Lêi më ®Çu 1TRƯỜNG ĐH KINH TẾ QUỐC DÂN BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có thể tồn tại, đứng vững và phát triển hơn nữa đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải[.]
Tổng quan về Công ty TNHH Xuân Dược
Đặc điểm chung của Công ty TNHH Xuân Dược
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Xuân Dược:
Tên gọi : Công ty TNHH Xuân Dược Địa điểm : Phòng 107, H94, tổ 18D, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, TP Hà Nội.
Công ty TNHH Xuân Dược chính thức được cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh vào ngày 07/04/2004 với tổng số vốn điều lệ là: 700.000.000 đồng đến nay đã được gần 4 năm Tuy mới đi vào hoạt động nhưng Công ty đã gặt hái được rất nhiều thành công, bên cạnh đó Công ty vẫn còn nhiều khó khăn và thử thách Ngày nay khi nền kinh tế đất nước chuyển sang cơ chế thị trường thì đồng hành với nó là sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt, đặc biệt đối với mặt hàng kinh doanh các loại thuốc phòng và chữa bệnh ngày càng có nhiều công ty , xí nghiệp, hãng trong nước và ngoài nước cũng tham gia kinh doanh trên thị trường Để nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế thị trường thì các mặt hàng kinh doanh của Công ty ngày càng được đa dạng hoá với các hình thức bán hàng phong phú, phục vụ tận nơi, thanh toán tại chỗ… Đến nay số lượng nhân viên của Công ty đã lên tới: 24 nhân viên.
1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Xuân Dược:
Công ty đã xây dựng được một bộ máy tổ chức với đầy đủ các phòng ban chuyên trách để có thể phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động chính của mình là: hoạt động thương mại, kinh doanh dược phẩm (bao gồm các loại thuốc chữa bệnh, thuốc bổ, hoá - mỹ phẩm, thực phẩm bổ dưỡng và một số nguyên vật liệu chính trong thành phần một số loại thuốc…)
Về hoạt động sản xuất, Công ty TNHH Xuân Dược đã hợp tác với các cơ sở sản xuất và hiện tại đã có xưởng sản xuất nhận khoán tại Công ty cổ phần Dược Nam Định, và Hải Dương Ngoài ra, Công ty TNHH Xuân Dược còn thực hiện nhiệm vụ vừa nghiên cứu vừa hướng dẫn các cơ sở sản xuất nhận khoán nuôi trồng, thu hái và chế biến một số dược liệu trong nước.
Bên cạnh đó Công ty đã xây dựng mối quan hệ và hợp tác với một hệ thống các thành viên chuyên đảm nhận công tác phân phối sản phẩm trên toàn quốc.
1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Xuân Dược:
1.3.1 Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Xuân Dược:
Mô hình tổ chức của Công ty TNHH Xuân Dược được thể hiện theo sơ đồ:
1.3.2 Đặc điểm, chức năng của từng bộ phận như sau:
+ Hội đồng quản trị đồng thời đóng vài trò là Ban Giám đốc.
- Gồm 3 người: Giám đốc điều hành, Giám đốc Marketting, Giám đốc sản xuất
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN TÀICHÍNH - KẾTOÁN
- Chức năng: Lập kế hoạch, phương án sản xuất kinh doanh, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, chỉ đạo công tác ở các bộ phận.
+ Bộ phận sản xuất: Do Giám đốc sản xuất trực tiếp quản lý:
- Số lượng lao động làm việc tại bộ phận sản xuất là 5 người.
- Chức năng của bộ phận này là: Đảm nhận công tác nghiên cứu sản phẩm, nghiên cứu cách chế biến một số loại dược liệu, hướng dẫn triển khai và cố vấn để huấn luyện đào tạo về quản lý sản xuất, kỹ năng đội ngũ lao động ở 2 cơ sở sản xuất Hải Dương và Nam Định.
+ Bộ phận Marketting: Do Giám đốc Marketting trực tiếp làm trưởng bộ phận.
- Số lượng lao động làm việc tại bộ phận này là 6 người.
- Chức năng của bộ phận Marketting là : Trực tiếp làm công tác bán hàng của Công ty và hỗ trợ các Công ty thành viên trong hoạt động bán hàng, chịu trách nhiệm làm hồ sơ đăng ký sản phẩm, thiết kế bao bì mẫu mã sản phẩm đồng thời quản lý và triển khai cụ thể các kế hoạch Marketting cụ thể của từng sản phẩm.
