tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU Trong 20 năm trở lại đây, từ kinh tế kế hoạch hoá tập trung chuyển sang kinh tế thị trường, Việt Nam đặt quan hệ ngoại giao với nhiều nước giới, trở thành thành viên nhiều tổ chức kinh tế trị tổ chức ASEAN, APEC, APTA Đặc biệt, ngày 07/11/2006 Việt Nam thành viên thứ 150 tổ chức thương mại giới WTO Các kiện mở nhiều hội phát triển cho doanh nghiệp khơng nước mà cịn mở rộng thị trường nước ngồi Tuy nhiên chứa đầy thử thách khó khăn doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp nhỏ công ty nước ạt đầu tư vào nước ta Với lợi vốn, kinh nghiệm kinh doanh thời đại mới, doanh nghiệp nước lấn át doanh nghiệp Việt Nam sân nhà chưa đề cập tới thị trường bên Để tồn phát triển mơi trường khốc liệt này, doanh nghiệp Việt Nam cần phải đổi nhiều để phù hợp điều kiện kinh tế Quản lý trình tích cực, nắm vai trị chủ đạo hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, vấn đề doanh nghiệp phải xem xét kỹ lưỡng để củng cố phát triển hoạt động mình.Trong hệ thống kiểm soát nội cánh tay phải đắc lực nhà quản lý Một hệ thống kiểm soát nội hiệu phát ngăn ngừa sai phạm mà đảm bảo độ tin cậy thơng tin tài Chính xây dựng hệ thống kiểm sốt nội có hiệu mục tiêu nhiệm vụ cần kíp hàng đầu doanh nghiệp Tuy vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp lớn hiểu biết người hệ thống hạn chế nên doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc xây dựng hồn thiện Được giúp đỡ giáo Nguyễn Thị Mỹ, em tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội vai trị hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Đề án em gồm hai phần chính: Phần 1: Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội vai trị hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp Phần 2: Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội hoạt động doanh nghiệp PHẦN LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ VÀ VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Kiểm tra - kiểm soát quản lý Hiện có nhiều quan điểm khác quản lý, quản lý trình định hướng tổ chức thực hướng định sở nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu cao nhất, hay theo cách diễn giải khác, quản lý trình nhằm đạt khéo léo sử dụng nguồn lực có hiệu quả… Việc diễn giải khác định nghĩa thừa nhận quản lý q trình tích cực , chăm lo nguồn lực(cả nguồn nhân lực phi nhân lực) với mục tiêu cuối sử dụng nguồn lực cho có hiệu Nói cách khác, nhà quản lý phải tìm hiểu ưu nhược điểm nguồn lực để kết hợp mạnh cho phù hợp với môi trường với mục tiêu chiến lược đề Q trình quản lý khơng phải bước cụ thể mà q trình gồm năm bước nhỏ lập kế hoạch, tổ chức, cung cấp nguồn lực điều hành: - Giai đoạn lập kế hoạch: Đây giai đoạn trình quản lý, tiến hành nghiên cứu định vị trí mà doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị có thời điểm xác định tương lai cách cân đối nguồn lực doanh nghiệp Lập kế hoạch cho tất giai đoạn sau, kế hoạch cụ thể việc thực giai đoạn sau dễ dàng - Giai đoạn tổ chức: Là trình thực tế hố kế hoạch Q trình phân chia công việc tổ chức cho phận hay cá nhân(các cá nhân chịu trách nhiệm mức cao nhất) phối hợp cơng việc lại để hồn thành cơng việc chung cho tổ chức - Giai đoạn cung cấp nguồn lực: Các nguồn lực bao gồm nguồn nhân lực nguồn phi nhân lực Các nguồn lực có sẵn doanh nghiệp hay doanh nghiệp phải tổ chức mua sắm, tuyển dụng thêm để cung cấp cho trình tổ chức thực - Giai đoạn điều hành: Là trình diễn công việc thực Nó bao gồm ba tiểu q trình nhỏ: q trình hướng dẫn, trình phối hợp, trình đạo Hướng dẫn trình truyền đạt, gợi ý cho người trực tiếp thực qua văn hướng dẫn hay qua lời nói Phối hợp q trình cung cấp thêm thông tin cho nội công nhân viên giúp cho công việc diễn trôi chảy Chỉ đạo thể mối quan hệ cấp - cấp trình thực hiện, chủ yếu động viên công nhân viên làm việc thông qua hành động, lời nói hay qua mẫu mực người huy phong cách làm việc nhà lãnh đạo làm việc với cá nhân chịu trách nhiệm quyền - Giai đoạn kiểm soát: Trong trình thực hiện, nhiều yếu tố thay đổi hay tồn giới hạn lực người làm ảnh hưởng đến kết công việc Chính kiểm sốt q trình cần thiết để đảm bảo đạt mức tốt mục tiêu xây dựng cách phát sai lệch so với kế hoạch sử lý chỗ sai lệch cách hiệu giai đoạn không tách rời mà nối tiếp có quan hệ chặt chẽ với Tuy nhiên kiểm tra - kiểm sốt khơng giai đoạn tách biệt, bước công việc