Phần II Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
2.1.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán
không phát sinh quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ.
2.1.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán thanh toán với người bán
Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm:
Chứng từ là những bằng chứng chứng minh cho sự xác thực của các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, và cũng là căn cứ để vào các sổ sách liên quan. Hệ thống chứng từ làm cơ sở cho quá trình hạch toán thanh toán với người bán của Công ty bao gồm các chứng từ sau:
- Các chứng từ mua hàng:
+ Hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho. + Hoá đơn tài chính.
+ Phiều xuất kho của người bán.
+ Phiểu kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa. + Biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng…
- Các chứng từ thanh toán công nợ với người bán hàng: + Biên bản nhận nợ.
+ Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi.
+ Giấy báo Nợ của ngân hàng,….
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người bán bao gồm:
Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người bán tại Công ty bao gồm:
- Sổ Nhật ký chung. - Nhật ký mua hàng. - Sổ chi tiết tài khoản 331 - Sổ Cái Tài khoản 331. - Bảng tổng hợp hàng mua.
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 331.
Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người bán bao gồm:
Tài khoản được kế toán sử dụng để hạch toán các nghiệp thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331 – Phải trả người bán. Về tính chất thì đây là một tài khoản hỗn hợp.
Kết cấu và nội dung của tài khoản 331 như sau: - Bên Nợ phản ánh:
+ Số nợ phải trả người bán mà Công ty đã trả.
+ Số tiền Công ty ứng trước cho người bán để mua hàng hóa. - Bên Có phản ánh:
+ Số tiền nợ phải trả cho người bán phát sinh khi mua hàng.
Số dư Có phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán. Số dư Nợ phản ánh số tiền hàng Công ty ứng trước cho người bán nhưng đến cuối kỳ hàng chưa nhận được.
TK 331 được Công ty mở thêm các TK chi tiết như sau: - TK 3311: Phải trả ngắn hạn người bán.
+ TK 33111: Phải trả các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty.
Đối với từng doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty, TK 33111 Công ty theo dõi sáu công ty chuyên cung cấp hàng hóa xi măng thông qua các mã khách sau:
- Đối với Công ty xi măng Tam Điệp, mã khách là: HNTAD. - Đối với Công ty xi măng Bút Sơn, mã khách là: HNBUS. - Đối với Công ty xi măng Bỉm Sơn, mã khách là: HNBIS. - Đối với Công ty xi măng Hoàng Thạch, mã khách là: HNHOT. - Đối với Công ty xi măng Hải Phòng, mã khách là: HNHAP. - Đối với Công ty xi măng Hoàng Mai, mã khách là: HNHOM. - Đối với tiền phạt do chậm trả các nhà máy, mã khách là: CTXM. + TK 33112: Phải trả các khoản vận chuyển.
Công ty có thuê một số công ty vận chuyển hàng hóa xi măng từ nhà máy về địa bàn và từ kho, ga, cảng tới các cửa hàng của Công ty. Một số công ty chuyên vận chuyển hàng hóa cho Công ty cổ phần Thương mại xi măng là: Công ty vận tải hàng hóa đường sắt, Công ty vận tải đường sắt Hà Nội, Công ty vận tải Sông Biển Việt Anh, …
+ TK 33113: Phải trả các khoản khác.
Các khoản phải trả khác bao gồm: phải trả tiền chi môi giới, tiền vệ sinh, tiền sinh hoạt, …
+ TK 33114: Phải trả tiền mua thép.
Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chính, Công ty còn mới kinh doanh thêm mặt hàng sắt thép, TK 33114 phản ánh tiền trả cho việc mua thép để kinh doanh.
+ TK 33115: Phải trả cước VCXM đường sắt.
TK này phản ánh tiền chi trả cước vận chuyển xi măng bằng đường sắt. Tiền cước chi trả được tính thông qua số lượng xi măng vận chuyển từ các đầu mối về các cửa hàng
- TK 3312: Các khoản phải trả của CN Thái Nguyên. + TK 33121: Các khoản phải trả vận chuyển của CN. - TK 3313: Các khoản phải trả của CN Lào Cai. - TK 3314: Các khoản phải trả của CN Vĩnh Phúc. - TK 3315: Các khoản phải trả của CN Phú Thọ.
- TK 3316: Các khoản phải trả của CN Yên Bái.
Trong quan hệ thanh toán với người bán còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 1561, TK 1562, TK 627, …