Giáo trình soạn thảo văn bản điện tử

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bước tiến vượt bậc số lượng chất lượng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực kỹ thuật trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ giới, lĩnh vực Công nghệ thơng tin nói chung nghề Tin học văn phịng Việt Nam nói riêng có bước phát triển đáng kể Chương trình đào tạo nghề Tin học văn phòng xây dựng sở phân tích nghề, phần kỹ thuật nghề kết cấu theo mô đun Để tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình kỹ thuật theo mơ đun cấp thiết Giáo trình “Soạn thảo văn điện tử” biên soạn cho sinh viên trường trung cấp, cao đẳng Giáo trình với phần trình bày chi tiết nhằm phục vụ nhu cầu giảng dạy, học tập, tham khảo cho giáo viên, học sinh đọc giả khác Nội dung giáo trình gồm 10 bài, phân bố sau: Bài mở đầu: Làm quen với Microsoft Word Bài MĐ14-01: Một số thao tác với hệ soạn thảo MS Word Bài MĐ14-02: Định dạng văn Bài MĐ14-03: Chèn đối tượng MS Word Bài MĐ14-04: Thao tác bảng Bài MĐ14-05: Công cụ vẽ MS Word Bài MĐ14-06: Trộn tài liệu MS Word Bài MĐ14-07: Bảo mật in tài liệu MS Word Mô đun 14: Soạn thảo văn điện tử mơ đun biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành dùng cho nghề Tin học văn phịng Trong q trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nước, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Mặc dù có nhiều cố gắng, khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày 20 tháng 11 năm 2021 Tham gia biên soạn Châu Mũi Khéo MỤC LỤC Nội dung Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN BÀI MỞ ĐẦU: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Khởi động thoát khỏi MS Word Làm quen với môi trường làm việc Thanh Ribbon BÀI 1: MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN TRONG HỆ SOẠN THẢO MS WORD Thao tác với thực đơn file Các thao tác 10 Thực hành 13 BÀI 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 14 Định dạng nội dung trang văn 14 Chia cột báo, tạo chữ hoa lớn đầu đoạn 18 Thiết lập Tab cho văn 19 Tạo quản lý Style 21 Thực hành 23 BÀI 3: CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG MS WORD 25 Chèn đối tượng vào văn 25 Tạo ngắt trang, ngắt đoạn 30 Thực hành 31 BÀI 4: THAO TÁC TRÊN BẢNG 32 Tạo cấu trúc định dạng bảng 32 Tính tốn xếp liệu bảng 39 Thực hành 40 BÀI 5: CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HOẠ TRONG MS WORD 41 Vẽ hình đơn giản tạo chữ nghệ thuật Word 41 Chèn tranh, ảnh vào văn 43 Trình bày cho đối tượng đồ hoạ 43 Thực hành 44 BÀI 6: TRỘN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 45 Chuẩn bị liệu nguồn tài liệu mẫu để trộn văn 45 Các bước trộn văn 45 Thực hành 48 BÀI 7: IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD 50 Định dạng trang in 50 In tài liệu 52 Thực hành 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên môn học: SOẠN THẢO VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Mã số mơ đun: MĐ 14 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun Vị trí: - Mơ đun bố trí sau học sinh học xong mô đun chung, học song song với mô đun Soạn thảo văn học trước mô đun Bảng tính điện tử Tính chất: - Là mơ đun sở bắt buộc nghề Tin học văn phịng Ý nghĩa vai trị mơ đun: Đây mô đun đào tạo chuyên môn nghề, cung cấp cho học sinh kỹ bảng tính, biết cách tính tốn quản lý liệu, thao tác với bảng tính điện tử áp dụng vào thực tế Mục tiêu Mô đun Sau học xong mơ đun này, học sinh có lực: - Về kiến thức: Hiểu phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn theo quy định; Trình bày hao tác với công cụ phần mềm Microsoft Word; biết cách tạo văn hoàn thiện; - Về kỹ năng: Thao tác với phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word để tạo tài liệu đạt tiêu chuẩn theo quy định; Thao tác với công cụ phần mềm Microsoft Word; Tạo văn hoàn thiện; - Về lực tự chủ trách nhiệm: Rèn luyện tính kỷ luật, kiên trì, cẩn thận, tích cực, chủ động sáng tạo học tập Rèn luyện tinh thần trách nhiệm cơng việc, có tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn Rèn luyện tính xác, khoa học tác phong công nghiệp Nội dung mô đun Thời gian (giờ) Thực hành, thí STT Tên mô đun Lý Kiểm Tổng số nghiệm, thuyết tra* thảo luận, tập Bài mở đầu: Làm quen với Microsoft Word Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Khởi động thoát khỏi MS Word Làm quen với môi trường làm việc Bài 1: Một số thao tác 4 với hệ soạn thảo MS Word 4 Thao tác với thực đơn file Các thao tác Thực hành Bài 2: Định dạng văn Định dạng nội dung trang văn Chia cột báo, tạo chữ lớn đầu đoạn, thiết lập Tab Tạo quản lý Style Thực hành Kiểm tra Bài 3: Chèn đối tượng MS Word Chèn đối tượng vào văn Tạo ngắt trang, ngắt đoạn Thực hành Bài 4: Thao tác bảng 1.Tạo cấu trúc định dạng bảng Tính toán xếp liệu bảng Thực hành Kiểm tra Bài 5: Công cụ vẽ MS Word Vẽ hình đơn giản tạo chữ nghệ thuật Word Chèn tranh, ảnh vào văn Thực hành Bài 6: Trộn tài liệu MS Word Chuẩn bị liệu nguồn tài liệu mẫu để trộn văn Các bước trộn văn Thực hành Bài 7: Bảo mật in tài liệu MS Word 1.Bảo mật Định dạng trang in In tài liệu Thực hành Cộng 2 12 1 2 12 6 3 2 4 2 1 1 2 0.5 0.5 60 30 27 BÀI MỞ ĐẦU: LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD Mã bài: MĐ14-00 Giới thiệu trình soạn thảo văn MS Word Hệ soạn thảo Winword phần mềm soạn thảo văn cao cấp chạy môi trường Windows, thuộc phần mềm Microsoft Office 2019 hãng Microsoft phục vụ cho cơng tác văn phịng Phiên 2019 sau nâng cấp cải tiến từ phiên trước đó, đặc biệt hệ thống giao diện thực đơn công cụ trình bày cho văn Với Microsoft Winword 2019, Menu thông minh so với phiên trước nhờ vào khả thể lệnh Menu có chọn lọc Hệ soạn thảo Word sử dụng rộng rãi phổ biến toàn giới nhờ giao diện đồ hoạ chức tiện ích như: • Chức sốt lỗi tả tiếng Anh • Chức tạo bảng biểu đẹp mắt dễ sử dụng • Có khả giao tiếp với ứng dụng khác môi trường Windows • Chức tiện ích khác hỗ trợ cho soạn thảo văn dạng đặc biệt • Chức hỗ trợ cho sử dụng mạng: thư điện tử, trang Web Internet Khởi động thoát khỏi MS Word 2.1 Khởi động - Mở nút Start/chọn Programs/Microsoft office/Microsoft office Word2019 - Hoặc nhấn đúp vào biểu tượng MS-Word2019 có Desktop 2.2 Thốt khỏi MSWord Có thể chọn cách sau: Ø Kích chuột vào nút Close Ø Chọn Office Button, chọn Exit Word Ø Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Nếu có văn mở Microsoft Word hỏi có lưu lại hay khơng Lựa chọn Yes để lưu, chọn No để không lưu, Cancel để quay trở soạn thảo Làm quen với mơi trường làm việc 3.1 Màn hình giao diện Word 2019: a) Thanh tiêu đề (Title Bar): Là nơi hiển thị tên chương trình tên văn b) Thanh thực đơn (Menu Bar): chứa tập hợp lệnh làm việc Microsoft Word Khi ta kích chuột lên tên nhóm Home hay Insert, Page Layout…; danh sách lệnh nhóm khung hiển thị tuỳ chọn Menu ta cần kích chọn lệnh cần thực Một điểm lưu ý sử dụng Menu Bar ta di chuột đến vị trí lệnh có thay đổi màu sắc có Tip hướng dẫn giúp ta biết thông tin chung lệnh c) Thanh cơng cụ:(Customize Quick Access Toolbar) Là nơi chứa biểu tượng công cụ Word 2019 có nhhiều cơng cụ thể cho nhóm lệnh khác Trên cơng cụ, lệnh thể dạng biểu tượng riêng Một số lệnh sử dụng thường xuyên: New, Open, Save, Email, Print, Print Preview, Spelling and Gramar, Cut, Copy, Paste, Format, undo, redo, Insert Hyperlink, Table and Border, Column… Thanh Ribbon Microsoft Word 2019 có giao diện cửa sổ làm việc hồn tồn Thay dùng icon menu, có giao diện gọi Ribbon (dải ruybăng) với thẻ toolbar chính, toolbar phụ Ta truy xuất tất chức Word thông qua Ribbon Nếu thấy Ribbon chiếm nhiều không gian hình làm việc, ta tùy biến nó, cho hiển thị lệnh, chức thường dùng Với Ribbon, ta giấu phần mở rộng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1 hay nhấn kép lên tên thẻ mở Trên Ribbon phần Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy xuất nhanh) thẻ Khi cần làm việc lại với chức Word, ta cho xuất trở lại chi tiết thẻ, cần lặp lại thao tác (nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1 hay kích đúp lên thẻ) BÀI 1: MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN TRONG HỆ SOẠN THẢO MS WORD Mã MĐ14-01 Mục tiêu: - Trình bày vấn đề chung, khái quát liên quan đến việc xây dựng sử dụng mơ hình soạn thảo văn điện tử nghiên cứu; - Giải thích trình soạn thảo văn bản; - Phân tích thao tác tài liệu; - Hình thành phương pháp làm việc theo nhóm, nhận thức vấn đề cách khoa học logic Nội dung chính: Thao tác với thực đơn file 1.1.Tạo tài liệu (tạo file mới) Ghi chú: Một tài liệu gọi file (tệp) văn để tạo file mới: cách - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N - Chọn File, chọn New nhấn Create - Kích chuột lên biểu tượng New công cụ 1.2 Mở tài liệu tồn đĩa Mở tài liệu tồn đĩa mở file lưu trữ - Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O - Chọn File/ Open - Kích chuột lên biểu tượng Open công cụ Tài liệu sau soạn thảo Word lưu ổ cứng dạng tệp tin có phần mở rộng DOC DOCX Để mở tài liệu Word lưu đĩa có cách sau: - Cách 1: Mở mục chọn File | Open bạn có lựa chọn mở như: Recent: (mở file lần gần nhất) This PC: Mở file từ ổ đĩa cứng Browse: Chọn đường dẫn mở file mà chúng ta từng lưu trước đó - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O Tương tự cách sau bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + O bạn có lựa chọn cách - Cách 3: Nếu bạn chưa chạy phần mềm Word máy tính bạn có lưu tài liệu Word, bạn click đúp để mở tài liệu Thao tác đồng thời cho phép bạn khởi chạy phần mềm Word cách đồng thời 1.3 Ghi tài liệu lên đĩa Có thể lưu trữ file theo cách: - Nhấn phím Ctrl + S - Chọn File / Save - Kích chuột lên biểu tượng Save cơng cụ Nếu tài liệu bạn soạn thảo tài liệu bạn chưa lưu hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu tệp tin mới: B1: Bạn click chọn Browse: B2: Hãy xác định vị trí bạn cần lưu file, sau đặt tên cho file (bạn nên đặt không dấu), tùy chọn phần mở rộng bạn muốn lưu file sang dạng khác cuối nhấn vào nút Save xong *Lưu ý: Bạn nên thường xuyên lưu tài liệu cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để tránh trường hợp điện đột ngột trục trặc máy tính Các thao tác Nguyên tắc nhập văn - Sử dụng phím Enter ngắt đoạn văn - Một dòng văn đoạn tự động tràn xuống dòng dòng văn dài phần lề quy định - Một số phím chức thường dùng soạn thảo: Phím Ctrl + Home: đầu văn Phím Ctrl + End: cuối văn Phím Home: đầu dịng Phím End: cuối dịng Phím mũi tên: di chuyển trỏ sang trái, phải, lên xuống Phím PageUp: di chuyển lên trang hình Phím PageDown: di chuyển xuống trang hình Phím Delete: xố ký tự sau trỏ Phím BackSpace: xoá ký tự trước trỏ 2.1 Tạo khối thao tác với khối văn a Định dạng khối Khối văn đoạn văn liên tục đoạn từ, câu nhiều câu Để định dạng khối văn (hay gọi thao tác bôi đen), ta thực cách sau: • Đưa trỏ đến đầu khối, nhấn chuột kéo rê đến vị trí cuối khối • Đưa trỏ đến đầu khối, nhấn chuột, đưa trỏ đến cuối khối, giữ phím Shift nhấn chuột • Đưa trỏ đến đầu khối, giữ phím Shift sử dụng phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home , End để định dạng • Nhấn Ctrl + A muốn định dạng toàn văn 10 BÀI 5: CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HOẠ TRONG MS WORD Mã MĐ14-05 Mục tiêu: - Tạo hình vẽ đơn giản biết chèn tranh vào văn bản; - Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, kỹ làm việc khoa học: cẩn thận, tỉ mỉ, xác, phân tích logic Vẽ hình đơn giản tạo chữ nghệ thuật Word 1.1 Vẽ hình Word 1.1.1 Chế độ đồ họa Đây chức tương đối mạnh dễ sử dụng Word Sử dụng đồ hoạ tạo thêm khả soạn thảo văn bản, việc vẽ sơ đồ, hình vẽ trở nên dễ dàng Khi sử dụng chế độ đồ hoạ, cần đưa trang tài liệu chế độ trình bày trang trước in (Print Layout) Để mở chế độ đồ họa, ta chọn biểu tượng Drawing công cụ, chèn file ảnh Có thể sử dụng cơng cụ Shape để vẽ hình 1.1.2 Vẽ hình Word Sử dụng công cụ đồ hoạ Word để vẽ hình Khi chọn đối tượng đồ hoạ bất kỳ, xuất thực đơn Format cho đối tượng đồ họa Thanh công cụ đồ hoạ xuất với công cụ sau: Nhấn chuột vào để mở ứng dụng: - Group: nhóm hình vẽ thành nhóm - Ungroup: bỏ tạo nhóm - Regroup: tạo lại nhóm ban đầu sử dụng Ungroup - Order: chọn mục xuất lựa chọn: - Bring to Front: hình chọn nằm lên lớp (gồm nhiều hình chồng lên nhau) - Sent To Back: hình chọn nằm xuống lớp (gồm nhiều hình chồng lên nhau) - Bring Forward: hình chọn nằm lên lớp vẽ lớp - Sent Backward: hình chọn nằm xuống lớp vẽ lớp - Bring in Front To Text: nằm lên ký tự - Sent behind Text: nằm xuống ký tự - Grid: sử dụng điểm lưới - Rotate or Flip: xoay, lật hình vẽ - Align or Distribute: dóng hàng cho hình vẽ - Text wrapping: thay đổi chế độ văn xung quanh hình vẽ - Change AutoShape: thay đổi kiểu hình vẽ có sẵn 2/ Cơng cụ định dạng (bằng chuột) hình vẽ 3/ Dùng để quay hình (trừ Textbox) 4/ Auto Shapes: gồm mục chọn: Lines: kiểu đường vẽ Basic Shape: hình Block Arrow: kiểu mũi tên Flowchart: dạng hình cắt Star and Banner: kiểu dải băng Callout: kiểu thích 5/ Cơng cụ vẽ đường thẳng 6/ Công cụ vẽ mũi tên 7/ Công cụ vẽ hình chữ nhật, hình vng 8/ Cơng cụ vẽ hình elip, trịn 41 9/ Cơng cụ vẽ hộp văn (Textbox) 10/ Công cụ tạo chữ nghệ thuật (WordArt) 11/ Công cụ tô màu 12/ Công cụ tô viền 13/ Công cụ tô màu chữ 14/ Độ đậm nhạt đường viền 15/ Kiểu đường thẳng 16/ Kiểu mũi tên: áp dụng cho vẽ đường thẳng 17/ Cơng cụ tạo bóng cho hình 18/ Cơng cụ tạo hình khối 3D 1.2 Tạo chữ nghệ thuật 1.2.1 Hiệu ứng đặc biệt WordArt WordArt công cụ dùng để chèn kiểu chữ nghệ thuật • Chọn thực đơn Insert, công cụ Insert, mục Text chọn WordArt Khi xuất hộp hội thoại Word Art Gallery: - Kích chọn vào kiểu hiệu ứng (kiểu chữ nghệ thuật), nhấn OK, xuất hộp hội thoại Edit Word Art text: - Nhập nội dung cần trình bày vào phần “Your Text Here” (Lưu ý không nhập trước lên phần nhập nội dung văn bản) - Chọn kiểu chữ mục Font, chọn cỡ mục Size - Đặt kiểu chữ biểu tượng: B: chữ in đậm I: chữ in nghiêng Khi kiểu chữ nghệ thuật chèn vào đồng thời xuất cơng cụ WordArt hình 1.2.2 Trình bày kiểu chữ nghệ thuật: Kích chọn vào chữ nghệ thuật, Vào menu Insert chọn WordArt • Nhóm cơng cụ Text: Dùng để chỉnh sửa nội dung Wordart; đặt khoảng cách ký tự, xoay hướng Text • Nhóm cơng cụ Wordart styles: Trình bày kiểu chữ, màu sắc, kiểu hình dạng cho Wordart; Các kiểu nhóm hiệu ứng • Nhóm cơng cụ Shadow Effects: Tạo bóng, kiểu bóng choWordart • Nhóm cơng cụ 3D: Tạo hiệu ứng 3D • Nhóm cơng cụ Arrange: Trình bày vị trí Wordart xen lẫn với văn bản; Dóng hàng choWordart; xoay hướng Wordart • Size: Đặt kích cỡ cho Wordart 42 Chèn tranh, ảnh vào văn - Chọn vị trí cần chèn - Chọn Insert/ Pictures Khi xuất hộp hội thoại: Hộp thoại Insert Pictures xuất hiện, bạn mở đường link dẫn tới hình ảnh cần chèn, nhấp chuột để lựa chọn ảnh click Insert (như hình dưới) - Hồn tất Trình bày cho đối tượng đồ hoạ Kích chọn đối tượng đồ hoạ cần trình bày, 43 Chọn thực đơn Format kích nút phải chuột chọn lệnh Format… Khi xuất hộp hội thoại Format gồm nhãn: - Colors and Lines: Tô màu màu đường viền cho Object - Size: Kích cỡ Object - Layout (Wrapping): Trình bày vị trí Object đồ họa xen lẫn với văn - Picture: định dạng cho ảnh - Text box: định dạng cho Text box Thực hành Thực hành vẽ hình tạo chữ nghệ thuật Các bước thực - Bước 1: vào menu Insert chọn phần WordArt để viết chữ nghệ thuật - Bước 2: Trong danh sách hiển thị lựa chọn kiểu viết chữ nghệ thuật mà bạn muốn sử dụng Sau viết chữ vào nội dung Word - Bước 3: Sau hoàn tất Sinh viên thực hành Thực hành theo bước thực Những trọng tâm cần ý Trình bày cách thực hình vẽ đơn giản biết chèn tranh vào văn bản; Bài mở rộng nâng cao Thực hành chèn tranh ảnh vào văn Yêu cầu đánh giá kết học tập Nội dung: + Về kiến thức: Trình bày cách thực hình vẽ đơn giản biết chèn tranh vào văn bản; + Về kỹ năng: Tạo hình vẽ đơn giản biết chèn tranh vào văn bản; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc Phương pháp: + Về kiến thức: Được đánh giá hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm, vấn đáp + Về kỹ năng: Đánh giá kỹ thực hành qua tập MS Word + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp công việc 44 BÀI 6: TRỘN TÀI LIỆU TRONG MS WORD Mã MĐ14-06 Mục tiêu: - Thực thao tác trộn văn để phục vụ cho cơng tác văn phịng; - Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, kỹ làm việc khoa học: cẩn thận, tỉ mỉ, xác, phân tích logic; Nội dung chính: Chuẩn bị liệu nguồn tài liệu mẫu để trộn văn Khái niệm trộn văn Trộn văn chức kiến tạo tự động văn từ văn có sẵn Trộn văn thường dùng trường hợp muốn gửi thư, công văn, giấy mời, phiếu báo cho nhiều đối tượng khác với nội dung Các văn có sẵn bao gồm: Main Document: văn (thư từ, cơng văn ) Data File: file liệu nguồn, bao gồm số liệu trộn với văn để tạo văn theo ý muốn Các số liệu chia thành nhiều loại gọi trường (Field) Khi khởi tạo trộn, số liệu từ Data File trộn với Main Document để tạo văn trộn 1.1 Tạo liệu nguồn (Data file) Cách 1: Ta tạo liệu nguồn bảng, hàng bảng chứa tiêu đề tên trường (dùng để trộn liệu) Chú ý: Data File soạn thảo trực tiếp từ trang soạn thảo Winword tạo từ Data Form Winword Số liệu Data File ghi bảng Số cột bảng số trường tương ứng số liệu Trong bảng, hàng ghi tên trường tương ứng Các hàng từ thứ hai trở số liệu cụ thể trộn văn Như ta tạo Data File phương tiện soạn thảo thông thường Cách 2: Vào thực đơn Mailings Trong mục Start Mail Merge, chọn công cụ Start Mail Merge/Step by step Mail Merge Wizard Xuất hộp hội thoại Mail Merge: Để tạo Data File mới: - Trong hộp hội thoại Mail Merge Step of Select recipients: kích chọn Type a New list: - Kích tiếp nút Create: Xuất hộp hội thoại New Address List: Gõ nhập thông tin file liệu nguồn - Kích vào nút Customize: để thêm trường - Kích nút Save để ghi lại tên file 1.2 Tạo liệu mẫu để trộn văn Soạn thảo văn theo mẫu để trộn với file liệu nguồn Để tiến hành trộn văn bản, văn phải hồn thành chèn mã trộn vị trí tương ứng Các bước trộn văn • Vào thực đơn Mailings • Trong mục Start Mail Merge, chọn cơng cụ Start Mail Merge/Step by step Mail Merge Wizard Xuất hộp hội thoại Mail Merge: 45 Trong hộp thoại Mail Merge, bạn click vào Next: Starting document mục Step of để bắt đầu trình trộn thư mời Tại câu hỏi How you want to set up your letters?, bạn tích vào Use the current document Rồi sau đó, bạn click chuột vào Next: Select recipients 46 Trong mục Select recipients, bạn tích vào Use an existing list Cịn mục Use an existing list, bạn click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời Chọn file Excel cần sử dụng click Open Hộp thoại Select Table ra, bạn chọn vào sheet chứa liệu cần sử dụng (trong file Excel chứa sheet) click chọn OK Trong giao diện Mail Merge Recipients, bạn lựa chọn đối tượng cần mời chọn hết click OK Bước bạn cần đặt trỏ văn vào vị trí cần chèn thơng tin, vào Insert Merge Field chọn trường liệu cần chèn vào Sau chèn xong, bạn click vào Preview Results để xem kết 47 Chú ý: Data File soạn thảo trực tiếp từ trang soạn thảo Winword tạo từ Data Form Winword Số liệu Data File ghi bảng Số cột bảng số trường tương ứng số liệu Trong bảng, hàng ghi tên trường tương ứng Các hàng từ thứ hai trở số liệu cụ thể trộn văn Như ta tạo Data File phương tiện soạn thảo thông thường Thực hành Thực hành trộn văn Các bước thực - Bước 1: mở file Word chứa nội dung thư mời, click tiếp vào menu Mailings - Bước 2: Các bạn click chọn vào biểu Start Mail Merge chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard - Bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, bạn click vào Next: Starting document mục Step of để bắt đầu trình trộn thư mời - Bước 4: Tại câu hỏi How you want to set up your letters?, bạn tích vào Use the current document Rồi sau đó, bạn click chuột vào Next: Select recipients - Bước 5: Trong mục Select recipients, bạn tích vào Use an existing list Cịn mục Use an existing list, bạn click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời - Bước 6: Chọn file Excel cần sử dụng click Open - Bước 7: Hộp thoại Select Table ra, bạn chọn vào sheet chứa liệu cần sử dụng (trong file Excel chứa sheet) click chọn OK - Bước 8: Trong giao diện Mail Merge Recipients, bạn lựa chọn đối tượng cần mời chọn hết click OK - Bước 9: Bước bạn cần đặt trỏ văn vào vị trí cần chèn thơng tin, vào Insert Merge Field chọn trường liệu cần chèn vào - Bước 10: Sau chèn xong, bạn click vào Preview Results để xem kết - Bước 11: Bước cuối này, bạn click chuột vào Finish & Merge chọn tuỳ chọn sau: • Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân • Print Documents: In tài liệu 48 • Sent E-mail Masages: Gửi qua email Sinh viên thực hành Thực hành theo bước thực Những trọng tâm cần ý Trình bày thao tác trộn văn để phục vụ cho cơng tác văn phịng; Bài mở rộng nâng cao Thực hành trộn văn với 100 liệu Yêu cầu đánh giá kết học tập Nội dung: + Về kiến thức: Trình bày thao tác trộn văn để phục vụ cho cơng tác văn phịng; + Về kỹ năng: Thực thao tác trộn văn để phục vụ cho cơng tác văn phịng; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp công việc Phương pháp: + Về kiến thức: Được đánh giá hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm, vấn đáp + Về kỹ năng: Đánh giá kỹ thực hành qua tập MS Word + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc 49 BÀI 7: IN TÀI LIỆU TRONG MS WORD Mã MĐ14-07 Mục tiêu: - Thực thao tác đặt mật cho file văn bản; - Chọn lựa chế độ hiệu chỉnh trước in ấn; - Làm tốt thao tác in văn giấy; - Hình thành tư khoa học, phát triển lực làm việc theo nhóm Định dạng trang in 1.1 Thiết lập Page Setups Chọn Menu Page Layout, Chọn lệnh Page Setup (kích chọn vào biểu tượng ô vuông nhỏ bên phải phía hộp thoại Page Setup) Xuất hộp thoại Page Setup: Margins: đặt lề cho trang giấy Orientation: Để chọn chiều in khổ giấy Nếu Portrait – in theo chiều dọc, Lanscape – in theo chiều ngang khổ giấy; Size: Chọn khổ giấy ( cỡ giấy) Mở hộp thoại Page setup với nhiều tuỳ chọn a Đặt lề (nhãn Margin) Lề trang giấy khoảng cách tính từ mép giấy tới nội dung trang Để đặt lề cho trang, bạn vào ribbon Layout Tại đây, group Pagr setup bạn chọn thẻ Margin Thẻ Margin: Cho phép thiết lập lề trang in 50 - Top: khoảng cách từ đầu văn đến mép giấy Bottom: khoảng cách từ cuối văn đến mép giấy Left: khoảng cách từ hàng bên trái văn đến mép giấy bên trái Right: khoảng cách từ hàng cuối bên phải văn đến mép giấy bên phải - Gutter: đặt lề tài liệu sử dụng cần đóng thành hay tập (khoảng cách trừ làm gáy sách) - Gutter Position: Chọn vị trí đặt gáy sách phía hay bên trái - Trong mục Orientation: xoay hướng giấy in (ngang, doc) 51 - Mục Pages: Lựa chọn trang đơn hay trang đối xứng - Apply To: phạm vi áp dụng (toàn văn hay từ vị trí trỏ trở đi) b Lựa chọn cỡ giấy cài đặt nguồn giấy in (nhãn Paper) - Paper Size: kiểu trang in (khổ giấy: A3, A4 ) - Width: độ rộng trang in - Height: chiều cao trang in - Apply To: áp dụng từ vị trí trỏ (This Point Forward) hay toàn văn (Whole Document) c Thiết lập lề công cụ thước kẻ - Đưa trỏ chuột vào phần màu ghi màu trắng thước để trỏ xuất dạng «, sau giữ chuột kéo để đặt lề - Phần màu ghi màu trắng thước có tam giác để điều chỉnh dòng Nếu di chuyển tam giác phía cách kích chuột kéo tất dòng đầu đoạn văn thay đổi, cịn thay đổi tam giác phía tất dòng lại văn thay đổi theo 1.2 Thiết lập tiêu đề trên, tiêu đề cho trang văn Khái niệm: Tiêu đề đầu cuối trang phần văn in đầu cuối trang, lặp lặp lại giống trang, thường dùng để đặt tên cho tập tài liệu, tên tác giả, số trang Cách đặt tiêu đề: - Chọn thực đơn Insert, chọn mục Header Footer, xuất hộp Header Footer - Nhập chữ vào phần Header để đặt tiêu đề đầu trang - Chọn biểu tượng Footer để đặt tiêu đề cuối trang In tài liệu 2.1 Xem tài liệu trước in Kích chuột lên biểu tượng Print Preview chọn Office Button, chọn Print Preview Màn hình Preview xuất hiện: - Magnifier: chọn biểu tượng để chuyển đổi chế độ xem chế độ chỉnh sửa văn hình Preview - One Page: xem trang - Multiple Page: xem nhiều trang - Print: chọn biểu tượng để in tài liệu - Chọn Close để đóng chế độ Preview 2.2 In tài liệu Muốn in tài liệu với mục Word, chọn biểu tượng Print công cụ Để xác lập thông số chi tiết, chọn Print Office Button (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P) Hộp thoại Print xuất hiện: • Print What: - Document: in toàn tài liệu - Summary Info: in thơng tin tóm tắt - Annotations: in thích • Copies: số cần in trang in • Page Range: định trang in: - All: in toàn tài liệu - Current Page: in trang thời có trỏ - Selection: in phần định dạng 52 - Page: in số trang định (VD: in từ trang đến trang 5, ta gõ: 2-5; in trang 6, 8, 10 ta gõ: 6, 8, 10) • Nhấn OK để tiến hành in sau xác lập thông số Thực hành Thực hành định dạng trang in Các bước thực - Bước 1: chọn thẻ Layout Ở nhóm tính Page Setup - Bước 2: Trong mục Page size chọn khổ giấy A4 Cuối nhấn OK để lưu kết thúc - Bước 3: lần bạn chọn thẻ Layout, nhấn vào biểu tượng Margins - Bước 4: Lúc thể thay đổi lại kích thướt lại cho theo yêu cầu - Bước 5: nhấn Ok để áp dụng thay đổi cho văn Hoặc bạn nhấn vào Set As Default, chọn Yes để chọn thiết lập cho tất văn sau Sinh viên thực hành Thực hành theo bước thực Những trọng tâm cần ý Trình bày chế độ hiệu chỉnh trước in ấn; Bài mở rộng nâng cao Thực hành thiết lập máy in Yêu cầu đánh giá kết học tập Nội dung: + Về kiến thức: Trình bày chế độ hiệu chỉnh trước in ấn; + Về kỹ năng: Thực được chế độ hiệu chỉnh trước in ấn; + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp cơng việc Phương pháp: + Về kiến thức: Được đánh giá hình thức kiểm tra viết, trắc nghiệm, vấn đáp + Về kỹ năng: Đánh giá kỹ thực hành qua tập MS Word + Năng lực tự chủ trách nhiệm: Tỉ mỉ, cẩn thận, xác, ngăn nắp công việc Điều kiện dự thi kết thúc mơ đun 53 - Điều kiện để hồn thành mô đun để dự thi kết thúc mô đun: + Người học tham dự 70% thời gian học lý thuyết đầy đủ học tích hợp, học thực hành, thực tập + Điểm trung bình chung điểm kiểm tra đạt từ 5,0 điểm trở lên theo thang điểm 10; + Người học có giấy xác nhận khuyết tật theo quy định hiệu trưởng xem xét, định ưu tiên điều kiện dự thi sở sinh viên phải bảo đảm điều kiện điểm trung bình điểm kiểm tra + Số lần dự thi kết thúc mô đun theo quy định khoản Điều 13 Thông tư 09/2017/TT-BLĐTBXH, ngày 13 tháng năm 2017 - Điều kiện để công nhận, cấp chứng nhận đạt mô đun đào tạo: Người học công nhận cấp chứng nhận đạt mơ đun có điểm trung bình mô đun theo thang điểm 10 đạt từ 4,0 trở lên 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] TG Hoàng Đức Hải, Giáo trình “Lý thuyết thực hành Tin học văn phòng – Tập 2: Word XP”, NXB Lao động xã hội, 2006 [2] Công Tuân – Thanh Hải, Giáo trình học nhanh Word 2007, Nhà xuất Văn hố thơng tin, 2007 [3] TG Vũ Gia Khánh, Giáo trình “Sử dụng khai thác Word”, Nhà xuất Giáo dục, 2007 [4] Giáo trình “Tin học văn phịng”, https://www.kynangmoi.info, 2021 [5] Phạm Quang Huy, Phạm Quang Huấn, Hướng Dẫn Sử Dụng Microsoft Office, Nhà xuất Thanh Niên, 2020 55