cuối quản lý mà thực tất giai đoạn trình quản lý: - Trong trình lập kế hoạch: Quá trình kiểm tra kiểm sốt phải đánh giá vị trí mà doanh nghiệp muốn đạt tương lai có hợp lý hay không cách kiểm tra thông tin nguồn lực, xem xét việc xây dựng chương trình kế hoạch có hợp lý hay khơng - Trong q trình tổ chức: Các kiểm sốt viên phải xem xét hoạt động tổ chức có bám sát với kế hoạch hay khơng, khơng bám sát phải có điểu chỉnh cho hợp lý - Trong trình cung cấp nguồn lực: Kiểm soát phải đảm bảo nguồn lực cung cấp cách phù hợp đầy đủ đặc biệt nguồn nhân lực tất hoạt động doanh nghiệp người thông qua thực - Trong quan hệ với việc điều hành: Trong trình điều hành, hoạt động kiểm tra thường xuyên tiến hành để điều hoà mối quan hệ, điều chỉnh định mức mục tiêu quan điểm tối ưu hoá kết hoạt động Việc kiểm tra - kiểm soát tiến hành thông qua văn hướng dẫn thực công việc, thông qua việc theo dõi hoạt động cấp để cung cấp thêm thông tin hữu ích hay có đạo kịp thời Như kiểm tra kiểm sốt khơng phải pha hay giai đoạn riêng biệt quản lý mà thực tất giai đoạn, Dựa theo mục tiêu tính linh hoạt, kiểm sốt chia thành loại: kiểm sốt hướng dẫn, kiểm sốt có – khơng kiểm sốt sau hành động - Kiểm sốt hướng dẫn: Là loại hình kiểm sốt thơng qua định dạng điều kiện để xác định hành động trung gian cần thiết góp phần đạt mục tiêu chung cần thiết - Kiểm sốt có – khơng: Là loại hình kiểm sốt hướng tới chức bảo vệ cách máy móc để giúp tổ chức, doanh nghiệp đạt mục tiêu mong muốn - Kiểm sốt sau hành động: Là loại hình thực tương tự hai hình thức thực sau hành động xảy theo cách thức có hiệu điều kiện quang cảnh 1.2 Một số lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.2.1 Một số khái niệm hệ thống kiểm soát nội Như phân tích, kiểm tra - kiểm sốt chức quản lý, nảy sinh từ nhu cầu quản lý Khi nhu cầu chưa nhiều chưa phức tạp kiểm tra thực đồng thời với chức khác quản lý máy thống nhất, nhu cầu thay đổi đến mức cao kiểm tra tách thành hoạt động độc lập thực hệ thống chuyên môn độc lập Hệ thống kiểm sốt nội phận thực chức kiểm tra - kiểm soát Theo IFAC, hệ thống kiểm sốt nội hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, bảo đảm độ tin cậy thông tin, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý bảo đảm hiệu hoạt động Theo chuẩn mực hệ thống hoá AICPA, kiểm soát nội bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp, biện pháp phối hợp thừa nhận dùng kinh doanh để bảo vệ tài sản tổ chức, kiểm tra xác độ tin cậy thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu hoạt động khích lệ bám sát chủ trương quản lý đề Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục kiểm sốt kiểm tốn đơn vị kiểm toán xác định thực nhằm ngăn ngừa phát sửa chữa kịp thời sai phạm nhằm tuân thủ qui định nội quy luật pháp đơn vị để từ báo cáo tài phản ánh trung thực đắn thông tin nhằm quản lý, bảo vệ sử dụng có hiệu quả…… 1.2.2 Các mục tiêu hệ thống kiểm soát nội Theo IFAC, hệ thống kiểm sốt nội hình thành nhằm đạt bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản đơn vị, đảm bảo độ tin cậy thông tin, bảo đảm thực chế độ pháp lý đảm bảo hiệu hoạt động - Bảo vệ tài sản đơn vị: Tài sản đơn vị bao gồm tài sản hữu hình tài sản vơ hình tiềm lực kinh tế để doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động khác Chính mà tài sản cần có quan tâm mực cấp quản lý Bên cạnh tài sản quản lý chặt chẽ không bị lạm dụng mát hay hư hại có nhiều tài sản quản lý lỏng lẻo dẫn đến có nhiều tổn thất lớn mát, hư hại sử dụng khơng mục đích Chính mà tài sản đơn vị cần bảo vệ hệ thống kiểm sốt nội thích hợp - Bảo đảm thơng tin có độ tin cậy: Do thơng tin kinh tế quan trọng để nhà quản lý đưa định đắn nên thơng tin phải đảm bảo tính kịp thời, độ xác thực trạng hoạt động doanh nghiệp đối tác bên ngồi Thơng thường việc bảo đảm thơng tin có độ tin cậy mục tiêu phịng ban phát sinh thơng tin - Đảm bảo việc thực chế độ pháp lý: Các hoạt động doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ hệ thống pháp luật nhà nước hoạt động, thơng tin doanh nghiệp pháp luật cơng nhận Ngồi qui phạm pháp luật, doanh nghiệp cịn có hệ thống qui định sách riêng để đảm bảo hoạt động hướng theo mục tiêu định Ban giám đốc chịu trách nhiệm ban hành sách, kế hoạch, thủ tục riêng doanh nghiệp thành viên công ty phải tuân theo hai loại chế độ pháp lý - Đảm bảo hiệu hoạt động lực quản lý: Các doanh nghiệp