóa.
Việc lập sổ danh điểm hàng hóa phải được thực hiện nghiêm túc từ khâu nhập hàng về và phải được tiến hành đồng bộ từ các khâu liên quan như phòng mua hàng phóng sản phẩm.
Bên cạnh đó, việc xuất đổi danh điểm hàng hóa cũng làm mất nhiều thời gian theo dõi và cũng rất dễ gây nhầm lẫn.
3.2.2.Về lập dự phòng phải thu khó đòi
Với quá trình hình thành hơn 10 năm qua, hệ thống khách hàng của Công ty CMS là rất lớn Sản phẩm của CMS chiếm một thị phần không nhỏ trên thị trường toán quốc Đi đôi với việc phát triển thị trường nhằn tăng doanh số hằng năm thì việc đối mặt với các rủi ro về tình hình nợ khó đòi là không thể tránh khỏi, tuy nhiên đây cũng là bài toán hết sức nan giải và cũng không thể bỏ qua. Để thúc đẩy việc bán hàng thì chính sách bán hàng công nợ cũng là một trong những phương thức khuyến khích , thúc đẩy các đại lý bán sản phẩm của CMS Đặc biệt là với một bề dày về bán dự án hàng năm chiếm 50% tổng doanh thu cả năm của CMS Đặc điểm của những đơn hàng dự án là các đơn vị trúng thầu hầu hết đều thanh toán theo hình thức công nợ 30 ngày, thậm chí là có thể nhiều hơn do tính chất đặc thù là còn phụ thuộc vào việc giải ngân của bên thứ 3 nên tình trang rủi ro không tránh khỏi Hoặc những trường hợp các đại lý, công ty nhỏ là khách hàng của CMS phá sản, không có khả năng thanh toán công nợ cũng là rủi ro không mong muốn. Đây là một trong những tình huống chiếm dụng vốn mà doanh nghiệp gặp phải Để phản ánh rõ thực trạng về tình hình tài sản của công ty thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là rất cần thiết
3.2.3.Vấn đề áp dụng chính sách chiết khấu giảm giá, hàng bán trả lại
Việc áp dụng các chính sách về chiết khấu giảm giá cũng là một trong những chính sách thúc đẩy việc bán hàng đồng thời giúp thu hồi nhanh nguồn tiền từ nợ phải thu
Tuy nhiên, để thực hiện chính sách trên cần phải thực hiện nghiêm túc từ việc kiểm soát giá bán, chính sách về các sản phẩm và dự báo về sự biến động của các sản phẩm trên thị trường. Đồng thời, cần phải lên kế hoạch theo dõi tình hình thưc hiện đối với những trường hợp đủ điều kiện được hường các chính sách trên, đảm bảo sự công bằng, đúng luật và nhanh chóng không tồn đọng.
Về vấn đề hàng bán bị trả lại, cần thực hiện nghiêm túc thời hạn đối với những trường hợp này, đảm bảo đủ thủ tục, chứng từ , kê khai chính xác và phản ánh kịp thời nghiệp vụ giảm doanh thu trong kỳ.
