Áp dụng triết lý quản lý kaizen tại công ty xi măng nghi sơn thanh hóa

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần 1: Cơ sở phân tích việc áp dụng triết lí Kaizen cơng ty xi măng Nghi Sơn – Thanh Hóa 1.1.Triết lí Kaizen gì? 1.2 Đặc điểm triết lý Kaizen 1.3 Lợi ích việc áp dụng Kaizen .4 1.4 Thách thức áp dụng Kaizen 1.5 Các bước thực Kaizen .7 Phần 2: Áp dụng triết lý Kaizen công ty xi măng Nghi Sơn -Thanh Hóa 2.1 Giới thiệu đơi nét cơng ty xi măng Nghi Sơn- Thanh Hóa 2.2 Công ty xi măng Nghi Sơn áp dụng triết lý Kaizen 10 2.2.1 Thực cải tiến liên tục 11 2.2.2 Khuyến khích, khích lệ sáng kiến nhân viên 11 2.2.3 Thực chương trình 5S 14 2.3 Lợi công ty xi măng Nghi Sơn áp dụng kaizen 21 2.4 Thách thức công ty xi măng Nghi Sơn áp dụng Kaizen 22 Phần 3: Gợi ý giải pháp giúp nâng cao hiệu áp dụng triết lý Kaizen cho cơng ty xi măng Nghi Sơn- Thanh Hóa 24 3.1 Tiếp tục đào tạo kiến thức chuyên môn ý thức kỉ luật người lao động 24 3.2 Tăng phần thưởng tài phi tài cho đề xuất ý tưởng cuả người lao động 24 3.3 Nhà lãnh đạo tiếp tục tự hồn thiện thay đổi phong cách lãnh đạo 24 3.4 Kiên trì thực mục tiêu mà theo đuổi 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế ln biến đổi địi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt phương thức quản lý để tồn vững vàng cạnh tranh với đối thủ thị trường mục tiêu Những mối quan tâm hàng đầu doanh nghiệp cải tiến chất lượng,chi phí thời gian vận chuyển Có nhiều phương pháp giúp doanh nghiệp giải vấn đề số triết lý quản lý Kaizen Triết lý quản lý phương pháp Kaizen-Cải tiến liên tục nhiều doanh nghiệp áp dụng,không doanh nghiệp tiếng Nhật Toyota,Honda Motor,Nissan mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng triết lý vào sản xuất Bởi lẽ doanh nghiệp nhận thức để tồn lâu dài phải trọng nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín niềm tin nơi khách hàng sản phẩm Cũng từ trước tới khơng phủ nhận chất lượng sản phẩm Nhật Bản, luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng cao Điển hình cho doanh nghiệp Việt Nam áp dụng triết lý Kaizen vào sản xuất cơng ty xi măng Nghi Sơn- Thanh Hóa Xuất phát từ thực tế nêu trên, em định chọn đề tài “Áp dụng triết lý quản lý Kaizen công ty xi măng Nghi Sơn-Thanh Hóa” làm đề tài cho đề án mơn học Kết cấu đề án ngồi phần mở đầu kết luận gồm phần Phần Cơ sở phân tích việc áp dụng triết lí Kaizen cơng ty xi măng Nghi Sơn – Thanh Hóa Phần Áp dụng triết lý Kaizen công ty xi măng Nghi Sơn- Thanh Hóa Phần Gợi ý giải pháp giúp nâng cao hiệu áp dụng triết lý Kaizen cho công ty xi măng Nghi Sơn Phần Cơ sở phân tích việc áp dụng triết lí Kaizen cơng ty xi măng Nghi Sơn – Thanh Hóa 1.1.Triết lí Kaizen gì? Kaizen triết lí quản lý áp dụng nhằm thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục với tham gia người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, sống cá nhân, gia đình Từ năm 1986, sách “Kaizen chìa khố thành cơng” xuất thuật ngữ Kaizen coi khái niệm quản lý Kaizen cách tiếp cận mang tính triết lý có hệ thống, Nhật Bản phát triển sau chiến tranh giới thứ Trong tiếng Nhật, Kaizen ghép từ “Kai” ”thay đổi” hay “làm cho đúng” “zen” - “tốt”, nghĩa ‘Thay đổi để tốt hơn’ “cải tiến liên tục” Kaizen tích lũy cải tiến nhỏ thành kết lớn, tập trung vào xác định vấn đề, giải vấn đề thay đổi chuẩn để đảm bảo vấn đề giải tận gốc Do đó, Kaizen cịn trình cải tiến liên tục, với niềm tin sức sáng tạo người vô hạn Qua đó, tất thành viên tổ chức từ lãnh đạo đến cơng nhân khuyến khích đưa đề xuất cải tiến dù nhỏ Khi áp dụng nơi làm việc, Kaizen nghĩa cải tiến liên tục địi hỏi cam kết nỗ lực liên tục người, cán quản lý công nhân Kaizen cải tiến nhỏ thực bước thời gian dài Thực tế, công ty Nhật thường trọng thực Kaizen chương trình có tham gia nhân viên Kaizen tốn mang lại hiệu cao việc nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ giảm chi phí hoạt động Nó tảng để khuyến khích thúc đẩy nhân viên công ty liên tục đạt hiệu suất lao động cao hơn, quan trọng hơn, để đạt mục tiêu cao hài lòng, doanh thu lợi nhuận 1.2 Đặc điểm triết lý Kaizen Các chương trình Kaizen bản: - 5S: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” Và “SHITSUKE”, tiếng Việt “Sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, săn sóc” “sẵn sàng” áp dụng để xây dựng môi trường làm việc gọn gàng, khoa học - KSS: Hệ thống khuyến nghị Kaizen nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần tham gia tích cực người lao động thơng qua khuyến khích tài phi tài - QCC: Nhóm chất lượng nhóm nhỏ tình nguyện thực hoạt động kiểm soát chất lượng nơi làm việc, thực công việc tự phát triển, đào tạo Kaizen nơi làm việc - JIT: Đúng thời hạn kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho sản xuất, phần hệ thống sản xuất TOYOTA Hệ thống Taiichi Ohno thiết kế hồn thiện cơng ty TOYOTA chủ yếu nhằm giảm thiểu lãng phí sản xuất - công cụ thống kê: phương pháp thu thập phân tích liệu làm để định, bao gồm: phương pháp phân tầng liệu, phiếu kiểm tra, biểu đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm sốt Dựa chương trình ấy, Kaizen có đặc điểm sau: - Là q trình cải tiến liên tục nơi làm việc: Làm việc theo triết lý Kaizen làm việc theo trình, q trình cải tiến kết cơng việc cải tiến Cải tiến Kaizen q trình tích lũy liên tục cải tiến nhỏ tất người lao động doanh nghiệp ( kể cấp điều hành quản lý) - Tập trung nâng cao suất thoả mãn u cầu khách hàng thơng qua giảm lãng phí: Kaizen việc phát triển khả năng; giải vấn đề loại bỏ nguyên nhân Mục đích Kaizen giải triệt để vấn đề tìm nguyên nhân trực tiếp vấn đề loại bỏ vĩnh viễn Một ví dụ quần bị rách vướng vào đinh thay giải pháp di mua quần vá lại cần suy nghĩ xem làm để không quần bị vướng vào lần sau Và giải pháp hữu hiệu nhổ bỏ đinh Qua dễ dàng thấy áp dụng Kaizen vào sản xuất loại bỏ ngun nhân vấn đề nâng cao suất giảm lãng phí Chương trình Just – in – time chương trình Kaizen, điển hình sản xuất thời hạn kiểm soát hàng tồn kho nhằm giảm thiểu lãng phí mặt sản xuất - Triển khai dựa tham gia nhiệt tình thành viên với cam kết mạnh mẽ lãnh đạo: Kaizen khuyến khích tất thành viên doanh nghiệp tham gia đóng góp ý kiến, ý tưởng, đề xuất dù nhỏ hoan nghênh có giá trị giáo dục Và Kaizen yêu cầu điều thơng thường, khả hồn thành tốt cơng việc, yêu cầu đơn giản, làm Người lãnh đạo, người giám sát trực tiếp, nhân viên phát triển hệ thống đề xuất đến gặp người lao động tổ chức thi góp ý tồn cơng ty Chính người lao động người gắn bó, hiểu rõ hoạt động cụ thể công ty nên họ hiểu trục trặc quy trình Người lãnh đạo muốn sửa chữa sai lầm quy trình phải biết tập hợp, xem xét đề xuất người lao động Những doanh nghiệp chọn áp dụng Kaizen doanh nghiệp tin vào khả tiềm ẩn kì vọng người lao động đưa khả tiềm ẩn vào doanh nghiệp - Nhấn mạnh hoạt động nhóm: Người Nhật Bản làm việc nhóm hiệu Tuy họp nhóm Nhật có phân quyền cao song người lãnh đạo thành viên tôn trọng ý kiến nhau, người tham gia đóng góp ý kiến Và việc áp dụng triết lý Kaizen việc khuyến khích nhân viên đề xuất ý kiến để thực cải cách bước nhỏ giúp củng cố nâng cao hiệu làm việc nhóm - Thu thập phân tích liệu công cụ hữu hiệu: Thu thập đề xuất dù nhỏ tất thành viên cơng ty, xem xét, phân tích kĩ lưỡng tìm ý kiến hay, sau vào áp dụng, vận hành, kiểm tra lại hoạt động tiếp tục phân tích để cải tiến cho hiệu làm việc nâng cao 1.3 Lợi ích việc áp dụng Kaizen  Lợi ích hữu hình: - Tích luỹ cải tiến nhỏ trở thành kết lớn: Triết lý Kaizen thực chất cải tiến bước nhỏ thời gian dài, từ từ liên tục Mỗi bước cải tiến thay đổi để tốt tích lũy lại đem lại kết to lớn, khơng trì mà cịn nâng cao tiêu chuẩn có - Giảm lãng phí, tăng suất Kaizen lúc đầu hãng xe Toyota (Japan) áp dụng để nâng cao lực sản xuất, giảm giá thành, tăng lợi nhuận Sau thành công Toyota, Kaizen 5S nhiều nước giới, kể Việt Nam học tập vận dụng nhiều lĩnh vực khác Trong doanh nghiệp, áp dụng Kaizen 5S làm tăng suất, tăng lực cạnh tranh doanh nghiệp nhờ giảm thiểu lãng phí như: + Sản xuất dư thừa: Trong sản xuất, việc làm tăng rủi ro lỗi mốt, sản xuất sai chủng loại sản phẩm dẫn tới nguy phải bán với giá chiết khấu hay bỏ dạng phế liệu + Khuyết tật: Gồm khuyết tật sản phẩm làm tăng chi phí sản xuất, hàng bán, bao gồm sai sót giấy tờ thông tin sản phẩm, chậm giao hàng, sản xuất sai quy cách, lãng phí nguyên vật liệu + Tồn kho: Hậu chi phí tồn kho bảo quản cao, lãng phí khơng gian, giảm quay vòng vốn hiệu + Di chuyển bất hợp lý: Gây lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, nguyên nhiên vật liệu, mặt bằng, đường sá, nhà xưởng + Chờ đợi: Là thời gian nhân lực hay máy móc nhàn rỗi tắc nghẽn hay luồng sản xuất hệ thống sản xuất hiệu + Thao tác thừa cơng nhân, máy móc thiết bị: Ảnh hưởng đến suất lao động, định mức nguyên nhiên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm + Sửa sai: Do lần gia công đầu không đạt chất lượng, gây lãng phí sức lao động, sử dụng thiết bị hiệu quả, làm gián đoạn, ách tắc, đình trệ sản xuất - Đảm bảo vệ sinh mơi trường (5S) an tồn lao động - Chi phí đầu tư cho cải tiến Người Nhật thường tận dụng nguồn lực sẵn có nhân lực, vật tư, thiết bị mà không cần dùng nhiều đến tiền để thực cải tiến Vì cải tiến theo triết lý Kaizen hướng nỗ lực vào người với mong muốn đạt kết tốt hơn, không giống cải tiến việc đổi hướng nỗ lực vào công nghệ,cần đầu tư lớn kết cần đạt lợi nhuận Tuy nhiên cần thiết, họ đầu tư số tiền lớn cho cải tiến liên tục  Lợi ích vơ hình - Việc áp dụng triết lý Kaizen cịn thúc đẩy suất hiệu công việc thông qua tổng hợp phương pháp gồm: + Đào tạo đa kỹ năng, + Khuyến khích tạo động làm việc, + Xây dựng tinh thần trách nhiệm công việc, + Phân quyền cụ thể + Phát huy khả làm việc chủ động kỹ định, + Khả tiếp cận sử dụng nguồn lực (dữ liệu thơng tin, ngân sách, trí lực, sức lực, thời gian…) + Tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đưa ý kiến phản hồi, + Luân chuyển công việc, + Khen ngợi - Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có ý tưởng cải tiến; - Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết; - Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí; - Xây dựng văn hố cơng ty, niềm tự hào doanh nghiệp 1.4 Thách thức áp dụng Kaizen Khi định xem có nên áp dụng triết lý Kaizen không tổ chức cần xem xét nhiều khía cạnh, xem xét mục tiêu doanh nghiệp ngắn hạn hay dài hạn đặc biệt quan tâm tới yếu tố người Bởi lẽ: - Triết lý Kaizen áp dụng cho tất doanh nghiệp muốn thay đổi để tốt lên Song doanh nghiệp muốn áp dụng phương pháp Kaizen họ phải chấp nhận cải tiến thời gian dài cần nỗ lực lớn tất thành viên tổ chức để trì đặc biệt vai trị người lãnh đạo Cải tiến Kaizen có liên quan tới tất người nên cần đoàn kết, hợp tác tập thể thực theo q trình, có hệ thống xây dựng rõ ràng Cải tiến đạt kết tốt với kinh tế phát triển chậm - Triết lý Kaizen triết lý tiếng áp dụng Nhật Bản, sau nhiều nước giới học hỏi áp dụng vào quản lý chất lượng Tuy nhiên có quốc gia mà tính kỉ luật ý thức người lao động lại tốt người Nhật, mà kết áp dụng nơi khác nhau, phụ thuộc lớn vào người quốc gia Do vậy, văn hóa tính cách người tổ chức yếu tố ảnh hưởng lớn áp dụng Kaizen 1.5 Các bước thực Kaizen Các bước thực Kaizen tuân theo vòng PDCA (Plan- Do -Check -Act, bố trí thực - kiểm điểm kiểm thảo - hành động) SƠ ĐỒ VÒNG TRÒN DEMING Trước khởi cơng phải biết quy trình có mục đích phải thực Sau làm xong phải kiểm điểm xem làm định chưa, quy trình mang lại lợi ích có tối ưu khơng Sau rút kinh nghiệm cho tương lai Một kiểm thảo nghiêm chỉnh kết luận trở nên hiển nhiên Dựa nhận xét khâu check, có định thích ứng cho tương lai Nhờ mà sau chu kỳ quay vịng trịn Deming, quy trình sản xuất hay kiểm tra trì hay cải thiện khơng thể thoái lui Một hệ thống quản lý chất lượng giúp xí nghiệp tăng cường khả cạnh tranh Một chứng chất lượng luận chứng tiếp thị mạnh Nhưng chúng không đủ để bảo đảm xí nghiệp thành cơng Mục đích xí nghiệp sinh lợi Để sinh lợi, xí nghiệp phải nghiên cứu kỹ quy trình Để lợi nhuận liên tục gia tăng phải thường xun kiểm tra xem quy trình có vận hành hữu hiệu tối ưu hay không Các bước thực Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA Từ bước đến bước P (kế hoạch), bước D (thực hiện), bước C (kiểm tra) bước 7, A (hành động khắc phục cải tiến) Các bước thực Kaizen giúp giải vấn đề dựa việc phân tích liệu Các bước thực Kaizen tiêu chuẩn hoá sau: Bước 1: Lựa chọn chủ đề Bước 2: Tìm hiểu tình trạng xác định mục tiêu Bước 3: Phân tích kiện thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước 4: Xác định biên pháp thực dựa sở phân tích liệu Bước 5: Thực biện pháp Bước 6: Xác nhận kết thực biện pháp Bước 7: Xây dựng sửa đổi tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn Bước 8: Xem xét trình xác định dự án Phần Áp dụng triết lý Kaizen cơng ty xi măng Nghi Sơn -Thanh Hóa 2.1 Giới thiệu đôi nét công ty xi măng Nghi Sơn- Thanh Hóa Trụ sở: Hải Thượng, Tĩnh Gia, Thanh Hóa Thành lập: 11 tháng năm 1995 Tổng vốn đầu tư: 620 triệu USD Loại hình kinh doanh: Vật liệu xây dựng