hoạt động chủ yếu mục tiêu lợi nhuận, chi phí bỏ thấp lại mang doanh thu lớn Các q trình kiểm sốt thiết lập đơn vị nhằm ngăn ngừa lặp lại khơng cần thiết gây lãng phí hoạt động sử dụng hiệu nguồn lực doanh nghiệp Bốn mục tiêu bốn đích đến đơi mục tiêu có mâu thuẫn với nhau, ví dụ để bảo đảm mục tiêu bảo vệ tài sản ảnh hưởng đến mục tiêu đảm bảo hiệu hoạt động… Nhiệm vụ nhà quản lý xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hài hoà bốn mục tiêu Tuy nhiên dù hệ thống kiểm soát nội thiết kế hồn hảo đến đâu khơng thể ngăn ngừa hay phát sai phạm xảy - hạn chế cố hữu hệ thống kiểm soát nội Những hạn chế là: ban giám đốc yêu cầu giá phí thủ tục kiểm tra khơng vượt q lợi ích mà thủ tục đem lại; công tác kiểm tra nội thường tác động đến nghiệp vụ lặp lặp lại mà không tác động đến nghiệp vụ bất thường; sai sót xuất phát từ đãng trí, thiếu ý hay khơng hiểu thị;có thơng đồng người đơn vị với bên ngoài; lạm dụng đặc quyền người chịu trách nhiệm thực kiểm soát nội hay thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp với biến động tình hình… 1.2.3 Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội Theo AICPA, kiểm soát nội bao gồm kiểm soát quản trị kiểm tra kế toán Kiểm soát quản trị bao gồm kế hoạch tổ chức trình tự, hồ sơ cần cho trình định dẫn đến quyền quản lý cho phép tiến hành nghiệp vụ Vì vậy, quyền lực chức quản lý trực tiếp phối hợp với trách nhiệm thực mục tiêu tổ chức, điểm xuất phát để thiết lập kiểm tra kế toán nghiệp vụ Kiểm tra kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức trình tự hồ sơ cần thiết cho việc bảo vệ tài sản độ tin cậy sổ sách tài Kiểm tra kế tốn kiểm sốt quản trị có mối quan hệ với số trình tự hồ sơ cần cho kiểm soát kế toán cần cho kiểm soát quản trị Tuy nhiên, kiểm soát kế toán nằm phạm vi nghiên cứu đánh giá kiểm soát nội tuân thủ theo chuẩn mực kiểm toán chung thừa nhận kiểm soát quản trị khơng có Theo chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam hệ thống kiểm sốt nội bao gồm ba phận mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán thủ tục kiểm soát Hệ thống kế toán: Là qui định kế toán thủ tục kế toán mà đơn vị kiểm toán áp dụng để thực ghi chép kế tốn lập báo cáo tài Mơi trường kiểm soát: Là nhận thức, quan điểm, quan tâm hoạt động thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc hệ thống kiểm soát nội vai trị hệ thống kiểm sốt nội đơn vị Thủ tục kiểm soát: Là chế thủ tục Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập đạo thực đơn vị nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể Theo IFAC, hệ thống kiểm soát nội bao gồm nhân tố chính: mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin, thủ tục kiểm sốt hệ thống kiểm tốn nội - Mơi trường kiểm sốt: Bao gồm toàn yếu tố bên bên ngồi doanh nghiệp có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động xử lý liệu loại hình kiểm sốt nội Mơi trường kiểm soát yếu tố quan trọng tác động đến yếu tố cịn lại hệ thống kiểm soát nội bao gồm tất loại yếu tố bên bên ngồi doanhg nghiệp Mơi trường kiểm sốt có nhân tố chính: Đặc thù quản lý: Đây nhân tố mơi trường kiểm sốt, đề cập đến phong cách quan điểm điều hành nhà lãnh đạo Trên thực tế, tính hiệu hoạt động kiểm tra phụ thuộc lớn vào thái độ hành động nhà quản lý Nếu nhà quản lý cho cơng tác kiểm sốt quan trọng đề sách qui định quản lý hoạt động công ty, thành viên đơn vị có nhận thức đắn hoạt động kiểm tra kiểm soát tuân theo qui định đề Ngược lại nhà quản lý coi nhẹ hoạt động sách đưa lỏng lẻo nhân viên tuân thủ hoạt động hệ thống kiểm sốt nội khơng có hiệu Cơ cấu tổ chức: Nhân tố đề cập đến việc phân quyền máy quản lý Nếu cấu tổ chức xây dựng hợp lý góp phần tạo mơi trường kiểm sốt tốt, tạo hệ thống xun suốt từ xuống việc ban hành triển khai định, góp phần ngăn ngừa gian lận sai sót hoạt động tài kế toán Ngược lại cấu tổ chức bất hợp lý, có chồng chéo làm hoạt động kiểm sốt hiệu Thơng thường có loại phân quyền phân quyền tập trung - quyền lực tập trung vào hay số người, họ định hoạt động doanh nghiệp, phân quyền phân tán quyền lực chia cho nhiều người, nhiều cấp độ quản lý Phân quyền tập trung phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ cịn phân quyền phân tán phù hợp với công ty lớn kinh doanh nhiều lĩnh vực hay nhiều khu vực Một cấu tổ chức hiệu phải đạt yêu cầu: thiết lập điều hành kiểm sốt tồn hoạt động doanh nghiệp khơng có chồng