Giáo trình Kế toán máy (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Trang 1

GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: KẾ TỐN MÁY

NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô

Trang 2

1

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Trong các hoạt động kinh tế, chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh Vì thế một hệ thống quản lý tài chính kế tốn nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thơng tin, làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là vơ cùng cần thiết Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát trền không ngừng của Công nghệ Thông tin, các phần mềm kế tốn đang trở thành cơng cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất Các phần mềm kế toán giúp cho các doanh nghiệp xử lý thơng tin nhanh, an tồn, cung cấp các báo cáo kế tốn kịp thời, hiệu quả

Bộ giáo trình này được biên soạn nhằm giúp người đọc có cái nhìn cụ thể hơn về phần mềm kế tốn, hướng dẫn cách thức sử dụng phần mềm Đối tượng của giáo trình kế tốn máy doanh nghiệp là các sinh viên đã và đang theo học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp chuyên ngành kế tốn tài chính và các chun ngành về kinh tế khác, đã có kiến thức sơ đẳng về nguyên lý kế tốn

Tuy tác giả đã có nhiều cố gắng song giáo trình khơng tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc gần xa để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn

Chân thành cảm ơn Ngày 04 tháng 06 năm 2019

Trang 3

2

máy 6

1 Sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn 6

1.1 Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn 6

1.2 Hệ thống máy tính và nguyên tắc hoạt động của máy vi tính 6

1.3 Mối quan hệ giữa kế tốn và ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn 6

1.4 Phần mềm kế toán 7

2 Những NT cơ bản khi thực hiện kế toán trên máy vi tính 7

3 Tiến trình kế tốn trên máy vi tính 8

3.1 Tiến trình kế tốn trên máy vi tính 8

3.2 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán 8

3.3 Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán 13

3.4 Hệ thống danh mục từ điển kế toán 13

3.5 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng khi làm kế tốn bằng máy 14

3.6 Qui trình áp dụng kế toán máy 14

BÀI 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA 16

1 Giới thiệu chung 16

1.1 Các phân hệ nghiệp vụ của SAS 16

1.2 Các tham số kỹ thuật của phần mền kế toán SAS 16

1.3 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SAS 16

1.4 Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS 19

2 Những thông tin hệ thống trong SAS 19

2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép kế tốn ( Trích dẫn theo hình thức NKC) 19

2.2 Các phím chức năng trong SAS 21

2.3 Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS 21

2.4 Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu 21

3 Thiết lập các thông tin ban đầu cho hệ thống 22

3.1 Thiết lập thông tin hệ thống 22

3.2 Tạo lập các danh mục từ điển và vào số dư đầu kỳ 22

4 Kế toán mua hàng và công nợ phải trả 24

4.1 Cập nhật số liệu 24

4.2 Báo cáo 28

5 Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu 28

5.1 Cập nhật số liệu 285.2 Báo cáo 326 Kế toán vốn bằng tiền 32 6.1 Cập nhật số liệu 326.2 Báo cáo 347 Kế toán hàng tồn kho 34 7.1 Cập nhật số liệu 347.2 Báo cáo 398 Kế toán Tài sản cố định, CCDC 39

Trang 4

3

8.7 Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần 41

9 Phiếu kế toán 41

9.1 Chức năng 41

9.2 Cập nhật phiếu kế toán 41

10 Kế toán giá thành sản phẩm 41

10.1 Phân loại và lựa chọn phương án tính giá thành 41

10.2 Giá thành giản đơn 41

10.3 Giá thành định mức (giá thành quản trị) 42

11 Báo cáo thuế và báo cáo tài chính 43

11.1 Báo cáo thuế 43

11.2 Báo cáo tài chính 43

Bài 3: Ứng dụng kế toán trên các phần mềm kế toán doanh nghiệp (Phần mềm khế toán 2) 47

1 Cài đặt phần mềm và mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán MISA 48

1.1 Giới thiệu tổng quát về phần mềm 48

1.2 Hướng dẫn cài đặt 48

1.3 Các bước tiến hành mở sổ kế toán 52

1.4 Phân công công việc và quyền hạn trong phịng kế tốn 54

1.5 Thiết lập thơng tin ban đầu 56

1.6 Nhập số dư ban đầu 58

1.7 Một số chức năng khác 71

1.8 Câu hỏi ôn tập 74

1.9 Bài tập thực hành 75

2 Kế toán vốn bằng tiền 79

2.1 Ngun tắc hạch tốn 79

2.2 Mơ hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt 79

2.3 Mơ hình hóa hoạt động thu chi tiền gửi 80

2.4 Thực hành trên phần mềm kế toán 80

3 Quản lý hóa đơn phát hành hóa đơn 94

3.1 Quy trình thủ tục hành chính để một doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in 94

3.2 Mơ hình hóa hoạt động quản lý phát hành hóa đơn 95

4 Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả 103

4.1 Nguyên tắc hạch toán 103

Trang 5

4

5.3 Thực hành trên phần mềm kế tốn 119

5.4 Câu hỏi ơn tập 133

6 Kế toán kho 134

6.2 Mơ hình hóa hoạt động nhập, xuất kho 134

7 Kế tốn cơng cụ dụng cụ 142

7.2 Mơ hình hóa hoạt động quản lý công cụ dụng cụ 143

8 Kế toán tài sản cố định 150

8.2 Mơ hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định 150

9 Kế toán tiền lương 163

9.2 Mơ hình hóa hoạt động tiền lương và các khoản trích theo lương 163

10 Kế toán giá thành 180

10.2 Mơ hình hóa hoạt động kế toán giá thành 180

10.3 Các phương pháp tính giá thành 180

10.4 Phân biệt chi phí và giá thành 182

10.5 Thực hành trên phần mềm kế tốn 182

10.6 Câu hỏi ơn tập 194

Trang 6

5

bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các môn học/mô đun chuyên môn của nghề - Tính chất: : Mơ đun Kế tốn máy là mô đun chuyên môn nghề bắt buộc sử dụng bảng tính Exel và ứng dụng các phần mềm kế tốn vào thực hành cơng tác kế tốn

- Ý nghĩa và vai trị của mơn học: giúp người học có kỹ năng trong việc sử dụng các phần mềm kế tốn

Mục tiêu của mơn học:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được các khái niệm cơ bản các hàm Excel + Phân biệt được các hàm trong Excel

- Về kỹ năng:

+ Sử dụng được một số phần mềm kế toán

+ Sử dụng thành thạo phần mềm Excel trên máy tính

+ Ứng dụng được các phần mềm kế tốn vào cơng tác kế toán

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Cẩn thận, trung thực, tuân thủ đúng chuẩn mực kế tốn

Nội dung của mơn học:

- Bài 1: Tổ chức thơng tin kế tốn và cơng tác kế tốn trong điều kiện áp dụng kế

toán máy - Bài 2: Phần mềm kế toán SAS INNOVA

Trang 7

6

- Hiểu được sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn

- Nắm được nguyên tắc cơ bản khi thực hiện kế toán máy trên máy vi tính - Quy trình thực hiện kế toán máy

- Những vấn đề khử trùng khi làm kế toán máy - Tuân thủ quy định của luật kế tốn

Nội dung chính:

1 Sự cần thiết ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn

1.1 Ý nghĩa của việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn

- Giúp cho việc thu nhận, tính tốn, xử lý và cung cấp thông tin kế tốn một cách nhanh chóng, kịp thời, có chất lượng cao đáp ứng yêu cầu quản lý

- Giúp cho công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu, số liệu, các thơng tin kinh tế tài chính ở đơn vị được thuận lợi và an toàn nhất

- Tiết kiệm chi phí hạch tốn, đảm bảo nâng cao hiệu lực, hiệu quả của cơng tác kế tốn

1.2 Hệ thống máy tính và nguyên tắc hoạt động của máy vi tính

- Phần cứng: Bộ trung tâm, bộ nhập, bộ xuất và bộ nhớ ngoài và các thiết bị ngoại vi

- Phần mềm: Hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, phần mềm kế toán

- Các thủ tục: là quy định những trình tự để tổ chức và quản trị các hoạt động - Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp cấu thành CSDL

VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, …

- Con người: Nhân viên xử lý thông tin, nhân viên xử lý nghiệp vụ

1.3 Mối quan hệ giữa kế tốn và ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn

- Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn là việc thiết kế các chương trình theo đúng nội dung và trình tự hạch tốn của các phương pháp kế tốn đã thu nhận, tính tốn và xử lý cung cấp các thông tin cần thiết thông qua máy tính

- Như vậy, việc trang bị máy vi tính là rất cần thiết Song muốn thực hiện kế toán trên máy vi tính phải cần có những người có trình độ, nghiệp vụ chun mơn kế toán và tin học để xây dựng nên các chương trình kế tốn máy (phần mềm kế toán) đồng thời những người sử dụng chương trình đó phải có nghiệp vụ chun mơn

Trang 8

7

1.4 Phần mềm kế toán

- Khái niệm: Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách

kế tốn trên máy vi tính

Kế toán máy là cơng việc làm kế tốn sổ sách trên máy vi tính, được căn cứ vào hệ thống tài khoản và các phần mềm kế toán

- Tác dụng: Phần mềm kế toán được áp dụng để: + Tạo lập CSDL kế toán

+ Hiệu chỉnh, cập nhật lại CSDL theo yêu cầu

+ Kết xuất báo cáo, thông báo kế toán từ CSDL kế toán

- Các phền mềm kế toán đang được lưu hành: FAST, MISA, EFFECT, SAS, - Cơ sở dữ liệu kế toán

+ Khái niệm: CSDL kế toán là tập hợp các dữ liệu có cấu trúc, được lưu trữ

trong các tệp có quan hệ với nhau, chúng được quản lý một cách hợp nhất thông qua một hệ quản trị CSDL nhằm đặt được mục đích duy nhất của hệ thống thơng tin kế toán là: xử lý dữ liệu kế tốn thành thơng tin kế tốn-tài chính phục vụ cho nhu cầu quản trị

+ CSDL kế toán thường bao gồm:

- Các tệp tài nguyên: là các tệp CSDL lưu trữ các dữ liệu liên quan đến thuộc tính của hệ thống

VD: Danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, … chúng có đặc điểm ít thay đổi

- Tệp giao dịch: là tệp CSDL lưu trữ các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Tệp báo cáo: tệp thông tin khái quát, tệp này lưu trữ các thông tin đã qua xử lý (chúng tồn tại dưới dạng báo cáo)

2 Những NT cơ bản khi thực hiện kế toán trên máy vi tính

Thực hiện kế trong điều kiện áp dụng KTM hay thủ công đều phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản, dễ hiểu, phù hợp với trình độ tin cậy cao, chất lượng thơng tin kế tốn trung thực, khách quan, đầy đủ, có thể so sánh được, kịp thời, cân đối giữa lợi ích và chi phí cung cấp thông tin, Để đảm bảo các yêu cầu trên phần mềm kế toán phải đảm bảo các ngun tắc:

- Ghi nhận thơng tin về tồn bộ hoạt động tài chính được phát hành, khơng trùng lặp, khơng bỏ sót

Trang 9

8

chứng từ theo đúng nguyên tắc chữa sổ kế toán - Phải có hệ thống mật khẩu để bảo vệ thơng tin

- Đảm bảo lưu trữ chứng từ, báo cáo kế toán theo đúng nguyên tắc chế độ quy định hiện hành

3 Tiến trình kế tốn trên máy vi tính

3.1 Tiến trình kế tốn trên máy vi tính

Tiến trình kế tốn được bắt đầu từ khi xác định các chỉ tiêu hạch toán, lập chứng từ cho đến lập báo cáo định kỳ Tiến trình đó dù thực hiện theo phương pháp thủ cơng hay tự động hố đều phải chọn một hình thức kế tốn phù hợp rồi tn thủ theo đó Các hình thức kế tốn có thể là: Nhật ký chung, NKCT, chứng từ ghi sổ, .Kế toán máy cho phép lựa chọn hình thức kế toán rồi tuân thủ Nhưng thường kế toán máy áp dụng theo phương pháp Nhật ký chung

Theo phương pháp này tiến trình kế toán gồm các bước sau: - Bước 1 Ghi nhật ký kế toán

Từ chứng từ gốc đã kiểm tra, kế toán tiến hành ghi nghiệp vụ vào nhật ký chung (có thể kết hợp với nhật ký chuyên dùng: nhật ký mua hàng, bán hàng, nhật ký thu chi tiền …) Đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán

- Bước 2 Ghi sổ cái

Từ số liệu đã ghi trên nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh Ta nhặt số liệu ghi theo nội dung nghiệp vụ vào sổ cái Sổ cái là sổ kế tốn tổng hợp do đó cần dùng thêm các sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết, giải thích số tổng hợp

- Bước 3 Thực hiện các bút toán điều chỉnh cuối kỳ

Phản ánh các khoản thu chi phát sinh mà chưa được ghi sổ Các bút toán điều chỉnh cuối kỳ được ghi nhật ký, sau đó ghi sổ cái

- Bước 4 Thực hiện khố sổ

Tính số dư cuối kỳ các tài khoản tổng hợp, chi tiết đối chiếu lập báo cáo tài chính

3.2 Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán

Trang 10

9 Trong sơ đồ trên:

1 Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến bộ phận bán hàng Bộ phận BH phải xử lý đơn thành dữ liệu cần thiết để hỗ trợ cho xử lý tiếp ở các bộ phận có liên quan 2 Bộ phận BH gửi một liên lênh Bán hàng khảng định đơn đặt hàng đã được chấp nhận cho khách

3 Bộ phận bán hàng gửi lệnh bán hàng chưa xử lý tới bộ phận lập hoá đơn Trên cơ sở lệnh bán và phiếu gửi hàng do bộ phận gửi hàng gửi tới bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá đơn bán hàng

4 Bộ phận lập hoá đơn gửi một liên hoá đơn bán hàng cho khách hàng để xác định số tiền và thời hạn thanh toán

5 Bộ phận BH gửi 1 liên HĐBH đến bộ phận kế toán phải thu làm cơ sở ghi chép nghiêp vụ BH và sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu Bộ phận này có nhiệm vụ duy trì dữ liệu về khách hàng và cập nhật HĐBH để phản ánh nghiệp vụ liên quan

6 Định kỳ kế toán phải thu phải gửi giấy báo về tình hình cơng nợ cịn phải trả của khách hàng cho tổ chức DN mỗi khách hàng

7 Bộ phận BH gửi cho kho 1 liên lênh BH làm căn cứ xuất hàng (hàng gì? bao giờ xuất hàng? giao hàng ở đâu)

8 Bộ phận BH gửi đơn đặt hàng sản xuất cho bộ phận sản xuất nếu hàng khách đặt khơng có hoặc đã hết

Trang 11

10

12 Thành phẩm được gửi từ bộ phận sản xuất tới kho

13 Theo cách tổ chức khác nhau mà có thể bộ phận kho theo dõi hàng dữ trư đồng thời có thể gửi đơn đặt hàng đến bộ phận lập kế hoạch sản xuất hay bộ phận sản xuất để bổ sung thành phẩm vào kho

14 Bộ phận giao hàng lập phiếu gửi hàng giao 1 liên cho khách hàng làm cơ sở nhận hàng

15 Bộ phận sản xuất gửi báo cáo về tình hình sản xuất lên bộ phận lập kế hoạch để xem xét tình hình và có thể sửa đổi kế hoạch

16 Bộ phận lập kế hoạch gửi kế hoạch đến bộ phận sản xuất

17 Bộ phận sản xuất gửi yêu cầu mua hàng hoá dịch vụ tới bộ phận mua hàng Bộ phận này xem xét lập đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp

18 Bộ phận sản xuất gửi bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm cho kế tốn lương làm cơ sở tính lương cho CNV