+ Bộ phận Tổng hợp: Do Giám đốc điều hành trực tiếp quản lý.
- Số lượng lao động làm việc tại bộ phận Tổng hợp là 5 người.
- Chức năng chính là: làm công tác tổ chức nhân sự hành chính và công tác theo dõi lương thưởng của toàn nhân viên trong Công ty, lập và quản lý điều hành các dự án.
+ Bộ phận Tài chính - Kế toán: Do Kế toán trưởng làm trưởng bộ phận.
- Số lao động làm việc tại bộ phận này là 5 người.
- Chức năng là thực hiện công tác quản lý tài chính - kế toán, phân tích các hoạt động tài chính và lập báo cáo để trình Ban Giám đốc.
1.4 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Xuân Dược:
+ Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của Công ty TNHH Xuân Dược là :
- Hoạt động thương mại trong lĩnh vực dược phẩm bao gồm các loại thuốc chữa bệnh, thuốc bổ, hoá - mỹ phẩm, thực phẩm bổ dưỡng như: Amocixylin 500mg vỉ, Biotin Nam Hà, Hoạt huyết dưỡng não, Nghệ mật ong, Nước súc miệng Deflu, Nước xịt mũi Labfun …
- Tuy Công ty có bộ phận sản xuất nhưng bộ phận này chỉ mang tính chất nghiên cửu sản phẩm, quản lý sản xuất ở các đơn vị nhận khoán cho Công ty TNHH Xuân Dược và các đơn vị nhận khoán này thì hạch toán độc lập với Công ty TNHH Xuân Dược.
+ Hiện nay Công ty TNHH Xuân Dược áp dụng hai hình thức phân phối chủ yếu là: phân phối trực tiếp và phân phối gián tiếp.
- Phân phối trực tiếp: Được áp dụng tại các quầy hàng bán buôn cho các bệnh viện, nhà thuốc tư nhân, bán nguyên liệu sản xuất cho các xí nghiệp dược và tại quầy bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng.
- Phân phối gián tiếp: Áp dụng chủ yếu tại phòng kinh doanh và một phần tại các cửa hàng bán buôn của Công ty Ở hình thức này, Công ty bán ra thị trường thông qua các công ty trung gian đó là các công ty dược phẩm của các tỉnh, các huyện
+ Để khẳng định vai trò của một doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường, cho đến nay Công ty TNHH Xuân Dược đã thay đổi đáng kể về con người, về cơ cấu tổ chức, về mạng lưới kinh doanh của mình Với sự năng động đó lợi nhuận của Công ty vào năm 2007 so với năm 2008 đã tăng lên rõ rệt, đây là tín hiệu đáng mừng và rất có ý nghĩa đối với một doanh nghiệp non trẻ như Công ty TNHH Xuân Dược.
Một số chỉ tiêu thể hiện năng lực kinh doanh của Công ty TNHH Xuân Dược
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh
Số cán bộ nhân viên 20 24
Qua những chỉ tiêu cụ thể trên ta thấy kết quả mà Công ty TNHH Xuân Dược đạt được qua các năm thể hiện mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là có hiệu quả Quy mô hoạt động của Công ty năm 2007 đã được mở rộng hơn cả về chiều sâu và chiều rộng (thể hiện: số lượng cán bộ nhân viên tăng lên đồng thời thu nhập bình quân cũng tăng lên), bên cạnh đó mô hình quản lý của Công ty năm 2007 so với năm 2006 cũng có hiệu quả hơn Do tốc độ tăng trưởng của Doanh thu thuần so với tốc độ tăng trưởng của Lợi nhuận sau thuế tăng chậm hơn (104,6% < 165%), điều này có nghĩa là Công ty đã biết tiết kiệm các chi phí trong kinh doanh một cách hợp lý, số tiền vay dài hạn của công ty năm 2007 cũng đã giảm so với năm 2006, hay nói cách khác là hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2007 cao hơn so với năm 2006.
Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty TNHH Xuân Dược
2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
+ Việc tổ chức công tác - bộ máy kế toán tiến hành theo hình thức tổ chức công tác - bộ máy kế toán tập trung.
+ Cơ cấu bộ máy kế toán là:
+ Nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng Tài chính - Kế toán:
- Kế toán trưởng : lập các báo cáo tổng hợp để trình lên các nơi liên quan (như: Ban Giám đốc, cơ quan quản nhà nước, các khách hàng đang đầu tư cho Công ty vay vốn …) lập các kế hoạch tài chính để trình Ban Giám đốc, từ đó có những phương án tài chính phù hợp cho Công ty để thực hiện trong thời gian ngắn hạn và thời gian dài hạn.