chéo phận tránh đùn đẩy trách nhiệm; hai có tách bịêt chức xử lý nghiệp vụ, ghi sổ bảo quản tài sản giúp có kiểm soát chéo lẫn nhau; ba đảm bảo độc lập tương đối phận để đảm bảo tính khách quan q trình phê chuẩn Chính sách nhân sự: Là sách liên quan đến việc quản lý nhân đơn vị bao gồm tuyển dụng, đào tạo, xếp, đề bạt, khên thưởng kỷ luật nhân viên Nguồn nhân lực có vai trò quan trọng định thành bại doanh nghiệp, nhân lực có trình độ chun mơn đạo đức khơng cần phải thực nhiều qui trình kiểm sốt mà có hiệu ngược lại dù qui trình kiểm sốt có chặt chẽ đến đâu mà nhân viên suy hoá đạo đức hay khơng có chun mơn có khả xảy gian lận, sai sót Một sách nhân lỏng lẻo dẫn đến việc sử dụng nhân khơng đúng, doanh nghiệp cần phải có sách nhân hợp lý với dơn vị, cấp quản lý Công tác kế hoạch: Là hệ thống kế hoạch dự toán mặt hoạt động doanh nghiệp kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, dự toán đầu tư…Nếu việc lập kế hoạch tiến hành khoa học cụ thể trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu nhân viên dựa vào để thực cịn kiểm tốn viên dựa vào để đánh giá hoạt động doanh nghiệp Chính vậy, thực tế nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để có điều chỉnh kịp thời Uỷ ban kiểm sốt: Bao gồm thành viên hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức vụ quản lý chuyên gia am hiểu lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát thành lập nhằm thực nhiệm vụ: giám sát tiến trình lập nộp BCTC; giám sát hoạt động kiểm toán viên nội bộ; dung hoà bất đồng quan ngoại kiểm đơn vị qua am hiểu doanh nghiệp trình độ chun mơn cao… Tất nhân tố nhân tố bên doanh nghiệp, nằm kiểm sốt doanh nghiệp nên thiết kế điều chỉnh Ngoài Hệ thống kiểm soát nội giúp nhà quản lý ngăn ngừa gian lận, sai sót: Việc cách ly thích hợp trách nhiệm nghiệp vụ giúp cho việc giảm thiểu gian lận tài cách ly kế toán toán, kế toán tiền mặt thủ quỹ với người chịu trách nhiệm phê chuẩn nghiệp vụ toán để tránh nghiệp vụ toán khống; cách ly phận giám sát thời gian lao động với phận tính tiền lương phận trả lương tránh tình trạng trả lương thừa Ngồi việc phân công phân nhiệm rõ ràng cho phận giúp cho việc kiểm tra chéo lẫn nhau, giảm thiểu sai sót gian lận có Các kiểm tốn viên nội khơng thực công việc trực tiếp việc điều tra gian lận thực tế mà phải tỉnh táo nhận thức lĩnh vực nhạy cảm có khả gian lận Ví dụ trường hợp thiếu vốn hoạt động chi phí giả tạo hay khơng ghi chép doanh thu bán hàng; trường hợp sử dụng nhà cung cấp dẫn đến khả móc ngoặc hay thiên vị; trường hợp chi phí lại cao cá nhân chi tiêu vượt mức cho phép vào việc giải trí cá nhân; trường hợp thiếu hụt tài sản hữu hình khơng giải thích ăn cắp; rường hợp báo cáo muộn người chuẩn bị sửa lại để che giấu hành vi gian lận; séc hay tài liệu ghi số tiền chẵn biển thủ … Hệ thống kiểm soát nội giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra: Ban giám đốc người chịu trách nhiệm để chuẩn mực điều hành để định lượng việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm có hiệu hoạt động, đề mục tiêu mục đích cho hoạt động đồng thời triển khai thủ tục kiểm soát hoạt động Kiểm toán viên đánh giá việc sử dụng nguồn lực tiết kiệm hiệu thông qua xem xét tình trạng: sở vật chất khơng tận dụng tối đa, công việc không suất, thủ tục tốn kém, việc sử dụng thừa hay thiếu nhân viên; xem xét chuẩn mực tác nghiệp có thiết lập để đo lường tiết kiệm hiệu suất hay khơng, chuẩn mực có thiết lập rõ ràng phù hợp hay khơng Kiểm tốn viên nội phải hỗ trợ ban giám đốc triển khai mục tiêu cách xác định giả thiết có xác đáng khơng, thơng tin xác kịp thời có sử dụng khơng, mục tiêu có thống với mục tiêu chung tồn doanh nghiệp hay khơng kết có đáp ứng mục tiêu để hay khơng Ngồi hệ thống kiểm soát nội hiệu tạo niềm tin cho nhà đầu tư, chủ sở hữu công ty Trong kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt nay, nhà đầu tư mong muốn có khoản đầu tư an tồn mà mang lại lợi nhuận cao Thông qua việc xem xét đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà đầu tư đánh giá phần mức độ an tồn khoản đầu tư Các kiểm tốn viên bên ngồi dựa vào hệ thống kiểm sốt nội để giảm bớt cơng việc doanh nghiệp, giúp giảm bới thời gian làm việc chi phí kiểm tốn PHẦN ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2.1 Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội Việt Nam Có thể nói số yếu tố hệ thống kiểm