Thông tin tài liệu
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX- ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý điều hành quan tổ chức, muốn đạt hiệu cao địi hỏi phải có máy quản trị văn phòng, nhằm giúp việc điều hành hoạt động quan, tổ chức đó, từ công việc chuẩn bị nhu cầu vật chât kỹ thuật đến công tác tham mưu cho nhà lãnh đạo Vì địi hỏi phải có máy quản trị văn phịng, có chun mơn cao, nhằm qn xuyến cơng việc mà văn phịng đảm nhận Quản trị văn phịng mơn học bắt buộc cơng tác văn thư hành nói riêng cơng tác quản trị nói chung, giúp cho người học tăng cường kiến thức nghiệp vụ công tác văn phịng Mơn học bao gồm chương: + Chương 1: Nội dung quản trị học + Chương 2: Quản trị văn phòng + Chương 3: Đổi đại hóa cơng tác văn phịng Với thời gian phân bổ cho môn học không nhiều lại bao hàm nhiều kiến thức đề cập đến lĩnh vực quản trị Vì mà khơng thể tránh khỏi thiếu sót khiếm khuyết, mong đóng góp ý kiến tập thể thầy cô, bạn đọc bạn sinh viên để giáo trình ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC .1 CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Khái niệm quản trị, quản trị học 1.1 Khái niệm quản trị 1.2 Quản trị học 1.3 Các lực quản trị .6 Chức quản trị 2.1 Chức hoạch định .9 2.2 Chức tổ chức 14 2.3 Chức trị nguồn nhân lực 20 2.4 Chức kiểm tra 23 Nhà quản trị 30 3.1 Khái niệm, vai trò, chức nhà quản trị 30 3.2 Các cấp quản trị .32 Câu hỏi ôn tập chương 33 CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .35 Những vấn đề chung văn phòng .35 1.1 Khái niệm .35 1.2 Chức 36 1.3 Nhiệm vụ 36 1.4 Cơ cấu tổ chức .37 1.5 Nguyên tắc làm việc Văn phòng .37 Quản trị văn phòng 38 2.1 Khái niệm quản trị 38 2.2 Chức quản trị văn phòng .40 2.3 Nhà quản trị văn phòng 41 2.4 Vai trò quản trị văn phòng .42 Phần tham khảo .42 Câu hỏi ôn tập chương 46 CHƯƠNG 3: ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG .47 Sự đời văn phòng đại 47 1.1 Sự phát triển khoa học - công nghệ 47 1.2 Sự phát triển quan hệ kinh tế, xã hội phạm vi toàn cầu .47 1.3 Sự bùng nổ cách mạng thông tin 48 Nội dung đổi mới, đại hố văn phịng 48 2.1 Trang thiết bị Văn phòng .48 2.2 Người lao đơng Văn phịng .50 2.3 Các nghiệp vụ hành Văn phịng 50 2.4 Những vấn đề đại hố văn phịng nước ta .51 Ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng 52 3.1 Khái niệm .52 3.2 Lợi ích việc ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng 54 3.3 Quy trình ứng dụng 57 Câu hỏi ôn tập chương 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO .61 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Mã mơn học: MH10 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Quản trị văn phịng mơn học sở nghề, giảng dạy sau môn Tổ chức máy quan, tổ chức dạy trước môn Tiếng Việt thực hành, mơn Kỹ giao tiếp; - Tính chất: Quản trị văn phịng mơn học bắt buộc ngành văn thư hành - Ý nghĩa và vai trị mơn học: Trang bị cho học sinh, sinh viên kiến thức quản trị văn phịng nói riêng cơng tác điều hành tổ chức nói chung việc quản lí sở vật chất tham mưu cho lãnh đạo, quan đơn vị Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, lề lối làm việc văn phịng nói chung số loại hình văn phòng chủ yếu nước ta - Về kỹ năng: Trình bày cơng tác tổ chức điều hành văn phịng, quản lí cơng tác văn phịng quan - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư trình học tập Nội dung môn học: Chương 1: Nội dung quản trị học Chương 2: Quản trị văn phòng’ Chương 3: Đổi đại hóa văn phịng CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: MH10.01 Giới thiệu: - Quản trị học trang bị kiến thức quản trị, chức quản trị chức hoạch định, chức tổ chức, chức quản trị nhân lực chức kiemr tra Mối quan hệ chức q trình điều hành cơng việc nhằm mang lại hiệu cao cho công tác quản trị - Cán quản trị cấp quản trị tồn song song cấp quản trị với cán quản trị điều hành công việc cấp đó, bao gồm quản trị viên sở, quản trị viên trung cấp quản trị viên cao cấp, điều hành cơng việc quản lý Mục tiêu: - Trình bày kiến thức quản trị học quản trị nguồn nhân lực văn phòng - Nêu cấp quản trị, kỹ quản trị vai trò nhà quản trị - Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư trình học tập nghiên cứu Nội dung chính: Khái niệm quản trị, quản trị học 1.1 Khái niệm quản trị Có nhiều định nghĩa quản trị để tham khảo: + Harold Kootz Cyril O’Donnell: “Quản trị thiết lập trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị trình kĩ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức.” + Stonner Rabbins: “Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị ” Từ việc tham khảo ta rút định nghĩa quản trị: Quản trị tiến trình hồn thành cơng việc cách có hiệu hữu hiệu thơng qua người khác Có thể giải thích thuật ngữ định nghĩa quản trị: Tiến trình biểu thị hoạt động nhà quản trị hoạch định, tổ chức tổ, lãnh đạo kiểm tra Hữu hiệu nghĩa thực cơng việc hay nói cách khác đạt mục tiêu tổ chức Hiệu nghĩa thực công việc cách đắn liên quan đến mối quan hệ đầu vào đầu Khi nhà quản trị đương đầu với nguồn lực khan họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu nguồn lực Vì vậy, quản trị liên quan đến việc đạt mục tiêu tối thiểu hóa nguồn lực 1.2 Quản trị học Quản trị học khoa học nghiên cứu, phân tích cơng việc quản trị tổ chức; giải thích tượng quản trị đề xuất lí thuyết kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ Quản trị học cung cấp khái niệm làm tảng cho việc nghiên cứu môn học quản trị chức quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học khoa học liên ngành sử dụng nhiều tri thức nhiều ngành học khác kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, tốn học, v.v… Quản trị học khoa học, thực hành quản trị nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng lí thuyết vào tình cụ thể để quản trị hữu hiệu a Quản trị hoạt động khó khăn phức tạp * Trước hết yếu tố người Quản trị suy quản trị người, người hay nhóm người có đặc điểm tâm – sinh lý khác Muốn quản trị có hiệu trước hết phải hiểu họ; hiểu họ điều không dễ, để thỏa mãn nhu cầu họ lại khó khăn phức tạp nhiều lần, ln ln mục đích vươn tới nhà quản trị Tâm lý người thường hay thay đổi theo biến đổi thực khách quan, làm cho hoạt động quản trị vốn khó khăn phức tạp lại làm thêm khó khăn phức tạp Mặt khác, người tổng hoà cho mối quan hệ xã hội, sống tổ chức, người có mối quan hệ nhiều mặt với cộng động mang tính xã hội như: quan hệ trị, quan hệ kinh tế, quan hệ bạn bè đồngnghiệp … chúng đan xen vào tạo thành mối quan hệ phức hợp, tác động thường xuyên chi phối lẫn * Các yếu tố môi trường hoạt động tổ chức Các yếu tố ln biến động, lúc có nhiều yếu tố tác động bất lợi tạo nên rủi ro thách thức to lớn tổ chức, có yếu tố vượt khỏi tầm kiểm sốt nhà quản trị Như vậy, quản trị có hiệu cơng việc khó khăn phức tạp cơng việc khó khăn phức tạp b Lao động quản trị lao động sáng tạo Khác với lao động thông thường, lao động quản trị chủ yếu lao động trí lực Sản phẩm lao động quản trị trước hết định nhà quản trị, định quản trị chứa đựng hàm lượng khoa học định Sự phù hợp tình huống, giai đoạn khác định quản trị làm cho mang tính khả thi, tất yếu, sản phẩm phải lao động sáng tạo c Quản trị vừa khoa học vừa nghệ thuật Bởi quản trị khơng địi hỏi phải hồn thành mục tiêu đề mà phải hoàn thành chung với hiệu cao * Tính khoa học quản trị thể hiện: + Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với vận động quy luật khách quan Điều đó, địi hỏi việc quản trị phải dựa hiểu biết sâu sắc quy luật chung riêng tự nhiên xã hội + Thứ hai, sở am hiểu quy luật khách quan mà vận dụng tốt thành tựu khoa học Trước hết triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học … Cùng với kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị + Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh tổ chức giai đoạn cụ thể Điều đó, địi hỏi nhà quản trị vừa kiên trì nguyên tắc vừa phải vận dụng cách linh hoạt phương pháp, hình thức kỹ quản trị phù hợp cho điều kiện hồn cảnh định * Tính nghệ thuật quản trị thể hiện: Kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, ‘’mẹo’’ quản trị Nếu khoa học hiểu biết kiến thức có hệ thống, nghệ thuật tinh lọc kiến thức để vận dụng cho phù hợp lĩnh vực, tình Sau ví dụ nghệ thuật số lĩnh vực cụ thể: + Nghệ thuật dùng người: Nói thuật dùng người, Khổng Tử có dạy: “ Dụng nhân dụng mộc” Mỗi người có ưu – nhược điểm khác nhau, biết sử dụng người có ích, họ cống hiến nhiều cho xã hội, cho cộng đồng mà họ sinh sống Điều đó, địi hỏi nhà quản trị phải am hiểu đặc điểm tâm lý người, nên sử dụng học vào việc gì, đâu phù hợp Có vậy, cá nhân có điều kiện, hội phát huy hết khả mình, cống hiến nhiều cho tập thể + Nghệ thuật giáo dục người Để giáo dục người, thông thường người ta sử dụng hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình phê bình, khen thưởng kỷ luật … Nhưng khơng phải lúc có tác dụng tích cực.Với ai, nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, tiến hành khơng gian thời gian ? vấn đề mang tính nghệ thuật Bởi định khác cho kết không giống Sự không phù hợp không giúp cho người ta phát triển theo chiều hương tích cực mà trái lại làm tăng thêm tính tiêu cực tư tưởng lẫn hành vi họ + Nghệ thuật ứng xử giao tiếp: Được thể trình giao tiếp Sự lựa chọn lời nói, cách nói thái độ phù hợp với người nghe nghệ thuật ứng xử giao tiếp Ca dao Việt Nam có câu: ‘’ Lờinói chẳng tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lịng ‘’ tư tưởng thuật lựa lời giao tiếp Cách nói thẳng, nói tình thái, nói gợi ý, nói triết lý, nói hiển ngơn, nói hàm ngơn cách nói cần lựa chọn cho phù hợp với trình độ, tâm lý người nghe Thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn, vui vẽ, hoà nhã, tự tin, điềm đạm, linh hoạt … ứng xử nghệ thuật giao tiếp khơng thể thiếu q trình giao tiếp Tóm lại: khoa học tồn lý thuyết nghệ thuật diện thực tế.Hay nói cách khác, nghệ thuật xuất qúa trình vận dụng khoa học vàothực tiễn 1.3 Các lực quản trị Năng lực tổng hoà kiến thức, kĩ năng, hành vi thái độ người góp phần tạo nên tính hiệu cơng việc Năng lực quản trị tập hợp kiến thức, kĩ năng, hành vi thái độ mà quản trị viên cần có để tạo hiệu hoạt động quản trị khác tổ chức khác lực quản trị chủ yếu: a Năng lực truyền thông Năng lực truyền thông khả truyền đạt trao đổi cách hiệu thơng tin để người khác hiểu rõ Bao gồm khía cạnh: + Truyền thơng khơng thức: - Khuyến khích truyền thơng chiều thơng qua đặt câu hỏi để có thơng tin phản hồi, lắng nghe thiết lập trị chuyện thân mật - Hiểu tình cảm người khác - Thiết lập mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với người - Thông báo hoạt động kiện liên quan đến người giúp họ cập nhật kiện, hoạt động - Tạo khả thiết phục, trình bày ấn tượng trước cơng chúng kiểm sốt vấn đề - Viết rõ ràng, súc tích hiệu quả, sử dụng nguồn liệu máy tính + Thương lượng: - Thay mặt nhóm để đàm phán cách hiệu vai trò nguồn lực - Rèn luyện kỹ phát triển tốt mối quan hệ với cấp trên, công thuộc cấp b Năng lực hoạch định điều hành Năng lực hoạch định điều hành bao gồm việc định nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng thực hiện, phân bổ nguồn lực để thực nhiệm vụ giám sát tồn tiến trình để đốn chúng thực tốt Các khía cạnh lực hoạch định điều hành: + Thu thập, phân tích thơng tin giải vấn đề: - Kiểm soát sử dụng thông tin - Đưa định kịp thời - Tính tốn rủi ro tiên liệu kết + Hoạch định tổ chức thực dự án: - Phát triển kế hoạch tiến độ để đạt mục tiêu - Phân tích ưu tiên thực nhiệm vụ phân quyền để chịu trách nhiệm - Xác định, tổ chức phân bổ nguồn lực cần thiết để hồn thành nhiệm vụ + Quản lí thời gian: - Kiểm soát vấn đề chung dự án theo thời gian - Giám sát công việc theo tiến độ thay đổi tiến độ cần - Thực công việc cách hiệu áp lực thời gian + Lập ngân sách quản trị tài chính: - Hiểu rõ ngân sách, dịng chu chuyển tiền mặt, báo cáo tài biết sử dụng chúng để định - Ghi chép đầy đủ xác sổ sách tài - Phát thảo nguyên tắc tổng quát ngân sách làm việc với người nguyên tắc c Năng lực làm việc nhóm + Thiết kế nhóm: - Thiết lập mục tiêu rõ ràng Cấu trúc thành viên nhóm cách hợp lí - Xác định trách nhiệm chung cho nhóm ấn định nhiệm vụ cho thành viên nhóm cách thích hợp + Tạo mơi trường mang tính hỗ trợ: - Tạo mơi trường mà hợp tác hiệu ln đánh giá kịp, khích lệ, khen thưởng - Hỗ trợ nhóm việc xác định sử dụng nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu + Quản trị động nhóm: - Hiểu rõ điểm mạnh yếu thành viên - Xử lí tốt mâu thuẫn bất đồng để nâng cao hiệu - Chia sẻ tin cậy người d Năng lực hành động chiến lược Năng lực hành động chiến lược hiểu rõ sứ mệnh tổng quát giá trị tổ chức đoán hoạt động thuộc cấp phân định rõ ràng Bao gồm: + Hiểu rõ ngành mà tổ chức hoạt động: - Biết hành động đối thủ cạnh tranh đối tác chiến lược - Có thể phân tích xu hướng chung xảy ngành tác động chúng tương lai + Hiểu biết tổ chức: - Hiểu rõ quan tâm giới hữu quan - Nắm vững lực khác biệt tổ chức + Thực hành động chiến lược: - Phân định ưu tiên đưa định sứ mệnh tổ chức mục tiêu chiến lược - Nhận thức rõ thách thức quản trị phương án chiến lược khắc phục chúng - Thiết lập chiến thuật mục tiêu tác nghiệp giúp cho việc thực chiến lược dễ dàng e Năng lực nhận thức toàn cầu Việc thực công việc quản trị tổ chức thông qua việc phối hợp sử dụng nguồn lực nhân sự, tài chính, thơng tin ngun liệu từ nhiều quốc gia đáp ứng nhu cầu thị trường với đa dạng văn hố địi hỏi nhà quản trị phải có lực nhận thức tồn cầu Các khía cạnh lực nhận thức tồn cầu: + Có kiến thức hiểu biết văn hóa: - Hiểu biết cập nhật kiện trị, xã hội kinh tế toàn cầu - Nhận thức rõ tác động kiện quốc tế đến tổ chức - Hiểu, đọc nói thơng thạo ngôn ngữ khác + Nhạy cảm khả hồ nhập văn hố: - Nhạy cảm xử văn hóa riêng biệt có khả thích nghi - Điều chỉnh hành vi giao tiếp với văn hoá khác quốc gia f Năng lực tự quản Con người phải có trách nhiệm sống bên bên ngồi cơng việc Các khía cạnh lực tự quản: + Cư xử trung thực đạo đức: - Sẵn lòng thừa nhận sai lầm - Chịu trách nhiệm hành động + Có cá tính nghị lực: - Làm việc chăm để hồn thành cơng việc - Bền chí để đương đầu với trở ngại, biết cách vươn lên từ thất bại + Cân yêu cầu công việc sống: - Thiết lập cân cơng việc khía cạnh sống cho khơng có vấn đề sống bị lãng - Có khả tự chăm sóc - Biết xử lí thiết lập mục tiêu liên quan công việc sống + Khả tự nhận thức phát triển: - Có mục đích nghề nghiệp cá nhân rõ ràng - Sử dụng điểm mạnh để tạo lợi tìm cách cải thiện điểm yếu - Biết phân tích học hỏi từ kinh nghiệm công việc sống Tai lieu Luan van Luan an Do an CHƯƠNG 3: ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HỐ VĂN PHỊNG Mã Chương: MH10.03 Giới thiệu: - Đổi đại hóa văn phịng xuất phát từ cách mạng khoa hoc công nghệ phat triển với phát triển kinh té xã hội, bùng nổ thông tin Sự đời văn phịng đại thơng qua trang thiết bị văn phòng đại, nghiệp vụ văn phòng người lao động văn phòng làm thay đổi cục diện văn phịng - Q trình đổi chuyển giao văn phịng đại q trình ứng dụng ISO vào cơng tác quản trị văn phịng, nhằm đảm bảo cho hệ thống văn phòng thống từ trung ương đến địa phương, đảm bảo cho công tác văn thư hành ngày khoa học, an tồn tiết kiệm Mục tiêu: -Trình bày kiến thức công tác đổi đại hóa văn phịng nước ta theo chủ trương nhà nước - Nắm vững nội dung đổi mới, đại hóa văn phịng - Thể tính tích cực, tự giác, cẩn thận trình học tập nghiên cứu mơn học Nội dung chính: Sự nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hoá đất nước Đảng cộng sản Việt Nam lãnh đạo 15 năm qua đạt thành tựu quan trọng nhiều mặt Bước vào kỷ XXI, trước yêu cầu to lớn đất nước đòi hỏi, xu hướng phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hố, phát triển mạng thơng tin tồn cầu, phát triển ngành khoa học mũi nhọn điện tư í - tin học, tiến tới hình thành kinh tế tri thức ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội khơng ngừng đổi đại hố Văn phòng quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội bối cảnh chung cần chuyển nhanh sang Văn phịng kiểu mới, đại Sự đời văn phòng đại - Vào năm đầu thập niên 80, phạm vi giới xuất tượng gọi bùng nổ thông tin Bùng nổ thông tin phản ánh dạng thông tin hội tụ đột ngột năm yếu tố thời đại sau đây: 1.1 Sự phát triển khoa học - công nghệ KH&CN phát triển vũ bão, tạo nên hệ quan trọng, nhân tố hàng đầu cạnh tranh kinh tế phát triển xã hội rút ngắn chu kỳ đổi công nghệ 1.2 Sự phát triển quan hệ kinh tế, xã hội phạm vi toàn cầu Đã buộc nước phải mở cửa, gấp rút hội nhập thị trường giới cộng đồng quốc tế Để đáp ứng nhu cầu cạnh tranh quy mơ tồn Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 47 Tai lieu Luan van Luan an Do an cầu, phủ nước phải sức tăng cường quản lý nhà nước công phát triển kinh tế - xã hội nước quan hệ kinh tế với giới - Trong thời đại mới, vai trò người nâng cao hết, phản ánh tính nhân sản xuất đại đồng thời c ũng phản ánh giác ngộ cao xã hội loài người vấn đề liên quan đến người xã hội 1.3 Sự bùng nổ cách mạng thông tin - Với thành tựu công nghệ thông tin phát triển đến chóng mặt, làm thay đổi khái niệm xử lý thông tin - Hiện tượng bùng nổ thông tin làm cho nhà quản lý, chủ nhân sản xuất đại, chủ doanh nghiệp hiểu rằng: bên cạnh nguồn lực truyền thống nguyên liệu, lượng, tiền vốn, nhân lực cịn có nguồn lực xác định quan trọng nhất, vượt lên nguồn lực khác thông tin Thông tin len lỏi, thâm nhập tới ”hang ngỏ hẻm” sản xuất đại, mặt hoạt động đời sống xã hội, có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc, có tính định q trình phát triển kinh tế - xã hội quốc gia, ngành, lĩnh vực - Thông tin vô quan trọng nắm lấy thông tin, xử lý tốt thông tin nhằm phục vụ cho lãnh đạo, cho quản lý, cho sản xuất kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu ngành, cấp Văn phịng với cách hiểu truyền thống, thơng thường tổ chức làm công việc giấy tờ, hành chính, vụ quan, doanh nghiệp khơng cịn thích hợp Văn phịng phải hướng tồn ho ạt động vào hoạt động xử lý thông tin trở thành trung tâm xử lý thông tin để hoạt động xử lý thơng tin nhanh chóng, chủ động, đầy đủ xác Các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp trước ý đến sản xuất phân xưởng, đến quản lý vật tư, nguyên liệu, nhân lực ý đến trung tâm điều hành, trung tâm xử lý thơng tin Văn phịng đầu tư thích đáng để nâng cấp, phát triển Văn phòng lên tầm cao mà thời đại đòi hỏi Các nhà quản trị học tập trung nghiên cứu, phối hợp với nhà quản lý, chủ doanh nghiệp đầu tư tiền của, cơng sức, trí tuệ xây dựng Văn phịng trở thành Văn phòng kiểu với tên gọi Văn phòng đại (modern office) Nội dung đổi mới, đại hố văn phịng 2.1 Trang thiết bị Văn phịng - Theo cách hiểu thơng thường Văn phịng có chức chính: Tham mưu đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan, cho lãnh đậo Văn phịng hiểu ”Bộ phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan” Trong trình thực chức tham mưu Văn phịng cơng việc xử lý thơng tin, đảm bảo thơng tin hoạt động sẵn có loại hình Văn phịng dù Văn phịng kiểu cũ hay Văn Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 48 Tai lieu Luan van Luan an Do an phịng kiểu Tuy vậy, cơng việc xử lý thơng tin Văn phịn g kiểu cũ thường mang nặng tính thụ động, chủ yếu tổng hợp tình hình, số liệu, nhìn lại qua, cơng việc làm Vì vậy, xuất lao động, hiệu hoạt động Văn phòng thường thấp Cả máy Văn phòng thường loay hoay với công việc giấy tờ vụ, phục vụ hậu cần bị động, chắp vá - Văn phòng kiểu cũ kiểu bao gồm cấu trúc mặt trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng, người làm Văn phòng nghiệp vụ hành Văn phịng Ba mặt kể có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với trình thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng cần phát triển đồng bộ, không xem nhẹ mặt Khi chuyển lên Văn phòng đại, ba mặt nâng lên vật chất đầu tư thích đáng, đảm bảo cho Văn phịng đủ thực chức chủ động xử lý thông tin - Trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng thành phần” cách mạng” dễ đưa vào Văn phòng ngày cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại đa dạng, phong phú giá thành rẻ Chỉ khoảng 10-15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật Văn phịng có bước tiến lớn nhanh chóng - Các phương tiện kỹ thuật làm văn máy đánh chữ nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử Các hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với cạnh tranh gay gắt nhiều hãng sản xuất giới Máy tính điện tử ứng dụng ngày rộng rãi công tác Văn phòng tạ o khả năng, thuận lợi to lớn khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hố tra tìm liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin Văn phòng đạt hiệu ngày cao - Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn telex, fax cao Internet thiết bị viễn thông xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia toàn cầu dễ dàng, thuận lợi - Các vật dụng thơng thường Văn phịng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến giá kệ hồ sơ ngày tiện dụng bày bán đầy ắp hàng thiết bị Văn phịng với hình thức mẫu mã đẹp, giá thích hợp - Trang thiết bị môi trường Văn phòng cải thiện đáng kể nhờ người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật hoạt động Văn phòng - Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thơng giúp cho Văn phòng thực hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ truyền thông tin phạm vi quan, địa phương, ngành, nước quốc gia với cách nhanh chóng, thuận lợi, xác - Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) vận dụng vào Văn phịng nhằm tối ưu hố mẫu thiết bị, môi trường Văn Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 49 Tai lieu Luan van Luan an Do an phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà đạt hiệu công tác cao Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L chữ U với ghế xoay, nhân viên Văn phịng ngồi chỗ thao tác thuận lợi làm công việc xử lý giấy tờ, sử dụng thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, thiết bị viễn thơng Mơi trường Văn phịng thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường thích hợp Mặt Văn phòng cải tiến từ phòng khép kín với nhiều nhược điểm sang mơ hình Văn phòng mặt mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc Văn phịng mặt mở có nhiều ưu điểm tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, liên kết thông tin khâu xử lý thơng tin Văn phịng liên tục; người lãnh đại Văn phịng; kiểm sốt cơng việc Văn phịng dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt trang thiết bị cho Văn phịng; dễ bố trí lại vị trí làm việc Văn phòng người lãnh đạo Văn phòng có sáng kiến v.v 2.2 Người lao đơng Văn phịng - Con người làm việc Văn phòng nhân vật trung tâm, chủ thể Văn phịng Lao động Văn phịng kiểu cũ đào tạo, có nơi quan niệm loại hình lao động giấy tờ, hành tuý vụ, giản đơn Vì vậy, người làm Văn phịng thường đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng tuỳ tiện, chắp vá Trong Văn phòng đại, nhân tố người coi trọng hết Lao động Văn phòng coi lao động thơng tin với tính sáng tạo trí tuệ ngày tăng Do đó, người lao động Văn phịng đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ giao tiếp - ứng xử Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc thực thành thạo nhiệm vụ công tác giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng yêu cầu cao hơn, phù hợp với đòi hỏi ngày cao biến động hàng ngày thị trường sức lao động - Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với ngành khoa học tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp người lao động có khả khẳng định vị trí cộng đồng, ê kíp làm việc để từ tạo động cơ, ý chí vươn lên xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa học giúp người lao động biết cách phòng tránh tình căng thẳng trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn người mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo tin cậy khách hàng v.v 2.3 Các nghiệp vụ hành Văn phịng - Các nghiệp vụ hành văn phịng ngày xây dựng đầy đủ, hồn chỉnh có hỗ trợ trang thiết bị đại giúp cho công việc Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 50 Tai lieu Luan van Luan an Do an hành Văn phịng vận hành trôi chảy, thông suốt theo quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị đại, có người làm việc Văn phịng đào tạo đạt trình độ cao lãng phí Văn phịng khơng có quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực mang tính khoa học cao - Mỗi cơng việc Văn phịng xây dựng chương trình cơng tác, xây dựng ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, phân loại xếp khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v phải đưa quy định nghiệp vụ đắn, quy trình tổ chức thực hợp lý - Các nghiệp vụ hành Văn phịng có vai trị kết nối thiết bị kỹ thuật với người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt Văn phòng trở nên hài hồ, biến tiềm Văn phịng thành hiệu thiết thực, cụ thể 2.4 Những vấn đề đại hố văn phịng nước ta - Cùng với phát triển khoa học - công nghệ, đặc biệt thành tựu tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông mở rộng quan hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, nước ta xuất Văn phòng đại nhiều ngành, nhiều cấp Ở tổ chức sản xuất kinh doanh lớn, xí nghiệp liên doanh với nước ngồi, mơ hình Văn phịng đại đáp ứng phổ biến Trong số quan hành Nhà nước, quan cấp trung ương cấp tỉnh bước đầu có Văn phịng tổ chức theo xu hướng đại mức độ khác có đan xen Văn phịng kiểu Văn phòng kiểu cũ Điểm yếu Văn phòng nước ta hoạt động Văn phịng cịn mang tính bị động, chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thông tin Trình độ xử lý thơng tin tin học hố Văn phòng mức thấp Nguy tụt hậu tổ chức hoạt động Văn phòng nặng nề Nhiều quan, tổ chức cấp huyện đặc biệt cấp sở trang thiết bị nghèo nàn, lạc hậu, người lao động Văn phòng đào tạo cịn Do vậy, u cầu xây dựng Văn phòng theo xu hướng đại nhằm đáp ứng u cầu nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hố, đại hoá cấp bách Đảng Nhà nước ta quan tâm đến vấn đề đại hố Văn phịng rõ” Văn phịng sớm đại hoá, phục vụ tốt lãnh đạo Đảng Hiện đại hố Văn phịng không tốn lắm, điều kiện để trang bị sở vật chất khơng khó lắm, quan trọng phải đào tạo người thích ứng với trang thiết bị đại với phong cách làm việc mới, đại Trước hết, phải đại tri thức người làm việc Văn phịng, sau đại hoá trang thiết bị Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 51 Tai lieu Luan van Luan an Do an Ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng 3.1 Khái niệm Hiện nay, Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng có tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng (sau gọi TCVN ISO 9001:2000) áp dụng rộng rãi hiệu nhiều lĩnh vực, có lĩnh vực hành Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan nhà nước Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thiếu có vai trị quan trọng hành nhà nước Vì vậy, việc trieern khai áp dụng Tiêu chuẩn để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ nhằm phục vụ có hiệu yêu cầu hoạt động quan, đáp ứng nhu cầu xã hội đòi hỏi cấp thiết phù hợp với xu hành đại ISO 9001:2000 nằm tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào tháng 12/2000 sau sửa đổi tiêu chuẩn phiên 1994 ISO 9001:2000, quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức để chứng tỏ lực tổ chức việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng, yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thoả mãn khách hàng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Bộ Khoa học, Công nghệ Môi trường ban hành Tiêu chuẩn hoàn toàn tương đương với ISO 9001: 200 Áp dụng ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ việc xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước, dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn yêu cầu công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước Việc áp dụng nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân dân Việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hành nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng xây dựng thực hệ thống quản lý chất lượng dựa nguyên tắc quản lý chất lượng bản, nhằm tạo phương pháp làm vi ệc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp luật yêu cầu riêng tổ chức Hệ thống vận động theo mơ hình quản lý theo q trình, tức q trình chuyển hóa từ yếu tố đầu vào (các yêu cầu mong đợi khách hàng, nguồn lực yếu tố khác) thành kết đầu (các dịch vụ thỏa mãn nhu cầu khách hàng u cầu đáng khác) lấy phịng ngừa làm phương châm chủ yếu suốt vòng đời sản phẩm Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 52 Tai lieu Luan van Luan an Do an Sản phẩm quan bao gồm kết đo đếm được, không đo đếm được, phần kết điều hành, đạo lãnh đạo quan nhà nước thể qua văn phát hành; xử lý thông tin, văn đến xác, kịp thời; đáp ứng loại nhu cầu hoạt động, làm việc quan Sự thỏa mãn khách hàng đánh giá thông qua dịch vụ đầu đáp ứng yêu cầu khách hàng khách hàng chấp nhận Khách hàng quan áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 quan, đơn vị hữu quan từ TW đến địa phương ngành, cá nhân nước, đặc biệt lãnh đạo quan Thông thường q trình cần thiết chuẩn hóa dạng văn hình thức khác, gọi thủ tục hay quy trình Các thủ tục việc cần làm, người tham gia kết việc thực q trình Do đó, công việc cụ thể trình, tiêu chuẩn cần có đảm bảo sẵn có nguồn lực thơng tin cần thiết để hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp trình Đồng thời thực hệ thống quản lý chất lượng cần theo dõi, đo lường, phân tích q trình để có hành động cần thiết nhằm đạt kết dự định có sở cải tiến liên tục trình nhằm làm cho hệ thống quản lý chất lượng ngày hồn thiện Để cho việc áp dụng có chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ, cần có yếu tố như: Điều kiện sở vật chất phục vụ công tác; độ tin cậy thực yêu cầu khách hàng; sẵn sàng đáp ứng kịp thời yêu cầu; cách ứng xử mực; tạo niềm tin khách hàng; đồng cảm hiểu biết lẫn q trình giao tiếp giải cơng việc Trong yếu tố nêu trên, yếu tố điều kiện vật chất ra, có đến 80% yếu tố thuộc nỗ lực thành viên đơn vị thực thi công vụ Do người (hay công chức) dịch vụ hành coi yếu tố hàng đầu, có tính định chất lượng dịch vụ hành Muốn vậy, cơng chức phải biết: biết lắng nghe, có kiến thức kỹ giải cơng việc, biết nhẫn nại kiềm chế, diễn đạt rõ ràng, thái độ thân thiện, kịp thời linh hoạt
Điều tối kỵ công chức thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nơn nóng, thiếu tế nhị, thiếu tôn trọng khách hàng Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, toàn hoạt động quan nhà nước thực thơng qua q trình Mỗi q trình hoạt động quan cụ thể hóa quy trình Việc xây dựng quy trình nhằm thực mục đích sau: - Việc xây dựng quy trình cụ thể hố q trình hoạt động thành bước theo trình tự định, tương ứng với thực tế tiến hành, giải công việc, nhằm mục đích thực nguyên tắc viết bạn làm, làm bạn viết Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 53 Tai lieu Luan van Luan an Do an - Các quy trình xây dựng nhằm chuẩn hóa hoạt động quản lý cung cấp dịch vụ quan, chúng xem quy chế quan buộc đối tượng liên quan phải thực - Việc xây dựng quy trình trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cá nhân tham gia quy trình theo trình tự định, điều khơng tạo điều kiện cho cơng tác quản lý quan, mà cịn chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan Nhờ vậy, việc thực thủ tục hành chính, khâu nghiệp vụ quan quy củ, nếp Đó yếu tố quan trọng để tạo nên hệ thống quản lý chất lượng quan Để xây dựng quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ cách xác theo tiêu chuẩn ISO phù hợp với tình hình thực tế quan nhà nước, cần chuẩn bị bước sau: + Xác định tên gọi xác tiêu chuẩn + Xác định mục đích chủ yếu mục đích thứ yếu việc xây dựng tiêu chuẩn + Xác định nội dung trọng tâm tiêu chuẩn + Xác định cách xác đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm liên đới phòng, ban, cá nhân liên quan việc thực tiêu chuẩn + Xác định tài liệu liên quan đến việc thực tiêu chuẩn 3.2 Lợi ích việc ứng dụng ISO vào quản trị văn phịng 3.2.1 Thuận lợi khó khăn a Thuận lợi Qua nghiên cứu nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9000 với trình khảo sát thực tế tình hình cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước, nhận thấy, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước có thuận lợi sau: Một là: Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 áp dụng phổ biến doanh nghiệp, quan, tổ chức giới Việt Nam Theo thống kê Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng, nước ta có khoảng quan, tổ chức áp dụng ISO 9000 Nhiều quan nhà nước thành phố Hồ Chí Minh số tỉnh, thành phố khác thực việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000 lĩnh vực liên quan đến việc thực hiện, giải dịch vụ hành chính, thủ tục hành Điều tạo điều kiện thuận lợi định cho quan công việc sau: - Việc phổ biến tiêu chuẩn ISO 9000 đến cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ có nhiều thuận lợi Bởi lẽ, tiêu chuẩn ISO 9000 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng quan, doanh nghiệp áp dụng trước dịch từ tiếng Anh sang Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 54 Tai lieu Luan van Luan an Do an tiếng Việt công bố nhiều phương tiện thông tin đại chúng như: biên tập thành sách, đăng tải báo, tạp chí qua mạng internet - Có thể áp dụng kinh nghiệm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 thành công tránh sai lầm quan, doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 không thành công Một số quan, doanh nghiệp áp dụng thành công ISO 9000 như: Bộ Nông nghiệp phát triển nông thôn, Công ty Kim Đan, Tổng công ty Dệt may, Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, đặc biệt số quan hành như: Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, ủy ban nhân dân Quận thành phố Hồ Chí Minh, Sở Khoa học Công nghệ thành phố Hồ Chí Minh, Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phịng,
Các báo cáo tổng kết nghiên cứu với nội dung mô tả hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000, thành đạt quan áp dụng khó khăn, vướng mắc trình thực đăng tạp chí chuyên ngành, website quan trao đổi diễn đàn mạng internet Những báo cáo viết thực nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho việc học hỏi kinh nghiệm tránh hạn chế q trình áp dụng ISO 9000 vào cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước Hai là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ nhu cầu cấp bách quan nhà nước giai đoạn cải cách hành nhà nước Bởi lẽ, việc thực hệ thống quản lý theo mơ hình ISO 9000 giúp cho quan, tổ chức có phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, đảm bảo tính trách nhiệm cá nhân cao đặc biệt khắc phục chồng chéo trách nhiệm, rườm rà bước thực công việc Chính vậy, áp dụng ISO 9000 cơng tác k hai thác, sử dụng tài liệu phù hợp với xu chung cơng cách hành nhà nước, đặc biệt cải cách thủ tục hành Điều dẫn đến việc áp dụng ISO 9000 nhà nước cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện, đầu tư sở pháp lý, sở vật chất Việc áp dụng ISO 9000 ngành lưu trữ nói chung cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng chủ trương, nhiệm vụ đặt quan nhà nước thời gian tới Chủ trương Thủ tướng Chính phủ, cam kết Bộ, n gành, địa phương, lãnh đạo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cải cách hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tinh thần, nguyện vọng cán bộ, công chức, làm công tác văn thư lưu trữ Bởi lẽ, việc quy định rõ trách nhiệm cá nhân quy trình ISO 9000 cho việc xác định nhiệm vụ phạm vi trách nhiệm đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá, bình xét cán Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ đáp ứng nguyệ n vọng giản lược thủ tục hành klhâu nghiệp vụ nên đối tượng tham gia quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO ủng hộ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 55 Tai lieu Luan van Luan an Do an Ba là: lợi ích việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ, tạo điều kiện phát triển ngành lưu trữ Đó mục tiêu hướng đến ngành lưu trữ Mặt khác, thực tế hình thành hệ thống văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định hướng dẫn nghiệp vụ vê công tác văn thư, lưu trữ Vì vậy, việc triển khai áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ phù hợp với mục tiêu, kế hoạch mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đặt ra, cần thực thời gian tới Đồng thời, áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ biện pháp thực đổi công tác văn thư lưu trữ t rong cải cách hành nhà nước mục tiêu mà nhà nghiên cứu, nhà quản lý ngành lưu trữ hướng tới Sự phù hợp việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ với mục tiêu, kế hoạch yêu cầu đổi công tác văn thư lưu trữ tạo thuận lợi việc thống chủ trương cấp lãnh đạo việc tuyên truyền vận động cán bộ, công chức viên chức quan nhà nước thực hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 b Thách thức Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ cịn vấp phải số khó khăn, vướng mắc sau: Một là: Áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ V ì vậy, Cục văn thư lưu trữ nhà nước phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mơ hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 mang tính điển hình cho tồn ngành Điều địi hỏi thống ý chí hành động từ lãnh đạo cao đến thành viên với phối hợp cấp ủy lãnh đạo đoàn thể Hai là: Hiện nay, sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ hạn chế Vấn đề quy định chung văn quy phạm pháp luận Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Ngh ị định 111/2004/NĐ-CP, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng Trên thực tế, để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần quy định cụ thể, chi tiết Bởi lẽ, hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO vào hoạt động thay đổi dù nhỏ văn quản lý ngành ảnh hưởng đến trình hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 Chính vậy, sở pháp lý chưa đầy đủ trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9000 công tác văn thư lưu trữ Ba là: Cơ sở vật chất công tác văn thư lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO 9000 cách có hiệu Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 không giới hạn đơn trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho cán thực nghiệp vụ cần thiết trình áp dụng ISO Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9000 hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, toàn nguồn Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 56 Tai lieu Luan van Luan an Do an lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 vận hành quan, tổ chức Nguồn lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9000 vận hành cơng tác văn thư lưu trữ quan quản lý nhà nước bao gồm đối tượng tham gia trực tiếp vào trình hoạt động hệ thống như: đội ngũ cán bộ, hệ thống hồ sơ tài liệu trang thiết bị đóng vai trị hỗ trợ cho vận hành hệ thống như: máy móc, trang thiết b ị tài liệu hệ thống Hiện tại, nguồn lượng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quan quản lý nhà nước chưa chuẩn bị đồng Đội ngũ cán chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9000 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời
Tất yếu tố ảnh hưởng đến vận hành hệ thống quản lý chất lượng, ảnh hưởng đến hiệu việc áp dụng ISO 9000 Trước hết cần ý thức việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 vào công tác văn thư lưu trữ nỗ lực quan nhà nước cải cách hành nhà nước Nó địi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể đơn vị, trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành công việc áp dụng trì hệ thống quản lý ISO 9001:2000 công tác văn thư lưu trữ Đồng thời, yếu tố người vơ quan trọng, trình độ hiểu biết thành viên quan nhà nước ISO 9001:2000 tham gia tích cực họ vào việc áp dụng ISO 9001:2000 giữ vai trò định Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào cơng tác văn thư lưu trữ góp phần giúp cho quan nhà nước đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế, rủi ro trình hoạt động Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu cơng tác văn thư lưu trữ, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước quan, tổ chức nhà nước hoạt động có ý nghĩa thiết thực cải cách hành nhà nước 3.3 Quy trình ứng dụng Phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư, lưu trữ phụ thuộc nhiều yếu tố, có quan tâm, cam kết ủng hộ Lãnh đạo quan, đầy đủ hệ thống văn bản, thủ tục quy Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 57 Tai lieu Luan van Luan an Do an định, văn hướng dẫn, tài liệu tham chiếu làm sở cho việc xây dựng sổ tay chất lượng, điều kiện sở vật chất, trình độ, khả sẵn sàng công chức liên quan đến việc thực quy trình, tầm quan trọng nội dung quy trình cơng việc cơng tác văn thư lưu trữ, việc áp dụng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cần áp dụng cho quy trình sau cơng tác văn thư lưu trữ: Các quy trình quản lý cơng tác văn thư bao gồm: - Quy trình soạn thảo, ban hành giải văn - Quy trình quản lý văn đến - Quy trình lập quản lý hồ sơ, nộp vào lưu trữ quan, có việc xác định giá trị thời hạn bảo quản tài liệu Các quy trình quản lý công tác lưu trữ bao gồm: - Các quy trình thu thập bổ sung tài liệu - Quy trình phân loại tài liệu phơng lưu trữ - Các quy trình xác định giá trị tài liệu - Quy trình chỉnh lý tài liệu - Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu phòng đọc - Quy trình tu bổ, chụp microfilm lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Các bước xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng Việc xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực theo bốn bước sau: Xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng: Căn Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 mơ hình khung Hệ thống quản lý chất lượng, quan quy định Điều Quyết định xây dựng hệ thống văn bản, tài liệu quy trình xử lý công việc hợp lý để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng: Áp dụng thực tế hệ thống văn bản, tài liệu quy trình Người đứng đầu quan phê duyệt; Thực đánh giá nội bộ, khắc phục điểm không phù hợp; Tiến hành xem xét Lãnh đạo, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, bảo đảm phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định pháp luật thực tế quan; Người đứng đầu quan xác nhận hiệu lực Hệ thống quản lý chất lượng Công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008: Cơ quan áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (theo mẫu quy định Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định này) thơng báo văn đến đơn vị chủ trì quy định Khoản Khoản Điều 12 Quyết định để theo dõi, tổng hợp; niêm yết trụ sở quan đăng tải trang thơng tin điện tử quan (nếu có) Duy trì, cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng: Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 58 Tai lieu Luan van Luan an Do an Cập nhật thay đổi văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động xử lý công việc vào Hệ thống quản lý chất lượng để áp dụng thời gian chậm ba tháng kể từ văn quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành; Thực đánh giá nội xem xét Lãnh đạo tối thiểu năm lần để bảo đảm Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với yêu cầu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định pháp luật thực tế công tác quan; Thực công bố lại theo quy định Khoản Điều có điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng Trong trình xây dựng, áp dụng, trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng, quan áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng không thuê tổ chức chứng nhận độc lập đánh giá (chứng nhận, giám sát, điều chỉnh, mở rộng, thu hẹp phạm vi áp dụng, chứng nhận lại) Trường hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 soát xét, thay đổi Bộ Khoa học Cơng nghệ cơng bố áp dụng theo hướng dẫn Bộ Khoa học Công nghệ *Mơ hình khung Hệ thống quản lý chất lượng Mơ hình khung Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: Hệ thống văn mẫu, hướng dẫn xác định danh mục thủ tục hành (nếu có) quy trình xử lý cơng việc mẫu quan Các Bộ, ngành có trách nhiệm xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơng bố mơ hình khung Hệ thống quản lý chất lượng cho quan tổchức theo hệ thống ngành dọc Bộ Khoa học Công nghệ có trách nhiệm xây dựng, sửa đổi, bổ sung cơng bố mơ hình khung Hệ thống quản lý chất lượng cho quan địa phương Mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng cơng bố trước không trái với quy định Quyết định tiếp tục thi hành * Một số kiến nghị Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư lưu trữ xin kiến nghị số giải pháp sau: Về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Hồn thiện mơ hình quản lý công tác văn thư lưu trữ cải cách hành nhà nước, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; đặc biệt xây dựng hoàn thiện hệ thống thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư, lưu trữ quan; - Thành lập Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quy trình nghiệp vụ tồnngành lưu trữ; - Rà soát đánh giá hệ thống quản lý ngành lưu trữ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 cơng tác văn thư, lưu trữ sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế hệ Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 59 Tai lieu Luan van Luan an Do an thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ thực quan nhà nước - Hồn thiện sở pháp lý cho cơng tác lưu trữ, cụ thể hoàn thành dự thảo Luật Lưu trữ để trình quan có thẩm quyền ban hành - Hoàn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ - Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9000 vào công tác lưu trữ - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 hình thức mở khố học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung tiêu chuẩn ISO 9000; tinh thần trách nhiệm cá nh ân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng ISO 9000; kỹ giải công việc, kỹ phương pháp áp dụng ISO 9001:2000 công tác văn thư, lưu trữ - Hoàn thiện sở vật chất cho trình áp dụng ISO 9001 Đối với quan, tổ chức - Rà soát, xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan để bảo đảm cho việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; - Tăng cường đầu tư nhân lực, sở vật chất, điều kiện làm việc cho công tác văn thư, lưu trữ tạo thuận lợi cho việc áp dụng ISO 9001:2000; - Đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ thành mục tiêu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng quan Câu hỏi ôn tập chương Câu 1: Trình bày phát triển khoa học công nghệ đời văn phòng đại Khi chuyển giao sang văn phòng đại nhà quản trị văn phòng gập thuận lợi khó khăn Câu 2: Hãy nêu nội dung cơng tác đại hóa văn phịng:(Trang thiết bị văn phòng, nghiệp vụ văn phòng người lao động văn phịng) Câu 3: Trình bày lợi ích việc ứng dụng ISO vào công tác văn phịng Vì quốc gia phat triển khu vực phải ứng dung ISO vào cơng tác quản trị văn phịng Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn 60 Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn
Ngày đăng: 07/07/2023, 01:02
Xem thêm:
