Hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty cổ phần Thương mại Xi măng

Đặc điểm về lao động

Do sự biến đổi về cơ cấu tổ chức trong Công ty nên kéo theo sự thay đổi về số lượng người lao động. Công ty cổ phần Thương mại xi măng có đội ngũ lãnh đạo và cán bộ công nhân viên bề dày kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đội ngũ cán bộ trong bộ phận bán hàng được huấn luyện và trau dồi kinh nghiệm khá vững chắc nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho toàn Công ty. Theo báo cáo hiện nay của phòng tổ chức lao động thì tổng số lao động trong toàn Công ty là hơn 300 người.

Đặc điểm về các sản phẩm

Đặc điểm về thị trường kinh doanh, địa bàn kinh doanh và giá cả 1. Đặc điểm về thị trường hoạt động kinh doanh

Mặt khác nước ta đi lên từ một nước nông nghiệp lạc hậu, trình độ dân trí thấp, cơ sở hạ tầng và các công trình công cộng nhà ở còn lạc hậu nên nhu cầu xi măng còn rất ít. Đặc biệt trong hai năm 2002, 2003 do yêu cầu gấp rút của các công trình phục vụ Seagames phải hoàn thành cho nên lượng xi măng được tiêu thụ khá lớn, do đó cả 2 năm Công ty đã hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch 120%. Đây là cơ hội thuận lợi để Công ty quảng cáo, tiếp thị sản phẩm xi măng tuy nhiên với địa bàn rộng lớn như thế đã gây ra không ít khó khăn trong việc quản lý các địa bàn của Công ty.

Đối với những khu vực hệ thống giao thông không thuận tiện phải qua nhiều lần trung chuyển, thời gian vận chuyển lâu do đó chi phí tăng lên kéo theo giá bán xi măng cũng tăng lên. Do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường tiêu thụ đồng thời trong quá trình vận chuyển hàng hoá nếu không bảo quản tốt làm hư hỏng và giảm chất lượng xi măng. Giá xi măng mua vào luôn cố định do các doanh nghiệp sản xuất định giá theo sự quản lý của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam.

Giá bán ra nằm trong khung giá trần - giá sàn của Tổng công ty theo quy định theo từng thời kỳ và uỷ quyền cho giám đốc Công ty sản xuất và kinh doanh. Hiện nay, Công ty đang nỗ lực cố gắng giảm thiểu chi chí vận chuyển để có thể giảm giá bán sản phẩm, nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ và tăng lợi nhuận.

Tổ chức công tác hạch toán kế toán

Giá gốc của hàng tồn kho mua ngoài bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. + Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Đây là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc các yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực các thành phần kinh tế.

Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan (bao gồm: Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng). Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kế toán chi tiết) thì số liệu này được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc kế toán, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ kế toán.

Các công việc ghi chép tổng hợp số liệu tiếp theo, chương trình kế toán máy sẽ tự động tính toán, tổng hợp số liệu và kết xuất tạo ra các báo cáo kế toán theo các biểu mẫu đã được Nhà nước quy định, đồng thời cung cấp các thông tin và các báo cáo phân tích quản trị phục vụ cho công tác quản lý và ban giám đốc Công ty. Công ty lập Báo cáo tài chính định kỳ theo tháng, quý, năm và lập đủ bốn Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo xác định kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính.

Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

• Kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần Thương mại xi măng

- Các báo cáo tài chính được lập theo năm của Công ty được nộp cho Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Công ty kiểm toán AVA. - Các chi phí khác phát sinh trong Công ty làm phát sinh quan hệ thanh toán với người bán (các công ty thuộc Tổng công ty và đối tượng khác ngoài Tổng công ty) như: chi phí bốc xếp, chi phí vận chuyển xi măng, mua TSCĐ, mua CCDC phục vụ quản lý và các dịch vụ mua ngoài như: điện, nước, sinh hoạt, văn phòng phẩm,…phát sinh không thường xuyên hoặc mật độ phát sinh không nhiều hay giá trị thanh toán không lớn. Công ty thường xuyên thuê vận chuyển xi măng của các Công ty như: Công ty cổ phần vận tải Nam Hải Long, Công ty cổ phần vận tải Sông biển Việt Anh,….