soát nội đời từ lâu, từ thời kỳ bắt đầu xây dựng đất nước hoạt động kiểm tra kiểm soát quan tâm Với chế kế hoạch hoá tập trung nhà nước vừa người quản lý vĩ mô vừa chủ sở hữu nên nắm giữ tay tồn cơng tác kế tốn kiểm tra kinh tế nói chung Hoạt động kiểm sốt nội chủ yếu thực thông qua hoạt động tự kiểm tra kế toán, kiểm tra nhà nước chủ yếu thơng qua việc xét duyệt kế hoạch, hồn thành kế hoạch hay dự toán hoạt động tra theo vụ việc Từ năm 90 trở lại đay, kinh tế thị trường phát triển, bên cạnh công ty nhà nước cịn có cơng ty tư nhân xuất thêm nhiều yếu tố hệ thống kiểm soát nội kiểm toán nội bộ, uỷ ban kiểm sốt, hệ thống thơng tin…Dù khái niệm hệ thống kiểm sốt nội đề cập năm gần nên cịn nhiều hạn chế: - Hệ thống kiểm sốt nội chưa xây dựng hoàn chỉnh, đồng thức hố Hiện nhận thức lãnh đạo cấp lĩnh vực hạn chế đặc biệt cấp lãnh đạo bên Mặc dù tất doanh nghiệp khía cạnh có hệ thống kiểm sốt nội nhìn ching người đồng hố với ban kiểm sốt Chính chưa ý thức vai trị hệ thống kiểm sốt nội mà nhà quản lý chưa triển khai bước kiểm soát thủ tục kiểm soát hữu hiệu Ở nhiều doanh nghiệp chưa có kiểm tốn nội hay thành lập hoạt động không hiệu mà phải giải tán Ở tỉnh lẻ, thơng thường có doanh nghiệp vừa nhỏ khơng có kiểm tốn nội Bộ phận có cơng ty lớn tập trung thành phố lớn Các sách qui chế kiểm soát tất doanh nghiệp có từ đơn giản, chung chung đến cụ thể khơng hẳn đồng bộ, có hiệu lực hay bao qt hoạt động doanh nghiệp Có sách hướng dẫn cụ thể cho hoạt động khơng có chế giám sát chặt chẽ dẫn đến sai phạm việc thực Ví dụ sách nhân nhiều doanh nghiệp chưa hợp lý từ khâu tuyển dụng đến đề bạt: tuyển dụng tràn lan không vào nhu cầu công việc, khơng có tiêu chuẩn đánh giá lực nhân viên, chưa có sách thu hút đãi ngộ nhân tài Nhiều thơng tin bên ngồi có hữu dụng với doanh nghiệp hệ thống thông tin khách hàng có khách hàng tiềm năng, hệ thống thông tin nhà cung cấp, hệ thống thông tin giá cả…không doanh nghiệp tận dụng Doanh nghiệp Việt Nam thường quan hệ mua bán với khách hàng quen, ngại hợp tác với đối tác nên bỏ lỡ nhiều hội hợp tác tốt - Một hạn chế khác quan điểm xử lý vi phạm sau kiểm soát chưa rõ ràng đặc biệt doanh nghiệp nhà nước Trong q trình hoạt động, hệ thống kiểm sốt nội phát nhiều sai sót hạn chế để báo cáo cho nhà quản lý doanh nghiệp chưa có hoạt động xử lý vi phạm triệt để nên vai trị hệ thống kiểm sốt nội chưa phát huy hết tác dụng - Kiểm toán nội phận quan trọng hệ thống kiểm sốt nội bộ, khơng dừng lại kiểm tra chất lượng thơng tin mà cịn trọng vào đánh giá hiệu kinh doanh hiệu quản lý Ngoại trừ doanh nghiệp khơng có phận kiểm toán nội bộ, nhiều doanh nghiệp trì hoạt động kiểm tốn nội chưa cụ thể, doanh nghiệp không tận dụng hết tác dụng kiểm toán nội Các hạn chế hệ thống kiểm soát nội đến từ nguyên nhân chủ quan khách quan tính chất quản trị, thiếu văn hướng dẫn, hạn chế loại hình kinh doanh tình hình nhân - Một nguyên nhân từ tính chất quản trị: Ở Việt Nam chủ yếu doanh nghiệp vừa nhỏ, doanh nghiệp quản trị theo thuận tiện chủ yếu Đây phương thức quản lý dựa vào người tin tưởng cá nhân Do người chủ khơng lập phận hợp lý khơng có thủ tục giao dịch phận thực cơng việc nhân viên khơng thể định phần hành cơng việc mà phải xin lệnh từ ơng chủ Khi hệ thống kiểm sốt khơng thể hoạt động có hiệu - Do thiếu văn hướng dẫn: Khung pháp lý cao cho hoạt động doanh nghiệp luật doanh nghiệp luật lại yêu cầu doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn công ty cổ phẩn có 11 cổ đơng phải có phận kiểm sốt – uỷ ban kiểm sốt cịn vai trò, chức trách nhiệm ban kiểm sốt cịn mơ hồ, cơng việc tra kiểm tra mang tính chất đột xuất theo yêu cầu hoạt động thường xuyên Bên cạnh chuẩn mực 400 kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp nhà nước có thêm định hướng dẫn vấn đề kiểm toán nội (QĐ 832/ TC/ QQĐ/ CĐKT/ 1997) nhiên theo phịng kiểm tốn nội hoạt động phận thuộc điều hành ban giám đốc Điều làm giảm tính độc lập kiểm toán nội - Do đặc điểm loại hình kinh doanh nước ta: Đối với doanh nghiệp dân doanh có quy mơ nhỏ tính chất gia đình trị thể rõ nét Khi ban kiểm sốt mang tính hình thức gọi cho với qui định pháp luật Đối với doanh nghiệp nhà nước vốn đầu tư lợi nhuận nhà nước nên cá nhân động lực cải tiến Mặt khác có kiểm sốt chặt chẽ kiểm sốt nội vơ hình chung cá nhân tự trói tay chân Đối với cơng ty cổ phần hố, niêm yết thị trường chứng khốn hệ thống