Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại Xi măng

Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại Xi măng

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm gần đây cùng với sự đổi mới về nền kinh tế, hệ thống

cơ sở hạ tầng của nước ta có sự phát triển đáng kể Trong đó có sự đóng gópcủa ngành xi măng một trong những ngành có vị trí quan trọng đối với nềnkinh tế nước ta Đứng trước yêu cầu về sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đạihoá đất nước trong công cuộc đổi mới, nhiệm vụ lúc này đặt ra cho ngành ximăng là hết sức nặng nề, phải làm sao phát triển hiện đại hoá nhanh chóng,đáp ứng mọi nhu cầu xi măng của toàn xã hội

Trong quá trình phát triển và hội nhập Công ty cổ phần Thương mại ximăng đã luôn duy trì được cơ chế tài chính vững mạnh Tuy nhiên, để hiểusâu sắc hơn về tình hình tài chính của một doanh nghiệp có vững mạnh, ổnđịnh hay không còn phụ thuộc rất lớn vào khả năng thanh toán của doanhnghiệp đó Quy trình tổ chức công tác hạch toán kế toán thanh toán sẽ cungcấp các số liệu, thông tin để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp

và qua đó giúp hiểu sâu về tình hình tài chính của doanh nghiệp hơn

Hiện nay, khi nước ta đã gia nhập WTO có rất nhiều Nghị định, Quyếtđịnh, Thông tư quy định về kế toán mới được ban hành để phù hợp với thông

lệ quốc tế Các chính sách, thủ tục này đã giúp cho các doanh nghiệp cải thiệnđược tình hình tài chính nhưng cũng gây khó khăn không nhỏ cho công tác kếtoán tại doanh nghiệp Và công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp vì thế

mà cũng bị ảnh hưởng đáng kể

Xuất phát từ vị trí, vai trò của kế toán thanh toán em đã chọn đề tài

nghiên cứu “ Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán các

nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng “ Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Thương

mại xi măng và qua việc tìm hiểu thực tế tại Công ty, em đã thu thập đượcthông tin về công tác kế toán thanh toán tại Công ty Nội dung chuyên đề thựctập chuyên ngành gồm 3 phần:

Phần I: Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng.

Phần II: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua ,người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Phần III: Đánh giá và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tình hìnhcông tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty cổ phầnThương mại xi măng

Em xin chân thành cảm ơn Th.S Đặng Thị Thuý Hằng và các cô, chú,anh, chị trong Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập chuyênngành này

Phần I Tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại xi măng

I Tổng quan chung về Công ty cổ phần Thương mại xi măng

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Thương mại

xi măng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước,

có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh doanh độc lập, sử dụng con dấuriêng theo quy định của Nhà nước và có tài khoản tại Ngân hàng Công ty cótrụ sở đóng tại 348 đường Giải phóng, phường Phương Liệt, quận ThanhXuân, thành phố Hà Nội

Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiền thân là Công ty Vật tư kỹthuật Xi măng là doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo Quyết định số445/BXD - TCLĐ ngày 31 tháng 09 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ xây dựng,Quyết định số 833 TCT - HĐQT ngày 23 tháng 5 năm 1998 của Hội đồngquản trị Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam

Ngày 12/02/1993 Bộ xây dựng ra quyết định số 023/BXD - TCLĐthành lập xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp

xi măng Việt Nam (nay đổi tên là Tổng công ty Công nghiệp xi măng ViệtNam) Lúc này, chức năng nhiệm vụ của xí nghiệp là kinh doanh các mặthàng xi măng, vật tư kỹ thuật xi măng và thực hiện tổ chức lực lượng bán lẻmặt hàng xi măng trên địa bàn Hà Nội

Theo Quyết định số 445/BXD - TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ xâydựng nước ta, Xí nghiệp vật tư kỹ thuật xi măng được đổi tên thành Công tyvật tư kỹ thuật xi măng Nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các loại vật tư kỹthuật phục vụ cho các nhà máy sản xuất xi măng, tổ chức lực lượng bán lẻ ximăng và dự trữ xi măng để bình ổn thị trường tiêu thụ xi măng trên thành phố

Hà Nội

Đến ngày 10/07/1995, Chủ tịch hội đồng quản trị Công ty Xi măngViệt Nam ra quyết định số 833/TCT - HĐQT giao bổ sung nhiệm vụ choCông ty vật tư kỹ thuật vật tư xi măng tổ chức kinh doanh, lưu thông hàng

hoá xi măng, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố Hà Nội theo phươngthức làm tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các công ty sản xuất xi măng thuộcTổng công ty Xi măng Việt Nam như: Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty

xi măng Bỉm Sơn, Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng BútSơn trên cơ sở chuyển giao tổ chức, nhiệm vụ, tài sản và lực lượng cán bộcông nhân viên của chi nhánh Công ty xi măng Bỉm Sơn tại Hà Nội và chinhánh Công ty xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội cho Công ty vật tư kỹ thuật

xi măng quản lý kể từ ngày 22/07/1995 và Công ty bắt đầu hoạt động theonhiệm vụ mới kể từ ngày 01/08/1995

Công ty vật tư kỹ thuật Xi măng Việt Nam trực thuộc Tổng công ty ximăng Việt Nam chính thức chuyển sang Công ty cổ phần Thương mại ximăng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018236 ngày 02tháng 07 năm 2007 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, hoạtđộng của Công ty bao gồm:

- Kinh doanh các loại xi măng, sản xuất và kinh doanh các vật liệu xâydựng, phụ gia và vật tư phục vụ cho việc sản xuất xi măng

- Công ty sản xuất kinh doanh bao bì (phục vụ sản xuất xi măng, dândụng và công nghiệp)

- Sửa chữa xe máy, ôtô và gia công cơ khí

- Kinh doanh vận tải và dịch vụ vận tải đường sông, đường biển, sắt vàđường bộ

- Kinh doanh các loại dịch vụ thể thao, vui chơi giải trí

- Công ty xây dựng dân dụng, kinh doanh phát triển nhà và cho thuêbất động sản

Công ty cổ phần Thương mại xi măng hiện nay đang kinh doanh theophương thức mua đứt bán đoạn, địa bàn kinh doanh của Công ty bao gồm 15tỉnh thành phía Bắc: Hà Nội, Lào Cai, Lai Châu, Bắc Kạn, Vĩnh Phúc, PhúThọ, Tuyên Quang, Hà Giang, Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Thái Nguyên,Bắc Ninh, Bắc Giang và Lạng Sơn

Hiện nay Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh và tiêu thụ

xi măng của 6 công ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp ximăng Việt Nam:

- Xi măng Tam Điệp

1.2 Các chức năng và nhiệm vụ của Công ty

1.2.1 Chức năng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng là một đơn vị tổ chức hoạt độngkinh doanh theo cơ chế thị trường dưới sự quản lý của Nhà nước và Tổngcông ty Công nghiệp xi măng Việt Nam Công ty có chức năng tổ chức, lãnhđạo và kiểm soát điều tiết phân phối và tiêu thụ sản phẩm xi măng trên các địabàn được Tổng công ty phân công

1.2.2 Nhiệm vụ

Công ty cổ phần Thương mại xi măng có nhiệm vụ mua xi măng từ cácCông ty sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Namnhư Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Bỉm Sơn, Công ty ximăng Hoàng Mai, Công ty xi măng Hải Phòng, Công ty xi măng Bút Sơn vàCông ty xi măng Tam Điệp để đáp ứng nhu cầu xi măng của 15 tỉnh thànhphía Bắc

Công ty hoạt động tổ chức, lưu thông hàng hoá và kinh doanh tiêu thụ

xi măng, vật liệu xây dựng, vật liệu kỹ thuật và làm các dịch vụ nhằm tìmkiếm lợi nhuận trên thị trường Công ty có ký kết và tổ chức thực hiện cáchợp đồng kinh tế với các đối tác kinh tế khi mua và bán hàng hoá

Công ty cũng là nhân tố chính trong việc bình ổn giá cả thị trường ximăng, góp phần đấu tranh chống lại các hiện tượng làm giả, làm nhái mác xi

măng, thực hiện tốt các nhiệm vụ và kế hoạch sản lượng, bán đúng giá ximăng do Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam quy định.

Quản lý các hoạt động về đổi mới hiện đại hóa, công nghiệp hoá máymóc, trang thiết bị và phương thức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp vớitình hình kinh doanh của Công ty

Tổ chức công tác tốt quảng cáo, tiếp thị sản phẩm, lập kế hoạch xin cấp

xi măng sát đúng nhu cầu, ký kết hợp đồng với các công ty nhằm thực hiệnmục tiêu, tránh để không xảy ra đột biến về nhu cầu và giá cả xi măng Tổchức tốt công tác hệ thống kho hàng để đảm bảo mọi kế hoạch giao hàng củacác công ty sản xuất, tổ chức, quản lý và kiểm tra tốt lực lượng phương tiệnvận tải, bốc xếp của đơn vị mình

Công ty luôn cố gắng phục vụ, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu đòihỏi của các khách hàng, cung cấp tốt các dịch vụ trong và sau khi bán hàng.Cung cấp cho khách hàng các thông tin về sản phầm và tính trung thực củacác thông tin khi bán hàng Tổ chức mạng lưới các cửa hàng, trung tâm, đảmbảo lưu thông hàng hoá, tiêu thụ xi măng theo định hướng kế hoạch được giao

và hợp đồng kinh tế với khách hàng được tổ chức hệ thống các đại lý bán lẻ ximăng trên cơ sở Công ty sẽ lựa chọn các chủ hộ, cá nhân có đầy đủ năng lựcđiều kiện kinh doanh và có quy chế đại lý chặt chẽ

1.3 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần Thương mại xi măng.

I Tiền và khoản TĐ tiền 72.252.647.508 66.468.718.754 93.818.152.022

II Các khoản phải thu 67.958.356.366 43.481.993.831 66.324.794.313 III Hàng tồn kho 32.113.741.050 22.031.953.447 6.329.626.340

B TÀI SẢN DÀI HẠN 42.103.413.630 15.601.058.871 13.141.289.771

II Tài sản cố định 25.151.928.441 11.420.012.945 9.946.624.899

II Bất động sản đầu tư

III Các khoản ĐTTC dài hạn

Nguồn: Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2005, 2006, 2007.

Qua bảng cân đối kế toán trên ta thấy: Tổng tài sản và tổng nguồn vốncủa Công ty năm 2006 giảm so với năm 2005 Tuy nhiên đến năm 2007 thìtổng tài sản và tổng nguồn vốn của Công ty đã tăng so với năm 2006 Công tyhiện mới cổ phần hoá từ tháng 6 năm 2007 và đang cố gắng mở rộng hoạtđộng kinh doanh của mình Thể hiện:

Tuy năm 2006 tài sản ngắn hạn giảm so với năm 2005 nhưng lại tăngmạnh trong năm 2007 Điều này cho thấy trong quá trình hoạt động kinhdoanh của Công ty đang phát triển theo chiều hướng thuận lợi.

Tài sản dài hạn của Công ty giảm dần từ năm 2005 đến 2007 từ42.103.413.630 triệu đồng xuống năm 2007 chỉ còn 13.141.289.771 triệuđồng Nguyên nhân là do TSCĐ đã giảm mạnh từ năm 2005 đến 2007 với giátrị là 15.205.303.542 triệu đồng Do quá trình chuyển đổi từ Công ty Nhànước sang Công ty cổ phần vì vậy những tài sản khi xác định giá trị doanhnghiệp Công ty đã rà soát lại những tài sản có hiệu quả để giữ lại Công ty cổphần còn những tài sản sử dụng kém hiệu quả Công ty bàn giao trả cho Nhànước hoặc đề nghị nhượng bán thanh lý Do đó, giá trị TSCĐ giữa các thờiđiểm 2005, 2006, 2007 là chênh lệch

Các chỉ tiêu nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty trongnăm 2006 giảm so với năm 2005 nhưng đến năm 2007 các chỉ tiêu này lạităng so với năm 2006 Nợ phải trả tăng chứng tỏ Công ty chiếm dụng vốn bênngoài để sử dụng, vì vậy Công ty nên xem xét khoản nào là chiếm dụng hợp

lý, khoản nào là không hợp lý để sử dụng vốn có hiệu quả hơn

Bảng 1-2

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

NĂM 2005, 2006, 2007

Đơn vị: VNĐ

1 Doanh thu thuần 1.384.997.779.489 1.150.536.096.326 562.153.042.096

Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2005, 2006, 2007.

Qua bảng báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cóthể thấy rằng doanh thu thuần của năm 2007 giảm so với 2 năm trước là năm

2005, 2006 Tuy nhiên lợi nhuận sau thuế của năm 2007 đã tăng lên so vớinăm 2006 chứng tỏ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty đã được mởrộng Công ty đã tăng được sản lượng tiêu thụ và thị phần tiêu thụ cũng tănghơn so với năm 2006 và tăng được lợi nhuận là 89.686.856 triệu đồng Tuymức tăng này là không nhiều nhưng điều đó cho thấy Công ty có dần có bướctiến đúng đắn trong chiến lược kinh doanh

1.4 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công

ty cổ phần Thương mại xi măng.