19 Bộ phận mua hàng gửi một bản sao đơn đặt hàng cho bộ phận nhận hàng để uỷ quyền nhận hàng

20 Đơn đặt mua hàng gửi đến Nhà cung cấp

21 Bộ phận mua hàng gửi bản sao đơn đặt mua hàng tới kế toán phải trả làm cơ sở thanh toán với Nhà cung cấp

22 Bộ phận nhận hàng tiến hành nhận hàng cùng phiếu gửi hàng của Nhà cung cấp và lập báo cáo nhận hàng

23 Nhà cung cấp gửi hoá đơn BH cho đơn vị để làm cơ sở thanh toán Hoá đơn này được xử lý bởi kế toán phải trả

24 Bộ phận nhận hàng gửi báo cáo nhận hàng, xác nhận đã nhận đủ hàng như đã đặt trong đơn đặt hàng cho kế toán phải trả

25 Kế toán phải trả thực hiện thanh toán với Nhà cung cấp

26 Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với Nhà cung cấp được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán

27 kế toán lương gửi các giấy tờ có liên quan và thanh toán lương cho nhân viên

28 Bộ phận kế toán lương gửi bảng thanh toán lương tới bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ kế toán nghiệp vụ thanh toán lương

29 Khách hàng thanh toán tiền hàng kèm theo giấy báo trả tiền cho kế toán đơn vị

30 Giấy báo trả tiền kềm theo giấy báo nhận tiền được gửi cho bộ phận kế toán làm cơ sở ghi sổ

31 Bộ phận nhận hàng mua gửi 2 liên báo cáo nhận hàng cùng hàng nhận mua tới kho Sau khi nhập kho hàng, kho ký nhận và gửi một liên cho bộ phận theo dõi thanh toán

Trang 12

11

cái trong kế tốn thủ cơng, các nhật ký được thiết kế theo yêu cầu đặc thù và nội dung hạch toán

- Lưu trữ: Các tệp dữ liệu là phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống KTM Nó là bộ phận lưu trữ có tổ chức các dữ liệu Có nhiều loại tệp khác nhau Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào, nó lưu trữ các dữ liệu cần sử dụng tức thời, không phải lâu dài Ngược lại tệp chủ là tệp chứa dữ liệu sử dụng liên tục hoặc lâu dài

Ví dụ: Khi thực hiện bán hàng, kế tốn ghi nhật ký bán hàng với mục đích ghi nhận, lưu trữ dữ liệu về bán hàng gọi là tệp giao dịch (có thể ghi nhận nhiều lần bán hàng cho một khách hàng) Quá trình chuyển sổ nghiệp vụ bán hàng vào sổ tài khoản phải thu của từng khách hàng một, nghiệp vụ bán hàng được xử lý, quá trình này đã biến đổi dữ liệu thành thông tin tổng hợp là đối tượng quan tâm của các nhà quản lý Tệp tài khoản phải thu khách hàng gọi là tệp chủ

- Tệp tra cứu: chứa các dữ liệu hỗ trợ cho quá trình xử lý dữ liệu như bảng thuế thu nhập hay bảng giá

- Tổ chức đầu ra: Các tài liệu được cung cấp bởi hệ thống đều là đầu ra của hệ thống như Bảng cân đối thử, các báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị, hoá đơn thanh toán, phiếu gửi hàng, …

Hệ thống kế toán 5 sổ Các chứng từ gốc Nhật ký thu tiền Nhật ký chi tiền Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Nhật ký bán hàng Nhật ký tổng hợp Sổ chi tiết Sổ cái phải trả người bán

Trang 13

12

Để thiết kế được hệ thống ghi sổ kép trong phần mềm kế tốn, người ta có thể tiến hành theo q trình sau:

- Căn cứ những báo cáo tài chính và các báo cáo khác mà doanh nghiệp cần được cung cấp từ hệ thống kế toán Thiết kế sơ bộ các báo cáo này và thiết kế hệ thống các tài khoản sử dụng Sau đó cùng với các nhà quản lý doanh nghiệp rà sốt lại và hồn thiện các báo cáo cũng như hệ thống tài khoản

- Lập kế hoạch cho việc ghi sổ nhật ký và chuyển sổ các nghiệp vụ (phân tích nội dung, bản chất của các hoạt động trong mỗi chu trình nghiệp vụ cơ bản như: cung cấp, tiêu thụ, sản xuất, tài chính Sau đó phân tách hệ thống tài khoản, mỗi tài khoản được gắn vào một trong số các chu trình nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp) Riêng báo cáo tài chính nhận dữ liệu kế toán và dữ liệu nghiệp vụ có từ các chu trình khác và biến đổi chúng thành dạng sao cho có thể làm cơ sở lập các báo cáo tài chính phù hợp với nguyên tắc kế tốn chung (chu trình báo cáo tai chính gồm các thao tác thơng thường như duy trì sổ cái chung, thực hiện bút toán điều chỉnh và khoá sổ kế toán) Sau khi xác định được các hoạt động cơ bản có trong mỗi chu trình nghiệp vụ, việc tiếp theo là nhóm các hoạt động này vào các phân hệ nghiệp vụ (mỗi phân hệ nghiệp vụ sẽ xử lý các nghiệp vụ có liên quan logic với nhau) Ví dụ: Chu trình nghiệp vụ mua hàng gồm 2 phân hệ nghiệp vụ: mua hàng và công nợ phải trả

- Sau khi có các phân hệ ngiệp vụ kế tốn trong mỗi chu trình nghiệp vụ phải tiến hành thiết kế những giấy tờ, tài liệu, thủ tục cần thiết để tiến hành quá trình vào sổ kế tốn phù hợp, làm cơ sở lên sổ cái

BCTC Các chu trình Các phân hệ Sổ kế toán

D.mục TK nghiệp vụ nghiệp vụ tổng hợp - Tiêu thụ + Bán hàng + Công nợ phải thu - Cung cấp + Mua hàng + Công nợ phải trả - Sản xuất + Hàng tồn kho + TSCĐ

- Tài chính + Thu quỹ

+ Chi quỹ

- Báo cáo tài chính + Sổ cái chung

+ Báo cáo tổng hợp quyết toán

Trang 14

13

 Ghi sổ  Cập nhật c.từ vào máy

Sổ nhật ký Tệp dự liệu chi tiết

 Chuyển sổ  Tổng hợp số liệu cuối tháng

Sổ cái, sổ chi tiết Tệp số liệu tổng hợp

 Lập bảng báo cáo  Lên báo cáo

Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính

3.3 Hệ thống mã hoá trong xử lý nghiệp vụ kế toán

- Khái niệm: Mã hoá là các thức thể hiện việc phân loại xếp các đối tượng cần quản lý được sử dụng trong tất cả các hệ thống đặc biệt là hệ thống thơng tin kế tốn

- Đặc điểm:

+ Gắn mã để nhận diện không nhầm lẫn nên mã phải mang tính duy nhất + Sử dụng mã hố để mơ tả do đó mã phải ngắn gọn, chính xác

+ Mã hố cho phép nhận diện nhanh một tập hợp - Các phương pháp mã hoá

+ Mã tuần tự: là một hệ thống mã bằng con số tự nghiên tăng dần + Mã khối: là hệ thống mã phân chia theo nhóm, khối để nhận diện

+ Mã phân cấp: là hệ thống mã phổ biến, đặc biệt quan trọng trong kế toán + Mã gợi nhớ: đây là phương pháp mã có thể kết hợp với các phương pháp mã hoá trên Thơng qua mã gợi nhớ người ta có thể biết được tên hay đặc điểm của đối tượng gán với mã ấy Hình thức mã này tương đối phức tạp do đó thường chỉ sử dụng trong những trường hợp có số danh điểm ít

3.4 Hệ thống danh mục từ điển kế toán

- Khái niệm: Danh mục từ điển kế toán là tệp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hố các đối tượng đó

Mỗi danh mục bao gồm nhiều danh điểm, mỗi danh điểm là một đối tượng cần quản lý Các danh điểm trong cùng một danh mục không được trùng mã

- Tác dụng: Giúp tự động cung cấp các thông tin liên quan đến 1 danh điểm khi cập nhật chứng từ

VD: Khi cập nhật hoá đơn mua hàng

- Các loại danh mục từ điển: Tuỳ theo đặc điểm tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi đơn vị mà có thể xây dựng hệ thống danh mục từ điển khác nhau Một số danh mục thường được sử dụng như:

- Danh mục tài khoản - Danh mục nhóm vật tư , hàng hố

- Danh mục khách hàng - Danh mục vật tư, hàng hoá

Trang 15

14

ban đầu với sơ đồ hạch tốn Nợ/Có trùng nhau Dưới đây là một số trường hợp thường gặp:

+ Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: Phiếu chi tiền mặt và giấy báo Có của ngân hàng

+ Nghiệp vụ rút TGNH về nhập quỹ: Giấy báo Nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt

+ Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: Giấy báo Nợ của ngân hàng A và giấy báo Có của ngân hàng B

+ Nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá trả ngay bằng tiền mặt: Phiếu chi tiền mặt và phiếu nhập kho vật tư, hàng hoá

+ Nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt: Có hố đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt

- Trong mỗi trường hợp trên, hai chứng từ đều có sơ đồ hạch toán trùng nhau nhưng do hai kế tốn viên theo dõi và chúng có thể chứa các thông tin khác nhau VD: Bán hàng thu tiền ngay thì hố đơn bán hàng do kế tốn tiêu thụ thực hiện và có các thơng tin về số lương, đơn giá và giá trị của hàng hoá Cịn phiếu thu tiền do kế tốn tiền mặt thực hiện và chỉ có thơng tin về tổng giá trị hàng hố bán ra Chính vì vậy, cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy

3.5.1 Nhóm các chứng từ trùng

- Các phát sinh liên quan đến đồng thời tới TM và TGNH (nộp TM vào NH, rút TGNH về quỹ, chuyển tiền giữa các NH, mua bán ngoại tệ)

- Các phát sinh liên quan đến mua bán vật tư, hàng hoá thanh toán ngay bằng TM hoặc TGNH

- Các phát sinh liên quan đến thanh toán tiền tạm ứng mua hàng

3.5.2 Vấn đề khử chứng từ trùng

(phương án xử lý chứng từ trùng) Tuỳ theo mỗi phần mềm kế toán khác nhau bao giờ cũng có phương án xử lý chứng từ trùng khác nhau và địi hỏi người làm kế tốn trên máy vi tính phải tn thủ phương án đó

3.6 Qui trình áp dụng kế tốn máy

3.6.1 Cơng việc chuẩn bị và cài đặt

(Thường bao gồm các công việc cơ bản sau:)

- Các công việc chuẩn bị và cài đặt phần mềm kế tốn

3.6.2 Cơng việc thực hiện một lần khi bắt đầu đưa kế toán máy vào sử dụng

Trang 16

15 + In các báo cáo quản trị

+ Tiến hành sao lưu dữ liệu

3.6.4 Cơng việc cuối kỳ (tháng, q, năm)

Trang 17

16

- Lựa chọn được hệ thống tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp

- Khai báo được thông tin ban đầu - Nhập được số dư ban đầu

- Nhập dữ liệu từ chứng từ vào phầm mềm kế toán theo từng phân hệ nghiệp vụ - Thực hiên được các bút toán tổng hợp cuối kỳ

- Kiểm tra đối chiếu được các chứng từ sổ kế toán và in được các báo biểu kế toán - Tuân thủ quy định của luật kế toán

Nội dung chính:

1 Giới thiệu chung

1.1 Các phân hệ nghiệp vụ của SAS

- Phân hệ kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả - Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu

- Kế toán vốn bằng tiền - Kế toán hàng tồn kho - Kế toán TSCĐ, CCDC - Kế toán giá thành sản phẩm - Phiếu kế toán

- Báo cáo thuế và báo cáo tài chính

1.2 Các tham số kỹ thuật của phần mền kế toán SAS

- Mã số thuế của Công ty (Công ty cổ phần ABC)

- Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành - Mã đồng tiền hạch tốn (VND)

- Cách tính khấu hao TSCĐ: theo nguyên giá tài sản - Các tài khoản công nợ

1.3 Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong SAS

1.3.1 Phân loại các nghiệp vụ phát sinh có chứng từ trùng

Trong nhiều trường hợp một nghiệp vụ kế tốn phát sinh có thể 02 chứng từ ban đầu với sơ đồ hạch tốn nợ có trùng nhau Dưới đây là một số nghiệp vụ thường gặp:

- Nghiệp vụ nộp tiền mặt vào ngân hàng: có phiếu chi tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng

- Nghiệp vụ rút tiền từ ngân hàng nhập quỹ: có giấy báo nợ của ngân hàng và phiếu thu tiền mặt

- Nghiệp vụ chuyển tiền từ ngân hàng A sang ngân hàng B: có giấy báo nợ của ngân hàng A và giấy báo có của ngân hàng B

Trang 18

17

kế toán tiêu thụ thực hiện và có các thơng tin về lượng, đơn giá, trị giá hàng hố cịn phiếu thu tiền do kế toán tiền mặt thực hiện và chỉ có thơng tin về tổng giá trị hàng bán ra Chính vì vậy cần phải có quy trình rõ ràng về cập nhật và xử lý chứng từ trên máy

Nếu xem xét kỹ các phát sinh có chứng từ trùng thì ta có thể phân loại chúng thành các nhóm sau:

(1) Các phát sinh liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Nộp tiền mặt vào ngân hàng

- Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ - Chuyển tiền giữa các ngân hàng - Mua ngoại tệ

- Bán ngoại tệ

(2) Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hoá, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

- Mua hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Bán hàng, vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (3) Các phát sinh liên quan thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư - Thanh toán tạm ứng mua hàng hoá, vật tư

(4) Các phát sinh liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay - Cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch )

1.3.2 Quy định về cập nhật chứng từ trùng

a Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và TGNH

* Phương án 1: chỉ nhập 1 chứng từ

Trong trường hợp có chứng từ trùng liên quan đồng thời tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thì chỉ cập nhật một trong 02 chứng từ phát sinh Việc lựa chọn chứng từ để cập nhật vào máy theo trình tự ưu tiên như sau:

- Chứng từ ngoại tệ ưu tiên hơn so với chứng từ VNĐ

- Chứng từ tiền mặt ưu tiên hơn so với chứng từ tiền gửi ngân hàng

- Trong trường hợp chuyển tiền giữa 02 ngân hàng thì giấy báo nợ (chi) được ưu tiên hơn so với giấy báo có (thu)

Theo trình tự ưu tiên này thì chứng từ được lựa chọn để cập nhật trong các trường hợp thường xảy ra trên thực tế sẽ như sau:

Nghiệp vụ Ctừ 1 Ctừ 2 Ctừ cập nhật

Trang 19

18 Bán ngoại tệ của

ngân hàng

Giấy báo nợ tiền

NT của ngân

hàng

Giấy báo có tiền VNĐ của ngân hàng

Giấy báo nợ tiền

NT của ngân

hàng Bán tiền mặt n.tệ Phiếu chi tiền NT Phiếu thu tiền

VNĐ

Phiếu chi tiền NT Nộp tiền mặt vào

ngân hàng

Phiếu chi tiền mặt

Giấy báo có của ngân hàng

Phiếu chi tiền mặt

Rút tiền gửi

ngân hàng về quỹ

Giấy báo nợ của ngân hàng

Phiếu thu tiền mặt

Chuyển tiền giữa 02 ngân hàng

Giấy báo nợ của ngân hàng A

Giấy báo có của ngân hàng B

Giấy báo nợ của ngân hàng A * Phương án 2: nhập cả 2 chứng từ thông qua tài khoản trung gian - tiền đang chuyển

Nếu ta muốn nhập cả 2 chứng từ thì phải hạch tốn qua tài khoản trung gian - 113 - tiền đang chuyển

b Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến mua bán vật tư thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Trong các trường hợp liên quan đến tiền và vật tư như trong các trường hợp mua bán vật tư thanh toán bằng tiền mặt do chứng từ tiền và chứng từ vật tư chứa các thơng tin khác nhau nên dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau cho việc cập nhật các chứng từ này Việc chọn phương án nào để sử dụng phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng doanh nghiệp

- Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư không hạch tốn

Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì khơng được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch tốn thì thơng tin được lấy từ chứng từ thu, chi