kiểm soát nội đánh giá cao cịn vấn đề lớn tồn Đó quyền lực tập trung vào nhóm cổ đơng chính, tiến nói cổ đơng mang tính định nên ban kiểm sốt nói người nhà người lãnh đạo doanh nghiệp - Do tình hình nhân sự: Hiện nguồn nhân lực có trình độ cao tăng không đủ đáp ứng nhu cầu đội ngũ có tay nghề ý thức đạo đức cao thường tập trung thành phố lớn hay làm việc cho công ty lớn Nhìn chung người lao động cịn mang nặng tư tưởng cũ, khơng có tự giác làm việc nên hoạt động hệ thống kiểm soát nội khơng có hiệu Do nhiều bất cập hệ thống kiểm soát nội dẫn đến nhiều sai phạm xảy Theo cơng ty tài quốc tế IFC 58% cơng ty Việt Nam chịu ảnh hưởng yếu từ quản lý Điển hình vụ tiêu cực cơng ty cổ phần bảo hiểm dầu khí (PJICO), giám đốc phó giám đốc biển thủ gần tỷ đồng Hay vụ công ty cổ phần mía đường La Ngà, ơng Phạm Như Hố, chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc sử dụng gần 18 tỷ đồng để chơi chứng khoán từ tháng 8-2007 đến tháng 4-2008 cổ đông hay biết đại hội đồng cổ đông thường niên bị hỗn lại khơng phải cơng phát hệ thống kiểm sốt nội Như cơng ty xuất nhập thuỷ sản Hà Nội, ban lãnh đạo công ty tự ý đưa 16 tỷ đồng để mua cổ phần ngân hàng cổ phần hoá, theo giá thị trường OTC khoản đầu tư gây lỗ tới 10 tỷ đồng Có thể nói vụ việc vai trị hệ thống kiểm sốt nói chung ban kiểm sốt nói riêng vắng bóng Ở doanh nghiệp nước ngồi Việt Nam thường có chế kiểm sốt chặt chẽ nhiên bng lỏng chút doanh nghiệp phải trả giá đắt Ví dụ điển hình cơng ty nước ngồi tiếng lĩnh vực chăm sóc vệ sinh TP Hồ Chí Minh, giám đốc tiếp thị lợi dụng lòng tin cấp biển thủ gần 60 tỷ đồng Sai sót kiểm tốn nội bỏ lơ hoạt động kiểm toán nội Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội có nhiều thay đổi tích cực thời gian gần nhiều nguyên như: - Sự phát triển thị trường chứng khoán Khi đầu tư vào thị trường chứng khoán, nhà đầu tư yêu cầu hệ thống quản trị chuyên nghiệp buộc doanh nghiệp phải ý xây dựng hệ thống kiểm toán nội cho có hiệu Luật đầu tư chứng khốn yêu cầu công ty tham gia thị trường chứng khốn phải có hệ thống kiểm sốt nội - Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi tăng nhanh có doanh nghiệp 100% vốn nước ngồi Các cơng ty mẹ nước ngồi có hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu nên doanh nghiệp thường kiểm soát tốt doanh nghiệp 100% vốn nước Mặt khác cơng ty mẹ tham gia vào thị trường chứng khốn Mỹ theo u cầu khơng cơng ty mẹ mà công ty con, chi nhánh, thành viên phải có báo cáo đánh giá hiệu hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp ngày nhận nhiều chương trình kiểm sốt từ cơng ty mẹ hay giúp đỡ xây dựng phận kiểm tốn độc lập cho riêng - Việt Nam gia nhập WTO nhiều tổ chức khác nên việc cạnh tranh công ty nước với cơng ty nước ngồi ngày khốc liệt Để tồn cơng ty bắt buộc phải có hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu đóng vai trò cánh tay phải nhà quản lý trình hoạt động doanh nghiệp Mặt khác, nhiều công ty Việt Nam thực hệ thống quản lý chất lượng môi trường (ISO) nên bắt buộc phải thực đánh giá nội năm lần mức độ tuân thủ tiêu chuẩn ISO Do nhiều yếu tố tác động nên hoạt động kiểm sốt nội có nhiều tiến bộ: - Nhận thức hoạt động kiểm soát nội thay đổi theo chiều hướng tích cực, nhà quản lý cán công nhân viên nhận thấy vai trị kiểm tốn nội dẫn đến thay đổi định sách hành động - Nhiều sách văn cơng ty rà sốt, sửa đổi ban hành cho phù hợp với tình hình Việc tn thủ qui định khơng cịn bắt buộc có ý trốn tránh mà người lao động bắt đầu có ý thức tự giác tuân thủ - Các doanh nghiệp sử dụng nhiều máy móc thiết bị đại giảm bớt công việc cho người lao động mà cịn tránh sai sót khơng đáng có ví dụ sử dụng camera theo dõi, … 2.2 Kinh nghiệm kiểm soát nội nước giới Ở nhiều nước giới việc kiểm tra kiểm soát đời từ lâu Ngay từ thời kỳ cổ đại triều đại phong kiến có quan chức chuyên kiểm tra trình bày lại kết kiểm tra tình hình tài sản hồng gia Đến kỷ 16 việc hình thành kế tốn kép đáp ứng nhu cầu quản lý an toàn tài sản lúc Vào năm đầu kỷ 20 hàng loạt phá sản công ty cho thấy hạn chế kế toán nhu cầu cần thiết kiểm toán nội Ở Mỹ, kiểm toán nội hình thành vào năm 1941, năm Viện nghiên cứu KTVNB kiểm toán viên nội thành lập với 25 thành viên trở thành Hiệp hội quốc tế với 25000 hội viên 150 chi nhánh Ngay sau đời, Viện kiểm toán viên Nội ban hành luật đạo đức, công bố trách nhiệm KTVNB, thiết lập chương trình đào tạo