GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô
Trang 2thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm
L
LỜỜIIGGIIỚỚIITTHHIIỆỆUU
Trong cơng tác quản lý nhà nước nói chung, để truyền đạt các thông tin trong hoạt động quản lý và ra những quyết định quản lý có hiệu lực và hiệu quả cần phải sử dụng các hình thức văn bản quản lý khác nhau Văn bản quản lý được các cơ quan sử dụng làm phương tiện hữu hiệu để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao
Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo ngành Kế toán tin học và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường
Nội dung cơ bản của giáo trình gồm: 5 bài như sau: Chương 1: Những quy định chung về văn bản Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Chương 3: Văn bản quy phạm pháp luật
Chương 4: Văn bản hành chính Chương 5: Văn bản hợp đồng
Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hồn thiện
Xin trân trọng cảm ơn
Tham gia biên soạn
Trang 31 Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) 5
1.1 Khái niệm 5
1.2 Đặc điểm 6
2 Văn bản quản lý nhà nước 6
2.1 Khái niệm 6
2.2 Đặc điểm 6
3 Phân loại văn bản 6
3.1 Theo hiệu lực pháp lý 6
3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010 7
3.3 Theo nội dung 8
3.4 Theo nguồn gốc văn bản 8
3.5 Theo phạm vi sử dụng 8
4 Chức năng của văn bản 8
4.1 Chức năng thông tin 8
4.2 Chức năng pháp lý 9
4.3 Chức năng quản lý và điều hành 9
4.4 Chức năng văn hoá xã hội 10
4.5 Chức năng thống kê 10
4.6 Chức năng sử liệu 10
5 Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản 10
5.1 Yêu cầu về hình thức 10
5.2 Yêu cầu về nội dung 11
5.3 Yêu cầu về thời gian 12
5.4 Yêu cầu về ngôn ngữ văn phong 12
6 Vai trò, ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 12
6.1 Vai trò 12
6.2 Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản 13
7 Quy trình soạn thảo văn bản 13
1 Thể thức của văn bản 15
1.1 Khái niệm thể thức văn bản 15
1.2 Các thành phần thể thức của văn bản 15
1.3 Tác dụng của thể thức văn bản 15
2 Kỹ thuật trình bày văn bản 16
2.1 Phơng chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản 16
2.2 Các thành phần thể thức văn bản 17
CHƯƠNG 3: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT 35
1 Khái niệm và đặc trưng của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) 35
1.1 Khái niệm 35
1.2 Đặc điểm 35
2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL 36
2.1 Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức 36
Trang 44 Các hình thức văn bản QPPL 38
4.1 Một số văn bản QPPL của chính phủ 38
4.2 Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ 38
4.3 Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ 38
4.4 Các văn bản pháp quy liên ngành 39
4.5 Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp địa phương 39
4.6 Các văn bản do Quốc hội ban hành 40
5 Phương pháp soạn thảo các văn bản pháp quy 40
5.1 Nghị quyết 40
5.2 Quyết định 43
5.3 Chỉ thị 47
5.4 Thông tư 48
CHƯƠNG 4: VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 50
1 Khái niệm và đặc điểm văn bản hành chính 50
1.1 Khái niệm 50
1.2 Đặc điểm 50
2 Các hình thức của văn bản hành chính 51
3 Phương pháp soạn thảo một số văn bản hành chính thơng dụng 52
3.1 Cơng văn 523.2 Thơng Báo 583.3 Tờ Trình 633.4 Báo cáo 653.5 Biên bản 704 Thực hành 755 Kiểm tra 76CHƯƠNG 5: VĂN BẢN HỢP ĐỒNG 771 Văn bản hợp đồng kinh tế 77
1.1 Khái niệm hợp đồng kinh tế (HĐKT) 77
ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình 81
1.2 Cơ cấu của một HĐKT 81
1.3 Phụ lục hợp đồng và các văn bản bổ sung hợp đồng 82
1.4 Nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ và văn phạm trong văn bản HĐKT 84
2 Hợp đồng lao động 85
2.1 Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng lao động (HĐLĐ) 85
2.2 Nguyên tắc giao kết HĐLĐ 86
2.3 Quy định về thực hiện HĐLĐ 87
2.4 Quy định về chấm dứt HĐLĐ 88
3 Thực hành 89
4 Kiểm tra 93
Trang 5tập: 15 giờ; Kiểm tra: 3 giờ)
Vị trí, tính chất của mơn học:
- Vị trí: Là mơn học cơ sở của nghề kế toán doanh nghiệp, được bố trí giảng dạy đồng thời với các mơn cơ sở của nghề
- Tính chất: Soạn thảo văn bản là môn học bắt buộc giúp học sinh sau khi tốt nghiệp soạn thảo được các loại văn bản liên quan đến nghề như: cơng văn, tờ trình, biên bản nghiệm thu, thanh quyết tốn các cơng trình, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, đơn từ
Mục tiêu môn học:
- Kiến thức:
+ Phân biệt được các loại văn bản: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản hợp đồng
+ Xác định được hình thức,nội dung và quy trình soạn thảo văn bản
+ Liên hệ với thực tiễn vận dụng kiến thức đã học soạn thảo một số văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thơng dụng và các văn bản hợp đồng
- Kỹ năng:
+ Phân loại được các loại văn bản
+ Thực hiện được phương pháp, kỹ thuật soạn thảo các loại văn bản thông dụng: công văn, tờ trình, lập các biên bản nghiệm thu, thanh quyết tốn các cơng trình, thảo các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các đơn từ khác
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Trang 6- Đánh giá được vai trò,chức năng của văn bản và hệ thống văn bản không thể thiếu được trong quản lý nhà nước và là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội
- Xác định được hình thức nội dung,quy trình soạn thảo văn bản
- Phân loại được hê thống văn bản theo nội dung, hình thức, chức năng khác nhau của văn bản
- Thực hiện được một số thể thức văn bản theo mẫu trình bày tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992
- Tuân thủ quy trình soạn thảo văn bản cả về hình thức và nội dung của văn bản
Nội dung chính:
1 Khái niệm, đặc điểm của văn bản (VB) 1.1 Khái niệm
Văn bản còn được hiểu theo nhiều cách khác: - Theo nghĩa rộng:
Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng các ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định (ngôn ngữ được ghi lại dưới dạng chữ chữ viết)
Với cách hiểu rộng như vậy, văn bản còn có thể gọi là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ (chủ yếu là chỉ chữ viết)
- Theo nghĩa hẹp:
Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn giấy tờ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
+ Công văn dùng để chỉ các văn bản do các cơ quan, xí nghiệp ban hành theo một thể thức nhất định (tức là phải tuân theo những quy định nhất định về hình thức và nội dung của văn bản): Quốc hiệu, cơ quan ban hành,số, kí hiệu, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ kí, con dấu cơ quan…
+ Giấy tờ là những văn bản hình thành trong các cơ quan, xí nghiệp nhưng nó khơng phải là cơng văn (tức là nó khơng theo thể thức chung) như: đơn từ của cá nhân, những loại sổ sách…
Trang 7Văn bản có những đặc điểm cơ bản sau:
- Văn bản phải được thể hiện bằng ngôn ngữ viết thông qua hệ thống kí hiệu, kí tự nhất định
- Ngơn ngữ viết, các kí hiệu, kí tự phải được thể hiện trên một chất liệu chuyên môn nhất định (vật liệu ghi tin)
- Thể hiện ý chí của chủ thể ban hành hướng tới chủ thể tiếp nhận
- Văn bản có nội dung và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực của đời sống xã hội mà nó phản ánh
2 Văn bản quản lý nhà nước 2.1 Khái niệm
Văn bản quản lí Nhà nước là loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lí do các chủ thể quản lí Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, hình thức, thủ tục pháp luật quy định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ theo định hướng xã hội chủ nghĩa
2.2 Đặc điểm
- Chủ thể ban hành : Các cơ quan quản lí Nhà nước
Văn bản quản lý Nhà nước là các văn bản luật, dưới luật, và các văn bản khác do các cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước (Bộ máy nhà nước cộng hoà XHCNVN theo hiến pháp 1992 gồm: Quốc hội, Uỷ ban thường vụ quốc hội; chủ tịch nước; Chính phủ; và các cơ quan trung ương của chính phủ; Tồ án nhân dân; Viện kiểm sát nhân dân và Hội đồng nhân dân, UBND) ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được Nhà nước giao
- Cơ chế ban hành: Văn bản quản lí Nhà nước được ban hành theo hình thức, thủ tục pháp luật quy định
3 Phân loại văn bản 3.1 Theo hiệu lực pháp lý
a Văn bản quy phạm pháp luật
Trang 8b Văn bản cá biệt
Văn bản cá biệt là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định, đưa ra các quy tắc xử sự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng nhằm giải quyết cơng việc cụ thể, phù hợp với chức năng quyền hạn
Gồm : Quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, điều lệ, quy chế, quy định
Ví dụ: Quyết định của Bộ trưởng Bộ nông nghiệp & Phát triển nông thôn về việc khen thưởng các đơn vị, cá nhân có thành tích cao trong công tác thi đua trong năm học 2015-2016
c Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là loại văn bản mang thơng tin, điều hành, thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép các công việc trong các cơ quan tổ chức
Gồm: Kế hoạch, quy hoạch, chương trình, chiến lược, đề án, thơng báo, báo cáo, cơng văn, tờ trình, giấy mời, biên bản…
Ví dụ: Thơng báo tuyển dụng viên chức năm 2016 của trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô
d Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là văn bản thể hiện chun mơn nghiệp vụ mang tính chất
đặc thù của một ngành hoặc một lĩnh vực công tác nhất định
Gồm: Quy định, quyết định, công văn, các hóa đơn, séc, văn bằng, chứng chỉ Ví dụ:
Văn bản ngoại giao: Công hàm, hiệp định, hiệp ước…
Văn bản tài chính: Phiếu thu, phiếu chi, báo cáo quyết toán… Văn bản tư pháp: Cáo trạng, quyết định khởi tố, án văn…
3.2 Theo tính chất sử dụng: Theo NĐ 09/2010
Trang 9đã được cấp có thẩm quyền xác nhận
3.3 Theo nội dung
- Văn bản kinh tế: về thị trường chứng khoán, đất đai… - Văn bản ngoại giao
- Văn bản kỹ thuật: về xây dựng nhà cửa, cầu đường, trắc địa, thủy văn…
3.4 Theo nguồn gốc văn bản
- Văn bản đi: Văn bản mà cơ quan đơn vị ban hành gửi đi, các cơ quan khác là đối tượng tiếp nhận
- Văn bản đến: Gồm các văn bản do đơn vị cơ quan khác ban hành gửi tới
- Văn bản lưu hành nội bộ: Văn bản ban hành chỉ sử dụng trong cơ quan đó khơng gửi đi, khơng có giá trị ngoài cơ quan
3.5 Theo phạm vi sử dụng
- Văn bản mang tính chất mật: Sử dụng trong phạm vi hẹp, có nội dung bí mật nhà nước, cơ quan kinh tế, chính trị, quốc phòng… ở các mức độ: mật tuyệt mật
- Văn bản sử dụng rộng rãi: Phổ biến cho mọi đối tượng tiếp nhận 4 Chức năng của văn bản
4.1 Chức năng thông tin
Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, như vậy chức năng thơng tin có ở tất cả các loại văn bản Đây là chức năng được nói đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất bởi vì thơng qua chức năng này các chức năng khác mới được thể hiện
Thông tin chứa trong văn bản quản lí Nhà nước khác với mọi dạng thơng tin khác: Nó là thơng tin mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người đến hành động do Nhà nước đặt ra
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua mấy mặt sau: + Ghi lại các thông tin quản lý;
+ Truyền đạt các thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thông quản lý hay từ cơ quan đến cá nhân;
Trang 10Thông tin trong văn bản phải thoả mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời
4.2 Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản Quản lí Nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản Quản lí Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật); nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ chính sách Tất cả các điều ấy làm cơ sở cho các cơ quan Nhà nước thực thi công vụ
Chức năng pháp lí của văn bản nó cho phép trong trật tự pháp lí của nó thì cơng dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân Mặt khác chức năng này làm cơ sở để tổ chức bộ máy Nhà nước, đề xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan trong bộ máy
Có thể hiểu một cách ngắn gọn chức năng pháp lí của văn bản là:
- Nó làm căn cứ cho hoạt động quản lý, đồng thời làm sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà các cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lí lĩnh vực ấy
- Nó là cơ sở pháp lí để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Chức năng này được thể hiện ở những phương diện dưới đây:
- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp tồn tại trong xã hội
- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý NN và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành
4.3 Chức năng quản lý và điều hành
Trang 11ghi lại và truyền bá những truyền thống văn hóa giữa các thế hệ, giữa các quốc gia Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và cải tạo xã hội, văn bản quản lý nhà nước có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu sắc
Văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi thời điểm cụ thể
4.5 Chức năng thống kê
Văn bản quản lý Nhà nước khi được sử dụng vào mục đích thống kê thì những thông tin thống kê, các số liệu thống kê có ý nhgiã to lớn giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt, phân tích tình hình, kiểm tra chất lượng và hiệu quả cơng việc trong q trình quản lý Văn bản là cơng cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề xã hội…
4.6 Chức năng sử liệu
Văn bản là một công cụ để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, một cơ quan tổ chức Có thể nói văn bản là một cơng cụ khách quan để nghiên cứu về
q trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia
Văn bản phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản Thông qua hệ thống văn bản người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội của thời điểm ban hành văn bản Chúng như những bức tranh lịch sử phán ánh thực tại xã hội Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ qua thời gian, trở thành những vật chứng sử liệu quan trọng
5 Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản 5.1 Yêu cầu về hình thức
- Đúng với thể thức quy định (đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc và bổ sung nếu có, thiết lập và bố trí các yếu tố đúng theo quy định hiện hành)
Trang 124 Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung 6 Nội dung của văn bản
7 Chức vụ, họ tên chữ ký của người có thẩm quyền 8 Dấu của cơ quan ban hành văn bản
9 Nơi nhận
- Bố cục cân đối, hài hoà
- Đánh máy, sao in sạch sẽ khơng sai sót về lỗi chính tả
5.2 Yêu cầu về nội dung
Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
a Đúng đắn về mặt chính trị
- Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước - Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức
b Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý - Đúng thẩm quyền ban hành
- Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật - Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân
- Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống
- Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia c Đảm bảo tính đại chúng
- Phù hợp với người đọc, người nghe
Trang 13- Phong cách ngôn ngữ sử dụng : Hành chính * Đặc trưng: + Tính chính xác + Tính phổ thơng đại chúng + Tính khách quan, phi cá tính + Tính khn mẫu + Tính nghiêm trang, lịch sự, nhã nhặn * Ngơn ngữ:
+ Dùng ngơn ngữ chính thức của cả nước là chủ yếu (tiếng việt) + Không dùng tiếng địa phương, từ lóng, từ cổ
+ Dùng từ nước ngồi, ngơn ngữ dân tộc chỉ khi từ ấy chưa phiên âm ra tiếng việt + Dùng từ chuyên môn khi đối tượng thi hành là các nhà chun mơn Cịn văn bản được ban hành rộng rãi phải được giải thích, trích dẫn rõ ràng
* Dùng từ ngữ: Chuẩn xác về nghĩa
+ Không sử dụng từ nhiều nghĩa, từ có nghĩa bóng, từ thừa, từ lặp, từ lóng, từ thơng tục, từ hoa mỹ, khoa trương
+ Thận trọng khi sử dụng từ Hán việt, từ địa phương, hư từ tình tháI, từ chuyển nghĩa
+ Khơng sử dụng câu cầu khiến ở dạng rõ dấu hiệu hình thức (hãy, đừng, chớ) + Sử dụng câu cầu khiến ở dạng khơng rõ dấu hiệu hình thức (đề nghị, yêu cầu + Không dùng câu hỏi, câu cảm
+ Viết câu đủ thành phần nội dung + Diễn đạt chính xác
+ Đảm bảo logic
+ Đánh dấu câu đúng quy đinh về chức năng ngữ pháp
Trang 14công điện phải gửi công văn kèm theo tới nơi nhận
- VB luôn là phương tiện thơng tin chính thức của cơ quan Nhà nước, các tổ chức và của cá nhân
- VB được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực KHKT, PL, VHNT và trong đời sống hàng ngày
- VB có khả năng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của xã hội, xây dựng, giữ gìn hay phá vỡ các chế định xã hội khác nhau
- Trong hoạt động quản lý NN, quản lý XH thì VB là phương tiện khơng thể thiếu
6.2 Ý nghĩa của việc soạn thảo văn bản
- Hình thành nên các văn bản đồng nhất tuân theo những quy định, mẫu hóa của
nhà nước
- Các văn bản soạn thảo theo quy định sẽ giúp người nhận dễ dàng tiếp nhận được văn bản và hiểu được nội dung mà văn bản cần chuyển tải
- Soạn thảo văn bản theo quy định sẽ giúp cho việc phân loại và xử lý văn bản được diễn ra nhanh chóng dễ dàng
7 Quy trình soạn thảo văn bản Bước 1: Thảo văn bản
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo
- Thu thập thông tin chuẩn bị soạn thảo - Soạn thảo văn bản
Bước 2: Duyệt văn bản
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung hoàn thiện bản thảo đã soạn
- Các đơn vị soạn thảo trình bản dự thảo VB lên cấp trên hoặc tập thể cá nhân xem
xét bổ sung
+ Lãnh đạo phụ trách trực tiếp (Trưởng, phó) duyệt bản thảo trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan
Trang 15- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định
Bước 4: Ký văn bản để ban hành
- Ký văn bản: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức
- Đóng dấu vào văn bản
- Kiểm tra văn bản trước khi ban hành: nội dung và các thành phần thể thức - Làm thủ tục chuyển phát văn bản
Mẫu trình bày: Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 Mẫu 1: Mẫu trình bày cơng văn
Mẫu 2: Mẫu trình bày văn bản có tên loại
Trang 16- Xác định được vị trí của các thành phần thể thức trong văn bản
- Nắm được nội dung và cách trình bày các thành phần thể thức của văn bản
Nội dung chính: 1 Thể thức của văn bản
1.1 Khái niệm thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định (Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
1.2 Các thành phần thể thức của văn bản
- Quốc hiệu
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản - Số, ký hiệu của văn bản
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Trích yếu nội dung cơng văn hành chính - Nội dung văn bản
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền - Dấu của cơ quan, tổ chức
- Nơi nhận
- Dấu chỉ mức độ mật - Dấu chỉ mức độ khẩn
- Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
Trang 17người ký văn bản
- Nâng hiệu xuất soạn thảo, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành
- Tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản
2 Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác
2.1 Phơng chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, định lề và đánh số trang văn bản
- Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phơng chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
- Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5)
- Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài)
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng)
Trang 18- Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư số 01/2011 (Phụ lục II) Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên
2.2 Các thành phần thể thức văn bản 2.2.1 Quốc hiệu, tiêu ngữ
a Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:
“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
b Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải
Dịng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình
bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dịng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dịng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn
2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a Thể thức
Trang 19tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
TỈNH NGHỆ AN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ:
UBND TỈNH QUẢNG BÌNH
SỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC
b Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ơ số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dịng
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dịng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dịng đơn
2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản
Trang 20- Ký hiệu của văn bản
+ Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND + Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo cơng văn đó (nếu có), ví dụ:
Cơng văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phịng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC
Cơng văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB
Công văn của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa - xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Cơng văn của Sở Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển cơng chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤ
HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Trang 21Việc ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn
Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu
b Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ơ số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ:
Số: 15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
*Đối với văn bản QPPL
Số:… /Năm BHVB/ Tên loại VB-Tên cơ quan BHVB Ví dụ: Số : 60/2006/QĐ-BXD
Số : 367 /2006/NĐ-CP
*Đối với văn bản cá biệt, hành chính thơng thường (VB có tên loại.)
Số:……./Tên loại văn bản- Tên cơ quan BHVB
Ví dụ: Quyết định khen thưởng của Trường A Số: 10/QĐ-A
*Đối với văn bản hành chính thơng thường (VB khơng có tên loại)
Số:………./Tên cơ quan BHVB- Tên đơn vị soạn thảo Ví dụ:
- Cơng văn của Cục Quản lý nhà trực thuộc Bộ Xây dựng soạn thảo Số: 01 / BXD-QLN
2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a Thể thức
Trang 22chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
- Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực
Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội,
Văn bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở
tại thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam
(có trụ sở tại thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa): Khánh Hòa,
Văn bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã
Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+ Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc
thành phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+ Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh
(có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ
Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm
Đồng,
Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng,
ban thuộc thành phố: TP Hà Tĩnh,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các
phịng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn,
Trang 23Văn bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim
Liên,
Văn bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP Hà Nội):
Phường Điện Biên Phủ,
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Tam Điệp, ngày 27 tháng 12 năm 2016 Quận 1, ngày 10 tháng 12 năm 2016
b Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dịng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu
2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
a Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản
b Kỹ thuật trình bày
Trang 24QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ
Trích yếu nội dung cơng văn được trình bày tại ơ số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2018
2.2.6 Nội dung văn bản
a Thể thức
- Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: + Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
+ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật;
+ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
+ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
+ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết) Đối với thuật ngữ chun mơn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
+ Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
+ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó;
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính
Trang 25Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
+ Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
+ Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
b Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ơ số 6
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
+ Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dịng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
Trang 26+ Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dịng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
+ Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
+ Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
+ Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; + Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
2.2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a Thể thức
- Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
+ Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN TM ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Trang 27Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
+ Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
TL CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG
+ Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHỊNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
- Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; khơng ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Trần Văn B
Trang 28ban, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ:
TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B
KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C
- Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm
b Kỹ thuật trình bày
- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ơ số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ơ số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ơ số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ơ số 7c - Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
+) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái
+) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo
Trang 29Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen
2.2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức
- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ơ số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản
2.2.9 Nơi nhận
a Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản
Trang 30Nơi nhận được trình bày tại ơ số 9a và 9b
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dịng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối dịng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dịng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với cơng văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dịng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm
2.2.10 Các thành phần thể thức khác
1 Phụ lục
a) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về Phụ lục đó Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã
b) Từ “Phụ lục” và số thứ tự của Phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
Trang 31Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theo văn bản số / - ngày tháng năm ) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này
d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen
đ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục
e) Mẫu trình bày phụ lục văn bản thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định này
2 Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành a) Dấu chỉ độ mật
Việc xác định và đóng dấu chỉ độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu tài liệu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định hiện hành Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu tài liệu thu hồi được khắc sẵn theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước Dấu chỉ độ mật được đóng vào ơ số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi được đóng vào ơ số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x 8 mm, 40 mm x 8 mm và 20 mm x 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ơ số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi
Trang 32Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
3 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ơ số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng
4 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax
Các thành phần này được trình bày tại ơ số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
Trang 34Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung cơng văn hành chính 6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ
Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
* NHỮNG YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN
- Nắm vững đường lối chính sách của Đảng để thể chế hố chính sách thành pháp luật
- Văn bản được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi tác động
- Nắm vững nội dung, phương thức giải quyết công việc đưa ra phải rõ ràng, phù hợp với pháp lệnh hiện hành, thiết thực và đáp ứng nhu cầu thực tế và có tính khả thi
Câu hỏi ơn tập:
Câu 1: văn bản là gì? Hãy nêu các đặc điểm của văn bản Câu 2: Hãy trình bày vai trị và tác dụng của văn bản
Trang 35Câu 4: Hãy nêu các loại văn bản thường được dùng trong xã hội, trong cơng tác kế tốn loại văn bản nào được sử dụng nhiều nhất?
Câu 5: Thể thức của văn bản là gì? Hãy trình bày các yếu tố trong phần thể thức của văn bản Tại sao phải ban hành văn bản theo đúng thể thức?
Trang 36CHƯƠNG 3: VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
Mã chương: MH10.03
Mục tiêu bài học:
- Xác định được thế nào là văn bản quy phạm pháp luật, ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản quy phạm pháp luật
- Phân biệt được văn bản quy phạm pháp luật với các loại văn bản khác - Phân biệt được các loại văn bản quy phạm pháp luật
- Viết được các văn bản quy phạm pháp luật theo đúng những yêu cầu về nội dung và hình thức của văn bản quy phạm pháp luật nơi mình cơng tác như:quyết đinh, chỉ thị hoặc thơng tư
- Tn thủ quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
- Hợp tác với các bộ phận có liên quan để soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật
Nội dung chính:
1 Khái niệm và đặc trưng của văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) 1.1 Khái niệm
Hiện nay văn bản quy phạm pháp luật còn được hiểu dưới nhiều quan niệm khác nhau, tuy nhiên các quan niệm đều có những điểm chung được thể hiện dưới quan
niệm sau:
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần và được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa
1.2 Đặc điểm
- Do các CQNN có thẩm quyền ban hành - Chứa các quy tăc xử sự chung của cộng đồng
- Xác lập và điều chỉnh các mối quan hệ pháp lí trong q trình quản lí
- Mang tính quyền lực đơn phương (Quyền lực một phía, có sự áp đặt của Nhà nước)
Trang 37- Được nhà nước đảm bảo thi hành bằng các biện pháp + Tuyên truyền, giáo dục, thuyết phục
+ Tổ chức, hành chính, kinh tế
+ Cưỡng chế bắt buộc thi hành và có quy định chế tài đối với người có hành vi vi phạm
- Nội dung, thể thức theo quy định của pháp luật
- Có hiệu lực thường xuyên trong khoảng thời gian tương đối lâu dài cho đến khi bị bãi bỏ ( Được áp dụng nhiều lần)
2 Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản QPPL
2.1 Văn bản là cơ sở đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức
Thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước chủ yếu bằng văn bản Thông qua văn bản các đơn vị có thể thu thập những thơng tin cần thiết cho hoạt động hàng ngày của đơn vị, tạo điều kiện cho hoạt động có hiệu quả nhất Thơng tin bao gồm: + Các thông tin về chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến mục tiêu và phương hướng của cơ quan;
+ Thông tin về nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của cơ quan;
+ Thông tin về đối tượng bị quản lý, về sự biến động của cơ quan, chức năng quyền hạn của cơ quan;
+ Thông tin về các kết quả đạt được trong quản lý
2.2 Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, điều hành hoạt động
Trong quản lý thì truyền đạt địi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng Nhưng phải truyền đạt như thế nào để các đối tượng bị quản lý hiểu, thông suốt nhiệm vụ nếu không sẽ khó khăn cho thực hiện, hiệu quả thấp
Hệ thống văn bản giúp cho truyền đạt thông tin quản lý một cách rộng rãi, đồng loạt và có độ tin cậy cao
Truyền đạt quyết định và sử dụng văn bản như một phương tiện để truyền đạt là khía cạnh quan trọng của việc tổ chức khoa học lao động quản lý Văn bản giúp cho các nhà quản lý tạo các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan Hướng hoạt động của các thành viên vào mục tiêu trong quản lý
2.3 Văn bản là phương tiện kiểm tra theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo
Trang 38định của cơ quan chỉ là lý thuyết suông Hệ thống văn bản là căn cứ, phương tiện có hiệu lực trong kiểm tra Xác định các văn bản nào phục vụ cho công tác kiểm tra và biện pháp áp dụng văn bản đó để kiểm tra Nó phù hợp tình huống xuất hiện văn bản đó trên thực tế Nó khơng tách dời việc phân cơng trách nhiệm một cách cụ thể, chính xác cho mỗi bộ phận mỗi cán bộ
2.4 Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật
Thông qua văn bản ta có thể thu thập và tìm được các thông tin, các điều kiện cần để xây dựng một văn bản thuộc hệ thống pháp luật về một ngành hay một lĩnh vực
nhất định
3 Yêu cầu về nội dung, hình thức văn bản QPPL 3.1 Những yêu cầu về nội dung
Kỹ thuật trình bày nội dung văn bản gồm kỹ thuật trình bày bố cục chung của văn bản; kỹ thuật trình bày bố cục phần, chương, mục, điều, khoản, điểm; cách đặt câu, cách sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề
a Đúng đắn về mặt chính trị
- Đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp lụât Nhà nước - Phục vụ cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức
b Đảm bảo tính chính xác về mặt pháp lý - Đúng thẩm quyền ban hành
- Phải đảm bảo tính thống nhất và tính chính xác của pháp luật - Không làm thiệt hại đến lợi ích của dân
- Dẫn chứng, trích dẫn phải rõ ràng, cụ thể, sự kiện nêu ra phải đầy đủ, thiết thực, đáp ứng yêu cầu của cuộc sống
- Tôn trọng điều ước quốc tế mà nhà nước đã ký kết hoặc tham gia c Đảm bảo tính đại chúng
- Phù hợp với người đọc, người nghe
- Nội dung thiết thực, lời lẽ giản đơn, dễ nhớ, dễ hiểu
3.2 Những yêu cầu về hình thức
Trang 39Kỹ thuật trình bày hình thức văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm
4 Các hình thức văn bản QPPL
4.1 Một số văn bản QPPL của chính phủ
Nghị định
Khái niệm: Là hình thức văn bản chủ đạo quan trọng nhất của Chính phủ để ban hành các quy định chi tiết thi hành Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội, UBTVQH, Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước, các quy định về quyền hạn, nghĩa vụ, tổ chức bộ máy của các cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương thuộc thẩm quyền của Chính phủ, các quy định về phân vạch địa giới, sáp nhập, chia tách các đơn vị hành chính dưới cấp tỉnh và các chế độ, thể lệ, quản lý hành chính Nhà nước
- Thẩm quyền ban hành: Chính phủ
4.2 Các văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ Quyết định
Khái niệm: việc cơng bố hay công nhận một vấn đề đối với tổ chức hay cá nhân nào đó có tính thực thi bắt buộc
Thẩm quyền ban hành: Là hình thức văn bản do Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, UBND các cấp ban hành trên cơ sở phạm vi quyền hạn được pháp luật quy định Phần lớn các quy định của các cơ quan nói trên ban hành quy định những chính sách, chế độ, biện pháp thực hiện áp dụng trong phạm vi cả nước, trong phạm vi một ngành, một lĩnh vực hoặc một địa phương
Chỉ thị
- Khái niệm: Là hình thức văn bản quy phạm pháp luật ban hành để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lí, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các cấp, các ngành
- Thẩm quyền ban hành: Thủ tướng Chính phủ
4.3 Các văn bản pháp quy của thủ trưởng các cơ quan thuộc Chính phủ
Là các văn bản do Bộ trưởng các Bộ, thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ ban hành - Thông tư
Trang 40hơn, có thể nói thơng tư dùng để hướng dẫn nghị định, do cấp bộ, bộ trưởng ký ban hành
+ Thẩm quyền ban hành
Các Bộ Trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Viện Trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án tòa án nhân dân tối cao ban hành
4.4 Các văn bản pháp quy liên ngành
Nghị quyết liên tịch
- Khái niệm: là văn bản do nhiều cơ quan cùng ban hành nhằm cùng quyết định thực hiện một văn bản của Nhà nước cấp trên
Thẩm quyền ban hành: Do nhiều cơ quan phối hợp ban hành ( những cơ quan có thẩm quyền ban hành Nghị quyết có thể phối hợp với nhau để ban hành Nghị quyết liên tịch)
Thông tư liên tịch
- Khái niệm: Là văn bản do các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc giữa các cơ quan đó với tổ chức chính trị - xã hội phối hợp ban hành Để giải quyết các văn bản cấp trên hay của chính cơ quan đó
+ Các Bộ trưởng với nhau;
+ Bộ trưởng với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; + Bộ trưởng với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
+ Bộ trưởng với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
+ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao;
+ Bộ với lãnh đạo cấp trung ương của các tổ chức xã hội, tổ chức chính trị xã hội Thẩm quyền ban hành: Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Viện Trưởng viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án tòa án Nhân dân tối cao ban hành
4.5 Các văn bản pháp quy của chính quyền các cấp địa phương
Chỉ thị
- Khái niệm: Là hình thức văn bản quy phạm pháp luật ban hành để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lí, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các cấp, các ngành