- Kế toán tổng hợp là người theo dõi các mảng như: làm kế toán thanh toán, giao dịch với ngân hàng, kê khai thuế hàng tháng, theo dõi vốn vay, cho vay, lập ra kế hoạch thu chi trong thời gian ngắn của Công ty để trình kế toán trưởng, cùng với kế toán trưởng lập các báo cáo tổng hợp.
- Kế toán công nợ phải trả: theo dõi hoạt động mua hàng, nhập hàng, xuất hàng, công nợ phải trả khách hàng, thường xuyên báo cáo tình hình công nợ phải trả cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp để có kế
KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
PHẢI THU THỦ QUỸ hoạch trả nợ đúng thời điểm, định kỳ 7 ngày đối chiếu với kế toán công nợ phải thu về tình hình xuất hàng ra khỏi kho, cùng với kế toán trưởng lập báo cáo tổng hợp.
- Kế toán công nợ phải thu: theo dõi hoạt động bán hàng, xuất hàng ra để bán, theo dõi công nợ phải thu khách hàng, chủ động liên hệ với khách hàng về thời điểm thu hồi nợ, tránh để khách hàng nợ quá lâu, khó đòi, thường xuyên báo cáo tình hình công nợ phải thu cho kế toán trưởng và kế toán tổng hợp, định kỳ đối chiếu với kế toán công nợ phải trả về tình hình hàng xuất kho để bán, cùng với kế toán trưởng lập báo cáo tổng hợp.
- Thủ quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt tại Công ty Hàng tháng đối chiếu với kế toán tổng hợp về tình hình thu chi tiền mặt tại Công ty và làm báo cáo tình hình thu chi cho Kế toán trưởng và Ban Giám đốc của Công ty được biết.
2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH Xuân Dược.
2.2.1 Đặc điểm chính sách kế toán:
- Hình thức sổ kế toán: hình thức Nhật Ký Chung
- Niên độ kế toán: một kỳ kế toán là 1 năm
- Phương pháp tính thuế: áp dụng phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
- Trị giá vốn: phương pháp giá đích danh
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hao đường thẳng
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép sổ sách kế toán: VNĐ
- Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Fast accounting để phục vụ cho công tác kế toán của công ty.
2.2.2 Đặc điểm hệ thống chứng từ kế toán:
+ Tổ chức chứng từ : là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh Ngoài ra còn tạo điểu kiện cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin; là căn cứ để xác minh nghiệp vụ và là căn cứ để kiểm tra kế toán; là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành, như: Hóa đơn GTGT, Hợp đồng kinh tế, giấy đề nghị mua hàng, giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, phiếu chi, séc chuyển khoản, bảng kiểm kê quỹ, Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Hợp đồng thanh lý TSCĐ, Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức, phiếu xuất kho Chứng từ phản ánh lao động như Bảng chấm công, phiếu hoàn thành sản phẩm, Giấy chứng nhận đau ốm thai sản Ngoài các chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, Công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ do công ty tự thiết kế (Giấy đề nghị, bản đối chiếu, hợp đồng kinh tế…)
+ Quy trình luân chuyển chứng từ:
- Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ, lấy chữ ký của những người có liên quan…
- Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng o Kế toán tiền mặt sử dụng chứng từ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng… o Kế toán hàng tồn kho sử dụng chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kiểm kê vật tư, hàng hoá, Giấy đề nghị xuất vật tư, hàng hoá … o Kế toán công nợ sử dụng các chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, … o Kế toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sử dụng các loại chứng từ: Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi … o ……
- Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung.
- Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành.
- Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ.
- Khi có công việc cần sử dụng lại chứng từ sau khi đã đưa vào lưu trữ, kế toán công ty tuân thủ các yêu cầu: o Nếu sử dụng cho các đối tượng trong doanh nghiệp phải xin phép
Kế toán trưởng. o Nếu sử dụng cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thì phải được sự đồng ý của Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
- Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại.
Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà kế toán Công ty TNHH Xuân Dược thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả.
2.2.3 Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Danh mục hệ thống kế toán của công ty bao gồm: Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, trong đó:
TK 131 được theo dõi riêng cho từng khách hàng.
