Phần II Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
2.1.1.Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng
mua, người bán tại Công ty Cổ phần thương mại xi măng
Công ty cổ phần Thương mại xi măng là doanh nghiệp kinh doanh các loại xi măng là chủ yếu. Do đó, quan hệ thanh toán là một yếu tố rất quan trọng trong hoạt động tài chính của Công ty và cũng là cơ sở cho công tác quản lý tài chính kế toán của Công ty. Việc đảm bảo hoạt động thanh toán được tiến hành một cách chính xác, linh hoạt, hợp lý sẽ góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định và đảm bảo tình hình tài chính của Công ty. Các nghiệp vụ thanh toán quan trọng của Công ty có liên quan tới các đối tượng bao gồm:
- Thanh toán với người bán. - Thanh toán với người mua.
2.1. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng măng
2.1.1. Đặc điểm tình hình thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng Thương mại xi măng
Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty:
- Hàng hóa kinh doanh chính của Công ty cổ phần Thương mại xi măng là mặt hàng xi măng. Công ty mua xi măng từ sáu công ty xi măng trực thuộc Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, đó là: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Bút Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Hải Phòng và xi măng Tam Điệp. Các loại xi măng chính mà Công ty mua bao gồm: xi
măng bao PCB30, xi măng rời PCB30, xi măng bao PCB40, xi măng rời PCB40 và giá mua xi măng là do Tổng công ty quy định cụ thể đối với từng công ty xi măng.
- Các chi phí khác phát sinh trong Công ty làm phát sinh quan hệ thanh toán với người bán (các công ty thuộc Tổng công ty và đối tượng khác ngoài Tổng công ty) như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ, mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên hoặc mật độ phát sinh không nhiều hay giá trị thanh toán không lớn. Riêng chi phí vận chuyển xi măng đã chiếm khoảng 60% đến 70 % tổng chi phí của Công ty. Công ty thường xuyên thuê vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,…
Đối với việc thanh toán chi phí mua xăng Công ty hạch toán trên các sổ chi tiết riêng. Còn các nghiệp vụ thanh toán với người bán do mua TSCĐ, mua văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, phí sinh hoạt… được kế toán hạch toán trên một sổ chi tiết chung theo từng đối tượng cần thanh toán.
Chính sách thanh toán tại Công ty
Với các chi phí mua xăng, chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên và mật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Công ty thường thanh toán cho người bán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng cung cấp hàng hóa bằng cách trả chậm. Chính sách thanh toán phụ thuộc vào mối quan hệ và tùy từng điều kiện mà Công ty có phương án thỏa thuận thanh toán đối với từng Công ty cung cấp xi măng. Các đơn vị trong Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam có thỏa thuận mang tính chất thông qua hợp đồng kinh tế nên cụ thể thời hạn thanh toán đối với từng công ty như sau:
- Đối với xi măng Hoàng Thạch: chậm trả 25 ngày. - Đối với xi măng Tam Điệp: chậm trả 40 ngày. - Đối với xi măng Bút Sơn: chậm trả 15 ngày. - Đối với xi măng Hải Phòng: chậm trả 10 ngày.
- Đối với xi măng Hoàng Mai: chậm trả 25 ngày. - Đối với xi măng Bỉm Sơn: chậm trả 25 ngày.
Do vậy TK 331- “ Phải trả người bán “ thường có số dư Có, số dư bên Nợ phản ánh số tiền mà Công ty ứng trước cho người bán là không nhiều. Căn cứ vào số dư Có của TK 331 và tính toán của kế toán thanh toán mà Công ty thanh toán tiền hàng với người bán. Thông thường giá trị hợp đồng kinh tế của Công ty với các đơn vị cung cấp hàng hóa xi măng là rất lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với các người bán này chủ yếu là thanh toán qua tài khoản tại ngân hàng. Do số tiền thanh toán thường là lớn nên thanh toán bằng tiền mặt và bù trừ với nhà cung cấp là rất ít.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng và sáu đơn vị sản xuất xi măng trên đều trực thuộc Tổng Công ty công nghiệp xi măng. Giá cả xi măng luôn được Tổng công ty theo dõi và có các văn bản chỉ đạo điều hành giá cả đối với từng nhà máy xi măng. Do vậy, Công ty không được hưởng chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua như trường hợp các công ty thương mại khác.
Đối với các chi phí khác như: mua sắm TSCĐ, văn phòng phẩm, điện nước,…Vì những khoản chi phí phát sinh này không thường xuyên và giá trị thanh toán cho mỗi lần là không lớn nên Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng hoặc tiền mặt. Để công việc hạch toán được rõ ràng, nên tất cả các chi phí phát sinh đó được Công ty hạch toán vào TK 33113 trước sau đó kế toán mua hàng mới chuyển từ bên có TK 111, 112 sang bên Nợ TK 33113.
Chi phí vận chuyển là khoản chi phí rất quan trọng và chiếm 60-70% tổng chi phí của Công ty. Đây là khoản chi phí thường xuyên, kế toán thanh toán thường xuyên phải theo dõi số tiền chi trả cho mỗi nghiệp vụ một cách chi tiết và đầy đủ. Khoản chi phí này có thể được tách riêng làm hai khoản chi phí:
- Chi phí vận chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ các nhà máy về đến địa bàn. Khoản chi phí này chiếm khoảng 60% tổng chi phí.
- Chi phí trung chuyển: chi phí phát sinh liên quan tới việc vận chuyển xi măng từ kho, ga, cảng về các cửa hàng bán xi măng của Công ty. Khoản chi phí này chiếm khoảng 10% tổng chi phí.