thường xuyên, xây dựng nội dung kiến thức chung, thiết lập chương trình cấp chứng Bản tuyên bố Trách nhiệm Kiểm toán viên Nội phát hành lần năm 1947 liên tục sửa chữa lại vào năm 1957, 1971, 1976, 1981với mục đích nhằm cung cấp cách vắn tắt nhận thức chung vai trị trách nhiệm kiểm tốn nội Đến năm 1974, Viện nghiên cứu KTNB thiết lập Uỷ ban Trách nhiệm Chuẩn mực Nghề nghiệp để thông qua chuẩn mực nghề nghiệp Sau ba năm làm việc Uỷ ban ban hành Các chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán viên nội bộ, công cụ phục vụ cho hoạt động kiểm toán nội lĩnh vực khác cấp độ khác Từ năm 50 trở đi, kiểm toán nội phát triển vào lĩnh vực khác lĩnh vực tài vụ đặc biệt hiệu kinh doanh hiệu quản lý Mặc dù kiểm soát nội đời từ lâu nhận thức vai trò kiểm soát nội chưa rõ ràng Sau vụ gian lận công ty World Com Enson năm 2000 -2001 đến năm 2002 luật Sarbanes – Oxlef Mỹ đời yêu cầu công ty niêm yết thị trường chứng khoán Mỹ phải báo cáo hiệu hệ thống kiểm soát nội kiểm sốt nội quan tâm mực Ở Pháp, chức kiểm toán nội xuất thức vào năm 1960 cơng ty thành viên tập đồn ngoại quốc, sau lan đến cơng ty nước Đến năm 1965 Pháp có Hội Kiểm tốn viên nội sau trở thành Viện nghiên cứu Kiểm toán viên Kiểm toán viên nội vào năm 1973 Mặc dù hệ thống kiểm soát nội đời phát triển nước khác mang đặc điểm riêng khác xuất công ty đa quốc gia trao đổi kiến thức nên mang đặc điểm tổng quát giống Tại công ty lớn, chế độ kiểm soát bao gồm lớp: - Sự kiểm soát hệ thống kiểm tốn độc lập bên ngồi cơng ty kiểm tốn kiểm tốn viên độc lập làm việc theo yêu cầu quan quyền, tổ chức tài chính, người ký hợp đồng….với mục đích phát biểu ý kiến thẳng, xác phù hợp nguyên tắc kế toán chấp nhận rộng rãi kết hoạt động doanh nghiệp - Kiểm sốt mức độ hồn thành kế hoạch, việc thiết lập ngân sách hàng năm Ngân sách bao gồm thu chi, kế hoạch lời lãi công ty Từng phận lên kế hoạch công việc năm tới thuộc phạm vi chức theo số hướng dẫn công ty, xác định doanh thu chi phí bỏ để hồn thành cơng việc Ngân sách thu chi phận sau duyệt tổng hợp lại thành ngân sách thu chi công ty Qua hoạt động so sánh kết thực tế so với kế hoạch nhà quản lý biết hoàn thành % kế hoạch - Kiểm soát nội bộ: Đây thể thức công ty người công ty thực xem nhân viên làm việc để qua đánh giá khả hồn thành kế hoạch đề hay không thực trạng hoạt động tốt hay chưa thoả mãn Có thể nói hoạt động kiểm soát nội hoạt động tốt công ty lớn hay nước phát triển, với nước phát triển hay phát triển hoạt động chưa ứng dụng triệt để Theo khảo sát PWC thực 3000 cơng ty tồn giới có đến 45% cơng ty chịu hậu khơng thực kiểm soát nội với thiệt hại trung bình 1.7 triệu USD 2.3 Một số ý kiến nâng cao vai trò hoạt động hệ thống kiểm soát nội Một HTKSNB hữu hiệu đưa đảm bảo hợp lý không tuyệt đối việc bảo tồn tài sản, trì mức độ tin cậy thơng tin tài tn thủ luật lệ, quy định Sự đảm bảo hợp lý khái niệm khẳng định rằng, cần phải xây dựng, triển khai thực HTKSNB để đem lại cho Ban giám đốc cân rủi ro hoạt động kinh doanh định với mức độ kiểm soát cần thiết, cho đáp ứng mục tiêu kinh doanh đề Một HTKSNB hữu hiệu phải bao hàm đặc điểm chủ yếu: - Căn rủi ro: Có khả nhận diện rủi ro tác động đến mục tiêu kinh doanh - Được “lồng” vào hoạt động doanh nghiệp phận văn hóa doanh nghiệp - Đảm bảo nhu cầu mạnh mẽ việc hình thành phận Kiểm toán Nội bộ, đem lại cho HĐQT đảm bảo độc lập, thường xuyên HTKSNB - Được HĐQT thường xuyên kiểm tra Do chiến lược mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp thường xuyên biến đổi, rủi ro Điều nhấn mạnh nhu cầu thường xuyên kiểm tra, tái cân đối hoạt động kiểm soát mặt tổ chức, nhằm đảm bảo khung sở HTKSNB đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Để giảm thiểu hạn chế hệ thống kiểm soát nội cần có kết hợp từ phía: nhà nước, cán quản lý thân người lao động - Về phía nhà nước: Nhà nước cần bổ sung văn hướng dẫn chi tiết cho công ty xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu đồng thời xây dựng tiêu chuẩn kiểm toán viên nội thơng qua chứng kiểm tốn viên nội - Về phía nhà quản lý:HĐQT chịu trách nhiệm đảm bảo có HTKSNB tốt, đề sách phù hợp nhằm trì HTKSNB, thường xuyên đảm bảo HTKSNB vận hành cách có hiệu quả  đầy đủ việc quản trị rủi ro.Ban giám đốc chịu trách nhiệm triển khai, thực sách HĐQT; xác định đánh giá rủi ro chủ yếu; thiết kế, vận hành theo dõi HTKSNB.Bộ phận kiểm toán nội (nếu diện doanh nghiệp) chủ yếu chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban giám đốc nhiệm vụ giám sát, điều hành thơng qua kiểm tốn, ý kiến tư vấn độc lập nhằm đánh giá, phát huy hiệu HTKSNB Vai trị nhiệm vụ nhà quản lý phải: Tạo môi trường làm việc cạnh tranh lành mạng thoải mái để làm điều nhà quản lý phải phân công trách nhiệm quyền hạn cách rõ ràng, khuyến khích hoạt động cấp với chế độ thưởng phạt hợp lý Hồn thiện sách nhân sự: Do nguồn nhân lực có vai trị quan trọng doanh nghiệp nên nhà quản lý phải xây dựng sách nhân cụ thể phù hợp để tuyển người vào chỗ Mặt khác nhà quản lý phải hiểu tâm tư nguyện vọng đặc điểm cán công nhân viên doanh nghiệp để có sách khuyến khích làm việc thích hợp Sử dụng kiểm tốn viên độc lập bên ngồi: Trong doanh nghiệp chưa có hệ thống kiểm tốn nội th kiểm tốn viên độc lập bên ngồi hoạt động kiểm tốn viên nội Đặc biệt trình xây dựng phận kiểm tốn nội doanh nghiệp sử dụng kiểm tốn viên bên ngồi chun gia tư vấn hướng dẫn hoạt động cho kiểm toán viên nội bộ, đánh giá cơng việc kiểm tốn viên nội lời khuyên hữu ích Áp dụng công nghệ khoa học tiên tiến: Ngày máy móc thiết bị đại, chương trình phần mềm,….được sử dụng rộng rãi doanh nghiệp Nó khơng giúp tăng suất lao động mà cịn tham gia vào q trình kiểm sốt tránh gian lận sai sót từ người lao động Các nhà quản lý phải xây dựng định hướng phát triển rõ ràng Khi hoạt động doanh nghiệp cụ thể hiệu đồng thời nhà quản lý kiểm soát hoạt động doanh nghiệp cách chặt chẽ Đặc biệt phát hệ thống kiểm soát nội tồn vấn đề sau nhà quản lý cần dành thời gian đển chấn chỉnh lại hoạt động kiểm soát nội bộ: khơng có quy trình hoạt động văn rõ ràng, công việc điều hành theo lệnh lúc nhớ kiểm tra lúc qn thơi; nhân viên chấp nhận làm việc khơng cơng, họ lợi dụng khẽ hở hệ thống quản lý để kiếm lợi cho mình; có chồng chéo phịng ban, khơng có trao đổi thơng tin, có sai sót phịng ban đùn đẩy trách nhiệm cho nhau; cảm thấy khơng n tâm tình hình tài doanh nghiệp - Về phía cán cơng nhân viên: Để hệ thống kiểm sốt hoạt động có hiệu người lao động khơng phải nghiêm túc chấp hành qui định cơng ty mà cịn phải không ngừng nâng cao chất lượng chuyên môn tu dưỡng đạo đức KẾT LUẬN Việc hội nhập mang lại nhiều hội kinh doanh cho doanh nghiệp mà giúp doanh nghiệp người tiếp cận gần với thuật ngữ “kiểm sốt nội bộ” Thơng qua tiếp xúc với đối tác nước hay qua phương tiện khác, doanh nghiệp thấy vai trị hệ thống kiểm sốt nội mà cịn dang xây dựng hệ thống kiểm soát nội có hiệu lực Và hệ thống có tác dụng, làm biến chuyển mặt nhiều cơng ty khơng cịn tạo nhiều hội hợp tác kinh doanh doanh nghiệp tạo niềm tin cho đối tác Nhận thức vai trị tính cấp thiết hệ thống kiểm sốt nội với hướng dẫn cô giáo Ths Nguyễn Thị Mỹ, em hoàn thành đề án: “ Hệ thống kiểm sốt nội vai trị hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp” Qua q trình tìm hiểu em có nhìn đầy đủ đắn khái niệm, vai trị hệ thống kiểm sốt nội thành phần cấu thành, thấy phần thực trạng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nước quốc tế Mặc dù có nhiều cố gắng song đề án em cịn nhiều sai sót Em mong nhận giúp đỡ bảo cô giáo Ths Nguyễn Thị Mỹ để đề án hoàn thiện em có nhìn đắn hệ thống kiểm soát nội Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: LÊ THỊ KIM OANH PHỤ LỤC THAM KHẢO - Giáo trình Lý thuyết kiểm tốn nhà xuất tài Hà Nội phát hành năm 2005 - Giáo trình Kiểm tốn tài nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân phát hành năm 2006 - Quyển Kiểm toán nội đại nhà xuất tài tài phát hành năm 2000 - Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 hệ thống kiểm soát nội Các báo Tạp chí kế tốn, Đầu tư chứng khoán… MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ VAI TRỊ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP .3 1.1 Kiểm tra - kiểm soát quản lý 1.2 Một số lý luận chung hệ thống kiểm soát nội 1.2.1 Một số khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.2.2 Các mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.2.3 Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội 1.3 Vai trò hệ thống kiểm soát nội .15 PHẦN 2: ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .20 2.1 Thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội Việt Nam 20 2.2 Kinh nghiệm kiểm soát nội nước giới 25 2.3 Một số ý kiến nâng cao vai trò hoạt động hệ thống kiểm soát nội 27 KẾT LUẬN 30 PHỤ LỤC THAM KHẢO 31