TK 151, 156 được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng
- Loại 2: TK 211 : TSCĐ hữu hình.
2112 : nhà cửa, vật kiến trúc.
2115 : Thiết bị dụng cụ quản lý.
2118 : Tài sản cố định khác.
TK 241 : Xây dựng cơ bản dở dang
Trong đó các TK 311, 331, 341 được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp.
- Loại 7: TK711 – thu nhập khác.
- Loại 8: TK811 – chi phí khác.
- Loại 9: TK911 – xác định kết quả kinh doanh.
- Các Tài khoản ngoài bảng: 001, 002, 004.
2.2.4 Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán:
+ Công ty TNHH Xuân Dược căn cứ vào các công văn, quyết định, chỉ thị mới nhất của Bộ Tài Chính trên cơ sở tình hình thực tế tại Công ty để vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp
+ Công ty đã đăng ký sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
+ Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp để cho ra tài liệu cuối cùng là hệ thống Báo cáo tài chính.
+ Hệ thống sổ sách kế toán của Công ty TNHH Xuân Dược bao gồm:
- Các số chi tiết các tài khoản, có thể theo dõi chi tiết theo từng đối tượng cụ thể
- Sổ quỹ, Thẻ kho, Bảng tổng hợp chi tiết của các tài khoản: 131, 151,
- Sổ cái các tài khoản, Sổ Nhật ký chung
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ và sổ sách thể hiện như sau:
SỔ CHI TIẾT CÁC TK
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT CÁC TK
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN BÁO CÁO
SỔ QUỸ hoặc THẺ KHO
: ghi hàng ngày : hàng tháng đối chiếu
+ Quá trình ghi chép của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Sổ Nhật ký chung ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Nhật ký chung o Mỗi nội dung kinh tế trên Sổ Nhật ký chung chỉ được ghi một dòng trên Sổ Cái.
- Sổ Nhật ký chung do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán.
+ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty TNHH Xuân Dược:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập sổ Nhật ký chung Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Sổ Nhật ký chung được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Xuân Dược
Đặc điểm công tác tiêu thụ tại công ty Xuân Dược
1.1.1 Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá:
- Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kế toán nắm rõ được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng.
- Về quy cách, phẩm chất hàng xuất bán: Trước khi nhập kho, hàng hoá được bộ phận sản xuất kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu.
- Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt Giá bán được xác định dựa trên 3 căn cứ: Giá thành đầu vào của thành phẩm, giá cả thị trường và mối liên hệ giữa khách hàng với công ty Công ty thực hiện giảm giá hàng bán đối với với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về mua hoặc khách hàng mua thanh toán tiền ngay Phần giảm giá này Công ty có thể thực hiện trên hoá đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kết quả tiêu thụ hàng hoá, sau khi xem xét toàn bộ số khách hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho những khách hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% cho đến 1.5% trên tổng doanh thu bán cả năm cho khách hàng đó Qua giảm giá, chiết khấu, hối khấu, và thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên mà uy tín của công ty đối với các bạn hàng ngày càng được nâng cao.
- Công ty thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến
15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay; có thể thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc hàng đổi hàng …
- Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp mình Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng đối với các hình thức bán buôn.
Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu khách hàng thanh toán chậm hơn quá thời gian ghi trên hợp đồng thì Công ty tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán Vì vậy, Công ty sẽ hạn chế được hiện tượng khách hàng không có đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với các khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, hoặc khách hàng có tài sản thế chấp được ngân hàng bảo lãnh.
1.2 Các phương thức tiêu thụ Công ty đang áp dụng:
Công ty TNHH Xuân Dược hiện đang áp dụng hai phương thức tiêu thụ đó là: Bán trực tiếp và Bán buôn dưới hình thức gửi bán.
+ Bán buôn qua kho của Công ty:
- Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thanh toán thường lớn, để tránh những sai sót có thể xảy ra, Công ty thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng, số lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất của hàng hoá, thời gian địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi (nếu có) Nếu có tranh chấp xảy ra thì được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? Toà án kinh tế nào?
- Bán buôn qua kho của Công ty thường dưới hình thức xuất bán trực tiếp cho các cửa hàng thuốc, các công ty dược ở các tỉnh …
- Theo phương thức thanh toán này, khách hàng có thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoá đơn hoặc ngoài hoá đơn tuỳ theo yêu cầu của khách hàng.