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình thể hiện ở sơ

đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại xi măng với trên 300 cán bộcông nhân viên Đây là một mô hình rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinhdoanh, chức năng nhiệm vụ của Công ty, giúp quản lý chặt chẽ hơn trongcông tác quản lý tiền hàng, công tác báo cáo kết quả kinh doanh

Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm:

- Đại hội đồng cổ đông

- Các văn phòng đại diện tại Yên Bái, Lào Cai, Vĩnh Phúc, Phú Thọ

- Chi nhánh tại Thái Nguyên

Cụ thể sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần Thương mại xi măng như sau:

Sơ đồ 1-1

Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty cổ phần thương mại xi măng

Sau đây là từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban trongCông ty:

● Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm

quyền cao nhất của Công ty Đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức mỗinăm một lần, phải họp thường niên trong thời hạn bốn tháng kể từ ngày kếtthúc năm tài chính Đại hội đồng cổ đông thảo luận và thông qua các vấn đềsau:

- Báo cáo tài chính kiểm toán từng năm

- Báo cáo của Ban kiểm soát

- Báo cáo của Hội đồng quản trị

- Kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Công ty

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trị

Ban Giám Đốc

Ban kiểm soát

Phòng thị trường

Phòng Quản

lý Dự án

Phòng Kinh doanh sắt thép

Phòng kinh doanh dịch vụ

Phòng Tiêu thụ Xi măng

Các văn phòng đại diện

Chi nhánh Thái Nguyên

Ban

kế

toán

Các kho xi măng

Trạm đấu nguồn

Các cửa hàng

Trung tâm

Hà Tây

Các cửa hàng

Nhà phân phối

Các cửa hàng

● Hội đồng quản trị:

+ Mọi hoạt động kinh doanh và công việc của Công ty phải chịu sựquản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị là cơquan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh Công tytrừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông

+ Có trách nhiệm giám sát Giám đốc và các cán bộ quản lý khác

● Ban kiểm soát:

+ Ban kiểm soát của Công ty có ba thành viên, do Đại hội đồng cổđông bầu và trong đó ít nhất phải có một thành viên có trình độ chuyên môn

về kế toán Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá 5 năm, thành viên Bankiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế

+ Ban kiểm soát là một tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọihoạt động sản xuất, kinh doanh, quản lý và điều hành Công ty Thành viênHội đồng quản trị, Giám đốc Công ty và cán bộ quản lý phải cung cấp tất cảcác thông tin và tài liệu liên quan đến hoạt động của Công ty theo yêu cầu củaBan kiểm soát

● Ban giám đốc: Công ty sẽ ban hành một hệ thống quản lý mà theo

đó bộ máy quản lý sẽ chịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của Hội đồngquản trị Công ty có một Giám đốc Công ty, một số Phó Giám đốc Công ty vàmột Kế toán trưởng do Hội đồng quản trị bổ nhiệm

+ Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động xảy ra hàng ngày củaCông ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trướcHội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụđược giao

+ Phó Giám đốc Công ty: Phụ trách các hoạt động kinh doanh, kếhoạch kinh doanh, hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng kinh tế, kiểm tra vàkiểm soát vật tư hàng hóa tại kho

+ Kế toán trưởng: Giúp cho Giám đốc thực hiện các chuẩn mực củaNhà nước về kế toán, luật do Nhà nước ban hành và thống kê trong các hoạtđộng kinh doanh của Công ty.

● Các phòng của Công ty gồm có:

+ Văn phòng công ty:

Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành công tác quản trị, hành chính,đảm bảo an toàn trật tự cho Công ty Gồm:

- Hành chính, văn thư lưu trữ, thư viện

- Công tác quản trị mua sắm văn phòng phẩm, in ấn

- Quản lý nhà đất, các công cụ lao động của Công ty

- Công tác tạp vụ y tế, chăm sóc sức khỏe

- Xây dựng bảng đơn giá tiền lương cho nhân viên trong Công ty

- Ban hành một số các quy chế về lao động, công tác thi đua tuyêntruyền

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh chính trị, an toàn laođộng, phòng cháy chữa cháy trong Công ty.

- Tổ chức lực lượng lao động phù hợp, thực hiện chế độ chính sáchcho công nhân viên toàn Công ty, chăm lo công tác đào tạo nguồn nhân lực

kê, báo cáo, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ báo cáo và các nguyên tắc tàichính theo quy định của Nhà nước và Công ty

- Tổ chức nghiên cứu, điều tra nắm bắt chính xác, kịp thời về nhu cầucủa người tiêu dùng, khả năng và ưu thế cạnh tranh của các đối tác trên thịtrường…vv đối với các mặt hàng kinh doanh của phòng, để đề xuất và tổchức thực hiện có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Phòng kinh doanh dịch vụ:

- Có nhiệm vụ quảng bá, giới thiệu chi tiết sản phẩm dịch vụ củaCông ty tới các khách hàng Tổ chức các cuộc nghiên cứu nhu cầu sử dụngsản phẩm của các đối tác khách hàng trên cả nước và đưa ra những phương ánkinh doanh dịch vụ hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty

+ Phòng tiêu thụ xi măng:

- Phòng có nhiệm vụ tổ chức, quản lý tình hình tiêu thụ xi măng ởcác trung tâm, các cửa hàng bán xi măng theo đúng quy định của Tổng công

ty Công nghiệp xi măng Việt Nam

- Mở rộng mạng lưới cửa hàng, đại lý nhằm đẩy mạnh thị trường tiêuthụ xi măng tại thành phố Hà Nội, phục vụ tốt yêu cầu của người tiêu dùngmột cách thuận tiện, nhanh chóng và chu đáo

- Phòng còn có nhiệm vụ điều tiết giá cả cho từng thời kỳ theo quyđịnh của Công ty ban hành

+ Chi nhánh Thái Nguyên:

Chi nhánh này làm nhiệm vụ đại diện tiêu thụ xi măng ở các tỉnh phíaBắc là các địa bàn của Công ty Các chi nhánh có ban Giám đốc gồm mộtGiám đốc, một Phó Giám đốc, ban Kế toán, ban Tổ chức hành chính và banQuản lý kho

1.5 Đặc điểm tình hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty cổ phần Thương mại xi măng

1.5.1 Đặc điểm về lao động

Do sự biến đổi về cơ cấu tổ chức trong Công ty nên kéo theo sự thay đổi

về số lượng người lao động Công ty cổ phần Thương mại xi măng có đội ngũlãnh đạo và cán bộ công nhân viên bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinhdoanh, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận bán hàng được huấn luyện vàtrau dồi kinh nghiệm khá vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh chotoàn Công ty Theo báo cáo hiện nay của phòng tổ chức lao động thì tổng sốlao động trong toàn Công ty là hơn 300 người Trình độ đại học và cao đẳng

trong Công ty là hơn 165 người chiếm hơn 55%, trình độ trung cấp là 135người chiếm 45%.