Sản phẩm chính: Xi măng Website: www.nghison.com.vn Slogan: “ Xi măng Nghi Sơn- Hãy tự tin lựa chọn” Sứ mệnh: Trở thành cơng ty có uy tín Việt Nam Định hướng: Trở thành nhà sản xuất phân phối xi măng số Việt Nam Kết kinh doanh: Dự kiến doanh thu năm 2012 đạt 5500 tỷ đồng lợi nhuận 400 tỷ đồng Thành tích đạt được: Huân chương Lao động hạng Nhì hạng Ba Nhà nước trao tặng tháng 4/2010 - Công ty Liên doanh Xi măng Nghi Sơn (NSCC) liên doanh Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (Vicem) với hai tập đoàn đa quốc gia Nhật Bản Xi măng Taiheiyo Xi măng (TCC) Mitsubishi Vật liệu (MMC) - Vào tháng 7/2000, cán bộ, nhân viên Việt Nam Nhật Bản đưa dự án đầu tư lớn Nhật Bản Việt Nam, gồm Nhà máy tỉnh Thanh Hoá Trạm Phân phối thành phố Hồ Chí Minh với hệ thống bán hàng thức vào hoạt động sản xuất kinh doanh - Năm 2007, dây chuyền sản xuất thứ Nhà máy Trạm Phân phối tỉnh Khánh Hồ khởi cơng xây dựng Tháng 4/2010, dây chuyền sản xuất thứ thức hồn thành, nâng tổng cơng suất Nhà máy lên 4,3 triệu tấn/năm - Xi măng Nghi Sơn có đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ quản lý, chuyên môn, kỹ thuật cao, động sáng tạo Các kỹ sư, cử nhân đại học nhiệt 12 doanh Nhật Bản Việt Nam công ty xi măng Nghi Sơn làm rõ thêm nhiều đặc điểm Kaizen theo tinh thần Nhật Bản Công ty xi măng Nghi Sơn thực cải tiến bước nhỏ thông qua ý kiến đề xuất tất thành viên cơng ty Và cơng ty ln khuyến khích ý tưởng, dù nhỏ có khơng áp dụng mang ý nghĩa giáo dục sâu sắc Mỗi cá nhân lại có suy nghĩ, góc nhìn cảm nhận riêng nên nhiều người tham gia đề xuất ý kiến có ý tưởng sáng tạo cho q trình cải tiến Triết lý Kaizen dành cho thành viên công ty không cho nhà quản lý chuyên gia cao cấp Thậm chí Nghi Sơn, nhà quản lý không tham gia vào hệ thống Kaizen Đây đặc trưng quan trọng tồn lối suy nghĩ cũ rằng: cải tiến công việc nhà quản trị, nhân viên ốc guồng máy thực thi Người Nhật có tư khác: người làm trực tiếp, “tuyến đầu” biết rõ nên làm để tình hình cải thiện Và họ thực người hiểu sai sót quy trình cần cải tiến để khắc phục Vì thế, mơ hình Kaizen khuyến khích tham gia tối đa tất nhân viên Gần ý kiến tham gia nhân viên cấp thấp ghi nhận tuyên thưởng Khuyến khích người lao động cấp tham gia đề xuất để công ty phát triển tốt cơng việc “nói dễ làm không dễ” Để làm điều này, công ty cần tạo hệ thống quy chế rõ ràng hệ thống theo thời gian cần trở thành tập quán công ty Công ty xi măng Nghi Sơn đưa quy định thành văn cụ thể Văn ghi rõ: “Tất nhân viên Nghi Sơn trừ cấp quản lý có quyền đề đạt ý kiến cải tiến Các cấp quản lý Hội đồng đánh giá đánh giá tuyên thưởng cho người đề xuất.” Và công ty phân loại áp dụng mức thưởng cho sáng kiến, tiến hành phân tích để áp dụng sáng kiến thưởng tháng Ngồi ra, cịn có phần thưởng cuối năm cho ý kiến tốt Tuy nhiên Nghi Sơn, phần thưởng tiền bạc yếu tố định Phần thưởng có ý nghĩa tượng trưng, ghi nhận đóng góp thay coi động lực chủ yếu Mức thưởng phân chia thành loại A, B, C, D rõ rệt với mức tương ứng: triệu, 500 nghìn, 200 nghìn 50 nghìn đồng ý kiến xếp loại A đánh giá “tương đối sáng tạo mang lại hiệu lớn áp dụng”, ý kiến loại D “rất khó thực thi, nội dung đơn giản sáng tạo” Đây 13 số không cao theo quan niệm thông thường, lại hợp lý với doanh