+ Bán lẻ tại các cửa hàng của Công ty:
- Công ty xuất hàng giao cho các cửa hàng dưới hình thức giao khoán, nhân viên bán hàng được hưởng lương của Công ty và nếu bán được nhiều hàng hơn so với mức khoản của Công ty thì sẽ được thưởng.
- Hàng tháng các cửa hàng phải kiểm kê và nộp báo cáo kiểm kê, nộp báo cáo bán hàng và tiền hàng về phòng kế toán.
- Tại các cửa hàng này cũng có chiết khấu cho khách hàng trên hoá đơn.
1.2.2 Bán buôn dưới hình thức gửi bán:
Hình thức này Công ty thường ít áp dụng, chỉ xảy ra khi Công ty muốn giới thiệu sản phẩm mới, khi mở rộng thị trường tiêu thụ, với mục đích quảng cáo là chính.
Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Xuân Dược
2.1 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán vào công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty
Công ty TNHH Xuân Dược kinh doanh rất nhiều loại hàng hoá trong đó gồm các phần chủ yếu là: các mặt hàng thuốc chữa bệnh, thuốc bổ, hoá - mỹ phẩm, thực phẩm bổ dưỡng và một số mặt hàng nguyên vật liệu làm ra dược phẩm Do đó công tác kế toán gặp nhiều khó khăn khi theo dõi số lượng lớn hàng hoá cùng với hoạt động xuất, nhập liên tục.
Trong chuyên đề này, em xin trích dẫn một số loại hàng hoá để làm dẫn chứng cho hoạt động tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của công ty:
- Bổ huyết ích não, Hoạt huyết dưỡng não, Dưỡng can sáng mắt, Đường tinh luyện, Tinh dầu bạc hà, Paraphin lỏng, Acid Bezen, Than hoạt tính Nhật, TAL VN.
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho
- Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo có, Giấy báo nợ
- Sổ chi tiết doanh thu
- Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
- Sổ chi tiết công nợ
- Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá
- Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn
- Bảng tổng hợp giá vốn hàng bán
- Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng
- Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với khách hàng
+ Sơ đồ luân chuyển chứng từ, sổ sách kế toán trong hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ:
SỔ CÁI TK 632 SỔ CÁI TK 911 SỔ CÁI TK 421 SỔ CÁI TK 511
HOÁ ĐƠN GTGT, PT, PC
SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
CHI SỔ CÔNG TIẾT NỢ
BẢNG TỔNG HƠP DOANH THU BÁN TRONG KỲ HÀNG
SỔ CHI CÁC TK TIẾT
BẢNG T.H TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI K.H
Ghi chú: : Ghi hàng ngày
: Đối chiếu cuối tháng: Ghi cuối tháng
+ Hệ thống tài khoản sử dụng:
Diễn giải sơ đồ hạch toán:
(1a) - Xuất kho hàng hoá để bán
(1b) - Phản ánh Doanh thu thuần phải thu người mua hoặc thu bằng tiền
(1c) - Phản ảnh thuế GTGT đầu ra phải thu từ người mua hoặc thu bằng tiền (2a) - Giám giá hàng bán, hoặc hàng bán bị trả lại, hoặc chiết khấu thanh toán cho người mua
(2b) - Nhập kho hàng bán bị trả lại
Tk156,157 Tk632 Tk 911 Tk 511 Tk 131, 111, 112… Tk 131, 111, 112…
(2c) - Khấu trừ cho người bán do giảm giá hàng mua, hàng bán bị trả lại, hoặc chiếu thanh toán cho người mua
(2d) - Ghi giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp do hàng bán bị trả lại
(3) - Kết chuyển Giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh
(4) - Kết chuyển Doanh thu bán hàng sang tài khoản xác định kết quả kinh doant
(5a) - Kết chuyển lãi sang tài khoản 421
(5b) - Kết chuyển lỗ sang tài khoản 421
2.2 Thực trạng công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán:
+ Phương pháp tính giá vốn hàng bán:
- Giá vốn thực tế hàng nhập kho: Hàng nhập kho được xác định theo giá thành mua vào từ các Công ty nhận khoán sản xuất cung cấp; được tính riêng cho từng loại hàng hoá do kế toán công nợ phải trả tính toán và cung cấp trên Sổ chi tiết vật tư hàng hoá.
Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá được theo dõi riêng cho từng loại hàng hoá ở từng kho khác nhau
- Giá vốn của hàng hoá được xác định là tiêu thụ :
Công ty TNHH Xuân Dược sử dụng phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá đích danh Theo phương pháp này, giá vốn hàng bán được tính theo chỉ định giá nhập kho của từng lô hàng. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm của hàng thuốc thuốc tân dược có quy định hạn dùng cụ thể Với việc nhập kho tính giá như trên sẽ khó có thể xảy ra trường hợp có những loại hàng hoá quá hạn sử dụng mà chưa được xuất bán Việc theo dõi lô hàng, hạn sử dụng của từng lô hàng sẽ được kế toán theo dõi chi tiết trên Thẻ kho.
Giá vốn hàng bán = Đơn giá chỉ định của mỗi lô hàng.
Ví dụ: trên hoá đơn GTGT số 1026903 ngày 06/03/2008 của Công ty TNHH
Xuân Dược bán hàng cho công ty Long Việt số hàng:
Hoạt huyết dưỡng não số lượng là: 8.500 hộp Đơn giá xuất được chỉ định là: 4.620 đồng/hộp theo đơn giá của lô hàng B0041 (hạn dùng tháng 10/2010).
Bên Nợ : phản ánh giá trị hàng hoá nhập kho trong kỳ Bên Có : phản ánh giá trị hàng hoá xuất kho trong kỳ
Số Dư Nợ : phản ánh giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ
- Tài khoản 157: Hàng gửi bán
Bên Nợ : phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc chờ bán đại lý, ký gửi Bên Có : phản ánh giá trị hàng hoá bị trả lại, giá trị hàng hoá đã được bán hoặc chấp nhận thanh toán
Số Dư Nợ : Phản ánh giá trị hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được bán hoặc chấp nhận thanh toán
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
Bên Nợ : phản ánh giá vốn của hàng hoá đã được bán hoặc chấp nhận thanh toán Bên Có : phản ánh giá vốn của hàng hoá bị trả lại và số kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh
- Các tài khoản liên quan khác: TK 111(tiền mặt), TK 112 (tiền gửi ngân hàng) …
- Khi hàng hoá nhập kho (do mua về, kiểm kê thừa…) :
Nợ TK 156 : Giá trị hàng hoá nhập kho
Có TK 111,112, 1381 … : Giá trị hàng hoá nhập kho
- Khi hàng hoá xuất kho:
Khi xuất kho đem gửi bán kế toán ghi:
Nợ TK 157 : Giá vốn hàng đem gửi bán
Có TK 156 : Giá trị hàng hoá xuất kho Khi hàng hoá được bán hoặc được chấp nhận thanh toán:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng hoá được bán
Có TK 156 : Giá trị hàng hoá xuất kho để bán hoặc Có TK 157 : Giá vốn hàng đem gửi bán được bán hoặc được chấp nhận thanh toán
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng:
* Tác dụng: Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng và giá trị của hàng hoá, vật tư nhập kho; làm căn cứ để ghi thẻ kho, sổ chi tiết vật tư hàng hoá; và nó còn là căn cứ để xác định trách nhiệm với người có liên quan (thủ kho, người nhận hàng, người giao hàng ); và còn làm căn cứ để ghi vào sổ nhật ký chung.
* Căn cứ để ghi phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho được lập căn cứ vào
Hoá đơn GTGT của hàng hoá mua về, hoặc lệnh nhập của cấp trên, hoặc Biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá, ….
* Kết cấu: Phiếu nhập kho gồm 3 phần
Phần 1: Ghi các thông tin như: số phiếu nhập kho, ngày tháng năm lập phiếu nhập kho, họ tên người giao hàng, đơn vị cung cấp hàng hoá, số hoá đơn GTGT, lý do nhập kho, tài khoản đối ứng …
Phần 2: là một bảng gồm các cột ghi thông tin về hàng hoá như: mã kho, tên hàng hoá, số hiệu tài khoản, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và giá trị của hàng hoá nhập kho.
Phần 3: Ghi họ tên, chữ ký của người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho để sau làm căn cứ xác định trách nhiệm của mỗi người.