- Phương án 2: Hạch toán qua tài khoản cơng nợ

Theo phương án này thì mặc dù việc mua bán được thanh toán ngay nhưng hạch toán như trường hợp mua bán trả chậm Theo phương án này thì cả 02 chứng từ thu, chi và vật tư đều được cập nhật

Đây là phương án đơn giản hơn cả nhưng có nhược điểm khi ta nhìn vào hạch tốn sẽ khơng biết là mua bán trả chậm hay thanh toán ngay

- Phương án 3: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư còn không cập nhật chứng từ thu chi tiền

Trang 20

19 nghiệp

- Phương án 1: Cập nhật cả 02 chứng từ nhưng chứng từ liên quan đến vật tư khơng hạch tốn

Theo phương án này thì cả 02 chứng từ đều được cập nhật nhưng riêng đối với chứng từ liên quan đến vật tư thì khơng được thực hiện nợ/có mà chỉ vào các thông tin phục vụ quản lý kho hàng, vật tư Còn khi lên các báo cáo liên quan đến hạch tốn thì thơng tin được lấy ở chứng từ liên quan đến giấy đề nghị thanh toán tạm ứng

- Phương án 2: Chỉ cập nhật chứng từ liên quan đến vật tư cịn khơng cập nhật giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng

d Quy định về cập nhật chứng từ trùng liên quan đến cung cấp dịch vụ thu tiền ngay

Trong trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (khách sạn, nhà hàng, du lịch ) sẽ xuất hiện 2 chứng từ: hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền mặt Có 3 phương án cập nhật chứng từ trong trường hợp này

- Phương án 1: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch toán qua tài khoản công nợ Cả 2 chứng từ đều được cập nhật thông qua tài khoản công nợ phải thu - Phương án 2: Cập nhật cả 2 chứng từ - hạch tốn qua tài khoản tiền mặt

Thơng tin về hóa đơn bán hàng sẽ được chuyển sang phần bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu ra

Thơng tin về phiếu thu tiền mặt sẽ được chuyển sang kế toán tổng hợp để lên sổ sách và báo cáo kế toán

- Phương án 3: Chỉ nhập phiếu thu tiền mặt

Khi này trong phiếu thu tiền mặt phải chỉ rõ các thơng tin liên quan đến hóa đơn gốc, thuế suất để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra

1.4 Khởi động và bắt đầu làm việc với SAS

- Hồn thiện cài đặt, trên màn hình máy tính xuất hiện hai biểu tượng của SAS + Biểu tượng vào chương trình phần mềm SAS

+ Biểu tượng cảu chương trình hướng dẫn sử dụng trực tiếp SAS bằng hình ảnh và lời nói (Sử dụng bằng cách nháy chột trực tiếp vào biểu tượng)

- Thao tác mở phần mềm

+ Kích đúp chuột vào biểu tượng SAS

+ Gõ tên và mật khẩu để đăng nhập vào SAS (Mặc định ban đầu của chương trình khi đăng nhập là SAS, Mật khẩu để trắng)

2 Những thông tin hệ thống trong SAS

2.1 Lựa chọn hình thức ghi chép kế tốn ( Trích dẫn theo hình thức NKC)

Trang 21

20

để ghi vào bảng cân đối phát sinh và từ đó ghi vào bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác

- Sổ nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) được sử dụng trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều nếu tập trung ghi cả vào nhật ký chung thì sẽ có trở ngại về nhiều mặt, cho nên phải mở các sổ nhật ký đặc biệt để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu Khi dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ có nhiều cột) sau đó định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi một lần vào Sổ Cái

Ngoài sổ nhật ký đặc biệt, tùy theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như TSCĐ vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, chi phí sản xuất, … người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác kiểm tra và phân tích Khi mở các sổ kế tốn chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với sổ kế tốn phân loại chung

- Trình tự ghi chép kế tốn trong hình thức nhật ký chung như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái Trường hợp sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ Cái Cuối tháng tổng hợp sổ liệu của sổ Cái và lấy số liệu của sổ Cái ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp

Đối với các tài khoản có mở các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết, thì sau khi ghi sổ nhật ký, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh

Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng các số liệu, bảng cân đối phát sinh được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo biểu kế toán khác

Trang 22

21

2.2 Các phím chức năng trong SAS

F1 - Trợ giúp

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển) F4 - Thêm một bản ghi mới

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật

F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển F7 – In

F8 - Xố một bản ghi F9 - Máy tính

F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu

^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu

^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã được khai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số liệu

2.3 Sao chép dữ liệu bằng chương trình SAS

- Việc sao chép số liệu này nhằm mục đích để chuyển số liệu cho người dùng khác, ví dụ từ các đơn vị cấp dưới cho đơn vị cấp trên, từ các cửa hàng về công ty Sau khi sao chép ra và chuyển cho người dùng khác, ví dụ là đơn vị cấp trên, thì đơn vị cấp trên sẽ thực hiện sao chép (copy) từ đĩa và chương trình và sẽ có bộ số liệu giống như ở bản gốc Ta cũng có thể dùng chức năng sao chép để lưu giữ số liệu

2.4 Các công việc chuẩn bị trước khi bắt đầu

- Đặt các thông tin hệ thống cho phù hợp với doanh nghiệp

- Xây dựng hệ thống danh mục từ điển Các kế toán viên lập danh mục và mã hóa phần danh mục chính của mình Kế toán tổng hợp thống nhất thành bộ danh mục từ điển của tổ chức

Bảng cân đối tài khoản Sổ Cái

Báo cáo kế toán

Trang 23

22

3.1 Thiết lập thông tin hệ thống

- Thiết lập tạo số năm làm việc trùng với năm trên hệ thống máy tính (Năm 200N – ví dụ: Năm 2010) - Hệ thống\Chức năng\Tạo số liệu làm việc

- Thiết lập các đơn vị cơ sở (theo mơ hình cơng ty ABC biết tất cả các chứng từ sổ sách từ PXSX, các cửa hàng trực thuộc đều được chuyển về hạch tốn tại bộ phận kế tốn ở trụ sở chính của Công ty ABC) - Hệ thống\Danh mục\Đơn vị cơ sở

- Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính, ngày bắt đầu nhập số liệu Cho biết cơng ty ABC (chu kỳ hoạt động: 01/01 và ngày bắt đầu nhập liệu: 01/01/2010) - Hệ thống\Chức năng\Khai báo năm tài chính

- Khai báo các tham số hệ thống liên quan - Hệ thống\Chức năng\Tham số tùy chọn

+ Mã số thuế của Công ty (Công ty cổ phần ABC)

+ Thông tư quyết định về hệ thống báo cáo tài chính, ngày ban hành + Mã đồng tiền hạch tốn (VND)

+ Cách tính khấu hao TSCĐ: theo nguyên giá tài sản + Các tài khoản công nợ

- Khai báo các loại ngoại tệ sử dụng, tỷ giá - Hệ thống\Danh mục\

3.2 Tạo lập các danh mục từ điển và vào số dư đầu kỳ

3.2.1 Tạo lập các danh mục từ điển

a Danh mục tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp\Danh mục\Tài khoản

Lưu ý: - Khi thêm tài khoản con (bậc 2 trở lên) thì bắt buộc phải khai báo tài khoản mẹ

Trang 24

23 quản lý)

- Tên khách: Khai báo tên của khách đã được mã hóa - Địa chỉ: Khai báo địa chỉ của khách hàng

- Mã số thuế: Khai báo nếu có * Danh mục khách hàng

Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Khách hàng

c Danh mục bộ phận, nhân viên

Đường dẫn: Bán hàng\Danh mục\Hợp đồng, bộ phận\Bộ phận, nhân viên - Mã bộ phận: Khai báo mã bộ phận/nhân viên

- Tên bộ phận: Khai báo tên bộ phận/nhân viên

d Các danh mục liên quan đến việc tính chi phí và giá thành sản phẩm * Danh mục hợp đồng, vụ việc

Đường dẫn: Giá thành\Các danh mục\Vụ việc, hợp đồng - Mã vụ việc: Khai báo mã vụ việc/hợp đồng

- Tên vụ việc: Khai báo tên vụ việc/hợp đồng * Danh mục từ điển tự do

Đường dẫn: Giá thành\Các danh mục\Danh mục từ điển tự do

* Danh mục kho hàng

Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Danh mục\Kho hàng

Lưu ý: Nếu là kho đại lý thì phải khai báo Tài khoản hàng tồn kho đại lý * Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư

Trang 25

24

Lưu ý: - Cửa sổ cho xác định vật tư hàng hóa có 2 đơn vị tính

- Khai báo TK kho, TK giá vốn, TK doanh thu, TK hàng bán bị trả lại và TK sản phẩm dở dang

3.2.2 Vào số dư đầu kỳ

Lưu ý: Khi vào số dư, nếu kỳ đầu tiên nhập số liệu trùng với kỳ đầu tiên của năm tài chính thì chỉ cần nhập số dư đầu năm, cịn nếu khơng trùng thì phải nhập cả số dư đầu năm và số dư đầu kỳ đó

a Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản

* Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản không theo dõi công nợ

Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập số dư đầu năm của tài khoản

- Xuất hiện cửa sổ: Khai báo Mã đơn vị (ABC), Ngày (01/01/2009) Chọn: Nhận - Tại màn hình này, chọn tài khoản cần nhập số dư, nhấn phím F3, xuất hiện cửa sổ để nhập số dư (bên Nợ/Có) Chọn: Nhận

* Vào số dư đầu kỳ cho các tài khoản có theo dõi cơng nợ

Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập số dư công nợ đầu năm - Xuất hiện cửa sổ: Bỏ qua thông tin Tài khoản, chọn Nhận để vào số dư cho tất cả các tài khoản công nợ

- Tại màn hình này, nhấn F4 => Cửa sổ: Khai báo số tài khoản và số dư công nợ vào bên Có/Nợ

b Vào tồn kho đầu kỳ

Đường dẫn: Tổng hợp\Sơ đồ\Nhập số dư đầu năm\Nhập tồn kho đầu năm

- Xuất hiện cửa sổ: Bỏ qua thông tin Kho, chọn Nhận để vào số tồn hàng hóa vật tư cho tất cả các kho

- Nhấn F4 => Khai báo đầy đủ: Mã kho, Vật tư, Tồn đầu (số lượng) và Dư đầu (giá trị) Chọn: Nhận

4 Kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả

4.1 Cập nhật số liệu

4.1.1 Hóa đơn mua hàng

Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hóa đơn mua hàng

Trang 26

25

hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của nhà cung cấp vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp đã khai báo đầy đủ các trường liên quan Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter Nếu là nhà cung cấp mới chưa có trong danh mục nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán

- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong DM nhà cung cấp - Người giao : (không bắt buộc)

- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Mã nx (tk có): Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc ta khơng chọn mã hạch tốn thì phải tự số Tk vào

- Số dh: Số đơn hàng: (không bắt buộc)

- Số hóa đơn, Số sêri, Ngày lập hđ: Cập nhật từ các thơng tin tương ứng từ Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào

- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập ctừ: Ngày cập nhật chứng từ

- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp

- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định tỷ giá bằng 1 Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá

- Mã hàng: Gõ phím tắt nhấn Enter hiện ra một bảng danh mục hàng hóa vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter, khi đó tên hàng và đơn vị tính tự động cập nhật Nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới

- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hóa đó (bắt buộc)

- Vụ việc: Vào mã vụ việc liên quan đến việc mua hàng như Số hợp đồng, … nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc khơng theo dõi có thể bỏ qua - Giá tiền: Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ - Tk nợ: Chương trình mặc định TK hàng hóa đã khai báo trong danh mục - Mã tự do: (không bắt buộc)

- Chi phí: Đánh dấu  vào Chi phí có tính thuế => Xuất hiện cửa sổ để phân bổ cho các hàng hóa nhập mua, nhấn vào nút Phân bổ tự động, chương trình tự động phân bổ chi phí có tính thuế

- Thuế suất: Nhập mã thuế suất theo Hóa đơn

Trang 27

26

động ta tích vào ơ “Tạo phiếu chi” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra một phiếu chi tiền mặt theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình cập nhật chứng từ Hóa đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ”, chọn mục “in theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi

4.1.2 Cập nhật Phiếu nhập khẩu

Dùng để nhập hàng hố được nhập khẩu từ nước ngồi, căn cứ vào số liệu trên các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây Về cách cập nhật giống như phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:

- Phiếu nhập khẩu sẽ được hạch toántheo ngun tệ, tỷ giá hạch tốn có thể lấy theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối chiếu công nợ

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khẩu

- Các thông tin cập nhật trên phiếu nhập khẩu tương tự như phiếu nhập mua hàng

- Một số thông tin thêm:

+ TK thuế nhập khẩu: Gõ TK thuế nhập khẩu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên cạnh Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khẩu, sẽ tự cập nhật thuế nhập khẩu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan Lưu ý trong trường hợp nhập khẩu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời gian, có thể dùng phiếu Nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng

+ TK thuế GTGT: Khi khai báo TK thuế GTGT nhập khẩu, chương trình sẽ hiện màn hình nhập chứng từ GTGT để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ

4.1.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng

- Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: CHi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hố, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác, … - Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá tồn kho Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng

+ Chi phí mua hang được tính ngồi và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng

Trang 28

27

nhập các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các mặt hàng nhập kho Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn

- Ðường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng

Mã khách: Mã của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, Hải quan … - Khi nhập xong số tiên vào ơ chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, đưa con trỏ vào ô Chọn PN ở cuối màn hình => Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và ngày chứng từ Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nào thì bạn chỉ cần gõ số Phiếu nhập vào ơ Số chứng từ, nếu khơng nhớ thì chọn khoảng thời gian nhập từ ngày … đến ngày … hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua => Đưa con trỏ đến phiếu nhập cần chọn, nhấn ESC Chọn PB tự động ở cuối màn hình thì chương trình tự động phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập => Nhấn nút Quay ra => Trở về màn hình ban đầu, khai báo TK thuế hoặc không

4.1.4 Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hóa, vật tư cho nhà cung cấp

- Phiếu này dùng để cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng mà trước đây đã nhập của nhà cung cấp Căn cứ vào phiếu nhập hàng trước đây và hàng hóa thực tế trả lại để làm phiếu xuất này

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Trả lại nhà cung cấp

- Trong trường hợp trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp, nếu hàng hóa khơng phát sinh thuế GTGT đầu vào thì vào phiếu xuất trả và ghi nợ TK của nhà cung cấp và ghi giảm TK kho Trong trường hợp trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp có thuế GTGT đầu vào thì DN có thể làm phiếu xuất hóa đơn bán hàng cho nhà cung cấp như một khách hàng, lúc này hạch toán như một phiếu bán hàng thơng thường

4.1.5 Hóa đơn mua dịch vụ

- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hóa đơn dịch vụ

- Việc cập nhật Hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như phiếu cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các TK chi phí Phiếu nhập này dùng để nhập các hóa đơn dịch vụ mua vào Ví dụ: Thuê vận chuyển khách, bốc dỡ, …

4.1.6 Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng

- Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh tốn cho các chi phí và có thể tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

Trang 29

28

quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể

- Đối với mỗi hố đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh tốn Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là tồn bộ số tiền trên hố đơn Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà khơng cần theo dõi hạn trả tiền thì khơng cần phải gõ thời hạn thanh tốn

- Nếu vì một lý do nào đó ta cần phải điều chỉnh lại số tiền phải trả cho một hố đơn thì ta cập nhật thông tin này ở menu “Sửa lại số tiền phải trả cho các hoá đơn"

- Số tiền đầu kỳ cịn phải trả của từng hố đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”

- Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền” Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng Nếu loại tiền khi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hố đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hố đơn khơng đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền cịn phải trả của các hoá đơn"

4.2 Báo cáo

- Bảng kê phiếu nhập - Tổng hợp hàng nhập mua - Sổ nhật ký mua hàng

5 Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

5.1.1 Bán hàng

a Hóa đơn bán hàng

- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Hóa đơn bán hàng

Trang 30

29

+ Mã nx (tk nợ): là TK ngầm định khi khai báo mã khách hàng hoặc tự gõ + Số hóa đơn: Số TT hóa đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế + Số Sêri: Số sêri của hóa đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra

+ Ngày lập ctừ: Ngày cập nhật phiếu

+ Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập chứng từ là ngày hạch toán

+ Tỷ giá: Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá

+ BPKD: Tên bộ phận đã khai báo trong danh mục bộ phận, để có thể theo dõi doanh số, cơng nợ của bộ phận nào

+ Mã hàng: Gõ phím tắt, nhấn Enter hiện ra một bảng DM hàng hóa vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter

+ Mã kho: Gõ mã kho đang theo dõi hàng hóa đó

+ Vụ việc: Vào mã vụ việc liên quan đến việc bán hàng, như số hợp đồng, nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc

+ Số lượng: Khai báo số lượng hàng hóa vật tư bán ra

+ Giá bán: Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ TK doanh thu, TK kho, TK giá vốn được mặc định khi đã khai báo ở DM hàng hóa vật tư

+ Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hóa được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phần Kế tốn hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này

+ Mã thuế: Là mã thuế suất

Trên màn hình có một số ô vuông chứa các dòng cho phép tích vào ơ để thực hiện các cơng việc sau:

+ Ơ “Sửa HT thuế”: Cho phép sửa lại hạch toán đối với TK ghi nợ, ghi có

+ Ơ “Sửa tiền thuế”: Cho phép sửa lại tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ

+ Ô “ Nhập tiền ck”: Cho phép nhập số tiền chiết khấu bán hàng

+ Ô “Tạo phiếu thu”: Được sử dụng khi bán hàng thu tiền ngay Thực hiện tương tự như trường hợp ô “tạo phiếu chi” ở phân hệ mua hàng trả tiền ngay Cập nhật xong hóa đơn => Nhấn Lưu

b Theo dõi thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra

Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ

Trang 31

30

Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp

d Theo dõi chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng

Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp e Theo dõi doanh thu theo bộ phận và nhân viên bán hàng

SAS INNOVA6.8 cho phép quản lý doanh thu theo bộ phận kinh doanh và có thể đến tận nhân viên bán hàng Việc quản lý này được thông qua danh mục bộ phận bán hàng và mỗi khi ta nhập một hố đơn bán hàng thì phải chỉ rõ ln là doanh thu được tính cho bộ phận nào hoặc cho nhân viên bán hàng nào

f Cập nhật giá vốn hàng bán

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập

Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán

5.1.2 Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại

- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Hàng bán bị trả lại

- Phiếu này dùng để cập nhật hàng bán bị khách hàng trả lại nhập kho Phiếu cho phép cập nhật giá thanh tốn (cơng nợ) và giá vốn hàng xuất bán Căn cứ vào đó chương trình sẽ tự động giảm cơng nợ phải thu, ghi tăng hàng tồn kho, giảm giá vốn và ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ

- Lưu ý:

+ Giá bán: là giá bán hàng trên hóa đơn trước đây đã xuất cho khách hàng

+ Giá vốn hàng bán: Đối với đơn vị tính theo phương pháp giá vốn trung bình thì khi nhập lại hàng bán bị trả lại cần đánh dấu vào ơ Cập nhật giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình, cịn tính giá vốn theo các phương pháp khác thì phải tự cập nhật giá vốn cho hàng nhập lại

+ Mã thuế, TK thuế, tiền thuế: Được cập nhật như hóa đơn đã xuất ra trước đó, TK thuế là TK thuế GTGT đầu ra

Trang 32

31 trình bày ở trên

+ Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hóa đơn vào cuối kỳ

Trong một số trường hợp đặc biệt một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ Lúc này khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hố đơn thì làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý) Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hố đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hố đơn bán hàng xuất từ kho cơng ty

5.1.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ

- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Hóa đơn dịch vụ

Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các TK doanh thu, như: doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa chữa, …

5.1.4 Cập nhật bút tốn bù trừ cơng nợ

- Đường dẫn: Bán hàng\Sơ đồ\Thu khác: bù trừ công nợ

- Khi nhà cung cấp và người mua hàng cùng là một khách hàng nhưng có mã ở 2 danh mục khác nhau: vừa nằm ở DM nhà cung cấp, vừa nằm ở DM khách hàng thì tiền hàng bù trừ công nợ giữa hai tài khoản phải thu và phải trả với nhau hoặc bù trừ giữa hai khách hàng hay hai nhà cung cấp với nhau thì có thể dùng phiếu này để cập nhật

- Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau

5.1.5 Theo dõi hạn thu tiền theo hoá đơn và thời hạn thanh tốn

- Chương trình cho phép theo dõi cơng nợ phải thu của từng hố đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn

- Để chỉ rõ hạn thu tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền kể từ ngày ta lập hoá đơn Ta có thể khai báo số ngày ngầm định cho từng khách hàng khi khai báo các thông tin liên quan đến khách hàng ở phần danh mục khách hàng Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể

- Đối với mỗi hố đơn ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh tốn Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là tồn bộ số tiền trên hố đơn Nếu ta chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà khơng cần theo dõi hạn thu tiền thì khơng cần phải gõ thời hạn thanh toán

Trang 33

32

tiền hoặc ở chức năng “Phân bổ thu tiền hàng cho các hố đơn”

- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hố đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn

- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền cịn phải thu của các hố đơn khơng đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền cịn phải thu của các hố đơn"

5.2 Báo cáo

- Báo cáo bán hàng

- Báo cáo công nợ phải thu - Báo cáo quản trị

- Báo cáo theo hợp đồng, vụ việc

6 Kế toán vốn bằng tiền

6.1.1 Cập nhật phiếu thu TM, giấy báo có NH

- Đường dẫn: Vốn bằng tiền\Sơ đồ\Thu tiền mặt - Thu qua ngân hàng - Một số thông tin liên quan:

+ Mã đơn vị: Mã đơn vị cập nhật

+ Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xóa đi nhấn Enter để chọn mã giao dịch + Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây dựng từ trước

+ Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn Enter để tìm Khai báo khách hàng nộp tiền (thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay, …) Đối với các tài khoản công nợ thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng

+ Địa chỉ: Tự cập nhật theo mã khách

+ Người nộp tiền, Mã khế ước: Không bắt buộc

+ Số pt: Số phiếu thu, chương trình tự động đánh số hoặc gõ lại + Ngày lập chứng từ:

+ Ngày hạch toán: Ngày phát sinh chứng từ

+ Tỷ giá: Chương trình ln để ở dạng mặc định tiền giao dịch là “VND” và với tỷ giá là 1 Nếu phiếu có nội dung là thu ngoại tệ thì nhấn vào ơ “VND”, chương trình đưa ra một màn hình “Chọn ngoại tệ”, đưa ơ sáng đến ngoại tệ cần chọn, nhấn nút Chọn

Trang 34

33 đơn, gồm:

Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn một

Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán

Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời

Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn

+ Khi lập phiếu thu tiền mặt và giấy báo có khác liên quan đến 1 khách hàng: Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ" Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng

+ Khi lập phiếu thu tiền mặt và giấy báo có khác liên quan đến nhiều khách hàng: Trong trường hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết

+ Lưu ý chung: Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì khơng được sửa mã giao dịch nữa Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dịng chi tiết

6.1.2 Cập nhật phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hàng (thực hiện tương tự như đối với trường hợp 2.1)

Lưu ý:

+ Khi lập phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn, gồm:

Khi chi tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào Trong trường hợp chi tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1

Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch tốn

Số tiền đã trả cho hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã trả liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền trả theo phiếu chi hiện tại Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã trả sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu chi sau phiếu chi hiện thời

Khi loại tiền chi trên phiếu chi khác với loại tiền trên hóa đơn thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn

Trang 35

34

trừ lùi thì trong phần thuế suất ta nhập giá trị âm (ví dụ -2) để chương trình nhận biết là phải khấu trừ lùi số tiền ghi trên hóa đơn; Tiếp theo ta phải khai báo là hóa đơn đi kèm là hóa đơn tài chính trực tiếp (1) hay là chứng từ thường (0, khơng phải hóa đơn tài chính) để chương trình nhận biết cách tính khấu trừ lùi Trong trường hợp chi trả cho các hóa đơn GTGT thì số tiền phát sinh nợ là số tiền chưa có thuế Số tiền thanh toán sẽ là số tiền chưa có thuế cộng với tiền thuế Trong trường hợp chi trả cho các hóa đơn khơng phải hóa đơn GTGT và được trừ lùi thì số tiền phát sinh nợ là tổng số tiền ghi trên hóa đơn Tuy nhiên khi chuyển vào sổ cái chương trình sẽ tự động tách phần tiền hạch tốn vào chi phí và tách phần tiền hạch toán thuế

Sau khi nhập tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình nhập các thơng tin liên quan đến các hóa đơn đầu vào để cung cấp thơng tin cho bảng kê hóa đơn chứng từ đầu vào Các thông tin chi tiết đã nhập ở phần trên sẽ được chuyển sang màn hình nhập các thơng tin liên quan đến các hóa đơn đầu vào và chỉ phải nhập thêm các thông tin liên quan khác như tên người bán, địa chỉ, mã số thuế Khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số hàng và số tiền thuế nhập ở phần hạch toán và nhập ở phần hóa đơn đầu vào Nếu có sự khác nhau chương trình sẽ cảnh báo, khơng cho lưu và ta phải kiểm tra và sửa lại

Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch bằng 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ" Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi trả cho các hóa đơn tương ứng + Khi lập phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ khác liên quan đến nhiều khách hàng:

Trong trường hợp một phiếu chi hoặc một giấy báo nợ liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết

+ Khi in Uỷ nhiệm chi trên máy

Chương trình cho phép in phiếu thu, phiếu cũng như UNC trên máy Riêng đối việc in UNC trên máy cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng cịn thơng tin liên quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin liên quan đến khách hàng

+ Lưu ý chung: Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì khơng được sửa mã giao dịch nữa Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dịng chi tiết

6.2 Báo cáo

- Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Báo cáo quản trị tiền mặt, tiền gửi

7 Kế toán hàng tồn kho

Trang 36

35

4 – Nhập nội bộ: Phiếu nhập trong nội bộ của công ty 9 – Nhập khác: Phiếu nhập khác nhập nội bộ

+ Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có

+ Mã khách: Đối với phiếu nhập là mã nhà cung cấp, nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên, dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong DM nhà cung cấp đã khai báo đầy đủ các trường liên quan Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn Enter Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán

+ Địa chỉ: Mặc định

+ Người giao: Tên người giao

+ Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh + Số pn: Tự động cập nhật số phiếu nhập hoặc tự gõ + Ngày lập ctừ, ngày hạch toán:

+ Tỷ giá:

+ Mã hàng: Gõ phím tắt, nhấn Enter hiện ra DM hàng hóa vật tư => Chọn, nếu chưa có mã hàng hóa vật tư cần chọn => Nhấn F4 để thêm mới

+ Mã kho: Khai báo mã kho của hàng hóa vật tư kho theo dõi + Vụ việc: Khai báo mã vụ việc liên quan đến nhập kho

+ Giá tiền: Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng, nếu là nhập thành phẩm thì sau khi tính giá thành chương trình tự cập nhật giá Nếu là nhập lại NVL, NVL tính giá tồn kho theo phương pháp giá trung bình, thì phải tích vào chức năng tính giá trung bình cho vật tư tính giá trung bình

+ TK nợ: Mặc định

+ TK có: Mặc định nếu đã chọn mã hạch tốn, cịn khơng tự gõ + Mã tự do: Không bắt buộc

+ Trạng thái: 1, 2, 3, 4

Sau khi nhập xong nhấn “Lưu”

7.1.2 Phiếu xuất kho

- Sử dụng trong các trường hợp: Xuất cho mượn, cho thuê, xuất dùng, xuất cho sản xuất, xuất hao hụt, xuất nội bộ (giá xuất bằng giá vốn)

- Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Sơ đồ\Xuất kho - Cập nhật thơng tin:

+ Loại phiếu: 4- Xuất cho SX, 9- Xuất khác

Trang 37

36 tài sản), Có TK 621 (xuất kho NVL),

Lưu ý: Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc ntxt nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá ntxt, chương trình sẽ khơng cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này Chương trình cịn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất bằng cách nhấn F5 – xem phiếu nhập

7.1.3 Phiếu xuất điều chuyển

- Phiếu xuất điều chuyển sử dụng trong trường hợp di chuyển hàng hóa từ kho này sang kho khác Khơng làm thay đổi giá trị của hàng hóa, TK nợ - TK có là như nhau (khơng thay đổi giá trị tài khoản)

- Đường dẫn: Vật tư hàng hóa\Sơ đồ\Điều chuyển

- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập

- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ khơng hạch tốn; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch tốn cho phiếu xuất và khơng hạch tốn cho phiếu nhập Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng

- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình hoặc ntxt nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh Cuối tháng, khi tính giá trung bình hoặc giá ntxt, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này Chương trình cịn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất

7.1.4 Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho

SAS INNOVA6.8 cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá đích danh và nhập trước xuất trước Hơn thế nữa đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau

Dưới đây là các điểm cần lưu ý đối với từng phương pháp a Đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình

- Giá được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ Giá này được cập nhật vào các phiếu xuất, giá vốn của các hoá đơn bán hàng, các phiếu nhập theo giá trung bình

Trang 38

37

chương trình cũng sẽ trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng

- Trong trường hợp sử dụng một giá chung thì lên báo cáo nhập xuất tồn cho tồn cơng ty sẽ khơng xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình” nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch nói trên và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nếu chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình - Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì cũng xảy ra các chệnh lệch do trong SAS 6.8 đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn

- Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch tốn bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch

- Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp trung bình được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư

- Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình” Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng - Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất)

- Lưu ý quan trọng:

Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình khơng tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C, nhưng khơng có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho từng kho

Trang 39

38

dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào

- Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau Trình tự trước sau trong SAS INNOVA6.8 được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:

1 Ngày của các phiếu xuất

2 Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển 3 Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác

Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính tốn lại được thực hiện theo ưu tiên sau:

4 Số thứ tự ưu tiên của các kho 5 Số chứng từ của các phiếu xuất 6 Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập 7 Số chứng từ của các phiếu nhập

- Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:

+ Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác Trong SAS INNOVA6.8 phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong SAS INNOVA6.8 phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1 + Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”

+ Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư Số thứ tự ưu tiên do SAS INNOVA6.8 quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”

+ Việc khai báo các vật tư tính giá theo phương pháp nhập trước xuất trước được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư

Trang 40

39

Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình khơng can thiệp gì cả Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho

7.1.5 Theo dõi hàng tồn kho tại các đại lý

SAS INNOVA6.8 cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho Ngoài ra, tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài khoản cơng nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý

7.2 Báo cáo

- Báo cáo hàng nhập - Báo cáo hàng xuất - Báo cáo hàng tồn

8 Kế toán Tài sản cố định, CCDC

8.1 Khai báo thông tin về TSCĐ

8.1.1 Danh mục nguồn vốn

- Chức năng: Để khi khai báo TS, xác định được TS đó thuộc nguồn vốn nào - Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Nguồn vốn

8.1.2 Danh mục tăng giảm tài sản

- Chức năng: Khai báo lý do tăng giảm của TS

- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Lý do tăng giảm

8.1.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản

- Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng đó

- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Bộ phận sử dụng

8.1.4 Danh mục Phân nhóm tài sản

- Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau - Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Danh mục\Nhóm tài sản

8.1.5 Danh mục TSCĐ

Mỗi khi nhập mới một tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu hao cho tài sản đó

- Đường dẫn: Tài sản, CCDC\Sơ đồ\Tài sản => Chọn Năm (2009) => Chọn nhận => Xuất hiện màn hình để thêm tài sản mới

- Các thông tin liên quan đến TSCĐ

Tại màn hình này nhấn F4 để thêm tài sản mới