6 VCDSMK Công ty vận tải hàng hoá ĐS
2.2.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua
xi măng ít) và tiền gửi ngân hàng (với số lượng xi măng có giá trị lớn) dựa trên hợp đồng cung cấp hàng hóa dịch vụ và có chính sách thanh toán riêng đối với từng công ty. Tổng công ty đã có các văn bản quy định, hướng dẫn cho Công ty về thời hạn thanh toán với khách hàng, không được để tình trạng nợ của khách hàng là quá lâu dẫn tới nợ khó đòi. Thông thường thời gian khách hàng thanh toán tiền là trả chậm sau 25 ngày kể từ ngày Công ty giao hàng và Công ty không có chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho người mua và không có hàng bán bị trả lại.
Công ty cổ phần Thương mại xi măng chỉ có quan hệ với người mua trong nước và không có quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ.
2.2.2. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua thanh toán với người mua
Chứng từ sử dụng trong hạch toán thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm:
- Tờ trình, Hợp đồng bán hàng. - Hóa đơn tài chính.
- Phiếu xuất kho.
- Các hóa đơn, hợp đồng kinh tế,… được Công ty lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Sau khi các chứng từ đã được sử dụng làm cơ sở cho quá trình hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, các chứng từ gốc được đưa vào lưu trữ và bảo quản đúng quy định.
- Chứng từ liên quan đến khoản phải thu của khách hàng: + Phiếu thu.
+ Giấy báo có của ngân hàng. + Biên bản nhận nợ,…
Sổ sách kế toán sử dụng trong kế toán thanh toán với người mua bao gồm:
Công ty cổ phần thương mại xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ nên các sổ sách kế toán các nghiệp vụ kế toán thanh toán với người mua tại Công ty bao gồm:
- Sổ Nhật ký chung. - Nhật ký bán hàng.
- Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. - Sổ Cái TK 131.
- Bảng cân đối số phát sinh.
Tài khoản sử dụng để hạch toán thanh toán với người mua bao gồm:
Tài khoản được Công ty cổ phần Thương mại xi măng sử dụng đối với các nghiệp vụ thanh toán với người mua là TK 131- Phải thu khách hàng. Tài khoản 131 dùng để theo dõi tình hình thanh toán giữa Công ty với khách hàng trong kỳ kế toán. Khách hàng của Công ty là những tổ chức cá nhân và số lượng khách hàng của Công ty khá đông tập trung ở các tỉnh miền Bắc nước ta là chính. TK 131 là tài khoản hỗn hợp và kết cấu của tài khoản này như sau:
- Bên Nợ tài khoản phản ánh:
+ Số tiền phải thu khách hàng do mua chịu hàng hóa, dịch vụ của Công ty. + Giá trị hàng hóa chuyển cho khách hàng ứng với số tiền Công ty đã nhận ứng trước của khách hàng.
+ Công ty trả lại tiền thừa cho khách hàng. - Bên Có tài khoản phản ánh:
+ Số nợ phải thu khách hàng mà Công ty đã thu được.
+ Số tiền khách hàng ứng trước cho Công ty để mua hàng hóa, dịch vụ. Số dư bên Nợ phản ánh số tiền Công ty còn phải thu khách hàng chưa thu.
Số dư bên Có phản ánh số tiền Công ty còn nợ khách hàng.
TK 131 được Công ty mở chi tiết theo từng đối tượng khách hàng như sau:
+ TK 13111: Phải thu các doanh nghiệp trong nội bộ Tổng Công ty. + TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng của khách hàng.
Đối với TK 13112: Phải thu tiền bán xi măng, Công ty theo dõi tiền thu bán xi măng của từng cửa hàng thông qua các mã cửa hàng của TK này.
+ TK 13113: Phải thu kinh doanh sắt thép.
TK này phản ánh tiền bán sắt thép mà Công ty bán được và phải thu của khách hàng.
+ TK 13114: Tiền thuê kho phải thu các đơn vị thuê.
Công ty hoạt động dịch vụ cho thuê kho với một số công ty khác, vì vậy tiểu khoản này dùng để phản ánh số tiền thu định kỳ từ việc cho thuê kho.
+ TK 13115: Phải thu các thành phần kinh tế khác.
- TK 1312: Phải thu khách hàng thuộc CN Thái Nguyên.
- TK 1313: Phải thu khách hàng thuộc CN Lào Cai.
- TK 1314: Phải thu khách hàng CN Vĩnh Phúc.
- TK 1315: Phải thu khách hàng thuộc CN Phú Thọ.
- TK 1316: Phải thu khách hàng thuộc CN Yên Bái.
Trong quan hệ thanh toán với người mua còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 156, TK 511, TK 711, TK 333, …