Phiếu nhập kho được lập trong trường hợp nhập kho hàng hoá vật tư mua ngoài, kiểm kê thừa, nhận vốn góp …
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 0035798 ngày 07/03/2008 của Công ty cổ phần dược Nam Định bán cho Công ty TNHH Xuân Dược số hàng hoá sau:
Bổ huyết ích não: số lượng 10.000 hộp, đơn giá 5.080 đồng/hộp
Hoạt huyết dưỡng não: số lượng 7.000 hộp, đơn giá 4.559 đồng/hộpKhi nhập kho, kế toán công nợ phải trả sẽ ghi phiếu nhập kho như sau:
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Số : 12N Người giao hàng : Nguyễn Quốc Hùng Đơn vị : Công ty cổ phần dược Nam Định Địa chỉ : Số 66, đường Trần Phú, thành phố Nam Định
Nội dung : Mua hàng về nhập kho
Tài khoản Có : 331 - Phải trả khách hàng
Mã kho Tên vật tư, hàng hoá TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu, bẩy trăm mười ba nghìn đồng chẵn.
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
* Tác dụng: Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng, giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho; làm căn cứ để ghi Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ nhật ký chung; dùng để hạch toán chi phí giá vốn hàng bán (ghi vào Sổ chi tiết giá vốn hàng bán); làm căn cứ để xác định trách nhiệm những người có liên quan (thủ kho, người giao hàng, người nhận hàng).
* Căn cứ ghi phiếu xuất kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, lệnh xuất kho của cấp trên, hoặc biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá.
* Kết cấu: tương tự như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho cũng chia làm 3 phần:
Phần 1: Ghi các thông tin như: Số phiếu xuất kho, ngày tháng năm lập phiếu xuất kho, họ tên người nhận hàng, đơn vị mua hàng, địa chỉ, số hoá đơn GTGT, lý do xuất, tài khoản đối ứng.
Phần 2: là một bàng gồm các cột ghi các thông tin về hàng hoá như: mã kho, tên hàng hoá vật tư, số hiệu tài khoản, đơn vị tính, số lượng xuất và giá trị của hàng hoá vật tư xuất kho.
Phần 3: Ghi họ tên, chữ ký những người có liên quan: người giao hàng, người nhận hàng, thủ kho để sau làm căn cứ xác định trách nhiệm của mỗi người.
Phiếu xuất kho được lập trong trường hợp xuất kho vật tư, hàng hoá để hán hoặc khi kiểm kê phát hiện thiếu, hoặc khi đem hàng đi góp vốn….
Ví dụ: Trên hoá đơn GTGT số 1026903 ngày 06/03/2008 của Công ty
TNHH Xuân Dược bán hàng cho công ty TNHH Long Việt số hàng sau:
Bổ huyết ích não số lượng là: 6000 Đơn giá được chỉ định là : 5.110 đồng/hộp theo đơn giá của hàng tồn đầu kỳ.
CÔNG TY TNHH XUÂN DƯỢC
Phòng 107, H9, tổ 18D, phường Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
Người giao hàng : Trần Văn Cẩn Đơn vị : Công ty TNHH Long Việt Địa chỉ : Số 389, đường Lạc Long Quân, thành phố Hà Nội
Nội dung : Xuất kho để bán
Tài khoản Nợ : 632 - Giá vốn hàng bán
Mã kho Tên vật tư, hàng hoá TK ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi chín triệu, chín trăm ba mươi nghìn đồng.
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Xuân Dược
Đánh giá về hoạt động quản lý tại đơn vị
+ Công ty là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, nên việc tổ chức quản lý toàn doanh nghiệp tập trung, khoa học, bên cạnh đó tổ chức kế toán cũng theo hình thức kế toán tập trung nên rất dễ quản lý và theo dõi.
+ Bộ máy quản lý của Công ty gọn nhẹ, năng động hợp lý, các bộ phận chức năng được tổ chức chặt chẽ , phân công nhiệm vụ rõ ràng và hoạt động có hiệu quả, mô hình khoa học, tiện lợi, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường.
+ Do mô hình quản lý của Công ty là tập trung, nên nếu quy mô hoạt động của Công ty mà được mở rộng thì việc tổ chức quản lý toàn doanh nghiệp theo mô hình tập trung như trên sẽ không phù hợp nữa, và sẽ gặp nhiều khó khăn vì khi đó bộ máy sẽ cồng kềnh hơn
1.3 Kiến nghị để hoàn thiện hoạt động quản lý tại đơn vị:
Qua thực tế quản lý trên, Công ty TNHH Xuân Dược cần phải có một chính sách quản lý linh hoạt hơn để dễ thích nghi với mục tiêu mở rộng quy mô hoạt động của Công ty ví dụ như:
Đánh giá về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại đơn vị
tự quản lý được công việc của mình trong giới hạn công việc được giao không cần chờ đợi cấp trên ra lệnh
+ Khuyến khích các cá nhân có những ý kiến đóng góp vì sự phát triển của công ty.