Còn các nghiệp vụ thanh toán với người bán do mua TSCĐ, mua văn phòng phẩm, điện nước, điện thoại, phí sinh hoạt… được kế toán hạch toán trên một sổ chi tiết chung theo từng đối tượng cần thanh toán. Với các chi phí mua xăng, chi phí vận chuyển phát sinh thường xuyên và mật độ nghiệp vụ phát sinh nhiều có giá trị thanh toán lớn Công ty thường thanh toán cho người bán trên cơ sở hóa đơn và hợp đồng cung cấp hàng hóa bằng cách trả chậm. Chính sách thanh toán phụ thuộc vào mối quan hệ và tùy từng điều kiện mà Công ty có phương án thỏa thuận thanh toán đối với từng Công ty cung cấp xi măng.

Thông thường giá trị hợp đồng kinh tế của Công ty với các đơn vị cung cấp hàng hóa xi măng là rất lớn nên hình thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với các người bán này chủ yếu là thanh toán qua tài khoản tại ngân hàng. Đối với các chi phí khác như: mua sắm TSCĐ, văn phòng phẩm, điện nước,…Vì những khoản chi phí phát sinh này không thường xuyên và giá trị thanh toán cho mỗi lần là không lớn nên Công ty thường thanh toán ngay bằng tiền gửi ngõn hàng hoặc tiền mặt. Ngoài kinh doanh mặt hàng xi măng là chính, Công ty còn mới kinh doanh thêm mặt hàng sắt thép, TK 33114 phản ánh tiền trả cho việc mua thép để kinh doanh.

Để phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, Công ty đã sử dụng hình thức kế toán “ Nhật Ký Chung” để quản lý số liệu và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế ký kết với người bán, Công ty cổ phần Thương mại xi măng tiến hành mua xi măng hoặc tài sản theo đúng thời gian và các quy định khác trong hợp đồng. Xi măng được vận chuyển về kho của Công ty hoặc được chuyển đến các chi nhánh hay vận chuyển thẳng cho khách hàng và đồng thời người bán sẽ xuất hoá đơn bán hàng cho Công ty.

Sổ kế toán tổng hợp đối với nghiệp vụ thanh toán với người bán Với việc sử dụng phần mềm kế toán máy, khối lượng công việc của nhân viên trong phòng tài chính kế toán được giảm đi đáng kể. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ là các hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho,… đã kiểm tra dùng làm căn cứ nhập vào máy tính theo từng khoản mục và đối tượng cụ thể. Sau khi ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ căn cứ số liệu ở sổ này để vào Sổ Cái tài khoản 331- Phải trả người bán.

Sổ kế toán chi tiết đối với nghiệp vụ thanh toán với người mua Phũng tiờu thụ của Cụng ty cú nhiệm vụ theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh xuất

Kế toỏn hàng bỏn theo dừi chi tiết tỡnh hỡnh xuất kho bỏn hàng và theo dừi trờn Sổ chi tiết tài khoản 131, chi tiết cho từng đối tượng công nợ. Số liệu của kế toán thanh toán với người mua tại Công ty là số liệu tổng hợp phát sinh tại văn phòng công ty hoặc từ các trung tâm, chi nhánh và được phản ánh trên Sổ tổng hợp tài khoản 131 hoặc Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131. Định kỳ cuối tháng, phần mềm kế toán trên máy tính sẽ lấy số liệu từ sổ này để vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái tài khoản 131.

Sau đây là mẫu sổ chi tiết tài khoản 131- Phải thu khách hàng của Công ty cổ phần Thương mại xi măng.