nghiệp Nhật áp dụng Kaizen Ở doanh nghiệp áp dụng Kaizen, tổng số tiền thưởng dành cho đề xuất mức độ thấp cao nhiều so với đề xuất mức độ cao Thậm chí, đề xuất không tạo hiệu đáng kể ghi thưởng Ví dụ, Nghi Sơn quy định rõ đề xuất xếp loại D “không tạo lợi nhuận hiệu rõ rệt, tính sáng tạo nỗ lực mức đáng ghi nhận.” Những đề xuất loại thưởng trân trọng Điều trái với mơ hình quản trị phương Tây ý tưởng bị ném vào thùng rác Các doanh nghiệp phương Tây mong muốn đổi bước đột phá họ coi trọng ý tưởng xuất sắc, có gía trị cao cịn ý tưởng nhỏ khơng để ý tới Do nhiều người khơng cịn quan tâm tới việc cho ý kiến họ cảm nhận dường họ khơng hoan nghênh Chính Kaizen khắc phục nhược điểm làm nên thành công Theo thống kê Nghi Sơn, công ty nhận số lượng sáng kiến tăng liên tục từ năm 2009 tới 2011 với số là: 120 (2009), 218 (2010), 353 (2011) Mơ hình Nghi Sơn cho thấy học để người Nhật khích lệ nhân viên đưa sáng kiến đề xuất: - Thứ nhất, hệ thống khích lệ phải nhấn mạnh vào tham gia số đơng thay ghi nhận ý tưởng lớn lao mang lại hiệu siêu việt Ngay đề xuất loại D Nghi Sơn năm 2011 “Đặt số biển báo để hướng dẫn cho khách thăm khu vực cầu cảng” khơng có nhiều sáng tạo hiệu ghi nhận trao thưởng - Thứ hai, tiền thưởng lớn chưa khích lệ nhiều người tham gia Một khoản thưởng nhỏ kèm với trân trọng cho nỗ lực đóng góp khuyến khích tham gia nhiều liên tục Ở Nghi Sơn, sáng kiến loại B D nhận 500 nghìn 200 nghìn, số lượng người tham gia đạt hai loại chiếm đa số Cho nhiều cải tiến nhỏ tạo hiệu lớn tư quản trị Nhật Bản - Thứ ba, người Nhật tin người có khả đóng góp tốt cho công việc hàng ngày nằm “tuyến đầu”, nghĩa những người trực tiếp va chạm với cơng việc biết rõ tốt cho công ty Không phải lãnh đạo cấp mà phải người “ở mặt trận” hiểu cần làm để cải 14 thiện hiệu suất cơng ty khía cạnh nhỏ Vì thế, Nghi Sơn, công ty quy định rõ: “tất nhân viên NSCC trừ cấp quản lý nộp sáng kiến.” Không phải sáng kiến có giá trị khơng phải nhiều tốt huy động lượng lớn nhân viên tham gia vào cải thiện hiệu suất doanh nghiệp người Nhật có ý nghĩa lớn Đó tạo văn hóa doanh nghiệp: Mỗi thành viên phải động não phát triển doanh nghiệp 2.2.3 Thực chương trình 5S 5S cơng cụ quan trọng, thiếu tổ chức muốn hướng đến mơ hình đẳng cấp giới Trong công cụ phổ biến áp dụng thành công nhiều doanh nghiệp Nhật Bản giới, việc hiểu đúng, có tiếp thích hợp kế hoạch triển khai rõ ràng quán rào cản khiến cho chương trình 5S nhiều tổ chức khơng có thành công mong đợi 5S phương pháp quản lý (sản xuất) theo phương pháp Nhật Bản, làm sở cho hệ thống triểt lý quản lý sản xuất TPS, TQM LEAN Manufacturing Hiện 5S diện tất tổ chức theo đuổi đạt mơ hình tổ chức đẳng cấp giới (world class manufacturing) với mục đích loại bỏ lãng phí sản xuất, giảm thiểu hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an tồn chất lượng Theo từ gốc tiếng Nhật, chữ S mơ hình 5S viết tắt Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng) 15 Bước (Seiri – Sàng lọc) – Tổng vệ sinh, sàng lọc phân loại Trong bước này, điều quan trọng người tổ chức cần đảm bảo xác định phân loại dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng:  Những thứ cần đến thường xuyên trình sản xuất;  Những thứ thình thoảng cần đến trình sản xuất;  