+ Yêu cầu mỗi cá nhân cần phải tự trau dồi kiến thức đế đạt hiệu quả chuyên nghiệp trong công việc
+ Cần có những chính sách lương, thưởng tốt để khuyến khích mỗi cá nhân tích cực đóng góp và có trách nhiệm hơn đối với công việc và công ty.
2 Đánh giá về công tác kế toán và xác định kết quả tiêu thụ tại đơn vị
Cùng với quá trình chuyển đổi, trưởng thành của mình, công tác kế toán tại Công ty TNHH Xuân Dược không ngừng được hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt nhất, hiệu quả nhất yêu cầu quản lý, hạch toán kinh tế, điều này thể hiện rõ ở những ưu điểm sau:
Gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời những yêu cầu cơ bản về thông tin kế toán của Công ty Đội ngũ kế toán đều có năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, nhiệt tình trong công việc, với trình độ đó có thể tiếp xúc và nắm bắt công nghệ kịp thời: sử dụng thành thạo máy vi tính, thiết lập hệ thống quản lý chứng từ, sổ sách khoa học, hợp lý Chính những điều này đã tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm công việc được giao, đáp ứng yêu cầu căn bản về công tác hạch toán kinh doanh nói chung và hạch toán chi phí nói riêng.
- Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức tương đối tốt, đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
- Luân chuyển chứng từ: tuân thủ theo đúng chuẩn mực kế toán quy định là kiểm tra tính đúng đắn, trung thực, hợp lệ … các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
Công ty đã sử dụng hợp lý các tài khoản kế toán và tương đối chi tiết. + Phương pháp hạch toán kế toán:
Theo phương pháp kê khai thường xuyên, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu cung cấp các thông tin thường xuyên, kịp thời của công tác quản lý tại công ty.
Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Đồng thời việc áp dụng kế toán máy đã tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức cho các nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin kế toán tài chính, kế toán quản trị, kịp thời đưa ra các thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh.
+ Công tác hạch toán chi phí:
Công ty thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của từng loại chi phí phát sinh góp phần quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, lao động có hiệu quả hơn.
+ Công tác hạch toán tiêu thụ:
- Ban lãnh đạo của Công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hoá Hệ thống kho hàng cũng đã được bố trí khoa học, hợp lý, đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, từng lô thuốc, thuận tiện cho việc nhập kho, xuất kho hàng hoá,cũng như thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá không để tình trạng hàng bị giảm chất lượng khi ở trong kho
- Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi, thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn Với khối lượng hàng bán tương đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty thì cho thấy sự rất nỗ lực để hoàn thành một khối lượng công việc lớn như vậy.
- Kế toán ở Công ty đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty , cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo Công ty ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời Tuy nhiên trên thực tế, công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét để hoàn thiện hơn.
Trong những năm qua tình hình tiêu thụ của Công ty ngày càng tăng. Doanh thu năm sau cao hơn năm trước Công ty ngày càng khẳng định được uy tín của mình với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp.
Nhìn chung, công tác hạc toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả của Công ty đã đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra về thời gian và tính chính xác, cụ thể Các mẫu chứng từ, sổ sách tuân thủ theo đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính Phương pháp hạch toán doanh thu tiêu thụ và xác định kết quả và ghi sổ kế toán nhìn chung bám sát với chuẩn mực kết toán hiện hành.
Mặc dù đã cố gắng, cải tiến tích cực như vậy, nhưng công tác kế toán ở công ty vẫn tồn tài một số nhược điểm bất cập cụ thể sau:
+ Về công tác luân chuyển chứng từ:
- Công tác luân chuyển vẫn còn sự chẫm trễ Thông thường, các chứng từ phát sinh sẽ được kế toán đơn vị tập hợp và chỉ đến cuối tháng mới được chuyển về phòng tài chính Công ty để vào sổ nhưng có nhiều chứng từ phát sinh trong tháng này, kỳ này thì phải đến tháng sau, kỳ sau mới được gửi lên Chính sự chậm trễ này làm cho công việc kế toán thường bị dồn vào cuối kỳ hạch toán.
- Số lượng sổ sách chi tiết quá lớn, sẽ khó khăn cho việc theo dõi, đối chiếu, và sẽ dễ dẫn đến nhầm lẫn
+ Về công tác hạch toán chi phí: