GIÁO TRÌNH
MƠN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP
Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô
Trang 2Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm
LỜI GIỚI THIỆU
Trong giai đoạn hiện nay dù bạn làm gì, ở cương vị nào cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọi người về công việc của bạn Xã hội ngày càng phát triển và văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp ngày càng cao và đa dạng
Để kịp thời đáp ứng nhu cầu thực tiễn cho việc đào tạo đào ngành văn thư hành chính hiện nay, cuốn giáo trình kỹ năng giao tiếp cần phải chỉnh sửa và biên soạn mới cho phù hợp với sự phát triển của kỷ ngun cơng nghiệp hóa hiện nay Trong q trình biên soạn chúng tơi có chọn lọc kiến thức của các cuốn gáo trình trước đây của nhiều tác giả nhằm mang tính kế thừa và có sử dụng nhiều nguồn thông tin mới cho phù hợp Nội dung của giáo trình kỹ năng giao tiếp được chia thành ba chương:
+ Chương 1: Những vấn đề cơ bản về giao tiếp + Chương 2: Các kỹ năng giao tiếp cơ bản
+ Chương 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
Với quan điểm giáo trình phải được tình bày ngắn gọn, cô đọng, nhưng phải đầy đủ đề cập đến những vấn đề của kỹ năng giao tiếp hiện đại Trong quá trình viết khơng thể tránh khỏi các thiếu sót khiếm khuyết, rất mong được sự đóng góp ý kiến của tập thể các thầy cô, của bạn đọc và các bạn sinh viên để cuốn giáo trình ngày một hồn thiện hơn
Xin chân thành cảm ơn !
Ngày 15 tháng 05 năm 2019
Tham gia biên soạn
Trang 3CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 4
1 Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp 4
1.1 Khái niệm giao tiếp 4
1.2 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 8
2 Nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp 9
2.1 Nguyên tắc giao tiếp 9
2.2 Bản chất của kỹ năng giao tiếp 10
Câu hỏi ôn tập chương: 12
1 Những kỹ năng giao tiếp cơ bản 13
1.1 Kỹ năng nghe 13 1.2 Kỹ năng nói 20 1.3 Kỹ năng đọc 24 1.4 Kỹ năng viết 29 2 Một số kỹ năng khác 32 2.1 Kỹ năng định hướng 32 2.2 Kỹ năng định vị 33 2.3 Kỹ năng điều chỉnh 34
Câu hỏi ôn tập chương 2: 47
CHƯƠNG 3: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP 48
1 Các yếu tố khách quan 48
1.1 Mơi trường làm việc 48
1.2 Chế độ chính sách 49
1.3 Sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan 49
2 Các yếu tố chủ quan 50
2.1 Trình độ 50
2.2 Sức khỏe 50
2.3 Năng lực và phẩm chất cá nhân 50
2.4 Kỹ năng giao tiếp hành chính 52
2.5 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả 54
Câu hỏi ôn tập chương 3: 55
Trang 4- Vị trí: Kỹ năng giao tiếp là mơn cơ sở, có mối quan hệ mật thiết với một số môn kỹ năng nghề, được giảng dạy sau các môn: Tiếng Việt thực hành, trước môn Văn bản và Kỹ thuật soạn thảo văn bản
- Tính chất: Là mơn học bắt buộc
- Ý nghĩa và vài trò của môn học: Môn học giúp cho người nghiên cứu tang cường khả năng giao tiếp, ứng xử trong công tác nói riêng và trong cuộc sống nói chung Từ đó làm tang kỹ năng và nghệ thuật trong giao tiếp
Mục tiêu môn học:
- Về kiến thức:
+ Nêu được những kiến thức cơ bản về kỹ năng giao tiếp của người cán bộ trong hoạt động văn phòng, cụ thể là kỹ năng nghe, kỹ năng nói, kỹ năng đọc, kỹ năng viết, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng thuyết phục + Giải thích được vai trị, ý nghĩa các kỹ năng giao tiếp của cán bộ văn thư
+ Chứng minh được lí do, sự cần thiết mà các cán bộ văn phòng phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp
- Về kỹ năng: Xây dựng được thiện cảm trong giao tiếp với các đối tượng trong và ngồi cơ quan khi giải quyết cơng việc
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỷ mỷ và thân thiện trong quá trình học tập, giao tiế p
Nội dung của môn học:
Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kỹ năng giao tiếp Chương 2: Những kỹ năng giao tiếp cơ bản
Trang 5về giao tiếp và bản chất của kỹ năng giao tiếp, giúp cho người tham gia giao tiếp thu được các kết quả tốt đẹp khi giao tiếp tại công sở cũng như trong giao tiếp hằng ngày của cuộc sống
-Khi thực hiện giao tiếp đòi hỏi các bên tham gia phải tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp dựa trên quan điểm hiểu biết, thông cảm và tôn trọng trong giao tiếp thì giao tiếp mới đạt kết quả như mong muốn
Mục tiêu:
- Trình bày được kiến thức cơ bản về giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp, nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp
- Hiểu biết được tầm quan trọng của giao tiếp đến kết quả công việc mà nhà quản trị đạt được trong công tác quản lý
- Chủ động, tích cực trong nghiên cứu và học tập
Nội dung chính của chương:
1 Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp 1.1 Khái niệm giao tiếp
Dù bạn làm việc gì bạn cũng phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọi người về công việc của bạn, nghe mọi người phản hồi về bạn…Xã hội càng phát triển, văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp càng cao và đa dạng Giao tiếp càng trở nên một kỹ năng không thể thiếu và cần phải được rèn luyện Có rất nhiều khái niệm về giao tiếp
“Giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa con người và thường dẫn tới hành động tiếp theo” “Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại và điều chỉnh lẫn nhau”, “Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống bao gồm các ký hiệu, dấu hiệu và hành vi Giao tiếp cũng có thể hiểu là các hình thức biểu lộ tình cảm, trị chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thơng tin.”…
Trang 6nhóm, cơ quan hay người ngồi, có chuẩn bị hay không chuẩn bị trước Giao tiếp là hiện tượng tâm lý của con người rất phức tạp Mặc dù có nhiều định nghĩa, quan niệm khác nhau về giao tiếp nhưng nói chun g mọi người đều cho rắng giao tiếp là phải có xây dựng một bản thơng điệp sau đó gửi đi với hy vọng người nhận sẽ hiểu thơng điệp đó (Hình 1) Theo quan niệm truyền thông tin này chúng ta thấy cấp độ giao tiếp hiệu quả nhất là trong tình huống mặt đối mặt, cả hai bên có thể tiếp nhận thơng tin trực tiếp dưới các dạng ngôn ngữ giao tiếp, tránh được một số nhiễu, có thể điều chỉnh nhanh để tăng hiệu quả giao tiếp cấp độ này có ở hình thức giao tiếp như nói chuyện với nhau, phỏng vấn, hội đàm song phương, hội nghị quy mơ nhỏ, họp nhóm…Cấp độ giao tiếp cũng được tiến hành song phương ít hiệu quả hơn nhưng tiện lợi là giao tiếp không gặp mặt qua điện thoại Ở cấp độ này hai bên nghe giọng nói của nhau, thông tin qua lại nhưng thiếu yếu tố phi ngôn từ Cấp độ ba là cấp độ kém hiệu quả nhất: chỉ gửi thông tin dạng văn bản như thư, công văn, đơn, báo cáo, thư điện tử Cấp độ giao tiếp này thiếu hỗ trợ của yếu tố phi ngôn từ và nhận sự phản hồi chậm Trong quá trình làm việc chúng ta, vì những lý do nào đó như thời gian, khơng gian, tài chính…, có thể dùng hình thức giao tiếp nào cho phù hợp và hiệu quả nhất hoặc dùng đồng thời ba hình thức giao tiếp
Mục tiêu của giao tiếp
Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta; * Có được sự phản hồi từ người nghe;
* Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe
* Truyển tải được những thông điệp Q trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hõn những thành phần khác tham gia vào quá trình này
* Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong
đời tư và trong sự nghiệp
Các yếu tố cấu thành * Người gửi thông điệp * Thông điệp
* Kênh truyền thông điệp * Người nhận thông điệp * Những phản hồi
* Bối cảnh
Trang 7Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thơng điệp của mình tới) Việc khơng hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai
Thơng điệp
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thơng điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì khơng nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn
Thơng điệp ln ln có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động
Kênh truyền đạt thông điệp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo
Có hai kênh chính:
* Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks) * Kênh giao tiếp khơng chính thức (informal comm networks)
Kênh giao tiếp chính thức
* Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ cơng việc, quy trình, phản hồi, …
* Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
* Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …
Kênh giao tiếp khơng chính thức:
Các chức năng của kênh giao tiếp khơng chính thức:
* Xác nhận thông tin; * Mở rộng thông tin; * Lan truyền thông tin; * Phủ nhận thông tin; * Bổ sung thông tin
Người nhận thông điệp
* Những thơng điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận Khơng nghi ngờ gì là bạn sẽ trơng chờ ở họ những phản hồi
Trang 8khác đối với thông điệp của bạn
* Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thơng điệp của bạn hay khơng
Bối cảnh
* Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh
* Nó có thể bao gồm yếu tố mơi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.)
Có 4 quy mơ giao tiếp Thứ nhất giao tiếp với chính bản thân: tự đưa ra thông tin, tự nhận thông tin (suy ngẫm) và cải thiện bản thân Thứ hai: giao tiếp nhân cách giữa hai cá nhân với nhau trong công việc cũng như trong tình cảm, đời sống Thứ ba : giao tiếp nhóm giữa các cá nhân trong một nhóm nào đó (Hình 2)
Thứ tư: giao tiếp trong tổ chức, giao tiếp giữa các nhóm với nhau để hồn thành công việc chung của tổ chức Giao tiếp trong tổ chức có các luồng giao tiếp từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng ngang
a Hình quạt nan c Hình vịng trịn
b Hình sao d Hình mắt xích
Có nhiều thuyết về giao tiếp
Trang 9nhân kích thích của mơi trường quy định tính chất, đặc điểm của hành vi ứng xử Hành vi ứng xử là một chuỗi phản ứng trước hay sau những thay đổi của môi trường, điều kiện bên ngoài
Thuyết ”liên hệ xã hội” cho rằng con người nằm trong mối liên hệ với con người và những người khác trong xã hội loài người Các mối liên hệ này chính là bản chất xã hội của cá nhân Giao tiếp được xem là phương tiện thiết lập các mối quan hệ xã hội Các cá nhân thực hiện các hoạt động giao tiếp thông qua các hành động và thao tác để đạt mục đích thoả mãn nhu cầu nào đó Thuyết xã hội nhấn mạnh đến yếu tố hoàn cảnh trong giao tiếp Khi giao tiếp chúng ta tham gia vào một hoàn cảnh xã hội với những vị trí khác nhau, quy tắc chuẩn mực và nền văn hoá khác nhau Các yếu tố cấu thành trong giao tiếp gồm người gửi, người nhận, thông tin, môi trường xã hội cụ thể
Thuyết ”hoạt động” cho rằng thơng qua hoạt động có sự tiếp xúc tâm lý, giao tiếp với nhau, hình thành các mối quan hệ xã hội và quan hệ liên nhân cách Ví dụ nhà tâm lý học Lêơnchiep đưa ra định nghĩa: ” Giao tiếp là hệ thống những q trình có mục đích và động cơ đảm bảo sự tương tác của người này với người khác trong hoạt động tập thể, thực hiện các mối quan hệ xã hội và nhân cách, các quan hệ tâm lý và sử dụng phương tiện đặc thù mà trước hết là ngôn ngữ Để thực hiện các hoạt động hàng ngày cho hiệu quả, có 4 kỹ năng giao tiếp cơ bản cần được học tập và rèn luyện : nói, nghe, viết, xã giao ứng xử Cũng còn nhiều kỹ năng khác bổ sung cho kỹ năng giao tiếp được hoàn chỉnh hơn như kỹ năng quan sát, kỹ năng đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi, kỹ năng hợp tác và chấp nhận, kỹ năng giải quyết vấn đề rất cần thiết cho mỗi con người để sống và làm việc Trong phạm vi cuốn sách này chúng tôi chỉ đề cập đến 4 kỹ năng cơ bản nhất của giao tiếp nói trên
1.2 Khái niệm kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là khả năng nhận biết mau lẹ những biểu hiện bên ngồi và đốn biết diễn biến tâm lý bên trong của con người( với tư cách là đối tượng giao tiếp) Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt một mục đích đã định
Trang 10Lợi ích của kỹ năng giao tiếp rõ ràng đến nỗi khơng ai là khơng hiểu Nhưng có một kỹ năng giao tiếp tốt thật ra lại là điều khó đạt được Nếu khơng có kỹ năng giao tiếp, làm sao một bạn đọc có thể trình bày những nhu cầu tìm hiểu thơng tin của họ, làm sao cán bộ thư viện/bưu điện văn hóa hiểu được những bạn đọc của mình cần hỗ trợ gì, và cảm nhận của bạn đọc ra sao đối với dịch vụ mà họ đang cung cấp? Kỹ năng giao tiếp thật sự là miếng ghép quan trọng nhất trong bức tranh thành công của mọi cuộc đờI
2 Nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp 2.1 Nguyên tắc giao tiếp
Nguyên tắc trong giao tiếp là những hệ thống quan điểm chỉ đạo, định hướng thái độ và hành vi ứng xử, lựa chọn các phương pháp, phương tiện giao tiếp của cá nhân Có thể kể ra đây một số nguyên tắc giao tiếp cơ bản
Ngun tắc bình đẳng trong giao tiếp (tơn trọng nhân cách trong giao
tíêp) Theo nguyên tắc này người giao tiếp phải tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp tức là tôn trọng phẩm giá, tâm tư nguyện vọng của nhau, không ép buộc nhau bằng quyền lực.Tơn trọng nhân cách cũng có nghĩa là coi đối tượng giao tiếp là một con người, có đầy đủ các quyền con người và được bình đẳng trong các mối quan hệ xã hội
Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp.Thiện ý trong giao tiếp là sự tin
tưởng ở đối tượng giao tiếp, luôn nghĩ tốt về họ Giành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đối tượng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến khích họ làm việc tốt
Nguyên tắc tôn trọng các giá trị văn hoá trong giao tiếp Giao tiếp
trong mơi trường đa văn hóa địi hỏi mỗi cá nhân phải có những hiểu biết nhất định về các giá trị văn hóa của đối tác giao tiếp thuộc các quốc gia, các dân tộc, giới… để có ứng xử phù hợp Về phong cách giao tiếp có thể có cách phân chia khác nhau Ở đây đưa ra một số phong cách đặc trưng dựa vào ứng xử
Trang 11phong cách linh hoạt, cơ động, mềm dẻo, dễ thay đổi theo đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp.Uu điểm của phong cách này là phát huy được tính tích cực cuả con người, có kích thích tư duy độc lập và sáng tạo Nhược điểm là không làm chủ được cảm xúc của bản thân, thường hay phụ thuộc hoặc bắt chước, dễ phát sinh tự do quá trớn
Phong cách “dân chủ”: Các thành viên tham gia giao tiếp biểu hiện sự nhiệt tình, thiện ý, tơn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp Các thành viên biết lắng nghe, biết quan tâm, dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt trên cơ sở hiểu biết tâm tư của các bên Ưu điểm của phương pháp này là làm tăng khả năng sáng tạo của đối tượng giao tiếp, giúp mọi người thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn, tạo mối quan hệ tốt khi làm việc Nhược điểm của phương pháp này là dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa các lợi ích của tập thể
Chúng ta cố gắng rèn luyện để theo phong cách giao tiếp “dân chủ” nhưng tránh dân chủ quá trớn
2.2 Bản chất của kỹ năng giao tiếp
Bản chất của sự giao tiếp là q trình truyền thơng tin giữa người nhận và người gửi Thông điệp được truyền đi nhưng người nhận phải hiểu được thơng tin đó mang ý nghĩa gì Lúc đó mới gọi là giao tiếp thành
công
Người gửi:
Hiểu điều mình nói, nhiều người nghĩ mình nói vấn đề này tất nhiên là mình hiểu nó rồi Nhưng thực sự chưa chắc là như vậy, kiến thức muốn truyền đạt cho người khác phải hiểu tường tận, rõ ràng, đừng lơ mơ sẽ càng làm người nghe rối trí thêm thơi
Chú ý đến đối tượng nghe Đối với những người cùng ngành bạn có thể sử dụng từ ngữ chuyên ngành để nói chuyện Nhưng khi nói với nhưng người khác, hãy tưởng tưởng ra những câu chuyện thú vị hơn là những từ ngữ chun ngành khơ khan Bởi những người đó thường muốn hiểu quy trình hoạt dộng chứ họ khơng quan tâm đến bản chất của vấn đề
Người nhận:
Tất nhiên bạn phải lắng nghe rồi, không những phải lắng nghe mà phải nghe với sự tập trung Ngoài ra điều này cũng thể hiện bạn tôn trọng người nói
Phản hồi cho người nói những vấn đề mà bạn thắc mắc Đừng đem thắc mắc đó về nhà, nếu khơng rõ hay hỏi ngay Lúc đó mới giúp bạn hiểu trọn vẹn vấn đề được
Thông điệp: Thông điệp phải phù hợp và sử dụng nhiều hình thức khác
Trang 12nhóm người trong sinh hoạt hàng ngày hay trong cơng việc cần có sự tiếp xúc mặt đối mặt Kỹ năng xã giao giúp mọi người duy trì mối quan hệ, tạo điều kiện để làm việc với nhau sau này
Xã giao thường được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành động và các ngơn ngữ không lời Biết tận dụng lợi thế của những kỹ năng xã giao sẽ giúp con người thuận lợi trong cơng việc của mình
* Các hình thức xã giao:
-Bắt tay là một hình thức xã giao “tiếp xúc cơ thể” thơng thường nhất , thể hiện sự thân thiện, lịch sự và văn minh Tùy theo nền văn hóa mà người ta có thể có những kiểu bắt tay khác nhau Tuy nhiên có thể k hái quát một cách chung nhất là người đưa tay ra trước để bắt tay thường là người lớn tuổi hơn, cấp trên, người chủ nhà, phụ nữ Để xã giao tốt, người hưởng ứng phải kịp thời đưa tay ra bắt, tránh chậm trễ Có thể nắm tay nhau trong thời gian chào hỏi về tên tuổi, sức khỏe Khi bắt tay người hơi nghiêng về phía trước, nhìn vào mặt người đối diện, kết hợp miệng cười và chào hỏi Tay nắm tay nhau vừa phải, lắc nhẹ
- Giới thiệu và tự giới thiệu là hình thức xã giao qua lời nói khi lần đầu tiên mọi người gặp nhau để tạo quan hệ công tác Cá nhân giới thiệu với cá nhân nếu chỉ có hai người làm quen với nhau lần đầu Trong thời gian bắt tay nhau hai người đã làm xong phần giới thiệu Nếu một cá nhân làm công tác giới thiệu một người với người khác trong các nhóm làm việc thì nên theo thứ tự người địa vị chức vụ cao hơn được giới thiệu sau, người nhiều tuổi được giới thiệu sau, người phụ nữ được giới thiệu sau, người có mặt trước được giới thiệu sau ( được ngầm hiểu là người địa vị thấp được giới thiệu với người địa vị cao hơn…)
Kiểu giới thiệu này khác với giới thiệu trước công chúng hay ở hội nghị : người địa vị cao được giới thiệu trước…Người làm công tác giới thiệu phải đứng nghiêm chỉnh, giơ tay phải chỉ vào người được giới thiệu và dùng giọng nói lịch sự, ngắn gọn để giới thiệu họ tên, chức vụ, địa vị và thông tin cơ bản về việc làm để họ có thể làm quen với nhau Phải lần lượt giới thiệu cả hai người với nhau hoặc tất cả thành viên cả hai nhóm với nhau chứ không chỉ giới thiệu một bên Nếu tự giới thiệu b ản thân mình thì không ngắt lời người khác đang giới thiệu, không nên khoe khoang, không nên quá trang trọng, cầu kỳ hoặc quá xuề xòa, đơn giản
Trang 13nhẹ nhàng cầm hai mép danh thiếp đưa ngang tầm ngực Khi nhận danh thiếp phải đọc qua nội dung ghi trong danh thiếp không được cất đi ngay Khi cần hỏi xin danh thiếp của ai đó thì phải chào đối tượng và traocc danh thiếp của mình trước rồi xin danh thiếp của họ Khơng nên địicj nếu đối tượng chưa đưa kịp
Câu hỏi ôn tập chương:
Câu 1: Trình bày các yếu tố tham gia trong quá trình giao tiếp Để thực hiện một giao tiếp thành công thì yếu tố nào nhà quản trị cần quan tâm nhiều hơn trong quá trình giao tiếp
Câu 2: So Sánh giữa kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xã giao cần có ở các nhà quản trị Từ đó nêu ý nghĩa của công tác giao tiếp trong công việc hằng ngày tại công sở
Trang 14CHƯƠNG 2: NHỮNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN Mã chương: MH11.02
Giới thiệu:
- Các kỹ năng giao tiếp cơ bản giới thiệu và trang bị kiến thức về kỹ
năng nghe, kỹ năng viết, kỹ năng nói và thuyết trình, mỗi kỹ năng trên mang lại nhiều lợi ích cho q trình giao tiếp thành cơng Để có được các kỹ năng trên đòi hỏi người tham gia giao tiếp phải rèn luyện các kỹ năng một cách thành thạo thì giao tiếp mới đạt kết quả như mong muốn
Muc tiêu:
- Trình bày được các kỹ năng giao tiếp cơ bản như kỹ năng nghe, kỹ năng nói, kỹ năng viết
- Nắm vững được kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thuyết trình, thuyết phục trong giao tếp
- Rèn luyện tính chủ động,sáng tạo trong nghiên cứu và học tập
Nội dung chính:
1 Những kỹ năng giao tiếp cơ bản 1.1 Kỹ năng nghe
1.1.1 Nghe và lắng nghe, vai trò trong giao tiếp
Nhiều nghiên cứu cho thấy, trong cuộc sống người ta thường dùng 42% thời gian cho việc nghe, còn lại 58% thời gian dành cho việc nói, đọc và viết Như vậy gần một nửa thời gian giao tiếp dành cho việc nghe
Trong giao tiếp hành chính, nghe đem lại các lợi ích sau đây:
- Giúp giải quyết có hiệu quả các công việc trong thực thi công vụ Bằng cách tập trung và khuyến khích người khác nói thì người nghe sẽ có được nhiều thơng tin về công việc của các chủ thể tham gia giao tiếp; cấp dưới hiểu nhiệm vụ, ý kiến chỉ đạo của cấp trên; cấp trên hiểu tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cấp dưới; giúp trao đổi công việc giữa đồng nghiệp và giải quyết tốt các nhu cầu của người dân
- Nghe giúp nắm bắt được tính cách và quan điểm của người nói, hiểu được những thơng điệp qua những ẩn ý khơng nói bằng l ời Nhờ đó giúp đưa ra phản hồi, những câu trả lời hoặc tư vấn, hướng dẫn hợp lý, ra quyết định chính xác trong giải quyết cơng việc, giúp giải quyết các mâu thuẫn, xung đột trong thực thi công vụ
- Chú ý nghe người khác nói là thể hiện văn hóa giao tiếp, sự tơn trọng và sự đồng cảm với người khác Như vậy người nghe đã tạo ra được một bầu khơng khí thân mật, cởi mở, thân thiện, thoải mái, dễ cảm thông, chia sẻ với nhau, nảy sinh thiện cảm, giúp hình thành và phát triển mối
quan hệ tốt đẹp
Trang 15phân biết nghe và lắng nghe Nghe là thụ động, là trạng thái tự động mang tính chất vật lý Lắng nghe là chủ tâm, chủ động Lắng nghe đòi hỏi tập trung, tìm kiếm tích cực ý nghĩa của đối tượng nói Trong giao tiếp chúng ta phải cố gắng tạo ra trạng thái lắng nghe để đón nhận và hiểu đúng, để giao tiếp cởi mở, để chọn lọc thông tin
Trong giao tiếp lắng nghe sẽ tiếp nhận đầy đủ, trọn vẹn thông tin, giúp lợi thế trong giải quyết vấn đề và đàm phán với đối tác Lắng nghe cịn thể hiện sự tơn trọng đối tác và sự hợp tác làm việc và giải quyết vấn đề Lắng nghe kết hợp quan sát cịn có thể nghe được những gì mà người ta khơng nói bằng lời
Lắng nghe sẽ làm thỏa mãn người nói, thể hiện mình tơn trọng người nói Lắng nghe sẽ nhận nhiều thông tin dẫn tới việc ra quyết định chính xác hơn Lắng nghe người khác sẽ làm cho người khác có cảm tình với mình, thân thiện với mình khi làm việc lắng nghe làm cho mình nắm bắt chính xác tính cách, tính nết và quan điểm của người nói chuyện Lắng nghe giữa hai bên tạo không khí trao đổi thẳng thắn, hiểu nhau dẫn tới giải quyết mâu thuẫn, tìm kiếm giải pháp nhanh hơn
*Các cấp độ nghe và các yếu tố ảnh hưởng
Các cấp độ nghe:
Nếu xét theo mức độ tập trung và mức độ đem lại sự hài lòng đối với người nói thì có thể chia thành năm cấp độ nghe từ thấp đến cao như sau:
- Nghe phớt lờ: không nghe và thể hiện thái độ khơng muốn nghe gì cả
- Nghe giả vờ: khơng nghe nhưng lại tỏ là mình đang lắng nghe - Nghe từng phần: tức là chỉ nghe một phần cuộc nói chuyện - Chú ý lắng nghe: chăm chú nghe, tập trung tâm trí và chú ý vào những lời mình nghe được
- Nghe thấu cảm: đây là kiểu nghe ở cấp độ cao nhất, nghe như nuốt lấy từng lời Nghe thấu cảm khơng chỉ là việc chăm chú nghe mà cịn là sự quan tâm, phân tích và thơng hiểu người nói
Nghe thấu cảm là đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu được họ đang nói gì và cảm xúc của họ như thế nào Khi nghe thấu cảm chúng ta đi sâu vào từng ý của người nói, qua đó nhìn vấn đề theo cách nhìn của người nói, hiểu được tâm tư, tình cảm của họ Trong nghe thấu cảm, không chỉ nghe bằng tai, mà quan trọng hơn là nghe bằng mắt, bằng trái tim Lắng nghe khơng chỉ những điều người ta nói bằng lời, mà cả những gì khơng nói nên thành lời, những gì bộc lộ qua tình cảm, ánh mắt, nét mặt…
Trang 16người còn nhiều thời gian để “suy nghĩ chuyện khác” mà sao lãng việc nghe
Từ nhỏ chúng ta thường được luyện viết, nói chứ khơng chú ý rèn luyện cách lắng nghe Đó cũng là một trở ngại tự nhiên hình thành trong quá trình lớn lên của con người Việc thích nghe những chủ đề này mà khơng thích nghe chủ đề khác, có thể là chủ đề phức tạp hoặc nhạy cảm, mang tính chủ quan cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến việc lắng nghe Các yếu tố ảnh hưởng khác như sự thiếu kiên nhẫn, thích dễ ghét khó, không kết hợp các kỹ năng quan sát cử chỉ điệu bộ người nói và nghe giọng âm điệu lời nói, thành kiến với người nói cũng ảnh hưởng nhiều đến việc lắng nghe
1.1.2 Rèn kỹ năng lắng nghe
Muốn lắng nghe tốt, hiệu quả thì người nghe cần được tập luyện Sau đây là một số lời khuyên để có thể cải thiện kỹ năng lắng nghe của chúng ta
Các lỗi thường gặp trong khi nghe:
- Tỏ ra khơng nhiệt tình khi nghe, hay nhìn, đảo mắt đi chỗ khác - Nghe chưa hết lời, hiểu chưa hết ý của người nói, khơng để cho người khác nói hết đã đáp lại, cắt ngang lời người khác, vội vã đi đến kết luận hay đoán gài đoán non ý của người nói
- Khơng nghe với mục đích để hiểu mà với ý định để phản đối - Nghe nhưng khơng rút ra được những điểm chính
- Chỉ nghe lời mà không chú ý quan sát cử chỉ, thái độ của người nói
- Chỉ chú ý đến đặc điểm về hình dáng, phong cách của người nói - Không hướng mặt và cơ thể về phía người nói; khơng nhìn vào người nói
- Bị phân tán, thiếu tập trung trong khi nghe: quá dễ dãi để cho các yếu tố bên ngoài tác động; làm việc riêng khi nghe
* Rèn luyện kỹ năng nghe hiệu quả:
Trên thực tế khó có thể áp dụng một quy trình nghe theo đúng lần lượt từng bước nhưng dù sao cũng cần thực hiện theo một chu trình lắng nghe hợp lý Tùy từng tình huống thực tế mà vận dụng linh hoạt và phù hợp
Song song với chu trình lắng nghe, chúng ta cần thực hành và sử dụng một số kỹ năng để lắng nghe hiệu quả hơn
- Nghe xong rồi hãy nói: Khi hai người tranh nhau nói hoặc chỉ chờ
Trang 17Ví dụ: “Xin lỗi, anh vừa nói về chế độ tiền thưởng Tơi chưa rõ lắm, anh làm ơn nói kỹ hơn”
- Gác các việc khác lại: Hành động như vậy thể hiện mình sẵn sàng
lắng nghe Khi không phải chú ý đến các hoạt động khác nữa thì ta sẽ tập trung và chú ý hơn đến người nói và nội dung trình bày, hiệu quả lắng nghe sẽ cao hơn
- Hồi đáp để ủng hộ người nói: Hồi đáp tích cực sẽ truyền cảm hứng
và gây hưng phấn cho người nói Người nói sẽ đem hết tâm huyết để truyền đạt cho ta Hồi đáp trong lắng nghe cần lưu ý: Hãy dừng lại một chút trước khi hồi đáp, làm như vậy sẽ giúp chúng ta không phản ứng trước ý kiến của người nói và giúp người nói có thời gian kết thúc ý kiến của mình
- Nhìn vào người nói: Nếu bạn chưa có thói quen nhìn vào người nói
khi lắng nghe, thì bạn hãy tập ngay bây giờ Có những điều ngôn ngữ không thể diễn tả, nhưng khi nhìn vào mắt, khn mặt, cử chỉ của người nói ta có thể cảm nhận được
Trong giao tiếp, người nói như cái gương của người nghe và ngược lại Hãy nhìn vào sự thể hiện bên ngồi của người nói, ta sẽ biết ta đang nghe như thế nào “Nhìn mặt mà bắt hình dong” Hãy nhìn vào người nói để lắng nghe cả những điều khơng nói Điều này đặc biệt quan trọng khi các bạn lắng nghe phụ nữ Phụ nữ thường nói bóng gió xa xơi, thậm chí nói ngược Nếu chỉ ghi nhận đầy đủ thông tin họ cung cấp bạn sẽ không bao giờ hiểu hết ý họ muốn nói "cái nói ra và cái định nói ra" Để hiểu được ‘ngầm ý” trong lời nói của họ bạn phải nhìn vào mắt Như vậy, để
lắng nghe thực sự, chúng ta khơng chỉ dùng tai mà cịn dùng mắt “Mắt là
cửa sổ của tâm hồn” nhìn vào mắt của người nói để cảm nhận được cái “từ” sâu xa trong lời nói cũng là để thấu hiểu được tâm hồn họ
- Khơng nên ngắt lời người nói khi chưa thực sự cần thiết: Đặc biệt,
đừng vội vàng tranh cãi hay phán xét về những gì đang được trình bày
“Lời chưa nói ra ta là chủ nó, lời nói ra rồi nó là chủ ta” Nếu bạn ý thức
rõ về điều này thì bạn sẽ cẩn thận hơn khi đưa ra ý kiến hồi đáp Có người trình bày theo cách quy nạp từ chi tiết đến tổng quan, có người trình bày theo cách diễn dịch từ tổng quan đến chi tiết Chỉ lắng nghe hết ta mới hiểu đầy đủ ý người nói muốn nói
- Nhắc lại và diễn giải nội dung: Tốc độ nghe của ta gấp 4 lần tốc độ
nói Vì vậy, nếu ta khơng tập trung thì sẽ rất hay nghĩ sang việc khác Để tránh điều này chúng ta hãy diễn giải lại ý người nói theo cách hiểu của ta Làm như vậy, giúp tư duy của chúng ta luôn tập trung vào vấn đề đang lắng nghe Đặc biệt, não của chúng ta làm việc bằng hình ảnh và khái niệm, vì vậy khi nghe chúng ta hãy hình dung, diễn giải theo khung cảnh trong đầu thì sẽ giúp ta nhớ lâu hơn
- Tìm ra ý chính: Sau mỗi buổi nói chuyện thường có rất nhiều thơng
Trang 18thơng tin, khi ta nhớ được ý chính thì những thơng tin bổ trợ xung quanh sẽ theo đó mà tái hiện lại
- Hỏi để làm rõ vấn đề: Trong giao tiếp và lắng nghe, nếu chúng ta
chưa hiểu, thay vì ậm ừ cho qua chuyện, hãy đặt câu hỏi để làm rõ Điều này khơng khiến người nói khó chịu mà ngược lại họ rất vui vì biết rằng ta thực sự muốn hiểu và ta đang cho họ một cơ hội để thể hiện rõ hơn ý tưởng họ đang trình bày
- Nỗ lực và tập trung: Độ chú ý của chúng ta trong mỗi cuộc giao
tiếp phụ thuộc rất nhiều yếu tố như: Thái độ, sức khỏe, môi trường, người nói, nội dung Khi chúng ta mệt mỏi, buồn chán là những lúc chúng ta dễ mất tập trung nhất Trong những trường hợp đó để tập trung hơn chúng ta có thể làm như sau: Ngồi 1/3 ghế phía trước; không tựa lưng vào ghế; người hơi nghiêng về phía trước; khơng chống tay hay tỳ ngực lên bàn Với tư thế như vậy cùng với các kỹ năng khác sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào lắng nghe
Có thể tổng kết những điều nên và không nên làm khi lắng nghe như trong bảng:
Bảng: Những điều nên và không nên làm khi lắng nghe
Nên làm Không nên
-Bày tỏ mối quan tâm -Kiên nhẫn
-Cố hiểu vấn đề -Thể hiện khách quan -Biểu lộ đồng cảm
-Tích cực tìm hiểu ý nghĩa
-Giúp người nói phát triển năng lực, động cơ hình thành ý nghĩ, quan điểm và ý tưởng -Giữ im lặng khi đang nghe
-Thúc giục người nói -Tranh cãi
-Ngắt lời
-Nhanh chóng chỉ trích khi chưa rõ -Lên giọng khuyên bảo
-Vội vàng kết luận
-Để tấm lý người nói lấn át tâm lý mình
Chu trình lắng nghe hiệu quả:
“Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương” Vậy, đâu là
bí quyết “khai thác kim cương”? Chúng ta nên lắng nghe như thế nào để đời sống vật chất và tinh thần của chúng ta ngày càng tốt hơn
Trước tiên chúng ta phải nói đến thái độ lắng nghe:
Trang 19Chu trình lắng nghe
Khi xác định rõ vai trị của người nói chúng ta sẽ thực sự mong muốn lắng nghe và hiểu đúng những điều người nói muốn chia sẻ Cao hơn nữa là thấu hiểu và đồng cảm với nhu cầu, nguyện vọng của họ Không thành tâm, khơng có thiện chí, khơng muốn lắng nghe thì tất cả các kỹ năng đều không mang lại kết quả Phải có thái độ tốt rồi mới đến kỹ năng, 80% hiệu quả lắng nghe phụ thuộc vào thái độ Kỹ năng mà không có thái độ chỉ là những hành vi vơ cảm như những cỗ máy Chu trình lắng nghe gồm các bước sau;
Bước 1: Tập trung - Phải toàn tâm tồn ý để lắng nghe đối tác thay
vì nhìn lơ đãng xung quanh Nên chú ý vào người nói, thể hiện sự mong muốn lắng nghe, không được tranh thủ làm việc khác, hoặc nghĩ sang việc khác…
Bước 2: Tham dự - Hịa mình trong cuộc giao tiếp, bằng cử chỉ, thể
hiện rõ mình đang lắng nghe: gật đầu, biểu hiện đồng cảm qua nét mặt, thay vì ngồi im ta hãy thể hiện cho người nói biết mình đang lắng nghe họ bằng những câu nói phụ họa hoặc các từ đệm (vâng, dạ, thế ạ…)
Bước 3: Hiểu - Để tin chắc và chứng tỏ mình đã hiểu đúng những gì
đối tác nói bằng việc nhắc lại những từ chính, từ quan trọng mà đối tác trình bày (ví dụ: nguời nói: “tơi thấy cần phải tăng thêm 2 người…”, người nghe: “2 người”)
Bước 4: Ghi nhớ - Chính tên gọi của bước 4 đã nói lên cách để ta
nhớ tốt nhất là ghi chép lại những ý chính, những điều cần ghi nhớ hoặc
chưa rõ “Mẩu bút chì hơn trí nhớ tốt, trí nhớ đậm không bằng nét mực
mờ” Trong công việc và cuộc sống, chúng ta cần những giải pháp địi hỏi
tính cụ thể và chi tiết không thể đại khái chung chung, mang máng Vậy cách tốt nhất để ghi nhớ chính xác là ghi lại những thông tin cơ bản
Bước 5: Hồi đáp - Đây là một kỹ năng mà người Việt ta đặc biệt
yếu, thường thì ta chỉ nghe mà khơng có hồi đáp Ta phải trả lời, giải đáp các băn khoăn thắc mắc của đối tác trong điều kiện có thể Những hồi đáp sẽ là những tín hiệu dẫn đường giúp người nói điều chỉnh nội dung và phong cách nói chuyện cho phù hợp và cũng là những tín hiệu giúp người nói tự tin hơn khi thấy có người thực sự muốn nghe và hiểu mình
Bước 6: Phát triển - bằng cách đặt câu hỏi để làm rõ các vấn đề,
hoặc phát triển thêm các ý kiến khác mà đối tác chưa đề cập đến hoặc khơng có ý định đề cập đến Bằng những câu hỏi gợi mở, chúng ta có thể mở rộng chủ đề hoặc khai thác thêm những thông tin cần thiết và giúp hai bên định hướng cuộc nói chuyện đi đúng hướng mong muốn của mình
Chu trình 6 bước này liên tục lặp đi, lặp lại trong quá trình giao tiếp
đảm bảo lắng nghe một cách hiệu quả nhất
*Nói thêm: Lắng nghe để giải quyết xung đột
Bước 1: Tách hai người ra: Nguyên nhân ta giận nhau là do thái độ
Trang 20tác 7%, giọng nói: 38%, hình ảnh: 55% Vậy 93% ta giận nhau là do giọng nói và hình ảnh Hình ảnh ở đây bao gồm nét mặt và ánh mắt Khi ta tách mỗi người một nơi để xóa đi 93% ảnh hưởng của giọng nói và hình ảnh Khơng nhìn thấy mặt, khơng nghe thấy giọng của đối thủ, họ sẽ đỡ tức hơn
Bước 2: Cho họ ngồi xuống: Lúc cãi nhau, ai cũng sấn sổ xông vào
đối thủ, đang ngồi cũng bật dậy Để giúp họ lấy lại bình tĩnh, tốt nhất ta nên cho họ ngồi dựa lưng vào ghế Trong tư thế thả lỏng, các cơ sẽ giãn ra Khi đó họ sẽ cảm thấy thoải mái và bình tĩnh hơn
Bước 3: Cho họ uống 1 cốc nước: Lúc tức giận người ta thở rất
nhanh Để bình tĩnh phải điều chỉnh cho nhịp thở chậm lại Từ từ uống từng ngụm nước sẽ giúp họ thở chậm lại
Bước 4: Lắng nghe tích cực: Sau khi họ bình tĩnh lại, chúng ta hãy
đặt câu hỏi và lắng nghe Chú ý: ta khơng nên tị mị, thóc mách vào vấ n đề riêng tư Khi họ nói, chúng ta chỉ nên tham gia bằng các cử chỉ như: gật đầu, tay và cơ thể phụ họa theo những động tác của họ, nét mặt biểu cảm theo nội dung Về ngôn từ, chúng ta nên nhắc lại những từ chốt quan trọng, dùng tiếng đệm, tiếng đế như: dạ, vâng ạ, ừ, à những thán từ như: thế á, thật không, úi giời ơi Ta cũng có thể đặt câu hỏi để họ nói lên cảm xúc và tường thuật lại sự việc Tránh khuyên bảo như: “anh nên làm như thế này, nên làm như thế kia”, tránh thắc mắc “tôi không hiểu tại sao anh lại làm như vậy” hoặc đánh giá “Trời ạ, có thế thơi mà cũng phải cãi nhau” Đặc biệt là không được “đổ thêm dầu vào lửa” “Tôi mà là anh thì tơi cho nó vỡ mặt” Khi họ cần giải pháp, ta chỉ nên đặt câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm ra câu trả lời Ta cũng không thể thay họ giải quyết vấn đề, nếu cần ta chỉ hỗ trợ và giúp đỡ một phần
Bước 5: Đặt câu hỏi để tự đưa giải pháp: Khi họ cần giải pháp, ta
chỉ nên đặt câu hỏi để định hướng giúp họ tự tìm ra câu trả lời Ta cũng không thể thay họ giải quyết vấn đề, nếu cần ta chỉ hỗ trợ và giúp đỡ một phần
Lắng nghe đồng cảm
Trong cuộc sống mỗi con người có rất nhiều tâm tư, tình cảm cần được chia sẻ Có những điều chỉ khi chia sẻ với ai đó mới thấy thanh thản Lúc này vai trị người lắng nghe khơng phải là thu nhận thơng tin hay gì khác mà chính là giúp cho người nói vượt qua những trắc ẩn, lo âu, băn khoăn của cuộc sống Với một thái độ tôn trọng, đồng cảm, đáng tin cậy, người nói có thể chia sẻ với ta những điều mà họ ấp ủ bấy lâu Qua những tâm sự, bạn sẽ dần hiểu ra vấn đề và đặt câu hỏi để người nói có thể tự rút ra được giải pháp hay tìm được lối thốt cho mình Để lắng nghe đồng cảm, hãy lắng nghe mà không phán xét, hãy lắng nghe mà khơng thành kiến Điều đó sẽ giúp họ dễ dàng tâm sự và bày tỏ quan điểm
Trang 21ta để cho tâm mình tĩnh lặng Khi nghe chúng ta hãy gạt tất cả những thành kiến, sự đánh giá phán xét sang một bên để chú tâm vào việc lắng nghe
1.2 Kỹ năng nói
1.2.1 Nói và sử dụng ngơn từ
Nói là hình thức giao tiếp trực tiếp được sử dụng nhiều trong cuộc sống nói chung và trong hoạt động quản lý nói riêng Các nhà quản lý, các cán bộ, công chức muốn giao tiếp có hiệu quả cần phải rèn luyện cho mình kỹ năng nói
Ngày nay, kỹ năng nói khơng chỉ là một giá trị thêm vào trong hoạt động quản lý mà nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu Vị trí của một người trong cơ quan càng cao thì kỹ năng này lại càng trở nên cần thiết Tuy nhiên, ngay cả khi chúng ta không phải là nhà quản lý, mỗi một người khi thực thi cơng vụ cũng cần kỹ năng nói để có thể trình bày quan điểm, ý kiến, tranh luận một vấn đề trước cuộc họp, trao đổi với đồng nghiệp vể những nhiệm vụ hằng ngày hoặc trao đổi với công dân khi giải quyết một thủ tục hành chính nào đó… Vì vậy, nói một cách hiệu quả không đơn thuần chỉ là một điều “có thì càng hay” nữa – nó đã thực sự là một kỹ năng khơng thể thiếu đối với mỗi nhà quản lý và nhân viên trong hoạt động quản lý Nói trong q trình quản lý có một số ưu điểm sau:
- Giúp cho việc giải quyết công việc đạt hiệu quả hơn
- Khẳng định bản thân trước tập thể, nâng cao uy tín của mình - Nâng cao uy tín và hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị
* Các yếu tố cản trở quá trình nói:
- Cản trở về tâm lý (cảm xúc):
+ Lần đầu tiên thuyết trình một vấn đề quan trọng trước đông người + Tự ti vì vị thế/địa vị của mình khi nói
+ Người nghe dửng dưng với người nói hoặc với vấn đề người nói đưa ra
- Cản trở về ngơn ngữ, đặc biệt là nói ngọng, nói tiếng địa phương, cách dùng từ ngữ khơng phù hợp, khơng chính xác
- Cản trở về cơ sở vật chất: hệ thống âm thanh tồi, thiếu ánh sáng, nóng quá hoặc lạnh quá, tài liệu khơng có hoặc có nhưng khó đọc
- Cản trở về môi trường, là những cản trở bên ngồi có thể có tác động tiêu cực tới kết quả của quá trình truyền đạt thơng tin, như có q nhiều thứ diễn ra cùng lúc; phân tán tư tưởng…
- Cản trở do sự không tương đồng giữa người nói và người nghe Sự khơng tương đồng có thể do kiến thức, trình độ học vấn, cá tính, phong cách, văn hóa…
* Những lỗi thường mắc phải khi nói:
- Khơng xác định rõ nội dung mình định nói hay nói; khơng biết mình phải nói gì, bắt đầu như thế nào
- Độc thoại một chiều
Trang 22- Nói theo kiểu ra lệnh, khoe khoang, không khiêm tốn, không coi ai ra gì
- Nói những lời khích bác, miệt thị, xúc phạm người khác
- Sử dụng ngôn ngữ khơng phù hợp, thơng tin thiếu chính xác, sai số liệu, không biết kết hợp một cách linh hoạt với các phương tiện hỗ trợ khác…
- Quay lưng về phía người nghe
Ngơn từ được hiểu là hệ thống những từ và các nguyên tắc kết hợp chúng mà những người trong cộng đồng dùng làm phương tiện truyền đạt thông tin cho nhau
Kỹ năng nói hiệu quả là khả năng biểu đạt bằng lời nói, là một loại năng lực được thể hiện qua khẩu ngữ để truyền đạt thông tin, biểu đạt tư tưởng, tình cảm một cách chính xác, sinh động, có sức thuyết phục
Kỹ năng nói được quyết định bởi 3 yếu tố: sự phát âm (phonation), khả năng diễn đạt (articulation) và sự phát âm chính xác (pronunciation) Sự phát âm có các đặc trưng về cao độ (giọng cao, thấp), trường độ (dài, ngắn) và cường độ (mạnh, yếu) Khả năng diễn đạt liên quan tới cách phát âm, khuyết tật cơ quan liên quan đến phát âm, và sự bất cẩn trong khi nói cũng như điểm mạnh và yếu của tiếng địa phương Phát âm chính xác liên quan đến các từ khó phát âm, phát âm lẫn lộn một số chữ ở một số vùng lấy tiếng phổ thông của một quốc gia làm chuẩn
Sử dụng ngôn từ tốt giúp truyền đạt thông tin và giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả Nó tạo ra mối quan hệ tốt
đẹp trong giao tiếp Nó giúp con người nâng cao uy tín bản thân, tự khẳng định và là công cụ tạo ảnh hưởng đối với người khác
1.2.2 Chuẩn bị bài nói
Trước khi nói hoặc trình bày vấn đề, thông tin nào đó cần phải có bước chuẩn bị Chuẩn bị bài nói là bước quan trọng Như Richard Hal, một nhà thuyết trình người Mỹ nói rằng thành công bài thuyết trình của ơng là “chuẩn bị, chuẩn bị và chuẩn bị” Một bài nói chuyện thơng thường gồm ba phần: mở đầu, nội dung, và kết luận
Mở đầu/Đặt vấn đề:
Mở đầu là phần nêu ra thông điệp chính mình muốn gửi tới người nghe Phần mở đầu nêu mục đích, tầm quan trọng của bài nói Để mở đầu cho linh hoạt có thể dùng một hoạt động gây hứng thú, một câu chuyện được kể, một câu hỏi gợi suy nghĩ được đưa ra hoặc đưa ngay nội dung khái quát buổi nói chuyện
Nội dung:
Trang 23vào trong lúc nói nếu thấy phù hợp Chuẩn bị thêm những hình ảnh, ví dụ minh họa cho bài nói
Kết luận:
Phần kết luận phải nhấn mạnh ý tưởng chủ đạo của bài nói, thơng điệp chính một lần nữa
Dừng bài nói ở một câu trích dẫn hay, chọn lọc, kịch tính… làm đẹp buổi nói chuyện Phải thể hiện và có thái độ trân trọng đối với người nghe ngay khi viết chuẩn bị
Khi nói sử dụng ngôn từ theo những lới khuyên sau: chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, sinh động, cụ thể, gần gũi, nhã nhặn, lịch sự, phù hợp bối cảnh, phù hợp đối tượng, hướng vào đối tượng, kết hợp yếu tố phi ngôn từ, phối hợp khéo léo với các yếu tố minh họa…
1.2.3 Ngôn ngữ cơ thể:
Khi nói trước mọi người, ngơn ngữ cơ thể cũng mang thông điệp tốt hoặc xấu gửi tới người nghe Đây là các yếu tố phi ngơn từ
Ngơn ngữ khơng lời gồm có: ánh mắt, nét mặt, tiếp xúc cơ thể, tư thế đứng đứng, chuyển động tay, di chuyển, khoảng cách, trang phục Khi nói ngơn ngữ khơng lới bổ sung cho lời nói Trong khi nói tư thế đứng cần thoải mái, tự nhiên, hai chân đứng trên khoảng cách bằng vai Tránh tự tạo ra các trạng thái đứng gị bó như nghiêng người, ngả người về trước Tay có các cử động vừa phải, minh họa bằng các ngón tay và bàn tay, tránh vung tay và cử động thái quá Nếu đứng khơng có bục thì hai bàn tay ở trước bụng, vị trí ngang thắt lưng Tránh chắp tay ngang hông hoặc khoanh tay trước ngực Khi nói với ai đó nên nhìn vào mặt họ Khi nói với đám đơng thì nhìn bao qt với con mắt thân thiện, miệng luôn tươi Ngôn ngữ khơng lời cũng cần phải được rèn luyện chó thành thói quen và để tự
tin thì phải chuẩn bị kỹ
1.2.4 Kỹ năng thuyết trình, trình bày:
Thuyết trình là trình bày trước một số hoặc nhiều người về một vấn đề nào đó Thuyết trình có thể chỉ trong một vài phút, nhưng cũng có thể nhiều giờ Thuyết trình có thể với mục đích thơng báo (báo cáo với mọi người việc mình đã làm hoặc về vấn thuộc mối quan tâm của mọi người) hoặc thuyết phục (báo cáo về lợi ích của vấn đề nào đó và kêu gọi sự đồng tình của mọi người, dẫn tới hành động sau thuyết trình) Thuyết trình tốt cần có sự chuẩn bị Thông thường người ta chia ra 3 công việc: chuẩn bị thuyết trình, tiến hành thuyết trình và đánh giá kết quả thuyết trình Hai cơng việc đầu bắt buộc phải có ở mỗi bài thuyết trình
-Chuẩn bị thuyết trình:
Trang 24niên, sinh viên, học sinh, nhà khoa học, hội đồng xét duyệt, tuyển chọn…)? Ngôn ngữ nào được sử dụng? Thơng điệp chính của buổi thuyết trình của bạn là gì? Bạn thuyết trình ở đâu và các phương tiện được sử dụng hỗ trợ khi thuyết trình là các phương tiện nào? Kiểm tra cơ sở vật chất nơi thuyết trình xem tất cả mọi người có thể nghe rõ khơng, có thiết bị âm thanh tốt khơng, nhìn rõ khơng? Liệu ánh sáng trong phịng có vừa đủ? Dàn bài của bài thuyết trình chia làm 3 phần: mở đầu, thân bài (nội dung) và kết luận như đã trình bày ở mục 5.2
-Thực hiện thuyết trình:
Thực hiện thuyết trình cũng theo thứ tự: vào đề (mở đầu), nội dung chính, và kết luận (kết thúc) Nên nhớ rằng mức độ chú ý của người nghe giảm dần về cuối buổi thuyết trình và gần cuối có thể tăng lên chút ít Do đó khoảng giữa buổi phải làm thế nào kéo sự tập trung của người nghe, giảm căng thẳng
Khi thực hiện thuyết trình phần mở đầu có thể có nhiều cách tiến hành Có thể vào buổi thuyết trình một cách trực tiếp, có thể dẫn nhập bằng những sự kiện tương phản, có thể dẫn nhập bằng một câu chuyện liên hệ với vấn đề trình bày, có thể bằng cách đặt câu hỏi với người nghe, có thể dẫn nhập bằng bằng một câu trích dẫn của người nổi tiếng, có thể dẫn nhập bằng sự việc gây “chấn động” hoặc “sốc”…Mở đầu thuyết trình phải gây được sự chú ý, xây dựng lòng tin của người nghe và nêu được khái quát vấn đề thuyết trình
Phần nội dung chủ yếu phải được liên kết chặt chẽ các ý với nhau Trong khi thuyết trình phải quan sát , có biện pháp duy trì sự chú ý của người nghe Để duy trì sự chú ý cần sử dụng các biện pháp sau đây cho đúng lúc: không đọc nguyên văn hay thuộc lịng; khơng dùng nhiều lời lẽ hùng hồn; sắp xếp các ý theo trình tự hợp lý; đưa những ví dụ, số liệu minh họa; xây dựng
cách nói tùy theo đối tượng người nghe; có thể thêm những câu nói, câu chuyện khôi hài đúng lúc và liên hệ với nội dung trình bày; ln bám sát chủ đề
Trang 25cách nói, ngơn ngữ không lời, thêm chuyện vui, câu nói đùa Cách này người thuyết trình phải chuẩn bị kỹ, có kinh nghiệm nhiều, là cách mà các thày giáo và nhà thuyết trình chuyên nghiệp sử dụng
Phần kết thúc bài thuyết trình nên nhắc lại, tóm tắt các ý chính đã trình bày, mô tả, khuyến cáo các hoạt động tiếp theo, kết thúc bằng nhận xét tích cực Yêu cầu khuyến cáo người nghe hành động hoặc xem xét vấn đề theo quan điểm mới Nên kết thúc thuyết trình đúng thời gian đã ghi trong chương trình hoặc sớm hơn ít giây Sau đó nên dành một thời gian để cho người nghe hỏi và trả lời các câu hỏi, thắc mắc đó Cám ơn người nghe trước khi dừng nói Nếu có đánh giá thì cần thiết kế các phiếu đánh giá buổi thuyết trình, hoặc nghe những phản hồi để cải thiện thuyết trình lần sau và có dành thời gian cho việc đánh giá này
1.3 Kỹ năng đọc
Để hình thành phương pháp đọc hiệu quả cần có q trình luyện tập và có các bước quy trình cụ thể và bước đầu các bạn nên áp dụng quy trình sau đây Dần dần, trên cơ sở đó, các bạn có thể tìm được một phương pháp phù hợp
1.3.1 Xác định mục đích đọc
Đây là vấn đề rất quan trọng X.I Povarlin đã nói: "Phương pháp đọc tuỳ thuộc vào mục đích, và hồn tồn do mục đích quy định" Mục đích đọc sách sẽ chi phối tồn bộ q trình đọc sách Xác định được mục đích đọc sách sẽ giúp các bạn tránh được đọc tràn lan, tốn công sức và thời gian Mục đích đọc cịn giúp các bạn có cách đọc hợp lí, phù hợp với nhiệm vụ và thời gian có thể dành cho đọc sách
Xác định mục đích đọc là trả lời câu hỏi: "Đọc để làm gì?" Từ đó
mới trả lời được câu hỏi: "Đọc sách gì, chỗ nào, và đọc như thế nào?"
Mục đích đọc còn quyết định cả phương hướng khai thác vấn đề trong cùng một cuốn sách, một tập tài liệu, một báo cáo… Ví dụ, khi đọc Truyện Kiều của Nguyễn Du, có bạn u thơ thì tìm những cách diễn đạt các sự vật, hiện tượng bằng thơ và những câu thơ lục bát hay; có bạn tìm hiểu cuộc đời nàng Kiều và cốt truyện; có bạn lại qua đó mà hiểu biết đời sống văn hoá, phong tục, tập qn, lễ nghi phong kiến; có bạn lại đi tìm sự phê phán những định kiến và luật lệ đã áp bức người phụ nữ Vì vậy, xác định rõ mục đích đọc sách là việc làm quan trọng trước tiên đối với mỗi người chúng ta
1.3.2 Tìm hiểu địa chỉ hay nguồn gốc của các tài liệu đọc
Việc tìm hiểu địa chỉ của các nguồn tài liệu, các cuốn sách là vô cùng quan trọng, nó giúp người đọc tìm được các nguồn tại liệu chính thống và đảm bảo các thơng tin được cung cấp bên trong
Đối với các cuốn sách nên đọc hai trang đầu và trang cuối của cuốn sách để biết:
- Tên cuốn sách - Tên tác giả
Trang 26- Năm xuất bản - Lần xuất bản
Không nên xem thường thao tác này Những thông tin trên đây sẽ giúp bạn rất nhiều Không chỉ vậy, những thông tin này còn rất tiện lợi khi bạn đi mua sách và tìm sách trong thư viện Bạn sẽ cung cấp những thông tin về quyển sách bạn cần tìm cho nhân viên nhà sách hoặc người thủ thư, và họ sẽ giúp bạn tìm quyển sách đó một cách dễ dàng Đứng trước những kệ sách với không biết cơ man nào là sách, mà khơng có được những thơng tin trên, thì làm sao bạn có thể nào tìm được quyển sách bạn cần
Mục lục cuốn sách phản ánh dàn ý chung và đơn giản của nội dung, đơi khi cịn phản ánh cả dàn ý logic của nó Bước này giúp bạn giải đáp được câu hỏi: "Cuốn sách có những nội dung gì, theo trật tự nào?"
1.3.3 Xem lời giới thiệu, lời tựa, lời nói đầu
Lời nói đầu do tác giả cuốn sách viết Qua lời nói đầu, bạn dễ dàng hiểu được ý đồ của tác giả, hình dung được một cách khái quát vấn đề cơ bản được đề cập và tác dụng; mục đích của cuốn sách mà tác giả mong muốn; biết vấn đề quan trọng nhất cuốn sách sẽ trình bày Đơi khi, qua lời mở đầu, bạn còn thu lượm được cả lời khuyên của tác giả nên tìm hiểu và nghiên cứu cuốn sách như thế nào
1.3.4.Xem lời kết luận
Mục đích của việc xem lời kết luận và tóm tắt của cuốn sách là để thấy rõ nội dung cô đọng nhất, những kết luận chính và sự khẳng định của tác giả đối với những vấn đề đã trình bày Đồng thời, qua lời kết luận và tóm tắt, bạn cịn thấy vấn đề chưa được giải quyết đầy đủ, phương hướng phát triển tiếp tục của chúng
Theo nguyên tắc, tác giả phải viết lời kết luận và tóm tắt ở cuối sách Nhưng hiện nay không hiểu sao một số tác giả lại bỏ qua công việc này
1.3.5 Đọc một vài đoạn
Sau khi đã có được thông tin về nội dung và mục đích cuốn sách, người đọc sẽ trực tiếp tìm hiểu vào nội dung bằng cách đọc qua một số đoạn, phát hiện những đoạn lí thú, có giá trị Nhờ đọc qua một vài đoạn như vậy, những nhận định về nội dung cuốn sách sẽ dần được chính xác hố, tạo điều kiện cho bước đọc sau
1.3.6.Đọc thực sự (hay đọc đi sâu)
Để lĩnh hội được những tri thức cần thiết, đạt được mục đích đọc sách, bạn cần phải đi sâu nghiên cứu cuốn sách Công việc này đòi hỏi người phải có kĩ thuật đọc Kĩ thuật đọc là năng lực chiếm lĩnh tri thức và trình độ kĩ năng đọc của người đọc Kĩ thuật đọc phụ thuộc vào mục đích đọc, thể hiện ra bằng cách đọc Sau đây là một số cách đọc, bạn có thể tham khảo và lựa chọn theo mục đích đọc của bản thân
Trang 27lướt đã nắm được điều cốt yếu nhất như ý chính, sự việc chính Khi đọc lướt, có thể bỏ qua một số trang, đoạn nào đó, hoặc dừng lại ở một số trang, đoạn nào đó Cách đọc này sử dụng khi đọc để tìm hiểu một vấn đề nào đó đã được chuẩn bị, cần làm rõ thêm, khẳng định thêm; hoặc tìm những cách diễn đạt khác nhau cho một vấn đề nhất định
Đọc có trọng điểm (hay đọc từng phần: Là cách đọc từng đoạn, từng
phần đã được lựa chọn từ trước nhằm tập trung sức lực và thời gian cho những nội dung cần thiết, cho một công việc đã được chuẩn bị
Đọc tồn bộ nhưng khơng nghiền ngẫm kĩ: Cách đọc này nhằm khái quát toàn bộ cuốn sách chứ không đi sâu vào những nội dung cụ thể Khi đọc không bỏ qua trang nào cũng không dừng lại suy ngẫm ở nội dung nào mà chỉ nắm xem, điều đó đã được bàn tới, và bàn ở mức độ nào Với các cuốn sách ta chưa biết xu hướng, tư tưởng, giá trị cũng có thể đọc theo cách này
Đọc nghiền ngẫm nội dung cuốn sách: Đây là cách đọc quan trọng nhất, cần thiết nhất trong tự học để lĩnh hội đầy đủ nội dung cuốn sách Từng nội dung, từng vấn đề được xem xét tìm hiểu cặn kẽ, có đối chiếu với kiến thức, kinh nghiệm và những cuốn sách khác về những vấn đề đã được đề cập trong dó Những nội dung tư tưởng của cuốn sách được người đọc đánh giá, phê phán và hiểu đầy đủ, sâu sắc
Đọc thụ động: Cũng với cách đọc toàn bộ hay đọc lướt, nhưng người đọc hoàn toàn theo sự dẫn dắt của tác giả, chấp nhận hoàn toàn, lấy đó làm những tín điều; nhìn nhận và xem xét vấn đề bằng con mắt của tác giả
Đọc chủ động: Là cách đọc mà khi xem xét những tư tưởng cuốn sách đề cập, người đọc luôn đối chiếu, đánh giá nó Mọi sự chấp nhận hay phản đối đều được người đọc dựa trên cơ sở sự đánh giá, đối chiếu với kiến thức, kinh nghiệm; được nhận thức theo thế giới quan, tình cảm của mình Từ những nhận thức đó mà rút ra những kết luận cần thiết cho bản thân người đọc
Đọc nông: Chỉ khai thác nội dung, tư tưởng cuốn sách ở trình độ chấp nhận hoặc có phê phán chung chung mà chưa thể hiện được sự nghiền ngẫm cuốn sách một cách thấu đáo Khi đọc những cuốn sách giải trí thì cách đọc này là phù hợp, đỡ tốn công sức
Đọc sâu: Là cách đọc đòi hỏi phải nghiền ngẫm sâu sắc nội dung cuốn sách để hiểu cặn kẽ, lĩnh hội có phê phán những tư tưởng mà cuốn sách đề cập Đây cũng là cách đọc quan trọng được sử dụng trong tự học Mỗi cách đọc sách trên đây có thể đáp ứng cho những mục đích đọc và loại sách khác nhau Với các loại sách khoa học và kĩ thuật, đọc với mục đích học tập, nghiên cứu phải đọc một cách chủ động, nghiền ngẫm sâu sắc, đi sâu vào nội dung từng vấn đề trong sách Như vậy, càng thấy rõ, bạn cần có mục đích đọc sách rõ ràng trước khi bắt tay vào đọc
Trang 28đề ra Vì vậy, người ta cịn chia việc đọc ra thành đọc lần đầu và đọc đi sâu
Đọc lần đầu chỉ giúp bạn có những cơ sở định hướng cho các lần đọc đi sâu đạt kết quả Chính từ kết quả đọc lần đầu, bạn có thể thấy được nội dung quan trọng và cần thiết với mình, lần đọc sau bạn chỉ cần chú tâm vào đó Mỗi lần như vậy lại khám phá sâu thêm nội dung cuốn sách, xác định điều cần tìm hiểu cho lần đọc đi sâu sau, thu hẹp dần phạm vi đọc Cứ như vậy cho tới khi bạn thấu hiểu cuốn sách, hồn thành mục đích đọc thì việc đọc đó mới dừng lại V.I Lenin đã khuyên chúng ta: "Sau lần đọc đầu tiên phải ghi lại những chỗ chưa hiểu hoặc chưa rõ ràng để trở lại đọc lần thứ hai, lần thứ ba, thứ tư "
1.3.7 Ngồi ra, cần phải: Tích cực tư duy khi đọc:
Đọc mà khơng tư duy tích cực thì chỉ làm phí tổn thời gian vơ ích Tích cực tư duy khi đọc là ln hình dung những ý tưởng trong sách thành những biểu tượng, hình ảnh trong đầu; đối chiếu, so sánh chúng với nhau và với những hiểu biết đã có Từ đó mà phát hiện được cái chủ yếu, cái không chủ yếu; cái bản chất và không bản chất, rút ra được kết luận cho bản thân mình Trên cơ sở đó, người đọc sẽ có cái nhìn mới, cái nhìn tồn thể dưới góc độ mới và chất lượng mới
Đọc có tư duy tích cực là qua đó phải rút ra được điều gì từ nội dung cuốn sách, bổ sung hiểu biết gì, kinh nghiệm gì cho bản thân Cần tránh lối đọc một chiều, lười suy nghĩ, lười ghi chép; đọc thụ động, chấp nhận tất cả, học thuộc máy móc
Nếu người đọc ln tích cực tư duy khi đọc, sẽ cảm thấy bạn thực sự "lớn lên" qua mỗi trang sách
Tập trung chú ý cao độ khi đọc sách:
Tập trung chú ý là nỗ lực, cố gắng định hướng toàn bộ tâm trí một cách liên tục vào việc đọc nhằm suy nghĩ thấu đáo, tư duy tích cực và ghi nhớ nhanh những điều rút ra khi đọc Đây là việc khó, địi hỏi ở bạn một sự say mê, có nghị lực và mục đích thật rõ ràng
Trong quá trình đọc đừng suy nghĩ tản mạn ra khỏi nội dung cuốn sách; đừng để ý tới những chi tiết vụn vặt như lối in ấn, câu chữ Cố gắng không để những công việc khác, những tác động bên ngoài làm xao nhãng quá trình tư duy trong khi đọc
Khi gặp vấn đề khó hiểu thì đừng nản Hãy cố gắng suy nghĩ hoặc ghi lại để tìm hiểu sau
Làm được như vậy thì việc đọc mới có hiệu quả Rèn luyện để có kĩ thuật đọc hợp lí:
Kĩ thuật đọc sách bao gồm từ khâu tổ chức, xác định phương pháp đọc và các thao tác đọc Khâu tổ chức đọc sách trước hết là sự bố trí, sắp xếp và bảo đảm các điều kiện thuận lợi cho việc đọc có kết quả
Trang 29- Tránh những nơi ồn ào, ánh sáng luôn thay đổi hoặc quá tối tăm - Nơi đọc sách cũng cần thoáng mát, sạch sẽ và gọn gàng
- Không nên đọc sách trong tư thế nằm, dễ ảnh hưởng đến trí nhớ Tốt nhất là đọc tại bàn viết, ngồi thoải mái, để sách vừa tầm mắt
- Bút, vở ghi chép và các dụng cụ cần thiết khác để bên cạnh, sao cho khi cần có thể lấy được ngay
1.3.8 Khi đọc, bạn cần lưu ý một số điểm sau:
- Đọc bằng mắt và óc chứ khơng đọc bằng miệng - Tránh đọc nhảy trở lại quá nhiều
- Chuyển động mắt theo chiều thẳng đứng khi đọc
- Đọc với tốc độ biến đổi: Đoạn nào quan trọng thì đọc chậm, đọc kĩ; đoạn nào khơng quan trọng thì đọc nhanh, đọc lướt
- Cố gắng hiểu ý nghĩa của cả đoạn văn, đừng để ý đến từ, đến câu - Tập đọc nhanh, nắm và thâu tóm nhanh cái chủ yếu, cái cơ bản của vấn đề trình bày trong sách
Nên rèn luyện thường xuyên, nâng dần tới tốc độ đọc hợp lí V.I Lenin đọc sách như giở sách mà vẫn nắm đầy đủ và sâu sắc nội dung cuốn sách Cần cố gắng từng bước để có thể đưa mắt trên trang sách và chụp ngay được cái hồn của cả một đoạn
Cần tập phán đoán khi đọc Nếu có mục đích đọc để giải quyết hay khẳng định điều gì đó thì chỉ cần lướt mắt tìm tới chỗ viết về cái đó
Tuy nhiên, cần hiểu là, đọc nhanh không phải là đọc vội vàng, n gốn ngấu sách Đọc như vậy chỉ có hại Đọc nhanh là tóm lấy thật nhanh, thật đúng và đủ nội dung, chứ không phải đưa mắt nhanh trên những câu chữ
Để rèn luyện tốc độ đọc, bạn lấy một cuốn sách, chọn một trang, hay một phần trọn vẹn rồi đọc thật nhanh một lượt Vừa đọc, vừa cố tóm lấy nội dung của nó Sau đó, suy nghĩ xem, nội dung của nó như thế nào Làm lại lần nữa nhằm xác định xem nội dung vừa tóm được ở lần đọc trước đã đầy đủ chưa, chính xác chưa Lần sau, hãy cố gắng nâng cao tốc độ đọc hơn lần trước Đọc vài ba lượt như vậy cho tới khi khẳng định nắm được đầy đủ và đúng nội dung của phần đã đọc
Bằng cách đó, bạn vừa nâng dần được tốc độ đọc, vừa kiểm soát được chất lượng đọc tương ứng với tốc độ đó Khi đã có tốc độ đọc vừa ý, bạn cần thường xuyên rèn luyện, thường xuyên đọc sách để kĩ năng đã rèn luyện được không bị mai một đi
Ghi chép một cách khoa học những điều đã đọc:
Đọc sách có hiệu quả thể hiện ở kết quả ghi chép Đọc sách không thể thiếu ghi chép
Ghi chép trong khi đọc sách sẽ động viên được sự chú ý, giảm mệt mỏi
Ghi chép còn giúp các bạn kiểm tra mức độ lĩnh hội tài liệu, tạo cơ sở để ghi nhớ những kiến thức đã tiếp thu
Trang 30D.I Mendeleev nói: "Ý nghĩ khơng được ghi chép lại chỉ là một kho báu bị giấu biệt"
Ghi chép lại để sau đọc lại một cách ngắn gọn mà đầy đủ chứ không
lặp lại công việc đã làm là đọc lại cả cuốn sách
1.4 Kỹ năng viết
1.4.1 Khái niệm, tầm quan trọng của viết
Viết theo nghĩa đơn giản là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lên giấy theo quy luật, cấu trúc của ngôn ngữ (hoặc lên màn hình máy tính) Viết thường là để nhấn mạnh hoặc giải thích ý tưởng.Một bài viết tốt là một bài viết rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ pháp và cú pháp, đúng hình thức trình bày, người đọc có thể dễ dàng hiểu được đúng và chính xác ý tưởng, mục đích của người viết
Viết là một công cụ tốt để giao tiếp có hiệu quả, muốn rèn luyện kỹ năng viết tốt cần phải luyện tập.Viết giúp người gửi thơng tin có thể xem xét tất cả các khía cạnh chi tiết của thơng tin mà mình gửi dưới dạng văn bản chính xác và chau chuốt Viết làm người nhận thông tin có thể xem qua thơng tin sau đó nghiên cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thông tin lâu dài.Viết là để truyền tải thông tin Kỹ năng viết tốt mở ra nhiều cơ hội cho chúng ta trong công việc và thăng tiến (cơ hội cá nhân, cơ hội nhóm nơi bạn làm việc)
1.4.2 Quá trình viết một văn bản
Để viết một văn bản nào đó người ta chú ý đến các yếu tố : đề cương, nội dung, văn phong, câu văn và độ chính xác.Lập đề cương cho văn bản có thể theo cách truyền thống, liệt kê các ý chính cấp một, cấp hai rồi cấp nhỏ hơn nữa Hoặc lập đề cương theo sơ đồ tư duy, từ một ý chính phân ra các ý chính cấp một, ý chính cấp hai và nhỏ hơn nữa liên hệ với nhau như các dây thần kinh Các bước soạn thảo một văn bản gồm chuẩn bị, thực hiện viết, và hoàn thiện
bài viết
-Chuẩn bị:
Đầu tiên là việc xác định đối tượng đọc: bài viết của bạn là nói cho ai đó một điều gì đó, là người viết bạn phải quyết định viết cái gì và viết như thế nào để nói cho người đọc của bạn một cách tốt nhất Vì thế bạn phải xác định ai là người đọc bài viết của bạn, họ sẽ thu được gì khi đọc bài viết của bạn, tại sao họ lại phải đọc (đây là vấn đề quan trọng để xác định mục đích viết của bạn) và cuối cùng là họ đọc bài viết của bạn như thế nào
Thứ hai là xác định nội dung bài viết, viết cái gì, thơng điệp chính là gì Phải xác định nội dung bài viết chính xác theo chủ đề của bài viết, sau đó phải sắp xếp các ý tưởng của bài viết một cách hệ thống, hài hòa
Trang 31nhất và chính xác nhất Văn phong thể hiện qua ngôn ngữ sử dụng trong bài viết, cấu trúc của bài viết và những minh họa sử dụng trong bài viết
Thứ tư là xác định hình thức trình bày Tùy theo các loại văn bản khác nhau thì hình thức trình bày khác nhau Hình thức trình bày bao gồm định dạng bài viết, căn lề (trên, dưới, trái, phải), loại chữ, cỡ chữ, tiêu đề Một số văn bản thường có quy định hình thức trình bày nhất định chúng ta phải tuân theo (bài báo, báo cáo khoa học, luận văn…)
-Thực hiện viết:
Đầu tiên phải viết bản thảo Sau khi xác định được các vấn đề chúng ta bắt tay vào viết bản dự thảo đầu tiên Một bài viết thường có phần gi ới thiệu, phần triển khai ý tưởng và phần kết luận
Phần giới thiệu: Mục đích của phần giới thiệu thường cho người đọc
biết chủ đề bạn viết là gì, thơng báo cho người đọc về quan điểm của bạn, gợi được trí tị mị cho người đọc để tìm hiểu về bài viết của bạn Phần giới thiệu nên trình bày chung về chủ đề của bài viết sau đó kết thúc với ý chính của chủ đề mà bạn viết
Phần chính: Phần này bao gồm các đoạn giải thích các ý của bài viết
Phần chính gồm các đoạn văn Mỗi đoạn thường giải thích trọn là một ý của bài viết Giữa các đoạn sử dụng từ chuyển tiếp để đảm bảo sự thông suốt giữa các đoạn
Phần kết luận: Đây là phần cuối cùng tổng kết lại các ý chính của
bài viết, nhấn mạnh một lần nữa thông điệp muốn gửi
Sau khi viết xong bản thảo thì sẽ là cơng việc chỉnh sửa bài viết Chỉnh sửa là quá trình “xem lại” bài viết của bạn Có thể thực hiện nhiều lần chỉnh sửa Mỗi lần chỉnh sửa giúp người viết đến sát hơn mục đích dự định viết Chúng ta thường chỉnh sửa về nội dung sao cho sát với chủ đề, chính xác, đầy đủ Chỉnh sửa văn phong bài viết về ngôn ngữ sử dụng, minh họa, cấu trúc Chỉnh sửa về hình thức trình bày có đúng với loại văn bản mà bạn viết hay không, ngữ pháp, chính tả
-Hồn thiện bài viết: Sau khi chỉnh sửa bạn thêm vào hay bớt đi những phần cần thay đổi và hoàn chỉnh lại bài viết bằng cách thêm vào hay bớt đi những liên từ nối các đoạn văn, xem xét bài viết có theo logic hay khơng, sau đó sửa theo đúng hình thức quy định và mặc định
1.4.3 Viết báo cáo khoa học
Trang 32báo cáo bất thường, báo cáo định kỳ, báo cáo về lĩnh vực chuyên môn hay báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học…
Đặc trưng của báo cáo là nó không phải là văn bản suy luận, tưởng
tượng mà là văn bản mơ tả, trình bày Một báo cáo do đó phải được trình bày hợp lý và phù hợp với tính chất của cơng việc và đối tượng nhận báo cáo hay người đọc báo cáo Trong trường học chúng ta sẽ phải tiếp cận với báo cáo thu hoạch các môn học, báo cáo nghiên cứu khoa học, báo cáo tiến độ công việc Báo cáo thường bao gồm 3 phần Phần 1 là phần mô tả tình hình cơng việc, hoặc kết quả đã đạt được Phần 2 là phần phân tích, đánh gía Phần 3 là phần nêu phương pháp tiếp tục hoạt động, biện pháp giải quyết hoặc kiến nghị Sau đây chúng ta nói rõ hơn về một báo cáo khoa học
Báo cáo khoa học:
Cấu trúc của một bài báo cáo khoa học thường gồm các phần như liệt kê trong bảng sau: Các mục Đặc điểm 1.Tiêu đề 2.Tóm tắt 3.Giới thiệu 4.Vật liệu, phương pháp 5.Kết quả 6.Thảo luận, kết luận
7.Tài liệu tham khảo
1.Tên báo cáo và tác giả
2.Mục tiêu, những phát hiện chính, ý nghĩa kết quả 3.Nêu rõ tại sao thực hiện nghiên cứu này
4.Nghiên cứu được thực hiện thế nào, cách nào 5.Trình bày những kết quả đạt được, những phát hiện 6.Giải thích các phát hiện trên có ý nghĩa gì? Có gì khác với các nghiên cứu trước? kết quả nghiên cứu dẫn tới hệ quả gì? Đề xuất và khuyến nghị gì?
7.Những tài liệu bạn đề cập tới
8.Phụ lục 8.Đưa thêm những thông tin bổ sung cần thiết
Báo cáo gồm nhiều đoạn văn, mỗi đoạn văn thường có cấu trúc nhất định Đoạn văn phải tập trung thể hiện một chủ đề Phát triển câu chủ đề thành các ý Có sự liên kết các ý trong một đoạn văn Tuy nhiên phải giữ nòng cốt là câu chủ đề để không bị phân tán Kết thúc một đoạn văn có câu kết
Trong báo cáo có trình bày các số liệu theo bảng Các bảng này phải tuân theo quy định của cơ quan quản lý báo cáo
Trong báo cáo nên hạn chế liệt kê ý theo kiểu gạch đầu dịng Nếu có liệt kê thì một phần liệt kê tối đa nên chỉ có 7 đến 8 ý Các ý này phải t ương đồng về mặt ý nghĩa, cấu trúc câu, ngữ pháp…Cần có sự kết nối giữa tiêu đề, phần liệt kê và ý tưởng
Trang 33copy tài liệu tham khảo mà chỉ được trích dẫn Chỉ dẫn những tài liệu nào mà bạn thực sự nắm vững
2 Một số kỹ năng khác 2.1 Kỹ năng định hướng
Kỹ năng định hướng thể hiện khả năng dựa vào tri giác ban đầu về các biểu hiện ở khả năg dựa vào tri giác về các biểu hiện bên ngồi( hình thức, động tác, cử chỉ, ngôn ngữ, điệu bộ và các sắc thái biểu cảm…) trong thời gian và không gian giao tiếp từ đó đốn biết một cách tương đối chính xác các diễn biến tâm lý đang diễn ra trong đối tượng để định hướng một cách hợp lý cho mối quan hệ tiếp theo cụ thể là khả năng nắm bắt, xác định được động cơ nhu cầu, mục đích sở thích của đối tượn g giao tiếp
Rèn luyện kỹ năng định hướng nghĩa là rèn khả năng qui gán trong tri giác xã hội
Tri giác xã hội là sự cảm nhận, hiểu biết của chủ thể tri giác về các đối tượng xã hội như bản thân, người khác, nhóm xã hội, cơng đồng Sự nhận biết này phụ thuộc đối tượng tri giác, kinh nghiệm, mục đích, nguyện vọng của chủ thể tri giác, giá trị và ý nghĩa quan trọng của hoàn cảnh Như vậy tri giác xã hội hay tri giác người khác nghĩa là thông qua các biểu hiện hành vi bên ngồi, kết hợp với các đặc tính nhân cách của người đó để hiểu được mục đích và phương hướng hành động của họ Tri giác xã hội chính là q trình nhận thức được đối tượng giao tiếp bằng con đường cảm tính chủ quan, theo kinh nghiệm
Qui gán xã hội là cách mà con người hay dùng để nhận định người khác Đây là một quá trình suy diễn nhân quả hiểu hành động của người khác bằng cách tìm những nguyên nhân ổn định để giải thích cho hành động hay biến đổi riêng biệt
Trong quá trình giao tiếp, một người tinh tường, nhạy cảm thường hay nắm bắt được những ẩn ý của người nói, hiểu được người đó muốn gì sau những lời lẽ xa xơi, dài dịng
Qui gán mang tính chủ quan nên khơng tránh khỏi những sai sót Tuy nhiên có thể giảm bớt sai sót khi qui gán nếu nắm chắc các nguyên tắc qui gán
Nguyên tắc qui gán:
1, Tâm lý ngây thơ: là hiện tượng tâm lý ai trong chúng ta cũng vướng đó là hiện tượng chúng ta luôn ln muốn kiểm sốt những thay đổi và biến động ở môi trường xung quang với mong nuốn sẽ kiểm soát được các sự kiện và môi trường xung quanh
2, Suy diễn tương ứng: con người thường suy diễn tương ứng với những gì họ thấy Ví dụ thấy một người đi xe ra khỏi quán nhậu bị ngã xe người ta sẽ cho rằng do nhậu xỉn nên ngã
Trang 34- Phải có những thơng tin về đối tượng và nếu có chuỗi hành vi với những điểm khơng thống nhất thì sẽ dễ suy diễn hơn Như vậy để suy diễn chính xác chúng ta càng có nhiều thơng tin về đối tượng càng tốt, có thể chủ động để tìm hiểu thơng tin và phát hiện ra những điểm không thống nhất trong thông tin của đối tượng
3, Suy diễn đồng biến: là suy diễn thường cho nguyên nhân và kết quả đi kèm với nhau, nhân nào – quả đấy Khi suy diễn nguyên nhân của kết quả và của hành động chúng ta thường suy diễn ở ba khâu: do chủ thể, do đối tượng, do hoàn cảnh
Khi suy diễn về nguyên nhân của kết quả thường người ta qui gán như sau:
- Nếu là kết quả của bản thân: kết quả đó mà tốt thì cho rằng do bản thân; nếu kết quả đó mà có nhiều người cũng bị xấu thì cho rằng do đối tượng, nếu chỉ có kết quả của mình bị xấu thì thường đổ cho hoàn cảnh
- Nếu kết quả của người khác: kết quả đố mà tốt và những người khác cũng có kết quả tốt tương tự thì cho rằng do đối tượng, nếu chỉ mình đối tượng có kết quả tốt thì cho rằng do hồn cảnh( may mắn ), nếu kết quả mà xấu thì cho rằng do chủ thể
- Khi suy diễn về nguyên nhân của hành động: nếu là hành động của bản thân thì cho rằng do đối tượng, do hoàn cảnh, nếu là hành động của người khác thì cho rằng do chủ thể
Để hiểu đúng người khác, làm họ thấy được cảm thông và chia sẻ thì chúng ta cần đứng sang phía của họ để nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn của họ
Trong giao tiếp để hiểu người khác chúng ta luôn phải dùng đến khả năng tri giác xã hội Tuy nhiên để hiểu, nhận định và đánh giá sự giao tiếp của một người nào đó đối với ta là lịch sự hay khơng, có đúng phép tắc xã giao khơng là việc khơng khó, nhưng để hiểu, nhận định và đánh giá bản chất bên trong của người đó như có chân thành hay khơng thì khơng phải là dễ Như vậy vấn đề là phải tìm cách nâng cao khả năng nhận biết con người để có thể ứng xử thích hợp nhất trong mỗi hoàn cảnh cụ thể
2.2 Kỹ năng định vị
Là nhóm có khả năng phát hiện đúng vị trí giao tiếp từ đó tạo điều kiện cho đối tượng chủ động trong cuộc giao tiếp( xác định đúng ai đóng vai trị gì)
Ví dụ: A=B ( Hai người có thơng tin ngang nhau)
A>B ( A có nhiều thông tin hơn B)
A< B ( A có ít thơng tin hơn B)
Nếu A= B: giong điệu thân thiện, cởi mở, thoải mái
Nếu A> B: Gọng A kẻ cả, bề trên, hay nói tróng khơng, hay
mệnh lệnh; Cịn B thì khép nép, pha chút e ngại, bị động
Trang 35Khi định vị trong giao tiếp cần để ý đến quan hệ xã hội khác nhau Những tư cách giao tiếp khác nhau thì tính chất và cách thức giao tiếp phải phù hợp Các mối quan hệ xã hội thường gặp:
- Theo mức độ quen biết giữa các chủ thể: + Hai người lạ đối với nhau
+ Hai người quen nhau
+ Hai người thân thiết đối với nhau - Theo giới tính
+ Hai người nam hoặc nữ với nhau + Giữa một người nam và một người nữ - Theo tuổi tác:
+ Những người cùng tuổi cùng một thế hệ + Người trẻ và người già
+ Người lớn và trẻ em - Theo nghề nghiệp
+ Những người đồng nghiệp
+ Những người khác nhau về nghề nghiệp - Theo cấp bậc:
+ Cấp trên và cấp dưới + Những người ngang cấp
- Theo sự thành công trong cuộc sống:
+ Những người hạnh phúc may mắn và những người bất hạnh rủi ro + Những người hanh phúc may mắn với nhau
+ Những người bất hạnh, rủi ro với nhau
2.3 Kỹ năng điều chỉnh
Kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp biểu hiện ở khả năng lôi cuốn, thu hút đối tượng giao tiếp, duy trì hứng thú, sự tập trung chú ý v ào đối tượng giao tiếp( có duyên trong giao tiếp
Đọc thêm
1 Kỹ năng phản hồi
Phản hồi là một hình thức đáp ứng Khi bạn đọc hay lắng nghe, mục đích của bạn là để hiểu những gì người khác viết hay nói Khi bạn thực hiện phản hồi, mục đích của bạn là làm thay đổi hay tác động vào những gì người khác làm
Kỹ năng phản hồi làm cho mọi người hiểu nhau hơn, tăng thêm khả năng tham gia tập thể, duy trì liên hệ cơng việc tốt hơn
a Thực hiện phản hồi:
Thực hiện phản hồi là một việc rất tế nhị và khó khăn
Thực hiện phản hồi có hiệu quả căn cứ vào hai vấn đề: tạo được lòng tin và đạt được sự hiểu biết lẫn nhau
Để tạo lòng tin:sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu thiếu sự tin
Trang 36- Thứ nhất, hãy xem xét chính động cơ phản hồi của bạn: giúp đỡ
người khác, chứ không phải phô trương hay trả đũa
- Thứ hai, tránh dùng những từ nặng nề và có ý nghĩa phê phán, chỉ
trích Cố giải quyết mọi vấn đề với thái độ tôn trọng người giao tiếp Ví dụ, thay vì nói “đây là một báo cáo tồi” thì nên nói “ý tưởng chính của bạn chưa được phát biểu rõ ràng”
- Thứ ba, thận trọng đưa ra những lời đánh giá, bình luận, cả mặt
tích cực lẫn mặt tiêu cực Người ta khơng vui lịng chấp nhận sự phản hồi hồn tồn tiêu cực: nếu bị phê bình dồn dập quá, con người có thể cảm thấy bị đe dọa và có thể khơng thay đổi thái độ Nhưng người ta cũng có khuynh hướng khơng hồn tồn thích những lời bình luận hồn tồn tích cực Vì vậy, bạn phải cẩn thận tạo thế quân bình
Để đạt được sự hiểu biết: người phản hồi phải thể hiện mình là một
chun gia về vấn đề đó Hãy chỉ rõ cho đối tác bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét một đống chi tiết rời rạc, không liên quan đến vấn đề Bức tranh toàn cảnh cụ thể càng tốt, càng có hy vọng được người ta hiểu bạn rõ hơn Không nên hy vọng mọi ý kiến đều được chấp nhận tức thì Điều này địi hỏi người phản hồi phải kiên trì, biết chờ đợi Có thể ngày hơm nay người ta chưa thay đổi nhưng ngày mai họ sẽ thay đổi Mục đích của sự phản hồi là làm thay đổi suy nghĩ, thái độ của đối tượng giao tiếp
b Tiếp nhận phản hồi:
Tiếp nhận phản hồi cũng là kỹ năng quan trọng trong giao tiếp Biết tiếp nhận phản hồi là cách tốt nhất để thay đổi và hồn thiện bản thân Bí quyết để tiếp nhận phản hồi là tránh thái độ phòng thủ và khuyến khích người khác đáp ứng Thái độ phịng thủ là một trong những trở ngại chính ngăn cản sự tiếp nhận phản hồi và khuyến khích giao tiếp
Hãy tránh thái độ phòng thủ bằng cách:
- Một là, trao đổi thông tin và tham khảo ý kiến thường xuyên Bản
thân chúng ta và công việc của chúng ta chỉ có thể cải thiện bằng cách trao đổi thông tin và các ý tưởng lẫn nhau
- Thứ hai, đừng xem việc người khác chỉ trích/bác bỏ ý tưởng của
bạn như là việc họ chỉ trích bản thân bạn Bác bỏ ý kiến không phải là bác bỏ con người
- Thứ ba, hãy nhớ rằng trong q trình cơng tác ai cũng có thể mắc
sai lầm và đơi lúc có tâm trạng bất an Không quá nặng nề khi ta mắc phải một sai lầm nào đó Vấn đề là ta nhận thức sai lầm đó như thế nào, thái độ sửa chữa sai lầm đó đến đâu Nhiều khi, thất bại là mẹ của thành công Thật ra, một chút tâm trạng bất an nào đó cũng là điều bình thường của một người thông minh, hiểu biết và ham học hỏi
- Thứ tư, tránh tự vệ tức thì một cách máy móc khi có người khơng
Trang 37chừng mực cần thiết, nếu sai hãy tìm cách đáp ứng lại bằng những câu hỏi và trao đổi với nhau nhiều hơn để xua tan sự bất đồng
Hãy khuyến khích sự đáp ứng Khuyến khích sự đáp ứng có thể cải thiện khả năng tiếp nhận phản hồi
- Thứ nhất, khéo léo yêu cầu người giao tiếp trả lời Hãy yêu cầu
người ta đáp ứng, hãy đưa ra những câu hỏi cụ thể, rõ ràng Sự cụ thể, rõ ràng không chỉ giúp cho cử tọa đáp ứng dễ dàng hơn mà còn chứng tỏ sự thành thật trong lời yêu cầu của bạn
- Thứ hai, tạo thời gian để người giao tiếp trả lời Hãy ấn định thời
gian để đối tượng giao tiếp có đủ thời gian suy nghĩ, sắp đặt ý tứ
- Thứba, hãy đáp lại bằng thái độcảm ơn và khen ngợi ý kiến của
họkhi cần Trong cách nói, nên tỏra quan tâm tới ý kiến của người khác bằng cách đặt những câu hỏi chứng tỏbạn hiểu sựđáp ứng xây dựng của họvà khen ngợi sự đáp ứng đó
Một số quan niệm sai lầm về giao tiếp
Có thể quan sát thấy một số quan niệm sai lầm phổ biến trong không ít cán bộ, công chức, kể cả các nhà lãnh đạo, quản lý về giao ti ếp hành chính như sau:
- Lầm tưởng rằng giao tiếp chỉ đơn giản là nghe, nói, đọc, viết Cái gốc của giao tiếp là thái độ, trách nhiệm, tình cảm của cá nhân với người khác, với tổ chức và với công việc Nghe, nói, đọc, viết chỉ là hình thức biểu đạt bề ngoài của giao tiếp Trong nền công vụ, thái đọ ứng xử tích cực trong nội bộ và với bên ngoài là thái độ đề cao trách nhiệm và sự phối hợp Thái độ, trách nhiệm, tính cảm mới là cái gốc, cái sâu sắc bên trong quyết định đến hiệu quả giao tiếp Chừng nào trong cơ quan, tổ chức còn thiếu dân chủ, mất đoàn kết, tồn tại thói bè phái, ghen tức, đố kị, cánh hẩu,… thì việc chau chuốt hình thức ngơn ngữ, nói hay, nói đẹp, nói những lời có cánh đến mấy cũng chỉ mang tính hình thức và không đạt hiệu quả trong thực thi công vụ
- Coi trọng giao tiếp bằng ngôn từ mà không chú trọng đến giao tiếp phi ngôn từ Hậu quả của nhận thức sai lầm này là các giao tiếp phi ngôn ngữ (thái độ, điệu bộ, cử chỉ…) không được mọi người quan tâm đúng mức
- Lầm tưởng rằng chỉ có ngơn ngữ chính thức là phương tiện duy nhất chuyền tải các thơng tin chính thức Thực ra, trong rất nhiều trường hợp, ngôn ngữ khơng chính thức, ở những nơi khơng chính thức mới chuyền tải đầy đủ các thơng tin chính thức, thậm chí ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến các quyết định chính thức Vì vậy, những người quản lý cần rất quan tâm đến những ngôn ngữ khơng chính thức của cán bộ, công chức trong cơ quan cũng như trong quần chúng nhân dân
Trang 38hưởng đến các bên tham gia giao tiếp mà còn tác động đến bên thứ ba, thứ tư khi họ tình cờ hoặc chủ động tham gia vào quá trình giao tiếp
- Đề cao một cách phiến diện một hay một vài khía cạnh hoặc chức năng của giao tiếp mà không chú ý đến khía cạnh khác và chức năng khác Khơng ít người chỉ chú trọng giao tiếp trong nội bộ cơ quan, tổ chức mà khơng giao tiếp với bên ngồi tổ chức hoặc ngược lại, chỉ chú trọng giao tiếp với bên ngồi tổ chức mà khơng giao tiếp bên trong tổ chức Sai lầm kiểu này dẫn đến việc không ít người vợ đã kêu ca rằng, chồng mình giao tiếp với bên ngoài sao khéo léo, mềm mỏng thế mà giao tiếp trong gia đình lại cục mịch, thiếu tế nhị vậy
Có người chỉ nhấn mạnh đến chức năng, khuyến khích, động viên của giao tiếp mà không quan tâm đến chức năng, định hướng, giáo dục… của giao tiếp
PHẦN THAM KHẢO
NGÔN NGỮ CƠ THỂ- GIAO TIẾP PHI NGÔN TỪ 1 Khái niệm và tầm quan trọng của phi ngôn từ
Hữu thanhVơ thanh
Phi ngơn từ
Giọng nói (chất giọng, âm lượng, độ cao…), tiếng thở dài, kêu la
Điệu bộ, dáng vẻ, trang phục, nét mặt, ánh mắt, đi lại, mùi…
Ngôn từ Từ nói Từ viết
Để làm rõ khái niệm Phi ngơn từ, chúng ta hãy phân biệt với Ngôn từ Ngôn từ là nội dung thơng điệp hoặc bài thuyết trình được các diễn giả nói ra hoặc viết ra Phi ngơn từ là giọng nói (bao gồm các yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…) và hình ảnh (bao gồm những gì người nhận thơng điệp/ thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ, trang phục, di chuyển…) khi ta thuyết trình
Các nghiên cứu của các nhà xã hội học cho thấy, để giao tiếp hay thuyết trình thành cơng ngồi yếu tố nội dung, người chuyển thông điệp hay diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe bằng giọng nói, dáng điệu, cử chỉ, trang phục, mắt quan sát hội trường
Khi ta truyền tải một thơng điệp thì hiệu quả của ngơn từ, giọng nói và hình ảnh được thể hiện như sau:
Tỷ lệ giữa ngôn từ và phi ngôn từ là 7/93 - tức là sức ảnh hưởng của phi ngôn từ tới người nghe gấp 13,285 (93/7) lần nội dung
Trang 39người này nói thì được cả hội trường chú ý, vỗ tay tán thưởng, người khác nói lại khơng thuyết phục thậm chí khiến cả hội trường ngủ gật?
Vấn đề không phải là cái gì mà là nói như thế nào Vấn đề khơng phải nói như thế nào mà là người nghe cảm nhận như thế nào Vấn đề quan trọng nhất không phải là người nghe cảm nhận như thế nào mà là người nghe sẽ thay đổi như thế nào
* Đặc điểm phi ngôn từ
- Luôn tồn tại: Khi ta giao tiếp với một đám đơng, dù ta nói hay khơng nói thì phi ngơn từ vẫn ln thể hiện và được người khác ghi nhận Ví dụ: nét mặt, dáng đứng, trang phục, di chuyển
- Có giá trị thơng tin cao: Hai người khác biệt về văn hóa, ngơn ngữ gặp nhau họ vẫn có thể hiểu nhau qua hành vi, cử chỉ Trẻ con chưa biết nói, chưa biết đọc, chưa biết viết vẫn có thể cảm nhận được những gì người khác nói thơng qua phi ngôn từ Phi ngôn từ giúp thay thế, bổ trợ hoặc nhấn mạnh thơng điệp muốn truyền tải Ví dụ: Khi muốn một người lại gần, ta chỉ cần vẫy tay, khơng nhất thiết phải nói “lại đây”
- Mang tính quan hệ: Qua hành vi cử chỉ khi giao tiếp/ thuyết trình thể hiện sự gần gũi, thân thiện giữa người nói và người nghe
- Khó hiểu: Cùng một cử chỉ nhưng được hiểu theo nhiều ý nghĩa khác nhau Điều này gây nên sự lầm lẫn trong giao tiếp hoặc thuyết trình
- Chịu ảnh hưởng của văn hố: Phi ngơn từ chịu ảnh hưởng nhiều của văn hóa Một số hành vi, cử chỉ phù hợp với địa phương này nhưng lại không phù hợp địa phương khác Ví dụ: Hành động giơ ngón tay cái lên cao, với Châu Âu, với Bắc Mỹ được coi là nhất, là khen ngợi, đồng ý nhưng với Úc thì bị coi là chửi tục
2 Chức năng của phi ngôn từ
Phi ngơn từ có một chức năng đặc biệt quan trọng đó là chức năng điều tiết Cả cơ thể ta là một thể thống nhất, dáng chững chạc thì giọng nói cũng chững chạc, dáng lỏng lẻo thì giọng cũng lỏng lẻo Tay vun g mạnh mẽ thì giọng nói cũng mạnh mẽ và ngược lại
Hãy thử thực hành: ta giơ cả hai tay lên trên cao quá đầu, từ từ nắm đấm thật chặt, gồng cứng tay và người Rồi, thử nói thật nhẹ nhàng, tình cảm câu: “Mình yêu bạn lắm” xem có nói được khơng? Hoặc, hãy t hả lỏng cơ thể, thả lỏng tay mà thử hô “Quyết tâm, quyết tâm” xem ta có hơ được khơng?
Từ xưa tới nay ta cứ tưởng chỉ có đầu óc ảnh hưởng tới cơ thể Thực tế, cơ thể là một thể thống nhất, tay chân ta có linh hoạt, thoải mái thì đầu óc mới minh mẫn nhiều ý đẹp lời hay Khi đầu ta cảm thấy căng thẳng, cơ bắp sẽ tự động cứng lại Nếu ta biết cách thư giãn cơ bắp, điều hoà hơi thở, sự căng thẳng hoặc nỗi sợ hãi sẽ tự động biến mất
3 Một số kỹ năng giao tiếp phi ngôn từ
Trang 40a Giọng nói
Giọng nói thể hiện nhiều đặc điểm của người chuyển thơng điệp/ người thuyết trình Qua giọng nói ta có thể nhận biết được giới tính, tuổi tác, q qn Giọng nói cũng thể hiện trình độ học vấn của người thuyết trình Tâm trạng quan hệ với thính giả cũng được thể hiện rất rõ qua giọng nói
- Âm lượng: Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe Giọng nói dù to
hay nhỏ đều phải có sinh lực, có khí lực mới có sức thuyết phục Phát triển kinh tế toàn cầu, khi chơi thể thao thì cần tổng lực, và thuyết trình cũng vậy, phải dùng cả tổng lực nói chứ khơng chỉ cái miệng nói Có như vậy giọng nói ta mới có sinh lực để thuyết phục được thính giả Thêm vào đó là độ cao thấp, trầm bổng trong khi nói Giọng nói của ta cũng giống như một nhạc cụ và bài thuyết trình là một bản nhạc Ta chơi bản nhạc đó hay, thính giả sẽ chăm chú lắng nghe, vỗ tay tán thưởng Nếu bả n nhạc của ta đều đều, họ sẽ ngủ gật, bất luận là vấn đề ta nói quan trọng đến đâu
- Phát âm: Âm vực phải chuẩn, trịn vành rõ chữ, khơng méo tiếng
hay nuốt chữ, không nhầm lẫn giữa các âm
- Độ cao: Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo Vậy
muốn nói to, nói vang, nói cả ngày khơng biết mệt, ta phải phát âm như thế nào? Nếu phát âm trong cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp do luồng hơi đi qua cổ họng làm tổn thương họng và dây thanh quản Nếu phát âm ở cửa miệng (mà các cụ vẫn gọi là nói ở đầu mơi chót lưỡi) giống như hát chèo, thì khơng thể nói to, vang được Vùng phát âm đúng nhất là ở trong “vòm cộng minh”- vùng giữa khoang miệng có cấu trúc giống như cái vòm hang động
- Chất lượng: Theo nguyên lý phát âm, luồng hơi từ trong phổi đi ra
chạm vào dây thanh quản phát ra các nguyên âm Các nguyên âm này kết hợp với các phụ âm do hình dạng của lưỡi, mơi, răng tạo ra thành âm nói Âm này cộng hưởng trong khoang miệng rồi bắn ra ngoài Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràng thì âm phải nổ trong khoang miệng, trong vòm cộng minh Cũng giống như khi chúng ta hét trong hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền Muốn nói to, rõ, âm mạnh mẽ, tiếng phải được phát ra từ giữa khoang miệng
- Tốc độ: Trong khi giao tiếp, tốc độ nói hồn tồn phụ thuộc vào