1.5.2 Đặc điểm về các sản phẩm

Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng kinh doanh chủ yếusáu loại xi măng đó là xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bút Sơn, xi măng BỉmSơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng, xi măng Tam Điệp Sáu loại ximăng trên đều là những loại xi măng có chất lượng và uy tín trên thị trườngViệt Nam

Ví dụ về một số chỉ tiêu chất lượng của xi măng Bỉm Sơn được phản ánh:

- Giới hạn biểu nén: Sau 3 ngày/16N/mm và sau 28 ngày/30N/mm

- Thời gian đông kết: Bắt đầu không sớm hơn 45 phút, kết thúc khôngmuộn hơn 10 giờ

Sau khi sản xuất xi măng tất cả các cơ sở sản xuất đều có trách nhiệmkiểm tra lại chất lượng về thành phần hoá học và cơ lý để đảm bảo chất lượngcủa sản phẩm là tốt, đạt chỉ tiêu theo quy định Tuy nhiên, một đặc thù của ximăng là loai hút nước và khí CO trong không khí gây ra hiện tượng vón cục,đóng rắn chậm, cường độ giảm Theo điều tra cụ thể thì Việt Nam sau 3 thángchất lượng xi măng giảm từ 15-30%, sau 6 tháng chất lượng xi măng giảm từ20-30%, sau 1 năm chất lượng xi măng giảm 25-40% Do đó sản phẩm ximăng đòi hỏi cần phải có kỹ thuật bảo quản hợp lý, cẩn thận để tránh tìnhtrạng giảm chất lượng xi măng

1.5.3 Đặc điểm về thị trường kinh doanh, địa bàn kinh doanh và giá cả

1.5.3.1 Đặc điểm về thị trường hoạt động kinh doanh

Hiện nay, thị trường tiêu thụ xi măng ở nước ta luôn trong tình trạngcung không đủ cầu, thiếu xi măng nhiều Năm 2001, Việt Nam đã phải nhập1,3 triệu tấn Clinker, năm 2002 đã phải nhập 2,5 triệu tấn và được các nhàkinh tế dự báo vẫn còn tiếp tục nhập Theo khảo sát về tình hình kinh tế ViệtNam cho thấy, dân số nước ta khoảng hơn 80 triệu dân và bình quân cứ 162kg

xi măng/ người, tỷ lệ này vẫn còn rất thấp so với các nước trên thế giới như

Hồng Kông 724 kg xi măng/ người, Hàn Quốc 1002 kg xi măng/ người Mặtkhác nước ta đi lên từ một nước nông nghiệp lạc hậu, trình độ dân trí thấp, cơ

sở hạ tầng và các công trình công cộng nhà ở còn lạc hậu nên nhu cầu ximăng còn rất ít Vì vậy, trong tương lai Việt Nam sẽ là thị trường tiềm năngcho sản phẩm xi măng Đây cũng là lợi thế cho Công ty cổ phần Thương mại

xi măng mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng sản lượng bán hàng hoá Đặc biệttrong hai năm 2002, 2003 do yêu cầu gấp rút của các công trình phục vụSeagames phải hoàn thành cho nên lượng xi măng được tiêu thụ khá lớn, do

đó cả 2 năm Công ty đã hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch 120%

1.5.3.2 Đặc điểm về địa bàn hoạt động kinh doanh

Công ty cổ phần Thương mại xi măng có địa bàn kinh doanh tiêu thụrộng lớn gồm 15 tỉnh thành phía Bắc Đây là cơ hội thuận lợi để Công tyquảng cáo, tiếp thị sản phẩm xi măng tuy nhiên với địa bàn rộng lớn như thế

đã gây ra không ít khó khăn trong việc quản lý các địa bàn của Công ty Đốivới những khu vực hệ thống giao thông không thuận tiện phải qua nhiều lầntrung chuyển, thời gian vận chuyển lâu do đó chi phí tăng lên kéo theo giábán xi măng cũng tăng lên Do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của Công tytrên thị trường tiêu thụ đồng thời trong quá trình vận chuyển hàng hoá nếukhông bảo quản tốt làm hư hỏng và giảm chất lượng xi măng

Công ty có một chi nhánh đó là Chi nhánh Thái Nguyên và các Vănphòng đại diện đó là:

- Văn phòng đại diện Yên Bái

- Văn phòng đại diện Lào Cai

- Văn phòng đại diện Vĩnh Phúc

- Văn phòng đại diện Phú Thọ

Công ty có một trung tâm Hà Tây

1.5.3.3 Về giá cả

Giá xi măng mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất địnhgiá theo sự quản lý của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam Giábán ra nằm trong khung giá trần - giá sàn của Tổng công ty theo quy địnhtheo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc Công ty sản xuất và kinh doanh

căn cứ vào đó để điều chỉnh cho phù hợp, định ra giá bán buôn, bán lẻ phùhợp với chiến lược kinh doanh cụ thể.

Công ty tiếp nhận xi măng bằng các phương thức vận chuyển khácnhau nên cũng xây dựng các kênh bán hàng khác nhau Các kênh bán hàngbao gồm:

+ Bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ

+ Bán hàng tại ga

+ Bán hàng tại cảng

+ Bán hàng tại kho

+ Bán hàng tại chân công trình

Chính sách giá cả của Công ty rất phù hợp, linh hoạt dựa trên 2 yếu tố:chi phí sản xuất và những điều kiện khách quan khác của thị trường Tuynhiên so với đối thủ cạnh tranh khác như: Công ty xi măng Nghi Sơn,Chinfon, giá xi măng của Công ty vẫn cao hơn do chi phí sản xuất của công

ty họ ít hơn Hiện nay, Công ty đang nỗ lực cố gắng giảm thiểu chi chí vậnchuyển để có thể giảm giá bán sản phẩm, nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ vàtăng lợi nhuận

II Tổ chức công tác hạch toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán khoa học và hợp lý, phù hợp đặc điểm tổ chứcsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm phát huy tốt vai trò của kế toán

là một yêu cầu quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng Công ty làmột doanh nghiệp thương mại cổ phần có các chi nhánh nằm rải rác trên khắpđịa bàn phân công, vì thế nên Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng

mô hình kế toán vừa phân tán vừa tập trung cho phù hợp với điều kiện kinhdoanh của Công ty

Các chi nhánh ở xa Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý kinh doanh ởđơn vị mình, công việc kế toán ở các chi nhánh phải do các nhân viên kế toáncác chi nhánh đó thực hiện và đến cuối tháng tổng hợp tất cả số liệu gửi vềphòng kế toán tài chính của Công ty Phòng tài chính kế toán của Công ty cónhiệm vụ thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình

kinh doanh của Công ty Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu chung cho toànCông ty và lập báo cáo kế toán.

Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 12 người trong đó đứng đầu

là kế toán trưởng kiêm trưởng phòng; phó phòng; 2 kế toán tổng hợp; 1 kếtoán Đầu tư XDCB-SCL, TSCĐ, CCDC và kế toán thuế; 1 kế toán ngân hàng,

3 kế toán hàng hóa; 1 kế toán Thanh toán vận tải, bốc xếp; 1 thủ quỹ

Công ty có 6 phần hành kế toán và một bộ phận quỹ, gồm:

- Kế toán ĐT-SCL TSCĐ, báo cáo thuế

KT tiền mặt

KT Ngân hàng

KT Hàng bán

KT Chi nhánh Trung tâm

Chức năng và nhiệm vụ của từng người:

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhịêm trước Hội đồng quản trị, ban Giám

đốc Công ty về việc tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán thống kê đáp ứng theoyêu cầu với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty Kế toán trưởng trựctiếp chỉ đạo điều hành mọi hoạt động tại phòng kế toán của Công ty

Kế toán trưởng phải xây dựng kế hoạch ngân sách, kế hoạch tài chínhtrong năm tài chính cho Công ty

Ngoài ra, kế toán trưởng còn chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, côngtác phân tích kinh tế, công tác đầu tư xây dựng cơ bản, công tác sửa chữa lớn

và phát triển vốn

- Kế toán phó: Phụ trách, chỉ đạo bộ phận kế toán tổng hợp, thực hiện

công tác báo cáo quyết toán tài chính định kỳ và báo cáo quản trị của Công ty.Chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách và điều hành những lĩnh vực trên địa bàntoàn Công ty cụ thể như sau:

+ Theo dõi các hợp đồng kinh tế tiêu thụ xi măng, hợp đồng đại lý, hợpđồng thuê cửa hàng và thuê kho Phụ trách công việc quản lý và thu hồi công

nợ, chi phí bán hàng

- Bộ phận kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về

công tác kiểm tra và kiểm soát những số liệu phản ánh trên chứng từ kế toáncủa Công ty Quyết toán hàng tháng đối với các Chi nhánh về việc định mứcchi tiêu mà Công ty đã quy định Bộ phận này còn lập các báo cáo tài chính,báo cáo quản trị đúng theo thời gian quy định của Công ty

- Kế toán Đầu tư – Sửa chữa lớn, kế toán TSCĐ và kế toán thuế: Trực

tiếp theo dõi và hạch toán quản lý TSCĐ, CCDC tiến hành trích khấu hao,phân bổ khấu hao, đánh giá lại giá trị TSCĐ

Theo dõi tình hình thanh toán của Công ty cổ phần Thương mại ximăng với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc trách nhiệmnghĩa vụ của đơn vị

- Kế toán vận chuyển, bốc xếp: Theo dõi hợp đồng vận chuyển theo

từng phương thức vận chuyển, từng loại hình vận chuyển và từng loại ximăng về các địa bàn của Công ty Các hình thức vận chuyển bao gồm:

+ Vận chuyển hàng từ nhà máy

+ Vận chuyển hàng từ kho, cảng

+ Vận chuyển hàng từ đầu mối giao nhận

Các phương tiện vận tải bao gồm: đường sắt, đường thuỷ, đường bộ

Kế toán viên ở bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi giá cước vận chuyển vàtình hình biến động về giá cả của cước vận chuyển

- Kế toán hàng bán: Theo dõi quá trình bán hàng do các trưởng ban kế

toán tại các chi nhánh, cửa hàng gửi các chứng từ gốc lên Công ty Kế toánhạch toán chi tiết doanh thu, các khoản phải thu khách hàng, kiểm tra tính hợp

lý, hợp pháp, chính xác của các chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổsách kế toán Kế toán cũng lưu trữ toàn bộ hợp đồng, hoá đơn chứng từ cóliên quan của từng khách hàng mua hàng, cố gắng thu hồi công nợ nhanh đểđảm bảo vốn cho kinh doanh cho Công ty

- Kế toán hàng mua: Theo dõi mọi quá trình mua hàng hạch toán chi

tiết các khoản phải trả cho nhà cung cấp Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp,chính xác của chứng từ mua hàng hoá trước khi ghi chép sổ sách và làm thủtục thanh toán cho nhà cung cấp Kế toán hàng mua còn lập báo cáo tình hìnhxuất nhập tồn các mặt hàng xi măng trong từng tháng cho toàn Công ty

- Kế toán tiền mặt: Chịu trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan

đến tiền mặt, tiền tạm ứng Ngoài ra, kế toán tiền mặt trong Công ty còn đảmnhiệm công việc viết hóa đơn bán hàng các dịch vụ thuê kho, thuê văn phòng

và các dịch vụ thu tiền điện, nước, sinh hoạt

- Thủ Quỹ: Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt, thu tiền và chi tiền tại

Công ty Kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ thu chitrước khi nhập tiền mặt hoặc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ Thủ Quỹ và kế toán

tiền mặt cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt vào ngày cuối cùng của thángtheo đúng quy định.

- Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi giao dịch thanh toán

của Công ty với các khách hàng thông qua tài khoản tại Ngân hàng

2.2 Tổ chức công tác hạch toán kế toán

2.2.1 Các chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng Chế độ Kế toán doanhnghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của

Bộ Tài chính và các quy định của Tổng Công ty Cụ thể:

- Về niên độ kế toán: Công ty áp dụng niên độ kế toán theo năm dươnglịch

- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thườngxuyên

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Tình hình nhập xuất hàng hoá ximăng được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng vàđơn giá Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thểthực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính giá trị thuần có thể thực hiệnđược

Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, các chi phí liên quan trựctiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiệntại Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuếkhông được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trìnhmua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồnkho

Giá trị hàng tồn kho được tính theo phương pháp đích danh: xác địnhgiá xuất kho từng loại hàng hóa theo giá thực tế của từng lần nhập hàng,từng nguồn nhập cụ thể Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời

điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trịthuần có thể thực hiện được.

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: theo phương pháp đường thẳng.Thời gian khấu hao được ước tính như sau:

+ Nhà cửa, vật kiến trúc: 10-50 năm

+ Máy móc, thiết bị: 09-10 năm

+ Thiết bị văn phòng: 03-08 năm

+ Phương tiện vận tải: 07-10 năm

Tài sản cố định vô hình là quyền sử dụng đất không có thời hạn củaCông ty và Công ty không được thực hiện trích khấu hao cho những tài sản

Hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty bao gồm: Hệ thống chứng từ kếtoán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu

+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Đây là hệ thốngchứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc các yêu cầuquản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ nàyNhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phươngpháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực các thành phần kinh tế

+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là: Là những ứngdụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để cácngành, các thành phần, tổ chức kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từngtrường hợp cụ thể nhất định Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số

chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh

của đơn vị mình

Nội dung chứng từ kế toán bao gồm:

- Nhóm chứng từ về tiền mặt, gồm có: Giấy đề nghị thanh toán (mẫu

số 05-TT), Phiếu thu (mẫu số 01-TT), Phiếu chi (mẫu số 02-TT), Biên lai thutiền (mẫu số 06-TT), Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT),…

- Nhóm chứng từ về hàng tồn kho, gồm có: Phiếu Nhập kho (mẫu số01-VT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 PXK-3LL), Biênbản kiểm nghiệm (mẫu số 03-VT), Phiếu Xuất kho (mẫu số 02-VT), Biên bảnkiểm kê (mẫu số 05-VT), Thẻ kho (mẫu số 06-VT),…

- Nhóm chứng từ về lao động - tiền lương, bao gồm: Giấy đi đường(mẫu số 04-LĐTL), Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL), Bảng kê các khoảntrích lập theo lương (mẫu số 10-LĐTL), Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số02-LĐTL), Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu số 03-LĐTL), Bảng phân bổtiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu số 11-LĐTL),…

- Nhóm chứng từ về bán hàng, bao gồm: Phiếu xuất kho hàng gửi bánđại lý (mẫu số 04DHL-3LL), Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTGT-3LL),Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (mẫu số 01-BH),…

- Nhóm chứng từ về TSCĐ, gồm có: Biên bản thanh lý TCSĐ (mẫu số05-TSCĐ), Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ), Bảng tính và phân

bổ khấu hao TSCĐ (mẫu số 06-TSCĐ),…

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:

Trình tự và thời gian luân chuyển do kế toán trưởng tại đơn vị quyđịnh Chứng từ gốc do Công ty lập ra hoặc bên ngoài đưa vào đều phải đượctập trung vào bộ phận kế toán tại đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹcàng những chứng từ đó và sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đượcdùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển gồm 4 bước:

- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ

- Kiểm tra chứng từ

- Ghi sổ.

- Lưu giữ, bảo quản chứng từ

Trong đó kiểm tra chứng từ gồm các nội dung sau:

+ Kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ và trung thực các chỉ tiêu phản ánh trênchứng từ

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.+ Kiểm tra tính chính xác của các số liệu, thông tin trên chứng từ

+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của người lập, kiểmtra xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính

2.2.3 Hệ thống các tài khoản sử dụng tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng hệ thống tài khoản theoQuyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tàichính và các thông tư bổ sung Các tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầuquản lý của Công ty Đối với các khách hàng, ngân hàng, chi nhánh Công ty

đã chi tiết các tài khoản theo từng đối tượng để dễ dàng trong việc quản lý cácđối tượng đó Tuy nhiên, một số tài khoản Công ty không sử dụng do khôngphù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty Các tài khoản không sử dụngbao gồm:

- TK 1122: Tiền gửi Ngân hàng_Tiền ngoại tệ

- TK 1123: Tiền gửi Ngân hàng_Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý

- TK 161: Chi sự nghiệp

- TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế

- TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu

- TK 343: Trái phiếu phát hành

- TK 611: Mua hàng

- Tài khoản ngoại bảng:

TK 001: Tài sản thuê ngoài

TK 002: Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công

TK 007: Ngoại tệ

TK 008: Dự toán chi sự nghiệp, dự án.

2.2.4 Đặc điểm về hệ thống sổ sách kế toán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng áp dụng hình thức kế toán Nhật

ký chung kết hợp với phần mềm kế toán máy SAS

Sơ đồ 1-3

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại

Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Trong đó: Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu kiểm tra

Sổ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi

tiết

Hằng ngày, kế toán viên căn cứ vào chứng từ gốc được dùng làm căn

cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó căn

cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản

kế toán phù hợp Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phátsinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan (bao gồm: Nhật ký thutiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cânđối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên SổCái và Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì số liệu nàyđược dùng để lập các Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Cótrên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phátsinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ kế toán

Các sổ sách kế toán bao gồm:

- Sổ tổng hợp: Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản

- Bảng cân đối số phát sinh

- Sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ theo dõi số dư công nợ

Phần mềm kế toán SAS

Hiện nay, Công ty cổ phần Thương mại xi măng đã áp dụng công nghệthông tin vào công tác kế toán thông qua việc sử dụng phần mềm kế toánSAS Với phần mềm kế toán này, người sử dụng chỉ việc cập nhật các chứng

từ, tài liệu gốc ban đầu Các công việc ghi chép tổng hợp số liệu tiếp theo,chương trình kế toán máy sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuấttạo ra các báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được Nhà nước quy định,đồng thời cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụcho công tác quản lý và ban giám đốc Công ty

Nhờ áp dụng phần mềm kế toán máy với khả năng tập hợp tự động củamáy tính mà hai bộ phận kế toán chi tiết và tổng hợp được thực hiện đồng

thời giúp giảm thiểu khối lượng công việc đối với kế toán Vì vậy, các thôngtin trên các sổ tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từcác nghiệp vụ kinh tế đã được cập nhập một cách tự động Với phần mềm kếtoán này, kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có số liệu tổng hợp

mà khi cần có thể xem trên máy tính và in sổ tổng hợp bất kỳ lúc nào Ngườilãnh đạo sẽ theo dõi chi tiết hoạt động của bộ phận kế toán thường xuyên vàluôn có các báo cáo, số liệu ngay khi cần

Sơ đồ 1-4

Trình tự ghi sổ kế toán trên phần mềm SAS

2.2.5 Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm và lập đủbốn Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính: Bảng cân đối kế toán,Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo xác định kết quả kinh doanh, Thuyếtminh báo cáo tài chính Phần mềm kế toán sẽ lập các báo cáo này, chỉ riêngBáo cáo lưu chuyển tiền tệ là do bộ phận kế toán lập thủ công Công ty hiệnnay không lập thêm báo cáo quản trị như báo cáo theo dõi địa bàn tiêu thụ,báo cáo theo dõi công nợ

Chứng từ ban đầu

Nhập dữ liệu vào máy tính

Xử lý tự động theo chương trình

Sổ kế toán

tổng hợp

Báo cáo kế toán

Sổ kế toán chi tiết

- Các báo cáo tài chính được lập theo năm của Công ty được nộp choTổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Công tykiểm toán AVA

- Các báo cáo tài chính được lập theo quý Công ty nộp cho Tổng Công

ty Công nghiệp xi măng Việt Nam và được sử dụng trong nội bộ Công ty Cácbáo cáo tài chính được lập theo tháng được sử dụng trong nội bộ Công ty

Phần II Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp kinh doanh cácloại xi măng là chủ yếu Do đó, quan hệ thanh toán là một yếu tố rất quantrọng trong hoạt động tài chính của Công ty và cũng là cơ sở cho công tácquản lý tài chính kế toán của Công ty Việc đảm bảo hoạt động thanh toánđược tiến hành một cách chính xác, linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng caokhả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định và đảmbảo tình hình tài chính của Công ty Các nghiệp vụ thanh toán quan trọng củaCông ty có liên quan tới các đối tượng bao gồm:

- Thanh toán với người bán

- Thanh toán với người mua

2.1 Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

2.1.1 Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

 Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty:

- Hàng hóa kinh doanh chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng

là mặt hàng xi măng Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng trực thuộcTổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đó là: xi măng Hoàng Thạch,

xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng

và xi măng Tam Điệp Các loại xi măng chính mà Công ty mua bao gồm: xi

măng bao PCB30, xi măng rời PCB30, xi măng bao PCB40, xi măng rờiPCB40 và giá mua xi măng là do Tổng công ty quy định cụ thể đối với từngcông ty xi măng.

- Các chi phí khác phát sinh trong Công ty làm phát sinh quan hệ thanhtoán với người bán (các công ty thuộc Tổng công ty và đối tượng khác ngoàiTổng công ty) như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ,mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinhhoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên hoặc mật độ phát sinhkhông nhiều hay giá trị thanh toán không lớn Riêng chi phí vận chuyển ximăng đã chiếm khoảng 60% đến 70 % tổng chi phí của Công ty Công tythường xuyên thuê vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổphần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,…Đối với việc thanh toán chi phí mua xăng Công ty hạch toán trên các sổchi tiết riêng Còn các nghiệp vụ thanh toán với người bán do mua TSCĐ,mua văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, phí sinh hoạt… được kế toánhạch toán trên một sổ chi tiết chung theo từng đối tượng cần thanh toán

 Chính sách thanh toán tại Công ty

Với các chi phí mua xăng, chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên vàmật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Công ty thườngthanh toán cho người bán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng cung cấp hàng hóabằng cách trả chậm Chính sách thanh toán phụ thuộc vào mối quan hệ và tùytừng điều kiện mà Công ty có phương án thỏa thuận thanh toán đối với từngCông ty cung cấp xi măng Các đơn vị trong Tổng Công ty Công nghiệp ximăng Việt Nam có thỏa thuận mang tính chất thông qua hợp đồng kinh tế nên

cụ thể thời hạn thanh toán đối với từng công ty như sau:

- Đối với xi măng Hoàng Thạch: chậm trả 25 ngày

- Đối với xi măng Tam Điệp: chậm trả 40 ngày

- Đối với xi măng Bút Sơn: chậm trả 15 ngày

- Đối với xi măng Hải Phòng: chậm trả 10 ngày

- Đối với xi măng Hoàng Mai: chậm trả 25 ngày.

- Đối với xi măng Bỉm Sơn: chậm trả 25 ngày

Do vậy TK 331- “ Phải trả người bán “ thường có số dư Có, số dư bên Nợphản ánh số tiền mà Công ty ứng trước cho người bán là không nhiều Căn cứvào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà Công tythanh toán tiền hàng với người bán Thông thường giá trị hợp đồng kinh tếcủa Công ty với các đơn vị cung cấp hàng hóa xi măng là rất lớn nên hìnhthức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với các người bán này chủ yếu làthanh toán qua tài khoản tại ngân hàng Do số tiền thanh toán thường là lớnnên thanh toán bằng tiền mặt và bù trừ với nhà cung cấp là rất ít

Công ty cổ phần Thương mại xi măng và sáu đơn vị sản xuất xi măngtrên đều trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp xi măng Giá cả xi măng luônđược Tổng công ty theo dõi và có các văn bản chỉ đạo điều hành giá cả đốivới từng nhà máy xi măng Do vậy, Công ty không được hưởng chiết khấuthanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp cáccông ty thương mại khác

Đối với các chi phí khác như: mua sắm TSCĐ, văn phòng phẩm, điệnnước,…Vì những khoản chi phí phát sinh này không thường xuyên và giá trịthanh toán cho mỗi lần là không lớn nên Công ty thường thanh toán ngaybằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt Để công việc hạch toán được rõ ràng,nên tất cả các chi phí phát sinh đó được Công ty hạch toán vào TK 33113trước sau đó kế toán mua hàng mới chuyển từ bên có TK 111, 112 sang bên

Nợ TK 33113

Chi phí vận chuyển là khoản chi phí rất quan trọng và chiếm 60-70%tổng chi phí của Công ty Đây là khoản chi phí thường xuyên, kế toán thanhtoán thường xuyên phải theo dõi số tiền chi trả cho mỗi nghiệp vụ một cáchchi tiết và đầy đủ Khoản chi phí này có thể được tách riêng làm hai khoản chiphí:

- Chi phí vận chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển ximăng từ các nhà máy về đến địa bàn Khoản chi phí này chiếm khoảng 60%tổng chi phí.

- Chi phí trung chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển ximăng từ kho, ga, cảng về các cửa hàng bán xi măng của Công ty Khoản chiphí này chiếm khoảng 10% tổng chi phí

Công ty chỉ có phát sinh quan hệ thanh toán với người bán trong nước vàkhông phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ

2.1.2 Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán

 Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm:

Chứng từ là những bằng chứng chứng minh cho sự xác thực của cácnghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, và cũng là căn cứ để vào các sổ sách liên quan

Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với ngườibán của Công ty bao gồm các chứng từ sau:

- Các chứng từ mua hàng:

+ Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho

+ Hoá đơn tài chính

+ Phiều xuất kho của người bán

+ Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa

+ Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng…

- Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán hàng:

+ Biên bản nhận nợ

+ Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi

+ Giấy báo Nợ của ngân hàng,…

 Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán bao gồm:

Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung

để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với ngườibán tại Công ty bao gồm:

- Sổ Nhật ký chung

- Nhật ký mua hàng

- Sổ chi tiết tài khoản 331

- Sổ Cái Tài khoản 331

- Bảng tổng hợp hàng mua

- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331

 Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người bán bao gồm:

Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp thanh toán với

người bán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán Về tính chất thì đây là

một tài khoản hỗn hợp

Kết cấu và nội dung của tài khoản 331 như sau:

- Bên Nợ phản ánh:

+ Số nợ phải trả người bán mà Công ty đã trả

+ Số tiền Công ty ứng trước cho người bán để mua hàng hóa

- Bên Có phản ánh:

+ Số tiền nợ phải trả cho người bán phát sinh khi mua hàng

Số dư Có phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán Số dư Nợ phảnánh số tiền hàng Công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối kỳ hàngchưa nhận được

TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau:

- TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán

+ TK 33111: Phải trả các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty

Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty, TK 33111 Công

ty theo dõi sáu công ty chuyên cung cấp hàng hóa xi măng thông qua các mãkhách sau:

- Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD.

- Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS

- Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS

- Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT

- Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP

- Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM

- Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM

+ TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển

Công ty có thuê một số công ty vận chuyển hàng hóa xi măng từ nhàmáy về địa bàn và từ kho, ga, cảng tới các cửa hàng của Công ty Một số công

ty chuyên vận chuyển hàng hóa cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng là:Công ty vận tải hàng hóa đường sắt, Công ty vận tải đường sắt Hà Nội, Công

ty vận tải Sông Biển Việt Anh, …

+ TK 33113: Phải trả các khoản khác

Các khoản phải trả khác bao gồm: phải trả tiền chi môi giới, tiền vệsinh, tiền sinh hoạt, …

+ TK 33114: Phải trả tiền mua thép

Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chính, Công ty còn mới kinhdoanh thêm mặt hàng sắt thép, TK 33114 phản ánh tiền trả cho việc mua thép

để kinh doanh

+ TK 33115: Phải trả cước VCXM đường sắt

TK này phản ánh tiền chi trả cước vận chuyển xi măng bằng đường sắt.Tiền cước chi trả được tính thông qua số lượng xi măng vận chuyển từ cácđầu mối về các cửa hàng

- TK 3312: Các khoản phải trả của CN Thái Nguyên

+ TK 33121: Các khoản phải trả vận chuyển của CN

- TK 3313: Các khoản phải trả của CN Lào Cai

- TK 3314: Các khoản phải trả của CN Vĩnh Phúc

- TK 3315: Các khoản phải trả của CN Phú Thọ

- TK 3316: Các khoản phải trả của CN Yên Bái.

Trong quan hệ thanh toán với người bán còn có các tài khoản liên quannhư: TK 111, TK 112, TK 1561, TK 1562, TK 627, …

2.1.3 Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

Công ty cổ phần Thương mại xi măng thực hiện các quy định về sổ kếtoán trong Luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2005 củaChính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kếtoán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán

và Chế độ kế toán quy định trong Quyết định số 15/2006 ngày 20/03/2006

Để phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán trên máy

vi tính, Công ty đã sử dụng hình thức kế toán “ Nhật Ký Chung” để quản lý

số liệu và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc lựa chọn hình thức

kế toán này có nhiều ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện trong việc xử lý

và kiểm tra chính xác của công tác kế toán Đối với nghiệp vụ thanh toán vớingười bán quy trình luân chuyển sổ của Công ty được máy tính thực hiện nhưsau:

Sơ đồ 2-1

Quy trình luân chuyển sổ kế toán thanh toán với người bán

SVTH: Nguyễn Thị Thuỳ Dung Lớp: Kế toán 47C

Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp hàng

mua

Trong đó: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Quan hệ đối chiếu kiểm tra

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với người bán, Công ty cổ phầnThương mại xi măng tiến hành mua xi măng hoặc tài sản theo đúng thời gian

và các quy định khác trong hợp đồng Xi măng được vận chuyển về kho củaCông ty hoặc được chuyển đến các chi nhánh hay vận chuyển thẳng chokhách hàng và đồng thời người bán sẽ xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty.Sau đây là mẫu hoá đơn GTGT mà công ty xi măng Bút Sơn giao cho Công ty

cổ phần Thương mại xi măng

Biểu số 2-1:

Hoá đơn Giá trị gia tăng (Liên 2: Khách hàng)

2.1.3.1 Sổ kế toán tổng hợp đối với nghiệp vụ thanh toán với người bán

Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, khối lượng công việc củanhân viên trong phòng tài chính kế toán được giảm đi đáng kể Phần mềm kếtoán sẽ xử lý các thông tin đầu vào và xuất ra các loại sổ, báo cáo kế toáncông nợ định kỳ theo yêu cầu nhà quản lý Hàng ngày, kế toán căn cứ vào cácchứng từ là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,… đã kiểm tra dùng làm căn

cứ nhập vào máy tính theo từng khoản mục và đối tượng cụ thể Sau khi ghicác nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán trên máytính sẽ căn cứ số liệu ở sổ này để vào Sổ Cái tài khoản 331- Phải trả ngườibán

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, máy tính căn cứ số liệu trên Sổ Cái 331 đểlập Bảng cân đối số phát sinh công nợ TK 331 Sau khi kiểm tra đối chiếu sốliệu khớp, đúng thì số liệu trên Sổ Cái được dùng để lập các Báo cáo tàichính

Sau đây là hai mẫu sổ kế toán tổng hợp và hai bảng cân đối phát sinhcông nợ tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng:

- Mẫu sổ Nhật ký chung tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

- Mẫu Sổ Cái TK 331- Phải trả người bán

- Bảng cân đối phát sinh công nợ tài khoản 3311 - Phải trả các DNtrong nội bộ TCty

- Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 33115 - Phải trả cước VCXMđường sắt

2 178 Lệ phí chuyển tiền (NH công thương Vĩnh phúc)

Chi phí dịch vụ mua ngoài khác tại CN Vĩnh phúc 641794 33.000 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Vĩnh Phúc 11214 33.000

2 11/12 Chuyển tiền bán hàng về Công ty

Công ty phải thu từ CN Thái Nguyên 13682

3.700.000.00

0 Tiền VND gửi ngân hàng tại CN Thái Nguyên 11212

3.700.000.00

0

2 CGLC12/5 Chuyển tiền về Công ty (Nguyễn Ngọc Thực)

Công ty phải thu từ CN Lào Cai 13683

1.400.000.00

0 Tiền VND gửi ngân hàng tại Ngân hàng ĐTPT Lào

2 CGNA1260 Trả tiền mua XM Tam Điệp qua Cty TCCPXM (Ctyxi măng Tam Điệp)

Phải trả các DN trong nội bộ TCty 33111

3.000.000.00

0 Tiền gửi tại NH NN và PTNT Nam Hà Nội 112117

0 8.112.457.300

Chứng từ Diễn giải Tài

Số trang trước chuyển sang: 8.112.457.300 8.112.457.300