Những thứ cho khơng cịn cần đến tương lai:  Những thứ mà tổ chức không cần đến Trong trình này, cần đảm bảo tổ chức biết cách chắn câu trả lời không dừng lại suy nghĩ suy luận, người nhớ vận dụng thừa không dùng đến gây lãng phí mặt tiền bạc để cất giữ Vì vậy, nguyên tắc đơn giản “Đừng giữ mà tổ chức khơng cần đến” Khi thực sàng lọc, cần đảm bảo việc loại bỏ lãng phí nguồn thơng qua bảy bước sau đây:  Xác định mức độ bụi bẩn / rò rỉ;  Thực việc tổng vệ sinh;  Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ tượng phát trường;  Xác định khu vực “xấu” nhà máy / phạm vi xem xét;  Liệt kê cách chi tiết nguyên nhân cho khu vực này;  Quyết định phương châm hành động hiệu quả; 16  Lên kế hoạch tiến độ ngân sách (nếu cần thiết) cho việc triển khai Bước (Seiton – Sắp xếp) – Sắp xếp bố trí lại khu vực Trong giai đoạn thứ cần xếp đặt vào chỗ mình, để vậy, cần tổ chức khu vực lưu giữ cho thiết bị/dụng cụ thông qua việc trả lời câu hỏi như: “Cái gì?” “Ở đâu?”, “Bao nhiêu?”,… Nguyên tắc bố trí vị trí lưu giữ dựa tần suất sử dụng: thứ thường xuyên sử dụng xếp gần với vị trí làm việc, thứ sử dụng xếp xa vị trí làm việc Trong phạm vi khu vực sản xuất, tổ chức cần xác định rõ ràng khu vực lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi, … Các màu sắc khác sử dụng để phân biệt khu vực (ví dụ: màu đỏ cho vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, khu vực nguy cao an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực lại) Cần lưu ý để vật dụng thiết yếu bình chữa cháy trang thiết bị an tồn ln dễ nhìn dễ tiếp cận Các vị trí lưu giữ cần đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, trì tốt, dụng cụ dễ tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ vị trí Điều quan trọng có vị trí cho thứ thứ phải vị trí Bước (Seiso – Sạch sẽ) – Thường xuyên vệ sinh kiểm tra Tổ chức cần lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo trì mơi trường làm việc gọn gàng Trách nhiệm cần thiết lập gắn cho khu vực cụ thể đảm bảo quy định rõ ràng vai trò trách nhiệm việc sinh kiểm tra Trong bước này, tổ chức cần thiết lập chu 17 trình thường xun cho trì mơi trường làm việc (ví dụ: phút 5S đầu cuối ngày, 30 phút 5S chiều Thứ Sáu) Một điều cần quan tâm đảm bảo việc vệ sinh phải trở thành hoạt động thường xuyên, liên tục, giám sát, nhân viên coi niềm tự hào giá trị đóng góp cho tổ chức Sự điều kiện cho chất lượng, vậy, khu vực làm việc sẽ, cần trì Bước (Seiketsu – Săn sóc) – Duy trì tiêu chuẩn sẽ, ngăn nắp Tổ chức cần xác định tiêu chuẩn cho điều coi bất thường làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận biết nhân viên Điều bao gồm: o Việc thiết kế nhãn mác rõ ràng tiêu chuẩn cho vị trí, dụng cụ, thiết bị đặt chúng vị trí quy định; o Hình thành số (và cách nhận biết) giới hạn bị vượt (ví dụ đồng hồ áp lực, đồng hồ nhiệt độ, mức nguyên liệu thùng nạp, …); o Vẽ sơ đồ đánh dấu vị trí đồ vật/dụng cụ mang trả lại vị trí Ngồi ra, trì tiêu chuẩn cần đến việc thiết lập, thống trì: o Tiêu chuẩn sẽ; o Các quy trình để trì tình trạng tiêu chuẩn; o Đánh dấu ghi nhãn thống cho toàn đồ vật/dụng cụ; o Thiết lập phương pháp thống cho thị giới hạn, xác định vị trí, … Bước (Shitsuke – Sẵn sàng) – Hình thành thói quen thực hành Khó khăn lớn thực 5S việc tuân thủ quy định Vì vậy, tổ chức cần hình thành củng cố thói quen thông qua hoạt động đào tạo quy định khen thưởng, kỷ luật Trong bước này, việc đào tạo quy trình nên thực thơng qua hình ảnh trực quan lời nói, đảm bảo người (liên quan) tham gia vào việc phát triển tài liệu tiêu chuẩn bảng kiểm tra, tiêu chuẩn thao tác Ngoài ra, tổ chức cần đảm bảo thực hành đào tạo trình diễn, thực hành nhận biết 18 xử lý Hãy đảm bảo người hiểu thống thực khơng có đào tạo kỷ luật, bước khác 5S thành công Bước chân vào nhà máy liên doanh với Nhật Bản Xi măng Nghi Sơn, tỉnh Thanh Hóa, khách thăm thấy biển lớn với hiệu "Thực tốt 5S" ghi bên trên, bên giải thích rõ 5S có nghĩa Những người dị ứng với hiệu cười mỉa mai nhìn bảng có thực tế đúng, đâu có nhiều hiệu thường khơng thực theo Nhưng trường hợp khơng, 5S khơng phải hiệu riêng xi măng Nghi Sơn mà trở thành tập quán quản trị doanh nghiệp Nhật Bản Tìm hiểu hệ thống 5S Nhật giúp doanh nghiệp Việt Nam nhìn nhận số sơ hở quan trọng hệ thống 5S trở thành tập quán quản trị doanh nghiệp Nhật Bản 5S tập quán Hiện tại, nhiều nhà máy Việt Nam, khách thăm nhìn thấy thường đống lộn xộn Sự bừa bãi trở thành quen thuộc tới mức khơng buồn có ý kiến thêm Tình trạng khơng Việt Nam mà xảy hầu hết nhà máy bên ngồi nước Nhật thời cơng nghiệp Không đâu xa, thập niên 80 thập kỷ trước, nhà máy nơi bừa bãi ngự trị 19 Trong đó, người Mỹ "hành hương" tới nhà máy Nhật Bản vào thập niên 70-80 lại kinh ngạc trước thực tế: nhà máy Nhật khách ngồi xuống để ăn cơm sàn nhà Khi nhà nghiên cứu Mỹ Châu Âu bắt đầu tìm hiểu lại có thứ văn hóa "sạch sẽ" bất thường Nhật, họ phát nguyên tắc 5S 5S từ phổ biến vào nhà máy phương Tây Người Mỹ dịch 5S theo ngôn ngữ Nhật sang tiếng Anh bắt đầu với chữ S: Sort (phân loại), Straighten (ngăn nắp), Shine (thanh lọc), Standarlize (tiêu chuẩn hóa) Sustain (duy trì) chữ S dễ hiểu dễ nhớ: sàng lọc để vứt bỏ thứ không cần thiết, xếp thứ ngăn nắp để dễ tìm vệ sinh dụng cụ Những quy tắc hợp lý, đơn giản tưởng dễ dàng Vấn đề làm để người thực việc thực trở thành tập quán doanh nghiệp? chữ S cuối giải câu hỏi Nội dung chữ S là: thiết lập hệ thống tiêu chuẩn để người tuân theo kiểm soát liên tục để trì hệ thống Những quy trình nhà máy Nghi Sơn minh họa cho nguyên tắc Nghi Sơn tổ chức buổi giới thiệu, đào tạo cho nhân viên ý nghĩa công việc 5S tác dụng cơng việc, để tự nhân viên đảm bảo 5S cho chỗ làm việc Hơn thế, Nghi Sơn yêu cầu phịng ban phải thành lập nhóm An toàn Vệ sinh (Safety and Hygiene) nhằm triển khai tuần tra, kiểm tra, thống kê vấn đề cần khắc phục định kỳ hàng tháng Bên cạnh đó, nhà máy thành lập 12 nhóm tuần tra riêng gồm thành viên nhiều phận Safety and Hygiene để định kỳ kiểm tra Quy chế nội Safety & Hygiene thơng báo cho tồn thể nhân viên biết Chỉ có câu chuyện ngăn nắp vệ sinh an toàn lao động nơi làm việc phải hình thành ngần nhóm kiểm tra thực thi ngần cơng việc chuyện khó hiểu với nhiều người Việt Nam người Nhật có lý xác lập nguyên tắc khắt khe vậy: phải hoàn thiện tới mức tối hảo việc tưởng nhỏ để hình thành thói quen “tư đến cùng” “cải thiện khơng ngừng” Theo dõi báo cáo tổng hợp nhóm tuần tra nhà máy Nghi Sơn thấy tính chi tiết chuyên nghiệp việc thực thi 5S Những chi tiết "Vật liệu thải