Giáo trình soạn thảo văn bản

0 LỜI GIỚI THIỆU Soạn thảo văn quản lý văn công việc diễn hàng ngày quan, tổ chức doanh nghiệp Mỗi cá nhân cơng việc thường xun phải tiếp cận với việc xử lý soạn thảo văn bản, đặc biệt loại công văn, đơn từ, báo cáo, biên bản, hợp đồng… Nhằm chuẩn hóa thao tác nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư nói chung, soạn thảo văn nói riêng, Nhà nước ta ban hành quy định cụ thể cho loại văn (hệ thống văn quy phạm pháp luật) Từ năm 2005-2006, Bộ Giáo dục Đào tạo có văn yêu cầu trường Đại học Cao đẳng tổ chức giảng dạy cho Sinh viên môn Kỹ thuật soạn thảo văn đưa mơn học vào chương trình khóa Mơn học nhằm giúp Sinh viên có kỹ soạn thảo văn hành thơng thường, tạo khả hồn thành tốt cơng việc giao Đặc biệt, với Sinh viên ngành Truyền thông, ngành Quản lý tài mơn học có ý nghĩa quan trọng Việc xây dựng tác phẩm truyền thông việc ký kết hợp đồng kinh tế, kỹ soạn thảo văn có ý nghĩa thiết thực Với mục đích trên, Viện Cơng nghệ thơng tin Truyền thơng - Trường Đại học Hịa Bình phối hợp với giảng viên giàu kinh nghiệm giảng dạy môn học Khoa Văn Công nghệ hành thuộc Học viện Hành chính, biên soạn tập giảng môn học làm cẩm nang nghề nghiệp giúp Sinh viên học tập vận dụng tốt cơng việc đặc thù Tài liệu thiết thực hữu ích đội ngũ cán bộ, giảng viên người quan tâm đến lĩnh vực soạn thảo văn Viện Công nghệ thông tin Truyền thông TS Dương Trọng Nhân LỜI NĨI ĐẦU Là nhà giáo có nhiều năm tham gia biên soạn giáo trình giảng dạy môn soạn thảo văn Khoa Văn Cơng nghệ hành - Học viện Hành thuộc Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, tơi tâm đắc phối hợp với tập thể thầy cô giáo thuộc Khoa Quan hệ cơng chúng Truyền thơng - Trường Đại học Hịa Bình biên soạn tập giảng “Kỹ thuật soạn thảo quản lý văn bản” phục vụ việc giảng dạy học tập môn học Khoa Đây tập tài liệu chọn lọc nội dung kiến thức thiết thực “cầm tay việc” giúp Sinh viên soạn thảo đúng, soạn thảo hay số loại văn hành thơng thường phục vụ cho cơng việc thân sau trường Nội dung tập tài liệu trải nghiệm thực tế giảng dạy cho nhiều đối tượng có nhu cầu học tập soạn thảo văn đông đảo lớp học viên đón nhận quà thầy giáo có 48 năm tuổi nghề 72 năm tuổi đời nguyên tâm huyết nghề nghiệp Trong trình chon lọc kiến thức để biện soạn tập giảng này, thân tơi khó tránh khỏi khiếm khuyết lĩnh vực khoa học, mong bạn bè đồng nghiệp bạn Sinh viên góp ý bổ sung Trân trọng cảm ơn! GV Lê Đình Chúc Ngun Trưởng mơn Kỹ thuật Hành chính, Khoa VB CNHC CHƯƠNG ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG VĂN BẢN PHÁP LÝ Luật ban hành văn quy phạm pháp luật (QPPL) năm 1996 (Quốc hội khóa IX, kỳ họp thứ 10); Nghị định 101/CP ngày 23/09/1997 Chính phủ; Luật ban hành văn QPPL năm 2002 sửa đổi bổ sung số điều Luật năm 1996 Nghị định số 110 111 Chính phủ ngày 08/04/2004 công tác Văn thư công tác Lưu trữ Luật ban hành văn QPPL ngày 03/06/2008 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/09/2009; Nghị định số 09 ngày 08/02/2010 sửa đổi Nghị định 110 công tác Văn thư; Thông tư số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 hướng dẫn thể thức văn QPPL văn hành thơng thường (HCTT); Thơng tư số 01 ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức văn HCTT; Chỉ thị số 14 ngày 10/04/2006 Thủ tướng Chính phủ việc triển khai Nghị định số 161/2005 ND-CP ngày 27/12/2005 Chính phủ “quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật ban hành văn QPPL Luật sửa đổi bổ sung số điều Luật ban hành văn QPPL”; 10 Nghị định số 135/2003/ND-CP ngày 14/11/2003 Chính phủ kiểm tra xử lý; 12 Nghị định số 40 /2010 ND-CP ngày 02/04/2010 Chính phủ kiểm tra xử lý văn QPPL; 13 Luật ban hành văn QPPL Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 13/12/2004; 14 Nghị định số 91/2006/ND-CP ngày 06/09/2006 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật ban hành văn QPPL Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; 15 Nghị định số 58/2001/ND-CP ngày 24/08/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; 16 Nghị định 31/2009/ND-CP ngày 01/04/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 58/2001; 17 Quyết định số 31/QD-TW ngày 01/10/1997 Ban chấp hành Trung ương quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng; 18 Quyết định số 91/QD-TW Ban chấp hành Trung ương Đảng bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều “quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng; 19 Tham khảo thêm số viết số tác giả việc vận dụng văn nói II THỰC TRẠNG VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ MỘT VÀI CON SỐ Khảo sát tình trạng ban hành văn 11 tháng: - 7.059 văn QPPL Chính phủ, Bộ, Ngành Phát hiện: + 2.014 văn cần bị hủy bỏ; + 1.107 văn cần sửa đổi, bổ sung - 54.806 văn quyền cấp tỉnh Phát hiện: + 9.985 văn cần bị hủy bỏ; + 1.276 văn cần sửa đổi, bổ sung (Nguồn: Về cải cách hành nay, Đỗ Quang Trung, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 8/2000) Nhìn chung, hệ thống văn hành cịn bộc lộ điểm yếu sau đây: Văn ban hành sai thẩm quyền Sai thẩm quyền thể rõ hai lĩnh vực + Một là: Sai thẩm quyền pháp lý (VD: giám đốc Sở ban hành luật, Phó ban Bảo vệ Bà mẹ Trẻ em ban hành Thông tư…) + Hai là: sai thẩm quyền ký văn Cấp phó ký, khơng ghi chữ ký thay (KT) Có nhiều kiểu văn sai nội dung Biểu cụ thể là: văn trái pháp luật, trái với văn cấp trên, chồng chéo phủ định lẫn nhau, bất cập so với sống, nhiều kẽ hở, bất khả tri Sai thể thức văn Nhiều quan, tổ chức tùy tiên trình bày, yêu tố thể thức văn theo ý mình, khơng cập nhật hướng dẫn Thông tư số 55 Thông tư số 01 Sai kỹ thuật đánh máy, in ấn, nhân bản, sai lỗi tả, sai ngữ pháp; sai việc sử dụng thuật ngữ, sai cách diễn đạt, đặc biệt cách hành văn rời rạc, lủng củng “Đọc hồi mà khơng hiểu” (TS Nguyễn Đình Cung Viện Nghiên cứu Kinh tế Trung ương) - Bộ Tư pháp kiểm tra 673 văn Bộ, quan ngang Bộ, phát hiện: * 96 văn có nội dung sai, đó: + 48 văn có nội dung khơng phù hợp với văn quan nhà nước cấp trên; + 27 văn không pháp lý; + văn sai thẩm quyền, nội dung; + 17 văn sai hình thức * Chính phủ nợ gần 150 Nghị định, chiếm 37% số văn hướng dẫn thực Luật, pháp lệnh 28 định, thị; * Các Bộ, Cơ quan ngang Bộ cịn nợ 452 định, thị, thơng tư; * Hội đồng thẩm phán, Tòa án nhân dân tối cao nợ nghị (chiếm 45%); * Chánh án Tòa án nhân dân tối cao nợ định thông tư; * Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dan tối cao nợ định; * Các quan hữu quan cần ban hành 167 thông tư liên tịch, ban hành 95 thông tư, đạt tỉ lệ 57% L.H (Theo báo cáo UBPL Quốc hội) III NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN Hệ thống khái niệm Văn nói chung: Văn phương tiện ghi thông tin chuyển thông tin ngôn ngữ ký hiệu định Văn quản lý Nhà nước: Văn quản lý Nhà nước định thông tin quản lý thành văn (được văn hóa), quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục hình thức định, nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội qua lại quan Nhà nước với quan Nhà nước với tổ chức công dân Cần phân biệt văn quản lý nói chung với văn quản lý Nhà nước: Văn quản lý chủ thể ban hành rộng, khơng phải có quan Nhà nước mà cịn có chủ thể khác tổ chức trị, trị xã hội, đoàn thể quần chúng, lực lượng vũ trang, kể tổ chức kinh doanh (Doanh nghiệp) có ban hành văn quản lý để thực nhiệm vụ trị Cịn văn quản lý Nhà nước chủ thể quản lý quan Nhà nước có thẩm quyền hệ thống quan Lập pháp, Hành pháp Tư pháp Văn quy phạm pháp luật: - Văn QPPL văn quan Nhà nước ban hành phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, có quy tắc xử chung, có hiệu lực bắt buộc chung, Nhà nước bảo đảm thực để điều chỉnh quan hệ xã hội - Văn quan Nhà nước ban hành phối hợp ban hành không thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định Luật Luật ban hành văn QPPL Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân khơng phải văn QPPL - Hệ thống văn QPPL: Theo quy định hành (được quy định Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng năm 2008), tại, hệ thống văn quy phạm pháp luật bao gồm: Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội; Pháp lệnh, Nghị Uỷ ban thường vụ Quốc hội; Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước; Nghị định Chính phủ; Quyết định Thủ tướng Chính phủ; Nghị Hội đồng Thẩm phán Tịa án nhân dân tối cao; Thơng tư Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; Thông tư Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ; Quyết định Tổng kiểm toán Nhà nước; 10 Nghị liên tịch Ủy ban thường vụ Quốc hội Chính phủ với quan Trung ương Tổ chức trị, xã hội; 11 Thơng tư liên tịch Chánh án Tịa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sat nhân dân tối cao; Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ; 12 Văn QPPL Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân *Những dấu hiệu để nhận biết phân biệt văn QPPL với văn HCTT: - Văn QPPL: + Tên loại thẩm quyền ban hành QPPL Luật định; + Ban hành văn QPPL theo trình tự, thủ tục, Luật định; + Văn QPPL đưa qui tắc xử chung, thực lặp lặp lại nhiều lần; + Văn QPPL Nhà nước đảm bảo thực biện pháp cao - Văn HCTT: Văn hành (thơng thường) văn mang tính thơng tin điều hành nhằm thực thi văn QPPL dùng để giải cơng việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc quan Nhà nước (Theo ông Bùi Khắc Việt) Chức vai trò văn 2.1 Chức văn bản: Cơ quan gửi VB Số, ký hiệu VB Ngày, tháng VB Tên loại VB Trích yếu nội dung Phân loại theo vấn đề Họ tên, chức vụ Người ký 10 Mức độ mật 11 Mức độ khẩn 12 VB gửi kèm 13 Khơng xử lý 14 Có xử lý 14.1 Thời hạn xử lý 14.2 đơn vị nhận chủ trỡ xử lý: ngày…ý kiến giải 14.3 đơn vị phối hợp: ngày ý kiến giải 14.4 ý kiến Lãnh đạo: ngày ý kiến giải 14.5 VB trả lời: Số, ký hiệu ngày ý kiến giải 15 Lưu hồ sơ 15.1 Tiêu đề hồ sơ 15.2 Ngày bắt đầu 15.3 Người lập hồ sơ Ngày kết thúc đơn vị 15.4 Thời hạn bảo quản 15.5 Nộp lưu trữ: Ngày Người nhận * Chuẩn thông tin đầu vào VB “đi” Số, ký hiệu VB Ngày VB Trích yếu nội dung Vấn đề Loại VB Người thảo VB đơn vị thảo VB Người ký Độ mật: Mật Tối mật Tuyệt mật 61 Độ khẩn: Khẩn Thượng khẩn Hỏa tốc 10 Số lượng 11 VB gửi kèm 12 Trả lời VB: Số: Ngày: Của: 13 Quá trình xử lý 14 Các quan nhận VB 15 Lưu hồ sơ số: 15.1.Tiêu đề hồ sơ 15.2 Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 15.3 Người lập hồ sơ đơn vị 15.4 Thời hạn bảo quản 15.5 Nộp lưu trữ: Ngày Người nhận * Chuẩn thông tin đầu VB CSDL Quản lý VB - VB đến Bảng thống kê đầu VB “đến” Ngày đến Số đến Tên CQ Gửi VB Số Ngày VB Kýhiệu VB Trích yếu nội dung Lưu hồ Người Ghi sơ số nhận VB Bảng thống kê đầu VB “đi” Ký hiệu VB Ngày VB Đơn vị Trích yếu Trả lời soạn thảo nội dung VB Nơi nhận Hồ sơ số VB Người Ghi nhận lưu Bảng thống kê đầu tình hình xử lý VB Thời gian Số đến VB đơn vị Ngày xử lý VB Cơ quan Trích yếu nội dung Tình hình xử lý VB Ghi gửi 62 Bảng thống kê số lượng VB “đi- đến” Số lượng VB đến 1.1 Tổng số VB đến Tháng: 1; 2; 3; 4; v.v… 12,Tổng năm Số lượng loại VB đến: Công văn Nghị Kế hoạch Nghị định Báo cáo Quyết định Tờ trình Chỉ thị đề án Thông tin Thông báo Pháp lệnh Biên Luật Công điện v.v… 1.2 Số lượng VB xử lý: Tên đơn vị: Số, ký hiệu văn trả lời Trích yếu 1.3 Số lượng văn chưa xử lý: Tên đơn vị: Số, ký hiệu VB Trích yếu 1.4 Số lượng VB đến loại quan: Trung ương Đảng Chủ tịch nước Quốc hội • Các Sở Các Bộ CQ thuộc CP Các huyện Chính phủ Các tổ chức trị xã hội chức nước ngồi Các Cty, xí nghiệp Các tổ Số lượng đi: • 2.1 Tổng số VB đi: • Tháng 1: • 2.2 Số lượng loại VB đi: • Cơng văn Nghị • Báo cáo Nghị định • Kế hoạch Quyết định • Tờ trình Chỉ thị • Dự án Thơng tin • Biên Pháp lệnh • Thơng báo Luật 2: 3: v.v… Tổng cộng: 63 • Cơng điện Một số lưu ý! - Ngồi chuẩn thơng tin đầu vào đầu nêu trên, quan bổ sung vào CSDL thơng tin cần thiết cho phù hợp với đặc điểm VT quan - CSDL quản lý VB - VB đến sử dụng phần mềm Lotus Notes phần mềm quản trị CSDL có chuẩn liệu ODBC (Open Database Connectivity) - Văn đi, VB đến đăng ký vào máy ngày cần tổng hợp, in giấy đề phục vụ yêu cầu chuyển giao, ký nhận giải VB - Cuối năm đăng ký VB đăng ký VB đến quan hàng ngày tập hợp lại đóng thành hai sổ với tên gọi: + Sổ đăng ký VB nhập máy + Sổ đăng ký VB đến nhập máy - Hai sổ lưu trữ VT quan để tra cứu cần thiết - CSDL quản lý VB - VB đến quan lưu trữ máy vi tính quản lý theo chế độ mật II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ Một số khái niệm * Hồ sơ: - Là tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể, có đặc điểm thể loại tác giả hình thành q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chức nhiệm vụ cụ thể quan, cá nhân - Các loại hồ sơ: * Hồ sơ công việc (Hồ sơ công vụ): + Hình thành giải cơng việc cụ thể + Khi công việc kết thúc phải nộp lưu * Hồ sơ nguyên tắc: + Tập VB ( có thẻ lập mục lục) mặt cơng tác nghiệp vụ định tra cứu, giải công việc hàng ngày + Không cần biên mục, đóng nộp lưu * Hồ sơ nhân + Phản ánh q trình trưởng thành cơng tác CB, CC + Là chứng lịch sử pháp lý để sử dụng cán bộ, nhân viên + Được bảo quản túi theo mẫu thống theo qui định 64 + Thuộc dạng tài liệu mật, khai thác, sử dụng theo chế độ bảo mật tôn trọng quyền cá nhân hiến định * Hồ sơ trình duyệt Các dự thảo (dự thảo; thuyết minh, phụ lục…) văn liên quan trình duyệt (Văn nguyên tắc - sở duyệt dự thảo; Tờ trình; Các giải trình…) - Lập hồ sơ: trình tập hợp, lựa chọn, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ q trình giải cơng việc theo ngun tắc phơng pháp định - Yêu cầu công tác lập hồ sơ: + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ chủ yếu quan, đơn vị, phản ánh hoạt động yếu quan qua thời kỳ; + Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng + Các văn loại hồ sơ phải có mối liên hệ lôgich với vấn đề, việc người + Hồ sơ phải biên mục đầy đủ, chỉnh sửa + Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng bảo quản Công tác lập danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ: + Là liệt kê có hệ thống tên gọi hồ sơ mà quan cần phải lập năm duyệt theo chế độ định + Bao gồm: Danh mục tổng hợp hồ sơ danh mục hồ sơ riêng + Quy trình lập danh mục hồ sơ (DMHS): Xác định loại DMHS (Tổng hợp hay riêng); Xây dựng đề cương phân loại DMHS (Vấn đề hay đơn vị); Dự kiến HS, đặt tiêu đề HS; Quy định ký hiệu HS; Phân công lập HS; Xác định thời hạn bảo quản HS: Năm bảo quản Thời hạn bảo quản (Vĩnh viễn, Lâu dài, tạm thời) 65 Mẫu DMHS: Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên đơn vị, quan Độc lập - Tự - Hạnh phúc Địa danh, ngày tháng ….năm… Danh mục hồ sơ của…( tên quan, đơn vị…) Năm……… Số ký Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi hiệu hồ sơ 1) Mở hồ sơ Tên quan ……………… Tên đơn vị, tổ chức…………………… HỒ SƠ ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Từ ngày… đến ngày…… …………………………… tờ Thời hạn bảo quản ………………… Phông số…………………………… Mục lục số………………………… Hồ sơ số……………… Mẫu trình bày hồ sơ công việc ban hành kèm theo Quyết định Cục Lưu trữ Nhà nước số 42/KHKT ngày 08-06-1992 66 2) Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ Bên Bên Đánh số tờ Kiểm tra: + Tên quan; đơn vị + Ký hiệu hồ sơ + Tiêu đề hồ sơ Ghi thêm: + Ngày tháng BĐ KT + Số lượng tờ + Thời hạn bảo quản Mục lục văn Tờ kết thúc 3) Đánh số tờ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ Mỗi tờ đánh 01 số ( A rập) Số đánh góc phải văn Dùng bút chì đen ( 2B; 4B…) Không dùng bút mực; màu đỏ Tờ to gấp đối đóng đánh số tờ nhỏ dán bên mép tờ to đánh số ảnh cho phong bì đánh số PB sau ảnh Nhiều ảnh tờ đánh số Đánh sót thêm a,b,c ➢ Đánh nhảy số khơng đánh lại, phải ghi ➢ Hồ sơ chia nhiều tập, tập đánh số riêng - Mục lục văn Hồ sơ số:… Tập số Số TT Số, ký hiệu Ngày Tác giả văn Trích yếu nội dung văn tháng văn văn Số tờ Ghi 67 - Tờ kết thúc Hồ sơ số:….tập số… Hồ sơ gồm:… Tờ, ……(1)… tờ mục lục văn bản,… (1)….tờ kết thúc Đặc điểm:….(2)… Ngày….tháng….năm… Người lập (3) (viết rõ họ tên ký tên) Ghi chú: (1) Ghi số lượng chữ, cuối chữ có số để dấu ngoặc, thí dụ: “Hồ sơ gồm: ba trăm mười lăm (315) tờ” số tờ mục lục tờ kết thúc dùng chữ số Trong phần số lượng tờ, có nhiều tờ trùng ghi rõ, thí dụ: “Hồ sơ gồm: ba trăm mười lăm (315) tờ, có tờ số 15 (15a, 15b, 15d, 15e) d) Nộp lưu hồ sơ (1) Đóng - Kiểm tra tồn tình trạng hồ sơ - Gỡ vật liệu kim loại đính tài liệu đinh ghim, kẹp… - Đóng hồ sơ bền (khơng đóng vật liệu kim loại) 2) Nộp lưu hồ sơ * Nguyên tắc chung: - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với mục lục hồ sơ, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần yêu cầu đơn vị nộp lưu bổ sung cho đủ, ký nhận vào mục lục, trả lại đơn vị nộp lưu 01 bản, lưu phòng lưu trữ quan phòng văn thư nơi 01 - Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại đơn vị, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm tiêu hủy theo thủ tục - Các tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc hồ sơ liên quan đến công việc năm tới khơng phải nộp lưu cho lưu trữ quan - Đơn vị cần giữ lại hồ sơ thuộc diện nộp lưu, để nghiên cứu làm thủ tục mượn lại phòng lưu quan - Để giao nộp hồ sơ đầy đủ, cán lưu trữ cần phối hợp với văn thư nghiên cứu danh mục hồ sơ nộp lưu Cục Lưu trữ Nhà nước, lập danh sách hồ sơ cần nộp lưu trữ quan - Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập biên bản, có kèm theo danh sách hồ sơ, tài liệu lưu giữ lại để tiếp tục nghiên cứu 68 * Mẫu mục lục hồ sơ nộp lưu (Qui định “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan” ban hành kèm theo công văn Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng số 261-NV ngày 12/10/1997) Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên đơn vị, quan Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số:…/ML Mục lục hồ sơ nộp lưu Năm…… SốTT Số Số lượng Tiêu đề hồ Ngày ký hiệu HS đơn vị bảo quản sơ tháng bắt đầu kết SL tờ Ghi thúc Phần HS có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Phần HS có thời hạn bảo quản lâu dài Tổng cộng mục lục có …hồ sơ (bao gồm:… đơn vị bảo quản) có:….hồ sơ ( đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,….hồ sơ (đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài Ngày… Tháng ….năm Ngày ….tháng….năm Họ, tên, chức vụ, chữ ký Họ, tên, chức vụ, chữ ký Người phụ trách lưu trữ quan Người phụ trách đơn vị có hồ Nhận hồ sơ nộp lưu sơ nộp lưu 69 * Biên Giao nhận tài liệu lưu trữ Tên quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM phòng lưu trữ Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/BB-LT Địa danh, ngày….tháng…năm… Biên giao nhận tài liệu lưu trữ Căn vào Điều 31 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định Hội đồng Chính phủ số 142/CP ngày 28/09/1963: Hơm nay, ngày …tháng…năm….chúng tơi gồm: Đại diện phịng lưu trữ quan: 1……………… 2……………… Đại diện…………… ( tên đơn vị nộp lưu): 1………………… 2………………… • Cùng thống giao nhận tài liệu vào phòng lưu trữ quan Tên khối tài liệu Thời gian tài liệu Số lượng tài liệu Số mục lục hồ sơ nộp lưu Các văn tài liệu khác Tình trạng tài liệu Biên lập thành 04 bản: bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 03 Người nhận Người giao (Họ tên, chữ ký) (Họ tên, chữ ký) Danh mục hồ sơ đánh vào tháng cuối năm để thực từ đầu năm * Các cán văn thư, lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm giúp Thủ trưởng, Chánh văn phịng quan lập danh mục hồ sơ Mẫu: Bản danh mục có………… hồ sơ, bao gồm: -………………… ……hồ sơ bảo quản vĩnh viễn -…….……………………hồ sơ bảo quản lâu dài -…………… ……………hồ sơ bảo quản tạm thời THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (hay CHÁNH VĂN PHÒNG) Ký tên đóng dấu, Họ tên 70 * Sắp xếp văn bản, giấy tờ hồ sơ: - Theo tên loại văn - Thứ tự thời gian - Trình tự giải vấn đề - Tác giả kết hợp với thời gian - Vấn đề kết hợp với thời gian - Vần chữ tên Người; địa phơng - Theo thứ tự số văn - Độ quan trọng VB; v.v… * Kết thúc hồ sơ: Đánh giá; Biên mục; Đóng quyển; Tiếp tục sử dụng; Hủy (2) Ghi tình trạng văn bản, giấy tờ Thí dụ: “ Hồ sơ gồm hầu hết văn in giấy trắng, tốt, có 02 thảo viết tay ông (bà) X… từ tờ số….đến tờ số….bị rách can lại, tờ số ….bị ố, nhòe do…, v.v… (3) Là người lập hồ sơ làm tờ kết thúc III NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CƠNG TÁC LƯU TRỮ Khái niệm Cơng tác lưu trữ Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành q trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Chức Công tác lưu trữ Có chức - Bảo quản hồn chỉnh an toàn - Khai thác, sử dụng Nội dung Công tác lưu trữ - Các công việc nghiệp vụ lưu trữ - Xây dựng hệ thống lý luận khoa học - Xây dựng hệ thống tổ chức Tính chất Cơng tác lưu trữ a) Tính mật b) Tính khoa học c) Tính nghiệp vụ 71 Đặc điểm Công tác lưu trữ - Chứa đựng thông tin khứ - Là gốc, - Là tái sản đặc biệt quốc gia Ý nghĩa Công tác lưu trữ - Ý nghĩa trị - Ý nghĩa kinh tế - Ý nghĩa văn hóa - Ý nghĩa lịch sử Nghiệp vụ chủ yếu Công tác lưu trữ a) Phân loại tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ hành - Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật - Tài liệu lưu trữ phim, ảnh, ghi âm ghi hình b) Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ… c) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Khái niệm nội dung d) Bảo quản tài liệu lưu trữ Khái niệm nội dung đ) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Khái niệm cách làm e) Một số phương hướng hoàn thiện Công tác lưu trữ - Cải tiến tổ chức, quản lý - Tăng cường ứng dụng thành tựu khoa học - Trang bị phương tiện kỹ thuật đại Biểu ghi biên mục hồ sơ lưu trữ B15 Số, ký hiệu hồ sơ Ký hiệu thông tin Tên phơng Tiêu đề hồ sơ Tóm tắt nội dung hồ sơ 72 Địa điểm kiện Loại giá trị Bút tích lãnh đạo Số lượng tờ 10 Ngơn ngữ 11 Tình trạng vật lý 12 Tài liệu phim, ảnh, ghi âm kèm theo 13 Phép sử dụng 14 Ngày lập sở liệu QUY TRÌNH XÉT HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ: - Phân loại, thống kê tài liệu hết giá trị; - Viết tờ trình thuyết minh huỷ tài liệu; - Trình hồ sơ huỷ tài liệu kèm theo thống kê; thuyết minh tài liệu huỷ; - Lập hội đồng xác định tài liệu huỷ; - Hội đồng làm việc, trình biên họp lên thủ trưởng quan; - Thủ trưởng quan định huỷ tài liệu; - Trình lên cấp xin huỷ tài liệu thẩm quyền định 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO Đào Xuân Chúc (chủ biên), Lý luận thực tiến công tác lưu trữ, NXB Đại học TCCN, hà Nội, 1990 Nguyễn Quang Ninh - Bùi Minh Toán, Tiếng Việt thực hành, NXB Đại học Sư phạm Lưu Kiếm Thanh, Hướng dẫn ban hành quản lý văn Doanh nghiệp, NXB Thống kê, 2001 Nguyễn Văn Thân, Một số vấn đề văn quản lý Nhà nước, Lưu trữ Lịch sử quản lý hành chính, NXB Chính trị - Hành chính, Hà Nội, 2011 Nguyễn Văn Thân, Hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn phịng quan Đảng, Nhà nước, NXB Chính trị - Hành chính, Hà Nội, 2009 Nguyễn Văn Thân - Lưu Kiếm Thanh - Bùi Xuân Lợi, Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, NXB Thống kê Lê Xuân Soạn, Kỹ thuật soạn thảo văn dùng cho Sinh viên trường Đại học, Cao đẳng, NXB Tổng hợp, Thành phố Hồ chí Minh Giáo trình Hành văn phịng quan Nhà nước (Học viện Hành Quốc gia), NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 74 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG ĐẠI CƯƠNG VỀ VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN .3 I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG VĂN BẢN PHÁP LÝ II THỰC TRẠNG VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ MỘT VÀI CON SỐ III NHẬN THỨC CHUNG VỀ VĂN BẢN Hệ thống khái niệm Chức vai trò văn IV NGUYÊN TẮC, THỦ TỤC, THỂ THỨC VĂN BẢN 12 Nguyên tắc ban hành sử dụng văn 12 Thủ tục ban hành văn 12 Thể thức văn .15 Giới thiệu Thông tư số 01/2011/TT-BNV: 19 V QUY TRÌNH CHUNG CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN .23 Giai đoạn 1: Chuẩn bị 23 Giai đoạn 2: Giải thủ tục hành .24 Giai đoạn 3: Soạn thảo văn 24 Giai đoạn 4: Duyệt ban hành văn 25 VI NHỮNG YÊU CẦU TRONG VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN 26 Những yêu cầu chung 26 Những yêu cầu nội dung .27 Những yêu cầu hình thức 28 VII NGÔN NGỮ VĂN BẢN 31 Phong cách hành cơng vụ 31 Sử dụng từ ngữ văn QLNN .33 Xử lý ngôn ngữ 35 VIII CÂU TRONG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 35 Khái niệm 35 Tiêu chí phân loại 35 Một số điểm lưu ý viết câu văn QLNN .36 IX KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN .39 Kỹ thuật soạn thảo văn cá biệt: 39 Kỹ thuật soạn thảo văn hành thơng thường 41 CHƯƠNG 57 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 57 I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ 57 II CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ 64 III NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 75